Panduan DMS

8/20/2019 Panduan DMS

1/9


2/9

Panduan DMS

Page 2 of 9

Contoh pengkodean pada Instruksi Kerja :

IK/xxxxxxxx/xxx => IK / Kode Unit Kerja (8 digit) / No urut (3 digit)

Kode Unit Kerja dapat dilihat pada HRIS>>Pencarian>>Unit Kerja (field CODE)

No Urut adalah nomer urutan Instruksi Kerja yang dimiliki oleh Unit kerja terkait

c. Isikan Title dengan judul dokumen

d. Pilih Business Process sesuai dengan keterkaitan dokumen dengan proses bisnis yang

ada

e. Pilih ISO Requirement sesuai dengan keterkaitan antara Persyaratan ISO dengan

dokumen

f. Pilih ISO Element sesuai dengan keterkaitan antara Elemen Persyaratsan ISO dengan

isi dokumen


3/9

Panduan DMS

Page 3 of 9

g. Cari & Pilih Related Document.

- Ketikkan Keyword Dokumen yang akan dicari kemudian enter/klik search

- Pilih Dokumen lain yang terkait dengan dokumen yang sedang dibuat

h. Isian berdasarkan menu jenis dokumen :

Apabila Jenis Dokumen Manual isikan Description dengan penjelasan singkat isidokumen manual

Apabila Jenis Dokumen Prosedur isikan :

- Quality Assurance Flowchart Description dengan nama Flowchart yang ada pada

prosedur

- Quality Assurance Procedure Description dengan penjelasan singkat isi dokumen

prosedur

Apabila Jenis Dokumen Instruksi Kerja isikan Description dengan penjelasan

singkat isi dokumen instruksi Kerja


4/9

Panduan DMS

Page 4 of 9

Apabila Jenis Dokumen Form isikan Retention Time dengan masa retensi Catatan

i. Isikan Document Changes Records dengan catatan perubahan dokumen apabila ada.

j. Upload File softcopy Dokumen dalam format *.doc / *.xls (tidak dalam format *.pdf)

k.

Klik Send to Document Controller untuk mengajukan Pembuatan Dokumen.

Tombol Save as Draft untuk menyimpan Dokumen sebelum diajukan kepada

Document Controller.

2. Revise Document (Pengajuan Revisi Dokumen)

2.1. Revise Document hanya dilakukan oleh creator dokumen, apabila terdapat mutasi jabatan

dalam unit kerja terkait dan perlu adanya perubahan user creator dokumen. Mohon infokan

ke email [email protected]

2.2.

Untuk melakukan Revise Document wajib menggunakan Browser2.3. Flow Proses Revise Document

UNIT KERJA ATASAN LANGSUNG

REVISE DOCUMENT

DOCUMENT CONTROLLER ALL USER

VERIFIKASI

DOCKUMEN APPROVAL

DOKUMEN

TERKONTROL DOKUMEN

TERKONTROL

Sesuai

Revisi

Setuju

Revisi

DOKUMEN

TERKONTROL

Selesai Selesai

Tolak Tolak

mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]


5/9

Panduan DMS

Page 5 of 9

2.4. Langkah Melakukan Revise Document :

a. Klik pada menu sebelah kiri

b. Pada halaman tengah akan tampil document yang dimiliki user creator document.

- Klik “R evisi” pada dokumen yang akan di-update.

- Setelah itu akan tampil dokumen seperti yang ada pada gambar dibawah ini.

- Upload softcopy dokumen dalam format *.doc / *.xls (tidak dalam format *.pdf)


6/9

Panduan DMS

Page 6 of 9

c. Klik Send to Document Controller untuk mengajukan revisi dokumen

Tombol Save as Draft untuk menyimpan Dokumen sebelum diajukan kepada

Document Controller.

3. Withdraw Document (Pengajuan Cabut Dokumen)

3.1 Withdraw Document hanya dilakukan oleh creator dokumen, apabila terdapat mutasi jabatan

dalam unit kerja terkait dan perlu adanya perubahan user creator dokumen. Mohon infokan

ke email [email protected]

3.2 Flow Proses Withdraw Document


WITHDRAW

DOCUMENT


APPROVAL

DOKUMEN

TERKONTROL DOKUMEN

TERKONTROL

Setuju

Revisi

DOKUMEN

TERKONTROL

Tolak

DOKUMENKEDALUARSA

3.3 Langkah melakukan Withdraw Document

a. Klik pada menu sebelah kiri

b. Pada halaman tengah akan tampil document yang dimiliki user creator document.

- Klik “ Withdraw ” pada dokumen yang akan di-cabut.

- Menu Cabut Dokumen akan tampil seperti pada gambar dibawah

mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]


7/9

Panduan DMS

Page 7 of 9

- Isikan Reasons mengenai alasan pengajuan pencabutan dokumen

- Pilih Status Save as Draft untuk menunda pengajuan cabut dokumen

- Pilih Status Send to Approval untuk melakukan pengajuan Cabut Dokumen kepada

atasan.

4.

Request Document (Permintaan Dokumen)4.1. Request Document dapat diajukan oleh semua user DMS. Dengan persetujuan Document

Controller dokumen yang akan diberikan dalam formt PDF. Dan sifat dokumen tersebut

adalah dokumen lepas / uncontrolled copy document.

4.2. Flow Proses Request Document

UNIT KERJA ATASAN LANGSUNGDOCUMENT CONTROLLER ALL USER

APPROVAL

DOKUMEN

TERKONTROL DOKUMEN

TERKONTROL

Setuju

DOKUMEN

TERKONTROL

Tolak REQUESTDOCUMENT

Selesai

DOKUMEN LEPAS

4.3. Langkah melakukan Request Document

a.

Pilih dokumen yang akan dimintab. Klik Request pada sebelah kiri dokumen yang akan diminta

c. Isikan Necessity dengan alasan keperluan permintaan dokumen tersebut

d.

Klik Save untuk mengajukan permintaan dokumen kepada Document Controller.


8/9

Panduan DMS

Page 8 of 9

5. Reassessment Document (Kaji Ulang Dokumen)

5.1. Reassesment Document wajib dilakukan oleh Ka. Unit Kerja terkait / Creator Document

setiap satu tahun setelah dokumen terpublish.

5.2. Flow Reassessment Document


REVISE DOCUMENT


VERIFIKASI

DOCKUMEN APPROVAL

DOKUMEN

TERKONTROL DOKUMEN

TERKONTROL

Sesuai

Revisi

Setuju

Revisi

DOKUMEN

TERKONTROL

Selesai Selesai

Tolak Tolak

REASSESSMENT

DOCUMENT

Revisi

Cabut

WITHDRAW

DOCUMENT APPROVAL

DOKUMEN

TERKONTROL DOKUMEN

TERKONTROL

Setuju

Revisi

DOKUMEN

TERKONTROL

Tolak

DOKUMEN

KEDALUARSA

DOKUMEN

TERKONTROL DOKUMEN

TERKONTROL

DOKUMEN

TERKONTROL

Relevan


9/9

Panduan DMS

Page 9 of 9

5.3. Setelah satu tahun dokumen terpublish creator document akan dapat pemberitahuan email

untuk kaji ulang dokumen (reassessment document).

- Apabila dokumen masih relevan maka dokumen dapat tetap terpublish.

- Apabila dokumen sudah tidak relevan lagi maka dokumen dapat dilakukan direvisi

dokumen (Revise document) atau dilakukan cabut dokumen (Withdraw document).

Panduan DMS

Documents

Transcript of Panduan DMS