OVERORDNET ANALYSE 2016-2019 - nfk.no · Del 1 overordnet analyse av Nfks virksomhet -...

OVERORDNET ANALYSE2016-2019Forvaltningsrevisjon mai 2016

Overordnet analyse av Nfks virksomhet - Fylkesrevisjonen i Nordland mai 2016

1

Innholdsfortegnelse 1. Bakgrunn og lovhjemmel ................................................................................................................ 3

2. Fremgangsmåte og metode ............................................................................................................ 3

3. Beskrivelse av sentrale forhold i Nfk – utfordringer og utviklingstrekk. .......................................... 4

3.1 Sentrale lover og forskrifter ..................................................................................................... 4

3.2 Overordnede mål ..................................................................................................................... 4

3.3 Demografi ................................................................................................................................ 5

3.3.1 Asylsøkere i Nordland...................................................................................................... 6

3.4 Arbeidsliv ................................................................................................................................. 7

3.4.1 Næringsstruktur ............................................................................................................... 7

3.4.2 Sysselsetting .................................................................................................................... 8

3.5 Kommunereformen, nye regioner og endrede oppgaver ........................................................ 9

3.5.1 Bakgrunn og prosess ....................................................................................................... 9

3.5.2 Endringer av fylkeskommunens oppgaver .................................................................... 10

3.5.3 Status Nordland ............................................................................................................. 10

3.6 Organisasjon .......................................................................................................................... 11

3.6.1 Antall ansatte, kjønns- og alderssammensetning .......................................................... 11

3.6.2 Kompetanse ................................................................................................................... 11

3.6.3 Sykefravær .................................................................................................................... 12

3.7 Fylkeskommunens roller, tjenestetilbud og lovpålagte oppgaver .......................................... 12

3.7.1 Utdanning ...................................................................................................................... 13

3.7.2 Næring og regional utvikling .......................................................................................... 13

3.7.3 Kultur, miljø og folkehelse ............................................................................................. 14

3.7.4 Samferdsel ..................................................................................................................... 15

3.7.5 Vegvedlikehold og fylkesferjedrift .................................................................................. 15

3.8 Økonomi ................................................................................................................................ 16

3.8.1 Økonomiplan for 2016-2019 .......................................................................................... 17

3.9 Organisering/styring .............................................................................................................. 17

3.9.1 Politisk organisering og styring ...................................................................................... 17

3.9.2 Administrativ organisering og styring ............................................................................. 17

3.9.3 Formelt styringssystem .................................................................................................. 18

4. Risiko- og vesentlighetsvurdering – forklaring av skjema og begreper ............................................. 19

Virksomhetsområde: Fellesområder ..................................................................................................... 20

Virksomhetsområde: Utdanning ............................................................................................................ 37

Skjema for risiko- og vesentlighetsvurderinger for Næring og regional utvikling .................................. 51

Virksomhetsområde: Kultur ................................................................................................................... 55

Virksomhetsområde: Miljø ..................................................................................................................... 67

Virksomhetsområde: Folkehelse ........................................................................................................... 74

Virksomhetsområde: Tannhelse ............................................................................................................ 79

Virksomhetsområde: Eiendom .............................................................................................................. 85

Overordnet analyse av Nfks virksomhet - Fylkesrevisjonen i Nordland mai 2016

2

Virksomhetsområde: Samferdsel .......................................................................................................... 88

Virksomhetsområde: Veg og fylkesferjer ............................................................................................... 93

5. Innspill på prosjekt fra fylkestings-representanter og fra administrasjonen .................................... 100

Innspill fra fylkestingsrepresentanter............................................................................................... 100

Innspill fra administrasjonen ............................................................................................................ 101

6. Samlet oversikt – anbefalt prioritering ............................................................................................. 101

Figurer

Figur 1 Omsetning i sektorene (indeks der 2006=100) ........................................................................... 8

Figur 2 Jobbskaping per sektor i Nordland antall jobber ......................................................................... 9

Figur 3 Nfks organisasjonskart pr april 2016 ......................................................................................... 18

Tabeller Tabell 1 Oversikt over målområde, visjon og mål fra Fylkesplan for Nordland 2013-2025..................... 5

Tabell 2 Gjennomsnittsalderen i Nfk ..................................................................................................... 11

Tabell 3 Sykefravær og permisjon fordelt på alder og kjønn i % for 2015. ........................................... 12

Tabell 4 Hovedtall budsjett og regnskap (i 1000 kr) ............................................................................. 16

Tabell 5 Nøkkeltall fra fylkeskommunene 2015 ..................................................................................... 16

Tabell 6 Oversikt over anbefalt prioritet i plan for forvaltningsrevisjon. ............................................... 101

Vedlegg

1. Oversikt over lover og styringsdokumenter

2. Gjennomførte forvaltningsrevisjoner og selskapskontroll i perioden 2012-2016

Del 1 overordnet analyse av Nfks virksomhet - Fylkesrevisjonen i Nordland mai 2016

3

1. Bakgrunn og lovhjemmel Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i løpet av valgperioden, jf. § 10 forskrift om kontrollutvalg. Planen skal baseres på en overordnet analyse av fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Den overordnede analysen skal samle nødvendig informasjon om fylkeskommunens virksomhet. Formålet er å identifisere mulige avvik eller svakheter ved ulike områder av virksomheten. Den overordnede analysen skal gi kontrollutvalget et grunnlag for å prioritere mellom ulike områder hvor det kan være aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon og gjøre det i stand til å utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon. Planen for forvaltningsrevisjon skal vedtas av fylkestinget. Det går fram av departementets merknader til forskriften at det i uttrykket «risiko- og vesentlighetsvurderinger» ligger at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av fylkeskommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Kontrollutvalget vedtok i sak 26/2015 å be fylkesrevisjonen i Nordland å utarbeide den overordnede analysen av fylkeskommunens virksomhet. Dette skulle gjøres i samarbeid med administrasjonen. I saken går det fram at det er viktig å sikre en bred involvering ved innhenting av informasjon, herunder at fylkesordfører og gruppelederne i fylkestinget kan involveres i prosessen. Videre vises det til at det er svært viktig å involvere fylkesrådet, som sammen med den øvrige administrasjonen normalt har den mest inngående kunnskapen om fylkeskommunens virksomhet.

2. Fremgangsmåte og metode I forbindelse med utarbeidelsen av den overordnede analysen har fylkesrevisjonen sett hen til Norges Kommunerevisorforbunds veileder til utarbeidelse av overordnet analyse fra mars 2010. Denne overordnede analysen har en todelt tilnærming og presenterer informasjon om Nordland fylkeskommune (Nfk) på to ulike måter. Den første delen av analysen er en beskrivende framstilling av sentrale forhold i fylkeskommunen, utviklingstrekk, utfordringer og hvordan fylkeskommunen jobber med de ulike områdene. Den andre delen av analysen er en skjematisk framstilling av risiko- og vesentlighetsvurderinger med en trinnvis gjennomgang av risikofaktorer, risikoreduserende tiltak, risiko- og vesentlighetsvurdering og en vurdering av området i plan for forvaltningsrevisjon. Vi har utarbeidet 10 skjemaer hvor vi har vurdert Nfks ulike virksomhetsområder1. Begge delene i den overordnede analysen skal gi et grunnlag for å vurdere og synliggjøre innenfor hvilke områder det bør iverksettes forvaltningsrevisjon. Den overordnede analysen tar utgangspunktet i fylkeskommunens virksomhet på et overordnet nivå. Med utgangspunkt i kommunelovens § 1 skal fylkeskommunen:

legge til rette for et funksjonsdyktig fylkeskommunalt folkestyre

legge til rette for en rasjonell og effektiv forvaltning av de fylkeskommunale fellesinteresser innenfor rammen av det nasjonale fellesskap

bidra til en bærekraftig utvikling

legge til rette for en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard Med dette som utgangspunkt vil vi i denne overordnede analysen vurdere risiko og vesentlighet ut fra følgende perspektiv:

Fungerer lokaldemokratiet i Nfk som forutsatt i kommuneloven?

1 Det første skjemaet omhandler fellesområder som berører hele virksomheten, men i særlig grad

stabsavdelingen, fylkesrådsleders kontor og økonomiavdelingen. Det siste skjemaet gjør vurderinger i forhold til

Statens vegvesen som er å betrakte som en avdeling i fylkeskommunen når det gjelder arbeidet med fylkesveger

og fylkesvegferjesamband. De 8 andre skjemaene gjør vurderinger knyttet til følgende virksomhetsområder:

Utdanning, Næring og regional utvikling, Kultur, Miljø, Folkehelse, Tannhelse, Eiendom og Samferdsel.


4

Produserer Nfk de tjenestene innbyggerne har krav på, og skjer myndighetsutøvelse og produksjon på en rasjonell og effektiv måte?

Bidrar fylkeskommunen gjennom sin virksomhet til en bærekraftig utvikling?

Har fylkeskommunen en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard? I utarbeidelsen av den overordnede analysen har vi innhentet informasjon fra ulike kilder. De kildene vi har benyttet er:

Nfks planer og styringsdokumenter

Statistikk fra Statistisk sentralbyrå (SSB); KOSTRA2 og andre relevante kilder

Overordnet analyse av Nordland fylkeskommunes virksomhet 2012-2015

NKRFs register over forvaltningsrevisjonsrapporter fra hele landet,

Informasjon fra ledelsen og ansatte i Nfk

Egne erfaringer fra vårt arbeid innenfor både forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon

Tilsynsrapporter fra andre aktører, herunder Datatilsynet Vi sendte de 10 skjemaene for risiko- og vesentlighetsvurdering til fylkesrådsleder for tilbakemelding og utfylling. Vi ba om at de fylte ut eventuelle risikofaktorer de selv har identifisert i kolonne 2. I tillegg ba vi om at de fylte ut hvilke risikoreduserende tiltak ledelsen har iverksatt og hva ledelsen gjør med dette forholdet (risikofaktorene) i kolonnen 3. Etter at vi fikk de utfylte skjemaene tilbake har fylkesrevisjonen vært i kontakt med administrasjonen ved etatssjefene og ansatte som har vært med å fylle ut skjemaene. Fylkesrevisjonen har hatt møter og e-post korrespondanse med administrasjonen for å få utdypende informasjon om det som er fylt ut. Alle etatssjefene har hatt mulighet til å komme med tilbakemelding på de endringer vi har gjort i kolonne 2 og 3 etter de innspill vi fikk fra dem. Fylkesrevisjonen har imidlertid gjort endringer etter dette, ved at noe av informasjonen er flyttet til andre skjemaer, eventuelt blitt forkortet. Vi har ikke endret på meningsinnholdet. Fylkesrevisjonen har også bedt om innspill til den overordnede analysen fra gruppelederne i fylkestinget. Vi har deltatt i et felles møte med fylkesordfører og gruppelederne, samt hatt e-post korrespondanse med de ulike gruppelederne.

3. Beskrivelse av sentrale forhold i Nfk – utfordringer og utviklingstrekk.

3.1 Sentrale lover og forskrifter Fylkeskommunens virksomhet er regulert av flere lover og forskrifter. Fylkeskommunen har i tillegg utarbeidet egne styringsdokumenter for sin virksomhet. I vedlegg 1 har vi listet opp de mest sentrale lovene for Nfk og de viktigste styringsdokumentene.

3.2 Overordnede mål Fylkesplan for Nordland 2013-2025 Regional plan (FT 8/13) er en overordnet plan for den helhetlige utviklingen i Nordland. Planen er utarbeidet av Nfk i samarbeid med andre aktører i fylket. Fylkesplanen skal være førende for nye regionale planer som utarbeides i Nordland3. Fylkesplanen har tre målområder som skal favne et stort spekter av fag, sektorer, interesser og muligheter. For hvert målområde er det utarbeidet visjon, mål, strategier og tiltak.

2 KOSTRA står for Kommune-Stat-Rapportering og gir statistikk om ressursinnsatsen, prioriteringer og

måloppnåelse i kommuner, bydeler og fylkeskommuner (SSB (15. juni 2015) KOSTRA). 3 Fylkesplanen for Nordland 2013-2025 Regional plan, s. 9.


5

Tabell 1 Oversikt over målområde, visjon og mål fra Fylkesplan for Nordland 2013-2025

Målområde Visjon Mål

Livskvalitet Et aktivt og inkluderende samfunn

Alle i Nordland skal ha mulighet til å kunne utvikle sine evner, ferdigheter og interesser

Innbyggerne i Nordland skal ha gode levekår

Livskraftige lokalsamfunn og regioner

Et attraktivt Nordland Regionsentrene skal være lokomotiver i livskraftige regioner

Nordland skal ha attraktive og funksjonelle lokalsamfunn og regioner

Nordlands befolkning skal ha tilgang til fleksible og robuste utdanningstilbud

Verdiskaping og kompetanse Et nyskapende Nordland Økt kompetanse og forsknings- og utviklingsaktivitet (FoU)

Nordland skal ha tilstrekkelig og kompetent arbeidskraft

Nordland skal ha et konkurransedyktig, innovativt og bærekraftig arbeids- og næringsliv

Regional planstrategi4 er det overordnede styringsdokumentet på regionalt nivå og er en strategi for hvilke planer som skal utarbeides i perioden. Regional planlegging har til formål å stimulere den fysiske, miljømessige, helsemessige, økonomiske, sosiale og kulturelle utviklinga i en region. Den regionale planstrategien skal fortelle om situasjonen og utfordringene i fylket. Planstrategien skal også gi uttrykk for hvordan den beskrevne framtida skal møtes med strategiske planer5. For alle regionale planer skal det lages et handlingsprogram. Fylkestinget vedtok Regional planstrategi for Nordland 2016-2020 i sak 42/16. Det er fra nasjonalt hold utarbeidet nye nasjonale forventninger til regional og kommunal planlegging i 2015. Hovedbudskapet i disse er: gode og effektive planprosesser, bærekraftig areal- og samfunnsplanlegging, attraktive og klimavennlige by- og tettstedsområder. I planstrategien er planbehovet knyttet både til målområdene i fylkesplanen og til de nasjonale forventningene6.

3.3 Demografi Tall fra SSB viser at det pr. 1. januar 2016 bodde 241 906 personer i Nordland. Av disse var 21 988 (9,1%) innvandrere og norskfødte med innvandrerforeldre7 og 17 713 (7,3 %) utenlandske statsborgere8.

4 Nordland fylkeskommune skal som regional planmyndighet minst én gang i hver valgperiode, og senest innen

ett år etter konstituering, utarbeide en regional planstrategi i samarbeid med kommuner, statlige organer,

organisasjoner og institusjoner som blir berørt av planarbeidet, jf. plan- og bygningsloven § 7-1. 5 Saksframlegget til FT 42/16 Regional planstrategi for Nordland 2016-2020. 6 Saksframlegget til FT 42/16 Regional planstrategi for Nordland 2016-2020. 7 Innvandrere er her definert som personer født i utlandet av to utenlandsfødte foreldre og fire utenlandsfødte

besteforeldre. Norskfødte med innvandrerforeldre er definert som personer født i Norge av to utenlandsfødte

foreldre og fire utenlandsfødte besteforeldre (SSB 3. mars 2016 Innvandrere og norskfødte med

innvandrerforeldre, 1. januar 2016). 8 SSB Statistikkbanken kildetabell 01005 og 07459.


6

Nordland har 44 kommuner med 5 regioner: Salten (80 670), Vesterålen (32 581), Ofoten (26 000), Lofoten (24 262) og Helgeland (78 393)9. De tre kommunene i Nordland med flest innbyggere er Bodø (50 488), Rana (26 039) og Narvik (18 787). 21 av kommunene i Nordland har færre enn 2000 innbyggere. I perioden 2011-2016 har det vært en økning i folketallet i Nordland på 1,9%. Det er imidlertid bare to andre fylker som har hatt lavere befolkningsvekst enn Nordland, dette er Oppland (1,5%) og Sogn og Fjordane (1,7). For hele landet var befolkningsveksten på 6 % for samme periode10. Ifølge Indeks Nordland 2016, som har sett på befolkningsutviklingen fra 2006 til 2016, faller Nordlands andel av befolkningen både i forhold til Norge og i forhold til Nord-Norge totalt. Fra 2015 til 2016 var det 20 kommuner i Nordland som hadde befolkningsvekst11. I samme tidsperiode hadde Salten, Vesterålen og Lofoten befolkningsvekst, mens Ofoten og Helgeland hadde befolkningsnedgang. Når en ser på befolkningsutviklingen de 4 siste årene (2012-2016) har samtlige 5 regioner befolkningsvekst.

3.3.1 Asylsøkere i Nordland I 2015 var det 31 145 personer som søkte om asyl i Norge, hvorav 10 536 var syrere og 5 297 enslige mindreårige asylsøkere (EMA)12. Norge har ikke mottatt så mange søknader om beskyttelse tidligere i løpet av ett år. Det høyeste antall søkere Norge har mottatt tidligere var i 2002 med 17 840 søknader. Over halvparten av de som søkte beskyttelse i 2015 var menn, mens kvinnene utgjorde 15 prosent og barna utgjorde en tredjedel13. Asylankomstene til Norge hittil i 2016 har vært lavere sammenlignet med det de var i 2015. Det råder imidlertid stor usikkerhet rundt hvor mange som vil søke beskyttelse i Norge. Regjeringen har anslått at det vil komme 33 000 asylsøkere til Norge i 201614. Asylsøkerne får registrert sin søknad om asyl på et ankomstsenter hvor asylsøkeren skal bo inntil vedkommende blir flyttet til et mottak. Et vanlig (ordinært) asylmottak, er et sted der asylsøkere som venter på svar på søknaden, eller har fått svar på søknaden sin, bor. I 2014 og fram til høsten 2015 lå antall beboere på rundt 1 500 -1 900. Fra oktober 2015 har antallet beboere i asylmottak i Nordland økt til å ligge rundt 3 00015. I februar 2016 var det totalt 27 602 personer som bodde i asylmottak, 2 980 av disse bodde på asylmottak i Nordland16. Det er 31 asylmottak i Nordland, hvorav 17 er mottak for enslige mindreårige asylsøkere. Helgeland og Salten har flest asylmottak med henholdsvis 10 og 9 mottak, der begge har 5 mottak hver for enslige mindreårige asylsøkere. Ofoten, Lofoten og Vesterålen har 4 mottak hver17. Kommunene er også anmodet om å bosette langt flere flyktninger i 2016 sammenlignet med året før. I 2015 bosatte Nordland 871 personer. I 2016 er Nordland anmodet om 1531 bosettingsplasser18. Et betydelig økt antall av beboere i asylmottak og økt antall bosetting av flyktninger i Nordland vil kunne ha betydning for fylkeskommunens virksomhet, spesielt når det gjelder tannhelse og utdanning.

9 Tallene angir antall innbyggere i regionene pr. 1 januar 2016. Fylkesrevisjonens dokument «Befolkning

Nordland bearbeidede tall SSB” utarbeidet etter analyse av tall hentet fra SSB. 10 SSB Statistikkbanken kildetabell 07459. 11 Fylkesrevisjonens dokument «Befolkning Nordland bearbeidede tall SSB» utarbeidet etter analyse av tall

hentet fra SSB. 12 Statistikk hentet fra UDIs hjemmeside, området Statistikk og analyse. 13 Tall og fakta 2015. Faktaskriv, UDI. 14 Prop. 1 S Tillegg nr. 1 (2015–2016). FOR BUDSJETTÅRET 2016 Endring av Prop. 1 S (2015–2016)

Statsbudsjettet 2016 og Prop. 1 LS (2015–2016) Skatter, avgifter og toll 2016 (økt antall asylankomster). 15 UDI Beboere i asylmottak etter fylke og måned (2014), Beboere i asylmottak etter fylke og måned (2015),

Januar-februar 2016: Antall beboere i asylmottak etter fylke og måned. 16 UDI Beboere i asylmottak etter fylke og måned (2016). 17 Tall fra UDIs hjemmeside pr 11. mars 2016 Asylmottak i Nordland. 18 Regional planstrategi for Nordland 2016-2020. Del 1 kunnskapsgrunnlaget. Vedlegg til FT 42/16.

https://www.udi.no/statistikk-og-analyse/


7

Fylkeskommunen skal etter lov om tannhelsetjenesten sørge for at nødvendig tannhelsehjelp er tilgjengelig for alle som bor eller midlertidig oppholder seg i fylket, herunder flyktninger, personer med opphold på humanitært grunnlag og asylsøkere som bor eller oppholder seg i statlige mottak19. I mange tilfeller vil det være nødvendig at kvalifisert tolk bistår tannhelsepersonell i forbindelse med undersøkelse og behandling. Ved behandling av barn og andre i prioriterte grupper (prioriterte grupper § 1-3) dekkes utgifter til tolk over den offentlige tannhelsetjenestens budsjett20. Fylkeskommunen har ansvaret for videregående opplæring. Ungdom som er over opplæringspliktig alder, men under 18 år, og søker oppholdstillatelse fra Norge, har rett til grunnskoleopplæring og videregående opplæring. Det er et vilkår for rett til videregående opplæring at søkeren har lovlig opphold i Norge. Ungdom som oppholder seg lovlig i landet mens de venter på å få avgjort søknaden om oppholdstillatelse, har bare rett til videregående opplæring når de er under 18 år og det er sannsynlig at de skal være i Norge i mer enn tre måneder. Hvis ungdommen fyller 18 år i løpet av et skoleår, har han eller hun rett til å fullføre skoleåret de har begynt på21. Fylkestinget behandlet i april 2016 sak 49/16 Videregående opplæring som arena for integrering av og opplæring for nye flyktninger. Saken bygger på FT sak 50/15 om Status og strategi for arbeid med minoritetsspråklige i videregående opplæring i Nordland og tar i tillegg for seg strategier og tiltak i videregående opplæring som arena for integrering av og opplæring for nye flyktninger i Nordland.

3.4 Arbeidsliv

3.4.1 Næringsstruktur

Ifølge Indeks Nordland 2016 går næringslivet i Nordland svært godt og det er høy aktivitet. Bedrifter med hovedkontor i Nordland hadde i 2015 en omsetningsvekst på 5,2% til kr 146 mrd. Sammenlignet med gjennomsnittet for landet hadde bedriftene i Nordland sterkere omsetningsvekst i årene 2012-201522.

19 Veileder for helsetjenestetilbudet til asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente, Helsedirektoratet (16.

oktober 2015). 20 Ibid. 21 Kommunenes og fylkeskommunenes ansvar for barn og unge som oppholder seg i kommunen som asylsøker,

brev av 30. oktober 2015 fra Helsedirektoratet, Utdanningsdirektoratet og Barne-, ungdoms- og

familiedirektoratet til alle landets kommuner og fylkeskommuner. Dette går også fram av artikkelen Rett til

videregående opplæring publisert 23. juni 2015 på Utdanningsdirektoratets hjemmeside. 22 Indeks Nordland 2016.

http://www.bufdir.no/Global/Barnevern/Kommunenes_og_fylkeskommunenes_ansvar_for_barn_som_soeker_asyl.pdf

http://www.udir.no/Spesielt-for/Minoritetsspraklige-elever/regelverk/skole-og-opplaring/16-24-ar/

http://www.udir.no/Spesielt-for/Minoritetsspraklige-elever/regelverk/skole-og-opplaring/16-24-ar/


8

Figur 1 Omsetning i sektorene (indeks der 2006=100) 23

Ifølge Indeks Nordland 2016 når omsetningen i Nordland i 2015 en indeksverdi på 162 sammenlignet med 134 for Norge i samme periode. Sammenlignet med Norge har bedriftene sterkere omsetningsvekst i Nordland i hele perioden 2012 til 2015. Det er bransjene personlig tjenesteyting med indeksverdi 231 og havbrukssektoren med en indeksverdi på 229, samt tjenester mot bedrifter med en indeksverdi på 189 i 2015 som drar Nordland opp. Utsiktene for 2016 er vekst på 3,5 % sammenlignet med 1,3 % i Norge totalt24.

3.4.2 Sysselsetting Det har vært en jevn sysselsettingsvekst gjennom 2015. Ifølge Indeks Nordland 2016 melder stadig flere bedrifter om at de har lyktes med å rekruttere personell som er blitt ledige i petroleumsbedriftene. Ved inngangen til 2016 passerte Nordland for første gang over 118 000 sysselsatte. Det er en netto jobbskaping på 875 jobber i fylket i 2015. Det ventes en moderat lavere vekst med 732 nye jobber, til 118 824 sysselsatte ved utgangen av 201625. Det var registrert totalt 3 325 helt arbeidsledige i Nordland i mars 2016. Dette utgjør 2,7 % av arbeidsstyrken og er en nedgang på 1% fra samme tid i fjor. Ledigheten i hele landet er til sammenligning på 3,3%26.

23 Figuren er hentet fra Indeks Nordland 2016 som viser vekst i omsetning i selskaper med hovedkontor i

Nordland utenom finans, forsikring, petroleum og offentlige selskaper. 24 Indeks Nordland 2016. 25 Indeks Nordland 2016. 26 NAV. Helt ledige. Fylke og kommune. Mars 2016.


9

Figur 2 Jobbskaping per sektor i Nordland antall jobber27

Figuren over viser at det største bidraget til nye jobber i Nordland kommer fra sektoren industri og bygg og anlegg (BA). Den nest største bidragsyteren er tjenesteproduksjon mot private. Primærnæringen er den sektoren hvor det kommer færrest nye jobber.

3.5 Kommunereformen, nye regioner og endrede oppgaver

3.5.1 Bakgrunn og prosess

Den pågående kommunereformen startet opp i 2014. Regjeringen la fram kommuneproposisjonen 14. mai 2014 der rammene for kommunereformen ble presentert. Her går det fram at kommunereformen skal legge til rette for at flere kommuner slår seg sammen til større og mer robuste kommuner. Videre at regjeringens mål for reformen er: gode og likeverdige tjenester til innbyggerne, helhetlig og samordnet samfunnsutvikling, bærekraftige og økonomiske robuste kommuner og styrket lokaldemokrati28. Høsten 2014 ble alle kommuner invitert til å delta i prosesser med sikte på å vurdere og avklare om det er aktuelt å slå seg sammen med nabokommuner. Det er fylkesmannen som har fått ansvar for å igangsette disse prosessene. I reformen legges det opp til at kommunene fatter vedtak om sammenslåing innen sommeren 201629. Fylkeskommunene ble inviterte til å delta i reformprosessen sommeren 2015. De ble her invitert til å innlede prosesser med sikte på å vurdere og avklare om det er aktuelt å slå seg sammen med nabofylker. Fylkeskommunene ble oppfordret til å fatte vedtak om eventuelle strukturendringer på regionalt nivå i løpet av høsten 201630. Det går fram av stortingsmeldingen Nye folkevalgte regioner – rolle, struktur og oppgaver31 at regjeringen mener at landet bør deles inn i om lag ti nye folkevalgte regioner. Regjeringen har tatt sikte på å legge fram en samlet lovproposisjon om nye oppgaver til kommunene våren 2017, samtidig med forslag om ny kommunestruktur og nytt regionalt folkevalgt nivå. Videre har regjeringen som mål å gjennomføre kommunereformen og endringer i regionalt folkevalgt nivå samtidig, slik at både nye kommuner og ny regional inndeling kan iverksettes fra 1. januar 202032.

27 Figuren er hentet fra Indeks Nordland 2016. 28 Prop. 95 S, Kommuneproposisjonen 2015 s. 29. 29 Prop. 95 S, Kommuneproposisjonen 2015 s. 51. 30 Brev til alle landets fylkeskommuner av 2. juli 2017, Invitasjon til å delta i reformprosessen. 31 Meld. St. 22 (2015-2016). 32 Innst. 333 S (2014-2015) Innstilling fra kommunal- og forvaltningskomiteen om kommunereformen – nye

oppgaver til større kommuner, s. 54.


10

3.5.2 Endringer av fylkeskommunens oppgaver

Hvilke oppgaver de nye kommunene og regionene er tiltenkt er lagt fram i to stortingsmeldinger: Kommunereformen – nye oppgaver til større kommuner33 og Nye folkevalgte regioner – rolle, struktur og oppgaver34. Det er imidlertid mye som fremdeles er uavklart når det gjelder hvilke oppgaver som skal ligge hvor. Stortingsmeldingen Kommunereformen – nye oppgaver til større kommuner ble behandlet av kommunal- og forvaltningskomiteen i juni 2015, jf. Innst. 333 S (2014-2015). Komiteens flertall gikk her inn for følgende:

Ansvaret for tannhelsetjenesten overføres til kommunene

Ansvaret for videregående skole skal fortsatt ligge på regionalt nivå (fylke)

Ansvaret for kollektivtrafikken skal fortsatt som hovedregel ligge på regionalt nivå (fylke) I tillegg gikk komiteens flertall inn for å vurdere om flere oppgaver innen blant annet landbruk, klima- og miljøoppgaver kan overføres til det regionale folkevalgte nivået35. Komiteens tilrådning ble enstemmig vedtatt av Stortinget 9. juni 2015. Stortingsmeldingen Nye folkevalgte regioner – rolle, struktur og oppgaver omhandler de oppgavene og områdene som stortingsflertallet ba om en vurdering av, jf. Innst. 333 S (2014-2015), samt forslag til ytterligere endringer i ansvar og roller innen ulike sektorer som regjeringen mener vil støtte opp om regionene som samfunnsutviklere. Denne meldingen er imidlertid ikke behandlet i Stortinget ennå.

3.5.3 Status Nordland

I Nordland har alle 44 kommuner fattet vedtak om å svare på regjeringens henstilling om å utrede ny kommunestruktur. Det er ingen av kommunene i Nordland som har søkt om å slå seg sammen, eller som har fattet vedtak om å slå seg sammen med andre kommuner. Alle kommunene har gjennomført utredninger for å se på muligheten for å slå seg sammen med andre kommuner. Noen kommuner har etter endt utredning kommet fram til at de ikke vil slå seg sammen med andre kommuner. Dette er for eksempel Beiarn, Nesna og Hemnes36. Kommunene på sør-Helgeland (Vega, Vevelstad, Brønnøy, Sømna og Bindal) ønsker å inngå avtale om forsterket kommunesamarbeid som ikke har mål om å lede til sammenslåing i denne omgang37. Det er inngått tre intensjonsavtaler om kommunesammenslåing; ETS (Evenes, Tjeldsund og Skånland), Ofoten (Evenes og Narvik), Harstad (Harstad, Evenes, Ibestad, Kvæfjord, Lødingen, Skånland og Tjeldsund). Det ble også vedtatt en intensjonsavtale i 2015 mellom Herøy, Vefsn, Leirfjord, Dønna og Alstahaug38, men denne falt som følge av resultatene i folkeavstemningene som ble avholdt. Kommunene som forhandler om, eller som har blitt enige om utkast til intensjonsavtaler er39:

Lofoten (Moskenes, Flakstad, Vestvågøy, Vågan)

Indre Salten (Hamarøy, Sørfold, Fauske, Saltdal og Tysfjord/deler av Tysfjord)

Ytre Salten (Steigen, Bodø, Gildeskål, Saltdal, Værøy, Røst og Rødøy)

Nord-Helgeland (Rana og Lurøy) Kommunestrukturen i Nordland er per april 2016 i stor grad fortsatt uavklart der konstellasjonene endres raskt. Det er mange av kommunene som vil gjennomføre folkeavstemninger i løpet av mai og

33 Meld. St. 14 (2014-2015). 34 Meld. St. 22 (2015-2016). 35 Innst. 333 S (2014-2015) Innstilling fra kommunal- og forvaltningskomiteen om kommunereformen – nye

oppgaver til større kommuner. 36 Kommunal rapport pr. 4. mai 2015. 37 Informasjon fra fylkesmannen i e-post 14. april 2016. 38 Distriktssenteret – Intensjonsavtaler per 26.april 2016. 39 Kommunereformen i Nordland. Status april 2016. Fylkesmannen i Nordland og Distriktssenteret –

Intensjonsavtaler per april 2016.


11

som har planlagt å fatte vedtak om kommunestrukturen i kommunestyret i juni i år. Prosessen med kommunesammenslåing kan føre til grensejustering både for fylkesgrensa i nord og sør.

3.6 Organisasjon

3.6.1 Antall ansatte, kjønns- og alderssammensetning

I 2015 arbeidet det 3405 personer i Nfk, hvorav 41,5% er menn og 58,5% er kvinner. Andelen kvinner og menn har holdt seg på noenlunde det samme nivået i perioden 2012-201540. Kjønnsfordelingen i Nfk fordelt på stillingsnivå pr 31. desember 2015 viser at det er over halvparten (54%) menn i hovedtariffavtalens (HTAs) kapittel 3 som er ledere med personal- og økonomiansvar, mens kvinnene utgjør over halvparten i HTAs kapittel 441 og 542 med henholdsvis 59% og 56%43. Gjennomsnittsalderen i hele Nfk er på 49 år. I tabell 2 vises gjennomsnittsalderen i ulike deler av virksomheten.

Tabell 2 Gjennomsnittsalderen i Nfk44

Sektor Gjennomsnittsalder

Videregående skoler 49 år

Fylkesadministrasjonen 48

Tannhelsedistriktene 46

Øvrige 51

3.6.2 Kompetanse Fylkestinget vedtok i 2012 en felles strategi for hvordan det skal jobbes med kompetansestyring i fylkeskommunen - Kompetansestyring 2013-2020. Hensikten med kompetansestyring er å få bedre kvalitet i alle ledd i Nordland fylkeskommunen. I strategien er det utarbeidet tre målsettinger: Nordland fylkeskommune skal være:

En lærende organisasjon, med fokus på kvalitet

En attraktiv arbeidsgiver som tiltrekker dyktig og kvalifisert arbeidskraft, og som tilbyr spennende og utviklende arbeidsoppgaver

En synlig arbeidsgiver som skal fremstå som helhetlig og troverdig45. Fylkesrådet vedtok i 2013 en handlingsplan for å realisere kompetansestrategien – Handlingsplan – Kompetansestyring 2013-2020 (FR 171/13). Strategisk plan for kompetanseutvikling i videregående opplæring 2014-2017, ble vedtatt av fylkestinget i 2014 (FT-25/14). Hensikten med planen er å redegjøre for nasjonale og ulike fylkeskommunale føringer og foreslå prioriteringer for videre arbeid med etter og videreutdanning i videregående opplæring i årene framover. Fylkesrådet skal også få framlagt en egen årsplan for kompetanseutvikling til behandling46. Kompetanseheving og utviklingsarbeid i skolen, såkalt skolebasert kompetanseutvikling skal styrkes. Det skal arbeides for å videreutvikle pedagogisk bruk av IKT i tråd med FT sak 016/15; Strategi for digital kompetanse i videregående opplæring47.

40 FR 126/2016 Oversendelse av årsregnskap og årsberetning for 2015 - Årsberetning 2015. 41 Pedagogisk personale, sekretærer, konsulenter, fagarbeidere, fagledere og noen mellomledere. 42 Rådgivere, ingeniører, tannleger andre akademikere samt mellomledere. 43 FR 126/2016 Oversendelse av årsregnskap og årsberetning for 2015 – Årsberetning 2015. 44 Bearbeidede tall pr 1. mai 2016 fått fra HR. 45 FT-123/12 Kompetansestyring 2013-2020. 46 FT-025/14 Strategisk plan for kompetanseutvikling i videregående opplæring 2014-2017. 47 Økonomiplan 2016-19 Budsjett 2016, FT-164/2015.


12

3.6.3 Sykefravær

På grunnlag av nasjonale mål og delmål har Nordland fylkeskommune fastsatt overordnede mål for IA-arbeidet. AMA vedtok mål og handlingsplan 29. april 2015. Et av delmålene i handlingsplanen er at Nordland fylkeskommune, og hver av driftsenhetene i fylkeskommunene, skal ha et nærvær på minimum 94,4%, målt med utgangspunkt i det totale sykefraværet48. Sykefraværet i 2015 var 6,7%, noe som er en nedgang på 0,1 prosentpoeng fra året før49. Dette er imidlertid noe høyere enn det som er virksomhetens mål på området.

Tabell 3 Sykefravær og permisjon fordelt på alder og kjønn i % for 201550.

Alder <30 31-40 41-50 51-60 >60 Totalt

Egen sykdom 4,5 6,9 6,3 7 8,5 6,7

Menn 2,2 3,3 4,1 4,8 7,1 4,6

Kvinner 6 8,8 7,7 8,8 10,4 8,4

Barns sykdom 0,3 0,7 0,2 0 0 0,2

Menn 0,1 0,5 0,2 0 0 0,1

Kvinner 0,5 0,8 0,2 0 0 0,3

Fødselsperm 2,7 2,9 0,2 0,1 0 0,8

Menn 0,3 2,3 0,3 0,1 0 0,5

Kvinner 4,2 3,2 0,1 0 0 1

Velferdsperm: 0,4 0,6 0,5 0,5 0,4 0,5

Menn: 0,3 0,3 0,3 0,4 0,3 0,4

Kvinner: 0,5 0,7 0,6 0,5 0,4 0,5

Utdannningsperm: 0,4 0,6 0,5 0,3 0,1 0,4

Menn: 0,4 0,4 0,6 0,3 0 0,3

Kvinner: 0,4 0,7 0,5 0,3 0,1 0,4

Annen permisjon: 0,2 0,3 0,5 0,4 0,3 0,4

Menn: 0,1 0,4 0,6 0,5 0,3 0,4

Kvinner: 0,2 0,3 0,4 0,3 0,3 0,3

Totalt fravær: 8,5 12 8,2 8,2 9,2 9

Menn: 3,4 7,3 6,2 6,1 7,8 6,4

Kvinner 11,8 14,5 9,5 10 11,2 11

Tabellen over viser at sykefraværet blant de ansatte i Nfk varierer etter kjønn og alder. Sykefraværet er gjennomgående høyere blant kvinnene. Det går fram av Nfks årsberetning for 2015 at kjønnsforskjellene i fraværsbildet sammenfaller med nasjonale statistikker. Sykefraværet er høyere blant de som er eldre enn 50 år.

3.7 Fylkeskommunens roller, tjenestetilbud og lovpålagte oppgaver

Fylkeskommunen er både myndighetsutøver, samfunnsutvikler og tjenesteprodusent. Som samfunnsutvikler skal fylkeskommunen få hele regionen til å arbeide sammen mot felles mål, slik at samfunnet utvikler seg i ønsket retning. Den regionale samfunnsutviklerrollen innebærer blant annet: å gi strategisk retning til samfunnsutviklingen, tilpasset regionale og lokale forhold, å mobilisere privat sektor, kulturliv og lokalsamfunn og å samordne og koordinere offentlig innsats og virkemiddelbruk51. De mest sentrale oppgavene Nfk har ansvar for er52:

videregående opplæring, herunder voksenopplæring

drifts- og finansieringsansvaret for fagskolene

samferdsel (fylkesveger, fylkesvegferger og kollektivtransport)

48 Inkluderende arbeidsliv i Nordland fylkeskommune, fra Nfks kvalitetssystem - Nfk.HMS.4.3.3. 49 FR 126/2016 Oversendelse av årsregnskap og årsberetning for 2015 – Årsberetning 2015. 50 FR 126/2016 Oversendelse av årsregnskap og årsberetning for 2015 – Årsberetning 2015. 51 Meld.St.22 (2015-2016) Nye folkevalgte regioner – rolle, struktur og oppgaver, s. 20. 52 Meld.St.22 (2015-2016) Nye folkevalgte regioner – rolle, struktur og oppgaver, s. 25.


13

kulturminnevern

kultur, herunder forvaltning av spillemidler til idrettsanlegg og kulturbygg

friluftsliv

tannhelse

vannforvaltningsmyndighet

regional planmyndighet, som leder av regionale planprosesser, vedtaksmyndighet og innsigelsesmyndighet

tildeling av tillatelser etter akvakulturloven til oppdrett

deleierskap og utøvelse av eierstyring i Innovasjon Norge

ansvar for regionale forskningsfond

regional utvikling, herunder forvaltning av regionale utviklingsmidler og tildeling av bedriftsrettede midler til Innovasjon Norge

Fylkeskommunen produserer tjenester innenfor videregående opplæring, samferdsel, tannhelse og kultur. Disse oppgavene er i stor grad regulert gjennom egne særlover og føringer fra statlig hold og er dermed lovpålagte. Nedenfor gis en oversikt over hvilke oppgaver fylkeskommunens ulike virksomhetsområder/sektorer har (ikke uttømmende).

3.7.1 Utdanning Videregående opplæring er den største sektoren i fylkeskommunen. Regnskapstallene for 2015 viser at utdanningssektorens netto driftsutgifter utgjør 43,47% av fylkeskommunens totale netto driftsutgifter53. Nordland har til enhver tid rundt 9 20054 elever, 3 000 lærlinger og lærekandidater og 170 fagskolestudenter55. Nordland fylkeskommune har flere utdanningstilbud. Det er 16 videregående skoler i fylket, der 8 av disse også tilbyr fagskoleutdanning. I tillegg kommer Nordland Kunst- og filmfagskole. Gjennom Mellomåsen skolesenter gir fylkeskommunen tilbud til barn og unge som oppholder seg på sykehus. Nettskolen i Nordland ble satt i drift fra og med 1. august 2014 etter fylkestingets vedtak FT 129/12. Skolen er et tilbud til de som har behov for opplæring og som samtidig er avhengig av å bo hjemme. I tillegg har fylkeskommunen tilbud via Opus som leverer kurs og opplæringstjenester til enkeltpersoner og bedrifter. Fylkeskommunens ansvar og oppgaver innenfor utdanning er hovedsakelig regulert i opplæringslova. Hovedoppgaven for utdanningssektoren er knyttet til retten ungdom i Nordland har til videregående opplæring56. Fylkeskommunen har imidlertid et større ansvar innenfor enkelte områder. Det gjelder bl.a. opplæring i sosiale og medisinske institusjoner (for eksempel sykehus, barnevernsinstitusjoner og fengsel) der fylkeskommunen har ansvar for hele det 13-årige opplæringsløpet. Fylkeskommunen har også ansvar for opplæringstilbud til voksne som ikke har fullført videregående opplæring. I tillegg har fylkeskommunen ansvaret for fagskoleutdanningen.

3.7.2 Næring og regional utvikling Regnskapstallene for 2015 viser at næringsavdelingens netto driftsutgifter utgjorde kun 4,16 % av fylkeskommunens totale netto driftsutgifter57. Årsaken til at næring har så lave netto driftsutgifter er at budsjettet i stor grad består av statlige virkemidler. De fylkeskommunale midlene utgjør bare en liten andel av sektorens budsjett58. Avdelingen har en rekke oppgaver og arbeider blant annet med å tilrettelegge for regional utvikling i hele Nordland, for å utvikle gode lokalsamfunn, og bidra til tilflytting og rekruttering til fylket. En viktig

53 Dette er netto driftsutgifter ekskl. fellesutgifter og investeringer. Fra utkast til Nfks årsmelding for 2015 fått

fra økonomiavdelingen. Tall basert på årsregnskap for 2015. 54 1. oktober 2015 hadde Nordland 8 926 elever ved de 16 videregående skolene, jf. FT 8/16 Tilstandsrapport for

videregående opplæring i Nordland 2015. 55 Nfks hjemmeside. 56 FT 164/15 Økonomiplan 2016-19 og Budsjett 2016. 57 Dette er netto driftsutgifter ekskl. fellesutgifter og investeringer. 58 Fra utkast til Nfks årsmelding for 2015 fått fra økonomiavdelingen. Tall basert på årsregnskap for 2015.

https://www.nfk.no/tjenester/utdanning/videregaende-opplaring.773277.aspx


14

oppgave er å utarbeide regionale planer for å legge til rette for ønsket utvikling59. Regional planlegging og kommuneplanveiledning, som avdelingen også har ansvaret for, er lovpålagte oppgaver. I henhold til plan- og bygningsloven skal fylkeskommunen utarbeide regional planstrategi hvert 4. år. Dette er det eneste lovpålagte regionale plandokumentet som skal til statlig godkjenning60. Avdelingen forvalter også statlige og fylkeskommunale økonomiske virkemidler for å gjennomføre fylkestingets prioriteringer for regional utvikling61. I forbindelse med forvaltningsreformen i 2010 fikk fylkeskommunen ansvar for nye oppgaver der flere av disse ble lagt til avdelingen for næring og regional utvikling. Disse oppgavene er: ansvar for gjennomføring av landbrukspolitikken og myndighet til å avgi uttalelser i landbrukspolitiske saker, forvaltningsansvar for rekruttering, likestilling og kompetanse i landbruket, forvaltningsansvar på marin sektor, både etter havressursloven og akvakulturloven62.

3.7.3 Kultur, miljø og folkehelse

Fylkesrådet vedtok i januar 2015 å slå sammen folkehelseavdelingen inkludert tannhelse og kultur- og miljøavdelingen til en avdeling63. Den nye avdelingens organisasjonsmodell, som ble vedtatt av fylkesrådet i mars 2016, iverksettes 1. juni 201664. Den nye avdelingen har oppgaver innenfor kultur, miljø, folkehelse og tannhelse. Regnskapstallene for 2015 viser at netto driftsutgifter til avdelingen for kultur, miljø og folkehelse utgjorde 6,87% av fylkeskommunens totale netto driftsutgifter65. Nfks oppgaver innenfor kulturfeltet spenner over et svært vidt felt - tilskuddsordninger, arkiv, barn og unge, film, bibliotek, kulturvern, museer, musikk, scenekunst og visuell kunst66. Avdelingen forholder seg til kulturlova. Formålet med denne loven er å fastlegge ansvaret til offentlige myndigheter for å fremme og legge til rette for et bredt spekter av kulturvirksomhet, slik at alle kan få mulighet til å delta i kulturaktiviteter og oppleve et mangfold av kulturuttrykk. I henhold til kulturlova skal fylkeskommunen sørge for økonomiske, organisatoriske, informerende og andre relevante virkemiddel og tiltak som fremmer og legger til rette for et bredt spekter av kulturvirksomhet regionalt og lokalt. Andre lover og forskrifter som er førende for avdelingens arbeid på kultur- og miljøområdet er arkivlova, folkebibliotekloven, kulturminneloven og plan- og bygningsloven. I tillegg kommer naturmangfoldloven, friluftsloven, forurensningsloven, vassdragsreguleringsloven og vannressursloven67. Fylkeskommunens oppgave som vannregionmyndighet er lagt til avdelingen som blant annet skal koordinere arbeidet med å gjennomføre oppgavene som følger av vannforskriften. Avdelingen har også ansvaret for flere tilskuddsordninger, både fylkeskommunale, statlige samt ordninger som er spleiselag mellom flere parter. Avdelingen behandler også flere hundre saker hvert år i henhold til ulike lovverk68. Folkehelsearbeidet er et lovpålagt arbeidsområde for fylkeskommunen nedfelt i folkehelseloven. Fylkeskommunen skal arbeide med folkehelse gjennom bl.a.: - regional utvikling og planlegging - å understøtte folkehelsearbeidet i kommunene - å være en pådriver for og samordne folkehelsearbeidet i fylket

59 Nfks kvalitetssystem – NRU.1 Organisasjon og ansvar. 60 FT 164/15 Økonomiplan 2016-19 og Budsjett 2016. 61 FT 164/15 Økonomiplan 2016-19 og Budsjett 2016, s. 5. 62 FT 164/15 Økonomiplan 2016-19 og Budsjett 2016. 63 FR 8/15. 64 FR 92/16. 65 Dette er netto driftsutgifter ekskl. fellesutgifter og investeringer. Fra utkast til Nfks årsmelding for 2015 fått

fra økonomiavdelingen. Tall basert på årsregnskap for 2015. 66 Nfks hjemmeside. 67 FT 121/10 (Budsjett 2011). 68 FT 164/15 Økonomiplan 2016-19 og Budsjett 2016.

https://www.nfk.no/tjenester/kultur/


15

- å ha nødvendig oversikt over helsetilstanden i fylket Fylkeskommunen har ansvaret for Den offentlige tannhelsetjenesten som blant annet omfatter tannhelsetjeneste til prioriterte grupper69. For de prioriterte gruppene er behandlingen i hovedsak gratis70. Fylkeskommunen kan også yte tjenester til voksent betalende klientell, dersom behovet til de prioriterte gruppene er dekket. I henhold til tannhelsetjenesteloven skal fylkeskommunen sørge for at tannhelsetjenester, herunder spesialisttjenester, i rimelig grad er tilgjengelige for alle som bor eller midlertidig oppholder seg i fylket.

3.7.4 Samferdsel

Regnskapstallene for 2015 viser at netto driftsutgifter til samferdselsavdelingen utgjorde 17,28% av fylkeskommunens totale netto driftsutgifter71. Skoleskyss er den eneste lovpålagte oppgaven innenfor samferdsel. I henhold til opplæringsloven § 13-4 er det fylkeskommunen som skal organisere skoleskyssen i samråd med kommunen. Kommunene betaler refusjon etter persontakst for grunnskoleelever og voksne som blir skysset av fylkeskommunen. I tillegg er fylkeskommunen løyvemyndighet for behovsprøvd ruteløyve og taxi72. Fylkeskommunen har ansvar for kollektivtrafikken i Nordland fylke som omfatter buss og hurtigbåt. Transporttjenestene utføres av private transportselskaper. I tillegg tilbyr fylkeskommunen ordninger for innbyggere som ikke kan bruke det ordinære rutetilbudet (TT transport)73. Avdelingen arbeider også med samferdselsplanlegging. Dette er blant annet arbeid med Nasjonal Transportplan og dens handlingsprogrammer, følge opp høringsprosesser og bidra i ulike planprosesser74.

3.7.5 Vegvedlikehold og fylkesferjedrift

Fylkesvegnettet i Nordland består av ca. 4100 km fylkesveg og 23 ferjesamband. Regnskapstallene for 2015 viser at netto driftsutgifter til veg og ferjedrift utgjorde 26,66% av fylkeskommunens totale netto driftsutgifter75. Fylkeskommunen er vegmyndighet for fylkesveg. Som vegmyndighet har fylkeskommunen det politiske og økonomiske ansvaret for drift, vedlikehold og investeringer på fylkeskommunale veger, samt tilhørende ferjestrekninger. Trafikksikkerhetsarbeid inngår også i fylkeskommunenes ansvar76. Statens vegvesen ivaretar administrasjon, forvaltning og saksbehandling innen fylkesvegområdet, herunder drift, vedlikehold og investeringer på fylkesvegnettet på vegne av fylkeskommunen.

69 Det som menes med prioriterte grupper er: barn og unge fra 0-20 år, psykisk utviklingshemmede, eldre, uføre

og langtidssyke i institusjon og hjemmesykepleie, psykiatriske pasienter med regelmessig behandlingstilbud

gjennom lokalt/kommunalt behandlingsapparat, jf. Nfks hjemmeside. 70 Ungdom som er 19 eller 20 år får 75% rabatt på behandling hos den offentlige tannhelsetjenesten. Rabatten

gjelder til og med det året pasienten fyller 20 år, jf. Nfks hjemmeside. 71 Dette er netto driftsutgifter ekskl. fellesutgifter og investeringer. Fra utkast til Nfks årsmelding for 2015 fått

fra økonomiavdelingen. Tall basert på årsregnskap for 2015. 72 FT 164/15 Økonomiplan 2016-19 og Budsjett 2016. 73 FT 164/15 Økonomiplan 2016-19 og Budsjett 2016. 74 FT 164/15 Økonomiplan 2016-19 og Budsjett 2016. 75 Dette er netto driftsutgifter ekskl. fellesutgifter og investeringer. 76 Nfks hjemmeside.

FT%20164/2015%20Økonomiplan%202016-19%20og%20Budsjett%202016.

https://www.nfk.no/tjenester/folkehelse/tannhelse/priser/ungdom/

https://www.nfk.no/tjenester/samferdsel/fylkesveger/


16

3.8 Økonomi

Tabell 4 Hovedtall budsjett og regnskap (i 1000 kr) 77

Budsjett 2016

Regnskap 2015

Budsjett 2015

Regnskap 2014

Sum driftsinntekter 6 100 577 6 078 075 5 846 123 5 711 849

Sum driftsutgifter 5 664 390 5 833 738 5 384 473 5 505 409

Brutto driftsresultat 436 187 244 336 461 650 206 44

Sum eksterne finansinntekter 35 000 68 481 85 400 89 384

Sum eksterne finansutgifter 310 358 299 231 343 100 267 515

Resultat eksterne finanstransaksjoner -275 358 -230 750 -257 700 -178 131

Netto driftsresultat 160 829 254 607 203 950 266 312

Sum bruk av avsetninger 971 288 355 - 324 124

Sum avsetninger 161 800 482 760 203 950 558 411

Regnskapsmessig mer/mindreforbruk - 60 202 - 32 024

Tabell 5 Nøkkeltall fra fylkeskommunene 201578

FylkeskommuneNetto

driftsres.

Drifts-

innt.

Renter

+ avdrag

Lang-

siktig

gjeld

(LG)

Skatt +

ramme-

tilskudd

Netto

res.grad

Gjelds-

grad

LG/

innb.

Invest./i

nnb.

Dr.utg./

innb.

Finnmark 26 1 930 85 1 666 1 459 1,4% 86,3% 21 968 2 939 24 912

Troms 187 3 930 142 2 295 2 875 4,8% 58,4% 13 951 3 326 23 001

Nordland 255 6 078 299 2 895 4 659 4,2% 47,6% 11 956 3 388 24 097

Nord-Trøndelag 201 2 770 170 2 302 2 144 7,3% 83,1% 16 886 3 563 19 900

Sør-Trøndelag 325 4 565 243 4 589 3 456 7,1% 100,5% 14 650 5 156 13 836

Møre og Romsdal 71 4 771 240 3 981 3 753 1,5% 83,5% 15 013 3 535 17 756

Sogn og Fjordane 162 3 032 190 2 216 2 309 5,4% 73,1% 20 216 2 521 26 693

Hordaland 172 8 315 605 9 120 6 006 2,1% 109,7% 17 640 8 401 15 915

Rogaland 302 6 058 333 5 696 5 015 5,0% 94,0% 12 107 3 115 12 393

Vest-Agder 211 2 779 103 1 345 2 161 7,6% 48,4% 7 363 2 063 14 464

Aust-Agder 95 1 865 76 1 313 1 410 5,1% 70,4% 11 347 2 727 15 439

Telemark 103 2 556 118 1 858 2 012 4,0% 72,7% 10 776 1 290 14 217

Vestfold 131 2 997 195 2 485 2 470 4,4% 82,9% 10 154 1 142 11 463

Akershus 277 7 358 124 3 066 5 606 3,8% 41,7% 5 157 1 911 12 409

Buskerud 52 3 443 196 3 000 2 723 1,5% 87,1% 10 814 1 912 12 319

Østfold 213 3 669 124 1 868 2 888 5,8% 50,9% 6 441 889 12 145

Hedmark 267 2 979 117 1 793 2 444 9,0% 60,2% 9 175 2 077 14 520

Oppland 207 3 167 147 1 781 2 362 6,5% 56,2% 9 426 3 695 15 984

Sum 18 fylkeskomm. 3 259 72 261 3 507 53 268 55 752

Gj.sn. 18 fylkeskomm. 181 4 015 195 2 959 3 097 4,5% 73,7% 11 692 3 278 15 387 Nordland ligger 74 mill. kr over landsgjennomsnittet på netto driftsresultat. Fire fylker har høyere netto driftsresultat enn Nordland79. Det er kun Hordaland og Akershus som har høyere driftsinntekter enn Nordland. 11 av 17 andre fylkeskommuner har høyere netto resultatgrad enn Nordland. Anbefalt nivå er 4 %, noe som også fylkestinget har vedtatt som et måltall i økonomiplan og budsjett for Nordland.

77 FT 164/15 Økonomiplan 2016-19 og Budsjett 2016 – Vedlegg 1: Obligatoriske budsjettskjema 2016. FR

126/16 Oversendelse av årsregnskap og årsberetning for 2015 – Årsregnskap 2015. 78 Tallene og tabellen er hentet fra Nfks årsberetning for 2015. FR 126/2016 Oversendelse av årsregnskap og

årsberetning for 2015. 79 Netto resultatgrad (ikke korrigert) er netto driftsresultat i prosent av driftsinntektene. Driftsinntekter er

inntekter minus interne overføringer og renteinntekter.


17

Nordland har en lånegjeld som ligger 64 mill. kr under landsgjennomsnittet. Seks fylker har høyere lånegjeld enn Nordland. For lånegjeld pr innbygger er det store variasjoner. Nordland ligger med sine 11 956 kr litt over landsgjennomsnittet. Kun Akershus har lavere gjeldsgrad enn Nordland80.

3.8.1 Økonomiplan for 2016-2019 I økonomiplanen vises det til at Stortinget endret på inntektsfordelingen mellom fylkene i Norge i 2014 noe som gjør at Nordland fylkeskommune i 2020 vil ha 284 mill. kr mindre til å utvikle Nordlandsamfunnet, hvert eneste år. Dette gjør at fylkesrådet i budsjettet for 2016 og i økonomiplanen for perioden fra 2016 til 2019 vil ha et særskilt fokus på omstilling. Omstillingen vil både påvirke Nordland fylkeskommune som organisasjon samtidig som det påvirker vår politikk i alle sektorene fylkeskommunen har ansvar for. Fylkesrådet mener at en god balanse mellom drift og investeringer gir dem handlingsrom til å prioritere viktige områder innenfor fylkeskommunens oppgaver.

3.9 Organisering/styring

3.9.1 Politisk organisering og styring I Nfk har det vært parlamentarisk styre siden 1999. Det er tre politiske beslutningsnivå: fylkestinget, fylkesrådet og den enkelte fylkesråd. Fylkestinget består av 45 representanter og er fylkeskommunens øverste organ. Fylkestinget bestemmer rammene for den fylkeskommunale virksomheten. Dette skjer gjennom vedtak om fylkesplan, økonomiplan og årsbudsjett. I tillegg behandles andre saker av overordnet og strategisk karakter. Fylkesordføreren utpeker en fylkesrådslederkandidat som får i oppdrag å danne nytt fylkesråd, jfr. kommunelovens § 19a nr. 1 og fylkestingets reglement § 21 tredje ledd. Den utpekte kandidaten setter selv sammen sitt kollegium der det tas hensyn til kravet om kjønnsbalanse. Det nye fylkesrådet konstituerer seg selv81. Fylkesrådet er fylkeskommunens utøvende politiske ledelse og øverste administrative ledelse. Fylkesrådet står ansvarlig overfor og er avhengig av tillit fra fylkestinget. Fylkesrådet innstiller i saker som skal behandles av fylkestinget. Til grunn for vedtakene skal det foreligge utredninger fra fylkesadministrasjonen der ulike alternativer er belyst. Saker som behandles i fylkestinget blir oftest behandlet i en av fylkestingets komiteer som avgir innstilling før sluttbehandlingen i fylkestingets plenum82. Fylkesrådet bestemmer området for den enkelte fylkesråds instruksjons- og avgjørelsesmyndighet. I et parlamentarisk system er fylkesadministrasjonen direkte underlagt fylkesrådet. Fylkesrådet har konstitusjonelt ansvar for administrasjonens virksomhet, og den enkelte fylkesråd må «svare for» disposisjoner og aktiviteter innenfor «sitt» ansvarsområde. Fylkesrådens instruksjon overfor underliggende virksomhet skal utøves gjennom vedkommende etatssjef. Prinsippet i en parlamentarisk modell for den administrative del av organisasjonen er at fylkesrådet er den øverste ledelse for den samlede fylkeskommunale administrasjon innenfor de rammer fylkestinget fastsetter83.

3.9.2 Administrativ organisering og styring

Fylkesrådet har ansvaret for den daglige styringen av fylkeskommunen på vegne av fylkestinget og har i dag 6 medlemmer, fordelt på følgende ansvarsområder:

80 FR 126/16 Oversendelse av årsregnskap og årsberetning for 2015 - Årsberetning for 2015. 81 FT 9/13 Reglement for fylkesråd § 1. 82 Nfks hjemmeside og Økonomihåndbok del I, utarbeidet av Nfk og vedtatt i FR 263/15. 83 Økonomihåndbok del I, utarbeidet av Nfk og vedtatt i FR 263/15.


18

Fylkesrådsleder Fylkesråd for utdanning Fylkesråd for samferdsel Fylkesråd for næring Fylkesråd for kultur, miljø og folkehelse Fylkesråd for økonomi Fylkesadministrasjonen er organisert i avdelinger som ledes av en fylkesråd. Hver fylkesråd forholder seg til en eller to etatsjefer. Administrasjonen er delt inn i 6 avdelinger, der noen av avdelingene har (ytre) enheter lagt under seg. I tillegg er Statens vegvesen er ment å fungere som en avdeling i fylkeskommunen når det gjelder arbeidet med fylkesveger og fylkesvegferjesamband. Avdelingene ledes av en etatssjef som er de øverste administrative lederne for fylkeskommunal virksomhet og produksjon. Etatsjefen har tilsynsansvar. Den administrative del av fylkeskommunen er funksjonsmessig todelt i fylkesadministrasjonen og de tjenesteproduserende enheter. Hovedoppgavene til fylkesadministrasjonen er å ivareta sekretariatsfunksjoner tilknyttet politisk virksomhet og utøve overordnede styringsfunksjoner overfor de tjenesteproduserende enheter. Hovedoppgaven til de tjenesteproduserende enhetene er å planlegge og produsere/yte det vedtatte tjenestetilbud84.

Figur 3 Nfks organisasjonskart pr april 201685

3.9.3 Formelt styringssystem I Nfk er det rammestyring som er valgt som prinsipp for økonomisk styring og oppfølging. Rammestyring innebærer at et nivå i organisasjonen styrer et lavere nivå i organisasjonen gjennom et sett av rammer/rammebetingelser. Innenfor dette styringssystemet blir forholdsvis stor myndighet delegert til det utøvende (tjenesteproduserende) nivå. Med denne myndigheten følger rettigheter, plikter og et klart ansvar for både beslutninger og resultat. God styring er avhengig av klare prinsipper med hensyn til rettigheter, plikter og ansvar, samt at reglene for delegert myndighet praktiseres86.

84 Nfks Økonomihåndbok del I, utarbeidet av Nfk og vedtatt i FR 263/15. 85 Nfks kvalitetssystem ID: Nfk.F.1.4.2 86 Nfks Økonomihåndbok del I, utarbeidet av Nfk og vedtatt i FR 263/15.

Del 2 overordnet analyse av Nfks virksomhet - Fylkesrevisjonen i Nordland 2016

19

4. Risiko- og vesentlighetsvurdering – forklaring av skjema og begreper Fylkesrevisjonen har foretatt risiko- og vesentlighetsvurderinger av fylkeskommunens virksomhet. Vi har gjort våre vurderinger i forhold til Nfks ulike virksomhetsområder. Det er utarbeidet egne skjema for å gi en framstilling av de vurderinger som er blitt gjort. Skjemaene er delvis basert på informasjon innhentet fra administrasjonen. Fylkesrevisjonen har totalt utarbeidet 10 skjemaer (for nærmere forklaring om inndelingen se fotnote 1 i del 1). Skjema for risiko- og vesentlighetsvurderinger er delt inn i 5 kolonner. I den første kolonnen fremgår områder og oppgaver innenfor det enkelte virksomhetsområdet. Vi har her tatt med de områder og oppgaver vi mener er viktige å gi en vurdering av. Skjemaets andre kolonne inneholder risikofaktorer identifisert både av fylkesrevisjonen og administrasjonen. Dette er risikofaktorer som kan medføre manglende etterlevelse av lov, manglende måloppnåelse, lav produktivitet og dårlig økonomiforvaltning. Med risikofaktorer menes uønskede forhold som kan inntreffe og true virksomhetsområdenes måloppnåelse. I analysen har vi tatt hensyn til tiltak som administrasjonen og ledelsen har satt i verk for å redusere muligheten for at de identifiserte risikofaktorene kan inntreffe, og redusere virkningen dersom risikofaktorene likevel slår til. Vi har listet opp de risikoreduserende tiltakene i skjemaets kolonne tre. De fleste av tiltakene vi har listet opp her har vi fått via administrasjonen, mens noen av tiltakene er hentet fra ulike dokumenter. Noen steder har administrasjonen kommet med utfyllende kommentarer i kolonne 3 til risikofaktorene som er listet opp i kolonne 2. Vi har tatt dette med, selv om det ikke er risikoreduserende tiltak. Vi mener det er med på å gi et bilde av betydningen av risikofaktoren. I den fjerde kolonnen i skjemaet har vi først gjort en risikovurdering. Her har vi vurdert tiltakene som er satt i verk for å eliminere eller redusere effekten av de identifiserte risikofaktorene. Vi har deretter vurdert hvor stor den gjenværende risikoen er. Vi har deretter vurdert hvor stor betydning (konsekvens/alvor) den gjenværende risikoen har for fylkeskommunens måloppnåelse. Vi har her brukt inndelingen stor, middels eller liten betydning. Vesentlighet kan vurderes fra ulike perspektiv: omdømmemessig, økonomisk, politisk, bruker-, medarbeider-, samfunns- og miljøperspektiv. I den siste kolonnen i skjemaet har vi anbefalt hvilken prioritet området bør få i den 4-årige planen for forvaltningsrevisjon. Her har vi tatt hensyn til de risiko- og vesentlighetsvurderinger som er gjort i skjemaets første kolonner. Vi har i tillegg tatt hensyn til tidligere prosjekter som fylkesrevisjonen har gjennomført på området, samt andre prosjekter gjennomført av tilsynsmyndigheter, fylkesmannen, eller andre rapporter som gjelder andre (fylkes)kommuner. Vi har her brukt inndelingen høy, middels eller lav prioritet. Der vi har funnet det hensiktsmessig har vi innledet risiko- og vesentlighetsvurderingen med å gi en oversikt over nøkkeltall fra KOSTRA innenfor de ulike virksomhetsområdene. Det er bare for virksomhetsområdet næring og regional utvikling vi ikke har funnet det hensiktsmessig å ta med tall herfra. Formålet med å bruke disse tallene er å gi en kort oversikt over situasjonen i Nfk på de ulike områdene. Tallene kan si noe om fylkeskommunens prioriteringer, dekningsgrad og/eller produktivitet/enhetskostnader.


20

KOSTRA-tall87

Virksomhetsområde: Fellesområder

Nordland

Landet uten Oslo

2013 2014 2015 2015

Brutto driftsutgifter, administrasjon og styring, i % av tot.brt. driftsutg. 5,3 4,7 4,1 4,2

Brutto driftsutgifter, administrasjon og styring, i kr. pr. innb. 1 146 1 072 992 653

Netto driftsutgifter, administrasjon og styring, i kr. pr. innb. 1 103 1 028 964 649

Lønnsutgifter, administrasjon og styring, i kr. pr. innb. 821 717 651 421

Antall sysselsatte i fylkeskommunen i alt88 3 595 3 653 3 606 -

Avtalte årsverk eksklusive lange fravær i fylkeskommunen i alt 2 882 2 907 - -

Antall sysselsatte i fylkeskommunens administrasjon89 378 409 410 -

Avtalte årsverk eksklusive lange fravær i fylkeskommunens administrasjon 314,3 331,2 - -

Andel avtalte årsverk eksklusive lange fravær i fylkeskommunens administrasjon 10,9 11,4 - -

87 Ureviderte tall per 18. mars 2016 (konsern). 88 Ureviderte tall per 18. mars 2016, S. Sysselsetting i fylkeskommunene – nøkkeltall. Ikke konsern. 89 Ureviderte tall per 18. mars 2016, S. Sysselsetting i fylkeskommunene – nøkkeltall. Ikke konsern.


21

Skjema for risiko- og vesentlighetsvurderinger for Fellesområder (økonomi, administrasjon og fylkesrådsleders kontor) Område/oppgave Risikofaktorer som kan medføre:

- Manglende etterlevelse av lov - Manglende måloppnåelse - Lav produktivitet - Dårlig økonomiforvaltning

Hva gjør ledelsen med dette forholdet? (Risikoreduserende tiltak?)

Risiko- og vesentlighetsvurdering

Vurdering av området i plan for forvaltningsrevisjon (faglig anbefaling)

Internkontroll for forvaltning og for regnskap og budsjett Fylkesrådet har ansvar for å, jf. kommuneloven § 20 nr 2: Sørge for at: - administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, - administrasjonen er gjenstand for betryggende kontroll. Internkontroll kan defineres som et formalisert kontrollsystem der kontrollaktiviteter utformes, gjennomføres og følges opp med basis i vurderinger av risiko for styringssvikt, feil og mangler i virksomhetens arbeidsprosesser (jf. PWCs rapport Internkontroll i kommunene» utarbeidet for

KMD).

Identifiserte risikofaktorer:

Uklare eller mangelfulle system og/eller rutiner, for eksempel rapporteringsrutiner

System og/eller rutiner for intern kontroll følges ikke

Mangelfull kommunikasjon og veiledning

Uklare ansvarsforhold og rolleforståelse

Manglende kompetanse, opplæring og/eller oppfølging

Dårlig intern kontroll i virksomheten medfører risiko for at virksomheten ikke når de målene som er satt. Risikofaktorer identifisert av administrasjonen:

Ulike rapporteringsmaler

Ulik oppfatning og praktisering av budsjettansvar og anvisnings-/attestasjonsmyndighet

Regnskapsarbeid blir ikke tilstrekkelig ivaretatt

Oppdatert økonomihåndbok (sept. 2015). Nytt reglement for håndtering av mer/mindreforbruk (sept. 2015). Forbedre og standardisere rutiner og mal for økonomi-rapportering (FR-24/16). Forenkle rapportering ved bruk av sumnivå og web rapporter. Opplæring av ledere/rådgivere. Utviklet flere nye rutiner. Etablert utvidet egenkontroll (mva). Driver en del oppsøkende virksomhet. Samling av økonomioppgavene innenfor sentral-administrasjonen. Redusere antall som kan attestere og anvise. Gjennomgang av attestasjon og anvisningsfullmakt.

God intern kontroll er viktig ut i fra flere perspektiv: økonomisk, politisk, brukernes og medarbeidernes. Det er også viktig for Nfks omdømme. Det er satt i verk flere tiltak som vil redusere flere av de identifiserte risikofaktorene. Enkelte tiltak er gjennomført, andre er under gjennomføring. Etter en samlet vurdering anses den gjenværende risikoen å ha middels betydning for fylkeskommunens måloppnåelse.

Fylkesrevisjonen har avdekket enkelte svakheter i Nfks økonomiske internkontroll i forbindelse med regnskapsrevisjonen for 2013, 2014 og 2015, samt i forbindelse med gjennomført forvaltningsrevisjon i 2015 på fylkesveg som behandles i fylkestinget i april 2016.

Andre revisjonsenheter har gjennomført en rekke forvaltningsrevisjoner på dette området der tema bl.a. har vært økonomistyring og -forvaltning.

Våre erfaringer fra regnskaps- og forvaltningsrevisjon, samt den foretatte risiko- og vesentlighetsvurdering gjør at fylkesrevisjonen anbefaler at området gis høy prioritet i planen for forvaltningsrevisjon.


22

Opplæring av brukere innen Visma web-rapportering.

Saksbehandling Fylkesrådet skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet og at de vedtak som er truffet blir iverksatt, jf kommuneloven § 20 nr. 2. Saksbehandlingsreglene til folkevalgte organer er omtalt i kommunelovens kapittel 6. Saksbehandling av enkeltsaker i offentlig forvaltning skal følge prinsipper for forsvarlig saksbehandling og for god forvaltningsskikk Viktige prinsipper i offentlig forvaltning er: -likebehandling -etterprøvbarhet -åpenhet Sentrale lover:

kommuneloven,

offentlighetsloven

arkivloven

forvaltningsloven


Manglende, eller mangler ved system og/eller retningslinjer

Retningslinjene for saksbehandling blir ikke fulgt

Manglende, eller mangler ved saksbehandlingsverktøy (for eksempel WebSak)

Manglende dokumentasjon av saksbehandlingen i virksomhetens arkivsystem

Uklare ansvarsforhold

Manglende kompetanse og kapasitet i virksomheten

Manglende opplæring av ansatte Risikofaktorer identifisert av administrasjonen:

Tidspress.

Det er utarbeidet omfattende retningslinjer og rutinebeskrivelser for saksbehandling i Nfk. Disse er lagt inn i kvalitetssystemet90, og ligger lett tilgjengelig for alle saksbehandlere på intranett. WebSak91 er i løpet av 2015 tatt i bruk ved alle fylkeskommunale enheter. Eventuell mangelfull opplæring og manglende vilje til å ta systemet i bruk kan gi dårligere saksbehandling og arkivering enn ønskelig. Det foregår jevnlige opplæringstiltak på disse områdene, og den generelle kompetansen anses for å være god. Saksmengden er stor, og tidsfristene ofte knappe. Tidsfaktoren kan derfor bli en årsak til utilfredsstillende kvalitet i saksbehandlinga

At saksbehandlingen i Nfk er god er viktig for fylkeskommunens omdømme, samt viktig fra brukernes, medarbeidernes, politikernes perspektiv og et økonomisk perspektiv. Det er oppgitt tiltak som til en viss grad reduserer risikoen til noen av risikofaktorene. Innspill fra avdelingene tyder imidlertid på at det er mangler knyttet til saksbehandling, herunder verktøy, rutiner og praksis. Slik vi ser det er stor risiko knyttet til bruk, eller manglende bruk av kvalitetssystemet og WebSak. Etter en samlet vurdering anses den gjenværende risikoen å ha stor betydning for

I 2007 gjennomførte fylkesrevisjonen en forvaltningsrevisjon der vi så på oppfølging av fylkestingets vedtak. Her ble det funnet enkelte områder som kunne forbedres. Utover dette har ikke fylkesrevisjonen gjennomført forvaltningsrevisjon hvor vi har sett på saksbehandling generelt. Det er heller ikke gjort vurderinger av kvalitetssystemet eller WebSak, eller bruken av disse. Kontrollutvalgets gjennomgang av fylkesrådssaker viser at det oppgis feil vedtakskompetanse i mange saker, samt at det ikke oppgis vedtakskompetanse i alle

90 System for kvalitetsstyring for Nordland fylkeskommune, også kalt kvalitetssystemet, skal sikre at Nfk har et felles kvalitetsstyringssystem som dekker alle krav og nivåer

av kvalitetsstyring som den enkelte etat/enhet blir pålagt. Dette for at den enkelte etat/driftsenhet ikke skal være avhengig av å etablere og drifte flere kvalitets- og

internkontrollsystem for å oppfylle forskjellige myndighetskrav (fra kvalitetssystemet – ID Nfk.F.3.1.1.2. 91 WebSak er Nfks saks- og arkivsystem. Ledergruppen i Nfk besluttet 21. desember 2004 at Nfk skal ha samme sak- og arkivsystem i alle institusjoner.


23

WebSak:

Blir ikke benyttet av alle

Manglende opplæring i bruk av og rutiner

Tannhelse: Manglende tilgang til WebSak svekker sikkerhet personalmapper og klagebehandling

Utdanning: Styring av rolletilganger i WebSak gjør f. eks. at kontaktlærere og faglærere ikke gis mulighet til innsyn i elevmappene.

Kvalitetssystemet:

Folkehelse, kultur, miljø: Manglende opplæring i bruk av kvalitetssystemet og rutinebeskrivelser.

Har WebSak-kurs for nyansatte, samt introduksjonskurs. Purrer på for raskere utrulling av WebSak. Lager egne rutiner for klagebehandling, men risiko at dokumenter befinner seg på flere steder og ikke kan samles på ett sted. Risiko både i forhold til feil i saksbehandling samt pasientsikkerhet. Noe ulik oppbevaring av personalmapper. Prøver å ha systemer hvor de er innelåst. For å innhente nødvendig informasjon må lærer henvende seg til sin avdelingsleder som igjen må skrive ut dokumentasjonen. Eventuell ny informasjon som skal inn i elevmappen fra kontaktlærer eller faglærer må sendes/gis til avdelingsleder for arkivering i WebSak. I praksis blir det da dobbeltarkivering. Kvalitetssystemet er vanskelig tilgjengelig. Det er ikke definert hvem som har ansvar for opplæring. Det skaper usikkerhet om system og rutiner blir fulgt godt nok. Det bør etableres rutiner for oppdatering, opplæring og

fylkeskommunens måloppnåelse.

saker. Det vises også til at delegasjonsreglementet ikke er tydelig nok på mange punkter (FT-159/15). Nye delegasjonsreglement for fylkestinget og fylkesrådet ble revidert våren 2016. Det er en rekke andre revisjonsenheter som har gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området. Det er flere som har sett på deler av prosessen knyttet til politiske vedtak, herunder saksforberedelse, iverksetting, gjennomføring og oppfølging av politiske vedtak. Enkelte har også sett på tilbakemelding til politisk organ. Fokus i disse rapportene har vært regeletterlevelse og måloppnåelse. Oslo kommunerevisjon gjennomførte i 2005 en forvaltningsrevisjon hvor de så på om delegasjon av myndighet skjedde i tråd med regelverket, herunder om saksframstilling og


24

Miljø: Miljø blir ikke tatt hensyn til/vurdert i saksutredningen til politiske vedtak

oppfølging av rutiner. Avdelingen har selv gitt opplæring i kvalitetssystemet, men her er et veldig stort behov. Avdelingen har ikke tatt kvalitetssystemet godt nok i bruk. Arbeidet med dette ble startet i fjor høst. Dette gjør at det er vanskelig for de ansatte å legge egne saksbehandlingsrutiner inn i kvalitetssystemet. Det er ikke gode nok rutiner for samordning internt. Rutiner knyttet til «kommentar til sak» i WebSak er ikke nok for å ivareta miljø i politiske vedtak.

vedtaksformulering var i tråd med regelverket. Fylkesrevisjonen anbefaler at området gis høy prioritet i planen for forvaltningsrevisjon.

Datasystem og andre støttefunksjoner IKT-systemer, saksbehandling, økonomi- og regnskap med mer. Nfk må ha tilstrekkelige og oppdaterte støttesystemer i forhold til økonomistyring og forvaltning. IKT-seksjonen har ansvaret for programoppdateringer, servere (at innholdet er fullstendig og nøyaktig), datafaglig ansvar og andre driftsoppgaver. Det er avdelingene, med systemeier, som har ansvar for kvaliteten på innholdet i de fagsystemene

de bruker.


Manglende, eller mangelfullt planverk på disse områdene medfører risiko for at fylkeskommunen ikke ivaretar sine oppgaver.

Manglende beskrivelse av hvilke oppgaver som skal ivaretas, hvordan de skal ivaretas og hvem som har ansvaret for å utføre dem.

Manglende overordnet planlegging, oppfølging og evaluering av virksomhetens datasystemer medfører risiko for at støttesystemene ikke fungerer

Ny IKT strategi er under utarbeidelse (FR-14/16). Den skal følges av en handlingsplan og et årshjul for drift innenfor IKT. Det er under utarbeidelse en tjenestekatalog som vil tydeliggjøre ansvar og forvaltning. Den vil identifisere hvilke tjenester IKT-tjenesten har ansvar for og hvem som er systemeier. Risikoen for at et system ikke lenger tilfredsstiller lover og regler kan minskes gjennom den avtale som inngås med leverandøren. Ved innkjøp vurderer IKT-seksjonen

Dette området er viktig ut fra Nfks omdømme. Det er også viktig ut i fra medarbeiderne og brukernes perspektiv, samt viktig ut i fra et økonomisk perspektiv. Det er gjennomført tiltak, eller planlagt tiltak som vil redusere risikoen på flere av de identifiserte risikofaktorene. Dette gjelder også for de risikofaktorene administrasjonen selv har identifisert når det gjelder

Når det gjelder sentraliseringen av økonomifunksjonen viser vi til at kontrollutvalget har bestilt en forvaltningsrevisjon på omorganisering der en bl.a. skal se nærmere på sentraliseringen av økonomifunksjonen. Fylkesrevisjonen mener derfor det ikke vil være hensiktsmessig med et nytt prosjekt på dette området. Fylkesrevisjonen har ikke gjennomført en


25

Det er systemeier (ved avdelingene) som har ansvaret for risikoreduserende tiltak knyttet til ikke integrerte IT-systemer.

tilfredsstillende i forhold til lover/regler, økonomi og produktivitet.

Manglende eller mangelfull opplæring av ansatte i bruk av virksomhetens datasystemer medfører risiko for feil bruk av disse. Det vil også medføre risiko for at lover og bestemmelser ikke blir fulgt, lav måloppnåelse og/eller at tjenesten de ansatte skal yte blir av dårlig kvalitet (vedtak, journalføring, arkivering, saksfremlegg med mer).

Dataangrep fra interne/eksterne; Ddos, hacking, virus, spam, phishing.

Ikke integrerte IT-systemer (krever manuell overføring av data til andre IT-systemer)

hvorvidt leverandøren vil bestå i markedet. IKT-seksjonen arbeider fortløpende med forbedring av og å prioritering opplæring. Både på eksisterende data systemer og med innføring av nye systemer. Ledelsen har også på plan å utrede/ innføre et forbedret e lærings system som tilbud i Nfk. IKT-seksjonen oppgir at med dagens teknologi er det mulig å gjøre ikke-integrerte IT-system integrert. Etter som dette blir mulig ut i fra en kost nytte vurdering og forutsatt at det er teknisk gjennomførbart vil ikke-integrerte IT-systemer ikke være regelen. Det varierer hvorvidt avdelingene har ikke integrerte IT-systemer. Enkelte (kultur og folkehelse) oppgir at de har integrerte system, mens andre (næring og eiendom) arbeider for å gå over til integrerte system. Det er kun to avdelinger (tannhelse og samferdsel) som oppgir at de har rutiner for overføring av data til

datasystemer. Administrasjonen har selv identifisert flere egne risikofaktorer knyttet til andre støttefunksjoner, herunder utfordringer knyttet til sentraliseringen av økonomitjenesten og manglende oppdatering av nettsidene. Det er oppgitt risikoreduserende tiltak for noen av disse faktorene som vil redusere risikoen noe. Fylkesrevisjonen anser at den største gjenværende risikoen er knyttet til at IKT-strategien ikke blir fulgt, samt til ikke integrerte IT-systemer. Etter en samlet vurdering anses den gjenværende risikoen på området å ha stor betydning for måloppnåelsen på området.

selvstendig IT-revisjon eller forvaltningsrevisjon på datasystemer. Vi mener at det er på dette området det er mest hensiktsmessig å gjennomføre en forvaltningsrevisjon. På bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler fylkesrevisjonen at området gis høy prioritet i plan for forvaltningsrevisjon.


26

Det er systemeier (ved avdelingene) som har ansvar for å utføre risikoreduserende tiltak opp mot IT-systemer utviklet for Nfk.

IT-systemer spesielt laget for/tilpasset Nfk (ikke standard programvare)

Manglende logisk og fysisk sikring av data

andre IT-systemer. IKT-seksjonen oppgir at risikoen innenfor dette er at kostnaden går opp eller at «systemet dør». Policy fremover kommer til å være å bruke systemer som andre fylkeskommuner bruker, slik at man har et større fagmiljø og kan dra nytte av andres erfaringer. At Nfk er «alene» vil ikke i seg selv være moment for å bytte. Det er ingen av avdelingene/enhetene som oppgir at de har IT-systemer spesielt laget for/tilpasset Nfk og da heller ikke oppgitt risikoreduserende tiltak. Kvalitetssystemet blir nevnt, men dette er et system som omfatter hele fylkeskommunen. IKT-seksjonen arbeider kontinuerlig med data sikkerhet, også med logisk og fysisk sikring av data. Det vil være en del av en kontinuerlig prosess. Nye tiltak gjennomføres planlagt og kontinuerlig. Eiendomsseksjonen opplyser at de arbeider tettere med IT for å få på plass gode løsninger. Utover dette er det ingen av de andre enhetene som oppgir at de har egne risikoreduserende tiltak når det gjelder logisk og fysisk sikring av data. Enkelte (miljø, næringsavdelingen) viser til at de følger de rutiner som gjelder for


27

Risikofaktorer identifisert av administrasjonen - datasystemer:

IKT-strategien følges ikke

Tilganger i systemet for anvisning og attestasjon

Komplisert struktur i systemet kan vanskeliggjøre leders mulighet for oversikt og styring

Vanskelig/mangelfullt beslutningsgrunnlag dersom ledere ikke har god tilgang på informasjon fra systemet

Systemer for registrering av fravær, ferie og Outlook kommuniserer ikke, tar mye tid. Ber om systemer som kommuniserer med hverandre.

Eiendomsseksjonen:

Opplæring, kapasitet og kompetanse for å utføre implementering.

hele Nfk. Prosjekt for bygging av ny struktur i Visma med vekt på ledernivå/rapporteringsnivå og forenkling/standardisering Utvikle gjennomgående (like) systemgenererte økonomi- rapporter til bruk i tertialrapporter/budsjett og årsberetning. Omorganisering/sentralisering av viktige økonomifunksjoner. Opplæring i økonomistyring og involvering av ledere i alle ledd. Sørge for at ledere tar budsjettansvar og unngå at fullmakter og oppgaver delegeres til underordnede (anvisning). Opplæring og implementering delvis på plass for enkelte programpakker. Det er her snakk


28

Mangelfull linjekapasitet i Nfk sitt datanett.

Manglende kobling mellom spesialprogrammer og Nfk-etablerte programpakker

Risikofaktorer identifisert av administrasjonen – andre støttefunksjoner:

Dårlig styring/oppdatering av nettsidene.

Manglende kapasitet i kommunikasjonstjenesten til å følge opp avdelingene.

Varslet overflytting av økonomimedarbeider skaper uro for ivaretakelse av oppgaver mht databehandling i tannhelse.

Økonomistyring/kontroll. Sentralisering av økonomi har bidratt til mindre oversikt (miljø).

Menneskelig ressurs – kompetanse (samferdsel).

om dataprogrammer som vil effektivisere gjennomføring av avdelingens arbeid. Det er et tiltak som pr i dag er under arbeid. Nettsidene er ikke prioritert i stor nok grad. Etaten må selv evt. prioritere dette. Avdelingene skriver selv nyhetssaker, taler etc. IKT-seksjonen er tilgjengelig ved behov for hjelp. Det er for eksempel utfordringer knyttet til økonomi- og prosjektrapportering (miljø). Sørge for at det er tilstrekkelig ressurser, samt minimere risikoen ved at flere har kjennskap til ulike arbeidsoppgaver (samferdsel).

Informasjonssikkerhet Informasjonssikkerhet dreier seg om å håndtere risikoen for at personopplysninger og andre informasjonsverdier blir ivaretatt på en tilfredsstillende måte. Virksomheten skal gjennom planlagte og systematiske tiltak


Manglende eller mangelfull (internkontroll)system og rutiner

Det mangler planlagte og systematiske tiltak for å oppfylle kravene i eller i medhold av personopplysningsloven


Det er igangsatt et arbeid med å få på plass de overordnede rutiner på dette området. Planen var å få dette gjort i løpet av 2015. På grunn av uforutsette hendelser (sykdom og andre belastende oppgaver) har dette ikke latt seg gjøre. Arbeidet videreføres i 2016.

Dette området er viktig for Nfks omdømme, i tillegg er det viktig ut fra brukernes og medarbeidernes perspektiv.

Fylkesrevisjonen gjennomførte i 2014 forvaltningsrevisjon på informasjonssikkerhet som viste at Nfk ikke har et tilfredsstillende internkontrollsystem for informasjonssikkerhet.


29

sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ved behandling av personopplysninger92. • Sikring av konfidensialitet, dvs. beskyttelse mot at uvedkommende får innsyn i opplysningene. • Sikring av integritet, dvs. beskyttelse mot utilsiktet endring av opplysningene. • Sikring av tilgjengelighet, dvs. sørge for at tilstrekkelige og relevante opplysninger er tilstede93.

De ansatte har manglende kunnskap om regelverket (personopplysningsloven med mer)

Mangler oversikt over hvilke behandlinger av personopplysninger som foretas, og hvilke opplysninger som inngår i disse

Manglende eller mangelfull dokumentasjon av informasjonssystemet og sikkerhetstiltak

De ovennevnte risikofaktorene medfører risiko for at personopplysninger og andre informasjonsverdier ikke blir behandlet på en tilfredsstillende måte. Her har ikke administrasjonen identifisert noen risikofaktorer.

Fylkesrådsleder har opplyst at arbeidet med oppfølgingen av forvaltningsrevisjonen om informasjonssikkerhet er blitt noe mer omfattende enn forutsatt, og er derfor ikke blitt ferdigstilt som planlagt. Arbeidet fortsetter i 2016 og det tas sikte på at det blir ferdig i løpet av første halvår. Fylkesrådsleder har redegjort for oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten om informasjonssikkerhet til kontrollutvalget 7. mars 2016. Her kom det fram at det er utarbeidet et første utkast til reglement og retningslinjer er distribuert internt i organisasjonen for tilbakemeldinger og videreutvikling. Det er tatt kontakt med bedt om bistand fra Datatilsynet. Fylkesrevisjonen er også forelagt første utkast til reglement og har her kommet med sine kommentarer. Administrasjonen oppgir at informasjonssikkerhet knyttet til personopplysninger generelt blir godt ivaretatt i Nfk.

Så framt det igangsatte arbeidet på området blir gjennomført vil det kunne redusere de identifiserte risikofaktorene. Den gjenværende risikoen anses å ha middels betydning for fylkeskommunens måloppnåelse.

Datatilsynet varslet i 2013 om tilsyn knyttet til behandling av personopplysninger om elever i skolen. Datatilsynet konkluderte med flere avvik som Nfk fikk frist til 1. april 2015 med å lukke. Avvikene er ikke lukket. Det samarbeides med andre fylkeskommuner som har samme avvik. Fylkesrevisjonen anbefaler at området gis middels prioritet i planen for forvaltningsrevisjon.

92 En veiledning om internkontroll og informasjonssikkerhet, s. 8 og 42 Datatilsynet 2009. 93 Sikkerhetsbestemmelsene i personopplysningsforskriften med kommentarer, SV-100-2000 Datatilsynet.


30

Organisasjon og personal Dette feltet reguleres av en rekke lover og regler og omfatter flere oppgaver/ områder, blant annet:

Arbeidsgiverpolitikk

Arbeidsmiljø

Rekruttering

Kompetanse

Lønnspolitikk

Medbestemmelse

Helsefremmende arbeidsplass

IA-avtalen


Manglende, eller mangler ved planverk på disse områdene medfører risiko for at fylkeskommunen ikke ivaretar sine oppgaver.


Faktorer som medfører risiko for at regelverket innenfor de ulike områdene ikke blir fulgt kan være: o Manglende eller mangler ved

system og rutiner o Det gis for dårlig/lite informasjon

om gjeldende regler, system og rutiner ut til ledere og ansatte

o Manglende/for dårlig opplæring av ledere og ansatte

o Manglende oppfølging, kontroll og evaluering

Manglende regeletterlevelse her vil også kunne ha negativ innvirkning på virksomhetens økonomi, produktivitet og måloppnåelse. Risikofaktorer identifisert av administrasjonen:

Feil utbetaling av

Det arbeides kontinuerlig med kompetanseøkning innen HMS, HTA94 og HA95.

Systematisk HMS-opplæring gis alle ledere.

Egne kurs for verneombud.

Fellesskolering i HA, og medbestemmelse i hele organisasjonen annen hvert år.

Årlig HMS-rapportering for å avdekke eventuelle mangler i oppfølging.

Personalundersøkelse annen hvert år for undersøkelse av bl.a. kompetanse, HMS, arbeidsmiljø, arbeidsgiver-politikk. Undersøkelsen følges opp både i linje og sentralt. Definere lederansvaret, hva dette innebærer i forhold til personalansvar og ansvar for oppgaver (arbeidstid, ferieavvikling, godtgjørelser mv.). Klargjøre at lederansvar inkluderer anvisningsmyndighet, dvs. godkjenning (FR 24/16). Kontroll/attestasjon – klargjøre hvem skal ha oppgavene og hva innebærer dette.

Dette området er viktig ut fra medarbeidernes perspektiv, men også viktig ut fra Nfks omdømme og et økonomisk og samfunnsperspektiv. På dette området er det oppgitt en rekke tiltak er gjennomført, eller er under gjennomføring. Flere av de gjennomførte tiltakene reduserer risikoen til mange av de identifiserte risikofaktorene. Administrasjonen har også identifisert egne risikofaktorer på områder som omhandler både internkontroll og personal. Her er det også listet opp en rekke tiltak i kolonne 3, men flere av disse tiltakene er under gjennomføring eller på planstadiet. Samlet sett vurderes derfor den gjenværende risikoen å ha middels betydning for fylkeskommunens måloppnåelse.

Fylkesrevisjonen har tidligere gjennomført forvaltningsrevisjon på oppfølging av IA-avtalen (2014), sykepengerefusjon (2012) og likestilling og mangfold (2011). I alle rapportene ble det funnet forbedringspotensial på flere av områdene vi så på. I tillegg til dette jobber fylkesrevisjonen for tiden med forvaltningsrevisjon på omorganisering. På bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderingen, samt at det allerede er gjennomført mange forvaltningsrevisjoner og at en ny forvaltningsrevisjon på omorganisering er igangsatt, anbefaler fylkesrevisjonen at dette området gis middels prioritet.

94 Hovedtariffavtalen. 95 Hovedavtalen.


31

lønn/refusjoner/reiseregninger

Feil innberetning til skattemyndigheter

Rutiner og systemer følges ikke opp

Standardisering og sentralisering av arbeidsoppgaver og rutiner. Lønnstillegg og kompensasjoner utover fullmakt (rene lønnstillegg, telefongodtgjørelse, hjemmekontor, flytting, barnepass osv). Kontrollere utbetaling av ikke pålagt overtid. Få på plass lik praktisering av fleksitid/ arbeidstidsreglement. Opprettholde kompetanse og tilegne seg kompetanse på nye systemer/rutiner. Sørge for at ledere følger opp administrative rutiner (ferie og fravær, økonomihåndbok, ulike personalreglement, medarbeidersamtaler, prøvetid med mer).


32

Anskaffelser Nfk kjøper årlig varer og tjenester for store summer. I regnskapet for 2015 er det utgiftsført kjøp av varer og tjenester for ca. kr 3,6 mrd. Nfk må forholde seg til regelverket for offentlige anskaffelser. Mye av innkjøpet foretas via inngåtte innkjøpsavtaler (rammeavtaler).


Komplisert regelverk

Manglende kompetanse

Kapasitetsproblemer

Manglende system og rutiner


For dårlig informasjon til ut til enhetene

For dårlig kommunikasjon og samarbeid mellom innkjøpstjenesten og enheten(e) som skal benytte seg av anskaffelsen

Enheter som skal foreta anskaffelser benytter seg ikke av innkjøpstjenesten, herunder søker råd og veiledning

De ovennevnte risikofaktorene medfører risiko for:

overtredelse av (eksternt og internt) regelverk

at Nfk kjøper varer og tjenester som er dyrere og/eller dårligere

uregelmessigheter/misligheter Risikofaktorer identifisert av administrasjonen:

Risiko for ulovlig direkteanskaffelse

Risiko for feil i gjennomføring av anskaffelsesprosedyre

Risiko for illojalitet i avtaleforhold

Risiko for brudd på taushetsplikt

Etablert innkjøpspolicy (FR 131/08). Myndighet delegert gjennom fylkestingets- og fylkesrådets reglementer. Presisert gjennomgående faglig lederansvar (Sfks Nfk.F.1.5.1.3) Etablert overordnede rutiner for anskaffelser (Nfk.F.4.3) Etablert informasjon på internett (innkjøpsweb) – tilført (lånt) ekstra ressurs for å gjennomgå/rydde/ oppdatere denne. Deltatt i ulike fora (rektormøte, kontorledersamling) og informert om innkjøpstjenesten. Controllerstilling etablert og bemannet. Noen kontroller gjennomført, fortsatt i støpeskjeen.

Dette området er viktig ut fra flere perspektiv; økonomisk, politisk, brukernes, medarbeidernes og samfunns- og miljøperspektiv. Området er også viktig for Nfks omdømme. Det er oppgitt flere tiltak som reduserer risikoen på mange av de oppgitte risikofaktorene. Dette er imidlertid et område hvor det vil være stor risiko for manglende etterlevelse av lov på grunn av det store omfanget av kjøp av varer og tjenester og mange innkjøpere. Samlet sett vurderes den gjenværende risikoen å ha stor betydning for måloppnåelsen på området.

Fylkesrevisjonen har gjennomført flere forvaltningsrevisjoner på dette området. I 2008 ble det gjennomført to prosjekt; «Rammeavtaler og innkjøpspraksis» og «Offentlige anskaffelser». I 2013 ble det gjennomført ytterligere to forvaltningsrevisjoner; «Offentlige anskaffelser i samferdselssektoren» og «Rammeavtaler og innkjøpspraksis». Alle undersøkelsene viste at det var forbedringspotensial på området. De andre revisjons-enhetene gjennomfører også jevnlig forvaltningsrevisjon på dette området, mange med funn om avvik og forbedringspunkter. På bakgrunn av fylkesrevisjonens erfaringer, andre revisjoners funn på området, samt den foretatte risiko og vesentlighetsvurderingen anbefaler vi at dette området gis høy prioritet i planen for forvaltningsrevisjon.


33

Universell utforming Fylkestinget i Nordland vedtok i 2000 at «FNs standardregler for like muligheter for mennesker med nedsatt funksjonsevne» skal aktivt tas i bruk i fylkeskommunal saksforberedelse, politikkutforming og planlegging. Nfk må også forholde seg til flere lover som omhandler universell utforming, blant annet:

Diskriminerings- og tilgjengelighetsloven

Plan og bygningsloven


Manglende, eller mangelfullt planverk medfører risiko for at fylkeskommunen ikke ivaretar sitt ansvar på området.

Mangelfull beskrivelse av hvilke oppgaver fylkeskommunen skal ivareta, hvordan de skal ivaretas og hvem som har ansvaret for å utføre dem.

Manglende kompetanse i forhold til regelverket

Manglende eller mangelfullt system og rutiner

Dårlig samarbeid mellom enhetene


Manglende og/eller for dårlig informasjon ut til enhetene

Dårlig eller manglende oppfølging

Manglende eller for dårlig rapporteringsrutiner

De ovennevnte faktorene medfører risiko for at regelverk og bestemmelser på området ikke blir fulgt, samt at mennesker med nedsatt funksjonsevne ikke får like muligheter som den øvrige del av befolkning til et aktivt og selvstendig liv. Her har ikke administrasjonen identifisert noen risikofaktorer.

Krav til universell utforming inngår i fylkeskommunens eiendomsforvaltning. Krav til universell utforming inngår i konkurransegrunnlaget for byggeprosjekter. I byggeprosjekter inngår medlemmer fra kommunale råd for funksjonshemmede i brukergruppen. I byggeprosjekter følges krav til universell utforming opp i sluttkontrollen. Det rapporteres årlig på oppfølging handlingsplan for universell utforming. Universell utforming som tema på driftsledersamlinger og fellesmøter med andre sektorer (utdanning og tannhelse).

Dette området er viktig fra et brukerperspektiv, samt viktig for Nfks omdømme. Administrasjonen har oppgitt tiltak som reduserer risikoen noe på enkelte av de identifiserte risikofaktorene. Det er imidlertid enkelte risikofaktorer det ikke er oppgitt tiltak på; kompetanse, ansvarsforhold. Etter en samlet vurdering anser fylkesrevisjonen at den gjenværende risikoen vil ha middels betydning for fylkeskommunens måloppnåelse på området.

Fylkesrevisjonen har nylig gjennomført forvaltningsrevisjon på universell utforming som blir behandlet i april 2016. Her er det funnet flere forbedringspunkter. På bakgrunn av at vi nylig har gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området anbefaler vi at området gis lav prioritet i planen for forvaltningsrevisjon.


34

Internasjonalt arbeid Målet med Nfks internasjonale arbeid er å videreutvikle Nordland som en konkurransedyktig region med høy livskvalitet. Internasjonalisering er et strategisk grep for å fremme fylkeskommunens interesser på internasjonale markeder og andre arenaer, heve kvalitet og skape synergi96. Hoveddelen av Nfks internasjonale arbeid ligger på de ulike avdelingene. Internasjonalt kontor ivaretar det overordnede ansvaret for Nfks internasjonale arbeid.


Manglende eller uklare mål og resultatstyring på området

Manglende evaluering av Nfks internasjonale arbeid

Manglende eller mangelfullt samarbeidet og koordineringen internt i virksomheten og mellom Nfk og eksterne aktører

Uklare ansvarsforhold for internasjonalt arbeid

De ovennevnte risikofaktorene medfører risiko for manglende måloppnåelse. Her har ikke administrasjonen identifisert noen risikofaktorer.

Ny internasjonal strategi 2016-20 (FT 18/16). Referater og rapporteringer og kommunikasjon om hva som hender på det internasjonale området hvor Nfk er involvert. Dokumentasjon, bl.a. i WebSak og i database (one note/dropbox internasjonalt kontor siden 2012, foreligger.) De to ansatte har, og forutsettes å ha tilstrekkelig kompetanse til å arbeide i internasjonalt kontor. For de ansatte skjer det en oppdatering gjennom deltakelse i nettverk nasjonalt og internasjonalt, herunder også internt på fylkeshuset i møter og arbeidsgrupper mellom de som arbeider internasjonalt. Evaluering av det internasjonale arbeidet, hvor Nfk kom godt ut, ble gjort av IRIS, Stavanger høsten 2012. Det er gjort en egenvurdering av arbeidsgruppen for ny internasjonal strategi, hvor alle avdelingene deltar. Rollen til internasjonalt kontor som ivaretar det overordnede ansvaret for fylkeskommunens internasjonale arbeid er nærmere bestemt av fylkesrådet, (jp14/6697). Rollefordelingen mellom avdelinger

Dette området er viktig ut i fra et samfunnsmessig, politisk og økonomisk perspektiv. Det er gjennomført tiltak på dette området som reduserer risikoen på de identifiserte risikofaktorene. Samlet sett vurderes den gjenværende risikoen å ha liten betydning for måloppnåelsen på dette området.

Fylkesrevisjonen har ikke gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området tidligere. Ut fra risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler fylkesrevisjonen at området gis lav prioritet i plan for forvaltningsrevisjon.

96 Fra Nfks hjemmeside: Aktuelt Internasjonalt arbeid - Nordland fylkeskommune.

https://www.nfk.no/tjenester/regional-utvikling/internasjonalt/


35

og seksjoner, hvor evt. endringer gjøres ved behov etter dialog mellom IK og en avdeling/seksjon, er fastlagt av rådet på møte 25/3 2014. Samarbeid om det internasjonale skjer i arbeidsgrupper på faste oppgaver, i ad hoc grupper på midlertidige oppgaver og ellers i møter og i daglig kontakt.

Etikk Fylkeskommunen bør ha en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard, jf kommunelovens § 1.


Manglende eller mangler ved system for å sette i verk og følge opp tiltak for å sikre en høy etisk standard gjennom hele organisasjonen

De ansatte blir ikke informert om virksomhetens etiske regelverk

Ledelsen prioriterer ikke å fokusere på etikk

Manglende kompetanse og ressurser på området

Det er vanskelig for innbyggerne å se/få informasjon om hva fylkeskommunen holder på med

Risikofaktorer identifisert av administrasjonen:

Bevisste eller ubevisste misligheter av økonomisk karakter

Etiske retningslinjer skal være tema minst én gang i året i personalgruppene. Resultat etterspørres i HMS årsrapport. Etikk er egen informasjonsbolk i kurs for nyansatte. Varslingssystem med flere ulike kanaler for både anonym og identifisert varsling er etablert. Ansattes kjennskap til varslingssystemet kontrolleres i personalundersøkelsen. Bygge opp et system for kontroll med tilganger til økonomiske midler gjennom anvisning/attestasjon som er slik at:

man unngår at personer godkjenner for hverandre

man unngår at underordnet skal godkjenne for overordnet

alltid minst to personer involvert i økonomiske transaksjoner

juridisk ansvar følger av lederansvar og forvaltes gjennom anvisning

Dette området er viktig for Nfks omdømme. Det er også viktig sett ut fra brukernes og medarbeidernes perspektiv, samt fra et politisk og samfunnsmessig perspektiv. Nye reviderte etiske retningslinjer ble vedtatt av fylkestinget i mars, FT 21/16. Det er oppgitt flere tiltak som er både på de risikofaktorene fylkesrevisjonen har identifisert og de administrasjonen selv har identifisert. Dette er både tiltak som er gjennomført og under gjennomføring. Etter en samlet vurdering anser fylkesrevisjonen at den gjenværende

Fylkesrevisjonen gjennomførte i 2009 et prosjekt på dette området «Etiske retningslinjer». På bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler fylkesrevisjonen at dette området gis middels prioritet i plan for forvaltningsrevisjon.


36

risikoen har middels betydning for fylkeskommunens måloppnåelse på området.

Beredskap og krisehåndtering Fylkeskommunens beredskapsplikt knytter seg i hovedsak til følgende forhold:

Personell og anlegg i egen organisasjon

Fylkesveger

Sivil transportberedskap

Regional planlegging97


Mangler ved beredskapsplaner (for eksempel ikke oppdatert)

Beredskapsplanene er ikke tilgjengelige

De ansatte er ikke kjent med beredskapsplanene

Fravær av risikovurdering

Fravær av øvelser

Manglende samarbeid og/eller koordinering mellom avdelingene og/eller ytre etater

Risikofaktorer identifisert av administrasjonen: Mangel på tilgjengelige kommunikasjonsmidler i ekstremsituasjoner.

Beredskap og krisehåndtering er jevnlig tema på ledermøter på ulike nivå i organisasjonen. Lokale beredskapsplaner og sentral beredskapsplan og plan for krisekommunikasjon skal være tilgjengelig i KS-systemet og via intranett. Alle vgs gjennomfører årlige evakueringsøvelser med tanke på brann Skolene har jevnlig gjennomgang med lokalt politi og brannvesen. Alle enheter oppfordres til å gjennomføre skrivebordsøvelser i krisehåndtering. Det er anskaffet satelittelefon til samtlige videregående skoler og sentraladministrasjonen/fylkesrådet.

Dette området er viktig for Nfks omdømme. Det er også viktig sett ut fra brukernes og medarbeidernes perspektiv, samt fra et politisk og samfunnsmessig perspektiv. Det er oppgitt flere tiltak som reduserer de identifiserte risikofaktorene. Etter en samlet vurdering anser fylkesrevisjonen at den gjenværende risikoen har middels betydning for fylkeskommunens måloppnåelse på området.

Fylkesrevisjonen gjennomførte i 2010 en forvaltningsrevisjon på «Beredskap i den videregående skole». Gjennomgangen viste at beredskapen til både Nfk og de videregående skolene kunne bli vesentlig bedre på flere områder. Bombetruslene mot videregående skoler i Nordland den siste tiden har aktualisert dette temaet. På bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler fylkesrevisjonen at dette området gis høy prioritet i plan for forvaltningsrevisjon.

97 Overordnet beredskapsplan for Nordland fylkeskommune, Nfks kvalitetssystem - ID Nfk.HMS.4.1.5.


37

KOSTRA-tall98

Virksomhetsområde: Utdanning

Nordland

Landet uten Oslo

2013 2014 2015 2015

Brutto investeringsutgifter til videregående opplæring, per innbygger 16-18 år99 44 121 44 580 34 471 21 020

Netto driftsutgifter til videregående opplæring, per innbygger 16-18 år 174 543 187 664 200 877 161 395

Andel bestått trinn i videregående opplæring forrige skoleår, 25 år og eldre 57,4 66,9 62,9 60,8

Andel elever som har fått oppfylt førsteønske til utdanningsprogram 88,5 90,2 .. ..

Andel av søkere til lærlingeplass som har blitt lærlinger per 1.10 60,6 63 .. ..

Andel elever og lærlinger som har bestått vgo i løpet av normert tid 50,2 47,8 .. ..

Andel elever og lærlinger som har bestått vgo i løpet av fem år 63,1 65,3 .. ..

Andel beståtte fag- og svenneprøver 91,2 91,6 93,1 92,5

Andel elever som har sluttet i løpet av året - alle årstrinn 7 6 6,6 4,4

98 Ureviderte tall per 18. mars 2016 (konsern). 99 Teller er brutto investeringsutgifter til videregående opplæring (510-590), konsern. Nevner er antall ungdom 16-18 år, bostedsfylke.


38

Skjema for risiko- og vesentlighetsvurderinger for Utdanning

Område/oppgave Risikofaktorer som kan medføre: - Manglende etterlevelse av lov - Manglende måloppnåelse - Lav produktivitet - Dårlig økonomiforvaltning


Vesentlighet Vurdering av området i FR-plan (Faglig anbefaling)

Frafall Nordland fylkeskommune har som overordnet mål at innen 2018 skal 75% av elever og lærlinger i Nordland gjennomføre og bestå videregående opplæring på normert tid pluss to år, jf FT 60/13 Utviklingsmål for videregående opplæring i Nordland 2013-2018. Et av delmålene er at andelen elever som slutter i løpet av skoleåret skal reduseres fra 6% til 4% innen 2018. Tilstandsrapport for året 2013 viste at 61,3% av 2007-kullet gjennomførte og besto, jf. FT 24/14 Tilstandsrapport for videregående opplæring i Nordland – 2013. Andelen elever som sluttet lå på 5,9%. Tilstandsrapport for året 2014 viser at 62,6% av 2008-kullet gjennomførte og besto, jf. FT 14/15 Tilstandsrapport for videregående opplæring i Nordland – 2014. Andelen elever som sluttet lå på 4,7%.


Manglende planer for tiltak i skolene

Manglende oppfølging og evaluering av gjennomførte tiltak, slik at det er vanskelig å vite hvilke tiltak som fungerer og hvilke som ikke fungerer

Manglende samarbeid mellom skolene

Program for bedre læring med evaluering av tiltak (f.eks dialogmøter, samarbeid med Fylkesmannen, KS, regionale kompetansekontor, NAV, oppfølgingstjenesten og rådgivertjenesten, FOU-prosjekter, statistikkarbeid, rådgiversamlinger, samarbeid skole arbeidsliv). FYR prosjektet (fellesfag, yrkesretting, relevans) Diverse søkbare midler. Bruk av nettverk. FT 120/12 Sluttevaluering av prosjektet «En bedre skole for elevene våre» viser at avviket mot landsgjennomsnittet knyttet til frafall er redusert. Videre har prosjektet satt fokus på og skapt holdningsendringer til frafallsutsatt ungdom. Samarbeidsavtaler mellom

Frafall i den videregående skolen er et viktig område både sett fra et brukerperspektiv, fra et økonomisk perspektiv og fra et samfunnsperspektiv. Utdanningsavdelingen angir en rekke tiltak som reduserer risikofaktorene som kan påvirke frafallet. Likevel er ikke målene på området nådd. Etter en samlet vurdering anses den gjenværende risikoen å ha stor betydning for fylkeskommunens måloppnåelse på dette området.

Fylkesrevisjonen har ikke tidligere gjennomført forvaltningsrevisjon der frafall har vært hovedfokus. Vi har imidlertid gjennomført 2 prosjekter som berører dette indirekte. Fylkesrevisjonen gjennomførte i 2009 et prosjekt knyttet til rådgivningstjenesten. Vi fant da blant annet at rådgivningstjenesten ikke inngikk i kvalitetssystemet til Nfk. Skolene kunne også bli bedre på informasjon og tilgjengelighet. Fylkesrevisjonen gjennomførte i 2010 et prosjekt knyttet til oppfølging og saksbehandling innen fagopplæring. Vi konkluderte da med at


39

Tilstandsrapport for året 2015 viste at 64,7% av 2009-kullet gjennomførte og besto, jf. FR 29/16 (FT 8/16) Tilstandsrapport for videregående opplæring i Nordland – 2015. Andelen elever som sluttet lå på 4,9%.

Manglende samarbeid mellom Nfk og kommunene i forhold til elever fra ungdomskolen som skal begynne i videregående skole

Manglene rådgivningstjeneste

Manglende oppfølging av den enkelte elev

Lærlinger får ikke læreplass

kommuner og videregående skoler. Felles konferanser arrangert av Nfk og Fylkesmannen. KS dialogmøter på ledernivå i regi av Nfk. Nfk følger opp samarbeidsavtalene, etterspør, deltar på møter, fortsetter å arrangere felles konferanser, bidrar med relevant tallmateriale til kommunene. Alle skolene i Nordland tilbyr rådgivningstjeneste i henhold til opplæringslovens kap. 22. Alle skolene tilbyr tjenesten i tråd med normen eller over normen. Retten til nødvendig rådgivning i henhold til opplæringsloven gjelder elever. Lærlinger omfattes ikke av denne retten. Fylkestinget har likevel sagt at lærlinger skal sikres rett til rådgivning. Arbeidet med å vurdere hvordan det skal organiseres er i gang, men ikke ferdigstilt. Søkbare midler til tettere oppfølging av enkeltelever. Kurs i grunnleggende ferdigheter, skolering i regi av FYR, kurs i klasseledelse og vurdering. Alle elever som ikke får tilbud om lærlingeplass gjennom

Nfk ikke hadde et overordnet kvalitetssystem som tok høyde for rutiner på området. Krav om årlig rapportering til fylkestinget om tilstanden innen læringsmiljøet i fagopplæringen var ikke oppfylt. Det ble avdekket at flere ungdommer som hadde hevet lærlingekontrakten ikke hadde fått det tilbudet fra oppfølgingstjenesten som de hadde krav på. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler vi at området gis høy prioritet i planen for forvaltningsrevisjon.


40

Dårlig læringsmiljø

Her har ikke administrasjonen identifisert andre risikofaktorer

ordinært tilbud, får skriftlig tilbud om VG3 i skole. Håndbok for elevenes psykososiale skolemiljø med beskrivelse av ansvarsområder og hvem som gjøre hva. Kompetanseheving av lederne – organisasjonsutvikling. Kompetanseheving av personalet – grunnleggende ferdigheter, klasseledelse, FYR skolering, fagkurs.

Tilpasset opplæring Opplæringen i Nordland fylkeskommune skal tilpasses evnene og forutsetningene til den enkelte eleven, lærlingen og lærlingekandidaten, jf opplæringsloven § 1-3



Manglende ressurser

Manglende system og rutiner Her har ikke administrasjonen identifisert andre risikofaktorer

Alle elever har rett til tilpasset opplæring. Tilpasset opplæring er en del av det helhetlige arbeidet med opplæring i skole. Utdanningsavdelingen veileder skolene og tilpasset opplæring er tema på ulike fora internt på utdanningsavdeling og eksternt arbeid overfor de videregående skolene.

Området er viktig sett fra et brukerperspektiv og et samfunnsperspektiv. Det er oppgitt noen tiltak som skal redusere de risikofaktorene som foreligger. Etter en samlet vurdering anses den gjenværende risikoen å ha middels betydning for fylkeskommunens måloppnåelse.

Fylkesrevisjonen har ikke tidligere gjennomført forvaltningsrevisjon der tilpasset opplæring har vært hovedfokus. Fylkesrevisjonen gjennomførte imidlertid i 2009 et prosjekt knyttet til saksbehandling innen spesial-undervisning Våre funn var at det ikke hadde vært god nok kvalitets-sikring innad i Nfk. Individuelle opplæringsplaner viste flere feil eller mangler, halvårs-vurderinger manglet i stor grad. Vi anbefalte i 2009 at rutiner og kvalitets-sikring burde


41

inngå som et ledd i Nfk sitt kvalitetssystem. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler vi at området gis middels prioritet i planen for forvaltningsrevisjon.

Spesialundervisning Elever i Nordland fylkeskommune som ikke har eller som ikke kan få tilfredsstillende utbytte av det ordinære opplæringstilbudet har rett til spesialundervisning, jf opplæringsloven §5-1.


Manglende system og rutiner

Manglende oppfølging av vedtak

Manglende ressurser

Manglende samarbeid mellom involverte parter


Utdanningsavdelingen har utarbeidet mal for søknad om spesialundervisning. Vedtaket gjøres i den enkelte skole. Vedtaket legges i «iskole». Utdanningsavdelingen har tilgang på vedtaket og gjennomfører kvalitetssikring av innholdet i vedtaket. Utdanningsavdelingen besøker den enkelte skole og gjennomfører veiledning med tema på saksgang og kvalitet på vedtakene. Skolebesøket er gjennomført gjennom stedlig rektor. Det gjennomføres nettverkssamlinger med veiledning av Pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT). Her veiledes det bla. om forskjellen på spesialundervisning og tilpasset opplæring. PPT er en ressurs for skolen i undervisningsavdelingen arbeid

Området er viktig sett fra et brukerperspektiv og et samfunnsperspektiv. Det er oppgitt tiltak som reduserer risikoen til flere av risikofaktorene Etter en samlet vurdering anses den gjenværende risikoen å ha stor betydning for fylkeskommunens måloppnåelse på dette området.

Fylkesrevisjonen gjennomførte i 2009 et prosjekt knyttet til saksbehandling innen spesialundervisning Våre funn var at det ikke hadde vært god nok kvalitetssikring innad i Nfk. Individuelle opplæringsplaner viste flere feil eller mangler, halvårsvurderinger manglet i stor grad. Vi anbefalte i 2009 at rutiner og kvalitetssikring burde inngå som et ledd i Nfk sitt kvalitetssystem. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler vi at området gis høy prioritet i planen for forvaltningsrevisjon.


42

med spesialundervisning og tilpasset opplæring. PPT gjennomfører kompetanseheving av lærere.

Voksne uten vgs. Med bakgrunn i opplæringsloven (kap 4A) har Nordland fylkeskommune ansvaret for at voksne får nødvendig opplæring på videregående skoles nivå samt å tilby karriereveiledning. I FT 111/13 er det vedtatt Strategisk plan – videregående opplæring for voksne 2014-2016 hvor hovedmålet er at opplæring for voksne skal innen 2018 bidra til at 80% av årskullene i Nordland har fullført og bestått videregående opplæring etter 10 år.


Ordningen er ikke gjort tilstrekkelig kjent for målgruppen

Manglende samarbeid mellom involverte etater; fylkeskommune, kommune, skoler, karrieresentre, NAV, arbeidslivet m.m.

Manglende organisering

Manglende kartlegging

Manglende økonomiske ressurser


Kontinuerlig utvikling og forbedring av informasjonssidene om rettigheter og opplæringstilbud for voksne www.nfk.no. Etableringen av 9 regionale karrieresenter. Det pågår pr. tiden et utprøvingsprosjekt for å samordne, styrke og videreutvikle disse tjenestene. Denne utprøvingen vil også bidra positivt i det regionale samarbeidsperspektivet mellom ulike aktører. Utdanningsavdelingen har i kvalitetssystemet utarbeidet skriftlige prosedyrer for inntak, vedtak, klagebehandling og realkompetansevurdering. Sammenlignet med andre fylkeskommuner bruker Nfk betydelige ressurser på veiledning, realkompetanse-vurdering, vgo. for voksne. I dag når Nfk sine interne målsetninger om at alle voksne med rett til opplæring skal få et opplæringstilbud innen 6. mnd. fra søkedato. I den grad det er snakk om manglende ressurser,

Området er viktig sett fra et brukerperspektiv og et samfunnsperspektiv. Det er oppgitt tiltak som reduserer risikoen til flere av risikofaktorene Etter en samlet vurdering anses den gjenværende risikoen å ha liten betydning for fylkeskommunens måloppnåelse på dette området.

Fylkesrevisjonen har ikke gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området tidligere. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler vi at området gis lav prioritet i planen for forvaltningsrevisjon.


43

anser utdanningsavdelingen vi at dette kan kobles opp til økende behov for tiltak minoritetsspråklige (flyktninger og asylsøkere), og at Nfk har en målsetning om å tilby opplæring til den store gruppen under 25 år som ikke har rett til videregående opplæring. En bebudet stortingsmelding om voksne og utenforskap våren 2016, vil trolig medføre at Nfk gjennomgår alle sider av tilbudet innenfor vgo. for voksne i Nordland. Det arbeides for øvrig fortløpende med effektiviseringer, og tiltak knyttet til optimal utnyttelse av ressurser (søkeprosessen, differensiering av opplæringstilbudene, tilbud om tilpassede kvalifiseringstiltak: språk, grunnleggende ferdigheter før det blir gitt tilbud om vgo. Det er etablert et team for dokumentasjon og rapportering for vgo.voksne bl. a. for å fastsette måleindikatorer, og få frem bedre statistikk for gjennomføring og årsaker til frafall hos voksne)


44

Opplæringstilbud for barn/ungdom i helseinstitusjoner og institusjoner etter barnevernlova Nordland fylkeskommune har i henhold til opplæringsloven §§ 13-2 og 13-3a ansvar for opplæring av barn og unge i helse- og barnevern-institusjoner både på grunnskolenivå og videregående opplæring. Ansvaret omfatter også å oppfylle retten til å få spesialpedagogisk hjelp. Nordland fylkeskommune har inngått samarbeidsavtale med Bufetat region nord og fylkeskommunene i regionene, og med flere kommuner i fylket. Avtalene med kommunene gjelder samarbeid om og kjøp av grunnskoleopplæring for elever som er plassert i barnevernsinstitusjoner i Nordland.


Manglende samarbeid mellom involverte parter

Manglende saksbehandlingssystem/ rutiner

Manglende oppfølging av vedtak

Samarbeidsavtaler med institusjonskommunene og Bufetat region Nord når det gjelder barnevernsinstitusjoner. Avtaler med Vefsn kommune om kjøp av tjenester ved Helgelandssykehuset. Skolen ved Nordlandssykehuset ivaretar Bodø. Valnesfjord Helsesportssenter er ivaretatt gjennom skolen ved Nordlandssykehuset. Samarbeid med Helse Nord. Nfk må etablere samarbeidsavtaler med de øvrige helseinstitusjoner. Utarbeidet rutinebeskrivelser i samarbeid med Bufetat og de tre nordligste fylkeskommuner. Registrering og dokumentasjon lokalt på den enkelte skole der Nfk har avtale eller kjøper tjenester. Beskrivelse av hvordan vedtak fattes ligger i samarbeidsavtalen med institusjonskommunene. Nfk får rapporter over elevene to ganger årlig.

Området anses viktig sett fra et brukerperspektiv og et samfunnsperspektiv. Det er oppgitt tiltak som til reduserer risikoen til noen av risikofaktorene Etter en samlet vurdering anses den gjenværende risikoen å ha middels betydning for fylkeskommunens måloppnåelse på dette området.

Fylkesrevisjonen har ikke gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området tidligere. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler vi at området gis middels prioritet i planen for forvaltningsrevisjon.


45

Risikofaktorer identifisert av administrasjonen: Det er manglende melding om inn/utflytting

av institusjon fra ansvarlig barnevern i den enkelte kommune. Dette gjelder hele Norge.

Nye melderutiner ble innført høsten 2014 og ansvaret er nå tillagt barnevernet i kommunen der barnet/den unge er bosatt. Tidligere lå dette til Bufetats fagteam. Utfordringene med manglende melding om inn- og utflytting er drøftet flere ganger i samarbeidsmøter mellom Bufetat region nord og de tre nordligste fylkene. For å forsøke å avhjelpe situasjonen har Bufetat informert institusjonene i regionen om at melderutinene skal være et fast tema på alle overføringsmøter som avvikles mellom institusjonene og det kommunale barnevernet. Fylkesmannen i Nordland er kontaktet angående formidling av informasjon om melderutinene til alle kommunen i fylket. Melderutinene ligger nå på fylkesmannens hjemmeside.

Opplæringstilbud i fengsel Nordland fylkeskommune har ansvaret for opplæring i fengsel, jf opplæringsloven §13-2a.


Manglende samarbeid

Manglende saksbehandlingssystem/ rutiner

Manglende oppfølgingsrutiner Her har ikke administrasjonen identifisert andre risikofaktorer

FT 72/12 Plan for opplæring innenfor kriminalomsorgen i Nordland 2012-2015 med mål, satsningsområder og tiltak En total revisjon av plan for fengselsundervisning var tenkt gjennomført siste kvartal 2015, men måtte utsettes på grunn av uforutsette hendelser. Planen er

Området er viktig sett fra et brukerperspektiv og fra et samfunnsperspektiv. Administrasjonen viser til at fengsels-undervisningen skal gjennomgås i 2016.

Fylkesrevisjonen har ikke gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området tidligere. Det skal fremmes en ny plan for fengsels-undervisning i løpet av 2016.


46

å gjennomføre en analyse og gjennomgang av hele planen innen utgangen av andre kvartal 2016.

Det er i FT saken oppgitt tiltak som reduserer risikofaktorene. Etter en samlet vurdering anses den gjenværende risikoen å ha lav betydning for fylkeskommunens måloppnåelse på dette området.

Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler vi at området gis lav prioritet i planen for forvaltningsrevisjon.

Oppfølging av elever/ Oppfølgingstjenesten Nordland fylkeskommune skal ha en oppfølgingstjeneste for ungdom som har rett til opplæring etter opplæringsloven og som ikke er i opplæring eller i arbeid. Tjenesten omfatter også ungdom som har tapt opplæringsretten av forskjellige grunner, jf Opplæringsloven § 3-6. Formålet med oppfølgingstjenesten er å sørge for at all ungdom som hører til målgruppa får tilbud om opplæring, arbeid eller annen sysselsetting, jf forskrift til opplæringsloven § 13-1.


Manglende system og rutiner for registrering og oppfølging av ungdommer i denne målgruppa

Det er utarbeidet en Håndbok for oppfølgingstjenesten i videregående opplæring. Denne inngår i kvalitetssystemet i Nfk. Her er det utarbeidet rutiner og registrering og oppfølging. - Inntakskontoret skal laste ut

data til OTTO (særskilt registrer for oppfølgingstjenesten)

- Skolene skal sende ut liste over de som ikke møtte til skolestart eller som sluttet før 1. oktober i skoleåret.

- Gi skriftlig informasjon om rettigheter

- Gi skriftlig informasjon om rettigheter til foresatt for ungdom under 18 år

- Etablere kontakt med hver enkelt ungdom i målgruppa

Oppfølgingstjenesten er et viktig område sett fra et brukerperspektiv og sett fra et politisk perspektiv. Det er oppgitt tiltak som reduserer risikoen til risikofaktorene Etter en samlet vurdering anses den gjenværende risikoen å ha middels betydning for fylkeskommunens måloppnåelse på dette området.

Fylkesrevisjonen gjennomførte i 2010 et prosjekt om oppfølging av fagopplæring. Vi konkluderte da med at flere ungdommer som hadde hevet lærlingekontrakt ikke hadde fått det tilbudet fra oppfølgingstjenesten som de etter opplæringsloven hadde krav på. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler vi at området gis middels prioritet i planen for forvaltningsrevisjon.


47

Manglende tverretatlig samarbeid mellom kommunale, fylkeskommunale og statlige instanser på dette feltet


Det er etablert: - Tverretatlig samarbeid - Formelle samarbeidsavtaler

mellom NAV og Nfk - Formaliserte

samarbeidsgrupper - Samarbeidspartnere med

utgangspunkt i ungdommens behov

- Frafallsforebyggende arbeid

Elevenes skolemiljø Nordland fylkeskommune skal sørge for at alle elever har et godt fysisk og psykososialt miljø som fremmer helse, trivsel og læring, jf Opplæringslovens §9a-1. Skolemiljø omfatter blant annet:

Det fysiske miljøet

Det psykososiale miljøet

Internkontroll

Elevdeltakelse i skolemiljøarbeidet


Mangelfulle ressurser

Manglende system og rutiner for å ivareta elevenes skolemiljø

Manglende kompetanse på hva kap 9a innebærer for skolene


Fysisk miljø/HMS: Det er i kvalitetssystemet utarbeidet prosedyrer for helse, miljø og sikkerhet ved elevaktiviteter i vgs, for eksempel: - Dokumentert

sikkerhetsopplæring - Bruksanvisning for bruk av

verktøy og maskiner - Rutiner for systematisk

kontroll og vedlikehold av arbeidsutstyr og anlegg før bruk

- Krav til merking av maskiner og utstyr

- Prosedyre for bruk av stoffkartotek

- Prosedyre for internrevisjon og prosedyre for risikostyring

Psykososialt miljø: Det er i kvalitetssystemet utarbeidet en håndbok og

Området er viktig sett fra et brukerperspektiv og fra et samfunns-perspektiv og et politisk perspektiv. Det er oppgitt tiltak som til en viss grad reduserer risikoen til noen av risikofaktorene Etter en samlet vurdering anses den gjenværende risikoen å ha middels betydning for fylkeskommunens måloppnåelse på dette området.

Fylkesrevisjonen har ikke gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området tidligere. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler vi at området gis middels prioritet i planen for forvaltningsrevisjon.


48

prosedyrer for blant annet: - Handlingsplikt - Handlingsplan - Fatte enkeltvedtak - Klagebehandling Alle skoler har gjennomfører medbestemmelse i samarbeid, i tråd med opplæringsloven

Minoritetsspråklige Nordland fylkeskommune skal gi særskilt norskopplæring til elever med annet morsmål enn norsk eller samisk, jf opplæringslovens § 3-12. Nordland fylkeskommune skal kartlegge kunnskapen elevene har i norsk før det blir gjort vedtak om særskilt språkopplæring. I FT 42/13 «Tilflytting og rekruttering – strategi for videre arbeid» vedtok fylkestinget å legge til rette for 10 000 nye innbyggere fra utlandet i løpet av 4 år.


Manglende saksbehandlingssystem og rutiner i forhold til å fatte vedtak om særskilt norskopplæring

Manglende kompetanse knyttet til å kunne kartlegge minoritetsspråklige elevers ferdigheter i norsk

Manglende pedagogiske ressurser

Manglende økonomiske ressurser

Det er tre kategorier som det fattes vedtak om: særskilt norskopplæring, morsmålsopplæring og tospråklig fagopplæring. Det er utarbeidet skjemaer for fatting av vedtak om særskilt språkopplæring. Vedtakene registreres i iSkole og i Websak. Gjennomfører kompetansehevingskurs for alle de videregående skoler. Gjelder kontaktpersoner på alle de videregående skoler og norsklærere. Temaet tas opp på møter med kontaktpersoner to ganger årlig. Kompetansekartlegging av personaler i skolene. I Nordland har de videregående skolen fått delegert ansvaret for kartlegging av norskkunnskaper hos minoritetsspråklige elever

Området er viktig sett fra et brukerperspektiv og fra et samfunns-perspektiv. Politisk omdømme er også et moment. Det er oppgitt tiltak som reduserer risikoen til flere av risikofaktorene. Fylkestinget har videre bedt fylkesrådet fremme en tiltaksplan på området. Etter en samlet vurdering anses den gjenværende risikoen å ha middels betydning for fylkeskommunens måloppnåelse på dette området.

Fylkesrevisjonen har ikke gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området tidligere. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen, sett i sammenheng med den betydelige økte innvandringen, anbefaler vi at området gis høy prioritet i planen for forvaltningsrevisjon. .


49


Manglende tiltaksplan for arbeidet med minoritetsspråklige unge og voksne i videregående opplæring.

og fatting av enkeltvedtak.

Norsklærerne kartlegger og kontaktpersoner sørger for at det fattes vedtak om særskilt norskopplæring. Administrasjonen foreslår større lærertetthet i forbindelse med særskilt norskopplæring og tildeling av flere midler. I FT 50/15 «Status og strategi for arbeid med minoritetsspråklige i videregående opplæring i Nordland» ble det vedtatt at fylkesrådet skal utarbeide en egen tiltaksplan for arbeidet med minoritets-språklige unge og voksne i videregående opplæring.

Kvalitetssystem Nordland fylkeskommune er pålagt å ha et forsvarlig system for vurdering av om kravene i lov og forskrift overholdes. Det er også krav om å ha et forsvarlig system for å følge opp resultatene fra disse vurderingene samt de nasjonale kvalitetsvurderinger som departementet gjennomfører, jf opplæringsloven §13-10.


Manglende system og rutiner for vurdering av om lov og forskrift overholdes

Manglende system og rutiner for å følge opp resultater fra egne vurderinger

Manglende system og rutiner for å følge opp nasjonale kvalitetsvurderinger


Manglede ansvarsavklaring

Manglende rapporteringsrutiner Manglende avviksbehandling


Nfk har etablert et felles kvalitetssystem som skal dekke alle krav og nivåer av kvalitetsstyring som den enkelte etat/enhet blir pålagt. Systemet er bygd opp over fem hovedelementer - Ledelsens gjennomgang - Dokumentstyring - Avviksbehandling - Internrevisjon - Forebyggende tiltak

Det er også tatt med tre

Området er viktig sett fra et politisk og samfunnsmessig perspektiv, men også fra et medarbeider-perspektiv. Det er oppgitt tiltak som reduserer risikoen til flere av risikofaktorene Etter en samlet vurdering anses den gjenværende risikoen

Fylkesrevisjonen har ikke gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området tidligere. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler vi at området gis middels prioritet i planen for forvaltningsrevisjon


50

verktøyelementer: - Risikovurdering - Evaluering/analyse - Verneområder Det er satt krav om dokumentert kompetanse for alle kvalitetsledere (kvalitetsleder- og revisjonsledersertifisering), dokumentert opplæring i programvarer, i kvalitetsrevisjon og i intern kontroll. Alle etatsledere, seksjonsledere og rektorer blir tilbudt lederkurs i kvalitetsstyring.

å ha middels betydning for fylkeskommunens måloppnåelse på dette området.


51

Skjema for risiko- og vesentlighetsvurderinger for Næring og regional utvikling

Område/oppgave

Risikofaktorer som kan medføre: - Manglende etterlevelse av lov - Manglende måloppnåelse - Lav produktivitet - Dårlig økonomiforvaltning




Regional utviklingsaktør Nordland fylkeskommune har et hovedansvar som regional utviklingsaktør. Dette innebærer ansvar for å ta initiativ til, koordinere og iverksette utviklingsaktiviteter til beste for Nordlandssamfunnet. Dette innebærer bl.a. følgende oppgaver:

Tilskuddsforvaltning av en rekke søknadsbaserte tilskuddsordninger

Ansvar for å gjennomføre egne fylkeskommunale utviklingsprosjekter

Samarbeid med andre aktører

En vesentlig del av de distrikts- og regionalpolitiske virkemidlene forvaltes av næringsavdelingen til blant annet100:

Tilrettelegging for næringsutvikling

Tilskudd til utkantbutikker

Samiske tilskudd

Omstilling og nyskaping

Transportstøtte

Kommunale næringsfond


Manglende system/rutiner, kapasitet og kompetanse medfører risiko for at mål, retningslinjer og reglementer for den enkelte tilskuddsordning ikke følges.

Manglende gjennomføring av gode effektevalueringer i forhold til tilskuddsordninger medfører risiko for at fylkeskommunen ikke har tilfredsstillende oversikt over hvordan tilskuddsordninger forvaltes.

Manglende koordinering av samarbeid mellom andre aktører som kommuner, regionråd, regionale statlige aktører. Mange aktører og manglende samarbeide kan medføre problemer med å oppfylle rollen som hovedansvarlig for regional utvikling.



Virkemiddelet har ikke utløsende effekt på måloppnåelsen til søker

Avdelingen har oppdaterte rutinebeskrivelser i Kvalitetssystemet. En plan for evaluering av virkemidlene skal startes opp i perioden. Initiere plan og planarbeid og samarbeidstiltak og felles møteplasser. Dette plannettverket eksisterer og er operativt pr i dag. Kontinuerlig opplæring.

Kvalitetssikre søknadsprosessene. Retur eller avslag på søknader.

Området er viktig sett ut fra et økonomisk perspektiv, politisk perspektiv, brukerperspektiv, medarbeiderperspektiv og samfunnsperspektiv.

Avdelingen har flere tiltak som vil redusere risikoene. Både gjennomførte tiltak, og tiltak som er under arbeid.

Til tross for de risikoreduserende tiltakene er det gjenværende risiko knyttet til hvorvidt et prosjekt som får tilskudd, egne prosjekter eller samarbeidsprosjekter medfører den ønskede effekten på samfunnet slik som først var tenkt.

Etter en samlet vurdering

Fylkesrevisjonen har tidligere gjennomført forvaltningsrevisjon av tilskuddsforvaltningen (2006). Det ble påpekt en del forbedrings-potensiale både i forhold til kvalitetskontroll-systemer og til evalueringer.

På bakgrunn av områdets risiko- og vesentlighetsvurdering anbefaler fylkesrevisjonen at området gis høy prioritet i plan for forvaltningsrevisjon.

Det kan være hensiktsmessig å gjennomføre forvaltningsrevisjon på tilskuddsforvaltningen i flere avdelinger i Nfk samtidig.

100 Nfks Økonomihåndbok del II side 58.

https://intranett.nfk.no/intralink/admin/plugins/infolink/Filnedlasting.ashx?FilId=19332&back=1


52

Fylkeskommunen deltar i «Interreg» (EU program) både som medfinansiør med regionale midler og som forvaltningsmyndighet for statlige midler.

Fylkeskommunens internasjonale prosjekter er101:

- Nord - Botnia-Atlantica - Nordlig Periferi og Arktis - Østersjøen - Nordsjøen - Europe - (ENPI)/KolaArctic

I tillegg til dette vil det å forholde seg til detaljert og komplisert EU- regelverk være en tilleggsrisiko. Oppsummert er risikoen knyttet til:

Overholdelse EU retningslinjer

Evaluering og vurdere måloppnåelse

Tilstrekkelige økonomiske rammer til å oppfylle målene med de enkelte prosjekter


Manglende kvalitet i sluttrapportene

Prosessarbeid gjennom andre aktører

o Fylkeskommunen eier ikke sluttresultatet.

Politisk sekretariat

Forankring av prosjektene

Søker klarer ikke å gjennomføre prosjektet som oppgitt i søknaden

Jevnlig kursing og oppdatering på gjeldende regelverk. Bedre prosjektvurdering og krav til målbare mål i søknaden. Vurdere gjennomføringsevne i forhold til budsjett og mål.

Ved at avdelingen er et politisk sekretariat er det fylkesråden/fylkesrådet som har beslutningsfullmakt på tilskudd fra og med 50 001 kr. De kan overprøve de fastsatte mål, retningslinjer og reglementer for den enkelte tilskuddsordning, slik at disse ikke følges. Som politisk sekretariat kan ikke administrasjonen overprøve dem, men administrasjonen kan legge et notat på saken i WebSak som tilkjennegir deres syn. Saksbehandler må sikre at søknad er forankret i ledelsen hos søker.

Rutiner for vurdering av gjennomføringsevne.

anses den gjenværende risikoen å ha stor betydning for måloppnåelsen på området.

101 https://www.nfk.no/tjenester/regional-utvikling/internasjonalt/interreg/.

https://www.nfk.no/tjenester/regional-utvikling/internasjonalt/interreg/


53

Planarbeid102 Fylkeskommunen har et veiledningsansvar ovenfor kommuner knyttet til plan- og bygningsloven. Dette innebærer veiledning i kommuneplaner og kommunedelplaner. I tillegg har fylkeskommunen som en lovpålagt oppgave å utarbeide regional planstrategi hvert 4. år.


Manglende kapasitet og kompetanse til å utføre lovpålagte oppgaver.

Samarbeidsutfordring mot andre aktører.

Her har ikke administrasjonen identifisert noen risikofaktorer.

Speiler til kommunenes utfordringer. Fylkeskommunen bidrar gjennom plannettverk og tilføring av kapasitet og kompetanse i utsatte kommuner. Har etablert gode samarbeidsarenaer.

Området er viktig sett ut fra et samfunnsmessig- og omdømme-skapende perspektiv.

Avdelingens risikoreduserende tiltak reduserer risikoene knyttet til området. Etter en samlet vurdering anses den gjenværende risikoen å ha liten betydning for måloppnåelsen på området.

Nfks arbeid med regional planstrategi er behandlet i skjema for miljø.

Fylkesrevisjonen har ikke tidligere gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området.

På bakgrunn av områdets risiko- og vesentlighetsvurdering anbefaler fylkesrevisjonen at området å gis lav prioritet i plan for forvaltningsrevisjon.

Jaktlisenser, fiskeri og havbrukskvoter103 Fylkeskommunen ble i 2010 tillagt nye forvaltningsoppgaver i forhold til akvakulturloven og havressursloven samt et medansvar for gjennomføring av landbrukspolitikken og myndighet til å avgi uttalelser i landbrukspolitiske saker. Fylkeskommunen har nå ansvar for:

Jaktlisenser

Fiskeri og havbrukskvoter

Undervisningskvoter

Rekruttering, likestilling og kompetanseheving i landbruket


Nye oppgaver er avhengig av tilfredsstillende kapasitet og kompetanse i avdelingen

Mulige mangler ved kontroll og tilsyn med tildeling av lisenser og kvoter

Overholdelse lov/forskrift på området Her har ikke administrasjonen identifisert noen risikofaktorer

Rekruttering og kompetanseheving. Fylkeskommunen tildeler lisenser og kvoter, men har ikke selv ansvar for kontroll og tilsyn. Fiskeridirektoratet har kontrollansvar.

Området er viktig sett ut fra et brukerperspektiv og et samfunnsperspektiv.

Etter en samlet vurdering anses den gjenværende risikoen å ha liten betydning på området.


På bakgrunn av områdets risiko- og vesentlighetsvurdering anbefaler fylkesrevisjonen at området å gis lav prioritet i plan for forvaltningsrevisjon.

102 FT 156/14 Økonomiplan 2015 - 2018 og budsjett 2015 side 80. 103 FT 156/14 Økonomiplan 2015 - 2018 og budsjett 2015 side 56.

https://www.nfk.no/Handlers/fh.ashx?MId1=15182&FilId=34431



54

Oppgaver i forhold til Nordlands samiske befolkning

Fylkeskommunens oppgaver er å videreføre og styrke arbeidet med samisk kultur, stimulere til økt aktivitet, synliggjøring av samisk kultur samt å oppmuntre til utdanning i samisk språk. I tillegg har fylkeskommunen forpliktelser i forbindelse med samisk språklov samt ivaretakelse av samarbeidsavtalene med Sametinget.


Manglende kapasitet og kompetanse medfører risiko for manglende måloppnåelse knyttet til samisk språk, kultur og utdanning, overholdelse samarbeidsavtale, Sametinget og overholdelse samisk språklov.


Avdelingen har tilsatt relevant kompetanse. Utfordrende å finne medarbeidere som har lule- eller sørsamisk språkkompetanse. Alt av samisk, foruten fjernundervisning som går via utdanningsavdelingen, kommer innom næringsavdelingen. Avdelingen har per i dag 2 ansatte med relevant kompetanse, som jobber med alt fra språkstipend/språk, virkemiddelbruk, samarbeidsavtale og kontakt med Sametinget i tillegg til å komme med uttalelser og råd til de samiske samfunn i Nordland som ønsker/har behov for det.

Området er viktig sett ut fra et brukerperspektiv og samfunnsperspektiv. Det er også vesentlig fra et politisk perspektiv.

Avdelingen har gjennomført tiltak som reduserer de oppgitte risikofaktorene.

Fylkesrevisjonen anser at den gjenværende risiko å ha liten betydning for måloppnåelsen.


På bakgrunn av områdets risiko- og vesentlighets-vurdering anbefaler fylkesrevisjonen at området å gis lav prioritet i plan for forvaltningsrevisjon.


55

KOSTRA-tall104

Virksomhetsområde: Kultur

Nordland

Landet uten Oslo

2013 2014 2015 2015

Netto driftsutgifter til kultursektoren i prosent av samlede netto driftsutgifter 2,7 2,9 2,4 2,8

Netto driftsutgifter i alt til kultursektoren per innbygger i kroner 434 509 438 329

Netto driftsutgifter bibliotek per innbygger i kr 60 65 60 31

Netto driftsutgifter museer per innbygger i kr 91 119 105 88

Netto driftsutgifter kunstformidling per innbygger i kr 93 131 109 87

Netto driftsutgifter kunstproduksjon per innbygger i kr 36 46 48 37

Netto driftsutgifter kulturminnevern (funksjon 750) per innbygger. 29 59 48 43

Andel søknader om dispensasjon etter KML §§ 15a,19 og 20 (vedtaksfredet kulturminne) som ble innvilget.

100 91 93 77

Andel dispensasjoner etter kulturminneloven i forhold til fredete kulturminner 8 7 .. ..

Antall tiltak/planer mottatt som kan utløse undersøkelsesplikten etter KML § 9 370 287 414 6 527

104 Ureviderte tall per 18. mars 2016 (konsern).


56

Skjema for risiko- og vesentlighetsvurderinger for Kultur





Kulturvirksomhet Fylkeskommunen skal sørge

for økonomiske, organisatoriske, informerende og andre relevante virkemiddel og tiltak som fremmer og legger til rette for et bredt spekter av kulturvirksomhet regionalt og lokalt, jf. kulturlova § 4

Fylkeskommunen skal sørge for at, jf. kulturlova § 5:

a) Kulturlivet har forutsigbare utviklingsvilkår

b) Å fremme profesjonalitet og kvalitet i kulturtilbudet og legge til rette for deltakelse i kulturaktiviteter,

c) At personer, organisasjoner og institusjoner har tilgang til informasjon om ordninger med økonomisk støtte og om andre virkemiddel og tiltak


Manglende, eller mangelfullt planverk vil medføre risiko for at fylkeskommunen ikke ivaretar sine oppgaver som fremgår av kulturlova.

Manglende beskrivelse av hvilke oppgaver fylkeskommunen skal ivareta, hvordan de skal ivaretas og hvem som har ansvaret for å utføre dem.

Manglende, eller mangler ved system for mål og resultatstyring, saksbehandlingsverktøy- og system for saksbehandlingsrutiner vil medføre risiko for at kulturlova ikke blir overholdt.

Manglende kompetanse på de ulike områdene vil kunne medføre risiko for manglende regeletterlevelse og at mål

Ikke definert som problematisk. Avdelingen mener at mange av oppgavene kan løses uavhengig av oppdatert planverktøy. Fylkesråden ønsker at det skal utarbeides en 10-punktsliste over prioriterte oppgaver innen kulturfeltet. Der kan det også framgå hvem som har ansvar. Vil bli utarbeidet i løpet av vår 2016. Mangler system for mål og resultatstyring. Saksbehandlingsrutiner finnes, uklart hvordan nye ansatte får opplæring. Kvalitetssystemet oppfattes som vanskelig tilgjengelig Avdelingen mener de har kompetanse på de områdene de skal levere på.

Dette området er viktig ut i fra et økonomisk, bruker og samfunnsperspektiv. Området er også viktig for Nfks omdømme. Avdelingen har gjennomført, eller har planlagt å gjennomføre tiltak som vil redusere enkelte av de identifiserte risikofaktorene. Den gjenværende risikoen på dette området er i hovedsak knyttet til svakheter ved saksbehandling, herunder opplæring av ansatte og kvalitetssystemet. Avdelingen mangler også mål og resultatstyring på dette området. I tillegg er det mangler knyttet til samhandling.

Forvaltning av tilskudd blir ikke omtalt her, men i dette skjemaets siste rad. Fylkesrevisjonen har ikke tidligere gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området. Så vidt fylkesrevisjonen kan se er det bare Sogn og Fjordane som har gjennomført forvaltningsrevisjon på dette feltet (2005). Hvor de så på oppfølging av fylkeskommunens kunstformidlingsplan. Revisjonen konkluderte her med at kunstformidlingsplanen ikke hadde hatt funksjon som et aktivt overordna, styrende dokument. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler fylkesrevisjonen at


57

fylkeskommunen har satt seg ikke blir nådd. Dette vil også medføre risiko for at Nfk ikke produserer de tjenester de skal, eller at kvaliteten på tjenestene er dårlig.

Mangel på eller mangel ved samarbeid mellom aktørene på dette feltet vil kunne medføre risiko for manglende overholdelse av lover, økonomi, produktivitet og måloppnåelse. Dette gjelder samarbeid både eksternt og internt og tverrfaglig samarbeid.


Samarbeid mellom avdelinger er ikke nedfelt i noen rutiner, er personavhengig og fungerer bra i noen tilfeller. Likevel er det stort forbedringspotensial.

Etter en samlet vurdering anser vi at den gjenværende risikoen har middels betydning for måloppnåelsen på området.

området gis middels prioritet i planen for forvaltningsrevisjon.


58

Fylkeskommunens arkivoppgaver Fylkeskommunens arbeid med arkiv er lagt til Arkiv i Nordland som består av tre seksjoner: Sentralarkivet og seksjonene moderne og historisk arkiv. Deres oppgaver er:

Ansvar for fylkeskommunens arkiver og privatarkiver

Innsamling og formidling av stadnamn

Betjener egen organisasjon for arbeidet med de kommunale arkivene.

Sentralarkivets oppgaver:

Drive postmottak, skanne og journalføre alle arkivverdige dokumenter

Publisere postjournal og behandle innsynsbegjæringer

Opplæring i sak- og arkivsystemet WebSak

Seksjon for moderne arkiv gir blant annet råd og rettledning til fylkeskommunen om informasjonsteknologi og arkiv, samt står for opplæring i arkivsystemer og arkivrutiner.

Seksjon for historisk arkiv har bl.a. som oppgave å ta imot og oppbevare eldre kommunalt materiale, eldre personregister og arkiv med personopplysninger.

Sentrale lover med forskrifter her er:

Arkivloven

Offentleglova

Forvaltningsloven

Personopplysningsloven.


Manglende/mangelfullt planverk på dette området medfører risiko for at fylkeskommunen ikke ivaretar sine arkivoppgaver.


Manglende/ mangelfulle arbeidsverktøy medfører risiko for at Nfk ikke ivaretar fylkeskommunens arkiver, privatarkiver og kommunenes arkiver i henhold til regelverket.

Det er igangsatt et prosjekt for å utarbeide ny arkivplan for Nfk (FR 124/15). Prosjektet skal være ferdigstilt i løpet av 2016. Det fantes tidligere en handlingsplan for hele arkivfeltet i Nordland: «Plan for arkivfeltet i Nordland 2005 – 2009» (FT 26/05). Denne inneholdt overordnede føringer for arkivfeltet samt bekrivelse av Nordlands arkivarv og forvaltning av arkiv med utgangspunkt i ulike kulturelle og administrative fokus. En slik plan kunne med fordel igjen vært innført med et mer nyansert bilde av dagens organisasjon. Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) har en egen handlingsplan. Denne endres årlig og vedtas av representantskapet i IKAN. I tillegg finnes halvårsplaner for mer detaljerte arbeidsoppgaver innenfor de ulike seksjoner i Arkiv i Nordland (AiN). Det prioriteres innkjøp av utstyr med mer på budsjett.

Dette området er viktig ut i fra brukernes og medarbeidernes perspektiv. Det er også viktig sett fra et samfunnsperspektiv, samt viktig for Nfks omdømme. AiN har oppgitt at det er gjennomført tiltak, eller vil blir gjennomført tiltak som reduserer risikoen til de fleste av de identifiserte risikofaktorene, samt de risikofaktorene som administrasjonen selv har identifisert. Den gjenværende risikoen er i hovedsak knyttet til manglende arkivplan og plan for arkivfeltet, samt til behovet for ny teknologi. Samlet sett vurderes den gjenværende risikoen å ha middels betydning for måloppnåelsen på området.

Fylkesrevisjonen har ikke gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området tidligere. Kontrollutvalget påpekte i sak 46/14 at Nfk mangler arkivplan og ba fylkesrådet i samme sak å få på plass en slik plan. Mange av dokumentene kontrollutvalgets sekretariat mottok fra fylkesrådet i forbindelse med denne saken var ikke lagt inn i WebSak. Fylkesrevisjonen har i forbindelse med både forvaltnings- og regnskapsrevisjon erfart at dokumenter som burde vært arkivert i WebSak, ikke er det. Det er flere i administrasjonen som oppgir at arkivverdige dokumenter ikke blir arkivert i WebSak. En rekke andre revisjonsenheter har gjennomført forvaltningsrevisjon innenfor dette området. Temaer de har berørt er bl.a.: post- og dokument-behandling, herunder


59

Manglende kompetanse medfører risiko for at regelverket ikke blir etterlevd og at tjenestene de produserer er av dårlig kvalitet.

Manglende eller dårlig samarbeid med andre aktører medfører risiko for manglende regeletterlevelse og for at enhetens oppgaver ikke blir ivaretatt på en god måte.


Liten organisasjon med varierende grad av spesialisering på enkelte områder. Ved fravær kan et fagområde berøres ekstra ved lengre tids ved fravær.

Evaluering av tjenestekvaliteten. Ingen systematisk ekstern evaluering.

AiN driver kontinuerlig kompetansebygging. Det er ikke laget en kompetanseplan for seksjonen. AiN har godt samarbeid med alle aktører på arkivfeltet, så vel kommuner, leverandører, arkivverket, kulturrådet og andre aktuelle samarbeidspartnere. Flere ansatte med forskjellig kompetansebakgrunn. Enkelte av oppgavene er spesialiserte. Det er mulig å overlappe, men tar tid å kompensere for. AiN er avhengige av spesialister på flere områder. AiN har evaluering av konferanser mm. Har hatt ekstern evaluering på enkelte områder. Etter at AiN ble omorganisert til også å omfatte sentralarkivet i fylkeskommunen, er det utført flere evalueringer som også omfatter gjennomgang av sak-/arkivsystem, rutiner, kompetanse og

arkivering, journalføring, offentliggjøring, og dokumentinnsyn. Det er funnet avvik og forbedringspotensial i de fleste av rapportene. På bakgrunn av fylkesrevisjonens erfaringer, opplysningene som fremkommer i kontrollutvalgets sak 46/14, andre revisjonsenheters funn på området, samt den foretatte risiko- og vesentlighets-vurderingen anbefaler vi at dette området gis høy prioritet i planen for forvaltningsrevisjon. Fylkesrevisjonen mener det er mest hensiktsmessig å gjennomføre en forvaltningsrevisjon i slutten av perioden, iom at Nfk skal utarbeide en arkivplan i løpet av 2016.


60

Har behov for ny teknologi for å nå nye brukergrupper. Mangel på utstyr og kompetanse fører til dårligere tilgjengelighet for brukerne.

Lokaler

kompetansebehov. Behov for ny teknologi knyttes i særlig grad til myndighetskrav for digital forvaltning – digital post, innsynsløsninger, med mer for arkivdanningen i fylkeskommunen, men også til digitalisering av eksisterende arkiv og formidlingsløsninger til publikum. I forhold til arkivdanningen er Nfk akterut i forhold til en del slike myndighetskrav og nåværende sak-/arkivsystem har ikke muliggjort nye løsninger på nåværende tidspunkt. Ny teknologi må her også knyttes mot tilstrekkelig kompetanse på området. Per i dag har ikke AiN depotlokaler i henhold til arkivloven. Nye lokaler er på plass i 2016. Det arbeides med nye å få på plass publikumsarealer i eksisterende lokaler. Dette mangler og fører til et dårligere tjenestetilbud.


61

Fylkeskommunens bibliotekoppgaver

Fylkeskommunene skal ivareta regionale bibliotekoppgaver og regional bibliotekutvikling, herunder gi råd til lokale myndigheter, yte bibliotekfaglig veiledning og assistanse, og arrangere møter og kurs om bibliotekspørsmål, jf. folkebibliotekloven § 6. Fylkeskommunen skal ha bibliotekfaglig kompetanse på ledernivå til å gjennomføre fylkeskommunale bibliotekoppgaver, jf. folkebibliotekloven § 7. De videregående skolene skal ha skolebibliotek med mindre tilgangen til skolebibliotek er sikret gjennom samarbeid med andre bibliotek. Bibliotek som ikke ligger i skolen sine lokale, skal være tilgjengelig for elevene i skoletiden, slik at biblioteket kan brukes aktivt i opplæringen på skolen. Biblioteket skal være særskilt tilrettelagt for skolen, jf forskrift til opplæringsloven § 21-1. Nordland fylkeskommunes bibliotekvirksomhet omfatter fylkesbibliotek, bibliotek i videregående skole og bokbuss.

Sentrale lover/forskrifter her er:

Folkebibliotekloven Forskrift om bibliotekstatistikk

Forskrift om kvalifikasjonskrav for ansatte i folkebibliotek

Opplæringsloven med forskrift.


Manglende/mangelfullt planverk/system på dette området medfører risiko for at fylkeskommunen ikke ivaretar sine bibliotekoppgaver.


Manglende eller dårlig samarbeid med andre aktører medfører risiko for at fylkeskommunens tjenester ikke blir ivaretatt på en god måte.

Manglende kompetanse medfører

risiko for at regelverket ikke blir etterlevd og at tjenestene som produseres er av dårlig kvalitet.

Det er utarbeidet regional plan for bibliotek i Nordland. Planen har et ti års perspektiv (2015-25) og ble vedtatt i april 2015. Handlingsprogram rulleres og evalueres årlig. Alle ansatte har stillingsbeskrivelse. Flere eksempler på mer formaliserte samarbeider: avtaler om innkjøp av e-bøker, arbeidsgruppe for medieflyt mm. Samtidig vanskelig å opprettholde kontinuerlig dialog og få tilbakemelding fra alle folkebibliotekene. Skolebibliotekene er ekstra svake, og har særskilte utfordringer. Fylkesbiblioteket har løpende (men ikke direkte planforankret) intern kompetansebygging og driver kontinuerlig kompetansehevende tiltak over for målgruppen (tilsatte i bibliotek i Nordland). Bibliotekplanen brukes som et overordnet styringsdokument også når det angår kompetansebygging.

Dette området anses viktig ut fra et bruker-, samfunns- og miljøperspektiv. Det er oppgitt tiltak både på de risikofaktorene fylkesrevisjonen har identifisert og de administrasjonen selv har identifisert. De oppgitte tiltakene anses å redusere risikoen betraktelig på de fleste risikofaktorene. Den gjenværende risikoen er i hovedsak knyttet til skolebibliotekene, evaluering av tjenestekvaliteten og koordinering av regional bibliotekutvikling. Samlet sett anser fylkesrevisjonen at den gjenværende risikoen på risikofaktorene er lav og at den vil ha liten betydning for fylkeskommunens måloppnåelse på området.

Fylkesrevisjonen har ikke gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området tidligere. Av de andre revisjonsenhetene er det kun Rogaland revisjon som har gjennomført forvaltningsrevisjon innenfor dette området (2010). Her så de på Rogaland fylkesbibliotek og hvordan det fungerer etter målsettingene og hvordan det løser sine oppgaver. Her var konklusjonen at Rogaland fylkesbibliotek er en organisasjon som utfører de oppgaver lover og regler tilsier i takt med samfunnsendringer. Rogaland revisjon kom i rapporten med følgende anbefalinger: • å vurdere fylkesbibliotekets framtidige oppgaver og organisering i lys av Bibliotek-meldingen • å videreutvikle oppgavene med rådgivning og kompetanseutvikling • å vurdere en


62

Manglende eller mangelfullt arbeidsverktøy medfører risiko for at de ansatte ikke kan utføre oppgavene de er satt til på en god måte.


Liten organisasjon med høy grad av spesialisering, høy sårbarhet og kan med føre at et fagområde berøres ekstra ved lengre tids ved fravær.

Vanskelig å vurdere tjenestekvaliteten. Ingen systematisk ekstern evaluering. Samtidig ber vi muligvis ikke om tilstrekkelig tilbakemelding fra målgruppen vår.

Ikke utnytte ny teknologi i tilstrekkelig grad. Får konsekvenser for kommunikasjon og tjenestenivå både mellom fylkesbiblioteket og våre brukere, og bibliotekene og deres sluttbrukere.

Bibliotek (folke- og grunnskolebibliotek) i Nordland har lavere besøk og utlån

Det prioriteres innkjøp av utstyr med mer på budsjett. Flere ansatte med delvis lik kompetansebakgrunn. Oppgavene er imidlertid spesialiserte. Det er mulig å overlappe, men tar tid å kompensere for. Fylkesbiblioteket ser likevel at fordelen av spesialisering er større enn ulempene. Tidvis har fylkesbiblioteket evaluering av konferanser mm. Ber også om innspill til satsingsområder. Tett involvering av bibliotekene i utarbeiding av bibliotekplan. Men for lite innspill til selve resultatene. Det planlegges en ekstern evaluering av bibliotekplanen ved utløp. Kontinuerlig fokus på kompetanseheving på IKT internt og eksternt. Utfordring å få kommunene til å prioritere teknologi. Fylkesbiblioteket jobber kontinuerlig for å heve

hensiktsmessig transportordning for fjernlån • å etablere et tettere samarbeid med fylkeskommunens skoleledelse og statlige skolemyndigheter i fylket På bakgrunn av risiko- og vesentlighets-vurderingen anbefaler fylkesrevisjonen at området gis lav prioritet i plan for forvaltningsrevisjon.


63

enn de fleste andre fylker i landet. Dette skyldes demografi og et varierende ressursgrunnlag. Fylkesbiblioteket koordinerer regional bibliotekutvikling, og aktiviteten avhenger både av kommunenes økonomiske satsing på området og fylkeskommunens egen satsing. Vesentlige nedtrekk for fylkeskommunen kan dermed få konsekvenser for bibliotekene, og kan ramme tjenestetilbudet i de dårligst stillede kommunene.

tjenestetilbudet hos de bibliotekene som har størst utfordringer. De minste bibliotekene har i utgangspunktet størst nytte av den regionale koordineringen.


64

Kulturminneforvaltning Nordland fylkeskommune er regional kulturminnemyndighet og skal forvalte kulturminner av nasjonal og regional verdi. Hovedoppgaver:

Følge opp nasjonale mål og retningslinjer

Bidra til at kulturminner blir ivaretatt innen arealplanlegging og byggesaksbehandling

Forestå registreringer, skjøtsel og formidling av kulturminner

Forberede fredningssaker og dispensasjons- søknader

Veilede og gi faglige innspill til kommuner, eiere og andre forvaltere av kulturminner i Nordland

Sentrale lover med forskrifter her er:

Plan- og bygningsloven

Kulturminneloven


Mangel av planverk/system på dette området medfører risiko for at fylkeskommunen ikke ivaretar sine oppgaver innen kulturminneforvaltningen.


Manglende eller mangelfulle saksbehandlingsverktøy og –rutiner medfører risiko for at enheten ikke får gjennomført sine oppgaver, samt at regelverket ikke blir fulgt.

Manglende eller mangelfullt samarbeid mellom aktørene (fylkeskommunen,

Regional kulturminneplan vil styre virksomheten mot ønskede mål. Det er planlagt oppstart av arbeidet med en slik plan i 2017, den står oppført som en av de prioriterte planoppgavene i regional planstrategi for Nordland 2016-2020 (FT 76/12). Kulturminneseksjonens ansvarsområder er godt definerte. De vet hvilke oppgaver som skal ivaretas og hvem som har ansvaret for å utføre dem. Dette er blant annet definert gjennom kulturminneloven, egen virksomhetsplan, og riksantikvarens prioriteringsbrev. Det er ikke mangelfulle saksbehandlingsverktøy. Saksbehandlingsrutiner finnes gjennom veiledere utarbeidet fra Riksantikvaren, lovverk, samt via Nfks kvalitetssystem. Kvalitetssystemet oppfattes imidlertid som vanskelig tilgjengelig. Tiltak for å styrke samarbeidet mellom

Dette området anses som viktig ut i fra et samfunns- og miljøperspektiv, samt fra et brukerperspektiv. Det er oppgitt at det er gjennomført, eller vil bli gjennomført tiltak som vil redusere flere av de oppgitte risikofaktorene. Administrasjonen har også selv identifisert risikofaktorer hvor det går fram at en rekke oppgaver blir nedprioritert. Det er imidlertid vanskelig å vurdere hvordan den nye organisasjons-modellen vil kunne påvirke dette. I hovedsak er den gjenværende risiko knyttet til manglende samarbeid mellom de fylkeskommunale avdelingene, samt at mange av oppgavene innenfor feltet blir nedprioritert. Fylkesrevisjonen vurderer at den gjenværende risikoen

Sett bort i fra tilskuddsforvaltning har ikke fylkesrevisjonen gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området tidligere. Det er flere andre revisjonsenheter som har gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området. I et flertall av rapportene er det funnet flere forbedringspunkter. Hovedfokus i disse rapportene har bl.a. vært regeletterlevelse og måloppnåelse. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler fylkesrevisjonen at dette området gis høy prioritet i plan for forvaltningsrevisjon. Det bør tas hensyn til at avdelingen er under omorganisering og vurdere om det er mest hensiktsmessig med en forvaltningsrevisjon på dette området i slutten av denne perioden.


65

Riksantikvaren, kommunene) på dette området medfører risiko for lav måloppnåelse og risiko for at lover og bestemmelser ikke blir overholdt/fulgt.


Høy andel seniorpersonale med høy kompetanse. Erfaringsbasert kunnskapsoverføring bør bli viktig fremover.

Kapasiteten er på et kritisk lavt nivå. Fører til mangelfull oppdatering av nasjonale databaser samt egne arkiv (rapport og foto). Kan skape hull i fylkeskommunens kunnskapsgrunnlag.

Lav intensitet i feltbasert kontroll- og tilstandsregistrering både når det gjelder arkeologiske og nyere tids kulturminner.

Førstelinjekompetanse på mange områder, med gitte oppgaver etter KML og PBL, som løses. En rekke andre oppgaver nedprioriteres.

fylkeskommunale avdelinger er påkrevet. I dag stor fare for at regelverk/lovverk ikke blir fulgt. Samarbeidet med kommuner, Riksantikvaren, landsdelsmuseer og museumstjenesten i fylket fungerer tilfredsstillende. Det jobbes med å få på plass en trainee ordning for å sikre kompetanseoverføring. Ny foreslått organisasjons-modell vil løfte kulturminne-forvaltning opp som ny fagseksjon.

har stor betydning for måloppnåelsen på området.


66

Tilskuddsforvaltning

Avdelingen kultur, miljø og folkehelse forvalter flere tilskuddsordninger innenfor kulturområdet


Manglende eller mangelfulle systemer, rutiner og kontroller vedrørende forvaltning, rapportering og resultatmåling medfører risiko for dårlig økonomistyring og manglende måloppnåelse.

For dårlig forankring av system og rutiner i avdelingen kan føre til at gjeldende system og rutiner ikke blir fulgt. Dette medfører risiko for at lover og bestemmelser ikke blir overholdt, samt medføre risiko for dårlig økonomistyring og manglende måloppnåelse.

Manglende evaluering av

tilskuddsordninger medfører risiko for manglende måloppnåelse.


Manglende opplæring i bruk av kvalitetssystemet og rutinebeskrivelser. Ikke tilført ressurser til dette.

Rutinebeskrivelser utarbeidet og ligger i kvalitetssystemet. Utarbeidet maler for tilsagn- og avslagsbrev. Det leveres månedlige økonomirapporter. Kvalitetssystemet er vanskelig tilgjengelig og det er ikke definert hvem som har ansvar for opplæring. Skaper usikkerhet om system og rutiner blir fulgt godt nok. Det utarbeides ikke årlige evalueringer av måloppnåelse. Det har ikke blitt prioritert. Det bør legges inn i rutinebeskrivelse at det skal lages årlig oppsummering av hver tilskuddsordning – til politisk nivå. Avdelingen har selv gitt opplæring i kvalitetssystemet, men her er det et veldig stort behov. Avdelingen har ikke tatt kvalitetssystemet godt nok i bruk. Arbeidet med dette ble startet i fjor høst. Dette gjør at det er vanskelig for de ansatte å legge egne saksbehandlingsrutiner inn i kvalitetssystemet.

Dette området er viktig for Nfks omdømme. Det er i tillegg viktig ut i fra brukernes og medarbeidernes perspektiv, samt ut fra et økonomisk perspektiv. Avdelingen har oppgitt at det er gjennomført tiltak som reduserer risikoen til ett av de oppgitte risikofaktorene. Det er imidlertid en betydelig risiko knyttet til for dårlig forankring av system og rutiner i avdelingen og manglende evaluering av tilskuddsordninger. Samlet sett vurderes den gjenværende risikoen å ha stor betydning for måloppnåelsen på området.

Fylkesrevisjonen har gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området i 2008 og i 2014. Begge gangene ble det påvist flere mangler. Et av funnene fra 2014 var at fylkesrevisjonens anbefalinger fra 2008 ikke var fulgt opp i tilstrekkelig grad. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen, samt fylkesrevisjonens tidligere erfaringer anbefales det at området gis høy prioritet i plan for forvaltningsrevisjon. Det kan være hensiktsmessig å gjennomføre forvaltningsrevisjon på tilskuddsforvaltningen i flere avdelinger i Nfk samtidig.


67

KOSTRA-tall105

Virksomhetsområde: Miljø

Nordland

Landet uten Oslo

2013 2014 2015 2015

Netto driftsutgifter til fysisk planlegging, kulturminner, natur og nærmiljø (funksjon 715, 716 og 750), innbygger

162 290 169 160

Netto driftsutgifter lokal og regional utvikling (funksjon 715) per innbygger 101 223 109 100

Finnes fylkesplan eller fylkesdelplan for samordnet areal og transportplanlegging og/eller utbyggingsmønster (Ja/Nei)

.. Ja .. -

Finnes plan for biologisk mangfold .. .. .. -

Finnes plan for klima/energi106 .. Ja .. -

Finnes plan for friluftsliv, grønnstruktur, vassdrag, fjellområder og/eller kystsonen .. .. .. -

Antall kommunale planer (kommune-/regulerings-/bebyggelsesplan) som fylkeskommunen har gitt uttalelse til

177 169 195 4 438

105 Ureviderte tall per 18. mars 2016 (konsern). 106 Indikatoren angir om fylkeskommunen har utarbeidet en fylkesplan, fylkesdelplan eller regional plan for klima/energi.


68

Skjema for risiko- og vesentlighetsvurderinger for Miljø





Miljø – bærekraftig utvikling

Fylkeskommunens virksomhet skal bidra til en bærekraftig utvikling, jf. kommunelovens § 1.

Fylkeskommunen skal bidra til en bærekraftig og god samfunnsutvikling gjennom et særlig ansvar for vannforvaltning, arealplanlegging, oppfølging av statlig sikrete friluftsområder, vurdering av vindkraft og småkraftverk, jf. økonomiplan 2015-18.

Fylkeskommunen forvalter også myndighet gjennom uttalelser til saker etter:

Vannressursloven

Vannforvaltningsforskriften

Vassdragsreguleringsloven

Energiloven

Viltloven

Naturmangfoldsloven

Lov om laksefiske og innlandsfiske

Friluftsloven


Manglende, eller mangelfullt planverk

Planer som er vedtatt på området blir ikke fulgt opp, eller er ikke godt nok forankret i virksomheten.


Manglende kompetanse og/eller kapasitet i virksomheten

Fylkeskommunens ansatte blir ikke godt nok informert om de tiltak som skal iverksettes, slik at de ikke kan følge de opp

Dårlig samarbeid og koordinering mellom enhetene internt i virksomheten og mellom Nfk og eksterne aktører

Alle de ovennevnte risikofaktorene kan medføre risiko for at fylkeskommunen ikke bidrar til en bærekraftig utvikling og dermed

Regional plan - Klimautfordringene i Nordland er vedtatt av Nordland fylkesting (FT 42/11). Det vil ved vedtak av Regional planstrategi avklares om denne planen skal utvides til og også gjelde miljø i et bredere perspektiv. Det er opprettet en intern gruppe i Nfk som følger opp Regional plan - Klimautfordringene i Nordland. Gruppen blir bedt om å rapportere på tiltaksgjennomføring en gang per år. Dette rapporteres videre til Nordland fylkesting. Det er innledet samarbeid med fylkesmannen (og NVE) om klima.

Dette området er viktig ut fra et bruker-, miljø- og samfunns-perspektiv. Det er også viktig for Nfks omdømme. Det er oppgitt flere tiltak som reduserer risikoen til de identifiserte risikofaktorene. Samlet sett anses den gjenværende risikoen å være av liten betydning for måloppnåelsen på området.

Forvaltning av tilskudd blir ikke omtalt her, men i dette skjemaets siste rad. Fylkesrevisjonen har ikke tidligere gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området. Det er flere andre revisjonsenheter som har gjennomført forvaltningsrevisjon her, der fokus har vært måloppnåelse og regeletterlevelse. Flere har sett på arbeidet med klima og miljøplan, herunder måloppnåelse, rapportering og evaluering. Andre tema har vært energiøkonomisering i byggeprosjekt, inneklima og miljøstyring. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen


69

manglende måloppnåelse. Her har ikke administrasjonen identifisert noen risikofaktorer.

anbefaler fylkesrevisjonen at området gis lav prioritet.

Vannforvaltning

Fylkeskommunen er vannregionmyndighet og skal blant annet:

Koordinere arbeidet med å gjennomføre oppgavene som følger av vannforskriften

Lede og samordne Vannregionutvalget

Skal sørge for at det blir laget en sektorovergripende vannforvaltningsplan med tilhørende tiltaksprogram

Forberedelse til planrullering

Drifte de respektive regionale sidene på vannportalen.no,

Sentrale bestemmelser på dette området er vannforskriften og plan og bygningsloven med forskrifter.


Manglende, eller dårlig samarbeid med andre aktører (fylkesmannen, kommuner)

Utydelige/uklare bestillinger til de ulike sektorene for hva de skal bidra med i de ulike fasene i planprosessen

For dårlig forankring av vannforvaltingsplanen i regionen/fylket


Manglende kompetanse og/eller kapasitet i virksomheten

Alle de ovennevnte risikofaktorene kan medføre risiko for at fylkeskommunen ikke vil kunne utføre sine oppgaver som

Det er formalisert et samarbeid på regional nivå med berørt sektormyndigheter (vannregionutvalget). Det utarbeides planprogram for planprosessen hvor dette belyses. Dette gjøres i nært samarbeid med vannregionutvalget. Planprogrammet er på høring i 6 mnd. Det er utfordrende å få vannforvaltningsplanen (FT 179/15) godt forankret politisk, da arbeidet er faglig komplisert. Det er tidvis uavklarte ansvarsforhold mellom fylkesmannen og fylkeskommunen. Dette løses gjennom løpende dialog og samarbeid. Det er ansatt to personer med fagfeltet som ansvarsområde. Dette er med på å gjøre arbeidet mindre sårbart. Det må imidlertid en kompetanseheving til i andre

Dette er et område som er viktig ut i fra et miljø- og samfunnsperspektiv. Avdelingen har oppgitt at det er gjennomført tiltak som reduserer de identifiserte risikofaktorene i varierende grad. Den gjenværende risikoen er knyttet til å få forvaltningsplan for vannregion Nordland godt forankret politisk, og implementert internt. I tillegg er det knyttet risiko til manglende rutiner for bruk av vannforskriften og den regionale planen i saksbehandlingen i fylkeskommunen. Vannforvaltningsplanen er ny, vedtatt i desember 2015. Det er derfor vanskelig å gjøre en vurdering av risikoen knyttet til implementeringen av

Fylkesrevisjonen har, i likhet med de andre revisjonsenhetene, ikke gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området. Dette kan ha sammenheng med at dette er et relativt nytt myndighetsområde for fylkeskommunen som fra 1. januar 2010 ble ny vannregionmyndighet. Dette i forbindelse med forvaltningsreformen. På bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler fylkesrevisjonen at dette området gis middels prioritet i plan for forvaltningsrevisjon.


70

vannregionmyndighet på en god måte. Risikofaktorer identifisert av administrasjonen:

Manglende implementering av planen internt.

Manglende rutiner for bruk av vannforskriften og den regionale planen i saksbehandling i fylkeskommunen.

deler av fylkeskommunen. Det må utarbeides rutiner for saksbehandling i fylkeskommunen. Disse må gjøres tilgjengelig i kvalitetssystemet.

denne. Samlet sett anser vi at den gjenværende risikoen er av middels betydning for måloppnåelsen på området.

Forvaltning av vilt og innlandsfisk

Fylkeskommunen har regionalt forvaltningsansvar for de fleste høstbare arter av vilt og innlandsfisk.

Fylkeskommunens oppgaver i viltforvaltningen er å veilede, tilrettelegge og være koordinator for forvaltningen. Ansvaret gjelder også forvaltning av innlandsfiskeressursene i fylket, med vekt på bevaring av gode fiskemuligheter for fritidsfiskere og økt verdiskaping.


Manglende, eller mangelfullt planverk vil medføre risiko for at fylkeskommunen ikke overholder regelverket på dette området.


Faktorer som vil kunne medføre risiko for at fylkeskommunen ikke kan ivareta sine oppgaver på området er:

- Dårlig samarbeid mellom fylkeskommunen og de andre aktørene på området; f.eks kommunene og fylkesmannen

- Manglende kompetanse og/eller kapasitet i virksomheten


Regional plan for høstbart vilt og innlandsfisk er under utarbeidelse og vil legges fram for vedtak i Nordland fylkesting mars 2016. Det utarbeides informasjon på Nfks nettsider. Det må imidlertid utarbeides rutiner i kvalitetssystemet, da dette mangler. For øvrig følger det av delegasjonsreglementet hvem som har ansvaret for å utføre fylkeskommunens oppgaver på dette området. Det er stort behov for samarbeid med fylkesmannen. Dette gjøres på enkeltsaksnivå.

Dette området anses som viktig ut i fra et bruker-, miljø- og samfunnsperspektiv. Avdelingen har oppgitt at det er gjennomført eller vil bli gjennomført tiltak som vil redusere risikoen til de oppgitte risikofaktorene. Den gjenværende risikoen er i hovedsak knyttet til at det ikke er utarbeidet rutiner i kvalitetssystemet. Etter en samlet vurdering anser vi at den gjenværende risikoen har middels betydning for måloppnåelsen på området.

Fylkesrevisjonen har ikke gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området tidligere. Vi kan heller ikke se at andre revisjonsenheter har gjort det. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler fylkesrevisjonen at området gis middels prioritet i plan for forvaltningsrevisjon.


71

Friluftsliv

Fylkeskommunen skal arbeide for å fremme friluftsformål innen sitt område, jf. § 22 i lov om friluftslivet.

Hovedansvar:

Bidra til å opprettholde allemannsretten

Ivareta friluftsinteressene i fylkes- og kommuneplanleggingen

Bidra til å sikre og tilrettelegge arealer i de områder hvor allmennhetens interesser ikke er tilstrekkelig ivaretatt gjennom allemannsretten og friluftsloven

Stimulere kommunene til å fremme søknader om statlig økonomisk medvirkning til sikring av friluftslivsområder

Stimulere fylkets innbyggere til å drive helsefremmende, miljøvennlig friluftslivsaktivitet


Manglende, eller mangelfullt planverk vil medføre risiko for at fylkeskommunen ikke ivaretar sitt ansvar som fremgår av lov om friluftsliv.


Andre faktorer som medfører risiko for at fylkeskommunen ikke ivaretar sitt ansvar på området er:

- Manglende, eller mangler ved system for mål og resultatrapportering

- Planer som er vedtatt på området blir ikke fulgt opp, eller er ikke godt nok forankret i virksomheten.

- Dårlig samarbeid og koordinering mellom enhetene internt i virksomheten og mellom Nfk og eksterne aktører

- Manglende kompetanse og/eller kapasitet i virksomheten


Mangelfull forankring av friluftlivsinteresser i uttalelser fra fylkeskommunen til kommunale planer etter plan- og bygningsloven

Det foreligger en Handlingsplan for folkehelsearbeid 2013-2016 (FT 34/14). Avdelingen er under omorganisering. I dette arbeidet vil det sees til hvordan ansvarsområdet kan ivaretas bedre. Det rapporteres årlig på Handlingsplan for folkehelsearbeidet. Det er formaliserte samarbeid mellom fylkeskommunen og samarbeidende organisasjoner gjennom nettverkssamlinger og kontaktmøter. Avdelingen er under omorganisering. I dette arbeidet vil det sees til hvordan ansvarsområdet bedre kan ivaretas.

Dette området er viktig ut i fra et bruker, samfunns- og miljøperspektiv. Avdelingen har gjennomført, samt planlagt å gjennomføre tiltak som reduserer risikoen til de identifiserte risikofaktorene. Avdelingen er under omorganisering og det er noe uklart hvordan den nye organiseringen vil påvirke de oppgitte risikofaktorene. Etter en samlet vurdering anser vi at den gjenværende risikoen har middels betydning for måloppnåelsen på området.

Fylkesrevisjonen har ikke gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området tidligere. Vi er heller ikke kjent med at andre revisjonsenheter har gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området. På bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler fylkesrevisjonen at området gis middels prioritet i plan for forvaltningsrevisjon.


72

Regional planmyndighet Nordland fylkeskommune, ved fylkestinget er regional planmyndighet.

Fylkeskommunen har ansvaret for og ledelsen av arbeidet med regional planstrategi, regionale planer og regional planbestemmelse etter reglene i kapittel 7 og 8 i pbl107.

Fylkeskommunen skal sørge for å ha tilgang til nødvendig planfaglig kompetanse for utarbeiding og behandling av planer og planfaglig veiledningsvirksomhet etter loven.

Fylkeskommunen har ansvar for å -veilede og bistå kommunene i deres planleggingsoppgaver, jf pbl § 3-2 -organisere og lede planforum, jf pbl § 5-3


Manglende kapasitet og kompetanse i virksomheten


Dårlig samarbeid og koordinering mellom enhetene internt i virksomheten og mellom Nfk og eksterne aktører; fylkesmannen og kommunene

De ovennevnte risikofaktorene medfører risiko for at fylkeskommunen ikke ivaretar sitt ansvar som regional planmyndighet. Risikofaktorer identifisert av administrasjonen:

Mangelfull avklaring av rolle i.f.t. Statens vegvesen (sams vegadministrasjon)

Det er for dårlig kapasitet til intern samordning/ koordinering. I noen sammenhenger er det uklart hvem man representerer (fylkeskommunen som helhet eller kun sitt fagområde). Dette er et problem som har vært diskutert (bl.a. i ledergruppen - FL). Mangelfull samordning internt er et stort problem som har vært diskutert i flere sammenhenger. Samarbeid med andre myndigheter fungerer godt (bl.a. gjennom regionalt planforum). Statens vegvesens rolle har vært tatt opp i flere sammenhenger, og det jobbes med bedre avklaringer og samordning.

Dette området er viktig for Nfks omdømme og ut i fra flere perspektiv:

Økonomisk

Politisk

Brukernes

Medarbeidernes

Samfunns- og miljøperspektiv

Avdelingen har i realiteten ikke oppgitt at det er gjennomført tiltak som reduserer risikoen til de oppgitte risikofaktorene. Risikoen på dette området anses dermed som meget høy. Etter en samlet vurdering anser vi at den gjenværende risikoen har stor betydning for måloppnåelsen på området.

Fylkesrevisjonen har ikke gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området tidligere, noe enkelte av de andre revisjonsenheter har gjort. Tema for disse prosjektene har vært regionale planprosesser og om prosessreglene i plan og bygningsloven er fulgt og fylkeskommunen som regional utviklingsaktør. På bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler fylkesrevisjonen at området gis høy prioritet i planen for forvaltningsrevisjon.

107 Plan- og bygningsloven.


73


Avdelingen kultur, miljø og folkehelse forvalter tilskuddsordninger innenfor miljøområdet.


Manglende eller mangelfulle systemer, rutiner og kontroller vedrørende forvaltning, rapportering og resultatmåling medfører risiko for dårlig økonomistyring og manglende måloppnåelse.

For dårlig forankring av system og rutiner i avdelingen kan føre til at gjeldende system og rutiner ikke blir fulgt. Dette medfører risiko for at lover og bestemmelser ikke blir overholdt, samt medføre risiko for dårlig økonomistyring og manglende måloppnåelse.

Manglende evaluering av

tilskuddsordninger medfører risiko for manglende måloppnåelse.


Manglende opplæring i bruk av kvalitetssystemet og rutinebeskrivelser.

Rutinebeskrivelser utarbeidet og ligger i kvalitetssystemet. Utarbeidet maler for tilsagn- og avslagsbrev. Det leveres månedlige økonomirapporter. Kvalitetssystemet er vanskelig tilgjengelig og det er ikke definert hvem som har ansvar for opplæring. Skaper usikkerhet om system og rutiner blir fulgt godt nok. Det utarbeides ikke årlige evalueringer av måloppnåelse. Det har ikke blitt prioritert. Det bør legges inn i rutinebeskrivelse at det skal lages årlig oppsummering av hver tilskuddsordning – til politisk nivå. Avdelingen har selv gitt opplæring i kvalitetssystemet, men her er det et veldig stort behov. Avdelingen har ikke tatt kvalitetssystemet godt nok i bruk. Arbeidet med dette ble startet i fjor høst. Dette gjør at det er vanskelig for de ansatte å legge egne saksbehandlingsrutiner inn i kvalitetssystemet.

Dette området er viktig for Nfks omdømme. Det er i tillegg viktig ut i fra brukernes og medarbeidernes perspektiv, samt ut fra et økonomisk perspektiv. Avdelingen har oppgitt at det er gjennomført tiltak som reduserer risikoen til en av de oppgitte risikofaktorene. Det er imidlertid en betydelig risiko knyttet til for dårlig forankring av system og rutiner i avdelingen og manglende evaluering av tilskuddsordninger. Samlet sett vurderes den gjenværende risikoen å ha stor betydning for måloppnåelsen på området.

Fylkesrevisjonen har gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området i 2008 og i 2014. Begge gangene ble det påvist flere mangler. Et av funnene fra 2014 var at fylkesrevisjonens anbefalinger fra 2008 ikke var fulgt opp i tilstrekkelig grad. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen, samt fylkesrevisjonens tidligere erfaringer anbefales det at området gis høy prioritet i plan for forvaltningsrevisjon. Det kan være hensiktsmessig å gjennomføre forvaltningsrevisjon på tilskuddsforvaltningen i flere avdelinger i Nfk samtidig.


74

KOSTRA-tall108

Virksomhetsområde: Folkehelse

Nordland

Landet uten Oslo

2013 2014 2015 2015

Netto driftsutgifter friluftsliv (funksjon 716) per innbygger, konsern 32 8 12 17

Netto driftsutgifter idrett per innbygger i kroner, konsern -4 13 19 3

Finnes plan for friluftsliv (1=ja, 0=nei) .. .. .. -

Vedtaksår for fylkesdelplan for friluftsliv .. .. .. -

Finnes plan for folkehelse (1=ja, 0=nei) .. .. .. - I følge KOSTRA foreligger det ikke en fylkesdelplan for folkehelse. I FT 11/13 vedtok fylkestinget Handlingsplan for folkehelsearbeidet. Det står i saken at denne planen er for eget arbeid og ikke en regional plan for folkehelsearbeidet i fylket. I saken står det at en regional plan for folkehelsearbeidet i Nordland bør vurderes for planperioden etter 2016. Da forventes det regionale samarbeidet og engasjementet som godt nok grunnlag for en regional plan/fylkesdelplan. Flere tall som gir en oversikt over helsetilstanden i Nordland ligger på: folkehelsebarometer for Nordland fylkeskommune


http://khp.fhi.no/PDFVindu.aspx?Nr=18&sp=1&PDFAar=2015


75

Skjema for risiko- og vesentlighetsvurderinger for Folkehelse





Fremme folkehelse Nordland fylkeskommune skal fremme folkehelse innen de oppgaver som fylkeskommunen er tillagt, herunder regional utvikling og planlegging, forvaltning og tjenesteyting. Nordland fylkeskommune skal være pådriver for, og samordne folkehelsearbeidet i fylket, gjennom alliansebygging og partnerskap og ved å understøtte kommunenes folkehelsearbeid, jf folkehelseloven §3.


Manglende systematisk samordning av store regionale aktører

Manglende tverrfaglig og tverrsektorielt samarbeid innad i fylkeskommunen

Manglende kompetanse innen folkehelsearbeidet


Vanskelig å engasjere andre avdelinger

Folkehelsearbeid er et forholdsvis nytt fagområde, det er en stor jobb å til enhver tid ha

Etablert Folkehelseallianse med 28 regionale aktører. Handlingsprogram utarbeidet, jf FT 11/13. Etablert internt folkehelseteam, usikker på om mål oppnås. Kort evaluering utført. Møte om mål, funksjon og arbeidsmetoder i januar 2016. Bred og god kompetanse i seksjon Helsefremmende. Årlig «Folkehelseforum» i samarbeid med Fylkesmannen i Nordland. Orienteringer på fylkesting, div. regionale møter/konferanser og egne møter/konferanser. Det fremmes en fylkestingsak om sosial ulikhet i oktober 2016. Det nedsettes en tverretatlig gruppe. Oppfordrer til deltagelse på konferanser, tilrettelegger for

Folkehelsearbeidet er viktig både sett fra et samfunnsperspektiv og ut fra et økonomisk perspektiv. Det er satt i verk flere tiltak som vil redusere flere av de identifiserte risikofaktorene. Enkelte tiltak er gjennomført, andre er under gjennomføring. Etter en samlet vurdering anses den gjenværende risikoen å ha liten betydning for fylkeskommunens måloppnåelse.

Forvaltning av tilskudd blir ikke omtalt her, men i skjemaets siste rad. Fylkesrevisjonen har ikke gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området tidligere. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler vi at området gis lav prioritet i planen for forvaltningsrevisjon.


76

god nok kompetanse

Utskifting av samarbeidspersonell i kommunene

Mangelfull veiledning/støtte til kommunene arbeid med oversiktsdokumentene. Konsekvenser og årsakssammenhenger.

Mange oppgaver som skal løses

kurs/videreutdanning. Tilbyr faglig støtte, samlinger, økonomisk støtte. Folkehelseavdelingen planlegger å be om samarbeid med Næringsavdelingen -regional utvikling for bedre samordning av kompetanse og avklaring av ansvar. Vanskelig å prioritere. Det arrangeres årlige virksomhets-planlegginger.

Oversikt over helsetilstanden Nordland fylkeskommune skal ha nødvendig oversikt over helsetilstanden i fylket, jf folkehelseloven §4.


Manglende rutiner

Manglende måleverktøy

Av tilgjengelige verktøy har avdelingen statistikk fra Folkehelseinstituttet som for eksempel Folkehelseprofilen, Norgeshelsa statistikkbank og Kommunehelsa statistikkbank. Det har blitt kjørt intern opplæring i seksjon helsefremmende i bruk av disse verktøyene. Potensialet for å benytte kunnskapen som disse oversiktene gir, er nok ikke fullt ut utnyttet og bør i større grad brukes som grunnlag for strategiske diskusjoner i avdelingen og mot andre avdelinger.

Området er viktig sett fra et økonomisk og et samfunnsperspektiv. Det er satt i verk flere tiltak som vil redusere flere av de identifiserte risikofaktorene. Etter en samlet vurdering anses den gjenværende risikoen å ha liten betydning for fylkeskommunens måloppnåelse.



77


Manglende prioritering av personellressurser til å løse oppgaven i tråd med krav i lov og forskrift.

Manglende tverrsektoriell forankring og forståelse for oppgaven i fylkesadministrasjonen

Fylkeskommunen har også gjennomført flere egne undersøkelser for å styrke kunnskapsgrunnlaget, blant annet Levekårsundersøkelsen i 2014 og Ungdata 2013. Administrasjonen ber om at utfordringen diskuteres i ledergruppen og at det utvikles rutiner for å løse oppgaven.

Handlingsplan folkehelsearbeid 2013-2016, jf. FT 11/13 Nordland fylkeskommune skal være et foregangsfylke i folkehelsearbeid

Flere leveår med god og likeverdig helse for alle grupper i befolkningen

Felles mobilisering i folkehelsearbeidet lokalt og regionalt

Sikre en bærekraftig utvikling i samfunnet


Manglende systematisk samordning av store regionale aktører

Manglende læring, erfaringsutveksling og samarbeid


Etablert Folkehelseallianse med 28 regionale aktører. Handlingsprogram utarbeidet. Rapporterer årlig til fylkestinget på gjennomføring av tiltak beskrevet i handlingsplanen. De siste 3 år økt fokus på evaluering av tiltak for å sikre kvalitet i folkehelsearbeidet.

Området er viktig sett fra et samfunnsperspektiv. Det er satt i verk flere tiltak som vil redusere flere av de identifiserte risikofaktorene. Etter en samlet vurdering anses den gjenværende risikoen å ha liten betydning for fylkeskommunens måloppnåelse.



78

Tilskuddsforvaltning Nordland fylkeskommune skal forvalte statlige og fylkeskommunale tilskuddsordninger innen folkehelse/ idrett/friluftsliv/ nærmiljøanlegg med mer.


Manglende systemer, rutiner og kontroller vedrørende forvaltning, rapportering, resultatmåling og evaluering

Manglende forankring/forståelse av system og rutiner i avdelingen


Manglende opplæring i bruk av kvalitetssystemet og rutinebeskrivelser

Rutinebeskrivelser er utarbeidet og ligger i kvalitetssystemet. Websak- maler for tilsagn og utbetaling er under oppdatering. Kvalitetssystemet er vanskelig tilgjengelig. Det bør etableres rutiner for oppdatering, opplæring og oppfølging av rutiner. Det utarbeides ikke årlige evalueringer av måloppnåelse. Det har ikke blitt prioritert. Det bør legges inn i rutinebeskrivelse at det skal lages årlig oppsummering av hver tilskuddsordning – til politisk nivå. Avdelingen har selv gitt opplæring i kvalitetssystemet, men her er det et veldig stort behov. Avdelingen har ikke tatt kvalitetssystemet godt nok i bruk. Arbeidet med dette ble startet i fjor høst. Dette gjør at det er vanskelig for de ansatte å legge egne saksbehandlingsrutiner inn i kvalitetssystemet.

Dette området er viktig for Nfks omdømme. Det er i tillegg viktig ut i fra brukernes og medarbeidernes perspektiv, samt ut fra et økonomisk perspektiv. Avdelingen har oppgitt noen tiltak som reduserer risikoen til de oppgitte risikofaktorene noe. Det er imidlertid en betydelig risiko knyttet til for dårlig forankring av system og rutiner i avdelingen og manglende evaluering av tilskuddsordninger. Samlet sett vurderes den gjenværende risikoen å ha stor betydning for måloppnåelsen på området.

Fylkesrevisjonen har gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området i 2008 og i 2014. Begge gangene ble det påvist flere mangler. Et av funnene fra 2014 var at fylkesrevisjonens anbefalinger fra 2008 ikke var fulgt opp i tilstrekkelig grad. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen, samt fylkesrevisjonens tidligere erfaringer anbefales det at området gis høy prioritet i plan for forvaltningsrevisjon. Det kan være hensiktsmessig å gjennomføre forvaltningsrevisjon på tilskudds-forvaltningen i flere avdelinger i Nfk samtidig.


79

KOSTRA-tall109

Virksomhetsområde: Tannhelse

Nordland Landet uten Oslo

2013 2014 2015 2015 Netto driftsutgifter tannhelse pr. antall undersøkt/behandlet i kroner, konsern110 2 342 2 654 2 364 2 198

Netto driftsutgifter, pasientbehandling, pr. antall undersøkt/behandlet i kroner, konsern111 1 647 1 743 1 494 1 381

Prioriterte personer, andel under offentlig tilsyn i tannhelsetjenesten 88,2 87,9 87,4 89,1

Prioriterte personer, andel undersøkt/behandlet 70,3 66,7 65,0 63,5

Barn og ungdom 1-18 år, andel under offentlig tilsyn 99,5 99,1 98,8 98,3

Barn og ungdom 3-18 år, andel undersøkt/behandlet 81,9 77,8 75,6 70,9

Psykisk utviklingshemmede over 18 år, andel under offentlig tilsyn 94,9 95,9 96,9 92,1

Psykisk utviklingshemmede over 18 år, andel undersøkt/behandlet 82,7 78,9 77,9 79,5

Eldre, langtidssyke og uføre i institusjon, andel under offentlig tilsyn 71,8 75,7 75,6 79,4

Eldre, langtidssyke og uføre i institusjon, andel undersøkt/behandlet 54,8 56,2 58,4 68,5

Eldre, langtidssyke og uføre i hjemmesykepleie, andel under offentlig tilsyn 36,5 33,6 32,7 32,1

Eldre, langtidssyke og uføre i hjemmesykepleie, andel undersøkt/behandlet 26,2 23,1 22,6 24,4

Ungdom 19-20 år, andel under offentlig tilsyn 76,7 80,5 80,5 78,0

Ungdom 19-20 år, andel undersøkt/behandlet 52,6 54 55,0 45,9

Voksent betalende klientell, andel under offentlig tilsyn 15,1 16,7 17,8 8,7

Voksent betalende klientell, andel undersøkt/behandlet 11,5 12,1 12,4 6,3

Personer undersøkt/behandlet pr. offentlig avtalt årsverk i tannhelsetjenesten. 230 224 .. ..

Andel ledige tannlegestillinger, offentlig tannhelsetjeneste 8,1 3,1 .. ..

Andel ledige tannpleierstillinger, offentlig tannhelsetjeneste 7,4 7,1 .. ..

18-åringer, andel undersøkt helt uten karieserfaring 15,7 16,3 17,0 21,5

18-åringer, andel behandlet med DMFT>9 13 12,9 12,1 9,8

SIC-indeks for 12-åringer 3,1 3 3,1 2,6

109 Ureviderte tall per 18. mars 2016 (konsern). 110 Teller består av netto driftsutgifter, tannhelsetjenesten, konsern. Nevner er hele befolkningen, antall undersøkt/behandlet. 111 Teller består av netto driftsutgifter, pasientbehandling, konsern. Nevner er hele befolkningen, antall undersøkt/behandlet.


80

Skjema for risiko- og vesentlighetsvurderinger for Tannhelse





Tannhelse - tilgjengelighet Nordland fylkeskommune skal sørge for at tannhelsetjenester, herunder spesialisttjenester, i rimelig grad er tilgjengelig for alle som bor eller oppholder seg i fylket, lov om tannhelse § 1-1.


Manglende overordnet planlegging

Manglende bemanning

Manglende kompetanse Risikofaktorer identifisert av administrasjonen:

Manglende bemanning over tid. For stort etterslep på oppgaver, både administrativt, personalmessig og fagmessig

For få ressurser for et eventuelt arbeid med overføring til kommunene. Umulig å se hvordan dette skal gjøres som en tilleggsoppgave til ordinær drift og etterslep

Det er et etterslep på vedlikehold og oppgradering av utstyr som skal vurderes.

Det foreligger en strategisk plan fra 2009, denne skal det jobbes videre med i 2016. Fylkesfagsjefstilling vil lyses ut på nytt. Tannhelse har over lengre tid hatt liten kapasitet på overordnet ledelse. Viktige stabsressurser på økonomi/IT flyttes til økonomiavdelingen. Viktig stabsressurs i forhold til kvalitetsarbeid slutter i løpet av våren. Per i dag handler ledelse i tannhelse om å opprettholde daglig drift. Overordnet fokus på folkehelsearbeid og forebyggende arbeid er det ikke ressurser til. Ny fagsjef vil i stor grad ivareta dette arbeidet. Klinikkstrukturen med dagens 64 tannklinikker skal vurderes. Bonusordningen skal vurderes. Mulig virksomhetsoverdragelse til kommunene i forbindelse med kommunereformen krever tett dialog med kommunene. Samlet

Området er viktig sett ut fra både et brukerperspektiv, et økonomisk perspektiv og fra et samfunnsperspektiv. Risikoen for at overordnede oppgaver på området ikke blir gjennomført anses å være tilstede på grunn av manglende kapasitet på overordnet nivå. Det er satt i verk noen tiltak som vil redusere noen av de identifiserte risikofaktorene. Enkelte tiltak er gjennomført, andre er under gjennomføring. Etter en samlet vurdering anses den gjenværende risikoen å ha stor betydning for fylkeskommunens måloppnåelse.

Fylkesrevisjonen gjennomførte i 2008 et prosjekt rettet mot tannhelsetilbudet til eldre, langtidssyke og uføre i institusjon og hjemmesykepleie. Anbefalingene da var at det burde utarbeides ny tannhelseplan og at informasjonsflyten mellom tannklinikker og kommuner burde bli bedre. Det er fortsatt ikke utarbeidet en ny tannhelseplan. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler vi at området gis høy prioritet i planen for forvaltningsrevisjon. Sett hen til at det skal jobbes videre med en strategisk plan og at foreligger en mulig virksomhetsoverdragelse fra fylkeskommunen til


81

sett er det mange utfordringer, det vurderes å organisere dette arbeidet i prosjektgrupper fordi ulike områder i fylkeskommune berøres, f.eks eiendom.

kommunene, mener vi det er hensiktsmessig å eventuelt se på dette som et prosjekt mot slutten av planperioden.

Handlingsplan folkehelsearbeidet 2013-2016 – resultatområde tannhelse, jf FT 11/13 Mål: Tannhelsen hos barn og ungdom i Nordland skal være bedre enn landsgjennomsnittet og det skal skje en geografisk og sosioøkonomisk utjevning i tannhelsen. Delmål: Innen 2016 skal minst 50% av alle barnehager i Nordland ha innført daglig tannpuss Innen 2016 skal minst 80% av alle 12-åringer i Nordland pusse tennene minst to ganger daglig med fluortannkrem Innen 2016 skal tannhelsetjenesten ha innført samarbeidsavtaler med 50% av kommunene i Nordland Innen 2016 skal andelen av 18-åringene i Nordland som har dårlig tannhelse være halvert. Innen 2016 skal tannhelsetjenesten i Nordland ha innført helt eller delvis de


Manglende ledelseskapasitet medfører risiko for at kvalitetskrav ikke blir innført i organisasjonen og fulgt opp.

Manglende målesystemer medfører risiko for at oppnådde resultater ikke blir registrert og evaluert.

Manglende samarbeid med kommuner, skoler og barnehager


Manglende fagledelse medfører risiko for manglende innføring av overordnede rutiner samt kontroll.

Rekrutteringsproblemer medfører at

Fylkesfagsjefstilling vil utlyses på nytt i 2016. Tannhelse arbeider etter plantall hvor en viss prosent av tidsressursen er avsatt til forebyggende arbeid. Ved beregning av bonusutbetalinger for fjoråret blir plantallene gjennomgått. Dersom en klinikk ligger etter i det forebyggende arbeidet medfører det at bonusutbetalinger kuttes og at betalende pasienter ikke blir inntatt til behandling før klinikken har nådd plantallene. Skal lage plan for tettere dialog med kommunene når fylkesfagsjef er på plass. Utlyst fylkesfagsjefstilling. Fylkeskommune har en rekke rekrutteringstiltak blant annet

Området er viktig sett ut fra både et brukerperspektiv og fra et samfunnsperspektiv. Det er satt i verk noen tiltak som vil redusere noen av de identifiserte risikofaktorene. Enkelte tiltak er gjennomført, andre er under gjennomføring. Etter en samlet vurdering anses den gjenværende risikoen å ha stor betydning for fylkeskommunens måloppnåelse. .

Fylkesrevisjonen har ikke tidligere gjennomført prosjekter på dette konkrete området. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler vi at området gis høy prioritet i planen for forvaltningsrevisjon.


82

nordiske kvalitetsindikatorene. flere stillinger i utkantstrøk står ubesatt.

Fokus på inntjeningskrav medfører en risiko for at for få ressurser blir brukt på forebyggende arbeid.

bonusordning og stipendordninger. Vurderer å bygge om bonussystemet. Må vurdere hvor stort inntjeningskrav som skal ligge i den offentlige tannhelsetjenesten.

Forebygging og behandling Nordland fylkeskommunen skal fremme tannhelsen og sørge for nødvendig forebygging og behandling, jf lov om tannhelse §1-2.


Manglende tverrfaglig og tverrsektorielt samarbeid


Manglende fagledelse

Manglende ressurs på forebyggende arbeid, f.eks. tannpleier

Har startet samtaler med folkehelseavdelingen for tettere samarbeid, men mangler per i dag bemanning. Skal lage plan for tettere dialog med kommunene når fylkesfagsjef er på plass Fylkesfagsjefstilling vil utlyses på nytt i 2016. Ikke midler til tannpleier. I mange fylkeskommuner har de i en tannpleier som utelukkende arbeider med overordnet forebyggende arbeid. Nfk har ingen slik stillingshjemmel.

Området er viktig sett ut fra både et brukerperspektiv, et økonomisk perspektiv og fra et samfunnsperspektiv. Det er satt i verk noen tiltak som vil redusere noen av de identifiserte risikofaktorene. Etter en samlet vurdering anses den gjenværende risikoen å ha stor betydning for fylkeskommunens måloppnåelse.

Fylkesrevisjonen har ikke tidligere gjennomført prosjekter på dette konkrete området. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler vi at området gis høy prioritet i planen for forvaltningsrevisjon. Sett hen til at det skal jobbes videre med en strategisk plan og at foreligger en mulig virksomhetsoverdragelse fra fylkeskommunen til kommunene, mener vi det er hensiktsmessig å eventuelt se på dette som et prosjekt mot slutten av planperioden.


83

Prioriterte grupper Nordland fylkeskommune skal gi et regelmessig og oppsøkende tilbud til prioriterte grupper, jf lov om tannhelse

§1-3.


Manglende prioritering, organisering og fordeling av oppgaver

Manglende samarbeide med sykehjem, helsestasjoner, barnehager o.l


Manglende personell

I for liten grad dialog med kommunene

Fylkesfagsjefstilling vil utlyses på nytt i 2016. Har startet samtaler med folkehelseavdelingen for tettere samarbeid, men mangler per i dag bemanning. Enda større fokus på rekruttering. Skal lage plan for tettere dialog med kommunene når fylkesfagsjef er på plass.

Området er viktig sett ut fra både et brukerperspektiv og fra et samfunnsperspektiv. Administrasjonen angir at de ikke fullt ut har tiltak som dekker opp de angitte risikofaktorene. Dette på grunn av manglende fagledelse og at samarbeidet med kommunene kan bli bedre. Etter en samlet vurdering anses den gjenværende risikoen å ha stor betydning for fylkeskommunens måloppnåelse.

Fylkesrevisjonen gjennomførte i 2008 et prosjekt rettet mot tannhelsetilbudet til eldre, langtidssyke og uføre i institusjon og hjemmesykepleie. Anbefalingene da var at det burde utarbeides ny tannhelseplan og at informasjonsflyten mellom tannklinikker og kommuner burde bli bedre. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler vi at området gis høy prioritet i planen for forvaltningsrevisjon. Sett hen til at det skal jobbes videre med en strategisk plan på området og at foreligger en mulig virksomhetsoverdragelse fra fylkeskommunen til kommunene, mener vi det er hensiktsmessig å eventuelt se på dette som et prosjekt mot slutten av planperioden.


84

Vederlag Nordland fylkeskommune skal kreve riktig betaling for behandling av pasienter, jf forskrift om vederlag i tannhelsetjenesten.


Manglende rutiner og systemer for registrering av pasientbehandling, betaling, avstemming og innfordring


ESA-dommen –splitting av regnskap.

Det innføres nye rutiner for overføring av regnskap/data.

Det planlegges å kutte ut all kontant betaling i 2016.

Økonomihåndbok. Veiledninga – kvalitetssystem for den offentlige tannhelsetjenesten i Nordland. Jobber med retningsgivende indikatorer i tett samarbeid med regnskap for ESA-dommen. Tett dialog med regnskap om nye rutiner. Tett dialog med klinikkene av følgende av stopp i kontant betaling.

Området er viktig sett ut fra et brukerperspektiv og et økonomisk perspektiv. Det er satt i verk noen tiltak som vil redusere noen av de identifiserte risikofaktorene. Enkelte tiltak er gjennomført, andre er under gjennomføring. Etter en samlet vurdering anses den gjenværende risikoen å ha middels til lav betydning for fylkeskommunens måloppnåelse.

Fylkesrevisjonen gjennomførte i 2005 et prosjekt på området. Hovedfunnet var at det var etablert kontrollrutiner, men at disse ikke fulgt ut ble etterlevd i praksis. Erfaringer fra årlig regnskapsrevisjon viser også enkelte svakheter knyttet til rutiner for dagsoppgjør, avstemming med mer ved tannklinikkene. For tiden innføres ny bankavtale og nye rutiner for oppgjør og for regnskapsføring. Dette er da forhold som vi vil se på under vår ordinære regnskapsrevisjon. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler vi at området gis lav prioritet i planen for forvaltningsrevisjon


85

KOSTRA-tall112

Virksomhetsområde: Eiendom

Nordland

Landet uten Oslo

2013 2014 2015 2015

Netto driftsutgifter til fylkeskommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter113 880 1 071 1 123 992

Brutto investeringsutgifter til fylkeskommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter114 1 569 1 491 1 066 798

Samlet areal på formålsbyggene fylkeskommunen eier i kvadratmeter per innbygger 1,15 1,15 1,15 0,91

Samlet areal på formålsbyggene fylkeskommunen leier i kvadratmeter per innbygger 0 0 0,02 0,07

Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter i eiendomsforvaltning per kvadratmeter 122 125 162 99

Brutto investeringsutgifter til fylkeskommunal eiendomsforvaltning i prosent av samlede brutto investeringsutgifter

29,7 30,3 36,9 25,5

Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter, administrasjonslokaler per kvadratmeter 188 87 67 113

Utgifter til driftsaktiviteter, administrasjonslokaler per kvadratmeter 173 466 115 424

Brutto investeringsutgifter på skolelokaler pr kvadratmeter eid skolelokale115 1 613 1 528 1 117 888

Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter, skolelokaler per kvadratmeter 120 126 165 98

Utgifter til driftsaktiviteter, skolelokaler per kvadratmeter 544 560 530 489

Samlet areal på skolelokaler i kvadratmeter per elev 27,7 28,9 27,5 25,5

112 Ureviderte tall per 18. mars 2016 (konsern). 113 Teller er netto driftsutgifter, fylkeskommunal eiendomsforvaltning, konsern. Nevner er samlet areal på formålsbyggene, konsern. 114 Teller består av brutto investeringsutgifter, fylkeskommunal eiendomsforvaltning, konsern. Nevner er samlet areal på formålsbyggene, konsern. 115 Teller består av brutto investeringsutgifter, skolelokaler, konsern. Nevner er areal på eide skolelokaler, konsern.


86

Skjema for risiko- og vesentlighetsvurderinger for Eiendom

Område/oppgave Risikofaktorer som kan medføre: - Manglende etterlevelse av lov - Manglende måloppnåelse

- Lav produktivitet - Dårlig økonomiforvaltning




Eiendomsforvaltning Eiendomsseksjonens hovedoppgave116 er å ivareta fylkeskommunens behov for bygninger ved:

Kvalitetssikring av prosjekt og kontrakter

Kvalitetssikring av prosess

Planlegge og gjennomføre nybygg, tilbygg og større moderniseringer

Forsvarlig vedlikehold

Forestå inn/utleie av lokaler

Forestå kjøp/salg av eiendommer - økonomisk planlegging og styring

Holde oversikt over eiendommer

Eiendomsseksjonen har fått alt ansvar for ytre og indre vedlikehold av fylkeskommunens bygningsmasse117. Eiendomsseksjonen skal i hovedsak benytte indre vedlikeholdsmidler til større



Uklare eller mangelfulle system og/eller rutiner

Manglende dokumentasjon

Dårlig kommunikasjon og/eller veiledning

Uklare ansvarsforhold og rolleforståelse


Manglende oppfølging

Kapasitetsproblemer

Oppfølging av underleverandører Risikofaktorer identifisert av administrasjonen:

Uklare bestillinger og forståelse av nødvendig innhold i bestillinger

Utarbeidet egen KS119-rutine for bestilling av oppdrag. Denne er lagt ut i Websak. Eiendom har overtatt alt ansvar for ytre og indre vedlikehold i fylkeskommunale bygg (jf. FT 88/11). Tettere oppfølging mot eiendomsbrukere i andre enheter, (tannhelse, fylkesadm og skole). Rolleavklaring. Arbeidet for å få på plass en ressursfordelingsmodell jf. med fordeling av driftsmidler for bygningsmessig drift til skolene. Denne er behandlet politisk, men framdriften har stoppet opp hos utdanningsavdelingen. For å oppnå mål om å være kundeorientert og å levere tjenester med høy kvalitet er det iverksatt tiltak hvor eiendomsseksjonen skal jobbe

Området er viktig for Nfks omdømme. Det er også viktig fra et økonomisk perspektiv, politisk perspektiv, brukerperspektiv, medarbeiderperspektiv, og samfunns- og miljøperspektiv.

Administrasjonen har oppgitt tiltak som reduserer risikoen til noen av de identifiserte risikofaktorene.

Avdelingen forvalter såpass store ressurser med en stor brukermasse så det vil alltid være risikoer forbundet med dette.

Etter en samlet vurdering anses den

Fylkesrevisjonen har tidligere gjennomført forvaltningsrevisjon av eiendomsforvaltningen (2012). Her fant undersøkelsen at eiendomsforvaltningen i fylkeskommunen var svært fragmentert med mange aktører og ulike ansvarsforhold og at fylkestinget ikke ble godt nok orientert om hvordan eiendomsforvaltningen fungerer i forhold til de mål som fylkestinget har satt.

I forvaltningsprosjekt om prosjektstyring i byggeprosjekter (2011) ble det funnet at Nfk i den kontrollerte perioden ikke fullt ut har hatt tilfredsstillende overordnede systemer/rutiner for styring

116 https://www.nfk.no/om-nordland-fylkeskommune/organisasjon/eiendom/. 117 FT 156/14 Økonomiplan 2015 - 2018 og budsjett 2018 side 40. 119 KS: Nfks kvalitetssystem.

https://www.nfk.no/om-nordland-fylkeskommune/organisasjon/eiendom/



87

prosjekter basert på tilstandsgrad, generalplan og tilbakemeldinger fra institusjonene. Seksjonen har definert seg mål om118: «Eiendomsseksjonen skal være kundeorientert og levere tjenester med høy kvalitet innen bygg og eiendomsforvaltning for NFK.»

Manglende kapasitet/kompetanse hos bestiller for å gjennomføre arbeid med areal- og funksjonsprogram.

Rolleavklaring

Styrke vegteknisk kompetanse ifm. planarbeid innenfor eiendom.

med rutiner og så tidlig som mulig i byggeprosessen ta ansvar for faglig veiledning, forventningsavklaringer mellom parter og bidra til omforent forståelse av bestillingen. Etablert tettere samarbeid med Statens vegvesen.

gjenværende risikoen å ha stor betydning for måloppnåelse på området.

av byggeprosjekter.

Fylkesrevisjonen har også gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekt på universell utforming som blir behandlet i april 2016.

På bakgrunn av områdets risiko- og vesentlighetsvurdering anbefaler fylkesrevisjonen at området gis høy prioritet i plan for forvaltningsrevisjon.

118 Mål og tiltak for Eiendomsseksjonen VI (hentet fra Nfks intranett).


88

KOSTRA-tall 120

Virksomhetsområde: Samferdsel

Nordland Landet uten Oslo

2013 2014 2015 2015

Netto driftsutgift i kr pr. innb., bilruter, konsern 1 292 1 287 1 366 1 459

Netto driftsutgift i kr pr. innb., båtruter 1 255 1 376 1 687 ..

Netto driftsutgift i kr pr. innb., transport for funksjonshemmede 45 42 36 72

Utgifter til drift av bilruter i Nordland er noe lavere i enn resten av landet. For drift av båtruter finnes det ingen tall for landet under ett. For båtruter har det vært en økning i perioden mens for bilruter er utgiften relativt stabil. Utgifter til transport av funksjonshemmede er vesentlig høyere i resten av landet enn i Nordland.



89

Skjema for risiko- og vesentlighetsvurderinger for Samferdsel




Vurdering av området i plan for forvaltningsrevisjon. (faglig anbefaling)

Kollektivtransport Fylkeskommunen har ansvaret for kollektivtrafikken i fylket (buss og båt). Kjøper inn transporttjenester etter «bruttoanbuds-prinsippet» og har selv inntekts- og markedsansvaret. Godstransport land og sjø til noen utkantstrøk.


Store og kompliserte kontrakter for innkjøp av transporttjenester medfører risiko for manglende overholdelse eller avvik fra kontraktene. Kan medføre mangler ved transporttilbudet til innbyggerne.

Mangelfull kompetanse/kapasitet til å håndtere regler for offentlige anskaffelser korrekt.

Økt økonomisk risiko for Nfk og risiko for mangler ved tjenestetilbudet i nye og oppdelte anbudskontrakter.

Inntektsansvar medfører risiko for manglende dokumentasjon og kontroll av vesentlige inntekter.

Mangler eget billetteringssystem for ferger. Risiko for feil inntektsfastsettelse.

Generelt er også store avstander, spredt bosetting, prisutvikling på kontraktene og strukturendringer i kommunene forhold som kan medføre økonomiske utfordringer: Dette kan gi utfordringer i forhold til å kunne gi et tilfredsstillende kollektivtilbud.

Den eneste lovpålagte oppgaven samferdselsavdelingen har er skoleskyss. I all planlegging/utførelse er dette hovedfokus og skal ivaretas.

Det er i tillegg tett oppfølging av inngåtte kontrakter både ift. overholdelse og eventuelle avvik.

I de tilfellene hvor det oppstår usikkerhet kjøpes tjenester eksternt og/eller benytter kompetanse hos egne jurister.

I det 3 delte anbudet inngås det bareboat121 avtaler slik at kostnadsansvaret ift. vedlikehold ikke vil medføre noe risiko for Nfk. I tillegg vil de midlertidige låneopptakene foretatt av Nfk bortfalle når ekstern finansiering er på plass.

Inntektsansvaret ivaretas gjennom rutiner som krever informasjon og dokumentasjon fra operatører. I tillegg til avstemming mellom innleverte billettoppgjør og inntektsrapporter fra billettsystem (baksystem).

Anskaffelse av eget billettsystem er

Området er vesentlig både ut fra et økonomisk og politisk perspektiv for fylkeskommunen, men er også vesentlig for brukerne av tjenestene og dermed også viktig for fylkeskommunens omdømme. Avdelingen har gjennom kvalitetssystemet omfattende interne kontrollrutiner, og er nå i ferd med å anskaffe nødvendige systemer for inntektsfastsettelse. Dette reduserer risikoen i tilknytning til inntekter. Det vurderes imidlertid å fortsatt være høy risiko knyttet til kontraktsinngåelse og oppfølging av kontrakter.

I 2013 gjennomførte fylkesrevisjonen en forvaltningsrevisjon av offentlige anskaffelser i samferdselssektoren. Her fant vi at fylkestingets vedtak som forutsatte konkurranseutsetting ved bruttoanbud kun delvis var oppfylt. Det ble også funnet at for bruttoanbudskontrakter var fylkeskommunes praksis i stor grad i tråd med regelverket for offentlige anskaffelser. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen i forrige kolonne anbefales området gitt høy prioritet i plan for forvaltningsrevisjon. Se også om anskaffelser i skjema for fellesområder.

121 Innebærer å leie et skip uten mannskap. Dersom et skip leies ut på en bareboat-avtale overlates all driftsrisiko til leietaker, dvs. Nfk i dette tilfelle.


90

Økonomiske rammer for Nfk kan påvirke tjenestetilbudet.


i ferd med å bli anbudsutsatt. Alle innsendte billettoppgjør, på nåværende tidspunkt, blir avstemt mot tilsendte inntekts-rapporter. Avvik blir tatt tak i og faktureres operatør. I mangel på eget system er håndtering av inntektsstrøm basert på et tillitsforhold til store profesjonelle aktører.

Kontinuerlig prøve å forutsi og følge opp kostnadsdrivende endringer og sørge for å holde fylkesrådet orientert om disse. Se etter smarte løsninger som gir besparelser. Være i dialog med kommunene.

I tillegg er det iverksatt et større arbeid med nytt hurtigbåt- og fergekart som også kommunene deltar i.

Prøve å påvirke de statlige overføringene

Alt i alt vurderes den gjenværende risikoen å ha stor betydning for måloppnåelsen på området.

Skoleskyss Fylkeskommunen har i henhold til opplæringsloven § 13-4 ansvaret for å organisere skoleskyss. Kommunene refunderer utgifter for grunnskoleelever etter gjeldende persontakst. Fylkestinget har i sak 04/14 vedtatt eget reglement for skoleskyss. Samferdselsavdelingen har ansvaret for at denne tjenesten leveres.

Identifiserte risikofaktorer

Trangere økonomiske rammer kan være en risiko i forhold til å sikre overholdelse av opplæringsloven.

Endret skolestruktur (nedleggelser) påvirker i stor grad omfang og kostnader. Risiko for at dette ikke fanges opp og tas hensyn til i budsjettprosess.

Drosjenedleggelser i distriktet kan medfører vansker med å gjennomføre transportoppdrag.

Risiko for at mangler ved kapasitet/kompetanse kan medføre manglende overholdelse av fylkestingets reglement.

Samferdselsavdelingen forholder seg hele tiden til opplæringsloven og må eventuelt legge ned andre tilbud.

Normal praksis er at det i forkant av endret skolestruktur gjennomføres høringer eller at kommunen tar direkte kontakt med avdelingen.

Arbeider aktivt med alternative løsninger samt inngår avtaler med privat person.

Når det gjelder skoleskyss er det 6 personer som daglig jobber med dette. Dette bidrar til mindre sårbarhet ift. sykdom og lignende.

Området er vesentlig ut fra at dette er en lovpålagt oppgave som svært mange elever er avhengig av. Avdelingen prioriterer området ved knappere økonomiske rammer. Avdelingen vurderes å ha tilfredsstillende kontroll. Alt i alt vurderes gjenværende risiko som av liten betydning for måloppnåelsen på området.

Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen i forrige kolonne anbefales området gitt lav prioritet i plan for forvaltningsrevisjon.


91


Løyvemyndighet Staten har delegert løyvemyndigheten til fylkeskommunen. Dette innebærer at samferdsel har det administrative ansvaret for drosje-, selskapsvogn- samt ruteløyver i Nordland.


Manglende oppfølging og kontroll iht. lovverk ved tildeling, bruk og opphør av løyver.


Det er utarbeidet rutiner ift. tildeling og opphør. Kontroll av løyver tilligger ikke Nfk, men politi og Statens vegvesen.

Området er viktig for søkerne til løyvene, men også ut fra et samfunnsmessig synspunkt. Avdelingen har saksbehandlingsrutiner i kvalitetssystemet som reduserer risikoen. Gjenværende risiko på området anses å ha middels betydning for måloppnåelsen på området.

Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen i forrige kolonne anbefales området gitt middels prioritet i plan for forvaltningsrevisjon.

TT- kortet Samferdselsdepartementet har pålagt fylkeskommunene å organisere en ordning med tilrettelagt transport for personer som av ulike årsaker ikke kan bruke ordinære kollektive transportmidler Hvordan det enkelte fylke organiserer transporten, og i hvilket omfang brukerne får reise, varierer mellom fylkene122. Ordningen omtales normalt som TT-ordningen. Det er


Trangere økonomiske rammer kan medføre at ordningene ikke oppfyller de behov de er ment å dekke.

Manglende overholdelse i kommunene av fylkesrådets retningslinjer123


TT-transport er ikke en lovpålagt oppgave. Ved reduksjon av den økonomiske rammen vil man forsøke å tilpasse antall brukere til denne slik at de som er innenfor ordningen ikke får et forringet tilbud.

Området er svært viktig ut fra et brukerperspektiv. Fylkeskommunens økonomiske rammer fremover vil bli redusert og dette gir økt risiko for redusert tjenestetilbud Evt. budsjettreduksjoner vil imidlertid bli behandlet av fylkestinget som gjør politiske prioriteringer som ligger utenfor


122 Rapport skrevet av Handelshøgskolen i Bodø på oppdrag fra Samferdselsdepartementet (2012). 123 Reglement for kommunene godkjent av fylkesrådet i Nordland.


92

ingen lovfestet individuell rett til TT-tjenester. Samferdselsavdelingen har ansvaret for transporttjenesten for funksjonshemmede (TT-ordningen). Formålet med ordningen er å gi brukerne et tilbud om fritidsreiser.

revisors kompetanse å vurdere. Det er imidlertid risiko for at kommunene ikke overholder fylkesrådets reglement ved tildeling av brukere. Alt i alt vurderes gjenværende risiko som av middels betydning for måloppnåelsen på området.

Samferdsels-planlegging Avdelingen har ansvar for samferdsels-planlegging eks. NTP-prosesser og Regional transportplan Nordland (RTP).


Dette er et område som i stor grad er avhengig av kunnskap. Risiko for manglende måloppnåelse vil derfor først og fremst være knyttet til at fylkeskommunen har den kompetanse og kapasitet som trengs for å ivareta disse arbeidsområdene.

Mangler ved samarbeidet med øvrige aktører.


Samferdselsavdelingen har også her fokus på overlapping. I tillegg prøver avdelingen å være i forkant med rekruttering ved oppsigelse eller pensjonering.

Innført faste møter med planavdelingen i fylkeskommunen slik at samferdselsavdelingen bl.a får kjennskap til alle høringer. Når det gjelder RTP gjennomføres denne i henhold til Plan- og bygningsloven noe som medfører høringer.

Viktig område ut fra samfunnsmessige og politiske perspektiv. Avdelingen synes å ha kontroll på området. Gjenværende risiko vurderes å være av middels betydning for måloppnåelse på området.



93

KOSTRA-tall124

Virksomhetsområde: Veg og fylkesferjer

Nordland

Landet uten Oslo

2013 2014 2015 2015

Fylkesvei i alt, kilometer 4 113 4 109 4 108 44 497

Antall fylkesveifergesamband 21 23 23 ..

Netto driftsutgifter i kr pr. innb., fylkesveier 1 951 2 323 2 525 1 643

Brutto investeringsutgifter i kr pr. innbygger, fylkesveier 4 192 3 757 1 709 1 714

Netto driftsutgifter i kr pr. innb., fylkesveiferger 1 643 2 003 2 234 ..

Andel fylkesvei uten fast dekke 11,5 9,4 6,9 8,8

Andel kilometer fylkesveg med dårlig eller svært dårlig dekketilstand 47,2 49,5 50,3 43,9

Personer drept eller skadd i veitrafikkulykker125 Hele landet126

Dødsulykker i alt 12 10 9 103

Personer drept 12 10 9 118

Skadde i alt 277 293 232 5 791

Hardt skadde 35 30 21 668

124 Ureviderte tall per 18. mars 2016 (konsern). 125 Tallene for 2013 og 2014 er hentet fra SSB statistikkbanken tabell 09006. Tallene for 2015 (både for Nordland og hele landet) er hentet fra tabell 10209 og er foreløpige

tall. Neste publisering fra SSB på disse tallene er 31. mai 2016.

126 Her er også tall for Oslo med.


94

Skjema for risiko- og vesentlighetsvurderinger for Veg og fylkesferjer




Vurdering av området i plan for forvaltnings-revisjon (faglig anbefaling)

Investeringer fylkesveger Det investeres blant annet i forsterkning, utbedring og utbygging av fylkesvegnettet. Eksempler på investeringer: Standardheving av veger og fergekaier, rassikring, trafikksikkerhet, miljø, kollektivtrafikk og gang- og sykkelvei.


Uklare beskrivelser av fullmakts-/ myndighetsforhold i fylkeskommunens delegasjonsreglement

Mangelfull rapportering/informasjonsflyt mellom SVV og Nfk medfører risiko for at prosjektene ikke blir gjennomført i samsvar med budsjett og fremdriftsplan

Manglende kompetanse og ressurser i SVV til å gjennomføre prosjekter


Konflikt med entreprenører

Uforutsette kostnadsøkninger i forhold til bevilgning.

Uklarheter med fullmakter vil bli rettet opp i fylkestingssaken om delegasjon (mars 2016). Det pågår en tett dialog mellom Nfk og SVV for å få sikre korrekt rapportering. SVV region nord har rekruttert inn svært mange nye medarbeidere siste år og har god tilgang på kvalifiserte søkere. Sørge for forutsigbarhet og likebehandling gjennom kvalitetssikring, samarbeid og samhandling med prosjekterende og entreprenører. Kontinuerlig fokus på usikkerhet i prosjekter gjennom praktisk usikkerhetsstyring.

Dette området er viktig for Nfks omdømme. Det er også viktig ut fra et politisk, økonomisk, brukernes, miljø- og samfunnsmessig perspektiv. SVV har gjennomført, eller har tenkt å gjennomføre tiltak som vil redusere risikofaktorene. Dette gjelder både de fylkesrevisjonen og de SVV selv har identifisert. Etter en samlet vurdering anser vi at den gjenværende risikoen har middels betydning for måloppnåelsen på området.

Fylkesrevisjonen har nylig gjennomført forvaltningsrevisjon på fylkesveg som blir behandlet i fylkestinget i april 2016. Her har vi bl.a. sett på i hvilken grad fylkestingets budsjettvedtak er fulgt opp når det gjelder investeringer på veg. Fylkesrevisjonen fant bl.a. at fylkestingets vedtatte investeringsrammer for veg ikke er overholdt i 2013 og 2014. Fylkestinget vedtok et investeringsbudsjett for 2016 på fylkesveger med en samlet utgiftsramme på kr 712 mill. Det totale investerings-budsjettet for 2016 er på kr 1 172,9 mill. På bakgrunn av at


95

veginvesteringene utgjør en så stor del av investeringsbudsjettet, samt risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler vi at området gis høy prioritet i planen for forvaltningsrevisjon. Fylkesrevisjonen mener det er mest hensiktsmessig å gjennomføre en forvaltningsrevisjon i slutten av perioden, iom at vi nettopp har gjennomført et prosjekt på fylkesveg.

Drift og vedlikehold127 av fylkesvegnettet Drift og vedlikehold skal sikre at vegnettet er egnet til bruk for trafikantene over hele året, at vegnettet opprettholder sin funksjon og at infrastrukturen blir tatt vare på (FT 156/2014 s. 107).


Manglende kompetanse og ressurser medfører risiko for at SVV ikke vil kunne utføre tilfredsstillende drift og vedlikehold av fylkesveinettet

Utilstrekkelige økonomiske rammer medfører risiko for et økende vedlikeholdsetterslep

Vanskelige markedsforhold: - Høye priser pga. presset marked - Monopolisering, ingen tilbydere - Usikkerhet på kostnadsanslag (angitt i +-

prosentandel)

SVV vil ikke kunne levere på grunn av

SVV region nord har rekruttert inn svært mange nye medarbeidere siste år og har god tilgang på kvalifiserte søkere. Løpende drift prioriteres for å sikre framkommelighet og sikkerhet. Vedlikeholdsmidler prioriteres til de mest kritiske områdene. Det er god konkurranse på utlyste drifts- og El-kontrakter. Også på mindre vedlikeholdsjobber er det flere

Dette området er viktig for Nfks omdømme. Det er også viktig ut fra et politisk, økonomisk, brukernes og samfunnsmessig perspektiv. SVV har gjennomført, tiltak som vil redusere flere av de identifiserte risikofaktorene. Den gjenværende risikoen er i hovedsak knyttet til vedlikeholdsetterslepet. Samlet sett anses den

Som referert til over har fylkesrevisjonen nylig gjennomført forvaltningsrevisjon på fylkesveg som blir behandlet i fylkestinget i april 2016. Her har vi bl.a. sett på i hvilken grad Nfk ivaretar sitt ansvar for å vedlikeholde fylkesvegene. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler fylkesrevisjonen at dette området gis middels

127 Drift omfatter alle oppgaver og rutiner som er nødvendige for at anlegg eller tekniske innretninger skal fungere som planlagt. Vedlikehold er tiltak som er nødvendige for

å opprettholde standarden på vegdekker, grøfter, bruer, tunneler og tekniske anlegg/installasjoner i tråd med fastsatte kvalitetskrav, jf. FT 156/14 s.107.


96

ulykker og ras. Her har ikke administrasjonen identifisert noen risikofaktorer.

tilbydere på. Asfaltmarkedet følges spesielt, også her er det flere tilbydere nå. SVV har en god organisasjon til å takle værhendelser/ ulykker som medfører vegstenging.

gjenværende risikoen å ha middels betydning for måloppnåelsen på området.

prioritet i plan for forvaltningsrevisjon.

Drift fylkesvegferjer Fylkeskommunen har ansvaret for drift av ferjesamband knyttet til fylkesvegene. Drift av fylkesvegferje består i hovedsak av kjøp av fergetjenester. Fylkestinget vedtok i sak 67/04 at det skal brukes konkurranse som hovedprinsipp for framtidig kjøp av transporttjenester. De forskjellige samband konkurranseutsettes etter hvert som gjeldende avtaler utløper. Fylkestinget vedtok i sak 91/04 at bruttokontrakter skal legges til grunn ved anbudskonkurranser innen transporttjenesten. Bruttokontrakt er kontrakt der trafikkselskapene har kostnadsansvaret for rutekjøringen, mens fylkeskommunen har inntektsansvaret.




Kapasitetsproblemer

Manglende eller mangler ved system og rutiner

Uavklarte ansvarsforhold De ovennevnte risikofaktorene medfører risiko for overtredelse av (eksternt og internt) regelverk, samt risiko for at en kjøper varer og tjenester som ikke er optimale i forhold til pris, kvalitet og behov.

Manglende oppfølging, kontroll og evaluering av inngåtte kontrakter medfører risiko for dårlig drift av fylkesveifergene.

Endringer i inntektssystemet til fylkeskommunene, der Nordland fylkeskommune får betydelig reduksjon i overføring fra staten.

Økte kostnader tilknyttet driften av fylkesvegferjesamband som i nær tid skal anbudutsettes på grunn av at det kreves nyere og større materiell gjennom kommende anbudsutsettinger.

Kontraktene følges opp løpende av ferjeseksjonen. Ferjeseksjonen er aktiv med i prosjektet Nye samferdselskart. Inngår i prosjektet Nye samferdselskart. Fylkestinget fastsetter gjennom sine årlige budsjettvedtak servicetilbudet på ferjesiden.

Dette området er viktig for Nfks omdømme. Det er også viktig ut fra et politisk, økonomisk, brukernes og samfunnsmessig perspektiv. Det er i svært liten grad oppgitt tiltak som vil redusere de identifiserte risikofaktorene. Det vises til prosjektet Nye samferdselskart. Det er vanskelig for fylkesrevisjonen å vurdere på hvilken måte dette prosjektet vil redusere risikofaktorene utover at det skal redusere kostnadene på dette området. Samlet sett vurderes den gjenværende risikoen på området å ha stor betydning for

Fylkesrevisjonen gjennomførte i 2012/13 forvaltningsrevisjon der vi så på i hvilken grad Nfk følger fylkestingets vedtak om konkurranseutsetting (FT 67/04) og gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser, ved innkjøp av buss- og båttjenester. Undersøkelsen viste at fylkeskommunen kun delvis hadde oppfylt fylkestingets vedtak fra 2004 som forutsatte konkurranseutsetting ved bruttoanbud. Fylkesrevisjonen har også gjennomført forvaltningsrevisjon på universell utforming som skal behandles i fylkestinget 2016. Her ble det bl.a. sett på i hvilken grad Nfk ivaretar kravet om at det skal tas hensyn til universell utforming i forbindelse


97

De to ovennevnte faktorene medfører risiko for et dårligere tilbud på ferjesiden med for eksempel reduksjon i antall anløpssteder, færre avganger, kortere åpningstider og mindre supplering i sommermånedene. Her har ikke administrasjonen identifisert noen risikofaktorer.

måloppnåelsen på området.

med anskaffelser av ferje, herunder brukermedvirkning, konkurransegrunnlag og kontroll med anskaffelsen. Nfk har igangsatt et prosjekt hvor det skal utarbeides et nytt samferdselskart for ferge- og hurtigbåttilbudet i Nordland fylke som forventes ferdigstilt i 2017. I påvente av resultatene med utforming av nytt «samferdselskart» for ferje- og hurtigbåtrutetilbudet i Nordland, vil kommende anbud som reutlyses i nær fremtid gjelde for korte tidsperioder128. Fylkesrevisjonen anbefaler at dette området gis middels prioritet i plan for forvaltningsrevisjon. Dette er på bakgrunn av at dette til en viss grad er berørt i våre to prosjekt nevnt over, samt prosjektet om nytt

128 Dette fremgår av økonomiplan 2016-19 budsjett 2016 (FT 164/15).


98

samferdselskart.

Trafikksikkerhet Fylkeskommunen har et ansvar for å tilrå og samordne tiltak for å fremme trafikksikkerheten i fylket, jf § 40a vegtrafikkloven. I Nordland har fylkeskommunen delegert dette ansvaret til Nordland fylkes trafikksikkerhetsutvalg (NFTU) Nullvisjonen legges til grunn i trafikksikkerhetsarbeidet. Dette er en visjon om et transportsystem som ikke skal føre til drepte og hardt skadde i trafikken, jf FT 127/13 handlingsplan for trafikksikkerhet 2014-2017.


Mangler ved, eller manglende koordinering og samarbeid mellom de ulike aktørene på området (offentlige myndigheter og frivillige organisasjoner)

Manglende, eller mangelfullt styringsdokument som klargjør ansvar, roller og samarbeidet mellom aktørene på området

Manglende oppfølging og evaluering av virkemidler og tiltak

Manglende eller redusert bevilgning til kommunalt trafikksikkerhetsarbeid medfører risiko for at kommunene nedprioriterer

SVV er den tyngste trafikksikkerhetsetaten i Norge og jobber tett opp mot mange ulike etater, institusjoner og frivillige organisasjoner. I dette inngår også ivaretakelse av trafikksikkerheten på fylkesvegnettet i Nordland. NFTU er også en viktig aktør og har levert bidrag til omtalen av Nordland i «Nasjonal tiltaksplan for trafikksikkerhet på veg 2014-2017». SVV jobber ut fra trafikksikkerhetsmålsettinger fastsatt av Stortinget gjennom Nasjonal transportplan (NTP), samt «Nasjonal tiltaksplan for trafikksikkerhet på veg 2014-2017». NFTUs virksomhet og tiltak er nedfelt i fylkets «Handlingsplan for trafikksikkerhet 2014-2017». Dette blir gjort ved evaluering «Nasjonal tiltaksplan for trafikksikkerhet på veg 2014-2017» samt fylkets handlingsplan for trafikksikkerhet 2014-17 (FT 127/13). Posten til trafikksikkerhetstiltak er ikke redusert. Den er viktig også

Dette området er viktig for brukerne, samt viktig sett ut fra et politisk, økonomisk og samfunnsmessig perspektiv. Det er satt i verk tiltak som reduserer de identifiserte risikofaktorene, samt risikofaktorene SVV selv har identifisert. Samlet sett anser fylkesrevisjonen at den gjenværende risikoen er lav og at den vil ha middels betydning for fylkeskommunens måloppnåelse på området.

Fylkesrevisjonen har ikke gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området tidligere. Fylkesrevisjonen kjenner til at to andre revisjonsenheter har gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området der de bl.a. har sett på samhandlingen i trafikksikkerhetsarbeidet. Basert på risiko- og vesentlighetsvurderingen anbefaler fylkesrevisjonen at dette området gis middels prioritet.


99

arbeidet

De ovennevnte risikofaktorene medfører risiko for manglende måloppnåelse. Risikofaktorer identifisert av administrasjonen:

Tyngre kjøretøyer på vinterføre

Trafikkulykker som følger av hjorteviltpåkjørsler

for å gi kommunene et insitament til å lage egne trafikksikkerhetsplaner. SVV er tilført flere nye stillinger til sin utekontrollenhet. SVV tester ulike varslingssystemer i tillegg til krattrydding


100

5. Innspill på prosjekt fra fylkestings-representanter og fra administrasjonen I forbindelse med arbeidet med den overordnede analysen har fylkesrevisjonen vært i kontakt med fylkestingsrepresentanter og administrasjonen. Her har vi har blant annet fått innspill på tema for prosjekt. Disse forslagene er oppsummert her og er delt inn etter virksomhetsområde.

Innspill fra fylkestingsrepresentanter

Fellesområde (økonomi, administrasjon og fylkesrådsleders kontor)

• Ansettelssystemet - prosedyrer og oppfølging?

• Oppfølging og gjennomføring av kvalitetsutviklingssystemet?

• Systemet for risiko og sårbarhets analyse - kriseberedskap (jfr. bombetrusler i vg.skole)?

• Etter - og videreutdanning av ansatte?

• Fysisk sikring under fylkestingssamlingene.

• Hva gjør Nordland fylkeskommune med de avviksmeldingene de får? Hva skjer f.eks dersom det

er meldt inn at elevene ikke får det undervisningstilbudet (timene) de har krav på?

• Hvordan brukes ressursene i administrasjonen og brukes de på en god måte?

Utdanning

• Nærvær - eller mest kjent som frafall - hvorfor slutter unge i vg.opplæring?

• Oppfølging av lærlinger fram til fag-/svennebrev?

• Opplæringskontorenes rolle i videregående opplæring?

• Ledelsens oppfølging av kvalitetsutviklingssystemet i skole og lærebedrift?

• Etterlevelse av opplæringsloven – får elevene det timeantallet de har krav på?

Næring og regional utvikling

• Kommunenes næringsfond - bruken og effekten av bevilgede regionale midler?

• Konsekvenser av endrede statlige kriterier for tildeling av regionale midler?

• Avdelingens forvaltning av tilskuddsordninger?

• Innovasjon og entreprenørskap?

• Rekruttering til Nordlands arbeids- og næringsliv?

• Kompetanse for framtidig næringsvirksomhet?

Kultur og miljø

• Hvordan ivaretas de miljømessige hensyn når det gjelder å anbefale utvinning av de naturgitte

ressurser som vann, olje etc?

• Kulturminnevern?


101

Samferdsel

• Hva gjøres når det gjelder overgang til - og satsing på miljøvennlig (grønn energi)

transportløsninger/kollektiv gods - og person tilbud?

• Samordning av de ulike kommunikasjonstilbud?

• Har Nfk god nok kompetanse og oversikt over behov ved anbudskontrakter på ferje og båt?

Folkehelse

• Hvilken konkret innvirkning har de fylkeskommunale satsinger på folkehelsen i kommunene?

Innspill fra administrasjonen

• Hvordan få de ulike programmene (datasystemene) til å snakke med hverandre? For eksempel

Wisma og WebSak.

• Har man oppnådd det som var ønsket med omorganiseringen av økonomi?

6. Samlet oversikt – anbefalt prioritering Her gir vi en samlet oversikt over hvilken prioritering fylkesrevisjonen har anbefalt for de ulike områdene i den 4-årige planen for forvaltningsrevisjon.

Tabell 6 Oversikt over anbefalt prioritet i plan for forvaltningsrevisjon.

Skjema Område/oppgaver Vesentlighetsvurdering Anbefaling

Fellesområder Internkontroll for forvaltning og regnskap og budsjett

Middels betydning Høy prioritet

Saksbehandling Stor betydning

Høy prioritet

Datasystemer og andre støttefunksjoner

Stor betydning Høy prioritet

Informasjonssikkerhet

Middels betydning Middels prioritet

Organisasjon og personal Middels betydning Middels prioritet

Anskaffelser Stor betydning Høy prioritet

Universell utforming Middels betydning Lav prioritet

Internasjonalt arbeid Liten betydning Lav prioritet

Etikk Middels betydning Middels prioritet

Beredskap og krisehåndtering



102

Folkehelse Fremme folkehelse Liten betydning Lav prioritet

Oversikt over helsetilstanden Liten betydning Lav prioritet

Handlingsplan folkehelsearbeid

Liten betydning Lav prioritet



Tannhelse Tannhelse - tilgjengelighet Stor betydning

Høy prioritet

Handlingsplan folkehelsearbeidet

Stor betydning

Høy prioritet

Forebygging og behandling


Prioriterte grupper


Vederlag

Middels til lav betydning

Lav prioritet

Kultur Kulturvirksomhet Middels betydning Middels prioritet

Fylkeskommunens arkivoppgaver


Fylkeskommunens bibliotekoppgaver


Kulturminneforvaltning


Tilskuddsforvaltning Stor betydning Høy prioritet

Miljø Miljø – bærekraftig utvikling Liten betydning Lav prioritet

Vannforvaltning


Forvaltning av vilt og innlandsfisk


Friluftsliv Middels betydning Middels prioritet

Regional planmyndighet Stor betydning Høy prioritet

Tilskuddsforvaltning Stor betydning Høy prioritet

Utdanning Frafall Stor betydning Høy prioritet

Tilpasset opplæring Middels betydning Middels prioritet

Spesialundervisning Stor betydning Høy prioritet

Voksne uten vgs Liten betydning Lav prioritet


103

Opplæringstilbud for barn/ungdom i helseinstitusjoner og institusjoner


Opplæringstilbud i fengsel Lav betydning Lav prioritet

Oppfølging av elever/oppfølgingstjenesten


Elevenes skolemiljø Middels betydning Middels prioritet

Minoritetsspråklige Middels betydning Høy prioritet

Kvalitetssystemet Middels betydning Middels prioritet

Næring og regional utvikling

Regional utviklingsaktør Stor betydning Høy prioritet

Planarbeid Liten betydning Lav prioritet

Jaktlisenser, fiskeri og havbrukskvoter


Oppgaver i forhold til Nordlands samiske befolkning


Eiendom Eiendomsforvaltning Stor betydning Høy prioritet

Samferdsel Kollektivtransport Stor betydning Høy prioritet

Skoleskyss Liten betydning Lav prioritet

Løyvemyndighet Middels betydning Middels prioritet

TT-kortet Middels betydning Middels prioritet

Samferdselsplanlegging Middels betydning Middels prioritet

Veg og fylkesferjer

Investering fylkesveger Middels betydning Høy prioritet

Drift og vedlikehold veg Middels betydning Middels prioritet

Drift fylkesvegferjer Stor betydning Middels prioritet

Trafikksikkerhet Middels betydning Middels prioritet

Vedlegg 1 – Oversikt over lover og styringsdokumenter

104

Oversikt over lover som gjelder for kommunal og fylkeskommunal virksomhet og styringsdokumenter for Nordland fylkeskommune129

Sentrale, generelle lover for fylkeskommuner: Kommuneloven (1992) Forvaltningsloven (1967) Offentleglova (2006) - (ikrafttredelse 1.1.2009) Lov om offentlige anskaffelser (1999) Arbeidsmiljøloven (2005) Diskriminerings- og tilgjengelighetsloven (2013) Likestillingsloven (2013) Personopplysningsloven (2000) Arkivlova (1992) Valgloven (2002) Forsøksloven (1992) Inndelingslova (2001) Lov om interkommunale selskaper (1999) Merverdiavgiftsloven (2009) Lov om momskompensasjon for merverdiavgift (2003) Bokføringsloven (2004)

Sentrale særlover som angår fylkeskommunal virksomhet: Plan- og bygningsloven (2008) Opplæringslova (1998) Fagskoleloven (2003) Friskolelova (2003) Kulturminneloven (1978) Kulturlova (2007) Folkebibliotekloven (1985) Veglova (1963) Yrkestransportlova (2002) Vegtrafikkloven (1965) Tannhelsetjenesteloven (1983) Helsepersonelloven (1999) Helseregisterloven (2014) Folkehelseloven (2011) Akvakulturloven (2005) Havressurslova (2008) Naturmangfoldloven (2009) Friluftsloven (1957) Viltloven (1981) Lakse- og innlandsfiskloven (1992) Forurensningsloven (1981) Vassdragsreguleringsloven (1917) Vannressursloven (2000) Omstillingslova (2008) Industrikonsesjonsloven (1917)

Styringsdokumenter - Nordland fylkeskommune Økonomiplan 2016-2019 og budsjett 2016 (FT 164/2015) Reglement for delegering av myndighet fra fylkestinget (FT 52/16) Reglement for delegering av myndighet fra fylkesrådet (FR 25/13)130 Fylkesplan for Nordland 2013-2025 (FT 8/13) Økonomihåndboka del 1, versjon pr september 2015 (FR 263/15)

129 Oversikten er ikke uttømmende. 130 Dette reglementet er under revidering og det nye reglementet blir antakelig vedtatt av fylkesrådet i løpet av

mai.

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1992-09-25-107?q=kommuneloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1967-02-10?q=forvaltningsloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2006-05-19-16?q=offentleglova

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1999-07-16-69?q=Lov%20om%20offentlige%20anskaffelser

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2005-06-17-62?q=Arbeidsmiljøloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2013-06-21-61?q=Diskriminerings-%20og%20tilgjengelighetsloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2013-06-21-59?q=likestillingsloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2000-04-14-31?q=personopplysningsloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1992-12-04-126?q=arkivlova%20med%20forskrifter

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2002-06-28-57?q=valgloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1992-06-26-87?q=Forsøksloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2001-06-15-70?q=inndelingslova

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1999-01-29-6?q=Lov%20om%20interkommunale%20selskaper

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2009-06-19-58


https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2004-11-19-73?q=Bokføringsloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2008-06-27-71?q=plan%20og%20bygningsloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1998-07-17-61?q=opplæringsloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2003-06-20-56?q=Fagskoleloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2003-07-04-84?q=friskolelova

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1978-06-09-50?q=kulturminneloven

http://sfkss.nfk.no/EK/dhttps:/lovdata.no/dokument/NL/lov/2007-06-29-89?q=kulturlova

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1985-12-20-108?q=Folkebibliotekloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1963-06-21-23?q=veglova

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2002-06-21-45?q=lov%20om%20yrkestransport

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1965-06-18-4?q=vegtrafikkloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1983-06-03-54?q=tannhelsetjenesteloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1999-07-02-64?q=Helsepersonelloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2014-06-20-43?q=Helseregisterloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2011-06-24-29?q=Folkehelseloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2005-06-17-79?q=Akvakulturloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2008-06-06-37?q=Havressursloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2009-06-19-100?q=Naturmangfoldloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1957-06-28-16?q=friluftsloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1981-05-29-38?q=Viltloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1992-05-15-47?q=Lov%20om%20laksefisk%20og%20innlandsfisk

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1981-03-13-6?q=Forurensningsloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1917-12-14-17?q=Vassdragsreguleringsloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2000-11-24-82?q=Vannressursloven

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2008-06-06-38?q=Lov%20om%20meldeplikt%20ved%20nedlegging


Vedlegg 2 – Gjennomførte forvaltningsrevisjoner og selskapskontroll i perioden 2012-2016

År Tittel

2016 Fylkesveg

2016 Universell utforming

2014 Selskapskontroll – Nordland Næringsvekst AS

2014 Tilskuddsmidler i folkehelse-, kultur- og miljøavdelingen

2014 Oppfølging av IA-avtalen

2014 Informasjonssikkerhet ved elektronisk behandling av personopplysninger

2013 Rammeavtaler og innkjøpspraksis

2013 Offentlige anskaffelser i samferdselssektoren

2013 Inventar og utstyrskontroll

2013 Fylkeskommunens kunstsamling

2012 Sykepengerefusjon

2012 Eiendomsforvaltningen For å se på andre forvaltningsrevisjoner gjennomført av fylkesrevisjonen i Nordland før 2012 gå inn på: https://www.nfk.no/filOversikt.aspx?MId1=16241&FilkategoriId=602.

https://www.nfk.no/handlers/fh.ashx?FilId=39729












https://www.nfk.no/filOversikt.aspx?MId1=16241&FilkategoriId=602

WWW.NFK.NO

OVERORDNET ANALYSE 2016-2019 - nfk.no · Del 1 overordnet analyse av Nfks virksomhet -...

Documents

Transcript of OVERORDNET ANALYSE 2016-2019 - nfk.no · Del 1 overordnet analyse av Nfks virksomhet -...