Pengolahan Data MS. Access
-
Upload
rudifanani -
Category
Education
-
view
4.504 -
download
1
Transcript of Pengolahan Data MS. Access
Microsoft Office Access
RUDI [email protected]
[email protected]://rudifanani.wordpress.com/
WA/TELEGRAM/SMS: 0858-4212-1990STAIN Pekalongan
Pendahuluan
Beberapa Istilah Penting
Data dalam bahasa latin “datum” yang artinya fakta, jadi data adalah nilai/ value yang turut mempresentasikan deskripsi dari suatu objek.
Informasi adalah kumpulan dari data-data Database adalah kumpulan informasi atau data yang
terorganisasi dan tersusun sedemukian rupa. Dimana database tersusun dari record-record dan field.
Field adalah tempat data atau informasi dari suatu kelompok yang sejenis yang juga merupakan keterangan dari masing-masing isi record
Beberapa Istilah Penting
Record adalah bagian dari baris dimana data-datanya tersusun dengan lengkap dari kelompok yang sama dan sejenis.
Perangkat lunak pengolah data adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengatur dan mengelola data dalam bentuk database. Digunakan untuk membuat laporan siswa, mahasiswa, pegawai atau karyawan, pembelian dan penjualan barang, laporan yang saling berhubungan dan sistematis
Contoh
NIM NAMA ALAMAT
0998 Hendro Tuban
8821 Amirudin Malang
0033 Dany Sidoarjo
Field
Record
Pentingnya Data?
Data diperlukan dalam segala hal, baik berupa pengukuran, pencatatan, pengumpulan informasi, maupun pengambilan keputusan semuanya memerlukan data.
Dengan kata lain data sangat dibutuhkan karena informasi yang ada akan memberikan arti yang sangat penting baik untuk saat ini maupun untuk akan datang.
Macam-macam Aplikasi Pengolah Data
• Oracle• Foxbase, • Microsoft Access, • SPSS dan lain-lain
Mengoperasikan MS Access
Mengenal MS Access
Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi database dalam waktu yang relatif singkat.
Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan untuk toko, data siswa, data buku perpustakaan dan sebagainya
Mengenal MS Access
Di Microsoft Access terdapat beberapa bagian seperti:a. Table digunakan untuk menyimpan data b. Query digunakan untuk memanipulasi data c. Form digunakan untuk frontend aplikasi.
Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dll.
d. Report digunakan untuk membuat laporan e. Macro digunakan untuk melakukan satu atau
beberapa fungsi.
Tabel
Apa sih Table itu ? Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table barang Kenapa kita harus buat table ? Karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat menyimpan data, Jika tidak ada data yang disimpan data tidak dapat diproses. Langkah membuat tabelSebelum kita mulai membuat table kita tentukan dulu table-table yang diperlukan beserta field-fieldnya.
Form
Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain.
Form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail.
Contoh Form Input Data
Query
Query adalah 'permintaan data', untuk mengolah data dalam tabel-tabel menjadi satu informasi yang bisa bermanfaat.
Seperti mengelompokkan dari kategori besar menjadi kategori kecil. Bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada.
Manfaat QueryDengan Query kita dapat : a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu
table, contohnya kita hanya ingin melihat data pada table siswa yang alamat “Batang”
b. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat antar table itu ada field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat NIM “0213” atas nama siswa siapa? Di sini kita mengambil data dari table 1 dan 2, Sebagai penghubungnya adalah field NIM.
c. Dapat melakukan operasi perhitungan
Tampilan Query
Keterangan Field : Nama field yang ingin ditampilkan Table : Nama Tabel dari field tersebut Sort : Mengurutkan data hasil query Show : Mengatur Field ditampilkan atau tidak Criteria : Syarat dari data yang ingin ditampilkan
Report Report, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas.
Mengapa perlu report? Digunakan sebagai bahan laporan per hari perbulan atau bahkan pertahun untuk data yang diolah tadi. Dengan Report kapanpun Laporan dibutuhkan maka dengan cepat kita dapat menyediakannya
Contoh Report
Mengaktifkan Ms-Access 2007
• Klik Star• Pilih All Program• Pilih Microsoft
Office• Pilih Microsoft
Office Access 2007
• Tunggu hingga lembar kerja Microsoft Access muncul.
• Atau melalui Shorcut Ms Access dengan cara di double clik
Membuat Dokumen Baru• Klik icon offece button• Pilih new• Pilih icon blank data base• Pada kotak dialog blank database• Tentukan nama file, tentukan tempat penyimpanan file
tersebut dengan mengklik ikon folder• Selanjutnya pilih Create
Tampilan Lembar Kerja
Membuat Table• Klik menu Create• Pilih ikon Table
Memasukan Nama Field pada Table• Untuk memasukan
nama-nama field pilih Design View pada menu datasheet
• Ketik nama tabel kemudian Ok
• Ketik nama field pada field name
• Tentukan type data dan field size dan format data
• Dan ketik keterangan nama field pada description
• Klik ikon data sheet view untuk menampilkan nama field yang telah di buat
Macam-macam Type DataType Data Keterangan
Text Serangkaian hurup, angka, dan tanda baca
Memo Serangkaian kata yang sangat panjang berupa data campuran antara huruf, spasi, dan tanda baca.
Number Data berupa angka untuk perhitungan matematis
Date/ Time Data yang berupa tanggal dan waktu
Currency Data yang berupa nilai mata uang untuk perhitungan matematis.
Auto Number Bilangan atau penomeran yang berurutan secara otomatis
Yes/ No Data pemasukan hanya berupa penyangkalan antara Yes atau No
OLE Object Data yang berupa object atau gambar
Hyperlink Data yang dapat dihubungkan dengan alamat hyperlink pada lokasi penyimpanan
Lookup Wizard Memasukan data dengan memilih salah satu data pada daftar tabel
Membuat Query• Buka file yang sudah
ada tabelnya• Pilih menu create• Pilih query wizard atau
design Query• Pilih simple query
wizard pilih ok• Pada kotak dialog
simple query wizard tentukan nama tabel yang akan di buat queri• Pindahkan nama field
yang akan di aktifkan pada selected field.• Pilih Next• Ketik nama querynya
kemudian pilih Finish
Mengurut Data pada Query• Buka file yang sudah
dibuat query• Pilih ikon design views• Tentukan data filed
yang akan diurut• Klik pada pilihan sort• Tentukan jenis
pengurutan data ( Ascending, Discending )• Untuk menampilkanya
pilih Datasheet views
Memampilkan Data Tertentu pada Query
• Buka file yang sudah dibuat query• Pilih ikon design views
pada menu home• Tentukan data filed
yang akan ditampilkan sebagai acuan• Ketik data yang akan
dimunculkan pada Criteria misal 12 sep 11• Untuk menampilkanya
pilih Datasheet views• Untuk menampilkan
kembali data seluruhnya hapus data pada criteria
Melakukan Oprasi Matematika pada Query
• Buka file yang sudah dibuat query• Pilih ikon design views
pada menu home• Tentukan nama filed
yang akan dilakukan oprasi matematika• Ketik oprasi matematika
tersebut pada file name seperti contoh Jumlan:[Harga Satuan]*[Banyak Barang]• Untuk menjalankan
oprasi tersebut pilih icon Run pada menu design
Membuat Form• Aktifkan query
yang telah dibuat sebelumnya, agar data yang dimunculkan pada Form nantinya lengkap.• Pilih menu
Create• Pilih Form
Mengatur Tampilan Form• Pilih ikon layout
views pada menu format• Atur lebar
kolom dan tinggi baris dengan cara diklik dan didrag sesuai dengan kebutuhan.• Untuk
mendesain tampilan pilih ikon Auto Format
Mengedit Label, Logo pada Form
• Pilih ikon Design views pada menu format• Klik ikon label
untuk membuat judul Form• Pilih ikon logo
untuk memasukan logo atau gambar, tentukan gambar yang akan dipilih• Pilih Ok• Untuk melihat
hasil desain pilih ikon Form Views pada menu Design
Membuat Command/ Tombol Intruksi pada Form
• Aktipkan form yang akan diberikan command
• Pastikan ikon use control wizard aktif
• Pilih ikon botton• Pada kotak dialog
command botton wizard tentukan kategori dan actions yang akan dibuat, misal kategori nambah data, pada kategori pilih record operations, pada actions pilih add new record
• Pilih next, tentukan keterangan perintah tek atau gambar
• Pilih next dan finish
Membuat Report ( Laporan )• Aktifkan query
yang telah dibuat sebelumnya, agar data yang dimunculkan pada Report nantinya lengkap.• Pilih menu
Create• Pilih Report
Mengedit Label, Logo pada Report• Pilih ikon Design
views pada menu Home• Klik label untuk
membuat judul Report• Pilih ikon logo
untuk memasukan logo atau gambar, tentukan gambar yang akan dipilih• Pilih Ok• Untuk melihat
hasil desain pilih ikon Report Views pada menu Home
1. Masukan data diatas ke dalam Ms-access dengan membuat Table, Query, Form, dan Report
2. Pada Form Buat Tombol perintah ( Data Baru, Data sebelumnya, Cari Data, Hapus Data, Simpan Data, Keluar Form).
NO NAMA PEMINJAM JENIS MOBIL HARGA SEWA PER HARI LAMA SEWA JUMLAH BAYAR
1 ADI SEDAN 250000 4
2 ABDULAH MINI BUS 400000 3
3 REHAN BOX 500000 6
4 BUDIMAN KIJANG INOVA 55000O 2
5 MAYASARI HONDA JAZZ 750000 1
JUMLAH TOTAL
RENTAL MOBIL CV. JAYA MOTORDAFTAR PENYEWA KENDARAAN