PELAN AUDIT PEMANTAUAN - reg.upm.edu.myreg.upm.edu.my/spk_upm/Pelan Audit Pemantauan UPM Oleh...
Transcript of PELAN AUDIT PEMANTAUAN - reg.upm.edu.myreg.upm.edu.my/spk_upm/Pelan Audit Pemantauan UPM Oleh...
SQAS/MSC/FOR/05-01 Page 1 of … Issue 1 Rev. 2
PELAN AUDIT PEMANTAUAN 1. PELANGGAN : UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA (UPM)
SERDANG SELANGOR DE 2. LOKASI AUDIT: Kampus Serdang 3. OBJEKTIF AUDIT
(a) Untuk memastikan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) organisasi masih mematuhi standard ISO 9001
(b) Untuk menilai pindaan kepada SPK organisasi (c) Untuk menentusah keberkesanan pelaksanaan tindakan pembetulan kepada
penemuan audit terdahulu
4. SKOP AUDIT/PENSIJILAN
i. Perkhidmatan pendidikan untuk pra-siswazah, siswazah, penyelidikan dan pembangunan
ii. Penyelidikan dan pembangunan
iii. Perkhidmatan sokongan (seperti perpustakaan, ko-kurikulum, jaringan industri masyarakat dan perkhidmatan korporat)
Nota: UPM akan mencadangkan penyataan skop yang akan dibincang semasa
audit 5. DOKUMEN RUJUKAN
ISO 9001:2008 – Requirements; Manual Kualiti and Prosedur-Prosedur UPM: Keperluan pelanggan dan undang-undang yang berkaitan
6. TARIKH AUDIT : 20hb – 29hb September 2011 7. PASUKAN AUDIT (a) Ketua Pasukan Audit : Haliza Ibrahim (b) Auditor : seperti dinyatakan dibawah
SQAS/MSC/FOR/05-01 Page 2 of … Issue 1 Rev. 2
Pasukan Audit Tarikh/Sept
HALIZA IBRAHIM 20, 26 & 29
HANIDA GHAZALI 20-21 & 29
MOHAMMAD HAMIDI YUSOP 20-23 & 28-29
MANI MAARAN 20-29
PARIMALA DEVI 20-29
TIONG AH LEY 20-29
HAWA MA’AROF 22- 23
(Sekiranya terdapat bantahan kepada mana-mana auditor yang dilantik, pihak UPM hendaklah memaklumkan secara bertulis kepada Ketua Pasukan Audit / Ketua Seksyen Servis secara bertulis)
8. TATACARA AUDIT
Menyaksikan operasi, penilaian berdasarkan dokumen dan rekod dan temubual dengan anggota kerja termasuk pengurusan yang bertanggungjawab untuk proses yang diaudit.
9. KEMUDAHAN DAN BANTUAN YANG DIPERLUKAN OLEH PASUKAN AUDIT
i) Bilik mesyuarat ii) Kemudahan untuk photostate iii) Alat Keselamatan diri / Personal protective equipment (jika berkaitan) iv) Wakil UPM untuk membantu auditor dari segi logistic dan sebagai saksi
10. KEPERLUAN KERAHSIAAN (CONFIDENTIALITY REQUIREMENTS)
Ahli pasukan audit dari SIRIM QAS International telah menandatangani perjanjian untuk tidak mendedahkan makluman atau dokumen yang diperolehi semasa audit termasuk laporan akhir, kepada pihak ketiga tanpa kelulusan pihak UPM.
11. BAHASA Bahasa Inggeris & Bahasa Malaysia 12. LAPORAN
(i) Bahasa : Inggeris / Bahasa Malaysia (ii) Format : Lisan dan bertulis (iii) Jangkaan tarikh
dikeluarkan : Selepas mesyuarat penutup
SQAS/MSC/FOR/05-01 Page 3 of … Issue 1 Rev. 2
JADUAL AUDIT PEMANTAUAN
Hari 1 20hb September 2011 (Selasa)
Waktu Program Auditor/Wakil
09:00 – 10:00
Mesyuarat Pembukaan (di Dewan Auditorium Jurutera, Fakulti Kejuruteraan) - Penerangan oleh UPM mengenai perubahan keatas Sistem
Pengurusan UPM (sejak audit yang terdahulu) - Penerangan oleh Ketua Pasukan Audit
Pasukan Audit dan wakil-wakil UPM
1000 – 1600
Tanggungjawab Pengurusan Pengukuran, analisa & penambahbaikan termasuk Tindakan Pembetulan, Tindakan Pencegahan dan Pengendalian Aduan
Haliza
Pusat Pembangunan Akademik (CADE) : - Latihan untuk pengajaran & pembelajaran - Perancangan dan pelaksanaan penilaian sistem pengajaran dan
pembelajaran - Pemantauan dan penyelenggaraan sistem aplikasi yg berkaitan
Hanida
Bahagian Akademik: - Kemasukan & pengambilan pelajar termasuk pelajar
antarabangsa - Proses mengemaskini maklumat berkaitan program pengajian,
calendar akademik, penjadualan dan pendaftaran,penilaian/peperiksaan, dll
-
Hamidi
TNC Penyelidikan & Innovasi: o Permohonan dan kelulusan projek penyelidikan o Pemantauan kemajuan projek o Projek penyelidikan (berdasarkan sampling)
M Maran
Fakulti Perubatan Veterinar - Proses semakan program pendidikan sediaada / rekabentuk &
pembangunan program baru - Proses pengajaran dan pembelajaran pra-siswazah - Pengurusan Makmal
Parimala
Fakulti Ekologi Manusia - Proses semakan program sediaada / rekabentuk &
pembangunan program baru - Proses pengajaran dan pembelajaran pra-siswazah
Ailee
16:00 Semakan Penemuan Audit Pasukan Audit & Wakil UPM
Nota : 1. Waktu Rehat : mengikut waktu rehat organisasi 2. * tertakluk kepada standard ISO 9001: Kawalan Dokumen, Kawalan Rekod, Product Realization,
Kawalan Ketidakpatuhan Produk, dan lain-lain keperluan yang berkaitan
SQAS/MSC/FOR/05-01 Page 4 of … Issue 1 Rev. 2
Hari 2 21hb September 2011 (Rabu)
Waktu Program Auditor/Wakil
0830 - 0900
Pasukan Audit berkumpul di Bilik Lembaga, Tingkat 1, Bangunan Pentadbiran
Pasukan Audit dan wakil-wakil UPM
0900-1600
Fakulti Pertanian: Proses pengajaran dan pembelajaran pra-siswazah - audit berdasarkan record semester semasa dan lawatan ke lokasi baru Fakulti* Pusat Asasi Sains Pertanian: Proses pengajaran dan pembelajaran
Hanida
Taman Pertanian Universiti - Proses pengajaran dan pembelajaran - Pengurusan Taman
Hamidi
Fakulti Sains Teknologi Makanan: - Proses semakan program sediaada / rekabentuk &
pembangunan program baru - Proses pengajaran dan pembelajaran pra-siswazah - Pengurusan dan aktiviti penyelidikan
M Maran
Fakulti Perhutanan: - Proses semakan program sediaada / rekabentuk &
pembangunan program baru - Proses pengajaran dan pembelajaran pra-siswazah - Pengurusan dan aktiviti penyelidikan
Parimala
Sekolah Pengajian Siswazah - Proses semakan program sediaada / rekabentuk &
pembangunan program baru - Pengambilan dan pendaftaran pelajar - Proses pengajaran dan pembelajaran siswazah - Penyeliaan penyelidikan pelajar siswazah - Pengesahan pengurniaan ijazah
Ailee
16:00 Semakan Penemuan Audit Pasukan Audit & Wakil-wakil UPM
Nota :
1. Waktu Rehat : mengikut waktu rehat organisasi
2. Audit berdasarkan kepada kepada standard ISO 9001 seperti Kawalan Dokumen, Kawalan
Rekod, Product Realization, Kawalan Ketidakpatuhan Produk, dan lain-lain keperluan yang
berkaitan
SQAS/MSC/FOR/05-01 Page 5 of … Issue 1 Rev. 2
Hari 3 22hb September 2011 (Khamis)
Waktu Program Auditor/Wakil
0830 - 0900 Pasukan Audit berkumpul di Bilik Lembaga, Tingkat 1, Bangunan Pentadbiran
Pasukan Audit dan wakil-wakil UPM
0900-1600
Pengurusan Peperiksaan Akhir Pra-Siswazah: - Penyediaan soalan dan skrip jawapan - Penyediaan tempat peperiksaan - Pendaftaran pelajar pada hari peperiksaan - Pengendalian kertas jawapan - Keputusan peperiksaan - Proses rayuan keputusan
Hamidi
Institut Biosains: - Pengurusan dan aktiviti penyelidikan - Pengajaran & pembelajaran siswazah
M Maran
Fakulti Ekonomi dan Pengurusan - Proses semakan program sediaada / rekabentuk &
pembangunan program baru - Proses pengajaran dan pembelajaran pra-siswazah
& siswazah -
Parimala
Institut Gerontologi: - Pengurusan dan aktiviti penyelidikan - Pengajaran & pembelajaran siswazah
Ailee
Kolej Kediaman – berdasarkan sampling pada hari audit Proses untuk perkhidmatan domestik dan aktiviti pelajar *
Hawa
16:00 Semakan Penemuan Audit Pasukan Audit & Wakil-wakil UPM
Nota:
1. Waktu Rehat : mengikut waktu rehat organisasi
2. Audit berdasarkan kepada kepada standard ISO 9001 seperti Kawalan Dokumen, Kawalan
Rekod, Product Realization, Kawalan Ketidakpatuhan Produk, dan lain-lain keperluan yang
berkaitan
SQAS/MSC/FOR/05-01 Page 6 of … Issue 1 Rev. 2
Hari 4 23hb September 2011 (Jumaat)
Waktu Program Auditor/Wakil
0830 - 0900 Pasukan Audit berkumpul di Bilik Lembaga, Tingkat 1, Bangunan Pentadbiran
Pasukan Audit dan wakil-wakil UPM
0900-1600
Pengurusan Peperiksaan Akhir Siswazah: - Penyediaan soalan dan skrip jawapan - Penyediaan tempat peperiksaan - Pendaftaran pelajar pada hari peperiksaan - Pengendalian kertas jawapan - Keputusan peperiksaan - Proses rayuan keputusan
Hamidi
Institut Pertanian Tropika - Pengurusan dan aktiviti penyelidikan - Pengajaran & pembelajaran siswazah
M Maran
Fakulti Sains - Proses semakan program sediaada / rekabentuk &
pembangunan program baru - Proses pengajaran dan pembelajaran pra-siswazah - Pengurusan Makmal
Parimala
Fakulti Rekabentuk dan Senibina: - Proses semakan program sediaada / rekabentuk &
pembangunan program baru - Proses pengajaran dan pembelajaran pra-siswazah
& siswazah
Ailee
Menyambung audit di Kolej Kediaman
Hawa
16:00 -
Semakan Penemuan Audit
Pasukan Audit dan Wakil-Wakil UPM
Nota :
1. Waktu Rehat : mengikut waktu rehat organisasi
2. Audit berdasarkan kepada kepada standard ISO 9001 seperti Kawalan Dokumen, Kawalan
Rekod, Product Realization, Kawalan Ketidakpatuhan Produk, dan lain-lain keperluan yang
berkaitan
SQAS/MSC/FOR/05-01 Page 7 of … Issue 1 Rev. 2
Hari 5 26hb September 2011 (Isnin)
Waktu Program Auditor/Wakil
0830 - 0900 Pasukan Audit berkumpul di Bilik Lembaga, Tingkat 1, Bangunan Pentadbiran
Pasukan Audit dan wakil-wakil UPM
0900-1600
Pusat Pembangunan Maklumat & Komunikasi
Haliza
Akademi Sukan: - Pengurusan dan aktiviti penyelidikan
M Maran
TNC Hal Ehwal Pelajar & Alumni: Pengurusan hal-ehwal pelajar & Alumni merangkumi korikulum credited / non-credited, jaringan alumni dan aktiviti sukan kolej
Parimala
Jaringan Industri & Masyarakat – Pengurusan Latihan Industri Pusat Antarabangsa – Perkhidmatan bukan akademik untuk pelajar antarabangsa Pusat Kesihatan Universiti
Ailee
16:00
Semakan Penemuan Audit
Pasukan Audit & Wakil-wakil UPM
Nota :
1. Waktu Rehat : mengikut waktu rehat organisas
2. Audit berdasarkan kepada kepada standard ISO 9001 seperti Kawalan Dokumen, Kawalan
Rekod, Product Realization, Kawalan Ketidakpatuhan Produk, dan lain-lain keperluan yang
berkaitan
SQAS/MSC/FOR/05-01 Page 8 of … Issue 1 Rev. 2
Hari 6 27hb September 2011 (Selasa)
Waktu Program Auditor/Wakil
0830 - 0900 Pasukan Audit berkumpul di Bilik Lembaga, Tingkat 1, Bangunan Pentadbiran
Pasukan Audit dan wakil-wakil UPM
0900 -1600
Institut Teknologi Maju: - Pengurusan dan aktiviti penyelidikan - Pengajaran & pembelajaran siswazah
M Maran
Fakulti Kejuruteraan (Hari 6 & Hari 7) - Proses semakan program sediaada / rekabentuk &
pembangunan program baru - Proses pengajaran dan pembelajaran pra-siswazah
& siswazah - Pengurusan Makmal
Parimala (Ketua audit untuk Fakulti Kejuruteraan)
Perpustakaan Sultan Abdul Samad - Perolehan bahan bacaan/rujukan termasuk
cataloging, indexing, dll - Proses pinjaman bahan bacaan/rujukan - Penyediaan & penyelenggaran ruang membaca
Ailee
16:00
Semakan Penemuan Audit
Pasukan Audit & Wakil-wakil UPM
Nota :
1. Waktu Rehat : mengikut waktu rehat organisasi
2. Audit berdasarkan kepada kepada standard ISO 9001 seperti Kawalan Dokumen, Kawalan
Rekod, Product Realization, Kawalan Ketidakpatuhan Produk, dan lain-lain keperluan yang
berkaitan
SQAS/MSC/FOR/05-01 Page 9 of … Issue 1 Rev. 2
Hari 7 28hb September 2011 (Rabu)
Waktu Program Auditor/Wakil
0830 - 0900 Pasukan Audit berkumpul di Bilik Lembaga, Tingkat 1, Bangunan Pentadbiran
Pasukan Audit dan wakil-wakil UPM
Sambungan audit di Fakulti Kejuruteraan - Proses semakan program sediaada / rekabentuk &
pembangunan program baru - Proses pengajaran dan pembelajaran pra-siswazah
& siswazah - Pengurusan Makmal
Parimala & Hamidi
Audit di Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan bersama Pn Ailee (Ketua audit untuk Fakulti ini) Kampus Bintulu merangkumi pemantauan program pendidikan – audit secara remote dari UPM Serdang
M Maran
Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan - Proses semakan program sediaada / rekabentuk &
pembangunan program baru - Proses pengajaran dan pembelajaran pra-siswazah - Pengurusan Makmal
Ailee
16:00
Semakan Penemuan Audit
Pasukan Audit & Wakil-wakil UPM
Nota :
1. Waktu Rehat : mengikut waktu rehat organisasi
2. * tertakluk kepada standard ISO 9001: Kawalan Dokumen, Kawalan Rekod, Product
Realization, Kawalan Ketidakpatuhan Produk, dan lain-lain keperluan yang berkaitan
SQAS/MSC/FOR/05-01 Page 10 of … Issue 1 Rev. 2
Hari 8 29hb September 2011 (Khamis)
Waktu Program Auditor/Wakil
0830 - 0900 Pasukan Audit berkumpul di Bilik Lembaga, Tingkat 1, Bangunan Pentadbiran
Pasukan Audit dan wakil-wakil UPM
0900-1300
Audit Kualiti Dalaman
Haliza
Bendahari: - Pengurusan bayaran yuran pelajar - Proses perolehan - Penilan pembekal
Hanida
- Pusat Islam – pengurusan masjid & pengurusan
jenazah - Pusat Kebudayaan & Kesenian (permohonan, fasiliti
dan post mortem)
Hamidi
Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset: - Pengurusan Projek - Penyelenggaraan fasiliti - Pengurusan Hartanah
M Maran
Bahagian Keselamatan Pengurusan Keselamatan UPM merangkumi jadual rondaan, pengendalian pintu masuk, pengendalian aduan keselamatan/siasatan dan tindakan susulan dan lain-lain yang berkaitan
Parimala
Pengurusan Sumber Manusia UPM - Sampling dari proses pengambilan anggota kerja
baru/kenaikan pangkat /perpindahan/bersara/meletak jawatan
- Pembangunan termasuk latihan anggota kerja bukan akademik
- Proses pengendalian cuti anggota kerja
Ailee
1400-1630
Penyediaan Laporan di Bilik Lembaga, Tingkat 1, Bangunan Pentadbiran
Pasukan Audit
1630
Mesyuarat Penutup - Penyampaian Laporan Audit - Tindakan susulan (jika ada)
Pasukan Audit & Wakil-wakil UPM
Nota :
1. Waktu Rehat : mengikut waktu rehat organisasi
2. * tertakluk kepada standard ISO 9001: Kawalan Dokumen, Kawalan Rekod, Product
Realization, Kawalan Ketidakpatuhan Produk, dan lain-lain keperluan yang berkaitan