PEMBANGUNAN SISTEM MAKLUMAT GURU GANTI SEKOLAH · segala bantuan dan motivasi yang berterusan....
Transcript of PEMBANGUNAN SISTEM MAKLUMAT GURU GANTI SEKOLAH · segala bantuan dan motivasi yang berterusan....
PEMBANGUNAN SISTEM MAKLUMAT GURU GANTI SEKOLAH
( RELIKOM )
AMRI BIN ABD RANI
Tesis ini dikemukakan sebagai
Memenuhi sebahagian daripada syarat penganugerahan
Ijazah Sarjana Muda Teknologi serta Pendidikan ( Kemahiran Hidup)
Fakulti Pendidikan
Universiti Teknologi Malaysia
FEB 2004
ii
iii
Untuk semua yang tersayang…dunia…akhirat ;
Bonda,
Ayahanda,
Adinda,
Kekanda,
Anakanda.
“ Ya Allah…. Terlalu banyak yang Engkau anugerahkan,
dan terlalu sedikit yang dapat aku balas.”
iv
PENGHARGAAN
Penulis ingin merakamkan penghargaan tulus ikhlas yang setinggi-tingginya
kepada penyelia projek sarjana muda, Encik Megat Aman Zahiri Bin Megat Zakaria atas
bimbingan dan dorongan yang telah diberikan sepanjang tempoh pembangunan Sistem
Maklumat Guru Ganti Sekolah (RELIKOM) ini.
Ribuan terima kasih juga diucapkan kepada rakan-rakan seperjuangan di atas
segala bantuan dan motivasi yang berterusan. Tanpa mereka mungkin Sistem Maklumat
Guru Ganti Sekolah ini tidak akan sebaik dan sesempurna ini. Segala kerjasama mereka
semua amatlah dihargai.
Dan kepada semua, samada mereka terlibat secara langsung atau tidak,
didahulukan ucapan ribuan terima kasih.
v
ABSTRAK
Pembangunan Sistem Maklumat Guru Ganti Sekolah (RELIKOM) ini
sebenarnya dapat membantu dan amat mudah untuk digunakan oleh pihak pentadbiran
sekolah dalam menyediakan Jadual Guru Ganti di sekolah. Selain dari itu, ianya lebih
mementingkan keadilan kepada guru-guru yang terlibat dengan proses membuat Jadual
Guru Ganti. Secara umumnya, sistem ini mengandungi jadual peribadi bagi semua guru
samada pada sesi pagi atau petang, dan satu sistem untuk memproses Jadual Guru Ganti
di sekolah. Penggunaan secara manual dalam memproses Jadual Guru Ganti di sekolah
amatlah membebankan dan mengambil masa yang agak panjang untuk disiapkan jika
peratusan ketidakhadiran guru agak tinggi. Kegagalan atau kelewatan menyiapkan
Jadual Guru Ganti ini akan menyebabkan pelajar kerugian dari segi masa dan ilmu
kerana ketiadaan guru yang mengganti kelas tersebut. Sehubungan dengan itu, Sistem
Maklumat Guru Ganti Sekolah yang dibangunkan ini mampu menyelesaikan masalah
yang timbul di samping mempercepatkan proses mencetak Jadual Guru Ganti untuk
diedarkan kepada guru-guru yang hadir. Pembangunan sistem ini menggunakan perisian
Clipper 5.2 dan Dbase IV yang lebih mengutamakan penggunaan keyboard dari
penggunaan tetikus.
vi
ABSTRACT
The School Relief Information System Development (RELIKOM) is actually can help
and very easy to use by the school management in the preparation of the Teacher Relief
Time Table. Other than that, it’s more emphasize fairness to the teachers that involved in
preparation of Relief Time Table. In general, the system consist of the personal time
table of every teachers either for morning and afternoon session, and one system to
process Teacher Relief Time Table in school. The using of the manual procedure to
prepare the Teacher Relief Time Table in the school is very burdening and time
consuming, if the percentage of absentees among teachers is high. Failure or delay in
preparation of Teacher Relief Time Table can cause the students to loose in term of time
and knowledge because no teacher to replace that class. In relation to this the School
Relief Information System Development that is developed manage to solve the problems
that arise beside accelerate the printing of Teacher Relief Time Table to be distributed
teachers that are present. The Development of this system used Clipper 5.2 and dBase
IV which emphasis more on the usage keyboard rather than mouse.
vii
KANDUNGAN
BAB PERKARA MUKA SURAT
PENGESAHAN STATUS -
PENGESAHAN PENYELIA -
JUDUL i
PENGAKUAN PELAJAR ii
DEDIKASI iii
PENGHARGAAN iv
ABSTRAK v
ABSTRACT vi
KANDUNGAN vii
SENARAI RAJAH xi
SENARAI LAMPIRAN xii
BAHAGIAN PERTAMA
BAB I
BAB I PENDAHULUAN 1
1.1 Pengenalan 1
1.2 Rasional 1
1.3 Penyataan Masalah 4
viii
1.4 Rasional Pemilihan Projek 5
1.5 Objektif Perisian Pangkalan Data 5
1.6 Kepentingan Projek 6
1.7 Definisi Istilah 7
1.7.1 Jadual Guru Ganti 7
BAHAGIAN KEDUA
BAB II
BAB I SOROTAN PENULIS 8
2.1 Pengenalan. 8
2.2 Penggunaan Komputer Dalam Pengurusan. 8
2.3 Temubual Dengan Penolong Kanan Pentadbiran. 9
BAHAGIAN KETIGA
BAB III
BAB I METODOLOGI 11
3.1 Pengenalan. 11
3.2 Kerangka Dan Prosedur. 11
3.3 Pemilihan Perkakasan Komputer. 12
3.4 Pemilihan Perisian Komputer. 12
3.5 Pemilihan Bahasa Pengantar dan Arahan. 13
3.6 Rekabentuk Perisian. 13
ix
BAHAGIAN KEEMPAT
BAB IV
BAB I PEMBANGUNAN PERISIAN 20
4.1 Pengenalan 20
4.2 Skrin Login 20
4.3 Skrin Pendahuluan 21
4.4 Skrin Menu Utama 22
4.5 Skrin Pilihan 1 – Data 23
4.6 Skrin Pilihan 2 – Kesan 25
4.7 Skrin Pilihan 3 - G_Ganti 25
4.8 Skrin Pilihan 4 – Sulit 27
4.9 Skrin Pilihan 5 – Cetak 28
4.10 Skrin Pilihan 6 – Tamat 29
BAHAGIAN KELIMA
BAB V
BAB I PERBINCANGAN, RUMUSAN DAN CADANGAN 31
5.1 Pengenalan 31
5.2 Perbincangan dan Rumusan 31
5.2.1 Kekuatan 32
5.2.1.1 Menu Yang Ringkas 33
5.2.1.2 Proses Menjadual Guru Ganti Menjadi 33
Lebih mudah.
5.2.1.3 Proses Menjadual Guru Ganti Menjadi 34
Lebih Adil.
x
5.2.1.4 Menjimatkan Masa. 34
5.2.1.5 Menjimatkan Ruangan Storan Dalam 35
Hard Disk.
5.2.2 Kelemahan 35
5.2.2.1 Kekurangan Grafik Yang Menarik. 35
5.2.2.2 Kekurangan Kepakaran Dalam Sistem. 36
5.3 Cadangan 36
5.3.1 Kepakaran. 36
5.3.2 Pengujian Sistem. 37
5.4 Kesimpulan 37
RUJUKAN 39
LAMPIRAN
Lampiran A 41
Lampiran B 42
Lampiran C 43
Lampiran D 44
xi
SENARAI RAJAH
NO. RAJAH TAJUK MUKA SURAT
3.1 Carta Organisasi Perisian Jadual Guru 14
Ganti (RELIKOM).
3.2 Carta Alir Menu Utama. 15
3.3 Carta Alir Data 16
3.4 Carta Alir Kesan 16
3.5 Carta Alir G_Ganti 17
3.6 Carta Alir Sulit 17
3.7 Carta Alir Cetak 18
3.8 Carta Alir Tamat 19
4.1 Skrin Login 21
4.2 Skrin Pendahuluan 21
4.3 Skrin Menu Utama 22
4.4 Skrin Pilihan 1 :-Data (Kekunci F1) 23
4.5 Skrin Pilihan 1 :-Kesan (Kekunci F2) 25
4.6 Skrin Pilihan 1 :-G_Ganti (Kekunci F3) 26
4.7 Skrin Menu Hari 26
4.8 Skrin Nama Guru 26
4.9 Skrin Pilihan 1 :-Sulit (Kekunci F4) 28
4.10 Skrin Pilihan 1 :-Cetak (Kekunci F5) 29
4.11 Skrin Pilihan 1 :-Tamat (Kekunci F6) 30
xii
SENARAI LAMPIRAN
LAMPIRAN TAJUK MUKA SURAT
A Struktur , medan, Jenis Fail (Lulus.Dbf) 41
B Struktur , medan, Jenis Fail (Jadual.Dbf) 42
C Slip Cetakan Jadual Peribadi Guru 43
D Slip Cetakan Jadual Ganti Guru. 44
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Pengenalan
Dalam era dunia serba maju dan canggih, banyak perkara yang boleh dibuat
tanpa memerlukan banyak masa. Lebih-lebih lagi apabila peranan komputer digunakan
secara meluas dalam membantu manusia menyelesaikan berbagai masalah. Di serata
pelusuk dunia, peranan yang dimainkan oleh komputer dalam kehidupan seharian
manusia tidak boleh dinafikan lagi. Di pejabat-pejabat kerajaan, sekolah-sekolah dan
agensi-agensi kerajaan yang lain, peralatan dan perkakasan komputer menjadi sesuatu
yang mesti dalam menyudah dan memudahkan tugasan masing-masing. Dalam usaha
untuk meningkatkan pentadbiran dan pengurusan di sekolah, peruntukan dalam
perbekalan komputer ke sekolah makin bertambah bersesuaian dengan keperluannya.
1.2 Rasional
Peruntukan dan kemudahan komputer yang disediakan oleh pihak kerajaan di
kebanyakan sekolah sebenarnya mempengaruhi masyarat sekolah untuk mempelbagai
kegunaannya. Pelajar semakin berbangga apabila dapat menaip atau melukis
menggunakan komputer dan mencetaknya sebagai suatu iklan, mungkin untuk
2
mempromosikan aktiviti kelabnya. Di pihak guru pula, banyak soalan dapat ditaip dan
disimpan dalam cakera keras yang akhirnya memudahkan guru tersebut 'mengambil'
soalan itu semula bagi menyediakan kertas-kertas ujian atau peperiksaan. Di pejabat,
bentuk surat yang standard akan disimpan dalam sesebuah komputer yang kemudiannya
boleh 'diambil' emula dan digunakan oleh guru atau kakitangan sekolah yang lain
dengan hanya menukar nama dan bahagian-bahagian tertentu yang difikirkan perlu dan
sesuai.
Namun begitu, walaupun komputer sebenarnya memang membantu manusia
dalam pengurusan kerja, perisian yang bersesuaian perlu ada dalam sistem sesebuah
komputer. Perisian yang hendak digunakan mestilah bersesuaian dengan masalah yang
hendak diselesaikan. Apakah jawapan anda, jika pisau untuk memotong sayur digunakan
pula untuk mengerat kayu ? Mungkin akhirnya kayu itu dapat dikerat, tapi cuba anda
hitung berapa banyak masa yang telah dibazirkan untuk membuat suatu kerja dengan
peralatan yang tidak sesuai langsung untuk digunakan.
Di sekolah, jarang berlaku kehadiran guru-gurunya mencapai jumlah seratus
peratus (100%). Ketidakhadiran guru-guru disebabkan guru tersebut sakit, berkursus,
anak sakit, pembantu rumah cabut lari dan pelbagai masalah lagi yang tidak dapat
dielakkan. Sememangnyalah apabila ketidakhadiran guru berlaku, seseorang guru lain
yang hadir akan mengambil tugas untuk menggantikan kelas kosong yang ditinggalkan.
Seorang guru yang tidak hadir akan menyebabkan beberapa orang guru yang hadir
menggantikan kelas beliau. Jika pada hari tersebut, waktu mengajar bagi guru yang tidak
hadir adalah lima waktu, kemungkinan lima orang guru yang hadir menggantikan kelas
tidak dapat dielakkan. Membebankan seorang guru untuk mengganti semua kelas
tersebut adalah sesuatu tindakan yang tidak adil, ini kerana guru itu juga mempunyai
waktu mengajar sendiri yang perlu diselesaikan. Kerja atau pengurusan jadual Jadual
Guru Ganti ini dibuat oleh Penolong Kanan I.
Kekerapan berlakunya ketidakhadiran guru disebabkan sesuatu masalah
mengakibatkan kerja-kerja menjadual Jadual Guru Ganti menjadi semakin rumit dan
3
kompleks. Bayangkan jika 10 orang guru tidak hadir, katakan purata waktu mengajar
bagi guru yang tidak hadir itu ialah 5 waktu, didarabkan dengan sepuluh orang guru.
Lima puluh waktu yang tidak dapat diisi oleh kerana ketidakhadiran guru itu tadi perlu
diselesaikan oleh guru-guru yang hadir. Ditambah lagi, guru-guru yang hadir hanya 30
orang. Ini tentulah situasi yang membebankan bagi Penolong Kanan I dalam
menyediakan Jadual Guru Ganti. Apa akan jadi pada sesebuah sekolah jika Penolong
Kanan I pun tidak hadir pada hari tersebut ? Siapakah yang akan mengambil tugas beliau
untuk menyediakan Jadual Guru Ganti ? Bayangkanlah suasana dan suara-suara
kenakalan pelajar apabila guru tiada dalam kelas.
Ketidakadilan dan kelewatan dalam menyediakan Jadual Guru Ganti adalah
suatu perkara yang lazim. Untuk menjadikan ianya lebih adil dan cepat, suatu perisian
perlu direka dan dicipta bersesuaian dengan masalah yang dihadapi. Faktor jumlah
waktu bagi guru yang hadir perlu diambil kira dalam proses membina Jadual Guru
Ganti. Faktor 'kepenatan' bertugas selepas empat waktu berterusan misalnya, juga perlu
dipandang serius dan dianggap penting dalam proses mengarahkan guru yang hadir
untuk menggantikan kelas guru yang tidak hadir.
Jumlah seseorang guru mengganti ketidakhadiran guru perlu disimpan dalam
sistem komputer supaya pembahagian dalam membina Jadual Guru Ganti tidak hanya
'terkena' pada pada guru-guru tertentu sahaja. Perisian perlu memilih seseorang guru
yang jumlah gantiannya sedikit berbanding jumlah gantiannya yang banyak untuk
mengganti guru yang tidak hadir. Kecualilah guru yang mempunyai jumlah gantian yang
sedikit itu ada banyak waktu mengajar pada hari tersebut.
4
1.3 Penyataan Masalah
Secara khususnya, perisian yang ingin dibina ini adalah untuk menyelesaikan
ketidakadilan dan kelewatan dalam proses membina Jadual Guru Ganti. Pembangunan
perisian ini akan menekankan pada proses pemilihan guru. Kriteria-kriteria seperti
jumlah waktu mengajar guru yang hadir pada hari Jadual Guru Ganti dibina akan
diambil kira, jumlah gantian keseluruhan yang disimpan dalam sistem komputer,
'kepenatan' guru yang hadir kerana waktu mengajar berterusan juga diutamakan, seminar
atau forum-forum yang dikendalikan oleh guru-guru yang hadir pada hari dan waktu-
waktu tertentu perlu dijadikan panduan. Pengetua, Penolong Kanan Pentadbiran,
Penolong Kanan Hal Ehwal Murid (PK HEM) dan Penyelia Petang perlu disetkan
supaya tidak terlibat dalam menggantikan guru-guru yang tidak hadir. Proses membina
Jadual Guru Ganti adalah secara automatik, format atau syarat-syarat yang disebutkan di
atas tadi dimasukkan terus ke dalam sistem perisian. Penolong Kanan Pentadbiran atau
Penyelia Petang hanya memilih nama-nama guru yang tidak hadir dan sistem akan
memilih guru-guru yang hadir untuk menggantikan kelas mereka secara automatik
mengikut syarat-syarat yang telah ditetapkan.
Selepas Jadual Guru Ganti ini siap diproses oleh komputer, cetakan berupa
memo, iaitu sehelai kertas (form feed) untuk seorang guru yang ditugaskan
menggantikan guru yang tidak hadir tersebut akan dicetak dan seterusnya diberikan pada
guru-guru yang berkenaan. Cetakan induk yang menyenaraikan semua guru yang terlibat
dengan Jadual Guru Ganti itu juga akan dicetak. Ruangan tanda tangan pada cetakan
induk ini adalah sebagai tanda pengesahan bahawa guru tersebut telah menerima memo
atau dengan maksud lain, guru itu telah menerima arahan supaya mengganti waktu-
waktu tertentu bagi seseorang guru yang tidak hadir.
5
1.4 Rasional Pemilihan Projek
Memproses atau membuat Jadual Guru Ganti merupakan suatu kerja yang rumit
dan kekadang memakan masa jika peratus ketidakhadiran guru mencapai jumlah yang
tinggi. Kelewatan membuat Jadual Guru Ganti akan menyebabkan bilik darjah menjadi
tidak terkawal kerana tiada guru yang sepatutnya mengganti kelas tersebut.
Ketiadaan Penolong Kanan Pentadbiran yang bertanggungjawab menyiap dan
membuat Jadual Guru Ganti juga kerap berlaku. Kemungkinan tiada Jadual Guru Ganti
pada hari tersebut. Ini bermakna tiada guru yang akan mengganti kelas-kelas yang
kosong akibat dari ketidakhadiran guru. Mungkin terdapat guru disiplin atau guru
bertugas mingguan yang akan memasuki kelas yang kosong tersebut. Tapi perlu diingat
di sini, bahawa guru tersebut juga mempunyai Jadual Waktu Persendirian sendiri yang
terpaksa mereka ikuti.
Oleh itu, projek atau perisian ini dibina untuk memudah dan membantu Penolong
Kanan Pentadbiran atau pihak pengurusan sekolah amnya dalam membuat tugasan dan
seterusnya meringankan bebanan kerja mereka. Jumlah gantian bagi guru yang
mengganti kelas yang kosong disimpan dalam komputer, pemilihan guru-guru yang
hadir untuk mengganti kelas yang kosong adalah berdasarkan pada waktu-waktu
senggang mereka dan juga pada jumlah gantian yang telah disimpan dalam komputer.
Ini adalah lebih adil berbanding Jadual Ganti Guru yang dibuat secara manual.