OUTSOURCE

Siła zdalnej współpracy

Wykład z kursu Digital Frontier – digitalfrontier.pl

Dlaczego outsource

Problemy produkcyjne

Tak mało czasu, tak wiele do zrobienia. Możemy zmniejszyć zakres, albo

zwiększyć zespół, aby podołać wyzwaniu.

Jeśli mamy budżet, to dlaczego ciąć – wyprodukujmy to, co potrzebne.

Tylko „kim” to zrobić?

Budowanie zespołu

Proces rekrutacji jest bardzo długi i kosztowny: Niewielu doświadczonych i utalentowanych

kandydatów – wszyscy gdzieś pracują. Przejęcia są trudnym, kosztownym procesem. Rekrutacja zajmuje czas.

Pracownicy rodzą długoterminowe zobowiązania, a potrzeby gry bywają bardzo zmienne w czasie. Musimy być fair wobec naszych pracowników – to nie są robotnicy sezonowi.

Człowiek i jego maszyna

Nowi członkowie zespołu to nie tylko zobowiązania płacowe.

Dobry artysta lub animator pociąga za sobą olbrzymią inwestycję w stanowisko pracy, nierzadko sięgającą 30 tysięcy złotych na sprzęt i oprogramowanie.

Oprogramowanie, którego trudno się pozbyć, gdy przestanie być potrzebne.

Sezonowość i specyfika

W długim procesie tworzenia gry często pojawia się krótkotrwałe zapotrzebowanie na efekty pracy bardzo specyficznych specjalistów.

Utrzymywanie w zespole ludzi, z których będziemy korzystać jedynie w pewnych okresach jest niedobre dla zespołu i tych ludzi.

Cały proces produkcji ma fazy, w których zmienia się zapotrzebowanie na konkretnych specjalistów.

Sięgnijmy po outsource

Outsource jest dobrym kompromisem pomiędzy: Jakością, Kosztami, Potrzebami produkcyjnymi, Możliwościami zespołu, Poważnym traktowaniem członków zespołu.

Co nadaje się na outsource

Elementy powstające w miarę ustalonych, powtarzalnych procesach produkcyjnych.

Elementy o ścisłych i dokładnych specyfikacjach.

Procesy nie wymagające bezpośredniego i ciągłego udziału ludzi z zespołu.

Co nadaje się na outsource

Przykładowo: Elementy grafiki 3D i 2D, Animacje, Muzyka, efekty dźwiękowe, voice overs, Sekwencje CGI, Lokalizacja, QA, Część designu (np. fabuła, dialogi), Koncepty graficzne, Portowanie na inne platformy.

Fakty i mity

Outsource jest metodą na zrobienie czegoś, czego nie jesteśmy w stanie zrobić sami.

Nie jest jego głównym celem zaoszczędzenie sobie pieniędzy (choć czasem się udaje).

Dobra jakościowo robota dużo kosztuje, nawet jeśli robi się ją w egzotycznych krajach.

Oszczędzanie na outsource zemści się niemiłosiernie.

Organizujemy outsource

Ktoś musi tym zarządzać

Nie obarczajmy zadaniem organizacji outsource kogoś, kto już mocno zajęty się czymś innym.

Najlepiej mieć dedykowanego managera, który zajmie się organizacją tego procesu: Współpraca z partnerami zewnętrznymi, Współpracą z członkami zespołu, Administracja.

Organizacja pracy wewnątrz zespołu jest równie ważna!

Co robi outsource manager

Wyszukuje partnerów zewnętrznych: firmy lub osoby.

Negocjuje z nimi warunki współpracy: stawki, terminy, umowy.

Przeprowadza prace testowe. Buduje bazę prac przykładowych –

benchmarków. Przygotowuje specyfikacje prac – głównie

wewnątrz zespołu.

Co robi outsource manager

Zleca prace. Nadzoruje podstęp prac. Zbiera opinie o dostarczonych pracach i

dostarcza je partnerom. Odbiera wykonane prace, weryfikuje je i

dokonuje finalnej akceptacji. Pilnuje zamknięcia umów – głównie w

zakresie płatności. Czasem integruje dostarczone prace z

zasobami gry.

Komunikacja

Jak łatwo zauważyć, spora część zadań managera outsource’u to komunikacja.

Dobra komunikacja jest kluczem do sukcesu dobrego outsource’u.

Ważne: to nie tylko komunikacja na zewnątrz, ale równie ważna komunikacja wewnątrz zespołu.

Zespół też ma obowiązki

Zadaniem managera jest maksymalne odciążenie zespołu, ale obowiązki nie znikną całkowicie: Projektowanie i przygotowywanie

specyfikacji, Szybkie recenzowanie dostarczonych prac, Podejmowanie jednoznacznych decyzji.

Trzeba ustalić, kto ma wspierać managera: oddelegować część ludzi do wspierania outsource’u.

Platforma komunikacji

E-mail/IM sprawdza się w zakresie komunikacji pomiędzy dwoma osobami. Gdy w proces wciągniętych jest więcej osób, to trzeba poszukać innych platform.

Dobrze, aby wszyscy zaangażowani mieli w miarę dobry dostęp do postępów prac, a umożliwienie śledzenia ich także innym członkom zespołu pozwala im na dzielenia się uwagami i opiniami.

Forum

Specjalne forum dyskusyjne może być niezłą platformą komunikacyjną pomiędzy partnerami, a całym zespołem.

Prace zlecane są jako nowe wątki na forum, a postępy prac są raportowane jako kolejne wpisy.

Do wpisów dołącza się obrazki czy pliki wynikowe.

Osoby decyzyjne recenzują w swoich wpisach.

Forum

Rozbudowane mechanizmu zezwoleń dostępu pozwalają na kontrolę nad tym, co widzą partnerzy zewnętrzni oraz zespół.

Fora ogólne z benchmarkami, wytycznymi oraz przykładami.

Fora dedykowane poszczególnym partnerom, gdzie widzą tylko swoje zlecenia.

Partnerzy nie widzą siebie nawzajem. Poufność także przydaje się partnerom, nie

tylko nam.

Tablice Trello

Mogą być dobrym mechanizmem komunikacji.

Listy to etapy pracy. Karteczki to zlecenia. Możliwość komentowania. Możliwość dołączania obrazków oraz

innych plików. Ograniczona kontrola nad dostępem. Ale prosto i wygodnie.

Pozyskiwanie partnerów

Skąd brać partnerów?

Wśród znajomych z branży znajdziemy wielu, którzy będą chcieli sobie dorobić.

Dajmy ogłoszenie na forach branżowych, np. max3d.pl

Poszukajmy ich za granicą. Skorzystajmy z wyspecjalizowanych

serwisów: oDesk.com

Testowanie

Testujmy nieznanych nam partnerów. Portfolio może być imponujące, ale realia

współpracy już niekoniecznie. Testujmy na elementach, których

potrzebujemy do gry. Jeśli test jest pozytywny, partner otrzymuję

zapłatę jak za wykonaną pracę. Jeśli nie, to nie.

Jeśli test szybko wypada źle, nie przeciągajmy go – to oszczędzi kłopotów obu stronom.

Umowa musi być

Umowa z przekazaniem autorskich praw majątkowych jest bezwzględnie konieczna!

Wywiązujmy się z warunków umowy: Recenzujmy i oceniajmy na czas, Realizujmy płatności zgodnie z umową.

Pamiętajmy, że partner może nas nie znać i będzie chciał się zabezpieczyć: zaliczki, płatności etapowe, itp.

Bądźmy fair

Proponujmy rozwiązania umowne, które zmniejszają ryzyko partnera.

Nie wykorzystujmy zapisów umowy jako środka do przeciągania spraw i odraczania płatności.

Partnerzy przeważnie nie muszą z nami współpracować. Raz zrażony partner może już nigdy z nami nie zechcieć pracować, ale i skutecznie zepsuć nam opinię.