PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language...
Transcript of PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language...
![Page 1: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/1.jpg)
SIRI KULIAHPENGURUSAN PENTADBIRAN UNIVERSITI
PENGURUSAN MINIT MESYUARAT
oleh :
Abdul Razib bin Hj ShahuddinTimbalan PendaftarPejabat Naib Canselor
23 Februari [email protected]
PENGURUSAN MINIT MESYUARAT
oleh :
Abdul Razib bin Hj ShahuddinTimbalan PendaftarPejabat Naib Canselor
23 Februari [email protected]
1
![Page 2: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/2.jpg)
PENGISIAN SIRI KULIAH
Bahagian A - Pengenalan
Bahagian B – Perkongsian
2
Bahagian B – Perkongsian
Bahagian C - Rumusan
![Page 3: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/3.jpg)
PANDUAN & RUJUKAN
i. PKPA Bil 2 Tahun 1991 – Panduan Pengurusan Mesyuaratdan Urusan Jawatankuasa - Jawatankuasa Kerajaan
ii. Arahan Pentadbiran Ketua Pengarah MAMPU Bil 6 Tahun2014 – Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Penulisan MinitMesyuarat
iii. Panduan dan Tatacara Pengurusan Mesyuarat (2010),Pejabat Pendaftar UTM
i. PKPA Bil 2 Tahun 1991 – Panduan Pengurusan Mesyuaratdan Urusan Jawatankuasa - Jawatankuasa Kerajaan
ii. Arahan Pentadbiran Ketua Pengarah MAMPU Bil 6 Tahun2014 – Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Penulisan MinitMesyuarat
iii. Panduan dan Tatacara Pengurusan Mesyuarat (2010),Pejabat Pendaftar UTM
3
![Page 4: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/4.jpg)
DEFINISI
Minit – catatan berkaitan apa yang telah diperkatakan (dibincangkan)atau dipersetujui (dalam mesyuarat, perundingan dll.)
Kamus Dewan Edisi ketiga 2002
Minutes are the official record of an organization. It is crucial that theyare accurate since they are the legal record of the proceedings andactions of the organization
http://nancysylvester.com/docs/Resources/articles/meeting_minutes.html
Minit ialah satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal mengenaicatatan ke atas sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapaioleh perbincangan tersebut sebagai bahan rujukan, tindakan susulandan pelaporan semula diperbincangan akan datang.
https://ms.wikipedia.org/wiki/Mesyuarat
Minit – catatan berkaitan apa yang telah diperkatakan (dibincangkan)atau dipersetujui (dalam mesyuarat, perundingan dll.)
Kamus Dewan Edisi ketiga 2002
Minutes are the official record of an organization. It is crucial that theyare accurate since they are the legal record of the proceedings andactions of the organization
http://nancysylvester.com/docs/Resources/articles/meeting_minutes.html
Minit ialah satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal mengenaicatatan ke atas sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapaioleh perbincangan tersebut sebagai bahan rujukan, tindakan susulandan pelaporan semula diperbincangan akan datang.
https://ms.wikipedia.org/wiki/Mesyuarat
Bahagian A : Pengenalan 4
![Page 5: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/5.jpg)
JENIS MESYUARAT
MESYUARAT BERSIRI MESYUARAT KHAS MESYUARATPERUNDINGAN
Berkala dan adakesinambungan Ad Hoc Mengikut Keperluan
Melebihi sekali dalamtempoh tertentu
Sekali atau beberapa kalimengikut keperluan Berkala
5Bahagian A : Pengenalan
Ahli mesyuarat mengikutjawatan/fungsi
Ahli mesyuarat terdiri daripadapelbagai kepakaran
Antara konsultan danpelanggan
Agenda mesyuarattersusun dan tetap
Agenda mesyuarat ringkastetapi terperinci
Untuk mendapatkanpersetujuan dan kelulusan
Nama mesyuarat menjelaskantujuan/ fungsi
Pembentangan Usul danCadangan
![Page 6: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/6.jpg)
• Menyelesaikan cabaran, mengenal pasti peluang dan inisiatif baru;• Menggalakkan percambahan fikiran dan penjanaan idea di dalam
memacu organisasi;• Menghidupkan ekosistem inovasi yang segar, meriah, intelektual,
inovatif, beradab dan bertanggungjawab;• Mencungkil idea dalam konteks ekosistem inovasi;• Dapat berkongsi idea dan pandangan daripada ahli mesyuarat
berkaitan isu tertentu;• Dapat membuat keputusan berdasarkan suara ramai/majoriti;• Dapat menyampaikan dan berkongsi perutusan atau pesanan
daripada Pihak Pengurusan Tertinggi;• Berkongsi maklumat dan perkembangan berkaitan isu-isu di bawah
bidang kuasa ahli mesyuarat;• Dapat mengenalpasti punca permasalahan yang berlaku serta
menetapkan cara penyelesaiannya;• Dapat membuat dan memantau perjalanan tugasan yang diberikan
kepada ahli mesyuarat dengan lebih berkesan.
KEBAIKAN MESYUARAT• Menyelesaikan cabaran, mengenal pasti peluang dan inisiatif baru;• Menggalakkan percambahan fikiran dan penjanaan idea di dalam
memacu organisasi;• Menghidupkan ekosistem inovasi yang segar, meriah, intelektual,
inovatif, beradab dan bertanggungjawab;• Mencungkil idea dalam konteks ekosistem inovasi;• Dapat berkongsi idea dan pandangan daripada ahli mesyuarat
berkaitan isu tertentu;• Dapat membuat keputusan berdasarkan suara ramai/majoriti;• Dapat menyampaikan dan berkongsi perutusan atau pesanan
daripada Pihak Pengurusan Tertinggi;• Berkongsi maklumat dan perkembangan berkaitan isu-isu di bawah
bidang kuasa ahli mesyuarat;• Dapat mengenalpasti punca permasalahan yang berlaku serta
menetapkan cara penyelesaiannya;• Dapat membuat dan memantau perjalanan tugasan yang diberikan
kepada ahli mesyuarat dengan lebih berkesan.
6Bahagian A : Pengenalan
![Page 7: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/7.jpg)
AUKU 1971, Perlembagaan UTMSubseksyen 16 (3)
Minit
1. Pihak Berkuasa hendaklah menyebabkan minit segalamesyuaratnya disenggarakan dan disimpan dalam bentuksepatutnya.
2. Minit yang dibuat mengenai mesyuarat Pihak Berkuasa hendaklah,jika ditandatangani dengan sewajarnya, diterima sebagaiketerangan dalam segala prosiding undang-undang tanpa buktiselanjutnya
3. Tiap-tiap mesyuarat Pihak Berkuasa berkenaan dengan prosidingyang mengenainya minit telah dibuat sedemikian hendaklahdisifatkan telah dipanggil dan diadakan dengan sewajarnya dansemua ahli pada mesyuarat itu layak dengan sewajarnya untukbertindak.
Minit
1. Pihak Berkuasa hendaklah menyebabkan minit segalamesyuaratnya disenggarakan dan disimpan dalam bentuksepatutnya.
2. Minit yang dibuat mengenai mesyuarat Pihak Berkuasa hendaklah,jika ditandatangani dengan sewajarnya, diterima sebagaiketerangan dalam segala prosiding undang-undang tanpa buktiselanjutnya
3. Tiap-tiap mesyuarat Pihak Berkuasa berkenaan dengan prosidingyang mengenainya minit telah dibuat sedemikian hendaklahdisifatkan telah dipanggil dan diadakan dengan sewajarnya dansemua ahli pada mesyuarat itu layak dengan sewajarnya untukbertindak.
7Bahagian A : Pengenalan
![Page 8: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/8.jpg)
Pihak Berkuasa
Pihak Berkuasa Universiti ialah Lembaga, Senat,Jawatankuasa Pengurusan Universiti atau denganapa-apa jua nama disebut, Fakulti, Sekolah, Pusat,Akademi, Institut, Jawatankuasa Pengajian,Jawatankuasa Pemilih, Jawatankuasa KebajikanPekerja, Jawatankuasa Kebajikan Pelajar, dan badanlain sebagaimana yang ditetapkan oleh statutsebagai Pihak Berkuasa Universiti.
Sumber : AUKU 1971, Perlembagaan UTM Subseksyen 16(3)
PIHAK BERKUASA UNIVERSITI
Pihak Berkuasa
Pihak Berkuasa Universiti ialah Lembaga, Senat,Jawatankuasa Pengurusan Universiti atau denganapa-apa jua nama disebut, Fakulti, Sekolah, Pusat,Akademi, Institut, Jawatankuasa Pengajian,Jawatankuasa Pemilih, Jawatankuasa KebajikanPekerja, Jawatankuasa Kebajikan Pelajar, dan badanlain sebagaimana yang ditetapkan oleh statutsebagai Pihak Berkuasa Universiti.
Sumber : AUKU 1971, Perlembagaan UTM Subseksyen 16(3)
8Bahagian A : Pengenalan
![Page 9: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/9.jpg)
MINIT MESYUARAT
Penting sebagai :
• Laporan• Rekod• Rujukan• Mengambil tindakan• Menggambarkan peribadi pengerusi,
setiausaha dan ahli mesyuarat• Imej Jabatan/Bahagian
Penting sebagai :
• Laporan• Rekod• Rujukan• Mengambil tindakan• Menggambarkan peribadi pengerusi,
setiausaha dan ahli mesyuarat• Imej Jabatan/Bahagian
9Bahagian A : Pengenalan
![Page 10: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/10.jpg)
DIALOG / MONOLOG
• Sukarkah menulis minit mesyuarat?• Mengapa saya perlu menulis minit
mesyuarat?• Saya telah tulis sehabis baik, tapi masih
ada pindaan?• Stress betul menulis minit mesyuarat!• Saya tak faham apa yang dibincang
tadi!• Ini bukan kerja saya. Saya bukan
pencatat minit.
• Sukarkah menulis minit mesyuarat?• Mengapa saya perlu menulis minit
mesyuarat?• Saya telah tulis sehabis baik, tapi masih
ada pindaan?• Stress betul menulis minit mesyuarat!• Saya tak faham apa yang dibincang
tadi!• Ini bukan kerja saya. Saya bukan
pencatat minit.
10Bahagian A : Pengenalan
![Page 11: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/11.jpg)
PENULISAN MINIT MESYUARAT
• Berbeza mengikut tujuan mesyuarat• Diadakan bentuk bengkel/percambahan
fikiran dan perbincangan.• Minit juga berbeza format mengikut institusi
tertentu.• Yang penting ada catatan untuk rujukan
dan tindakan
• Berbeza mengikut tujuan mesyuarat• Diadakan bentuk bengkel/percambahan
fikiran dan perbincangan.• Minit juga berbeza format mengikut institusi
tertentu.• Yang penting ada catatan untuk rujukan
dan tindakan
11Bahagian A : Pengenalan
![Page 12: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/12.jpg)
CARA MENULIS MINIT MESYUARAT,(ZAMRI, 2003)
1. PENCERITAAN
Iaitu minit yang ditulis dengan panjang lebar dan memuatkan perbincanganserta menyatakan :
i. Ahli yang bercakap,ii. Mencadangkan serta menyokong sesuatu keputusan, di sampingiii. Nama ahli yang membangkang daniv. Juga ahli yang diserahkan tugasan.
Biasanya minit jenis ini ditulis dalam mesyuarat yang jarang-jarang diadakan.Tujuannya untuk mengelakkan daripada ahli dan pengerusi terlupa akansemangat perbincangan apabila bermesyuarat semula, mungkin setahun ataudua tahun akan datang. Mesyuarat Agung sesuatu pertubuhan biasanyamenggunakan minit jenis ini.
1. PENCERITAAN
Iaitu minit yang ditulis dengan panjang lebar dan memuatkan perbincanganserta menyatakan :
i. Ahli yang bercakap,ii. Mencadangkan serta menyokong sesuatu keputusan, di sampingiii. Nama ahli yang membangkang daniv. Juga ahli yang diserahkan tugasan.
Biasanya minit jenis ini ditulis dalam mesyuarat yang jarang-jarang diadakan.Tujuannya untuk mengelakkan daripada ahli dan pengerusi terlupa akansemangat perbincangan apabila bermesyuarat semula, mungkin setahun ataudua tahun akan datang. Mesyuarat Agung sesuatu pertubuhan biasanyamenggunakan minit jenis ini.
12Bahagian A : Pengenalan
![Page 13: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/13.jpg)
2. TINDAKAN
Iaitu minit yang ditulis dengan ringkas sahaja. Ia biasanya memuatkankeputusan atau hasil perbincangan serta siapa yang dipertanggungjawabkan.
Ia juga merupakan cara menulis minit yang paling popular, khususnyadalam mesyuarat jawatankuasa atau firma dan agensi keranamesyuarat tersebut sering diadakan atau diadakan secara berkalaseperti setiap bulan atau setiap dua minggu.
Justeru, ia tidak memerlukan penceritaan yang panjang lebar.Mesyuarat-mesyuarat operasi dan pengurusan biasanyamenggunakan minit jenis ini.
CARA MENULIS MINIT MESYUARAT,(ZAMRI, 2003)
2. TINDAKAN
Iaitu minit yang ditulis dengan ringkas sahaja. Ia biasanya memuatkankeputusan atau hasil perbincangan serta siapa yang dipertanggungjawabkan.
Ia juga merupakan cara menulis minit yang paling popular, khususnyadalam mesyuarat jawatankuasa atau firma dan agensi keranamesyuarat tersebut sering diadakan atau diadakan secara berkalaseperti setiap bulan atau setiap dua minggu.
Justeru, ia tidak memerlukan penceritaan yang panjang lebar.Mesyuarat-mesyuarat operasi dan pengurusan biasanyamenggunakan minit jenis ini.
Bahagian A : Pengenalan
![Page 14: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/14.jpg)
3. GABUNGAN
Iaitu minit yang ditulis dengan mengadunkan cara penceritaan dantindakan.
Dalam minit ini biasanya dicatat ringkasan perbincangan, apakeputusan yang dbuat serta siapa yang bertanggungjawab.
Cara ini sesuai bagi ahli-ahli yang terlalu sibuk dan tidak cukup masa untukMembaca minit yang panjang. Bagaimanapun, ia memerlukan sedikit rujukanuntuk dijadikan landasan untuk membuat keputusan berikutnya.
Biasanya mesyuraat ahli lembaga pengarah danpengurusan tertinggi sesebuah organisasi menggemari minit jenis ini.
CARA MENULIS MINIT MESYUARAT,(ZAMRI, 2003)
3. GABUNGAN
Iaitu minit yang ditulis dengan mengadunkan cara penceritaan dantindakan.
Dalam minit ini biasanya dicatat ringkasan perbincangan, apakeputusan yang dbuat serta siapa yang bertanggungjawab.
Cara ini sesuai bagi ahli-ahli yang terlalu sibuk dan tidak cukup masa untukMembaca minit yang panjang. Bagaimanapun, ia memerlukan sedikit rujukanuntuk dijadikan landasan untuk membuat keputusan berikutnya.
Biasanya mesyuraat ahli lembaga pengarah danpengurusan tertinggi sesebuah organisasi menggemari minit jenis ini.
14Bahagian A : Pengenalan
![Page 15: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/15.jpg)
PETUA PENULISAN MINIT• FAKTA, bukan tanggapan peribadi
• PADAT, bukan bercerita
• TEPAT, bukan panjang berjela
• JELAS, bukan berkias dan berbunga-bunga
• BAHASA TULISAN, bukan bahasa lisan
• BAHASA ISTILAH, bukan loghat tempatan
• PROFESSIONAL, unjukan kematangan
• FAKTA, bukan tanggapan peribadi
• PADAT, bukan bercerita
• TEPAT, bukan panjang berjela
• JELAS, bukan berkias dan berbunga-bunga
• BAHASA TULISAN, bukan bahasa lisan
• BAHASA ISTILAH, bukan loghat tempatan
• PROFESSIONAL, unjukan kematangan
15Bahagian A : Pengenalan
![Page 16: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/16.jpg)
CIRI-CIRI MINIT YANG BAIK
• Tulin• Lengkap• Tepat• Bebas Dari Keraguan• Kupasan Isu/Perkara Pokok• Ringkasan Perbincangan• Keputusan• Tindakan Pihak Terlibat
• Tulin• Lengkap• Tepat• Bebas Dari Keraguan• Kupasan Isu/Perkara Pokok• Ringkasan Perbincangan• Keputusan• Tindakan Pihak Terlibat
16Bahagian A : Pengenalan
![Page 17: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/17.jpg)
• Bersetuju / tidak bersetuju• Meluluskan/tidak meluluskan• Mengambil maklum / dimaklumkan• Berpendapat• Memutuskan• Menangguhkan• Meminta• Sehubungan itu / justeru / oleh itu/ ke arah itu• Memperakukan/ tidak memperakukan• Mengesyorkan• Mengusulkan• Mengesahkan• Mencadangkan
GLOSARI MINIT MESYUARAT• Bersetuju / tidak bersetuju• Meluluskan/tidak meluluskan• Mengambil maklum / dimaklumkan• Berpendapat• Memutuskan• Menangguhkan• Meminta• Sehubungan itu / justeru / oleh itu/ ke arah itu• Memperakukan/ tidak memperakukan• Mengesyorkan• Mengusulkan• Mengesahkan• Mencadangkan
17Bahagian A : Pengenalan
![Page 18: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/18.jpg)
Berpandukan Agenda & Urutan Perbincangan
1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat
3. Perkara-perkara Berbangkit
4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja
5. Hal-hal Lain
6. Penutup
STRUKTUR MINIT
Berpandukan Agenda & Urutan Perbincangan
1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat
3. Perkara-perkara Berbangkit
4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja
5. Hal-hal Lain
6. Penutup
18Bahagian A : Pengenalan
![Page 19: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/19.jpg)
CONTOH STRUKTUR MINIT1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat
3. Perkara-perkara Berbangkit
- Tajuk
i) Mesyuarat mengambil maklum
a)
b)
ii) Mesyuarat membuat keputusan
a)
b)
1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat
3. Perkara-perkara Berbangkit
- Tajuk
i) Mesyuarat mengambil maklum
a)
b)
ii) Mesyuarat membuat keputusan
a)
b)
19Bahagian A : Pengenalan
![Page 20: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/20.jpg)
4. Perbincangan perkara baru/Pembentangan kertas-kertaskerja
i. Tajuk(a) (maklumat kertas)
ii. Mesyuarat mengambil maklum(a)(b)
iii. Mesyuarat membuat keputusan(a)(b)
Tindakan
5. Hal-hal Lain6. Penutup
CONTOH STRUKTUR MINIT4. Perbincangan perkara baru/Pembentangan kertas-kertas
kerjai. Tajuk
(a) (maklumat kertas)ii. Mesyuarat mengambil maklum
(a)(b)
iii. Mesyuarat membuat keputusan(a)(b)
Tindakan
5. Hal-hal Lain6. Penutup
20Bahagian A : Pengenalan
![Page 21: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/21.jpg)
FORMAT MINIT
• Minit Mesyuarat (Tajuk Mesyuarat)- Tarikh : …….- Masa : …….- Tempat : …….
• Senarai Kehadiran- Yang Hadir- Tidak Hadir(dengan Maaf/Izin)- Turut Hadir- Setiausaha
• Minit Mesyuarat (Tajuk Mesyuarat)- Tarikh : …….- Masa : …….- Tempat : …….
• Senarai Kehadiran- Yang Hadir- Tidak Hadir(dengan Maaf/Izin)- Turut Hadir- Setiausaha
21Bahagian A : Pengenalan
![Page 22: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/22.jpg)
1.0 Perutusan Pengerusi1.1 Ucapan Penghargaan1.2. Isu/Perkara Penting Yang Dibangkitkan Oleh Pengerusi
2.0 Pengesahan Minit Mesyuarat2.1. Disahkan Tanpa Pindaan Atau Dengan Pindaan
3.0 Perkara-perkara Berbangkit (dari mesyuarat lepas)
3.1. (Tajuk) – perkara/isu yang diputuskan3.1.1. Kemajuan tindakan susulan (untuk makluman)
3.2. (Tajuk) – perkara/isu yang dibincangkan3.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)
FORMAT MINIT1.0 Perutusan Pengerusi
1.1 Ucapan Penghargaan1.2. Isu/Perkara Penting Yang Dibangkitkan Oleh Pengerusi
2.0 Pengesahan Minit Mesyuarat2.1. Disahkan Tanpa Pindaan Atau Dengan Pindaan
3.0 Perkara-perkara Berbangkit (dari mesyuarat lepas)
3.1. (Tajuk) – perkara/isu yang diputuskan3.1.1. Kemajuan tindakan susulan (untuk makluman)
3.2. (Tajuk) – perkara/isu yang dibincangkan3.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)
22Bahagian A : Pengenalan
![Page 23: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/23.jpg)
4.0 Perbincangan Perkara Baru/Kertas-kertasKerja Perlu Direkodkan:
4.1. Tajuk
4.1.1. Tujuan utama4.1.2. Ringkasan kertas/Isu-isu penting yang dibangkitkan4.1.3 Pandangan/komen ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang
dibangkitkan4.1.4. Rumusan Pengerusi4.1.5. Keputusan dan serta tindakan susulan yang perlu diambil
seterusnya
4.2. (Kertas seterusnya)
FORMAT MINIT4.0 Perbincangan Perkara Baru/Kertas-kertas
Kerja Perlu Direkodkan:
4.1. Tajuk
4.1.1. Tujuan utama4.1.2. Ringkasan kertas/Isu-isu penting yang dibangkitkan4.1.3 Pandangan/komen ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang
dibangkitkan4.1.4. Rumusan Pengerusi4.1.5. Keputusan dan serta tindakan susulan yang perlu diambil
seterusnya
4.2. (Kertas seterusnya)
23Bahagian A : Pengenalan
![Page 24: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/24.jpg)
5.0 Hal-hal Lain (Sumber: Ahli Mesyuarat)
5.1. (Tajuk) – Perkara/Isu Yang Dikemukakan5.1.1. Penjelasan Perkara/Isu (Untuk Makluman)
5.2. (Tajuk) – Perkara/Isu Berkaitan Yang Dibincangkan5.2.1. Keputusan Mesyuarat (Untuk Tindakan)
6.0 Penutup/Penangguhan Mesyuarat
6.1. Penetapan Tarikh Mesyuarat Akan Datang6.2. Ucapan Penghargaan Pengerusi6.3. Bila Mesyuarat Itu Tamat Atau Ditangguhkan
FORMAT MINIT5.0 Hal-hal Lain (Sumber: Ahli Mesyuarat)
5.1. (Tajuk) – Perkara/Isu Yang Dikemukakan5.1.1. Penjelasan Perkara/Isu (Untuk Makluman)
5.2. (Tajuk) – Perkara/Isu Berkaitan Yang Dibincangkan5.2.1. Keputusan Mesyuarat (Untuk Tindakan)
6.0 Penutup/Penangguhan Mesyuarat
6.1. Penetapan Tarikh Mesyuarat Akan Datang6.2. Ucapan Penghargaan Pengerusi6.3. Bila Mesyuarat Itu Tamat Atau Ditangguhkan
24Bahagian A : Pengenalan
![Page 25: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/25.jpg)
URUSETIA
• Senaraikan nama pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat• Susunan nama hendaklah mengikut kekananan
(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawabdalam mengurusetiakan mesyuarat)
TARIKH
• Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan
FORMAT MINITURUSETIA
• Senaraikan nama pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat• Susunan nama hendaklah mengikut kekananan
(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawabdalam mengurusetiakan mesyuarat)
TARIKH
• Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan
Bahagian A : Pengenalan
![Page 26: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/26.jpg)
CONTOH FORMAT MINIT MESYUARATLAPORAN PERKARA BERBANGKIT (LPB)
Status Bil Minit/ Kertas Kerja Laporan
Selesai (xx%)
Dalam Tindakan (xx%)
26Bahagian A : Pengenalan
![Page 27: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/27.jpg)
PERKONGSIAN
PELAKSANAAN PENGURUSANMINIT DALAM MESYUARATJAWATANKUASA PENTADBIRANUNIVERSITI (JPU)
PERKONGSIAN
PELAKSANAAN PENGURUSANMINIT DALAM MESYUARATJAWATANKUASA PENTADBIRANUNIVERSITI (JPU)
27
![Page 28: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/28.jpg)
PERKONGSIAN 1
• Penggunaan tanda (#) dalam penyediaan Minit Mesyuarat
i. Pegawai yang bertanggungjawab ke atas LPBii. Penyelarasan maklumbalas atas perkara yang
dibangkitkan
• Penggunaan tanda (*) untuk Agenda Mesyuarat Kertas Kerja yangditangguhkan daripada mesyuarat terdahulu.
Contoh : Tindakan: TNCAA #TNCPIPendaftar
• Penggunaan tanda (#) dalam penyediaan Minit Mesyuarat
i. Pegawai yang bertanggungjawab ke atas LPBii. Penyelarasan maklumbalas atas perkara yang
dibangkitkan
• Penggunaan tanda (*) untuk Agenda Mesyuarat Kertas Kerja yangditangguhkan daripada mesyuarat terdahulu.
28Bahagian B : Perkongsian
Contoh : Tindakan: TNCAA #TNCPIPendaftar
![Page 29: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/29.jpg)
• Penggunaan WARNA dalam Laporan Perkara Berbangkituntuk menjelaskan status tindakan.
Tindakan Telah Selesai
PERKONGSIAN 2
Tindakan Telah Selesai
Dalam Tindakan
29Bahagian B : Perkongsian
![Page 30: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/30.jpg)
• Pengiraan % maklumbalas keseluruhan tindakan yang telahdiambil oleh ahli mesyuarat JPU.
• Diletakkan di mukasurat hadapan atas belah kanan LaporanPerkara Berbangkit
Selesai ( XX %)
Dalam Tindakan ( XX %)
PERKONGSIAN 3
• Pengiraan % maklumbalas keseluruhan tindakan yang telahdiambil oleh ahli mesyuarat JPU.
• Diletakkan di mukasurat hadapan atas belah kanan LaporanPerkara Berbangkit
Dalam Tindakan ( XX %)
30Bahagian B : Perkongsian
![Page 31: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/31.jpg)
• Penyediaan format untuk pelaporan mengikut agendadisediakan untuk setiap ahli mesyuarat.
PERKONGSIAN 4
31Bahagian B : Perkongsian
![Page 32: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/32.jpg)
• Mewujudkan kumpulan petindak dalam email dan applikasiwhatsapp mengikut keperluan.
Email Applikasi Whatsapp
Terdiri daripada Pembantu Khas/ SetiausahaPejabat bagi setiap Ahli JPU dan SekretariatJPU
P.A JPU Members
Terdiri daripada 25 ahli termasukPembantu Khas/ Setiausaha Ahli JPU,Sekretariat JPU dan Pegawai dariPejabat HEK
PERKONGSIAN 5
Terdiri daripada Pembantu Khas/ SetiausahaPejabat bagi setiap Ahli JPU dan SekretariatJPU
P.A JPU Members
Terdiri daripada 25 ahli termasukPembantu Khas/ Setiausaha Ahli JPU,Sekretariat JPU dan Pegawai dariPejabat HEK
JPUTM–[email protected] (Kertas Kerja)
Terdiri daripada pegawai/ Pembantu Khasdari setiap jabatan bagi pemakluman danpenghantaran kertas kerja untuk makluman/kelulusan JPU
32Bahagian B : Perkongsian
![Page 33: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/33.jpg)
• Susunan Laporan Perkara Berbangkit mengikut mana yangterdahulu
• Contoh :
3.0 Perkara 1.9 Semakan tindakan bersepadu(Minit bil 23/2015)
3.1 Perkara 1.9 Aduan Pelajar Bermasalah(Minit bil 1/2016)
PERKONGSIAN 6
• Susunan Laporan Perkara Berbangkit mengikut mana yangterdahulu
• Contoh :
3.0 Perkara 1.9 Semakan tindakan bersepadu(Minit bil 23/2015)
3.1 Perkara 1.9 Aduan Pelajar Bermasalah(Minit bil 1/2016)
33
![Page 34: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/34.jpg)
PERANAN & TANGGUNGJAWABPIHAK TERLIBAT
• Pengerusi• Ahli Mesyuarat• Setiausaha• Sekretariat/ Urusetia• Pegawai Sokongan (2nd Layer Officer)
• Pengerusi• Ahli Mesyuarat• Setiausaha• Sekretariat/ Urusetia• Pegawai Sokongan (2nd Layer Officer)
34Bahagian B : Perkongsian
![Page 35: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/35.jpg)
• Tepati masa• Ucapan Aluan• Maklum secara konseptual• Makluman jangkaan masa mesyuarat• Nyatakan aspek penting dalam agenda• Jangan curi masa ahli mesyuarat• Kawal mesyuarat• Jadi pendengar yang baik
PENGERUSI
• Tepati masa• Ucapan Aluan• Maklum secara konseptual• Makluman jangkaan masa mesyuarat• Nyatakan aspek penting dalam agenda• Jangan curi masa ahli mesyuarat• Kawal mesyuarat• Jadi pendengar yang baik
35Bahagian B : Perkongsian
![Page 36: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/36.jpg)
• Menyediakan senarai semak keperluan mesyuarat• Menghantar surat jemputan mesyuarat• Edaran agenda• Pengesahan kehadiran• Maklumbalas mesyuarat yang lalu - LPB
SETIAUSAHA
• Menyediakan senarai semak keperluan mesyuarat• Menghantar surat jemputan mesyuarat• Edaran agenda• Pengesahan kehadiran• Maklumbalas mesyuarat yang lalu - LPB
36Bahagian B : Perkongsian
![Page 37: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/37.jpg)
• Mempunyai kepakaran khusus• Penglibatan secara langsung• Memiliki kepakaran yang munasabah• Mampu berkongsi nilai keseluruhan organisasi
AHLI MESYUARAT
• Mempunyai kepakaran khusus• Penglibatan secara langsung• Memiliki kepakaran yang munasabah• Mampu berkongsi nilai keseluruhan organisasi
37Bahagian B : Perkongsian
![Page 38: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/38.jpg)
SEKRETARIAT/ URUSETIA
Sebelum Mesyuarat Semasa Mesyuarat Selepas Mesyuarat
Menentukan agenda, tarikh, masadan tempat mesyuarat bersama
PengerusiCatatan minit mesyuarat Penyediaan minit
Membuat tempahan bilik mesyuarat Penyelarasanpembentangan kertas kerja Format Minit Mesyuarat
Menentukan kertas kerjaPTJ/Bahagian disediakan untuk
perbincanganPaparan minit/ kertas kerja
Laporan Maklumbalas olehUrusetia
38
Menentukan kertas kerjaPTJ/Bahagian disediakan untuk
perbincanganPaparan minit/ kertas kerja
Laporan Maklumbalas olehUrusetia
Menghantar surat jemputanmesyuarat
Mendapatkan maklumbalaspelaksanaan tindakankeputusan mesyuarat
Memastikan persediaan kemudahanbilik mesyuarat
Penyediaan laporanmaklumbalas oleh
PTJ/Bahagian – (LPB)
Memastikan kehadiran
Perbincangan Pra -Mesyuarat
Bahagian B : Perkongsian
![Page 39: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/39.jpg)
• Penghubung antara ahli mesyuarat dan urusetia• Memberi maklumbalas perkara berbangkit dalam
mesyuarat• Penyelarasan maklumbalas perkara berbangkit
untuk pelaporan tindakan• Sentiasa bersedia untuk memberi maklumbalas
bagi pihak ahli mesyuarat• Melengkapkan diri dengan perkembangan terkini
organisasi
PEGAWAI SOKONGAN(2nd LAYER OFFICER)
• Penghubung antara ahli mesyuarat dan urusetia• Memberi maklumbalas perkara berbangkit dalam
mesyuarat• Penyelarasan maklumbalas perkara berbangkit
untuk pelaporan tindakan• Sentiasa bersedia untuk memberi maklumbalas
bagi pihak ahli mesyuarat• Melengkapkan diri dengan perkembangan terkini
organisasi
39Bahagian B : Perkongsian
![Page 40: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/40.jpg)
Pengenalpastian Masalah
Sesi Engagement bersama Pegawai Sokongan(2nd Layer Officer)22 September 2015
Tujuan : Mendapatkan maklumbalas dan berkongsikaedah pendekatan terbaik Pelaporan LPBMesyuarat JPU
PERKONGSIAN 7
Pengenalpastian Masalah
Sesi Engagement bersama Pegawai Sokongan(2nd Layer Officer)22 September 2015
Tujuan : Mendapatkan maklumbalas dan berkongsikaedah pendekatan terbaik Pelaporan LPBMesyuarat JPU
Bahagian B : Perkongsian
![Page 41: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/41.jpg)
MASALAH DIKENALPASTI
• Kelewatan maklumbalas tindakan LPB• Pertindihan pegawai bertanggungjawab memberikan
maklumbalas LPB• Ketiadaan sistem semakan LPB secara online• Kesukaran mengenalpasti pihak bertanggungjawab dengan
LPB• Perbezaan pemahaman arahan dalam mesyuarat JPU• Ketiadaan perakuan pihak berkenaan dalam penyediaan
kertas kerja• Jumlah kertas kerja makluman yang banyak
• Kelewatan maklumbalas tindakan LPB• Pertindihan pegawai bertanggungjawab memberikan
maklumbalas LPB• Ketiadaan sistem semakan LPB secara online• Kesukaran mengenalpasti pihak bertanggungjawab dengan
LPB• Perbezaan pemahaman arahan dalam mesyuarat JPU• Ketiadaan perakuan pihak berkenaan dalam penyediaan
kertas kerja• Jumlah kertas kerja makluman yang banyak
41Bahagian B : Perkongsian
![Page 42: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/42.jpg)
CADANGAN
• Menghadkan jumlah pihak bertanggungjawab kepada LPBuntuk memudahkan proses mendapatkan maklumbalas
• Mewujudkan sistem penyediaan maklumbalas LPB secaraonline
• Ahli mesyuarat menggunakan aplikasi seperti emel,whatsapp/telegram atau penggunaan catatan minit padalembaran berwarna kuning dalam fail JPU untukmempercepatkan proses arahan kerja sejurus selepasmesyuarat.
• Menghadkan jumlah pihak bertanggungjawab kepada LPBuntuk memudahkan proses mendapatkan maklumbalas
• Mewujudkan sistem penyediaan maklumbalas LPB secaraonline
• Ahli mesyuarat menggunakan aplikasi seperti emel,whatsapp/telegram atau penggunaan catatan minit padalembaran berwarna kuning dalam fail JPU untukmempercepatkan proses arahan kerja sejurus selepasmesyuarat.
42Bahagian B : Perkongsian
![Page 43: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/43.jpg)
• Penggunaan format baharu pelaporan kertas kerja untukmakluman
• Menetapkan jenis kertas kerja yang memerlukan perakuanpihak berkaitan iaitu : Implikasi Kewangan – Perakuan Ulasan Bendahari Implikasi Perjawatan – Perakuan Ulasan Pejabat
Pendaftar Implikasi Pembangunan/ Pengubahsuaian – Perakuan
Ulasan Pejabat Harta Bina Implikasi Penyelidikan – Perakuan Ulasan RMC & Pejabat
TNCPI
CADANGAN
• Penggunaan format baharu pelaporan kertas kerja untukmakluman
• Menetapkan jenis kertas kerja yang memerlukan perakuanpihak berkaitan iaitu : Implikasi Kewangan – Perakuan Ulasan Bendahari Implikasi Perjawatan – Perakuan Ulasan Pejabat
Pendaftar Implikasi Pembangunan/ Pengubahsuaian – Perakuan
Ulasan Pejabat Harta Bina Implikasi Penyelidikan – Perakuan Ulasan RMC & Pejabat
TNCPI
43Bahagian B : Perkongsian
![Page 44: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/44.jpg)
Pengurusan Minit Mesyuaratyang sistematik dan efektif dapat memastikankeberkesanan tindakan susulan yang diambil
dan seterusnya memberi hasil dan impak yang tinggike arah peningkatan produktiviti dan pencapaian
matlamat PTJ/ Bahagian
RUMUSAN
Pengurusan Minit Mesyuaratyang sistematik dan efektif dapat memastikankeberkesanan tindakan susulan yang diambil
dan seterusnya memberi hasil dan impak yang tinggike arah peningkatan produktiviti dan pencapaian
matlamat PTJ/ Bahagian
44Bahagian C : Rumusan
![Page 45: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/45.jpg)
K I S SKeep
ItShort
Simple
KeepIt
ShortSimple
45Bahagian C : Rumusan
![Page 46: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/46.jpg)
A B CAccurate – Free from error
Brevity – Shortness and briefConcise – Giving a lot of information
in a few words
46
Accurate – Free from error
Brevity – Shortness and briefConcise – Giving a lot of information
in a few words
Bahagian C : Rumusan
![Page 47: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/47.jpg)
• Jangan menyalahgunakan mesyuarat• Kenal pasti faedah dan keburukan• Jangan biarkan mesyuarat menggantikan
tindakan• Anggarkan kos• Atasi mesyuarat berkos tinggi• Pastikan tujuan mesyuarat jelas• Sama-sama memahami kenapa• Mesyuarat vs buat sendiri• Cuba amalkan mesyuarat berdiri• Jemput orang yang betul
TIP MESYUARAT YANG BERKESAN
• Jangan menyalahgunakan mesyuarat• Kenal pasti faedah dan keburukan• Jangan biarkan mesyuarat menggantikan
tindakan• Anggarkan kos• Atasi mesyuarat berkos tinggi• Pastikan tujuan mesyuarat jelas• Sama-sama memahami kenapa• Mesyuarat vs buat sendiri• Cuba amalkan mesyuarat berdiri• Jemput orang yang betul
47Bahagian C : Rumusan
![Page 48: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/48.jpg)
• Berikan tugasan awal• Guna agenda bertulis adalah lebih baik
dan terjamin daripada secara lisan• Elakkan daripada keputusan lemah• Mula tepat pada masanya• Umumkan bila mesyuarat tamat• Alu-alukan ahli mesyuarat• Cipta intonasi positif• Pastikan tempat yang “mesra”• Awas “agenda tersembunyi”• Hargai input /maklumbalas daripada ahli
TIP MESYUARAT YANG BERKESAN
• Berikan tugasan awal• Guna agenda bertulis adalah lebih baik
dan terjamin daripada secara lisan• Elakkan daripada keputusan lemah• Mula tepat pada masanya• Umumkan bila mesyuarat tamat• Alu-alukan ahli mesyuarat• Cipta intonasi positif• Pastikan tempat yang “mesra”• Awas “agenda tersembunyi”• Hargai input /maklumbalas daripada ahli
48Bahagian C : Rumusan
![Page 49: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/49.jpg)
• Elak Halangan Kebebasan• Mengurus Idea “Kumpulan Lain”• Konflik Jangan Sampai Kehancuran• Elak Ampu Mengampu dan Diktator• Guna Pendekatan Brain-storm Apabila Perlu• Guna Proses “Senyap” Apabila Sesuai• Atasi Kelesuan Mesyuarat• Rekodkan Keputusan atau Kesimpulan Yang
Dicapai• Agihkan Tugas Secara Spesifik• Fahamkan Tugas Yang Diberikan
TIP MESYUARAT YANG BERKESAN
• Elak Halangan Kebebasan• Mengurus Idea “Kumpulan Lain”• Konflik Jangan Sampai Kehancuran• Elak Ampu Mengampu dan Diktator• Guna Pendekatan Brain-storm Apabila Perlu• Guna Proses “Senyap” Apabila Sesuai• Atasi Kelesuan Mesyuarat• Rekodkan Keputusan atau Kesimpulan Yang
Dicapai• Agihkan Tugas Secara Spesifik• Fahamkan Tugas Yang Diberikan
49Bahagian C : Rumusan
![Page 50: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/50.jpg)
• Mesyuarat Tidak Diperlukan• Tujuan Mesyuarat Salah• Objektif Mesyuarat Tidak Jelas• Tiada Agenda• Kehadiran Orang Tidak Berkaitan• Kawalan Yang Lemah• Suasana Tidak Kondusif• Kesilapan Masa Mesyuarat• Tempat Tidak Selesa• Kegagalan peralatan berfungsi dengan baik• Wakil yang tidak boleh membuat keputusan
FAKTOR KEGAGALAN MESYUARAT
• Mesyuarat Tidak Diperlukan• Tujuan Mesyuarat Salah• Objektif Mesyuarat Tidak Jelas• Tiada Agenda• Kehadiran Orang Tidak Berkaitan• Kawalan Yang Lemah• Suasana Tidak Kondusif• Kesilapan Masa Mesyuarat• Tempat Tidak Selesa• Kegagalan peralatan berfungsi dengan baik• Wakil yang tidak boleh membuat keputusan
50Bahagian C : Rumusan
![Page 51: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/51.jpg)
• Pn Hazila bin Rahmat• Pn Siti Norhana binti Miswan• En. Badrul Hurairi bin Muhammad• En. Faizal bin Buang• En. Mohd Razi bin Johan
PENGHARGAAN
• Pn Hazila bin Rahmat• Pn Siti Norhana binti Miswan• En. Badrul Hurairi bin Muhammad• En. Faizal bin Buang• En. Mohd Razi bin Johan
51
![Page 52: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/52.jpg)
52
![Page 53: PENGURUSAN MINIT MESYUARAT - Language Academylanguageacademy.utm.my/hanita/wp-content/uploads/sites/55/2016/02/... · Perkara-perkara Berbangkit 4. Perbincangan Kertas-kertas Kerja](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022052204/5a7886107f8b9a7b698c4758/html5/thumbnails/53.jpg)
53