Pedoman Pokok administrasi KM UHAMKA.doc

الرحيم الرحمن الله بسمPEDOMAN ADMINISTRASI

KELUARGA MAHASISWAUNIVERSITAS MUHAMMADIYAH. PROF. DR. HAMKA

“wahai orang –orang yang beriman apabila kamu melakukan hutang piutang untuk waktu yang ditentukan, hendaklah kamu menuliskannya…..”(Al Baqoroh : 282)

1

Kata Pengantar

ته وبركا الله ورحمة عليكم السالمSegala puji bagi Allah yang telah memberi kita petunjuk

dan hidayah Nya sehingga kita dapat melaksanakan amanah –amanah yang telah dipercayakan kepada kita, limpahan shalawat atas nabi Muhammad saw, dengan semangat perubahan pembawa kebenaran, sehingga kita dapat merasakan betapa indahnya menjadi umat yang melaksanakan amanah dengan penuh kesabaran dan keikhlasan

Pada kesempatan ini guna memperkuat landasan operasional Organisasi Keluarga mahasiswa agar tercipta satu pemahaman dalam pola dan sistem kerja di setiap tingkatan Organisasi, maka perlu disusun sebuah pedoman administrasi agar tercapai tujuan penyusunan yang diharapkan.

Majelis Perwakilan Mahasiswa sebagai fasilitator penyususan Buku Pedoman, selanjutnya berharap Buku ini dapat menjadi naskah tertulis yang berisi keterangan-keterangan tentang segala sesuatu yang berkenaan dengan Kesekretariatan, Surat menyurat, Kearsipan, dan hal-hal lainnya yang merupakan pedoman Organisasi diluar AD/ART KM UHAMKA.

Penyusunan Buku Pedoman Administrasi ini tentunya masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kami sangat

mengharapkan kritik dan saran, dari semua pihak demi perbaikannya di masa yang akan datang.

Sebagai penutup, Akhir kata, semoga Pedoman administrasi ini dapat bermanfaat fiid diini wa dunya wal akhiroh serta berguna bagi banyak pihak terutama untuk pengembangan ilmu pengetahuan.

ته وبركا الله ورحمة عليكم والسالم Penyusun

Komisi I MPM Uhamka

M.Wirdiyansyah

الرحيم الرحمن الله بسمBAB I

PENDAHULUAN

I.1 PENGERTIAN ADMINISTRASI

Administrasi berasal dari kata latin “ad” dan “ministrare” yang berarti membantu, melayani atau memenuhi. menurut Pariatra Westra dkk, definisinya adalah Setiap penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis, dan pencatatannya secara tertulis. dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar/ringkasan mengenai keterangan-keterangan tersebut dalam bentuk keseluruhan dan dalam berhubungan satu sama lain.

Menurut istilah Administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi Manajemen, yang terdiri dari Perencanaan, Pengorganisasian, Pelaksanaan, dan Pengawasan. Jadi administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya

adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai tujuan yang yang telah ditetapkan.

Selanjutnya guna menjamin penyelenggaraan kerja berlangsung dengan sebaik-baiknya, dalam arti agar orang-orang yang menyelenggarakan kerja melaksanakan kewajibannya dengan tenang, merasa dirinya aman, teratur, perlu adanya ajang, wadah/tempat dimana kerja itu berlangsung menuju sasaran yang dinamakan Organisasi.

Pengelolaan fungsi-fungsi administrasi pada suatu Organisasi seperti KM UHAMKA yang memiliki sejumlah fakultas yang tersebar di berbagai daerah sangat membutuhkan keseragaman mengingat semakin kompleknya penyelenggaraan administrasi KM UHAMKA dimasa depan.

I.2 ADMINISTRASI KM UHAMKA

Administrasi KM UHAMKA adalah segenap proses penyelenggaraan aktivitas KM UHAMKA yang benar-benar berfungsi sebagai pengatur, penyeragaman dan penyesuaian aktivitas yang berkenaan dengan Organisasi. Untuk maksud dan tujuan tersebut, maka dalam penyelenggaraannya aktivitas KM UHAMKA harus mencapai mencapai tujuan tersebut, agar supaya diselenggarakan secara tertib, teratur, bertanggungjawab, efisien, dan efektif maka perlu diselenggarakan aturan-aturan, petunjuk maupun ketentuan yang berkenaan dan berkaitan dengan segala perilaku keadministrasian. Bertitik tolak pada sisi kepraktisan, maka administrasi KM UHAMKA mencakup antara lain:

1. Administrasi kesekretariatan lembaga kemahasiswaan2. Administrasi surat menyurat (ketatausahaan) 3. Administrasi kearsipan4. Administrasi keanggotaan5. Administrai inventarisasi dan dokumentasi

6. Administrasi keuangan

BAB IIADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

KM UHAMKA

II.1 ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN KM UHAMKA

Administrasi Kesekretariatan KM UHAMKA adalah segenap proses penyelenggaraan aktivitas kesekretariatan KM UHAMKA yang benar-benar berfungsi sebagai tempat dan pusat aktivitas Organisasi. Untuk maksud dan tujuan tersebut, maka dalam penyelenggaraannya aktivitas kesekretariatan KM UHAMKA harus dijalankan secara efektif dan efisien. segenap proses penyelenggaraan setiap usaha kerjasama antar manusia dilakukan secara tertulis demi mencapai tujuan tersebut

Untuk menyelenggarakan administrasi Organisasi dengan efektif, diperlukan suatu tempat tertentu sebagai tempat pusat pengurusan segala sesuatu yang berhubungan dengan 0rganisasi. Tempat penyelenggaran Administrasi Organisasi KM UHAMKA, dinamakan Sekretariat lembaga kemahasiswaan KM UHAMKA.

II.2 KESEKRETARIATAN LEMBAGA KEMAHASISWAAN KM UHAMKA

KM UHAMKA sebagai suatu Organisasi mahasiswa adalah wahana pemersatu mahasiswa di dalam lingkungan kampus Universitas Muhammadiyah Prof. DR. HAMKA yang diarahkan pada keorganisasian, keilmuan dan peningkatan kecendikiaan; serta pembinaan keimanan dan ketakwaan kepada Allah SWT untuk mencapai visi dan misi bersama. Dengan demikian pembagian kerja bagi setiap anggota pengurus dalam mengelola aktivitas-aktivitas Organisasi sangat dibutuhkan mengingat kompleksitas aktivitas anggota pengurus Organisasi. Aktivitas Organisasi berpusat pada Sekretariat Organisasi. Bagi KM UHAMKA yang Mewadahi lembaga kemahsiswaan tingkat universitas dan fakultas. Administrasi Kesekretariatan merupakan bagian dari administrasi Organisasi,yaitu sebagai tugas sekertaris lembaga kemahsiswaan yang berkerjasama dengan sekertaris organisasi.

Usaha penyelenggaran administrasi Kesekretariatan bertujuan agar Sekretariat Lembaga Kemahasiswaan KM UHAMKA benar-benar dapat berfungsi sebagai Sekretariat Organisasi, yaitu:

1. Tempat kerja yang efektif dan efisien bagi pengurus dalam mengendalikan Organisasi.

2. Pusat komunikasi Organisasi3. Pusat kegiatan Administrasi4. Pusat pengembangan akademik dan pengkaderan

II.3 PERENCANAAN PENGATURAN SEKRETARIAT

Agar Sekretariat lembaga kemahasiswaan KM UHAMKA dapat berfungsi sebagai Sekretariat Organisasi maka perlu dibuat perencanaan dan pengaturan tentang Kesekretariatan,

baik mengenai letak, bangunan, maupun ruangan-ruangannya. Perencanaan dan Pengaturan Sekretariat meliputi:

II.3.1 Letak Sekretariat

Sekretariat lembaga kemahasiswaan sebaiknya terletak pada tempat yang strategis karena turut menentukan kelancaran komunikasi dengan pihak manapun, terutama dengan anggota, sehingga mudah dicari, didatangi dan mudah pula mengadakan hubungan keluar. Disamping hal tersebut Sekretariat lembaga kemahasiswaan harus menjamin ketenangan dan kesehatan sehingga memungkinkan bagi pengurus Organisasi dapat bekerja menunaikan tugasnya di Sekretariat ini dengan baik dan efisien.

II.3.2 Bangunan Sekretariat

Bangunan Sekretariat Lembaga Kemahasiswaan hendaknya diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan mengenai Administrasi maupun kegiatan-kegiatan lainnya. Untuk maksud tersebut,kiranya dapat diikuti ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

1. ruangan disesuaikan dengan kebutuhan kegiatan penting dalam Kesekretariatan , yaitu adanya: Ruangan Tata Usaha, tempat pengerjaan dan penyesuaian surat menyurat dan penyimpanan arsip-arsip Organisasi.

2. ruangan diharapkan dapat digunakan untuk pelaksanaan ibadah sholat 5 waktu dan belajar kelompok

3. dalam setiap ruangan tersebut sedapat mungkin diusahakan adanya faktor faktor yang dapat memperlancar tugas dan kerja. Untuk itu perlu adanya alat-alat kesekretariatan yang menopang dan menjamin kelancaran tugas-tugas Organisasi.

II.3.3 Pengaturan tempat Penyimpanan Arsip

Tempat penyimpanan arsip diatur sebagai berikut:

1. tempat agar dijaga tetap kering dan jangan terlalu lembab.

2. tempat harus terang, dan sebaiknya mempergunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari. Sinar matahari disamping untuk memberi penerangan ruangan, dapat pula membantu kesehatan , dan membasmi musuh-musuh kertas arsip. Diusahakan agar sinar matahari tidak jatuh secara langsung pada bendel-bendel arsip karena membahayakan kertas-kertas arsip, maka pintu-pintu dan jendela-jendela dibuat menghadap ke utara dan selatan.

3. tempat harus diberi ventilasi secukupnya. Ventilasi dapat membantu mengatur suhu udara dalam ruangan, sehingga ruangan tidak terlalu lembab.

4. tempat harus terhindar dari kemungkinan serangan api.5. tempat harus terhindar dari kemungkinan serangan air

(banjir/bocor).6. tempat harus terhindar dari serangan hama/serangan

perusak/pemakan kertas arsip. Berbagai macam hama/serangga perusak atau pemakan kertas arsip antara lain : jamur, rayap, gegat, dan sebagainya.

II.3.4 Ruangan Sekretariat

Dalam mengatur ruangan Sekretariat, hendaknya diperhatikan faktor-faktor yang dapat membuatnya berfungsi sebagaimana mestinya. Faktor tersebut ialah hal-hal yang memberikan kesenangan, kemauan, dan semangat bagi orang yang tinggal di dalamnya, menyangkut keindahan, kesehatan rohani maupun jasmani ,

II.3.4.1 Menghias Ruangan

Untuk menimbulkan keindahan ruangan perlu adanya hiasan-hiasan ruangan. Hiasan ini bertujuan untuk:

1. Membangkitkan semangat kegairahan, kemauan, pengembanagn akademik dan keilmuan.

2. Menimbulkan rasa senang dan tenteram di dalam hati.

3. Membuat rasa nyaman untuk tinggal di dalam ruangan .

II.3.4.2 Faktor Kesehatan

Dalam mengatur suasana ruangan Sekretariat lembaga kemahasiswan KM UHAMKA, sebaiknya diingat hal-hal yang dapat menjamin dan menjaga kesehatan rohani dan jasmani ruangan untuk memungkinkan kerja secara normal bagi seluruh anggota badan pengurus yang ada di dalam ruangan itu. Faktor tersebut antara lain :

1. Sinar/cahaya, untuk kesehatan mata.2. Udara/hawa, untuk kesehatan paru-paru3. Ketenangan, untuk kesehatan telinga.

Ruangan yang sehat, sebagaimana ditata menurut ketentuan - ketentuan diatas akan memberi kesegaran, daya dan kemampuan kerja bagi pengurus / anggota yang berada di dalam Sekretariat KM UHAMkA

BAB IIIADMINISTRASI SURAT MENYURAT

(KETATAUSAHAAN)

III.1 PENGERTIAN

Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan. Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun

secara singkat dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti,sederhana,dan teratur.

III.2 JENIS –JENIS SURAT

Mengingat pengertian dan sifat dari surat seperti tersebut di atas, maka dapat kita melihat beberapa jenis –jenis surat yang dilihat dari berberapa aspek, yaitu

III.2.1 aspek susunan surat

1. Surat Undangan/Surat pemberitahuan/surat permohonan

2. Surat Mandat/Surat Delegasi/Surat Tugas/Surat Kuasa/Surat Keterangan.

3. Surat Ketetapan/Surat Keputusan.4. Surat Peringatan/Memorandum5. Penghargaan/syahadah/serifikat6. Surat serah terima jabatan/Surat kesepakatan7. Dll

III.2.2 aspek legalitas

1. surat resmi dengan penomoran : jenis surat pad point a sampai e

2. Surat non- remi berkekuatan hukum : jenis surat point f sampai g dengan penggunaan materai diatas Rp 6000,-

III.2.3 aspek keamanan

1. Surat sangat penting : Surat keputusan, mandat, dlL2. Surat penting : Surat Kesepakatan,

Memorandum, Peringatan dll3. Surat resmi : Surat yang memiliki stempel

lembaga dan tanda tangan yang berkaitan

4. Surat tidak penting : Surat yang habis masa penggunaannya

III.3 ADMINISTRASI SURAT MENYURAT KM UHAMKA

Administrasi surat menyurat atau ketatausahaan KM UHAMKA meliputi 3 (tiga) hal :

III.3.1 Bentuk dan IsI Surat

Surat-surat KM UHAMKA adalah termasuk surat resmi/dinas, sehingga bentuk dan isi harus memenuhi ketentuan-ketentuan yang telah dibuat Organisasi. Ketentuan tersebut meliputi hal pemakaian kertas,pengetikan atau penulisan,bentuk surat,macam,dan isi surat .

1. Nomor Surat.

Terdiri dari 5 (lima) bagian, yaitu: Nomor Urut/Kode Surat/Pembuat/Bulan/Tahun.

Keterangan:a. Nomor Urut.

1. Nomor surat untuk semua jenis surat terkecuali surat serah terima jabatan dan kesepakatan

2. Nomor surat untuk surat-surat keputusan dan surat-surat ketetapan dimulai dengan nomor 001 sampai dengan tak terbatas dan diperbaharui kembali dengan nomor 001 setiap periode pergantian kepengurusan.

3. nomor surat diurutkan berdasarkan jenis surat

b. Kode SuratTerdiri dari 3 (tiga) bagian, yaitu : 1. kode struktur lembaga , antara laian :

A = BPHB = Komisi I /Bidang IC = Komisi II / Bidang II

D = Komisi III / Bidang IIIE = Komisi IV / Bidang IVF = Komisi V / Bidang VG = dst

2. kode jenis surat, antara lain : 1 untuk Surat ketetapan /keputusan 2 untuk Surat mandat /tugas /delegasi /kuasa /

keterangan 3 untuk Surat undangan/pemberitahuan/ 4.untuk permohonan 5 untuk Memorandum/surat peringatan 6 untuk dll

3. kode Tambahan, antara lain :kode . ( titik) untuk surat kedalam lembaga

kemahasiswaankode - (strip) untuk surat keluar lembaga

kemahasiswaan

c. Pembuat/PengirimPembuat atau pengirim surat adalah lembaga

kemahasiswaan

d. BulanI = Januari VII = JuliII = Februari VIII = AgustusIII = Maret IX = SeptemberIV = April X = Oktober V = Mei XI = NopemberVI = Juni XII = Desember

e. Tahun Masehi: 2005, 2006, 2007 ………..dan seterusnya.

Contoh nomor surat :008/D.2/MPM UHAMKA/VII/2009Penjelasan nomor surat diatas adalah “008 adalah urutan

surat keluar yang diajukan komisi III (kode D) untuk dikirim

kedalam intern lembaga dari jenis surat 2 (surat mandat/tugas/delegasi/kuasa/keterangan), surat inin dikirimkan oleh lembaga kemahasiswaan MPM UHAMKA pada bulan juli tahun 2009”

2. Lampiran Surat:Merupakan kelengkapan surat berupa dokumen ,

mengenai lampiran dituliskan kuantitas mengenai lampiran seperti lembar, bundel atau eksemplar yang dijelaskan pula didalam isi surat. Untuk menyebutkan adanya lampiran dapat dilakukan dengan dua cara. Pertama, menyebutkan satu persatu setiap dokumen yang dilampirkan, bila lampirannya sedikit. Kedua, menyebutkan secara umum, bila lampirannya banyak. yang kedua dilampirkan pada isi surat

Contoh untuk menyatakan lampiran yang sedikit:“Agar lebih jelas bagi Saudara, bersama ini kami lampirkan Brosur, dan Syarat Calon Anggota KM UHMAKA.”

Selain disebutkan di dalam isi surat, lampiran harus dinyatakan pula di dalam notasi lampiran. Istilah notasi lampiran lembar (pada lampiran) dapat diganti eksemplar, atau bundel tergantung keperluannya.

3. Pokok Surat (Perihal/Hal) Ringkas tapi jelas, pendek tapi padat dan diterka

maksud atau isi surat.

4. AlamatAlamat Surat terletak dibawah perihal, segaris lurus

dibawah isi nomor surat, lampiran dan perihal dengan jarak satu setengah spasi. Jika alamat surat ditujukan kepada Lembaga atau Instansi maka penyebutannya bukan pada lembaga/instansi bersangkutan tetapi kepada Pengurus atau Pimpinan Lembaga/Instansi tersebut. Jika surat tersebut ditujukan pada salah satu unit/bagian yang ada pada lembaga/instansi tersebut maka setelah penyebutan Pimpinan/Pengurus Lembaga/Instansi yang bersangkutan,

hendaknya dilengkapi dengan “up” yang berarti “untuk perhatian

III.3.2 Kata Permulaan Surat

Bagi KM UHAMKA dipakai kalimat “salam”, minimal dengan kata . ته وبركا الله ورحمة عليكم Kata ” السالمpermulaan ini berfungsi sebagai pembuka surat, ditulis dengan alinea baru, berjarak 2 ½ spasi dibawah pokok surat.

III.3.3 Isi Surat

Suatu surat pada dasarnya tidak berbeda dengan suatu karangan. Penyusunnya memakai sistematika sebagai berikut:

1. Pendahulun 2. Uraian persoalan (isi surat) 3. Penutup

III.3.3.1 Pendahuluan

surat itu semestinya memakai kata pendahuluan. Manfaatnya tidak sekedar untuk menarik perhatian, melainkan sekaligus sebagai motivasi dengan memberikan pertimbangan.Contoh:”ba’da salam semoga kita..........dst (untuk surat undangan).“diberitahukan bahwa…………” atau “ Dengan ini

disampaikan bahwa ………..dan seterusnya”. (untuk surat pemberitahuan)

“ Bersama ini …………..” atau “ Dengan ini……….dan seterusnya “. (untuk surat-surat pengantar).“ Memenuhi permintaan saudara “ atau “ Menunjuk surat saudara No .. bertanggal ………dan seterusnya”. (untuk surat permintaan, jawaban, balasan, pertanyaan).

Kalimat pendahuluan ini sebaiknya tidak lebih dari satu alinea. Ditulis 2 (dua) spasi dibawah kata permulaan surat

III.3.3.2 Uraian Persoalan (Isi surat)

Kecuali maksud, sasaran atau tujuan isi surat haruslah jelas serta harus dapat dipertanggungjawabkan. Untuk itu hal-hal yang minimal harus diperhatikan adalah :1. Jangan memakai kalimat yang panjang dan berbelit-

belit,singkat dan terputus putus juga tidak baik, hal-hal ini seperti biasanya akan membuat salah pengertian bagi penerima surat Jarak antar alinea dan spasi ( kalimat) dalam satu alinea 1 ½ (satu setengah) spasi.

2. Dalam satu surat,sebaiknya hanya mempersoalkan satu jenis perkara atau permasalahan. Sebab pencampuran permasalahan dalam satu surat akan menimbulkan kesukaran, selain itu mencantumkan sejara jelas maksud surat yang sesuai dengan perihal pada kepaal surat

3. Dalam penyusunan isi surat selanjutnya penggunaan kata-kata dan kalimat hendaknya sopan dan wajar, tidak berlebih-lebihan, kecuali yang sudah lazim digunakan. Pengaruh bahasa sangat besar, sebab disitu tegambar tentang sikap orang yang membuat surat itu. Oleh karena itu menyusun surat sebaiknya diserahkan kepada orang yang berkemampuan bahasa cukup.

III.3.3.3 Kalimat Penutup

Untuk kesopanan dalam melaksanakan suatu korespondesi, perlu adanya kalimat-kalimat penutup seperti :Contoh: “ Demikian harap maklum” “ Demikian atas perhatian saudara kami ucapkan terima kasih

Fungsi kalimat penutup adalah sebagai pemanis surat yang kita buat, karena itu dalam pembuatan surat-surat resmi Organisasi perlu digunakan kalimat penutup yang sesuai dan serasi dengan isi surat

III .3.4 Penutup Surat

penutup surat-surat resmi KM UHAMKA ditutup dengan “ salam” , diakhiri dengan “ ته وبركا الله ورحمة عليكم والسالم“. Surat khusus (seperti surat keputusan,suratketerangan edaran, instruksi, tugas/mandat, Syahadah/ penghargaan/ sertifikat dan sebagainya ), dibuka dengan “ الرحمن الله بسم ”الرحيم

III.3.5 Tanggal Surat

Tanggal surat terletak dikanan bawah surat sebelah kalimat penutup dengan jarak 2 spasi. Tanggal surat diawali dengan lokasi dikeluarkannya surat, kemudian disambung tanggal/bulan/tahun Masehi lalu dibawahnya di cantumkan penanggalan Hijriyyah. Untuk jenis surat undangan/pemberitahuan/permohonan dicantumkan pada kanan atas

III.3.6 Kaki surat Kaki surat meliputi penandatangan, tembusan dan cap

III.3.6.1 Penanda Tanganan

Surat.Untuk surat-surat resmi yang ditujukan pada eksternal organisasi harus ditandatangani Ketua Umum/Presiden mahasiswa dan Sekretaris, dalam keadaan tertentu (Ketua Umum/Presiden dan Sekretaris Jenderal tidak berada di tempat), maka Wakil Ketua/Presiden mahasiswa dan Ketua bidang yang dimandatkan dapat menandatangani surat yang dimaksud. Sedangkan untuk Internal Organisasi dapat ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris Departemen/bidang yang bersangkutan, dengan sepengetahuan Ketua Umum/presiden mahasiswa atau wakil ketua/presiden mahasiswa , apabila tidak berada ditempat maka dapat dimandatkan kepada orang yang ditunjuk oleh ketua bidang/Departemen yang bersangkutan dengan sepengetahuan ketua umum/presiden mahasiswa dan hal ini tidak berlaku

pada surat pencarian dana yang telah baku. Struktur yang lebih tinggi ada disebelah kiri dan semakin kebawah semakin tinggi instansinya

III.3.6.2 Tembusan

Surat KM UHAMKA akan mempunyai tembusan bila kopi surat dikirimkan kepada pihak ketiga yang ada sangkut-paut atau keterkaitannya dengan surat yang dikeluarkan. Kadang-kadang ada pengurus atau pihak tertentu yang harus mengetahui terbitnya surat karena surat itu menyangkut bidang tugasnya sehingga kepadanya perlu diberikan tembusan, dengan cara itu, orang yang dikirimi tembusan ikut mengetahui permasalahan surat, dan orang yang dikirimi surat juga mengetahui kepada siapa saja surat yang diterimanya itu ditembuskan. Notasi tembusan dimaksudkan untuk menyatakan bahwa kopi surat disampaikan kepada pihak yang terkait atau yang ikut berkepentingan

Teknik penulisan tembusan ada 2 macam, yaitu:1. Tembusan yang objeknya hanya satu, dituliskan sebaris

atau sejajar dengan notasinya.Contoh:Tembusan: Ketua Biro Organisasi

2. Tembusan yang objeknya lebih dari satu, dituliskan berderet kebawah, dan diberi nomor urut.

Contoh:Tembusan:1. Kabid. Pendidikan dan Kaderisasi 2. Kabid. Organisasi

III.3.6.3 Cap lembaga kemahasiswaan

di sematkan pada sebelah kiri sekertaris / bendahara / komisi keuangan dengan tinta biru

III.4 SIRKULASI SURAT

III.4.1 Surat Masuk

Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari organisasi / instansi lain atau dari perorangan. Dapat pula diberi pengertian, surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari Organisasi/ Instansi maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi).

Gambar 3.1: Alur Surat MasukKeterangan:

Sekretaris menerima surat, kemudian mencatat dalam buku surat masuk dan diserahkan kepada Ketua.

Ketua membaca surat yang datang, menelaah, dan megembalikan lagi untuk dimasukkan dalam arsip

Ketua mengeluarkan perintah berupa surat tugas apabila yang diperintahkan bukan tugas rutin atau berhubungan dengan pihak luar, dan mengeluarkan perintah berupa memo apabila tugas yang diperintahkan adalah tugas rutin.

III.4.2 Surat Keluar

Yang dimaksud dengan surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal,bernomor,berstempel,dan telah ditandatangani oleh yang berwenang) yang dibuat oleh Organisasi KM UHAMKA yang ditujukan/dikirim kepada Organisasi/Instansi, kantor/lembaga atau perorangan yang lain.

Gambar 3.2: Alur Surat Keluar

Keterangan: Permintaan dari pengurus kepada ketua untuk diberikan

surat berupa surat tugas,surat undangan rapat,maupun surat ucapan selamat dalam melaksanakan suatu tugas.

Apabila dianggap perlu Ketua memerintahkan Sekretaris untuk membuat surat dan membuat salinan untuk dimasukkan didalam arsip (buku verbal).

Surat yang ada selanjutnya diberikan kepada pengirim untuk mengirimkan surat tersebut sampai di tujuan.

III.4.3 Surat Mandat dan Surat Tugas

Surat mandat baru dikatakan sah jika telah ditandatangani oleh kedua belah pihak. Di dalam prosesnya pihak yang diberi mandat lebih dahulu membubuhkan tanda tangan di hadapan yang memberi mandat.

III.5 PEMERIKSAAN SURAT

Suratmasuk

Sekertaris

Ketua

Buku surat masuk

Memo/perintah

Perintah pembuatan

surat (ketua)

Permintaan surat

sekertarisBuku surat

keluar

ArsipPengirim

surat

Sebelum surat-surat dilipat untuk dimasukkan ke dalam amplop hendaknya diperiksa dahulu. Hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat adalah :

III.5.1 Kelengkapan surat1. Alamat surat2. Alamat pengirim (Lembaga kemahasiswaan)3. Tanggal4. Nomor surat5. Tanda tangan6. Cap atau stempel7. Jumlah lampiran

III.5.2 Jumlah lampiran

Supaya diadakan pemeriksaan apakah ada lampiran surat yang dikirim tersendiri. Perlu diketahui bahwa untuk surat-surat rahasia dipergunakan dua amplop. Amplop pertama (amplop luar) diketik lengkap alamat surat, dan dibubuhi RAHASIA. Sedang amplop yang kedua (amplop dalam) tidak diketik,tetapi tetap dibubuhi RAHASIA.

BAB IVADMINISTRASI KEARSIPAN

KM UHAMKA IV.1 PENGERTIAN

Arsip adalah kumpulan surat-surat yang disimpan secar sistematis karena mempunyai suatu kemanfaatan apabila dibutuhkan dapat secara cepat ditemukan kembali. Jadi intinya arsip artinya pengumpulan dan penyimpanan surat-surat. Tata kearsipan yang sempurna apabila semua surat dan dokumen-dokumen lainnya tersimpan pada suatu tempat tertentu dan teratur rapi, serta dapat dengan mudah ditemukan kembali walau surat-surat tersebut telah tersimpan lama. Pengarsipan yang baik sangat berguna, terutama membantu kelancaran dan

kerapian Organisasi pada khususnya, serta membantu perkembangan ilmu pengetahuan pada umumnya.

Surat-surat Organisasi pada prinsipnya harus disimpan di Sekretariat,adalah sangat tidak benar dan dilarang apabila penyimpanan surat-surat Organisasi di luar arsip Organisasi ataupun oleh personal-personal pengurus. Tepat apabila kita mengenal beberapa sistem penyimpanan surat-surat antara lain:

Sistem Abjad (Alphabetic Filing). Sistem Perihal (Subject Filing). Sistem Nomer (Numerical Filing). Sistem Tanggal (Chronological Filing). Sistem Lembaga kemahasiswaan (Organization

Filing).

IV.2 CIRI-CIRI KEARSIPAN KM UHAMKA

Sistem kearsipan KM UHAMKA berjalan dengan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

1. Mudah dilaksanakan2. Mudah dimengerti3. Murah/ekonomis4. Tidak memakan banyak tempat5. Mudah dicapai/ditemukan6. Cocok bagi lembaga kemahasiswaan di seluruh

ditingkatan Organisasi7. Fleksibel atau luwes (dapat mengikuti perkembangan

Organisasi)8. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip9. Mempermudah pengawasan

IV.3 ALAT-ALAT KEARSIPAN

Alat-alat yang dipergunakan dalam bidang kearsipan, misalnya: map, folder, guide, filing kabinet, lemari, rak, dan rotari filling.

IV.4 KODE MAP / ARSIP KM UHAMKA

Bagi KM UHAMKA surat-surat disimpan pada map-map atau tempat-tempat tertentu dengan membedakan kode antara surat keluar interen dan surat-surat keluar ekstern. Sedangkan surat-surat masuk intern dan surat masuk ekstern.

Untuk memperoleh kepraktisan lebih lanjut dari kode-kode dasar tersebut diatas dibagi atas kebutuhan /wilayah / bidang.

IV.4.1 kode Arsip Surat Masuka. Surat Masuk Internal : MIb. Surat Masuk Eksternal : ME

IV.4.2 Kode Arsip Surat Keluara. Surat Keluar Internal : KIb. Surat Keluar Eksternal : KE

IV.4.3 Kode Arsip Surat Ketetapan/Keputusana. Surat Ketetapan : TAPb. Surat Keputusan : KEP

IV.4.4 Map Dokumentasia. Dokumentasi Intern

DA 1 : Dokumentasi foto- foto kegiatanDA 2 : Dokumentasi vidio

b. Dokumentasi EksternDB 1 : materiDB 2 : Kemahasiswaan dan Perguruan TinggiDB 3 : rekaman

DB 4 : Data dan informasi lembaga DB 5 : Guntingan surat kabar / kliping/dll

Ada satu faktor lagi yang harus diperhatikan sehubungan dengan pengarsipan yakni pengawetan arsip. Pengawetan ini dapat ditempuh dengan beberapa jalan, antara lain:

Tempat penyimpanan (map/lemari) arsip dipilih dari bahan-bahan yang baik dan tahan lama oleh kerusakan.

Tempat penyimpana dijauhkan dari api, air, dan kelembaban serta mudah diawasi dari ancaman hewan perusak.

Dengan mengadakan reproduksi dan fotografi. Dengan mengadakan restorasi dan penjilidan arsip. Dengan mengusahakan laminasi arsip.

IV.5 PENGARSIPAN Penyimpanan arsip KM UHAMKA, melalui prosedur

sebagai berikut:

IV.5.1 Membaca surat Tujuan membaca surat ialah untuk mengetahui isi surat,

asal atau tujuan surat dan yang paling pokok adalah tanggal surat. Disamping itu juga untuk mengetahui apakah sudah ada persetujuan dari pimpinan yang bersangkutan bahwa surat tersebut sudah boleh disimpan.

IV.5.2 Memberi kode Kode yang digunakan adalah kode surat

masuk/keluar,disamping itu juga tanggal yang tercantum pada baris tanggal.

IV.5.3 Menyortir

Surat-surat yang mempunyai kode dan tanggal yang sama dikelompokkan menjadi satu sehingga mempermudah dan memperlancar penyimpanan.

IV.5.4 Mencatat Surat dalam buku agendaSurat-surat, sebelum disimpan pada

tempatnya,dicatat dahulu dalam buku agenda. Untuk

memudahkan sistem administrasi dan kesekretariatan dalam hal ini pengelolaan surat menyurat, surat masuk maupun surat keluar, pengarsipan dan dokumentasi agar teratur dan sistematis, maka sistem pengagendaan surat menyurat perlu diatur tersendiri. Adapun unsur-unsur yang penting untuk dicatat adalah:

IV.5.4.1 Surat Masuk.Unsur-unsur yang terpenting untuk dicatat

dalam surat masuk adalah sebagai berikut:a. Nomor Surat e. Isi Suratb. Nomor kode arsip f. Asal Suratc. Tanggal diterima g. Keterangand. Tanggal Surat

No

No surat

Kode arsip

Tanggal terima

Tanggal surat

Isi surat

Asal surat

ket

IV.5.4.2 Surat Keluar(a) Surat Keluar harus melalui

sirkulasi sebagai berikut:a.1. Konsep harus terlebih dahulu dikonfirmasikan

kepada pimpinan yang bersangkutan agar tidak terjadi kekeliruan atau perbedaan-perbedaan antara muatan, isi dan redaksi surat tersebut.

a.2. Konsep surat yang telah mendapatkan konfirmasi dan persetujuan, baru kemudian diberi nomor verbal.

(b) Buku verbal untuk surat keluar memuat antara lain:

a. Nomor urut surat d. Tanggal Suratb. Nomor Kode Arsip e. Isi Suratc. Nomor Surat f. Tujuan Surat

No

No urut surat

Kode arsip

Nomor surat

Tanggal surat

Isi surat

Tujuan surat

ket

IV.5.4.3 Surat Keputusan/Ketetapan.Buku Agenda Surat Keputusan/Ketetapan memuat

antara lain:

a. Nomor urut d. Tanggal Suratb. Nomor Kode Arsip e. Isi Suratc. Nomor Surat f. Keterangan

IIV.5.4.4 Buku EkspedisiBuku Ekspedisi memuat antara lain:

a. Tanggal Pengiriman d. Lampiranb. Tujuan Surat e. Keteranganc. Tanggal/Nomor Surat

No Tanggal pengiriman

Tujuan surat

Penerima surat

Tanggal /nomor surat

lampiran

ket

BAB VADMINISTRASI KEANGGOTAAN AKTIF

KM UHAMKAV.1 PENGERTIAN

Anggota KM UHAMKA merupakan sasaran kerja, pembinaan dan pengkaderan Organisasi sehingga perlu adanya Administrasi yang rapi tentang anggota aktif KM UHAMKA

No No urut surat

Kode arsip

Nomor surat

Tanggal surat

Isi surat

ket

dalam rangka terciptanya sasaran kerja/aktivitas KM UHAMKA yang konkrit dan terarah.

KM UHAMKA adalah Organisasi kader, sehingga KM UHAMKA selalu memperhatikan kinerja dan aktivitas dari kadernya dan akhirnya melepaskan diri sebagai alumni. Menjadi anggota aktif KM UHAMKA pada pokoknya adalah sementara, untuk selanjutnya terjun kedalam masyarakat yang sesungguhnya. Proses pengadministrasian anggota dimulai dari pendataan hingga kehadiran anggota aktif didalam event yang dijalankan oleh kelembagaan mahasiswa

V.1.1 Buku Induk AnggotaUntuk memudahkan mengontrol jumlah anggota

aktif suatu lemb6aga kemahasiswaan maka diperlukan sebuah buku khusus yang disebut Buku Induk Anggota yang formatnya sebagai berikut :

No Nama lengkap

TTL

Alamat Fakultas/jurusan/Prodi

Tahun masuk

NIM

Jabatan/posisis

Pas Photo

Ket

V.1.2 Buku Induk Alumni

Dalam Organisasi untuk alumni kembali diinventaris dan terus disesuaikan dengan data terbaru :

No. NamaLengkap

Tempat/ Tanggal Lahir

Tahun Keluar

Alamatpekerjaan

Telpon

Ket

V.1.3 Notulen rapat

Buku notulen rapat adalah buku untuk mengakomodasi agenda rapat yang dibuat pimpinan rapat

dan mencatat hasil –hasil rapat yang dianggap perlu, adapun format buku notulen ada 2 yaitu

V.14 buku daftar hadir

Buku daftar hadir adalah buku yang digunakan mencatat daftar hadir anggota dalam kegiatan apapun, buku daftar hadir memiliki format sebagai berikut :

V.1.5 buku tamu

Buku tamu adalah buku daftar hadir yang diperuntukan tamu dalam setiap kegiatan, adapun format buku tamua adalah :

V.1.6 Laporan pemantuan kegiatan

No Hari/

tanggal

Agenda rapat

pembahasan

Hasil rapat

Cat/ket

No nama NIM Prodi/jurusan jabatan paraf ket

No Nama Utusan Prodi/jurusan jabatan paraf ket

Notulen Rapat

Nama/Tanggal :.................................................................................................Perihal :.................................................................................................Agenda : ................................................................................................

.................................................................................................Pembahasan :.................................................................................................

..................................................................................................Hasil rapat :...................................................................................................

Jakarta,............Pimpinan Rapat

Ketua sekertaris

( ) ( )

Buku ekspedisi yang berkenaan dengan liputan kegiatan yang diijalankan oleh lembaga, tentang hal- hal yang dirasa penting disebut resensi ekspedisi dengan format sbb :

BAB VIINVENTARIS DAN DOKUMEN

ORGANISASI

VI.1 PENGERTIAN INVENTARIS ORGANISASI

Inventaris Organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa kekayaan Organisasi. Inventaris Organisasi pada pokoknya dapat kita bagi menjadi dua yaitu :

a. Inventarisasi yang permanen (tahan lama)Contohnya Gedung/Sekretariat kantor, alat-alat kantor, computer, meja, alat dapur dan sebagainya.

b. Inventarisasi yang tidak permanen (barang habis)

Contohnya Kertas, Tinta dll

Untuk mengontrol inventaris Organisasi ini perlu dibuat Daftar Inventarisasi. Tujuan dibuatnya Daftar Inventaris Organisasi adalah:

Menunjukkan kekayaan Organisasi. Untuk menghindari adanya pemborosan. Sebagai alat kontrol dari inventaris (mengetahui

kerusakan, perubahan, penggantian, serta untuk menambah bila terjadi kekurangan).

Penyimpanan Inventaris Organisasi harus dilakukan dengan baik oleh orang-orang yang bertanggungjawab sesuai dengan job discription kesekretariatan. penyimpanan harus dilaksanakan serta ditempatkan di Sekretariat KM UHAMKA, tidak diperbolehkan dibawa atau disimpan di rumah fungsionaris / anggota tanpa suatu ijin tertulis dari yang berwenang. maka sebagai mana diatas maka perlu dibuat buku inventaris yang memiliki kegunaan untuk mencatat kekayaan (barang)yang dimiliki oleh lembaga/organisasi dengan format sebagai berikut

No Nama barang

Asal barang

Jumlah barang

kondisi ket

VI .2 PENGERTIAN DOKUMEN ORGANISASIDokumen Organisasi adalah segala sesuatu yang

menyangkut kegiatan pencarian, pengumpulan, penyimpanan serta pengawetan dokumen-dokumen Organisasi.Bentuk-bentuk dokumen KM UHAMKA:

Gambar-gambar dan foto-foto. Tulisan-tulisan dan surat-surat penting. Benda-benda berharga dan bernilai. Fotocopy atau salinan surat. Surat khabar,majalah dan lain sebagainya.

Resensi ekspedisi

Pengawasan dan liputan kegiatan :Hari/tanggal :........................................................................Nama kegiatan :.........................................................................Pelaksana :.........................................................................Tempat :..........................................................................

Liputan kegiatan :............................................................................................................Evaluasi kegiatan :.............................................................................................................

Jakarta,....................... Observator

Dokumen itu selain dipergunakan untuk kepentingan tertentu juga dipakai untuk Menyusun laporan tahunan Organisasi serta bukti yang sah. Pemeliharaan dan penyimpanan dokumen seperti halnya barang-barang inventaris dan arsip hendaknya disusun dengan rapi dan teratur dalam map-map dan tempat-tempat tertentu dengan pengelompokan menurut kebutuhan.Aktivitas dokumentasi juga sangat penting dalam menyusun sejarah perjuangan organisasi. Berikut ini adalah gambaran pengelolaan inventaris dan dokumentasi organisasi:

VI. 3 SYARAT PENERIMAAN DOKUMENUntuk menjaga agar dokumen –dokumen itu tidak

hilang maka perlua ada persyaratan penerimaan dokumen didalam KM UHAMKA :

a. Hendaknya barang dokumtasi tidak diterima untuk bertujuan, korupsi, kolusi dan nepotisme

b. Dokumen yang diberikan harus secepatnya diberitahukan oleh sekertaris umum/sekertaris organisasi agara didata

c. Dokumen yang didapat haruslah dengan halal dan tidak mengikat.

BAB VIIADMINISTRASI KEUANGAN

VII.1 PENGERTIAN

Keuangan bagi organisasi adalah satu sumber daya yang menggerakkan aktivitas-aktivitas. Bagi KM UHAMKA, keuangan harus dikelola sebaik mungkin melalui peran seorang bendahara, yang mengelola administrasi keuangan secara bertanggung jawab. Administrasi Keuangan KM UHAMKA secara khusus

memberi penekanan kepada Bendahara, Anggaran,Pembukuan,Pendanaan, Laporan Keuangan, serta Dana.

VII . 2 BENDAHARA

Bendahara bertanggung jawab atas keuangan Organisasi. Tugasnya ialah mengumpulkan uang iuran, membayar rekening, membuat pembukuan, memberitahu kepengurusan mengenai keadaan keuangan, menyiapkan laporan keuangan untuk lembaga legislatif (MPM/DPMF), memberi masukan/pemikiran mengenai pengumpulan dana untuk tujuan khusus dan mengenai keuangan pada umumnya. Dia bertanggung jawab kepada anggota mengenai semua kegiatan keuangan, akan tetapi tidak mengenai pencarian dana

Mengingat KM UHAMKA menggunakan azas sentralisasi (terpusat ditangan satu orang) didalam masalah keuangan baik dalam penerimaan maupun pengeluaran untuk kegiatan atau operasional lembaga kemahasiswaan, bendahara KM UHAMKA minimal dapat diperbantukan oleh orang –orang yang ditunjuk oleh bendahara untuk membantu didalam keuangan, yang khusus menangani masalah penerimaan dana

VII .3 KOMISI KEUANGAN

Komisi keuangan legislatif bertanggung jawab kepada mahasiswa dalam seluruh penggunaan keuangan yang dilakukan oleh lembaga kemahasiswaan. Tugas dari Komisi Keuangan adalah mengaudit seluruh penggunaan keuangan pda umumnya dan melakukan tugas tugas kebendaharaan pada khususnya yaitu pada lembaga legislatif

VII.4 RAPB KM UHAMKA

Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja adalah :a. Rancangan APB adalah rencana penjatahan pendapatan dan

biaya yang diperlukan guna pelaksanaan Program kerja Lembaga KM UHAMKA

b. RAPB diajukan selambat –lambatnya seminggu setelah Rapat Program Kerja kepada Komisi keuangan

c. RAPB KM UHAMKA disusun berdasarkan Analisis Kebutuhan Kegiatan yang sebelumnya dimusyawarahkan didalam rapat Program kerja kemudian disahkan didalam Forum Bersama

d. Untuk tolak ukur penerimaan dari RAPB menjadi tanggungjawab masing –masing KM fakuktas

VII.4.1 SUSUNAN RAPB KM UHAMKA

VII.4.1.1 Mukaddimah

Gambaran awal mengenai kondisi kelembagaan yang aktual dan arahan organisasi yang berisikan visi dan misi serta tujuan dari kelembagaan tersebut

VII.4.1.2 Susunan kepengurusan Susunan kepengurusan adalah hasil rapat

intern lembaga dan dicantumkan pula hasil resaffle apabila terjadi dalam kepengurusan

VII.4.1.3 Rancangan Program kerja

Program kerja hendaknya menggunakan azas kebutuhan yang bersentuhan langsung dengan mahasiswa, didalam penjabaran rancangan Program kerja dibagi 4 bagian yaitu 1. Rancangan Program kerja bidang

/departemen /komisi yang berisikan jenis kegiatan, waktu pelaksana, penangungjawab dan indikator keberhasilan

Bidang/departemen/komisi :

No Jenis Waktu Penanggu Indikator

kegiatan pelaksanaan ng jawab keberhasilan

2. Rancangan Program kerja gabungan satu periode kepengurusan yang berisikan jenis kegiatan, penandaan bulan kegiatan dan indikator keberhasilan .

No Jenis kegiatan

Januari Februari dst Indikator keberhasilan

3. Rancangan Program kerja gabungan departemen/ komisi/bidang disetiap bulan yang berisikan jenis kegiatan, tanggal pelaksanaan dan komisi/bidang/departemen yang melaksanakan beserta penanggungjawab serta keterangan terlaksana atau tidak kegiatan tersebut

Bulan :No

Jenis kegiatan

Tanggal pelaksanaan

Departemen

penaggungjawab

Ket

4. Rancangan Anggaran kegiatan Rancangan Anggaran Kegiatan sebelumnya dicantumkan

pendapatan yang diterima oleh lembaga kemahasiswaaan tersebut dengan mengacu jumlah mahasiswa kemudian mencantumkan rancangan kegiatan yang berisikan jenis kegiatan, waktu pelaksanaan, perkiraan anggaran pelaksanaandan indikaor keberhasilan kegiatan tersebut

No Jenis kegiatan

Perkiraan anggaran

Waktu pelaksanaan

Indikator keberhasilan

VII. 5. PROPOSAL

Proposal adalah rencana kegiatan dalam rancangan APB yang dituangkan dalam kertas – kertas

V.II. 5.1 SISTEMATIKA PENULISAN PROPOSAL

Kata pengantar, berisi pujian kepada Allah SWT, penjelasan dalam rangka apa pembuatan laporan,ucapan terimakasih, harapan manfaat dari pembuatan laporan dan tempat dan tanggal penyusunan serta nama ketua panitia. Kalimat ”KATA PENGANTAR” diketik di tengah –tengah kertas dengan huruf kapital

Daftar isi, mengambarkan secara singkat bentuk dari isi tulisan

BAB I PENDAHULUANA. Latar Belakang Gambaran mengenai latar belakang diadakannya

kegiatan tersebut B. Landasan Acuan dasar dalam melaksanakan kegiatanC. Maksud dan tujuan Gambaran singkat mengenai arah dan indikator

keberhasilan yang diinginkan setelah kegiatan ini terlaksana

D. Nama danTema kegiatan Pokok pikiran dalam melaksanakan kegiatanE. Waktu dan tempat pelaksanaan Pelaksanaan dari kegiatn yang kana dilakukanF. Bentuk kegiatan

Isi dari kegiatan tersebut guna mencapai tujuan yang diinginkan

G. Sasaran Objek kegiatan sebagai riset keberhasilan kegiatan H. Susunan panitia

SDM yang melaksankan kegiatan I. Agenda acara Jalannya kegiatan dari mulainnya pelaksanaan hingga

waktu berakhirBAB II ANGGARANSumberdaya keuangan untuk terlaksanannya kegiatanBAB III PENUTUPUcapan terimakasih dann mohon maaf apabila ada kekeliruan.Lembar pengesahanDalam penandatangan mencantumkan ketua, sekertaris pelaksana mengetahui ketua lembaga dan menyetujui Wakil Dekan III

Lampiran – lampiranKhususuntuk Proposal yang ditujukan keluar kampus, dicantumkan kontra prestasi sponsorship, ketentuan sponsorship, surat perjanjian kerjasama, penandatanganan kontrak kesepakatan yang dibubuhi materai Rp 6000,-

VII.5 PEMBUKUAN

Sistem pembukuan yang baik dan kesanggupan bekerja teliti dengan angka-angka merupakan modal dasar bagi pembukuan KM UHAMKA

Penerimaan Pengeluaran Tgl Bukti Keterangan Jumlah Tgl Bukti Keterangan Jumlah Ags No. Ags No.

1 Saldo Rp.100.000,- 7 30Pengeluaran oleh Sekretaris Rp.5.000,-

5 47 Iuran Sdr.Made Rp.1000,- 7 31Pembelian Buku Agama Rp15.000,-

dst. dst.

Masukkan perincian pos-pos dalam buku, struk-struk kwitansi dan cek. Beri nomor semua tanda terima untuk uang yang diterima dan tanda bukti pembayaran untuk faktur yang dibayar kemudian masukkan jumlah-jumlah tersebut kedalam buku kas. Semuanya ini akan memudahkan pemeriksaan. Penataan buku kas harus up to date/terbaru dan sesuai dengan lembaran-lembaran buku penerimaan dan pengeluaran pada saat tertentu sehingga posisi keuangan dengan mudah dapat diketahui. Contoh halaman Buku Kas :a.

b. Tanggal

Bukti No

Uraian Debit Kredit Saldo

Ket

VII. 6 LAPORAN KEUANGANLaporan keuangan berisi informasi tentang prestasi

perusahaan di masa lampau dan dapat memberikan petunjuk untuk penetapan kebijaksanaan di masa yang akan dating

Secara teratur bendahara harus melaporkan posisi keuangan kepada Komisi keuangan untuk dipublikasikan kepada mahasiswa setiap 3 bulan. Bendahara berhak memeriksa pengeluaran akan tetapi tidak dapat mengawasinya; pengawasan adalah tanggungjawab komisi keuangan Bendahara harus mendapat kepastian bahwa

setiap pengeluaran harus disertai dengan tanda bukti pengeluaran dan dicatat. Setiap 2 bulan harus dibuat sebuah neraca. Apabila dibuat secara teratur akan memudahkan pembuatan neraca tahunan pada saat SIDANG UMUM atau KONGRES MAHAHSISWA

Bila menyiapkan laporan penerimaan dan pengeluaran, pertama-tama harus diperiksa semua penerimaan dengan struk-struk buku penerimaan dan semua pembayaran dibandingkan dengan tanda terima pembayaran untuk mendapatkan kepastian bahwa semuanya ada dengan jumlah yang sesuai. Neraca akhir diperoleh dengan menyandingkan penerimaan dan pengeluaran, dan jumlah hasilnya harus sama dengan jumlah uang yang ada.

Contoh Laporan 2 Bulan: Penerimaan dan PengeluaranPENERIMAAN PENGELUARANSaldo di Bank 1 April Rp.500.000,- Pameran Buku Rp.150.000,-Iuran Anggota Rp.150.000,- MPAB Rp.250.000,-MPAB Rp.300.000,- Saldo di Bank 30 Juni Rp.550.000,-Total: Rp.950.000,- Total: Rp.950.000,- VII.7 PENDAPATAN DAN PENGELUARAN

VII.7.1 Pendapatan

Pendapatan dana dilakukan untuk membantu pendanaan Organisasi. Dana organisasi diperoleh :

1. Pencarian dana dapat dilakukan oleh Kepanitiaan ataupun Organisasi.

2. Pencariaan dana oleh Kepanitiaan harus melalui Surat Panitia yang ditanda tangani Ketua Panitia, diketahui/disetujui dan ditanda tangani oleh Ketua KM UHAMKA

3. Pencariaan dana oleh Organisasi dilakukan oleh seseorang yang ditunjuk/Pengurus melalui Surat Mandat Ketua lembaga.

4. Pencarian dana dilakukan secara wajar, Halal, tidak memaksa dan tidak mengikat.

5. Dana organisasi juga berasal dari Dana kemahasiswaa, iuran anggota, Hibah dll

6. Iuran wajib merupakan iuran yang dibayarkan seorang anggota secara rutn setiap bulannya kepada bendahara. Besarnya iuran diputuskan oleh bendahara Umum/ berdasarkan kemufakatan dengan seluruh pengurus.

7. Iuran wajib dibayarkan oleh bendahara atau orang yang ditunjuk oleh bendahara

8. Pendapatan uang yang diterima harus dilampirkan bukti penerimaan rangkap 2 yang ditandatangani oleh bendahara dan penerima

9. Penyimpanan dana berada didalam tanggungjawab bendahara umum

VII.7.2 Penggunaan dana.

1. Dana-dana digunakan untuk memenuhi kebutuhan Kepanitiaan ataupun Organisasi.

2. Penggunaan dana pada tingkat jurusan diupayakan sepenuhnya untuk pengembangan akademik mahasiswa

3. Penggunaan dana pada tingkat fakultas dan universitas diupayakan pada pengembangan organisasi, leadership, pemberdayaan masyarakat, pembangunan karakter, enterpreneursip,

4. Penggunaan dana juga dapat digunakan untuk kegiatan yang bersifat insidental, dan partisipasional

5. Penggunaan dana pada kegiatan mahasiswa diupayakan untuk pengembangan minat dan bakat

6. Penggunaan dana dibuat neraca selama 2 bulan oleh bendahara dan sebulan setelah itu di audit keseluruhan oleh komisi keuangan

7. Penggunaan dana harus disertai dengan bukti penggunaan rangkap 2 yang ditandatangani oleh bendahara dan pengguna uang

8. Penggunaan dana harus sesuai dengan APB yang disetujui9. Setiap kegiatan harus dilaporkan dan diberitahukan kepada

Lembaga legislatif yang membawahi keuangan10. Pembagaian dana dimusyawarahkan didalam rapat Program

kerja

VII.7.3 Laporan Pertanggungjawaban

Setiap kegiatan dan dana yang digunakan harus dipertanggungjawabkan lembaga kemahasiswaan kepada mahasiswa dan para Donatur. Olehkarena itu bendahara didalam memberikan laporannya meliputi 3 hal yaitu

1. laporan bulanan/3 bulan yang disahkan oleh bendahara2. laporan akhir periode pada Sidang umum didahkan oleh

ketua lembaga dan bendahara3. laporan penggunaan dana mahasiswa satu periode yang

disampaikan kepada MPM disahkan oleh komisi keuangan

untuk menyeragamkan didalam pelaporan kegiatan dan penggunaan dana maka dibuatlah format sebagai berikut.

1. Laporan pertanggungjawaban kegiatan Laporan kegiatan acara adalah laporan yang

diberikan setelah kegiatan program kerja terlaksana, adapun sistematika penulisan sbb :a. Cover, berisi logo lembaga pelaksana kegiatan, nama

lembaga kemahasiswaan, judul laporan kegiatan acara,

tahun pembuatan yang ditulis dengan huruf kapital dan rata tengah

b. Kata pengantar, berisi pujian kepada Allah SWT, penjelasan dalam rangka apa pembuatan laporan,ucapan terimakasih, harapan manfaat dari pembuatan laporan dan tempat dan tanggal penyusunan serta nama ketua panitia. Kalimat ”KATA PENGANTAR” diketik di tengah –tengah kertas dengan huruf kapital

c. Daftar isi, mengambarkan secara singkat bentuk dari isi tulisan

BAB I PENDAHULUANA. Latar belakang kegiatan Gambaran mengenai tentang pelaksanaan suatu acara secara detil mengenai jalannya acara mulai dari awal hingga berakhirnya acara, kemudian menjelaskan maksud dari kegiatan tersebut serta efek atau manfaat yang didapat dimulai hingga acara tersebut berakhir B. Landasan kegiatan

Dasar dari pelaksanaan kegiatan diarahkan untuk tidak menyimpang dari yang telah ditetapkanC. Maksud dan tujuan

Penjelasan maksud dan tujuan dari pelaksanaan kegiatan serta dijabarkan secara singkatD. Nama dan tema

Pokok pikiran dalam pelaksanaan kegiatanE. Bentuk kegiatan

Penjelasan mengenai bentuk kegiatan yang dilaksanakanF. Peserta kegiatan

Gambaran menyeluruh mengenai peserta yang mengikuti pelaksanaan kegiatan

penjabaran jumlah keseluruhan lalu perincian peserta baik laki-laki maupun perempuanG. Waktu dan tempat pelaksanaan, H. Susunan panitia, SDM pelaksana kegiatanI. Agenda Acara, jadwal acara yang terperinci ketika

dimulai hingga berkahirnya acaraBAB II LAPORAN KEUANGAN

menjelaskan mengenai rincian pemasukan kegiatan lalu rincian pengeluaran perdivisi terhitung dari awal pengeluaran dana hingga terselesaikan pembuatan Laporan kegiatan acara dengan mencantumkan tanggal pengeluaran dana.

BAB III LAPORAN EVALUASI kritik dan saran disampaikan dibagi menjadi 2 yaitu

berasal dari panitia dan peserta.d. Penutup, merupakan kesimpulan dari jalannya acara serta

rasa terimakasih kepada pihak –pihak yang terkait.e. Lembar pengesahan, lembar pengesahan mencantumkan

tanda tangan. Ketua panitia,sekertaris, ketua DPMF, ketua lembaga penyelenggara, dan Wakil Dekan III

f. Lampiran - lampiran, lampiran – lampiran bisa lampiran kuitansi, dokumentasi, adaministrasi kepanitiaan dll.

2. Laporan pertanggungjawaban lembagaLaporan pertanggungjawaban adalah laporan

pelaksanaan kegiatan selama satu kepengurusan yang nantinya akan dipertanggungjawabbkan dalam SU maupun Kongres, adapun sistematikanya penulisan sbb :a. Cover, berisi logo lembaga kemahasiswaan, nama

lembaga kemahasiswaan, judul , tahun pembuatan yang ditulis dengan huruf kapital dan rata tengah

b. Surat keputusan DPMF/ MPM mengenai kepengurusan, dan pelantikan ketua lembaga kemahasiswaan

c. Daftar isi, mengambarkan secara singkat bentuk dari isi tulisan

BAB I (Pendahuluan), gambaran umum perjalanan organnisasi selama satu kepengurusan yang menjabarakan mengenai keberhasilan yang ditembuh dibandingkan kepengurusan yang lalu serta hambatan yang dihadapi serta harapan harapan kedepan perjalaan organisasi2 selanjutnyaBAB II (Laporan kepengurusan),penjelasan mengenai kepengurusan kelembagaan beserta struktur perangkat bidang/departemen/komisi, sedangkan hal –hal yang harus diperhatikan adalah susunan kepengurusan haruslah sesuai dengan SK DPMF baik hasil rapat maupun perubahan yang terjadi disertai maksud adari perubahan tersebutBAB III (Laporan administrasi dan inventaris ,),laporan ini berisikan surat menyurat, laporan kegiatan acara, dan sebagainya sesuai dengan peraturan pokok administrasi BAB IV (laporan keuangan),laporan keuangan harus dibuat selama satu periode kepengurusan dengan disertai perincian anggaran kegiatan dan aktifitas yang digunakan. Laporan keuangan dibuat dengan sistem neraca keuangan debit, kredit serta saldo dengan acuan laporan keuangan yang dilaporkan kepada komisi keuangan DPM.BAB V (Laporan kegiatan), penjelasan mengenai kegiatan yang dilaksanakan oleh dan Bidang/komisi/departemen yang terealisasi maupun tidak

dengan acuan kegiatan hasil rapat kerja diawal kepengurusan. Pada bab ini harus diketahui bahwa bab ini berisi :

1. susunan pengurus sesuai dengan keputusan rapat/reshaffle

2. Rancangan Program kerja hasil rapat kerja3. Program kerja yang terealisasi beserta indikator

keberhasilannya4. program kerja yang tidak terlaksana beserta kendala –

kendala yng dihadapi5. pengesahan ketua dan sekertaris

dapartement/bidang/komisiBAB VI (penutup), merupakan kesimpulan dari isi laporan yang disampaikan dengan menjelaaskan kekurangan yang ada dalam LPJ tersebut.

d. Pengesahan, dilakukan oleh ketua lembaga tersebut e. Lampiran –lampiran, berisikan lampiran berupa bukti

keuangan, surat –surat, yang bersifat prinsipil dan dokumentasi kegiatan.

3. Laporan pertangung jawaban kinerja KM Fakultas ,laporan mengenai kelembagaan mahasiswa yang

diberikan kepada MPM dalam Kongres mahasiswa guna mempertanggungjawaban penggunaan dana kemahasiswaan, adapun sistematika penulisannya sbb:

a.Cover, berisi logo lembaga kemahasiswaan, nama lembaga kemahasiswaan, judul , tahun pembuatan yang ditulis dengan huruf kapital dan rata tengah

b. Kata pengantar, berisi pujian kepada Allah SWT, penjelasan dalam rangka apa pembuatan laporan,ucapan terimakasih, harapan manfaat dari pembuatan laporan dan tempat dan tanggal penyusunan serta nama ketua panitia. Kalimat ”KATA PENGANTAR” diketik di tengah –tengah kertas dengan huruf kapital

BAB I (Profil KM Fakultas),

Gambaran singkat mengenai KM fakultas didalam satu periode kepengurusan tentang amanah yang diemban setelah SU diawal kepengurusan. Adapun isi dari BAB I ini adalah Visi dan Misi KM fakultas, tujuan, arahan, strategi kelembagaan dan penutup. Ditandatangani oleh ketua dan sekertaris DPMF

BAB II (gambaran umum KM fakultas),

Penjelasan mengeni bab ini berisi :a. Susunan dan struktur kepengurusan DPMF,

BEMF, dan HIMAb. Kebijakan pokok KM FAIc. Pemaparan pelaksanaan tugas DPMF, BEMF, dan

HIMAd. Rekomendasi hasil SU

BAB III (Administrasi kelembagaan),

berisi mengenai laporan kegiatan DPMF, BEMF dan HIMA, data inventaris beserta kondisinya .

BAB IV (Keuangan KM fakultas), berisikan akumulasi keseluruhan pendapatan KM Fakultas , rincian pendapatan DPMF, BEMF, dan HIMA selama satu periode sirkulasi pengeluaran DPMF, BEMF, dan HIMA. transparasi surplus dana kemahasiswaan,alikasi dana kemhasiswaan yang didapat dan lampiran laporan keuangan kegiatan DPMF, BEMF, dan HIMA

BAB V (penutup), berisikan ucapan terimakasih kepada pihak –pihak yang terkait.

Lembar pengesahan, Ketua DPMF, ketua BEMF, ketua HIMA dan diketahui oleh Wakil Dekan III

VII. 8 Penerimaan laporan pertanggungjwabanUntuk acuan didalam persyaratan penerimaan Laporan

kegiatan diserahkan kepada kebijakan masing –masing keluaraga mahasiswa fakultas

VII. 9 Ketentuan baku pencairan dana mahasiswa (sesuai dngan aturan pencairan dana dana mahasiswa UHAMKA)

1. Dana Kemahasiswaan Universitas Prof. DR HAMKA disimpan di rekening Bank atas nama UHAMKA

2. Pencairan dana lembaga mahasiswa harus mengajukan surat pencairan dana atau proposal pencairan dana

3. pencairan dana pada tingkat universifata. untuk kegiatan bersifat parsitipatif/insidental di tingkat

universitas dilakukan dengan cara mengajukan surat permohonan dana yang ditandatangani oleh pimpinan lembaga kemahasiswan (ketua lembaga dan bendahara ) dan disetujui oleh Wakil Rektor III dan MPM u.p Komisi keuangan serta ditujukan kepada REKTOR UHAMKA u.p Wakil rektor II disertai disposisi dari MPM

b. Pencairan dana untuk MPM dilakukan dengan cara membuat surat pencairan dana yang ditujukan kepada rektor UHAMKA u.p Wakil Rektor II diketahui Wakil Rektor III disertai disposisi MPM

c. untuk lembaga tingkat universitas surat pencairan dana harus di tanda tangani oleh pimpinan lembaga (ketua lembaga dan bendahara ) ditujukan kepada Rektor Uhamka u.p Wakil rektor II, diketahui Wakil rektor III dan MPM u.p Komisi keuangan disertai Disposisi dari MPM

d. pencairan dana dilaksnakan di Biro Administrasi

Keuangan (BAUK) UHAMKA

4. pencairan dana pada tingkatan fakultasa. untuk kegiatan bersifat parsitipatif/insidental

dengan mengajukan surat permohonan dana yang ditandatangani oleh pimpinan lembaga kemahasiswan (ketua lembaga dan bendahara ) dan disetujui oleh Pembantu Dekan III dan DPMF/A u.p Komisi keuangan serta ditujukan kepada Dekan F/A u.p pembantu dekan II disertai disposisi dari DPM F/A

b. Pencairan dana untuk DPM dilakukan dengan cara membuat surat pencairan dana yang ditujukan kepada Dekan F/A u.p pembantu Dekan II diketahui pembantu dekan III disertai disposisi DPM F/A

c. untuk lembaga tingkat fakultas surat pencairan dana harus di tanda tangani oleh pimpinan lembaga (ketua lembaga dan bendahara ) ditujukan kepada Dekan F/A u.p Pembantu Dekan II, diketahui pembantu Dekan III dan DPM F/A u.p Komisi keuangan disertai Disposisi dari DPM F/A (khusus HIMA F/A pencairan dana harus diketahui oleh Kajur/Kaprog serta DPM F/A u.p Komisi Keuangan dan disetujui oleh PuDek III)

d. pencairan dana mahasiswa dilaksanakan di kasubag Administrasi keuangan Fakultas UHAMKA

5. dalam hal untuk keperluan perbaikan dan upaya peningkatan mutu kegiatan dimungkinkan adanya masukan dari pimpinan terkait

6. LPJ (Laporan Pertanggungjawaban ) beserta laporan keuangan setiap kegiatan lembaga jharus diserahkan selambat –lambatnya 1 minggu setelah kegiatan dan ditujukan kepada :

7. Untuk Universitas Wakil rektor III dan MPM UHAMKA u.p Komisi keuangan

8. Untuk fakultasPembantu Dekan III dan DPM F/A u.p komisi keuangan Khusus HIMA ditujukan kepada Pu Dek III, Kaprog/Kajur dan DPM F/A u.p Komisi keuangan

9. LPJ dimaksud untuk bahan pertimbangan dapat tidaknya pencairan dana kegiatan berikutnya

10. dalam setiap pencairan dana mahasiswa yang berhak adalah bendahara lembaga (tidak dapat diwakilkan) tersebut dengan membawa tanda pengenal asli (KTP/KTM) dan stempel lembaga

11. pengajuan proposal paling lambat 2 minggu sebelum adanya acara

12. letak pengesahan surat pencairan dana dan proposal sebagai berikut

a. Majelis Perwakilan Mahasiswa 1. Proposal

Ketua panitia Sekertaris panitia NIM NIM

Mengetahui Wakil Rektor III Ketua MPM

NIM2. Surat Pencaiaran dana

Kepada Yth, Rektor UHAMKA u.p Wakil Rektor II

Ketua Umum MPM Komisi Keuangan MPM NIM NIM

Mengetahui,Wakil Rektor III

b. Badan Eksekutif Mahaiswa 1. Proposal

Ketua panitia Sekertaris panitia

NIM NIMMengetahui

Wakil Rektor III Presma BEM/UKM

NIM

2. Surat Pencaiaran dana

Kepada Yth, Rektor UHAMKA u.p Wakil Rektor II

Presma BEM/Ketua UKM Menteri Keuangan/bendahara UKM NIM NIM

Mengetahui,Wakil Rektor III Komisi Keuangan MPM UHAMKA

NIM

c. Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas 1. Proposal

Ketua panitia Sekertaris panitiaNIM NIM

MengetahuiPembantu Dekan III Ketua DPMF

NIM

2 Surat Pencaiaran dana

Kepada Yth, Dekan Fakultas u.p pembantu Dekan II

Ketua Umum MPM Komisi Keuangan MPMNIM NIM

Mengetahui,Pembantu Dekan III

d. BEM F 1. Proposal

Ketua panitia Sekertaris panitiaNIM NIM MengetahuiPembantu Dekan III Ketua Umum BEMF

NIM2. Surat Pencaiaran dana


Ketua Umum BEMF Bendahara BEMF NIM NIM

Mengetahui, Pembantu Dekan III Komisi Keuangan DPMF

NIMe. HIMA

1. Proposal

Ketua panitia Sekertaris panitiaNIM NIM

MengetahuiKepala jurusan Ketua Umum HIMA

NIMMenyetujui,

Pembantu Dekan III

2. Surat Pencaiaran dana


Ketua Umum HIMA Bendahara HIMANIM NIM Mengetahui,Pembantu Dekan III Komisi Keuangan DPMF

NIM Menyetujui, Pembantu Dekan III

f. Kegiatan yang bersift insidental/partisipatifSurat Pencaiaran dana

Kepada Yth, Rektor UHAMKA/Dekan Fakultas u.p Wakil Rektor II/pembantu Dekan II

Presma BEM/ MenKeu BEM/Ketua Umum BEMF/ HIMA Bendahara BEMF/HIMANIM NIM

Mengetahui,Wakil Rektor III / Komisi Keuangan Pembantu Dekan III MPM/ DPMF

NIM

BAB VIIIFORMAT PENULISAN ADMINISTRASI KM

UHAMKA

1. MarginUkuran margin terdiri dari batas kiri dan batas atas 4 cm, batas kanan dan batas 3 cm dari pinggir kertas 2. Spasi

Secara umum keseluruhan tulisan menggunakan spasi single. Akan tetapi pada alinea baru dapat dimulai dengan perbedaan spasi

3. Ukuran kertas dan tulisan

Untuk penggunaan kertas putih pada kop surat mengunakan folio (C4) ). Hal ini mengingat format model kertas kop surat lembaga kemahasiswaan dengan 5 spasi dari atas untuk jarak kepala surat sedangkan penggunan front pada tulisan adalah Times New Roman dengan ukuran 12 untuk penulisan, 14 untuk sub judul dan 16 untuk judul sedangkan bentuk penulisan menggunakan block style/justify atau bentuk lurus

4. Penomoran

Penomoran meliputi penomoran halaman, bab, subbab, dan rincian uraian

a. penomoran halaman Halaman – halaman pendahuluan diberi nomor

dengan menggunkan angka romawi kecil, sedangkan halaman –hlaman isi dan penunjang menggunakan angka arab, letak penomoran halaman ditempatkan di tengah dan dua spasi diatas margin bawah.b. Penomoran Bab,Subbab, dan rincian uraian

Penomoran bab dan subbab menggunakan penanda urutan sebagai berikut.

1) tingkat pertama dengan tanda : I, II, III, IV, V dan seterusnya.

2) tingkat kedua dengan tanda : 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 dan seterusnya

3) tingkat ketiga dengan tanda : 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3 dan seterusnya

penggunaan tanda urutan dan penandaan disesuaikan dengan kebutuhan.

5. BahasaBahasa yang dipergunakan adalah bahasa

indonesia yang berpedoman kepada ”pedoman umum ejaan yang disempurnakan” yang mengandung kejelasan dan reproduksi.

BAB IXPENUTUP

1. Pedoman Administrasi persuratan ini menjadi sangat penting dan strategis dalam menunjang dan

menjadikan organisasi KM UHAMKA sebagai organisasi kader Birokrasi yang modern, karena dengan adanya pedoman tersebut segala hal yang berkaitan dengan kesekretariatan menjadi seragam dan teratur secara rapi sehingga segala sesuatu pekerjaan yang berhubungan dengan organisasi akan efektif dan efisien serta bermutu.

2. Untuk melaksanakan administrasi yang baik dan profesional sangat bergantung pada profesionalitas para pelaksananya, yaitu team SekretarisBidang /komisi /departemen /Sekretariatan dengan dukungan dan pengertian semua fungsionaris.

LAMPIRANLampiran 1: Contoh Surat Keputusan

SURAT KEPUTUSANNomor : …………………..

TENTANG……………………………..

الرحيم الرحمن الله بسمPuji syukur……………………………………………………..:Menimbang : 1......dstMengingat :

1 AD/ART KM UHAMKA.2 Catur Dharma Perguruan Tinggi Muhammadiyah

19933 Sk Mendikbud RI no 155/U/1998 tentang pedoman

umum Organisasi

4 Peraturan Pemerintah no 30 Tahun 1998 tentang perguruan tinggi

5 UU RI No.2 Tahun 1998 tentang pendidikan nasional.

6 SK dirjen Depdikbud No/56/SK/.PP/B.2b/1997.

Memperhatikan : 1..........dst. Menetapkan : 1.......dst

Ditetapkan di: Jakarta

Hari/Tanggal :25 Juli 2009

Majelis Perwakilan MahasiswaUniversitas Muhammadiyah Prof.Dr.Hamka

Masa Bakti 2008-2009Ketua Umum

Idhan Alfisyahrin Ismail0502015082

Lampiran 2: Contoh Surat keterangan

الرحيم الرحمن الله بسم

SURAT KETERANGANNomor: .......................................

Segala Puji bagi Allah SWT atas segala nikmat yang diberikannya, maka dengan ini MPM UHAMKA menerangkan bahwa:

Nama : Prof DR Haji Abdul Karim Amarullah Alamat : Jl LIMAU II

Adalah Anggota MPM UHAMKA, dengan jabatan terakhir sebagai Ketua Bidang Organisasi periode 2008 – 2009

Demikian Surat Keterangan ini dibuat dengan sebenarnya, agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Palangkaraya, 7 Juli 2002

Ketua Umum MPM UHAMKA

Idhan Alfie Syahrin

Lampiran 3: Contoh Surat Tugas/Delegasi


SURAT TUGAS/DELEGASINomor: ..................................

Kepada : Yth. Ketua Dewan Pewrwakilan Rakyat Jl. Senayan No.8 Jakarta

Dengan hormat,

Dalam rangka menunjang program Legislatif mahasiswa , kami memerlukan UU yang pernah disahkan oleh DPR.

UU yang kami perlukan meliputia) Perkawinanb) Pidanac) Perdata

Untuk keperluan itu kami menugaskan

1. Prof. DR Ferry doank , Ketua DPM FT UHAMKA2. Prof. Dr Jimmly Ashiddiqi , Ketua MK tahun

2003/2005 Untuk bekerja sama dengan pejabat instansi Bapak/Ibu guna pengumpulan data yang dimaksud.

Jakarta, 22 Mei 2005MPM UHAMKA

Ketua umum Sekertaris

Idhan Alfiesyahrin Euis komariah

Catatan: kedua orang tersebut hanya khayalan

Lampiran 4: Contoh Surat Mandat


SURAT MANDAT/KUASANomor: ....................................

Segala Puji Bagi Allah SWT dengan segala nikmatnya yang diberikan. melalui surat ini, saya,Nama : Prof. DR Haji Abdul Karim AmarullahJabatan : Ketua organisasi MPM UHAMKAYang bertindak untuk dan atas nama MPM UHAMKA, memberi mandat kepada:Nama : prof. DR. Roy PradiptaJabatan : Ketua DPM FKIP Untuk dan atas nama MPM UHAMKA,

1. Menandatangani kontrak kerjasama pemberian materi pendidikan legislatif dengan HIMA IP FKIP UHAMKA.

2. Menerima pembayaran uang muka biaya pendidikan tersebut sebesar Rp. 1.000.000,00 (satu juta rupiah)

3. Memberikan laporan setelah melaksanakan mandat yang diberikan secara tertulis (wajib ada)

Demikian surat mandat ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Merauke, 10 Oktober 2010 M

13 jumadil akhir 12430 HMPM UHAMKA

Pemberi Mandat, Ruya HAMKA

Catatan : Cuma perumpamaan

Lampiran 5 : Surat undangan

Nomor : 038/B-4/MPM UHAMKA/I/200 J akarta, 26 Januari 2009

Lampiran : - 12 safar 1459 H Hal : undangan

Kepada Yth,, DPM FISIPSdri Villia aprilia

Di- Tempat

ته وبركا الله ورحمة عليكم السالمBa/da salam semoga kita dalam lindungan Allah SWT dalam

menjalamnkan keseharian kita Sehubungan dengan akan diadakannya rapat audiensi dalam rangka

merintis Forum Bersama KM UHAMKA dengan ini kami selaku Majelis Perwakilan Mahasiswa UHAMKA Mengundang Bapak/Ibu Pimpinan UHAMKA untuk hadir dalam acara Forum Bersama KM UHAMKA Yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : Kamis 19 Februari 2009Waktu : 14.00 Wib s/d SelesaiTempat : Ruang Aula Lt 4Kampus A Limau

Kebayoran Baru Jakarta Selatan Agenda : Permasalahan Lembaga mahasiswa

Mengingat begitu pentingnya acara tersebut diharapkan kehadiran Bapak/ibu dalam kegiatan tersebut, Demikian surat Undanganini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih

ت وبركا الله ورحمة عليكم والسالمMajelis Perwakilan Mahasiswa

Masa bakti 2008-2009 Ketua Umum Sekretaris Umum

Idhan Alfisyahrin Ismail Doni Hamzah 0502015082 0501145006

Lampiran 6 : Contoh Bentuk Surat Pengantar

Nomor : 17/B-6/MPM UHAMKA/I/09 Jakarta, 26 Januari 2009

Lamp : 1 (satu) berkas 12 safar 1459Hal : pengantar proposal

Kepada : Yth. Rektor UHAMKAUp. Wakil Rektor III UHAMKA

diT e m p a t

ته وبركا الله ورحمة عليكم السالمTeriring salam dan doa semoga Allah SWT, senantiasa

memberikan lindungan kepada bapak dalam menjalankan tugas sehari-hari.

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya Rujak Party oleh DPM FIKES UHAMKA pada tanggal 10 Desember 2009 di Denpasar, dengan ini kami kirimkan beberapa hal yang berkenaan dengan kegiatan dimaksud, antara lain:1. Surat undangan rujak Party 2. proposal keikut sertaan kegiatan

Maka kami selaku pengurus MPM ingin mengajukan proposal keikut sertaan dalam kegiatan tersebut adapun lebih lanjut dapat dilihat didalam proposal tersebutDemikian surat pengantar ini kamisampaikan ini kami sampaikan, atas peehatiannya kami ucapkan terima kasih.



Idhan Alfisyahrin Ismail Doni Hamzah050201508 0501145006

Lampiran 7: Contoh Surat pemberitahuan

Nomor : 008 / A-3 / MPM UHAMKA/IV / 2009 Jakarta 09 April 2009 Lamp : - 12 safar 1430 HHal : Pemberitahuan

Kepada : Yth. Ketua DPM FAI di

T e m p a t

ته وبركا الله ورحمة عليكم السالم Teriring salam dan doa semoga Allah SWT, senantiasa memberikan lindungan kepada bapak dalam menjalankan tugas sehari-hari

Dalam upaya menjaga keutuhan organisasi, maka kepada seluruh fungsionaris Organisasi DPM FAI UHAMKA dalam melaksanakan setiap aktivitas supaya memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Seluruh fungsionaris DPM FAI UHAMKA dilarang golput2. Seluruh aktivitas Organisasi harus dijalankan secara

prosedural konstitusional dan tidak menimbulkan kekeliruan, baik secara internal maupun eksternal.

3. Penyampaian ini agar disebarkan kepada seluruh anggota untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.


Masa bakti 2008-2009Ketua Umum Sekretaris UmumIdhan Alfisyahrin Ismail Doni Hamzah0502015082 0501145006

Lampiran 8: Contoh Surat Instruksi

Nomor : 201/ A- 6/MPM UHAMKA/ V /2009 jakarta 21 mei 2009Lamp : - 14 jumadil awal 1430

Hal : INSTRUKSIKepada :Yth. Sdri. Ketua FMIPA UHAMKA

Resi di

T e m p a t

ته وبركا الله ورحمة عليكم السالمMenunjuk surat Rektor UHAMKA Nomor: 21 / A / IV / 2010 perihal

pemeriksaan atas diri anggota DPM FMIPA UHAMKA, maka dengan ini kami

instruksikan kepada Saudara untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Dalam penyelesaiannya harap memperhatikan ketentuan-ketentuan dibawah

ini:

1. Sebelum Saudara mengunjungi Rektor UHAMKA, maka saudara

sebelumnya surat al Yassin sebisa mungkin dan jangan lupa ucapkan

salam

2. Dari hasil pertemuan tersebut diatas, maka untuk lebih lanjutnya Saudara

diharuskan untuk bersama-sama dengan unsur Pimpinan UHAMKA tidak

menceritakan kepada siapa -siapa

3. Setelah selesai laporkan segera hasil konfirmasi Saudara tersebut Kepda

MPM

4. Cuci dengan 7 bilasan salah satunya dengan tanah apabila terjadi kontak

fisik dengan anjing.

Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.



Idhan Alfisyahrin Ismail Doni Hamzah 0502015082 0501145006

Lampiran 9: Formulir Pendaftaran untuk pencalonan/kegiatan pengkaderan

FORMULIR PENDAFTARANPENCALONAN............ ( LEMBAGA KEMAHASISWAAN)

KELUARGA MAHASISWA .................................Nomor : ..................Dengan Hormat,Saya yang bertanda tangan dibawah ini: .........................................................................Data Pribadi :Nama lengkap : ..............................................................................Nama panggilan : ..............................................................................Tempat, tanggal Lahir :...............................................................................Alamat lengkap :...............................................................................Telephone/pager/fax :..........................................................Anak ke.....dari..... :......................................................Data Orang Tua :

Nama Ayah : ..................................................Nama Ibu : .................................................Alamat Orang Tua : .................................................

Data Pendidikan : SD : ......................................................SMP : .....................................................SMA : .....................................................Universitas/Institut/Akademi : .....................................................Fakultas/Jurusan : ......................................,..............Masuk tahun/tingkat : ...................................................

Lain-lain : Pengalaman Organisasi : ………............................................. Prestasi .................................................... Motivasi gabung ke KM UHAMKA : ................................

Bersedia bergabung/mencalonkan diri dalam (lembaga

kemahasiwaan/kegiatan) sebagai ............. Semua hal yang berkenaan dengan Syarat- syarat di dalam KM......... dapat diberlakukan dan untuk dilaksanakan sejak tanggal ditanda-tanganinya formulir ini.

Demikian surat ini saya buat dengan sungguh-sungguh. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.2 Jakarta, Mengetahui, Ketua Umum Yang Bertanda Tangan,

........................... (……………………) (……………………………) Syarat :

1) Foto copy Kartu Mahasiswa yang masih berlaku2) Pas foto 3 x 4 cm sebanyak 2 (dua) lembar berwarna3) Pas foto 2 x 3 cm sebanyak 1 (satu) lembar berwarna

Lampiran 10 : Surat pencairan danaNomor : 038/B-4/MPM UHAMKA/I/2009 Jakarta, 26 Januari 2009

Lampiran : - 12 safar 1459 Hal : permohona pencairan dana

Kepada Yth, lihat administrasi keuangan Di- Tempat


menjalamnkan keseharian kita Sehubungan dengan akan diadakannya rapat audiensi dalam

rangka merintis Forum Bersama KM UHAMKA Yang akan dilaksanakan pada:



Maka kami memohon bapak/ibu agar menncairkan dana kegiatan tersebut, adapun anggaran dana yang dibutuhkan sebesar Rp......(terbilang) untuk jelasnya kami lampirkan satu buah bundel dengan perincian sebagai mana terlampir Demikian surat pencairan dana ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih

ت وبركا الله ورحمة عليكم والسالم

Susunan tanda tangan terlampir pada administrasi keuangan

Lampiran 11 : permohonan sebagi pembicara Nomor: 038/B-4/MPM UHAMKA/I/2009 Jakarta, 26 Januari 2009

Lampiran : - 12 safar 1459 H Hal : permohonan pembicara

Kepada Yth,, DPM FISIPSdri Villia aprilia

Di- Tempat


menjalamnkan keseharian kita Sehubungan dengan akan diadakannya rapat audiensi dalam

rangka merintis Forum Bersama KM UHAMKA Yang akan dilaksanakan pada:



Dengan ini kami selaku Majelis Perwakilan Mahasiswa UHAMKA meminta Bapak/Ibu Pimpinan UHAMKA untuk mengisi sebagai pembicara. Dengan materi.......... denahn judul ................, adapun berkenaan dengan keterangan tersebut kami lampirkan jadwal acara dan TOR , Demikian surat permoohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih


Masa bakti 2008-2009Ketua Umum Sekretaris UmumIdhan Alfisyahrin Ismail Doni Hamzah0502015082 0501145006

Lampiran 12 :permohona izin keikut sertaan kegiatan

Nomor: 038/B-4/MPM UHAMKA/I/200 Jakarta, 26 Januari 2009Lampiran : - 12 safar 1459 H Hal : permohonan izin

Kepada Yth,, orang tua mahasiswa fakultas Psikologi Di- Tempat


menjalamnkan keseharian kita Sehubungan dengan akan diadakannya LKTD dalam rangka merintis

reformasi KM Psikologi yang akan dilaksanakan pada:Hari/Tanggal : Kamis 19 Februari 2009Waktu : 14.00 Wib s/d SelesaiTempat : Ruang Aula Lt 4Kampus A Limau

Kebayoran Baru Jakarta SelatanMaka selaku panitia meminta izin agar putra/putri bapak/ibu dapat mengikuti kegiatan ini, Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih


Masa bakti 2008-2009Ketua Umum Sekretaris Umum

Idhan Alfisyahrin Ismail Doni Hamzah0502015082 0501145006

Mengetahui,Wakil Rektor III

---------------------------------------------------------------------------------Dengan ini kami orang tua dariNam :.....................................................Smtr/prodi :......................................................memberikan izin/tidak memberikan izin putra/putri kami mengikuti kegiatan tersebut

orang tua mahasiswa

(.............................)

Lampiaran 12 : surat permohonan peminjaman alat

Nomor : 35/A-4/MPM UHAMKA/I/09 Jakarta, 13 Januari 2009

Lampiran : -Hal : Peminjaman Ruang/ alat

Kepada Yth,KABAG Rumah Tangga UHAMKADi tempat

ته وبركا الله ورحمة عليكم السالمPuji syukur atas kehadirat Allah SWT.yang dengan

segala rahmat dan hidayah-Nya sehingga kita senantiasa dapat menjalankan kegiatan sehari-hari.

Sehubungan akan di adakanya Rapat Audiensi MPM UHAMKA yang insya Allah akan dilaksanakan pada :

Hari, Tanggal : Sabtu.17 Januari 2009Waktu : 10.00 WIB s/d selesaiTempat : Ruang Sidang B, Kampus A

UHAMKA Agenda : Audiensi MPM dengan DPM

FakultasMaka kami MPM UHAMKA bermaksud meminjam

Ruangan/alat..................... guna menunjang acara tersebut kiranya hal itu dapat terealisasikan.

Demikian surat peminjaman ini kami ajukan semoga dapat dimaklumi, atas perhatian dan Kerjasamanya kami ucapan terimakasih.


Masa bakti 2008-2009Ketua Umum Sekretaris UmumIdhan Alfisyahrin Ismail Doni Hamzah

BERITA ACARA

PENGUKUHAN DAN PENETAPAN AMANDEMEN

AD/ARTKELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS

MUHAMMADIYAH PROF.DR HAMKABerdasarkan ketetapan MPM UHAMKA No…/TAP/MPM/SI. KM UHAMKA/III/2009. maka pada hari ini ,……,……….. atau bertepatan dengan tanggal………….sesuai jadwal yang telah ditetapkan, pada pukul……..s/d……..di kampus Universitas Muhammadiyah Prof. DR HAMKA,Jl limau IIkebayoran baru Jakarta Selatan, telah diadakan sidang Istimewa KM UHAMKA dengan Ageenda Pengesahan AD/ART KM UHAMKA

Sidang Dihadiri Oleh

Anggota MPM antara lain :1........................... 2............................dst

Pengurus lembaga mahasiswa :1........................... 2.........................

KESEPAKATAN

Mengesahkan amandemen AD/ART KM UHAMKADemikianlah berita acara ini kami buat dengan

sesungguhnya untuk diketahui dan digunakan sebagaimana semestinya .mudah mudahan langkah kita mendapat rahmat dan ridho dari allah SWT dan semoga Allah SWT memberikan perlindungan dan pertolongan kepada kita semua. Amin

…………,…………….

PIMPINAN SIDANG

Ketua Sekertaris


SURAT SERAH TERIMA JABATAN(lembaga kemahasiswaaan)

1. yang beridentitas dibawah ini :NAMA :………………………… FAKULTAS :…………………………SMT/PRODI :…………………………NIM :………………………… Sebagai pihak kedua yaitu ketua (lembaga kemahasiswaan lama) periode……….

2. yang beridentitas dibawah ini :

NAMA :…………………………FAKULTAS :…………………………SMT/PRODI :…………………………NIM :………………………… Sebagai pihak pertama yaitu ketua (lembaga kemahasiswaan baru) periode………..

Untuk selanjutnya pihak kedua menyerahkan jabatan ketua (lembaga mahasiswa) kepada pihak pertama secara simbolis berupa…………..demikianlah surat serah terima ini kami sepakati dengan rela dan ikhlas dan apabila terjadi penyimpangan karenanya dapat dituntut dimuka umum.(pembacaan ijab qobul serah terima jabatan)

Pihak pertama (stempel KM) Pihak Kedua

(……………….) (……………..)Saksi 1 saksi 2 saksi 3

(………….) (…………..) ( …………..)……………………………………………………………

Ijab qobul serah terima jabatan Pihak kedua

“dengan ini saya sebagai pihak kedua yaitu ketua (lembaga KM lama dengan periodenya) menyatakan dengan ini menyerahkan jabatan ketua (lembaga kemahasiswaan) secara simbolis berupa………….diberikan secara tunai”

Pihak pertama“dengan ini saya sebagai pihak pertama yaitu ketua( lembaga km yang baru dengan periodenya) menyatakan denagn ini menerima jabatan tersebut secarA simbolis sebagaimana di sebutkan yang diberikan secara tunai.”(SAH)

SUMPAH JABATAN

الرحيم الرحمن الله بسمasyhaduallaillaha illallah waasyhaduanna muhammadar rosululah

Rodhy tubillahi robbawabil islaami diinawabil muhammadin nabiyya wwarosullah

“Demi Allah saya bersumpah/berjanji :bahwa saya akan memenuhi kewajiban saya sebagai

anggota/ketua/wakil ketua (lembaga mahasiswa yang di tuju) dengan sebaik-baiknya dan seadil-adilnya;

bahwa saya akan memegang teguh Al Quran dan as Sunnah serta berpedoman pada cathur dharma perguruan tinggi dan dan AD/ART KM UHAMKA;

bahwa saya akan menegakkan kehidupan demokrasi serta berbakti kepada bangsa, negara, uiversitas dan mahasiswa;

bahwa saya akan memperjuangkan aspirasi mahsiswa dan fakultas yang saya wakili untuk mewujudkan catur dharma perguruan tinggi muhammadiyah demi kepentingan mahasiswa

BIODATA PEMBICARA/MODERATOR

1) Nama :.............................................................2) TTL :.............................................................3) Alamat:.............................................................4) No Hp :.............................................................

Riwayat Pendidikan1................................................................tahun..........................2................................................................tahun.........................3................................................................tahun.........................4................................................................tahun..........................

Riwayat organisasi1................................................................tahun.........................2................................................................tahun.........................3................................................................tahun........................4................................................................tahun........................

Moto hidup:..................................................................................

Tanda tangan

(....................)

REFERENSI1. AD/ART KM UHAMKA

2. Adisaputro G, Asri Marwan. Anggaran Perusahaan (Business

Budgeting) : Prinsip, Mekanisme dan Teknik Penyusunannya.

Yogya karta, 1981

3. Buku Pedoman Administrasi Kesekretariatan KMHDI 2000.

4. Biro Umum Sekretariat Wilayah / Daerah Propinsi Daerah Tingkat

I Jawa Timur. Selayang Pandang Keprotokolan di Jawa Timur

5. Edward S.Lynn, Joan W.Norvelle. Pengantar Akuntansi Dana

6. Sistematika penulisan & Penerimaan LPJ dan LK KM Fakultass

Tekhnik UHAMKA

7. Soeatminah.Perpustakaan Kepustakaan dan Pustakawan ;

Perpustakaan Kepustakaan dan Pustakawan.

8. Soekarno K ,Drs. Dasar-Dasar Manajemen.

9. Taylor H.M, Mears A.G. Rapat, Diskusi, dan Mendirikan

Organisasi

10. Tunggal WA. Akutansi Manajemen. Rineka Cipta. Jakarta. 199

11. Wahyudin Sumpeno. Perpustakaan Masjid.

12. Weston JF, Copeland TE. Manajemen Keuangan edisi 8. Erlangga.

Jakarta 1987

13. Wursanto, Drs. Ig. Kearsipan 1.

14. Wursanto, Drs. Ig. Kearsipan 2.

Pedoman Pokok administrasi KM UHAMKA.doc

Documents

Transcript of Pedoman Pokok administrasi KM UHAMKA.doc