SISTEM MyBajethabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1909-my-bajet.pdfperbelanjaan tahunan PERKESO...
Transcript of SISTEM MyBajethabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1909-my-bajet.pdfperbelanjaan tahunan PERKESO...
MOHD NAZRI BIN MARZUKIBahagian Perbendaharaan
MOHD HAIRULNIZAM BIN ABU BAKARBahagian Teknologi Maklumat
SISTEM MyBajetKUMPULAN CHARBROIL
NORWATI BINTI ABDUL HALIMBahagian Perbendaharaan
FARIDAH BINTI OMARBahagian Perbendaharaan
MOHAMAD AZNILLAH BIN AHMADBahagian
Perbendaharaan
KANDUNGAN
1.0 PENGENALAN
2.0 KEDUDUKAN SEBELUM INOVASI
3.0 KEDUDUKAN SELEPAS INOVASI
4.0 FAEDAH-FAEDAH DARI INOVASI
5.0 KESIMPULAN
2
1.0 PENGENALAN
3
PENGENALAN
Dalam kata lain, transformasi yang dibayangkan dalam GTP adalah lengkap dan asasuntuk membentuk entiti yang benar-benar baru. Tetapi untuk mengubah Malaysia, iaharus mengubah apa yang telah dilakukan.
Kerajaan telah mengenalpasti bahawa institusi-institusinya yang di bawah prestasisebahagian besarnya disebabkan status quo, seperti halangan dalam cara Kerajaandiatur dan distrukturkan.
Justeru itu, dalam usaha membawa “ ”, halangan ini perludiatasi, atau dalam erti kata lain, diubah kepada sebuah organisasi yang jauh berbeza.
4
“Transformasi adalah mengenaipenetapan satu tugas besar yang
memerlukan anda”.
perubahan besar
PENGENALAN (SAMBUNGAN)
5
PENGENALAN (SAMBUNGAN)
6
Transformasi – mengubah (rupa, bentuk, sifat dan fungsi), mengalihkan
TRANSFORMASI
melintas dari satu sisi ke sisilainnya (across) ataumelampaui (beyond)
bentuk
TRANS FORM
PENGENALAN (SAMBUNGAN)
Fungsi utama Unit Kawalan & Bajet adalah menguruskansumber kewangan bagi memenuhi keperluan dan kehendakperbelanjaan tahunan PERKESO
Memastikan perancangan dan pengurusan sumber-sumberkewangan dan perbelanjaan PERKESO lebih efisien dan efektif
Semua prosesan kerja yang dilakukan sebelum ini adalahmenggunakan cara kerja manual menggunakan MicrosoftExcel sepenuhnya
7
PENGENALAN (SAMBUNGAN)
Dengan itu, sebagai langkah awal transformasi UnitKawalan & Bajet ke arah proses kerja yang lebihsistematik, Sistem MyBajet telah diperkenalkan
8
2.0 KEDUDUKAN SEBELUM INOVASI
9
SEBELUM INOVASI
10
SEBELUM INOVASI (SAMBUNGAN)
11
SEBELUM INOVASI (SAMBUNGAN)
12
3.0 KEDUDUKAN SELEPAS INOVASI
13
SISTEM MyBajet
Sistem yang berasaskan web
Dibangunkan dengan menggunakan perisian sumber terbukaPHP dan MySQL.
Tidak mempunyai kos bagi membangunkan sistem ini dansekaligus memberikan penjimatan kepada PERKESO.
Dibangunkan menggunakan metodologi Prototaip Evolusi. Membangunkan asasnya yang kukuh di mana prototaipnya
dibangunkan dan ditambahbaik dengan keperluan penggunadari semasa ke semasa.
Memberi tumpuan terhadap sahaja
14
Belanja Mengurus
1. MASUKKAN ALAMAT INI DI BROWSER
http://10.121.0.246/mybajet
15
2. MASUKKAN NO PEKERJA & KATA LALUAN
16
3. MUKA UTAMA
17
LAIN-LAIN KELEBIHAN
18
PERINGATAN TEMPOH PENYEDIAAN/ STATISTIK PENYEDIAAN & PENGESAHAN
19
PEMANTAUAN PENYEDIAAN & PENGESAHAN BAGI SETIAP PEJABAT/BAHAGIAN
20
KONSOL BAJET BAGI SETIAP PEJABAT/BAHAGIAN
21
RINGKASAN MENGIKUT OBJEK SEBAGAI (PDF)
22
CARIAN LAPORAN MENGIKUT OBJEK
23
CARIAN LAPORAN MENGIKUT OBJEK (PDF)
24
LAPORAN KESELURUHAN BAJET
25
4.0 ELEMEN-ELEMENINOVASI
26
ELEMEN INOVATIF DAN KREATIF
Projek baru menggantikan yang lama (manual)
Ciri-ciri yang dibangunkan:i. Sebuah sistem yang mudah diakses kerana ia adalah sistem yang
berasaskan web;
ii. Menggantikan Microsoft Excel kepada sistem yang lebihefektif, efisien dan mesra pengguna
iii. Proses kelulusan dapat dilakukan secara atas talian olehKetua-ketua Bahagian dan Pengarah/Pengurus PN/PP;
27
ELEMEN INOVATIF DAN KREATIF (SAMBUNGAN)
iv. Dapat memantau tarikh akhir input bajet dengan pemberitahuansecara automatik oleh sistem
v. Keseragaman dalam penjanaan laporan-laporan yang berkaitan
vi. Laporan berkaitan dapat dijana dengan lebih mudah dan lebihberinformasi
28
ELEMEN RELEVAN
Menjimatkan kos organisasi tanpa perlu membeliaplikasi berkaitan BAJET dengan pembekal luar yangdianggarkan berharga sekitar RM100 ribu ke RM500ribu.
Kesemua Bahagian dan PN/PP dapat menggunakanaplikasi MyBajet ini dengan mudah, justeru dapatmemberi tumpuan yang lebih terhadap operasiteras PERKESO
29
RELEVAN (SAMBUNGAN)
30
20%
78%
2%
Tahap Kemahiran Penggunaan Sistem
Sangat Mahir Sederhana Mahir Kurang Mahir
ELEMEN RELEVAN (SAMBUNGAN)
31
0%
35%
65%
Kekerapan Gangguan/Masalah Sistem Aplikasi
Setiap Hari Beberapa Kali Sebulan Tidak Pernah
ELEMEN SIGNIFIKAN
Mewujudkan sistem kerja yang lebih mantap danteratur dalam proses mendapatkan dan memasukkan databajet (input), mengemaskini cadangan bajet dan penyatuanbajet
Menjimatkan masa dan kos :i. Tidak memerlukan cetakan buku bajet untuk diedarkan
semasa mesyuarat dan kepada semua Bahagian danPN/PP
ii. Kos penyelenggaraan sistem dapat dijimatkan denganbantuan Bahagian Teknologi Maklumat
32
ELEMEN SIGNIFIKAN (SAMBUNGAN)
Menjimatkan masa dan kos :i. Kos perbelanjaan perjalanan dan penginapan bagi
pemeriksaan bajet dapat dijimatkan
Penjimatan sumber tenaga manusia kerana kebanyakanproses dapat dilaksanakan oleh sistem (no humanintervention)
33
34
ELEMEN SIGNIFIKAN (SAMBUNGAN)
ELEMEN SIGNIFIKAN (SAMBUNGAN)
35
KOS PEMERIKSAAN BAJET MENGIKUT PEJABAT-PEJABAT PERKESO SELURUH MALAYSIA
BIL NEGERI PEJABATKOS PERJALANAN
(RM)
1 SARAWAK KUCHING, MIRI, SARIKEI, KAPIT, SRI AMAN, BINTULU DAN SIBU 2,546.00
SELANGOR PETALING JAYA, KLANG, RAWANG DAN KAJANG
2 PULAU PINANG SEBERANG JAYA DAN PULAU PINANG 1,025.25
KUALA LUMPUR KUALA LUMPUR
3 SABAH KOTA KINABALU, TAWAU, LAHAD DATU, KENINGAU, SANDAKAN DAN LABUAN 2,623.00
NEGERI SEMBILAN SEREMBAN DAN KUALA PILAH
4 PERAK IPOH, TAIPING, TAPAH, TELUK INTAN DAN KUALA KANGSAR 1,511.70
5 MELAKA MELAKA 598.80
6 JOHOR JOHOR BAHRU, KLUANG, MUAR, SEGAMAT DAN BATU PAHAT 1,178.76
7 KEDAH ALOR SETAR, LANGKAWI, KULIM DAN SUNGAI PETANI 3,688.95
PERLIS KANGAR
8 KELANTAN KOTA BHARU DAN KUALA KRAI 1,091.20
9 PAHANG KUANTAN, BENTONG DAN TEMERLOH 766.15
10 TERENGGANU KUALA TERENGGANU, KEMAMAN DAN DUNGUN 1,395.20
JUMLAH 16,425.01
KOS TAKLIMAT MYBAJET MENGIKUT PEJABAT-PEJABAT PERKESO SELURUH MALAYSIA
BIL NEGERI PEJABATKOS
PERJALANAN (RM)
1 SARAWAKKUCHING (KUCHING, SIBU, MIRI, SRI AMAN, BINTULU, KAPIT DAN SARIKEI) 6,056.90
2 SABAHKOTA KINABALU (KOTA KINABALU, TAWAU, LAHAD DATU, KENINGAU, SANDAKAN DAN LABUAN)
3 PERAK IPOH (IPOH, TAIPING, TAPAH, TELUK INTAN DAN KUALA KANGSAR)
4 PULAU PINANGSEBERANG JAYA (SEBERANG JAYA, PULAU PINANG, ALOR SETAR, LANGKAWI, KULIM, SUNGAI PETANI DAN KANGAR)
5 KELANTANKOTA BHARU (KOTA BHARU, KUALA KRAI, KUALA TERENGGANU DAN DUNGUN)
6 PAHANG KUANTAN (KUANTAN, BENTONG, TEMERLOH DAN KEMAMAN)
7 JOHORJOHOR BAHRU (JOHOR BAHRU, KLUANG, MUAR, SEGAMAT DAN BATU PAHAT)
8 SELANGORPETALING JAYA (PETALING JAYA, KLANG, RAWANG, KUALA LUMPUR, SEREMBAN, KUALA PILAH DAN MELAKA)
JUMLAH 6,056.90 Penjimatan = RM 10,368.11
ELEMEN SIGNIFIKAN (SAMBUNGAN)
36
SEBELUM (RM) CATATAN
TUNTUTAN PERJALANAN 16,425.01
PENGGUNAAN KERTAS
CADANGAN BAJET DARI BHG/IPN/PP 73.92 PURATA 60 HELAI X 56
MESYUARAT KETUA BAHAGIAN 132.00 200 HELAI * 30
MESYUARAT JK KEWANGAN 110.00 250 HELAI * 20
MESYUARAT LEMBAGA 165.00 250 HELAI * 30
EDARAN KEPADA BHG/PN/PP 308.00 250 HELAI * 56
POS LAJU 300.00 RM7.50 X 40
17,513.93
SELEPAS (RM) CATATAN
TUNTUTAN PERJALANAN 6,056.90
PENGGUNAAN KERTAS
CADANGAN BAJET DARI BHG/IPN/PP - ON LINE
MESYUARAT KETUA BAHAGIAN - SOFT COPY
MESYUARAT JK KEWANGAN 22.00 50 HELAI * 20 (RINGKASAN BUKU BAJET)
MESYUARAT LEMBAGA 33.00 50 HELAI * 30 (RINGKASAN BUKU BAJET)
EDARAN KEPADA BHG/PN/PP 61.60 50 HELAI * 56 (RINGKASAN BUKU BAJET)
POS LAJU - ON LINE
6,173.50 Penjimatan = RM 11,340.43
ELEMEN SIGNIFIKAN (SAMBUNGAN)
37
0
5
10
15
20
25
30
35
40
Sistem aplikasi
yang disediakan
banyak
memudahkan
urusan.
Sistem aplikasi
yang disediakan
banyak
memberikan
maklumat dan
pengetahuan.
Sistem aplikasi
yang disediakan
dapat menjimatkan
masa, tenaga dan
kos.
Saya sangat
berpuas hati
dengan sistem
aplikasi yang telah
disediakan.
35
26
3632
29
39
2831
1 0 1 2
Pandangan Keseluruhan Pengguna Terhadap Sistem MyBajet
Sangat Setuju Setuju Kurang Setuju
ELEMEN KEBERKESANAN
Dapat memantau input bajet yang dimasukkan kedalam sistem sebelum tarikh akhir
Peringatan tarikh akhir penghantaran bajet juga diberikankepada semua pengguna sistem ini
Meningkatkan produktiviti anggota
38
INOVATIF DAN KREATIF
39
1
31
33
0
36
29
0
5
10
15
20
25
30
35
40
Kurang Memuaskan Memuaskan Sangat Memuaskan
Bila
ngan
Maklum Balas
Kemudahan Sistem Aplikasi
Mesra Pengguna
Keberkesanan Sistem
5.0 KESIMPULAN
40
KESIMPULAN
41
“On Line”
“On Line”
“On Line”
“On Line”
“On Line”
“On Line”
“On Line”
KESIMPULAN (SAMBUNGAN)
Penggunaan Sistem MyBajet ini telah mempermudah danmemperkemaskan pengurusan bajet PERKESO
Tindakan proaktif dapat diambil untuk mengelakkankelewatan penghantaran cadangan bajet dariBahagian dan PN/PP dengan adanya peringatan yangdikeluarkan oleh sistem
Penggunaan MyBajet adalah untuk 1PERKESO dan berpotensiuntuk dikomersilkan di peringkat Kebangsaan
42
KESIMPULAN (SAMBUNGAN)
43
BIL PERKARA SEBELUM INOVASI SELEPAS INOVASI1 PENYEDIAAN CADANGAN BAJET
TAHUNANDILAKUKAN SECARA MANUAL SEPERTI MENGGUNAKAN "TEMPLATE" MICROSOFT EXCEL YANG PELBAGAI
DILAKUKAN DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM MYBAJET YANG LEBIH SERAGAM
2 PENGHANTARAN CADANGAN BAJET TAHUNAN
MELALUI E-MAIL, SERAHAN TANGAN DAN JUGA SECARA POS
SECARA ONLINE
3 PENJANAAN LAPORAN DILAKUKAN SECARA MANUAL SEPERTI MENGGUNAKAN MICROSOFT EXCEL
DILAKUKAN DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM MYBAJET
4 PENGESAHAN KETUA BAHAGIAN/ PN / PP
DITANDATANGANI SECARA MANUAL PADA DOKUMEN CADANGAN BAJET
PENGESAHAN DIBUAT SECARA ONLINE DENGAN SATU KLIK SAHAJA
5 PEMANTAUAN TARIKH AKHIR PENGHANTARAN CADANGAN BAJET
JADUAL PENGHANTARAN DIBUAT SECARA MANUAL MENGGUNAKAN MICROSOFT EXCEL SERTA PEMANTAUAN MELALUI TELEFON DAN EMAIL
TERDAPAT PAPARAN PERINGATAN TARIKH AKHIR DI DALAM SISTEM
6 PENGEDARAN BUKU BAJET PERLU MENCETAK BUKU BAJET YANG TELAH DILULUSKAN OLEH YB MENTERI UNTUK EDARAN KEPADA SEMUA BAHAGIAN / PN / PP
BUKU BAJET TIDAK PERLU DICETAK KERANA BOLEH DI AKSES MELALUI SISTEM MYBAJET
7 PENJIMATAN KOS PERLU MEMBUAT LAWATAN PEMERIKSAAN BAJET KE PEJABAT NEGERI DAN PEJABAT PERKESO YANG MELIBATKAN BEBERAPA ANGGOTA DI CAWANGAN KEWANGAN DENGAN JUMLAH KOS TAHUNAN SECARA PURATA SEBANYAK RM15,000
MELIBATKAN HANYA "ONE TIME COST" UNTUK MENGADAKAN LATIHAN KEPADA SEMUA BAHAGIAN / PN /PP PADA TAHUN PERTAMA SISTEM MYBAJET DIPERKENALKAN
8 PENYELENGGARAAN SISTEM TIADA TIADA (DENGAN BANTUAN BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT)
9 PENINGKATAN PRODUKTIVITI ANGGOTA BANYAK MENGHABISKAN MASA DENGAN MENUMPUKAN PERHATIAN TERHADAP PERKARA-PERKARA YANG REMEH SEPERTI "COLUMN WIDTH", "ROW WIDTH", "PAGE NUMBERING" DAN LAIN-LAIN
ANGGOTA DAPAT MEMBERI TUMPUAN TERHADAP KERJA-KERJA YANG LEBIH BERSIFAT ANALITIKAL SERTA OPERASI TERAS PERKESO
10 POTENSI TIADA BOLEH DITAMBAHBAIK DARI MASA KE SEMASA DAN BERPOTENSI UNTUK DIKOMERSIALKAN KEPADA AGENSI-AGENSI KERAJAAN DAN LAIN-LAIN
SEKIAN, TERIMA KASIH
44