Penerapan ISO 9001 dan ISO 14001 Pada Manajemen Kinerja PerusahaanPendahuluan

Perkembangan industri yang semakin pesat saat ini membuat persaingan semakin ketat antar perusahaan yang ada di dunia. Segala upaya dilakukan untuk menjadi yang terbaik. Manajemen yang baik menjadi kunci kesuksesan dunia industri saat ini baik itu manajemen produksi, pemasaran, sumber daya manusia dan keuangan. Seiring perkembangan industri yang semakin maju perusahaan juga dituntut untuk memberikan kualitas yang terbaik baik dalam produk maupun jasa yang dihasilkan tetapi tidak melupakan dampak lingkungan yang terjadi dari segala aktivitas perusahaan.

Dalam memenuhi keinginan konsumen perusahaan berorientasi pada kualitas produk yang dihasilkan dengan kualitas produk yang sesuai dengan standar salah satunya yaitu ISO 9001. Perusahaan yang menerapkan ISO 9001 memastikan karakteristik yang diinginkan dari produk dan layanan seperti kualitas, keamanan, keandalan, efisiensi.Untuk memenuhi tuntutan pelanggan sekaligus menghindari pencemaran lingkungan, perusahaan dapat mengadopsi standar ISO 9001 dan ISO 14001 secara terintegrasi. Meskipun ISO 9001 membahas bagaimana tata kelola perusahaan agar menghasilkan produk bermutu sementara ISO 14001 menjelaskan bagaimana tata kelola perusahaan agar menghasilkan produk dan proses produksi yang ramah lingkungan, kedua standar memiliki kesamaan prinsip dan teknik manajemen (Zeng et al, 2005). Kondisi ini membuat penerapan elemen-elemen persyaratan kedua standar tersebut dapat diintegrasikan.

Penerapan kedua standar tersebut secara terintegrasi akan memberikan keuntungan pada perusahaan yang menerapkannya . Integrasi akan memicu sistem manajemen yang lebih kuat dan komprehensif (Zeng et al, 2005). Kadir et al (2009) mengatakan bahwa sistem manajemen terintegrasi akan menciptakan beban kerja yang lebih ringan, mengurangi waktu sertifikasi, biaya, maupun kebutuhan dokumentasi sistem. Dengan penerapan ISO 9001 dan ISO 14000 nantinya menunjang manajemen kinerja perusahaan. Sistem standar yang terintergrasi dengan baik akan meningkatkan nilai dan kinerja perusahaan secara keseluruhan baik untuk internal maupun eksternal.International Organization for Standardization (ISO)

ISO berdasarkan situs resminya yaitu :

ISO (International Organization for Standardization) is the world's largest developer and publisher of International Standards. ISO is a non-governmental organization that forms a bridge between the public and private sectors. On the one hand, many of its member institutes are part of the governmental structure of their countries, or are mandated by their government. On the other hand, other members have their roots uniquely in the private sector, having been set up by national partnerships of industry associations.

ISO 9000 menurut wikipedia adalah kumpulan standar untuk sistem manajemen mutu (SMM). ISO 9000 yang dirumuskan oleh TC 176 ISO, yaitu organisasi internasional di bidang standardisasi. ISO 9000 pertama kali dikeluarkan pada tahun 1987 oleh International Organization for Standardization Technical Committee (ISO/TC) 176. ISO/TC inilah yang bertanggungjawab untuk standar-standar sistem manajemen mutu. ISO/TC 176 menetapkan siklus peninjauan ulang setiap lima tahun, guna menjamin bahwa standar-standar ISO 9000 akan menjadi up to date dan relevan untuk organisasi. Revisi terhadap standar ISO 9000 telah dilakukan pada tahun 1994 dan tahun 2000. Revisi terhadap standar ISO 9000 telah dilakukan pada tahun 1994 dan tahun 2000. Dengan demikian standar ISO 9000 yang terbaru adalah ISO 9000 versi tahun 2000. ISO 9000 tersi tahun 2000 mencakup beberapa seri berikut:

1. ISO 9000:2000 QMS Fundamentals and Vocabulary Replacing ISO 8402 and ISO 9001.

2. ISO 9001:2000 QMS Requirements Replacing the 1994 Versions of ISO 9001, 9002 and 9003.3. ISO 9004: 2000 QMS Guidance for Performance Improvement Replacing ISO 9004 with Most Parts.

4. ISO 19011 Guidance for Auditing Management Systems Replacing ISO 10011 and 14011.

ISO 9001 adalah standar internasional tentang sistem manajemen mutu di mana sebuah organisasi membutuhkannya untuk memperlihatkan kemampuan secara konsisten dalam memenuhi persyaratan customer, peraturan dan perundang-undangan sekaligus bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan (ISO 9001, 2008). Standar ini telah digunakan oleh 951.486 organisasi di dunia. ISO 9001 terdiri atas lima persyaratan utama yaitu (1) sistem manajemen mutu secara umum, (2) tanggung jawab manajemen, (3) manajemen sumber daya, (4) realisasi produk, (5) pengukuran, analisa, dan peningkatan (ISO 9001, 2008).

Sedangkan ISO 14001 adalah standar internasional yang dapat diterapkan oleh organisasi yang bermaksud untuk menetapkan, menerapkan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen lingkungan (ISO 14001, 2004). Salman (2007) telah mengemukakan manfaat-manfaat mendasar yang dapat diperoleh oleh penerapan standar tersebut baik berupa benefit langsung maupun tidak langsung. ISO 14001 terdiri atas enam persyaratan utama yaitu (1) sistem manajemen lingkungan secara umum, (2) kebijakan lingkungan, (3) perencanaan, (4) implementasi dan operasi, (5) pemeriksaan, dan (6) tinjauan manajemen (ISO 14001, 2004).Perubahan yang signifikan dalam ISO 9001 Versi tahun 2000 dibandingkan dengan ISO 9001 versi tahun 1994 adalah penggantian 20 elemen standar menjadi suatu model proses seperti skema berikut:

Sumber: Gaspersz (2003)Gambar : Model Proses Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000Dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 terdapat beberapa klausul yang penerapannya berkaitan dengan kinerja perusahaan khususnya pada klausul 6 (enam), antara lain adalah:

1. Karakteristik Organisasi,

2. Karakteristik Sumber Daya Manusia.

Persyaratan Standar dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000

Sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 merupakan sistem manajemen mutu yang berfokus pada proses dan pelanggan, maka pemahaman terhadap persyaratan-persyaratan dari ISO 9001:2000 akan membantu organisasi dalam menetapkan dan mengembangkan sistem manajemen mutu secara sistematik untuk memenuhi kepuasan pelanggan (customer satisfaction) dan peningkatan proses terus-menerus (continious process impovement). Berikut klausul-klausul yang perlu diperhatikan oleh manajemen organisasi (Gaspersz, 2003):

Klausul 1. Ruang Lingkup

Ruang lingkup ISO 9001: 2000 telah dikembangkan atau diperluas. Dalam hal ini persyaratan-persyaratan standar telah menekankan untuk memenuhi kepuasan pelanggan melalui efektivitas dari aplikasi sistem mutu, termasuk proses-proses untuk meningkatkan terus-menerus dan jaminan kesesuaian.

Klausul 2. Referensi Normatif

Klausul ini hanya memuat referensi-referensi dari ISO 9001:2000.

Klausul 3. Istilah dan Definisi

Klausul ini menyatakan bahwa istilah dan definisi-definisi yang diberikan dalam ISO 9000:2000 (Quality Management System Fundamental and Vocabulary).Klausul 4. Sistem Manajemen Mutu

Klausul ini lebih menekankan pada kebutuhan untuk peningkatan terus-menerus (continual improvement). Manajemen organisasi harus menetapkan langkah-langkah untuk implementasi sistem manajemen mutu 9001:2000.

Klausul 5. Tanggung Jawab Manajemen

Klausul ini menekankan pada komitmen dari manajemen puncak menuju perkembangan dan peningkatan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Klausul ini juga .memaksa. keterlibatan manajemen puncak dengan kebutuhan-kebutuhan pelanggan, menetapkan kebijakan untuk mutu, menetapkan tujuan-tujuan mutu,perencanaan sistem manajemen mutu, menetapkan tanggung jawab dan wewenang organisasi, mengangkat secara formal seorang yang mewakili manajemen dan menjamin proses komunikasi internal yang tepat, serta harus melakukan peninjauan ulang sistem manajemen mutu.

Klausul 6. Manajemen Sumber Daya Manusia

Klausal ini menyatakan bahwa suatu organisasi hasus menetapkan dan memberikan sumber-sumber daya yang diperlukan secara tepat, personel yang bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas harus didefinisikan dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 sertamemiliki kompetensi yang berkaitan dengan pendidikan yang relevan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman.

Klausul 7. Realisasi Produk

Klausul ini menyatakan bahwa organisasi harus menjamin bahwa proses realisasi produk berada di bawah pengendalian agar memenuhi persyaratan produk.

Klausul 8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan

Menurut klausul ini organisasi harus menetapkan rencana-rencana dan menerapkan proses-proses pengukuran, pemantauan, analisis dan peningkatan yang diperlukan agar menjamin kesesuaian dari produk, menjamin kesesuaian dari sistem manajemen mutu dan meningkatkan terus-menerus efektivitas dari sistem manajemen mutu.Sistem Manajemen Terintegrasi ISO 9001 dan ISO 14000

Sistem manajemen terintegrasi adalah penggabungan dua buah sistem manajemen menjadi sebuah sistem manajemen yang mampu merepresentasikan kepentingan kedua sistem manajemen pembentuknya. Karapetrovic dan Willborn (1998, dalam Zeng, S. X et al, 2005) memaparkan bahwa integrasi dua sistem berarti menghubungkan kedua sistem tersebut yang berdampak pada hilangnya independensi masing-masing sistem. Lebih tegas lagi, Kadir et al (2009) mengungkapkan bahwa dengan metode integrasi, organisasi akan mengkombinasikan seluruh bagian dan sub bagian pada masing-masing sistem manajemen menjadi sebuah sistem manajemen terintegrasi yang baru. Saat sistem-sistem manajemen tersebut telah tergabungkan maka proses penerapan dan audit masing-masing sistem akan menjadi sebuah kesatuan dengan sendirinya.

Karapetrovic dan Willborn (1998, dalam Zeng, S. X et al, 2005) memaparkan bahwa terdapat tiga pendekatan dalam melakukan integrasi ISO 9001 dengan ISO 14001 yaitu (1) menerapkan ISO 9001 terlebih dahulu kemudian ISO 14001, (2) menerapkan ISO 14001 terlebih dahulu kemudian ISO 9001, dan (3) menerapkan ISO 9001 dan ISO 14001 secara bersamaan. Sementara Wilkinson dan Dale (2002, dalam Zeng, S. X et al, 2005) menjelaskan pendekatan integrasi dengan dua cara dan level berbeda. Kedua pendekatan tersebut adalah menyatukan dokumentasi yang diminta oleh kedua standar dan menerapkan sistem dengan pendekatan Total Quality Management (TQM).

Pengertian Kinerja

Kinerja merupakan suatu konstruk, di mana banyak para ahli yang masih memiliki sudut pandang yang berbeda dalam mendefinisikan kinerja (Mwita, 2003). Kinerja juga dapat dipandang dari model produksi, terdiri dari tiga tahap, input, output dan hasil, kemudian kinerja dapat diartikan dalam efisiensi dan. Kinerja seperti didefinisikan di atas dipengaruhi oleh sejumlah faktor, di mana seluruh faktor tersebut harus dipertimbangkan ketika mengelola, mengukur, memodifikasi dan menghargai kinerja (Amstrong dan Baron, 2001 dalam Mwita, 2003):1. Faktor-faktor pribadi: keahlian pribadi, kepercayaan diri, motivasi dan komitmen.

2. Faktor-faktor kepemimpinan: mutu dorongan, arahan dan dukungan yang diberikan oleh manajer dan pemimpin tim.

3. Faktor-faktor tim: mutu dukungan yang diberikan oleh kolega.

4. Faktor sistem-sistem kerja dan fasilitas (instrumen tenaga kerja) yang diberikan oleh organisasi.

5. Faktor-faktor kontekstual (situasional): tekanan dan perubahan lingkungan internal dan eksternal.

Penilaian kinerja menurut Brandon dan Drtina, 2002 The first step in designing a performance measurement system is to select the proper measures, that are congruent with all of the forms interest. Pernyataan ini mengandung maksud bahwa langkah awal dalam mendesain sistem penilaian kinerja adalah memilih alat ukur kinerja yang cocok, di mana alat ukur yang cocok adalah sesuai dengan perhatian manajemen pada semua aktivitas perusahaan. Anthony, 2000 memberikan pandangan mengenai kinerja sebagai A performance measurement system is simply a mechanism for improving the likehood of the organization successful implementing a strategy.

Selanjutnya Mulyadi, 2001 mengatakan bahwa penilaian suatu kinerja adalah sebagai Penentuan secara periodik efektivitas operasional suatu organisasi, bagian organisasi dan karyawan berdasarkan sasaran, standar dan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Tujuan pokok penilaian kinerja adalah untuk memotivasi karyawan dalam mencapai sasaran organisasi dan dalam mematuhi standar perilaku yang sudah ditetapkan sebelumnya agar membuahkan tindakan dan hasil yang diinginkan.

Sedangkan menurut Atkinson, et al , 2000 sistem efektivitas penilaian kinerja sebaiknya mengandung indikator kinerja, yaitu:1. memperhatikan setiap aktivitas organisasi dan menekankan pada perspektif pelanggan;

2. menilai setiap aktivitas dengan menggunakan alat ukur kinerja secara komprehensif yang mempengaruhi pelanggan;

3. memperhatikan semua aspek aktivitas kinerja secar komprehensif yang mempengaruhi pelanggan;

4. menyediakan informasi berupa umpan balik untuk membantu anggota organisasi mengenai permasalahan dan peluang untuk melakukan perbaikan.

Lebih luas lagi penilaian kinerja perusahaan menurut Hansen dan Mowen, 2002 sebagai Activity performance measures exist both financial and non financial forms. Therse measures are designed to assess how well an activity was performed and the result achieved. They are also designed to reveal if constant improvement is being realized. Measures of activity performance centre on three major dimension: (1) efficiency, (2) quality and (3) time.Manajemen Kinerja

Menurut Armstrong,1998 manajemen kinerja (performance management) adalah satu upaya untuk memperoleh hasil terbaik dari organisasi, kelompok dan individu-individu melalui pemahaman dan penjelasan kinerja dalam suatu kerangka kerja atas tujuan-tujuan terencana, standar dan persyaratan-persyaratan atribut atau kompetensi yang disetujui bersama. Sedangkan Mathis dan Jackson, 2002 mengemukakan, sistem manajemen kinerja berusaha mengidentifikasikan, mendorong, mengukur, mengevaluasi, meningkatkan dan memberi penghargaan terhadap kinerja karyawan.

Menurut Villere, 2002 ada empat kunci keberhasilan di dalam organisasi di mana seorang bekerja, yaitu:

1. Hubungan yang saling mendukung dan mempercayai harus dikembangkan dan dipupuk di seluruh rantai perintah.

2. Organisasi dan anggotanya tidak dapat efektif kecuali sasaran yang samar digantikan dengan sasaran-sasaran yang spesifik dan dapat diukur.

3. Keterampilan harus dikembangkan untuk mengatasi kelambanan dan perlawanan komponen organisasi terhadap perubahan.

4. Beberapa anggota organisasi memerlukan dukungan dan perhatian khusus untuk berubah dari komponen organisasi menjadi prestasi produktif.

Menurut Ruky, 2001 manfaat manajemen kinerja ditinjau dari aspek pengembangan sumber daya manusia sebagai berikut:

1. Penyesuaian program pelatihan dan pengembangan karyawan.

2. Penyusunan program seleksi dan kaderisasi.3. Pembinaan karyawan.Fase-Fase Pelaksanan ISO 9001 DAN ISO 14000 dalam Manajemen Kinerja

Menurut Kadir et al, ada tiga fase dalam penerapan dua sistem yang terintergrasi. Fase pertama yaitu fase introduksi, fase yang dilalui oleh organisasi untuk memenuhi persyaratan-persyaratan minimal suatu standar. Pada fase ini, organisasi masih berorientasi untuk memperoleh sertifikat standar. Sedangkan bagi organisasi yang bermotif internal, fase ini terjadi karena adanya anggapan bahwa persyaratanpersyaratan standar bersifat excellent sehingga pemenuhannya sendiri merupakan sebuah prestasi tersendiri dan sertifikat merupakan bukti adanya pemenuhan tersebut.Fase integrasi adalah fase dimana organisasi berorientasi pada peningkatan performa sesuai lingkup standar. Dalam konteks ISO 9001, organisasi bertujuan meningkatkan performa mutu produk. Sementara dalam konteks ISO 14001, organisasi bertujuan meningkatkan keramahan lingkungannya. Fase integrasi ditandai beberapa hal di antaranya proses-proses maupun dokumen yang dipersyaratkan telah ditetapkan dan pelaksanaannya bersifat konsisten dan telah sekaligus berfungsi sebagai pemenuhan kegiatan sehari-hari, dokumen bersifat berorientasi untuk memetakan proses demi memenuhi kebutuhan pelaksanaan proses, personil organisasi tidak lagi menganggap bahwa tujuan adopsi standar adalah perekaman tetapi menjalankan pekerjaannya dan komitmen manajemen tidak hanya terbatas pada kebutuhan investasi sertifikasi, tetapi juga peningkatan skill personil, metode kerja, ataupun fasilitas terkait.Organisasi yang berada dalam fase ini akan dapat menghasilkan performa yang baik sesuai dengan yang diharapkan dalam kerangka sistem manajemennya. Meskipun demikian ia belum mampu mencapai sustainabilitas mengingat faktor perubahan lingkungan bisnis belum menjadi fokus organisasi. Kondisi ini mampu menjelaskan fenomena mengapa organisasi yang berhasil menerapkan standar dan menunjukan tanda-tanda perbaikan tetapi pada akhirnya hilang.

Fase teraskhir adalah fase internalisasi adalah fase di mana organisasi berorientasi pada sukses yang berkelanjutan. Dalam konteks ini, organisasi amat berfokus pada perubahan lingkungan usahanya.

Penilaian Pelaksanaan Kinerja dengan ISO 9001 dan ISO 14001Standar ISO 9001 dibuat dengan tujuan untuk memastikan bahwa organisasi secara konsisten menghasilkan produk yang bermutu dan memuaskan pelanggannya. Sementara ISO 14001 bertujuan untuk memastikan bahwa organisasi memperhatikan aspek lingkungan sehingga menjadi organisasi yang ramah lingkungan. Dalam kondisi terbaik, penerapan standar internasional diharapkan mampu membawa sustainaibilitas (sukses yang berkelanjutan). Meskipun demikian, peraihan sertifikasi ISO 9001 dan ISO 14001 tidaklah secara serentak mencapai tujuan-tujuan tersebut.

Menurut Nawawi (2003) pengertian penilaian pelaksanaan pekerjaan yang bersifat komprehensif meliputi:

1. Penilaian kinerja adalah usaha mengidentifikasi, mengukur atau menilai dan mengelola pelaksanaan pekerjaan oleh para pegawai/karyawan.2. Penilaian kinerja adalah usaha mengidentifikasi dan menilai aspek-aspek pelaksanaan pekerjaan yang berpengaruh kepada kesuksesan organisasi non profit dalam mencapai tujuannya.

3. Penilaian kinerja adalah kegiatan mengukur/menilai untuk menetapkan seorang pegawai/karyawan sukses atau gagal dalam melaksanakan pekerjaannya dengan mempergunakan standar pekerjaan sebagai tolok ukurnya.

Armstrong (1998) menjelaskan bahwa penilaian kinerja bukanlah kegiatan kontrol atau pengawasan, dan bukan pula mencari-cari kesalahan untuk menjatuhkan sanksi atau hukuman. Kegiatannya difokuskan pada usaha mengungkapkan kekurangan dalam bekerja untuk diperbaiki dan kelebihan bekerja untuk dikembangkan, agar setiap karyawan mengetahui tingkat efisiensi dan efektivitas kontribusinya dalam melaksanakan pekerjaannya guna mencapai tujuan organisasi nonprofit yang mempekerjakannya. Untuk itu aspek-aspek yang dinilai harus sesuai dengan apa yang seharusnya dikerjakan, sebagaimana terdapat di dalam analisis pekerjaan berupa deskripsi pekerjaan.KesimpulanISO 9001 adalah standar internasional tentang sistem manajemen mutu di mana sebuah organisasi membutuhkannya untuk memperlihatkan kemampuan secara konsisten dalam memenuhi persyaratan customer, peraturan dan perundang-undangan sekaligus bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan (ISO 9001, 2008). Sedangkan ISO 14001 adalah standar internasional yang dapat diterapkan oleh organisasi yang bermaksud untuk menetapkan, menerapkan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen lingkungan (ISO 14001, 2004).Sistem manajemen terintegrasi adalah penggabungan dua buah sistem manajemen menjadi sebuah sistem manajemen yang mampu merepresentasikan kepentingan kedua sistem manajemen pembentuknya. Karapetrovic dan Willborn (1998, dalam Zeng, S. X et al, 2005) memaparkan bahwa integrasi dua sistem berarti menghubungkan kedua sistem tersebut yang berdampak pada hilangnya independensi masing-masing sistem.

Dengan sistem standar manajemen yang terpadu antara ISO 9001 dan ISO 14001 dapat meningkatkan manajemen kinerja perusahaan secara keseluruhan. Penerapan system yang terimtergrasi dalam meningkatkan manajemen kinerja melalui fase-fase antara lain introduksi, intergrasi, dan fase internalisasi.Setelah melakukan implementasi perusahaan harus melakukan penilaian terhadap keberhasilan dari sisitem standar tersebut. Armstrong (1998) menjelaskan bahwa penilaian kinerja bukanlah kegiatan kontrol atau pengawasan, dan bukan pula mencari-cari kesalahan untuk menjatuhkan sanksi atau hukuman.

Produk

Realisasi Produk

Pengukuran, Analysis, Perbaikan

Manajemen SDM

Sumber Daya

Tangungjawab Manajemen

Manajemen

Sistem Manajemen Mutu Peningkatan Berkelanjutan

Peningkatan Berkelanjutan

KEPUASAN

PELANGGAN

PERSYARATAN

PELANGGAN

1