Pelupusan 2013
-
Upload
rohani-ahmad -
Category
Documents
-
view
2.997 -
download
9
Transcript of Pelupusan 2013
PELUPUSAN BUKU TEKSPELUPUSAN BUKU TEKS
SKIM PINJAMAN BUKU TEKSSKIM PINJAMAN BUKU TEKS
Disediakan oleh:
Sektor Skim Pinjaman Buku TeksBahagian Buku Teks
Kementerian Pelajaran Malaysia
Diharapkan peserta akan dapat :-
1. Membezakan maksud antara pelupusan dan hapus kira.
2. Memahami proses pelupusan dan hapus kira
- Pelupusan ialah Satu proses untuk mengeluarkan aset/barang awam (buku teks) secara fisikalnya ada dalam simpanan tetapi tidak boleh digunakan atau diperlukan lagi dan perlu dikeluarkan dari simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.
- Hapuskira ialah satu proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.
3.Mengemas kini rekod buku teks SPBT di sekolah masing-masing.
4. Satu panduan khusus supaya proses pelupusan buku teks SPBT dapat dilaksanakan dengan teratur dan berkesan selaras dengan garis panduan yang disediakan.
DEFINISI PELUPUSANDEFINISI PELUPUSAN
Satu proses untuk mengeluarkan rekod awam (buku teks) yang secara
fizikalnya ada dalam simpanan tetapi tidak boleh digunakan atau diperlukan
lagi dan perlu dikeluarkan daripada simpanan dan rekod mengikut kaedah
yang ditetapkan.
AKTA ARKIB NEGARA MALAYSIAAKTA ARKIB NEGARA MALAYSIA
Merujuk kepada peruntukan seksyen 25 - 29 Akta Arkib Negara 2003 [Akta
629] yang berkuat kuasa pada masa ini, buku teks diklasifikasikan sebagai
bahan bercetak iaitu Rekod Awam yang perlu dilupuskan mengikut prosedur yang telah ditetapkan.
REKODREKOD
Bahan dalam bentuk bertulis yang menyatakan fakta, peristiwa yang
merakamkan maklumat termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan
bercetak, buku, peta pelan, lukisan, gambar, mikrofilem, rekod yang
dihasilkan secara elektronikAkta Arkib Negara 2003
(Akta 629)
REKOD AWAMREKOD AWAM
Rekod yang diterima secara rasmi atau dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal-ehwalnya
termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan ia adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Arkib Negara Malaysia
yang ditubuhkan di bawah Akta Arkib Negra 1996
Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)
OBJEKTIF PELUPUSANOBJEKTIF PELUPUSAN
Mendapat hasil pulangan ( sekiranya dijual)
Menjimatkan ruang penyimpanan
Merekod kedudukan sebenar dan kemas
kini stok buku teks.
KUASA MELULUS PELUPUSANKUASA MELULUS PELUPUSAN
Semua permohonan pelupusan buku teks perlulah dihantar ke Arkib Negara
Malaysia (ANM) . Bermula pada 01 Februari 2013 semua permohonan untuk
kelulusan pelupusan melibatkan buku teks akan diluluskan oleh Ketua Pengarah
ANM.
TEMPOH HAYAT BUKU TEKSTEMPOH HAYAT BUKU TEKS
Jangka masa buku teks yang boleh digunakan adalah berdasarkan kualiti fizikalnya seperti: 4 tahun bagi buku teks SPBT (SM) 3 tahun bagi buku teks SPBT (SR)
Namun jika buku teks masih elok dari segi fizikal hendaklah terus digunakan walaupun tempoh hayat telah sampai.
SYARAT PELUPUSANSYARAT PELUPUSAN
Buku teks yang perlu dilupuskan ialah :Buku teks rosak akibat penggunaan biasa atau bencana alam
Buku teks yang tamat penggunaan kerana perubahan kurikulum
Buku teks yang ditarik balik penggunaannya atas arahan KPM
Buku aktiviti bagi semua mata pelajaran
PEKELILING PELUPUSANPEKELILING PELUPUSAN
SURAT SIARAN SKIM PINJAMAN BUKU TEKS (SPBT) :Pelaksanaan Tatacara Pelupusan Buku Teks Bertarikh : Mac 2013
Kewangan Bil 6/1987- pelupusan buku teks Agama Islam
TATACARA PELUPUSANTATACARA PELUPUSAN
Sekolah menubuhkan Jawatankuasa Pelupusan (dipengerusikan oleh Pengetua/ Guru Besar)
Pengasingan buku teks yang akan dilupuskan oleh pihak sekolah
Sekolah melengkapkan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 2/08 dan menghantar ke JPN
JPN mengumpul dan menyemak borang permohonan secara berkelompok yang diterima daripada pihak sekolah. JPN boleh membuat pemantauan ke sekolah
JPN mengemukakan Borang Arkib 2/08 kepada Arkib Negara mengikut kelompok dan salinan kepada pihak Audit Negara.
JPN menerima kelulusan daripada Arkib Negara Malaysia dan menghantar surat kelulusan kepada sekolah terlibat.
. Pelaksanaan pelupusan berdasarkan syor kaedah yang
telah diluluskan mengikut JPN masing-masing.
Sekolah menghantar satu (1) salinan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 12/08 ke JPN untuk dipanjangkan ke Arkib Negara.
Sekolah mengemaskini buku stok.
PENGUTIPAN BUKU TEKS UNTUK PELUPUSANPENGUTIPAN BUKU TEKS UNTUK PELUPUSAN
Kontraktor dilantik oleh JPN.
Buku teks yang akan dilupuskan perlu diikat atau dibungkus mengikut judul dan disimpan berasingan.
Buku teks yang telah mendapat kelulusan untuk pelupusan dikutip oleh kontraktor termasuk buku Agama Islam.
KAEDAH PELUPUSAN OLEH PIHAK SEKOLAHKAEDAH PELUPUSAN OLEH PIHAK SEKOLAH
Buku teks boleh dilupuskan dengan kaedah:
bakar – bukti
rincih
tanam
hadiah
ISU-ISU PELUPUSANISU-ISU PELUPUSAN
Terdapat lambakan buku teks yang belum
dilupuskan menyebabkan masalah ruang di
BOSS.
Buku yang telah dilupuskan tidak direkodkan dalam
buku stok.
Bilangan buku teks yang dilupuskan dalam borang
permohonan tidak sama dengan buku stok.
ISU-ISU PELUPUSANISU-ISU PELUPUSAN
Buku BA tidak dikeluarkan daripada buku stok.
Tiada surat kuasa pelupusan.
Kontraktor tidak mengutip buku teks dalam tempoh
masa yang dtetapkan.
Buku yang dikutip kurang daripada permohonan asal.
Kontraktor mengutip buku teks yang belum
dilupuskan. (buku masih digunakan)
SENARAI BORANG PELUPUSANSENARAI BORANG PELUPUSAN
Borang Arkib 2/08
- Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam
Arkib.
Borang Arkib 12/08
- Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod
Awam Arkib