Paquetes Informáticos Para El Manejo de Proveedurías y Bodegas
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Introducción
Actualmente, en el mundo y ambiente de negocios tan fieramente competitivo, debe existir
una relación e interacción muy fuerte entre los proveedores y sus clientes, esto significa
que, para producir bienes o servicios de calidad según los requerimientos del cliente, y
cumplir a tiempo con los pedidos se debe establecer dicha relación entre éstos.
De igual forma, la empresa debe mantenerse cerca con sus proveedores y sus clientes, lo
cual le favorece a mejorar la eficiencia y efectividad de su andar. Además, las
organizaciones necesitan tener una administración, y más que eso, una planificación y
sistema de control eficiente que permita una muy buena sincronización y planificación en
todo el proceso de organización.
Sin embargo, el desafío es intenso y requiere una fuerte integración en la cadena de valor,
pese a lo antes señalado se han creado sistemas de información de logística, tales como
Enterprise Resource Planning, el cual es una herramienta de estrategia que equipa a la
empresa con las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones
asiladas en un proceso continuo de negocios en miras de ganar una competitividad en el
turbulento ambiente de los negocios.
Es importante mencionar que estos sistemas pueden ser complementados con sistemas más
especializados conocidos como “Best of Breed”, los cuales se implementan en una Rea
específica de la organización para que cumplan una función independiente de las demás
aplicaciones.
En el presente escrito se abordan de manera minuciosa aspectos relevantes de ambos
sistemas, posteriormente se alude a terminologías básicas del sistema de compra e
inmediatamente se hace referencia sobre los sistemas de apoyo como lo son el Sistema de
compras Municipales, CompraRed, Mer-link y los Paquetes Informáticos para el Manejo de
Proveedurías y Bodegas en lo que respecta a instituciones estales y su aplicación, entre
otros.
Sistemas de lnformación de Logística
El éxito de la logística está en sustituir los inventarios por información con el objetivo de
lograr la satisfacción del cliente. La inversión logística debe invertir en tecnología de la
información. Los inventarios es un proceso desequilibrado con un alto costo; la
administración de la información mejora el funcionamiento logístico. Se cree que al
mejorar el contenido y velocidad de la comunicación se reducen tiempos rectores e
incrementa la flexibilidad y sensibilidad de la organización ante demandas.
Actualmente los sistemas de información de logística se dividen en dos tipos: ERP
(Enterprise Resource Planning) y Best of Breed.
Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP)
Sistemas de planeamiento de recursos de la empresa, es una herramienta que equipa a la
empresa con las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones
aisladas en un proceso continuo de negocios, esto quiere decir que se juntan las facetas del
negocio como ingeniería, planificación, manufactura, ventas, recursos, humanos,
marketing, entre otros, con el fin de disminuir los costos de producción, aumentar la
competitividad y automatizar los procesos. De esta manera, por medio del ERP se logra
visibilidad global y control sobre el negocio.
Los sistemas proveen una arquitectura que cumple con los requisitos internos y externos
para soportar todos los procesos integrados a través de la cadena de suministro. Los
sistemas ERP permiten, al tener información veraz y accesible en la organización, mejorar
la atención al cliente, bajar costos, aumentar los volúmenes de ventas, reducir tiempos,
alertar sobre posibles crisis apoyar las decisiones para mejorar la efectividad, monitoreando
el desempeño a través de indicadores, mejorar la comunicación entre áreas de producción y
reducir la duplicidad de la información.
Según el tipo de empresa que vaya a utilizar el ERP, se definen tres modelos de sistemas:
herramienta, aplicación parametrizable y aplicación fija. Para decidir cuál de las anteriores
aplicaciones es la más conveniente para la realidad de la empresa, debe de considerarse
aspectos como la adaptabilidad, el nivel de funcionamiento correcto de la aplicación a lo
largo de todas sus funcionalidades, economicidad, rapidez de implantación, facilidad de
actualización y la capacidad de utilizar el mismo sistema, aunque con las necesarias
adaptaciones, a otros países con diferentes idiomas, legislación y costumbres operativas.
Aplicaciones “Best of Breed”
Trata de seleccionar un software adecuado para la administración de información en una
empresa, este trabajo puede ser manejar un centro de distribución, administrar un programa
de beneficios para los empleados o un plan de mantenimiento de una empresa. Asimismo,
una empresa best of breed hace referencia a aquella que se enfoca en un eslabón de la
cadena de valor, best of breed significa escoger el mejor producto disponible para cada
función de negocio.
Las compañías que están buscando agilidad y efectividad en su negocio, competir más
efectivamente en nuevos mercados ven la solución best of breed como el mejor camino; por
la velocidad de la implementación y la evidencia tangible; es decir se muestran resultados
rápidamente. Algunas de las aplicaciones más usadas en el sistema Best of Breed son:
sistema de administración de almacenes, sistema de stock, sistema de recolección
consolidada, sistema de transporte, sistema de distribución, sistema de administración de
contenedores, sistema de administración financiera, entre otros.
Cada método tiene sus propias ventajas y desventajas potenciales. Los primeros usuarios de
los sistemas mejores de su clase les encantaban poder obtener un sistema sólido para hacer
frente a una necesidad específica. Los defensores promocionan lo fácil que era para poner
en práctica y cuánto más rica en características que estaban en relación con ofertas
integradas de baño. Por otro lado, los usuarios integrados baño disfrutaron de tener todo en
un solo sistema y no tener que integrar dos aplicaciones separadas. Teniendo en cuenta
estos pros y contras, la decisión de implementar un conjunto integrado o un sistema mejor
de su clase, siempre es difícil.
Comparación entre ERP y Best of Breed
Ahora bien, una vez definido los diferentes tipos de paquetes de software diseñados para la
administración de una empresa, ya sea parcial o total, es importante conocer las
características de cada uno con respecto a algunos factores de importancia.
Si lo que se busca es una solución óptima en cada área en la empresa, la mejor de opción es
un “best of breed” pues normalmente proporciona una mayor funcionalidad, satisfaciendo a
más usuarios. Pero en cuestión de ahorro, conveniencia, y eficacia a la hora de compartir
datos, pueden hacer a un sistema integrado muy atractivo. Los sistemas integrados
proporcionan múltiples aplicaciones y una base de común datos y una interfase consistente
para el usuario donde todos los módulos tengan una mirada y percepción familiar.
Los sistemas “Best of Breed”, diseñados para aventajar en una o algunas aplicaciones
específicamente, también puede proponer desafíos, como aumentar la capacitación y el
soporte, interfaces complejas con otros sistemas, doble entrada de los datos, y el
almacenamiento redundante de los datos. Así qué no existe todavía una respuesta final de
cual sistema debe ser mejor, pero si se muestran a continuación algunos factores
determinantes que considerar a la hora de decidir cuál implementar.
Costo
Los ERP pueden tener costos de la autorización menores y no requieren interfaces costosas,
por lo que normalmente son menos costosos. Sin embargo, “Best of Breed”, los rasgos
especializados pueden crear una ventaja competitiva que también puede servir para bajar
costos o aumentar la productividad.
Influencia
Si una empresa es “cliente instalado” de una compañía que vende ERP, su poder de
decisión en la relación puede disminuirse significativamente, y cuando se desee agregar
nuevos módulos, se tendrá menos impacto en la negociación de términos y precio. Y por
otra parte, si decide no agregar los módulos, la perspectiva de reemplazar el sistema entero
es inoperante si lo comparamos con la sustitución de uno o dos aplicaciones independientes
como lo son los “Best of Breed”.
Recursos humanos
En un ambiente donde se trabaja con Best of Breed”, el personal debe entrenarse para usar
y dar soporte a los sistemas múltiples con plataformas de hardware potencialmente
diferentes, sistemas operativos, bases de datos, y lenguajes de programación. La escasez de
personal capacitado quienes puedan integrar y mantener sistemas dispares son una gran
ventaja en el acercamiento integrado.
Soporte
La paradoja en la cual el vendedor del hardware culpa al vendedor del software y viceversa
se agranda al adquirir un desarrollo Best of the Breed”. Si un sistema se cae, más personas
hay que señalar cuando hay múltiples vendedores envueltos. Por el contrario, cuando un
problema en un ERP, es más fácil de tratar con un solo vendedor o compañía, que muchas
compañías diferentes.
Datos Compartidos
Muchos de los llamados sistemas integrados son el resultado de adquirir varias compañías
especializadas en sistemas Best of Breed”. Si el vendedor ofrece plataformas del hardware
diferentes, bases de datos, o sistemas operativos para cada módulo, hay una buena
oportunidad de los sistemas de juntarse a través de las adquisiciones, pero pueden que no
sean fáciles de unir. Con un sistema integrado ERP real desarrollado por una sola
compañía, es más fácil y rápido acceder los datos compartidos de una misma base de datos.
Funcionalidad
Mientras el atractivo más fuerte de los sistemas “Best of Breed” es su rica funcionalidad,
los sistemas integrados ERP están comenzando alcanzar esto con unos sistemas primos
llamados "sistemas de boutique".
Todavía en aquellas áreas dentro de una organización que sean muy dinámicas y
competitivas y que necesiten perfeccionamientos regulares, que mejor que proporcionar un
“Best of Breed”. Esto pues en los sistemas más especializados ERP toma más mucho
tiempo para las compañías re-diseñar una colección entera de aplicaciones.
Una vez explícito lo antes mencionado sobre los sistemas de información de logística a
nivel general en lo que respecta a empresas, se procede a abordar la temática en si sobre los
paquetes informáticos para el manejo de proveedurías y bodegas en instituciones del sector
público, pero en primer instancia abordaremos conceptos básicos, con el propósito de
facilitar la compresión del tema, y posteriormente, explicaremos su aplicación práctica.
¿Qué función tiene el sistema de compras requeridas y por qué es importante este
sistema en una organización?
Es responsable de hacer todas las compras requeridas en el momento debido en la cantidad
y precio debido. La clave de una mercadotecnia eficiente y fructífera no es el proveedor
sino el comprador.
¿Cuáles son sus objetivos de este sistema?
Pagar precios razonablemente bajos por los mejores productos obtenibles
negociando y ejecutando todos los compromisos de la economía.
Mantener los inventarios lo más bajo posible sin perjudicar la producción.
Encontrar fuentes de subministro y satisfactorias y mantener buenas relaciones con
las mismas.
Asegurar la buena actuación del proveedor en lo que se refiere a la rápida entrega de
los materiales y una calidad aceptable.
Localizar nuevos materiales y productos a medida que se vallan requiriendo.
Introducir buenos procedimientos además de controles adecuados y una buena
política de compras.
Implantar programas como análisis de valores y análisis de costo y decidir si deben
comprarse o hacerse los materiales para reducir el costo de las compras.
Conseguir empleados de alto calibre y permitir que cada uno desarrolle su calidad.
Mantener un departamento lo más económico posible sin desmejorar la actuación.
Mantener informada a la alta gerencia de los nuevos materiales que van saliendo
que puedan efectuar la utilidad o el buen funcionamiento de la compañía.
Proceso de los Sistemas de Compras
Requisición de almacén o de cualquier otra área de la empresa.
Catálogo de proveedores.
Petición de precios o varios proveedores.
Recopilación de precios.
Orden de compra.
Recibo de materiales.
Recibir factura y prorratearla.
Dar un contra recibo del proveedor por la factura para su pago posterior.
Entrega de mercancía a tiempo; calidad, cantidad y precio requerido.
Función de los Sistemas de Compras
La función de los sistemas de compras es proveer de lo necesario a las operaciones de la
empresa. En esencia, el sistema de compras cumple con su objetivo, recibiendo
información y asistencia de otras áreas de la operación de la empresa.
Políticas del Sistema de Compras
Políticas son principios para orientar la acción hacia el objetivo.
No tener un solo proveedor.
Antes de comprar se revisara precio, calidad y cantidad de mercancía y tiempo de
entrega.
Cuando se haga un trato con el proveedor se debe asegurar de la seriedad del
mismo.
Se debe buscar proveedores que ofrezcan un buen servicio.
No se debe comprar mercancías de más.
Que nunca haga falta, para evitar decir a un cliente interno o externo que no se
tiene.
Antes de comprar, verificar la cantidad de mercancía que se tiene en la existencia.
Observar y estudiar a la competencia.
Requisición de Almacén
La requisición de almacén nos ayuda o nos es útil para informarnos que la mercancía ha
llegado a su existencia mínima o se han agotado.
Sistemas computacionales utilizados en el área de compras de manera general por
diversas instituciones públicas del país
“Cualquier sistema que vaya a entrar a operar a final de cuentas tendrá que adaptarse al
cambio que se está haciendo. Una vez que se ponga en funcionamiento Mer-link, toda
institución pública deberá integrarse”, recalcó Alicia Avendaño, secretaria de Gobierno
Digital.
Sistema de Contrataciones Municipales
¿Qué es el SCM?
Se trata del Sistema de Contrataciones Municipales (SCM) que fue desarrollado por el
Programa Nacional de Competitividad y Mejora Regulatoria (Pronacomer) y el Instituto de
Fomento y Asesoría Municipal (IFAM). Las municipalidades disponen de un programa
informático para realizar las compras y hacer contrataciones de forma más transparente.
Con este sistema, los municipios configurarán una base de datos y así las compras y
contrataciones que deban realizar estarán disponibles para todas las empresas y proveedores
interesados, pues cualquier persona o compañía puede registrarse en el sistema. De esta
manera, cada vez que un ayuntamiento requiera comprar algún bien o contratar un servicio,
todas las compañías y personas registradas recibirán la información y podrán ofrecer sus
productos.
CompraRED
¿Qué es CompraRED?
Es el sistema electrónico de compras gubernamentales que permite a las Instituciones de la
Administración Pública dar a conocer por medio de Internet, sus demandas de bienes, obras
y servicios, a su vez los proveedores pueden conocer, participar y darle seguimiento desde
el inicio hasta su finiquito a los procedimientos de contratación administrativa. Permitiendo
que puedan ser conocidas en línea por los proveedores potenciales, los ciudadanos y el
propio gobierno.
Beneficios de CompraRed
Transparencia: Mediante el uso de medios electrónicos en las compras del sector público,
se logra que todos los procesos de adquisiciones estén a la vista de todos, es decir, que
todas las etapas, decisiones y resultados de las adquisiciones gubernamentales estén a la
vista permanente de los ciudadanos, de manera que todos los proveedores puedan participar
de las oportunidades de contratación del Estado (Todo a la vista de todos, vigilancia-
rendición de cuentas, competencia, no-corrupción).
Capacidad de protección contra el monopolio: Estimular la competencia, sobre esta base
se pueden incluir medidas y mecanismos de protección contra el monopolio para lograr
objetivos de incremento del empleo y la productividad.
Posibilidad de desarrollo de la economía regional y local, y de las pequeñas y
medianas empresas: Los sistemas electrónicos permiten que las adquisiciones
gubernamentales sean altamente descentralizadas y liberan las restricciones geográficas y
de volumen. Es posible, por tanto, dar pasó a compras locales en pequeña escala que
estimulan el desarrollo de las pequeñas y medianas empresas y fomentan el crecimiento de
las economías regionales y locales.
Inversión pública más equilibrada y equitativa: Los procedimientos electrónicos
facilitan la selección de proveedores para la realización de inversiones públicas en áreas de
menor desarrollo relativo y logran mejor gestión de los contratos respectivos, en beneficio
de la equidad del gasto público.
Eficiencia:
Reducción de los plazos requeridos por los procesos de adquisición, gracias a la
simplificación
Reducción de los precios de los bienes y servicios adquiridos. A través de los
sistemas electrónicos de adquisiciones se logra maximizar la inversión pública
(mayor inversión con el mismo nivel de gasto) y pueden llegar a disminuir la
presión fiscal sobre los ciudadanos (la inversión necesaria con menor nivel de
gasto). Gracias a la estandarización de procedimientos, a las facilidades electrónicas
y a la reducción de costos y plazos, se hace posible una óptima distribución en el
tiempo y en el espacio de los procesos de adquisición.
Por tanto, es posible realizar licitaciones y compras en línea con alta frecuencia, sin
necesidad de prolongar excesivamente los plazos contractuales o crear volúmenes,
también se facilita adelantar procesos de licitación o compra en línea desde
cualquier entidad pública, independientemente de su localización geográfica, de
modo que se estimula la descentralización de la gestión.
Integración: Los sistemas nacionales de compras, facilitan la integración regional, sub-
regional y mundial porque sirven como mecanismos para facilitar la transparencia y
vigilancia de los mercados, mediante los mismos mecanismos antes descritos. Facilitan,
además, la adopción de sistema comunes de clasificación de bienes y servicios, que
permiten la interoperabilidad de los sistemas y la armonización y estandarización
mecanismo de seguimiento al impacto comercial.
Mer-Link
¿Qué es Mer-link?
Mer-link es una plataforma tecnológica para compras públicas, que permitirá a las
proveedurías del Estado realizar las operaciones de compra y venta de productos y servicios
en forma electrónica. Funcionará en forma de un portal de comercio electrónico que opera
como una ventanilla única, accesible por medio de Internet.
La selección del modelo de compras para el estado costarricenses se realizó tras un análisis
de las mejores prácticas de países como Chile, Panamá, Corea, México y Brasil. Este
estudio culminó con la adopción del modelo de compras públicas de Corea del Sur, por ser
líder mundial en compras electrónicas, mediante su sistema de gestión denominado Koneps
(Korea On Line e-Procurement System). El sistema coreano se define como el
“Marketplace” electrónico más grande del mundo.
Este modelo se ha tomado como la mejor práctica a escala mundial. Ha sido la base para el
desarrollo de modelos de compras en varios países y ha recibido premios de organismos
internacionales, como la ONU, la Organization for Economic Co-Operation and
Development (OECD) y del Consejo Asia Pacífico, como la mejor práctica en
contrataciones públicas. La adopción del modelo coreano parte de la firma de un acuerdo
de cooperación entre Costa Rica y la República de Corea del Sur. Por medio de ese
convenio se obtiene la donación del código fuente del sistema de compras públicas.
La adaptación del modelo a Costa Rica se realiza con la participación de catorce entidades
representantes de diversos sectores (municipalidades, banca, universidades, salud, seguros,
servicios y tecnología), el apoyo de la entidad pública de Corea Public Procurement
Services y la Secretaría Técnica de Gobierno Digital. Además se contará con participación
de la empresa Samsung SDS, la cual desarrolló el sistema de compras públicas en Corea.
Modelo de Compras del Estado Costarricense
El actual modelo de compras del Estado costarricense es un modelo fragmentado y presenta
varias deficiencias, dentro las que resalta la existencia de trámites excesivos y poco
integrados, entre los que se pueden citar:
No hay estandarización de documentos y procesos de contratación.
Hay multiplicidad de reglamentos y manuales de procedimientos.
Multiplicidad de plataformas tecnológicas desintegradas.
Duplicación de requisitos y trámites para el registro de los proveedores a través de
las diferentes instituciones.
Los procesos de compra requieren de múltiples aprobaciones y revisiones por
personas y comisiones.
Los códigos de productos y formularios son diferentes en cada entidad, no se
aplican estándares internacionales tales como código de producto, formularios,
carteles, documentos comerciales y trámites como resultado de interpretaciones
antojadizas o por desconocimiento de la normativa.
Falta de simplificación de trámites, debido al exceso de requisitos que se deben para
cada proceso, al no existir interconectividad entre las instituciones del Estado.
Duplicidad en el registro de proveedores
Es por dichas deficiencias que se viene a implementar las compras sistematizadas como lo
es Mer-Link.
Beneficios de Mer-link
Modernización del modelo de compras públicas por medio del uso intensivo de la
tecnología de punta y adopción de las mejores prácticas internacionales.
Mayor transparencia en los procesos de contratación.
Obtención de menores precios de los productos al fomentar la participación de más
empresas, aprovechando las economías de escala Los ahorros para los compradores
se estiman en un 20%
Implementación del modelo cero papel y virtualización de las proveedurías.
Reducción del tiempo del trámite para el Estado y el sector privado.
Aumento de la competitividad de las empresas locales y del Estado.
Incentivación de una cultura de cambio, permitiendo a las instituciones ser más
competitivas
Instituciones Participantes
Mer-link iniciará su implementación con 14 instituciones públicas, que representan el 80%
de las compras del Estado costarricense. Estas instituciones son:
Banco Nacional de Costa Rica (BNCR).
Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS).
Comisión Nacional de Emergencias.
Compañía Nacional de Fuerza y Luz.
Correos de Costa Rica S.A.
Instituto Costarricense de Electricidad.
Instituto Costarricense de Turismo.
Instituto Nacional de Seguros (INS).
Municipalidad de Alajuela.
Municipalidad de Escazú.
Municipalidad de Grecia.
Poder Judicial.
Radiográfica Costarricense S.A.
Universidad de Costa Rica.
Estas entidades públicas, representadas por funcionarios de las áreas de Proveeduría,
Tecnología, Estandarización de catálogos y Legal, se integraron al proyecto y establecen
los requerimientos para la adaptación de la plataforma Mer-link a la necesidad nacional.
Jerarquía del Proyecto
La plataforma Mer-link ha sido un proyecto país, desarrollado por Gobierno Digital, que
forma parte del Plan Nacional de Desarrollo del Gobierno de la República, cuya
coordinación está a cargo de la Comisión Intersectorial de Gobierno Digital. En el año
2008, partir de un convenio suscrito entre el Instituto Costarricense de Electricidad y la
Comisión Intersectorial de Gobierno Digital, el ICE asumió la responsabilidad económica y
tecnológica, de desarrollar este sistema digital de compras de última generación, bajo la
dirección de la Secretaría Técnica de Gobierno Digital.
Proveeduría Municipal de Liberia
Entre las actividades o competencias que se encuentran bajo la responsabilidad de esta
Unidad, se encuentran en las siguientes:
Planear, organizar, programar, coordinar y controlar el funcionamiento de la
proveeduría, mediante compras directas, licitaciones restringidas por registro y
públicas.
Preparar los carteles de licitación, recibir ofertas, analizarlas en función de calidad,
precio, plazo de entrega, prestigio y solvencia de los proveedores, considerando y
justificando cada oferta y presentando el análisis y recomendaciones a los niveles
decisorios.
Creación y actualización del Registro de Proveedores.
Efectuar los trámites de exoneración, importación y desalmacenaje de los materiales
y equipos importados.
Realizar los trámites de inscripción y pólizas respectivas, de los diferentes equipos
propiedad de la municipalidad.
Velar por la administración eficiente de los diferentes materiales y equipos
existentes en bodega.
Registrar controlar y mantener actualizado los registros del mobiliario y equipo
existente en la municipalidad.
Recopilar y analizar las diferentes fuentes de ordenamiento jurídico administrativo
relativas a la materia de contratación administrativa.
Sistemas utilizados por la municipalidad de Liberia para el manejo de su proveeduría
y stock
Los sistemas que utiliza la municipalidad específicamente el departamento de proveeduría
y que apoyan a las funciones anteriormente mencionadas son tres, se detallan a
continuación:
ORD
Este sistema funciona como un banco de datos, en el cual se registran a los proveedores. En
la página web de la municipalidad se encuentra el documento de inscripción de los que
desean ser proveedores de la misma, son mediante estos documentos que se obtiene la
información y posteriormente se registra en este sistema
El SIOC, Sistema de Orden de Compra es un tipo de subsistema dentro del ORD, en el cual
se registran los historiales de compra.
SIM
Sistema de Inventario Municipal, este sistema es el que lleva el registro de mercadería, las
entradas y salidas del mismo y se utiliza a nivel de bodega o como es llamado el plantel.
Recibe y registra todo tipo de mercadería excepto lo que son activos fijos.
SAF
Sistema de Activos Fijos, es en el cual se registra la existencias de todos los activos fijos
que posee la municipalidad, el cual es apoyado por el método de plaqueo que le permite a
esta área codificar cada activo y poder ser localizado así dentro de este sistema, una vez que
se ingresa el código de algún bien fijo este despliega el nombre del artículo, el valor
original, la depreciación por año, en qué departamento se ubica, valor de salvamento y a
cargo de quien esta.
Cabe destacar que estos sistemas han venido a ser de gran apoyo al área de proveeduría y a
la municipalidad en general, puesto que han contribuido al ahorro, reducción de costos,
saludable rotación de inventario, transparencia y agilidad, ya que antes cada departamento
compraba a grandes cantidades sin un registro o control y sin consultas previas de
existencia de material.
El departamento de proveeduría considera que estos sistemas se pueden mejorar
implementando las solicitudes o requerimientos directamente al sistema y evitar así el
trámite en papales.
Sistemas utilizados por la UNA de Liberia para el manejo de su proveeduría y stock
La unidad de trabajo empleado por la Universidad Nacional es el Sistema de Banner, que se
encarga de llevar un registro de las necesidades de todos los departamentos de la Sede,
éstos presenta una clave de acceso o autorización, aunque estos pueden ingresar al sistema,
los mismos no pueden acceder a todas las demás funciones de este, solo a ejercer el
proceso que van a desarrollar.
De acuerdo a dicho sistema, en éste se realizan requisiciones para lo obtención de los
materiales, por lo cual esta se divide en dos las cuales son:
Almacén Consumo
Materiales de bodega.
Materiales de uso cotidiano.
Gomas.
Hojas.
Servicios.
Materiales de catering service.
Cotización.
Resoluciones de inicio se detalla si la
Universidad tiene el presupuesto para
ejercer la compra y posteriormente es
firmado por el director ejecutivo y se
realiza la requisición.
Por lo que si no hay un artículo en bodega se realiza una requisición de consumo, en la cual
se realiza una cotización a la empresa a la que se hará la compra con las debidas
especificaciones del producto o servicio (color, tamaño…), es importante señalar que los
que participan en el proceso son únicamente los proveedores de la Universidad Nacional, es
decir solo los que están registrados en el sistema.
Asimismo, se realiza la requisición, donde
primero se verifica si hay presupuesto para
poder ejecutarlo y se registra a que cuenta,
código del material y programa, que ésta
afecta, de igual forma, en ésta presenta un
catálogo de servicios institucionales.
En caso de alguna duda, la encargada del departamento, en este caso Kenia, está en
contacto con el Asesor Ejecutivo de la Sede Central de la Universidad Nacional, el cual le
evacua dudas, por ejemplo: Si algún producto presenta algún daño o algún procedimiento
que se necesite ejercer.
Código de material y
Programas
Cuentas
Requicisión
Conclusión
Al finiquitar este escrito se puede destacar que la escogencia entre un sistema integrado
ERP o “Best of Breed”, puede depender mucho del tamaño de la organización, cultura y
estilo de administración. Si las sub-áreas dentro de la organización son grandes o
complejas, puede que mejor requieran la funcionalidad avanzada que sólo un “Best of
Breed” puede proporcionar.
Por otra parte, es importante tomar en cuenta que si la toma de decisiones en la empresa
está altamente centralizada, ya que el fácil acceso a los datos compartidos tomará
probablemente prioridad. Por su parte, aquellos sistemas especializados que no
proporcionen la funcionalidad crítica se sacrificarán por el mejor compartimiento de datos y
las eficiencias de los sistemas integrados.
En síntesis, los paquetes informáticos vienen a facilitar dentro de las organizaciones el
manejo de proveedurías y bodegas aportando a éstas reducción de costos, orden y control,
de igual forma éstos ayudan a agilizar los procesos administrativos y productivos.
Bibliografía
Juan Pablo Ulloa. Departamento de Proveeduría, Municipalidad. Liberia. Entrevistado por
Grupo de Investigación.
http://elclienteprimero.obolog.com/sistema-compras-1174587
http://proyectos8.bligoo.com.mx/manual-de-procedimiento-de-compras#.UYpu-cVB-zs
http://wvw.elfinancierocr.com/ef_archivo/2009/diciembre/06/tecnologia2173828.html
http://wvw.nacion.com/ln_ee/2009/noviembre/24/pais2171564.html
www.competitividad.go.cr.
http://www.competitividad.go.cr/Contrataciones/interno/Index1.aspx
https://www.hacienda.go.cr/scripts/criiiext.dll?UTILREQ=COMPRARED
http://www.mer-link.cr/
http://www.muniliberia.go.cr/muniliberia/unidades/hacienda-municipal-/administracion-de-
egresos/unidad-de-proveeduria.html