/A\PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH

f,$mrr*rog sAKrr JrwA DAERAH sInAxARTAi=.-i rL t ji.rr O..rre rl J.a.s xd ?. lt, s.nL,ail r. rdD{2tl r.al..2 FEro2rt,.ralelo

Kepada :

Yth, Bp/Ibu/Sdrdi.

SURAXARTA

UNDANGAN

Dengan ini mengharap kehadiran Bapak/ Ibu /Saudara besok pada :

HarifianggalJam

Tempat

Keperluan

Rabu, 4 Desember 2019

07.30 WIB s/d Selesai

Ruang Marakata

Sosialisasi hasil pelatihan

penyusunan Peta Proses Bisnis

Atas kehadiran Bapak / Ibu / Saudara kami

uepkan terimakasih.

Surakafta, 2 Desember 2019Wakil DireKur Administrasi

RS. Jiwa Daerah SurakartaProvinsi Jawa Tengah

NrP. 19630716 198303 2 009

NOTULEN RAPAT

PENYUSUNAI{ PETA PROSES BISNIS

HanlTanggat : Rabu,4 Desember 2019

Jam :07.30-Selesai

Ruang : Marakata

Pesefn Rapat : 1. pejabat Struktural

2. Stafyang ditugasi pelatihan peta proses Bisnis (Bp. Edi purwanto)

Hal-hal yang dibahas :

1. Pembukaan Rapat oleh wadir Administrasi menyampaikan betapa pentingnya

penyusunan Peta Proses Bisnis agar tugas dan fungsi RS. liwa Daerah surakarta

menjadi lebih efeftif dan efisien;

2. Penyampaian Kasubag Perencanaan Monrtonng ctan Evaluast setaku sekretans ttm

Penyusun Peta Proses Bisnis tentang Manfaat dan ruang ligkup penyusunan peta

proses bisnis.

3. Paparan oleh Bapak Edi Purwanto selaku staf PME tentang Tahapan penyusunan peta

proses bisnis cii iingkungan insiasi pemerintah yang clibagi menjadi 4 (empat) tahapan

yaitu :

A, Tairap Fersiapai r tjan Pereircairaarr

. Langkah awalnya dengan melakukan inventarisasi renctna kerja jangka

Faftjarrg, r€rrCdrra kerja taiiuiiarr, visi, misi ti.ijiiair daii 5a5arail di fi,S. iiwa

Daerah Surakarta, sehingga dapat diketahui aKivitas-aKivitas (proses

!.-.-r-\.,--^ -r- -!! !!c !i.,,- n-^--L 4..--!.-..r-

^trrJo,, yor rg quq ur N, JrYYo Lrocr or r Jur o^or Lcr.

o Melakukan pengelompokan - pengelompokan aktivitas / proses

t,-;- ,t,a^ia+!- ..--- tit-t,,.t,-^ Ji De Ii!r,- h-^--!. C,,.rLr-h /ha.eLar.r-ra^LrJ(J/ ^r;9'<rr.(rr

r y(,r ry \/ll(r^u^ur r \Jr r\J, Jrrr(r L,,crLr (Jr r Jur (,l^(.rr L(, \vEr u(lJ(rr ^(rr

r

kegiatan, berdasarkan pada seluruh kegiatan internal dan dilakukan

secara sederhana dan mudah diterapkan) melalui :

1. Pengumpulan Informasi

I Informasi Primer (Wawancara langsung ke PJ

proses/kegiatan).

I Informasi Sekunder (Dokumen renstra, Laporan kerja,

tugas dan fungsi organisasi).

I Informasi supplier, input, proses, output dan customer.

t Teknik pengambilan data menggunakan analisis kausal,

klasifikasi Droses dan Demodelan Droses.

2. Pengorganisasian

,.. Dilakukan oleh Tlm yang terinteqrasi dengan'l'im Reformasi

Birokrasi RS. Jiwa Daerah Sumkarta yang di dipimpin oleh

Direktur.

* Dilakukan oleh unit kerja R5. liwa Daerah SuralGrta yang

menangani urusan di bidang tata laksana.

B. Tahap Pengembangan

F Perlu pengetahuan dan pemahaman mengenai proses yang akan

dipetakan;

F Dibedakan menjadi beberapa level (level 0, level 1, level 2, dst.) atau

digambarkan menjadi peta proses, subproses,relasi dan lintas fungsi,

sebagai berikut :

1. Penyusunan Peta Proses Bisnis menggunakan level atau tingkatan

o Peta proses bisnis merupakan keseluruhan rangkaian alur

kerja yang saling berhubungan.

o Visi,misi dan tujuan diturunkan kedalam fungsi dan proses

bisnis untuk mencapainya.

o Peta proses bisnis yang teridentifikasi kemudian dijabarkan

lebih lanjut ke dalam peta proses bisnis level berikutnya.

o Jumlah level Peta Proses Bisnis sangat tergantung pada

kompleksitas dari masing-masing proses bisnis.

o Tahapannya adalah sebagai berikut:

a. Mengidentifikasi ruang lingkup organisasi yang akan

dipetakan berdasarkan mandat dari visi,misi dan

tujuan.

b. Mengidentifikasi fungsi berdasarkan analisis analisis

dokumen pendukung dan analisis visi,misi sefta

tujuan.

c. Setiap fungsi yang telah diidentifikasi dan dijabarkan

menjadi proses bisnis untuk mendukung

pelaksanaan fungsi, digambarkan sebagai berikut :

. Level 0 (turunan langsung dari visi, misi serta

tujuan yang ingin dicapai)

.:. Proses Inti (menciptakan aliran nilai

utama)

J. Proses Pendukung (proses untuk

mengelola operasional dari suatu

sistem dan memastikan proses inti

berjalan dengan baik)

* Proses Lainnya (proses yang tidak

memiliki kaitan langsung dengan

proses inti namun menghasilkan nilai

manfaat bagi pemangku kepentingan

eksternal

. Level 1 (penjabaran lebih rinci dari peta

proses bisnis level 0)

. Level Selanjutnya (level n) merupakan

penjabaran lebih rinci dari masing-masing

proses yang ada di level 1.

2. Penyusunan Peta Proses Bisnis menggunakan jenis gambar peta

. Identifikasi ruang lingkup organisasi

. Analisis sasran strategis dan renstra dan dijabarkan

menjadi daftar kegiatan

. Kategorikan kegiatan ke dalam rumpun kegiatan/proses

kerja menjadi peta proses bisnis

. Kelompok peta proses diuraikan dalam peta subproses

. Setiap subproses menjadi dasar untuk Menyusun peta lintas

fungsi (cross functional) fdng menggambarkan rangkaian

kerja suatu proses besefta unit organisasi

. Diperlukan peta hubungan yang menggambarkan pelaku

sesuai struKur organisasi untuk setiap subproses yang ada

. Peta Lintas Fungsi SOP uang dibuat dengan rincian siapa,

melakukan apa, dengan cara bagaimana (metode), kriteria

yang harus dipenuhi dan mutu baku.

C. Tahap Penerapan/Implementasi

1, Pengesahan Peta Proses Bisnis

2. Pedistribusian Peta Proses Bisnis

3. Penyimpanan, Penempatan dan Pemanfaatan Peta Proses Bisnis

4. Perubahan Peta Proses Bisnis

D. Tahap Pemantauan dan Evaluasi

Dokumen PPB bersifat dinamis yang perlu dievaluasi dan dipantau relevansi dan

efektivitasnya paling sedikit 1 (satu) tahun sekali.

Surakafta, 04 Desember 2019

Notulis

(w ma na)

HARI

TANGGAT

TEMPAT

KEPERLUAN

DAFTAR HADIR

K^b.t

0t1 lesonbr 7ot1

R \l anakr't r

k"(* ftnlwsun*, ?dq lns,o p,ere

TANDA TANGAN

1 tlfua<fx eu) 6\4tM^\

2

V!,,o Koror^o lua3 /t(4r r,\) q-q [tllt^rr--

I

M4

Nurry.1 fi r Vuuvdv* / t),

vii W^+<rn,^ ftc liln\"*-- 1"l

6

Lhr,t^^'v.a 0&,h' P41; [tvral.'^j1 t.rO/1 )

l- I7

garordi uobtd pwh //8

5q- *wa frk4. Uu,q^9

Suy'oro k<t -l*.1 li"1,a)

U'10

e/* Arn, l--/o"cq.t4 h*rt*Kaeutx<4

ifulrra Hrraurrtf. V*; y^ Y\ &

t2

Wwi trosr,l^vn* lfu*',,l.nq, DW ,t13

w@r \ro()

Va*r n, It'd

G'ni I (. ro r,nt'

0i=lM

- i!^ g-16 Ar"-l l'1rl- ',$* 7"*- (L'\

)wy*,n l*ar+ Lzf,,',;n

rhtNr& d19

];flrv"r*^y"^4 P n*-l .ry20

2L

11"

NAMA JABATAN

ul

"l r "Jz-

*{'

z.f [,*-^^-t>rol

I

MENTER!PENDAYAGT]NAAN APARATUR NEGARA

DAN Rf,TORMASI BIROKRASIRXPUBLIK INDOI{f,SIA

PT]RA'T-U RAN MEN'|I'RI PENIJAYAGUNAAN APARAI'U R NI'GARA DAN

REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESI,A

NOiviOR 19 TAHUN 2018

TENTANG

rf-rr r rr\rtllr/1rr rr-lft rt\\rJf-J DlJl\15 tttJll.tlt'Jl rf'1vtDr\llt I flfl

rtEr]\Ir_] A ]\I D A l. t\t Af 1'tILtAl\I w l\t/^: lr !J EcrA

ME.NTEFJPENDA.YAGI-INASNA.PAF TI-TB.NEGAF3.

DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA,

lenimbang a bahwa penataan ketatalaksanaan merupakan salah satu

area perubahan da-lam reformasi birokrasi untuk

mewuiu<ikan organisasi insmnsi pemerintah yang tepat

fungsi, tepat ukuran, dan tepat proses;

bairwa Pcraturarr Merrteri Perrdayagurraar r Aparatur

Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 12 Tahun 2011

rLrrLdrrB t!4J,rco.

Process) sudah tidak sesuai dengan perkembangan,

cahinaaa narlr r Aiaan+i.

bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana

dimaksrrd rlalam hrrnrf a dan hrrnrf h perhr menetapkan

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan

Reformasi Birokrasi tentans Penvusunan Peta Proses

Bisnis;

C

Mengingat

Menetapkan:

1.

2.

3.

Undang-undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang

Administrasi Pemerintahan (Lembaran Negara Tahun

2u 14 Norl1or'29'2 dal1 l'ambaha]l lrmbarar Negar a Nomor

s6o1);

Peraturza Presiden Nomor 7 Tahulr 20i5 tentang

Organisasi Kementerian Negara (Lembaran Negara

r\l,PL-rurlrr ltrurrtlr-sla rdrrulr 4urrJ trLrr:lur ort

Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2015 tentang

t1-'---+-;^- D--,{^,,--,---- l^^ra+,,r ]\Tada,a,{--

Reformasi Birokrasi (Lembaran Negara Republik

Inrlnnesia Tahr.rn 2O 1 S lrlnsnr R9);

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan

Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 3 Tahun

2016 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kementerian

Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

(Berita Negara Tahun 2016 Nomor 37) sebagaimana telah

diubah dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan

Aparatnr Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik

Indonesia Nomor 12 Tahun 2017 Perubahan Atas

Peraturan Menteri Pen<iayagunaan Aparatur Negara Dan

Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 3 Tahun

zulu tclrltutg !.rtganrsasr uall tatet 1\crJa l1'cl_ cnr€rleur

Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi

E :-^t--^ ^: tue, 'La rrcB.lr d r\€Puu,r^

Nomor 574);

MEMUTUSKAN;

PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN

I'IEGARA DAi.i REFORMASI BiROKRASI

PE}IYTJSUNAN PETA PROSES BISNIS

rf,wl[,t\.11! r ,.irt.

APARATUR

TEi,,iTAi,iG

INSTANSI

Pasal 1

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Peta Proses Bisnis adalah diagram Srang rnenggernbarkan

hubungan ke{a yang efektif dan efisien antar unit

2

3

4

5

6

8

organisasi untuk menghasilkan kinerja sesuai dengan

tujuan pendirian organisasi agar menghasilkan keluaran

-vang benular tambah bagr penra.ngku kepenungal.

Supplier adalah unit organisasi yang menyediakan input

utrtuk suatu proscs.

Input adalah sumber daya yang akan digunakan dalam

suilLu pr uscs.

Proses adalah serangkaian tahapan yang mengubah znput

'aa-i^.li ^,,+,',+

Ou@ut adalah sumber daya yang dihasilkan dari suatu

Custom.er adalah unit organisasi yang menerirna output

dari suatu proses.

Instansi pemerintah adalalr instansi pemerintah pusat

dan instansi pemerintah daerah.

Menteri adalah Menteri yang menyelenggarakan urusan

pemerintahan di bidang aparatur negara.

Pasai 2

Penyusunan Peta Proses Bisnis merupakan acuan bagi

insta.nsr pemerintah untuk menggambarka.n irubunga.n kerja

yang efektif dan efisien antar unit organisasi untuk

mcnghasiikal i<inerja sesuai dengal tujuan pendirian

organisasi agar menghasilkan keluaran yang bernilaj tambah

u.ltsr Prrrrarrtslr,u ASPLrr rrrrBdr r.

Pasal 3

(1) Penyrrsunan Peta Proses Bisnis instansi pemerintah

tp!"^anfr-tm rlalarn I-arnniran vano r"rrcrtrnakan haoian tirl-ak

terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

l,2l Peta proses bisnis instansi pemerintah dilaporkan kepada

Menteri.

Pasal 4

Pada saat peraturan Menteri ini berlaku, instansi pemerintah

yang teiah menlrusun peta proses bisnrs berdasarkan

4

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan

Reformasi Birokrasi Nomor 12 Tahun 2011 tentang Penataan

'lata Laksana (uusiness Processl dlnyatakal tetap berlaku

sepanjang tidak bertentangan dengan Peraturan Menteri ini.

Pasal 5

Pada saat Peraturan ini mulai berlaku, Peraturan Menteri

Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Relbnnasi

Birokrasi Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan

Tata Laksana i.Busrness Process'y, dicabut dan dinyatakan

tidak beriaku.

Peraturan Menteri

ciiundangkan.

Pasa"l 6

ini mulai berlaku pada tanggal

;'

-5-

Agar setiap orang mengetahuinva, memerintahkan

pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya

daiam uerrta Negafa Repubirk lndonesra.

Ditetapkarl cii .iakalta

pada tanggal 26 Maret 2018

MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR

NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI

REPUBLIK INDONESIA,

ni,.-,{---t.^- Ai t^l,^f+^

pada tanggal 27 Maret 2O78

DIREKTUR JENDERAL

PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

KE]VIENTERAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

REPUBLIK INDONESIA,

WIDODO EKATJA}iJAJ\IA

tfc,r{l r11 rtti\r^KA l\ts rUt1Lt^ irritrL/i'irJ.j|A i/\fiui\ ZUi6 i\tilvliiit +i i

Salinan Sesuai Dengan Aslinya

KEMENTERIA N PENDAYAGI]NAAN A PARATI IR NEGA R.A

DAN REFORMASI BIROKRASI

Kepala Biro Hukum, Komunikasi, dan Informasi Publik,

fro

ttct

tman

(

LAMPIRAN

PERATURAN MENTERI

PEi,iDA-yaGUi.iAAi.i APARATIiR I\IEGARA DAI{

REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA

ri trrvl\rI\ 1\, 1,1I1Ur\ zt.r-to

TENTANG

DE']\T1,.i ICI I'\I A AI E)E'r. A DDr\CE'C DICAITC ']\TC'TA

AICT

PEMEzuNTAH.

PENYUSUNAN PETA PROSES BISNIS INSTfu\SI PEMERIN'IAH

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Reformasi birokrasi merupakan prioritas utama pelaksanaan

pembangunan nasionai yalg bertujual untuk rneiai<ukan perubahan

sistematik dan terencana menuju tatanan administrasi pemerintahan yang

lebih baik. Reformasi birokrasi bertujuan untuk menjadikan aparatur sipil

negara yang lebih profesional, efelrtif, efisien, dan akuntabel dalam rangka

mewujudkan tata pemerintahan yang baik.

Reformasi birokrasi merupakan suatu upaya yang terencana dan

sistematis untuk mengubah stmktur, sistem, dan nilai-nilai dalam

pemerintahan menjadi iebih baik dari sebelumnya. Efektivitas dan eflsiensi

birokrasi sangat terkait dengan proses bisnis yang digunakan oleh birokrasi

tlaizurr rtrcrrghasilkirrr uuipul dau ouLqtrrw. Proscs bisrris ytrrrg'uer'uelit-bciii datu

tumpang-tindih antara satu unit organisasi dengan unit organisasi yang lain

r ur6arrs4oi irrLruaur uL ^Lrl.r.

setiap unit organisasi memerlukan peta proses bisnis yang mampu

aanacomlrorLa hi.nic!'6nd.{ilal,1rl,ah ^lah^rdahiaaci/.lalan

hAh^aha;

visi, misi, dan tujuan organisasi.

Peta proses bisnis merupakan aset terpenting organisasi yang

mengumpulkan seluruh informasi ke dalam satu kesatuan dokumen atau

database orgalisasi. Delgal rieirikiarr, ilenjadi sebuah keniscayaan urituk

melibatkan seluruh elemen organisasi dalam penJrusunaJr peta proses bisnis

..-6,1. -^-^-+:l-^- ^l^.-^..: l^- l.^l^--t-..-^- l^-:

--^^^^ 1-:^-:^ -.^--u4r

^raLar6AdP Pr uJLr urrrlr J 416

digambarkan sesuai dengan rencana strategis organisasi.

-2-

1.2. Maksud, Tujuan dan Manlaat

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi tentang Penyusunan Peta Proses Bisnis ini dimaksudkan sebagai

acuan bogr setiap instansi pemerintah untuk menyusun peta proses bisnis di

iilgkulgal irrstalsi pcruvrirrtah guua rrrclaksarraharr visi, rlisi, tujua.l, darr

strategi organisasi.

Sedangkan tujuan penyusunan peta bisnis proses agal setiap instansi

pemerintah :

a. m€rmpu melaksanakan tugas dan fungsi secara efektif dan efisien;

b. mudah mengomunikasikan baik kepada pihak internal maupun

eksternal mengenai proses bisnis yang dilakukan untuk mencapai visi,

misi, dan tujuan; dan

c. memiliki aset pengetahuan yang mengintegrasikan dan

mendokumentasikan secara rinci mengenai proses bisnis yang

diiai<ukan untuk mencapai visi, misi, dan tujuan. Aset pengetahuan ini

menjadi dasar pengambilan keputusan strategis terkait pengembangan

organisasi dar sunber daya rneurusia, serta pcnilaian kincrja.

Adapun manfaat dari peta proses bisnis adalah:

a. mudah melihat potensi masalah yang ada di da.lam pelaksanaan suatu

proses sehingga solusi penyempurnaan proses lebih terarah; dan

b. memiliki standar peiaksanaan peketaan sehingga memudahkan dalam

mengendalikan dan mempertahankan kualitas pelaksanaan pekedaan.

1.3. Ruang Lingkup

Penyusunan peta proses bisnis dilaksanakan oleh seluruh instansi

pemerintah. Ruang iingkup pen)'usunan peta proses bisnis ini meiiputi

seluruh kegiatan di lingkungan instansi pemerintah pusat dan pemerintah

dacraLh provirrsi/ kabupaien/kota sesuai dcng:rn dcrkunren rencala strategis

dan rencana kerja organisasi.

-3-

RAR II

PRINSIP PEI{YUSUNAN PETA PROSES BISNIS

Penvusunan peta bisnis proses h.rrus memenuhi bebcrapa prinsip

sebagai berikut:

1. Definitil, yakni suatu peta proses bisnis harus memiliki batasan,

masukan, serta keluaran yang jelas.

2. Urutan, yakni suatu peta proses bisnis harus terdiri atas aidivitas

yang berurutan sesuai wal<tlr dan rlang.

3. Pelanggan atau pengguna layanan, yakni peianggan akhir menerima

hasil dari proses lintas unit orga.nisasi.

4. Nilai tambah, yakni transformasi yang terjadi dalam proses harus

memberikan nilai tambah pada penerima.

5. Keterkaitan. yakni suatu proses tidak dapat berdiri,melainkan harus

terkait dalam suatu struktur organisasi.

6. Fungsi si.tang, ya.Icrii suatu proses mencakup hasii kerja sama

beberapa fuogsi dalam satu organisasi.

7. Sederhana representatif, yakni mewakili seluruh ai.tivitas organisasi

tanpa terkecuali dan digambarkan secara sederhana.

8. Konsensus subyeirtif, yakni disepakati oleh seluruh unit organisasi

yalg ada dalam ruang lingkup instansi pemerintah.

-4-

RAR TTT

TAHAPAN PENYUSUNAN

Penyusunan peta proses bisnis di lingkungan instansi pemerintah dilakukan

melalui 4 (empat) ta.l.apan yaitu:

3.1 Tahap Persiapan dan Perencanaan

Langkah awal penyusunan peta proses bisnis yaitu melakukan

inventarisasi rencana kerja jangka panjang, rencana kerja tahunan, visi, misi,

tujuan dan sasaran instansi pemerintah sehingga dapat diketahui aktivitas-

akijvitas (proses ke{a) yalg ada dalam insta-nsi pernerintah tersebut. Proses

ke{a/alrtivitas tersebut kemudian dikategorikan ke dalam kelompok [folder)

kegia'"ar,. Dalam pengeiompokan seluruh alitivitas/proses kerja/kegiatan yang

dilakukan oleh instansi pemerintah ada 3 (tiga) prinsip yang perlu

zli--rL'a+iLa* "ai+r"

a. Pengelompokkan dilakukan berdasarkan kegiatan bukan berdasarkan

unit organisasi.

b. Pengelompokan didasarkan pada seluruh kegiatan/aktivitas/proses kerja

yang dilakukan di dalam instansi pemerintah.

c. Pengelompokan dilakukan secara sederhana dan mudah

diimplementasikan.

Dalam tahap persiapan dan perencanaal meliputi pengumpulan informasi dan

pengorg€rnlsaslan.

3. 1.1. Pengumpulan Informasi

Tahap pengumpulan informasi terdiri dari informasi primer dan

rnlormasr sekunder. lntbrmasi pnmer adalah lnlbrmasr yang didapalkan

melalui proses wawancara langsung ke penanggung jawab proses. Dalam

proses wawancara dengan penanggung jawab proses, pedu didiskusikan

mengenai tujuan proses, resiko yang melekat pada pelaksanaan proses, alat

kcl-,daii yaj-ig dig.rnakai untuk r^,c1rgoi]trol pcncapaian tujuan proses, serta

alat ukur yang bisa digunakan untuk melihat keberhasilan pencapaian tujuan

proses. Inforrnosi selrunCer bisa didapatkan melalui dokumen rencana

strategis, Laporan Kine{a, tugas dan fungsi organisasi.

-J-

Reheraga informasi yang ditrutrhkan sehehrm menlnrsrrn peta proses

bisnis antara lain informasi terkait dengan supplbr, input, proses, ou@ut, dan

customer.

Teknik analisis terkait langsung dengan teknik pengambiian data yang

dilakukan. Uraian masing-masing teknik adalah sebagai berikut:

Analisis kausal : telaah hubungan logis antara pernyataan, lalrta atau

data dan informasi yang diperoleh.

Klasifikasi proses : memilah-milah data/informasi atau fakta -yang

terkumpul sesuai dengan definisi proses inti atau proses

penduirung.

Pemodelan proses : pembuatan rumusan peta proses bisnis dengafl teknik

penggarnbaran alur bark secara manua-l maupun

menggunakan program aplikasi.

3. 1.2. Pengorganisasian

Diperlukan tahap pengorganisasian da.lam melakukan pen5rusunan

peta proses bisnis, anrara iain:

a. Seluruh tahapan proses pen5rusunan peta proses bisnis instansi

oemerintah diiakukan oleh kelompok kerja yang terintegrasi dalam tim

Reformasi Birokrasi Internel (RBI) masing-masing instansi pemerintah

yang drpimprn oleh pimpinan instansr pe(rerlntah; dan

b. secara stmktural dan fungsional tugas penJrusunan peta proses bisnis

instansi pemerintah dilakukan oleh unit organisasi yang menangani

urusan di bida-ng tata laksana.

3.2 Tahap Pengembangan

Dalam tahap ini akarr dilakukan pen)iusunan peta proses bisnis

orgaaisasi atau basiJ"r€ss process mapping. Untuk <iapat membangun pemetaan

proses bisnis organisasi yang representatif, maka diperlukan pengetahuan dan

pernahaman mengenai proses yang akan dipetakal.

Demi memudahkan penggambaran peta proses bisnis, maka peta

proses bisnis dapat dlbedakan menjadi beberapa level atau tingkatan (level 0.

level 1, level 2, dan selanjutnya) atau jenis gambar peta yaitu peta proses,

subproses, reiasi, dan lintas ir:ngsi.

-6-

3.2.1 Peny'usunan peta proses bisnis menggunakan Ievel atau tingkatan

Peta Proses Bisnis Instansi Pemerintah merupal<an keseluruhan

rangkaian aiur kerja yang saiing berhubungan daiam rangka mencapai visi,

misi, dan tujuan. Penyusunan peta proses bisnis dimulai dari visi, misi, dan

iujuarr yarrg kerrrutiiarr diiur urrktrl kc dtrialr furrgsi tiurr proscs 'uislis urriuk

mencapainya. Masing-masing peta proses bisnis yang teridentifikasi kemudian

uuduahd,, r,uld PruoLs L,lr,lruLruo JdIB

merupakan rangkaian aktivitas yang logis dalam satu proses bisnis tersebut.

Lrfrl6h l.!,al hAfa ni^.Fa lrienic oanca+ +ard^hlrrhd ha.la L^hhlal,ai+a6 .la;

masing-masing proses bisnis.

Tahapan untuk penyusunan peta proses bisnis <ii daiam instansi

pemerintah adalah sebagai berikut:

l. Mengidentilikasi ruang lingkup organisasi yang akan dipeta.kan

berdasarkan mandat dari visi, misi, dan tujuan.

2. Mengidentifikasi fungsi berdasarkan analisis dolmmen pendukung dan

analisis visi, misi, serta tujuan.

3. Setiap tungsi yang telah diidentilikasi selanjutnya dijabarkan menjadi

beberapa proses bisnis untuk mendukung pelaksanaan fungsi tersebut.

Hirarki proses bisnis merupakan sebuah rangkaian dari aktifitas satu

ke alrtivitas berikutnya yang dapat digambarkan berikut ini:

Vasi, Misr Turuan

Furr6ri i Fungsi ll

LPeta Proses

Bisnis Level O

Peta Proses

Bisnis Level O

Peta Proses

Bisnis Level 0

Peta Proses

Brsnrs L€vei IPeta Proses

Bisnrs Levei L

Peta Proses

Gambar 1

Kerangii:a Peta Proses Bisnis ivienggunakzrn Levei atau Tingkaran

Peta Proses

Pet^ proses brsnis y^ng riimiliki instansi pemer-intah. herdasarkan

tingkatannya dimulai dari peta proses bisnis level 0, ievel 1, sampai dengan

Deta proses bisnis level ke n. dapat diielaskan sebasai berikut:

a. kvel 0

Merupai<an peta proses brsnls vang memuat seluruh proses bisnrs

instansi pemerintah yang terdiri dari proses bisnis utama, proses bisnis

manajemen, <ian proses bisnis pen<iukung. Peta proses bisnis ievei O

menrpakan turunan langsung dari visi, misi, serta tujuan yang ingin

.iiuatyai. Di dalai., iriciiciriulr-ari pci-a pr'uscs 'oisriis levcl C, rricii6.retr

kepada dokumen rencana strategis organisasi, dokumen tugas dan

4,,--^i ^---*:^-^: .t^t,,...^- ---1,.t.,,-- 1,.:--..-P! rrqsA qrra Jlu.E

menggambarkan keluaran utama yang dibutuhkan oleh pemangku

Laf!anfindan

al Proses lnti

Proses inti merupakan proses yang menciptalan aliran nilai utama.

liroses inti memenuhi kriteria sebagai berikut:

. Berperan langsung dalam memenuhi kebutuhan pengguna

eksternal dan internal instansi pemerrntah;

. berpengaruh langsung terhadap keberhasilan instansi

pemenntah cialam mencapar','1s1. mlsi. dan Strategl org€rrusasl:

dan

. memberikan respon langsung terhadap permintaan dan

memenuhi kebutuhan pengguna.

b) Proses Pendukung

Proses pendukung adalah proses untuk mengelola operasional dari

suatu slstem dan memastlkan proses rntt beqalan dengan bark.

Proses pendukung memenuhi l<riteria sebasai berikut:

. Memenuhi kebutuhan pengguna internall dan

o memberikan dukungan atas aktivitas pada proses inti.

c) Proses Lainnya

Proses lainnya adalah proses yang tidak memiliki kaitan langsung

dengan proses inti namun menghasilkan nilai manlaat bagi

-a-

nemrnglor kepentingan eksternal Proses lainnya memiliki kriferie

yang memungkinkan aktivitas pada proses berjalan lebih optimal.

?a

Gz

4

iTEE

ln nPrc6€5 I Pro5es 2

E] t ral

Pros6 4

ln

Paoses 5 Pros6 6 Pros€s 7

T

,a la

carnhar 2

Contoh Peta Proses Bisnis Level 0

b. Level I

Merupakan penjabaran lebih rinci dari peta proses bisnis level 0. Pada

ievei m1 dlgambarkan proses nnci yang d akukan oleh masrng-masrng

proses di level 0. Level 1 menggambarkan peta proses bisnis yang

ciiiakukan oieh unit organisasi <ian kererhubungan anrara saru proses

dengan proses lainnya.

oB&

Proses 5.1 Proses 5.2

Gunbar 3

Contoh Peta Proses Bisnis Level 1

I

L--EJPros€a l

G] EPro6es 5.3

Ia

-9-

Lrwel Selanjrrtnya llrvel n)

Merupakan penjabaran lebih rinci dari masing-masing proses yang ada

di level 1 .

cambar 4

Contoh Peta Proses Bisnis Level Selanjutnya (Level n)

3.2.2 Penlrusunan peta proses bisnis menggunakan jenis gambar peta

Peta proses bisnis yang digambarkan berdasarkan jenis gambar peta

tel'ciiri atas peta proses, pera subproses, pera huDungan, dan peta inras

fungsi. Tahap-tahap yang dapat ditempuh untuk memetak€rn proses di dalam

sebuaJr oi:garrisasi irelg,gr-rlakan jenis ga[bat pe tar adaiair sebageri beiikui.

a. Identifikasikan ruang lingkup organisasi yang akan dipetakan

berdasarkan mandai dari visi. misi dan tujuan instansi oemerintah;

b. analisis sasaran strategis dalam Renstra dan dijabarkan menjadi daftar

keglatan;

c. kategorikan kegiatan ke dalam rumpun kegiatan/proses kerja menjadi

peta proses brsnis;

d. setiap kelompok peta proses diuraikan dalam peta subproses;

e. setrap peta subproses men]adl dasar untuk menJrusun peta lrntas rungsr

(cross functionaq yar,g menggambarkan rangkaian kerja suatu proses

beserra urrit organisasi;

Proses

5.2,3

Proses

ProsesProses

5.2.2

Proses

5.2.5

l'l

.,tlB lrl

1

- 10-

f rrnhrk rlanat membrrat nefa lintas firngsi yang jelas, maka diperhrkan peta

hubungan (relationship mapl yar.g menggambarkatr pelaku sesuai

struktur organisasi untuk setiap subproses vang ada: dan

g. berdasarkan peta lintas fungsi (cross-functional map) SOP dapat dibuat

.{^--^-;-^t^- ^:^-^ .-^l^l-,1.^- ^-^ r^---- ^--^ L^--:---- l'.^+^..t^!ulrrb4r r41!rl!r I ufdr s!rr64r

kriteria yang hams dipenuhi, dan mutu baku.

PenJelasan secara nnci penyusunan peta proses brsnrs bcrdasarkan Jenrs

gambar peta adalah sebagai berikut:

a. Peta l'roses

1) Identifikasi peta proses:

a) Unruk ldentdrkasr peta proses dapat d akuk an bramstormmg

dengan pimpinan. Proses pertama yang harus diidentilikasi adalah

proses inri yang berhubungan iangsung ciengan usaha organisasi

da-lam memenuhi permintaan pelanggan atau berhubungan

Itrrigsurrg ricrrgirrr tugi,rs puk.-,il, dirri iurigsi uiatrat urB.lirisasi,

b) sesudah identifikasi proses inti berikutnya adalah identifikasi

proses pendukung yang terdlrl dan penciukung utama yang

mendukung langsung proses inti dan pendukung umum yang

menriuicung seiuruh proses daiam organisasi;

c) tahapan berikutnya adalah identifrkasi proses-proses yang

berhubungan dengan persyaratan standa.r yang dradopsr: dan

d) tahapan terakhir adaiah memasukkan proses yang berhubungan

dengan strategl pemsahaan yang akan memlcu seluruh

operasional organisasi dalam menja-lankan misi dan visinya.

2l Identfikasl pemilik proses, pemr.hk proses yang dlmaksud adalah unlt

organisasi yang terlibat di dalamnya.

:i) Gambar peta proses dengan pnnslp Suppher-Input-Process-Output-

Customer (SiPoC).

o cSuppllcr ln put Proccsg oulput cuslomar

E@EE}@E

S

4) Finalisasi peta proses.

E P

-i 1-

PETA PROSES BISNIS INSTANSI PEMERINTAH A

b

/\^*l.^- E

Contoh Peta Proses Bisnis

Peta Sub-Proses

1) Identifikasi peta subproses:

al Untuk ldcntltlkasl peta subproses dapat d akukan bralnstorming

dengan pimpinan-pimpinan. Proses pertama yang harus

<iiidentifikasi adaiah rurunan atau proses iebih teknis dari proses

inti kemudian proses pendukung, dan proses lainnya sesuai

lr.cl-,r u l- ul r.r r r ; elait

b) lakukan finalisasi untuk memastikan seluruh aktifitas pekerjaan

yang dilakukarl sudah tercantum dalam rcientrtikasi sub busrness

prosess, apabila ada peke{aan yang dilakukan tetapi tidak

rercantum mai<a revisi dan lengkapi subproses yang sudail

dilakukan sebelumnya;

2) Identifikasi pemilik subproses, pemilik subproses yang dimaksud

ada-lah unit organisasi yang terlibat di dalamnya.

3, Gambar peta subproses dengan pnnsrp Suppherhput-Process-Output-

Cusromer (SiPoC).

S

-72-

E TEtilE @@El

4) Finalisasi peta subproses dan hubungannya dengan proses-proses

lainnya yang telah digambarkan daiam peta proses sebeiumnya.

Suppller ln put Process Output Cuatomct

c

Gambar 6

Contoh Peta Subproses tjisnis

Peta Reiasi

Peta relasi lRelntianship Mapl adalah peta yang menggambarkan dan

riiclulj ukj<anr siapa saja piirak-piirak yalrg teriibai daialrr setiap pruscs

yang tergambarkan pada peta proses bisnis. Peta relasi ini penting untukl^-^+ ..-*^L-*: -----^- --.:-- -:L^1.uapaL rrrurrrarrafl, yL,a,arr rL,,ay p'r16 u4rarr rrrerrarrJaA4rr.u4ru lJrurLs

sehingga tercapai output yang ditentukan.

1) ljerdasarkan peta proses yang drdapatkan pada bagian awal maka

untuk membuat peta relasi, dapat dibuat dengan memasukkan nama-

nama unir organisasi yang reriibar di daiam seriap proses cian

subproses;

2l peta relasr drbuat clengan cara menuhskan setlap untt organlsasl vang

terlibat dalam setiap proses pada peta bisnis proses;

Jl pada tahap penFlsunan peta hubungan dapat dlmungkrnkan

memberikan masukan dan mengubah peta proses dan peta subproses

yang ieiair dibuar sebeiumnya; <iarr

4) lakukan linalisasi peta relasi yang menggambarkan satker-satker yang

terlibat dalam setrap prosesnya.

at.9,

-i3-

Proses 1 Proses 3Proses

xerja 1

xdi.5

(erF 6

EET@@HE

P:c5e5 S Prores 6 P.ores ?

lJnit

lGr,.6 (€da I (€rja 1

Unlt

(6i] 5 (qj.5Unit(.rja 8

EHME

@@EHHE

@mB

H@E@E

d

Gambar 7

Contoh Penggambaran Peta Relasi

Peta Lintas F ungsi

Peta lintas fungsi lCross Functbnol Map) adalah peta yang

rnenggambalkan ra-ugkaian ker'1a iintas umtliungs-t yang saling

berhubungan dan membentuk suatu proses kerja.

Berri<ut merupakan tahapan untuk membuat peta lmtas lungst:

1) Gambarkan garis-garis horizontal yang membentuk suatu baris untuk

menunJui(kan fungsi-fungsi vang terhbat dl datam proses. Bans lnl

juga dapat merepresentasikan rolas/peran;

PETA RELASI INSTANSI PEMERINTAH A

Proses 9

I I

- 14-

2! trrliskan nama rrnit orsanisasi yang terlihaf. dimrrlai riengan pihak

yang berinteraksi langsung (baik internal maupun ekstemal) untuk

posisi paling atas, dilaniutkan dengan unit organisasi iain yang

memiliki hubungan paling dekat dengan pihak tersebu|

sekjen

Erelo.ll

3) identifikasi langkah kerja yang merupakan tanggung jawab dari

masing-masing pihah dalam unit organisasi kemudial tuliskan pada

peta nama proses/aktivitasnya dan pemilik prosesnya dengan

mengacu pada peta hubungan lRelation ship Mapl;

5ekjen

E5elon ll

4i lakukarr i<ieuiiiikasi uiang ier hadap larrgkair kcrjzr yarrg icrluarrg

dalam peta sampai proses teiah digambarkan secara tepat dan

disepakati oleh setiap satker terkait;

5) beri keterangan bagi semua masukan dan keluaran untuk melengkapi

peta;

Sekjen

Eselon ll

t,nitTeknis

UnitTeknis

Sekjen EE

-15-

cambar iJ

Contoh Penggambaran Peta Lintas Fungsi

ij.3'lahap Penerapan/Implementasl

Penerapan peta proses bisnis dikendalikan oleh unit organisasi yang

secara iungsionai membidangi utaiaksana. Perrerapan peta proses bisnis

meliputi :

a. Pengesahan Peta I'roses Brsnis

1) Peta proses bisnis yang dihasilkan perlu mendapatkan pengesahan

se-Deium ii irerbirkali; <ian

2) pimpinan insta.nsi pemerintah menetapkan peta proses bisnis instansi

pemerintah setlagai hasii penjrusunan Deta proses bisnis dengan surat

keputusan.

b. Pendistribusian Peta Proses Bisnis

1) Pendistribusian peta proses bisnis dilakukan melalui hard copy dan

soit copyi clan

2) unit organisasi pengenda-li perlu menyimpan 1 (satu) set peta proses

bisnis induk sebagai master liie ciarl sistem ketakla.ksanaan

organisasi.

c. Penyimpanan, Penempatan dan Pemanl'aatan Peta Proses Bisnis

1) Semua unit organisasi menempatkan peta proses bisnis pada area

keqa ya:rg mudair <iiliirat, drcari, dan ciibaca oieh pengguna; dan

lll

-r6-

2\ bila te4adl penrbahan peta proses hisnis, unit organisasi pengenrlali

wajib menarik peta proses bisnis yang tidak berla-ku dan mengupdate

dengan dokumen yang terbaru.

d. Perubahan Peta Proses Bisnis

1\ rr^-!'}!-L-- Li^-;- ^--^-:^^^; J--^. I:l^l^,1-^- l---^-^.,:!rguururHL!uPrvJl991grrr9v.64rrgugrqgy4r

te{adinya pembahan arah strategis instansi pemerintah (visi, misi,

.len st!'^fp;l ""nd hcrdoft'n^lr narla atarr tnpncalzihatlzo n nanrhahan

tugas dan fungsi serta keluaran unit organisasi di iingkungan instansi

nemerintrh:

2) adanya keburuhan atau dorongan baik dari interna-l maupun da.ri

ii;asyaiakat,,ii,tuk irieirrpei Laiki kiierja pelayajiaii pi-i'riik;

3) hasil monitoring dan evaluasi pelaksanaan proses bisnis;

4) adanya usulan atau inisiatit perubaian yang datang dari unit

organisasi; dan

5) adanya umpan bahk dari hasrl evaluasl atas lmplementasl peta proses

bisnis.

3.4 Tahap Pemantauan dan Evaluasl

Dokumen peta proses bisnis merupakan peta proses bisnis dinamis

yang perlu dievaiuasi rian <iipantau reievansi <ian efekr'rviusnya. Pemantauan

dan evaluasi peta proses bisnis dilaksanakan oleh unit organisasi yang

urcur1rurryiii iug.rs ti.rrr [..i'gsi Ji l-iicl.rtrg ket.rtaiai'salaari p.rlirig sedilr.i'r s.riu

tahun sekali.

Evaluasr atas peta proses bisnrs yallg telah dnmptementasrkan menJadt

dasar perbaikan dan peningkatan peta proses bisnis instansi pemerintah dan

ciiiaiiukan unruk memasrii<an impiemenrasi dari proses bisnis yang ada teiair

mampu memicu kine{a yang diharapkan.

Hasil e-valuasi atas peta proses bisnis di iingkungan instansinya

masing-masing wajib dilaporkan kepada Kementerian Pendayagunaan

1\paralur l\egara oan Reiormasr Brrolcasr.

-li-

BAR ]V

PENUTUP

Penyusunan peta proses bisnis merupakan bagian dari penataan tata

laksana dimaksudkan untuk meningkatkan efrsiensi dan efektivitas sistem,

proses, rian prosedur ker-ia yang .jeias, etektri-, eirsren cian terui(ur pada

masing-masing instansi pemerintah.

PenJrusunan peta proses bisms menjadi salah satu laktor suksesn]ra

pelaksanaan reformasi birokrasi di instansi pemerintah.

oieh i<arena itu, penlrusunan peta ini menjadl acuan bagl instansi

pemerintah untuk melakukan penjrusunan peta proses bisnis di lingkungan

insta:rsinya masing-masing.

MEN'I'ERI

PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA

DAN REFURMASI BIROKRASI

REPUBLIK INDONESIA,

ttd

ASlVtAl\ -a\ut\ ui(