Pasos para realizar una transferencia documental
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TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
PRESENTADO A: YAMILÉ HIDALGOPRESENTADO POR: MARÍA CAMILA
LÓPEZ
PASOS PARA REALIZAR UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
DEFINICIÓN
• Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas.
LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES LO QUE PERMITEN HACER:
• - Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
• - Evitar la producción y
acumulación irracional de documentos.
• Asegurar y facilitar elcontrol efectivo yordenado de ladocumentación. • Solucionar, a nivelfísico y funcional, elproblema de laacumulación dedocumentos en las dependencias e instituciones productoras.
• Concentrar lainformación útil, ya seapara la toma dedecisionesadministrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
• Guardar precaucional odefinitivamente ladocumentación, en lasmejores condiciones de conservación.
ARCHIVO DE GESTION
• Contienen los documentos que se generan en el proceso de gestión administrativa, y que están en constante consulta
• Tosas las transferencias deben ir acompañadas de un inventario en el que se relacionas las series documentales
ARCHIVO CENTRAL
• Al recibirse los documentos en el archivo central se debe constatar que la serie y subserie documental transferidas concuerden con el inventario; los documentos que son transferidos a este archivo no son frecuentemente consultados.
ARCHIVO HISTORICO
• La documentación transferida al archivo histórico es la que pose un valor investigativo, cultural.
REQUISITOS PARA EFECTUAR TRANSFERENCIAS
• Como principal tiene que haber una existencia del comité de archivo en la entidad.
• Tablas de retención documental debidamente avaladas por el comité de archivo en la entidad y contar con la aprobación del consejo del AGN.
REPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACÍON
• LIMPIEZA: Los elementos adecuados para la realización dela limpieza son: overol, gorra, mascarilla y guantes. Equipos: aspiradora, brochas, telas de algodón y bayetilla
ELIMINACIÓN DE MATERIAL METALICO
• Clips, ganchos de cosedora, legajadores. Procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación
Identificación del material
afectado por biodeterioro.
Revisión y foliación: Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno en
adelante.
Unidad de conservación y almacenamiento: la documentación empastada o encuadernada
cuyos paquetes están desprendidos o deteriorados deberá someterse al proceso de
empaste o refuerzo con materiales y procedimientos adecuados. La documentación
que no está encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas.