P R OJE ÇEŞİTLERİ, PROJE DÖNGÜSÜ YAKLAŞIMI İLE PROJE DOK Ü MANI HAZIRLAMA Muzaffer...

1

T.C.ORMAN ve SU İŞLERİ BAKANLIĞI

ÇÖLLEŞME VE EROZYONLA MÜCADELE GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

PROJE HAZIRLAMA VE EKONOMİK ANALİZ EĞİTİMİ

Çeşme, İzmir 16-19 Kasım 2011

PROJE ÇEŞİTLERİ,

PROJE DÖNGÜSÜ YAKLAŞIMI İLE PROJE DOKÜMANI HAZIRLAMA

Muzaffer Doğru

2

İÇİNDEKİLER

I. Proje Tanımı ve çeşitleri

II. Proje döngüsü ve mantıksal çerçeve yaklaşımı (MÇY) ile proje hazırlama v

MÇY ile proje hazırlamanın aşamaları

Analiz Aşaması Paydaş analizi Problem Analizi Hedef ve amaç analizi Strateji analizi

Planlama Aşaması Hedef, Amaç, Gösterge, Doğrulama Kaynakları Varsayım, Risk

MÇY matrisinin hazırlanması Proje Faaliyet Planı Proje Bütçesi

Sürdürülebilirlik

İzleme ve Değerlendirme

3

PROJE TANIMI

Proje, belirlenmiş bir amacın gerçekleştirilmesine yönelik olarak belli bir zaman periyodu içinde, bu amaca tahsis edilen kaynakları (bütçe) kullanmak suretiyle, gerçekleştirilen bir dizi faaliyetler bütünüdür.

Bu durumda KAYNAK+ ZAMAN+ FAALİYET projenin kapsamını oluşturan temel elemanlar olmaktadır. Bazı projelerde bunlara ilave olarak YER de proje’nin temel bir elemanını oluşturur.

4

Planlama ve Proje ile Farkı • Planlama, önceden belirlenmiş amaçları gerçekleştirmek

için yapılması gereken işlerin saptanması ve izlenecek yolların seçilmesidir. Planlama, geleceğe bakma ve olası seçenekleri saptama sürecidir yani geleceği düşünmedir. Özetle planlama, bir eylemle ilgili tüm etkinliklerin önceden hazırlanması sürecidir.

• Amaçlar belirlenmiş.

• Daha uzun dönemli

• Daha Genel (Projelere Baz teşkil oluşturur)

5

Projelerin Temel Özellikleri

- Özgün (belirgin) (Specific)

- Sonucu ölçülebilir (en azından değerlendirilebilir) (Measurable)

- Elde edilebilir (Kabul edilebilir) (Achievable)

- Gerçekçi (mevcut imkanlar gözönünde bulundurularak) (Realistic) - Zaman bağımlı (bir bitiş tarihi/zamanı olan) (Time Bounded)

(İngilizcesi kısaltılmışı SMART-Şık- kelimesi kullanılmaktadır)

6

PROJE ÇEŞİTLERİ

Sektörler itibariyle sınıflandırma

- Enerji projeleri - Ormancılık projeleri - Kırsal kalkınma projeleri - Havza rehabilitasyon projeleri - Sulama projeleri

7

ORMANCILIK PROJELERİNE ÖRNEKLER

- Ağaçlandırma projeleri- Erozyon kontrolu projeleri- Odun dışı orman ürünleri projeleri- Eko-turizm projeleri- Orköy projeleri- Orman sanayi projeleri- Havza Avan Projeleri- Bölge Müdürlüğü projeleri (OGM/AGM)

8

Proje tipi itibariyle sınıflandırma

- Uygulama projesi - Araştırma-Geliştirme Projesi - Eğitim projesi - Teknik İşbirliği Projesi Büyüklük (alan/bütçe) itibariyle sınıflandırma - Büyük, orta, küçük ölçekli projeler Ülke projeleri-Bölgesel Projeler

- ÇEM-TİKA Çölleşme ile Mücadele bölgesel İşbirliği proj. - ÇEM-FAO Orta Asya ve Kafkaslarda dağlık havzaların sürdürülebilir yönetimi için kapasite geliştirme projeleri

9

Proje sahibi kurumlar itibariyle sınıflandırma

- Kamu kuruluşları projeleri - Özel sektör projeleri - Sivil toplum örgütü projeleri Finans kaynakları itibariyle sınıflandırma - İç kaynaktan finanse edilen projeler - Dış kaynaklı projeler

10

Dış kaynaklı ormancılık projeleri (örnekler)

- Doğu Anadolu Havza Rehabilitasyon Projesi (DB) - Anadolu Havza Rehabilitasyon Projesi (DB) - Kuzey Anadolu Ormancılık Projesi (DB) - Akdeniz Ormancılık Projesi (DB) - Ormancılık Sektör İncelemesi Projesi (DB) - Çoruh entegre havza rehabilitasyon projesi (JICA) - Biyolojik Çeşitlilik Projesi (GEF) - Küre Dağları Projesi (GEF)

11

- Endüstriyel Orman Ağaçlandırmaları Projesi (FAO) - Ulusal Ormancılık Programı Geliştirme Projesi (FAO) - Toplum Ormancılığı Projesi (FAO) - Yapraklı Tür Orman Ağaçlandırmaları Projesi (FAO) - Milli parklar yönetim planlamasının geliştirilmesi projesi (FAO) - Küre Dağları Milli Park Projesi (GEF) - Yıldız Dağları Biyolojik Çeşitliliğin Korunması Projesi ( ) - Türk-Alman Ormancılık (silvikültür-amenajman) Projesi (GTZ) - Türk-İtalyan Kavakçılık Projesi (İTALYA) - Ormancılık bilgi sistemleri projesi (Finlandiya) - Tüplü fidan üretim teknikleri projesi (Finlandiya

12

• Avrupa Birliği (AB)• Dünya Bankası (DB)• Küresel Çevre Fonu (GEF) • Birleşmiş Milletler Gıda ve Tarım Teşk. (FAO)• Birleşmiş Milletler Kalkınma Programı (UNDP)• Alman Teknik İşbirliği Taşkilatı (GTZ)• Yabancı Ülkeler (Finlandiya, Hollanda, İtalya)• TIKA • OSB-FAO Ormancılık Projeleri Destekleme Fonu (2012 de başlaması bekleniyor)

Dış Kaynaklı Proje Finansman Kuruluşları

13

Proje Döngüsü (Mantıksal Çerçeve) Yaklaşımı ile Proje Hazırlama

Proje hazırlanması ve değerlendirmelerinde proje döngüsü yaklaşımı kullanımının yaygınlaşması nedenleri:

1. Proje uygulamalarında elde edilen deneyimler, başarısız projelerin değerlendirilmesi sonuçları.

2. Projelerin performanslarının izlenmesi ve değerlendirilmesindeki yetersizlikler.

3. İç ve dış finans kurumlarının proje döngüsü yaklaşımı ile hazırlanana projeleri desteklemesi.

14

Proje Süreci (Projelerin hazırlanması ve yürütülmesinin 6 aşaması)

Ön Değerlendirme

Uygulama

Finansman

Proje FikriniBelirleme

Projenin Tasarımı

Değerlendirme

15

Proje Sürecinin Aşamaları• Proje Fikrini Belirleme: Projenin ilk fikir ve tasarım aşamasıdır• Projenin tasarımı: Projenin teknik ve operasyonel açıdan detaylı olarak tasarlandığı aşama• Ön Değerlendirme: Tasarımı tamamlanmış olan projenin mantıki, çerçeve, teknik, mali, ekonomik, sosyal, çevresel, kurumsal yönlerden tutarlılığını, bütünselliğini, işlevselliğini değerlendirme.• Finansman: Finansman teklifinin ilgili karar vericiler tarafından değerlendirildiği ve finansmanın sağlandığı aşama.• Uygulama: Projede öngörülen faaliyetlerin uygulanması, performans ve sonuçlarının izlenmesi, denetlenmesi aşaması.• Değerlendirme: Proje performans ve sonuçlarının değerlendirilmesi.

　Integrated Watershed Development Approach (Case of one micro-catchment (MC))

Rehabilitation ofdegraded forest

Check dams

Soil conservation

Rehabilitation of rangeland

Avalanche control works

Livelihood improvement(based on livestock)

Livelihood improvement(based on agriculture)

Improvement of forest nursery;Natural disasters' risk assessment;Plannings;Marketing assistance

Activities for multiple MCsCD of local communitiesCD of line agencies' staffs

Capacitydevelopment

Area withremaining forest

Soil conservationSeverely degraded area

Small scale irrigationinfrastructure improvement

River bank enforcement

Consulting service

33

Proje Bölümleri (içeriği)

Kapak SayfasıProje Özeti İçindekiler Tablosu Kısaltmalar 1. GİRİŞ Proje ile ilişkili genel koşullar, ulusal, sektörel politika, program, öncelikler.

2. MEVCUT DURUM ANALİZİ 2.1 Mevcut koşulların tanımı 2.2 Problem analizi 2.3 Paydaş analizi 2.4 Ana çözüm ihtiyaçları, amaç ve hedef analizi2.5 Strateji (amaç ve hedeflerin elde edilmesi alternatifleri) analizi

34

3. PROJE ÇERÇEVESİ 3.1 Hedef, Amaç, Çıktılar 3.2 Faaliyetler (faaliyetler ile ilgili her türlü analizler, tanımlar, standartlar, vb.) 3.3 Riskler ve varsayımlar3.4 Sürdürülebilirlik

4. PROJE YÖNETİMİ 4.1 Proje yönetimi, uygulamaları ile ilgili kurumsal düzenlemeler, sorumluluklar, eşgüdüm 4.2 Proje girdileri ve bütçesi

5. PROJE İZLEME VE DEĞERLENDİRME 5.1 İzleme ve değerlendirme, başarı göstergeleri5.2 Bilgilerin paylaşımı

35

6. PROJE UYGULANABİLİRLİK (FİZİBİLİTE) ANALİZLERİ 6.1 Finansal ve Ekonomik Analiz (Fizibilite) 6.2 Çevresel Uygulanabilirlik (ÇED) 6.3 Sosyal Uygulanabilirlik 6.4 Projenin Dışsallıkları

EKLER 1 Proje Mantıki Çerçeve Matrisi2 Çalışma Planı3 Proje Bütçesi4 Fizibilite analizleri detay tabloları5 Proje sahası tanıtımı ile ilgili detay bilgiler, haritalar6 Faaliyetlerle ilgili standartlar, detay tanımlar, çizimler, vb.7 Diğer

36

PROJELERDE BAŞLICA BAŞARISIZLIK NEDENLERİ

• Mevcut durumun, sorun-neden-çözüm ilişkisinin yetersiz analizi.

• Proje mantıki çerçevesinin iyi kurgulanmaması. • Risklerin yeterince dikkate alınmaması.• Faaliyet odaklı planlama ve uygulama.• İzleme ve performans değerlendirme kriter ve

yöntemlerinin yetersizliği.• Hedef gruplarla yeterli ilişkinin kurulamaması.• Projelerdirmede standartlaşma, yeterli sorgulamama.

– Geçmiş proje sonuçlarının yeterince değerlendirilmemsi, deneyimlerin yeni projelerde yeterince faydalanılmaması.

37

Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Nedir?

Projenin farklı seviyelerdeki amaç, çıktı/sonuç, faaliyetler ve girdiler arasındaki nedensel ilişkileri kuran, bunların gerçekleştiğini uygun göstergelerle kontrol eden ve proje kontrolü dışında kalan ve başarıyı etkileyecek riskleri yeterli şekilde dikkate alan proje hazırlama, uygulama ve değerlendirme mekanizmasıdır.

38

Hedef (uzun dönem amaç

Proje amacı

Sonuç 1(Çıktı 1)



Faaliyet 1.1 F1.2 F2.1F1.3 F2.2 F3.1 F3.2 F3.3

G G G G G

39

5. Mantıksal çerçeve matrisinin hazırlanması – proje yapısının tanımlanması, onun içsel mantığının test edilmesi, amaç ve hedeflerin (çıktıların) ölçülebilir terimlerle tanımlanması; bunlara ulaşmak için uygun ana faaliyetlerin tanımlanması

6. Faaliyetlerin planlanması –faaliyetlerin detaylandırılması, sırasının, birbirleriyle bağlantılarının belirlenmesi; sorumlulukların tahsis edilmesi faaliyet planının hazırlanması

7. Bütçeninhazırlanması – Faaliyet planından hareketle girdilerin belirlenmesi ve bütçenin hazırlanması

Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı ile Proje Hazırlama Aşamaları

PLANLAMA AŞAMASIANALİZ AŞAMASI

1. Paydaş Analizi – paydaşların , onların ana problem ve beklentilerini, yaratacakları kısıtların, fırsatların ve katkıların belirlenmesi; 2.GZFT (GÜÇLÜ ZAYIF FIRSATLAR TEHDİTLER ) Analizi3. Problem Analizi – problemlerin ve bunların farklı seviyeleri arasındaki neden-sonuç ilişkilerinin analizi. 4. Amaç ve Hedeflerin Analizi – belirlenen problemlerden hareket ederek amaç ve hedeflerin (hedeflenen çıktıların) belirlenmesi.5. Strateji Analizi – amaç ve hedeflerin gerçekleştirilmesi için alternatif stratejilerin mukayesesi ve uygun stratejinin belirlenmesi. Amaç ve çıktıların son şeklinin verilmesi .

40

1. Adım: Paydaş analizi

• Paydaşlar, proje sürecinden ve sonuçlarından doğrudan ya da dolaylı biçimde olumlu ya da olumsuz biçimde etkilenecek olan kişiler, topluluklar, gruplar, kurumlar (kamu kurumları, STK’lar, yerel yönetimler, işletmeler) ve kişilerdir.

• Proje süreci ve sonuçlarını etkileme ve bunlardan etkilenme (zarar görme, yararlanma, katkı sağlama, risk oluşturma) bakımından birincil öneme sahip paydaşların analizi ve proje sürecine dahil edilmesine özellikle özen gösterilmelidir.

41

- Sorunlar projeyi yürütecek kuruluş yanında diğer paydaşların bakış açılarından da incelenir ve belirlenir.

- Konuyla ilgili tüm sorunların ortaya çıkıp çıkmadığı incelenir.

- Ortaya çıkanların önemli sorunlar olduğu kontrol edilir.

- Belirlenen sorunların birbirleriyle bağlantıları, sebep-sonuç ilişkileri belirlenir. Bu bağlantıları gösteren sorun ağacı hazırlanır.

- Gerçekte olmayan veya önemi abartılan problemlere dayalı olarak geliştirilen projeler başarısız olmaya mahkumdur.

2. Adım: Problem Analizi

42

Problem Analizinde Dikkat Edilecek Konular

• Sorun olarak gördüğünüz ya da değiştirmek istediğiniz konu nedir?• Sorunla ilgisi olan anahtar paydaşlar/ ilgi grupları kimlerdir?• Sorunu çözerken anahtar paydaşların potansiyel ihtiyaçları,

beklentileri, rolleri ve işlevleri nelerdir?• Paydaş/ilgi gruplarının proje dolayısıyla yaşayacakları potansiyel

kazançlar ve kayıplarnelerdir?• Sorunun kaynağı nedir ve kaynak ile sorun arasındaki ilişki nedir?• Sorunu çözmeye yönelik seçenekler nelerdir?• Sorunun çözümünü sağlamak için nelerin değişmesini görmek

istiyor, neleri gerçekleştirmek istiyorsunuz?

43

- Mevcut durumdaki ana sorunlar tanımlanır.

- Sorunların gruplandırılmasına başlamak için bir başlangıç sorunu seçilir.

- Başlangıç sorununa doğrudan neden olan sorunları onun altına

yerleştirilir.

- Başlangıç sorunun doğrudan sonucu olan sorunlar onun üstüne yerleştirilir.

- Arasında neden veya sonuç ilişkisi olmayan sorunlar ise, başlangıç sorunu ile aynı seviyeye yerleştirilir

Problem Ağacı Nasıl Oluşturulur(Beyin Fırtınası)

44

Problem Ağacı (1-kök kısmı) (Çoruh Projesi)

Sonuç

Neden

Çoruh havzasında doğal kaynakların büyük bolümü

bozulmuş ve havzanın sürdürülebilirliği risk altında

Ormanların onemli bolumu bozulmus ve

baskı altında

Mera alanlarının buyuk kısmı bozuk ve

baskı altında

Ormanlarda aşırı otlatma ve düzensiz faydalanma

Orman teşkilatının yöredeki eleman kadrosu yetersiz,

katılmcı ve entegre çalışmalar konusunda deneyim az

Orman köylülerinin

alternatif gelir kaynakları

kıstlı

Yerel köylülerin

ormanlardan faydalanma

ve gelir imkanları çok kısıtlı

Katılımcı ve entegre çalışmalar konusunda eğitimler yetersiz

Tarım alanlarının buyuk kısmı bozuk ve

verimliliği düşük

Köylü organize

olarak mera alanlarında kontrollu otlatma

yapamıyor

Devletin Mera ıslah çalışmaları

yetersiz

Kontrollu otlatma için farkındalık ve teşvik

programları yetersiz

Tarım ve Orman

teşkilatları mera ıslahına gerekli önemi

vermiyor

Tarım alanlarında

hatalı toprak işleme, sulama,

gübre ve ilaç kullanımı

Üst havzalarda köylü yayımi

tanıtım, destekler zayıf

Köylü.örgütleri ve tarım ürünlerinin

pazarlanması çok zayıf

Develetin çiftçi

örgütlerini destekleme ve

pazarlama destelkleri

zayıf

45

Problem Ağacı (2-tepe kısmı) (Çoruh Projesi)



Şiddetli toprak erozyon ve su artan sel, taşkın, olayları

Hayvancılık ve tarımsal geliri ve köylerde geçim

imkanlarının azalması

Tarım ve mera

alanlarının ve

verimliliğinin azalması

Alt havzada yerleşim

yerleri, tarım alanları, altyapı

tesisleri izerinde sel ve taşkın zararları

Yaşam düzeyi ve

yoksulluğun artması

Kırsal alanda ailelerin

bölünmesi, yerel

kültürün yok olması

Doğal peysajin

bozulması

Baraj ve gölet lerde

yüksek oranda

sedimentasyon

Yaban hayatı

zararlarında artış

Bitki ve hayvan

türlerinde azalma, yokolma

Şehir ve yerleşim

alanlarında ekolojik, sosyol,

ekonomik sorunlar

Artan göç

Orman, sulak alan, mera, alpin

ekosistemlerinin ve habitatların bozulması

Ekoturizm potansiyeli

ve gelirlerinin azalması

Barajların ömrünün , enerji ve sulama

verimliğinin azalması

46

- Problem ağacındaki olumsuz durumların gelecekte olması arzu edilen ancak gerçekçi olan durumlara çevrilmesi ile hazırlanır.

- Çözümlerin aşağıdan yukarıya ve yukarıdan aşağıya doğru ilişkilerini ve bağlantılarını ortaya koyar.

3. Adım: AMAÇ VE HEDEFLERİN BELİRLENMESİ

47

ÇÖZÜM AĞACI (Eğitim sırasında doldurulacak)



Ormanların onemli bolumu bozulmus ve

baskı altında

Mera alanlarının buyuk kısmı bozuk ve

baskı altında

Ormanlarda aşırı otlatma ve düzensiz faydalanma

Orman teşkilatının yöredeki eleman kadrosu yetersiz,

katılmcı ve entegre çalışmalar konusunda deneyim az

Orman köylülerinin

alternatif gelir kaynakları

kıstlı

Yerel köylülerin

ormanlardan faydalanma

ve gelir imkanları çok kısıtlı

Katılımcı ve entegre çalışmalar konusunda eğitimler yetersiz

Tarım alanlarının buyuk kısmı bozuk ve

verimliliği düşük

Köylü organize

olarak mera alanlarında kontrollu otlatma

yapamıyor

Devletin Mera ıslah çalışmaları

yetersiz

Kontrollu otlatma için farkındalık ve teşvik

programları yetersiz

Tarım ve Orman

teşkilatları mera ıslahına gerekli önemi

vermiyor

Tarım alanlarında

hatalı toprak işleme, sulama,

gübre ve ilaç kullanımı

Üst havzalarda köylü yayımi

tanıtım, destekler zayıf

Köylüçrgütleri ve tarım ürünlerinin

pazarlanması çok zayıf

Develetin çiftçi

örgütlerini destekleme ve

pazarlama destelkleri

zayıf

48

- Bir proje oluşturacak olası alternatif stratejiler ortaya konur

- Bir veya birden fazla alternatif strateji seçilir

- Belirlenen kriterlere göre optimum stratejinin hangisi olduğunu konusunda değerlendirme yapılır

- Projeyi oluşturacak stratejiye karar verilir

- Proje Ana Amacı ve Proje Hedefleri (hedeflenen sonuçlar/ çıktılar) netleştirilerek projenin kapsamı belirlenir.

4. Adım: Strateji Analizi ve Seçimi

49

- STRATEJİ SEÇİM KRİTERLERİ

- Maliyetler ve Mevcut Kaynaklar- Politik uygunluk - Sosyal uygunluk ve kabul edilebilirlik - Verimlilik ve etkinlik- Aciliyet- Farklı paydaşların bakış açıları- Faydaların zaman perspektifi

50

GÖSTERGELER

GÖSTERGELER

GÖSTERGELER

9

11

13GENEL HEDEF (Uzun Dönem

Amaç)

PROJE AMAÇLARI

SONUÇLAR(ÇIKTILAR)

FAALİYETLER

1

4

3

2

DOĞRULAMA KAYNAKLARI



MALİYETLERAYRICA

DÜZENLENİR

12

14

10

ÖNKOŞULLAR

VARSAYIMLAR

VARSAYIMLAR

VARSAYIMLAR

7

8

6

5

ARAÇLAR (Girdiler)AYRICA

DÜZENLENİR

Projenin KapsamıMüdahele Mantığı

Objektif olarak doğrulanabilir

göstergeler

Doğrulama Kaynakları Varsayımlar

5. ADIM: MANTIKSAL ÇERÇEVE MATRİSİ’NİN HAZIRLANMASI

51

Projenin neden gerçekleştirildiği ve neleri değiştireceği (Projenin Amacı)

Projenin neleri başaracağı (Göstergeler)

Projenin başarısının değerlendirilmesinin nasıl yapılacağı (Doğrulama Kaynakları)

Projenin bunu nasıl başaracağı (Faaliyetler ve Araçlar)

Projenin başarısı için hangi dışsal faktörlerin önemli olduğu (Varsayımlar)

Hangi araçların gerekli olduğu (Girdiler)

Projenin başlayabilmesi için hangi unsurların ya da şartların gerçekleştirilmesinin gerektiği (Ön koşullar)

52

MANTIKSAL ÇERÇEVENİN TANIMI

Proje Müdahele Mantığı, Kapsamı Objektif (nesnel) olarak Doğrulanabilen Göstergeler

Doğrulama Kaynakları (Yöntemleri ) Varsayımlar

Genel Hedef (Uzun dönem amaç): Projenin katkıda bulunacağı ve proje sonrası uzun dönemde gerçekleşcek ideal durumdur.

Genel hedefe yapılan katkının derecesini ölçer. Değerlendirme esnasında kullanılır. Ancak, projenin kendisinin bu bilgileri toplamaya çalışması genellikle uygun değildir.

Göstergeleri doğrulamak için kullanacağınız veri kaynakları nelerdir – örneğin spesifik raporlar, tutanaklar, etütler, hesaplar, devlet istatistikleri, Amaç göstergelerini nasıl doğrulayacaksınız?

Proje Amacı: Proje sonucunda ulaşılacak amaçtır. Özgün, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi olarak ve belli bir zaman ve yere bağlı olarak tanımlanır. Etkisinin proje sonrasında devam etmesi beklenir.

“Amacın gerçekleşip gerçekleşmediğini nasıl anlayacağız?” sorusununcevaplandırılmasına yardımcı olur. Miktar, nitelik ve zaman ile ilgili uygun ayrıntıları içermelidir.

Amaç göstergelerini nasıldoğrulayacaksınız? Bilgileri kim toplayacak, maliyeti ne olacak ve ne kadar zaman alacak?

Proje Amacı-Ana Hedefi ilişkisini etkileyebilecek olan varsayımlar (eğer bu amaca ulaşılısa bu varsayımlarda bahsedilen koşullar gerçekleşirse uzun dönem amaca katkı sağlanacaktır).

Proje Sonuçlar (Çıktıları): Proje amacının gerçekleştirilmesi için ulaşılması gereken sonuçlardır. Ölçülebilir, gerçekleştirilebilir olarak tanımlanmalıdır.

“Sonuçların elde edilip edilmediğini nasıl anlayacağız?” sorusunun cevaplandırılmasına yardımcı olur. Miktar, nitelik, zaman ile ilgili uygun ayrıntıları içermelidir.

Sonuç (Çıktı) göstergelerini nasıldoğrulayacaksınız? Mevcut durumun ölçümüne ihtiyaç var mı? Bilgileri kim toplayacak, maliyeti ne olacak , ne kadar zaman alacak?

Çıktı – Amaç ilişkisini etkileyebilecek varsayımlar (eğer bu çıktılar elde edilirse ve bu varsayımlarda bahsedilen koşullar gerçekleşirse çıktılar üretilebilir.

Faaliyetler: Amaca ulaşma yolunda planlanan proje sonuçlarının (çıktıların) üretilmesi için belli zamana ve kaynakların kullanımna dayalı olarak gerçekleştirilecek faaliyetler ve buınların alt faaliyetleridir.

Faaliyetler-Çıktı ilişkisini etkileyebilecek varsayımlar (eğer bu faaliyetler uygulanırsa ve bu varsayımlarda bahsedilen koşullar gerçekleşirse çıktılar elde edilebilir (üretilebilir).

Faaliyetlerin başlamasından önce mevcut olması gereken önkoşullardır. (izinler, protokollar, bütçe aktarma,vb.)

53

Araçlar ve Maliyetler

Araçlar; projenin yürütülmesi ve planlanan faaliyetlerin yapılması için gereken fiziksel ve fiziksel olmayan kaynakları, yani projede kullanılacak girdileri ifade eder. Bu girdileri temel olarak ikiye ayırabiliriz:

• İnsan kaynakları• Ekipman ve malzemeler

Maliyetler ise, tüm belirlenmiş kaynakların (araçların) finansal olarak ifadesidir. Maliyetler, proje önerisi hazırlanan kuruluşa, projeye destek sağlayacak tüm kişi ya da kuruluşların katkılarını ifade edecek şekilde ve istenilen standart bir formatta hazırlanır.

Girdilerin ve maliyetlerin belirlenmesi için detaylı faaliyet planı ve bütçenin hazırlanması gerekir ve bu nedenle projede kullanýlacak araçlar ve maliyetler, mantýksal çerçeve matrisi hazýrlandýktan sonra tamamlanýr.

54

RİSKLER VE VARSAYIMLAR

Proje hazırlanması ve değerlendirmesi sırasında, projenin başarısı üzerinde önemli etkilere sahip ancak projenin kontrolü dışındaki Dışsal Faktörler tanımlanarak dikkate alınmalıdır.

Risk nedir?Projenin başarısı için önemli olan ve dışsal faktörler olarak ifade ettiğimiz olumsuz etkilerin tümü.

Varsayım nedir?Projenin başarısını etkileyen dışsal faktörlerin olumlu olarak ifade edilmesidir. Varsayımlar esas olarak riskler yönetildikten sonra sonuçların ve amaçların elde edilmesi için gerekli olduğu kabul edilen koşullardır.

55

RiskProjelerin planlanmasında Risk değerlendirmeleri ve yönetiminin yer alması önemlidir. Burada dikkat edilmesi gereken rislerden kaçınmak değil, projeyi var olan riskleri ve bunların proje üzerindeki etkilerini önleme ihtiyaç ve imkanlarına dikkat ederek planlamaktır.

Risk belirleme, değerlendirme ve tedbir alma basamakları:

• Ana riskleri ve bunların etkilerinin ve olasılıkları belirleyin (bir sonraki sayfadaki risk değerlendirme tablosu’na bakınız);

• İzlenecek riskleri tanımlayın.

• Proje dışında bu risklere karşı faaliyet gösteren bir program veya proje var mı belirleyin.

• Proje içinde bu risklere karşı önerilen, partnerler tarafından da benimsenen, tedbirleri tanımlayın.

56

Risk Matrisi

Risk Tanımı Varsayım (tanımı) Risk etkisi(Yüksek/Orta/Düşük)

Risk’in olasılığı(Yüksek/Orta/Düşük)

Riske karşı tedbir

Ana amaç 1.

2.

Proje Amacı 1.

2.

Çıktı 1 1.

2.

3.

Çıktı 2 1.

2.

Çıktı 3 1.

57

Varsayımların Oluşturulması

– Proje faaliyetlerine başlanabilmesi için gerekli önkoşulları belirlenmesi,

– Her aşama (Proje Sonuçların üretilmesi, Proje Amacına ulaşma, Uzun Dönem Amaca katkı sağlama aşamaları) için risklerin belirlenmesi

– Bu risklerin olumlu ifadelere çevrilmesi (varsayıma dönüştürülmesi)

– Bu varsayımların projenin başarısı açısından öneminin ve gerçekleşme ihtimalinin gözden geçirilmesi (varsayım algoritması) ve gerekirse bunlarla ilgili önlemler alınması

– Gerekli varsayımların uygun seviyelere uygun olarak mantıksal çerçeve matrisine yerleştirilmesi

58

Varsayımın olabilme ihtimali nedir?

Kesine Yakın

Orta düzeyde

İhtimal Dışı

Mantıksal çerçeveye dahil etme

Varsayım olarak ekle

Dışsal faktörü etkileyecek şekilde proje yeniden dizayn edilebilir mi?

Evet Hayır

Mantıksal çerçeveye dahil etme

Varsayımda bahsedilen Dışsal Faktör önemli mi?

Faaliyetler ve sonuçlar ekleyerek projeyi yeniden dizayn et; eğer

gerekiyor ise proje amacını yeniden formüle et

Proje yapılabilir değil

Hayır

Evet

Varsayımların Değerlendirilmesi

Varsayım Örnekleri: 1) Güvenlik koşulları arazi çalışmalarını engellemeyecektir.2) Proje bölgesindeki boş orman bölge şefliklerine atamalar yapılacak

59

Varsayımların mantıksal çerçeve matrisine yerleştirilmesi

• Proje sonuçlarını (çıktılarını) elde etmek için gerekli olan varsayımlar

• Proje amacına ulaşmak için gerekli olan varsayımlar

• Ana amaca ulaşmak için gerekli olan varsayımlar

Faaliyetler seviyesine yerleştirilir

Çıktılar seviyesine yerleştirilir

Proje hedefleri seviyesine yerleştirilir

60

GÖSTERGELER

Gösterge Nedir?Göstergeler, gerçekleşen sonuçların önceden belirlenen hedefe ne ölçüde ulaşıldığının ortaya konulmasında kullanılırlar ve projenin gelişimi ile ilgili her seviyedeki faktörlerin (Ana Hedef, Amaç, Çıktılar) proje süresince izlenmesine ve işlevsel olarak değerlendirilmesine olanak sağlayan araçlardır. Her bir gösterge kısaca faktöre ilişkin Nicelik (ne kadar), Nitelik (nasıl), Zaman (ne zaman) ve Yer (nerede) konusunda bilgileri içermelidir.

Göstergeler Ne İşe Yararlar?• Ana Hedefin, Proje Amacının ve Çıktılarının karakteristiklerini açıklığa

kavuştururlar.• Projeyi daha objektif bir şekilde yönetmeyi sağlarlar.• Performans ölçümü, izleme ve değerlendirme için bir baz oluştururlar.

61

Gösterge Sayısı:

Normal olarak her faktör için (Hedef, Amaç, Çıktı) birden fazla gösterge kullanmak arzu edilir. Böylece, amacınbaşarılıp başarılmadığı konusunda daha güvenilir bilgi elde sağlanabilir.

Gösterge Özellikleri:

Özel: Ölçülecek faktörle ilgili ona has

Ölçülebilir: Değeri tarafsız olarak algılanabilir, doğrulanabilir olmalı

Üzerinde Uzlaşılan: Uygunluğu, güvenililirliği konusunda uzlaşı olmalı

Gerçekçi ve Duyarlı: Proje faktörleri ile ilgili ve değişime duyarlı olmalı

Maliyet etkin: Kabul edilebilir maliyette olmalı

62

Göstergeler, girdi, çıktı, verimlilik, sonuç ve kalite göstergeleri olarak sınıflandırılır.

Girdi göstergeleri: Proje faaliyetleri, çıktıları veya macı için kullanılan insan, mali ve fiziksel k.aynaklardır.

Çıktı göstergeleri: Üretilen mal ve hizmetlerin niceliği (miktarı) konusunda bilgi vermesine rağmen, sonuçlara ulaşılıp ulaşılmadığı veya üretilen mal veya hizmetin kalitesi ve üretim sürecinin etkinliği konusunda tek başına açıklayıcı değildir.

Verimlilik göstergesi: Birim çıktı başına harcanan girdi veya maliyeti gösterir. Girdiler ile çıktılar arasındaki ilişkiyi değerlendirir.

Sonuç göstergeleri: Elde edilen sonuçların/çıktıların, amaç ve hedeflerin gerçekleştirilmesinde nasıl ve ne ölçüde başarılı olduklarını gösterirler ve amaç ve hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını ortaya koymaları bakımından en önemli performans göstergeleridir.

Kalite göstergeleri: Mal veya hizmetlerden yararlananların veya ilgililerin beklentilerinin karşılanmasında ulaşılan düzeyi gösterir.

63

Göstergelere Örnekler(Bir Havza Islahı projesinde)

- Girdi göstergesi: Harcanan para, işgücü sayısı‚ malzeme miktarları, vb.

- Çıktı göstergesi: Teraslanan ve dikim yapılan alan

- Verimlilik göstergesi: Hektar ıslah tedbirleri maliyeti, hektarda kullanılan işgücü veya makine saat sayısı, vb.

- Sonuç göstergesi: Taşınan toprak miktarında, alt havzada sel zararlarına harcanan paralarda azalma, vb.

64


Göstergelerin kontrol edilmesi için gerekli bilgiyi sağlayacakdokümanlar, raporlar ve diğer kaynaklardır.

Doğrulama kaynakları göstergeler ile eş zamanlı olarak belirlenmelidir

Doğrulama kaynakları şu bilgileri vermelidir:

- Bilginin sağlanacağı format (örn: İlerleme raporları, proje hesapları, proje kayıtları, resmi istatistikler, değerlendirme misyon raporları, anketler, vb.),

- Bilgiyi kimin sağlayacağı,

- Bilginin hangi sıklıkta sağlanacağı (örn: Aylık, üç aylık, yıllık vb.)

65

SürdürülebilirlikProje finansmanı sona erdikten sonra proje sonuçlarının gelecekte sürdürülebilmesi için uygulanacak tedbirlerin planlanması çok önemlidir. Bu amaçla projede aşağıdaki bileşenlerin yer alması (fakat bunlarla sınırlı olunmaması) gerekmektedir.

Paydaşların sahiplenmesi – Projenin hedef kitlesi ve paydaşların (faydalananların) tasarım ve sonraki çalışmalara katılım ve benimsemelerinin ölçüsüdür. Böylece, proje sona erdikten sonra da desteklerini devam ettirecekler ve projenin sürdürülebilir olması mümkün olabilecektir.

Siyasi destek – Hükümetin, kilit kurumların üst düzey karar vericilerinin (merkezde ve taşrada) proje sonuçlarının sürdürülmesi ve yaygınlaştırılmasına olan desteklerinin, proje sonrasında ne ölçüde gerçekleşeceğidir.

Uygun teknoloji – Projede kullanılan teknolojilerin uzun vadede uygulanıp uygulanamayacağı (örn: bakım, onarım, yaygınlaştırma için girdilerin ve yedek parçaların temin edilebilirliği; güvenlik kurallarının yeterliliği, teknolojilerin öğrenilebilir, uygulanabilir olması).

66

1. Sosyo-kültürel konular – Projenin, yerel sosyal ve kültürel normları ve davranışları ne derece dikkate aldığı ve projeden faydalanan tüm grupların uygulama süreci ve sonrasında, projenin hizmet ve faydalarına yeterli erişimlerinin hangi önlemlerle sağlayanacağıdır.

2. Çevrenin korunması – Projenin çevreyi koruma veya çevreye zarar verme (vermeme) boyutudur.

3. Kurumsal ve yönetimsel kapasite – Uygulamacı kurumların proje sonuç ve uygulamalarının proje sonrasında da sürdürülmesi konusundaki yeterli bilgi ve beceri kapasitelerine sahip olması.

4. Ekonomik ve finansal uygulanabilirlik – Projenin ortaya çıkan faydalarının maliyetine ağır basması, geri ödeme süresinin uygun olması, bütçe tahsis ihtiyaçlarının karşılanabilir olması. K

5. Kamuoyu farkındalığı – Kamuoyuna ve paydaşlara projenin ilerlemesi ve başarısı konusunda bilgi verme (medya vasıtasıyla).

67

Proje Çalışma (Faaliyet) PlanıFaaliyet Planı hazırlanmasında dikkate edilecek hususlar: 1) Faaliyetlerin ilgili amaçlar, çıktılar altında verilmesi ve buna göre her faaliyete kod

numarası verilmesi.

2) Faaliyetlerin altında gerekirse alt faaliyetlerin detaylandırılması.

3) Faaliyetlerin zamanlarının proje özelliği ve süresine bağlı olarak mümkün olduğunca ayrıntılı olarak verilmesi.

4) Mümkünse faaliyetlerin zaman planında işaretlenerek gösterilmesi yanında başlangıç ve bitiş tarihlerinin gösterilmesi.

5) Faaliyetin gerçekleşmesinden birinci derecede sorumlu kurum ve kişiler ile işbirliğiyapacak ve katkı sağlayacak diğer kurumların gösterilmesi.

6) Çalışma planının excell tablosunda ilgili kutulara detay bilgi ve açıklamaların text kutusu olarak girilmesi. Bu bilgilerin planlama süreci yanında, gerçekleşmeler için de girilmesi.

7) Çalışma planın’nın proje sürecindeki gelişmelere göre periyodik olarak güncellenmesi.

68

Bütçe

Proje bütçesi hazırlanmasında dikkate edilecek hususlar:

• Bütçe süresi proje süresi ile sınırlı olup, proje toplamı yanında proje yılları itibariyle dağılımları da verilmelidir.

• Bütçede devlet kuruluşlarının sağlayacağı katkının bütçe değerleri yanında, diğer paydaşların sağlayacağı katkıların (nakdi ve ayni) değerleri ve bunları da kapsayan toplam bütçe değerleri de verilmelidir.

• Dış kaynaklı projelerde iç para, dış para toplam bütçe değerleri verilir.

• Bütçe değerleri gerçekçi olarak hesaplanmalıdır.

• Beklenmedik giderler için gerçek oranlar hesaplanmalı (örneğin girdi miktarları için % 5; fiyatlardaki artış –reel artış- için % 6, vb.) ve bütçeye ilave edilmelidir.

• Proje dokümanında yer alacak konsolide bütçeye ilave olarak bütçe hesaplamalarını ayrıntılı olarak gösteren detay bütçe (tüm girdiler için birim, miktar, birim fiyat/maliyet, toplam maliyet,vb.) excell talosu olarak hazırlanmalı ve ek olarak sağlanmalıdır. Bu tabloda uygun açıklamalar not olarak ilgili excell kutularına girilmelidir.

Proje Bütçesi

69

İzleme ve Değerlendirme

Nedir?Niçin yapılır?

Bir projenin verimliliğinin, etkinliğinin, etkisinin,sürdürülebilirliğinin ve uygunluğunun, önceden tespit edilmiş hedefler çerçevesinde dönemsel olarak tesbiti ve değerlendirilmesidir.Proje başarısının değerlendirilmesi, performansının artırılması, deneyimlerinden diğer program ve projelerde yararlanma.

Nasıl Yapılır? Detaylı sistematik analizlerle.

Kimler Yapar?

Değerlendirme konusunda uzman kişi veya ekipler tarafından (tercihan bağımsız ve tarafsız uzmanlarca)

Ne zaman? Proje ekibince: İzleme tüm proje süresince, ara değerlendirmeler ve raporlama normal olarak 3, 6 aylık ve yıllık.

Tarafsız değerlendirme: Proje ortası, sonu ve proje sonrasında (2-5 yıl sonra).

70

Elde edilen deneyimler, birçok projede proje başlangıç durumu tesbiti (baseline çalışması) yapılmaması nedeniyle daha sonraki safhalarda proje etkilerinin değerlendirmesinde zorluklar çekildiği görülmüştür.

Örneğin bazı havza rehabilitasyon projelerinde, başlangıçte proje başında halkın gelir durumu değerlendirilmediğinden proje sonunda yoksulluğun azalmasına olan katkı/etki ölçülememiştir.

P R OJE ÇEŞİTLERİ, PROJE DÖNGÜSÜ YAKLAŞIMI İLE PROJE DOK Ü MANI HAZIRLAMA Muzaffer...

Documents

Transcript of P R OJE ÇEŞİTLERİ, PROJE DÖNGÜSÜ YAKLAŞIMI İLE PROJE DOK Ü MANI HAZIRLAMA Muzaffer...