AUDIT ATAS SIKLUS PENGGAJIAN DAN KEPEGAWAIANTeori Berdasarkan Buku Arens Payroll and personnel cycle meliputi penggunaan tenaga kerja dan pembayaran ke semua pegawai, tanpa memperhatikan klasifikasi metode penentuan kompensasi. Siklus ini menjadi penting karena berbagai alasan:1. Gaji, upah dan pajak penghasilan pegawai, dan beban pegawai lainnya merupakan komponen utama pengeluaran pada kebanyakan perusahaan.2. Beban tenaga kerja merupakan pertimbangan penting dalam penilaian persediaan pada perusahaan manufaktur dan konstruksi, dimana klasifikasi dan alokasi beban upah yang tidak semestinya dapat menyebabkan salah saji laba bersih secara material.3. Penggajian merupakan bidang yang menyebabkan pemborosan sejumlah sumber daya perusahaan karena inefisiensi atau pencurian melalui fraud.Audit atas siklus penggajian dan kepegawaian meliputi: Perolehan pemahaman atas struktur pengendalian intern. Penetapan risiko pengendalian. Pengujian atas pengendalian. Pengujian substantif . Prosedur analistis dan pengujian terinci atas saldo.Perbedaan penting antara siklus penggajian & kepegawaian dengan siklus lain pada audit yang umum:1. Hanya ada satu golongan transaksi untuk penggajian.2. Transaksi-transaksi lebih signifikan daripada akun-akun neraca terkait.3. Pengendalian intern atas penggajian pada kebanyakan perusahaan umumnya efektif meskipun pada perusahaan kecil.Tujuan Audit atas Transaksi untuk Penggajian Keberadaan : pembayaran gaji yang dicatat adalah untuk pekerjaan yang secara actual dilaksanakan oleh pegawai non fiktif. Kelengkapan : transaksi penggajian yang ada telah dicatat dengan baik. Hal ini penting karena ini termasuk ke dalam pengeluaran perusahaan yang tentunya akan mempengaruhi tingkat Akurasi: transaksi penggajian yang dicatat adalah jumlah waktu kerja aktual dan tingkat upah yang semestinya, pemotongan dihitung dengan semestinya. Klasifikasi: transaksi penggajian diklasifikasi dengan memadai. Tepat waktu : transaksi penggajian dicatat pada waktu yang tepat. Posting dan pengikhtisaran : transaksi penggajian dimasukkan dalam berkas induk penggajian dengan semestinya dan diikhtisarkan dengan semestinya.

Fungsi-fungsi dalam siklus, dokumen dan catatan terkait, dan pengendalian intern.Siklus penggajian dan kepegawaian dimulai dengan merekrut pegawai dan berakhir dengan pembayaran kepada pegawai atas jasa yang diberikan dan kepada pemerintah dan lembaga lainnya atas pajak penghasilan dan kenikmatan pegawai yang terhutang. Pengendalian intern yang paling penting dalam kepegawaian meliputi metode formal dalam memberitahu petugas pengelola waktu dan penyiapan pembayaran gaji atas pegawai baru, otorisasi perubahan awal dan periodik atas tarif pembayaran, dan tanggal pemutusan hubungan kerja. Wujud pengendalian intern: pemisahan tugas dan penyelidikan yang memadai atas kompetensi dan kejujuran pegawai baru.A. Pengelolaan waktu dan penyiapan pembayaran gaji.Fungsi ini memiliki kepentingan utama dalam audit atas penggajian karena langsung mempengaruhi beban gaji untuk periode tersebut. Tugas fungsi ini meliputi penyiapan: Kartu absen: menunjukan jam berapa pegawai mulai dan selesai kerja. Tiket waktu kerja: menunjukan pekerjaan khusus yang dilakukan pekerja pabrik untuk waktu tertentu. Laporan ikhtisar penggajian: dokumen yang dihasilkan oleh komputer yang mengikhtisarkan penggajian untuk satu periode.. Jurnal penggajian: digunakan untuk mencatat cek gaji, Buku induk penggajian: digunakan untuk mencatat setiap transaksi penggajian untuk masing - masing pegawai. Pengendalian intern: pengendalian yang memadai atas waktu dalam kartu absen mencakup penggunaan pencatat waktu atau metode lain untuk menjamin bahwa pegawai dibayar menurut jam kerja aktual.

B. Pembayaran GajiPenandatanganan dan distribusi cek aktual harus ditandatangani semestinya untuk mencegah pencurian. Cek gaji: jumlah cek= gaji kotor-pajak dan potongan lain (cancelled check). Pengendalian intern: pengendalian atas cek mencakup pembatasan otorisasi penandatanganan cek oleh pegawai yang berwenang yang tidak mempunyai akses terhadappengelolaan waktu atau penyiapan pembayaran gaji, distribusi pembayaran gaji oleh seorang yang tidak terlibat dalam fungsi penggajian lainnya, dan penyetoran kembali gaji yang tidak diambil.C. Penyiapan Surat Pemberitahuan dan Pembayaran PajakPenyiapan SPT yang cermat dan tepat waktu diperlukan untuk menghindari sanksi dan tuntutanpidana terhadap perusahaan. SPT: formulir yang dikirim ke KPP untuk melaporkan jumlah PPh pegawai yang telah dipotong selama setahun. Pengendalian intern: dilakukan melalui seperangkat kebijakan yang didefinisikan dengan baik yang mengindikasikan kapan setiap formulir harus diarsip.

Pengujian Pengendalian dan Pengujian atas TransaksiPenggajian memiliki risiko salah saji material yang minimum meskipun penggajian seringkalimerupakan bagian yang signifikan dari total beban , dengan alasan: Pegawai akan mengeluh kepada manajemen kalau kurang dibayar. Seluruh transaksi penggajian seringkali seragam dan tidak komplek. Di AS, transaksi penggajian secara ekstensif diaudit oleh pemerintah untuk pemotongan PPh,jaminan sosial, dan pajak pengangguran.Pengendalian Intern, Pengujian atas Pengendalian, dan Pengujian Substantif atas Transaksi.Penekanan pengujian atas pengendalian adalah karena: Ketiadaan bahan bukti dari pihak ketiga yang independen. Dalam kebanyakan audit, akun neraca untuk ini bersaldo kecil dan dapat diverifikasi dengan relative mudah kalau auditor yakin bahwa transaksi penggajian dimasukan dengan benar ke komputer dan SPT disiapkan dengan semestinya.Pertimbangan-Pertimbangan mengenai Persediaan dan Penggajian FiktifAuditor memperluas prosedurnya dalam audit atas penggajian dalam kondisi dan situasi sbb: Kalau penggajian secara signifikan mempengaruhi penilaian persediaan Kalau auditor berkepentingan mengenai kemungkinan transaksi penggajian yang curang secara material akibat struktur pengendalian intern yang lemah.Pertimbangan lain: penyiapan Surat pemberitahuan pajak, pembayaran potongan pajak dan potongan lainnya dengan tepat waktu, dan pengisian kembali akun gaji kecil.Prosedur AnalitisProsedur analitis diperlukan untuk mengetahui bidang yang memerlukan tambahan penyelidikan.Prosedur analitis untuk penggajian dan kepegawaian:

Pengujian Terinci atas Saldo untuk Akun Kewajiban dan BebanDua tujuan utama dalam pengujian kewajiban yang berkaitan dengan penggajian (beban gaji yangmasih harus dibayar) adalah: Akrual dalam neraca saldo dinilai dengan memadai dan transaksi dalam siklus penggajian dankepegawaian dicatat pada periode yang sesuai. Untuk menjamin bahwa tidak terjadi kurang saji atau penghilangan akrual.

Case Study 9.2TROSTON PLC PAYROLL SYSTEMBerdasarkan Buku Gray-Manson Latar Belakang Banyak perusahaan yang menganggap payroll system dalam low risk area dalam kaitannya dengan komponen komponen dalam financial statements. Konsekuensinya telah banyak mengurangi audit work. Namun, penting untuk mengetahui tujuan dan control procedures untuk payroll, karena disitulah area dimana outflow dari sumber daya keuangan dan area dimana banyak terjadi fraud.Overview Kasus Troston plc adalah perusahaan manufaktur alat untuk rumah sakit dan klinik gigi serta perakitan komponen dari produk. Perusahaan memiliki 2 sektor pabrik : Component Manufacture dan Equipment Assembly. Component Manufacture adalah tempat pembuatan dari komponen komponen alat kesehatan gigi, sementara untuk perakitannya dilakukan pada Equipment Assembly Memiliki 175 pekerja, dan pekerjanya tersebut diberikan upah berdasarkan waktu kerja mereka, dengan tambahan overtime (diberikan 1,5 kali dari rate dasar), dan bonus group. Standar waktu kerja per minggunya adalah 40 jam. Apabila pegawai melebih waktu kerja tersebut maka akan mendapatkan tambahan upah yakni Overtime. Waktu kerja dari pegawai direkam dan dihitung meggunakan personal encoded plastic card. Personal encoded plastic card adalah kartu yang dikeluarkan oleh departemen HR, setiap pegawai akan memasukkan kartu tersebut pada card reader dekat dengan kantor dalam pabrik. Setiap pegawai memiliki kode no. sendiri dan menunjukkan pula di group mana pegawai tersebut berada. Card Reader dan data yang ada tersebut selalu dipantau setiap harinya oleh pihak yang bertanggung jawab pada pabrik tersebut. Kantor di pabrik tersebut akan mencetak waktu kerja pegawai, mengecek kembali kewajarannya dan memasukkan datanya pada central computer system. Bila terdapat Overtime maka harus melalui autorisasi dari kepala Production Control Departement (PCD) dan dicatatkan dalam Overtime Authorization Forms ( OAFs). OAFs akan dipegang oleh PCD dan rinciannya akan dimasukkan pada file overtime pada desktop computer. File tersebut akan dimasukkan kedalam central computer payroll system setiap harinya. Formulir Overtime dapat berasal dari PCD maupun kepala group. Bonus dihitung berdasarkan perbedaan antara standard dan actual time pengerjaan untuk setiap kumpulan component atau equipment yang dirakit. BET (batch/equipment ticket) berisi detail mengenai berapa lama suatu peralatan dirakit seharusnya. Laporan produksi setiap harinya dicatat oleh PCD. Actual time yang ada dicatat oleh kepala group dan diparaf olehnya dan diparaf juga oleh pegawai. Actual time dalam perakitan di tulis dalam BET, kemudian setiap penyelesaian batch/piece dari perakitan akan diperiksa apakah kualitasnya memenuhi kualitas standar yang diinginkan. Personnel Departement / HR department , setiap data pegawai disimpan secara soft copy yakni pada computer master files dan hard copy. Master files akan diupdate oleh asistan pada HR department berdasarkan pada : Adanya kontrak baru yang artinya pegawai baru Terdapat pekerja yang meninggalkan perusahaan Formulir Wage Rate (perubahan rate) Formulir Bonus Rate Setiap dokumen di atas ditandatangani oleh kepala HR dept. dan direktur produksi mereview file yang ada secara periodik. Dia yang menandatangani semua kontrak dengan pegawai.

Pada Wages Dept, terdapat 2 pegawai yang bertanggung jawab pada kepala akuntansi dan independen dari HR dept. Mereka bertanggung jawab untuk membuat slip gaji berdasarkan data yang ada pada central computer payroll system. Namun sebelumnya mereka melakukan double checking terutama terkait exception report yakni seperti Overtime dan Bonus, serta perubahan data personil atau pegawai yang ada diperusahaan. Untuk yang terkait overtime, bonus baik penghitungan kerja, dan laporan produksi yang dijadikan dasar pembuatan payroll dikirimkan kepada PCD untuk review kembali sedangkan adanya perubahan pegawai direview oleh HR dept, kemudian keduanya akan menandatangani sebagai tanda persetujuan, selanjutnya baru wages department akan memberikan persetujuannya juga melalui penandatanganan. Pekerja di wages dept. ini mereview sekaligus menandatangani (memberikan persetujuan). Kemudian central computer payroll system akan secara otomatis membuat payroll dan bank transfer form. Pegawai wages dept akan mencocokkan kembali antara bank transfer dan payroll baru diteruskan ke bagian akuntansi.

Bagian Akuntansi akan mereview kewajaran payroll dan bank transfer forms kemudian memberikan paraf sebagai persetujuan. Kemudian dia menandatangani form bank transfer dan melanjutkannya ke direktur untuk persetujuan (penandatanganan). Kemudian cashier akan membawa form bank transfer ke bank.

FLOWCHART

Pertanyaan 1. Apakah tujuan dari wages system secara garis besar?

Tujuan secara garis besar dari wages system Agar upah kerja yang dibayarkan dan biaya biaya terkait lainnya yang dikeluarkan perusahaan kepada pegawainya benar diterima oleh orang yang seharusnya Memastikan bahwa upah yang dibayarkan oleh perusahaan merupakan timbal balik atas jasa yang diberikan karyawan demi kepentingan perusahaan Memastikan bahwa akuntansi keuangan dan biaya mencatat dengan akurat, lengkap dan valid dari upah produksi, termasuk alokasi yang tepat pada sistem biaya yang digunakan untuk menentukan beban pendapatan, asset tidak lancer dan persediaan perusahaan Tujuan Audit Atas Wages System Keberadaan : pembayaran gaji yang dicatat adalah untuk pekerjaan yang secara actual dilaksanakan oleh pegawai non fiktif. Kelengkapan : transaksi penggajian yang ada telah dicatat dengan baik. Hal ini penting karena ini termasuk ke dalam pengeluaran perusahaan yang tentunya akan mempengaruhi tingkat Akurasi: transaksi penggajian yang dicatat adalah jumlah waktu kerja aktual dan tingkat upah yang semestinya, pemotongan dihitung dengan semestinya. Klasifikasi: transaksi penggajian diklasifikasi dengan memadai. Tepat waktu : transaksi penggajian dicatat pada waktu yang tepat. Posting dan pengikhtisaran : transaksi penggajian dimasukkan dalam berkas induk penggajian dengan semestinya dan diikhtisarkan dengan semestinya.

2. Sebutkan pertanyaan pertanyaan kunci yang ada pada wages area? Beberapa pertanyaan kunci wages system Terkait Penentuan dan Penghitungan Waktu Kerja Bisakah seseorang pegawai diberikan upah atas sesuatu yang dia tidak kerjakan? Apakah terdapat supervisi pada pencatatan waktu kerja dari pegawai dalam hal ini clock card ? Apakah clock card di review dahulu oleh pihak yang bertanggung jawab sebelum di teruskan ke wages departement? Terkait data pegawai Bisakah terjadi pembayaran upah pada pegawai fiktif? Siapa yang bertanggung jawab atas pengawasan dan isue dari clock card yang kosong? Apakah terdapat pemeriksaan secara periodik atas payroll master file terhadap pencatatan HR dept (menyangkut perubahan pegawai, bonus dan wages rate)? Siapa saja yang dapat mengakses sistem master file dari payroll? Terkait persetujuan slip gaji Apakah terdapat seggregation duty pada tugas review dan approval dari slip gaji yang dibuat? Apakah terdapat double checking pada wages departement sebelum slip gaji dibuat? Terkait pembayaran slip gaji Bisakah upah yang seharusnya dibayarkan tidak sesuai jumlahnya dengan yang dibayarkan oleh bank? Apakah terdapat rekonsiliasi bank? Apakah pegawai yang menerima upah sesuai dengan slip gaji baik nama dan nominal yang benar?

3. Review payroll system dari Troston PLC dan berikan komentar apakah strengths dan waknesses dari sistem tersebut?

Strenghts Clock card di supervisi dengan baik setiap harinya oleh factory office Untuk exception reports seperti oevertime juga dilakukan pengawasan yang lebih ketat yakni pengesahannya membutuhkan autorisasi dari head PCD Setiap perubahan dan update yang terjadi langsung dimasukkan pada central computer payroll system sehingga setiap data dapat terintegrasi Setiap penentuan adanya overtime atau bonus selalu melalui autorisasi pihak yang lebih berwenang dan sesuai dengan areanya. Personnel departement selalu mengadakan update pada master file employee, yakni jika terdapat new employee, keluarnya pekerja, rate baru untuk upah, dan bonus Karyawan pada wages departement bertanggung jawab pada chief acct dan independet dari HR dept. Melakukan double checking, yakni pada wages departement, PCD dan HR dept harus memberikan apporoval atas payroll (slip gaji)

Weaknesses Tidak terdapat keterangan bahwa perusahaan melakukan rekonsiliasi bank atas payrollnya Seharusnya supporting document atas payroll ikut di attach ke bagian accounting Jumlah pegawai wages dept yang kurang proporsional dengan kerja yang harus ditanganinya yakni hanya 2 personil sementara menghandle pembuatan slip gaji bagi 175 pekerja. (ditakutkan terjadi error atau kemudahan melakukan fraud) Kedua pegawai wages dept mereview sekaligus menandatangani persetujuan. Tidak disebutkan terkait bagaimana pemotongan pajak atas upah yang dibayarkan padahal itu merupakan salah satu kewajiban perusahaan