PEDOMAN MUTU INTERNAL UNIVERSITAS BAITURRAHMAH · Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 2 KATA PENGANTAR...
Transcript of PEDOMAN MUTU INTERNAL UNIVERSITAS BAITURRAHMAH · Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 2 KATA PENGANTAR...
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 1
Universitas Baiturrahmah
Jln. Raya By Pass Km 15 Padang Sumatera
Barat Telp (0751) 463069 Fax (0751) 463068
Kode:
Tanggal:
Pedoman Mutu Internal
Revisi:
Halaman :
PEDOMAN MUTU INTERNAL
UNIVERSITAS BAITURRAHMAH
Proses Penanggung Jawab
Nama Jabatan Tanda Tangan
Perumusan
Pemeriksaan
Persetujuan
Penetapan
Pengendalian
©Universitas Baiturrahmah, -All Rights Reserved
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 2
KATA PENGANTAR
Universitas Baiturrahmah merupakan pelopor pendirian pendidikan tinggi di bidang
kesehatan dan satu-satunya pendidikan tinggi yang menyelenggarakan pendidikan sarjana dan
diploma bidang kesehatan secara lengkap di Kopertis Wilayah X yang mencakup Propinsi
Sumatera Barat, Riau, Jambi, dan Kepulauan Riau. Selama lebih kurangdua puluh tahun
perkembangannya, Unbrah telah menyelenggarakan enam program studi, yaitu Program Studi
Pendidikan Dokter Gigi di Fakultas Kedokteran Gigi, Program Studi Pendidikan Dokter di
Fakultas Kedokteran, Program Studi Kesehatan Masyarakat di Fakultas Kesehatan
Masyarakat, Program Studi Manajemen dan Akuntansi di Fakultas Ekonomi, dan dua program
studi D III yang berdiri sendiri, yaitu Program Studi Kebidanan Unbrah menyadari pentingnya
pengendalian mutu dalam mewujudkan visi, mencapai visi serta memenuhi tuntutan
stakeholder. Oleh karena itu, Unbrah membentuk Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu
(P3M) pada tanggal 17 September 2007 sesusai dengan SK Rektor No.
292.a/F/UNBRAH/IX/2007. Tim P3M ini bekerjasama dengan pimpinan dan stakeholder,
menyusun dokumen-dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang berisikan garis
besar pelaksanaan sistem penjaminan mutu serta menjadi dasar dalam menyusun
kebijakan/peraturan setiap unit di Unbrahdan Program Studi Radiografi yang telah meluluskan
ribuan sarjana dan diploma.
Atas dasar pemikiran tersebut Unbrah telah menyusun dokumen Kebijakan Mutu Unbrah.
Buku Kebijakan mutu ini berisi tentang latar belakang, tujuan, strategi, prinsip dan arah untuk
menjamin dan meningkatkan mutu pendidikan di Unbrah dan menjadi dasar bagi seluruh
standar, manual dan formulir mutu yang ada di Unbrah
Padang, 6 Juli 2013
Rektor
Prof.Ir. Firdaus Rivai, M.SC
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 3
PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS BAITURRAHMAH
NOMOR 369/A/Unbrah/VII/2013 TAHUN 2013 TENTANG
PEDOMAN MUTU INTERNAL UNIVERSITAS BAITURRAHMAH
TAHUN 2013 - 2018
REKTOR UNIVERSITAS BAITURRAHMAH
Menimbang:
a. bahwa perkembangan lingkungan Strategis mengharuskan Universitas Baiturrahmah
mengembangkan paradigma mutu internal baru menjadi Kebijakan Mutu Internal yang
mencakup aspek akademik dan nonakademik agar mampu mengantisipasi perubahan
yang sedang terjadi;
b. bahwa berbagai pandangan, dasar berpikir, pembuatan keputusan, dan upaya
pengembangan secara sistematik perlu diperhatikan dalam merevisi arah kebijakan mutu
internal Unbrah;
c. bahwa pengembangan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat
(Tridharma) didasarkan pada telaah kritis dan bukti ilmiah yang terintegrasi;
d. bahwa pengembangan mutu internal di Unbrah tidak lagi sentralistik, maupun otonomi
penuh, namun mencakup keduanya secara proporsional;
e. bahwa dalam upaya untuk mewujudkan tujuan sebagaimana dimaksud pada sub a, b, c
dan d di atas perlu menyusun Kebijakan Mutu Internal Universitas Baiturrahmah Tahun
2013-2018 yang ditetapkan melalui Peraturan Rektor.
Mengingat :
1. Undang-Undang Nomor 18 Tahun 2002 tentang Hak Cipta;
2. Undang-Undang No.18 Tahun 2003 Tentang Penelitian, Pengembangan, dan
Penerapan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi;
3. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;
4. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen;
5. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;
6. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Nasional;
7. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan;
8. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan
Penyelenggaraan Pendidikan;
9. Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan
Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan
Pendidikan;
10. Permen Diknas RI No. 17 Tahun 2010 tentang Pencegahan dan Penanggulangan
Plagiat di Perguruan Tinggi;
Mengingat :
1. Visi, misi, tujuan dan rencana arah pengembangan Universitas Baiturrahmah
2. Rencana Induk Pengembangan (RIP) Universitas Baiturrahmah tahun 2013-2028
3. Rencana Strategis Universitas Baiturrahmah 2013-2018.
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 4
MEMUTUSKAN
Menetapkan:
BAB I. PENDAHULUAN
Sesuai tuntutan untuk menghasilkan produk dan jasa (luaran)yang bermutudi
lingkungan Universitas Baiturrahmah (UNBRAH), diperlukan peningkatan kualitas sumber
daya dan proses pelaksanaan berbagai kegiatan. Oleh sebab itu pengelolaan UNBRAH harus
membangun sistem manajemen yang baik dan teruji serta memiliki jaminan mutu yang dapat
dipertanggungjawabkanuntuk meningkatkan daya saing UNBRAH.
Mutu proses, produk dan jasa di UNBRAH adalah kesesuaian antara penyelenggaraan
semua aktivitas dengan Standar Nasional Pendidikan, maupun dengan Standar Mutu Internal
UNBRAH berdasarkan visi dan kebutuhan dari pemangku kepentingan (stakeholders). Dengan
demikian, UNBRAH dinyatakan bermutu apabila mampu:
a. Menetapkan dan mewujudkan visi melalui pelaksanaan misi
b. Menjabarkan visi ke dalam sejumlah standar
c. Melaksanakan, mengendalikan, dan mengembangkan sejumlah standar tersebut untuk
memenuhi kebutuhan stakeholders.
Penjaminan mutu di UNBRAH meliputi proses penetapan, pelaksanaan, evaluasi,
pengendalian, dan peningkatan standar pendidikan tinggi secara konsisten dan
berkelanjutan.Tujuannya adalah agar stakeholdersinternal dan eksternal perguruan tinggi
(mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan, masyarakat, dunia usaha, asosiasi profesi, dan
pemerintah) memperoleh kepuasan atas kinerja dan luaran UNBRAH.
Kewajiban UNBRAH untuk melaksanakan penjaminan mutu dalam
penyelenggaraan pendidikan tinggi diatur oleh peraturan perundang-undangan yaitu:
a. Undang-Undang No. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
b. Undang-Undang No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.
c. Peraturan Pemerintah No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan
d. Peraturan Pemerintah No. 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan
Pendidikan, pasal 96 ayat (7) bahwa perguruan tinggi melakukan program penjaminan
mutu secara internal, sedangkan penjaminan mutu eksternal dilakukan secara berkala
oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT) atau lembaga mandiri lain
yang diberi kewenangan oleh Menteri.
Kegiatan penjaminan mutu di UNBRAH dilaksanakan dalam sebuah sistem yang
disebut Sistem Penjaminan Mutu Internal UNBRAH (SPMI-UNBRAH.Hasil pelaksanaan
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 5
SPMI oleh UNBRAH digunakan untuk mendukung pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu
Eksternal (SPME) atau akreditasi oleh BAN-PT dan/atau lembaga mandiri lainnya (nasional,
regional dan internasional) yang diakui Pemerintah.Kebijakan nasional untuk menjamin mutu
pendidikan tinggi, khususnya melalui SPMI, bersifat sebagai pedoman bagi perguruan tinggi
untuk dikembangkan sendiri sesuai dengan nilai dasar, visi, dan misi perguruan tinggi tersebut.
Oleh karena itu pelaksanaan SPMI di UNBRAH bersifat internally driven berdasarkan
kebutuhan, kesadaran, dan kesiapan UNBRAH, sehingga diharapkan mampu:
a. Menggalang komitmen untuk menjalankan SPMI.
b. Menetapkan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan, dan meningkatkan Standar
Mutu UNBRAH.
c. Melakukan benchmarking penjaminan mutu di UNBRAH secara berkelanjutan, baik di
dalam maupun ke luar negeri.
Tahap pelaksanaan SPMI terdiri dari:
a. Pembuatan dokumen SPMI yang berisikan Pedoman SPMI,Kebijakan Mutu, Standar
Mutu, Manual Mutu, dan dokumen lain.
b. Pelaksanaan, evaluasi dan pengendalian Standar Mutu.
c. Pengembangan keorganisasian SPMI.
UNBAH telah membentuk unit tersendiri untuk menjaminsiklus penjaminan mutu
internal di lingkungan universitas, fakultas dan jurusan/program studi. Di tingkat universitas,
unit penjaminan mutu internal berada dibawah Lembaga Pengembangan Pendidikan dan
Penjaminan Mutu (P3M). Di tingkat fakultas berada dibawah Badan/Pusat Penjaminan Mutu
(BAPEM/PPM), dan di tingkat jurusan/program studi berada dibawah Gugus Kendali Mutu
(GKM).
Model manajemen kendali yang dipilihadalahModel PDCA (Plan, Do, Check,
Action) seperti pada Gambar 1. Model PDCA dipilih karena memungkinkan terjadinya kaizen
atau peningkatan/perbaikan/pengembangan berkelanjutan (continuous quality improvement)
yang didorong dari dalam (internally driven).
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 6
Gambar 1. Siklus Penjaminan Mutu Unbrah
DO
Sesuai
Sesuai
PENINGKATAN
MUTU
ACTION
BENCHMARK
ORGANISASI, SDM,
DOKUMEN, SARANA& DANA
PENETAPAN
STANDAR PELAKSANAAN
STANDAR
MONITORING
&EVALUASI
CHECK
AUDIT
ASSESSMENT
EVALUASI
PERMINTAAN
KOREKSI
PLAN
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 7
BAB II. SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL UNBRAH
A. Ketentuan Umum
1. Mutu adalah kesesuaian antara penyelenggaraan kegiatan dengan standar dan
harapan stakeholder atau pemenuhan janji yang telah diberikan.
2. Mutu internal Universitas Baiturrahmahadalah tingkat kesesuaian antara
penyelenggaraan kegiatan akademik dan non-akademik dengan standar mutu
Universitas Baiturrahmah.
3. Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Baiturrahmah, selanjutnya
disingkat SPMI-UNBRAH, merupakan kegiatan sistemik untuk meningkatkan
mutu UNBRAH secara berencana dan berkelanjutan.
4. Mutu kegiatan akademik meliputi:
a. Mutu pendidikan, diartikan sebagai pencapaian tujuan pendidikan nasional
dan tujuan UNBRAHyang telah ditetapkan berdasarkan standar mutu
UNBRAH.
b. Mutu penelitian, diartikan sebagai pencapaian hasil penelitian berupa
publikasi ilmiah, perolehan HAKI atau paten.
c. Mutu pengabdian kepada masyarakat, diartikan sebagai pencapaian hasil
kegiatan yang dapat membantu pemecahan masalah pembangunan baik
pada tingkat lokal, nasional maupun isu global.
5. Mutu kegiatan non akademik meliputi:
a. Kesesuaian perumusan identitas dengan standar.
b. Kesesuaian pengelolaan sistem informasi dan komunikasi dengan standar.
c. Kesesuaian pengelolaan asset dan keuangan dengan standar.
d. Kesesuaian Pengelolaan unit kerja dengan standar.
e. Pengelolaan kerjasama dengan standar.
f. Kesesuaian perumusan dan pelaksanaan kode etik dengan standar.
g. Kesesuaian pengelolaan keamanan, ketertiban, kebersihan, kesehatan dan
keindahan lingkungan dengan standar.
6. SPMI-UNBRAHadalah kegiatan sistemik penjaminan mutu UNAND oleh setiap
unit kerja untuk mengendalikan penyelenggaraan kegiatan akademik dan non-
akademik secara berencana dan berkelanjutan.
7. Standar Mutu Internal UNBRAHadalah standar pendidikan tinggi berupa satuan
standar yang dibuat oleh UNBRAHdalam bidang akademik dan non-akademik
yang melampaui Standar Nasional Pendidikan.
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 8
8. Standar Nasional Pendidikanadalah satuan standar yang menunjukkan kriteria
minimal tentang sistem pendidikan di seluruh Indonesia.
B. Ruang Lingkup
1. SPMI-UNBRAH mencakup kegiatan akademik dan non akademik.
2. SPMI-UNAND mencakup semuajenisdanjenjang pendidikan (S1, dan profesi),
semua unit kerjatermasuk Unit Pelayanan Teknis (UPT) di lingkungan UNBRAH.
3. SPMI-UNBRAH mencakup penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan
peningkatan standar mutu internal.
4. SPMI-UNBRA mencakuppendampinganterhadap program studi atau institusi
dalam menghadapi SPME.
C. Mekanisme Pelaksanaan
Pelaksanaan penjaminan mutu internal UNBRAH menggunakan pendekatan PDCA
(Plan = perencanaan/penetapan mutu, Do = pelaksanaan mutu, Check = monitoring dan
evaluasi mutu, dan Action = tindakan koreksi/perbaikan mutu) untuk tercapainya perbaikan
terus menerus (continuous improvement).
C.1. PENETAPAN MUTU
Penetapan mutumerupakan penyusunan dokumen-dokumen mutu dan penetapan standar mutu yang ter
C.1.1. Kebijakan MutuInternal
Kebijakan Mutu Internal adalah dokumen yang menjadi dasar dalam menyusun
standar mutu, manual mutu dan semua formulir mutu di UNBRAH.Kebijakan mutu memuat
prinsip-prinsip dasar yang dianut oleh universitas dalam menyelenggarakan Tri Dharma
Perguruan Tinggi dan mengelola tatanan perangkat keras, perangkat lunak, dan sumberdaya
manusia yang berkualitas sesuai dengan tugas dan kewajiban universitas agar mampu
menciptakan sistem kecerdasan kolektif dalam pembuatan kebijakan, perencanaan,
pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan peningkatan untuk mencapai dan mewujudkan visi
dan misiUNBRAH.
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 9
Sistematika dokumen Kebijakan Mutu Internal adalah:
I. Pendahuluan
II. Ketentuan Umum
III. Kebijaksanaan Akademik
3.1. Kebijaksanaan Pendidikan
3.1.1. Misi dan Tujuan
3.1.2. Program Pendidikan
3.1.3. Sumberdaya
3.1.4. Evaluasi Program
3.1.5. Kelembagaan
3.2. Kebijaksanaan Penelitian
3.2.1. Misi dan Tujuan
3.2.2. Program Penelitian
3.2.3. Sumberdaya
3.2.4. Evaluasi Program
3.2.5. Kelembagaan
3.3. Kebijaksanaan Pengabdian Kepada Masyarakat
3.3.1. Misi dan Tujuan
3.3.2. Program
3.3.3. Sumberdaya
3.3.4. Evaluasi Program
3.3.5. Kelembagaan
IV. Kebijaksanaan non-akademik
4.1. Misi dan Tujuan
4.2. Program
4.3. Sumberdaya
4.4. Evaluasi Program
4.5. Kelembagaan
V. Azas Penyelenggaraan
VI. Hubungan kebijakan mutu internal dengan berbagai dokumen Perguruan Tinggi
lainnya (misalnya Statuta, Renstra)
VII. Penutup
C.1.2. Standar Mutu Internal
Standar Mutu Internal memuat standar pendidikan tinggi di UNBRAH berupa
satuan standar dalam bidang akademik dan non-akademik. Dokumen ini berisikan butir-butir
mutu yang menjadi landasan penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan peningkatan
standar mutu.
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 10
Sistematika dokumen Standar Mutu Internal adalah:
I. PENDAHULUAN
I.1. Tujuan
I.2. Kegunaan Standar Mutu
I.3. Ketentuan Umum
II. STANDAR UMUM
2.1. Identitas
2.2. Kurikulum
II.3. Proses
2.4. Evaluasi
2.5. Suasana Akademik
2.6. Kemahasiswaan
2.7. Kompotensi Lulusan
2.8. Sumber Daya Manusia
2.9. Sarana dan Prasarana
2.10. Sistem Informasi dan Komunikasi
2.11. Pembiayaan
2.12. Pengelolaan
2.13. Penelitian
2.14. Pengabdian kepada Masyarakat
2.15. Kerjasama
2.16. Kode Etik
2.17. Keamanan, Ketertiban, Kebersihan, Kesehatan dan Keindahan
Lingkungan
III. PENUTUP
C.1.3. Manual Mutu Internal
Manual Mutu Internal adalah pedoman dalam penetapan, pelaksanaan, evaluasi,
pengendalian dan peningkatan mutu internal UNBRAH.Dokumen ini digunakan sebagai acuan
bagi pengembangan manual mutu internal tingkat fakultas, penyusunan Spesifikasi Program
Studi (SP), penyusunan Manuall Prosedur (MP) serta penyusunan Instruksi Kerja (IK) pada
tingkat program studi dan satuan kerja lainnya.
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 11
Sistematika Manual Mutu Internal adalah:
I. Tujuan dan maksud
II. Ruang lingkup
2.1. Manual Penetapan Standar
2.2. Manual Pelaksanaan Standar
2.3. Manual Evaluasi Standar
2.4. Manual Pengendalian Standar
2.5. Manual Peningkatan Standar
III. Tugas Dan Wewenang Pelaksana
3.1. Uraian pekerjaan
3.2. Pelaksana dan Penanggung jawab
3.3. Azas pelaksanaan
IV. Rincian Formulir atau Borang yang harus disiapkan dan digunakan sebagai
bagian dari manual mutu internal
V. Rincian Sarana
C.1.4. Formulir Mutu Internal
Formulir Mutu Internal adalah instrumen untuk merekam dan mengendalikan hasil
pelaksanaan standar mutu internal.Formulir ini digunakan sebagai bahan untuk menjamin
kesesuaian antara pelaksanaan standar mutu dengan standar mutu internal yang telah
ditetapkan.
Formulir Mutu Internal meliputi dokumen-dokumen berikut:
1. Spesifikasi Program Studi
Berisikan profil program studi, profil lulusan, kompetensi lulusan/capaian
pembelajaran (hardskills, softskills dan values), struktur dan peta kurikulum,
dan sebaran mata kuliah, metode pembelajaran, sistem penilaian, dan prasyarat
ujian akhir.
2. Buku Panduan
Meliputi Buku Panduan Akademik (Peraturan Akademik, Buku Panduan
Seminar dan Tugas Akhir, Buku Panduan Praktek Lapangan, Buku Panduan
Penelitian Dosen, Buku Panduan Pengabdian Masyarakat, dan lain lain), dan
Buku Panduan Non-Akademik (Buku Panduan Penerimaan Mahasiswa,
Karyawan dan Dosen, Buku Panduan Pengadaan Barang dan Jasa, dan lain
lain)
3. Prosedur Operasi Standar
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 12
Setiap kegiatan harus memiliki Prosedur Operasi Standar (POS), misalnya:
POSPenerimaan Mahasiswa Baru, POS Kenaikan Pangkat, POS Keselamatan
Kerja di Laboratorium atau Bengkel dan lain lain.
4. Instruksi Kerja
Instruksi Kerja berisikan butir-butir perintah kerja dalam menyelesaikan
kegiatan tertentu, misalnya: Instruksi Kerja Kebersihan Ruangan, Instruksi
Kerja Penggunaan Alat Laboratorium
C.2. PELAKSANAAN
Pelaksanaan mutu merupakan implementasi dari perencanaan mutu sesuai dengan
standar mutu UNBRAH.Pelaksanaan mutu dapat diselenggarakan melalui berbagai model
manajemen kendali mutu.UNBRAH menggunakan model PDCA (Plan, Do, Check, Action)
menuju tercapainya pengembangan berkelanjutan (continuous improvement) atau kaizen mutu
pendidikan di UNBRAH.Model PDCA dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2. Manajemen PDCA
Model PDCA menekankan pada pelaksanaan semua kegiatan sesuai standar mutu yang
ditetapkan dalam siklus pelaksanaan-monitoring dan evaluasi-peningkatan (SDCA= standard-
do-check-action), dimana secara berkelanjutan dilakukan peningkatan standar mutu (PDCA).
Kaizen/Continuous improvement
PDC
A
SDCA
SDCA
SDCA
SDCA
PDC
A
PDC
A
PDC
A
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 13
Semua pikiran dan tindakan dari pelaku manajemen mutu berbasis PDCA berlandaskan pada
prinsip-prinsip berikut:
a. Quality first: semua pikiran dan tindakan berorientasi pada mutu.
b. Stakeholder-in: semua pikiran dan tindakan berorientasi pada kepuasan
stakeholders.
c. The next process is our stakeholders: setiap tindakan yang dilakukan selalu
menganggap pengguna sebagai stakeholders yang harus dipuaskan.
d. Speak with data: setiap tindakan atau keputusan yang dibuat berdasarkan
analisis data hasil evaluasi.
e. Upstream management: pengambilan keputusan dilakukan secara partisipatif
bukan otoritatif.
C.3. MONITORING DAN EVALUASI
Evaluasi mutu merupakan kegiatan menilai kesesuaian dan kepatuhan terhadap
standar mutu UNBRAH yang telah ditetapkan. Proses evaluasi mutu tercakup dalam tahap
“check”, dimana terdapat titik-titik kendali mutu (quality check points). Titik-titik kendali mutu
pada setiap satuan kegiatan dalam manajemen kendali mutu harus ditetapkan secara jelas dan
menjadi ruang lingkup audit mutu yang akan dilaksanakan.
Audit mutu adalah penilaian kesesuaian antara pelaksanaan kegiatan dengan standar
mutu UNBRAH. Bila hasil audit adalah positif, berarti telah mencapai standar mutu (S dalam
SDCA) maka pada proses perencanaan selanjutnya (P dalam PDCA) dalam standar mutu harus
ditingkatkan supaya terjadi kaizen mutu internal di UNBRAH. Bila hasil audit adalah negatif,
berarti pelaksanaan tugas belum mencapai standar yang ditetapkan maka harus segera
dilakukan tindakan koreksi (A dalam PDCA) agar standar mutu dapat dicapai.
C.4. TINDAK LANJUT
Temuan-temuan negatif dari monitoring dan evaluasi perlu ditindaklanjuti melalui
tindakan korektif oleh pengelola unit kerja atau program studi, disebut dengan permintaan
tindakan koreksi (PTK).Temuan negatif disebut juga “Ketidak sesuaian” (KTS) terdiri atas
KTS berat dan KTS ringan.KTS berat adalah bila ketidaksesuaian terhadap standar mutu
bersifat prinsipil yang mengganggu pencapaian mutu secara signifikan.KTS berat perlu
ditindak lanjuti melalui perbaikan-perbaikan mayor dalam rentang waktu yang ditetapkan.KTS
ringan atau observasi (OB) adalah bila ketidaksesuaian tidak bersifat prinsipil yang tidak
mengganggu pencapaian mutu secara signifikan. KTS ringan ditindaklanjuti melalui perbaikan
minor dalam rentang waktu yang tidak terlalu lama dari proses audit mutu sebelumnya.
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 14
BAB III. ORGANISASI PENJAMINAN MUTU INTERNAL UNBRAH
Struktur organisasi pejaminan mutu internal Unand terdiri atas 3 tingkat yaitu
tingkat universitas, fakultas dan jurusan/program studi (Gambar 3).
Gambar 3. Struktur Organisasi SPMI Unbrah
Rektor Wakil Rektor 1 Wakil Rektor 2 Wakil Rektor 3
Ketua P3M
Sekretaris P3M
Kabag Tata Usaha
BAPEM
Fakultas/PPS Dekan/PPS
Ka Jur/Prodi GKM Jur/Prodi
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 15
Masing-masing tingkatan diuraikan lebih rinci pada sub bab di bawah ini.
A. Tingkat Universitas
1. Organisasi penjaminan mutu internal di tingkat universitas terdiri atas Senat Universitas,
Pimpinan Universitas dan P3M serta Satuan Pengawas Internal (SPI).
2. Senat Universitas merupakan organ yang menjalankan fungsi pertimbangan dan
pengawasan akademik yang beranggotakan antara lain: rektor, dekan, dan utusan
fakultas.
3. Tugas dan wewenang Senat Universitas antara lain:
a. penetapan kebijakan pengawasan di bidang akademik;
b. pemberian pertimbangan terhadap norma akademik yang diusulkan oleh Rektor;
c. pemberian pertimbangan terhadap kode etik sivitas akademika yang diusulkan
oleh Rektor;
d. pengawasan penerapan norma akademik dan kode etik sivitas akademika dan
untuk pelaksanaannya dibuat komite etik;
e. pemberian pertimbangan terhadap ketentuan akademik yang dirumuskan dan
diusulkan oleh Rektor mengenai hal-hal sebagai berikut:
- kurikulum program studi;
- persyaratan akademik untuk pemberian gelar akademik;
- persyaratan akademik untuk pemberian penghargaan akademik.
f. pengawasan penerapan ketentuan akademik;
g. pengawasan kebijakan dan pelaksanaan penjaminan mutu UNBRAH paling
sedikit mengacu pada standar nasional pendidikan;
h. pengawasan dan evaluasi pencapaian proses pembelajaran, penelitian, dan
pengabdian kepada masyarakat dengan mengacu pada tolok ukur yang ditetapkan
dalam rencana strategis;
i. pemberian pertimbangan dan usul perbaikan proses pembelajaran, penelitian, dan
pengabdian kepada masyarakat kepada Rektor;
j. pengawasan pelaksanaan kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik, dan
otonomi keilmuan;
k. pemberian pertimbangan terhadap pemberian atau pencabutan gelar dan
penghargaan akademik;
l. pengawasan pelaksanaan tata tertib akademik;
m. pengawasan pelaksanaan kebijakan penilaian kinerja dosen;
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 16
n. pemberian rekomendasi penjatuhan sanksi terhadap pelanggaran norma, etika,
dan peraturan akademik oleh sivitas akademika kepada Rektor;
o. pemberian pertimbangan terhadap pembukaan program studi dan fakultas baru;
p. pemberian pertimbangan terhadap usulan kenaikan pangkatdan jabatan ke lektor
kepala dan guru besar.
4. Pimpinan universitas adalah Rektor yang dibantu oleh para Wakil Rektor, Biro,
danKetua Lembaga. Pimpinan universitas bertanggung jawab atas penyelenggaraan
pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Rektor menetapkan
peraturan, kaidah, dan tolok ukur penyelenggaraan kegiatan akademik secara umum.
5. Lembaga adalah unsur pelasana akademik di bawah Rektor yang melaksanakan sebagian
tugas dan fungsi di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
6. Lembaga dipimpin oleh seorang Ketua yang bertanggung jawab kepada Rektor.Ketua
dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh seorang Sekretaris Lembaga.Ketua dan
Sekretaris Lembaga diangkat dan diberhentikan oleh Rektor.
7. Lembaga terdiri atas:
a. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat, yang disingkat dengan
LPPM;
b. Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu yang disingkat dengan P3M; dan
c. Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi, yang disingkat
dengan LPTIK.
8. Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu (P3M) mempunyai tugas melaksanakan,
mengkoordinasikan, memonitor, dan mengevaluasi kegiatan pengembangan pendidikan
dan penjaminan mutu.
9. Lingkup kerja P3M mencakup semua program studi pada strata pendidikan (diploma,
sarjana, spesialis dan magister serta doktor), fakultas/program pascasarjana, unit kerja
lainnya.
10. LPPM menyelenggarakan fungsisebagai berikut:
a. penyusunan rencana, program, dan anggaran Lembaga;
b. pelaksanaan penelitian ilmiah murni dan terapan;
c. pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat;
d. pelaksanaan publikasi hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 17
e. peningkatan relevansi program penelitian dan pengabdian kepadamasyarakat
sesuai dengan kebutuhan masyarakat; dan
f. pelaksanaan urusan administrasi Lembaga.
11. P3M melaksanakan tugas sebagai berikut:
a. Peningkatan mutu proses pembelajaran, yang mencakup:
- Pengembangan metode pembelajaran;
- Menyelenggarakan evaluasi proses pembelajaran secara terintegrasi;
- Pengembangan buku ajar.
b. Pengembangan sistem penjaminan mutu pendidikan yang mencakup:
- Perumusan dokumen mutuinternal (Kebijakan Mutu Internal, Standar Mutu
Internal, Peraturan Akademik, Manual Mutu Internal, Prosedur Mutu, dan
formulir serta Instrumen Audit Mutu Internal);
- Pengintegrasian SPMI dan SPMEpada manajemen perguruan tinggi;
- Sosialisasi SPMI dan SPME ; dan
- Pendampingan dan pelayanan konsultasi BAPEM dan GKM
c. Pelaksanaan penjaminan mutu pendidikan, yang mencakup:
- Pengembangan kurikulum institusi; dan
- Pengembangan program studi unggulan
d. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi penjaminan mutu internal yang disertai
dengan Permintaan Tindakan Koreksi (PTK);
e. Pelaksanaan rekareditasi institusi dan pendampingan akreditasi program studi;
f. Menganalisis dan meninterpretasikan data PDPT;
g. Mengkoordinir sertifikasi dosen dan PTP serdos;
h. Mengevaluasi beban kinerja dosen (BKD) dan tugas khusus profesor;
i. Menyedikan informasi perundang-undangan, permendikbud, peraturan dan
kebijakan rektor, dokumen dan data yang terkait dengan pendidikan dan
penjaminan mutu pada website LP3M; dan
j. Menyusun roadmapP3M per periode kepemimpinan.
12. P3M mengusulkan Koordinator Pengembangan Sistem Pendidikan dan Koordinator
Sistem Penjaminan Mutu yang ditetapkan dengan surat keputusan Rektor.
13. Koordinator Pengembangan Sitem Pendidikan bertanggung jawab atas terlaksananya
pengembangan dan evaluasi mutu pendidikan.
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 18
14. Koordinator Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu bertanggung jawab atas
terlaksananya pengembangan dan evaluasi mutu akademik dan akademik internal, dan
pendampingan akreditasi program studi.
B. Tingkat Fakultas
15. Organisasi jaminan mutu internal di tingkat fakultas/program studi terdiri atas Senat
Fakultas, Dekan/Direktur, Wakil Dekan/Direktur dan BAPEM Fakultas.
16. Senat Fakultas merupakan badan normatif tertinggi di lingkungan fakultas yang
memiliki wewenang untuk menjabarkan kebijakan dan peraturan universitas untuk
fakultas. Senat Fakultas terdiri atas Dekan dan Wakil Dekan, Ketua jurusan/bagian, guru
besar dan dosen wakil jurusan/bagian. Tugas Senat Fakultas adalah:
a. merumuskan rencana dan kebijakan mutu internal fakultas;
b. melakukan penilaian prestasi dan etika akademik, kecakapan, serta integritas
kepribadian dosen di lingkungan fakultas;
c. merumuskan norma dan tolok ukur bagi pelaksanaan penyelenggaraan fakultas,
dan menilai pelaksanaan tugas Pimpinan Fakultas;
d. memberikan pendapat dan saran untuk kelancaran pengelolaan fakultas.
17. Dekan bertanggung jawab atas penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian
kepada masyarakat, serta pembinaan tenaga akademik, tenaga administrasi, dan
mahasiswa. Dekan bertanggung jawab atas terjaminnya mutu internal di fakultas.
18. Dekan selaku penanggung jawab mutu internal fakultas/program pascasarjana
menetapkan ketua, sekretaris dan anggota BAPEM Fakultas.
19. BAPEM Fakultas, bertanggung jawab atas tersusunnya:
a. Standar Mutu Internal Fakultas/Program Pascasarjana,
b. Manual Mutu Internal Fakultas/Program Pascasarjana,
c. Manual Prosedur Fakultas/Program Pascasarjanayang selaras dengan Standar
Mutu Internal, Manual Mutu Internal, dan Manual Prosedur di tingkat universitas.
d. Formulir untuk semua jenis layanan akademik dan non akademik.
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 19
20. BAPEM Fakultas/Program Pascasarjanadibantu oleh sejumlah anggota sesuai dengan
kebutuhan fakultas.
21. BAPEM Fakultas/Program Pascasarjanabertugas untuk:
a. Membuat turunan dari Kebijakan Mutu Internal universitas menjadi Kebijakan
Mutu Internal fakultas/program pascasarjana, dari Standar Mutu Internal
universitas menjadi StandarMutu Internal fakultas, dari Peraturan Akademik
universitas menjadi Peraturan Akademik fakultas, dari Manual Mutu universitas
menjadi Manual Mutu fakultasyang berlaku untuk semua jenjang pendidikan
yang dikelolanya.
b. Membuat Prosedur Mutu yang berlaku di lingkungan fakultas.
c. Membuat formulir layanan administrasi akademik, administrasi dan keuangan,
kemahasiswaan, saranadan prasarana.
d. Sosialisasi sistem penjaminan mutu kepada sivitas akademika dalam lingkungan
fakultas/program pascasarjana.
e. Pelatihan dan konsultasi kepada GKM dan sivitas akademika fakultas tentang
pelaksanaan penjaminan mutu;
f. Membahas dan menindaklanjuti PTK pada program studi dan fakultas/program
pascasarjana.
g. Pendampingan akreditasi program studi S1/profesi
h. Mengkoordinasikan hasil evaluasi proses pembelajaran dengan GKM
Dalam melaksanakan tugasnya BAPEM Fakultas melakukan konsultasi dan koordinasi
dengan LP3M universitas, dan berkoordinasi GKM program studi.
22. Dekan/direktur menerima dan menyetujui laporan audit mutu (termasuk permintaan
tindakan koreksi (PTK) dari P3M melalui BAPEM Fakultas/Program Pascasarjana.
Dekan melakukan koordinasi tindak lanjut atas PTK, membuat keputusan dalam batas
kewenangannya, serta memobilisasi sumberdaya di tahun berikutnya.
23. Setiap tahun Senat Fakultas menerima laporan evaluasi diri serta laporan audit mutu
internal dari dekan. Senat Fakultas akan mempelajari kedua laporan tersebut dan
menentukan kebijakan dan peraturan baru di tingkat fakultas untuk peningkatan mutu
internal.
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 20
C. Tingkat Program Studi
24. Penjaminan mutu tingkat Program Studi dilakukan dibawah koordinasi Ketua atau
Sekretaris Program Studi.
25. Gugus Kendali Mutu (GKM) dibentuk untuk membantu pengelola Program Studi baik
S1 maupun profesi dalam penjaminan mutu di tingkat Program Studi.
26. Ketua Jurusan/Program Studi mengusulkan ketua, sekretaris dan anggota GKM untuk
ditetapkan oleh dekan/direktur.
27. Ketua Program Studi bersama GKM pada tingkat tersebut bertanggung jawab atas
tersusunnya:
a. Menyusun dan menyempurnakan Spesifikasi Program Studi;
b. Profil dan kompetensi/capaian pembelejaran lulusan;
c. Menyusun Manual Prosedur dan Formulir yang relevan dengan program studi;
d. Menganalisis hasil evaluasi proses pembelajaran setiap dosen;
e. Mengevaluasi kesesuaian RPS dengan pelaksanaan perkuliahan;
f. Mengevaluasi tingkat kehadiran dosen dan mahasiswa dalam perkuliahan;
g. Menyusun roadmap program studi yang sesuai dengan Standar Mutu Internal;
Manual Mutu Internal, dan Manual Prosedur Tingkat Fakultas/Program
Pascasarjana.
Ringkasan mengenai tanggung jawab dan wewenang dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal
di tingkat universitas, fakultas/program pascasarajana, danjurusan/program studi diberikan
dalam Tabel 1.
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 21
Tabel 1. Tanggungjawab dan Wewenang Sistem Penjaminan Mutu Tingkat Universitas,
Fakultas/Program Pascasarjana dan Jurusan/Program Studi
Tingkat
Dokumen yang
dihasilkan
Satuan
Kerja
Penanggung
Jawab
Pelaksanaan
SPMI
Penanggung
JawabSistem
AMI
Universitas
Kebijakan Mutu
Internal
Standar Mutu
Internal
Peraturan Akademik
Manual Mutu
Internal
Manual Prosedur
Formulir
P3M
KetuaP3M Koordinator
Program AMI
dan Tim Monev
(diangkat oleh
Rektor atas usul
Ketua P3M)
Fakultas/
Program
Pascasarjana
Kebijakan Mutu
Internal
Standar Mutu
Internal
Peraturan Akademik
Manual Mutu
Internal
Manual Prosedur
Formulir
BAPEM
Ketua
BAPEM
Koordinator
Program AMI
dan Tim Monev
(diangkat oleh
Dekan)
Jurusan/
Program
Studi
Kompetensi
Lulusan
Spesifikasi Program
Studi
Manual Prosedur
Instruksi Kerja
Formulir
GKM
Ketua GKM
Tim Monev
(ditugaskant oleh
Dekan)
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 22
BAB IV. MONITORING, EVALUASI DAN TINDAK LANJUT
A. AUDIT MUTU INTERNAL
Audit Mutu Internal (AMI) dilaksanakan untuk menganalisis kekuatan, kelemahan,
ancaman, dan peluang penyempurnaan mutu akademik dan non akademik. Secara khusus, AMI
bertujuan untuk:
1. Memberi nilai tambah dan memperbaiki kegiatan operasional atau proses akademik
dan non akademik UNBRAH.
2. Mengetahui bahwa pelaksanaan standar mutu akademik/non akademik UNBAH
telah tepat dan efektif, serta terdapat upaya-upaya peningkatan standar mutu
tersebut.
3. Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan mengembangkannya secara profesional
berkelanjutan.
AMI dilakukan secara berkala sesuai persyaratan peraturan atas permintaan klien yaitu
pihak manajemen (Rektor dan Dekan) atau bilaterdapat perubahan yang signifikan dalam
manajemen, kebijakan, dan prosedur. Ketua P3M sebagai Manajer Program (MP) AMI
menindaklanjuti dengan merencanakan, melaksanakan dan menyerahkan laporan AMI kepada
klien. Siklus AMI adalah sebagai berikut:
a. Menetapkan tujuan audit
b. Merencanakan audit tahunan
c. Menetapkan sasaran dan lingkup audit
d. Membentuk tim audit
e. Mengkaji ulang dokumen dan menyiapkan daftar pengecekan (audit sistem)
f. Menyelenggarakan rapat tim audit
g. Menetapkan jadwal audit
h. Melaksanakan audit di tempat obyek audit (audit kepatuhan)
i. Menyusun laporan audit [Temuan (KTS,OB) & PTK]
j. Melakukan kajiulang oleh manajemen
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 23
B. PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI (PTK)
PTK adalah permintaan perbaikan oleh manajemen (Rektor) kepada teraudit (Dekan
atau Ketua Program Studi) atas dasar laporan auditagar teraudit mengidentifikasi penyebab
KTS dan memperbaiki KTS dalam rentang waktu yang disepakati.
C. TINDAK LANJUT DAN PERBAIKAN
MP AMI mempresentasikan hasil AMI didepan pihak manajemen (Rektor, Dekan dan
Ketua Program Studi). Temuan AMI (KTS, OB, PTK) menjadi landasan bagi pihak
manajemen dalam merencanakan dan mengganggarkan kegiatan-kegiatan atau tindakan
perbaikan dan peningkatan mutu pada tahun berikutnya.
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 24
DAFTAR RUJUKAN
1) Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;
2) Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;
3) Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen;
4) Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Nasional;
5) Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan;
6) Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan;
7) Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan
Pendidikan;
8) Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan
Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan
Pendidikan;
9) Keputusan Yayasan Pendidikan Baiturrahmah Nomor.......Statuta Universitas
Baiturrahmah.
10) Rencana Strategis Universitas Baiturrahmah Tahun ...............................
11) Panduan Sistem Penjaminan Mutu Universitas Andalas 2013-2017.
Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 25
TIM PENYUSUN
1. (Pengarah) : Prof. Ir. Firdaus Rivai, M.Sc.
2. (Penanggung Jawab) : dr. Muchlis Hasan, Sp. OG.
3. (Perumus) : Prof. Rusjdi Djamal, Apt.
4. (Perumus) : Drs. Darman, M.Si. Ak.
5. (Perumus) : Drs. Awalludin, M.Si.