Makkelijk en veilig overstappen naar een nieuwe school

OverdrachtOverstapservice Onderwijs (OSO) biedt de oplossing: digitale uitwisseling van studie- en begeleidingsgegevens (het overstap-dossier) tussen scholen voor primair en voortgezet onderwijs. Er wordt een overstapdossier gegenereerd door het leerlingadministratiesysteem van de huidige school. De nieuwe school kan het bestand via OSO opvragen, waarna het in het eigen administra-tiesysteem wordt verwerkt.

Digitale uitwisseling is niet alleen eenvoudiger en minder foutgevoelig, het verlicht ook de administratieve last van scholen. De leerlinggegevens komen digitaal binnen en kunnen direct worden opgenomen in het

leerlingadministratiesysteem. Het overstapdossier is na de uitwisseling ook af te drukken. Dat is handig voor scholen die toch liever met een papieren versie werken.

Wat zit er in het overstapdossier?Voor OSO zijn afspraken gemaakt over de exacte inhoud van het overstap-dossier: de OSO-standaard. Daarin is vastgelegd wat er aan informatie wordt overgedragen. Deze set met gegevens voldoet aan wettelijke kaders en is flexibel. Afhankelijk van regionale behoeften kunnen op basis van de OSO-standaard afspraken worden gemaakt over de inhoud van het overstapdossier.

Ruim 175 duizend leerlingen stappen jaarlijks over van het primair onderwijs naar het voortgezet onderwijs. Basisscholen hevelen het onderwijskundig rapport van deze leerlingen over naar het vervolg-onderwijs, vaak in de vorm van een papieren dossier. Dat geeft veel administratieve rompslomp en zorgt voor fouten en incomplete gegevens.

“Het is een he lse klu s om a lle gegevens va n de nieuwe brugkla ssers compleet en op ti jd i n onze administratie te kri jgen. Met het oversta pdossier ka n dat sne lle r en zorgvu ldiger.“ (Directeur scholengemeenschap VO)

Privacy voorop!Leer- en begeleidingsgegevens zijn persoonsgevens. Daarom is de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing op het digitale uitwisselingsproces. OSO volgt de wettelijke bepalingen en voorschriften. Om de uitwisseling zorgvuldig te laten verlopen, sluiten

Het overstapdossier bevat o.a. de volgende standaardgegevens:• Gegevens van de instelling/school • Gegevens van de leerling en zijn ouders en

eventueel verzorgers• Overstapadvies• Gegevens over de schoolloopbaan en zorg• Handelingsplan• Verslag van sociaal-emotioneel functio-

neren (t.a.v. schooltaken en werkhouding)• Verzuim• Toetsresultaten• Cijferlijst

schoolbesturen een overeenkomst met OSO, waarin veel aandacht wordt besteed aan privacy- en veiligheids-aspecten. De overdracht gebeurt via een beveiligde verbinding tussen de nieuwe en de huidige school. Er vindt dus géén centrale opslag van leerling-gegevens plaats!

Rol ouders en verzorgersNet als bij het papieren onderwijskundig rapport moet de basisschool voor de uitwisseling van het overstapdossier toestemming vragen aan de ouders. Dat kan eenvoudig via het administratie-systeem van deelnemende softwareleveranciers. Ouders/verzorgers kunnen het dossier op de huidige school doornemen, waarna eventuele opmerkingen bij het dossier worden gevoegd. Na akkoord kan de huidige school het dossier klaar zetten voor de nieuwe school. Zodra een leerling is aangemeld, kan de nieuwe school het overstapdossier opvragen bij de huidige school.

“Op de basisschool weten ze a l zovee l. Ik wil gra ag dat ze daa r op de nieuwe school op voortbouwen.“ (Een ouder)

Regionale initiatievenDiverse regionale samen-werkingsverbanden en enkele gemeenten hebben eigen oplossingen ontwikkeld om het plaatsingsproces te ondersteunen. OSO zoekt naar mogelijkheden waarop deze initiatieven kunnen aansluiten op OSO. Neem voor meer informatie contact op met de servicedesk.

Aan de slag met OSODe invoering van de Overstapservice gebeurt voor een belangrijk deel door de scholen zelf. Scholen doorlopen eerst een kwalificatietraject. Hierin komen privacy, beveiliging, technische en praktische aspecten van OSO aan de orde. Scholen doen een test-uitwisseling met een fictieve school.

Het kwalificatietraject vraagt een tijdsinvestering van maximaal een dagdeel. Voor vragen en ondersteuning kunt u een beroep doen op de servicedesk.

Wilt u aan de slag met de Overstapservice Onderwijs?Vraag dan nu een account aan op www.oso-od.nl onder het kopje ‘Mijn OSO’. Met dit account krijgt u toegang tot het systeem van OSO en kunt u zelf uw kwalificatie plannen.

Breed gedragenDe ontwikkeling van de Overstap-service is een initiatief van PO-Raad en VO-raad. Het project wordt bekostigd door het ministerie van OCW. Stichting Schoolinfo zorgt voor de uitvoering.

De meeste softwareleveranciers in het primair en voortgezet onderwijs hebben hun programma’s inmiddels voorzien van extra functionaliteiten, waardoor scholen kosteloos gebruik kunnen maken van het overstap-dossier.

Pakketnaam Leverancier WebsiteEduscope Unilogic B.V. www.eduscope.nlEsis Rovict www.rovict.nlWinsas Maatwerk www.winsas.nlMagister SchoolMaster B.V. www.schoolmaster.nlOAS Dotcomschool www.dotcomschool.nlParnasSys Edutopics www.parnassys.nlLVS2000 Data Care B.V. www.datacare.nlSchoolfit Jabbit Services B.V. www.schoolfit.nlSOM Simac Onderwijs www.simac.nl

* Kijk op www.oso-od.nl voor actuele informatie over welke leveranciers de OSO-functionaliteit al in productie hebben genomen.

Softwareleveranciers met OSO*

“Het is ha ndig a ls ik va nu it mi jn schooladministratie gegevens digita a l ka n verzenden naa r de nieuwe school. Z eker a ls ik weet dat de priva cy va n de leerli ng goed gerege ld is.“ (Directeur basisschool)

Meer weten?Wilt u meer weten over OSO? Onze servicedesk beantwoordt al uw vragen over het Project OSO en ondersteunt u bij het kwalificatie-traject: servicedesk@oso-od.nl of telefoon (030) 232 48 90. U kunt ook terecht op www.oso-od.nl.

OSO is een project van:

Contactt (030) 23 24 890 Werkdagen buiten de schoolvakanties van 9.00 - 17.00 uur w www.oso-od.nle info@oso-od.nl

OSO wordt uitgevoerd door