PENATAAN KEARSIPAN

DASAR PENGELOLAAN ARSIP

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012

tentang Pelaksanaan UU 43 /2009

Rekaman kegiatan atau peristiwa

dalam berbagai bentuk dan media

yang dibuat dan diterima oleh lembaga, perusahaan, organisasi, dan perseorangan

dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No 43 Tahun 2009, Tentang Kearsipan)

Arsip ?

http://photos1.blogger.com/blogger/8056/2373/1600/proklamasi%206.jpg

Aktif Inaktif

Arsip

GEREJA

Statis

LembagaKearsipan

Dinamis

ANRI AD Prop

AD Kab/Kota

APT

SDM, Anggaran, Sarana

Pembina, Pengelola arsip statis, dan Inaktif (10/>)

Lembaga KearsipanGEREJA

Penciptaan, Penggunaan, Pemeliharaan,

Penyusutan

KewajibanPengelolaan ARSIP

SDM, Anggaran, Sarana

GEREJA

BAGIAN TATA USAHA (Unit Kearsipan)

Bid Kesiswaan, Bid Sapras, Bid Kurikulum, Bid Humas (Unit Pengolah)

Organisasi Kearsipan GEREJA

Melaksanakan Pembina internMelaksanakan pengurusan suratMenyimpan arsip inaktifMemelihara arsipMelayankan arsip Memusnahkan arsipMemindahkan/menyerahkan arsip ke LKD

Mengolah surat/arsipMemberkaskan & menyimpan arsip aktifMelayankan arsipMenyiangi arsipMemindahkan arsip ke unit kearsipan

Lembaga dan Sarana Kearsipan

Penciptaan Arsip

Penerimaan surat wajib dicatat, dikendalikan mulai surat diterima sampai di distribusikan

Pembuatan surat harus sesuai dengan pedoman tata naskah dinas. Pembuatan surat yang tidak sesuai dengan tata naskah maka tidak sah

Pembuatan naskah dinas harus dicatat/diregistrasi, dikendalikan sampai surat dikirim kealamat harus ada bukti transaksi, dan Unit Pengolah bertanggungjawab terhadap autentisitas surat yang dibuatnya.

Unit pengolah dan unit kearsipan wajib menyimpan dan memelihara dokumen penerimaan dan pembuatan surat

Pengurusan Surat

Pekerjaan pengurusan surat tidak hanya tugas unit kearsipan saja tetapi juga tugas unit pengolah (pimpinan dan staff)

Surat masuk maupun keluar harus dikendalikan/dicatat agar dapat dipertanggungjawabkan

Pengurusan surat harus dapat menjamin bahwa surat dapat ditemukan kembali dengan cepat ketika diperlukan.

Surat harus cepat sampai ke pihak yang dituju secara aman, dan tepat agar dapat segera ditindaklanjuti (diarahkan)

DEPAG OT : Organisasi HM : Kehumasan KP : Kepegawaian KU : Keuangan KS : Kesekretariatan HK : Hukum HJ : Haji BA : Pembinaan Agama PP : Pddkan & Pngajrn PS : Pengawasan TL : Penelitian

000 (umum)100 (pemerintahan)200 (politik/ormas)300 (keamanan/ketertiban)400 (kesejahteraan rakyat)500 (perekonomian)600 (pek.Umum & KT)700 (pengawasan)800 (kepegawaian)900 (keuangan)

Depdagri/pemda

I. Pddk dan Pengrn01 Jenjang Pddk02 Kurikulum04 Sistem pengjranX. Kemhs dan alumi01 Lbg Kmhs02 KesejahteraanDst.............

PT

Klasifikasi

Klasifikasi Masalah “Pendidikan”

400 (Kesejahteraan Rakyat)

410 (Pembangunan Desa)

420 (Pendidikan)

421 (Sekolah)

422 (Administrasi sekolah)

423 (Metode Belajar)

424 (Tenaga pengajar)

425 (Sarana Pendidikan)

426 (Keolahragaan)

427 (Kepemudaan)

428 (Kepramukaan / Kepanduan)

429 (Pendidikan kedinasan / 890)

Prosedur Pengurusan Surat Masuk

Bag. TU / Unit Kearsipan

GEREJA

Ka.Bidang/Waka Unit PengolahSurat

MasukSurat Masuk

Prosedur Pengurusan Surat Keluar

Unit Pengolah/Ka.Bid/Waka

Kirim ke alamat

GEREJA

Bag. TU / Unit Kearsipan

Arsip disimpanDi filing cabinet

Buku Agenda MasukNo Kod

eKlas

Isi Ringkas Dari No Surat Tgl Surat

Unit Pengol

ah

Paraf

dan tgl

Ket

1. 422 Pengiriman BOS

Dik-nas

422/120 29-2-2010

TU

2. 005 Undangan PKK Pengurus PKK

10/I/2010 30-3-2010

Waka Humas

3 dll

Buku Agenda Keluar

No Kode Klasifikasi

Isi Ringkas Pengolah No dan Tgl Surat

Kepada Ket

1.

2.

422

dsb

Usulan Biaya Operasional

TU 422/1 / 1 Sept 2011

Dinas Pendidikan

PEMERINTAH

DAERAH DAERAH ISTIME

WA YOGYAK

ARTAINSTANSI.......................................

.......KARTU

KENDALI SURAT MASUK

Index Kode Nomor

Isi Ringkas :

Dari :

Tanggal Surat: Nomor Surat: Lampiran :

Pengolah: Tgl. Diteruskan Tanda Terima

Catatan

Pencatatan dalam Kartu Kendali

Pemberkasan

Tindakan penempatan arsip kedalam tempat penyimpanan menurut suatu rencana yang meliputi proses pemberian indeks, pengkodean, pengaturan dan penyimpanan arsip secara sistematis sehingga mudah ditemukan kembali

Terdiri dari pemberkasan atas dasar angka, abjad, dan masalah

Pemberkasan

Penataan harus dapat menjamin dapat ditemukannya kembali berkas dengan cepat, tepat, dan lengkap, serta dapat menunjang terlaksananya program penyusutan arsip yang efisien dan efektif

BOS 2011

422

420

400

Penataan Arsip

Skat I : 400 (Kesra) Skat II : 420 (Pendidikan) Skat III : 422 (BOS) Folder : BOS Tahun 2011

• Data penerima BOS• Usulan BOS• Laporan penggunaan• Bukti serah terima• Persyaratan BOS• Proposal BOS• Ketentuan/Aturan tentang BOS• Juknis BOS

Isi Berkas BOS

Daftar Berkas

Unit Pengolah : Bidang Arsip DinamisNo.

BerkasKode Klasf

Uraian Informasi Kurun Waktu

Jumlah Keterangan

1 043 Diklat kearsipan 2012 1 berkas Lengkap, arsip foto lihat di tunjuk silang

2 043 Pemilihan petugas arsip teladan

2012 1 berkas Kurang sertifikat

PENGGUNAAN

Arsip dinamis dapat digunakan untuk kepentingan pemerintah dan masyarakat (PP 28/2012, pasal 37)

Penggunaan arsip berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses serta berdasarkan peraturan perundangan yg berlaku.

PENGGUNAAN

Ketersediaan dan autentisitas arsip menjadi tanggungjawab pencipta arsip

Pimpinan unit pengolah bertanggungjawab thdp ketersediaan, pengolahan, dan penyajian arsip vital dan arsip aktif

Pimpinan unit kearsipan bertanggungjawab thdp ketersediaan, pengolahan, dan penyajian arsip inaktif untuk kepentingan internal dan publik.

FORMULIR/BUKU PEMINJAMAN ARSIP

INDEKS :………………………………………………………………………………

Tanggal Kembali :………………………..Tanggal Perpanjangan:………………………..

Nama peminjam / Unit Kerja : ………………..…………………………

Tanggal Peminjaman…………………………

Pedia : ………………… Kode Lokasi :…………………………

Paraf PeminjamanPeminjam Petugas………… …………

Paraf PengemablianPeminjam Petugas………… …………

NO

PEMINJAM JENIS ARSIP KODE ARSIP TGL PINJAM PARAF TGL KEMBALI PARAF

Pemeliharaan dan Perawatan

Penataan berkas, Penyimpanan, Alih media, Kamperisasi, Fumigasi, Restorasi

Jumlah Bertambah

Kegunaan Menurun

Penyusutan

Arsip

Penyusutan

Penyusutan

Kegiatan mengurangi jumlah arsip dengan cara : Memindahkan, Memusnahkan, dan Menyerahkan arsip

Tujuan dan dasar hukum penyusutan Melaksanakan konstitusi Meningkatkan efisiensi dan penghematan

tempat penyimpanan, peralatan, dan biaya pengelolaan

Mempermudah pengawasan, pemeliharaan, dan temu balik

Menyelamatkan arsip yang bernilai guna permanen

Dilaksanakan berdasarkan JRA yg ditetapkan oleh pimpinan lembaga

Prosedur penyusutan

Arsip aktif

Diseleksi/Dinilai oleh UP

Arsip inaktif dipindahkan

ke UK

Dimusnahkan oleh UK

10 th/>Kurang dari 10 th

Dipindahkan ke LKD

Musnah Statis

Pemindahan arsip inaktif

Pemindahaan arsip inaktif intern dilaksanakan oleh Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dgn ketentuan arsip dalam bentuk teratur, disertai BA dan daftar arsip

Pemindahan ekstern (minimal 10 th) dilaksnakan oleh Unit Kearsipan dgn ketentuan dalam bentuk teratur, disertai berita acara dan daftar arsip

No. Uraian Informasi

Tahun

Jumlah Ket

1 Bimteks kearsipan

2011 1 berkas

Asli, lengkap

2 Pemilihan petugas arsip teladan

2011 1 berkas

lengkap

3 Dst..........................

Daftar Arsip InaktifPemindah

an

Pemusnahkan

Syarat arsip boleh dimusnahkan :Telah habis retensinya dan

berketerangan musnah dlm JRA,Tidak ada peraturan perundangan

yg melarang,Tidak berkaitan dgn penyelesaian

proses suatu perkara Tidak memiliki nilai guna

Pelaksanaan Pemusnahan

Dilaksanakan oleh Unit Kearsipan

Disaksikan oleh unsur dr bidang pengawasan dan bidang hukum

Dimusnahkan secara total

Penyerahan Arsip

Penyerahkan arsip statis dilakukan oleh unit Kearsipan kepada LKD

Arsip yg diserahkan adalah arsip yang dinyatakan permanen oleh JRA atau arsip yg berdasarkan nilaiguna termasuk arsip permanen

Kondisi Arsip di Sekolah Lain

Yang terjadi, di sekolah lain..........

KETENTUAN PIDANA (UU 43/2009)

Pelanggaran Pidana Denda

Barang siapa memusnahkan arsip diluar prosedur yg benar

10 th 500 jt

Terima kasih,Mohon maaf, dan semoga

bermanfaat.