pengkatalogan, pengklasan & penghantaran bahan perpustakaan
Transcript of pengkatalogan, pengklasan & penghantaran bahan perpustakaan
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)04
NO. KELUARAN
: 01
PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN
PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 1/15
PROSEDUR PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN PENGHANTARAN
BAHAN PERPUSTAKAAN PK.PPAS(O)04
NAMA T/TANGAN TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
SABARIAH BT SAYUTI Pustakawan
08/01/2015
DISEMAK OLEH
SUZLIANA ABD HAMID Wakil Pengurusan
08/01/2015
DILULUSKAN OLEH
MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS
08/01/2015
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)04
NO. KELUARAN
: 01
PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN
PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 2/15
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen
ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di
dalamnya
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
08/01/2015 Keseluruhan Penambahbaikan proses kerja Pengarah
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)04
NO. KELUARAN
: 01
PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN
PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 3/15
KANDUNGAN MUKASURAT
1. Objektif
2. Skop
3. Rujukan
4. Definisi
5. Singkatan
6. Tindakan dan Tanggungjawab
7. Carta Aliran Kerja
8. Rekod Kualiti
9. Lampiran
4
4
4 - 5
5
6
7 - 11
12 - 13
14
15
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)04
NO. KELUARAN
: 01
PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN
PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 4/15
1. OBJEKTIF
Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan pemerosesan bahan serta
penghantaran bahan perpustakaan adalah teratur dan berkesan.
2. SKOP
Prosedur ini diguna pakai di Bahagian Pendokumentasian yang merangkumi proses
penerimaan bahan perpustakaan, pengkatalogan, pengklasan dan penghantaran
bahan perpustakaan ke semua pusat perkhidmatan PPAS.
3. RUJUKAN
3.1 MK.PPAS.05 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2008
Seksyen 7.4.3 - Pemeriksaan dan pengujian
Seksyen 7.5 - Penyediaan produk dan keselamatan
Seksyen 7.5.1 - Kawalan proses
Seksyen 7.5.3 - Identifikasi dan kemudahkesanan produk
Seksyen 7.5.5 - Pemeliharaan produk
Seksyen 8.3 - Kawalan produk yang tidak memenuhi spesifikasi
3.2 Resource Description & Access.
3.3 Dewey Decimal Clasification 23rd ed. 2011.
3.4 Library of Congress Subject Headings 30th ed. 2010.
3.5 Perluasan Jadual Kawasan Bagi Malaysia 1997.
3.6 Tajuk Perkara Perpustakaan Negara Malaysia. Jilid 1&2 1992.
3.7 Tajuk Perkara Tempatan 1993.
3.8 Tajuk Standard Agensi-Agensi Kerajaan dan Badan-Badan Berkanun
Sabah dan Sarawak 1996.
3.9 Fail kuasa Tajuk Perkara Kumpulan Etnik Sabah dan Sarawak 1996.
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)04
NO. KELUARAN
: 01
PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN
PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 5/15
3.10 OPAC (On-line Public Access Catalog).
3.11 Polisi Mengkatalog dan Mengkelas Bahan Perpustakaan Ogos 2006.
3.12 Garis panduan Menjaket Buku 2007.
3.13 Panduan RDA Malaysia – Edisi Pertama.
3.14 Tajuk Perkara Malaysia: Perluasan Library of Congress Subject Headings
3.15 Senarai Darjah Kebesaran & Gelaran Malaysia
4. DEFINISI
4.1 Pengkatalogan
Proses identifikasi bahan berdasarkan 8 kawasan utama berpandukan RDA.
4.2 Pengklasan
Menentukan nombor klas bahan mengikut Dewey Decimal Classification (DDC).
4.3 Label Tetulang Buku (Spining label)
Label yang mengandungi nombor/kod penempatan sesebuah bahan samada di atas
rak atau di mana-mana lokasi di dalam perpustakaan.
4.4 Label maklumat
Label yang mengandungi sebahagian maklumat bahan iaitu nombor perolehan,
lokasi, nombor panggilan, penanggungjawab, tajuk dan harga bahan.
4.5 Penghantaran
Proses penghantaran bahan perpustakaan ke semua pusat perkhidmatan PPAS.
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)04
NO. KELUARAN
: 01
PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN
PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 6/15
5. SINGKATAN
PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
DOK - Bahagian Pendokumentasian
KOL - Bahagian Pembangunan dan Pengurusan Koleksi
KEW/P - Bahagian Kewangan & Penyelenggaraan
KB - Ketua Bahagian
PPP - Penolong Pegawai Perpustakaan
PP - Pembantu Perpustakaan
PO - Pembantu Operasi
PAP - Pembantu Am Pejabat
BPD - Bahan Pandang Dengar
RDA - Resource Description & Access
DDC - Dewey Decimal Classification
LCSH - Library of Congress Subject Headings
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)04
NO. KELUARAN
: 01
PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN
PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 7/15
6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN T/JAWAB
1.
2.
Rancang dan selia pemprosesan bahan agar dapat dilaksanakan
dengan cekap dan berkesan.
Pastikan peralatan dalam keadaan baik dan sempurna.
KB
3.
Penerimaan Bahan
Terima bahan dari KOL dan pastikan ia memenuhi spesifikasi yang
telah ditetapkan.
PP
4. Semak jumlah naskhah/ unit bahan berdasarkan catatan di slip
aliran kerja.
5. Sekiranya bahan lengkap, letakkan bahan buku di Rak Buku Untuk
Dikatalog dan bahan BPD di Rak Bahan BPD Untuk Dikatalog
6.
Bahan yang lengkap dan sedia untuk dikatalog dan diklas mengikut
tindakan 10.
PPP
7.
Sekiranya bahan tidak lengkap, rekodkan bahan di borang
Pemulangan Bahan Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi.
PP
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)04
NO. KELUARAN
: 01
PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN
PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 8/15
TINDAKAN T/JAWAB
8.
Dapatkan tandatangan pengesahan daripada KB pada borang
tersebut.
PP
9.
Kembalikan bahan yang tidak lengkap ke KOL berserta dengan
borang Pemulangan Bahan Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi.
10.
Mengkatalog dan Mengklas Bahan
Dapatkan rekod bibliografi di dalam modul Katalog. (Rujuk Manual
Virtua Cataloging: Creating Bibliographics Records 025.30285,
Virtua Cataloging: Configuration and Authority Control 025.30285)
PPP/ PP
11. Mengkatalog dan mengklas berpandukan RDA, DDC dan LCSH.
12. Letakkan bahan yang telah dikatalog dan diklas di rak.
13.
Semak bahan yang telah dikatalog dan diklas oleh PPP.
KB
14.
Letakkan semua bahan di Rak Cetak dan Tampal label tetulang
buku.
PP/ PO/ PAP
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)04
NO. KELUARAN
: 01
PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN
PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 9/15
TINDAKAN T/JAWAB
15.
Cetak dan tampal label tetulang buku. (Rujuk AK/PPAS/07-08)
PP/PO/PAP
16. Letak bahan di Rak Cetak dan Tampal Label Maklumat
17.
a) Cetak Label Maklumat (Rujuk AK/PPAS/09)
b) Tampal Label Maklumat dan Slip Tarikh Pemulangan. (Rujuk
AK/PPAS/09-10)
c) Tampal poket buku bersama kad pinjaman pada bahan bagi
pusat perkhidmatan yang tiada sistem pengkomputeran. (Rujuk
AK/PPAS/10)
PO/PAP
18.
Menjaket bahan jika perlu. (Rujuk Garis panduan Menjaket Buku
2007)
PO/PAP
19.
Sediakan perangkaan bagi bahan yang telah siap diproses (Rujuk
lampiran 3 – 6).
PP
20.
Pengagihan dan Penghantaran Bahan
Agih bahan mengikut penempatan yang telah ditetapkan.
PAP
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)04
NO. KELUARAN
: 01
PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN
PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 10/15
TINDAKAN T/JAWAB
21.
22.
Pastikan stor bebas daripada serangga perosak dan sentiasa
berkeadaan kering dan kemas.
Pastikan bahan yang diagih oleh PAP adalah mengikut destinasi
penempatan yang ditetapkan.
PPP
23.
Sedia dan cetak Senarai Penghantaran bahan yang telah diproses
mengikut kategori bagi setiap lokasi pusat perkhidmatan yang
hendak dihantar sebanyak dua salinan. (Rujuk lampiran 1 dan 2).
PP
24.
Ikat dan simpan bahan yang telah diagih di dalam Bilik Transit,
sementara menunggu penghantaran.
PAP
25.
Hantar bahan yang telah siap diproses berserta Senarai
Penghantaran ke semua pusat perkhidmatan PPAS seperti
dijadualkan.
PP/PAP
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)04
NO. KELUARAN
: 01
PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN
PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 11/15
TINDAKAN T/JAWAB
26.
Pastikan satu salinan Senarai Penghantaran ditandatangani oleh
wakil pusat perkhidmatan sebagai tanda pengesahan penerimaan.
PP
27. Failkan Senarai Penghantaran.
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)04
NO. KELUARAN
: 01
PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN
PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 12/15
7. CARTA ALIRAN KERJA TINDAKAN T/ JAWAB
KB - Pastikan pemprosesan bahan sempurna.
PP - Terima bahan dari KOL
Tidak
Ya
- Jumlah bahan sama dengan slip aliran kerja?
- Letakkan bahan di rak untuk dikatalog.
PPP - Mengkatalog dan mengklas bahan.
KB - Semak bahan yang dikatalog.
PP/ PO/ PAP
- Cetak dan tampal label tetulang buku.
PO/ PAP - Cetak dan tampal label maklumat & slip pemulangan.
MULA
Kembalikan bahan ke bahagian KOL bersama borang Pemulangan Bahan Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)04
NO. KELUARAN
: 01
PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN
PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 13/15
TINDAKAN T/ JAWAB
PO/ PAP - Tampal poket dan kad pinjaman (bagi perpustakaan tanpa sistem)
PO/ PAP - Menjaket buku
PP - Sediakan perangkaan bahan bulan/ tahunan
PAP - Agih bahan mengikut penempatan yang ditetapkan.
PPP - -
Pastikan stor bebas serangga, kering & kemas. Pastikan agihan oleh PAP ikut destinasi
PP - Sedia & cetak Senarai Penghantaran bahan diproses
PAP - Ikat dan simpan bahan di dalam Bilik Transit
PP/ PAP - Hantar bahan ke pusat perkhidmatan ikut jadual
PP - Terima dan fail Senarai Penerimaan Bahan yang lengkap
TAMAT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)04
NO. KELUARAN
: 01
PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN
PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 14/15
8. REKOD KUALITI
Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan
8.1
Fail Perangkaan Bahan Yang Telah Diproses (No. Fail PA 3.4/2)
DOK
5 tahun
8.2 Fail Senarai Bahan Yang Telah Diproses (No. Fail PA 3.4/3)
DOK 5 tahun
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)04
NO. KELUARAN
: 01
PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN
PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 15/15
9. LAMPIRAN
Bil. Jenis Lampiran Lampiran
9.1 Contoh Senarai Penghantaran bahan yang telah diproses (Buku) PPAS (KAT) 634(a)
Lampiran 1
9.2 Contoh Senarai Penghantaran bahan yang telah diproses (APD) PPAS (KAT) 634(b)
Lampiran 2
9.3 Contoh Perangkaan Bahan Yang Telah Diproses Bulanan (Buku) PPAS (KAT) 637(a)
Lampiran 3
9.4 Contoh Perangkaan Bahan Yang Telah Diproses Bulanan (APD) PPAS (KAT) 637(b)
Lampiran 4
9.5 Contoh Perangkaan Bahan Yang Telah Diproses Tahunan (Buku) PPAS (KAT) 637(c)
Lampiran 5
9.6 Contoh Perangkaan Bahan Yang Telah Diproses Tahunan (APD) PPAS (KAT) 637(d)
Lampiran 6