Přehled funkcionality produktu „IDEAPOINT 2014“ · 2015. 4. 23. · • zabezpečení...
Transcript of Přehled funkcionality produktu „IDEAPOINT 2014“ · 2015. 4. 23. · • zabezpečení...
Přehled funkcionality produktu „IDEAPOINT 2014“ Obsah Přehled funkcí a vlastností ...................................................................................................................... 3
Obecné vlastnosti ................................................................................................................................ 3
CRM ..................................................................................................................................................... 3
DMS ..................................................................................................................................................... 3
Portál ................................................................................................................................................... 3
Obecný popis ........................................................................................................................................... 4
Zákaznické rozšíření funkcionality, propojení s okolím ....................................................................... 4
CRM (správa a řízení vztahu se zákazníky) .............................................................................................. 5
Správa kontaktů................................................................................................................................... 5
Obchodní aktivity ................................................................................................................................ 5
Import dat............................................................................................................................................ 5
Souvislosti, vazby, vztahy – vlivová mapa ........................................................................................... 6
Reporty ................................................................................................................................................ 6
DMS (správa dokumentů)........................................................................................................................ 6
Charakteristika DMS systému: ............................................................................................................ 6
Vkládání dokumentů do systému ........................................................................................................ 6
Vlastnosti dokumentu ......................................................................................................................... 7
Editace – úprava dokumentu .............................................................................................................. 7
Správa verzí - historie .......................................................................................................................... 7
Správa životního cyklu ......................................................................................................................... 7
Souvislosti, vztahy, vazby .................................................................................................................... 7
Import dat............................................................................................................................................ 8
Monitoring ........................................................................................................................................... 8
Portál ....................................................................................................................................................... 8
Úvodní stránka .................................................................................................................................... 8
............................................................................................................................................................. 8
Články, informační obsah .................................................................................................................... 8
Databáze znalostí ................................................................................................................................ 9
Směrnice .............................................................................................................................................. 9
Strana 2
Vzdělávání zaměstnanců ..................................................................................................................... 9
Zaměstnanecké a projektové blogy..................................................................................................... 9
Vyhledávání ............................................................................................................................................. 9
Správa uživatelů a oprávnění ................................................................................................................ 10
Uživatelé a skupiny ............................................................................................................................ 10
Práva a řízení přístupu, kompetence ................................................................................................. 10
Import uživatelů, propojení s Windows ............................................................................................ 10
Jednotné přihlašování (Single Sign On) ............................................................................................. 11
Strana 3
Přehled funkcí a vlastností
Obecné vlastnosti Responsivní design Aplikace přístupná pomocí internetového prohlížeče
z počítače, tabletu, mobilního telefonu.
Systémové události, integrace Každá operace s obsahem vyvolá událost a umožní tak napojení na okolí.
Vyhledávání V obsahu je možné fulltextové vyhledávání.
Oprávnění přístupu Přístup k obsahu je vždy řízen dle nastaveného oprávnění a kompetencí.
CRM Správa kontaktů Evidence kontaktů typu firma a osoba.
Obchodní aktivity Evidence historie obchodních aktivit s kontaktem (schůzka, telefon, email). Obchodní aktivity lze plánovat i do budoucna.
Upozornění na plánovanou aktivitu
Zobrazení naplánovaných aktivit (dnes, zítra, následující).
Souvislosti, vztahy Mezi kontakty mohou existovat vztahy. Obdobně mohou existovat souvislosti mezi kontaktem a dokumentem (případně dalším obsahem).
DMS Vkládání dokumentů Vkládání, přístup a čtení dokumentů podle oprávnění
Verzování Každá změna dokumentu vytvoří novou verzi, zůstává zachovaná historie.
Vlastnosti, metadata Každý typ dokumentů může být ohodnocen specifickou množinou hodnot, které blíže identifikují a popisují dokument (číslo smlouvy, autor, zákazník apod.)
Životní cyklus dokumentu Každý dokument je ohodnocen stavem.
Souvislosti, vztahy Mezi dokumenty mohou existovat vazby. Obdobné vazby mohou existovat mezi dokumentem a kontaktem, případně jiným obsahem.
Portál Úvodní stránka Zobrazuje důležité informace (rozcestníky), seznam nově
přidaných informací, posledně použité dokumenty a kontakty, seznam plánovaných aktivit apod.
Články Firemní informace libovolného charakteru (projekty, akce, plány, připravované akce) s možností vyjadřování a diskusí pověřených zaměstnanců.
Databáze znalostí, Směrnice Firemní postupy, znalosti apod.
Vzdělávání Kurzy, bezpečnost práce, softskills apod.
Strana 4
Obecný popis Celá aplikace je založena na myšlence strukturování informací do stromu složek (obdobně jako složky
a soubory ve Windows). Tím se dosáhne velké flexibility pro zákazníky i z různých oborů. Každý
provozovatel bude mít možnost strukturovat informace podle svých potřeb a zvyklostí a nebude se
muset podřizovat aplikaci, ale aplikace se podřídí jemu (např. dokumenty lze skladovat jako frontu,
strukturovat podle zákazníků, podle typu – faktury, smlouvy, podle roků apod.).
Uživatel provozovatele může upravovat strukturu složek do libovolné podoby. Může měnit názvy a
počet složek (přidávat a ubírat), může složky dle potřeby řadit. Operace nad strukturou jsou podobné
jako vytváření a práce se složkami v souborovém systému Windows a zvládne je kterýkoliv uživatel se
znalostí práce na PC pomocí několika kliknutí myši.
Každá složka ve struktuře je nějakého typu a podle typu složky aplikace určí, jak se se složkou bude
pracovat. V základní verzi existují 3 typy složek (články, dokumenty, kontakty). Podle typu složky je
určeno, jaký obsah je možné do složky přidávat a podle tohoto obsahu aplikace určí, jak se bude tento
obsah zobrazovat (např. dokumenty mají jiné zobrazení než kontakty apod.).
Stanovení typu složek a rozlišení práce s nimi umožní snadnou rozšiřitelnost aplikace o další typy
(formou konfigurace, bez nutnosti přeprogramování). Např. fotogalerie, zákaznicky upravený pohled
na dokumenty (pošta se zobrazí jinak než faktury).
Strukturování také umožní budování subportálů typu zákaznický extranet (zákazník dostane přístup do
určitých částí portálu – např. věnovaných projektu), správu firemních nebo produktových webů
z prostředí intranetu apod.
Uživatelská část aplikace je provozována v internetovém prohlížeči a je koncipována jako tzv.
responsivní. Umožní tak jednotný pohled z počítače, tabletu nebo mobilního telefonu. To zajistí
dostupnost obsahu intranetu kdykoliv a kdekoliv všem zaměstnancům a uživatelům (obchodníci
v terénu, účetní z domova apod.)
Zákaznické rozšíření funkcionality, propojení s okolím Každá operace s obsahem v intranetu
(přidání dokumentu, editace
kontaktu, naplánování aktivity)
vyvolá vnitřní událost v aplikaci, na
kterou je možné doprogramovat
reakci, jako je např. informování
zúčastněných uživatelů o změně
dokumentu emailem, publikace
ceníku na firemním webu, přenos
editovaného kontaktu do jiné
aplikace).
Tento systém událostí umožní
doplňování funkcionalit dle potřeb
zákazníků bez nutnosti zásahů do
Obrázek 1 - aplikace při použití na tabletu
Obrázek 2 - Zobrazení na různých zařízeních
Strana 5
aplikace samotné. Dokonce umožní zákazníkům samotným, případně správcům jejich IT doplňovat
takovéto funkcionality samostatně.
CRM (správa a řízení vztahu se zákazníky)
Správa kontaktů Základem každé firmy jsou její zákazníci. Mimo
zákazníků je ale také potřeba znát své dodavatele,
partnery, obecně kontakty.
Kontakty mohou být vkládány do složek typu
kontakt, které lze dále strukturovat a členit
(partneři, dodavatelé atd.). Členění struktury
složek není předem dané a může být upraveno
podle potřeb a zvyklostí provozovatele.
Na každý kontakt se nahlíží jako na specifický
dokument a lze s ním tak provádět operace jako je
verzování a nastavování práv přístupu.
Existují kontakty dvou typů (firma, osoba) a každý z kontaktů obsahuje odpovídající informace jako
jméno, adresa, emaily, telefony, logo.
Podle adresy lze dohledat umístění na mapě, což využijí především pracovníci v terénu např. při hledání
cesty (obchodníci apod.)
Obchodní aktivity Obchodní aktivity zachycují historii komunikace se zákazníkem (kontaktem), stejně tak jako umožňují
plánovat budoucí komunikaci. Jsou zachyceny telefonáty, osobní setkání, emaily, sms zpráva, apod.,
kdy u každé aktivity je zachyceno kdo, kdy a o čem se zákazníkem komunikoval. Pokud zákazníka
převezme jiný zaměstnanec nebo stávající musí být dočasně zastoupen, je známa historie komunikace
se zákazníkem a lze se tak vyhnout nedorozuměním, prodlevám, zdvojení informací apod.
Aktivity plánované do budoucna vidí uživatel na své úvodní stránce v přehledném seznamu nebo o nich
může být informován emailem. Předejde se tak opomenutí (prodloužení smlouvy, atd.).
V budoucích verzích se uvažuje o možnostech synchronizace plánovaných aktivit do osobních
kalendářů a telefonů.
Typ aktivit (telefon, osobní schůzka, …) může být u každého zákazníka trochu jiný a proto je možné
pomocí číselníku, aby si každý zákazník nastavil vlastní typy aktivit, které potřebuje sledovat.
Import dat Málokterá firma nasazuje novou aplikaci na zelené louce a je nutné uvažovat s již existující databází
dat (kontakty, dokumenty). Aplikace z toho důvodu obsahuje rozhraní, které umožní snadno
implementovat automatizovaný import dat z již existujících seznamů (Excel, Outlook apod.). Postupně
budou vznikat propojení s takovými aplikacemi (jak se bude projevovat zájem zákazníků).
Obrázek 3 - kontakt (ilustrační obrázek)
Obrázek 4 - Kontakt
Strana 6
Souvislosti, vazby, vztahy – vlivová mapa Mezi kontakty mohou existovat vazby, které mají pro firmu význam. V první řadě zřejmé vazby typu
zaměstnanec-zaměstnavatel, nadřízený podřízený. Mohou ale existovat další vazby, které má význam
sledovat a které mají obchodní hodnotu (např. zaměstnanec firmy X je bratrem majitele firmy Y). Vazby
mezi kontakty – vztahy zaměstnanec/firma (název pozice), vztahy nadřízený/podřízený, vztahy mezi
kontakty obecně (sestra majitele firmy).
Mimo vazeb mezi kontakty jsou důležité i vazby na dokumenty (smlouvy, faktury, pošta), které je také
možné ke kontaktu zachytit a které jsou pro znalosti o zákazníkovi důležité. Vazbu je možné nastavit
na konkrétní verzi dokumentu (ceník ze dne 15.2.2013), tak i dokument obecně (ceník).
Reporty Oblast reportování v CRM může být velmi rozsáhlá (prakticky neomezená). Je nutné pro základní verzi
definovat pouze nejvíce požadované reporty, případně ověřit jejich žádanost obecně.
DMS (správa dokumentů) Správa dokumentů s managementem
přístupových práv pro skupiny a jednotlivé
uživatele a s možností verzování souborů. DMS lze
používat samostatně, nebo je integrované do
některých dalších částí. Například z pohledu
obchodního případu případně procesu zpracování
(workflow) si můžete připojit libovolnou existující
složku nebo vytvořit novou složku a do ní ukládat
pouze dokumenty týkající se konkrétního případu.
Předpokládáme základní 2 kategorie dokumentů:
• nestrukturované – dokumenty, v nichž
není struktura zřejmá (např. emaily,
dopisy, faxy),
• strukturované – dokumenty mají pevně danou strukturu.
DMS nenabízí pouze uložení někde v počítači, ale také přidanou hodnotu ve formě udržování starších
verzí souborů, podporu současného přístupu více uživatelů k jednomu dokumentu, vyhledávání či
definování workflow (putování dokumentu mezi jednotlivými uživateli systému).
Charakteristika DMS systému: • zabezpečení dokumentů,
• správa životního cyklu (procesy),
• správa verzí,
• vyhledávání,
• práce více uživatelů,
• monitoring.
Vkládání dokumentů do systému Soubory je možné zařadit do hierarchické struktury kategorií a složek. Struktura je uživatelsky definovaná a je možné ji upravovat. Soubor může být v průběhu životního cyklu opakovaně přemístěn.
Obrázek 5 - Dokumenty
Strana 7
Vlastnosti dokumentu Každý dokument a každá složka systému mohou být doplněny o rozšiřující vlastnosti “atributy”, které umožňují přesné zachycení podrobných informací o dokumentu. Atributy slouží nejen k přesnějšímu popisu dokumentů a složek, ale i k jejich vyhledávání na základě zadaných hodnot.
Editace – úprava dokumentu Stažení dokumentu pro úpravy. V tomto případě je dokument uzamčen pro nahrávání nových verzí,
dokud nenahrajete zpět novou verzi. To zamezí případným konfliktům v úpravách.
Správa verzí - historie Veřejně je vidět pouze zveřejněná verze
dokumentu. Rozpracovanou verzi
dokumentu vidí pouze autor. Možnost
definování spolupráce nad dokumentem.
Workflow podle stavu nastaví oprávnění
nad odpovídající verzí dokumentu tak,
aby byl vidět i pro spolupracující
uživatele. Dostanou notifikaci, že se mají
na dokument podívat (s odkazem na
dokument). Díky správě verzí máme
možnost zjistit, kdo a kdy udělal v
dokumentu změny, případně o jaké
změny se jednalo.
Správa životního cyklu Jak již bylo zmíněno, dokument během svého životního cyklu často není vázán pouze na jednoho
uživatele, ale doslova „putuje“ mezi více uživateli, kterými je dotvářen až do výsledného stavu.
Příklad. Do společnosti přijde poštou objednávka, tato objednávka je naskenována do počítače a předána
obchodníkům, kteří vytvoří nabídku. Tato nabídka je předána ke schválení vedení a po potvrzení je
předána objednateli. Na základě této nabídky přijde do firmy závazná objednávka, která bude předána
výrobním oddělení, které hotový výrobek předá do distribuce. Na distribučním oddělení je pak „pouze“
dodání hotového výrobku.
Souvislosti, vztahy, vazby Mezi dokumenty mohou existovat vazby, které mají pro firmu význam (smlouva – dodatky smlouvy
apod.). Aplikace umožňuje vytvořit libovolné vztahy mezi libovolnými dokumenty, případně mezi jejich
konkrétními verzemi (odvolání se na nabídku ze 4.2.2013)
Mimo vazeb mezi dokumenty jsou důležité i vazby na kontakty (smlouvy, faktury, pošta), které je také
možné ke kontaktu zachytit a které jsou pro znalosti o zákazníkovi důležité. Vazbu je možné nastavit
na konkrétní verzi dokumentu (ceník ze dne 15.2.2013), tak i dokument obecně (ceník).
Obrázek 6 - Definice procesu
Strana 8
Import dat Import dokumentů – využít schopnosti SQL 2012, kdy jsou dokumenty fyzicky uloženy na disku a
nakopírováním do struktury dojde k jejich vložení do SQL a zaindexování.
Monitoring Při využití vhodného DMS systému, může vedoucí pracovník sledovat postupný vývoj na základě
workflow dokumentu. DMS umožňuje také upozornění např. formou elektronické pošty nebo SMS na
očekávanou akci.
Portál Celá aplikace je koncipována jako portál, tzn. hlavním účelem je dostupnost informací pomocí
internetového prohlížeče, ať už jej uživatel má v počítači, na tabletu nebo v mobilním telefonu.
Úvodní stránka - Seznam posledně otevřených
dokumentů/článků/kontaktů
- Dokumenty ke schválení (nebo obecně vyžadující
nějakou akci)
- Novinky/aktuality v systému
- Naplánované obchodní aktivity
Články, informační obsah Článek je obsah, který se uživateli zobrazí přímo
v internetovém prohlížeči. Pomocí článků je možné
vkládat informace důležité pro všechny
zaměstnance (jako např. konání firemních akcí,
rozhodnutí vedení, informace o projektech nebo
produktech). Články mohou být vkládány všemi
uživateli s odpovídajícím oprávněním a není na ně
kladen nárok znalostí internetových technologií.
Články se vkládají pomocí editoru, který je velmi
podobný např. MS Wordu.
Pro usnadnění vytváření článků lze připravit sadu
předdefinovaných šablon, které uživateli šetří čas a práci a zajistí konzistenci ve vzhledu článků.
Obrázek 7 - Zákaznicky upravená úvodní stránka
Obrázek 8 - Článek
Strana 9
Databáze znalostí Informace o produktech, způsob řešení
reklamací.
Směrnice Firemní postupy.
Vzdělávání zaměstnanců Elearningové kurzy pro zaškolení nových
zaměstnanců případně kurzy dodané třetí
stranou (např. softskills apod.).
Zaměstnanecké a projektové blogy Sdílení znalostí mezi zaměstnanci,
posílení sociálních vazeb.
Vyhledávání Jednou z nejdůležitějších vlastností informačních systémů je schopnost vyhledávání v uloženém
obsahu. Aplikace umožňuje vyhledávání ve všech spravovaných informacích jako kontakty,
dokumenty, články, obchodní aktivity. Uživatel zadá hledané slovo nebo frázi (jméno zákazníka, číslo
smlouvy) a formou fulltextového vyhledávání aplikace prohledá všechen uložený obsah a vrátí
relevantní informace. Díky vazbám (viz vazby mezi kontakty a dokumenty) pak uživatel dostane
komplexní přehled o hledané informaci.
Obrázek 10 - Vyhledávání
Obrázek 9 - Seznamy obsahů
Strana 10
Správa uživatelů a oprávnění
Uživatelé a skupiny Aplikace obsahuje funkce pro správu uživatelů a
uživatelských skupin. Lze vytvořit nového uživatele,
upravit existujícího nebo uživatele ze systému
odstranit (totéž pro skupinu). Každému uživateli
nebo skupině lze nastavit přístupová oprávnění-
role (čtenář, autor, redaktor apod.) zvlášť pro
každou složku nebo obsah (dokument, článek,
kontakt) a umožnit tak uživatelům přístup pouze do
těch oblastí intranetu, které potřebují ke své práci.
Práva a řízení přístupu, kompetence Veškerý obsah intranetu (složky, kontakty,
dokumenty, články atd.) je uživateli
zobrazen na základě jeho přístupových práv k tomuto obsahu. Nemůže tak nastat situace, že se
nepovolaný uživatel dostane k informacím, na které nemá oprávnění.
Aplikace nabízí rozsáhlé možnosti pro nastavení přístupových práv pro práci se složkami, dokumenty,
uživateli a skupinami. Uživatel získává oprávnění přidělená přímo jemu i všem skupinám, jichž je
členem.
Protože může uživatel v různých složkách případně u různých dokumentů vystupovat v různých rolích,
nestačí nastavit role jen uživateli resp. skupině. Vždy je nutné říct, kterého objektu (složky, dokumentu)
se role týká. Aplikace kvůli zjednodušení umožňuje u každé složky a dokumentu nastavit oprávnění,
které se jí/ho přímo týkají.
Aplikace zavádí princip dědičnosti oprávnění, kdy obsah dědí práva ze své složky, ve které se nachází a
složka ze své nadřízené složky atd. Dědičnost lze potlačit, tj. práva se pro zvolený obsah nastavují znovu
od nuly. Při nastavování oprávnění na celou stromovou strukturu je velmi vhodné principu dědičnosti
využít, celé nastavení se tím velmi zjednoduší a zpřehlední.
Import uživatelů, propojení s Windows Pokud již organizace provozovatele má vlastní správu uživatelů a skupin, je možné využít importu
těchto uživatelů a skupin do aplikace a není nutné provádět zadávání uživatelů a jejich zařazení do
skupin znovu. Aplikace umí ve stanovených intervalech synchronizovat tato nastavení a přenést je.
K importu nebo synchronizaci je vyžadována protistrana podporující LDAP protokol.
Obrázek 11 - Správa uživatelů a skupin, řízení přístupu
Strana 11
Jednotné přihlašování (Single Sign On) Aplikace přebírá informace o přihlášeném uživateli ze systému Windows
uživatelova počítače a ten tak není nucen se do aplikace znovu přihlašovat
(nemusí si pamatovat další hesla). Aplikace sama pozná uživatele a přidělí
mu odpovídající oprávnění přístupu do intranetu dle jeho nastavení.
Uživatelé, kteří nejsou rozpoznáni, jsou vyzváni ke standardnímu
přihlášení do aplikace pomocí přihlašovacího dialogu.
Obrázek 12 - Přihlášení