PENGANTAR SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

DEFINISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) Sistem = suatu susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan dan susunan prosedur-prosedur yang saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan-kegiatan utama sebuah organisasi/institusi Informasi = Data yang telah diproses/diolah sehingga memiliki arti/manfaat yang berguna Data = fakta-fakta, angka atau statistik yang daripadanya dapat menghasilkan sebuah kesimpulan Manajemen = sebagai PROSES, manajemen adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara bersama-sama atau melibatkan orang lain demi mencapai tujuan yang sama Sistem Informasi Manajemen = jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu sistem (terintegrasi) dengan maksud memberikan informasi (intern dan ekstern) kepada manajemen, sebagai dasar pengambilan keputusan Tujuan mempelajari SIM :Memandang bahwa, nilai dari informasi amatlah berharga, oleh karena itu haruslah dikelola dengan baik.Sebagai seorang wirausaha, staff manajemen terlebih seorang manajer, harus dapat menghargai dan mampu mengelola informasi bagi kemajuan perusahaan/usahanya .Five Main Resources: Personnel Material Machines Money Information (Data)Manajemen Sumber DayaSumber daya diperoleh, dan disusun agar siap dipergunakan saat diperlukan. Sangat sering proses penyusunan membutuhkan pengubahan suatu bahan mentah menjadi bentuk yang lebih halus. Setelah sumber daya ini disusun, manajer berusaha memaksimalkan penggunaannya. Manajer meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada efisiensi puncak. Akhirnya, manajer mengganti sumber daya ini pada saat kritis sebelum SD tersebut menjadi tidak efisien lagi (usang) Seluruh kegiatan tersebut memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut MANAJEMEN INFORMASI Factors Stimulating Interest in Information Management Increasing complexity of business activity International economy Worldwide competition Increasing complexity of technology Shrinking time frames Social constraints Improved computer capabilities Size SpeedWho are the Users? Managers Nonmanagers Persons & organizations in the firms environment

Dimana para manajer ditemukan??? Manajer dapat ditemukan dimana-mana, tapi perlu disadari bahwa mereka ada di berbagai tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional perusahaan Tingkatan Manajemen Manajer pada puncak hierarki organisasi, seperti direktur dan wakilnya, sering disebut berada tingkat perencanaan strategis (strategic planning level ) Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk atau kepala divisi dinamakan tingkat pengendalian manajemen (management control level ), yang menyadari bahwa tanggung jawab mereka mengubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuan tercapai Manajer tingkat bawah mencakup kepala departemen, supervisor, atau pimpinan proyek, yang bertanggung jawab menyelesaikan rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer di tingkat yang lebih tinggi. Tingkat terendah ini disebut tingkat pengendalian operasional (operational control level ), karena disinilah operasi perusahaan berlangsung. Saat merancang SI, penting untuk mempertimbangkan tingkatan manajer, karena hal ini dapat mempengaruhi sumber informasi dan cara penyajiannya. Slide 1-7 menunjukkan bahwa para manajer pada tingkat perencanaan strategis lebih menekankan informasi lingkungan daripada manajer tkt bawah, dan para manajer di tingkat pengendalian operasional menganggap informasi internal paling penting (pengaruh pada sumber informasi)Apa yang dilakukan para Manajer??? Fungsi Manajemen Tahun 1914, seorang ahli teori manajemen berkebangsaan Perancis, Henry Fayol, menyatakan bahwa Manajer melaksanakan 5(lima) fungsi-fungsi manajemen yang utama ; manajer merencanakan (plan), apa yang mereka lakukan, kemudian mengorganisasikan (organize) untuk merealisasikan rencana tsb, selanjutnya menyusun staf (staff) organisasi mereka dengan SD yang diperlukan. Dan dengan SD yang ada, mereka mengarahkan (direct) dan akhirnya mereka mengendalikan (control) SD, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal Semua manajer, apa pun tingkatan/bidang fungsionalnya pastilah melaksanakan fungsi-fungsi tersebut, walaupun mungkin dengan penekanan yang berlainan. Slide 1-10 menekankan bagaimana tingkatan manajemen (fungsi Fayol) dapat mempengaruhi penekanan pada berbagai fungsi manajemen Peran ManagerialHenry Mintzberg, profesor pada McGill University, Kanada, menganggap bahwa fungsi Fayol tidak memberi gambaran yang menyeluruh. Maka dikembangkan kerangka kerja yang lebih rinci, terdiri dari 10(sepuluh) peran manajer. Fungsi manajemen dan peran manajerial ini akan menjadi kerangka kerja yang bermanfaat saat merancang SI What Managers do -- Mintzbergs Roles Interpersonal roles Figurehead Leader Liaison Informational roles Monitor Disseminator Spokesperson Decisional roles Entrepreneur Disturbance handler Resource allocator Negotiator Pengetahuan Manajemen Mengerti Komputer Pengetahuan ini mencakup pengertian dasar mengenai istilah-istilah dasar komputer, pemahaman mengenai keunggulan/kelemahan komputer, dan kemampuan menggunakan komputer Mengerti Informasi Meliputi pengertian bagaimana menggunakan menggunakan informasi pada tiap tahap proses pemecahan masalah, dimana informasi dpt diperoleh dan bagaimana membagi informasi tsb dengan orang lain. Sistem terbuka dan sistem tertutup Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya, disebut sistem terbuka Suatu sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya, disebut sistem tertutup Apa itu super sistem?? Jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, sistem yang lebih besarnya lagi adalah supersistem Contoh ; pemerintahan kota Pentingnya suatu pandangan system Suatu pandangan sistem melihat operasi bisnis sebagai sistem-sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas Mencegah manajer tersesat dalam kerumitan struktur organisasi dan rincian pekerjaan Menyadari perlunya memiliki tujuan yang baik Menekankan pentingnya kerjasama dari semua bagian dalam organisasi Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya Memberi penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup Sistem Informasi Berbasis KomputerSistem Informasi Berbasi Kommputer tidak akan terlepas dari Data dan Informasi.Data = merupakan fakta-fakta dan angka-angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai Informasi = data yang telah diproses atau data yang memiliki arti Contoh : Data NPM, Nama Informasi KRS, Jadwal Kuliah Sistem Informasi Berbasis KomputerPenggunaan sistem informasi berbasis komputer akan berdampak langsung terhadap sumber daya manusia, dengan menggunakan sistem informasi berbasis komputer akan memangkas penggunaan sumber daya manusia atau menggeser sumber daya manusia ke bagian proses bisnis lainnya.Contoh : Sistem Pembelian S Top 100 Batu Aji Evolusi Sistem Informasi Berbasis KomputerDalam penerapan sistem informasi berbasis komputer, terdapat evolusi-evolusi fokus dari penggunaan sistem informasi tersebut, berikut evolusinya:1. Fokus awal pada data,dikenal dengan istilah EDP (Electronic Data Processing)2. Fokus baru pada informasi, dikenal dengan istilah SIM (Sistem Informasi Manajemen)3. Fokus revisi pada pendukung keputusan, dikenal dengan istilah DSS (Decision Support Systems)4. Fokus sekarang pada komunikasi, dikenal dengan istilah OA (Office Automation) dan Kantor Virtual (Virtual Office)5. Fokus Potensial pada konsultasi, dikenal dengan istilah AI (Artificial Intelligence) dan ES (Expert Systems) Tahap Membangun SistemTahap membangun sistem dikenal dengan SLC (Systems Life Cycle), berikut tahap-tahapnya :1. Perencanaan 2. Analisis 3. Rancangan 4. Penerapan 5. Penggunaan

Gambar 1. Skema SLC

MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

LingkunganLingkungan sangat berarti bagi sebuah perusahaan, karena lingkungan alasan utama keberadaan perusahaan tersebut.Ada 8 elemen lingkungan yang mempengaruhi perusahaan :1. Pemasok 2. Pelanggan 3. Serikat pekerja 4. Masyarakat keuangan 5. Pemegang saham /pemilik 6. Pesaing 7. Pemerintah 8. Masyarakat globalKeunggulan KompetitifKeunggulan Kompetitif dapat dicapai dengan cara : Menyediakan barang dan jasa dengan harga murah Menyediakan barang dan jasa lebih baik dari pada pesaing Memenuhi kebutuhan khusus segmen pasar tertentu.Pada bidang komputer, keunggulan kompetitif mengacu kepada penggunaan informasi untuk mendapatkan leverage di pasar. Dimensi Keunggulan Kompetitif dapat diwujudkan dalam bentuk keunggulan-keunggulan, sebagai berikut :1. Keunggulan Strategis : sistem informasi untuk keunggulan strategis mempunyai pengaruh yang mendasar terhadap bentuk operasional perusahaan.2. Keunggulan Taktikal : metode membuat dan menyempurnakan strategi menggunakan cara yang lebih baik dibandingkan dengan cara yang digunakan para pesaing.3. Keunggulan Operasional : keunggulan yang berhubungan dengan transaksi dan proses sehari-hari Profesor Michael E. Porter dari Harvard, sering dikaitkan dengan topik keunggulan kompetitif.Rantai Nilai (Value Chain) Porter, dalam Rantai Nilai Porter ini terdapat :1. Aktivitas Nilai Utama (Primary Value Activities) : Aktivitas yang berhubungan dengan produksi dan penawaran nilai yang lebih besar kepada pelanggan daripada yang dilakukan para pesaing.2. Aktivitas Nilai Pendukung (Support Value Activities) : Menyediakan input dan infrastruktur yang memungkinkan aktivitas utama berlangsung. Rantai Nilai PorterBerikut gambar rantai nilai porter

Keterangan : Firm Infrastructure : Pengaturan organisasional yang mempengaruhi semua aktivitas secara umum. Human Resource Management : Aktivitas yang berhubungan dengan pengelolaan personil perusahaan. Technological Development : Aktivitas yang melibatkan teknologi dan penerapan teknologi secara efektif . Procurement : Aktivitas mendapatkan sumber daya seperti material dan mesin. Inbound Logistic : Aktivitas memperoleh bahan baku dan pasokan dari pemasok Operations : Mengubah bahan baku menjadi barang jadi Outbound Logistic : Aktivitas yang mengangkut barang ke pelanggan Marketing and Sales : Mengidentifikasi kebutuhan pelanggan dan mendapatkan pesanan Service : Memelihara hubungan baik dengan pelanggan setelah penjualan Sumber Daya InformasiDalam hal ini kita berfokus kepada Sumber Daya Informasi untuk mendapatkan keuntungan kompetitif.Jenis sumber daya informasi :1. Perangkat keras komputer 2. Perangkat lunak komputer 3. Spesialis informasi 4. Pemakai 5. Fasilitas 6. Database7. Informasi 4 (Empat) Dimensi dasar Informasi, yaitu :1. Relevansi : manajer harus mampu memilih informasi yang diperlukan tanpa membaca seluruh informasi yang tidak ada hubungannya dengan permasalahan.2. Akurasi : semua informasi yang disajikan harus akurat 3. Ketepatan Waktu :Informasi untuk memecahkan masalah seharusnya telah tersedia sebelum terjadi situasi kritis4. Kelengkapan : informasi yang disajikan harus mampu menggambarkan masalah atau solusi secara lengkap.CIO (Chief Information Officer )Yang mengelolah sumber daya informasi pada perusahaan adalah CIO (Chief Information Officer ) yaitu manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga bidang lain dari perusahaan.CIO sebagai pelayanan informasi, sebaiknya mengikuti saran-saran berikut :1. Menyediakan waktu untuk bisnis dan pelatihan bisnis.2. Membangun kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajemen 3. Fokuskan pada peningkatan proses-proses bisnis 4. Jelaskan biaya sistem informasi dengan menggunakan istilah-istilah bisnis 5. Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa sistem informasi yang handal 6. Terbuka terhadap ide-ide dari luar area sistem informasi Pendekatan SPIRSPIR (Strategic Planning form Information Resources) Merupakan rencana strategis untuk jasa informasi dan perusahaan dikembangkan secara bersamaan.Rencana tersebut harus menjelaskan :1. Tujuan-tujuan yang akan dicapai oleh tiap sub-sistem CBIS selama periode yang tercakup dalam jangka waktu perencanaan 2. Sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut End User ComputingEnd User Computing dapat digolongkan berdasarkan :1. Pemakai tingkat akhir menu 2. Pemakai akhir tingkat perintah 3. Pemakai akhir tingkat programmer4. Personil pendukung fungsional Jenis aplikasi EUC :1. DSS2. Virtual Ofiice 3. SIM dan SIA Manfaat EUCAda 2 Manfaat EUC :1. Menyeimbangkan kemampuan dan tantangan 2. Mengurangi kesenjangan komunikasi Resiko EUCAda 6 resiko dari EUC :1. Sistem yang buruk sasarannya 2. Sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya 3. Pengguanaan sumber daya informasi yang tidak efisien 4. Hilangnya integritas data5. Hilangnya keamanan 6. Hilangnya pengendalian Konsep Manajemen Sumber Daya InformasiManajemen sumber daya informasi (Information Resources Management/IRM) : Aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, mengelola sumber daya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan para pemakai.Elemen-elemen dalam IRM :1. Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapa dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul 2. Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu bidang fungsional utama 3. Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak 4. Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan ketika membuat perencanaan strategis 5. Rencana strategis formal sumber daya informasi 6. Strategi untuk mendorong dan mengelola end user computing.Model IRMAda 5 golongan dalam model IRM :1. Lingkungan perusahaan 2. Eksekutif perusahaan 3. Bidang Fungsional 4. Sumber Daya Informasi 5. Pemakai