PENYESUAIAN BUKU VOT Artikel/PENYESUAIAN BUKU...2 PENYESUAIAN BUKU VOT •Satu proses untuk menyemak...
Transcript of PENYESUAIAN BUKU VOT Artikel/PENYESUAIAN BUKU...2 PENYESUAIAN BUKU VOT •Satu proses untuk menyemak...
1 1
PENYESUAIAN BUKU
VOT
Oleh :
Norizan binti Abdul Hamid
Penolong Pengarah Kanan
Unit Penyelidikan, Pembangunan dan Kawalan Kualiti
Institut Perakaunan Negara
KURSUS PERAKAUNAN KERAJAAN SIRI 1/2011 ANJURAN AKADEMI AUDIT NEGARA
Tarikh : 27 Januari 2011 (Khamis)
2
PENYESUAIAN BUKU VOT
• Satu proses untuk menyemak ketepatan semua bayaran dan pungutan yang direkodkan dalam sesuatu Laporan Terperinci Perbelanjaan berbanding dengan apa yang direkodkan didalam Buku Vot bagi bulan berkenaan
• Satu Laporan yang menunjuk serta menjelaskan
perbezaan yang didapati di antara Laporan
Terperinci dan Buku Vot.
3
CARA MENYESUAIKAN BUKU VOT
1. Semak flimsi dengan Buku Vot
2. Tandakan catatan yang ada di kedua-dua laporan (C231 dan Buku Vot)
3. Lihat catatan yang tiada di salah satu laporan
4. Siasat punca & Lapor
5. Sedia Penyata Penyesuaian
6. Rekod Pelarasan dalam Buku Vot
4
BAGI BULAN…FEB..2001……..
VOT : B34
PTJ/PK : 050801
PGM/AKT : 030200
S.O.D.O. : 20000
RM RM
Baki peruntukan masih ada seperti di Laporan Terperinci
Perbelanjaan pada 28.2.2001
Tolak
1 Baucar-baucar yang belum dibayar oleh Pejabat
Pembayar - (Format A1) 145.00
2 Catatan "debit" di Buku Vot yang tidak terdapat
di Laporan Terperinci Perbelanjaan (Format A2) 50,000.00
3 Tanggungan belum selesai seperti di Buku Vot
pada 28.2.2001 81,118.88
4 Catatan "kredit" di Laporan Terperinci Perbelanjaan
yang tidak terdapat di Buku Vot (Format A3) - 131,263.88
Campur
1 Catatan "kredit" di Buku Vot yang tidak terdapat
di Laporan Terperinci Perbelanjaan (Format A2) 58.08
2 Catatan "debit" di Laporan Terperinci Perbelanjaan
yang tidak terdapat di Buku Vot (Format A3) - 58.08
Baki peruntukan masih ada seperti di Buku Vot
pada 28.2.2001
PENYATA PENYESUAIAN VOT PERBELANJAAN
FORMAT A
1,296,652.30
1,165,446.50
5
BAGI BULAN…FEB..2001……..
VOT : B34
PTJ/PK : 050801
PGM/AKT : 030200
S.O.D.O. : 20000
RM RM
Baki peruntukan masih ada seperti di Laporan Terperinci
Perbelanjaan pada 28.2.2001
Tolak
1 Baucar-baucar yang belum dibayar oleh Pejabat
Pembayar - (Format A1) 145.00
2 Catatan "debit" di Buku Vot yang tidak terdapat
di Laporan Terperinci Perbelanjaan (Format A2) 50,000.00
3 Tanggungan belum selesai seperti di Buku Vot
pada 28.2.2001 81,118.88
4 Catatan "kredit" di Laporan Terperinci Perbelanjaan
yang tidak terdapat di Buku Vot (Format A3) - 131,263.88
Campur
1 Catatan "kredit" di Buku Vot yang tidak terdapat
di Laporan Terperinci Perbelanjaan (Format A2) 58.08
2 Catatan "debit" di Laporan Terperinci Perbelanjaan
yang tidak terdapat di Buku Vot (Format A3) - 58.08
Baki peruntukan masih ada seperti di Buku Vot
pada 28.2.2001
PENYATA PENYESUAIAN VOT PERBELANJAAN
FORMAT A
1,296,652.30
1,165,446.50
6
Senarai baucar-baucar yang belum dibayar oleh Pejabat Pembayar
Bulan : FEB 2001
Vot : B34
PTJ/PK : 050801
PGM/AKT : 030200
S.O.D.O. : 20000
1 13.2.2001 00042 IWK
JUMLAH
Tandatangan :……………………
Nama :……………………………
Jawatan :…………………………
Tarikh :…………15.3.2001
145.00
145.00
DokumenButiran
TarikhBil. RM
FORMAT A1
Dokumen
No. Ruj.
7
Catatan-catatan di Buku Vot yang tidak terdapat di Laporan Terperinci Perbelanjaan
Bulan : FEB 2001
Vot : B34
PTJ/PK : 050801
PGM/AKT : 030200
S.O.D.O.: 20000
1 16.2.2001 A0005 WARAN T/BALIK
2 27.2.2001 PP00082 KUTIPAN TALIPON
PERSENDIRIAN 58.08
JUMLAH 58.08
Tandatangan :…………………..
Nama :…………………………..
Jawatan :………………………..
Tarikh: …………15.3.2001
50,000.00
50,000.00
Kredit
Catatan
RM RM
Bil.Tarikh
Dokumen
No. Ruj.
Dokumen
FORMAT A2
ButiranDebit
8
Catatan-catatan di Laporan Terperinci Perbelanjaan yang tidak terdapat di Buku Vot
Bulan :
Vot :
PTJ/PK :
PGM/AKT :
S.O.D.O.:
JUMLAH
Tandatangan :…………………..
Nama :………………………….
Jawatan :………………………..
Tarikh: …………
Dokumen Debit Kredit
No. Ruj.Butiran
FORMAT A3
CatatanBil.
Tarikh
Dokumen
RM RM
9
PENYERAHAN PENYATA PENYESUAIAN
• SEMUA PENYATA PENYESUAIAN DAN
DOKUMEN DOKUMEN SOKONGAN MESTI DI
TANDATANGANI OLEH PEGAWAI YANG
BERTANGGUNGJAWAB DAN DIKEMUKAKAN
KEPADA JABATAN AKAUNTAN NEGARA
DALAM MASA 14 HARI SETELAH L.T.P.
DITERIMA.
10
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI
PENGAWAL/PENYELIA
• Bagi memastikan Buku Vot di selenggara dengan sempurna oleh kakitangan kewangan, pegawai penyelia kewangan mesti menentukan:
– Kakitangan yang menjalankan tugasan Buku Vot
mempunyai pengetahuan yang mencukupi
– Baucar dan jurnal hanya ditandatangani selepas
disemak baki peruntukan. Buku Vot perlu
ditandatangan ringkas setelah baucar / jurnal
ditandatangani
11
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI
PENGAWAL/PENYELIA
• L.T.P. bulanan disemak dan Penyata Penyesuaian
disediakan mengikut tempoh yang disyaratkan
• Penyesuaian disemak dan ditandatangani oleh
Pegawai setiap bulan
• Pengesahan/Penyesuaian dihantar ke JAN dalam
tempoh 14 hari dari tarikh penerimaan L.T.P.
12