Ouro Preto, 29 de Agosto de 2014 Dr. Elias Izeth Domingos Diretor Presidente Unimed Uberlândia.
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Gestão Corporativa e Redução de Despesas Administrativas
Ouro Preto, 29 de Agosto de 2014 Dr. Elias Izeth DomingosDiretor Presidente Unimed
Uberlândia
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1. Como gerar receitas suficientes para suportar os custos da sua atividade (as receitas dependem sobretudo do mercado, os custos dependem da própria empresa);
2. Como reduzir os gastos desnecessários sem comprometer a eficiência, eficácia e a qualidade dos serviços prestados;
3. Reduzir custos sem implicar na transformação do clima organizacional em um clima mais tenso;
4. Redução de custos não deve ser um sacrifício, mas um beneficio conjunto para toda a empresa. Uberlândi
a
Contexto, Desafios e Objetivos:
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1. Custo regulatório - exigências da ANS (call center 24 horas, ouvidoria, auditorias trimestrais e anuais, etc.;
2. Processos abertos na justiça;
3. Investimentos para melhorar o atendimento ao cliente;
4. Contratação de equipes especializadas (aumento de pessoal);
5. Programas de relacionamento com os médicos;
6. Desenvolvimento de plataforma tecnológica para facilitar a liberação de procedimentos.
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Causas crescimento despesas OPS
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Existem duas classificações de custos: Custos de Produção; e
Despesas Operacionais Administrativas; Pesquisa e desenvolvimento; e Vendas.
• As despesas Administrativas ocorrem por decisão dos gestores.
• Nas despesas administrativas incluem todos os gastos necessários para a gestão das operações da empresa, tais como pessoal, viagens, telefone, correio, energia elétrica, marketing, localização e funcionamento, entre outros.
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Conceitos
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Para a gestão eficaz da cooperativa, o que inclui a otimização das despesas administrativas a Unimed Uberlândia implantou as seguintes ferramentas:1. Planejamento Estratégico:
• Cria a consciência das suas oportunidades e ameaças e dos seus pontos fortes e fracos para o cumprimento da missão evitando os riscos.
2. Balanced Scorecard (BSC):• Sistema de informação para gerenciamento da
estratégia empresarial. Uberlândi
a
Ferramentas gestão despesas administrativas
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3. Orçamento Empresarial:• É o plano financeiro para determinado exercício baseado no
compromisso dos gestores em termos de metas a serem alcançadas.
• Há acompanhamento mensal, através de reuniões, onde os resultados realizados são confrontados com os orçados. Esse acompanhamento é essencial para evitar erros, riscos e desperdícios.
4. Controle Orçamentário:• É o instrumento que deve identificar resultados em relação
ao que planejou para dado período e decidir ações que ajustem as metas no futuro ou que permitam manter aquelas que foram decididas.
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Ferramentas gestão despesas administrativas
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5. Analise de Desempenho: Calcular a eficiência dos gestores; Identificar as áreas onde ações corretivas devem
ser implementadas; Assegurar que os gestores estão motivados; Comparação entre o desempenho dos diferentes
setores; Perceber estilos de liderança; Identificar os efeitos do orçamento nas pessoas.
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Ferramentas gestão despesas administrativas
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6. Centros de Responsabilidade: Unidades criadas para acumulação dos dados
das transações e elementos patrimoniais. Segue a estrutura hierárquica da empresa.
Instrumento que permite não somente identificar se a empresa está com problemas, mas identificar qual a área de responsabilidade que está gerando este problema.
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Ferramentas gestão despesas administrativas
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Uberlândia
Centro de Responsabilidades
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Exemplo: Controle Gestão por Centros de Responsabilidade
CÓDIGO CENTRO DE RESPONSABILIDADE RESPONSÁVEL ORÇADO REALIZADO Δ%1.05.01.99 GERENCIA ADMINISTRATIVO FINANCEIRO UBIRATAN1.05.02.99 PLANEJAMENTO E INFORMACAO CLAYTON1.05.03.99 CONTABILIDADE CLEITON1.05.04.99 FINANCEIRO RENATO1.05.05.99 JURIDICO WANESSA1.05.06.99 CADASTRO MARIA APARECIDA1.05.07.99 GESTAO DE PESSOAS LAURA MESQUITA1.05.08.99 SECRETARIA CLELIA1.05.09.99 SUPRIMENTOS CARLOS1.05.10.99 CONTROLADORIA RONALDO1.05.11.99 PROJETOS E PROCESSOS SONIA1.05.12.99 NAR - NUCLEO DE ASSUNTOS REGULATÓRIOS JANAINA
UNIDADE: GESTÃO ADMINISTRATIVA FINANCEIRA
Valo
res
Valo
res
%
TOTAL DAS DESPESAS ADMINISTRATIVAS DA UNIDADE
Exemplo: Todo mês após o fechamento contábil, é gerado um relatório por centro de responsabilidade, onde é feito a discriminação de todas as despesas de cada setor da cooperativa.
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1. Cultura: crie uma cultura avessa ao desperdício na empresa. Ex.: Economia de água, luz, copos plásticos, papel e
materiais alternativos.2. Imobilizado: hoje quase tudo o que uma empresa precisa pode ser
alugado. Ex.: Aluguel de computadores.
3. Compras: Compare regularmente os seus preços com os dos concorrentes. Ex.: No mínimo três cotações.
4. Despesas com pessoal: Ex.:
Medidas para redução das despesas
Recrutamento - verifique, em primeiro lugar, se precisa
efetivamente de recrutar. Em seguida, verifique
internamente, quem pode realizar tal função. Subcontratação ou Terceirização – limpeza, copias,
segurança, manutenções, etc.
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5. Publicidade: Utilize canais de comunicação alternativos, como mala direta ou e e-mail marketing.
6. Marketing: Reveja o plano de marketing regularmente.
7. Serviços Financeiros: procure apoio de especialistas para aquisição de imóveis, equipamentos, seguros, serviços bancários, etc.
8. Clientes e fornecedores: reduza o número de fornecedores de modo a aumentar o seu poder negocial.
Medidas para redução das despesas
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9. Manual de procedimentos: crie manual interno o mais detalhado possível que explique qual a politica da empresa ao nível de despesas com alocações, representação, transporte, comunicações, etc.
10.Negociação de preços: centralize os pedidos e negocie os melhores preços com as companhias aéreas, hotéis, empresas de aluguel de automóveis, agencias de viagem, etc. Optar por pagamentos a vista mediante obtenção de descontos.
11.Pequenos gastos: esteja sempre atento a oportunidades de redução de pequenas despesas. Somadas podem revelar-se grandes montantes. Envolva os colaboradores nesse esforço, assim terá maiores garantias de êxito.
Medidas para redução das despesas
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12.Tenha processos eficazes: Identificar, isolar e estudar o comportamento de cada
despesa, como e onde ela ocorre; Identificar cada instancia interna ligada à cadeia de aquisição
e gastos; Desenhar e propor melhorias sistêmicas; Centralizar o modelo e descentralizar as ações; Usar ferramentas sistêmicas adequadas para a gestão; Desenvolvimento e envolvimento dos colaboradores; Eliminação de esforços duplicados e Fixação de objetivos.
Medidas para redução das despesas
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Cenário ComparativoAlocação das Despesas Administrativas
Cenário Nacional Unimeds Unimed Uberlândia4,24%
3,94% 3,88%
0,31% 0,32% 0,39%
1,87% 1,97% 2,13%
0,32% 0,25% 0,21%0,23% 0,07% 0,09%
1,05%
0,58% 0,72%
0,00%
1,00%
2,00%
3,00%
4,00%
5,00%
6,00%
2011 2012 2013
% SR 461 - Despesas com Pessoal % SR 462 - Despesas com Serv. De Terceiros
% SR 463 - Despesas com Localização e Funcionamento % SR 464 - Despesas com Public. E Propaganda
% SR 465 - Despesas com Tributos % SR 468 - Despesas Adm Diversas
4,24%3,94% 3,88%
0,31% 0,32% 0,39%
1,87% 1,97%2,13%
0,32% 0,25% 0,21%0,23%0,07% 0,09%
1,05%
0,58%0,72%
0,00%
1,00%
2,00%
3,00%
4,00%
5,00%
6,00%
2011 2012 2013
5,23% 5,35% 5,46%
1,41% 1,47% 1,53%
1,86%1,69% 1,58%
0,62% 0,59% 0,66%
0,32%0,46% 0,51%
1,24%1,04% 0,95%
0,00%
1,00%
2,00%
3,00%
4,00%
5,00%
6,00%
2011 2012 2013
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Resultado Aplicação Modelo
Gestão OPS
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2009 2010 2011 2012 2013 417910.00%
5.00%
10.00%
15.00%
10.57%
8.89%8.03%
7.13% 7.43% 7.89%
Despesas Administrativas
Evolução Despesa Administrativa
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Conclusões Uma das principais preocupações dos gestores e empresários é,
como eliminar custos que não acrescentam valor ao funcionamento da empresa.
Não negligenciar as despesas em momentos de prosperidade. O segredo esta na prevenção. Se fizer este esforço regularmente
não terá decerto de fazer cortes mais drásticos quando for efetivamente necessário.
E é de suma importância o envolvimento de todos os colaboradores nesse processo para que este processo de austeridade faça parte da cultura da empresa.
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OBRIGADO
Controladoria
OBRIGADO !
Uberlândia