PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DALAM MENUNJANG EFISIENSI KERJA...
Click here to load reader
Transcript of PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DALAM MENUNJANG EFISIENSI KERJA...
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
DALAM MENUNJANG EFISIENSI KERJA
BADAN PELAYANAN DAN PERIJINAN TERPADU (BP2T)
KOTA TANGERANG SELATAN
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
oleh :
PANGGIH NURAPRIYANTO
NIM: 1112025100029
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1438 H/2017 M
LEMBAR
PENGESAHAN PANITIA UJIAN SKRIPSI
Nama : Panggih Nurapriyanto
NIM : 1112025100029
Judul Skripsi : Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang Efisiensi Kerja
Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangerang
Selatan.
Ujian Skripsi : 10 Mei 2017
Skripsi tersebut telah diperbaiki sesuai dengan saran dan komentar Tim Penguji
sebagai syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Strata Satu (S1) pada Program
Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta.
Jakarta, 14 Juli 2017
Tanda Tangan Tanggal
1. Ketua Sidang : Pungki Purnomo, MLIS ....................... ............
NIP. 19641215 199903 1 005
2. Sekretaris Sidang : Mukmin Suprayogi, M.Si ....................... ............
NIP. 19620301 199903 1 001
3. Pembimbing : Mukmin Suprayogi, M.Si ....................... ............
NIP. 19620301 199903 1 001
4. Penguji I : Alfida, M.LIS ....................... ............
NIP. 19710215 199903 2 001
5. Penguji II : Nurul Hayati, M.Hum ....................... ............
NIP.
LEMBAR PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa
1. Skripsi ini hasil karya asli yang diajukan untuk memenuhi salah satu
persyaratan memperoleh gelar strata 1 (S1) di UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta.
2. Semua sumber yang saya gunakan dalam penulisan ini telah saya
cantumkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta.
3. Jika di kemudian hari terbukti bahwa karya ini bukan hasil karya asli saya
atau merupakan hasil jiplakan dari karya orang lain, saya bersedia
menerima sanksi yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Jakarta, 10 Juli 2017
Panggih Nurapriyanto
i
ABSTRAK
Panggih Nurapriyanto (NIM: 1112025100029). Pengelolaan Arsip Dinamis
dalam Menunjang Efisiensi Kerja Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T)
Kota Tangerang Selatan. Dibawah bimbingan Mukmin Suprayogi, M. Si.
Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas
Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2016.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis dan
untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis dalam menunjang efisiensi kerja,
serta mengidentifikasi kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis di
BP2T Kota Tangerang Selatan. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif
dengan pendekatan kualitatif. Teknik yang digunakan penulis untuk
mengumpulkan data adalah observasi, wawancara, kajian pustaka dan
dokumentasi. Sedangkan, teknik analisis data meliputi reduksi data, penyajian
data dan penarikan kesimpulan. Berdasarkan hasil penelitian ini dapat
disimpulkan bahwa Badan Pelayanan Perijinan Terpadu dari beberapa aspek
dalam pengelolaan arsip dinamis belum sepenuhnya berjalan dengan baik, yang
baru hanya menjalankan empat aspek, yaitu penciptaan dan penerimaan arsip,
penggunaan arsip, penyimpanan arsip dan pemeliharaan arsip. Pengelolaan arsip
dinamis yang sudah berbasis komputer dengan menggunakan sistem Sisumaker
dapat menunjang efisiensi kerja di lingkungan BP2T, terutama dalam hal
temukembali arsip dinamis yang lebih cepat dan tepat termasuk mudah dalam
penerimaan dan pengiriman arsip dan dalam prosesnya pengelolaan arsip dinamis
di BP2T yang ditunjang SISUMAKER dapat menunjang efisiensi kerja. Dalam
pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel terdapat beberapa kendala yang
dihadapi, yaitu: tidak adanya anggaran khusus untuk pengelolaan arsip dinamis,
kurangnya pelatihan/diklat untuk pegawai dan juga kurang pegawai dari
background arsip aris, dan belum ada Standar Operasional Pekerjaan (SOP)
secara tertulis, beberapa aspek dalam pengelolaan arsip dinamis yang belum
sistematis yaitu, belum melakukan fumigasi, penyusutan dan pemusnahan arsip
dinamis.
Kata kunci: Arsip dinamis, pengelolaan arsip dinamis, efisiensi kerja
ii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbil’alamin, puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah
SWT, maha sumber ilmu yang telah memberikan nikmat jasmani dan rohani,
sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi berjudul “Pengelolaan Arsip
Dinamis dalam Menunjang Efisiensi Kerja Badan Pelayanan Perijinan Terpadu
(BP2T) Kota Tangerang Selatan” ini sesuai rencana. Shalawat dan salam tak lupa
penulis curahkan kepada junjungan ku, Baginda Rasulullah, Nabi Muhammad
SAW, keluarga dan para sahabatnya. Semoga segala kasih dan sayangNya dapat
terus kita rasakan hingga akhir perjalanan hidup kita. Amin!
Dengan berakhirnya penulisan skripsi, tentu banyak pihak yang telah banyak
membantu dan mendukung penulis. Untuk itu sepatutnya penulis ucapkan
terimakasih atas segala perhatiannya dan dukunannya, mulai dari awal studi,
penyusunan proposal hingga skripsi ini siap jilid. Oleh karena itu, penulis ingin
menyampaikan ucapan terimakasih kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, MA, selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta.
2. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil M.Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan
Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan dan
Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
4. Bapak Mu‟min Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan
dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
dan sekaligus Dosen Pembimbing Skripsi yang telah berkenan untuk
iii
memberikan bimbingan dan pengarahan serta meluangkan pikiran, tenaga dna
waktu dalam membantu penyelesaian skripsi ini.
5. Bapak Nuryudi, MLIS selaku Dosen Pembimbing Akademik yang memberikan
bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan skripsi ini.
6. Seluruh Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan ilmu
pengetahuan yang bermanfaat baik di bidang akademis, sosial dan keagamaan.
7. Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu yang telah mengijinkan penulis
melakukan penelitian di lembaga tersebut.
8. Bapak Helmi Kamaludin M.Si, Bapak Saprudin, dan Bapak Sabur S.E, sebagai
narasumber yang telah banyak membantu selama penulis melaksanakan
penelitian di Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangerang
Selatan.
9. Kedua Orangtua, Bapak Siyam dan Ibu Wagiyah Tuti tercinta dan tersayang,
terimakasih bapak dan ibu telah mendidik, membimbing, memberikan bantuan
moril dan materilserta untaian do‟a yang tak pernah putus, nasehat, perhatian,
dan selalu memberikan semangat yang mendorong penulis untuk
menyelesaikan skripsi ini.
10. Adik ku Septia Falih Anggraeni dan Dwi Yulianti yang telah memberikan
dukungannya kepada penulis, serta seluruh keluarga besar penulis yang tidak
bisa penulis sebutkan satu persatu.
11. Semua pihak yag telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini
yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, hanya do‟a dan ucapan
terimakasih yang dapat penulis sampaikan. Semoga Allah SWT membalas
iv
segala amal kebaikan kepada semua pihak yang telah membantu
menyelesaikan skripsi ini, amiiin!!
Kesempurnaan hanya miliki Allah, dan ibarat pepatah „tiada gading yang
tak retak‟, demikian pula dengan penyusunan skripsi ini, tentu saja masih banyak
kekurangan dan kekeliruan, maka sudah sepantasnya skripsi ini butuh masukan
berupa kritik dan saran yang membangun. Dengan demikian, diharapkan skripsi ini
dapat mendekati kesempurnaan itu sendiri. Akhir kata, dalam bentuk sekecil
apapun, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan
pembaca.
Jakarta, Maret 2017
Penulis
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK .............................................................................................................. i
KATA PENGANTAR ......................................................................................... . ii
DAFTAR ISI ........................................................................................................ iii
DAFTAR TABEL ............................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... vii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah .............................................................. 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah .......................................... 7
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian .................................................... 8
D. Definisi Istilah ............................................................................. 8
E. Sistematika penulisan ................................................................ 10
BAB II TINJAUAN LITERATUR
A. Definisi Arsip ............................................................................ 12
B. Arsip Dinamis ............................................................................ 14
1. Kegunaan Arsip..................................................................... 15
2. Arsip Dinamis dari Segi Waktunya ...................................... 16
3. Fungsi Arsip Dinamis ........................................................... 17
C. Siklus Hidup Arsip .................................................................... 18
D. Perlengkapan Arsip Dinamis ..................................................... 19
E. Pengelolaan Arsip Dinamis ....................................................... 21
1. Manajemen Arsip Dinamis ................................................... 21
2. Proses Pengelolaan Arsip Dinamis ....................................... 24
a. Penciptaan dan Penerimaan ........................................... 25
b. Penyimpanan .................................................................. 26
c. Pemeliharaan .................................................................. 30
d. Penyusutan dan Pemusnahan ......................................... 33
3. Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis .................................... 35
4. Ciri-Ciri Sistem Pengelolaan Arsip yang Baik ..................... 36
vi
5. Manajemen Arsip Inaktif ...................................................... 38
6. Tata Kelola Arsip Otomatis/Komputerisasi .......................... 40
F. Sistem Temu Kembali Arsip ..................................................... 42
G. Efisiensi Kerja ........................................................................... 44
H. Pengaruh Pengelolaan Arsip dalam Menunjang
Efisiensi Kerja ........................................................................... 45
I. Penelitian Terdahulu .................................................................. 46
BAB III METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ............................................... 50
B. Pemilihan Informan ................................................................. 51
C. Teknik Pengumpulan Data ....................................................... 52
1. Data Primer ......................................................................... 52
2. Data Sekunder ..................................................................... 55
D. Teknik Analisis Data ................................................................ 56
1. Reduksi Data ....................................................................... 56
2. Penyajian Data .................................................................... 57
3. Penarikan Kesimpulan ........................................................ 57
E. Jadwal Penelitian ...................................................................... 57
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T)
Kota Tangerang Selatan ............................................................ 60
1. Sejarah Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu
(BP2T) Kota Tangerang Selatan ......................................... 60
2. Tugas dan Fungsi Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu
(BP2T) Kota Tangerang Selatan ......................................... 60
3. Visi dan Misi Badan Pelayanan dan Perijinan
Terpadu (BP2T) Kota Tangerang Selatan .......................... 72
4. Struktur Organisasi Badan Pelayanan dan Perijinan
Terpadu (BP2T) Kota Tangerang Selatan .......................... 73
5. Waktu Kerja Badan Pelayanan dan Perijinan
vii
Terpadu (BP2T) Kota Tangerang Selatan .......................... 74
6. Letak Geografis .................................................................. 74
7. Perlengkapan Pengelolaan Arsip Dinamis.......................... 74
B. Hasil Penelitian ......................................................................... 75
1. Pengelolaan Arsip Dinamis di BP2T Kota Tangerang
Selatan ................................................................................ 75
2. Pengelolaan Arsip Dinamis dalam Menunjang Efisiensi
Kerja BP2T Kota Tangerang Selatan ................................. 85
3. Kendala dalam Pengelolaan Arsip Dinamis di Kota
Tangerang Selatan ............................................................. 88
C. Pembahasan .............................................................................. 90
1. Pengelolaan Arsip Dinamis di BP2T Kota Tangerang
Selatan................................................................................. 91
2. Pengelolaan Arsip Dinamis dalam Menunjang Efisiensi
Kerja BP2T Kota Tangerang Selatan ............................... 100
3. Kendala dalam Pengelolaan Arsip Dinamis di BP2T Kota
Tangerang Selata ............................................................. 103
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ............................................................................. 104
B. Saran ....................................................................................... 105
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 107
LAMPIRAN
BIODATA PENULIS
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Lingkaran Siklus Hidup Arsip .......................................................... 18
Gambar 4.1 Struktur Organisasi ........................................................................... 73
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Informan ...................................................................................... 52
Tabel 3.2 Jadwal Penelitian ......................................................................... 58
Tabel 4.1 Perlengkapan Arsip Dinamis ....................................................... 74
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Informasi di masa kini berkembang dengan sangat cepat. Hal ini yang
menjadikan semua lembaga penyedia dan pengelola informasi lebih bersunggung-
sungguh dalam menyediakan dan mengelola berbagai informasi yang mereka
miliki agar dapat dimanfaatkan dan digunakan dengan sebaik-baiknya.
Beragam informasi tersedia dalam berbagai pilihan media-media
penyimpanan, tidak hanya terbatas pada media cetakan, seperti buku, majalah,
koran saja tetapi juga dengan kecanggihan teknologi, informasi memungkinkan
untuk di simpan dalam bentuk elektronik maupun digital. Apalagi saat ini
masyarakat cenderung lebih terbiasa dengan penggunaan teknologi informasi
yang semakin maju. Kenyataan yang muncul pada masyarakat inilah yang
membuat para penyedia dan pengelola informasi berbenah diri untuk lebih
inovatif dan mengatur strategi demi menjaga eksistensinya.
Pengelola informasi sangatlah lekat dalam kehidupan kita seperti
Perpustakaan, Pusat Arsip, Pusat Dokumentasi dan masih banyak lainnya yang
berada di dalam naungan lembaga-lembaga baik pemerintahan maupun swasta.
Masing-masing pengelola informasi berfungsi sesuai dengan visi dan misi
lembaga yang dinaunginya. Salah satu pengelola informasi yaitu Pusat Arsip atau
records center yang ada di sebuah lembaga pemerintahan ataupun swasta, suatu
lembaga tentu akan melaksanakan berbagai macam pekerjaan kantor seperti
2
halnya administrasi, dengan begitu sebuah lembaga perlu memiliki pusat arsip
guna membantu penyimpanan dan pengelolaan hasil pekerjaan kantor seperti
halnya dokumen, warkat, dan sebagainya atau yang biasa disebut dengan arsip.
Pusat arsip sendiri merupakan sebuah bangunan yang digunakan sebagai tempat
penyimpanan dan pengelolaan arsip yang ada pada suatu lembaga pemerintahan
ataupun swasta, yang memiliki fungsi mengelola arsip dan menyediakan arsip
dengan cepat dan tepat ketika arsip itu dibutuhkan.
Arsip yang dimiliki oleh suatu lembaga merupakan sumber informasi atau
sumber rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk tercetak atau tidak tercetak yang
dihasilkan atau diterima oleh lembaga negara atau swasta yang digunakan dalam
pelaksanaan kegiatannya sehari-hari. Menurut Undang-undang Republik
Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menerangkan bahwa yang
dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.1
Arsip dapat dikatakan sistem yang saling keterkaitan dalam satu ikatan yang
utuh karena dapat membantu kegiatan yang ada pada suatu lembaga mulai dari
perencanaan, pelaksanaan, pengambilan keputusan, perumusan kebijakan maupun
1Republik Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan.
3
pengendalian tugas lembaga yang bersangkutan. Arsip mempunyai peranan
sebagai ―pusat ingatan, sebagai ―sumber informasi‖, dan ―sebagai alat
pengawasan‖ yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka
kegiatan ―perencanaan‖, ―penganalisaan‖, ―pengembangan‖, perumusan
kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban,
penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.2
Jadi dapat dikatakan arsip itu
adalah rekaman kegiatan yang berisi informasi dan sebagai sumber ingatan yang
juga mempunyai fungsi dan nilai guna yang sangat penting dan perlu ada dalam
kegiatan sehari-hari dalam hal pengambilan keputusan, bukti pertanggung
jawaban yang valid dan penyelenggara kegiatan administrasi di lembaga negara,
pemerintahan, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi masyarakat, lembaga
swasta dan sebagainya.
Arsip sebagai informasi yang diterima dan dihasilkan oleh suatu lembaga
pemerintah atau swasta pada dasarnya akan digunakan kembali oleh pengguna
sebagai bahan rujukan dalam kegiatan perkantoran sehari-hari, dengan begitu
arsip tersebut arsip yang masih diperlukan secara langsung dan memiiliki
frekuensi penggunaan yang tinggi yang disebut dengan arsip dinamis. Arsip
dinamis merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi yang
digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan
2Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan
Tinggi. (Jakarta : Bumi Aksara, 2012).h. 2
4
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara. 3
Kantor Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu yang pada nyatanya di sebut
dengan BP2T Kota Tangsel adalah salah satu lembaga pemerintah yang berada di
Kota Tangerang Selatan yang memiliki tugas dan fungsi melayani dan
memberikan izin dalam pembangunan khususnya di wilayah Tangerang Selatan.
BP2T Kota Tangsel sendiri memiliki sebuah pusat arsip yang berfungsi sebagai
unit pengelola arsip-arsip administrasi dan arsip-arsip izin pembangunan yang
dihasilkan dan diterima dari setiap unit kerjanya. Arsip yang diterima dan
dihasilkan oleh BP2T Kota Tangsel termasuk jenis arsip dinamis yang frekuensi
penggunaanya masih tinggi, karena masih seringnya arsip itu digunakan dalam
membantu kegiatan sehari-hari yang ada di lingkungan BP2T Kota Tangsel. Arsip
dinamis yang dimiliki merupakan alat yang memberikan kontribusi dalam
membantu mempengaruhi dan melandasi pengambilan keputusan atau perumusan
kebijakan di BP2T Kota Tangsel. Tetapi pada dasarnya BP2T Kota Tangsel
memiliki unit kerja yang berkaitan antara satu dengan yang lainnya sesuai dengan
deskripsi kegiatannya masing-masing, dari kegiatan tersebut unit kerja
menghasilkan atau menerima berbagai macam arsip dalam berbagai bentuk, arsip
inilah yang nantinya akan dikelola berdasarkan deskripsinya dengan begitu
memudahkan pengguna dalam mencari dan temu kembalinya.
Dalam bidang kearsipan terdapat aspek penting yang harus diperhatikan
yakni pengelolaan arsip/manajemen rekod. Manajemen rekod merupakan bagian
3 I.G Wursanto, Kearsipan 2. (Yogyakarta : Kanisius, 1991), h. 18
5
dari tanggung jawab manajemen untuk menciptakan suatu kontrol yang sistematis
dan efisien mulai dari tahap penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan,
dan pemusnahan arsip/rekod.4 Karena pada dasarnya arsip yang disimpan akan
digunakan kembali oleh pengguna yang memiliki akses. Di dalam manajemen
arsip ini lah diatur tata cara pengelolaan arsip yang sistematis, seperti tahapan-
tahapan yang dilakukan mulai penciptaan dan penerimaan arsip, pendistribusian
arsip, penggunaan arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan
arsip, hingga pemusnahan arsip.
Dalam surat Al-Hujuraat ayat 6 :
تبإ ف
اسق بي
م ف
آمىوا إن جاءك ذي
ها ال ي
وما يا أ
صيبوا ق
ن ث
ىوا أ بي
ادمين )تم ه
عل
ى ما ف
تصبحوا عل
ة ف
٦بجهال
Artinya: “Wahai orang-orang yang beriman! Jika seseorang yang fasik
datang kepadamu membawa suatu berita, maka telitilah kebenarannya agar
kamu tidak mencelakakan suatu kaum karena kebodohan (kecerobohan)
yang akhirnya kamu menyesali perbuatanmu itu”.5
Pada ayat di atas ada kalimat, ىوا تبي periksalah dengan teliti” yang― ف
dimaksud periksalah dengan telitilah berita itu dengan cermat, tidak tergesa-
4 ISO 15489-1: 2001, ―Information and documentation- Records Management‖. First edition.
Diakses pada 20 Maret 2016 dari https://www.iso.org/standard/62542.html 5 Marwan bin Musa Hafidzhahullahu, ―Tafsir Al Quran Al Karim‖. 05 April 2013. Diakses
pada 02 Februari 2017 dari www.tafsir.web.id/2013/04/-al-hujuraat-ayat-1-11.html
6
gesa menghukumi perkara dan tidak meremehkan urusan, sehingga benar-
benar menghasilkan keputusan yang benar.6
Seperti ayat di atas arsip juga harus diteliti dan di cek kebenarannya tidak
hanya diterima atau diciptakan begitu saja oleh suatu lembaga. Karena arsip yang
mempunyai kegunaan sangat penting dan bukti yang valid untuk berjalannya
kegiatan sehari-hari pada suatu lembaga seperti pengambilan keputusan, bahan
pertanggung jawaban, maupun alat pengawasan. Maka perlunya arsip diteliti dan
di cek kebenarannya karena arsip memiliki informasi yang sangat penting
didalamnya, karena jika suatu saat arsip itu digunakan tidak akan merugikan
pengguna yang akan menggunakannya.
Sistem temu kembali arsip adalah hal yang sangat diperlukan dalam
pengelolaan arsip, karena jika sistem temu kembali arsip itu tidak berjalan dengan
baik, arsip akan sulit dicari dan ditemukan pada saat dibutuhkan atau akan
digunakan. Dengan menerapkan teknologi dalam sistem pengelolaan arsip secara
komputerisasi menggunakan software Sistem Surat Masuk Keluar
(SISUMAKER) untuk menunjang efisiensi kerja BP2T Kota Tangsel dalam
memberikan pelayanan yang prima kepada pengguna, terutama dalam proses
temu kembali arsip yang dibutuhkan.
Seperti didalam Q.S Al-‗Asr (103:1-3) Allah SWT bersumpah demi waktu
dikarenakan banyaknya hamba tidak lihai dalam memanfaatkan waktu sehingga
apa yang mereka usahakan tidaklah mencapai hasil yang maksimal.
6 Muhammad bin Alwi, ―Cara Menerima Informasi Menurut Al-Qur‘an (Bag 2)”. 25 Januari
2015. Diakses pada 02 Februari 2017 dari www.khazanahalquran.com
7
عصر ) سر )١وال
في خ
سان ل
آمىوا وع٢( إن إلاو ذي
الحات ( إال ال وا الص
مل
بر ) واصوا بالصحق وث
واصوا بال
٣وث
Artinya: “Demi masa, sesungguhnya manusia itu benar-benar dalam
kerugian. Kecuali orang-orang yang beriman dan mengerjakan amal saleh dan
nasehat menasehati supaya mentaati kebenaran dan nasehat menasehati supaya
menetapi kesabaran”.7
Seperti ayat diatas dengan menerapkan teknologi informasi dalam
pengelolaan arsip dinamis agar dapat meningkatkan efisiensi kerja di BP2T Kota
Tangsel dengan begitu pekerjaan yang dilakukan lebih menghemat waktu dan
diharpkan pekerjaan menjadi lebih maksimal.
Namun dalam penerapan sistem pengelolaan arsip secara komputerisasi
harus didukung dengan sumber daya manusia yang kompeten baik dari aspek
pengetahuan, keahlian dan sikap yang salah satunya dengan teknologi digunakan
tersebut dan juga sarana dan prasarana. Penerapan pengelolaan arsip tersebut pun
masih dilakukan evaluasi secara berkala mengacu pada Standar Operasional
Prosedur (SOP) yang telah dibuat menuju proses penyempurnaan dan
pengembangan untuk menunjang efisiensi kerja BP2T Kota Tangsel dalam
memberikan pelayanan kepada masyarakat.
7 Rudi Abu Zaka, “Tafsir Ibnu Katsir: tafsir surat Al-‘Asr ayat 1-3”. 10 Oktober 2015.
Diakses pada 20 Juni 2017 dari http://www.ibnukatsironline.com/2015/10/tafsir-surat-al-asr-ayat-1-3.html
8
Berdasarkan paparan permasalahan di atas penulis tertarik untuk melakukan
penelitian lebih lanjut tentang, “Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang
Efisiensi Kerja Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota
Tangerang Selatan.
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
1. Pembatasan Masalah :
Untuk memperoleh hasil penelitian yang sesuai dengan masalah yang telah
dipaparkan di atas, maka penelitian ini hanya akan membatasi masalah pada
pengelolaan arsip dinamis, pengaruh pengelolaan arsip dinamis terhadap
efisiensi kerja, kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis di
BP2T Kota Tangsel.
2. Perumusan Masalah :
a. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan oleh BP2T Kota
Tangerang Selatan?
b. Bagaimana pengaruh pengelolaan arsip dinamis terhadap efisiensi kerja
BP2T Kota Tangerang Selatan?
c. Kendala apa yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis di BP2T
Kota Tangerang Selatan?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan dari penelitian ini adalah :
a. Untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis BP2T Kota Tangerang
Selatan.
9
b. Untuk mengetahui pengaruh pengelolaan arsip dinamis dalam efisiensi
kerja BP2T Kota Tangerang Selatan.
c. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi dalam pengelola arsip dinamis
di BP2T Kota Tangerang Selatan.
2. Manfaat Penelitian
a. Memberikan masukan kepada BP2T Kota Tangsel sehingga dapat
meningkatkan dan mendukung kegiatan kerja yang ada agar sesuai dengan
tujuan yang telah ditentukan agar memudahkan proses pengelolaan arsip.
b. Dapat dijadikan pertimbangan oleh manajemen dalam pengambilan
keputusan atau kebijakan BP2T Kota Tangsel.
c. Manfaat bagi penulis dalam penelitian ini untuk menambah pengetahuan
dan ilmu tentang sistem pengelolaan arsip dinamis yang baik dan benar.
D. Definisi Istilah
Untuk memudahkan dalam memahami dan menganalisa penelitian ini, penulis
menyampaikan definisi istilah yang penulis bahas seperti dibawah ini :
1. Arsip
Arsip adalah sumber informasi terekam dalam berbagai bentuk dan media
yang diterima dan dihasilkan dari kegiatan suatu lembaga baik pemerintah
atau swasta yang kemudian dikelola dan disimpan sebagai bukti pertanggung
jawaban, serta bahan pertimbangan bagi pimpinan dalam pengambilan
keputusan yang ada pada Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T)
Kota Tangsel.
10
2. Arsip Dinamis
Arsip dinamis sendiri dibagi menjadi dua yaitu: arsip dinamis aktif dan arsip
dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang berada di setiap unit
kerja dan masih sering digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Arsip dinamis
inaktif adalah arsip yang retensi penggunaannya sudah menurun tetapi masih
disimpan untuk memenuhi syarat retensi.
3. Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip adalah dimana arsip yang diterima atau dihasilkan dari hasil
kegiatan akan diolah yang kemudian disimpan yang nantinya akan digunakan
untuk membantu kegiatan yang ada pada suatu lembaga mulai dari
perencanaan, pelaksanaan, pengambilan keputusan, perumusan kebijakan
maupun pengendalian tugas lembaga yang bersangkutan.
4. Temu Kembali
Temu Kembali adalah suatu proses untuk mengidentifikasi, kemudian
memanggil (retrieval) suatu dokumen dari suatu simpanan (file), sebagai
jawaban atas suatu informasi.
5. Efisiensi
Menurut Sedarmayanti ―efisiensi adalah perbandingan terbaik atau
rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang
dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan, atau input‖.8
Efisiensi dari sistem pengelolaan arsip dinamis ini adalah untuk membantu
8 Sedarmayanti, Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantora. (Bandung : CV
Mandar Maju, 2001), h.112.
11
kerja BP2T Kota Tangsel dalam hal kecepatan temu kembali arsip yang akan
digunakan atau dibutuhkan dalam kegiatan sehari-sehari yang ada pada
lembaga tersebut.
E. Sistematika Penulisan
Bab I Pendahuluan
Bab ini menjelaskan tentang latar belakang, perumusan dan pembatasan
masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi istilah, dan sistematika
penulisan.
Bab II Tinjaun Literatur
Bab ini berisi landasan teori dan tinjauan pustaka yang digunakan dalam
kegiatan penelitian. Bagian pertama dari bab ini berisi landasan teori yang
digunakan oleh peneliti untuk mendukung kegiatan penelitian dan penulisan
hasil penelitian. Sedangkan bagian kedua berisi penelitian terdahulu terkait
dengan subyek penelitian yang peneliti lakukan dengan berbagai referensi
tersebut.
Bab III Metode Penelitian
Bab ini penulis membahas jenis dan pendekatan penelitian, pemilihan
informan, teknik pengumpulan data, teknik analisis data, dan jadwal
penelitian.
Bab IV Hasil Penelitian Dan Pembahasan
Bab ini berisi tentang profil objek penelitian, hasil penelitian dan pembahasan
tentang pengelolaan arsip dinamis dalam menunjang efisiensi kerja di BP2T
Kota Tangsel.
12
Bab V Penutup
Bab ini merupakan bab terakhir yang menjelaskan penelitian laporan yang
dilengkapi dengan kesimpulan dan saran. Pada bagian akhir terdapat daftar
pustaka dan lampiran-lampiran yang menjelaskan tentang penelitian ini.
13
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Definisi Arsip
Arsip adalah informasi terekam yang dihasilkan atau diterima oleh sebuah
instansi lembaga atau perorangan dalam melaksanakan kegiatannya terutama
yang berkaitan dengan masalah administrasi, hukum dan bisnis.9 Di Indonesia
kata rekod lebih lazim dikenal dengan istilah arsip dinamis, sedangkan arsip
lebih mengacu pada arsip statis.
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No.43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.10
Pengertian arsip menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN),11
yaitu
segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta,
bagan, atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya,
9 Sulistyo-Basuki, Materi Pokok Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996),
h.1 10
Republik Indonesia. ―Undang-Undang Republik Indonesia No.43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan,‖ artikel diakses pada 22 Maret 2016 dari www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-Tentang-Kearsipan.pdf
11 Lembaga Administrasi Negara (LAN). ―Pedoman Tata Surat-Menyurat dan Kearsipan,‖
artikel diakses pada 13 September 2016 dari www.duniaarsip.com/pengertian-arsip-menurut-lembaga-
administrasi-negara.html/
14
aslinya atau salinannya, serta dengan segala penciptaannya dan yang dihasilkan
atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-
fungsi, kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-
pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya
informasi yang terkandung di dalamnya.
Dari beberapa pengertian tentang arsip yang telah penulis jabarkan, maka
dapat disimpulkan pengertian arsip adalah sumber informasi terekam dalam
berbagai bentuk dan media yang diterima atau dihasilkan dari kegiatan suatu
lembaga pemerintah atau swasta yang kemudian dikelola dan disimpan sebagai
bahan perencanaan, pengorganisasian, bukti pertanggung jawaban, serta bahan
pertimbangan bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan.
B. Arsip Dinamis
Menurut Saiman dalam bukunya Manajemen Sekretaris yang dimaksud
dengan arsip dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara.12
Sedangkan Sulistyo-Basuki mengartikan ―Arsip dinamis (record) adalah
informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau
diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau
melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut‖.13
12
Saiman, Manajemen Sekretaris (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002), h. 102 13
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis. (Jakarta: Gramedia Pustaka, 2003), h.13
15
1. Jenis dan Pembagian Arsip Dinamis
Arsip dinamis berdasarkan penggunaannya yang masih berada disetiap
unit kerja dibedakan menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.
a. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-
menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi
sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengolah (centra file).14
b. Arsip dinamis inaktif adalah yang sudah jarang dipergunakan. Setiap
jenis arsip mempunyai nilai guna tertentu yang akan dijadikan patokan
di dalam menentukan lama arsip atau retensi arsip itu di simpan di
record center. Setelah habis masa retensinya arsip akan dimusnahkan
atau kalau mempunya nilai nasional akan menjadi arsip statis yang harus
dikirim kepada Arsip Nasional (ANRI).15
Berdasarkan paparan mengenai arsip dinamis dapat disimpulkan arsip
dinamis adalah arsip yang diterima atau dihasilkan oleh lembaga
pemerintahan atau swasta yang masih disimpan di unit kerja (centra file)
yang digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi, bahan rujukan
dan sebagai bukti aktivitas kegiatan sehari-hari. Arsip dinamis dibedakan
menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Sedangkan lebih
spesifik arsip dinamis dibedakan menjadi 5, yaitu:16
14
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan., h. 4 15
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan. (Jakarta : Gramedia, 1989), h. 16 16
Sulistyo-Basuki, Materi Pokok Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996),
h. 65-66.
16
a. Korespondensi. Yang termasuk korespondensi adalah surat,
memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan dokumentasi terkait.
b. Rekod Transaksi. Merupakan formulir dan korespondensi yang
menunjukkan adanya kegiatan transaksi.
c. Rekod Proyek. Yang termasuk rekod proyek adalah korespondensi,
nota, dan data lain yang terkaitpada proyek tertentu pengembangan
produk atau pelaksanaan kegiatan suatu proyek.
d. Berkas Kasus. Yang termasuk berkas kasus yaitu rekam medis, klaim,
tuntutan hukum, kontrak, asuransi, dan berkas sejenis.
e. Berkas Khas. Yang termasuk kedalam berkas khas adalah peta dan
gambar, pita/gulungan real, foto sinar X, foto, kliping, berkas rujukan
tercetak dan media terbacakan mesin.
2. Arsip Dinamis dari Segi Waktunya
Menurut Sulistyo-Basuki dilihat dari segi waktunya arsip dinamis dapat
dibagi menjadi arsip dinamis jangka panjang dan arsip dinamis temporer.
Arsip dinamis jangka panjang mencakup arsip dinamis sejarah instansi,
lembaga, badan korporasi, garis haluan dan prosedur, dan kertas pribadi
yang memiliki makna historis; dengan kata lain arsip dinamis yang memiliki
nilai bersinambungan bagi instasi/lembaga atau perorangan.
Arsip dinamis temporer adalah arsip (dinamis) yang tidak memiliki nilai
bersinambungan atau permanen bagi organisasi atau badan. Arsip dinamis
temporer termasuk jawaban atas surat masuk, permintaan rutin, memo untuk
17
kegiatan jangka pendek, kartu kontrol proyek dan semua formulir yang
memiliki sifat rutin.17
3. Fungsi Arsip Dinamis
Arsip dinamis sendiri arsip yang masih sering dirujuk atau digunakan
dalam kegiatan sehari-hari di lembaga atau organisasi, fungsi dasar arsip
dinamis18
, yaitu:
a. Sebagai bukti (evidence)
b. Sebagai bahan referens (referens material) bagi badan korporasi untuk
fakata, latar belakang, dan ide-ide yang bisa digunakan dalam proses
pengambilan keputusan.
c. Agar dapat disesuaikan dengan peraturan pemerintah dalam
penjadwalan retensi arsip.
Berdasarkan fungsi dasar arsip dinamis di atas perlunya unit pengelola
rekod aktif secara baik dan benar, berdasarkan nilai informasi yang
terkandung di dalamnya maka perlunya unit pengelola arsip.
Kegiatan yang dilakukan dalam mengelola rekod aktif,19
adalah:
a. Pemberkasan, yaitu kegiatan untuk melakukan penataan fisik berkas
menurut metode tertentu (filling system) misalnya menurut nomor, abjad
atau subjek.
17
Sulistyo-Basuki, Materi Pokok Pengantar Kearsipan. , h. 29 18
Penn Ira A, ―Records management handbook”. (England: Gower House, 1992) h. 107 19
Nina Mayesti. Perancangan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Aktif Pada Pusat Ilmu
Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia. (Tesis S2 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,
Universitas Indonesia, 2003) h.20
18
b. Pembuatan sistem temu kembali, yaitu kegiatan untuk membuat sarana
temu balik rekod berupa pengawasan terhadap isi rekod berdasarkan
prinsip asal-usul dan urutan asli.
C. Siklus Hidup Arsip
Menurut Sedarmayanti lingkaran siklus hidup kearsipan20
, yaitu
Gambar 2.1
Lingkaran Siklus Hidup Arsip
1. Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip,
yaitu yang bentuknya berupa konsep, daftar, formulir dan sebagainya.
2. Tahap pengurusan dan pengendalian, yaitu tahap di mana surat masuk/keluar
dicatat sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut
diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.
20
Sedarmayanti. Tata Kearsipan : dengan memanfaatkan teknologi modern. (Bandung:
Mandar Maju, 2008) h. 44
19
3. Tahap referensi, yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan
administrasi sehari-hari. Setelah surta tersebut diklasifikasikan dan diindeks,
maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.
4. Tahap penyusutan, adalah kegiatan pengurangan arsip.
5. Tahap pemusnahan, pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunya nilai
guna lagi dapat dilakukan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan Swasta.
6. Tahap Penyimpanan di Unit Kearsipan, Arsip yang sudah menurun nilai
gunanya (arsip inaktif) didaftar, kemudian dipindah penyimpanannya pada
unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku.
7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI/Arsip Nasional Daerah. Tahap ini
merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan.
D. Perlengkapan Arsip Dinamis
Perlengkapan kearsipan sangat besar pengaruhnya dalam keberhasilan
pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan oleh suatu lembaga atau organisasi,
sehingga dibutuhkannya perlengkapan yang memadai untuk mengelola arsip
dinamis. Perlengkapan arsip dapat berupa boxfile, stop map, paper clip dan lain
sebagainya.21
Ada beberapa perlengkapan lain yang sekiranya dapat digunakan
dalam pengelolaan arsip dinamis, antara lain:22
1. Perangkat elektronik. Perangkat elektronik dapat digunakan untuk
komputerisasi arsip dinamis. Seiring dengan bentuk arsip dinamis yang
21
Malabay. ―Kajian Analisis Dan Perancangan Model Manajemen Arsip Dalam Rangka
Tertib Administrasi Kearsipan (Studi Kasus: Fakultas Ilmu Komputer).‖ Jurnal Ilmu Komputer V. 10
no.2 (September 2014)h. 75 22
Jonner Hasugian, ―Pengantar Kearsipan.‖ Artikel diakses pada 20 Juli 2016 dari
http//usu.ac.id.
20
beragam, maka organisasi membutuhkan perlengkapan elektronik untuk
memperlancar pengelolaan arsip dinamis. Adapun yang termasuk perangkat
elektronik adalah komputer, mesin print, mesin scan, microreader, mesin fax
dan sebagainya. Perangkat elektronik membantu pengelolaan arsip secara
cepat dan akan menghemat ruang penyimpanan. Namun, selain memiliki
kelebihan, perangkat elektronik dapat rusak karena kesalahan dalam
pengoperasian perangkat elektronik yang tidak sesuai dengan
prosedur/human eror.
2. Map, yaitu lipatan kertas/karton manila/berbahan plastik mika yang
digunakan untuk menyimpan arsip.
3. Filing cabinet berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara
vertikal (berdiri) yang berfungsi sebagai tempat menyimpan berkas-berkas
atau arsip.
4. Folder, yaitu lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat
panjang yang berguna untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu
kelompok arsip di dalam filing cabinet.
5. Guide, yaitu lembaran kertas tebal/karton manila yang berfungsi sebagai
penunjuk dan atau sekat/pemisah.
6. Almari arsip adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip.
7. Rak arsip yaitu sejenis lemari tidak berpintu, yang dijadikan tempat untuk
menyimpan arsip.
8. Box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip.
Box file ini nantinya akan ditempatkan pada rak arsip.
21
9. Rotary filing adalah perlengkapan rekod yang dapat berputar (terutama rekod
yang berupa kartu).
10. Cardex merupakan alat yang memiliki laci-laci yang dapat ditarik dan
berfungsi sebagai tempat menyimpan arsip yang berupa kartu.
11. File yang dapat dilihat (visible reference record file), adalah alat yang
berfungsi sebagai tempat menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa
leaflet, brosur dan sebagainya.
E. Pengelolaan Arsip Dinamis
1. Manajemen Arsip Dinamis
Menurut Judith Read Smith manajemen rekod adalah pengawasan
sistematis dari semua rekod mulai dari penciptaan atau penerimaan, lalu
tahap pemrosesan, distribusi, pengorganisasian, penyimpanan dan temu
kembali, sampai dengan tahap pemusnahan terakhir.23
Arsip sebagai sumber informasi atau sumber ingatan pastinya akan
selalu berkembang seiring perkembangan zaman, dengan begitu arsip yang
diterima atau dihasilkan oleh suatu lembaga baik pemerintah ataupun swasta
perlu memiliki pengelolaan arsip.
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,
mengartikan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip
23
Read-Smith, dkk, ―Record Management”. (USA: South Western, 2002). h. 2
22
dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan,
penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip.24
Arsip memiliki sistem yang saling terkait dalam satu ikatan yang utuh
karena dapat membantu kegiatan pada suatu lembaga mulai dari
perencanaan, pelaksanaan, pengambilan keputusan, perumusan kebijakan
maupun pengendalian tugas lembaga yang bersangkutan. Karena arsip
memiliki informasi yang sangat berharga maka perlunya arsip dikelola
dengan baik, pengelolaan arsip inilah yang biasa disebut dengan manajemen
rekod.
Menurut Wursanto sistem filing disebut juga dengan istilah sistem
kearsipan, sistem administrasi kearsipan, dan istilah yang lebih populer ialah
filing system. Tetapi ada pula yang menyebutkan manajemen kearsipan atau
record management, tetapi yang jelas semua istilah itu mengandung
pengertiaan yang sama, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan
arsip.25
Dalam bukunya Sedarmayanti yang berjudul Tata Kearsipan, George
R.Terry, mendefinisikan ―Manajemen merupakan proses khas, terdiri dari
tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan yang
24
Republik Indonesia. ―Undang-Undang Republik Indonesia No.43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan,‖ artikel diakses pada 22 Maret 2016 dari www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-Tentang-Kearsipan.pdf
25 Ig. Wuranto, Kearsipan 2. (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h.21
23
dilakukan untuk menentukan dan mencapai sasaran yang telah ditetapkan
melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber lainnya.‖26
Persyaratan fungsional sistem manajemen rekod adalah mengelola dan
merekam proses penataan rekod yang mencakup registrasi, klasifikasi,
pengindeksan, perawatan, penelusuran, temu kembali, pemusnahan,
pelaporan, pelacakan dan akses kontrol.27
Menurut Dhifa Peggy Tagbotor, dkk menerangkan Records
Management adalah manajemen professional ketika informasi dalam bentuk
fisik atau arsip diterima atau dibuat kemudian diolah, didistribusikan dan
ditempatkan dalam sistem penyimpanan, sampai pengambilan arsip untuk
digunakan hingga akhirnya pemusnahan atau retensi penyimpanan permanen
arsip.28
Tujuan manajemen rekod adalah sebagai berikut29
, yaitu :
a. Untuk menyediakan informasi yang akurat dan lengkap yang
dibutuhkan untuk menjalankan organisasi secara efisien,
b. Untuk memproses informasi terekam seefisien mungkin,
c. Untuk menyediakan informasi dan rekod dengan biaya yang murah,
d. Untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelanggan atau
pengguna rekod.
26
Sedarmayanti, Tata Kearsipan: dengan memanfaatkan teknologi modern., h. 24 27
Kennedy, Jay and Cherry Schauder. ―Record Management: A Guide to Corporate Record
Keeping.2nd ed. (Sydney: Longman Australia, 1998), h. 199 28
Dzifa, Peggy Tagbotor. dkk. ―Analysis of Reecords Mangement and Organizzational
Performance‖, International Journal of Academic Research in Accounting, Finance and Management
Sciences, vol 5 No. 2, Ghana 2015, h.4 29
Robek, dkk. Information and Record Management. (California: Glencoe, 1987), h. 8.
24
Jadi secara umum kearsipan memiliki tujuan untuk menjamin
keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana,
pelaksanaan dan penyelenggaraan, serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi pemerintah. Maka perlunya unit kearsipan
yang mengelola arsip tersebut, tugas pokok yang dimiliki unit kearsipan,30
yaitu :
a. Menerima warkat.
b. Mencatat warkat.
c. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan.
d. Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem
tertentu.
e. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
f. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.
g. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.
2. Proses Pengelolaan Arsip Dinamis
Manajemen kearsipan sangat dibutuhkan di sebuah lembaga pemerintah
atau swasta agar arsip yang dimiliki dapat dikelola secara baik dan benar,
maka dari itu pengelola arsip dinamis perlu mengetahui proses manejemen
arsip.
Pengelola arsip dinamis adalah suatu kegiatan yang secara efisien dan
sistematis meliputi penciptaan dan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan,
penyusutan dan pemusnahan.
30
Sedarmayanti. Tata Kearsipan: dengan memanfaatkan teknologi modern., h. 43
25
“Record management is the field of management responsible for the
efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use
and disposition of records.”31
a. Penciptaan dan Penerimaan
Dalam pengelolaan arsip dinamis penciptaan dan penerimaan arsip
dinamis yang dilakukan oleh suatu lembaga atau organisasi adalah tahap
awal yang dilakukan agar arsip dapat dikelola dengan baik dan benar.
Dengan penciptaan dan penerimaan arsip dinamis yang dilakukan oleh
suatu lembaga dan organisasi menjadikan informasi yang terdapat di
dalamnya akan berguna bagi kegiatan sehari-hari dan juga sebagai
pedoman bagi pimpinan untuk menentukan suatu kebijakan. Penciptaan
arsip dinamis yang dilakukan oleh suatu lembaga ataupun organisasi
memiliki beberapa tahap seperti berikut:32
1) Menerima dikte atau konsep tertulis dari pimpinan.
2) Membuat konsep surat, hasil dikte segera dikonsepkan dengan
tulisan dan disusun sesuai bentuk surat yang benar dan yang
dikehendaki pimpinan.
3) Mencatat pada buku registrasi keluar. Setelah konsep selesai dibuat
kemudian diketik maka diberikan kepada pimpinan untuk diperiksa.
4) Mengetik surat dalam bentuk akhir.
5) Meminta tanda tangan pimpinan.
6) Mengecek surat yang akan dikirim.
31
Elizabeth Shepherd and Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of principles and
practice. (London: Facet Publishing, 2003), h.1 32
Ig. Wursanto, Kearsipan 1. (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 111
26
7) Mendistribusikan surat.
Adapun prosedur dalam proses penerimaan arsip dinamis yang
dilakukan, sebagai berikut:33
1) Penerimaan
2) Penyortiran
3) Pembukaan surat
4) Pencatatan
5) Pengarahan dan penerusan
6) Penyampaian surat
7) Penyimpanan berkas arsip/ surat masuk.
Sehingga dapat diketahui dari penjelasan di atas tahap penciptaan dan
penerimaan arsip merupakan tahap awal suatu informasi akan menjadi
arsip atau tidaknya. Oleh karena itu dari tahap penciptaan dan
penerimaan inilah menjadi hal yang penting dalam pengelolaan arsip
dinamis yang ada pada suatu lembaga.
b. Penyimpanan
Terdapat tempat penyimpanan arsip yang dikenal dengan nama
records centre atau pusat arsip dinamis. Pusat arsip dinamis
merupakan tempat penyimpanan secara fisik yang aman untuk
33
Abdan Syakuro, ―Cara Menangani Surat atau Dokumen Kantor.‖ Artikel diakses pada 15
Mei 2017 dari http://www.mediapustaka.com/2014/11/menangani-suratdokumen-kantor.html?m+1
27
melindungi arsip dinamis. Pusat arsip dinamis terdiri dari tiga pilihan,34
yaitu:
1. Penyimpanan Onsite
Jenis pusat arsip dinamis ini menggunakan ruangan yang tersedia
di perusahaan yang bersangkutan. Ruangan tersebut harus
memenuhi persyaratan fisik dan lingkungan untuk menyimpan
arsip dinamis. Jenis ini cocok bagi perusahaan yang memiliki arsip
dinamis dalam jumlah sedikit.
2. Penyimpanan Off-site
Pada jenis pusat dinamis ini, perusahaan harus mendirikan ruangan
untuk menyimpan arsip dinamis. Biasanya lokasi penyimpanan
jauh dari kota dengan maksud untuk menghemat biaya. Pusat arsip
dinamis ini disiapkan untuk menangani arsip dinamis dalam
jumlah besar.
3. Penyimpanan Komersial
Pusat arsip dinamis ini dikelola oleh pihak swasta. Perusahaan
dapat membuat kontrak kerja dengan perusahaan yang
menyediakan layanan tersebut atau menyewa tempat yang dikelola
suatu perusahaan untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan
arsip dinamis.
34
Elizabeth and Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of principles and practice.
(London: Facet Publishing, 2003).
28
Menurut Sedarmayanti, terdapat beberapa azas penyimpanan arsip,
yaitu:35
1. Azas Sentralisasi
Dalam azas ini penyimpanan arsip dalam suatu organisasi
dipusatkan pada satu unit kerja khusus yang sering disebut sentral
arsip atau dalam kantor-kantor sering ditangani oleh unit tata usaha
yang merupakan unit sentral pengiriman surat. Dengan sentralisasi
arsip, maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses,
akan disimpan di sentral arsip. jadi dengan sistem ini, unit-unit lain
dalam organisasi tidak menyelenggarakan kegiatan arsip.36
2. Azas Desentralisasi
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-
masing unit dalam suatu organisasi. Azas ini biasanya digunakan
oleh organisasi yang besar/kompleks kegiatannya, dan masing-
masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang
khusus.
3. Azas kombinasi Sentralisasi-Desentralisasi
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan
antara azas Sentralisasi dengan Desentralisasi. Azas ini digunakan
untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada azas Sentralisasi
dan Desentralisasi. Arsip yang bersifat umum atau dibutuhkan oleh
35
Sedarmayanti, Tata Kearsipan : dengan memanfaatkan teknologi modern., h.45 36
Zulkifli amsyah.,Manajemen Kearsipan. (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 1991),
h.16
29
semua unit disimpan di pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang
sifatnya khusus disimpan di masing-masing unit.
Berdasarkan ketiga azas penyimpanan tersebut, dalam
penyelenggaraan di tiap-tiap organisasai atau kantor berbeda-beda
sesuai dengan kebutuhannya dan pelaksanaannya pun tergantung dari
tujuan penyelenggaraan penyimpanan arsip yang ingin dicapai oleh
organisasi tersebut.
Selanjutnya menurut Barthos, ada lima sistem tata cara mengarsip
surat,37
yaitu :
1. Sistem Abjad, adalah suatu sistem untuk menyususn arsip dalam
urutan A sampai Z. Untuk dapat menyusun tersebut dibagi 4
golongan yaitu menurut nama perorangan, nama perusahaan, nama
instansi pemerintah, dan nama organisasi sosial lainnya.
2. Sistem Subjek, adalah penggolongan dimana dokumen-dokumen
disusun menurut perihal, menurut nama-nama perusahaan,
koresponden dan sebagainya.
3. Sistem Geografis, adalah penyusunan arsip dimana surat-surat atau
arsip dibagi menurut letak wilayah.
4. Sistem Nomor, merupakan sistem tata arsip yang tidak langsung,
karena sebelum menentukan nomor-nomor yang diperlukan, maka
petugas arsip lebih dahulu membuat daftar-daftar kelompok
37
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan: untuk lembaga negara, swasta dan pergurutan
tinggi. (Jakarta: Bumi Aksara, 2007), h. 44.
30
masalah-masalah seperti pada sistem subjek, baru kemudian
diberikan nomor dibelakangnya.
5. Sistem Kronologis, yaitu sistem yang penyusunan arsip atau surat-
surat menurut urutan tanggal dari datangnya surat-surat tersebut.
Surat-surat yang datang lebih akhir ditempatkan pada yang paling
depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat.
Berdasarkan dari kelima sistem penyimpanan tersebut, tidak ada
penyimpanan yang lebih baik. Hal itu dikarenakan baik tidaknya sistem
penyimpanan yang dilakukan tergantung dari lembaga atau organisasi
yang bersangkutan dalam menerapkan sistem penyimpanan dalam
pengelolaan arsip dinamis. Jadi dengan begitu sistem penyimpanan
dapat dikatakan mempunyai karakteristik tertentu yang dapat diterapkan
secara maksimal oleh suatu lembaga ataupun organisasi.
c. Pemeliharaan
Pemeliharaan terhadap arsip dinamis perlu dilakukan terutama suatu
lembaga atau organisasi yang mempunyai kegiatan yang berkaitan
dengan arsip dinamis, karena arsip dinamis yang berisi informasi sangat
perlu pemeliharaan arsip dinamis dari segala kerusakan dan kemusnahan
karena untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan
keselamatan fisik arsip dinamis sekaligus dengan isinya.
Jadi sangat penting sekali ruang penyimpanan arsip dinamis harus
terhindar dari kemungkinan-kemungkinan, seperti kebakaran, air dan
serangga. Selain itu ruang penyimpanan juga harus kering, kuat, terang
31
dan berfentilasi yang baik. Sedangkan untuk pengaturan suhu ruangan
dapat menggunakan AC yang berfungsi untuk mengatur kelembaban
dan mengurangi debu, pemasangan AC harus konsisten (suhu normal 20
derajat C), sehingga suhu udara tidak berubah-ubah karena pergantian
suhu yang mendadak akan menyebabkan kerusakan kertas.38
Secara umum, usaha-usaha yang dapat dilakukan dalam
pemeliharaan arsip dinamis adalah:39
1) Membersihkan ruangan. Sebaiknya, ruangan penyimpanan
dibersihkan dengan alat penyedot debu (vacum cleaner).
2) Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya. Pemeriksaan ruangan dapat
dilakukan setiap saat untuk mengawasi jika ada serangga yang
merusak arsip dinamis.
3) Penggunaan racun serangga. Penyemprotan racun serangga dapat
dilakukan kearah dinding, lantai atau alat-alat yang terbuat dari
kayu dan jangan sampai mengenai arsip dinamis.
4) Mengawasi serangga anai-anai. Untuk mengawasi serangga anai-
anai. Dapat menggunakan sodium arsenite.
5) Larangan makan dan merokok
6) Rak penyimpanan arsip dinamis sebaiknya terbuat dari logam
dimana jarak papan rak yang terbawah lantai sekitar 6 (enam) inci,
38
Basir Barthos. Manajemen Kearsipan.,h. 56-57 39
Ibid., h. 58-60
32
sehingga memudahkan sirkulasi udara dan membersihkan lantai
bagian bawah.
7) Arsip dinamis jangan diletakkan secara berdesak-desakan dan
jangan diletakkan pada tempat yang lebih kecil dari ukuran arsip
dinamis.
8) Mengeringkan arsip yang basah, dengan cara menggunakan kipas
angin atau membuka jendela-jendala dan pintu-pintu. Selain itu juga
dapat dengan kertas penyerap (blotting).
9) Arsip dinamis yang tidak terpakai sebaiknya, arsip dinamis
disimpan pada tempat tersendiri secara teratur agar tidak
menimbulkan penumpukan.
10) Arsip dinamis yang rusak atau sobek. Untuk arsip dinamis yang
sobek, kita dapat menggunakan perekat berbahan dasar kanji agar
tulisan atau kertas tidak rusak.
Selain itu ada pemeliharaan arsip dinamis yang berbentuk
elektronik/digital, dapat dilakukan dengan cara menjaga dan meng-
upgrade media, software, format penyimpanan dan isi arsip dinamis.
Berikut adalah beberapa panduan untuk membantu mengelola arsip
dinamis elektronik:40
1) Jauhkan arsip dinamis elektronik resmi dan pribadi secara terpisah.
40
Fermi National Accelerator Laboratory (FERMILAB), Employee Records Management.
(T.tp.:FERMILAB: 2011), h. 13
33
2) Simpan ke format standar seperti Portable Document Format (PDF,
Post Script (PS) atau file teks.
3) Gunakan folder bernama sesuai dengan jenis atau seri untuk
menyimpan arsip dinamis.
4) Simpan arsip dinamis ke folder tertentu pada drive atau server
cadangan, bukan pada komputer.
d. Penyusutan atau Pemusnahan
Terakhir yang dilakukan dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu
penyusutan dan pemusnahan. Penyusutan arsip bukan sekedar masalah
mendesak yang harus dilakukan karena banyak arsip yang tidak
terkendali, berserakan, dan menumpuk di sudut ruangan, tetapi juga
terkait apresiasi pimpinan.41
Menurut Undang-undang No. 43 Tahun
2009 pasal 1 ayat 23 penyusutan arsip adalah ―Kegiatan pengurangan
jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan
penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan‖. Basir Barthos dalam
bukunya Manajemen Kearsipan juga mengemukakan penyusutan arsip
adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara sebagai berikut:
1) Memindahkan arsip inaktif (arsip yang sudah tuntas
penggarapannya) dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam
lingkungan Negara atau badan pemerintahan masing-masing.
2) Memusnahkan arsip-arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
41
Machmoed Effendi, Implementasi Penyusutan Arsip di Lingkungan Universitas Gadjah
Mada. Materi Rakor Penyusunan Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa
Tengah, 26 April 2011.
34
3) Menyerahkan arsip statis (arsip yang sudah tidak digunakan lagi
atau frekuensi penggunaannya sangat kecil) oleh unit kearsipan
kepada Arsip Nasional.
Kegiatan penyusutan dan pemusnahan arsip yang dilakukan dapat
menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JRA) karena dapat membantu
untuk meninjau kembali arsip dinamis yang akan dipermanenkan atau
dimusnahkan. Prosedur yang dapat dilakukan dalam proses penyusutan
dan pemusnahan arsip dinamis, yaitu:42
1) Menyiangi (weeding). Tujuan dari weeding yaitu memisahkan arsip
dinamis yang telah sampai jangka waktu penyimpanannya dan
rekod yang tidak digunakan lagi oleh pencipta arsip.
2) Mempersiapkan alat-alat. Alat-alat yang digunakan antara lain
folder, filing cabinet, guide, rak dan lain-lain yang berguna untuk
menampung pemindahan arsip dinamis dari unit pencipta ke record
centre.
3) Penyisihan. Arsip dinamis yang akan disusutkan (dipermanenkan)
atau dimusnahkan, disisihkan dari folder aktifnya.
4) Mensortir. Arsip dinamis yang telah disisihkan, kemudian disortir
untuk memilih arsip dinamis yang akan disusutkan
(dipermanenkan) atau dimusnahkan.
5) Membuat dan menyiapkan daftar atau surat pemindahan arsip
dinamis dari unit pecipta ke record centre. Dalam daftar/surat
42
Ig. Wursanto, Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 217
35
tersebut berisi nama unit pengolah, tanggal persetujuan, tanggal
penyerahan, tanggal penerimaan penyerahan dan nama pejabat yang
menerima penyerahan.
6) Pendaftaran, yaitu kegiatan mendaftarkan arsip dinamis yang akan
disusutkan (dipermanenkan) atau dimusnahkan.
7) Mempersiapkan berita acara pemindahan arsip dinamis.
8) Memusnahkan arsip dinamis. Dalam melaksanakan pemusnahan,
hendaknya arsip dinamis benar-benar musnah, diketahui oleh
pejabat yang berwenang. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan
beberapa cara, yaitu:43
pencacahan, pembakaran, pemusnahan
kimiawi dan pembuburan.
3. Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis
Ig. Wursanto menjelaskan ada beberapa kendala dalam pengelolaan
arsip dinamis, yaitu:
a. Penemuan kembali arsip yang lama akibat sistem penyimpanan yang
kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang
sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau
unit lain dalam organisasi yang tidak dikembalikan kembali ke unit
pencipta arsip.
b. Bertambahnya arsip dinamis tanpa disertai dengan penyusutan dan
pemusnahan.
c. Pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan
43
Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan., h. 105
36
yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.
d. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti
perkembangan ilmu kearsipan modern karena kurangnya dana yang
tersedia.44
4. Ciri-Ciri Pengelolaan Arsip yang Baik
Arsip merupakan informasi yang akan terus diterima dan dihasilkan
oleh suatu lembaga atau instansi, sehingga semakin lama lembaga itu
bekerja akan semakin banyak arsip yang diterima dan dihasilkan. Maka
perlunya sistem pengelolaan arsip yang dijalankan disuatu lembaga atau
instansi untuk mengelola arsip mulai dari arsip itu diterima atau dihasilkan
hingga arsip di musnahkan atau di simpan permanen. Sistem kearsipan
dikatakan baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut45
:
a. Mudah dilaksanakan.
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak
menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanan, pengambilan
maupun dalam pengembalian arsip-arsip.
b. Mudah dimengerti
Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan
sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalalm pelaksanaannya.
Jadi sistem kearsipan harus sederhana dan disesuaikan dengan jenis dan
luas lingkup kegiatan organisasi.
44
Ig. Wursanto, Kearsipan 2., h. 29 45
Ibid., h. 30-32
37
c. Murah/ekonomis
Sistem kearsipan harus murah/ekonomis dalam arti tidak berlebihan,
baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga,
peralatan atau perlengkapan arsip
d. Tidak memakan tempat
Tempat penyimpan dapat berupa ruangan, bangunan atau gedung, rak
arsip, almari dan sebagainya. Pada dasarnya sistem kearsipan yang
dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.
e. Mudah dicapai
Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip
yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan
apabila sewaktu-waktu diperlukan lagi.
f. Cocok bagi organisasi
Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai
dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem
kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik/cocok
apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.
g. Fleksibel atau luwes
Fleksibel atau luwes berarti sistem filing yang dipergunakan dapat
diterapkan di setiap satuan organisasi dan dapat mengikuti
perkembangan organisasi.
38
h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
Salah satu tujuan kearsipan antara lain adalah menyimpan dengan baik,
memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan.
Oleh karena itu sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat
mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab,
yang tidak berwenang bertugas dalan bidang kearsipan. Arsip-arsip
harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang
disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.
i. Mempermudah pengawasan
Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem
kearsipan yang dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai
macam perlengkapan/peralatan seperti : kartu indeks, lembar pengantar,
lembar tunjuk silang, kartu pinjam arsip atau out slip dan sebagainya.
5. Manajemen Arsip Inaktif
Dalam menjalankan manajemen arsip inaktif terdapat beberapa proses
yang harus dilakuakan yaitu :
a. Pemindahan Arsip Inaktif
Pemindahan arsip inaktif dari unit Pengolah Arsip (Central File) yang
berada di unit pencipta arsip ke Pusat Arsip (Records Center)
merupakan langkah awal yang harus dilaksanakan dalam kegiatan
pengelolaan arsip inaktif.
Prosedur pemindahan arsip inaktif sebagai berikut:
39
1) Unit Pengolah Arsip di tiap-tiap unit pencipta arsip di lingkungan
lembaga induknya mengadakan penelitian untuk menentukan arsip
yang sudah mencapai masa inaktif sesuai jadwal retensi arsip
(JRA).
2) Arsiparis atau pengelola arsip di unit Pengolah Arsip melakukan
pemilahan serta mengadakan penataan untuk mengelompokkan
arsip yang akan dimusnahkan dan yang akan dipindahkan ke Pusat
Arsip
3) Hasil pemilahan atau penyeleksian dituangkan dalam daftar arsip
yang dipindah dan juga daftar arsip yang dimusnahkan. Daftar
tersebut diajukan kepada pimpinan unit pencipta arsip untuk diteliti
dan mendapatkan persetujuan. Setelah mendapat persetujuan, arsip
yang akan dimusnahkan dapat segera dimusnahkan. Sedangkan
arsip yang akan dipindah, dibuatkan daftar.
4) Unit pengolah arsip sekurang-kurangnya setiap satu tahun sekali
melakukan pemindahan arsip inaktif ke Pusat Arsip (Records
Center).
5) Penyiapan ruang simpan arsiparis atau pengelola arsip menyiapkan
ruang dan alat penyimpanan arsip di Pusat Arsip (Records Center).
6) Penerimaan arsip Penerimaan arsip inaktif yang baru dipindahkan
dari central file (unit pengolah arsip) dilakukan oleh arsiparis atau
pengelola arsip yang bertugas di Pusat Arsip (Records Center).
40
Arsip tersebut harus diteliti kelengkapannya, kondisi dan
kesesuaiannya dengan daftar arsip pindah yang dilengkapi dengan
Berita Acara Pemindahan Arsip.46
b. Sistem Penyimpanan Arsip Inaktif
Sistem penyimpanan arsip dapat diartikan sebagai suatu sistem yang
teratur dalam penyimpanan arsip, sehingga apabila diperlukan dapat
ditemukan dengan cepat, supaya penyimpanan arsip dapat ditata dengan
baik maka diperlukan suatu cara atau sistem untuk melaksanakan
penyimpanan arsip secara efektif. Menurut A.W. Widjaja, ―Sistem
penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur
menurut suatu pedoman tertentu untuk menyusun atau menyimpan
warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan
kembali secara cepat.‖47
6. Tata kelola Arsip Otomatis/Komputerisasi
Pengaruh teknologi modern, menunjukkan atau memungkinkan
pemakaian mesin-mesin serba otomatis. Salah satu akibat positif dari
kemajuan dibidang teknologi adalah dapat dilakukan dengan lebih cepat.
Kecepatan tersebut mengakibatkan pula bahwa keputusan atas masalah-
masalah yang sangat mendesak segera diselesaikan. Dengan semakin
46
Effendie, Mahmoed, dkk. ―Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif Di Lingkungan
Universitas Gajah Mada‖. Artikel diakses pada diakses 17 September 2016 dari
http://arsip.ugm.ac.id/download/1904112050PANDUANRINGKAS-
TTOLA%20ARSIPINAKTIF.pdf. 47
A.W.Widjaja, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. (Jakarta: PT Raja Grafindo, 1993),
h.103
41
banyaknya informasi yang diciptakan berdampak pula pada arsip sebagai
sumber informasi terekam yang diterima dan juga dihasilkan oleh suatu
lembaga, maka dari itu penanganan arsip akan lebih efisien bila dilakukan
dengan menggunakan alat-alat elektronis. Seperti yang dikatakan
Serdamayanti penciptaan, pengiriman, pemrosesan, penyimpanan, dan
penemuan kembali informasi dapat dilakukan melalui suatu sistem yang
bekerja secara otomatis.
Tata Kearsipan Otomatis/Komputerisasi adalah cara-cara pelaksanaan
prosedur tata kerja secara otomatis, dengan pemanfaatan yang menyeluruh
dan seefisien mungkin atas mesin-mesin, sehingga bahan-bahan dan sumber-
sumber yang ada dapat pula dimanfaatkan.48
Penggunaan media otomatisasi bukan saja menjamin efisiensi, tetapi
juga mengurangi atau mengembangkan kebutuhan duplikasi apabila hal itu
diperlukan dengan bantuan mesin cetak. Penentuan pola otomatisasi
informasi harus memperhatikan 4 hal49
, yaitu:
1) Sifat pengguna informasi
2) Lingkungan informasi
3) Cara menggunakan informasi
4) Tujuan pengguna informasi
Tata kearsipan otomatisasi/komputerisasi adalah kearsipan yang
menggunakan sarana pengolahan data elektronik. Di dalam otomatisasi,
semua pengelompokkan dapat disatukan kedalam satu data base dan dapat
48
Sedarmayanti. Tata Kearsipan: dengan memanfaatkan teknologi modern., h. 139 49
Ibid., h.140
42
ditempuh jalan pintas untuk meningkatkan kecepatan dalam memperoleh
informasi. Otomatisasi memungkinkan informasi disusun dalam berbagai
macam pola sesuai dengan kebutuhan calon pengguna. Otomatisasi dapat
mengumpulkan secara cepat berbagai informasi yang penyimpanannya
terpisah melalui indexing yang tepat dan canggih.50
Penggunaan atau penerapan teknologi komputer dalam kearsipan adalah
kewajaran yang dibutuhkan, walaupun tanpa menghilangkan sistem tangan
atau manual. Penggunaan komputer dapat meningkatkan efisiensi dan
efektivitas kerja dalam rangka menunjang kegiatan suatu lembaga ataupun
organisasi. Sehubungan dengan hal itu, yang perlu dipersiapkan dan
ditingkatkan dalam proses adaptasi ini adalah bahwa penggunaan komputer
membawa serta metode baru dalam pencatatan dan penyimpanan informasi
dikumpulkan, dikelola, dihasilkan dan didistribusikan kepada yang
membutuhkannya.51
Jadi tata kearsipan secara komputerisasi yaitu penggunaan atau
penerapan teknologi komputer dalam pengelolaan kearsipan mulai dari
pencatatan, penyimpanan, penggunaan, temu kembali, hingga
pendistribusian arsip dinamis.
F. Sistem Temu Kembali Arsip
Pada dasarnya arsip yang disimpan akan digunakan kembali oleh pengguna
yang memiliki akses. Oleh karena itu, arsip yang disimpan memungkinkan
50
Ibid., h. 141 51
Sedarmayanti, Tata Kearsipan: dengan memanfaatkan teknologi modern., h. 142
43
untuk dipinjam oleh pengguna ketika dibutuhkan. Peminjaman arsip yang telah
disimpan dilakukan dengan tahapan-tahapan temu kembali arsip. Sebuah sistem
penyimpanan arsip tidak dikatakan efektif, kecuali jika sistem tersebut dapat
memberikan informasi secepat mungkin sesuai dengan permintaan. Sebuah
pusat arsip dinamis dianggap baik dilihat dari kemampuan temu kembali
arsipnya. Prosedur untuk meminta arsip, meminjam,dan tindakan lanjutan
merupakan syarat utama temu balik yang efisien. Oleh karena itu temu kembali
arsip merupakan sebuah tahapan yang sangat penting dalam manajemen arsip.52
Terdapat tujuh fungsi utama sistem temu kembali, yaitu:
1. Mengidentifikasi arsip sesuai dengan permintaan pengguna.
2. Menganalisis isi dari arsip-arsip yang ada.
3. Menggambarkan isi, hasil dari analisis dengan cara yang memungkinkan
untuk mencocokkan permintaan pengguna.
4. Menganalisis permintaan pengguna dan mewakili mereka dalam bentuk
yang dapat mencocokkan permintaan tersebut dengan database.
5. Mencocokkan pernyataan pencarian dengan pangkalan data.
6. Menemukan kembali informasi sesuai dengan permintaan pengguna.
7. Menyesuaikan sistem untuk kepentingan pengguna.53
Wursanto mengemukakan bahwa yang dimaksud penemuan kembali arsip54
yaitu ―Kegiatan memastikan dimana warkat atau arsip yang akan dipergunakan
52
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis., h.16 53
Chowdurry,G.G, Introduction to Modern Information Retrieval. (London: Facet Publishing,
2004). h. 3 54
Ig. Wursanto, Kearsipan 1. (Yogyakarta : Kanisius, 1991) h. 187
44
disimpan, dalam kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa dan
bagaimana cara mengambilnya‖. Menurut Wursanto agar temu kembali dapat
dilakukan dengan mudah dan efisien, ada faktor-faktor yang diperhatikan55
,
yaitu:
1. Sistem penemuan kembali harus mudah, yaitu apabila disesuaikan dengan
kebutuhan si pemakai dan sistem penyimpanan dokumen.
2. Sistem penemuan kembali harus didukung dengan peralatan yang sesuai
dengan system penataan berkas yang digunakan.
3. Faktor personil juga memegang peranan penting dalam penemuan kembali
arsip. Tenaga-tenaga di bidang kearsipan hendaknya terdiri dari tenaga-
tenaga yang terlatih, mempunyai daya tangkap tinggi, cepat mau dan suka
belajar secara detail tentang kearsipan.
G. Efisiensi Kerja
Menurut Drucker dalam bukunya Amirullah, efisiensi berarti mengerjakan
sesuatu dengan benar.56
Stoner mendefinisikan efisiensi sebagai kemampuan untuk meminimalkan
penggunaan sumber daya dalam mencapai tujuan organisasi. Seorang yang
bertindak efisien mampu meminimalkan biaya sumber daya yang diperlukan.57
Sedarmayanti mendefinisikan efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-
cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya merupakan cara yang termudah
55
Ibid, h.193 56
Amirullah, Pengantar Manajemen. (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2004), h.8 57
Stoner, Manajemen. (Jakarta: Prenhallindo, 1996), h.9
45
dalam mengerjakannya, termurah dalam biayanya, tersingkat dalam waktunya,
teringan dalam bebannya dan terpendek dalam jaraknya.58
H. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang Efisiensi Kerja
Pengelolaan arsip dinamis secara komputerisasi yang dilakukan pada suatu
lembaga pada dasarnya sangat berpengaruh terhadapa efisiensi kerja. Karena
arsip sebagai sumber informasi terekam perlu diatur dan ditata dengan baik
sehingga memudahkan para pengguna yang membutuhkan dalam temu kembali
arsip yang cepat dan tepat.
Menciptakan pengelolaan arsip yang baik dan benar berarti dapat mengatur,
menyusun, mengumpulkan, menyimpan, serta mendistribusikan arsip yang
terprogram. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan
dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan
efisiensi kerja kantor. Dengan pengelolaan dan penataan arsip yang baik dan
benar akan semakin lancar dan memudahkan koordinasi dan pengawasan.
Sebagai seorang pimpinan pasti harus mempunyai bahan pertimbangan
dalam pengambilan keputusan, arsip merupakan hal yang sangat dibutuhkan oleh
pimpinan maka perlunya arsip yang rapi, tertib, guna memudahkan penyimpanan
dan temu kembali arsip sewaktu-waktu dibutuhkan dapat cepat dan tepat
ditemukan. Walaupun itu pimpinan perlu memiliki staf yang mampu dalam hal
mengelola dan memelihara arsip untuk pimpinan, ataupun untuk kepentingan
lembaga tersebut dalam kegiatannya.
58
Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran. (Bandung: Mandar Maju,2001), h.112
46
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip merupakan
langkah awal yang perlu dibenahi untuk meningkatkan efisiensi kerja.
I. Penelitian Terdahulu
Penelitian pertama sebelumnya pernah dilakukan oleh mahasiswa Program
Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab dan Ilmu Budaya, UIN
Sunan Kalijaga Yogyakarta, yang bernama Ade Tarmidi dengan judul
―Pengelolan Arsip Dinamis Dalam Membantu Pengambilan Keputusan di
Koperasi Mahasiswa (Kopma) UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta‖. Skripsi ini
diperoleh dari repository UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Penelitian ini
bertujuan untuk mengetahui tentang pengelolaan arsip dinamis dan mengetahui
tentang arsip dinamis dalam membantu pengambilan keputusan di Kopma UIN
Sunan Kalijaga. Perbedaan dengan dengan penelitian yang penulis lakukan
adalah pertama pada tempat penelitian yang dilakukan, peneliti terdahulu
bertempat di Koperasi Mahasiswa UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, sedangkan
yang penulis teliti yaitu pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota
Tangsel. Perbedaan yang kedua yaitu pada tujuan penelitian, peneliti terdahulu
bertujuan untuk mengetahui tentang pengelolaan arsip dinamis dan mengetahui
tentang arsip dinamis dalam membantu pengambilan keputusan di Kopma UIN
Sunan Kalijaga Yogyakarta, sedangkan penelitian yang penulis lakukan
bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis di Badan Pelayanan
Perijinan Terpadu Kota Tangerang Selatan, pengelolaan arsip dinamis dalam
menunjang efisiensi kerja serta kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip
47
dinamis. Persamaan terletak pada teknik pengumpulan data yaitu observasi,
wawancara, kajian pustaka dan dokumentasi serta persamaan yang lain yaitu
pada teknik analisis data yang digunakan yaitu reduksi data, penyajian data dan
penarikan kesimpulan.
Penelitian terdahulu berikutnya yang pernah dilakukan oleh mahasiswi
Universitas Sebelas Maret, yang bernama Adriyani Umi Sa‘adah dengan judul
―Analisis Pengelolaan Arsip di Bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub
Divisi Regional III Surakarta‖. Skripsi ini diperoleh dari Digital Library
Universitas Sebelas Maret. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui
pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub
Divisi Regional III Surakarta, hambatan-hambatan yang dihadapi dalam
pelaksanaan pengelolaan arsip serta upaya yang dilakukan untuk mengatasi
hambatan dalam pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog
Sub Divisi Regional III Surakarta. Perbedaan dengan penelitian yang penulis
lakukan adalah pertama pada tempat penelitian, peneliti terdahulu bertempat di
Bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta,
sedangkan peneulis meneliti di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota
Tangsel. Perbedaan yang kedua yaitu tujuan penelitian, peneliti terdahulu
bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan arsip di Bagian Tata Usaha
Kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, hambatan-hambatan
yang dihadapi serta upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan yang
dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di Bagian Tata Usaha Kantor
Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, sedangkan pada penelitian ini
48
penulis bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis di Badan
Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangsel, pengelolaan arsip dinamis
dalam menunjang efisiensi kerja, serta kendala dalam pengelolaan arsip dinamis
di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangsel. Persamaan pertama
yaitu pada jenis penelitian yang menggunakan deskriptif kualitatif dan persamaan
yang kedua dengan penelitian yang penulis lakukan terletak pada tujuan
penelitian yaitu untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis dan kendala yang
dihadapi.
49
BAB III
METODE PENELITIAN
Metode penelitian mengemukakan secara teknis tentang metode atau sarana
khusus yang digunakan untuk mengumpulkan data yang dilakukan seseorang
melalui penyelidikan yang hati-hati terhadap suatu masalah, sehingga diperoleh
pemecahan yang tepat terhadap masalah tersebut.
Agar penelitian ini dapat berjalan dengan lancar maka diperlukan suatu
pedoman yang dapat digunakan ketika penelitian dilaksanakan agar mendapatkan
informasi mengenai gambaran umum mengenai pengelolaan arsip dinamis.
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Metode yang digunakan penulis dalam penelitian ini yaitu jenis metode
deskriptif untuk mendapatkan informasi mengenai gambaran umum dari sistem
pengelolaan arsip dinamis dalam menunjang efisiensi kerja. Metode deskriptif
yaitu metode penelitian yang bertujuan mendeskripsikan atau menjelaskan
sesuatu hal seperti apa adanya.59
Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan pendekatan
kualitatif. Bogdan dan Taylor dalam Lexy J.Moleong mendefinisikan metode
kualitatif adalah sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif
berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati.60
59
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian. (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 60 60
Lexy J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif. (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2006),
h. 5.
50
B. Pemilihan Informan
Pemilihan informan bertujuan untuk memberikan informasi yang terlengkap
sehingga penulis mendapatkan informasi yang lengkap dalam penulisan
penelitian. Dalam melakukan penelitian, peneliti harus cermat dalam memilih
orang-orang yang akan diwawancarai (informan).61
Informan ditentukan menggunakan purposive sampling dimana informan
dipilih berdasarkan pertimbangan tertentu dengan tujuan untuk memperoleh
satuan sampling yang memiliki karakteristik atau kriteria yang dikehendaki
dalam pengambilan sample. Informan adalah orang yang diperkirakan meguasai
dan memahami data, informasi, ataupun fakta dari suatu objek penelitian.62
Peneliti memilih beberapa informan untuk memperoleh data yang dibutuhkan
dalam penelitian ini.
Dalam penelitian ini penulis memilih informan yang memahami tentang
pengelolaan arsip dinamis kepala sub bagian umum, kepala staf bagian
kearsipan, staf bagian umum, staf bidang data, informasi dan regulasi dan staf
bidang pelayanan perijinan pembangunan. Penulis mengambil informan
sebanyak 5 orang, yaitu:
61
Emzir, Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitatif (Jakarta: Rajawali Pers, 2011), h.
53. 62
M. Burhan Bungin, Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik dan
Ilmu Sosial Lainnya (Jakarta: Kencana, 2009), h. 108
51
Tabel 3.1
Informan
No. Nama Jabatan Kategori
1. Helmi
Kamaludin,
S.Sos
Kepala Sub Bagian
Umum
Kepala Bagian Umum atau
sekretariat di BP2T Kota
Tangsel, pernah menjabat
sebagai pengelolaan arsip
di BP2T Kota Tangsel.
2. Saprudin, S.IP Kepala Staf Bagian
Kearsipan
Menjabat sebagai kepala
pengelolaan arsip di BP2T
Kota Tangsel.
3. Sabur S.E Staf Bagian Umum Menjabat sebagai yang
mengoperasikan
pengolahan arsip di
SISUMAKER BP2T Kota
Tangsel.
4. Sri Laksmi
Handayani
Staf Bidang Data,
Informasi dan
Regulasi
Menjabat sebagai pegawai
di BP2T Kota Tangsel
5. Eri Setiawan,
S.E
Staf Bidang
Pelayanan
Perijinan
Pembangunan
Menjabat sebagai pegawai
di BP2T Kota Tangsel
Dengan alasan yang bersangkutan dianggap memiliki informasi lebih
mengenai pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel dan penulis berharap
mendapatkan informasi mengenai pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip
dinamis dalam menunjang efisiensi kerja, kendala yang dihadapi dalam
pengelolaan arsip dinamis serta pengalaman yang dimiliki oleh informan.
C. Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data adalah langkah penting dalam rangka keberhasilan
penulisan penelitian dengan cara mengumpulkan sumber-sumber data informasi
52
yang menjadi dasar kesimpulan penelitian. Pada penelitian ini penulis
menggunakan teknik pengumpulan data dengan cara, yaitu:
a. Data Primer
Data Primer merupakan sumber data yang diperoleh secara langsung
dari sumber aslinya yang berupa wawancara, maupun hasil observasi yang
dilakukan peneliti dari suatu obyek. Penelitian ini memperoleh data primer
secara langsung dari hasil observasi di lokasi penelitian yaitu arsip dinamis
Badan pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangsel dan dari hasil
wawancara dengan Kepala Sub Bagian Umum, Kepala Staf Bagian
Kearsipan, dan Staf Bagian Umum di Badan Pelayanan Perizinan Terpadu
(BP2T) Kota Tangsel.
a. Observasi
Observasi yang dilakukan pada penelitian ini adalah teknik
observasi langsung. Observasi adalah sebagai pengamatan dan
pencatatan secara sistematik terhadap suatu gejala yang tampak pada
objek penelitian63
. Jadi observasi merupakan kegiatan pencatatan dan
pengamatan langsung terhadap objek ditempat terjadi, dan pencatatan
dan pengamatan ini dilakukan baik saat keadaan sedang berlangsung.
Sehingga apabila informasi yang didapat mengenai persitiwa ataupun
kejadian yang diperoleh dari informan masih kurang, peneliti dapat
63
M. Burhan Bungin, Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik dan
Ilmu Sosial Lainnya (Jakarta: Kencana, 2009), h.20
53
memperoleh dengan mencatat pola tingkahlaku terhadap informan yang
sesuai dengan waktu kejadiannya.
Sulistyo-Basuki menambahkan bahwa observasi memiliki beberapa
keuntungan64
, yaitu :
1) Pemanfaatan observasi memungkinkan pencatatan perilaku yang
diamati sesuai dengan kejadiannya.
2) Observasi memungkinkan peneliti membandingkan apa yang
sebenarnya perilaku seseorang dengan apa yang mereka katakan.
Peserta dalam kajian mungkin sadar atau tidak sadar melaporkan
perilaku mereka yang berbeda dengan kenyataan yang berlangsung.
3) Teknik observasi atau pengamatan dapat mengidentifikasi perilaku,
tindakan dan sebagainya yang memungkinkan tidak dilaporkan oleh
partisipan karena dianggap tidak penting atau tidak relevan. Dengan
demikian, peneliti dapat memeriksa pengaruh relatif dari berbagai
faktor.
4) Teknik observasi, peneliti dapat mengkaji subjek yang tidak mampu
memberikan laporan verbal.
5) Pemanfaatan observasi tidak memerlukan keinginan subjek untuk
ikut dalam penelitian.
6) Observasi merupakan metode yang langsung dapat dilakukan tanpa
perlu persiapan mendalam. Pengamatan langsung seringkali
64
Sulistyo-Basuki, Metode penelitian. (Jakarta: Wedatama Widya Sastra Bekerja sama
dengan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Indonesia, 2006), h. 151
54
memberikan pandangan bermanfaat mengenai masalah yang tengah
dikaji serta masalah berkait lainnya.
7) Observasi menghindari bias dari responden yang acapkali dijumpai
pada metode lain.
Observasi yang dilakukan ini untuk menjawab permasalahan
mengenai pengelolaan arsip dinamis dan juga kendala yang dihadapi
dalam pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel.
b. Wawancara
Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu oleh
pewawancara yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara yang
memberikan jawaban atas pertanyaan yang diberikan65
. Wawancara
yang digunakan dalam penelitian ini adalah wawancara secara
mendalam. Wawancara mendalam yaitu dengan membuat pedoman
pertanyaan yang diajukan agar dapat memberikan informasi mengenai
sistem pengelolaan arsip dinamis dalam menunjang efisiensi kerja pada
Sub Bagian Umum di BP2T Kota Tangsel.
2. Data Sekunder
Data sekunder merupakan sumber data yang diperoleh melalui media
perantara atau secara tidak langsung yang berupa buku, catatan, bukti yang
telah ada, atau arsip yang dipublikasikan ataupun yang tidak dipublikasikan.
Data sekunder dalam penelitian ini diperoleh atau dikumpulkan dari
65
Sofian Effendi, Metode Penulisan Survei. (Jakarta: LP3ES, 2012), h.135
55
dokumentasi dan kepustakaan, yang terdiri dari berbagai literatur dan artikel
yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.
a. Dokumentasi
Dalam penelitian ini, penulis mengumpulkan data melalui
dokumen-dokumen yang terdapat di Bagian Umum yang berupa buku
catatan surat masuk dan surat keluar, dan foto-foto yang penulis ambil
sendiri setelah meminta izin dari pihak BP2T Kota Tangsel dengan
tujuan sebagai bahan bukti dan data yang diperlukan dalam penyusunan
skripsi ini.
b. Kajian Pustaka
Mengumpulkan data dan informasi dengan memanfaatkan literatur
yang tersedia sebagai pedoman dalam menemukan penelitian yang
relevan. Sehingga didapat teori pendukung pada penelitian yang
dilakukan.
D. Teknik Analisis Data
Setelah semua data diperoleh melalui wawancara dan observasi terhadap
informan. Penulis akan menganalisis data yang diperoleh dengan teknik analisis
data. Menurut Tripp dalam Basrowi dan Suwandi analisis data merupakan proses
mengurai (memecah) sesuatu ke dalam bagian-bagiannya, terdapat tiga langkah
penting dalam analisis data, yaitu (1) identifikasi apa yang ada dalam data, (2)
melihat pola, dan (3) membuat interpretasi66
. Berikut langkah-langkahnya :
66
Basrowi dan Suwandi, Memahami Penelitian Kualitatif (Jakarta: Rineka Cipta, 2008),
h.192
56
a. Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan dan penyederhanaan data-data
yang diperoleh dari hasil observasi, wawancara dan kajian pustaka mengenai
sistem pengelolaan arsiip dinamis dalam menunjang efisiensi kerja BP2T
Kota Tangsel. Penulis akan memilih data yang diperoleh dari lapangan,
dengan memilih hal-hal yang pokok. Dengan demikian data yang telah dipilih
akan memberikan gambaran yang jelas.
b. Penyajian Data
Penyajian data merupakan kegiatan penyajian dan penggabungan
informasi-informasi yang sudah didapat dalam bentuk narasi. Dalam
penyajian data ini penulis akan menyajikan data berupa dalam bentuk teks
yang bersifat naratif dengan uraian singkat tanpa harus mengurangi
maknanya.
c. Penarikan Kesimpulan
Setelah dilakukan reduksi dan penyajian data, maka tahap selanjutnya
adalah penarikan kesimpulan berdasarkan hasil penelitian yang disajikan
dalam bentuk narasi. Di sini penulis membuat kesimpulan yang berasal dari
data yang diperoleh dan kemudian akan disajikan dalam bentuk naratif.
E. Tempat dan Jadwal Penelitian
Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangsel merupakan salah
satu lembaga yang mempunyai tingkat perkejaan sangat tinggi karena melayani
dan memberikan ijin kepada masyarakat yang ingin membuat ijin di wilayah
57
Kota Tangsel, dari kegiatan sehari-harinya itu BP2T Kota Tangsel menghasilkan
banyak arsip dinamis maupun arsip vital yang diciptakan maupun diterima.
Alasan penelitian ini lebih difokuskan terhadap arsip dinamis adalah karena
arsip dinamis yang ada di BP2T Kota Tangsel lebih sering dirujuk untuk
kebutuhan kerja yang ada disana sebagai bahan pengambilan keputusan,
perumusan kebijakan, pertanggung jawaban dan sebagainya.
Sehingga penelitian ini dilaksanakan di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu
Kota Tangerang Selatan yang terletak di Jalan Raya Serpong Km. 12 Serpong
Kota Tangerang Selatan, bersebelahan dengan gedung Balai Latihan Kerja
Industri (BLKI) Provinsi Banten.
Penelitian ini dilaksanakan selama 11 bulan (Maret 2016 – Januari 2017)
dengan perincian sebagai berikut:
Tabel 3.2
Jadwal Penelitian
No Kegiatan Tahun 2016 – 2017
Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar
1 Observasi
Awal dan
Penyerahan
Proposal
Skripsi dan
Dosen
Pembimbing
2 Pelaksanaan
Bimbingan
Skripsi
58
3 Pengumpula
n Literatur
Skripsi
4 Pelaksanaan
Penelitian
Observasi
dan
Wawancara
5 Analisis
Data
Penelitian
6 Penyerahan
Skripsi
7 Sidang
Skripsi
59
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota
Tangerang Selatan.
1. Sejarah BP2T Kota Tangerang Selatan
Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangsel merupakan
Satuan Kerja Perangkat Daerah yang dibentuk berdasarkan Peraturan
Walikota Tangerang Selatan Nomor 7 Tahun 2009, tentang Perubahan atas
Peraturan Walikota Tangerang Selatan Nomor 1 Tahun 2009 tentang
Organisasi Perangkat Daerah Kota Tangerang Selatan. Pada tanggal 30
Desember 2010 ditetapkan kembali dengan Peraturan Daerah Nomor 6
Tahun 2010 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kota Tangerang Selatan.
Dengan keberadaan SKPD ini, diharapkan dapat meningkatkan
profesionalisme kerja aparatur Pemerintah Kota Tangerang Selatan dalam
memberikan pelayanan Perijinan dan Non Perijinan yang didasarkan kepada
nilai-nilai komitmen dan konsistensi, wewenang dan tanggungjawab,
integritas dan profesional, ketepatan/keakurasian dan kecepatan, disiplin,
serta penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi.
2. Tugas dan Fungsi BP2T Kota Tangerang Selatan
Badan Pelayanan dan Perizinan Terpadu (BP2T) Kota Tangsel mempunyai
tugas pokok, fungsi dan tata kerja yang diatur dalam Peraturan Walikota No
23 Tahun 2011, yaitu:
60
a. Badan
1) Badan Pelayanan Perijinan Terpadu mempunyai tugas pokok
merencanakan, melaksanakan, mengarahkan, mengawasi
dan mengendalikan kegiatan dibidang Pelayanan Perijinan Terpadu
sesuai kebijakan Pemerintah Daerah;
2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) Badan Pelayanan Perijinan Terpadu mempunyai fungsi:
a) Perencanaan dan perumusan bahan kebijakan program kerja
Badan Pelayanan Perijinan Terpadu;
b) Pelaksanaan persiapan fasilitasi program kerja Badan
Pelayanan Perijinan Terpadu;
c) Pelaksanaan kegiatan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu;
d) Pembinaan pelaksanaan pengelolaan Pelayanan Perijinan
Terpadu;
e) Pengembangan sitem informasi Pelayanan Perijinan Terpadu;
f) Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian kebijakan program
kerja Badan Pelayanan Perijinan Terpadu;
g) Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait
dengan kegiatan Pelayanan Perijinan Terpadu;
h) Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta pelaporan kegiatan
Badan Pelayanan Perijinan Terpadu;
61
3) Badan dipimpin oleh Kepala Badan yang dalam melaksanakan
tugasnya bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris
Daerah.
4) Dalam melaksanakan tugas dan fungsi Badan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), Kepala Badan bertugas
membina, memimpin, memfasilitasi, menyelenggarakan,
mengawasi, mengevaluasi dan mengendalikan tugas dan fungsi
Badan serta mengkoordinasikan kegiatan Staf, Pelaksana dan
Kelompok Jabatan Fungsional.
b. Sekretariat
1) Sekretariat Badan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan
membina dan mengkoordinasikan serta melakukan pengendalian
pada urusan umum, keuangan serta program, evaluasi dan
pelaporan.
2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
Sekretariat mempunyai fungsi:
a) Perencanaan dan pengelolaan bahan perumusan kebijakan yang
berkaitan dengan umum dan keuangan serta monitoring dan
evaluasi;
b) Pelaksanaan pemberian fasilitas dan dukungan pelayanan
teknis administrasi dilingkungan Badan;
c) Pelaksanaan penyusunan program kegiatan bidang, umum
keuangan serta monitoring dan evaluasi Badan;
62
d) Pelaksanaan pengelolaan tata naskah Badan, surat menyurat,
kearsipan, perlengkapan, rumah tangga dan pemeliharaan
sarana dan prasarana Badan;
e) Pelaksanaan tertib administrasi pengelolaan inventarisasi
barang, pemeliharaan sarana dan prasarana, perlengkapan dan
aset Badan;
f) Pelaksanaan pengelolaan administrasi dan penatausahaan
keuangan;
g) Pelaksanaan dan pembinaan organisasi dan tatalaksana di
lingkup Badan;
h) Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya
terkait kegiatan Badan;
i) Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta pelaporan kegiatan
Badan;
j) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai
bidang tugasnya;
c. Kasubbag Umum
1) Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas
merencanakan, melaksanakan pembinaan dan mengkoordinasikan
serta pengawasan dan pengendalian surat menyurat, kearsipan,
urusan rumah tangga perlengkapan, pengelolaan administrasi dan
kepegawaian.
63
2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
Sub Bagian Umum dan kepegawaian mempunyai fungsi:
a) Perencanaan persiapan bahan pelaksanaan kegiatan tata usaha,
aset, perlengkapan dilingkungan Badan;
b) Pelaksanaan pengelolaan kegiatan surat menyurat yang
meliputi pengetikan, penggandaan, pengiriman dan
pengarsipan;
c) Pelaksanaan pengurusan administrasi perjalanan Badan;
d) Pelaksanaan inventarisasi, penyediaan, pendistribusian dan
pemeliharaan barang-barang inventaris kantor;
e) Pelaksanaan konsultasi, penyiapan bahan pedoman dan analisis
formasi terkait sub bagian umum dan kepegawaian;
f) Pelaksanan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan
bidang tugasnya;
d. Kasubbag Keuangan
1) Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas merencanakan,
melaksanakan, pembinaan dan koordinasi serta pengawasan dan
pengendalian penyusunan rencana anggaran dan belanja Badan,
2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
Sub Bagian Keuangan mempunyai fungsi:
a) Perencanaan kegiatan pengelolaan administrasi keuangan
meliputi penyusunan anggaran, pencairan, pembukuan dan
pelaporan pertanggungjawaban anggaran;
64
b) Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan meliputi
penyusunan, anggaran, pencairan, pembukuan dan pelaporan
pertanggungjawaban anggaran;
c) Pelaksanaan usulan perbaikan dan perubahan anggaran
kegiatan Badan;
d) Pelaksanaan penyusunan laporan neraca keuangan;
e) Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lain terkait
dengan kegiatan sub bagian keuangan;
f) Pelaksanaan moniotoring dan evaluasi serta pelaporan kegiatan
sub bagian keuangan;
g) Pelaksanaan pembukuan, perhitungan anggaran dan verifikasi
serta pengurusan keuangan Badan.
h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan
bidang tugasnya.
e. Kasubbag Program, Evaluasi dan Pelaporan
1) Sub Bagian Program, Evaluasi dan Pelaporan mempunyai tugas
merencanakan, melaksanakan pembinaan dan koordinasi serta
pengawasan dan pengendalian program, evaluasi dan pelaporan.
2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
Sub Bagian Program, Monitoring dan Evaluasi mempunyai fungsi :
a) Perencanaan kegiatan pengumpulan data bahan perumusan
kebijakan Badan;
65
b) Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penganalisisan data
Badan;
c) Pelaksanaan penyusunan pedoman dan program kerja Badan;
d) Pelaksanaan penyusunan dokumen perencanaan Badan;
e) Pelaksanaan konsultasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait
Program, monitoring dan evaluasi Badan;
f) Pelaksanaan program, monitoring dan evaluasi serta pelaporan
kegiatan Badan;
g) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan
bidang tugasnya;
f. Bidang Data Informasi dan Regulasi
1) Bidang Data Informasi dan Regulasi mempunyai tugas pokok
pengelolaan data, dokumentasi dan sistem informasi perijinan, serta
menyusun persiapan regulasi.
2) Untuk melaksanakan Tugas Pokok sebagaimana dimaksud pada
ayat (1), Bidang Data informasi dan regulasi mempunyai fungsi:
a) menyelenggarakan pengumpulan data, informasi, peraturan
perundang-undangan dan kebijaksanaan teknis yang berkaitan
dengan data, dokumentasi dan sistem informasi perijinan;
b) menyelenggarakan upaya pemecahan masalah yang berkaitan
dengan data, dokumentasi dan sistem informasi perijinan;
66
c) menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian,
evaluasi, pelaporan kegiatan dan anggaran bidang data,
informasi, dokumentasi dan regulasi;
d) menyelenggarakan pengelolaan data;
e) menyelenggarakan koordinasi pengembangan sistem informasi
dan manajemen perijinan;
f) menyelenggarakan pembangunan dan pengembangan sistem
informasi manajemen perijinan;
g. Seksi Pengembangan TIK dan Pelaporan
Seksi Pengembangan TIK dan Sistem Pelayanan mempunyai Tugas
Pokok membangun, mengembangkan Sistem Informasi Manajemen dan
penyusunan data untuk meningkatkan pelayanan perijinan;
h. Seksi Regulasi dan Dokumentasi
Seksi Regulasi dan Dokumentasi mempunyai Tugas Pokok menyiapkan
prosedur, mekanisme dan regulasi untuk meningkatkan pelayanan
perijinan;
i. Bidang Pelayanan Pembangunan dan Lingkungan
1) Bidang Pelayanan Perijinan Pembangunan mempunyai Tugas
Pokok memberikan pelayanan dan pengelolaan perijinan Bidang
Pembangunan;
2) Untuk melaksanakan Tugas Pokok sebagaimana dimaksud pada
ayat (1), Bidang Pelayanan Perijinan Pembangunan mempunyai
fungsi:
67
a) menyiapkan rencana kegiatan Bidang Pelayanan Perijinan
Pembangunan;
b) menyusun laporan pelaksanaan kegiatan bidang berdasarkan
laporan hasil kegiatan masing-masing seksi di lingkungan
Bidang Pelayanan Perijinan Pembangunan;
c) menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian,
evaluasi, pelaporan kegiatan dan anggaran bidang perijinan
pembangunan;
d) melaksanakan verifikasi administrasi dan teknis serta
penetapan pelayanan perijinan pembangunan;
e) menyiapkan konsep surat keputusan perijinan;
f) memproses surat pemberian, penolakan, pembatalan dan
pencabutan ijin;
g) melaksanakan koordinasi penyelenggaraan pelayanan dan
pemrosesan perijinan;
h) mengevaluasi dan mempertanggungjawabkan hasil kinerja
bawahan;
i) melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh
atasan.
j. Seksi Pelayanan Bidang Pembangunan dan Lingkungan
Seksi Pelayanan Perijinan Bidang Pembangunan mempunyai tugas
pokok memberikan pelayanan dan penelitian berkas pengajuan perijinan
Bidang Pembangunan
68
k. Seksi Verifikasi dan Penetapan Bidang Pembangunan dan Lingkungan
Seksi Verifikasi dan Penetapan Perijinan Bidang Pembangunan
mempunyai Tugas Pokok melaksanakan verifikasi berkas pengajuan
perijinan dan menetapkan retribusi daerah pelayanan perijinan;
l. Bidang Ekonomi Dan Kesejahteraan Rakyat
1) Bidang Pelayanan Perijinan Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat
mempunyai Tugas Pokok memberikan pelayanan dan pengelolaan
perijinan bidang Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat.
2) Untuk melaksanakan Tugas Pokok sebagaimana dimaksud pada
ayat (1), Bidang Pelayan Perijinan Ekonomi dan Kesejahteraan
rakyat mempunyai fungsi:
1. menyiapkan rencana kegiatan Bidang Pelayanan Perijinan
Ekonomi dan Kesejahteraan rakyat;
2. menyusun laporan pelaksanaan kegiatan bidang berdasarkan
laporan hasil kegiatan masing-masing seksi di lingkungan
Bidang Pelayanan Perijinan Ekonomi dan Kesejahteraan
rakyat;
3. menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian,
evaluasi, pelaporan kegiatan dan anggaran bidang perijinan
Ekonomi dan Kesejahteraan rakyat;
4. melaksanakan verifikasi administrasi dan teknis serta
penetapan pelayanan perijinan Ekonomi dan Kesejahteraan
rakyat;
69
5. menyiapkan konsep surat keputusan perijinan;
6. memproses surat pemberian, penolakan, pembatalan dan
pencabutan ijin;
7. melaksanakan koordinasi penyelenggaraan pelayanan dan
pemrosesan perijinan;
8. mengevaluasi dan mempertanggungjawabkan hasil kinerja
bawahan;
9. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh
atasan.
m. Seksi Pelayanan Bidang Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat
Seksi Pelayanan Perijinan Bidang Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat
mempunyai Tugas Pokok memberikan pelayanan dan penelitian berkas
pengajuan perijinan Bidang Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat.
n. Seksi Verifikasi dan Penetapan Bidang Ekonomi dan Kesejahteraan
Rakyat
Seksi Verifikasi dan Penetapan Perijinan Bidang Ekonomi dan
Kesejahteraan Rakyat mempunyai Tugas Pokok melaksanakan
verifikasi berkas pengajuan perijinan dan menetapkan retribusi daerah
pelayanan perijinan.
o. Bidang Pengawasan Pengendalian dan Pengaduan
1) Bidang Pengawasan, Pengendalian dan Pengaduan mempunyai
Tugas Pokok melaksanakan pengawasan, pengendalian dan
pengaduan perijinan;
70
2) Untuk melaksanankan Tugas Pokok sebagaimana dimaksud pada
ayat (1), Bidang Pengawasan, Pengendalian dan Pengaduan
mempunyai fungsi:
a) melaksanakan pengumpulan data, informasi, permasalahan,
kebijaksanaan teknis yang berhubungan dengan pengawasan,
pengendalian dan pengaduan perijinan;
b) melaksanakan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian,
penanganan pengaduan dan evaluasi pelaporan kegiatan
bidang;
c) menyelenggarakan pengelolaan pengawasan, pengendalian dan
penanganan pengaduan perijinan;
d) menyelenggarakan upaya pemecahan masalah yang berkaitan
dengan pengawasan, pengendalian dan pengaduan perijinan;
e) melaksanakan koordinasi penyusunan laporan hasil
pengawasan, pengendalian dan pengaduan perijinan;
f) melaksanakan penanganan pengaduan perijinan;
g) melaksanakan penertiban berupa pemanggilan, teguran,
pemberhentian dan penyegelan;
h) mengevaluasi dan mempertanggungjawabkan hasil kinerja
bawahan;
i) melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh
atasan;
71
p. Seksi Pengawasan, Pengendalian Pada Bidang Pembangunan
Seksi Pengawasan, Pengendalian dan Pengaduan Bidang Pembangunan
mempunyai Tugas Pokok mengelola data, menginventarisir,
melaksanakan pengawasan serta penanganan pengaduan perijinan
Bidang Pembangunan.
q. Seksi Pengawasan, Pengendalian Pada Bidang Ekonomi dan
Kesejahteraan Rakyat
Seksi Pengawasan, Pengendalian dan Pengaduan Bidang Ekonomi dan
Kesejahteraan Rakyat mempunyai Tugas Pokok mengelola data,
menginventarisir, melaksanakan pengawasan serta penanganan
pengaduan perijinan Bidang Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat;
3. Visi Misi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangerang
Selatan.
Sesuai dengan tugas, pokok dan fungsi Badan Pelayanan dan Perizinan
Terpadu (BP2T) Kota Tangsel, berikut visi dan misi:
Visi : Terwujudnya Pelayanan Prima Tahun 2016
Misi :
a. Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (Good governance).
b. Mengembangkan sistem dan mekanisme pelayanan ang partisipatif dan
terintegrasi.
c. Ketersediaan data/ informasi dan dokumen pelayanan yang
komprehensif serta akurat.
72
4. Struktur Organisasi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota
Tangerang Selatan
Gambar 4.1
Sturktur Organisasi
KEPALA BADAN
PELAYANAN
PERIJINAN
TERPADU
SUB BAGIAN
UMUM DAN
KEPEGAWAIAN
SUB BAGIAN
PROGRAM
EVALUASI DAN
PELAPORAN
SUB BAGIAN
KEUANGAN
JABATAN
FUNGSIONAL
BIDANG DATA,
INFORMASI DAN
REGULASI
BIDANG
PENGAWASAN,
PENGENDALIAN
DAN PENGADUAN
BIDANG PELAYANAN
PERIJINAN EKONOMI
DAN KESEJAHTERAAN
RAKYAT
BIDANG
PELAYANAN
PERIJINAN
PEMBANGUNAN
SISTEM
PENGEMBANGAN
TEKNOLOGI
INFORMASI DAN
KOMUNIKASI DAN
SISTEM PELAPORAN
SEKSI PELAYANAN
PERIJINAN BIDANG
EKONOMI DAN
KESEJAHTERAAN
RAKYAT
SEKSI PELAYANAN
PERIJINAN BIDANG
PEMBANGUNAN
SEKSI REGULASI
DAN
DOKUMENTASI
SEKSI
PENGAWASAN
PENGENDALIAN
DAN PENGADUAN
BIDANG EKONOMI
DAN
KESEJEHTARAAN
RAKYAT
SEKSI VERIFIKASI
DAN PENETAPAN
PERIJINAN BIDANG
KESEJAHTERAAN
RAKYAT
SEKSI VERIFIKASI
DAN PENETAPAN
PERIJINAN BIDANG
PEMBANGUNAN
SEKRETARIS
SEKSI
PENGAWASAN
PENGENDALIAN
DAN PENGADUAN
BIDANG PERIJINAN
73
5. Waktu Kerja BP2T Kota Tangerang Selatan
Waktu kerja efektif Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T)
Kota Tangerang Selatan adalah pada hari Senin s/d Kamis pukul 07.30 –
16.00 WIB dan hari Jum‘at pukul 07.30 – 16.30 WIB.
6. Letak Geografis
Kantor Badan Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T) yang terletak di
Jalan Raya Serpong Km. 12 Serpong Kota Tangerang Selatan, bersebelahan
dengan gedung Balai Latihan Kerja Industri (BLKI) Provinsi Banten.
7. Perlengkapan Pengelolaan Arsip Dinamis
Berikut beberapa perlengkapan yang dimiliki untuk menunjang
pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel:
Tabel 4.1
Perlengkapan Arsip Dinamis
No. Jenis Barang Jumlah
1 Meja Kerja 4
2 Komputer 2
3 Printer 2
4 Scanner 2
5 Lemari Besi 3
6 Filing Cabinet 3
7 Bindex -
8 Box File -
9 Buku Induk Surat Masuk dan Keluar 2
10 ATK -
11 AC (Air Conditioner) 2
74
B. Hasil Penelitian
Pengumpulan data yang penulis lakukan dengan cara wawancara dan
observasi. Adapun yang diperoleh, sebagai berikut:
1. Pengelolaan Arsip Dinamis pada BP2T Kota Tangerang Selatan
a. Penciptaan dan Penerimaan Arsip
Tahap awal yang dilakukan dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu
penciptaan dan penerimaan, BP2T Kota Tangsel telah menciptakan dan
menerima beberapa jenis arsip dinamis yang dihasilkan. Seperti hasil
wawancara sebagai berikut:
“..... tapi yang lebih dominan diutamakan tentang arsip berkas
perijinan, surat kedinasan .... seperti surat masuk surat keluar dan
sebagainya.”67
“Arsip Dinamis ya kaya surat menyurat kedinasan, kepegawaian,
termasuk perijinan.”68
“Salah satunya tambahan arsip dinamis itu ada ijin-ijin yang kita
keluarkan, terus ditambah dengan berkas-berkas yang kita
keluarkan untuk pihak lain contoh surat SK, ..... surat dinas, surat
tugas, surat undangan, surat teguran, surat tagihan yang ditujukan
dari BP2T ke pihak lain.”69
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat diketahui, arsip dinamis
yang telah diciptakan dan diterima oleh BP2T Kota Tangsel meliputi:
surat-surat perijinan dan surat kedinasan, kepegawaian, (surat masuk
surat keluar, surat SK, surat dinas, surat tugas, surat teguran, surat
tagihan).
67
Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin, S.Sos. Serpong, 25 November 2016 68
Wawancara Pribadi dengan Saprudin. Serpong, 15 Desember 2016 69
Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016
75
Dalam tahap penciptaan arsip dinamis perlu adanya prosedur yang
dilakukan, agar arsip dinamis yang diciptakan dapat dimanfaatkan
sesuai dengan keguanaannya. Pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota
Tangsel memiliki prosedur yang dilakukan dalam penciptaan arsip
dinamis, sebagaimana hasil wawancara berikut ini:
“..... surat itu dibuat ada dua cara, cara pertama itu secara fisik jadi
dibuat secara fisik misalkan undangan akan dibuat secara tertulis
fisik, ditulis, diketik, dicetak 2-3 lembar ya yang salah satunya untuk
arsipnya kita kemudian dimintakan tandatangan kepada kepala
badan untuk keabsahan suratnya ya terus itu akan dikirim secara
fisik ke bidang-bidang lain, ..... ataupun dikirim ke instansi lain terus
yang kedua dikirim melalui SISUMAKER jadi surat itu tidak dicetak
secara fisik tetapi dibuat secara digital nanti surat itu akan dibuat
oleh Kasubag, kalau disini kasubag ya atau kepala bidangnya yang
setelah dibuat dikirim ke kepala badan atau kepala BP2T untuk di
cek dan dimintakan keabsahannya ..... validasi untuk di validasi atau
ditandatangani ......”70
Prosedur yang dilakukan dalam penciptaan arsip di BP2T Kota Tangsel lebih
ke jenis rekod korespondensi yang lebih khusus surat berdasarkan pernyataan
narasumber di atas. Surat yang diciptakan dibuat oleh masing-masing bidang
yang akan ditujukan ke internal atau eksternal instansi, ada 2 cara yaitu yang
pertama secara fisik, cara yang ke dua surat dikirim melalui sistem
SISUMAKER.
Terkait dengan penciptaan rekod korespodensi seperti surat, tidak terlepas
dari pengiriman atau pendistribusian surat sehingga informasi yang ada di
dalamnya dapat digunakan, dalam hal ini penulis mengajukan pertanyaan
mengenai cara yang dilakukan dalam pengiriman atau distribusi surat di BP2T
Kota Tangsel. Dari hasil wawancara diperoleh jawaban sebagai berikut:
70
Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016.
76
“....... surat itu akan dikirimkan ke tujuan ..... akan diberikan baik itu
ke instansi maupun perorangan, tetapi sampai saat ini baru SKPD
kota tangerang selatan yang bisa mengakses SISUMAKER tersebut
jadi untuk perorangan paling akan dicetak berbentuk fisik yang akan
kita kirimkan melalui POS ataupun jasa pengiriman surat yang
lain.”71
Dari jawaban informan di atas dapat diketahui cara yang dilakukan
dalam pengiriman atau distribusi rekod korespondensi yang lebih
khususnya surat, yaitu surat yang telah dibuat oleh suatu bidang akan
dikirim melalui SISUMAKER, pengiriman tersebut dikhususkan untuk
SKPD di Kota Tangerang Selatan. Sedangkan untuk perorangan akan
dikirim melalui POS atau jasa pengiriman surat.
Arsip yang diterima tidak hanya diterima begitu saja perlu adanya
prosedur, harus jelas arsip tersebut berasal dari mana, untuk siapa arsip
ditujukan, dan sebagainya maka perlu adanya prosedur yang dilakukan
dalam penerimaan arsip. BP2T Kota Tangsel juga memiliki prosedur
dalam penerimaan arsip dinamis. Penulis memperoleh jawaban
wawancara sebagai berikut:
“Untuk penerimaan arsip dinamis disini, jadi kan begini ada 2
mekanisme surat itu kita terima. Jadi pertama itu surat fisik yang
dari pihak lain baik itu instansi atau perorangan yang ditujukan ke
BP2T itu kita terima lalu diberikan tanda terima, terus ..... kita input
di dalam suatu sistem dengan cara ya surat discan, terus di input di
sistem namanya Sistem Surat Masuk Keluar (SISUMAKER) setelah
di input di SISUMAKER itu, surat fisik dilampirkan lembar disposisi
yang kemudian akan kita kirim ke kepala badan setelah ....... dari
kepala badan nanti didisposisikan surat itu ke bidang yang harus
menghendelnya, setelah di disposisi nanti surat fisik tersebut akan
dikembalikan ke sekretariat umum untuk di arsipkan sebagai surat
71
Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016.
77
masuk seperti itu. Terus yang kedua itu ada surat masuk yang dari
sistem atau SISUMAKER namanya yang dimiliki atau di operasikan
diwilayah pemerintah kota tangerang selatan ....... kita bisa terima di
sistem tersebut yang nanti akan bisa langsung didisposisikan secara
digital didalam sistem tersebut kepada kepala maupun dari kepala
ke staf-stafnya.”72
Berdasarkan hasil wawancara dengan staf bagian umum prosedur yang
dilakukan dalam penerimaan arsip dinamis lebih mengarah kepada
penerimaan arsip korespondensi yang berupa surat. Pada dasarnya
penerimaan surat dalam bentuk fisik akan diberikan tanda terima (jika
tidak membawa tanda terima), surat kemudian di scan, di input dalam
SISUMAKER dengan mengisikan data deskripsi surat untuk
didisposisikan ke kepala badan, kemudian surat fisiknya dilampirkan
lembar disposisi dengan mengisi deskripsi surat yang ditujukan kepada
kepala badan untuk di diberikan ke bidang yang akan menanganinya.
Mekanisme penerimaan surat melalui SISUMAKER dalam bentuk
digital, dilakukan dengan cara menerima pesan pemberitahuan atau
notice dan surat diterima dan surat digital langsung didisposisikan ke
kepala badan tanpa harus mengisi data deskripsi surat yang diterima.
Surat yang diciptakan maupun yang diterima harus dicatat sehingga
ada data pencatatan surat tersebut, dalam hal ini BP2T Kota Tangsel
memiliki beberapa cara pencatatan surat, yaitu berdasarkan Sistem Surat
Masuk Keluar (SISUMAKER) dan buku agenda surat masuk maupun
surat keluar. Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan, yaitu :
72
Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016.
78
“Ada kalau buku agenda secara fisik yaa, itu kita punya baik buku
agenda surat masuk maupun buku agenda surat keluar. Jadi setiap
surat yang masuk pasti akan kita catat secara manual, maupun
secara elektronik atau dengan otomatis di sistem SISUMAKER
yaa.”73
Pengkategorian atau klasifikasi arsip dinamis dilakukan agar arsip
dinamis yang ada dapat dikelompok dan diseragamkan berdasarkan
panduan yang ada, penulis mengajukan pertanyaan mengenai buku
pedoman atau pengklasifikasian yang digunakan, dan diperoleh hasil
wawancara sebagai berikut:
“Kalau untuk surat dinas kita masih menggunakan kode klasifikasi
yaah yang menggunakan buku panduan tata naskah yang
dikeluarkan oleh Walikota Tangerang Selatan mengenai tata
klasifikasi arsip.”74
“Buku pedomannya salah satunya itu dari buku yang dari arsip
daerah yang memuat informasi mengenai perwal, perwal perihal
arsip daerah tentang klasifikasi arsip seperti itu ....”75
Dari pernyataan informan di atas, arsip dinamis yang ada di BP2T Kota
Tangsel menggunakan pedoman pengkategorian atau pengklasifikasian
dari kantor Arsip Daerah yang di keluarkan oleh Walikota Tangerang
Selatan yaitu tentang klasifikasi arsip.
b. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan salah satu kegiatan berupa menata dan
menyusun arsip secara sistematis sehingga mudah, cepat dan akurat
pada saat dibutuhkan. Dalam hal ini penulis menanyakan mengenai
73
Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016 74
Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016 75
Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016.
79
sistem penyimpanan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel, berikut
pernyataan yang diberikan informan, yaitu:
“....... ketika ada yang butuh kita tinggal carikan kita panggil
perihalnya di pencarian keluar yaa langsung kita print, .......”76
Hal senada juga diungkapkan oleh Staf Bagian Umum yang mengelola
arsip surat masuk dan keluar di lingkup BP2T Kota Tangsel, yaitu:
“Tapi saya sih lebih sering menggunakan perihal dalam
pencariannya ya jadi gampang aja nyarinya.”77
Dari pernyataan informan dapat diketahui, sistem penyimpanan arsip
dinamis yang digunakan oleh BP2T adalah sistem penyimpanan
berdasarkan subjek, dengan penggolongan arsip berdasarkan perihal
dapat memudahkan pencarian arsip ketika dibutuhkan.
Besar atau kecilnya suatu organisasi dalam lingkupnya dapat
menggunakan beberapa azas penyimpanan arsip dinamis. Mengenai
azas penyimpanan yang digunakan di BP2T Kota Tangsel penulis
memperoleh jawaban dari informan sebagai berikut:
“...... kalau disini sih berkas yang masih suka disimpan di setiap
bagian bagiannya atau bidangnya tersendiri karena kan masih suka
digunain, terus kita juga nyimpen arsip softcopynya di sistem kita ya
secara umum di simpan di bagian arsip....”78
“Jadi kita butuh tuh 3 yang satu untuk kesana copyannya lalu yang
arsip satunya di simpan di bidangnya yang buat, lalu yang kita
simpan di sistem arsip kita, lebih banyak bagian arsip sih yang
simpan.”79
76
Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016. 77
Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016. 78
Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016 79
Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016.
80
Penulis juga melakukan observasi dan wawancara mengenai
penyimpanan arsip dinamis di lingkup BP2T Kota Tangsel, azas yang
digunakan dalam penyimpanannya adalah azas sentralisasi atau secara
terpusat karena BP2T Kota Tangsel yang berada dalam satu lingkungan
gedung lebih memudahkan dengan penyimpanan secara terpusat.
Dalam hal penyimpanan dan pengelolaan arsip dinamis diperlukan
juga fasilitas dan perlengkapan yang memadai agar kegiatan
penyimpanan yang dilaksanakan dapat terlaksana dengan baik. Adapun
fasilitas dan perlengkapan yang dimiliki BP2T Kota Tangsel untuk
penyimpanan dan juga pengelolaan arsip dinamis, yaitu:
“Kalau fasilitas yang digunakan itu yaa komputer, scanner, printer,
terus aplikasinya seperti itu, sama kalau untuk fisiknya ada filling
kabinet, box fille, roll O’pac, lemari besi tahan api.”80
“Ini tempat penyimpanannya lemari, filling kabinet, ya paling sama
komputer, printer, scanner kita ada yang besar itu untuk kertas
ukuran besar.”81
“Fasilitas dan perlengkapan karena udah pake sistem juga ya ada
komputer, scanner, fasilitasnya itu ada bindex, boxfile, untuk surat-
surat keluar, filling kabinet, kalau diruang arsip ini ada lemari yang
dikhususkan untuk menyimpan arsip anti api dan bisa geser, roll
O’pac.”82
Berangkat dari pernyataan informan, fasilitas dan perlengkapan yang
dimiliki oleh BP2T Kota Tangsel untuk penyimpanan arsip dinamis
adalah komputer, printer, scanner, filling kabinet, box file, roll O‘pac,
bindex, lemari besi arsip tahan api.
80
Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016. 81
Wawancara Pribadi dengan Saprudin. Serpong, 15 Desember 2016 82
Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016.
81
c. Penggunaan Arsip
Arsip dinamis mempunyai kegunaan dalam kegiatan sehari-hari yang
dilakukan oleh suatu lembaga, maka dari itu seringnya penggunaan arsip
dinamis yang dilakukan. Seperti halnya penggunaan arsip dinamis di
BP2T Kota Tangsel, dalam hal ini penulis memperoleh jawaban sebagai
berikut:
“Yang ngegunaain arsip disini ya pegawai yang ada disini, kan buat
rujukan kalau ada pengaduan terus juga kalau ada pegawai yang
dinas luar harus melampirkan suratnya, dan sebagainya.”
Berdasarkan pernyataan informan di atas, penggunaan arsip dinamis
pada umumnya digunakan oleh pegawai BP2T Kota Tangsel sebagai
bahan rujukan dan membantu kegiatan lainnya.
d. Pemeliharaan
Pemeliharan arsip dilakukan untuk menjaga, melindungi dan
mengatasi arsip-arsip yang dimiliki dari kerusakan sehingga informasi
yang terkandung dalam arsip dapat terlindungi. Dalam hal pemeliharaan
arsip dinamis BP2T Kota Tangsel belum melakukan perawatan secara
keseluruhan, hanya melakukan perawatan secukupnya. Seperti jawaban
informan dibawah ini, yaitu:
“......... untuk selama ini sih belum melakukan fumigasi, yaa kita apa
adanya aja dulu nih, hanya pake kamper aja haha yaa untuk
menghindari serangga-serangga aja kaya rayap, kecoa yaa masih
apa adanya lah.”83
“Kalau untuk perawatan ya ...... belum ada ya paling cuman dikasih
kapur barus yaa biar gak ada hewan-hewan sama serangga aja. Yaa
83
Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016.
82
sama dengan cara menyimpannya aja yang rapih dengan lemari
kaya gini eehh roll O’pac, kan kalau diluar kan jadi lembab bahaya
aja sama berkasnya.”84
“Perawatannya ada cuman tidak terlalu serius sih hanya
membersihkan sewaktu-waktu saja ..... kalau sudah banyak debu,
sama itu dikasih kamper biar gak ada serangga. Cuman itu aja sih
perawatannya setau saya.”85
Berdasarkan jawaban informan mengenai perawatan atau pemeliharaan
arsip dinamis, pengelola arsip dinamis BP2T Kota Tangsel melakukan
kegiatan perawatan/pemeliharaan hanya dengan menggunakan kapur
barus untuk menghindari serangga dan menyimpan berkas di lemari
arsip agar tidak lembab dan membersihkan arsip maupun lemari arsip.
e. Penyusutan dan Pemusnahan
Kegiatan penyusutan dan pemusnahan merupakan kegiatan terakhir
yang ada pada pengelolaan arsip dinamis, kegiatan ini ditujukan untuk
mengurangi volume arsip dinamis yang dimiliki akibat selalu
bertambahnya arsip dinamis. Mengenai hal penyusutan dan
pemusnahan, penulis memperoleh jawaban dari hasil wawancara
sebagai berikut:
“...... kalau untuk yang arsip perijinan itu sih kita tidak berani
menyusuti gak ada penyusutan malah, karena kan yaa arsip itu
terkait perijinan dan juga kantor arsip daerah belum punya tempat
untuk menampungnya terkecuali yang surat-surat kedinasan atau
arsip dinamis itu.”86
84
Wawancara Pribadi dengan Saprudin. Serpong, 15 Desember 2016 85
Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016. 86
Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016.
83
“Kalau penyusutan yaa belum, karena kantor arsip kota belum bisa
menampung ya.”87
“........ mengenai penyusutan dan pemusnahannya ya itu ya setau
saya sih kalau untuk berkas fisik kita sih belum melakukan
pemusnahan yaa kan kita juga udah simpan yang softcopynya di
sistem, terus juga untuk penyusutan paling hanya berkas perijinan
karena kan tempat kita kan spacenya terbatas jadi surat yang
perijinan semua arsip yang ada di BP2T itu pasti akan ditempatkan
ditempat yang special lah khususnya untuk ....... menyimpan arsip
tersebut.”88
Berdasarkan pernyataan di atas, kegiatan penyusutan dan pemusnahan
arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel belum dilaksanakan karena tidak
terlalu dihiraukan dan juga sudah memiliki softcopy yang ada di sistem.
Terlebih belum dilakukannya penyusutan arsip karena kantor arsip
daerah belum dapat menampung arsip karena keterbatasan tempat yang
dimiliki.
2. Pengelolaan Arsip Dinamis dalam Menunjang Efisiensi Kerja BP2T
Kota Tangerang Selatan.
Selanjutnya sesuai dengan tujuan kedua dari skripsi ini, yaitu untuk
mengetahui pengaruh pengelolaan arsip dinamis dalam menunjang efisiensi
kerja BP2T Kota Tangsel. Pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel
dalam pelaksanaannya juga telah menggunakan sistem untuk memudahkan
pengelolaan arsip dinamis yang ada, penulis pun memperoleh hasil jawaban
dari informan sebagai berikut:
87
Wawancara Pribadi dengan Saprudin. Serpong, 15 Desember 2016 88
Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016.
84
“Yaa kita ada yang namanya sistem surat masuk keluar
(SISUMAKER) untuk pengelolaan arsip kedinasan dan digitalisasi
arsip yang khusus untuk berkas perijinan.”89
“Ya itu disini namanya digitalisasi arsip untuk pengelolaan arsipnya
sudah berjalan dan juga apa ya kalau untuk surat-surat ke dinasan itu
kita ........ menggunakan sistem namanya SISUMAKER.”90
“Pengelolaan arsip dinamis disini sih kita sudah menerapkan
pengelolaan secara komputerisasi ya, jadi surat yang masuk ataupun
keluar akan kita input ke dalam sistem, yang sudah ku sebutkan
namanya Sistem Surat Masuk Keluar (SISUMAKER).”91
Berdasarkan pernyataan informan di atas pengelolaan arsip dinamis di
lingkungan BP2T Kota Tangsel sudah menggunakan sistem dengan
menggunakan aplikasi. Dengan menggunakan SISUMAKER untuk rekod
korespondensi atau seperti surat menyurat dan digitalisasi arsip untuk arsip
vital berkas perijinan.
Penggunaan sistem komputerisasi yang dilakukan dalam pengelolaan
arsip dinamis akan mempengaruhi pencarian arsip dinamis dalam temu
kembali ketika arsip tersebut dibutuhkan. Dalam hal ini penulis menanyakan
pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan BP2T Kota Tangsel yang telah
menggunaan sistem komputerisasi mempengaruhi dalam hal temu kembali
arsip dinamis, berikut hasil wawancara dengan informan, yaitu:
“........ biasanya kalau yang untuk surat keluar dan masuk sih
sekarang sudah lebih mudah menggunakan sistem SISUMAKER.
Pencariannya juga mudah tinggal mengetikan perihal di pencarian
nanti muncul langsung ketemu gitu, jadi kita sekarang udah jarang
mencari fisiknya langsung ke database SISUMAKER nya, kalau yang
89
Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016. 90
Wawancara Pribadi dengan Saprudin. Serpong, 15 Desember 2016 91
Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016.
85
berkas perijinan sendiri juga sama kita menggunakan digitalisasi
arsip.”92
“Jadi lebih mudah menemukan arsip yang dicari terus juga lebih
cepet nemuinnya, gak kaya manual cari satu-satu dulu jadinya lebih
lama.”93
“Selama ini sih ....... sesuai sih, memudahkan, sesuai dengan
kebutuhan, ....... jadi kan mengurangi penggunaan kertas coba kalau
semua instansi menggunakan sistem SISUMAKER ini. Sangat
membantu sekali sih ya, jadi kaya pencarian kita gak perlu lagi nyari
satu-satu arsip kalau kita butuh, kalau pake sistem kan cepet gampang
lagi, tinggal klik search kita bisa nyari berdasarkan perihal, tanggal,
nama dan sebagainya arsip langsung ketemu tinggal dicetak dah jadi
temu kembalinya arsip cepetlah kalau pake sistem SISUMAKER
itu.”94
Hal senada juga dikatakan oleh dua pegawai BP2T Kota Tangsel dari bidang
lainnya dalam hal ini sebagai pengguna arsip, seperti yang dikatakan
dibawah ini:
―Sampai saat ini sih sangat membantu ya dengan adanya Sisumaker
terutama dalam pengiriman surat jadi lebih cepat ...... peminjaman
suratnya juga lebih cepat”95
“...... sangat membantu sekali ya terutama pegawai yang
membutuhkan waktu lama dalam pencariannya ataupun yang akan
mengirimkan surat kepada antar SKPD menjadi lebih cepat
pengirimannya”96
Dari jawaban informan di atas dapat diketahui BP2T Kota Tangsel telah
menggunakan sistem berbasis komputer dalam pengelolaan arsip dinamis.
Pengelolaan arsip dinamis berbasi komputerisasi lebih membantu dan juga
mempengaruhi temu kembali arsip dinamis yang ada di BP2T Kota Tangsel,
92
Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016. 93
Wawancara Pribadi dengan Saprudin. Serpong, 15 Desember 2016 94
Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016. 95
Wawancara Pribadi dengan Sri Laksmi Handayani. Serpong, 07 Juli 2017. 96
Wawancara Pribadi dengan Eri Setiawan. Serpong, 07 Juli 2017.
86
menjadikan pencarian yang dilakukan untuk menemukan arsip dinamis yang
akan digunakan lebih mudah, lebih cepat dan tepat dalam menemukannya.
Pengaruh dari penggunaan Sisumaker dan sebelum penggunaan
Ssumaker dalam pengelolaan arsip dinamis di BP2T juga senada dikatakan
oleh pengguna arsip yaitu pegawai BP2T yang menggunakan arsip sebagai
bahan rujukan untuk pengambilan keputusan dalam kegiatan kerja sehari
hari, seperti yang dikatakan oleh informan dari bidang Data, Informasi dan
regulasi dan juga bidang Pelayanan Perijinan Pembangunan, yaitu:
“Wah sebelum pengelolaan arsip menggunakan Sisumaker pekerjaan
agak lambat ..... pengiriman surat juga membutuhkan waktu, karena
kan harus dikirim melalui kurir pengirim surat.”97
“Kalau sebelum adanya Sisumaker yang digunakan untuk
pengelolaan arsip di BP2T yang saya ketahui sih lebih lama ya dalam
pencarian surat, jdi pencarian secara manual dengan mencek satu
persatu jadi waktu yang dibutuhkan juga lebih lama, berbeda setelah
penggunaan Sisumaker pencariannya lebih cepat dan tidak membuang
waktu menunggu surat ketika saat meminjam. Menurut saya sih sudah
lebih baik sekarang dengan adanya Sisumaker ya.”98
Dari hasil pernyataan informan diatas jelas penggunaan Sisumaker dalam
pengelolaan arsip dinamis di BP2T berpengaruh dalam membantu kegiatan
kerja pegawai, berbeda sebelum penggunaan Sisumaker waktu yang
dibutuhkan untuk pengiriman maupun peminjaman surat butuh waktu lebih
lama.
Dengan digunakannya sistem aplikasi untuk pengelolaan arsip dinamis
di suatu organisasi itu membuat kegiatan pengelolaan arsip dinamis menjadi
97
Wawancara Pribadi dengan Sri Laksmi Handayhani Serpong, 07 Juli 2017. 98
Wawancara Pribadi dengan Eri Setiawan. Serpong, 07 Juli 2017.
87
lebih mudah dan cepat di laksanakan dan menjadikan pekerjaan yang ada
menjadi lebih efisien dikerjakannya. Seperti halnya di lingkungan BP2T Kota
Tangsel yang telah menggunakan sistem aplikasi, dari wawancara penulis
memperoleh jawaban sebagai berikut:
“Yaa sangat efisien sekali ya, yang pertama kita bisa banyak
menghemat kertas, yang kedua informasi terkait dengan surat
kedinasan itu lebih cepat dari pengolahannya maupun pengirimannya,
karena kita berbasis pada aplikasi.”99
“Yaa memudahkan berpengaruh, terutama dalam pencarian arsipnya
menjadi mudah dan cepat ditemukannya jadi sangat efisien ya.
Karena kan disini menggunakan sistem jadi pengolahannya juga lebih
gampang.”100
“Iya sangat membantu sih efisien sekali, iya jadi eeh pengelolaan
arsip yang saat ini ada sih sebenernya memudahkan sekali ya untuk
menemukan ....... dan sangat membantu sekali lah jadi lebih cepat dan
hemat yaa.”101
Pernyataan lain juga diberikan oleh pegawai pengguna arsip yang ada di
BP2T Kota Tangsel dari staf bidang data, informasi, regulasi dan juga staf
bidang pelayanan perijinan pembangunan, yaitu:
“...... menurut saya sih pengelolaan arsip dinamis yang telah
dilakukan oleh BP2T sangat membantu sekali ya dalam kegiatan
sehari-hari yang ada di BP2T, karena ketika membutuhkan surat lebih
cepat peminjamannya dan cepat ditemukannya.”102
“ya seperti yang saya katakan tadi sangat membantu terutama dalam
pencarian surat yang dibutuhkan oleh pegawai lebih cepat pencarian
suratnya.”103
99
Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016. 100
Wawancara Pribadi dengan Sabur. Serpong, 23 November 2016. 101
Wawancara Pribadi dengan Sabur. Serpong, 23 November 2016. 102
Wawancara Pribadi dengan Sri Laksmi Handayani. Serpong, 07 Juli 2017. 103
Wawancara Pribadi dengan Eri Setiawan. Serpong, 07 Juli 2017.
88
Dari pernyataan informan di atas dapat diketahui, kegiatan pengelolaan arsip
dinamis dengan menggunakan sistem aplikasi Sistem Surat Masuk Keluar
(SISUMAKER) sangat membantu dan mudah dalam pengelolaan arsip
dinamis, dengan begitu menjadikan pekerjaan yang ada lebih mudah
terutama untuk menemukan arsip dinamis yang dicari, kemudian juga lebih
mudah dalam menata dan menyimpan arsip dinamis, dan juga lebih efisien
menyelesaikan pekerjaan yang ada di BP2T Kota Tangsel terkait dengan
arsip dinamis yang dibutuhkan.
3. Kendala Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis di BP2T Kota
Tangerang Selatan
Ada 3 kendala yang ada dalam pengelolaan arsip dinamis di BP2T
Kota Tangsel, yaitu terkait dengan anggaran dana, Sumber Daya Manusia
(SDM) dan Standar Operasional Prosedur dalam pengelolaan arsip. Dari
hasil wawancara yang telah dilakukan penulis mendapatkan jawaban
mengenai kendala dalam pengelolan arsip dinamis sebagai berikut:
a. Anggaran dana
Kendala pertama yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis di
BP2T Kota Tangsel, yaitu anggaran dana, sebagaimana hasil dari
wawancara yang telah dilakukan sebagai berikut:
“Saat ini sih belum belum kita anggarkan untuk ...... insentifnya
belum ada untuk bagian arsip, ya paling kalau ada butuh keperluan
langsung mintanya ke bagian umum karena kan anggaran dana
masuknya ke ke bagian umum.”104
104
Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016.
89
“Ya paling tadi yang saya bilang gak adanya anggaran khusus aja
terkait pengelolaan arsip disini.”105
Hal senada juga di katakan oleh staf bagian umum yang mengolah arsip
dinamis, yaitu:
“Anggaran tetap untuk bagian arsip tuh gak ada, kan anggarannya
langsung di jadikan satu ke bagian umum jadi gak ada lah khusus
buat pengelolaan arsip.”106
Berdasarkan jawaban yang diperoleh dari wawancara, tidak
diberikannya anggaran khusus untuk bagian pengelolaan arsip, karena
anggaran yang ada menjadi satu dengan bagian umum yang ada di BP2T
Kota Tangsel.
b. Sumber Daya Manusia (SDM)
Kendala kedua dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu sumber daya
manusia (SDM). Berikut hasil wawancara yang telah di dapat:
“Yang pasti sih ....... keterbatasan sumber daya manusia (SDM) dari
sisi jumlah pengelolaan dengan keilmuannya SDM itu.”107
“Untuk SDM paling butuh pelatihan-pelatihan khusus aja terkait
pengelolaan arsipnya.”108
“Terus juga kurangnya orang yaa Sumber Daya Manusia (SDM)nya
yaa kurang dari jumlah maupun keilmuannya ya paling kaya saya
lebih sering untuk belajar sendiri dari pada diklat mengenai
pengelolaan arsip.”109
Dari hasil wawancara yang didapatkan kendala yang dihadapi mengenai
Sumber Daya Manusia karena kurang adanya pelatihan-pelatihan khusus
105
Wawancara Pribadi dengan Saprudin. Serpong, 15 Desember 2016 106
Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016. 107
Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016. 108
Wawancara Pribadi dengan Saprudin. Serpong, 15 Desember 2016 109
Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016.
90
atau diklat untuk pegawai bagian pengelolaan arsip dinamis, dan
keterbatasan jumlah pegawai untuk bagian pengelolaan arsip dinamis di
BP2T Kota Tangsel.
c. Pembuatan kebijakan/SOP Pengelolaan Arsip Dinamis
Kendala terakhir dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu mengenai
SOP pengelolaan arsip dinamis yang belum ada secara tertulis. Seperti
jawaban informan dibawah ini, yaitu:
“Belum sih saat ini belum membuat SOPnya, yaa kita sesuaikan saja
dengan pengelolaannya secara umum saja dan yang mengolah arsip
surat dinas pun juga cara yang dilakukan menurutnya mudah itu
yang digunakannya.”110
“Terus sama ya itu dalam peminjaman arsip yang dibutuhkan belum
adanya SOP tertulis.”111
“Tidak ada SOP yang dibuat khusus untuk pengelolaan arsip disini
ya belum ada SOP nya tertulis lah seperti itu.”112
Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat diketahui pengelola
arsip dinamis BP2T Kota Tangsel belum dibuatnya Standar Operasional
Prosedur. Staf yang ada di bagian pengolahan arsip di BP2T Kota
Tangsel pun hanya yang menurutnya pengolahan arsip dinamis yang
dilakukannya itu sesuai dengan yang diketahui itulah yang menjadi
Standar Operasional Prosedur untuk mengolah arsip dinamis.
110
Wawancara Pribadi dengan Helmi Kamaludin. Serpong, 25 November 2016. 111
Wawancara Pribadi dengan Saprudin. Serpong, 15 Desember 2016 112
Wawancara Pribadi dengan Sabur S.E. Serpong, 23 November 2016.
91
C. Pembahasan
Pada bagian ini peneliti akan membahas hasil penelitian yang telah diuraikan
di atas, sebagai berikut:
1. Pengelolaan Arsip Dinamis di BP2T Kota Tangsel
Penciptaan arsip dinamis merupakan suatu tahap dimana arsip dinamis
mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam-macam kegiatan yang
dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan dalam melaksanakan tugas
dan fungsinya. Arsip dinamis yang diciptakan dan diterima oleh BP2T Kota
Tangsel meliputi surat perijinan dan surat kedinasan, kepegawaian, (surat
masuk surat keluar, surat SK, surat dinas, surat tugas, surat teguran, surat
tagihan). Surat ini dapat dikelompokkan menjadi rekod proyek (surat-surat
perijinan) dan rekod korespondensi (surat kedinasan, kepegawaian, surat
masuk, surat keluar, surat SK, surat dinas, surat tugas, surat undangan, surat
teguran, surat tagihan). Seperti yang dikatakan Sulistyo-Basuki dalam
teorinya mengenai arsip dinamis yang diciptakan dan diterima memiliki jenis
yang beragam diantaranya, seperti rekod korespondensi, rekod transaksi,
rekod proyek, berkas kasus, berkas khas.113
Setelah surat yang diciptakan dan diterima surat kemudian
didistribusikan. Pendistribusian surat ini dapat bersifat internal maupun
eksternal disebarkan melalui pos, kurir khusus, sistem surat antar kantor atau
langsung ke pangkalan data komputer atau elektronik.114
Surat-surat yang
113
Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h. 65-66. 114
Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Universitas Terbuka, 2003), h.36.
92
diciptakan oleh BP2T Kota Tangsel didistribusikan ke antar Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) yang ada di Kota Tangsel dan juga perorangan.
Dalam hal ini surat yang didistribusikan antar SKPD dikirim melalui sistem
SISUMAKER sedangkan untuk perorangan dikirim melalui POS atau jasa
pengiriman surat.
Dalam proses penciptaan surat-surat, ada beberapa prosedur dalam
penciptaan arsip dinamis yang dapat dilakukan oleh organisasi/lembaga,
yaitu menerima dikte atau konsep tertulis dari pimpinan, membuat konsep
surat, mencatat pada buku registrasi keluar setelah konsep selesai dibuat
kemudian diketik maka diberikan kepada pimpinan untuk diperiksa,
mengetik surat dalam bentuk akhir, meminta tanda tangan pimpinan,
mengecek surat yang akan dikirim, mendistribusikan surat.115
Secara garis
besar, prosedur yang dilakukan dalam tahap penciptaan arsip dinamis yang
dilakukan oleh BP2T Kota Tangsel sudah sesuai dengan teori yang ada.
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi penciptaan arsip dinamis yang
dilakukan menggunakan 2 (dua) cara, pertama surat fisik dibuat konsep di
bidang masing-masing, kemudian konsep surat diketik, lalu surat tersebut
dicetak untuk di cek kebenarannya selanjutnya surat tersebut akan
dimintakan keabsahannya dengan bukti tandatangan, stempel basah, dan
kemudian surat dikirim. Cara kedua yang dibuat dengan sistem
SISUMAKER, surat dibuat langsung diketik di komputer secara digital,
setelah itu dikirim ke kepala badan untuk di cek dan dimintakan keabsahan
115
Ig. Wursanto. Kearsipan 1. (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 111
93
dengan bukti tandatangan digital, stemple dan QR Code, kemudian surat
tersebut dikirim atau didistribusikan.
BP2T Kota Tangsel juga menerima berbagai macam arsip, seperti
pernyataan yang diberikan informan dan data dilapangan arsip yang diterima
yaitu seperti surat-surat perijinan (IMB, SIUP, TDP, ijin usaha, ijin usaha
industri, IPPT, Reklame) dan surat kedinasan, kepegawaian (surat masuk
surat keluar, surat SK, surat dinas, surat tugas, surat teguran, surat tagihan).
Surat-surat yang diterima tidak begitu saja diterima ada prosedur yang
dilakukan dalam penerimaannya. Adapun prosedur yang dapat dilakukan
dalam penerimaan surat, yaitu:116
penerimaan, penyortiran, pembukaan surat,
pencatatan, pengarahan dan penerusan, penyampaian surat, penyimpanan
berkas arsip/surat masuk.
Penerimaan surat yang diterapkan di BP2T Kota Tangsel ada 2 cara,
yaitu surat diterima secara langsung dan juga yang diterima melalui sistem
SISUMAKER, surat yang diterima secara langsung akan diberikan tanda
terima jika pengirim tidak membawa tanda terima. Surat kemudian discan,
lalu diinput ke dalam SISUMAKER, kemudian surat didisposisikan kepada
kepala badan dan surat dalam bentuk fisik juga dilampirkan lembar disposisi
dengan mengisi data deskripsi seperti yang ada pada sistem SISUMAKER,
terakhir surat fisik dikirim ke kepala badan. Penerimaan surat yang
dilakukan menggunakan SISUMAKER pun tidak jauh berbeda dengan
116
Abdan Syakuro, ―Cara Menangani Surat atau Dokumen Kantor.‖ Artikel diakses pada 15
Mei 2017 dari http://www.mediapustaka.com/2014/11/menangani-suratdokumen-kantor.html?m+1
94
penerimaan surat secara langsung yaitu dengan membaca pemberitahuan
yang dikirim ke sistem SISUMAKER, lalu surat diterima yang langsung
didisposisikan ke kepala badan BP2T Kota Tangsel dan terakhir surat yang
diterima dicatat dalam buku agenda surat masuk. Berdasarkan teori yang ada
dan hasil dilapangan, prosedur penerimaan arsip dinamis di BP2T Kota
Tangsel yang telah dilakukan sudah berjalan dengan baik dan sistematis.
Untuk penciptaan dan penerimaan surat tidak luput dari hal pencatatan
sehingga pendataan surat keluar ataupun masuk menjadi jelas. BP2T Kota
Tangsel juga mempunyai buku agenda surat keluar maupun surat masuk
yang digunakan untuk mencatat arsip dinamis yang telah dikeluarkan
maupun yang diterima oleh BP2T Kota Tangsel dan tidak hanya
menggunakan buku induk tetapi juga mendata arsip dinamis yang diciptakan
atau dibuat dengan sistem SISUMAKER dengan adanya folder khusus untuk
surat keluar.
Kegiatan selanjutnya dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu
penyimpanan. Penyimpanan merupakan kegiatan menyusun, menata arsip
secara sistematis dan seragam dengan tujuan arip dinamis dapat ditemukan
kembali dengan cepat dan tepat ketika arsip dinamis dibutuhkan. Terlepas
dari itu perlu adanya sistem penyimpanan arsip dinamis yang digunakan agar
mempermudah pengurutan berdasarkan sistem yang ada. BP2T Kota Tangsel
dalam penyimpanan arsip dinamis menggunakan sistem penyimpanan
berdasarkan subjek, dengan penggolongan arsip berdasarkan perihal. Basir
Barthos menjelaskan sistem penyimpanan subjek adalah penggolongan
95
dimana dokumen-dokumen disusun menurut perihal, menurut nama-nama
perusahaan, koresponden dan sebagainya.117
Berangkat dari teori yang ada
sistem penyimpanan arsip dinamis yang digunakan oleh BP2T Kota Tangsel
sudah sistematis dan berjalan dengan baik. Dalam penyimpanan arsip
dinamis ada 3 azaz yang digunakan, yaitu azas sentralisasi, azas
desentralisasi, azas kombinasi atau sentralisasi-desentralisasi.118
Azas
penyimpanan yang digunakan dalam penyimpanan arsip dinamis di BP2T
Kota Tangsel yaitu azas sentralisasi, karena lebih di utamakan penyimpanan
surat yang asli di bagian pengolahan arsip dinamis. Dengan menerapkan
penyimpanan sentralisasi arsip, maka semua surat-surat kantor yang sudah
selesai diproses akan disimpan di sentral arsip/pusat arsip. Jadi dengan
sistem ini, unit-unit lain dalam organisasi tidak menyelenggarakan kegiatan
arsip.119
Untuk menunjang penyimpanan arsip dinamis juga perlu memiliki
fasilitas dan perlengkapan yang memadai, sehingga penyimpanan arsip akan
terjaga dengan baik. Ketika penulis melakukan observasi ada banyak
perlengkapan yang digunakan oleh BP2T Kota Tangsel untuk penyimpanan
arsip dinamis seperti, box file, bindex, filing kabinet, roll O‘pac, komputer,
scanner, printer (yang digunakan untuk menunjang sistem SISUMAKER).
Dari hasil wawancara juga dikatakan BP2T Kota Tangsel mempunyai
fasilitas dan perlengkapan penyimpanan arsip yaitu, komputer, printer,
117
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan: untuk lembaga negara, swasta dan pergurutan
tinggi. (Jakarta: Bumi Aksara, 2007), h. 44. 118
Sedarmayanti, Tata Kearsipan : dengan memanfaatkan teknologi modern. (Bandung:
Mandar Maju, 2008), h.45 119
Zulkifli amsyah, Manajemen Kearsipan. (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 1991),
h.16
96
scanner, filing kabinet, box file, roll O‘pac, bindex, lemari besi arsip tahan
api. Dalam teorinya Jonner Hasugian mengatakan perlengkapan yang dapat
digunakan, antara lain:120
perangkat elektronik (komputer, mesin print,
mesin scan, microreader, mesin fax dan sebagainya, map, filing kabinet,
folder, guide, almari, rak arsip, box file, rotary filing, cardex, file.
Perlengkapan dan fasilitas yang dimiliki oleh BP2T Kota Tangsel sudah
cukup menunjang, hal tersebut berdasarkan dari hasil wawancara dengan
teori yang sudah dijelaskan tidak hanya itu penulis melihat kondisinya pada
saat observasi masih layak digunakan.
Arsip dinamis yang dimiliki oleh suatu lembaga tidak semata-mata
hanya untuk disimpan begitu saja, arsip dinamis pasti akan digunakan dan
diperlukan oleh pengguna yang membutuhkan untuk membantu kegiatannya.
Arsip dinamis yang dimiliki BP2T Kota Tangsel lebih banyak digunakan
oleh pegawai sebagai bahan rujukan dan membantu untuk kegiatan lainnya.
Seperti teori yang dikemukakan oleh Sulistyo Basuki yaitu arsip dinamis
memiliki kegunaan seperti untuk mengambil keputusan, keperluan
dokumentasi, jawaban atas pertanyaan, dan sebagai rujukan ataupun
membantu tuntutan hukum.121
Arsip dinamis pada BP2T Kota Tangsel
digunakan oleh pegawai sebagai bahan rujukan maupun bahan pertimbangan
dan membantu kegiatan lainnya. Penggunaan arsip dinamis di BP2T Kota
120
Jonner Hasugian, ―Pengantar Kearsipan.‖ Artikel diakses pada 20 Juli 2016 dari
http//usu.ac.id. 121
Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h. 36
97
Tangsel senada dengan teori yang dikemukakan oleh Sulistyo Basuki yang
menjelaskan mengenai penggunaan arsip.
Pemeliharan arsip dinamis diperlukan untuk menjaga informasi yang
terkandung di dalamnya karena arsip juga mempunyai kegunaan sebagai
bahan rujukan, pengambilan keputusan, bahan pertanggungjawaban dan
sebagainya. Usaha-usaha yang dapat dilakukan dalam pemeliharaan arsip
seperti yang dijelaskan oleh Basir Barthos, yaitu:122
Membersihkan ruangan
dari debu, penggunaan racun serangga, mengawasi serangga anai-anai,
larangan untuk tidak makan dan merokok, rak penyimpanan yang terbuat
dari logam, tidak meletakkan arsip secara berdesak-desakan. Basir Barthos
juga menjelaskan pemeliharaan terhadap arsip dinamis dalam bentuk
elektronik/digital dengan cara: menjaga dan meng-upgrade media, software,
format penyimpanan dan isi arsip dinamis. Dalam pelaksanaannya
pemeliharaan arsip dinamis yang dilakukan oleh BP2T Kota Tangsel yaitu
baru sekedar pembersihan rak maupun arsip dari debu, memberikan kamper
untuk menghindari serangga dan penataan fisik arsip. Untuk pemeliharaan
arsip elektronik/digital pada saat penulis observasi melihat telah
digunakannya software terbaru untuk menunjang SISUMAKER dan
memisahkan folder khusus penyimpanan surat. Dari penjelasan di atas
mengenai pemeliharaan arsip dinamis yang dilakukan oleh BP2T Kota
Tangsel, pelaksanaan pemeliharaan fisik arsip belum sepenuhnya berjalan
dengan baik karena baru hanya sekedar melaksanakan beberapa usaha yag
122
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan. (Jakarta:Bumi Aksara, 2012), h. 58-60
98
dilakukan, berbeda dengan pemeliharaan arsip dinamis elektronik/digital
yang dilakukan sudah cukup baik dilakukan oleh BP2T Kota Tangsel.
Tahap terakhir yang dilakukan dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu
penyusutan dan pemusnahan arsip. Penyusutan dan pemusnahan arsip
dinamis dilakukan bertujuan untuk mengurangi jumlah arsip yang sudah
tidak memiliki nilai guna atau tidak digunakan lagi, sehingga volume arsip
yang dimiliki instansi/organisasi akan berkurang dan diharapkan dapat
menghindari adanya pemborosan tenaga, ruangan, anggaran dan
perlengkapan. Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 tahun 2009 pasal
1 ayat 23 menjelaskan penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan
jumlah arsip, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan
penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.123
Dari hasil wawancara,
kegiatan penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel
belum dilakukan karena kantor perpustakaan dan arsip daerah belum
mempunyai tempat untuk menampung arsip-arsip dari SKPD di
pemerintahan Kota Tangsel. Dengan adanya sistem yang digunakan juga
membantu BP2T Kota Tangsel dalam menyimpan softcopy arsip atau arsip
digital secara otomatis. Mengenai penjelasan penyusutan dan pemusnahan
arsip dinamis sebaiknya BP2T Kota Tangsel membuat kebijakan mengenai
penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis agar arsip dinamis yang sudah
tidak digunakan dan tidak terpakai dapat dilakukan penyusutan dan
pemusnahan. Hal senada juga dijelaskan oleh Sulistyo Basuki bahwa
123
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 ayat 23
99
pemusnahan arsip artinya pemusnahan arsip yang tidak diperlukan lagi oleh
instansi/lembaga.124
2. Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang Efisiensi Kerja BP2T
Kota Tangsel
Pengelolaan arsip dinamis secara komputerisasi yang dilakukan pada
suatu lembaga pada dasarnya sangat berpengaruh terhadap efisiensi kerja,
karena pada dasarnya arsip sebagai sumber informasi terekam perlu diatur
dan ditata dengan baik sehingga memudahkan pengelola dalam menemukan
kembali arsip dengan cepat dan tepat ketika arsip dibutuhkan pengguna
untuk membantu pekerjaannya. Dari hasil observasi dan wawancara
pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel telah menerapkan
pengelolaan arsip secara komputerisasi dengan sistem SISUMAKER dan
Digitalisasi Arsip. Hal itu sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh
Serdamayanti penciptaan, pengiriman, pemrosesan, penyimpanan, dan
penemuan kembali informasi dapat dilakukan melalui suatu sistem yang
bekerja secara otomatis.125
Temu kembali arsip merupakan salah satu hal yang ada pada
pengelolaan arsip dinamis, karena arsip dinamis yang telah dikelola akan
digunakan kembali oleh pengguna. Temu kembali juga menjadi faktor yang
mempengaruhi efisiensi kerja, karena dengan terhambatnya temu kembali
arsip dalam pencariannya menjadikan suatu pekerjaan juga akan menjadi
124
Sulistyo-Basuki. Pengantar Kearsipan (Malang: Dioma, 2006), h. 105 125
Serdamayanti. Tata Kearsipan: Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. (Bandung: Mandar Maju, 2008), h. 139
100
terhambat. Dalam temu kembali arsip dinamis BP2T Kota Tangsel telah
dimudahkan dengan adanya sistem SISUMAKER. Dari proses temu kembali
arsip yang telah dilakukan oleh BP2T sudah cukup baik dalam memenuhi
kebutuhan pengguna, hal ini sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Ig.
Wursanto, yaitu agar temu kembali dapat dilakukan dengan mudah dan
efisien, ada faktor-faktor yang diperhatikan:126
1. Sistem penemuan kembali harus mudah, yaitu apabila disesuaikan
dengan kebutuhan si pemakai dan sistem penyimpanan dokumen.
2. Sistem penemuan kembali harus didukung dengan peralatan yang sesuai
dengan system penataan berkas yang digunakan.
Suatu lembaga/organisasi dalam pengelolaan arsip dinamis perlu
menerapkan otomatisasi/komputerisasi karena dengan begitu akan
mempengaruhi dalam membantu pekerjaan yang ada pada suatu lembaga,
karena arsip merupakan informasi terekam dari berbagai kegiatan yang telah
dilakukan salain itu juga memiliki kegunaan yang penting seperti sebagai
bahan rujukan, pertanggungjawaban, maupun pengambilan keputusan dalam
keberlangsungan kegiatan/pekerjaan yang ada di suatu lembaga.
Menciptakan pengelolaan arsip yang baik dan benar berarti dapat
mengatur, menyusun, mengumpulkan, menyimpan, serta mendistribusikan
arsip yang terprogram secara sistem komputerisasi. Setelah melakukan
observasi dan wawancara di BP2T Kota Tangsel dengan sistem
126
Ig. Wursanto, Kearsipan 1. (Yogyakarta : Kanisius, 1991), h. 193
101
SISUMAKER, dalam hal ini pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota
Tangsel menjadi terbantu, menjadi lebih efisien dalam menunjang kerja yang
ada terkait dengan temu kembali arsip dinamis, memudahkan pengelolaan
arsip dinamis dan juga penataan dan penyimpanan arsip dinamis lebih
mudah dan menghemat waktu.
Penjelasan di atas menggambarkan bahwa pengelolaan arsip dinamis
dengan cara menerapkan sistem komputerisasi dapat menunjang efisien kerja
yang ada, hal tersebut sesuai dengan teori yang dikemukakan Serdamayanti,
efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa
mengurangi tujuannya merupakan cara yang termudah dalam
mengerjakannya, termurah dalam biayanya, tersingkat dalam waktunya,
teringan dalam bebannya dan terpendek dalam jaraknya.127
Sistem pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan BP2T Kota Tangsel
sudah cukup baik, berdasarkan teori yang dikatakan Ig. Wursanto dalam
bukunya Kearsipan 2, ciri-ciri sistem kearsipan yang baik adalah mudah
dilaksanakan, mudah dimengerti, murah/ekonomis, tidak memakan tempat,
mudah dicapai, cocok bagi organisasi, fleksibel atau luwes, dapat mencegah
kehilangan dan kerusaksn arsip, mempermudah pengawasan.128
Dari ciri-ciri
yang disebutkan secara keseluruhan sesuai dengan sistem pengelolaan arsip
dinamis yang dilakukan oleh BP2T Kota Tangsel.
127
Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran (Bandung: Mandar Maju,2001), h.112 128
Ig. Wursanto. Kearsipan 2. (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 30-32
102
3. Kendala Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis di BP2T Kota Tangsel.
Kendala yang ada pada pengelolaan arsip dinamis menjadikan sesuatu
pekerjaan yang ada pada kearsipan menjadi terhambat. Ig.Wursanto
menjelaskan ada beberapa faktor kendala yang dihadapi dalam pengelolaan
arsip dinamis, yaitu: penemuan kembali arsip yang sudah lama akibat
penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pengamanan yang kurang
sempurna, peralatan kearsipan yang kurang memadai, serta tidak melakukan
penyusutan dan pemusnahan arsip yang selalu bertambah setiap waktunya.129
Dari hasil wawancara dan observasi yang telah dilakukan oleh penulis,
didapat informasi mengenai kendala yang dihadapai BP2T Kota Tangsel
dalam pengelolaan arsip dinamis, yaitu:
Anggaran dana. Anggaran dana dalam pengelolaan arsip dinamis di
BP2T Kota Tangsel tidak langsung diberikan secara khusus melainkan
digabungkan dengan kesekretariatan yang ada pada bagian umum di sana.
tetapi adanya anggaran khusus untuk kearsipan akan mempengeruhi kinerja
dalam pengelolaan arsip dinamis pada suatu lembaga/organisasi, misalnya
jika bagian arsip membutuhkan perlengkapan atau akan memperbaiki
peralatan kearsipan untuk menunjang pengelolaan arsip pasti akan
membutuhkan anggaran khusus.
Sumber daya manusia (SDM), kurangnya pelatihan khusus atau diklat
yang diberikan kepada pegawai di bagian arsip di BP2T Kota Tangsel
menjadi kurangnya ilmu yang dimiliki oleh pegawai dalam pengelolaan arsip
129
Ibid, h. 29
103
dan juga lebih cenderung belajar otodidak atau sendiri, dan juga kurangnya
pegawai yang memiliki background khusus arsip aris.
Belum ada Standar Operasional Prosedur (SOP) pengelolaan arsip
dinamis. Karena Standar Operasional Prosedur (SOP) perlu ada pada setiap
bidang pekerjaan agar pekerjaan yang dilakukan sejalan dan sesuai dengan
prosedur yang ada tidak keluar dari aturan yang telah dibuat. Namun dalam
hal ini pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel belum membuat
standar operasional prosedur atau aturan yang jelas secara tertulis, sehingga
pekerjaan mengenai pengelolaan arsip kurang dihargai dan cenderung di
sepelekan.
Terakhir belum melakukan penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis.
BP2T Kota Tangsel sebuah lembaga yang memiliki kegiatan yang cukup
banyak menghasilkan arsip dan pastinya arsip selalu bertambah, hal itu perlu
penyusutan dan pemusnahan untuk mengurangi volume arsip dan tidak
memakan ruang/tempat untuk penyimpanan. Namun sampai saat BP2T Kota
Tangsel ini belum melakukan penyusutan dan pemusnahan fisik arsipnya.
104
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan pada bab
sebelumnya, dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut:
1. Pengelolaan arsip dinamis di BP2T Kota Tangsel belum sepenuhnya berjalan
dengan baik. Karena hanya menjalankan empat aspek dalam pengelolaan
arsip dinamis yaitu: penciptaan dan penerimaan arsip dinamis, penggunaan
arsip dinamis oleh pegawai sebagai bahan rujukan, penyimpanan arsip
dinamis dengan menggunakan Sistem Surat Masuk Keluar (SISUMAKER)
dan pemeliharaan arsip.
2. Pengelolaan arsip dinamis secara komputerisasi di BP2T Kota Tangsel yang
menggunakan SISUMAKER dapat menunjang efisiensi kerja yang ada di
BP2T Kota Tangsel. Salah satunya adalah temu kembali arsip dinamis
dengan adanya sistem SISUMAKER pengelola arsip dapat menemukan arsip
dengan cara yang cepat dan tepat, termasuk mudah dalam penerimaan dan
pengiriman arsip.
3. Pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan BP2T Kota Tangsel terdapat
beberapa kendala yang dihadapi, yaitu: tidak adanya anggaran khusus untuk
pengelolaan arsip dinamis; sumber daya manusia (SDM), kurangnya
pelatihan/diklat untuk pegawai dan juga kurang pegawai dari background
105
arsiparis; belum ada Standar Operasional Prosedur (SOP) yang dibuat dan
belum melakukan penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah disebutkan di atas penulis akan
memberikan beberapa saran untuk dijadikan bahan pertimbangan dalam
meningkatkan pengelolaan arsip dinamis di lingkungan BP2T Kota Tangsel.
Adapun saran yang diberikan penulis yaitu sebagai berikut:
1. Pemeliharaan arsip dinamis yang baru melakukan beberapa kegiatan, sangat
disarankan bidang kearsipan melaksanakan kegiatan fumigasi terhadap arsip-
arsip fisik yang disimpan dengan tujuan fisik arsip tersebut dapat terhindar
dari kerusakan secara berkelanjutan. Penyusutan dan pemusnahan perlu
dilakukan oleh BP2T Kota Tangsel, dengan membuat prosedur mengenai
penyusutan dan pemusnahan arsip karena untuk menghidari penumpukan
fisik arsip akibat selalu bertambahnya volume arsip.
2. Pengelolaan arsip dinamis secara otomatis/komputerisasi juga perlu
didukung oleh pegawai yang cakap dalam menggunakan teknologi untuk
pengelolaan arsip dinamis, sebaiknya pegawai yang dimiliki BP2T Kota
Tangsel untuk mengelola arsip dinamis perlu diberikan pelatihan ataupun
diklat mengenai pengelolaan arsip berbasis komputer agar pegawai tersebut
dapat mengembangkan kompetensi dalam mengelola arsip dinamis sehingga
dapat lebih membantu efisiensi kerja.
3. Sebaiknya dalam waktu dekat dibuat Standar Operasional Prosedur (SOP)
mengenai pengelolaan arsip dinamis sehingga pegawai menjadi jelas dan ada
106
aturan/standar yang dijadikan acuan. Sehingga pekerjaan pengelolaan arsip
dinamis tidak dianggap remeh dan dikesampingkan. Perlu adanya anggaran
khusus terhadap pengelolaan arsip dinamis agar pengelolaan arsip lebih
maksimal terutama untuk memenuhi kebutuhan peralatan dan perlengkapan
pengelolaan arsip dinamis. Sebaiknya pegawai kearsipan lebih diberikan
pelatihan/diklat mengenai kearsipan agar lebih mengerti pengolahan arsip
dinamis yang benar.
107
DAFTAR PUSTAKA
Amirullah. Pengantar Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2004.
Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia, 1989.
Barthos, Bashir. Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan
Perguruan Tinggi. Jakarta : Bumi Aksara, 2012.
Chowdurry, G.G. Introduction to Modern Information Retrieval. London: Facet
Publishing, 2004.
Emzir. Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitati. Jakarta: Rajawali Pers, 2011.
Hafidzhahullahu, Marwan bin Musa. ―Tafsir Al Quran Al Karim‖. 05 April 2013.
Diakses pada 02 Februari 2017 dari www.tafsir.web.id/2013/04/-al-hujuraat-
ayat-1-11.html
Holverstott, Lyle J. ―Records Management.‖ The American Archivist, v.3, no.14, (Juli
1951): h. 261-264.
Ira A, Penn. Records Management Handbook. England: Gower House, 1992.
ISO 15489-1: 2001. ―Information and documentation — Records management‖. First
edition. Diakses pada 20 Maret 2016 dari https://www.iso.org/standard/62542.html.
Irawan, Prasetya. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999.
Hasugian, Jonner. ―Pengantar Kearsipan.‖ Artikel diakses pada 20 Juli 2016 dari
http//usu.ac.id.
Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate
Records Keeping.2nd ed. Sydney: Longman Australia, 1998.
Krihanta. ―Akreditasi Lembaga Kearsipan Provinsi Dalam Rangka Meningkatkan
Layanan Kepada Masyarakat.‖ Jurnal Kersipan ANRI, vol.3 No. 1,Desember
2008.
Lembaga Administrasi Negara (LAN). ―Pedoman Tata Surat-Menyurat dan
Kearsipan‖.www.duniaarsip.com/pengertian-arsip-menurut-lembaga-
administrasi-negara.html/ di akses pada tanggal 13 September 2016.
Mahmoed, Effendy, dkk. ―Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif di Lingkungan
Universitas Gajah Mada‖.
http://arsip.ugm.ac.id/download1904112050PANDUANRINGKAS-
TTOLA%20ARSIPINAKTIF.pdf
108
Martono, Boedi. Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan.Jakarta: Pustaka
Sinar, 1992.
Martono, E. Kearsipan: Rekod Manajemen dalam Praktek Perkantoran Modern.
Jakarta: Karya Utama. 1997.
Moleong, Lexy J. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya,
2006.
Muljono, Pudji. ―Pengelolaan Arsip Secara Modern.‖ Pelatihan Otomasi Arsip
Berbasis Teks Lengkap dalam Menyongsong Otonomi Daerah/Lembaga
Angkatan V. Bogor: Perpustakaan IPB, 2001.
Mayesti, Nina. Perancangan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Aktif Pada Pusat
Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia. Tesis S2 Fakultas Ilmu
Budaya, Universitas Indonesia, 2003.
Republik Indonesia. ―Udang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan.‖ Artikel diakses pada 22 Maret 2016 dari
www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-Tentang-Kearsipan.pdf
Robek, Mary F dkk. Information and Record Management. California: Glencoe,
1987.
Saiman. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002.
Sedarmayanti. Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju, 2001.
___________. Tata Kearsipan: Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung:
Mandar Maju, 2008
Smith, Read, dkk. Record Management. USA: South Western, 2002.
Stepherd, Elizabeth and Geoffery Yeo. Managing Records: A Handbook Principles
and Practice. London: Facet Publishing, 2003.
Stoner. Manajemen. Jakarta: Prenhallindo, 1996.
Subana, M. Dasar-Dasar Penelitian Ilmiah. Bandung: Pustaka Setia, 2005.
Sue, Myburgh. ―Records Management and Archives: Finding Common Ground,‖ The
Information Management Journal. Maret/April 2005. Diakses pada 25 Mei
2016 dari https://pdfs.semanticscholar.org/bafb/f7b21da07f08a4 6684d70d2
da4d1c5839a1e.pdf
109
Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: PT.Gramedia Pustaka Utama,
2003.
_____________. Materi Pokok Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka,
1996.
Suraja, Yohannes. Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma, 2006.
Syakuro, Abdan, ―Cara Menangani Surat atau Dokumen Kantor.‖ Artikel diakses pada 15
Mei 2017 dari http://www.mediapustaka.com/2014/11/menangani-suratdokumen-
kantor.html?m+1
Tagbotor, Dzifa Peggy. dkk. ―Analysis of Reecords Mangement and Organizzational
Performance‖, International Journal of Academic Research in Accounting,
Finance and Management Sciences, vol 5 No. 2, Ghana 2015. Artikel diakses
pada 20 Juni 2016 dari
http://hrmars.com/hrmars_papers/Article_01_Analysis_of_Records_Manageme
nt_and_Organizational_Performance1.pdf
UIN Syarif Hidayatullah. Pedoman Akademik Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif
Hidayatullah Jakarta 2012/2013.Biro Administrasi Akademik dan
Kemahasiswaan UIN Syarif Hidayatullah. Jakarta, 2012.
Widjaja, A.W . Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: PT Raja Grafindo,
1993.
Wursanto, Ig. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius, 1991.
__________. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius, 1991.
Zaka, Rudi Abu, ―Tafsir Ibnu Katsir: tafsir surat Al-‗Asr ayat 1-3‖. 10 Oktober 2015.
Diakses pada 20 Juni 2017 dari
http://www.ibnukatsironline.com/2015/10/tafsir-surat-al-asr-ayat-1-3.html
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran 1
1. Arsip-arsip dinamis BP2T Kota Tangsel
2. Buku Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah dan Klasifikasi Arsip Peraturan
Walikota Tangerang Selatan
3. Perlengkapan Penyimpanan Arsip
4. Peralatan Pengelolaan Arsip
Lampiran 2
Wawancara
Lampiran 3
TRANSKRIP WAWANCARA
Nama Informan : Helmi Kamaludin M.Si
Jabatan : Kepala Sub Bagian Umum BP2T Kota Tangsel
Tempat Wawancara : Ruang Bagian Umum BP2T Kota Tangsel
Waktu Wawancara : 25 November 2016
No Penulis (p) Informan (i)
1 Jenis arsip apa saja yang di
kelola di BP2T?
Kalau disebut jenis arsip apa saja paling
utama sih sebetulnya berkas untuk perijinan,
arsip-arsip tentang perijinan yang terdiri
dari arsip eeehh eee berkas perijinan
pembangunan maupun yang ekonomi kesra,
ada pun yang surat-surat dinas itupun ya
menjadi satu bagian juga sih di dalam
pengelolaan kearsipan di kita mungkin ya
itu tapi yang lebih dominan diutamakan
tentang arsip berkas-berkas perijinan, surat-
surat kedinasan lah seperti itu surat masuk
surat keluar dan sebagainya.
2. Apakah ada pedoman yang
digunakan dalam
pengklasifikasian arsip
dinamis di BP2T?
Kalau di kita ini pedomannya sih eeeh tata
naskah arsip gak semuanya kita gunakan
yaa, jadi seperti untuk pengelolaan berkas
arsip perijinan pembangunan itu biasanya
kita kasih kode ada kode tertentu gitu
seperti untuk perijinan eeh komersil, untuk
perijinan pembangunan pemerintahan,
perijinan perumahan, perijinan perumahan
tidak teratur itu ada kode-kodenya dan kita
bikin sendiri sebetulnya. Kalau untuk surat
dinas kita masih menggunakan kode
klasifikasi yaah yang menggunakan buku
panduan tata naskah yang dikeluarkan oleh
walikota tangerang selatan mengenai tata
klasifikasi arsip.
3. Apakah pengelolaan arsip
dinamis disini sudah
memenuhi standar yang ada?
Saya juga gak apal ya standar itu seperti apa
ya, kita punya prinsip bahwa arsip kita
simpan kita kelola terus bagaimana dengan
cepat kita bisa menemukan kembali itu aja,
jadi kita membuat satu sistem yang
memudahkan kita untuk temukan lagi.
4. Apakah disini menggunakan Yaa kita ada yang namanya sistem surat
sistem dalam pengelolaan
arsip dinamis ?
masuk keluar (SISUMAKER) untuk
pengelolaan arsip kedinasan dan digitalisasi
arsip yang khusus untuk berkas perijinan.
Yaa jadi eeh berkas perijinan itu kita
bedakan ke dalam sistem yang nama
programnya itu digitalisasi arsip. Untuk
digitalisasi arsip kita menggunakan aplikasi
microsoft office untuk mendata berkas arsip
perijinan yang diterima eeh atau masuk dan
yang dikeluarkan. Kalau untuk sistem
sisumaker sendiri sudah digunakan 3 tahun,
eehh tapi baru maksimal digunakan 2 tahun
terakhir.
5. Apakah dengan sistem
tersebut menunjang efisiensi
kerja BP2T?
Yaa sangat sangat efisien sekali ya, yang
pertama kita bisa banyak menghemat kertas,
yang kedua informasi terkait dengan surat
kedinasan itu lebih cepat dari
pengolahannya maupun pengirimannya,
karena kita berbasis pada aplikasi. Untuk
arsip fisiknya saat ini kita ehh masih
menyimpan fisiknya walaupun sebetulnya
surat yang sudah kita kelola menggunakan
sisumaker itu ter eh tersimpan dalam
harddisk sebenernya.
6. Siapa yang bertanggung
jawab dengan surat masuk
dan surat keluar apakah ada?
Itu ada tupoksinya di kasubbag umum dan
kepegawaian, yang jelas staff yang
mengelola yang bertanggung jawab dan
untuk yang memberikan paraf untuk ke
valid nya surat itu akan dikeluarkan saya
sendiri sebagai kasubbag umum yang
kemudian akan dikirim ke kaban untuk di
tandatangani.
7. Fasilitas dan perlengkapan
apa saja yang digunakan
dalam pengelolahan dan
penyimpanan arsip dinamis?
Kalau fasilitas yang digunakan itu yaa
komputer, scanner, printer, terus aplikasinya
seperti itu, sama kalau untuk fisiknya ada
filling kabinet, box file, roll O‘pac, lemari
besi tahan api.
8. Bagaimana prosedur dalam
penyimpanan arsip dinamis?
Kalau untuk saat ini sih kita lebih fokus
kepada yang digital sih eee yang sifatnya
yang tersimpan pada database sisumaker
tadi jadi ketika ada yang butuh kita tinggal
carikan kita panggil perihalnya di pencarian
keluar yaa langsung kita print, jadi sudah
tidak lagi terlampau memikirkan ruang
untuk penyimpanan fisiknya itu. Kecuali
yang masih arsip yang tentang perijinan itu
yang fisik kita kelola dan kita simpan gitu.
9. Bagaimana dalam pencarian
arsip dinamis yang
dibutuhkan di BP2T?
Eehhh biasanya kalau yang untuk surat
keluar dan masuk sih sekarang sudah lebih
mudah menggunakan sistem sisumaker
pencariannya juga mudah tinggal
mengetikan perihal di pencarian nanti
muncul langsung ketemu gitu, jadi kita
sekarang udah jarang mencari fisiknya
langsung ke database sisumakernya, kalau
yang berkas perijinan sendiri juga sama kita
menggunakan digitalisasi arsip.
10. Apakah ada SOP dalam
pengelolaan arsip dinamis di
BP2T?
Belum sih saat ini belum membuat SOP
nya, yaa kita sesuaikan saja dengan
pengelolaannya secara umum saja dan yang
mengolah arsip surat dinas pun juga cara
yang dilakukan menurutnya mudah itu yang
digunakannya. Yaaa jadi untuk sementara
ini yaa belum ada hanya saja mungkin eehh
staff yang mengolah arsip dinamis buat
catatan sendiri dalam mengolah arsip seperti
itu sih.
11. Bagaimana pengolahan arsip
berkas perijinan di BP2T?
Begitu eeehh ars ee ee satu berkas perijinan
atau SK perijinan itu keluar maka arsipya
yaa langsung kita simpan kita kelompokkan
dengan yang sudah kita bikinkan kodenya
tadi, dari kodenya tadi dia akan
terkelompok dalam peruntukkannya, ijin
apa, keluarnya tahun berapa seperti itu.
12. Bagaimana dengan proses
penyusutan arsip dinamis
yang dilakukan di BP2T?
Kalau itu sudah berbasis pada pada sistem
ya jadi eeehhh untuk fisik kita 2 tahun lebih
lah itu sudah kita tidak hiarukan, yaa jadi
kita percaya sama penyimpanan database itu
karena dikelola dengan baik gitu. Kalau
untuk yang arsip perijinan itu sih kita tidak
berani menyusuti gak ada penyusutan
malah, karena kan yaa arsip itu terkait
perijinan dan juga kantor arsip daerah
belum punya tempat untuk menampungnya
terkecuali yang surat-surat kedinasan atau
arsip dinamis itu.
13. Bagaimana perawatan yang
dilakukan arsip dinamis oleh
Eehhmm untuk selama ini sih belum
melakukan fumigasi, yaa kita apa adanya
BP2T? aja dulu nih, hanya pake kamper aja yaa
untuk menghindari serangga-serangga aja
kaya rayap, kecoa yaa masih apa adanya
lah.
14. Bagaimana penyimpanan
arsip dinamis yang dilakukan
di BP2T apakah secara onsite,
offsite atu komersil?
Ooh iya kita sekarang karena eee keterbasan
tempat jadi kita nyewa untuk yang arsip
perijinan menyewa gedung tersendiri kita
simpan dalam gedung tersendiri jadi seperti
record centre lah, oooh kalau yang untuk
arsip dinamis kita gak simpan di gedung itu,
ee ee kita hanya simpan dalam database itu
aja.
15. Asas apa yang digunakan
dalam penyimpanan arsip
dinamis di BP2T?
Ee ee kalau disini sih berkas yang masih
suka disimpan di setiap bagian bagiannya
atau bidangnya tersendiri karena kan masih
suka digunain, terus kita juga nyimpen arsip
softcopy di sistem kita ya secara umum
lebih disimpen di bagian arsip, karena kan
arsip dinamis itu kan yaa ee ee arsip yang
masih sering digunakan.
16. Berapa jumlah SDM yang
dimiliki oleh BP2T pada
bagian pengelolaan arsip
apakah dari basic ilmu
kearsipan?
Yang pengelolaan arsip itu ada 4 orang. Ehh
itu gak ada yang dari lulusan arsip aris, ya
beda-beda aja lulusnnya tapi ya bukan dari
ilmu kearsipan semuanya.
17. Apakah ada anggaran khusus
yang diberikan untuk bagian
pengelolaan arsip dinamis di
BP2T?
Saat ini sih belum belum kita anggarkan
untuk ee insentifnya belum ada untuk
bagian arsip, ya paling kalau ada butuh
keperluan langsung mintanya ke bagian
umum karena kan anggaran dana masuknya
ke bagian umum. Hanya saja sarana dan
prasarana aja yang kita siapkan seperti ee
untuk sewa gedung penyimpanan arsip,
terus ee apa itu untuk service peralatan
untuk kebutuhan arsip itu aja. Ooh itu juga
penyediaan untuk penyimpanannya yang
sudah saya sebutkan tadi semacem filling
kabinet, box file, roll page apa ya sebutnya
ee ee lemari anti api yang besar.
18. Kendala apa aja yang
dihadapi dalam pengelolaan
arsip dinamis di BP2T?
Yang pasti sih ee eeh keterbatasan SDM
dari sisi jumlah pengelolaan dengan
keilmuannya SDM itu.
19. Upaya apa yang dilakukan
dalam menghadapi kendala
Yaa paling kita mengikutkan petugas di
kegiatan kearsipan yang dilaksanakan oleh
yang ada di BP2T? apa ee ee bimtek arsip yang dilakukan kalau
kita dulu eeeh sekarang ini oleh kantor arsip
daerah kota Tangsel.
Nama Informan : Sapruddin
Jabatan : Kepala Bagian Pengelolaan Arsip BP2T Kota Tangsel
Tempat Wawancara : Ruang Bagian Umum BP2T Kota Tangsel
Waktu Wawancara : 15 Desember 2016
No Penulis (p) Informan (i)
1. Apakah pengelolaan arsip
dinamis di BP2T sudah
sesuai dengan standar
pengelolaan arsip yang ada?
Sesuai sih, yaa kita mengikuti pengelompokan
agar sesuai aja jadi pada saat dicari mudah
ditemukannya.
2. Arsip dinamis apa saja yang
diterima oleh BP2T?
Arsip dinamis ya kaya surat menyurat
kedinasan, kepegawaian, termasuk perijinan.
3. Apakah ada SOP tertulis
dalam pengelolaan arsip
dinamis di BP2T?
Kalau SOP nya sih belum ada mas, yaa sesuai
dengan panduan yang ada aja gitu kalau saya
yaa tiap berkas yang masuk aja di arsipin di
kelompokin.
4. Apakah pengelolaan arsip
dinamis di BP2T menunjang
efisiensi kerja di BP2T?
Yaa memudahkan berpengaruh, terutama
dalam pencarian arsip nya menjadi mudah dan
cepat ditemukannya jadi sangat efisiensi ya.
Karena kan disini sudah menggunakan sistem
jadi pengolahnnya juga lebih gampang.
5. Sistem apa yang digunakan
dalam pengelolaan arsip
dinamis di BP2T?
Ya itu disini namanya digitalisasi arsip untuk
pengelolaan arsipnya sudah berjalan dan juga
apa ya kalau untuk surat-surat ke dinasan itu
kita ee ee menggunakan sistem namanya
Sisumaker.
6. Apakah berkas arsip-arsip
perijinan juga masuk ke
sistem sisumaker?
Eehmm kalau berkas perijinan itu kan agak
penting jadi arsipnya itu gak masuk ke
Sisumaker, hanya disimpan di komputer arsip
yang menggunakan aplikasi digitalisasi arsip.
Jadi saya mengarsipkan sesuai dengan nomor
urut aja kalau masalah berkas perijinan ya, jadi
sesuai dengan nomor ijinnya.
7. Bagaimana prosedur
penyimpanan arsip dinamis
di BP2T?
Yaa itu penyimpanannya sesuai dengan nomor
urut, iya sesuai dengan nomor urut ijin, terus
sesuai dengan perihal masing-masing perijinan.
8. Apa saja yang dilakukan Kalau untuk perawatan ya ehhmm belum ada
untuk merawat arsip yang di
miliki BP2T?
ya paling cuman di kasih kapur barus yaa biar
gak ada kaya hewan-hewan sama serangga aja.
Yaa sama dengan cara penyimpanan aja yang
rapih dengan lemari kaya gini ehhh rool O‘pac,
kan kalau ditaro diluar kan jadi lembab bahaya
aja sama berkasnya. Palingan ya untuk
serangga gak dateng paling dikasih ehh apa tuh
kamper aja biar gak dirayapin sama gak ada
serangga aja sih, ya masih segitulah
perawatannya hahaa.
9. Bagaimana dengan
penyusutan arsip dinamis
yang dilakukan di BP2T?
Kalau penyusutan yaa belum, karena kantor
arsip kota belum bisa menampung ya.
10. Bagaimana dengan
penyimpanan arsip fisik
yang dilakukan oleh BP2T?
Iya karena kan kalau yang sudah tahun-tahun
lama kepenuhan jadi kita pindah ke gudang
yang satunya, kan ada dua gudang arsip disini.
Yaa disini ada gudang penyimpanan arsip
tersendiri dibelakang di perumahan karena kan
kantor arsip belum belum bisa menampung.
11. Bagaimana proses
penyeleksian dan penilaian
arsip dinamis di BP2T?
Yaa sesuai dengan tahunnya aja saya sih kalau
memang udah tahun lama baru di pindah, jadi
ya sekiranya disini udah gak mampu nampung
yang tahun lamanya kita pindahin ke gudang
arsip yang di belakang. Ee eehh kalau ada yang
butuhin ya disana juga ada sistem komputer
juga dan sesuai dengan nomor urut juga di data
lagi dicatet lagi disana, dari sini di oper disana
tetep dicatet disana gak dipindahin doang.
12. Apakah lebih efisien
menggunakan manual atau
sistem yang dilakukan
dalam pengelolaan arsip
dinamis di BP2T?
Yaa manual bisa sistem juga apa lagi, yaa bisa
dibilang lebih efisien menggunakan sistem
komputer jadinya lebih cepat dan mudah.
Lebih cepat kalau pake sistem pada saat
penomorannya, ee ee kan urutannya sesuai
dengan penomorannya terus juga pencariannya
juga lebih cepet.
13. Apakah sistem yang
digunakan sudah memenuhi
dalam pencarian arsip
dinamis di BP2T?
Jadi lebih mudah menemukan arsip yang dicari
terus juga lebih cepet nemuinnya, gak kaya
manual cari satu-satu dulu jadinya lebih lama.
14. Apakah SDM yang ada
sudah memenuhi kebutuhan
dalam pengelolaan arsip
dinamis di BP2T?
Sudah cukup lah, disini kan ada 4 orang dalam
pengelolaan arsipnya yaa walaupun bukan dari
keilmuan arsip ee ee tapi sudah cukup lah.
15. Arsip dinamis apa saja yang ehhm yaa arsip perijinan jelas, terus
termasuk kategori arsip
yang dimusnahkan atau
disimpan permanen di
BP2T?
pembangunan arsip IMB yang permanen sih.
16. Fasilitas apa saja yang
dimiliki dalam pengelolaan
arsip di BP2T?
ini tempat penyimpanannya lemari roll O‘pac,
filling kabinet, ya paling sama komputer,
printer, scanner kita ada yang besar yang itu
untuk kertas ukuran besar.
17. Apakah ada anggaran
khusus untuk pengelolaan
arsip dinamis di BP2T?
Gak ada anggaran khususnya, yaa paling ada
hanya untuk seperti box file itu
18. Kendala apa saja yang
dihadapi dalam pengelolaan
arsip di BP2T?
Ya paling tadi yang saya bilang gak adanya
anggaran khusus untuk pengelolaan arsip
disini, untuk SDM paling butuh pelatihan-
pelatihan khusus aja terkait pengelolaan
arsipnya, terus sama ya itu dalam peminjaman
arsip yang dibutuhkan belum adanya SOP
tertulis.
19. Upaya apa yang dilakukan
untuk menghadapi kendala
yang ada?
Yaa paling untuk kedepannya ada SOP tertulis
ya terkait pengelolaan arsip disini ee eeh jadi
biar lebih jelas aja, karena kan kadang-kadang
ada aja gitu yang minjem cuma nyebutin
perihalnya abis itu dicariin. Yaa kalau yang
tanggung jawab arsipnya itu ya paling kita
bagian arsip kan kita catet namanya sama eeh
eeh dari bidangnya apa kalau dia lupa balikin
ya kita tegor. Haa jadi ada buku induk eehm
peminjaman sendiri di bagain arsip, hee kita
juga serba salah juga gak ngasih jangka waktu
peminjaman juga, ee ee itu gara-gara gak ada
SOPnya.
20. Apakah ada copynya dari
arsip dinamis tersebut ketika
arsip dinamis itu di pinjam?
Ngga, karena kan tebel kalau arsip perijinan
ini. Tapi kita sudah menscan arsip perijinan ini
secara digital sudah berjalan sih sejak 2011-
2012 arsip-arsip perijinan itu di scan ee eeh
jadi dalam bentuk PDF. Kecuali kalau arsip
surat-surat kedinasan itu sedikit jadi gampang
copynya, hee tapi sekarang kan udah pake
sistem jadi kalau butuh arsip kedinasan ya
tinggal di download aja arsipnya abis itu di
print yaa gak perlu nyimpen copyannya.
21. Sejak kapan sistem
digitalisasi arsip ini
dilakukan?
Sudah 2 tahunan lebih lah, dari tahun 2013-
2014 seinget saya ma. Ya kan di gudang yang
nyewa tempat kan dibagi juga petugasnya buat
digitalisasi arsip yang disana gitu.
22. Bagaimana proses
penyimpanan arsip dari unit
kerja ke pusat arsip di
BP2T?
Ya gitu aja paling contoh arsip yang dibuat di
bidang terus dikirim kesini, bagian arsip paling
tinggal data aja perihalnya apa, nomor ijinnya
berapa abis itu kita kelola dan disimpen dah,
yaa kalau ada yang pinjem tinggal nyebutin
perihalnya aja sama nomor perijinannya gitu
aja disini. Karena ya saya ini tanggung
jawabnya lebih besar ya keliatannya sepele
mas, tapi kalau ada masalah bagian arsip yang
kena mas, yaa begitulah mas. Makannya mas
perlu adanya sistem komputer ee eeh karena
kalau arsip itu udah ada di ee eeh datanya di
komputer berarti arsipnya udah disini, yaa nilai
plus sendiri lah mas menggunakan sistem
komputer sangat membantu sekali.
23. Lalu dengan arsip yang
fisiknya ini dengan cara apa
pengelompokkannya untuk
lebih mudahkan lagi?
Yaa paling sama kita dengan dikasih map
berwarna gitu ee eehh yang warna merah itu
sudah tahun lama, terus ada kuning ada hijau
ya biar memudahkan aja sih mas
pengelompokkannya haa jadi mudah nyari
sama nyimpen arsipnya lagi.
24. Apakah dalam
pengelompokkan arsip
perjinan di BP2T ada buku
panduannya?
Eehh sama ada juga buku panduannya cuma ya
khusus perijinan aja gitu. Itu ada buku
panduannya ee ee sama yang di keluarkan dari
walikota itu nomornya masing-masing contoh
tempat tinggal itu nomornya kan 648, kalau
buat IMB itu kan ipr 658
Nama Informan : Sabur S.E
Jabatan : Staff Bagian Umum BP2T Kota Tangsel
Tempat Wawancara : Ruang Bagian Umum BP2T Kota Tangsel
Waktu Wawancara : 23 November 2016
No Penulis (p) Informan (i)
1. Arsip dinamis apa saja yang
diciptakan dan diterima
oleh BP2T?
Kalau di BP2T setau saya untuk arsip yang
dibuat BP2T semua berkas yang diproduksi
atau yang dikelola BP2T saat ini ada 19 Ijin
yang di keluarkan oleh BP2T. Jadi setiap arsip
yang dikeluarkan oleh BP2T pasti ada
arsipnya, antara lain IMB, SIUP, TDP, Izin
Usaha, izin usaha industri, terus IPPT,
gudang, reklame, dll. Salah satunya tambahan
arsip dinamis itu ada ijin-ijin yang kita
keluarkan, terus ditambah dengan berkas-
berkas yang kita keluarkan untuk pihak lain
contoh surat SK, surat ee surat dinas, surat
tugas, surat undangan, surat teguran, surat
tagihan yang ditujukan dari BP2T ke pihak
lain, baik itu ke perorangan maupun e
instansi, yang ada kaitannya dengan badan
pelayanan perijinan terpadu kota tangerang
selatan.
2. Dalam periode setahun ini
berapa jumlah arsip dinamis
yang diterima?
Kalau untuk pastinya sih kita lihat di data
kearsipan kita itu kan pasti berbeda-beda
antara bidang pembangunan, bidang ekonomi
kesra maupun yang ada di skretariat jadi harus
dilahat dulu berapa jumlahnya sih dalam 1
tahun itu, kalau un yang setau saya yang ada
disini itu dalam 1 tahun aja bisa sampe 2000
an ya untuk surat masuk aja, eeh jadi hanya
item surat masuk aja, surat masuk dari pihak
lain baik itu dari dinas lain maupun dari
perorangan.
3. Bagaimana prosedur
penerimaan arsip dinamis di
BP2T?
Untuk penerimaan arsip dinamis disini, jadi
kan begini ada 2 mekanisme surat itu kita
terima. Jadi pertama itu surat fisik yang dari
pihak lain baik itu instansi atau perorangan
yang ditujukan ke BP2T itu kita terima lalu
diberikan tanda terima (kalau yang ngirim
tidak membawa lembar tanda terima), terus
kita ee ee ee kita input di dalam suatu sistem,
namanya SISUMAKER setelah di input di
sisumaker itu, surat fisik dilampirkan lembar
disposisi yang kemudian akan kita kirim ke
kepala badan setelah ee dari kepala badan
nanti didisposisikan surat itu ke bidang yang
harus menghendelnya, setelah di disposisi
nanti surat fisik tersebut akan dikembalikan ke
sekretariat umum untuk di arsipkan sebagai
surat berkas surat masuk atau arsip surat
masuk seperti itu. Terus yang kedua itu ada
surat masuk yang dari sistem atau Sisumaker
namanya (Sisterm Surat Masuk Keluar)yang
dimiliki atau di operasikan diwilayah
pemerintah kota tangerang selatan namanya
SISUMAKER. Itu surat yang dari yang yang
masuk di dalam sistem sisumaker itu
sebenarnya tidak diperlukan lagi harus dicetak
sih sebenernya sih tidak harus. Jadi surat itu
sudah berbentuk digital jadi kita bisa baca,
bisa download gitu. Jadi surat itu akan akan
secara otomatis terinput, terinput di dalam
sistem itu, surat masuk jadi ada inbox nanti
dari dinas Setda misalkan lewat sisumaker
nanti kan dia masuk di sistem nanti di dalam
komputer ku di sisumaker ku ada pesan yang
kita bisa klik pesan bisa kita lihat surat apa,
apakah itu undangan atau pemberitahuan, atau
SK, atau apalah pokoknya, atau himbauan,
atau pengumuman dari walikota nanti kita
bisa terima di sitem tersebut yang nanti akan
bisa langsung didisposisikan secara digital
didalam sistem tersebut kepada kepala
maupun dari kepala ke staff-staffnya.
Jadi yang mendisposisikan itu kepala badan
itu sendiri?
Iya iya jadi kita input terus kita disposisi ke
kepala badan setelah di input nanti terserah
kepala badan mau disposisi ke bidang mana,
setelah di disposisi kan dikembalikan setelah
di disposisi ya disistem itu ya secara otomatis
dari bidang yang didisposisikan itu akan
menerima notifikasi atau pemberitahuan ooh
ada notifikasi nih disposisi dari kepala
perihalnya apa nih? Apakah itu pengaduan
pembangunan atau pengaduan reklame tidak
berizin atau apa seperti itu.
4. Bagaimana penggunaan
arsip dinamis di BP2T?
Penggunaan arsip ya, ya disini penggunaan
arsip yang ngegunain ya pegawai yang ada
disini, kan buat rujukan kalau ada pengaduan
terus juga kalau ada pegawai yang dinas luar
harus melampirkan suratnya, dan sebagainya.
Lebih umumnya sih pegawai disini yang
ngegunainnya.
5. Apakah pengelolan arsip
dinamis di BP2T itu sudah
menggunakan sistem
komputerisasi?
Pengelolaan arsip dinamis disini sih kita
sudah menerapkan pengelolaan secara
komputerisasi ya, jadi surat yang masuk
ataupun keluar akan kita input ke dalam
sistem, yang sudah ku sebutkan namanya
Sistem Surat Masuk Keluar (SISUMAKER)
6. Apakah sistem ini sudah
saling terkait di SKPD yang
ada di Kota Tangsel?
Ya Sistem ini saling terhubung antar SKPD
yang ada di tangsel.
7. Apakah berkas-berkas
perizinan seperti SIUP,
TDUP, Ijin Pembangunan
masuk sistem
SISUMAKER?
Ada ee sistemnya sendiri jadi di simpan di
dalam PC ya yang memuat informasi
mengenai jenis ijin, tahun, terus pemiliknya,
terus peruntukannya, lokasinya semuanya tuh
sudah disimpan didalam satu ee sistem
komputer kita, sistem komputerisasi jadi pada
saat ee nanti orang butuh arsip misalkan dia
butuh arsip untuk setplane misalkan eejadi
bisa di lihat arsipnya ooh blok ini alamatnya
jalan apa blok ini kecamatan ini RT ini ini tuh
nanti bisa dilihat di dalam sistem tersebut
yang nanti akan ketahuan nomor berapa sih
arsipnya, jadi bisa dilihat fisiknya maupun
secara ee komputerisasinya.
8. Apa nama sistem yang
digunakan untuk
menyimpan berkas
perijinan tersebut?
Disini sih masih manual sih kaya semacam
dia berbentuk Ms. Excel sih, Ms. Excel yang
memuat semua informasi perihal rekapitulasi
ijin apa dari bulan apa, dari awal tahun sampai
akhir tahun, terus ijin rekap ijin ee reklame
misalkan dari tahun sekian sampe tahun
sekian, rekap TDUP misalkan dari tahun
sekian sampe tahun sekian itu ada semuanya.
Jadi sangat membantu, memudahkan ee staff-
staff arsip untuk mengelola arsip tersebut.
9. Apakah sistem Sampai saat ini untuk SISUMAKER tersebut
SISUMAKER itu
memudahkan proses
pengelolaan arsip dinamis
di BP2T?
sih sebenernya ee sangat sangat membantu
sekali, artinya sangat bagus lah sangat baik
sekali kalau diterapkan secara secara apa
namanya kalau diterapkan secara baik ya di
setiap instansi, karena itu akan memudahkan
dan memperpendek jarak waktu tempuh
pengiriman maupun pencarian kembali jadi
lebih cepat dan apa ya tidak memerlukan
kertas, tidak memerlukan kertas lagi
menghemat kertas jadi yang akan kita
disposisikan itu suratnya berbentuk digital
jadi semua bisa baca gak cuma dari komputer
dari handphone pun kita bisa. Jadi kalau ada
surat masuk ada, bisa kita aplikasikan di
handphone kita, jadi kalau ada surat masuk
dari SISUMAKER akan ada
pemberitahuannya di handphone kita.
Misalkan ada surat masuk dari dinas mana
perihalnya apa kapan dimana berapa lama itu
bisa dilihat.
10. Siapa saja yang dapat
mengakses SISUMAKER?
Yang bisa mengakses SISUMAKER tersebut
yang pastinya ee agent atau ee staff yang
diberikan akses baik itu login ataupun
password ee SISUMAKER dia yang bisa
menghendle, orang lain pun tidak akan bisa
masuk ke dalam sistem tersebut karena pada
saat dia mengakses login dan password
tersebut pasti akan ada notifikasi ee nomor
kode verifikasi yang harus di input di sistem
tersebut dan notifikasi tersebut nomornya itu
pasti akan dikirimkan melalui nomor telefon
atau handphone yang diinput didalam sistem
tersebut. Jadi orang lain pun tidak akan bisa
terkecuali user yang diberikan atau yang
diregistre kan nomornya ke dalam sistem
tersebut.
11. Bagaimana pengelolaan
arsip dinamis di BP2T
mulai dari arsip tersebut
diciptakan dan diterima,
penyimpanan, penggunaan,
pemeliharaan hingga
penyusutan atau
pemusnahan?
Kalau arsip itu dibuat pertama dari ee bidang
misalkan dari bidang yang ee yang membuat
surat tersebut misalkan bidang sekretariat mau
mengundang ee dari bidang lain sesama
instansi BP2T ataupun mengundang peserta
dari luar ee BP2T tangsel misalkan instansi
dari Setda ataupun dari BLHD, Tata Kota
misalkan ada undangan bimtek itu kita bisa
membuat surat tersebut nah yang membuat
dari bidang yang ee yang mengadakan acara
tersebut, nah surat itu nanti akan dibuat ee,
surat itu dibuat ada dua cara, cara pertama itu
secara fisik jadi dibuat secara fisik misalkan
undangan akan dibuat secara tertulis fisik,
ditulis, diketik, di print 2-3 lembar ya yang
salah satunya untuk arsipnya kita kemudian
dimintakan tandatangan kepada kepala badan
untuk keabsahan suratnya ya terus itu akan
dikirim secara fisik ke bidang-bidang lain, eee
ataupun dikirim ke instansi lain itu yang
pertama. Ya ngirimnya kadang pake jasa
pengiriman atau ada yang mengantar yang
saat ini masih diberlakukan, terus yang kedua
dikirim melalui SISUMAKER jadi surat itu
tidak dicetak secara fisik tetapi dibuat secara
digital nanti surat itu akan dibuat oleh
Kasubag, kalau disini kasubag ya atau kepala
bidangnya yang setelah dibuat dikirim ke
kepala badan atau kepala BP2T untuk
dimintakan keabsahannya atau diminta
validasi untuk di validasi atau
ditandatangani, stemple dan diberikan QR
Code itu secara digital. Jadi nanti akan dikirim
didalam sistem sisumaker tersebut surat
keluar dari kepala bidang ke kepala badan
setelah kepala badan setuju dicek dia akan
memberikan tandatangan secara digital dan
memberikan keabsahan lain namanya itu QR
Code itu, itu menjadi satu keunggulan dari
sisumaker bahwa satu berkas atau arsip itu
valid karena bisa di cek didalam sistem
dengan QR Code tersebut. Untuk penerimaan
arsip ada 2 cara yang berdasarkan fisik dan
yang dari sisumaker itu, kalau yang fisik
misalkan ada surat masuk dari dinas lain surat
kita terima lalu dicopy dan diberikan lembar
tanda terima, lalu arsip tersebut kita scan dan
input kedalam sistem sisumaker ee yang
kemudian di isi data surat tersebut dari mana,
perihalnya apa, tanggal berapa, jadi informasi
surat di ketik berdasarkan data penyimpanan
pada sistem, nah kemudian surat itu diberikan
ee lembar disposisi yang berisi deskripsi surat
tersebut yang sama pada sistem, yang
ditujukan kepada kepala badan atau kepala
BP2T nah nanti kepala badan yang
menunjukan surat itu di disposisikan kepada
bidang atau staff-staff. Kemudia cara yang
kedua yang kita terima dari sistem sisumaker,
ee jadi surat yang masuk ke sistem akan
muncul notifikasi yang kemudian eeh kita cek
terus di terima yang kemudian kita baca surat
dari mana, perihalnya apa, dan kita sudah
tidak perlu mengisi informasi deskripsi
suratnya pada sisumaker, ee jadi deskripsi
informasi suratnya itu yang dari dinas atau
instansi lain sudah diisi oleh yang punya akses
melalui sistem, yang kemudian di disposisikan
ke kepala badan melalui sistem sisumaker.
Penyimpanannya seperti biasa jadi pada saat
ada kita membuat arsip surat keluar, surat
keluar kita buat 3, yang satu untuk bidangnya
yang buat mereka simpan sendiri, terus dinas
lain atau orang lain atau pihak lain yang
copyannya yang satunya, kita pengelola arsip
juga nyimpan arsipnya. Jadi kita buat tuh 3
yang satu untuk kesana copyannya lalu yang
arsip satunya di simpan di bidangnya yang
buat, lalu yang kita simpan di sistem arsip
kita, lebih banyak bagian arsip sih yang
simpan. Pertama arsip itu akan kita scan surat
keluar, ee ditaro di folder surat keluar didalam
komputer terus setelah discan nanti kita
berikan nomornya, nomor urutnya, terus kita
berikan informasi tambahan surat undangan
apa atau bimtek perihal apa, tanggal berapa,
dimana seperti itu. Terus untuk yang fisiknya
arsip yang sudah kita scan kan fisiknya kita
eeh arsipkan juga didalam satu arsip kita
ditaro didalam bindex eeh boxfile nah sesuai
dengan urutan nomor surat keluar tersebut
dibuat seperti itu. Eeh mengenai penyusutan
dan pemusnahan ya itu ya setau saya sih kalau
untuk berkas fisik kan ee kita sih belum
melakukan pemusnahan yaa kan kita juga
udah simpan yang softcopy di sistem, terus
juga untuk penyusutan paling hanya berkas
perijinan karena kan tempat kita kan spacenya
terbatas jadi surat yang perijinan semua arsip
yang ada di BP2T itu pasti akan ditempatkan
ditempat yang special lah khusus untuk ee
menyimpan arsip tersebut jadi salah satunya
kita nyewa tempat atau sewa rumah atau
gudang yang dijadikan tempat arsip BP2T.
Arsip itu dipindahkan tergantung spacenya
misalkan 2 tahun eeh 2 tahun tempat kita
sudah tidak memungkinkan akan kita
pindahkan ke gudang arsip tersebut.
12. Apakah pengelolaan arsip
dinamis di BP2T ada SOP
tertulis?
SOP tertulis ya, kalau untuk SOPnya sampai
hari ini ya belum pernah melihat SOP tertulis
ya untuk pengelolaan arsip. Jadi pengelolaan
arsip itu masih sifatnya eeh apanamanya ya
manual maksudnya tidak ditulis secara eeeh
SOP gitu, karena pertama eeh SOTK nya itu
sampai saat ini ya belum pernah saya temuin
ya untuk SOP pengelolaan arsip belum ada ya.
13. Kalau untuk pedoman
pengelolaan arsip sendiri
ada yang digunakan?
Ada jadi buku tata aturan arsip ya. Ooh ya jadi
untuk pedomannya kita ada 1 buku dari
walikota tangerang selatan dari kantor arsip
daerah yang tertulisnya peraturan walikota
tangerang selatan nomor 41 tahun 2013
tentang klasifikasi arsip, itu perwal yang
dikeluarkan walikota tangerang selatan yang
berisi informasi tentang klasifikasi arsip baik
itu penomoran maupun tata aturan eeh
penomoran surat ya seperti itu. Jadi ya ehh
buku ini jadi acuan kita untuk penomoran dan
pengelolaan arsip.
14. Fasilitas apa saja sih yang
digunakan dalam
menunjang sistem tersebut
dalam pengelolaan arsip
dinamis?
Fasilitas yang digunakan untuk menunjang
sistem tersebut sih yang pertama ada man
powernya juga pertama, ada orang yang
memiliki pengetahuan di bidang sistem
tersebut ya disisumaker tersebut, yang ke dua
harus ada sarananya sarana dan prasarananya
seperti ee ee komputer, scanner, terus printer
ya kurang lebih itu.
15. Bagaimana proses
pengiriman atau distribusi
arsip dinamis tersebut yang
dilakukan ke antar SKPD?
Pengiriman arsip ya, jadi pada saat arsip itu
telah dibuat oleh bidang tertentu dalam 1
instansi itu akan dibuat surat itu pastinya,
dibuat oleh bidang terus dikirim ke kepala
profile dengan diberikan tandatangan digital
nanti akan dikirimkan kembali ke bagian
umum ataupun sekretariat yang mengelola
surat menyurat nah akan diberikan stemple
dan QR Code secara digital dari bagian umum
lalu surat itu akan dikirimkan ke tujuan surat
itu akan diberikan baik itu ke instansi maupun
perorangan, tetapi sampai saat ini baru SKPD
saja SKPD kota tangerang selatan yang bisa
mengakses Sisumaker tersebut jadi untuk
perorangan paling akan dicetak berbentuk
fisik yang akan kita kirimkan melalui POS
ataupun jasa pengiriman surat yang lain.
16. Apakah ada prosedur secara
tertulis peminjaman arsip
ketika ada yang
membutuhkan?
Kalau di BP2T ya saat ini belum ada belum
ada prosedur peminjaman arsip secara tertulis,
jadi pada saat bidang lain membutuhkan arsip
tersebut dia langsung datang keee ruang arsip
untuk meminjam arsip tersebut terus di
fotocopy seperti itu. Contohnya misalkan ada
permasalahan eeh pengaduan, pengaduan
bangunan yang berujung sampe ke pengadilan
misalkan itu pada saat dibutuhkan itu berkas-
berkas yang dibutukan itu kan salah satunya
surat-suratnya itu surat masuk, surat
aduannya, surat tegorannya itu pasti dia akan
eeh mengambil dari arsip tersebut, jadi saat ini
kalau mereka butuh misalkan untuk pihak
ketiga baik untuk kepolisian untuk pengadilan
itu paling mereka akan meminta arsipnya tapi
ya gitu aja langsung datang keruang arsip dan
meminta arsipnya untuk di fotocopy, bahkan
aslinya pun jika dibutuhkan di pengadilan
pasti dibawa aslinya. Jadi agar menjamin arsip
yang asli tidak hilang pasti akan kita catat
deskripsi surat yang dipinjam eeh namanya
yang meminjam juga, nama dan bagiannya,
bidangnya supaya pada saat dia selesai
mengambil arsip tersebut supaya
mengembalikan lagi arsip yang dipinjam.
17. Apakah ada buku agenda
arsip keluar dan arsip
masuk yang dimiliki oleh
BP2T?
Ada kalau buku agenda secara fisik yaa, itu
kita punya baik buku agenda surat masuk
maupun buku agenda surat keluar. Jadi setiap
surat yang masuk pasti akan kita catat secara
manual, maupun secara elektronik atau
dengan otomatis di sistem SISUMAKER yaa.
Terus surat keluar surat keluar saat ini sih
masih menggunakan manual, jadi surat yang
dibuat dari kita untuk pihak lain itu kita eee
eeee arsipkan kita tulis didalam satu buku
surat keluar sendiri dan surat keluar itu kita
scan dan softcopynya kita simpan didalam
folder surat keluar dalam bentuk format PDF
supaya kita punya hardcopy dan softcopy dari
surat yang pernah kita buat untuk pihak lain
seperti itu, jadi kita punya softcopy maupun
hardcopy.
18. Apakah ada buku pedoman
dalam pengkategorian arsip
dinamis di BP2T?
Buku pedomannya salah satunya itu darii
buku yang dari arsip daerah yang memuat
informasi mengenai perwal, perwal perihal
arsip daerah tentang klasifikasi arsip seperti
itu he‘e.
19. Fasilitas dan perlengkapan
apa saja yang dimiliki oleh
BP2T dalam penyimpanan
arsip dinamis?
Fasilitas dan perlengkapan karena udah pake
sistem juga ya ada komputer, scanner,
fasilitasnya itu adaa bindex eeehh boxfile,
untuk surat-surat keluar, filling kabinet, kalau
diruang arsip sini ada lemari yang
dikhususkan untuk menyimpan arsip anti api
dan bisa di geser sih rollpack.
20. Apakah dalam
penyimpanan arsip dinamis
ada perawatan khusus yang
dilakukan oleh BP2T?
Perawatannya ada cuman tidak terlalu serius
sih hanya membersihkan sewaktu-waktu saja
eehh kalau sudah banyak debu, sama itu
dikasih kamper biar gak ada serangga. Cuman
itu aja sih perawatannya setau saya.
21. Bagaimana proses temu
kembali/pencarian arsip
dinamis dalam sistem
SISUMAKER?
Yang pasti pencarian di sistem bisa di search
by perihal, dilihat by tanggal, eehh maupun
nama, maksudnya ituu yaa nama asal
suratnya, nomor suratnya, tanggal suratnya,
maupun perihal isinya. Tapi saya sih lebih
sering menggunakan perihal dalam
pencariannya ya jadi gampang aja nyarinya.
22. Apakah sistem aplikasi
tersebut sudah memenuhi
kebutuhan dalam temu
kembali arsip dinamis di
BP2T?
Selama ini sih, 2 tahun ini sih yaa sesuai sih,
memudahkan, sesuai dengan kebutuhan, eeh
jadi kan mengurangi penggunaan kertas coba
kalau semua instansi menggunakan sistem
SISUMAKER ini. Sangat membantu sekali
sih ya, jadi kaya pencarian kita gak perlu lagi
nyari satu-satu arsip kalau kita butuh, kalau
pake sistem kan cepet gampang lagi, tinggal
klik search bisa nyari berdasarkan perihal,
tanggal, nama dan sebagainya arsip langsung
ketemu tinggal di print dah jadi temu
kembalinya arsip cepetlah kalau pake sistem
sisumaker itu.
23. Apakah dengan sistem
SISUMAKER yang
digunakan untuk
pengelolaan arsip dinamis
menunjang kerja di BP2T,
di dalam kebutuhan surat
menyurat itu terpenuhi
dalam pencarian ataupun
temu kembalinya?
Iya sangat membantu sih efisien sekali, iya
jadi eeeh pengelolaan arsip yang saat ini ada
sih sebenernya memudahkan sekali ya untuk
menemukan, baik itu mengurutkan mulai dari
jenis arsip itu, jenis arsip apa, baik itu arsip
surat-surat masuk maupun surat-surat keluar
atau jenis-jenis ijin apa yang dikeluarkan,
kapan ehhh, terus itu bisa dengan mudah
untuk kita temukan pada saat kita mencari
arsip yang kita butuhkan tersebut. Dan juga
eehh sistem SISUMAKER ini juga membantu
pengelolaan arsip juga sih kaya menginput
surat sudah ada ee kolom-kolom untuk
mengisi informasi surat, sangat membantu
sekali lah jadi lebih cepat dan hemat yaa.
24. Kendala apa saja yang
dihadapi dalam pengelolaan
arsip dinamis di BP2T?
Kendala disini untuk arsip, pertama sih yang
kita alami yaa pertama dari Men Power, men
power itu belum terakomodir dalam artian
belum ada eehhh staff yang khusus untuk
menghendle arsip. Selama ini men power
yang ada untuk menghendle arsip yaa eehh
banyak menghendle ataupun eehh memanage
pekerjaan yang lain, jadi itu kendala pertama
Men Power, terus juga anggaran tetap untuk
bagian arsip tuh gak ada, kan anggarannya
langsung di jadikan satu ke bagian umum jadi
gak ada lah khusus buat pengelolaan arsip.
Terus juga kurangnya orang yaa SDMnya yaa
kurang dari jumlah maupun keilmuannya ya
paling kaya saya lebih sering untuk belajar
sendiri dari pada diklat mengenai pengelolaan
arsip, dan tidak ada SOP yang dibuat khusus
untuk pengelolaan arsip disini ya belum ada
SOP nya tertulis lah seperti itu.
25. Upaya dan langkah apa aja
yang dilakukan untuk
menghadapi kendala yang
ada?
Upayanya ya pertama kita buatkan SOPnya,
SOP supaya teratur aturan-aturan yaa alur
kerjanya sesuai laah di dalam bidang arsip
tersebut, yang kedua akomodasinya kaya
perlengkapan, peralatan tuh harus memadai
baik itu boxfile, lemari arsip, ituu harus di
utamakan. Karena selama ini kurang ya, kaya
boxfile itu ditaronya diatas meja dibawah
meja itu yang masih terkendala, jadi
perlengkapan peralatan masih kurang
terpenuhi lah, terus tempat aripnya masih
kurang memadai.
Nama Informan : Sri Laksmi Handayani
Jabatan : Staf Bidang Data, Informasi, Regulasi BP2T Kota Tangsel
Tempat Wawancara : Ruang Bagian Umum BP2T Kota Tangsel
Waktu Wawancara : 07 Juli 2017
No Penulis (p) Informan (i)
1.
Apakah dengan adanya
pengelolaan arsip dinamis
di BP2T membantu kerja
dalam kegiatan sehari hari?
Pengelolaan arsip emang perlu ada ya, karena
kan disini tempatnya pelayanan dan perijinan
pembangunan kalau tidak adanya bidang yang
mengelola arsip nanti berantakan arsip yang
ada. Eeeh menurut saya sangat membantu ya
dengan adanya pengelolaan arsip di BP2T ini.
2. Bagaimana pelayanan yang
diberikan dalam
peminjaman arsip di BP2T?
Ya seperti itu sih peminjamannya, kita hanya
meminta surat dengan menyebutkan eeh atau
mencatat di kertas seperti judul surat, nama
pengirim surat, dan tanggal pengirimannya
seperti itu aja sih peminjamannya.
3. Apakah ada form
peminjaman yang harus
diisi ketika meminjam
arsip?
Gak ada form peminjaman, ya paling sih
cuma menyebutkan atau kita yang menulis di
kertas kecil data surat yang dibutuhkan.
4. Apakah penyimpanan arsip
di bagian pengelolaan arsip
sudah baik?
Eehhh yang saya liat ketika meminjam arsip
sih sudah dilengkapi dengan lemari
penyimpanan arsip sih dan juga begitu rapih.
Tetapi saya gak begitu tau karena bukan
bagian pengelolaan arsip.
5. Apakah dengan adanya
Sisumaker yang digunakan
dalam pengelolaan arsip
sangat membantu?
Sampai saat ini sih sangat membantu ya
dengan adanya Sisumaker terutama dalam
pengiriman surat jadi lebih cepat tidak butuh
waktu yang lama, dan juga saya pernah
meminjam surat, peminjaman suratnya juga
cepat. Sangat membantu sekali lah.
6. Bagaimana kesan setelah Wah sebelum pengelolaan arsip menggunakan
penggunaan sisumaker dan
sebelum adanya sisumaker
dalam peminjaman arsip?
Sisumaker pekerjaan agak lambat ehh
pengiriman surat juga membutuhkan waktu,
karena kan harus dikirim melalui kurir
pengirim surat.
7. Bagaimana pengaruh dari
pengelolaan arsip dinamis
di BP2T hingga saat ini
yang telah anda rasakan?
Eeh menurut saya sih pengelolaan arsip
dinamis yang telah dilakukan oleh BP2T
sangat membantu sekali ya dalam kegiatan
sehari hari yang ada di BP2T karena ketika
saya membutuhkan surat menjadi lebih
mudah meminjamnya dan lebih cepat
ditemukannya sehingga memberikan
pelayanan ke masyarakat juga lebih baik.
Nama Informan : Eri Setiawan, S.E
Jabatan : Staf Bidang Pelayanan Perijinan Pembangunan BP2T Kota
Tangsel
Tempat Wawancara : Ruang Bagian Umum BP2T Kota Tangsel
Waktu Wawancara : 07 Juli 2017
No Penulis (p) Informan (i)
1. Apakah dengan adanya
pengelolaan arsip dinamis
di BP2T membantu kerja
dalam kegiatan sehari hari?
Eehhm ya selama ini sih sangat terbantu ya
dengan adanya bagian pengelolaan arsip.
2. Bagaimana pelayanan yang
diberikan dalam
peminjaman arsip di BP2T?
Peminjaman surat ketika meminjam sih gak
ribet ya, kita tinggal minjam saja ke bagian
arsip tinggal bilang ehh surat apa yang
dibutuhkan yaa terus nanti mereka yang
mencarikan ehh dengan bentuk hasil fotocopy
atau hasil print.
3. Apakah ada form
peminjaman yang harus
diisi ketika meminjam
arsip?
Kalau form peminjaman surat sih gak ada ya
kayanya belum dibuat, soalnya kita tinggal
menyebutkan perihal, nama, atau tanggal surat
aja ketika minjam.
4. Apakah penyimpanan arsip
di bagian pengelolaan arsip
sudah baik?
Yang saya tau ehh penyimpanan arsip sudah
menggunakan Sistem namanya Sisumaker
kalau tidak salah. Jadi ketika arsip yang
pegawai butuhkan oleh bagian arsip dicari
akan dicari di sistem kemudian di print
suratnya. Jadi penyimpanan surat setau saya
sudah tersistem, dan juga yang saya tau itu
surat dalam bentuk fisik juga disimpan
dilemari anti baja dan loker gitu.
5. Apakah dengan adanya
Sisumaker yang digunakan
dalam pengelolaan arsip
sangat membantu?
Ehh sangat membantu sekali ya terutama
pegawai yang membutuhkan surat tidak
membutuhkan waktu lama dalam
pencariannya ataupun yang akan
mengirimkan surat kepada antar SKPD
menjadi lebih cepat pengirimannya.
6. Bagaimana kesan setelah
penggunaan sisumaker dan
sebelum adanya sisumaker
dalam peminjaman arsip?
Kalau sebelum adanya Sisumaker yang
digunakan untuk pengelolaan arsip di BP2T
yang saya ketahui sih lebih lama ya dalam
pencarian surat, jadi pencarian secara manual
dengan mencek satu persatu jadi waktu yang
dibutuhkan juga lebih lama, berbeda setelah
penggunaan Sisumaker pencariannya lebih
cepat dan tidak membuang waktu menunggu
surat ketika saat meminjam. Menurut saya sih
sudah lebih baik sekarang dengan adanya
Sisumaker ya.
7. Bagaimana pengaruh dari
pengelolaan arsip dinamis
di BP2T hingga saat ini
yang telah anda rasakan?
Yaa seperti yang saya katakan tadi sangat
membantu terutama dalam pencarian surat
yang dibutuhkan oleh pegawai lebih cepat
pencarian suratnya. Ehhh menurut saya sangat
berpengaruh ya terhadap kerja yang ada di
BP2T terutama dalam melayani masyarakat.
LEMBAR OBSERVASI
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DALAM MENUNJANG EFISIENSI KERJA BADAN
PELAYANAN DAN PERIJINAN TERPADU (BP2T)
KOTA TANGERANG SELATAN
No. Tanggal Lokasi Pengamatan Hasil Pengamatan
1 15 Maret 2016 Kantor Arsip BP2T
Kota Tangsel
1. Penulis mengamati pengelolaan
arsip dinamis terutama dalam
penciptaan dan penerimaan arsip
dinamis, diketahui penciptaan dan
penerimaan arsip dinamis
menggunakan 2 cara yaitu secara
manual dan SISUMAKER (Sistem
Surat Masuk dan Keluar).
2. Penulis melakukan pengamatan
dalam penyimpanan arsip dinamis,
penulis dapat menyimpulkan
penyimpanan arsip dinamis yang
dilakukan yaitu menggunakan
sistem sentralisasi atau secara
terpusat.
2 05 Juli 2016 Kantor Arsip BP2T
Kota Tangsel
1. Penulis melakukan pengamatan
terhadap peralatan yang menunjang
pengelolaan arsip dinamis, penulis
melihat peralatan yang digunakan
dalam pengelolaan tergolong baik,
yang terdiri dari : komputer,
scanner, printer, filing cabinet, box
file, lemari besi tahan api, bindex,
dan roll o‘pac.
3 29 Oktober 2017 Kantor Arsip BP2T
Kota Tangsel
1. Penulis melakukan pengamatan
terhadap SOP yang digunakan
dalam pengelolaan arsip, di ketahui
belum adanya SOP secara tertulis
yang digunakan untuk pengelolaan
arsip dinamis di BP2T Kota
Tangsel.
2. Penulis melakukan pengamatan
terhadap SDM pengelolaan arsip
dinamis, di ketahui bahwa SDM
yang ada berlatarbelakang bukan
dari bidang kearsipan yaitu arsiparis,
tetapi pada dasarnya SDM memiliki
pengalaman yang cukup mumpuni
dalam pengelolaana arsip dinamis.
BIODATA PENULIS
PANGGIH NURAPRIYANTO. Lahir di Rawa Buaya,
Jakarta Barat pada tanggal 29 April 1994. Anak pertama
dari dua bersaudara dari pasangan Siyam dan Wagiyah
Tuti. Penulis beralamat di Griya Asri Blok F3 No. 10 RT
/RW 54/07, Kelurahan Jelupang, Kecamatan Serpong
Utara, Kota Tangerang Selatan. Pendidikan yang telah
ditempuh oleh penulis, antara lain: TK Nurul Hidayah,
kemudian penulis melanjutkan pendidikan di SD Negeri
Pelita Dua Jelupang (2000-2006). Setelah lulus, penulis melanjutkan pendidikan di
SMP Negeri 1 Serpong (2006-2009) dan dibarengi dengan pendidikan agama di TPA
Al-Ikhlas. Kemudian setelah tamat dari pendidikan di SMP, penulis melanjutkan
pendidikan di SMK Pustek Serpong (2009-2012) mengambil Jurusan Teknik
Komputer Jaringan. Pada tahun 2012 penulis melanjutkan pendidikan S1 dengan
mengambil Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, di Fakultas Adab dan
Humaniora (FAH) Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta, dan
menulis skripsi yang berjudul Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang
Efisiensi Kerja Badan Pelayanan dan Perizinan Terpadu (BP2T) di Kota Tangerang
Selatan. Selama menempuh pendidikan, penulis menjadi Ketua Pelaksana Lomba
Futsal acara JIPDAY (2014), anggota Dema Fakultas Adab dan Humaniora (2015),
Ketua kelompok KKN KEBINGS (2015). Pada tahun 2015 penulis melakukan
Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Perpustakaan Pascasarjana UHAMKA,
melaksanakan Kuliah Kerja Nyata (KKN) di Desa Batok, Kabupaten Bogor (2015)
dan melaksanakan magang di Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (2016).