Pengembangan Sistem Informasi

Oleh :

Shoffin Nahwa Utama, S.Kom., M.T

Materi Pertemuan 3

Indikator Perubahan sistem• Indikator perlunya perubahan sistem lama ke sistem yang baru:

Keluhan dari langganan Pengiriman barang yang selalu terlambat Pembayaran gaji yang terlambat Laporan yang tidak tepat waktu Isi Laporan yang sering salah Tanggung jawab yang tidak jelas Waktu kerja yang berlebihan Kehilangan kesempatan kompetisi pasar Kesalahan-kesalahan menual yang terlalu tinggi File-file yang kurang teratur Peramalan penjualan dan produksi yang kurang tepat dll

Pengembangan Sistem :

• Sistem Baru• Memperbaiki Sistem yang

Lama

1. Adanya PermasalahanKetidak beresanPertumbuhan Organisasi

2. Untuk Meraih Kesempatan

Mengapa .... Sistem Berkembang ?

Metodologi Siklus Hidup Sistem

•Andaikan CEO dimana Anda bekerja meminta Anda untuk mencari suatu web-enabled atau software untuk mendapatkan informasi untuk dan dari salespeople dalam perusahaan Anda. Bagaimana Anda akan memulainya?

•Oleh karena itu terjadi proses penyelesaian masalah yang disebut dengan pendekatan sistem, Jika pendekatan sistem untuk menyelesaikan masalah dikenakan pada pembangunan dari pada penyelesain SI pada masalah bisnis, maka disebut dengan Information Systems development atau Application development

lanjutan

Selidiki apakah betul-2 ada problem, apakah perlu analisis dan penelitian?

Describe and analyse existing system problemSpecify solution obyectiveDecribe potential solutionsEvaluates various solutionsFeasibility

Logical design ( What is to be done) Physical design ( How to do it, with specification of report layouts, file types, and H/W, etc)

•Program : satu set instruksi dalam bahasa komputer yang akan dijalankan komputer dalam memproses data.•Programming : proses pembuatan suatu program komputer•Langkah :

1. Definisikan masalah2. Perancangan program3. Penulisan program4. Pengujian program5. Dokumentasi dan perawatan program

Contoh Membangun Program

• System analist• System Designer• Computer programmers• Programmer/Analist• Chief Information Officer (CIO)• System Integrator

Tim Pembangun

Metodologi Siklus Hidup Sistem

Pendekatan sistem untuk menyelesaikan masalah mengguna kan suatu orientasi sistem untuk mendefinisikan dan peluang dan membangun penyelesaiannya Mempelajari suatu masalah dan memformulasikan suatu penye lesaian melibatkan aktivitas terinterrelasi sebagai berikut :

1. Mengenali dan mendefinisikan suatu masalah dan peluang menggunakan systems thinking.

2. Membangun dan mengevaluasi alternativ-alternativ penyele saian sistem (alternative systems solution)

3. Pilih solusi sistem terbaik yang sesuai dengan keperluan Anda

4. Rancang Solusi sistem terpilih5. Implemenkan dan evaluasi keberhasilan dari sistem teran

cang.

Metodologi Siklus Hidup Sistem

Metodologi : suatu cara yang disarankan dan dapat dipertanggung jawabkan secara akademis untuk melakukan suatu hal

Siklus Hidup Sistem : penerapan pendekatan sistem untuk penge mbangan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer (disebut juga dengan pendekatan air terjun)

Tahap-tahap Siklus Hidup :1. Perencanaan2. Analisis3. Rancangan4. Penerapan

System Development Life Cycle/(SDLC) dari James O’Brien

1. Mengidentifikasi sistem a.Identifikasi masalah. *Keuntungan *Kelayakan : Operasional, Ekonomis, dan Teknis b.Penetuan kebutuhan . * Kecepatan dalam proses *Kemajuan dalam bisnis2. Merancang sistem a.Perancangan konseptual b.Perancangan rinci3. Membuat sistem a. Pengadaan h/w, s/w, dan jasa b. Pemrograman c. Pengujian/testing

SDLC-Cont…

4. Implementation a.Pelatihan user b.Penyiapan tempat. c.Konversi sistem *Direct cut over *Phased *Parallel systems *Pilot 5. Perawatan Sistem a.Audit b.Evalusi rutin

SystemsRequirements

SystemsRequirements

SoftwareRequirements

Analysis

Program Design

Coding

Testing

Operations

Gb.1. Waterfall Systems Development Life Cycle

• Setiap successive phase hanya dapat dimulai bila:

• phase sebelumnya telah selesai

• formal decision has been made by management

STRUKTUR ORGANISASI

GENERALMANAGER

SEKRETARIS

WAKILGENERAL MANAGER

MANAGERHRD

MANAGERADM KEU

MANAGERPRODUKSI

Sistem Informasi Penggajiankaryawan harian

SIstemPenggajian

PegawaiBagian Keuangan

BagianPersonalia

Gaji

DaftarRencanagaji

persetujuan

Laporan absensi

DFD sistem penggajian

ProsesAbsensi

1.0

Laporanabsensi

absen

pegawai

ProsesBuatGaji2.0

ProsesBayar

3.0

Data absensi

Data pegawai

Data absensi

Data gaji

Bayar gaji

Bukti bayar

Rancangan Menu Utama

SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN

SETUPFILE

DATAPEGAWAI

ABSENSI LAPORAN

•SETUP DATA GAJI•SETUP DATA DEPT•UTILITY DATA•EXIT

•Input Data pegawai•Edit data pegawai•Hapus data pegawai

•Input data absensi•Edit data absensi•Hapus data absensi

• Laporan data pegawai• Per golongan• Per dept

•Laporan absensi• Rekap absen total• Rekap absen dept

•Laporan daftar gaji• Rekap gaji bulanan• Rekap gaji harian

Rancangan Input

FORMULIR INPUT DATA KARYAWAN

No. Induk : xxxxxxxxNama : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxJabatan : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Kode Dept : xxxxxxxxxTempat Lahir : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Tgl.Lahir : dd-mm-yyyyAlamat : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Kode Pos : xxxxxAgama : x 1. Islam Golongan Darah : x 1. A 2. Kristen Protestan 2. B 3. Kristen Khatolik 3. AB 4. Hindu 4. O 5. Budha

Status : X 1. Nikah Jumlah anak : X 2. Belum Nikah 3. Janda / Duda

Top Prev Next End Add Edit Query Print Exit

Rancangan Input

INPUT DATA ABSENSI

No. Absensi : xxxxxxxxNo. Induk : xxxxxxxxTanggal : dd-mm-yyyyBulan : xxxxxxxxxxxAbsensi : 9Jam masuk : hh:mm:ssJam keluar : hh:mm:ssKeterangan : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Top Prev Next End Add Edit Query Print Exit

PERANGKAT SISTEM INFORMASI

1. HARDWARE : komputer, printer, dan teknologi jaringan2. SOFTWARE

a. OPERATING SYSTEM : Windows, Linux, Novell Netware, dllb. APLIKASI : Ms.Office, GL, Corel Draw, dllc. UTILITY : anti virus, Norton Utility, Disk Doctor, dll.d. BAHASA PEMROGRAMAN : V.Foxpro, C++, Pascal, dll.

3. BRAINWARE :a. CLERICAL PERSONNELb. FIRST LEVEL MANAGERc. STAFF SPECIALISTd. MANAGEMENT

4. DATA : dokumen bukti transaksi, nota, kuitansi, dsb.5. PROSEDUR : Manual book, prosedur sistem pengendalian intern

PENGELOLA SISTEM INFORMASI

OPERATOR

PERENCANAAN STRATEGIS, KEBIJAKANDAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

PERENCANAAN TAKTIS DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

PERENCANAAN, PENGAWASAN OPERASI DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

TOPMANAGEMENT

MIDDLEMANAGEMENT

LOW MANAGEMENT

PEMROSESAN TRAN- SAKSI DAN RESPON PERMINTAAN

HUMAN ERROR

• Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.

• Operator sistem tidak mengikuti prosedur pengolahan yang benar.

• Kehilangan data atau data tidak terolah.• Salah Pemeriksaan atau pencatatan.• Salah dalam menggunakan dokumen induk / file

induk.• Kesalahan dalam prosedur pengolahan.• Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja.

ANALISIS SISTEM INFORMASI

1. Mengenali adanya elemen sistem pengolahan data hardware / software / brainware / data / prosedur.

Mengenali elemen pengolahan data melalui sarananya Mengenali elemen pengolahan data melalui contoh dokumen

2. Melihat Interaksi antar manusianya dalam organisasi :– Interaksi atasan menugasi bawahan– Interaksi bawahan melapor ke atasan– Interaksi anatar manusia dalam rapat– Interaksi antar sistem pengolahan data

3. Melihat aliran dokumennya Flow of Dokumen (FOD)4. Melihat interaksi antara manusia dan media pelaksana sistem pengolahan

datanya.– Analisis tugas misal : kemampuan menghitung manusia X kemampuan

menghitung kalkulator– Sintesis tugas misal : interaksi kasir dengan cash register : pencarian nama

barang dan harga satuan, hitung jumlah barang dikalikan harga satuan, hitung total pembelian, hitung kembalian jika sudah input nilai uang tunai, cetak bukti pembayaran

5. Menganalisis dokumen job description.

Model Hirarki manajemen

Lapisan Manajemen

Karakteristik Informasi

Jangkauan Waktu Pengendalian Contoh

TOP Management Strategis rangkuman Jangka panjang (5–10 tahun)

Visi, misi, strategis perusahaan dibandingkan dengan peluang dan tantangan dari luar

Neraca keuangan, perkembangan perusahaan

Middle Management Taktis Rekapitulasi, check-list, verifikasi

Jangka menengah (bulanan s/d 1 tahun)

Kinerja organisasi dibandingkan dengan visi, misi strategis perusahaan, dan critical success factor

General ledger, tabel pendapatan, check-list instalasi

First LineManagement

Operasional Transaksi, pencatatan

Jangka pendek (harian, mingguan)

Aktivitas / proses, transaksi dibandingkan dengan kinerja organisasi

Formulir pendaftaran, kuitansi (bukti bayar), berita acara, formulir pencatatan, laporan lembur

Sistem Informasi Penyewaan Video

Input Proses Output

Data pelangganData pemasokDetil penyewaan videoDetil pengembalian videoFaktur pembelian

Bukti pengembalian videoDaftar order videoDaftar pelangganDaftar videoLaporan penyewaan videoLaporan pengembalian videoLaporan pembelian videoRekapitulasi penyewaan video

Data pelangganData pemasokTransaksi penyewaan videoTransaksi pengembalian videoTransaksi pembelian videoPencetakan laporan

Sistem Informasi Hotel• Elemen Sistem Pengolahan Data :

– Cash register di karis hotel dan kasir restoran– Buku pencatatan check-in dan check-out tamu hotel– Papan penggantung kunci kamar hotel– Formulir isian laundry

• Interaksi antar manusia :– Tamu melakukan check-in ke resepsionis– Tamu melakukan check-out ke resepsionis– Tamu menelepon pesanan makanan dan minuman ke restoran

• Aliran dokumen :– Perjalanan formulir pesanan laundry dari kamar tamu melalui hause-

keeping sampai ke meja resepsionis atau kasir hotel• Interaksi manusia dengan sistem pengolahan data :

– Penulisan pencatatan check-in dan check-out tamu ke dalam buku tamu– Kasir-cash register– Pengisian formulir laundry oleh tamu atau petugas house –keeping– Pengisian laporan alokasi kamar tamu (status hunian) berdasarkan status

kunci pada papan penggantungnya• Job Description / struktur organisasi :

– Dokumen / diagram prosedur check-in dan check-out– Struktur organisasi hotel

Sistem Informasi Apotik• Elemen Sistem Pengolahan Data :

– Cash register di kasir– Buku pencatatan resep dokter yang dilayani

• Interaksi antar manusia :– Pemberitahuan kepada apoteker adanya resep dokter yang perlu

diverifikasi• Aliran dokumen :

– Perjalanan resep dokter dari pembeli ke petugas kasir ke apoteker sampai pemberian obat

• Interaksi manusia dengan sistem pengolahan data :– Penulisan pencatatan resep ke dalam buku transaksi harian– Kasir-cash register– Pembaharuan catatan stok obat, karena adanya transaksi pembelian

obat• Job Description / struktur organisasi :

– Dokumen / diagram prosedur penjualan obat dengan resep– Dokumen / diagram prosedur penjualan obat bebas– Dokumen / diagram prosedur pengelolaan persediaan obat– Struktur organisasi apotik

Contoh :Sistem Informasi di Apotik

Hasil survey :1. Data : - catatan persediaan obat

- daftar nama dan harga obat

- klasifikasi jenis obat

2. Informasi : - laporan persediaan obat bulanan

- laporan penjualan obat mingguan

- laporan pembelian obat bulanan

3. Pengetahuan : - prosedur mengelola persediaan obat

- tata cara pemnjualan obat bebas

- prosedur penjualan obat dengan resep

Contoh :Sistem Informasi di Hotel

Hasil survey :1. Data : - daftar kamar hotel dan tarifnya - klasifikasi kamar hotel

- data tamu yang sedang menginap hotel2. Informasi : - laporan hunian tamu bulanan

- laporan aktifitas bagian linen-laundry - laporan restoran, bar-beverage - daftar acara hotel

3. Pengetahuan : - tata tertib tamu hotel - daerah kunjungan wisata - daftar menu special restoran

PRESIDENTS EXECUTIVE COMMITTEESTAFF ASSISTANTS

EXECUTIVE VICE PRESIDENT

Vice PresidentADMINISTRATION

Vice President &COMPTROLLER

Vice PresidentMARKETING

Vice PresidentPRODUCTION

Vice President& TREASURER

Vice PresidentINFO. SYSTEMS

Vice PresidentENGINEERING

DirectorSALES

DirectorCUSTOMER

SALES

ManagerFINANCIAL

ACCOUNTING

ManagerCOST

ACCOUNTING

ManagerFINANCIALANALYSIS

DatabaseAdministrator

DirectorE D P

ManagerPRODUCT B

DirectorPROMOTION

SupervisorREGION 1

ManagerPRODUCT A

SupervisorREGION 1 Head

ACCOUNTRECEIVABLE

SupervisorREGION 1

ManagerPRODUCT C

ManagerSYSTEMS

ManagerOPERATIONS

ManagerDATA INPUT

SupervisorSYSTEM

ANALYSIS

SupervisorTAX

ACCOUNTING

Pegawai PegawaiPegawai

SupervisorGENERAL

ACCOUNTING

HeadPAYROLL

HeadGENERALLEDGER

Pegawai

Pegawai

Pegawai

HeadACCOUNT

RECEIVABLE

HeadACCOUNT

RECEIVABLE

Pegawai

Pegawai

SupervisorREGULATORYACCOUNTING

SupervisorDOCUMENT-

ATION

SupervisorPROGRAMM-

ING

Top Management

Middle Management

Lower Management

CHART OF ORGANIZATION