panduan organisasi.docx

8/16/2019 panduan organisasi.docx

1/38

[DOK. KOMKEP KAP/PASTORAL MAHASISWA P. ALEXANDER MARDALIS,PR ]

BAB I

ORGANISASI DAN KEPEMIMPINAN

I.PERBEDAAN VISI DAN MISI !

Banyak yang mengikuti organisasi baik seperti OSIS, OMK, KMK, Pramuka maupun PMR. Namunapakah semua yang terlibat organisasi tersebut mengerti apa itu bedanya visi dan misi yang selalu di

ungkapkan saat tampil dalam organisasi tersebut, ini pengertian sederhana tentang perbedaan visi dan

misi.isi ! adalah tu"uan#target yang akan anda $apai atau inginkan dalam organisasi. %&'(')N*

Misi ! adalah $ara dan program dalam men$apai tu"uan anda dalam organisasi. %S)R)N) M+N)P)I

&'(')N*.

II. PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI

Berkaitan dengan pembentukan atau penyusunan suatu organisasi, maka perlu diperhatikan beberapa

prinsip-prinsip atau asas organisasi. iantaranya adalah!Perumusan &u"uan yang (elas. &u"uan dan arah merupakan hal yang sangat penting dalam pembentukan

suatu organisasi. Karena dari tu"uan ini akan terlihat hasil yang akan di$apai baik itu se$ara /isik maupun

non /isik.

0. Pembagian ker"a. alam pembentukan suatu organisasi harus terlihat dengan "elas akan pembagianker"a dari masing-masing unit %sub* organisasi, hal ini supaya tidak ter"adinya tumpang tindih

aktivitas dan dapat menghambat ter$apainya suatu tu"uan.

1. elegasi kekuasaan. engan adanya pembagian ker"a tersebut yang "elas maka akan telihat pulagaris komando dan delegasi kekuasaan %2e2enang* dari masing-masing unit ker"a.

3. Rentang kekuasaan. Rentang kekuasaan merupakan pen"abaran dari pendelegasian suatu kekuasaan.

Parameter dan tolok ukur pun harus men"adi bagian dari rentang kekuasaan, sehingga tidak timbuldiktatoris kekuasaan atau kese2enangan kekuasaan tersebut.

4. &ingkat penga2asan. Penggambaran tingkat penga2asan yang timbul antar atasan dengan sub %unit*

ba2ahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut. Sehingga batasan apa yang

men"adi hak dan ke2a"iban baik itu atasan maupun ba2ahan akan ter$ipta.5. Kesatuan perintah dan tanggung "a2ab. engan tergambarnya struktur organisasi yang "elas maka

kesatuan perintah atau komando akan terlihat pula. Begitu "uga dengan tanggung "a2ab dari orang

yang memberikan delegasi %perintah* akan nampak.6. Koordinasi. Ini pun harus terlihat dengan "elas dalam penyusunan suatu organisasi. Koordinasi dari

masing-masing divisi atau unit ker"a akan ter$ipta. engan demikian tu"uan suatu organisasi ini akan

semakin $epat ter$apai.

III. SYARAT BERORGANISASI

0. Per$aya diri

1. Ra"in

3. Bertanggung "a2ab

4. Ker"a sama5. Mudah bergaul

6. apat menerima pendapat

7. &idak egois8. Saling menghargai

9. &enang dalam mengambil keputusan

0:. Kreativ00. ekatan

01. Mempunyai prinsip#pemndirian

03. isiplin

Se$ara umum ini syarat utama yang harus anda $apai "ika ingin sukses berorganisasi, dari semuanya Ker"asama itu adalah yang utama dalam organisasi, "ika tidak maka han$urlah organisasi itu ; SEMANGAT !

1


2/38


IV. CARA AGAR DALAM SUATU ORGANISASI ADA KERJA SAMA

Ker"a sama adalah hal yang paling utama dalam suatu organisasi#komunitas dalam men"alankan suatu

program ker"a, tanpa ker"a sama peker"aan akan semakin lama, $epat bila di ker"akan bersama, ini sedikit$ara agar di organisasi ada ker"a sama !

For leader0. (adilah pemimpin yang asik.1. (elaskan apa sa"a yang harus di ker"akan dan mengapa harus di ker"akan.

3. obalah mengerti apakah anggota anda sedang ingin beker"a atau tidak %tanyakan padanya*.

4. Berikan $ontoh kepada anggota mu.5. '$apkan trimakasih atas bantuan anggotamu.

V.STRUKTUR ORGANISASI

Kepemimpinan tidak akan e/ekti/ tanpa berorganisasi

. Pe"er#$a Or"a$%a%$Sebagai mahluk sosial, kita hidup dalam hubungan dengan pihak lain baik se$ara individu maupun

kelembagaan atau organisasi. Sadar atau tidak sadar hampir seluruh hidup kita dipengaruhi oleh

organisasi. Sebagian dari 2aktu kitapun "uga kita habiskan dalam kehidupan berorganisasi seperti

keluarga, sekolah, tempat tinggal, tempat ker"a, gere"a, omk, kmk dll. Mun$ul dan terbentuknya sebuah

organisasi karena berbagai alasan. Se$ara umum sering dikatakan orang mendirikan sebuah organisasi

karena beranggapan bah2a dalam organisasi dapat me2u"udkan sesuatu se$ara lebih e/ekti/ dibandingkan

bila dilakukan se$ara perorangan. &itik dasarnya adalah bah2a tu"uan itu akan dapat di2u"udkan bila

dilakukan dalam sebuah kelompok dibanding se$ara individu. engan demikian, $iri utama sebuah

oragnisasi adalah perilaku yang mengarah kepada tujuan.

Berbi$ara mengenai organisasi berarti mempela"ari perilaku dan tu"uan organisasi itu sendirisebagaimana diungkapkan beberapa ahli pengembangan organisasi antara lain sebagai berikut!

a* Organisasi adalah sekelompok orang yang beker"a sama se$ara berstruktur dan memiliki koordinasi

tertentu guna men$apai serangkaian tu"uan tertentu melalui ker"a sama.

b* Kesatuan yang memungkinkan masyarakat men$apai suatu tu"uan yang tidak dapat di$apai individu

se$ara perorangan.

Se$ara etimologis, kata atinnya

"organum" yang berarti alat, bagian atau anggota badan. Organisasi adalah 2adah 2adah atau tempat

berkumpulnya individu-individu yang memiliki tu"uan yang ditetapkan bersama. ?adah atau tempat ini

bukan dalam artian ruangan, kantor atau se"enisnya, melainkan bentuk yang sering disebut dengan

perserikatan dan perkumpulan. Sesuai dengan si/atnya, kata organisasi berkaitan dengan


3/38


4/38


VI. KEPEMIMPINAN DALAM ORGANISASI

. PEMIMPIN

alam bahasa Inggris pemimpin disebut leader. )kar katanya to lead. alam kata itu terkandung beberapaarti yang erat hubungannya dengan ! bergerak lebih a2al, ber"alan di depan, mengambil langkah pertama,

berbuat paling dulu, memelopori, mengarahkan pikiran - pendapat - tindakan orang lain, membimbing,menuntun, menggerakkan orang lain melalui pengarahannya. (adi seorang pemimpin adalah orang yang bergerak lebih a2al daripada yang lain , ber"alan di depan yang lain, mengambil langkah pertama, berbuat

paling dulu, memelopori, membimbing , dan lain-lain.

&. KEPEMIMPINAN

Kalau pemimpin adalah orang # pribadi yang @serbaA lebih dulu dibandingkan dengan orang lain maka

kepemimpinan adalah kegiatan untuk mempengaruhi perilaku orang lain agar dapat beker"asama menu"u

suatu tu"uan tertentu yang mereka inginkan bersama. engan demikian unsur-unsur dalam kepemimpinanadalah !

a* tindakan yang mempengaruhi % pemimpin *,

b* orang dipengaruhi % anggota kelompok *$* tu"uan tertentu yang ingin di$apai bersama .

Karena tu"uan, "enis, kegiatan dan keadaan tiap organisasi tidak selalu sama, maka pola kepemimpinan

yang digunakan pun berlainan. Begitu "uga ada kalanya si/at kepemimpinan yang dituntut "uga berbeda. Namun se$ara umum seorang pemimpin harus mempunyai kelebihan-kelebihan dibanding mereka yang

dipimpin antara lain !

a* Kelebihan dalam penggunaan pikiran dan ratio#akal

b* kelebihan dalam rohaniah$* Kelebihan dalam badaniah .

)da lima /ungsi kepemimpinan yang bersi/at hakiki yang perlu diketahui!

a* Pemimpin selaku penentu arah yang akan ditempuh dalam usaha pen$apaian tu"uan.

b* ?akil dan "uru bi$ara organisasi dalam hubungan dengan pihak-pihak luar.$* Pemimpin selaku komunikator yang e/ekti/.

d* Mediator yang andal, khususnya dalam hubungan ke dalam untuk menangani situasi kon/lik internal.

e* Pemimpin selaku integrator yang e/ekti/, rasional, ob"ekti/ dan netral.

. BEBERAPA SIFAT DAN KETERAMPILAN YANG DITUNTUT DARI SEORANG

PEMIMPIN

.. SIFAT PRIBADI 5

a0 JUJUR( ASLI( TIDAK MAIN TOPENG

)pa yang dikatakan sama dengan apa yang dilakukannya. )pa yang ditampilkannya. )pa yangditampilkannya itulah dirinya sesungguhnya , bukan topeng dirinya. engan demikian ia akandapat diper$aya dan di"adikan pegangan kelompoknya. (u"ur terhadap tugas, orang lain, dirinya

sendiri maupun &uhannya. engan kata lain ia dituntut menyadari dirinya sungguh-sungguh. Ia

tahu siapa dirinya sebenarnya..

10 BERANI

Seorang pemimpin diharapkan mempunyai sikap yang berani. Berani mempertahankan pendirian

dan pendapat serta keyakinan yang benar. &etapi sekaligus ia harus berani untuk mengakui

kesalahannya "uga didepan ba2ahan atau kelompoknya dengan senang hati.Berani meninggalkan pendirian, prinsipnya kalau memang tidak benar berani mengambil

keputusan dan ambil resiko dalam tindakannya. Karena ia pendorong kelompok, haruslah tegas,

tidak plin-plan.20 BEBAS

Pemimpin hendaknya bebas dari ma$am-ma$am ketakutan blok-blok pribadi. Ketakutan seperti

takut salah, takut gagal, takut resiko,dll.,hanya akan membuatnya diam maka tanpa berbuat apa-apa. Blok-blok pribadi yang diba2a, hanya akan membuat tertekan dan tidak dapat berpikir serta

4


5/38


mengambil keputusan dengan tepat. Cendaknya ia "uga bebas dari ketergantungan sepihak, yangmemberangus kebebasannya dan mempersempit "angkauannya.

Masih ada se"umlah si/at pribadi yang pokok antara lain !

a* )dil tidak membeda-bedakan di antara anggota-anggotanya. b* Suka melindungi ! suka mengagumi, sebagai orang yang merasa aman dan tentram.

$* Penuh inisiati/ ! dapat "adi sumber inspirasi orang lain.d* Penuh daya penarik ! punya kekuatan menarik orang lain sebagai terpikat.e* Penuh keper$ayaan pada diri sendiri ! yakin se$ara "asmani dan rohani dirinya punya kemampuan.

.&. SIFAT DAN KETERAMPILAN YANG BER3UNBUNGAN DENGAN ORANG LAIN

a0 DAPAT MENDENGARKAN DAN MENERIMA ORANG LAIN

Supaya semua anggota mau akti/ maka pendapat ,motivasi dan keinginan mereka kita perhatikan.

'ntuk itu diperlukan ketrampilan untuk mau mendengar ba2ahannya. Seakan-akan hanya

pemimpinlah yang tahu dan anggotanya bodoh semua. Pemimpin type ini akan men"urus kediktator dan akan gagal dalam menggerakkan organisasi sukarela.

10 PERCAYA PADA ORANG LAIN

Keper$ayaan akan membuat orang merasa dihargai dan diakui sebagai manusia, sebagai temanyang setingkat. engan diberi keper$ayaan, orang akan berkembang dan memungkinkan orang

untuk berkreasi serta berinisiati/. Si/at ini hendaknya diperkembangkan. Ke$urigaan malah akan

menghambat ker"asama.

20 TANGGUNG JA6AB

Pemimpin yang baik selalu dapat dimintai pertanggung"a2aban oleh anggotanya. Ia dapat ditanyai

oleh anggotanya, tanpa pasang kuda-kuda untuk membela diri. Namun ia "uga dapat menuntut

kelompoknya, berani minta bantuan. Ia terbuka terhadap kritik, bahkan senang kalau menerimakritik, Ia berani mempertanggung"a2abkan setiap keputusannya dan langkah yang telah

diambilnya. &idak melemparkan tanggung "a2ab pada orang lain.

d0 KEMAMPUAN UNTUK MENYATUKAN DAN MENDUKUNG

Men"adi tugas seorang pemimpin pulalah untuk men$iptkan suasana agar setiap anggotanyamempunyai motivasi yang tepat dan baik dalam organisasinya. Sangat baik kalau pemimpin tidak

segan-segan bertanya dan mendengarkan para pemimpin in/ormal yang banyak memperngaruhikeakti/an anggota. Dunakan mereka untuk mema"ukan kegiatan kelompok )nda. Pemimpin hendaknya dapat menyatukan aspirasi yang ada dalam kelompoknya, sehingga men"adi

aspirasi bersama. Memberikan masukan dan dukungan pada tiap kegiatan yang dilakukan para

anggota. Cendaknya ia "uga menghargai dan menyemangati para anggotanya. Pu"ian, sapaanterhadap hasil karya anggota, akan membantu banyak dalam mema$u kegiatan bersama. Ingatlah

bah2a teman-teman )nda telah beker"a suka rela untuk kelompok. Maka kritikan sa"a tidak akan

membantu banyak, malah bisa membuat mereka /rustrasi dan tidak mau akti/ lagi. Berilahmasukan yang membangun dan penyemangat ketika anggota OMK sedang loyo. ari beberapa

si/at di atas, kiranya ketiga ketrampilan berikut ! mendengarkan orang lain, berkomunikasi, dan berkon/rontasi dengan orang lain, perlu diperkembangkan dengan sungguh-sungguh oleh pemimpin.

e0 MENDENGARKAN BERARTI JUGA MENDENGARKAN DENGAN 3ATI

Sedangkan kon/rontasi hendaknya dimengerti sebagai menemukan perbedaan atau sudut pandanglain untuk menemukan pendapat yang lebih baik. Kon/rontasi yang keras pun dapat membantu

perkembangan kelompok, namun "angan sampai disertai balas dendam. endam hanya akan

merusak dan menghan$urkan ker"asma yang telah ada.

.. TER3ADAP TUGAS

a0 DEDIKASI YANG BESAR

Pemimpin harus men$urahkan tenaga, pikiran untuk tugas dalam kelompoknya. Ia perlu punyainisiati/, bukan hanya seperti pega2ai yang beker"a asal diperintah. Berani menderita untuk

kelompoknya, baik harta, pikiran dan 2aktu. isiplin dalam tugasnya, namun bukan berarti harus

tegang.

10 MAU BELAJAR DARI KEGAGALAN

5


6/38


Menghadapi suatu kegagalan, ia tidak /rustrasi. Bahkan berangkat dari kegagalan, ia mema$u diriuntuk keberhasilan yang berikutnya.

20 MAU MEMBANTU TEMAN-TEMANNYA DALAM KERJANYA

Pemimpin "angan hanya menyuruh sa"a seperti boss. Ia kadang-kadang harus membantuanggotanya dalam beker"a, termasuk ker"a kasar. Ia tahu seksi mana yang perlu dibantu. Namun

"anganlah sampai mengambil alih peker"aan dan menimbulkan ketidakper$ayaan.d0 KETRAMPILAN MANAGEMENT

Perlu bela"ar untuk mengatur dan menentukan peren$anaan organisasinya dengan baik. Bela"ar

mengatur 2aktu, pembiayaan, sarana, kegiatan. dll. Ia harus bela"ar dan memperkembangkan

managerial skill seperti! berpikir konseptual, menentukan strategi, menentukan priorotas dan

melihat keseluruhan bidang.

4. TUGAS DAN 6E6ENANG PEMIMPIN

a* leading ! pembimbingan ! seorang harus mendahului, "adi pelopor dan berdiri di muka memberi$ontoh buat orang-orang di belakangnya, motto! @Ing ngarso sung tulodoA adalah tepat bagi

seorang leader.

b* directing 7 pengarahan ! memberi petun"uk#instruksi, memberi arah.$* commanding ! memberi perintah, memberi komando terhadap ba2ahan.

d* motivating ! memberi moti/! memberi alasan kepada seseorang sehingga ia suka mengikuti si

pemimpin atau tidak.(adi, bila kita rangkum istilah-istilah di atas nampak bah2a 2e2enang seorang pemimpin itu !

membimbing, mengantar, mempelopori, memberi pengarahan petun"uk, memberi alasan. Intinya !

mempengaruhi tingkah laku orang lain.

4.. BEBERAPA 3AL YANG PERLU DIPER3ATIKAN DALAM MENGGERAKKAN

ORGANISASI SUKARELA7

a* K+K')&)N K+>OMPOK

Kelompok bersamalah yang akan beker"asama untuk men$apai tu"uan tertentu, bukan pemimpinsendiri. Merekalah yang akan melakukan kegiatan-kegiatan. Maka dari itu seorang pemimpin

harus menyelami dan mengetahui kekuatan dan kelemahan kelompoknya. Pemimpin perlumengetahui keadaan riil anggota-anggotanya. engan demikian akan lebih mudahlah bagi si

pemimpin untuk mengarahkan kelompoknya dalam menentukan tu"uan, sarana, kegiatan yang

sesuai.

b* &'(')N (+>)S, M+N)RIK dan B+RD'N)Karena pemimpin mau mengarahkan kelompok menu"u ke suatu tu"uan bersama, maka ia harus

"elas dengan tu"uan kelompoknya. &entukan tu"uannya terlebih dahulu, tidak asal "alan sa"a. &anpa

tu"uan yang "elas, )nda akan nga2ur dalam memimpin kelompok. an tidak "arang dalam per"alanan nanti )nda akan diperalat oleh beberapa orang ke suatu tu"uan yang lain. i sinilah

pentingnya peren$anaan suatu kegiatan. &u"uan yang "elas akan menguntungkan danmempermudah menentukan kegiatan-kegiatan yang mau dilakukan dan memilih sarana yangmaudigunakan untuk men$apai tu"uan tadi.

Supaya semakin banyak anggota berpartisipasi dalam setiap kegiatan organisasi )nda, hendaknya

tu"uan itu menarik dan berguna. Orang mau ikut organisasi sukarela biasanya "uga inginmemperoleh sesuatu yang berguna bagi dirinya sendiri. Maka tu"uan organisasi harus pula

men$erminkan tu"uan masing-masing anggota dan kegiatan yang diren$anakan hendaknya

menun"ang kepentingan mereka. Mereka kebanyakan tidak mau kehilangan 2aktu dan tenaga

tanpa guna sedikit pun.&u"uan dan kegiatan yang dipilih hendaknya "uga menarik. Cal ini bisa terlaksana kalau memang

sesuai dengan keinginan mereka. Maka baik dalam menentukan tu"uan dan kegiatan, dikumpulkan

angket minat dan keinginan mereka. Kegiatan menarik "uga bisa disebakan karena banyak variasi.Misalnya ! tiap tahun ada malam "urusan, malam reuni, malam seni, tetapi kalau a$ara sama sa"a

maka akan membosankan. Banyak kelompok mati karena semua kegiatan dipikirkan dan

ditentukan oleh pemimpinnya sendiri. )khirnya ia kehabisan ide dan tak bervariasi lagi. >alusemua anggota bosan dan bubar.

6


7/38


4.&. 3UBUNGAN ANTAR ANGGOTA

Cubungan baik antara pemimpin %pengurus* dengan anggotanya sangat perlu demi ter$apai tu"uan

bersama. Kalau hubungan "elek kemungkinan besar kegiatan akan gagal, karena anggota tidak mau beker"a lagi bahkan tidak "arang akan memboikot. Selain itu hubungan baik di antara para anggota sendiri perlu digalakkan demi ker"a sama yang lebih e/isien, karena akan mudah untuk saling membantu. oba

lihat, betapa banyak organisasi bubar, anggota pergi, gara-gara pemimpin %pengurus* main diktator, main

kuasa, tak mau berhubungan dengan anggota-anggotanya. )tau $ontoh lain dimana kepengurusan tersebut

didominasi oleh unsur E unsur senioritas yang berlebihan dengan mekanisme doktrin dan penguasaananggota mengatasi ke2enangan pengurus apalagi disertai unsur kekerasan dan intimidasi maka

ketertarikan anggota akan berkurang terkait kegiatan-kegiatan selan"utnya.

Cubungan in/ormal dengan omong-omong, mengun"ungi, menyapa, mengantarkan "alan-"alan dll., akan banyak membantu meningkatkan hubungan baik, sehingga memperlan$ar ker"a sama untuk men$apai

tu"uan. Seorang pemimpin dalam organisasi suka rela yang hanya mau bi$ara soal tugas pada anggotanya,

biasanya kurang disukai dan tu"uan tidak begitu berhasil.

7


8/38


BAB II

CARA MENGEFEKTIFKAN MANAJEMEN DIRI MANUSIA

. MANAJEMEN EFEKTIF DAN EFISIEN

Setelah men$oba men$ari tulisan di Carvard Business Publishing yang terkait dengan mana"emen diri, ada

tulisan yang bagus dari Peter F. ru$ker, sang bapak mana"emen modern abad ini. &ulisan pendeknya kali

ini berkisah tentang @Managing Onesel/A. Memang telah banyak buku beredar yang memberikan resep-resep bagaimana $ara memana"emen diri )nda, namun tidak ada salahnya kita bela"ar dari pakar

mana"emen satu ini. Memang sederhana, tapi sarat dengan makna yang mungkin akan membuat )nda

berpikir @Sudah e/ekti/kah saya saat iniGA

Pengertian Mana"emen Menurut (ames ).F. Stoner ! Mana"emen adalah suatu proses peren$anaan,

pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan

sumua sumber daya yang ada pada organisasi untuk men$apai tu"uan organisasi yang telah ditetapkansebelumnya. Pengertian Mana"emen Menurut Mary Parker Follet ! Mana"emen adalah suatu seni, karena

untuk melakukan suatu peker"aan melalui orang lain dibutuhkan keterampilan khusus.

Mana"emen diri adalah orang yang mampu untuk mengurus dirinya sendiri. Sedangkan kemampuan untuk mengurus diri sendiri itu dilihat dari kemampuan untuk mengurus 2ilayah diri yang paling bermasalah.

an yang paling biasa bermasalah dalam diri itu adalah hati. Oleh karena itu kita harus bisa Menata hatidan potensi yang ada di dalam diri diperlukan ke$erdasan. Saat ini seseorang berkarya tidak $ukup dengan

ke$erdasan rasional yaitu seseorang yang beker"a dengan rumus dan logika ker"a sa"a, atau dengan

ke$erdasan emosional %Doleman, 0996* agar merasa gembira, dapat beker"asama dengan orang lain,

punya motivasi ker"a, bertanggung"a2ab dan li/e skill lainnya. an satu hal lain yaitu ke$erdasan spiritualagar seseorang merasa bermakna, berbakti dan mengabdi se$ara tulus, luhur dan tanpa pamrih yang

men"a"ahnya.

(ika diantara ketiganya kita satukan untuk dapat manata diri, tidaklah mungkin semua yang sudah kita

ren$anakan dapat ber"alan sesuai dengan harapan dan "uga keinginan kita. Karena dari ketiga ke$erdasantersebut saling mendukung dalam menata diri.Kesuksesan dapat dilihat dari kesuksesan seseorang dalammemana"ementkan dirinya sendiri. Karena setelah dapat memane"ementkan diri sendiri pasti orang itu

akan dapat memimpin.

iera globalisasi seperti saat ini, kekuatan ambisi, ke$erdasan dan impian yang tidak diimbangi dengan

mana"emen diri yang baik, sama sa"a seperti berbuat kerusakan pada tubuh dan "i2a )nda sendiri. Cal ini

ter"adi karena segala sesuatunya terus berkembang sehingga ada diantaranya mempermudah manusia bagi

mereka yang dapat menggunakannya, dan ada yang diantaranya malah mempersulit manusia karenamereka tidak dapat menggunakannya. Sehingga aHas ?in-i$tim Solution tampaknya sulit untuk

terhindarkan, apalagi ter"adi persaingan yang tidak sehat. )da yang menang, dan ada yang men"adi

korban.

Mari kita ambil $ontoh sebagai berikut, ada dua orang yang memiliki ambisi, ke$erdasan, dan impian yang

sama yaitu beker"a di perusahaan. Namun perbedaannya yang satu dapat memana"emen dirinya dengan baik, dan yang satunya lagi tidak dapat memana"emen dirinya dengan baik. ?alhasil, memang keduanya

berhasil men$apai apa yang mereka $ita-$itakan. &api sayang, yang berbeda adalah 2aktunya. Sang

8


9/38


manusia dengan mana"emen diri yang baik "auh lebih $epat mendapatkan $ita-$itanya daripada manusiayang tidak memiliki mana"emen diri yang baik. isinilah makna @e/ektivitasA dan @e/esiensiA dalam hidup

manusia akan begitu terasa.

Berbi$ara tentang mana"emen itu tidak terlalu sulit, namun "uga tidak terlalu mudah. Perlu pemikiran

mendalam %deep thinking* terhadap diri kita, mengkalkulasi kekuatan %strength* dan kelemahan%2eakness* diri kita, pandainya kita bela"ar kelebihan dan kesalahan orang lain, pemahaman nilai %value*

apa yang kita torehkan pada hidup, serta "elinya melihat peluang lingkungan agar dapat memberikan

kontribusi terbaik kita. ari semua hal tadi, sebenarnya dapat diringkas dalam sebuah pernyataan ! Canyadengan kombinasi kekuatan dan pengetahuan )nda-lah, )nda dapat men$apai $ita-$ita yang )nda

inginkan.

Setidaknya ada 5 pertanyaan mendasar untuk membuat hidup kita lebih e/ekti/ dan e/isien.

a* @?hat )re My StrengthGA

ara tere/ekti/ untuk mengukur seberapa besar kekuatan )nda adalah dengan menggunakan

/eedba$k analysis. Setiap kali )nda telah memikirkan $ita-$ita#impian )nda untuk beberapa 2aktu

kedepan, maka tuliskanlah. Setelah 2aktu yang )nda tenggatkan telah le2at, maka lakukan penilaian seberapa besar hasil yang )nda dapatkan dari $ita-$ita yang diren$anakan. Kemampuan

apa sa"a yang telah )nda kerahkan untuk men$apainyaG kebiasaan buruk apa yang menghambat$ita-$ita )ndaG Karena kita terikat dengan 2aktu yang terbatas, maka "angan pernah membuang

2aktu untuk mengerahkan sebuah skill dimana )nda tidak menguasainya. Berkonsentrasilah pada

kekuatan )nda dan bangun kekuatan )nda. b* @Co2 o I ?orkGA

engan "alan seperti apakah )nda dapat mengeluarkan per/orma terbaik )ndaG )pakah dengan

memba$anya atau mendengar orang lain yang berdiskusiG )pakah )nda lebih senang beker"a

sendiri atau beker"a se$ara timG )pakah )nda adalah seorang tipe konseptor ataukah seorang tipeeksekutorG )pakah )nda dapat beker"a dalam tingkat stress yang tinggi ataukah dalam lingkungan

yang baikG Semua pertanyaan ini membantu mengarahkan pada )nda agar dapat mengerti bagaimana pola ker"a )nda. engan mengetahuinya, peluang e/ektivitas ker"a )nda akanmeningkat drastis karena )nda telah mengetahui bagaimana $ara )nda beker"a.

$* @?hat )re My aluesGA

Nilai disini dapat didekati dengan prinsip-prinsip hidup yang )nda pegang. Suatu saat mungkin)nda akan menemukan sebuah lingkungan organisasi yang bertentangan dengan prinsip hidup

yang )nda pegang, dan hal itu mengurangi per/orma )nda. Maka tak ada kata lain dalam kamus

kata e/ektivitas, )nda harus pindah. arilah lingkungan yang sesuai dengan prinsip hidup )nda

sehingga )nda dapat berada pada pun$ak per/orma )nda.d* @?here o I BelongGA

Berdasarkan kekuatan, $ara beker"a, dan prinsip hidup )nda, kini $arilah lingkungan yang tepat

dimana )nda bisa memaksimalkan ketiga hal tadi sehingga )nda dapat men"adi seorang bintang%star* didalam organisasi yang )nda geluti. engan komposisi kekuatan, $ara ker"a, dan prinsip

hidup yang tepat dengan lingkungan akan membuat e/ektivitas dan e/esiensi ker"a )nda akan

meningkat drastis.e* @?hat an I ontributeGA

e2asa ini, dimanapun organisasi )nda berada, )nda memiliki banyak pilihan. (arang ada

organisasi atau perusahaan yang mengarahkan )nda untuk melakukan apa yang seharusnya

dilakukan. 'ntuk itu, pertama-tama penting sekali menanyakan bagaimana situasi yang adasekarang. Berka$a dari situasi demikian, dan mengkombinasikan dengan kekuatan, $ara ker"a dan

prinsip hidup )nda, )nda dapat mengambil an$ang-an$ang sedini mungkin kontribusi terhebat apa

yang mungkin dapat )nda lakukan untuk organisasi yang )nda tekuni saat itu.

&. POINT MANAJEMEN DIRI

Setiap orang mempunyai tu"uan hidup. &u"uan hidup setiap orang berbeda-beda. Karena mereka memiliki

pemikiran yang berbeda, dan "uga keinginan yang berbeda dalam kehidupannya. )da yang sangat berambisi, biasa sa"a, dan ada pula yang hanya men"alani apa yang sudah di takdirkan oleh sang pen$ipta.

9


10/38


&idak mudah men"alani tu"uan hidup yang sudah kita ren$anakan, karena terkadang ren$ana yang sudahkita ingin "alankan terbentur oleh kenyataan yang ada. Karena kita tidak mempunyai kuasa apapapun

untuk dapat menentukan apakah tu"uan yang sudah kita tentukan itu dapat ber"alan dengan baik. Karena

ada sang maha pen$ipta yang menentukan dan mempunyai kuasa atas segala hal yang ada di dunia ini.(ika &uhan sudah menentukan tidak apakah kita dapat merubahnya. Oleh sebab itu kita hanya dapat

berdoa agar tu"uan yang sudah kita ran$ang dapat ber"alan sesuai ren$ana.Peren$anaan tu"uan hidup yang baik tidak mudah. Karena kita harus mampu konsisten dengan apa yangsudah kita ren$anakan. an kita sudah memikirkan baik dan buruknya terlebih dahulu.Meren$anakan

tu"uan hidup yang baik dengan $ara mana"emen diri.

)da beberapa point mana"emen diri yaitu !

a* Mana"emen 2aktu.Bagaimana kita mengatur 2aktu G (a2abannya terdapat pada kedisiplinan kita dari ke$il hingga

sekarang. Semen"ak S kita dia"arkan disiplin loh. Pen"ad2alan kegiatan, agenda ker"a, dan

$atatan diary. adalah "a2aban masalah mana"emen 2aktu. Kapan kita masuk kuliah G harusnya kitasudah memperkirakan "am berapa kita berangkat.

b* Mana"emen keuangan.

Ber"alannya mana"emen 2aktu, kemudian kita akan menemukan yang namanya biaya. (am Makan,&ransportasi, &ugasA numpuk, Foto opy, harity. (ust o It ?ith uit, i"amin Dak )kan (adi

Pelit.

$* Mana"emen SM.Siapa yang akan kita temui hari ini G pasti kita sudah men$atatnya kan. (ad2al Kuliah. Men$atat

dosen dan temanA kelas mana yang akan kita temui.

d* Mana"emen Peralatan

)pa yang kita butuhkan harus di mana"emen dengan baik. Karena ba2aan yang berlebih akanmenghambat mobilitas kita. Sebagai anak kuliah, kita ba2a yang paling simpel sa"a.

e* &erakhir adalah doa.

)gar semua yang telah kita atur ber"alan dengan lan$ar segala ren$ana didasari dengan doa.

. BAGAIMANA MEMBANGUN MANAGEMENT DI DALAM DIRI

Management diri dapat kita olah sedemikian rupa agar management yang kita lakukan setiap hari dan

setiap 2aktu men"adi berguna untuk diri kita dan orang lain, maka dari itu disiplin adalah salah satu kun$i

sukses dalam membangun management di dalam diri kita,Mana"emen diri merupakan suatu $ara untuk menolong manusia membangun kepribadiannya se$ara utuh %berintegritas* sehingga setiap manusia dapat

men$apai potensi yang maksimal dalam dirinya.

&eknik-teknik Membangkitkan Per$aya iria* Berani menerima tanggung "a2ab

Salah satu kun$i untuk menumbuhkan rasa per$aya diri yaitu berani menerima resiko dampak atauakibat yang akan ter"adi. Derald Kushel, +d.., direktur &he Institute o/ +//e$tive &hinking , pernah mengadakan penelitian terhadap se"umlah mana"er. ari penelitian tersebut, Kushel

menyimpulkan bah2a ia menemukan si/at terpenting yang dimiliki oleh hampir semua mana"er

yang memiliki kiner"a tinggi.an si/at tersebut adalah rasa tanggung "a2ab yang mendorong mereka untuk tampil @sempurnaA

tanpa peduli pada hambatan apapun yang menghadangnya. Sebaliknya, mana"er yang berkiner"a

buruk dan gagal men$apai kapasitas maksimumnya $enderung melimpahkan kesalahannya pada

siapa sa"a. b* Kembangkan nilai positi/.

(alan menu"u keper$ayaan diri akan semakin $epat manakala kita mengembangkan nilai-nilai

positi/ pada diri sendiri. Menurut psikolog Robert )nthony, Ph., salah satu $ara untuk mengembangkan nilai-nilai positi/ adalah dengan menghilangkan ungkapan-ungkapan yang

mematikan dan menggantinya dengan ungkapan-ungkapan kreati/. ia mengan"urkan membuat

peralihan bahasa yang sederhana tapi e/ekti/ dari pernyataan negati/ ke pernyataan positi/.Misalnya, mengganti kata, @Saya tidak bisa,A men"adi, @Saya bisa;A

$* Ba$alah potensi diri.

10


11/38


Segeralah la$ak, gali, dan eksplorasi potensi sukses yang ada pada diri kita. Misalnya dengan bertanya kepada orang-orang terdekat. &ermasuk "uga mengikuti psikotes dan mendatangi para ahli

seperti psikiater, dokter bahkan kiai untuk mela$ak potensi kita. Karena bisa "adi sangat banyak

potensi yang kita miliki tanpa kita sadari, sehingga tidak berhasil kita gali.d* Berani mengambil risiko.

Keberanian dalam mengambil risiko ini penting, sebab daripada menyerah pada rasa takutalangkah lebih baik bela"ar mengambil risiko yang masuk akal. obalah menerima tantangan,kendati terasa menakutkan atau men$iutkan hati. ari dukungan sebanyak mungkin.

engan melakukan hal ini, kita akan mendapat banyak peluang yang tak ternilai harganya. Namun

"angan lupa, ketika men$oba sesuatu kita harus siap dengan hasil yang sesuai atau tidak sesuai

dengan keinginan.Kalau hasilnya tak sesuai dengan keinginan, bisa "adi itulah yang terbaik menurut )llah. Kalau kita

sudah men$oba, maka niatnya sa"a sudah men"adi amal. Orang yang gagal adalah orang yang tak

pernah berani men$oba. Bukankah menaiki anak tangga kelima puluh harus dia2ali dengan tangga pertama

e* &olaklah saran negati/ .

Bisa "adi, tidak semua orang di sekitar kita memberikan dorongan, dukungan, dan bersikap positi/ pada kita. Sebagian dari orang yang ada di sekitar kita mungkin berpikiran negati/. Cal inilah yang

tak "arang malah melunturkan rasa per$aya diri kita dengan mempertanyakan kemampuan,

pengalaman, dan aspirasi-aspirasi kita. engan demikian, mungkin ada baiknya "ika kita sedikitmengambil "arak dengan sebi"ak mungkin bila ada pihak-pihak yang men$oba melunturkan

keper$ayaan diri kita.

/* Ikuti saran positi/.

Rasa per$aya diri merupakan si/at @menularA. )rtinya, "ika kita dikelilingi oleh orang-orang yangmemiliki $ara pandang positi/, bersemangat, optimis, dsb, maka kita memiliki ke$enderungan

untuk meniru si/at tersebut. Karena itu, $arilah lingkungan yang bisa memotivasi kita untuk

sukses. Kita harus mulai senang bergaul dengan orang-orang yang mempunyai kemampuan untuk

bangkit. Bergaul dengan orang-orang yang per$aya diri akan berbeda dibandingkan bergauldengan orang-orang yang gagal. Sebab bergaul dengan orang-orang yang per$aya diri,

semangatnya akan menular kepada diri kita.g* (adikan keresahan sebagai ka2an.

Banyak peristi2a atau saat-saat dalam kehidupan yang dapat membuat kita mengalami rasa $emas

atau gelisah. )kibatnya, kita mengalami krisis per$aya diri. Saat itulah kita harus mulai

mengingatkan diri sendiri bah2a rasa $emas dan gelisah merupakan ka2an. &ingkatkan energi,ta"amkan ke$erdasan, tinggikan ke2aspadaan, dan kembangkan pan$aindera. aripada menyia-

nyiakan energi untuk ke$emasan yang sia-sia, lebih baik menghadapi tantangan itu se$ara tegas

dan e/ekti/. Sesudah perhitungan kita matang, selan"utnya keper$ayaan diri akan bertambahdengan memperkokoh ibadah dan doa, karena doa dan ibadah dapat mengundang pertolongan

&uhan =esus. Semakin kokoh doa kita, misa, devosi kita dan makin kuat doa-doa kita, dankeyakinan kita dengan pertolongan &uhan, maka itu bisa meningkatkan per$aya diri.

Kita harus benar-benar menyadari bah2a &uhan men$iptakan kita benar-benar dengan perhitungan dan

pertimbangan =ang Maha $ermat.

Man/aat apa sa"a yang di dapat di dalam management diria* apat men"adikan kita seseorang yang menghargai 2aktu.

karena menurut Nya, 2aktu tidak dapat di beli dan tidak dapat datang untuk kesekian kali, maka

gunakanlah 2aktu dengan sebaik- baiknya.

b* Cidup kita akan terkontrol "ika kita memiliki management hidup yang baik maka kita akan mengetahui bagaimana $ara kita

memperlakukan 2aktu dengan sebaik-baiknya tanpa membuang 2aktu dengan per$uma

$* Memiliki pandangan hidup yang luas tentang bagaimana kita nantinya, mau "adi apa kita nantinyadan Cidup tidak akan terbuang sia-sia karena kita sudah mempunyai planning kedepan, untuk

men"adikan hidup kita men"adi sukses karena management yang kita bangun dengan sebaik

mungkin.alam angan-angan kita bayangkan &uhan terlambat lima belas menit pada 2aktu memberi @2aktu

sekarang iniA tanpa pemberitahuan terlebih dahulu. )pa yang akan ter"adi G Kita pasti akan men"adi beku,

11


12/38


tidak bisa berna/as dan akhirnya akan lenyap. Namun pernahkah ia terlambat dalam menganugerahi2aktu buat kita G )dalah tidak benar kalu kita mengatakan bah2a kita tidak punya 2aktu untuk berbuat

sesuatu. =ang lebih tepat ialah bah2a kita tidak mampu menguasai 2aktu kita, sehingga kita tidak mampu

melakukan sesuatu yang harus kita lakukan.Maka hargailah hidup dengan sebaik-baiknya, Karena apa yang kita di lakukan di kehidupan sekarang

maka akan di tuai di kehidupan nantinya, maka isi kehidupan dengan hal yang positive, "auhi perilakuyang dapat men"adikan diri kita menyesal di hari nantinya karena kita tidak bisa memanagementkan 2aktudengan sebaik mungkin. an "adikan tiap hari mu menyenangkan, dan "uga berman/aat untukmu di

kemudian hari.

4. CARA MENINGKATKAN KARISMA

Meningkatkan karisma mungkin sepertinya sangat sulit untuk dilakukan, tetapi pada kenyataannya lebih

mudah dilakukan daripada yang anda bayangkan. =ang perlu anda lakukan pertama-tama adalah anda

mengetahui dan mengidenti/ikasi kekuatan anda. Setelah anda tahu di mana kekuatan anda, anda akanmen"adi lebih nyaman dengan diri sendiri. Ketika anda men"adi lebih nyaman dengan diri sendiri anda

akan lebih meman$arkan keper$ayaan diri, yang "uga sangat membantu dalam meningkatkan karisma

anda.5: Persen Karisma adalah Ba2aan, tetapi 5: Persen apat ilatih. Menurut pro/esor dan psikolog Inggris

Ri$hard ?iseman, karisma begitu berpengaruhnya, sehingga orang se$ara alami ingin meniru bahasa

tubuh dan ekspresi 2a"ah seseorang melalui karisma. @Ketika anda melihat orang lain yang memilikikarisma, tanpa disadari, anda meniru postur dan ekspresi 2a"ah mereka,A kata ?iseman. @Sebuah $ontoh

nyata adalah ketika seseorang tersenyum pada anda dan anda tersenyum kembali. )nda tidak

menyadari bah2a anda meniru orang ini, meskipun anda tahu mereka membuat anda merasa bahagia.A

?iseman kemudian menyebutkan bah2a orang karismatik menun"ukkan tiga $iri sebagai berikut!

a* Mereka merasakan emosi kuat

b* Mereka mendorong emosi orang lain

$* Mereka tidak dipengaruhi oleh orang lain yang memiliki karisma "uga

(ika anda ingin men"adi lebih berkarisma %dengan demikian meningkatkan kesempatan anda untuk mendapatkan promosi di tempat ker"a misalnya*, ada kabar baik untuk anda. Sekitar 5: persen dari

karisma seseorang adalah ba2aan se"ak lahir, 5: persen lainnya dapat dibentuk#dilatih, ?iseman

men"elaskan yang berarti bah2a setiap orang dapat bela"ar bagaimana men"adi seorang yang berkarisma. @)da beberapa orang yang hanya bermodalkan keberuntungan dan karisma ba2aan, seperti

(ohnny epp, avid Bo2ie dan Marilyn Monroe,A kata penyiar dan guru keper$ayaan diri (eremy Milnes.

@&api saya benar-benar per$aya bah2a ini adalah teknik dan keterampilan yang dapat dipela"ari dan

dipraktekkan serta dapat men"adi bagian dari perilaku anda sendiri.A

&ips 'ntuk Meningkatkan Karisma )ndaa* )sumsikan setiap orang yang anda temui adalah penting, dan perlakukan dia seperti itu. b* Ber"abat tangan kuat dan tegas %dan, bahkan lebih baik anda mengatakan sesuatu yang positi/

ketika melakukan hal itu*.

$* (aga postur tubuh tetap terbuka, dengan posisi tangan "auh dari 2a"ah anda saat berbi$ara.d* Berdiri tegak, tapi tidak kaku.

e* Ketika berbi$ara dihadapan kelompok, "angan memba$a mentah-mentah dari naskah, buatlah

sebuah da/tar poin-poin penting yang ingin anda sampaikan.

/* >ihatlah pada mata orang ketika berbi$ara %mereka akan melihat perhatian ekstra yang anda berikan pada mereka*.

g* Berilah pu"ian pada orang-orang %tulus, bukan pu"ian palsu*.

h* Mengakui kelebihan dan pen$apaian orang-orang %dinyatakan, tidak $ukup di dalam hati*.i* Dunakan "eda saat anda berbi$ara untuk membuat penekanan.

"* (aga penampilan anda.

k* Senyum, idealnya sedikit lebih lama pada orang yang anda ingin temui.l* engarkan perkataan yang mengandung emosi, dan berikan tanggapan pada mereka.

12


13/38


m* Dunakan bahasa tubuh yang positi/, termasuk mempertahankan kontak mata, menepuk pundak,dan bergerak di sekitar saat anda berbi$ara.

n* (adilah pribadi yang benar-benar tertarik pada orang-orang di sekitar anda %meminta pendapat

mereka, menanyakan tentang kehidupan dan kepentingan mereka, mendengarkan dan tidak menginterupsi*.

Semoga teknik-teknik diatas akan membantu anda meningkatkan karisma yang anda miliki, dengandemikian anda dapat memperoleh kemungkinan yang lebih besar untuk meraih kesuksesan.

BAB III

MANAJEMEN RAPAT

I. DEFENISI RAPAT

Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan

organisasi#kepanitiaan atau perusahaan. alam artikel ini membahas rapat /ormal yang melibatkan empatorang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, peren$anaan, penetapan

kebi"aksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada anggota#team, agar berlangsung

e/ekti/.

I. Ar#$ Ra*a# dala+ Or"a$%a%$

Rapat merupakan sarana komunikasi dalam organisasi. Meskipun demikian, rapat tidak selalu

menghasilkan keputusan yang e/ekti/. Oleh karena itu, rapat perlu diselenggarakan dengan e/isienmengingat pentingnya arti 2aktu bagi pelaku bisnis. Setiap hari suatu organisasi atau perusahaan

menerima in/ormasi dari berbagai organisasi lain. Ke$epatan arus in/ormasi memerlukan keputusan yang

tepat. Keputusan yang diambil berdasarkan in/ormasi akan berpengaruh pada aspek organisasi#kepanitiaan

atau perusahaan.

I.& Per#$+1a"a Peele""araa Ra*a#

Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan untuk keberhasilannya.

'ntuk itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya penyelenggaraan rapat, menentukan !

• tu"uan,

• memilih peserta,

• menyusun agenda,

• dan menyiapkan lokasi rapat

I. Perl'a Mee#a*,a T')'a Ra*a#Rapat, pada umumnya dikategorikan sebagai rapat in/ormasional, atau rapat pengambilan keputusan.

&u"uan rapat in/ormasional adalah berbagai in/ormasi dan mengoordinasikan suatu tindakan. Rapat ini

dapat meliputi @brie/ingA per orang oleh setiap peserta atau presentasi oleh pimpinan yang diikuti dengan pertanyaan dari peserta.

Rapat pengambilan keputusan terutama berkenaan dengan persuasi, analisis, dan peme$ahan masalah.

I.4 S$a*a a" 3ar'% 3ad$r dala+ Ra*a#8

Meskipun peserta rapat yang diundang terbatas, perlu dipastikan bah2a orang-orang yang dapat

memberikan sumbangan pikiran dan yang menentukan dalam pengambilan keputusan dapat hadir. 'ntuk

memudahkan mengundang orang dalam rapat, maka ingatlah aturan ini, 8-08-08::!

• 8 orang peserta.• 08 orang peserta.

• "ika ingin mengobarkan antusiasme tim dengan memperkenalkan sebuah produk baru. 'ndanglah

08:: orang atau lebih untuk rapat

I.9 A"edaRa*a#

13


14/38


• Presensi

• Persetu"uan agenda

• Persetu"uan durasi 2aktu rapat

• >aporan Pimpinan

•

>aporan Mana"er• Pengembangan pasar

• Produk baru

• Keuangan

• Peker"aan yang tertunda

• Pengembangan tugas

• Pengumuman

• Penundaan

I.: F'"%$ Ra*a# dala+ Ko+'$,a%$

Fungsi rapat adalah mengikuti in/ormasi yang berkembang dengan $epat. Mana"er menerima in/ormasimelalui sistem komunikasi yang sangat $epat dari berbagai media, organisasi perusahaan dan individu dari berbagai pen"uru.

I.; Kla%$/$,a%$ S$/a# Ra*a#

Menurut si/atnya, rapat dibedakan dalam tiga klasi/ikasi!

• rapat yang baik,

• rapat yang buruk,

• dan rapat yang tidak perlu.

I.< Ra*a# a" 1a$, +e+*'a$ 2$r$-2$r$ %e1a"a$ 1er$,'#7

• &u"uan rapat diketahui dan dipahami oleh semua peserta rapat.• )genda disusun untuk men$apai tu"uan rapat.

• Rapat diikuti oleh orang-orang yang berkompeten, baik sebagai kontributor ataupun penerima

in/ormasi dari rapat.

• Rapat berlangsung sesuai 2aktu yang ditetapkan, sesuai agenda, dan memenuhi tu"uan tanpa ada

2aktu dan tindakan yang sia-sia.

• )lat bantu visual dengan gambar yang "elas dan ta"am digunakan pada saat yang memungkinkan.

• Peserta rapat memahami peran masing-masing, hadir dengan persiapan yang diren$anakan, dan

memberikan kontribusi.

• Pimpinan rapat membuat ringkasan materi rapat yang telah dibahas se$ara tuntas.

•>angkah lan"ut purnarapat disusun dengan baik

II.MEKANISME RAPAT

II. Pere2aaa Ra*a#

Peren$anaan rapat perlu memperhatikan empat unsur! tujuan, peserta, agenda, dan tempat

penyelenggaraan rapat perlu dipertimbangkan dengan matang tentang perlu atau tidaknya

menyelenggarakan rapat. Menentukan tu"uan

Sebelum rapat diselenggarakan, perlu ditetapkan bah2a rapat merupakan $ara terbaik untuk

men$apai tu"uan.

Memilih peserta rapat Peserta rapat terdiri atas orang-orang yang di pandang penting dan merupakan kun$i bagi

pembahasan pokok pembi$araan rapat. (umlah peserta harus men$erminkan tu"uan rapat. Menyusun agenda

Meskipun si/at rapat kadang-kadang menyulitkan penyusunan agenda yang baku, setidaknya

disiapkan da/tar materi yang akan dibahas dalam rapat.

14


15/38


II.& Per%$a*a Ra*a#

Persiapan rapat merupakan sembilan puluh persen dari keberhasilan rapat, dan kesiapan rapat sepenuhnya

men"adi tanggung "a2ab penyelenggara yang mengundang rapat.>angkah-langkah penting yang perlu diperhatikan untuk mempersiapakn rapat adalah, sebagai berikut!

• Menyiapkan agenda rapat• Penyampaian undangan rapat lebih a2al untuk memberikan 2aktu yang $ukup kepada peserta

• Memastikan semua yang diundang dapat hadir

• Memastikan kesiapan /asilitas

&. S'a%aa Ra*a#

Suasana rapat mudah berubah men"adi negati/ oleh pengaruh ke"adian-ke"adian ke$il sebagai berikut! Pimpinan rapat datang terlambat

Ruang rapat tidak dipersiapkan dengan baik Pimpinan membuka rapat dengan berkelakar

Pimpinan kurang siap atau memulai rapat dengan kata-kata yang bernada ragu

Peserta rapat datang terlambat

Rapat sering disela dengan pembi$araan telepon

Peserta menun"ukkan ketidaksiapan

Melakukan pemeriksaan sebelum rapat dimulai "ika ada sesuatu yang meragukan peserta rapat.

(ika keterlambatan penundaan dapat merugikan e/ektivitas rapat, pembatalan dapat dilakukan

untuk menghindari keke$e2aan peserta rapat karena merasa dirugikan dalam hal 2aktu. Melakukan penge$ekan untuk memastikan bah2a agenda telah diterima oleh peserta rapat.

Rapat diselenggarakan tepat pada 2aktu yang telah ditetapkan tanpa harus menunggu kehadiran

seluruh peserta rapat. Memberikan indikasi bah2a agenda rapat diikuti dan rapat akan selesai pada 2aktu yang telah

ditetapkan

II. J'+la= *e%er#a ra*a#

(umlah peserta rapat ditentukan berdasarkan "enis rapat. Rapat diklasi/ikasikan dalam dua "enis, yaitu

presentasi dan rapat ker"a. Penyusunan da/tar orang-orang yang perlu diundang dalam rapat perlu berpedoman pada "enis

rapat yang akan diselenggarakan. 'ntuk presentasi, perlu dipertimbangkan pemilihan peserta yang memerlukan in/ormasi.

'ntuk rapat pengambilan keputusan atau peme$ahan masalah, "umlah peserta maksimum lima

orang. 'ntuk rapat identi/ikasi permasalahan, "umlah peserta maksimum sepuluh orang.

'ntuk rapat in/ormasional, "umlah peserta maksimum tiga puluh orang.

'ntuk rapat panitia, "umlah peserta maksimum yang e/ekti/ tidak lebih dari tu"uh orang.

II.4 Me+$l$= Te+*a# Ra*a#

Saat memilih tempat untuk penyelenggaraan rapat, perhatikan beberapa hal sebagai berikut! 'kuran Ruangan

>uas ruangan harus sesuai dengan "umlah peserta rapat )kustik

Ruang besar yang kosong seringkali berakustik buruk Dangguan

Suasana bising kendaraan, dll.

III.KRITERIA PIMPINAN RAPAT YANG BAIK

15


16/38


Keberhasilan suatu rapat sangat ditentukan oleh e/ektivitas pimpinannya. Rapat akan produkti/ "ika pimpinan dipersiapkan dan dipilih dengan $ermat

.. P$+*$a ra*a#

adalah orang yang bertanggung "a2ab atas keberlangsungan rapat. Seorang pimpinan rapat yang baik

tidak mendominasi seluruh rapat sehingga mengurangi kesempatan peserta untuk memberikan saran ataumasukan, tetapi "uga tidak bersikap pasi/ sehingga kehilangan kendali atas rapat yang dipimpinnya

.&. U#', +e)ad$ *$+*$a ra*a# a" 1a$,( *er=a#$,a 1e1era*a ,r$#er$a 1er$,'#7

Mengetahui apa dan siapa yang hadir sebagai peserta rapat.

Berbi$ara menggunakan bahasa yang dapat dengan mudah dipahami oleh peserta rapat.

Mengetahui dengan tepat yang perlu diutarakan dan hasil dari rapat pendahuluan..

Berbi$ara dengan suara yang "elas, dapat didengar oleh setiap peserta rapat..

Memperhatikan dan mempertimbangkan saran dan pendapat setiap peserta rapat.

Mengikuti agenda rapat langkah demi langkah.

Men"aga arah rapat agar tidak menyimpang dari tu"uan.

.. Te,$, Me+$+*$ Ra*a#

Pemimpin rapat yang baik tidak mendominasi kesempatan berbi$ara dan mengutarakan pendapatnya

kepada /orum peserta rapat, melainkan memba2a /orum ke dalam diskusi untuk mendapatkan masukan,opini dan pemikiran peserta rapat. iskusi merupakan inti sebuah rapat yang baik.

Selama rapat berlangsung, untuk memba2a /orum ke arah diskusi dan mengendalikannya, pimpinan rapat

dapat melakukan hal-hal sebagai berikut! Menga"ukan petanyaan terbuka, yakni pertanyaan yang tidak $ukup di"a2ab dengan sekedar

u$apan @yaA atau @tidakA Memberdayakan dan menguatkan pertanyaan peserta rapat yang sesuai dengan tu"uan rapat.

Menyampaikan pertanyaan peserta yang ditu"ukan kepada peserta lain melalui pimpinan rapat.

Mengabaikan pernyataan yang tidak relevan dengan tu"uan rapat.

Menyatakan kembali butir-butir agenda ketika diskusi menyimpang dari tu"uan yang telah

ditetapkan. Bersikap tegas terhadap peserta yang mendominasi diskusi. Menggunakan $ontoh yang relevan dengan hati-hati untuk memberikan dorongan kepada

kelompok agar berpikir pada satu alur pemikiran yang sama. Menga"ukan pertanyaan

Me+1',aRa*a# 7 Pimpinan rapat yang e/ekti/ membuka rapat dengan pernyataan ringkas tentang tu"uan

penyelenggaraan rapat. Kata-kata dalam pernyataan pembuka rapat harus singkat dan to the point

Me'#'* Ra*a# 7 Pada akhirnya sebuah rapat, pimpinan harus dapat menutup rapat pada saat yang tepat.)pabila semua pokok bahasan yang tersebut dalam agenda telah ter$akup dalam rapat, ada ke$enderungan

peserta untuk mulai membuat rekapitulasi

IV. DASAR RAPAT

4.. Me+1'a# Re2aa Ra*a# >96 ? 30

• ?hy, mengapa rapat diselenggarakan • ?hat, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat

• ?ho, siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan

materi rapat

• ?here, di mana rapat akan diselenggarakan

• ?hen, Kapan rapat akan diselenggarakan

• Co2, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non /ormal, terbuka atau tertutup

4.&. 6=( +e"a*a ra*a# d$%ele""ara,a

• )da masalah yang ter"adi

• Memerlukan keputusan yang $epat

• Rapat kuartalan#Bulanan#Mingguan

16


17/38


• Ingin melibatkan setiap orang

• Menyampaikan in/ormasi yang tidak kontroversi

4.. 6=a#( a"eda ra*a#

• Menilai butir-butir agenda

• Menilai permasalahan

• Menilai tu"uan, apakah untuk memberikan in/ormasiG, diskusiG atau memutuskanG

• Menilai kepentingan rapat

• Butir-butir standar

• Notulen rapat terakhir

• Permasalahan-permasalahan

• &anggal dan 2aktu berikutnya

• 'rutan

• Cal paling penting pertama

•

Cal kurang penting pertama• Masalah-masalah rutin..

Agenda yang bagus dapat menyelesaikan setengah dari pekerjaan anda, bahkan sebelum rapat dimulai

4.4. 6=o( %$a*a *e%er#a ra*a#

Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang !

• Perlu memberikan persetu"uan

• Punya keahlian atau in/ormasi yang diperlukan

• Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat

• )kan melaksanakan keputusan

• )kan mendorong gagasan untuk rapat itu

• )kan memberikan kontribusi oleh hasilnya

• Se$ara langsung akan terpengaruh.

4.9. 6=ere( d$ +aa #e+*a# ra*a#

• engan mengubah tempat pertemuan, se$ara psikologis kita memindahkan kaitan antara ruangan

dan perilaku.

• Bila kita tidak dapat merubah lokasi pertemuan, ubah penampilan dan lay out ruangan.

• 'bah "uga $ara dan metode rapat

4.:. 6=e( Ka*a ra*a# d$%ele""ara,a

• 'ndangan rapat %pertemuan* harus sudah terkirim kepada peserta rapat %pertemuan* minimal 5 hari

ker"a sebelum hari @CA penyelenggaraan rapat %pertemuan*.• 'ndangan rapat %pertemuan* harus terurai materi atau da/tar atau menu rapat %pertemuan* yang

akan diselenggarakan dengan "umlah 2aktu rapat %pertemuan* yang "uga ditetapkan sesuai @bobotAmateri rapat %pertemuan*.

• Mendisiplinkan para peserta rapat %pertemuan* untuk datang tepat 2aktu.

• Rapat %pertemuan* dimulai tepat 2aktu, agar ter$ipta kebiasaan tepat 2aktu bagi setiap anggota

rapat %pertemuan*.

4.;. 3o@( 1a"a$+aa ra*a# a,a d$%ele""ara,a

• Rapat biasanya didominasi oleh diskusi, namun kita dapat merubahnya menjadi lebih menarik

•

In/ormasi untuk dibagi-sebisa mungkin, berikan sebelum rapat, buat lay-outnya seperti ma"alahdinding sehingga orang yang datang dapat memba$anya sebelum rapat dimulai.

• Minta tim untuk membuat update bulanannya dengan /ormat iklan, penuh gambar, /oto dan

permainan kata.

• Minta peserta untuk peta pikiran %mind map* selama rapat ber"alan dan di akhir rapat

mengumpulkannya sebagai $atatan bersama

17


18/38


• Buat presentasi yang diperlukan di rapat

4.


19/38


'ntuk mendapatkan hasil rapat yang diharapkan, pengurus harus memiliki ren$ana yang "elas

kapan rapat diselenggarakan. Oleh karena itu, penetapan 2aktu rapat dapat disesuaikan dengan

"en"ang organisasi. Misalnya, setiap dua minggu sekali rapat pengurus harian, sebulan sekali

masing-masing seksi mengadakan rapat. Setiap dua bulan sekali rapat pengurus inti dan setiap tiga

bulan sekali rapat Pengurus Pleno. Cindari rapat yang mendadak, ke$uali ada hal khusus yangharus dibahas sehingga memerlukan kehadiran pengurus lain. Buatlah kebiasaan untuk rentang

2aktu rapat yang konsisten, misalnya tetapkan sa"a rentang 2aktu rapat maksimal 1 "am.

10 Mengagendakan atau menetapkan acara atau materi rapat. Rapat yang e/ekti/ adalah rapat yang

menghasilkan suatu penyelesaian atas masalah, keputusan yang tepat. emi e/ektivitas rapat,

penyelenggara rapat harus menetapkan dengan "elas pokok-pokok materi yang akan dibahas dalam

rapat. )genda rapat yang dimaksdukan bukan sa"a berkaitan dengan pengaturan "ad2al, tetapi yang

lebih penting adalah apa topik yang akan dibahas atau diambil keputusan rapat.

20 Menyiapkan segala hal yang berhubungan dengan rapat: undangan, ruangan, data, laporan, alat-

alat pendukung, dan sebagainya. Rapat dapat berlangsung dengan dinamis bila hal-hal yang

bersi/at teknis "uga dipersiapkan dengan baik seperti undangan, ruangan rapat, data, laporan, alattulis, kertas, papan dan pendukung lainnya. emikian "uga, hendaknya diperhatikan "ika dalam

rapat harus menggunakan alat-alat ker"a modern seperti laptop, komputer, in/okus, dan sebagainya.

Siapkan semua itu sebelum rapat. Biasakan sebelum rapat dilaksanakan, lakukan pemeriksaan

ulang agar hal-hal yang masih belum lengkap dapat segera dilengkapi. Misalnya, apakah undangan

telah diterima oleh $alon peserta rapat dan apakah sudah kon/irmasi untuk bisa hadir. emikian

"uga ruangan, apakah sudah dipesan. Baik bagi penyelenggara atau peserta rapat sebaiknya "uga

memba2a hal-hal yang mendukung pokok bahasan, seperti data-data, laporan, dan sebagainya.

d0 Antisipasi . )ntisipasi adalah tindakan yang kita lakukan "ika sesuatu tidak ber"alan sesuai dengan

ren$ana atau kehendak organisasi. (ika ada hal-hal yang tidak sesuai dengan ren$ana semula atau

"alannya rapat, maka pimpinan rapat harus segera mengendalikan rapat. Suatu yang telah

diren$anakan kadang-kadang berbeda dengan kenyataannya. )da hal-hal yang mungkin ter"adi

dikarenakan berbagai sebab baik karena /aktor manusia2i maupun hal-hal teknis. Misalnya, satu

bulan sebelum hari rapat kita telah memesan sebuah ruangan. Namun, pada hari yang telah

ditetapkan ternyata ruangan dipakai untuk a$ara lain yang sangat penting bagi universitas#/akultas

dan dimana sebagian besar pengurus yang hadir dalam a$ara tersebut. Meski kita telah memesan

tempat terlebih dahhulu, namun karena hari itu ada hal lain yang lebih penting dan mendesak maka

pimpinan atau penyelenggara rapat segera melakukan tanggap darurat. Misalnya, men$ari tempat

rapat yang baru, rapat ditunda dan sebagainya. 'ntuk perubahan ini pemimpin atau penyelenggara

rapat haruslah terlebih dahulu membi$arakan dengan peserta rapat atau memberitahukan perubahan "ad2al rapat. Setiap perubahan yang ter"adi atau tidak sesuai dengan apa yang telah

disiapkan atau diren$anakan hendaknya dikomunikasikan kepada peserta rapat.

e0 Menetapkan hasil keputusan rapat secara tegas. Kebiasaan rapat yang baik dan e/ekti/ adalah

menghasilkan sesuatu yang "elas bagi peserta rapat. Oleh karena itu, dalam setiap rapat atau

pertemuan haruslah dihasilkan sesuatu ketetapan rapat. Ketetapan rapat atau hasil keputusan rapat

haruslah ditulis dalam notulen rapat sebagai bukti atau dokumen organisasi. Ketetapan inilah yang

akan digunakan sebagai a$uan untuk kontrol dalam pelaksanaan hasil rapat. Salin atau gandakan

notulen rapat dan berikan kepada peserta rapat.

/0 Mengerjakan hasil keputusan rapat. Setiap hasil keputusan rapat bukanlah hasil yang hanya

diketahui, didokumentasikan atau disimpan sebagai arsip. Karena rapat adalah /orum resmi yang berkaitan dengan keputusan organisasi, maka hasil rapat haruslah diker"akan atau dilaksanakan.

'ntuk itu, notulen rapat sangat penting untuk dimiliki setiap peserta rapat sehingga dapat diketahui

siapa akan melakukan apa %keputusan rapat*, kapan dan bagaimana.

19


20/38


"0 Evaluasi. Rapat "uga ber/ungsi sebagai media untuk membi$arakan keberlangsungan (progress)

kiner"a organisasi. Oleh sebab itu, evaluasilah kiner"a organisasi setiap kurun 2aktu tertentu.

emikian "uga, hasil-hasil rapat perlu dipantau dan dinilai %evaluasi* apakah sesuai dengan

ren$ana atau kesepakatan rapat. engan melakukan evaluasi, organisasi akan dapat melakukan

tindakan perbaikan demi keberlangsungan roda organisasi.=0 Rileks. Rapat sering dikonotasikan suatu pertemuan yang kaku, menegangkan dan sebaginya.

Buatlah suasana rapat yang rileks, menyenangkan sehingga dalam rapat seluruh peserta rapat dapat

dengan nyaman menyampaikan pendapatnya. 'ntuk itu, pemimpin rapat haruslah pandai-pandai

men$iptakan suasana rapat yang ramai dalam arti dinamis, santai tapi serius, humor, dan

sebagainya.

$0 Menjaga rahasia rapat. Karena dalam rapat pengurus membahas persoalan yang menyangkut

organisasi, maka pengurus organisasi harus memiliki kemauan dan kemampuan untuk men"ada

rahasia organisasi. &idak setiap hasil rapat harus disampaikan ke umum atau anggota organisasi.

)da hal-hal tertentu yang harus di"aga kerahasiaannya.

)0 Mengawasi proses rapat . Rapat yang e/ekti/ "uga ditentukan oleh 2aktu dan dinamika proses rapatitu sendiri. Misalnya membahas suatu hal yang sederhana tidak membutuhkan 2aktu lama dan

bertele-tele. )tau, mungkin dalam rapat ada yang sering


21/38


10 Model Se#e"a= L$",ara

20 Model 3'r'/ U %' shape*

d0 Model Mel$",ar

e0 Model Le%e=a

)dalah rapat dengan $ara para peserta dan pemimpin rapat duduk melantai.

9..4. CONTO3 FORMAT NOTULEN RAPAT

ontoh Format

NOTULEN RAPAT

Cari, &anggal ! .....................................................&empat! .....................................................

?aktu ! .....................................................

Peserta ! .....................................................Pimpinan Rapat ! .....................................................

0. )genda rapat!...................................................................................................................................................

1. Ringkasan Pembahasan )genda rapat!

...................................................................................................................................................3. Casil#keputusan rapat!

...................................................................................................................................................atatan khusus!4. ..................................................................................................................... %berisi hal-hal yang

Belum men$apai kata sepakat, atau menampung se"umlah usul dan saran dan belum sempat dibahas, "uga

hal yang segera harus ditanggapi atau dilaksanakan*.........................................

...................................................................................................................................................

21

PESERTA RAPAT

pengurus

Pemimpin Rapat

Peserta


22/38


Pimpinan Rapat,

...............................................

Notulis,

...............................................

&ugas Notulis!

• Membuat Notulen rapat

• Mengumpulkan notulen pada panitia#pemimpin rapat %setelah rapat selesai*

Po#$aa,( & Me$ &

&isarkan dari 'aling to ead.

!. Aleander *ardalis, !r

BAB IV

STRATEGI

. STRATEGI

Strategi adalah pendekatan se$ara keseluruhan yang berkaitan dengan pelaksanaan gagasan, peren$anaan,

dan eksekusi sebuah aktivitas dalam kurun 2aktu tertentu.

i dalam strategi yang baik terdapat koordinasi tim ker"a, memiliki tema, mengidenti/ikasi /aktor pendukung yang sesuai dengan prinsip-prinsip pelaksanaan gagasan se$ara rasional, e/isien dalam

pendanaan, dan memiliki taktik untuk men$apai tu"uan se$ara e/ekti/.

Strategi dibedakan dengan taktik yang memiliki ruang lingkup yang lebih sempit dan 2aktu yang lebihsingkat, 2alaupun pada umumnya orang sering kali men$ampuradukkan ke dua kata tersebut.

ontoh berikut menggambarkan perbedaannya,


23/38


an kepemimpinan yang strategis selalu memerlukan kombinasi antara seni dan disiplin. Karena denganseni, seorang pemimpin akan ber/ikir kreati/, keluar dari kotak dan keluar dari langit yang biru serta dapat

membentuk suatu budaya ker"a yang baru.

isamping itu kedisplinan "uga sangat diperlukan baik dalam proses ber/ikir yang melibatkan strategimaupun pelaksanaannya. imana dimulai dari menyusun hingga mengimplementasikan sebuah ren$ana

yang mungkin men$akup berbagai proyek.Pem/okusan pada suatu tingkat seni strategi dan pendisplinan strategi yang se$ara teratur akanmembuahkan suatu tingkat keputusan yang maksimal dan ter$apainya tu"uan atau sasaran yang

diharapkan.

&. TEKNIK PEMIMPIN SEBAGAI MEDIATOR UNTUK TANGANI KONFLIK

e2asa ini terdapat 5 teknik yang dipakai oleh seorang pemimpin dalam menangani kon/lik,baik yang

timbul antar individu maupun antar kelompok. Kelima teknik tersebut adalah!

Kompetisi, persaingan yang sehat antar individu atau kelompok merupakan daya dorong yang kuat untuk peningkatan prestasi ker"a, produkti/itas maupun inovasi. &entu sa"a kepentingan yang diusung adalah

kepentingan organisasi bukan kepentingan perorangan atau kelompok.

Kolaborasi, hal ini bisa dilakukan dengan e/ekti/ bila situasi yang dihadapi adalah memerlukannya "alankeluar yang integrati/, dan sasaran yang ingin di$apai dapat menumbuhkan keinginan bela"ar dari pihak

yang terlibat, serta penggabungan terhadap berbagai pandangan# perspekti/#gagasan yang beraneka ragam.

Kompromi, teknik ini dapat berhasil asalkan situasi kon/lik yang dihadapi mempunyai beberapa si/at,diantaranya yaitu! bilamana yang berseteru mempunyai mempunyai kekuatan yang sama, bersi/at

sementara dan mempunyai tu"uan yang sama.

Pengelakan, dalam teknik ini akan berhasil bila sa"a situasi kon/lik yang dihadapi terdapat permasalahan

yang kurang begitu penting dibandingkan dengan permasalahan yang perlu penanganan yang serius%genting*, atau adanya orang yang lebih kompeten untuk menangani masalah ini dengan lebih e/ekti/.

)komodasi, dimana teknik ini dapat digunakan bila pihak yang terlibat dapat memberikan kepuasan dan

pen$apaian sasaran dengan e/ekti/ dengan mempertimbangkan minimalisasi kerugian yang diderita.

. SYARAT KEMAMPUAN SEORANG DECISION MAKER

&erdapat lima persyaratan untuk menilai kemampuan seseorang mengambil keputusan yang e/ekti/.Persyaratan tersebut adalah!

a* Kualitati/, dalam arti mutu keputusan yang diambil,

b* Ketepatan model pengambilan keputusan yang dipilih sesuai dengan situasi dan kondisi.

$* Ketepatan teknik pengambilan keputusan yang digunakan sesuai dengan si/at permasalahan yangingin dipe$ahkan atau sasaran yang akan di$apai.

d* Penerimaan para pelaksana keputusan tersebut dengan sukarela sesuai dengan "i2a dan semangat

keputusan tanpa di2arnai oleh persepsi dan interprestasi sub"ekti/ dari para pelaksana.e* &erbukti mendekatkan organisasi kepada tu"uan yang telah ditetapkan.

4. TINGKATAN KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI

Seorang pemimpin dalam organisasi selalu akan mengambil sebuah keputusan. Sebuah keputusan selalu

mempunyai tingkatan-tingkatan tergantung pada situasi dan kondisi yang mempengaruhi keputusan

tersebut.Keputusan tersebut dapat digolongkan sebagai berikut!

a* Keputusan strategis

b* Keputusan bersi/at taktis

$* Keputusan bersi/at teknisd* Keputusan operasional

engan semakin tingginya suatu "abatan seorang pemimpin, maka nilai dan bobot dari keputusan akan

semakin besar nilai strategisnya. Ini dapat di$irikan sebagai berikut!a* (angka 2aktunya "auh ke depan,

b* ampak terhadap kehidupan organisasional semakin kuat,

$* akupan dari keputusan tersebut bersi/at menyeluruh.Begitu pula dengan sebaliknya, semakin rendah kedudukan "abatan pimimpin maka nilai dan bobot

keputusan akan mengarah pada keputusan operasional. an ini dapat di$irikan sebagai berikut!

23


24/38


(angka 2aktunya yang relati/ pendek, dampaknya hanya dirasakan pada se$ara inkremental atau sesaat$akupan dari keputusan ini hanya menyangkut bagian tertentu dari suatu organisasi akan tetapi perlu

diketahui bah2a seorang pimpinan pun$ak dapat sa"a mengambil suatu keputusan operasional se2aktu-

2aktu, ataupun sebaliknya seorang pimpinan tingkat rendah dapat sa"a mengambil keputusan yang bersi/at strategis se2aktu-2aktu.

BAB V

PROGRAM KERJA

. PENGERTIAN PERENCANAAN DAN MACAM PERENCANAANPengertian # e/inisi Peren$anaan adalah suatu kegiatan atau proses penganalisisan dan pemahaman

sistem, penyusunan konsep dan kegiatan yang akan dilaksanakan untuk men$apai tu"uan-tu"uan demimasa depan yang baik. Peren$anaan atau ren$ana %plan* itu merupakan inti dari kegiatan mana"emen, dan

peren$anaan memiliki banyak ma$am yaitu !

0.0 Peren$anaan dilihat dari "angka 2aktu berlakunya ren$anaRen$ana (angka Pan"ang %long term planning* adalah peren$anaan yang berlaku antara 0:-15 tahun.

Ren$ana (angka Menengah %medium range planning* adalah peren$anaan yang berlaku antara 5-7 tahun.

Ren$ana (angka Pendek %short range planning* adalah peren$anaan umumnya berlaku hanya untuk 0tahun.

0.1 Peren$anaan dilihat dari tingkatannyaRen$ana Induk %masterplan*, adalah peren$anaan yang menitik beratkan uraian kebi"akan organisasi.

Ren$ana ini mempunyai tu"uan "angka pan"ang dan mempunyai ruang lingkup yang luas.

Ren$ana Operasional %operational planning* adalah peren$anaan yang lebih menitik beratkan pada pedoman atau petun"uk dalam melaksanakan suatu program.Ren$ana Carian %day to day planning* adalah peren$anaan harian yang bersi/at rutin.

0.3 Peren$anaan ditin"au dari ruang lingkupnyaRen$ana Strategis %strategi$ planning* adalah peren$anaan yang berisikan uraian tentang kebi"akan tu"uan

"angka pan"ang dan 2aktu pelaksanaan yang lama. Model peren$anaan ini sulit untuk dirubah.

a* Ren$ana &aktis %tati$al planning* adalah ren$ana yang berisi uraian yang bersi/at "angka pendek,mudah menyesuaikan kegiatan-kegiatannya, asalkan tu"uan tidak berubah.

b* Ren$ana menyeluruh %$omprehensive planning* ialah ren$ana yang mengandung uraian se$ara

menyeluruh dan lengkap.

$* Ren$ana &erintegrasi %integrated planning* ialah ren$ana yang mengandung uraian yangmenyeluruh bersi/at terpadu.

&. CARA MERANCANG KEGIATANSebelum kita memulai suatu kegiatan tentu sa"a kita harus memiliki ren$ana#ran$angan a$ara,untuk

memulai a$ara anda perlu mmperhatikan beberapa poin ini !

24


25/38


yaitu 5?J0Ca* ?hat G artinya apa a$ara yang akan anda buat.

b* ?hereG artinya di mana kegiatan tersebut di laksanakan

$* ?henG artinya kapan kegiatan dilaksanakand* ?hoG artinya siapa sa"a yang terlibat dalam kegiatan

e* ?hyG artinya kenapa kegiatan dilaksanakan/* Co2G artinya bagaimana kegiatan berlangsung dan susunan kegiatan tersebut.

itulah yangg harus disiapkan.

. PEDOMAN PENYUSUNAN PROGRAM KERJA ORGANISASI

Setiap organisasi membutuhkan peren$anaan. Peren$anaan merupakan aktivitas a2al dari organisasi untuk

memilih sasaran dan menetapkan tu"uan, serta strategi untuk men$apainya. Peren$anaan menurut Robbins

dan oulter %1::1*, merupakan sebuah proses yang dimulai dari penetapan tu"uan organisasi, menentukanstrategi untuk men$apai tu"uan tersebut se$ara menyeluruh, serta merumuskan sistem se$ara menyeluruh,

terintegrasi dan mengkoordinasi seluruh aktivitas organisasi pada pen$apaian tu"uan organisasi. engan

demikian peren$anaan merupakan sesuatu yang penting dan perlu dipersiapkan se$ara matang bagiorganisasi yang berkelan"utan.

alam menyusun peren$anaan program ker"a, perlu memperhatikan hal-hal yang mendasar serta seluruh

elemen dalam organisasi. engan memperhatikan se$ara menyeluruh, maka akan mendapatkan tu"uan

yang "elas untuk menggerakan roda organisasi dan memutuskan program ker"a yang strategis kedepan.Program ker"a yang strategis, yakni program yang men"a2ab kebutuhan organisasi se$ara internal,

maupun tantangan organisasi kedepan se$ara eksternal. Program ker"a harus mampu membuat daur hidup

organisasi mengalami keberlan"utan dan keberlangsungan.

.. FUNGSI PERENCANAANMenurut Robbins dan oulter, ada empat /ungsi dari peren$anaan!

a0 Pere2aaa 1er/'"%$ %e1a"a$ *e"ara=.

Peren$anaan men"adi a$uan dari seluruh aktivitas organisasi. engan adanya ren$ana, maka

seluruh elemen potensial internal dan eksternal organisasi dapat digerakan menu"u pada

pen$apaian tu"uan, sebagaimana yang telah diren$anakan.

10 Pere2aaa 1er/'"%$ %e1a"a$ +$$+al$%a%$ ,e#$da, *a%#$a.

Ketidak pastian daur hidup organisasi di2aktu kedepan akan diminimalisir. Karena dengan adanya

peren$anaan, maka organisasi akan terus bergerak dengan tu"uan dan arah yang "elas dan tepat

sesuai dengan ren$ana yang telah dibuat. Sehingga kepastian siklus hidup organisasi di2aktumendatang men"adi "elas.

20 Pere2aaa 1er/'"%$ %e1a"a$ +$$+al$%a%$ *e+1oro%a %'+1er daa.engan peren$anaan yang tepat dan strategis, maka organisasi tidak melakukan pemborosansumber daya, baik itu berupa anggaran, maupun sumber daya potensial lainnya. Peren$anaan yang

strategis akan meman/aatkan sumber daya se$ara e/esien dan e/ekti/.

d0 Pere2aaa 1er/'"%$ %e1a"a$ *ee#a*a %#adar dala+ *e"a@a%a ,'al$#a%.

engan peren$anaan, maka ada standar kualitas yang ingin di$apai. 'ntuk itu penga2asan akan

diterapkan dalam melakukan aktivitas organisasi. Peren$anaan yang baik, akan "uga diikuti oleh

berbagai pengukuran standar keberhasilan. an hal tersebut ber/ungsi sebagai penga2asanterhadap kualitas kiner"a organisasi.

.&. SYARAT DARI PERENCANAAN PROGRAM KERJA YANG STRATEGIS

alam melakukan peren$anaan program ker"a, ada syarat-syarat yang harus dipenuhi. Syarat-syarattersebut men"adi a$uan, agar peren$anaan yang dibuat berguna bagi organisasi dan strategis untuk

dilaksanakan !

a0 Fa,#'al a#a' real$%#$%. Peren$anaan yang dibuat haruslah berguna untuk mengatasi masalah masalah /aktual yang ter"adi

di organisasi, baik internal maupun ekternal, agar tu"uan organisasi dapat ter2u"ud dan tidak

25


26/38


mengganggu kiner"a organisasi se$ara umum. Selain itu "uga realistis dalam menganalisa berbagaisumber daya yang ada, sehingga dapat digunakan sebagai potensi dasar pelaksanaan program.

10 Lo"$% da ra%$oal.

Peren$anaan yang dibuat memiliki alur logis dan rasional untuk diterapkan. &idak bertentangandengan dasar organisasi dan mampu mengarahkan organisasi ma"u kedepan untuk lebih

berkembang.20 Fle,%$1el da ,rea#$/. Peren$anaan program ker"a tidak harus terus mengulang program-program

yang pernah dilakukan, akan tetapi dapat lebih /leksibel dalam menemukan program-program baru

yang lebih kreati/, untuk meningkatkan e/ekti/itas dalam pen$apaian tu"uan organisasi.

d0 Ko+$#+e. alam membuat peren$anaan perlu ada komitmen dari seluruh pelaku organisasi,

untuk menerapkan peren$anaan yang dibuat. Sehingga dalam membuat analisis organisasi sertamenyusun peren$anaan program ker"a, mereka mengarahkan seluruh tenaga dan 2aktu mereka

se$ara maksimal. Karena mereka "uga selaku pelaku organisasi yang akan melaksanakannya.

e0 Ko+*re=e%$/. Peren$anaan harus bersi/at menyeluruh, bukan hanya berpihak pada salah satuaspek, kepentingan, bidang maupun divisi. alam membuat peren$anaan seluruh aspek dalam

organisasi harus bersama-sama beker"a sama memikirkan tentang program ker"a yang strategis

untuk organisasi, dan berusaha untuk men$apai tu"uannya se$ara menyeluruh.

.. CARA MEMBUAT PROGRAM KERJA STRATEGIS AGAR BER3ASIL

DILAKSANAKAN

Seringkali program ker"a yang strategis dibiarkan begitu sa"a pas$a peren$anaan dan tidak ditindak lan"uti.

'ntuk itu dalam membuat peren$anaan program ker"a, perlu "uga dipikirkan, strategi yang tepat agar

membuat program ker"a tersebut berhasil untuk diterapkan. )dapun $ara atau strategi agar membuat

program ker"a strategis agar berhasil adalah !Mee#a*,a #')'a. alam membuat program ker"a harus memiliki tu"uan yang "elas dan dapat terukur.

)gar penetapan tu"uan itu e/ekti/ dapat menggunakan pedoman SMART.

a0 S pesi/ik ! &u"uan harus spesi/ik. alam perumusan program ker"a, tu"uan harus runtut dan

sistematis dari tu"uan umum ke tu"uan khusus.

10 Measurable ! &u"uan tersebut harus dapat diukur tingkat keter$apaiannya. 'ntuk itu dalam

perumusan program ker"a, ada "uga indi$ator keberhasilan.

20 Attainable ! &u"uan tersebut dapat di$apai, dengan $ara menganalisis potensi-potensi eksternal dan

internal organisasi. 'ntuk itu dalam peren$anaan program ker"a, analisis lingkungan organisasi itu

penting.

d0 R ealisti$ ! &u"uan harus realistis dan sesuai dengan dasar serta aturan main organisasi.

e0 Timely ! &u"uan harus terukur dalam 2aktu yang tepat, "angan sampai keter$apaiannya mele2ati periodesasi masa "abatan dalam organisasi atau lainnya.

Perlu adanya komitmen bersama seluruh pelaku organisasi untuk men$apai tu"uan dan program ker"a

organisasi. Mengembangkan strategi ker"a yang e/ekti/. +/ekti/ dalam berkoordinasi, menggunakan 2aktu

dan menggunakan sumber-sumber daya organisasi lainnya.

4. PROGRAM KERJA ORGANISASI

Sebuah organisasi memiliki tu"uan yang ingin di$apai. &u"uan tersebut ter2u"ud dengan ter$apainya visiorganisasi. alam proses pen$apaian visi tersebut ada tindakan-tindakan mana"erial yang dilakukan, agar

organisasi dapat beker"a se$ara optimal dan e/ekti/. &indakan-tindakan mana"erial tersebut, menurut (ohn

R. &erry dalam buku @Prin$iples o/ ManagementA meliputi ! peren$anaan, pengorganisasian, pelaksanaan%a$tuating* dan penga2asan. engan melaksanakan prinsip-prinsip mana"emen tersebut, maka visi

organisasi akan ter$apai se$ara sistematis dan terukur.

alam materi ini akan dipaparkan prinsip yang paling a2al dalam aktivitas mana"emen, yakni peren$anaan. Peren$anaan yang dimaksud adalah peren$anaan program ker"a. Peren$anaan program ker"a

merupakan tindakan lan"ut setelah penentuan visi organisasi. Peren$anaan sangat penting agar visi

26


27/38


organisasi dapat di$apai se$ara teren$ana dan tersistematis. Peren$anaan program ker"a adalah sebuahtindakan peren$anaan pelaksanaan program yang dilakukan se$ara sistematis, dengan $apaian tu"uan

tertentu pada satu periodesasi kepemimpinan. engan demikian program ker"a yakni, program yang

diren$anakan untuk dilakukan se$ara sistematis dan terukur, dengan $apaian tu"uan tertentu pada satu periodesasi kepemimpinan dalam organisasi. Peren$anaan program ker"a dibuat pada kurun 2aktu satu

kepemimpinan, karena harus men"a2ab $apaian yang diharapkan saat sang pemimpin melaksanakan tugasmemimpin organisasi.

Seringkali peren$anaan program dibuat hanya dengan $ara melakukan plagiasi atau replikasi

program-program yang sudah dilakukan pada periode sebelumnya. Cal ini tidak sepenuhnya salah, akan

tetapi "ika mengesampingkan kegiatan analisa terhadap sumber-sumber daya organisasi, maka plagiasi dan

replikasi program akan membuat organisasi tidak berkembang dan bergerak ditempat. Peren$anaan program haruslah memperhatikan $apaian dan kondisi organisasi, sehingga ada keberlan"utan program

dalam men"a2ab $apaian visi organisasi.

Se"ak resmi dilantik, pengurus telah mulai beker"a dengan mengadakan beberapa kegiatan nyata.Sebagai suatu organisasi tetap memerlukan pedoman dalam setiap gerak langkahnya termasuk dalam

melaksanakan roda organisasi. Sebagai suatu organisasi yang memiliki $ita-$ita untuk me2u"udkan apa

yang men"adi keinginan organisasi maka pematangan konsep adalah kun$i keberhasilannya. Pematangankonsep yang dimaksud adalah mempertimbangkan segala hal yang men"adi /aktor pendukung dan

penghambat kiner"a organisasi sebelum kita menetapkan suatu kegiatan yang tepat bagi organisasi,

keinginan-keinginan serta tata $ara membangun organisasi tentunya berbeda antara orang yang satudengan yang lainnya, dan $ara untuk men$apai $ita $ita organisasi sebaiknya ter"abarkan dalam suatu

program ker"a yang disahkan se$ara bersama, sesuai dengan konstitusi organisasi %)#)R&*.

Program ker"a akan men"adi suatu kebutuhan primer bagi suatu organisasi karena organisasi tanpamemiliki suatu program ker"a yang terarah dan terpadu dapat diibaratkan bagaikan orang buta yang

men$ari ku$ing hitam dalam gelap malam tanpa $ahaya.

Program ker"a organisasi baru dapat dibuat dengan sistematis, terarah dan terpadu "ika urutan

proses menu"u pembuatan program ker"a telah dilalui dengan baik, artinya organisasi telah memiliki dasar dasar a$uan tentang +jiwa dari program ker"a yang dibuat.

Se$ara garis besar, pemaparan materi ini akan menyangkut !

a. Pengertian program ker"a.

1. (enis-"enis program ker"a.

2. Prasyarat membuat program ker"a

d. &eknis membuat program ker"a

e. Mengevaluasi program ker"a

/. Siapa yang harus membuat program ker"a

4.. PENGERTIAN PROGRAM KERJA

Program ker"a dapat diartikan sebagai suatu ren$ana kegiatan dari suatu organisasi yang terarah, terpadudan tersistematis yang dibuat untuk rentang 2aktu yang telah ditentukan oleh suatu organisasi. Programker"a ini akan men"adi pegangan bagi organisasi dalam men"alankan rutinitas roda organisasi. Program

ker"a "uga digunakan sebagai sarana untuk me2u"udkan $ita $ita organisasi. )da dua alasan pokok

mengapa program ker"a perlu disusun oleh suatu organisasi !

a0 E/$%$e%$ or"a$%a%$7

engan telah dibuatnya suatu program ker"a oleh suatu organisasi maka 2aktu yang dihabiskan

oleh suatu organisasi untuk memikirkan bentuk kegiatan apa sa"a yang akan dibuat tidak begitu

banyak, sehingga 2aktu yang lain bisa digunakan untuk mengimplementasikan program ker"ayang telah dibuat.

10 E/e,#$/$#a% or"a$%a%$7

Kee/ekti/an Organisasi "uga dapat dilihat dari sisi ini, dimana dengan membuat program ker"a olehsuatu organisasi maka selama itu telah diren$anakan sinkronisasi kegiatan organisasi antara bagian

kepengurusan yang satu dengan bagian kepengurusan yang lainnya.

4.&. JENIS-JENIS PROGRAM KERJA

27


28/38


Program ker"a akan dibuat oleh suatu organisasi sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan oleh organisasiyang bersangkutan, "enis "enis program ker"a dapat dibedakan antara lain!

a0 Me'r'# re#a" @a,#' *ere2aaa

Program ker"a untuk satu periode kepengurusan

(enis program ker"a ini biasanya dibuat oleh organisasi untuk satu periode kepengurusan, sehinggakegiatan rapat ker"a %raker* organisasi hanya dilakukan sekali dalam satu periode kepengurusandan untuk tahap selan"utnya akan diadakan evaluasi dan koordinasi dari program ker"a yang telah

ditetapkan. Program ker"a untuk 2aktu tertentu.

(enis program ker"a seperti ini disusun untuk suatu "angka 2aktu tertentu biasanya tri2ulan,

$atur2ulan, semester dan lain lain. alam pembuatan metode program ker"a seperti ini maka akan

ditemui bah2a suatu organisasi akan mengadakan rapat ker"a %raker* organisasi lebih dari sekali

dalam satu periode kepengurusan.

10 Me'r'# %$/a# *ro"ra+ ,er)a

Program ker"a yang bersi/at terus menerus %continue*.Program ker"a seperti ini akan dilakukan se$ara terus menerus %tidak hanya sekali* oleh suatu

organisasi, kesulitan pengimplementasian program ker"a umumnya akan dihadapi saat pertama kali

melaksanakan "enis program ker"a ini. Program ker"a yang bersi/at in$idental

Program ker"a seperti ini umumnya hanya dilakukan pada suatu 2aktu tertentu oleh suatu

organisasi biasanya mengambil momentum momentum 2aktu yang pentingontoh !

- Mengadakan bakti sosial karena ada ke"adian ben$ana alam %$ontoh ! organisasi memberi

sumbangan beras pada 2aktu ben$ana ban"ir di Kabupaten >andak 1:03* Program ker"a yang bersi/at tentative

Program ker"a ini si/atnya akan dilakukan sesuai dengan kondisi yang akan datang. )lasandibuatnya program ker"a "enis ini adalah karena kurang ter"aminnya /aktor-/aktor pendukungketika diadakannya peren$anaan mengenai suatu program ker"a lain.

20 Me'r'# #ar"e#a or"a$%a%$

Program ker"a "angka pan"ang

Program ker"a "angka pan"ang harus sesuai dengan $ita-$ita#tu"uan pembentukan organisasi, serta

visi dan misi dari organisasi. Program ker"a model ini dibuat karena kemungkinan untuk

merealisasikan dalam 2aktu yang pendek tidak memungkinkan.ontoh !

-. Mendirikan Kapel#Dere"a dilingkungan kampus adalah ke$il kemungkinannya untuk diadakan

dalam "angka 2aktu yang pendek, karena itu program ker"a ini harus di"adikan program ker"a "angka pan"ang, dimana masing-masing kepengurusan ber/okus pada satu bagian program ker"aseperti, pengadaan tanah, sebagian bangunan dan sebagainya.

Program ker"a "angka pendek

Program ker"a "angka pendek adalah program ker"a organisasi dalam suatu periode tertentu, yang

"angka 2aktunya berkisar antara 0-3 tahun, yang diran$ang untuk memenuhi berbagai kebutuhan

organisasi pada masa tersebut. alam hubungannya dengan program ker"a "angka pan"ang, dalam

program ker"a "angka pendek ini, dibuat bagian-bagian program ker"a yang dapat direalisasikandalam "angka 2aktu dekat.

4.. PRASYARAT MEMBUAT PROGRAM KERJA

alam organisasi, sudah men"adi ke2a"iban pengurus untuk membuat program ker"a yang akan di"alankanoleh suatu organisasi untuk "angka 2aktu yang telah ditetapkan, namun dalam pembuatannya, pengurus

harus memperhatikan beberapa hal dalam penyusunan suatu program ker"a. )da beberapa hal yang harusdiperhatikan, antara lain !

a* >atar Belakang Pembentukan Organisasi

28


29/38


Cal ini berkaitan dengan nilai-nilai yang mendasari pendirian suatu organisasi yang bertalian eratdengan semangat berdirinya organisasi.

b* Se"arah Per"alanan Organisasi

Cal ini berkaitan dengan pengalaman organisasi dalam men"alankan program ker"a yang telahdiren$anakan, se"arah per"alanan organisasi ini sangat penting untuk diperhatikan karena

kesesuaian "i2a organisasi dengan implementasi program ker"a bisa dilihat dari sisi ini.$* isi dan Misi Organisasi

Program ker"a yang dibuat harus sesuai dengan visi dan misi yang telah men"adi bagian utama dari

suatu organisasi sebagai a$uan pokok dalam men"alankan roda organisasi.

d* )#)R& dan Peraturan Organisasi

Program ker"a yang dibuat tidak boleh menyalahi )#)R& serta peraturan organisasi.e* DBCO#DBPK

DBCO dan DBPK umumnya dibuat pada saat a2al suatu kepengurusan %saat terbentuknya

kepengurusan baru sesuai arahan dari Ketua 'mum#Ketua Carian atau dari pembina* dan hal inimerupakan amanat organisasi yang didasari pada situasi yang sedang berkembang serta dinamika

dari organisasi yang bersangkutan. Suatu program ker"a tidak boleh melanggar DBCO#DBPK

karena pelanggaran terhadap DBCO#DBPK sama artinya dengan menentang amanat yang telahdiberikan oleh organisasi

9. MEMBUAT PROGRAM KERJA

Setelah kita paham tentang prasyarat-prasyarat dari pembuatan program ker"a maka barulah kita membuat

program ker"a, dalam pembuatan program ker"a organisasi maka hal-hal minimal yang harus di$antumkan

adalah !

I. La#ar Bela,a" Pro"ra+ ,e"$a#a

a*. Nama Kegiatan dan &emaMerupakan "udul dari suatu kegiatan yang diren$anakan. &ema bisa diambil dari Kitab Su$i.

b*. >atar BelakangMerupakan pen"elasan dari pertanyaan mengenai @Mengapa Program ker"a ini perlu dibuat G @.

$*. Pengertian unsur nama kegiatan

merupakan pen"elasan dan pen"abaran nama kegiatan. )da kesesuaian antara nama dan istilah

kegiatan.d*. &u"uan Kegiatan

Berkaitan dengan hal-hal yang ingin di$apai setelah melaksanakan program ker"a.

e*. Sasaran KegiatanBerkaitan dengan pelaku serta ob"ek dari kegiatan, biasanya bersi/at

panduan organisasi.docx

Documents

Transcript of panduan organisasi.docx