PENGACARAAN MAJLIS

PENDAHULUAN

Di dalam pengacaraan majlis strategi-strategi yang digunakan oleh seseorang pengacara merupakan bentuk-bentuk kalimat, diksi, puisi, bahasa-bahasa puitis, koherensi dan kohesi bahasa, berkesinambungan, kepelbagaian struktur dan sebagainya. Sekilas pandang strategi-strategi ini merupakan wacana dalam pengacaraan majlis.

TAKRIF

Pengandalian perjalanan majlis sama ada rasmi atau tidak mengikut susunan atau tidak.

TUJUAN

Mengurus perjalanan majlis tanpa sebarang gangguan dan kecacatan.

Jenis-jenis Majlis Rasmi

1. Majlis Penuh IstiadatIstiadat pertabalan, penganugerahan darjah kebesaran, menyampaikan surat tauliah danmengangkat sumpah oleh menteri.

2. Majlis Rasmi dan FormalMajlis jamuan makan malam yang diberi oleh Perdana Menteri untuk seseorang ketua negaraasing.

3. Majlis Rasmi tetapi Tidak FormalMajlis yang tidak banyak mematuhi protokol seperti majlis jamuan teh sempena hari kebangsaan.

4. Majlis Tidak Rasmi tetapi FormalDianjurkan oleh pihak swasta yang memerlukan protokol seperti perasmian sesebuah bangunanoleh Perdana Menteri atau Menteri.

5. Majlis Tidak Rasmi dan Tidak FormalSeperti hari keluarga sesebuah agensi kerajaan atau swasta.

PROSUDER

1. Meneliti dan memeriksa program2. Mengetahui tujuan majlis3. Meneliti senarai kehadiran4. Mengetahui akan peruntukan masa akan diadakan

Pengacara Majlis (MC)

Mengawal majlis

Membuat pengumuman

Memberi panduan kepada hadirin tentang majlis yang sedang dan akan berjalan

Teks disediakan/disemak oleh penganjur

PENGACARAAN MAJLIS FORMAL

Terdiri daripada mereka yang berkebolehan dalam bidang ini dan tidak semua orang boleh menjadi juruacara yang baik. Tujuan utama juruacara ialah memaklumkan kepada tetamu apa yang akan berlaku mengikut urutan acara majlis.

Juruacara tidak boleh menjadi Pengerusi Majlis tetapi Pengerusi Majlis boleh menjadi juruacara. Teks juruacara hendaklah ditaip dengan menggunakan kertas separuh A4 dan satu muka surat hanya dimuatkan satu pengumuman sahaja. Setiap pengumuman pula mengandungi butir-butir berikut:-

1. MASA (anggaran)

2. CUE (panduan bagi juruacara)

3. ANN (teks pengumuman)

Gaya dan isi teks juruacara adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis yang berkenaan. Setiap majlis mesti disediakan dua juruacara (seorang sebagai simpanan). Teks juruacara hendaklah disediakan oleh pihak penganjur.

PENYEDlAAN ATURCARA PENTADBIRAN

Aturcara pentadbiran adalah merupakan aturcara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan:-

• sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut

• sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja yang terlibat dalam majlis tersebut

• untuk menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas-lunas protokol yang diterima

• untuk mengawal masa

• untuk menjadi panduan masa akan dating

• sebagai rekod

Aturcara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut;

1. Masa

2. Tempat

3. Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci (aktiviti)

4. Pegawai yang bertanggungjawab (tindakan)

Selain daripada aturcara pentadbiran, 'Check List' hendaklah juga disediakan bagi membantu melicinkanpengendalian majlis berkenaan.

RAPTAI

Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut merupakan majlis ulangan (selaludiadakan) dan hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan. Tujuan raptai ialah:

i) Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawabnya.

ii) Untuk menentukan urutan majlis.

iii) Untuk menentukan jangka masa yang tepat.

iv) Untuk memperbaiki kelemahan yang ada.

v) Untuk penyelarasan acara.

vi) Untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat.

FORMAT

Memulakan majlis dengan salam Kata alu-aluan mengucapkan selamat dating dan menyatakan tujuan

majlis Mengendalikan atur cara yang ditetapkan Menentukan kesinambungan atur cara

Contoh:

TEKS PENGACARANMASA 9.15 PAGI

KIUApabila ketibaan pengarah pendidikan masuk ke dewan,

umumkan ketibaan tuan pengarah

PENGACARAmengumumkan ketibaan Yang Berbahagia Pengarah

Pendidikan Negeri

MASA 9.20 pagi

KIU

pengarah dan para tetamu mengambil tempat masing-masing selepas Pengarah diberikan buku program, pengacara memulakan majlis

PENGACARA

Assalamualaikum wtr dan selamat sejahtera

buah pinag dimakan puan sirih junjung bersalut inai selamat datang pengarahke majlis yang indah permai

yang berbahagia Tuan Hj. Abd Kadir B. Rahman Pengarah pendidikan Negeri Kelantan, yang berusaha Tn. Hj. Karim B. Jantan pengetua sekolah menengah sultan ismail, pengetua-pengetua……….. ( ikut protokol )