Utilización de un sistema experto para la selección y evolución del personal en una organización

Ariel Amanteaaamantea@gmail.com

Facultad de Ingeniería, Universidad de Buenos Aires

Ershad Assefieassefi@gmail.com

Facultad de Ingeniería, Universidad de Buenos Aires

Gustavo Narcisitavojavi@gmail.com

Facultad de Ingeniería, Universidad de Buenos Aires

Resumen

En la actualidad resulta indispensable para una organización poder contar con un proceso de selección de personal, que le permita a la misma evaluar las aptitudes de cada individuo, poder tomar una decisión adecuada sobre el mismo en relación con las actividades que desempeñará dentro de la organización. Un sistema experto es capaz de computarizar el conocimiento de un experto en un sistema integral que puede ser utilizado por cualquiera que no conozca el dominio completo del problema, ni lo maneje como lo hace el experto.En el presente trabajo se evalúa la importancia del proceso de selección de personal en las organizaciones y los beneficios que otorgaría a las mismas la utilización de un sistema experto para la realización de este proceso. Se desarrolla la propuesta de una solución de este tipo, dejando evidencia las facilidades y beneficios que la misma traería a la organización que la implemente.

1. Introducción

En la actualidad, dada la diversidad de funciones y alternativas en el campo laboral, el proceso de selección de personal se ha vuelto cada vez más complejo y variable. El éxito de una organización depende en gran medida de la calidad de sus recursos humanos en pos de alcanzar un desarrollo reglado por la eficacia y la eficiencia.Así es como resulta primordial poder contar con un robusto proceso de selección de personal, para, a la hora de evaluar las aptitudes de cada individuo, poder tomar una decisión adecuada sobre el mismo en relación con las actividades que desempeñará dentro de la organización.

Al ser el proceso de selección de una complejidad elevada, y al sumar a esto el hecho de la necesidad de poder contar con la información obtenida durante dicho proceso a lo largo de toda la carrera del individuo dentro de la empresa para poder realizar tanto evaluaciones de desempeño, como planes de desarrollo y otras cuestiones, es necesario poder contar con una importante base de conocimientos que de soporte tanto a la toma de decisiones sobre el personal, como también al desarrollo del mismo una vez que éste forme parte de la compañía.

Un sistema experto es capaz de computarizar el conocimiento de un experto en un sistema integral que puede ser utilizado por cualquiera que no conozca el dominio completo del problema, ni lo maneje como lo hace el experto.Entre los beneficios de un sistema experto, se cuentan: la garantía de la coherencia de los resultados, el aumento de la productividad, la preservación y el desarrollo de los conocimientos, el desarrollo del personal, etc.Como limitaciones encontramos: costos de desarrollo, ámbito de aplicación de los conocimientos reducido, dificultad del usuario para aceptarlo, dificultades para la representación de los resultados, etc.

No es difícil entonces, imaginar un sistema experto que encapsule el conocimiento de un experto en recursos humanos, y que el mismo sea aplicable a la problemática que se plantea aquí.

En el presente trabajo, se intentará plantear una solución al problema de selección y administración de recursos humanos, mediante la implementación de un sistema experto que provea fácil acceso al conocimiento y brinde importante información de soporte para la toma de decisiones y la evolución personal de los empleados de la compañía.

2. Estado de la cuestión

Actualmente existen numerosas investigaciones sobre la cuestión, evaluando casos particulares de implementación de un sistema informático para la selección de recursos humanos [Rodríguez Gonzales, 2008], analizando resultados obtenidos luego de la implantación de un sistema del estilo [Fábregas, 2008], e incluso existen algunos productos comerciales que implementan una solución de este tipo para el problema citado [Weddle Performance Group, 2008].Sin embargo, en los últimos 10 años, ha sido poco lo que han evolucionado las investigaciones y los avances en el campo de los sistemas expertos aplicados a procesos de recursos humanos como la selección de personal.En la década del 90, distintos trabajos analizaban la posibilidad de la implementación de un sistema experto como fuente para reemplazar la experiencia de un profesional de recursos humanos a la hora de realizar un proceso de selección [Doney,Briggs 1998] [Pascual, et. Al., 1999]. Dichas investigaciones llevaron a plantear el uso de un sistema experto como la solución ideal para informatizar un proceso de selección de personal.Sin embargo, a medida que los años fueron pasando, poca innovación al respecto pudo verse en nuevas investigaciones. Tal es el caso de un trabajo en el cual presentan 2 sistemas expertos para resolver la cuestión, siendo uno de ellos, parte de una investigación iniciada en 1969 [Mockler, Dologite, 1992].

Con el correr de la década del 90, fue acrecentándose el interés por la utilización de sistemas expertos en este campo, e incluso expandiéndolo hacia otras vertientes, como por ejemplo el uso militar, dentro del proceso de selección de los postulantes al ejército por parte de un jurado [Storey, 1996].Los últimos diez años no han sido demasiado fructíferos en cuanto a avances tecnológicos respecto a la cuestión que nos interesa. Han aparecido soluciones en las cuales el proceso de adecuación de un empleado con un determinado trabajo se realiza a través de una competencia basada en el modelo difuso [Golec,Kahya, 2007], y trabajos que comparan diferentes técnicas para lograr informatizar el proceso en cuestión [Scarborough, et. Al., 2006], sin embargo, creemos que aún queda un largo camino por recorrer en el campo de aplicación de los sistemas expertos dentro de la administración de recursos humanos.

3. Problema

La selección del personal de una organización, es un proceso por demás complejo. Uno de sus principales objetivos reside en proporcionar a las organizaciones, personas capaces de alcanzar sus metas (tanto individuales como aquellas correspondientes a la organización), de forma tal que puedan contribuir al éxito y desarrollo de la compañía.

Existe entonces una clara necesidad de perfeccionar el proceso mencionado, haciéndolo no solo más eficiente, sino también consistente en el tiempo, de manera tal que la información recolectada durante la ejecución del proceso, se mantenga actual durante el tiempo en el cual el empleado seleccionado permanezca dentro de la organización.

Por un lado, se necesita mejorar la gestión del proceso para lograr encontrar personas que se adapten a la cultura de la organización, sus exigencias y valores, o que de alguna forma puedan formarse para lograr alcanzar el grado de adecuación necesario, mejorando de esta forma también, el desarrollo profesional de la persona.

Por otra parte, luego de que las personas son seleccionadas, y pasan a formar parte del plantel de la organización, resulta necesario contar con un respaldo de información útil al momento en que se debe decidir cómo encarar la evolución del individuo dentro de la compañía, en base a sus logros y su desempeño dentro de la misma.

Si bien en la actualidad existen sistemas que informatizan el proceso de selección de personal utilizando sistemas expertos [Weddle Performance Group, 2008], los mismos carecen de funcionalidades para brindar soporte a la evolución del personal dentro de la organización, una vez que forman parte de ella. Tanto la información recolectada durante el proceso de selección, como aquella que se obtiene durante por ejemplo, una evaluación de desempeño del empleado, deben formar parte de la base de conocimientos para poder optimizar la toma de decisiones en cuanto a cómo conseguir la evolución y el desarrollo del empleado dentro de la organización. Por tal motivo, es necesaria una integración de ambas prácticas, y es aquí donde los sistemas expertos juegan un papel clave.

4. Solución propuesta

En base al problema planteado, se propone entonces la construcción de un sistema experto que abarque no solo las tareas típicas que realiza un consultor de recursos humanos en el momento de efectuar la selección del personal para una organización, sino llevar el concepto de la selección un paso más allá, brindando características especializadas en la evaluación de los recursos a través de diversos métodos acordes a los puestos involucrados en el proceso, la determinación de habilidades especificas necesarias para el correcto desenvolvimiento del empleado en sus tareas diarias, el control de la evolución del personal dentro de la organización con el adecuado soporte para la toma de decisiones a nivel gerencial, y el apoyo humanístico necesario para resolver los conflictos del personal, durante y luego de la selección.

La solución se basa en las distintas etapas mencionadas anteriormente.La primera fase abarca el proceso de selección propiamente dicho, que incluye el primer contacto con el postulante, a través del cual el sistema experto infiere el perfil laboral del mismo a través de una serie de cuestionamientos que finalizan con un diagnóstico del perfil del postulante y un informe sobre su aptitud para cubrir determinado puesto.

En la siguiente fase, corresponderá al sistema experto realizar exámenes más exhaustivos referidos al campo laboral para el cual se ha pre-seleccionado al postulante.Esto quiere decir que el sistema experto evaluará en base a una serie de reglas pre-definidas para tal fin, la aptitud del postulante para desenvolverse en ciertas tareas que son necesarias para el puesto al cual se postula.Al finalizar esta etapa, el sistema experto emite una conclusión sobre la aptitud del postulante, para lo cual se indica si pasa a la siguiente etapa o no.

El sistema experto podrá cubrir la cantidad de pruebas que considere necesaria para el puesto, en base a reglas predefinidas en su base de conocimientos.Para esto deberá contar con las correspondientes reglas asociadas a la ejecución de estas pruebas y el diagnostico de sus resultados.

Las pruebas podrán abarcar desde temas relacionados estrechamente con las tareas que el postulante realizará en su ámbito laboral, hasta evaluaciones de idioma o culturales.

Finalizada la etapa de evaluación, el sistema experto estará en condiciones de emitir un veredicto acerca de la aptitud del postulante para el puesto indicado, incluyendo un informe detallado con distintas recomendaciones, observaciones y un puntaje global que permitirá efectuar comparaciones con otros postulantes.

Estas etapas mencionadas abarcan lo que hemos denominado la “etapa de pre-selección y adjudicación del puesto laboral”.

Una vez finalizada esta primera etapa global, el sistema experto proveerá una serie de funcionalidades relacionadas directa o indirectamente con la selección de personal.

En principio, el sistema experto proveerá evaluaciones de desempeño para el personal.

Esto permitirá desarrollar mejor a los recursos disponibles, así como también detectar disconformidades, prevenir futuros problemas, adecuar el salario del personal, etc.Para esto el sistema experto hará uso nuevamente de una serie de preguntas que se harán directamente a los responsables del personal a evaluar, quienes informarán el desempeño del mismo, problemas detectados, habilidades adquiridas, mejoras de rendimiento, etc.Luego de la serie de preguntas, el sistema experto podrá inferir un diagnóstico de desempeño basado en el análisis de las características observadas, y emitirá un informe con la conclusión para que sea posible tomar decisiones sobre el mismo a nivel gerencial.

5. Conclusión

En la solución propuesta pretendimos hacer fuerte foco sobre el proceso de selección, incluyendo no solo una evaluación superficial del empleado a la hora de decidir si es apto para un puesto o no, sino que también se ha hecho énfasis en que el sistema experto abarque un espectro de evaluaciones específicas del campo de aplicación del puesto laboral, y que permitirán lograr una mejora sustancial en los resultados del proceso de selección de personal.

Por otra parte, se ha incluido la posibilidad de realizar evaluaciones de desempeño del personal, ya que si bien no forma parte directa del proceso de selección, sigue una línea que está estrechamente relacionada con el mismo, y que permitirá a la organización tener un mayor control del personal de planta, para poder llevar un seguimiento de la evolución del mismo, a un costo bajo y que no requiere un uso intensivo de otros recursos.

6. Futuras líneas

Creemos que el uso de sistemas expertos durante y luego de la realización del proceso de selección de personal, es un campo con mucho potencial para explorar y explotar.

Soluciones que incluyan pruebas psicológicas o evaluaciones del coeficiente intelectual de los postulantes quedaron fuera de la solución propuesta, pero no consideramos algo descabellado el hecho de incluirlas a futuro.Una solución que incluya estas características, sin duda encarecería notablemente el desarrollo del sistema experto, pero contribuiría a la entrega de un producto más completo, que abarcaría casi completamente el espectro de actividades relacionadas con el proceso de selección de personal.

Otra cuestión que podría resultar de sumo interés, y que sería un gran aporte para un sistema experto de este tipo, está comprendida por el uso de heurísticas para la detección de patrones negativos en el comportamiento de un individuo.Esto permitiría al sistema experto detectar la presencia de características indeseables en los postulantes, y prevenir posibles problemas futuros en el desempeño laboral de los mismos.

7. Referencias

Fábregas, Ignacio. “La selección de personal a través de un sistema experto informático de evaluación: La experiencia de Iberpacking/Seri-Envas”. Seri-Envas S.A. 2008

Rodríguez Gonzáles, Roberto. “Diseño de un sistema de selección de recursos humanos por competencias para el puesto de cajero carpetero-b en instalaciones hoteleras”. Universidad Central «Marta Abreu de Las Villas»Santa Clara, Cuba. 2008

Doney, Lloyd D.; Briggs, Steven. “Can HR expertise be computerized?” Crain Communications, Inc. 1998

Mockler, R.J.; Dologite, D.G. “Expert systems for human resource management: development and implementation”. System Sciences. 1992

Greenlaw, Paul S.; Valonis, William R. “Applications of expert systems in human resource management”. Human Resource Planning, Vol. 17, 1994

Scarborough, David J. ; Chambless, Bjorn; Becker, Richard W.; Check, Thomas F. “Electronic employee selection systems and methods”. Unicru, Inc. 2006

Golec, Adem; Kahya, Esra. “A fuzzy model for competency-based employee evaluation and selection”. Computers and Industrial Engineering archiveVolume 52 ,  Issue 1  (February 2007).

Storey, Rebecca S. “Use of an expert system in the board selection process”. United States Army. 1996

Pascual , María Teresa; Pérez, Flor; Castillo, Paloma; Rodríguez, José Luis. “La aplicación de un sistema experto a la entrevista de selección de personal”. Psicología, trabajo, organización y nuevas formas de empleo : 1er Congreso Iberoamericano y 3º Nacional de Psicología del Trabajo y de las Organizaciones : Madrid, 23-26 marzo 1999

Weddle Performance Group. “E-NET Hire – Attitudinal Assessment”. Weddle Performance Group, 2008.