OUR PROJECT ΤΟ ΠΡ O ΓΡΑΜΜΑ ΜΑΣ :
description
Transcript of OUR PROJECT ΤΟ ΠΡ O ΓΡΑΜΜΑ ΜΑΣ :
OUR PROJECTOUR PROJECTΤΟ ΠΡΤΟ ΠΡOOΓΡΑΜΜΑ ΜΑΣ : ΓΡΑΜΜΑ ΜΑΣ :
««TRANSNATIONAL TRANSNATIONAL CONFERENCE CONFERENCE QUALITY QUALITY NETWORKNETWORK»»
50% EU SUBSIDY 50% EU SUBSIDY
FROM LEONARDO FROM LEONARDO DA VINCIDA VINCI
«ΔΙΑΚΡΑΤΙΚΟ «ΔΙΑΚΡΑΤΙΚΟ ΔΙΚΤΥΟ ΔΙΚΤΥΟ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΚΕΝΤΡΩΝ» ΚΕΝΤΡΩΝ»
50% 50% ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ
ΕΠΙΧΟΡΗΓΗΣΗ ΑΠΟ ΕΠΙΧΟΡΗΓΗΣΗ ΑΠΟ LEONARDO DA LEONARDO DA VINCIVINCI
LEONARDO DA VINCI EU LEONARDO DA VINCI EU PROGRAMMEPROGRAMME
Subsidizes National and Subsidizes National and Private bodies Private bodies wwho wish ho wish to foto forrm a transnational m a transnational network network ((from at least 3 from at least 3 EU coEU countriesuntries) for the ) for the exchange of exchange of EEuropean uropean expeexperrttiisese
In order to encourage In order to encourage the development of the development of Human Resources and Human Resources and promote European promote European know-how know-how
Χρηματοδοτεί δημόσιους Χρηματοδοτεί δημόσιους & & Iδιωτικoύς Φορείς για Iδιωτικoύς Φορείς για δημιουργία διακρατικών δημιουργία διακρατικών δικτύων (δικτύων (από τουλάχιστοναπό τουλάχιστον
3 χώρες3 χώρες) για ανταλλαγή ) για ανταλλαγή Ευρωπαϊκής Ευρωπαϊκής Εμπειρογνωμοσύνης Εμπειρογνωμοσύνης
Στα πλαίσια αυτά Στα πλαίσια αυτά αναβάθμιση του αναβάθμιση του Ανθρώπινου Δυναμικού Ανθρώπινου Δυναμικού & & προώθηση της «Ευρώπης προώθηση της «Ευρώπης της γνώσης» της γνώσης»
SCOPESCOPEΣΤΟΧΟΣ ΣΤΟΧΟΣ
TRANSFER OF TRANSFER OF KNOWLEDGE / KNOWLEDGE / EXPERIENCES EXPERIENCES REGARDING REGARDING QUALITY QUALITY STANDARDS IN STANDARDS IN CONFERENCECONFERENCE CENTRESCENTRES
ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑΣ ΣΕ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑΣ ΣΕ ΘΕΜΑΤΑ ΘΕΜΑΤΑ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΣΤΗ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΣΤΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΚΕΝΤΡΩΝΚΕΝΤΡΩΝ
PARTNERSPARTNERSΕΤΑΙΡΟΙΕΤΑΙΡΟΙ
EDINBURGH INTΕRNATIONAL CONFERENCE CENTRE EDINBURGH INTΕRNATIONAL CONFERENCE CENTRE ((ACTING AS EXPERTACTING AS EXPERT) )
INNSBRUCK CONGRESS & MESSE (INNSBRUCK CONGRESS & MESSE (ACTING AS ACTING AS EXPERTEXPERT) )
TRAINING CENTRE NATIONAL BANK OF GREECE TRAINING CENTRE NATIONAL BANK OF GREECE ((LEADERLEADER) )
HELEXPOHELEXPO KIPRIOTIS KIPRIOTIS – Κ– ΚOS / CONFERENCE CENTREOS / CONFERENCE CENTRE
ΚΥΠΡΙΩΤΗΣΚΥΠΡΙΩΤΗΣ - - ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟ ΚΕΝΤΡΟ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟ ΚΕΝΤΡΟ ATHINAIS - ATHINAIS - ΠΟΛΥΧΩΡΟΣ ΑΘΗΝΑΪΣΠΟΛΥΧΩΡΟΣ ΑΘΗΝΑΪΣ TRAINING CENTRE AGRICULTURAL BANK OF GREECETRAINING CENTRE AGRICULTURAL BANK OF GREECE HAPCOHAPCO - ΣΕΠΟΣ - ΣΕΠΟΣ GNTO - GNTO - ΕΟΤ ΕΟΤ
OUR NETWORKOUR NETWORKTO ΔΙΚΤΥΟ ΜΑΣ TO ΔΙΚΤΥΟ ΜΑΣ
HAS CUMMULATIVE HAS CUMMULATIVE KNOW-HOW FROM KNOW-HOW FROM
90 YEARS OF 90 YEARS OF OPERATION OPERATION
50.000 SEATS CAPACITY 50.000 SEATS CAPACITY
AND YEARLY AND YEARLY 1600 EVENTS 1600 EVENTS 800.000 VISITORS 800.000 VISITORS 16 MILL. € REVENUE 16 MILL. € REVENUE
ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΝΕΙ EΜΠΕΙΡΙΑ ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΝΕΙ EΜΠΕΙΡΙΑ ΑΠΟΑΠΟ
90 ΕΤΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ 90 ΕΤΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ 50.000 50.000 ΘΘΕΣΕΙΣ ΔΥΝΑΜΙΚΟΤΗΤΑ ΕΣΕΙΣ ΔΥΝΑΜΙΚΟΤΗΤΑ
ΚΑΙ ΕΤΗΣΙΩΣ ΚΑΙ ΕΤΗΣΙΩΣ 1600 ΕΚΔΗΛΩΣΕΙΣ 1600 ΕΚΔΗΛΩΣΕΙΣ 800.000 ΕΠΙΣΚΕΠΤΕΣ800.000 ΕΠΙΣΚΕΠΤΕΣ 16 ΕΚ16 ΕΚ.. € ΤΖΙΡΟ € ΤΖΙΡΟ
TRANSFER OF KNOW-HOW FROM TRANSFER OF KNOW-HOW FROM THE EXPERTS ON THE EXPERTS ON
MMΕΤΑΦΟΡΑ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑΣ ΑΠΟ ΕΤΑΦΟΡΑ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑΣ ΑΠΟ ΤΑ ΠΡΟΤΥΠΑ ΚΕΝΤΡΑ ΤΑ ΠΡΟΤΥΠΑ ΚΕΝΤΡΑ
QUALITY QUALITY STANDARDSSTANDARDS
BENEFITS FROM BENEFITS FROM OPERATING OPERATING ACCORDING TO ACCORDING TO STANDARDSSTANDARDS
ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΠΡΟΤΥΠΩΝ ΠΡΟΤΥΠΩΝ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣΠΟΙΟΤΗΤΑΣ
ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΠΟΥ ΑΠΟΡΡΕΟΥΝ ΠΟΥ ΑΠΟΡΡΕΟΥΝ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΩΝ ΠΡΟΤΥΠΩΝ ΤΩΝ ΠΡΟΤΥΠΩΝ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣΠΟΙΟΤΗΤΑΣ
WORK PACKAGES WORK PACKAGES ΕΝΕΡΓΕΙΕΣΕΝΕΡΓΕΙΕΣ
SEMINARSSEMINARS FIELD VISITSFIELD VISITS TO THE TO THE
EXPERTS’ PREMISES EXPERTS’ PREMISES ON-THE-JOB ON-THE-JOB
OBSERVATIONOBSERVATION IMPLEMENTATION OF IMPLEMENTATION OF
PLANS FOR EACH PLANS FOR EACH CENTRECENTRE
TRAINING OF QUALITY TRAINING OF QUALITY COORDINATORSCOORDINATORS
EVALUATIONEVALUATION FINAL PRODUCTSFINAL PRODUCTS
ΣΕΜΙΝΑΡΙΣΕΜΙΝΑΡΙAA ΕΠΙΤΟΠΙΕΣ ΕΠΙΣΚΕΨΕΙΣΕΠΙΤΟΠΙΕΣ ΕΠΙΣΚΕΨΕΙΣ
ΣΤΑ ΠΡΟΤΥΠΑ ΣΤΑ ΠΡΟΤΥΠΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΑ ΚΕΝΤΡΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΑ ΚΕΝΤΡΑ
ΑΝΤΑΛΛΑΓΕΣ ΣΤΕΛΕΧΩΝ ΑΝΤΑΛΛΑΓΕΣ ΣΤΕΛΕΧΩΝ ΜΕΛΕΤΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣΜΕΛΕΤΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΥΠΕΥΘ/ΝΟΥ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΥΠΕΥΘ/ΝΟΥ
ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΕΛΙΚΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑΤΕΛΙΚΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑ
INTERMEDIATE RESULTSINTERMEDIATE RESULTSΕΝΔΙΑΜΕΣΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΕΝΔΙΑΜΕΣΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ
WE CAN PRESENT WE CAN PRESENT SOME OF THE SOME OF THE RESULTS FROMRESULTS FROM
THE FIELD TRIPS TO THE FIELD TRIPS TO THE EXPERTS’ THE EXPERTS’ PREMISES & PREMISES &
THE EXCHANGE OF THE EXCHANGE OF PERSONNEL PERSONNEL BETWEEN THE BETWEEN THE MEMBERS OF THE MEMBERS OF THE NETWORKNETWORK
ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΑΠΟ ΑΠΟ
ΤΙΣ ΕΠΙΤΟΠΙΕΣ ΤΙΣ ΕΠΙΤΟΠΙΕΣ ΕΠΙΣΚΕΨΕΙΣ ΣΤΑ ΕΠΙΣΚΕΨΕΙΣ ΣΤΑ ΠΡΟΤΥΠΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΠΡΟΤΥΠΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚAA ΚΕΝΤΡΑ & ΚΕΝΤΡΑ &
ΤΗΝ ΑΝΤΑΛΛΑΓΗ ΤΗΝ ΑΝΤΑΛΛΑΓΗ ΣΤΕΛΕΧΩΝ ΜΕΤΑΞΥ ΣΤΕΛΕΧΩΝ ΜΕΤΑΞΥ ΤΩΝ ΜΕΛΩΝ ΤΟΥ ΤΩΝ ΜΕΛΩΝ ΤΟΥ ΔΙΚΤΥΟΥ ΔΙΚΤΥΟΥ
POINTS OF KNOW-HOW FOR THE POINTS OF KNOW-HOW FOR THE OPERATION OF CONFERENCE CENTRES OPERATION OF CONFERENCE CENTRES
ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑΣ ΓΙΑ ΤΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑΣ ΓΙΑ ΤΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΚΕΝΤΡΩΝ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΚΕΝΤΡΩΝ
KNOW-HOW ON 7 KNOW-HOW ON 7
SECTIONS SECTIONS
1.1. POLICIES POLICIES
2.2. SALES AND MARKETINGSALES AND MARKETING
3.3. PRICING POLICIES PRICING POLICIES
4.4. PROCEDURESPROCEDURES
5.5. QUESTIONNAIRES QUESTIONNAIRES
6.6. EXTRA SERVICESEXTRA SERVICES
7.7. HUMAN RESOURCESHUMAN RESOURCES
ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑ ΣΕ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑ ΣΕ 77 ΤΟΜΕΙΣ ΤΟΜΕΙΣ
1.1. ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ
2.2. ΠΩΛΗΣΕΙΣ & ΠΩΛΗΣΕΙΣ & MARKETINGMARKETING
3.3. ΤΙΜΟΛΟΓΙΑΚΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗΤΙΜΟΛΟΓΙΑΚΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗ
4.4. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ
5.5. ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΑ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΑ
6.6. ΠΡΟΣΘΕΤΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣΠΡΟΣΘΕΤΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ
7.7. ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ
The service wheelThe service wheel
Sales and Marketing
Event Planning
Catering
Technical Production
Front of House
HR/TQM
Back of House
Finance and Admin
The Client
POLICIES FOR PROMOTING THE TOWN POLICIES FOR PROMOTING THE TOWN AS CONFERENCE DESTINATIONAS CONFERENCE DESTINATION
ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ ΑΝΑΔΕΙΞΗΣ ΤΗΣ ΠΟΛΗΣ ΩΣ ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ ΑΝΑΔΕΙΞΗΣ ΤΗΣ ΠΟΛΗΣ ΩΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟ
SUPPORT FROM SUPPORT FROM
GOVERNMENTAL and GOVERNMENTAL and
LOCAL ILOCAL IΝΝSTITUTIONS (free STITUTIONS (free
air tickets, meals and hotel air tickets, meals and hotel
rooms for promotion) rooms for promotion) SPECIAL LAWS TO SPECIAL LAWS TO
SUPPORT BIG SUPPORT BIG
CONGRESSES eg. Austria: CONGRESSES eg. Austria:
subsidy 4% of cost for big subsidy 4% of cost for big
events) events)
ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΑΠΟ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΑΠΟ
ΤΟΠΙΚΟΥΣ ΦΟΡΕΙΣ (δωρεάν ΤΟΠΙΚΟΥΣ ΦΟΡΕΙΣ (δωρεάν
αεροπορικά εισιτήριααεροπορικά εισιτήρια,,
δείπνα δείπνα & & δωμάτια για δωμάτια για
προώθηση)προώθηση) ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ ΓΙΑ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ ΓΙΑ
ΕΝΘΑΡΡΥΝΣΗ ΜΕΓΑΛΩΝ ΕΝΘΑΡΡΥΝΣΗ ΜΕΓΑΛΩΝ
ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ (ΑυστρίαΣΥΝΕΔΡΙΩΝ (Αυστρία: :
επιδότηση 4% κόστους επιδότηση 4% κόστους
μεγάλων εκδηλώσεων)μεγάλων εκδηλώσεων)
SALES & MARKETINGSALES & MARKETING
Research team for new Research team for new clientsclients
Organize promotion Organize promotion visits & fam trips visits & fam trips
Focus on events for Focus on events for maximization revenues maximization revenues (long term vs short term)(long term vs short term)
Use representatives Use representatives abroadabroad
Promote the town as Promote the town as Conference Destination Conference Destination
Ομάδα έρευνας για Ομάδα έρευνας για αναζήτηση νέων πελατών αναζήτηση νέων πελατών
Οργάνωση εκδηλώσεων Οργάνωση εκδηλώσεων & & εκπαιδευτικών ταξιδίων εκπαιδευτικών ταξιδίων
Πρόγραμμα πωλήσεων για Πρόγραμμα πωλήσεων για μεγιστοποίηση εσόδωνμεγιστοποίηση εσόδων (μακροπρόθεσμο (μακροπρόθεσμο
εν. βραχυπρόθεσμο)εν. βραχυπρόθεσμο) Γραφεία αντιπροσωπείαςΓραφεία αντιπροσωπείας στο στο
εξωτερικόεξωτερικό Προώθηση της πόλης ως Προώθηση της πόλης ως
Συνεδριακό Προορισμό Συνεδριακό Προορισμό
CONTINUOUS FEEDBACK OF CONTINUOUS FEEDBACK OF ALL PROCEDURES ALL PROCEDURES
THE CLIENT PIPELINETHE CLIENT PIPELINE
SALES EVENTPLANNING
EVENTMGT
AFTER SALES
CLIENT CLIENT
FINANCE ADMIN FINANCE ADMIN
PRICING POLICIESPRICING POLICIESΤΙΜΟΛΟΓΙΑΚΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΤΙΜΟΛΟΓΙΑΚΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗ
DEPOSITS BEFORE DEPOSITS BEFORE
THE EVENT THE EVENT NO DISCOUNTS / NO DISCOUNTS /
OFFER CLIENTS FREE OFFER CLIENTS FREE
SERVICESSERVICES OFFER FREE SERVICES OFFER FREE SERVICES
FOR FUTURE EVENTS FOR FUTURE EVENTS
IN CASE OF IN CASE OF
COMPLAINTSCOMPLAINTS COORDINATE COORDINATE
SERVICES OFFERED BY SERVICES OFFERED BY
THIRD PARTIESTHIRD PARTIES
ΕΙΣΠΡΑΞΗ ΕΙΣΠΡΑΞΗ
ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΗΣΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΗΣ ΟΧΙ ΕΚΠΤΩΣΕΙΣ / ΟΧΙ ΕΚΠΤΩΣΕΙΣ /
ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΔΩΡΕΠΡΟΣΦΟΡΑ ΔΩΡΕAAΝ Ν
ΥΠΗΡΕΣΙΩΝΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΔΩΡΕΑΝ ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΔΩΡΕΑΝ
ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΣΕ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΣΕ
ΠΕΛΑΤΕΣ ΜΕ ΠΕΛΑΤΕΣ ΜΕ
ΠΑΡΑΠΟΝΑΠΑΡΑΠΟΝΑ ΠΑΡΟΧΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΠΑΡΟΧΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
ΤΡΙΤΩΝ ΤΡΙΤΩΝ
PROCEDURESPROCEDURESΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ
Daily meeting for the Daily meeting for the coordination of the day coordination of the day eventsevents
Weekly meeting for the Weekly meeting for the coordination of weekly coordination of weekly eventsevents
Use of specialized softwareUse of specialized software Make eMake economic results conomic results
available to the personnel available to the personnel through the internal through the internal information system (MIS)information system (MIS)
Καθημερινή συνάντηση Καθημερινή συνάντηση συντονισμού εκδηλώσεων συντονισμού εκδηλώσεων της ημέραςτης ημέρας
Εβδομαδιαία συνάντηση Εβδομαδιαία συνάντηση συντονισμού εκδηλώσεων συντονισμού εκδηλώσεων εβδομάδαςεβδομάδας
Εξειδικευμένο Εξειδικευμένο software software Κοινοποίηση οικονομικών Κοινοποίηση οικονομικών
αποτελεσμάτων σταποτελεσμάτων στoo προσωπικό μέσω προσωπικό μέσω εσωτερικού συστήματος εσωτερικού συστήματος πληροφόρησης (πληροφόρησης (MIS)MIS)
stages of one event : stages of one event : Sales / eventSales / event planning /planning / operations / follow-up operations / follow-up
Sales Event planning
OperationsFollow-up
For International Association meetings:For International Association meetings:
2 to 4 years2 to 4 years
PROCEDURESPROCEDURESΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ
......... ......... PROCEDURESPROCEDURESΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ
Written detailed Written detailed
proceduresprocedures ( (internal internal
and/orand/or ISO & EFQM)ISO & EFQM)
Αναλυτική Αναλυτική
καταγραφή καταγραφή
διαδικασιών διαδικασιών
(εσωτερικές (εσωτερικές
διαδικασίες και/ή διαδικασίες και/ή ISO ISO
& EFQM)& EFQM)
Enquire
Check availability
Accept offer & make
reservation
Carry out first
planning steps
Provide information &
receive reports
Approve event
blueprint
Give speeches
Liaise with PM
Liaise with delegates
Meet with PM for
feedback
Approve final
accounting
Receive credit
Prepare & send offer
Print & mail 1st announcement
Meet with customer & advise on planning
Prepare & mail 2nd
announcement
Open conference account
Contact suppliers & make reservations
Previous offers, standard
documents
Reservation system
Meet with customer to check details & report on
progress
Process & confirm delegate
registrations, abstracts &
hotel reservations
Liaise with suppliers/confiirm
reservations
Prepare & print final programme & book of
abstracts
Monitor budgetPrepare blueprint & check
with operations dept.
PCO software EVENTS
Freelance staff
Operations dept.
Register delegates & collect payments
Hand out conference material
& questionnaires
Check flow of events & liaise with all parties
involved
Event blueprint
Meet customer to
give information &
receive feedback
Prepare final accounting,
statistics, del. Lists, evaluation
Close conference account & transfer credit
to customer
Meet customer to thank him and give final reports
CU
STO
MER
CO
NTA
CT E
MP
LO
YEE
ON
STA
GE
BA
CK
STA
GE
SU
PP
OR
T
AC
TIV
ITIE
S
Line of interaction
Line of Visibility
Line of Internal Interaction
Room set-up
AV-check set-up
Prepare registration documents
Suppliers
Set-up registration desk
Check contents with
customer
The service blueprint for conference organisation
......... ......... PROCEDURESPROCEDURESΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ
SECURITY masterSECURITY master plans plans ((detailed detailed instructions, instructions, training & training & cooperation with cooperation with authorities)authorities)
ΑΣΦΑΛΕΙΑ (Ειδικά ΑΣΦΑΛΕΙΑ (Ειδικά
σχέδια δράσης, σχέδια δράσης,
ειδική εκπαίδευση ειδική εκπαίδευση
& & συνεργασία με συνεργασία με
αρμόδιες αρχές) αρμόδιες αρχές)
CLIENT FEEDBACKCLIENT FEEDBACKΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΑ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΑ
QuestionnairesQuestionnaires((qualitative & qualitative & quantitative) quantitative)
Direct dispatch to CEODirect dispatch to CEO
Questionnaire to the Questionnaire to the organizer of the event organizer of the event
Follow–up communication Follow–up communication in 2 weeks with special in 2 weeks with special checklistchecklist
Act upon clients Act upon clients commentscomments
Ερωτηματολόγια Ερωτηματολόγια
(ποιοτική & ποσοτική (ποιοτική & ποσοτική μέτρηση)μέτρηση)
Αποστολή τους στον Αποστολή τους στον Διευθύνοντα ΣύμβουλοΔιευθύνοντα Σύμβουλο
Ερωτηματολόγιο Ερωτηματολόγιο ΟργανωτήΟργανωτή
Follow-up Follow-up Επικοινωνία Επικοινωνία μετά από 2 εβδομάδες μετά από 2 εβδομάδες (χρήση (χρήση checklist)checklist)
Αξιοποίηση υποδείξεων Αξιοποίηση υποδείξεων πελατών πελατών
QUANTITATIVE QUESTIONNAIREQUANTITATIVE QUESTIONNAIREΠΟΣΟΤΙΚΗ ΜΕΘΟΔΟΣ ΠΟΣΟΤΙΚΗ ΜΕΘΟΔΟΣ
1=1=excellentexcellent, , 2=good, 2=good, 33=acceptable, =acceptable, 44==poorpoor
Sales processSales processFlexibility in developingFlexibility in developing & & implementing your planimplementing your plan11 22 33 44�� �� �� ��Ability to meet your expectations Ability to meet your expectations 11 22 33 44�� �� �� ��Catering processCatering processQuality of foodQuality of food11 22 33 44�� �� �� ��Presentation of foodPresentation of food11 22 33 44�� �� �� ��Value for moneyValue for money11 22 33 44�� �� �� ��PersonnelPersonnel … …....
QUALIQUALITATIVE TATIVE QUESTIONNAIREQUESTIONNAIREΠΟΠΟIOTIKH IOTIKH ΜΕΘΟΔΟΣΜΕΘΟΔΟΣ
Please tell us what you experienced (positive & negative comments) Please tell us what you experienced (positive & negative comments)
Organization of the eventOrganization of the event
((Service before the conference, registration process, service at registration desk) Service before the conference, registration process, service at registration desk)
+: …………………………..+: …………………………..-: ……………………………: ……………………………-Congress centreCongress centre-((Accessibility, Conference rooms, technical equipment, restaurants,etc) Accessibility, Conference rooms, technical equipment, restaurants,etc)
+: …………………………..+: …………………………..-: : …………………………………………………………-Conference programConference program
+: …………………………..+: …………………………..-:: …………………………… ……………………………-Hotel accommodation Hotel accommodation
+: …………………………..+: …………………………..-:: …………………………… ……………………………-Does your company organize eventsDoes your company organize events? (? (what kind?)what kind?)-…………………………………………………………
QUESTIONS RELATED TOQUESTIONS RELATED TOΕΡΩΤΗΣΕΙΣ ΓΙΑΕΡΩΤΗΣΕΙΣ ΓΙΑ
Sales processSales process Event planningEvent planning Technical processTechnical process Catering servicesCatering services Facilities of conference centreFacilities of conference centre Personnel Personnel Post event process (accounts)Post event process (accounts) Destination / Town Destination / Town General commentsGeneral comments
(e.g.will you return to our (e.g.will you return to our centre?) centre?)
Πωλήσεις Πωλήσεις Διοργάνωση εκδήλωσηςΔιοργάνωση εκδήλωσης Τεχνική υποστήριξηΤεχνική υποστήριξη ΕστίασηΕστίαση ΥποδομήΥποδομή ΠροσωπικόΠροσωπικό Μετά την εκδήλωση Μετά την εκδήλωση (π.χ (π.χ
λογαριασμοί)λογαριασμοί) Προορισμός / ΠόληΠροορισμός / Πόλη Γενικά σχόλιαΓενικά σχόλια
(π.χ. θα ξαναδιοργανώσετε (π.χ. θα ξαναδιοργανώσετε εκδήλωση στο κέντρο μας?εκδήλωση στο κέντρο μας? ) )
SPECIALIZED SERVICESSPECIALIZED SERVICESΕΙΔΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΕΙΔΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ
Offer specialized Offer specialized technical services to technical services to the clients (creation the clients (creation of company videosof company videos,, stage design etc.) stage design etc.)
Offer additional Offer additional services to your services to your clients clients
Παροχή Παροχή εξειδικευμένων εξειδικευμένων τεχνικών υπηρεσιών τεχνικών υπηρεσιών στους πελάτες στους πελάτες (Εταιρικά (Εταιρικά video, video, σκηνογραφικάσκηνογραφικά κλπ)κλπ)
Παροχή πρόσθετων Παροχή πρόσθετων υπηρεσιών στους υπηρεσιών στους πελάτες πελάτες
HUMAN RESOURCESHUMAN RESOURCESΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ
Simple 3 level hierarchy Simple 3 level hierarchy
- - Top managementTop management
- - Team leadersTeam leaders
- - Operators Operators
Bonuses according to Bonuses according to
group and individual group and individual
targets targets
Continuous training Continuous training &&
development development
Support suggestions for Support suggestions for
creating new services for creating new services for
the clientsthe clients
Απλή ιεραρχία 3 επιπέδωνΑπλή ιεραρχία 3 επιπέδων
- Διοίκηση- Διοίκηση
- Υπεύθυνος τομέα - Υπεύθυνος τομέα
- - OperatorsOperators
Bonus Bonus με βάση την επίτευξη με βάση την επίτευξη
ατομικών και ομαδικών ατομικών και ομαδικών
στόχωνστόχων
Διαρκή εκπαίδευση & Διαρκή εκπαίδευση &
Ανάπτυξη προσωπικούΑνάπτυξη προσωπικού
Ενθάρρυνση προτάσεων για Ενθάρρυνση προτάσεων για
παροχή νέων υπηρεσιών παροχή νέων υπηρεσιών
στους πελάτεςστους πελάτες
Staff FeedbackStaff Feedback
Absenteeism at EICC
0.00%
1.00%
2.00%
3.00%
4.00%
5.00%
6.00%
7.00%
8.00%
2002 2001 2000 1999 1998 Industry Av
Absenteeism Target
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
2002 2001 2000 1999 1998 Industry Av
Staff turnover Target
““QUALITY HANDOUT” QUALITY HANDOUT”
FOR OPERATION OF FOR OPERATION OF COCOΝΝFERENCE FERENCE CENTRES CENTRES ACCORDING TO ACCORDING TO QUALITY STANDARDSQUALITY STANDARDS
SELF – EVALUATING SELF – EVALUATING QUESTIONNAIRE ON QUESTIONNAIRE ON QUALITY ISSUESQUALITY ISSUES
«ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ «ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΕΥΑΙΣΘΗΤΟΠΟΙΗΣΗΣ» ΕΥΑΙΣΘΗΤΟΠΟΙΗΣΗΣ» ΓΙΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΓΙΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΚΕΝΤΡΩΝ ΣΕ ΘΕΜΑΤΑ ΚΕΝΤΡΩΝ ΣΕ ΘΕΜΑΤΑ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣΠΟΙΟΤΗΤΑΣ
ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ ΑΥΤΟΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΑΥΤΟΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ
ΓΙΑ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΓΙΑ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣΠΟΙΟΤΗΤΑΣ
FINAL PRODUCTSFINAL PRODUCTSΤΕΛΙΚΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑΤΕΛΙΚΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑ
DISSEMINATIONDISSEMINATIONΔΙΑΔΟΣΗΔΙΑΔΟΣΗ
THE FINAL PRODUCTS THE FINAL PRODUCTS OF THE NETWORK OF THE NETWORK WILL BE AVAILABLE WILL BE AVAILABLE IN JUNE 2006 IN JUNE 2006
THE FINAL THE FINAL DISSEMINATION & DISSEMINATION &
THE PARTNERS’ THE PARTNERS’ INTERNET SITESINTERNET SITES
ΤΑ ΤΕΛΙΚΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑ ΤΑ ΤΕΛΙΚΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑ ΘΑ ΕΙΝΑΙ ΔΙΑΘΕΣΙΜΑ ΘΑ ΕΙΝΑΙ ΔΙΑΘΕΣΙΜΑ ΤΟΝ ΙΟΥΝΙΟ ΤΟΥ ΤΟΝ ΙΟΥΝΙΟ ΤΟΥ 2006 2006
ΤΕΛΙΚΗ ΗΜΕΡΙΔΑ ΤΕΛΙΚΗ ΗΜΕΡΙΔΑ ΔΙΑΔΟΣΗΣ ΔΙΑΔΟΣΗΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ & ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ &
IINTERNET SITESNTERNET SITES ΕΤΑΙΡΩΝΕΤΑΙΡΩΝ