OTR HelpDesk Felhasználói kézikönyv Kincstárról...OTR HelpDesk kézikönyv 7/54 Amennyiben...

OTR HelpDesk

Felhasználói kézikönyv

Verziószám: 1.0

Dátum: 2016.február

OTR HelpDesk kézikönyv

2/54

Tartalomjegyzék

1. BEVEZETÉS ...................................................................................................................................... 4

2. ELÉRÉSI ÚTVONAL, BEJELENTKEZÉS ................................................................................................. 5

3. TECHNIKAI INFORMÁCIÓK .............................................................................................................. 7

4. ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK ............................................................................................................. 9

5. ÁLTALÁNOS ELEMEK ....................................................................................................................... 9

5.1. A HELPDESK MENÜRENDSZERE ................................................................................................................... 9 5.2. HÍREK ÉS FELADATOK .............................................................................................................................. 10 5.3. TENNIVALÓK ÉS BEJELENTÉSEK .................................................................................................................. 11 5.4. MŰVELETEK A LISTAFELÜLETEKEN .............................................................................................................. 13 5.5. INFORMÁCIÓ ......................................................................................................................................... 15 5.6. ÁLLAPOTTÖRTÉNET ................................................................................................................................. 15 5.7. VÁLTOZÁSTÖRTÉNET ............................................................................................................................... 16 5.8. NYOMTATÁS ......................................................................................................................................... 16 5.9. LEKÉRDEZÉSEK ....................................................................................................................................... 17 5.10. ELMENTETT LEKÉRDEZÉSEK ................................................................................................................ 18 5.11. ÖSSZES ELMENTETT LEKÉRDEZÉS ......................................................................................................... 18 5.12. HIPERLINK ...................................................................................................................................... 18 5.13. FÓRUM ......................................................................................................................................... 18 5.14. FÁJL CSATOLÁSA .............................................................................................................................. 19

6. HIBABEJELENTÉS ........................................................................................................................... 20

6.1. BEJELENTÉS RÖGZÍTÉSE ............................................................................................................................ 20 6.2. BEJELENTÉS ADATAINAK MÓDOSÍTÁSA ........................................................................................................ 21 6.3. ÁLLAPOT BEÁLLÍTÁS ................................................................................................................................ 22 6.4. STATISZTIKÁK ........................................................................................................................................ 24

7. FEJLESZTÉS .................................................................................................................................... 26

7.1. IGÉNY RÖGZÍTÉSE ................................................................................................................................... 26 7.2. IGÉNYLŐLAP ADATAINAK MÓDOSÍTÁSA ....................................................................................................... 28 7.3. ÁLLAPOT BEÁLLÍTÁS ................................................................................................................................ 28 7.4. FEJLESZTÉSI HATÁRIDŐ ÉS SZAKÉRTŐI NAP MÓDOSÍTÁSA ................................................................................. 31 7.5. STATISZTIKÁK ........................................................................................................................................ 31

8. EHD JOGOSULTSÁG ....................................................................................................................... 33

8.1. IGÉNY RÖGZÍTÉSE ................................................................................................................................... 33 8.2. IGÉNYLŐLAP ADATAINAK MÓDOSÍTÁSA ....................................................................................................... 34 8.3. ÁLLAPOT BEÁLLÍTÁS ................................................................................................................................ 35 8.4. LEKÉRDEZÉSEK ....................................................................................................................................... 36

9. JOGOSULTSÁG .............................................................................................................................. 36

9.1. JOGOSULTSÁGI IGÉNY RÖGZÍTÉSE ............................................................................................................... 36 9.2. IGÉNYLŐLAP ADATAINAK MÓDOSÍTÁSA ....................................................................................................... 40 9.3. ÁLLAPOT BEÁLLÍTÁS ................................................................................................................................ 40 9.4. LEKÉRDEZÉSEK ....................................................................................................................................... 41 9.5. STATISZTIKÁK ........................................................................................................................................ 42 9.6. KÉPZÉS ................................................................................................................................................. 44 9.7. KÉPZÉSI IGÉNY RÖGZÍTÉSE ........................................................................................................................ 44


3/54

9.8. BEJELENTÉS ADATAINAK MÓDOSÍTÁSA ........................................................................................................ 46 9.9. ÁLLAPOT BEÁLLÍTÁS ................................................................................................................................ 47 9.10. LEKÉRDEZÉSEK ................................................................................................................................ 48 9.11. STATISZTIKÁK .................................................................................................................................. 48

10. CIKKEK .......................................................................................................................................... 50

11. ADATAIM ...................................................................................................................................... 51

12. TELEFONKÖNYV ............................................................................................................................ 54


4/54

OTR HelpDesk Felhasználói kézikönyv

1. Bevezetés

A HelpDesk egy olyan speciális projektirányító és feladat-menedzsment eszköz, amely képes hatékonyan támogatni a rendszerhasználat során felmerülő és intézkedést igénylő feladatok kezelését, nyomon követését, segítségével tervezhetővé, átláthatóvá és biztonságossá válik a végrehajtás.

A HelpDesk support rendszer segítségével a következő célkitűzések, eredmények valósulnak meg:

platform független, zárt, webes rendszer;

felhasználók egyértelmű, személyhez kötött azonosítása;

funkciók a felhasználó jogosultságának megfelelően érhetők el;

képes a felmerült feladatok összegyűjtésére, átlátható nyilvántartására;

segíti a feladatok menedzselését és nyomon követését;

támogatja a feladat tervezést és feladatvégzést;

naprakész információkat szolgáltat az egyes feladatok teljesüléséről, státuszáról;

folyamatosan monitorozható az igények teljesítése;

segítséget nyújt a problémák kiértékeléséhez és elhárításához;

fontos szerepet játszik a feladatok elosztásánál és mérésénél;

felhasználók által könnyen kezelhető;

személyre szabott beállítási (pl. értesítések, határidő figyelmeztetések) lehetőségekkel támogatja a munkavégzést;

publikusnak ítélt hibajegyek és azok megoldásai, valamint a probléma kezelés során felmerülő

ismert hibák bekerülnek egy központi tudásbázisba.

A felhasználói kézikönyv a felület minden elemét bemutatja, útmutatást ad a rendszer egyes komponenseinek használatához.


5/54

2. Elérési útvonal, bejelentkezés

Az OTR HelpDesk alkalmazás internet segítségével, az https://helpdesk.otr.gov.hu/ címen érhető el.

Új felhasználóként elsőként regisztrálni szükséges, az űrlapot a „Regisztráció” funkciógombra kattintva érjük el. Az űrlapon a minden mező kitöltése kötelező.

https://helpdesk.otr.gov.hu/


6/54

A jelszó kitöltése során kérjük, ügyeljen arra, hogy a választott jelszó megfelelő erősségű legyen:

a jelszó minimális hossza: 10 karakter;

a jelszónak kötelezően tartalmaznia kell legalább egy nagybetűs karaktert (A-tól Z-ig,

ékezet nélkül);

a jelszónak kötelezően tartalmaznia kell legalább egy kisbetűs karaktert (a-tól z-ig,

ékezet nélkül);

a jelszónak kötelezően tartalmaznia kell legalább egy számjegyet (0-tól 9-ig).

Sikeres regisztrációt követően a rendszer e-mailt küld Önnek. A levélben található aktiváló link segítségével véglegesítse a regisztrációját. Fontos, hogy a regisztrációt követően 24 óra áll rendelkezésére az aktiváláshoz, az idő leteltével törlődik a regisztráció.


7/54

Amennyiben elfelejtette jelszavát, úgy az „Elfelejtette jelszó” funkcióra kattintva éri el az adatlapot, ahol adja meg a korábban regisztrált e-mail címét és az ellenőrző kódot.

Az „Elküld” gombra kattintást követően a rendszer a megadott e-mail címére megküldi az új jelszó beállításához szükséges információkat.

3. Technikai információk

A HelpDesk az alábbiakban felsorolt böngészőkön (vagy ezek újabb változatain) fut teljes körűen.

Internet Explorer 9.0

Mozilla FireFox 41.0


8/54

Google Chrome 48.0.2564.109 m


9/54

4. Általános információk

A HelpDesk felület funkciói elhelyezkedésük alapján két csoportra oszthatók:

1. Baloldali menü funkciói

Ebbe a kategóriába tartoznak azok az alábbiakban felsorolt funkciók, melyek a bejelentések és igények rögzítésére szolgálnak, lekérdezések és statisztikák megtekintéséhez nyújtanak segítséget:

Hibabejelentés;

Fejlesztés;

EHD Jogosultság;

Jogosultság;

Képzés.

2. Vízszintes menü funkciói

A rendszerhez kapcsolódó egyéb funkciókat tartalmazza:

Adminisztráció: csak a jogosult felhasználók láthatják és a felület adminisztrációjához szükséges modulokat tartalmazza;

Cikkek: HelpDeskhez kapcsolódóan feltöltött dokumentumok, információk tekinthetők meg;

Adataim: melyben minden felhasználó a saját adatait tudja karbantartani;

Telefonkönyv: mely a HelpDesk felhasználóinak elérhetőségeit mutatja meg.

5. Általános elemek

A HelpDesk moduljainak felépítése és működése azonos elveken alapul, így azok funkcióinak működése is legtöbb esetben megegyezik. Ezen, minden modulban előforduló elemeket nem mutatja be a leírás minden fejezetnél, hanem helyette itt, az „Általános elemek” részben kerülnek bemutatásra.

5.1. A HelpDesk menürendszere

Az „Adataim” funkcióban található az adminisztrációs felület, melynek segítségével minden felhasználó saját maga állíthatja össze, hogy mely modulokat szeretné a HelpDesk baloldali menüsorában látni alapértelmezetten.

A baloldali menü felett két opció jelenik meg:

Gyors menü: azon felhasználók, akik az „Adataim” funkcióban összeállítottak gyors menüt, ezt látják alapértelmezetten nyitva. Ez a menü csak azon, gyakran használt modulokat tartalmazza, amelyeket az adminisztrációs felületen hozzárendelt a felhasználó a gyorsmenühöz.


10/54

Teljes menü: azon felhasználók, akik az „Adataim” funkcióban nem állítottak össze gyors menüt, ezt látják alapértelmezetten nyitva. Ez a menü az összes olyan modult tartalmazza, melyhez a felhasználó legalább megtekintési jogosultsággal rendelkezik.

A két menü között az átlépés a menü nevére kattintva hajtható végre.

Az almodulok (pl. Bejelentés, Lekérdezések) kiválasztásához a modul nevére szükséges kattintani. A kiválasztott almodul betűszíne kék, illetve a kiválasztott modulhoz tartozó menüsor mindig „nyitva” van.

5.2. Hírek és Feladatok

A HelpDesk rendszerbe belépve elsőként a „Legfrissebb hír”, valamint modulonként a 10 leghamarabb lejáró határidővel rendelkező feladatot tartalmazó „Feladatok” lista jelenik meg.

„Legfrissebb hír” esetén a hír tárgyára (kék betűszínnel kiemelve) kattintva tekinthető meg a teljes értesítő. Az „Ugrás a hírek oldalára” link segítségével pedig a korábbi értesítések is megtekinthetők.

A „Feladatok” esetén a „Leghamarabb lejáró határidővel rendelkező feladatok megjelenítése” link segítségével nyitható meg a leghamarabb lejáró feladatok listája. Figyelem! A feladatok listájának lekérdezése hosszabb időt is igénybe vehet. Amennyiben valaki ezen feladatok listáját belépéskor alapértelmezetten szeretné látni, úgy az Adataim felületen van lehetőség ezt beállítani.


11/54

5.3. Tennivalók és Bejelentések

A baloldali menüsorban szereplő modulnévre kattintva a bejelentkezett felhasználó jogosultságának és a modul jellegének megfelelően két listát lát:

Tennivalók (Lejáró és Lejárt határidők „fülekkel” kiegészítve);

Bejelentéseim.

2. Tennivalók

A Tennivalók lista tartalmazza azon bejelentéseket / igényeket, amellyel az adott felhasználónak teendője van. A Tennivalók lista összeállításakor a rendszer megvizsgálja a felhasználó szervezeti és szerepkör jogosultságát és kilistázza azon igényeket, amelyek esetén a következő állapot (státusz) beállítása a felhasználóhoz tartozhat.

A Tennivalók listafelület a bejelentések főbb adatait tartalmazza, mint:

Sorszám (azonosítószám): a bejelentés azonosítószáma és egyben hivatkozás is, melyre kattintva az adatlap megnyitható és szerkeszthető megfelelő jogosultság esetén;

Bejelentő szervezetének neve: a névre kattintva megtekinthetők az adott szervezet főbb adatai;

Bejelentő felhasználó neve;

Igénylés dátuma;

Állapot: az adott bejelentés aktuális állapotát mutatja meg;

Következő állapot: az aktuális állapot után következő állapotok közül az(oka)t mutatja meg, mely a határidő alapján leghamarabb következik.

Következő határidő: a következő állapot beállításának határideje, amennyiben üres az azt jelenti, hogy nem tartozik hozzá eljárásrendileg meghatározott határidő;

A Tennivalók listafelületen azon fejlesztési igények háttérszíne, melyek esetén a következő állapot-beállítás határideje az „Adataim” felületen beállított munkanapon belül lejár, megváltozik (kékeslila). Az „Adataim” felületen alapértelmezetten mindenkinek 0 nap van beállítva, ami azt jelenti, hogy az aznap lejáró határidejű igények háttérszíne módosul.


12/54

A lejárt határidejű igényeket narancssárga háttérszín jelzi. Ezen estekben a következő állapot beállításának határideje már lejárt.

a) Lejáró határidők

A „kékeslila” háttérszínű, azaz lejáró határidővel rendelkező igények külön listában, a ”Lejáró határidők”-ben is megtekinthetők. Amennyiben nincs ilyen igény, akkor a fülön a „Nincs lejáró határidővel rendelkező feladat” felirat jelenik meg.

b) Lejárt határidők

A „narancssárga” háttérszínű igények listája külön is megtekinthető a „Lejárt határidők” fülön. Amennyiben nincs ilyen igény, akkor a felületen a „Nincs lejárt határidővel rendelkező feladat” felirat jelenik meg.

3. Bejelentések


13/54

A Bejelentéseim lista azon igényeket tartalmazza, melyet az adott felhasználó hozott létre.

5.4. Műveletek a listafelületeken

1. Sorbarendezés

A listákban szereplő igényeket az oszlopok tartalma alapján, az oszlop nevére kattintva sorba lehet rendezni. A sorba rendezett oszlop háttere zöld színnel jelenik meg. Az oszlop neve mellett látható „kisnyíl” jelzi a rendezés irányát. Ez a rendezés a Lekérdezések listafelületre is vonatkozik.

2. Lapozás

A Tennivalók listában és a Lekérdezések felületen is egy oldalon annyi igény jelenik meg maximum, mint amit a Felhasználó az „Adataim” űrlapon beállított. Alapértelmezetten minden felhasználónak 10 került beállításra.

Több oldal esetén lapozni a Tennivalók, Bejelentések esetén a táblázat alatt megjelenő, a Lekérdezések felületen a táblázat felett is megjelenő oldalszámokra kattintva lehet.

3. Szűrés

A Lekérdezések felületen megjelenő Dinamikus szűrők segítségével lehet a bejelentések teljes listáját szűrni, melynek lépései:

Szempont beállítása: oszlop kijelölése, operátor kiválasztása, az érték megadása, majd a Hozzáad funkció segítségével rögzítésre kerül a feltétel.


14/54

Hozzáadást követően a rögzített feltételek megjelennek a felületen, ahol a „csoport” segítségével a feltételek szűrési sorrendjét (zárójelet), az „és/vagy” segítségével a feltételek, csoportok közötti relációt határozhatjuk meg.

Lehetőség van az adott szűrési szempont mentésére is, a továbbiakban a mentett szűrés az „Elmentett lekérdezések” funkcióban szerepel, mely elérhető egyrészt a Lekérdezésekből, másrészt az adott igény megnyitását követően a jobb oldali menüből (toolboxból) is.

A lekérdezést a Megnevezésre kattintva lehet megnyitni. Amennyiben a lekérdezésre már nincs szükség, a Törlés ikon segítségével sztornózható.

Abban az esetben, ha egy adott sorszámú igényt keres, a Sorszám szűrő alkalmazása egyszerűbbé teszi a szűrést. Ekkor csak a sorszámot kell beírni a Sorszám szűrőbe és a Szűrés gombra kattintva vagy az Enter billentyű segítségével megtörténik a keresés.


15/54

4. Excel export

A Lekérdezések funkcióban található igények adatai excel táblázatban is megjeleníthetők, a listafelület alatt található „excel fájl letöltése” link segítségével.

Mivel az Excel több oszlopot tud kezelni, mint amennyi a képernyőre kifér, az Excel változat az adott igény összes adatát - beleértve az állapottörténetet is - tartalmazza.

5.5. Információ

Az „Információ” gomb mindig az adott modulhoz, almenühöz kapcsolódó legfontosabb útmutatásokat tartalmazza. Elérhető a jobb oldali menüből vagy az egyes oldalak jobb felső sarkában megjelenő kérdőjelre kattintva.

5.6. Állapottörténet

Az egyes igények megnyitását követően a jobb oldali menüből érhető el az Állapottörténet, melynek segítségével követhetjük nyomon az igénylés állapotainak (státuszainak) változását. Minden állapot beállításakor egy új bejegyzés kerül az állapottörténetbe, amely leírja, hogy az adott elemet ki, mikor, milyen állapotba billentette. A listában mindig a legfrissebb dátumhoz tartozó állapot van legfelül.


16/54

5.7. Változástörténet

A Változástörténet az adott igény megnyitását követően, szintén a jobb oldali toolboxból érhető el. A funkció segítségével követhetjük nyomon az igénylés adatainak változását, az állapotváltozás kivételével.

A Változások lista megmutatja, hogy:

melyik funkcióhoz tartozik az igénylés;

ki és mikor módosította;

melyik mező adatában történt a változás;

mi az új mező értéke;

mi volt módosításkor az igény állapota.

A Szűrő segítségével a listát többféle szempont szerint szűrhetjük.

5.8. Nyomtatás

Amennyiben az adatlapot szeretnénk kinyomtatni, akkor a jobb oldali menüből elérhető „Nyomtatás” funkció segítségével tehetjük meg.


17/54

5.9. Lekérdezések

A bejelentett igények listázására szolgál a Lekérdezések felület. A funkció segítségével lehet lapozható, rendezhető, szűrhető formában áttekinteni és exportálni a rögzített igényeket.


18/54

5.10.Elmentett lekérdezések

A Lekérdezések funkcióban lehetőség van lekérdezések elmentésére, melyeket a továbbiakban az „Elmentett lekérdezések” segítségével nyithatók meg. Az „Elmentett lekérdezések” elérhető a Lekérdezések és az adatlapok megnyitását követően a jobb oldali menüből is.

5.11.Összes elmentett lekérdezés

„Elmentett lekérdezések”-hez hasonló funkció azzal a különbséggel, hogy itt nem csak adott modulhoz kapcsolódóan elmentett lekérdezés érhető el, hanem az összes modul elmentett lekérdezései.

5.12.Hiperlink

Az igénylőlapok tetején megjelenő külső hiperlink segítségével könnyebben hivatkozhatunk az egyes bejegyzésekre e-mailekben és más dokumentumokban.

5.13.Fórum

A bejelentéssel, igénnyel kapcsolatos felhasználói kommunikáció az üzenőfalon, azaz a Fórumon keresztül történik. A fórum az adatlap megnyitását követően érhető el. A hozzászólásokat, kérdéseket bárki láthatja, aki az adott igényhez hozzáfér.


19/54

Egy adott hozzászólásra annak „ablakában” lehet reagálni a „Válasz erre” opció segítségével.

Ha egy bejegyzéshez kérdés/válasz kerül rögzítésre, akkor annak paneljében egy szürkével kiemelt szövegdoboz jelenik meg, mely tartalmazza bejegyzéshez rögzített hozzászólást.

Adott Fórum bejegyzéshez kapcsolódó hozzászólások (amennyiben több van) időrendben, felülről lefelé kerülnek megjelenítésre, legalul az aktuális hozzászólással.

Abban az esetben, ha egy fórumhozzászóláshoz több mint 2 bejegyzés érkezett, a hozzászólás paneljében megjelenik az „Összes hozzászólás megtekintése” funkciógomb, melyre kattintva megjelennek a korábban rögzített hozzászólások. Alapértelmezetten a hozzászólások közül csak az utolsó 2 jelenik meg.

A megnyitott összes hozzászólást az „Összes hozzászólás elrejtése” gombbal el is tudjuk ezt követően rejteni.

5.14.Fájl csatolása

A bejelentéshez lehetőség van fájlokat is csatolni a „+” jel segítségével. A Fájl csatolása felületen ki kell választani elsőként a feltölteni kívánt fájlt, majd rögzíteni a leírását (tárgyát) és végül a „Feltöltés” funkciógomb segítségével menteni a csatolást.


20/54

Sikeres csatolást követően a dokumentum sorszáma, feltöltő neve, leírása, mérete és a feltöltés dátuma megjelenik a listafelületen. A továbbiakban a sorszámra, vagy a leírásra kattintva nyitható meg a melléklet. Az utolsó oszlopban található ikon segítségével lehet a téves csatolást törölni.

6. Hibabejelentés

A Hibabejelentés modulban van lehetőség az alrendszerek használata során felmerülő hibajelzések rögzítésére és megtekintésére.

6.1. Bejelentés rögzítése

Az észrevételeket a Bejelentés funkció segítségével lehet rögzíteni, a megjelenő adatlap kitöltésével.

Adatlap mezői


21/54

Az igénylőlap egy bejelentés rögzítéséhez szükséges adatelemeket tartalmazza. Az adatlapon a kitöltendő mezők fehér háttérszínű szövegboxban jelennek meg vagy választólistában, ezen felül vannak rendszer által generált, nem módosítható adatok is, melyek háttere szürke.

Mező neve Megjegyzés

Azonosítószám Rendszer által generált adat, a továbbiakban ez a bejelentés sorszáma is.

A listafelületeken linkként (aláhúzással kiemelve) jelenik meg, melyre kattintva a bejelentés megnyitható és szerkeszthető.

Állapot beállítás Segítségével állíthatók be az állapotok, melyek az igény életútját mutatják meg.

Figyelem! Az Állapot beállítás mező csak a beállításra jogosult felhasználóknak és csak adott állapotban jelenik meg.

Bejegyzés dátuma Rendszer által generált adat: a bejelentés létrehozásának dátumát jelzi, óra – perc pontossággal.

Bejelentő neve Igényt rögzítő felhasználó neve, rendszer által generált adat.

Típus

Rendszer által a státuszrendszer alapján generált adat. Az alábbi típusokhoz tartozhat a bejelentés:

Kincstár;

NISZ üzemeltetés;

Fejlesztő.

Fejlesztő által meghatározott kategória

A bejelentés sürgősségének Fejlesztő általi meghatározása.

Hibabejelentés tárgya Az igénylés egyénileg megadott tárgya, kötelezően kitöltendő.

Leírás Kötelezően kitöltendő, a bejelentés szöveges leírását kell tartalmaznia. A leírás szövege egyben a fórum első hozzászólása is.

Fájl csatolása A mező segítségével lehet a bejelentéshez dokumentumot csatolni.

6.2. Bejelentés adatainak módosítása

A bejelentési adatlap a továbbiakban a listafelületekről kiválasztva nyitható meg, a sorszám linkre kattintva. Amennyiben az igénylőlapon adatot szeretnénk módosítani, két feltételnek kell teljesülnie:

az igénylőlap olyan állapotban van, amihez jogosult az adott felhasználó;

az adott felhasználó szervezete jogosult az adott igénylőlap adatainak módosítására.


22/54

6.3. Állapot beállítás

Minden bejelentés életútját állapotok (státuszok) jellemzik, melyet az arra jogosult felhasználó állít be. Egy állapotból a rendszer csak egy onnan, az állapotgráf (eljárásrend) által megengedett állapotba engedi át az igényeket, és oda is csak akkor, ha a felhasználónak van jogosultsága az adott átmenet végrehajtására. Egy igény egyszerre csak egy állapotban lehet.

Az Állapot beállítás mező az igénylőlapon található az azonosítószám mező alatt, és csak azon felhasználónak aktív, akinek joga van beállítani a soron következő állapotot.

Ssz. Státusz Felelős Határidő

1. Hibabejelentés benyújtva Bejelentő

2.

Hibabejelentés szakmai véleményezése és az illetékes felé továbbítása

2.a elutasítás, nem hiba 2.b pontosítás szükséges* 2.c Fejlesztő felé továbbítva 2.d NISZ üzemeltetés felé továbbítva 2.e Kincstár szakmai felelős felé továbbítva

Kincstár (OTR

menedzser) 1.+5

3. Pontosító válasz Bejelentő 2.b+3

4.

Hibabejelentés elemzése és kategorizálása 4.a felelős által ellenőrizve nem hiba 4.b pontosítás szükséges* 4.c felelős által elfogadva – kritikus hiba 4.d felelős által elfogadva – sürgős hiba 4.e felelős által elfogadva – nem sürgős hiba

Kijelölt felelős

2.c/2.d/2.e+2

5. Pontosító válasz Bejelentő 4.b+3

6. Javítás átadása Kijelölt felelős

4.c+3 óra 4.d+2 4.e+5

7. Döntés a javításról

7.a javítás nem átvehető 7.b letesztelve, átvehető

Bejelentő 6.+3


23/54

*Pontosító kérdést a Kincstár illetve a Kijelölt felelős fogalmazhat meg a bejelentő felé abban az esetben, ha az igényre vonatkozó döntést megalapozó információk hiányosak vagy azok értelmezése szükséges. Pontosító kérdés feltétele és a válasz megadása többször ismétlődhet mindaddig, amíg az észrevétel mibenlétének megítéléséhez elegendő információ nem áll rendelkezésre. Pontosító kérdés esetén az igény 1. Hibabejelentés benyújtva státuszba kerül vissza. Amennyiben a pontosító kérdésre a felvető megadja a választ, az ellenőrzésre rendelkezésre álló határidő újraindul.

A hibabejelentés lehetséges életútját a következő folyamatábra is szemlélteti:


24/54

6.4. Statisztikák

A statisztikák olyan funkció specifikus kimutatásokat tartalmaznak, melyek a lekérdező felületen keresztül nem megoldhatóak, pl.:

összegzéseket;

átlagolásokat;

kimutatásokat;

különlegesen kialakított táblázatokat.

A hibabejelentés modulhoz az alábbi négy statisztika tartozik:

Időtartam;

Állapoteloszlás;

Szervezet;

Fórumhozzászólások.

Minden statisztika neve egy hivatkozás, melyre kattintva azok megtekinthetők.

Időtartam statisztika

Az időtartam statisztika megmutatja, hogy az adott igénylés:

mikor jött létre;

az egyes állapotokban mennyi időt töltött;

mikor készült el, vagy került visszautasításra.

A statisztika Excelbe exportálható, illetve nyomtatható.


25/54

Állapoteloszlás statisztika

Az állapoteloszlás statisztika megmutatja, hogy:

az adott állapotban jelenleg hány bejelentés tartózkodik;

összesen (valaha) hány igénylés tartózkodott abban az állapotban.

Amennyiben a statisztika összesítést is tartalmaz („hány olyan igény volt, hogy …”), mindig van lehetőség számok mögött rejlő konkrét igények listájának lekérésére. Ezeket az összesítő számokat aláhúzások (linkek) jelzik, rákattintva megtekinthető az adott állapothoz tartozó bejelentések listája.

Ez a statisztika is exportálható Excelbe, illetve nyomtatható az Excelbe ill. Nyomtatás ikonok segítségével.

Szervezet statisztika

A szervezet statisztika megmutatja, hogy mely szervezetekhez:

hány bejelentés tartozik;

hány lezárt bejelentés tartozik;

mennyi a lezárt igénylések átlagos átfutási ideje;

mennyi a nem lezárt igénylések átlagos kora.

A „Szervezet” névben az aláhúzás linket jelöl, melyre kattintva megtekinthetők a kiválasztott szervezethez tartozó igénylések. A statisztika Excelbe exportálható, illetve nyomtatható az Excelbe ill. Nyomtatás ikonok segítségével.

Fórumhozzászólások

A statisztika az igények alapadatain kívül a fórumhozzászólásokat is tartalmazza.

Az Excel táblázat tartalma:

Azonosító;

Benyújtó felhasználó neve;

Benyújtó felhasználó szervezete;

Benyújtás dátuma;

Jelenlegi állapot;



26/54

7. Fejlesztés

A Fejlesztés funkcióban van lehetőség az alrendszereket érintő fejlesztési igények rögzítésére, valamint azok előrehaladásának nyomonkövetésére.

7.1. Igény rögzítése

Az új fejlesztési igényeket a Bejelentés funkcióban kell rögzíteni, a megjelenő adatlap kitöltésével.

Fejlesztés adatlap mezői

Az adatlapon vannak kitöltendő mezők, melyek fehér háttérszínű szövegboxban jelennek meg, vagy választólistában, valamint vannak rendszer által generált, nem módosítható adatok is, melyek háttere szürke.


27/54

Az alapadatok mezői kötelezően kitöltendők.


Azonosítószám

Rendszer által generált adat, a továbbiakban ez a bejelentés sorszáma is.

A listafelületeken linkként (aláhúzással kiemelve) jelenik meg, melyre kattintva a

bejelentés megnyitható és szerkeszthető.

Állapot A mező segítségével állíthatók be az állapotok, melyek az igény életútját mutatják meg.

Figyelem! Az Állapot beállítás mező csak az adott, soron következő státusz beállítására jogosult felhasználóknak jelenik meg.

Bejegyzés dátuma

Igény létrehozásának dátumát jelzi, óra – perc pontossággal.


Modul Segítségével határozható meg, hogy a bejelentés mely alrendszer mely funkcióját érinti.

Fejlesztés tárgya A fejlesztés egyedileg megadott címe, neve.

Leírás Fejlesztés részletes ismertetése, mely egyben a Fórum első hozzászólása is.

Indoklás Igény indoklásának rögzítésére szolgál.

Tesztelők

A fejlesztés teszteléséért felelős felhasználókat lehet kiválasztani. Figyelem! Legkésőbb a „Fejlesztés javasolt” illetve projektszerű fejlesztések esetén az „Ajánlat elfogadva, megrendelve” állapot beállításáig kötelező kijelölni a tesztelőket.

Több tesztelő esetén kötelező kiválasztani egy felelős személyt, aki a tesztelés koordinálását végzi, illetve az tesztelést követő állapot beállításáért felelős.

A kijelölt tesztelők (továbbá az igény bejelentője és az igényhez hozzászólok) automatikusan kapnak e-mail értesítést a tesztelésre átadásról.

Fájl csatolása Segítségével az igényhez dokumentum csatolható.

A későbbiekben megjelenő mezők

Fejlesztési határidő és szakértői napok

A fejlesztés szakértői napszáma, amennyiben a Specifikáció típusú igény megvalósítható. A Fejlesztő tölti ki az elfogadva állapot beállításához.

Módosítás esetén a Kincstárnak van lehetősége felülvizsgálni az új határidőt.

Specifikáció szükséges

Rendszer által, a státuszrendszer alapján rögzített adat.

Specifikáció határideje

Amennyibe specifikáció szükséges, akkor annak határideje ebbe a mezőbe rögzíthető.

Hibajavítás határideje

Nem elfogadható fejlesztési igények esetén jelenik meg, amit a Fejlesztő tölt ki.


28/54

Figyelem! Statisztikai fejlesztések igényléséhez az adatlap jobb oldali menüjéből letölthető a „Jelentés igénylő lap”, mely segítségével a statisztikákra, lekérdezésekre irányuló fejlesztések pontosan meghatározhatók.

7.2. Igénylőlap adatainak módosítása








29/54

Státusz Felelős Határidő

1. Létrejött Bejelentő

2.

Kincstár megvizsgálja az igényt 2.a nem javasolt, visszautasítva 2.b pontosítás szükséges 2.c Kincstár által elfogadva 2.d Kincstár által elfogadva – specifikáció szükséges

Kincstár 1.b+8

3.

Specifikációs igény véleményezése* 3.a nem javasolt, visszautasítva 3.b pontosítás szükséges 3.c Fejlesztő által elfogadva 3.d Pontosított igény a fejlesztő által elfogadva**

Fejlesztő 2.d+5

4. Specifikáció átadva Fejlesztő 3.c+rögzített

határidő

5. Specifikáció véleményezése

5.a Nem elfogadható*** 5.b Specifikáció rendben van

Kincstár 4+5

6.

Fejlesztési igény vizsgálata 6.a nem megvalósítható 6.b pontosítás szükséges 6.c elfogadva

Fejlesztő 2.c/5.b+5

7. Tesztelésre átadva Fejlesztő 6.c-t követően

a rögzített határidőre

8. Javaslat a fejlesztés elfogadhatóságára

8.a fejlesztés nem elfogadható 8.b letesztelve, átvehető, élesíthető

Kincstár

9. Hibajavítási határidő meghatározva Fejlesztő 8.a+3

10. Ismételt tesztelésre átadva Fejlesztő rögzített határidő

11.

Döntés 11.a hibajavítás nem elfogadható 11.b hibajavítással átvehető, élesíthető

Kincstár

12. Élesítés megtörtént Fejlesztő

* 3-5 lépés csak abban az esetben szerepel a gráfban, amennyiben specifikáció szükséges. ** A Fejlesztő pontosító kérdésére a választ a Kincstár rögzíti. *** Amennyiben nem elfogadható a specifikáció, akkor a Fejlesztő javítja, majd újra átadja azt.


30/54

A fejlesztés lehetséges életútját a következő folyamatábra is szemlélteti:


31/54

7.4. Fejlesztési határidő és szakértői nap módosítása

A fejlesztési igény adatlapján egy különálló szekcióban lehet rögzíteni a ”Fejlesztő által javasolt határidő”, az „Ajánlat érvényességi ideje” és a „Szakértői nap” mezőket.

A fejlesztés megrendelését megelőzően a Fejlesztőnek lehetősége van a fejlesztési határidőt és a szakértői napot az erre szolgáló adatmezőben módosítani a módosítás fórumban történő indoklásának megjelölésével.

A szakértői nap és a fejlesztési határidő módosítása Megrendelő általi jóváhagyást követően lehetséges.

7.5. Statisztikák

A statisztikák olyan funkció specifikus kimutatásokat tartalmaznak, melyek a lekérdező felületen keresztül nem megoldhatóak, például:

összegzéseket;

átlagolásokat;

kimutatásokat;


A Fejlesztés funkcióhoz az alábbi statisztikák tartoznak:

Állapoteloszlás;

Szervezet;




32/54



az adott állapotban jelenleg hány igénylés tartózkodik;


Az aláhúzások linket jelölnek, rákattintva megtekinthető az adott állapothoz tartozó igénylések listája. A statisztika Excelbe exportálható, illetve nyomtatható az Excelbe ill. Nyomtatás ikonok segítségével.



hány beérkezett igénylés tartozik;

hány lezárt igénylés tartozik;



A Szervezet névben az aláhúzás linket jelöl, melyre kattintva megtekinthetők a kiválasztott szervezethez tartozó igénylések. A statisztika Excelbe exportálható, illetve nyomtatható az Excelbe ill. Nyomtatás ikonok segítségével.

Fórumhozzászólások statisztika

A statisztika az igények alapadatain kívül a fórumhozzászólásokat is tartalmazza. Az Excel táblázat tartalma:

Azonosító;




Jelenlegi állapot;



33/54

8. EHD Jogosultság

Az HelpDesk Jogosultság segítségével a menedzserek az HelpDesk rendszerhez kérhetnek jogosultságot felhasználóik részére abban az esetben, ha már regisztráltak a felületre.

8.1. Igény Rögzítése

Új HelpDesk Jogosultsági igényeket a Bejelentés funkcióban kell rögzíteni, a megjelenő adatlap kitöltésével.

Adatlap mezői

Az adatlapon vannak kitöltendő mezők, melyek fehér háttérszínű szövegboxban jelennek meg, vagy választólistában, valamint vannak rendszer által generált, nem módosítható adatok is, melyek háttere zöld.


34/54


Azonosítószám



Állapot

A mező segítségével állíthatók be az állapotok, melyek az igény életútját mutatják meg.


Bejegyzés dátuma Igény létrehozásának dátumát jelzi, óra – perc pontossággal.


Bejelentő szervezete

Igényt rögzítő felhasználó szervezete.

Tárgy Igény tárgya, a gyors azonosítást segíti.

Típus

Legördülő mezőből szükséges kiválasztani:

Módosítás: már HelpDesk jogosultsággal rendelkező felhasználó jogosultságának módosítására vonatkozik;

Törlés: felhasználó letiltására vonatkozó igény;

Új: új felhasználó részére történő jogigénylést jelenti.

Felhasználó neve Az a felhasználó, aki számára a jogigénylés történik.

Felhasználó e-mail címe

Felhasználó kiválasztása után automatikusan megjelenítésre kerül.

Jogosultsági szerepkörök

Segítségével választhatók ki a felhasználó részére igényelt szerepkörök.

A szerepkör neve fölé irányítva az egeret megjelenik a szerepkör leírása, amennyiben ahhoz került információ rögzítésre.

Leírás Jogigényléshez kapcsolódó megjegyzés rögzítésére szolgál.






35/54


Minden igénylőlap további életútját állapotok jellemzik, melyeket az arra jogosult felhasználók állíthatnak be. Az állapot beállítás mező az igénylőlapon található, a jelenlegi állapot mező alatt és csak azon felhasználók számára aktív, akik rendelkeznek a hozzá szükséges jogosultsággal.


Magyarázat

1.

Létrejött Bejelentő

A Jogosultság modulba jogosultsági szerepkörük alapján a TVI, EMMI és Kincstár szervezet felhasználói rögzíthetnek be új igényt.

2. Engedélyezve Engedélyező 1+3

A Bejelentő szervezetének másik felhasználója állíthatja be ezt az állapotot. A Bejelentő a saját jogigénye estében nem rögzítheti ezt a státuszt.

3. Kincstár jóváhagyás Kincstár 2+3 A Kincstár kijelölt felhasználója jóváhagyja az igényt.

4. Átadva Fejlesztő 3+5 A Fejlesztő átadja az elkészült jogbeállítást.

5.

Tesztelés 5.a nem elfogadható 5.b rendben van, lezárható

Felvető 4.+3 A felvető ellenőrzi a jogosultságot.

6. Ismételt tesztelésre átadva Fejlesztő 5.a+5 Nem elfogadható állapotot követően a Fejlesztő javítja a jogbeállítást, majd újra átadja tesztelésre.

7.

Ismételt tesztelés 7.a hibajavítás nem elfogadható 7.b rendben van , hibajavítás után lezárható

Felvető 8.+5 A felvető újra ellenőrzi a jogosultságot.

Az EHD jogosultság lehetséges életútját a következő folyamatábra is szemlélteti:


36/54

8.4. Lekérdezések

A bejelentett igények listázására szolgál a lekérdező felület, mely a bal oldali menüből, a funkcióra kattintva érhető el. A funkció segítségével lehet lapozható, rendezhető, szűrhető formában áttekinteni és exportálni a különböző igényeket. A lekérdező felület tehát szűrőkből és egy lapozható, rendezhető listából áll.

9. Jogosultság

A Jogosultságkezelés funkcióban szükséges az OTR belső rendszerre vonatkozó jogigényléseket rögzíteni.

9.1. Jogosultsági igény rögzítése

Az új jogigényléseket a Bejelentés funkcióban lehet rögzíteni, a megjelenő adatlap kitöltésével. Az adatlapon – a korábban leírt funkciókhoz hasonlóan - vannak kitöltendő mezők, melyek fehér háttérszínű szövegboxban jelennek meg, vagy választólistában, illetve vannak rendszer által generált, nem módosítható adatok is, melyek háttere szürke.

Az adatlap az alábbi részekből áll:

Alapadatok;

Alintézkedés csoportok;

Jogosultsági szerepek;

Jogigénylő adatok.


37/54

1. Alapadatok

Alapadatok mezői

Az alapadatok mezői kötelezően kitöltendők.


Azonosítószám



Állapot



Igénylő neve Rendszer által generált adat: a bejelentést rögzítő felhasználó neve.

Jogosultság engedélyező neve

Engedélyező nevének rögzítésére szolgál, az adatlapon megjelenő legördülő listából válaszható ki.

Igénylés dátuma Rendszer által generált adat: a bejelentés létrehozásának dátumát jelzi, óra – perc pontossággal.


38/54


Igénylés jellege

4 típusú lehet:

Új: új felhasználó jogigénylése esetén;

Módosítás: már meglévő felhasználó jogosultságának módosítási igénye esetén;

Törlés: jogosultság megszűnés esetén,

Jelszóigénylés: elfelejtett jelszó miatt új igénylés.

Megjegyzés Egyéb megjegyzés rögzítésére szolgál, kitöltése nem kötelező.

2. Jogosultsági szerepek

A jogosultsági szerepek tartalmazzák a választható jogosultságok listáját. A szerepkör neve egy link, amely a jogosultsági szerepköröket és a hozzátartozó jogokat tartalmazó táblázatra mutat.

3. Jogigénylő adatok

A „Jogigénylők adataiban” kell rögzíteni a felhasználóra vonatkozó adatokat. A + ikonra kattintva, felugró ablakban nyílik meg rögzítő felület.


39/54

Jogigénylő mezői

Az „Anyja neve” és a „Születési idő” mezők kivételével minden mező kötelezően kitöltendő.


Felhasználó neve

Figyelem! Csak a regisztrált felhasználók közül lehet választani. A felhasználó neve, aki részére a jogigénylés történik. A HelpDeskben szereplő felhasználók közül lehet választani.

Anyja neve Telefonon történő jelszó átadáshoz kötelező. A későbbiekben csak a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználók számára láthatóak, és a nyomtatási képen sem jelennek meg.

Születési idő

Szervezeti egység Érintett felhasználó szervezete (csak az aktív szervezetek jelennek meg).

E-mail cím Érintett felhasználó e-mail címe.

Telefon

Formátuma: +36 (11) 111111; +36 (1) 1111111; +36 (70) 1111111.

Beosztás Érintett felhasználó beosztása a szervezetnél.

* A kiválasztott felhasználó adatait automatikusan beemeli a rendszer a felhasználó adatlapjáról.

A mezők kitöltését követően a „Mehet” gomb segítségével az igényhez rendeljük a felhasználót. A hozzárendelést követően a felhasználó neve megjelenik az igénylés alatt, melyre kattintva az adatok újra megtekinthetők és módosíthatók.

Egy adott igényhez tetszőleges számú felhasználó hozzárendelhető. A mentést követően azonban már felhasználónként jelenik meg a jogigénylés.

A jogigénylő rögzítését követően a felvitt igény megjelenik a „Tennivalók” és a „Bejelentéseim” listában is, ahol a sorszámra kattintva megnyílik az adatlap, melynek adatai módosíthatók az arra jogosult felhasználók számára. Az adatlap kiegészült további mezővel, illetve funkciókkal:

Ellenőrző kód;

Külső hiperlink;

Fórum.

Ellenőrző kód

Az Ellenőrző kód azt a célt szolgálja, hogy a kinyomtatott és a jogosultság menedzserek részére megküldött igénylőlap teljesen megegyező legyen a rendszerben szereplő verzióval. Ha a kinyomtatást követően az igénylőlap adatait megváltoztatják, azzal megváltozik az ellenőrző kód is, tehát az igénylést újra ki kell nyomtatni és az új verziót faxon beküldeni az illetékes személyek számára.


40/54

Engedélyezők

A jobb oldali toolboxból elérhető az aktív (fel nem függesztett) jogosultság engedélyezők listája, ahol az egyes engedélyezőhöz tartozó szervezet/szervezetek is megjelennek.






Minden igénylőlap további életútját állapotok jellemzik, melyeket az arra jogosult felhasználók állíthatnak be. Az állapot beállítás mező az igénylőlapon található, az azonosító alatt és csak azon felhasználók számára aktív, akik rendelkeznek a hozzá szükséges jogosultsággal.


Felhasználó neve A felhasználó neve, aki részére a jogigénylés történik. A HelpDeskben szereplő felhasználók közül lehet választani.

Anyja neve Telefonon történő jelszó átadáshoz kötelező.

A későbbiekben csak a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználók számára láthatóak, és a nyomtatási képen sem jelennek meg.

Születési idő

Szervezeti egység* Érintett felhasználó szervezete (csak az aktív szervezetek jelennek meg).

E-mail cím* Érintett felhasználó e-mail címe.


41/54


Telefon*

Formátuma:

+36 (11) 111111;

+36 (1) 1111111;

+36 (70) 1111111.

Beosztás* Érintett felhasználó beosztása a szervezetnél.

Fájl csatolása Segítségével az igényhez dokumentum csatolható.

* A kiválasztott felhasználó adatait automatikusan beemeli a rendszer a felhasználó adatlapjáról

A jogosultság lehetséges életútját a következő folyamatábra is szemlélteti:

9.4. Lekérdezések

A bejelentett igények listázására szolgál a lekérdező felület, mely a bal oldali menüből, a funkcióra kattintva érhető el. A funkció segítségével lehet lapozható, rendezhető, szűrhető formában áttekinteni és exportálni a különböző igényeket. A lekérdező felület tehát szűrőkből és egy lapozható, rendezhető listából áll.


42/54

9.5. Statisztikák


összegzéseket;

átlagolásokat;

kimutatásokat;


A Jogosultság modulhoz az alábbiak tartoznak:

Állapoteloszlás;

Szervezet;





az adott állapotban jelenleg hány igénylés tartózkodik;


Az aláhúzások linket jelölnek, rákattintva megtekinthető az adott állapothoz tartozó igénylések listája.

A statisztika Excelbe exportálható, illetve nyomtatható az Excelbe ill. Nyomtatás ikonok segítségével.



hány beérkezett igénylés tartozik;

hány lezárt igénylés tartozik;




43/54

A Szervezet névben az aláhúzás linket jelöl, melyre kattintva megtekinthetők a kiválasztott szervezethez tartozó igénylések.

A statisztika Excelbe exportálható, illetve nyomtatható az Excelbe ill. Nyomtatás ikonok segítségével.

Fórumhozzászólások statisztika

A statisztika az igények alapadatain kívül a fórumhozzászólásokat is tartalmazza. Segítségével a fórumhozzászólások egy listában, átlátható módon megtekinthetővé és kereshetővé válnak.

Az excel tábla tartalma:

Azonosító;




Jelenlegi állapot;



44/54

9.6. Képzés

9.7. Képzési igény rögzítése

A képzési igényeket a Bejelentés funkció segítségével lehet rögzíteni, a megjelenő adatlap kitöltésével.

Adatlap mezői


Azonosítószám



Állapot



Bejegyzés dátuma

Rendszer által generált adat: a bejelentés létrehozásának dátumát jelzi, óra – perc pontossággal.


Képzés tárgya Az igénylés egyénileg megadott tárgya, kötelezően kitöltendő. A bejelentés gyors azonosítását segíti elő.

Modul Segítségével határozható meg, hogy a bejelentés mely alrendszer mely modulját érinti.


45/54


Tervezett létszám A képzésen résztvevők szervezete és létszáma adható meg.

Képzés időpontja A képzés időpontja és helyszíne. Részletesebben ismertetése az „Időpont és helyszín rögzítése” pontban történik. Képzés helyszíne

Szakértői nap A Fejlesztői elfogadást követően jelenik meg, a rendszer generálja.

Képző Az oktatót a Fejlesztő jelöli ki, az igény elfogadásakor.

Leírás Kötelezően kitöltendő, a bejelentés szöveges leírását tartalmazza. A leírás szövege egyben a fórum első hozzászólása is.

Fájl csatolása A mező segítségével lehet a bejelentéshez dokumentumot csatolni.

Időpont és helyszín rögzítése

A Képzés időpontja sorban megjelenő naptár ikonra kattintva egy nagyobb napár felület nyílik meg, melyen megjelennek a már korábban felvitt képzések és helyszíni rendelkezésre állások is, amelynek segítségével elkerülhetővé válik, hogy az egyes képzések időpontjai ütközzenek. Az egeret a bejegyzés felé húzva megjelenik az igény tárgya és a helyszín is.

A lap felső részén megjelenő szűrő segítségével lehet megtekinteni más hónapok naptárát is.

Új időpont és helyszín rögzítéséhez az „Új időpont és helyszín” gombra kell kattintani, amelyet követően megjelenik a rögzítő felület.


46/54

Időpont rögzítésénél a kis naptár ikonra kattintva ki lehet válaszani a kezdő dátumot, majd megadni az órát és percet. Ezek megadása után a befejező időpontnál is megjelennek az adatok, amiket igény szerint lehet módosítani. A rögzítés befejezése után a „Felvesz” gombra szükséges kattintani. Időpontot a kuka ikonnal lehet törölni.

Helyszínt rögzíteni az oldal alsó felében szereplő mező segítségével van lehetőség. A színválasztó a könyebb azonosítást segíti a naptár oldalon.

A „Mentés” gombra kattintva a naptár oldalra, majd a „Vissza” gombra kattinva a képzés fő adatlapjára térünk vissza.

Figyelem! A bejelentéskor rögzített időpont és helyszín esetében még nem szerepel a képzési igény száma a naptárban, mivel az igény még nem került ténylegesen mentésre, így még nem rendelkezik azonosítószámmal.

9.8. Bejelentés adatainak módosítása





47/54





1. Létrejött Bejelentő

2.

Döntés 2.a visszautasítva 2.b elfogadva - Kincstári képzés 2.c elfogadva - Fejlesztői képzés

OTR menedzser 1.+5

3.

Döntés 3.a visszautasítva 3.b elfogadva, képzési időpont meghatározva*

Fejlesztő 2.c+5

4. Képzési teljesítve** OTR menedzser

/ Fejlesztő

* 2.c esetben a képzési időpontot a Kincstár és a Fejlesztő közösen határozzák meg. ** Amennyiben a Kincstár végzi a képzést, akkor a 2.b állapot beállítása után a 4. állapot következik.

A képzés lehetséges életútját a következő folyamatábra is szemlélteti:


48/54

9.10.Lekérdezések

A bejelentett igények listázására szolgáló lekérdező felület, mely a bal oldali menüből, a funkcióra kattintva érhető el. A funkció segítségével lehet lapozható, rendezhető, szűrhető formában áttekinteni és exportálni a különböző igényeket.

A Naptár gombra kattintva megjelenő felületen minden képzés és helyszíni rendelkezésre állás megjelenik, havonkénti bontásban.

9.11.Statisztikák


összegzéseket;

átlagolásokat;

kimutatásokat;


A Képzés modulhoz kapcsolódóan az alábbi statisztikák érhetőek el.

Időtartam statisztika

A statisztika tartalma:

Azonosítószám;

Képzés tárgya;

Szervezet;

Bejelentő felhasználó;

Igény bejelentésének dátuma;

Állapotok.

A statisztika azt mutatja meg, hogy az adott igény mennyi időt töltött egyes állapotokban.


49/54



Állapot;

Jelenleg;

Valaha.

A „Jelenleg” és a „Valaha” oszlopok az adott állapotban szereplő igények db számát mutatja meg. A „Jelenleg” db szám egyben link is, mely a hozzátartozó igények listáját mutatja meg. A statisztika excelbe is exportálható illetve nyomtatható.



Szervezet;

Beérkezett igény összesen;

Lezárt igény összesen;

Átlagos átfutási idő;

Nem lezárt igénylések kora.

Fórumhozzászólások

A statisztika az igények alapadatain kívül a fórumhozzászólásokat is tartalmazza. Segítségével a fórumhozzászólások egy listában, átlátható módon megtekinthetővé és kereshetővé válnak.

Az excel tábla tartalma:

Azonosító;




Jelenlegi állapot;



50/54

10. Cikkek

A Cikkek funkcióban tekinthetők meg a felülethez kapcsolódóan feltöltött anyagok. A funkcióra kattintva elsőként ki kell választani a szekciót.

A szekció kiválasztását követően megjelennek a hozzá tartozó dokumentumok, melyek nevére kattintva lehet azokat megnyitni. A név alatt feltüntetésre kerül a feltöltés dátuma és a feltöltő felhasználó neve.

Új hír vagy kézikönyv rögzítéséről lehetőség van e-mail értesítést kérni az Adataim funkció / E-mail értesítés beállítások / Cikkek (közlemények) menüpont alatt.


51/54

11. Adataim

Az Adataim funkció segítségével van lehetősége mindenkinek saját adatait módosítani, a funkcióra kattintva a korábban megismert regisztráció adatlap nyílik meg.

Belépési adatok

A belépési adatok panel tartalmazza a felhasználó e-mail címét. Mivel ezzel az e-mail címmel történik a belépés, ezért ez az adat nem módosítható.

Felhasználói profil

A felhasználói adatmódosításon felül e funkció segítségével lehet az oldalankénti találatok számát beállítani, ami azt jelenti, hogy a lista felületeken a felhasználó egyszerre hány sort szeretne megtekinteni.

Az is meghatározható, hogy a fórumhozzászólások közül a legfrissebbek vagy a régebbiek jelenjenek-e meg a lista tetején.

Szintén itt van lehetőség annak beállítására, hogy belépés után a főoldalon megjelenjen-e a 10 leghamarabb lejáró határidővel rendelkező tennivalók listája.


52/54

Gyors menü beállítása

A Gyors menü használatához szükséges beállításokat is az Adataim funkcióban szükséges elvégezni. A kiválasztott modulokat a nyilak segyítségével a jobb oldali, Kiválasztott modulok listába kell átemelni a kiválasztáshoz. Ezek után az OTR HelpDeskbe történő belépés után a bal oldalon ez a szűkített menü fog megjelenni.

Figyelem! A változtatások érvénybe lépéséhez az oldal alján található Mehet gombra rá kell kattintani.

Határidő figyelmeztetés

Ezen a felületen kell beállítani azt, hogy az egyes moduloknál a határidő lejárta előtt hány nappal figyelmeztetessen a rendszer. Alapértelmezetten minden modulnál 0 nap van beállítva, ez azt jelenti, hogy az aznap lejáró határidejű igények háttérszíne változik kékeslilára.

E-mail értesítés beállítások

Ebben a funkcióban van továbbá lehetőség az e-mail értesítések beállítására. Minden felhasználó maga döntheti el, hogy mikor szeretne értesítést kapni:

Melyik funkció igényléseit tekintve;

Bejelentés (1. oszlop) vagy Tennivalók (2. oszlop) listába bekerülése esetén vagy a kiválasztott szempontoknak megfelelően (3. oszlop).


53/54

A Bejelenések oszlopban csak a saját bejelentésekről kérhető e-mail értesítés, a Tennivalók oszlopban pedig azokról az igényekről és állapotokról melyek megjelennek a Tennivalók listába (szervezettől és jogosultságtól függ).

Lehetőség van azonban arra is, hogy jogosultságtól és szervezettől függetlenül bármely állapotról e-mail értesítést kérni. Ezt a „Értesítést kérek az alábbi állapotváltozások esetén” oszlopban lehet megjelölni. Figyelem! Ahhoz hogy az értesítések megérkezzenek nem elég csak a státuszokat kijelölni, szükség van további paraméterek megadására is, melyet az oszlop alján található „részletes beállítások” gombra kattintva lehet megtenni.

Az alábbi beállítási lehetőséget vannak (modulonként eltérnek):

Szervezet: ebben az esetben csak a kiválasztott szervezet(ek) által rögzített bejelentésekről kap e-mailt a felhasználó.

Felhasználó: ebben az esetben csak a kiválasztott felhasználó(k) által rögzített bejelentésekről kap e-mailt a felhasználó.

Modul: ebben az esetben csak a kiválasztott modul(ok)hoz kapcsolódó bejelentésekről kap e-mailt a felhasználó. Az opció csak azon modulok esetén érhető el, ahol a modul megadására lehetőség van az adatlapon.

Sorszám: lehetőség van kijelölt HelpDesk azonosítókhoz kötötten is e-mail értesítést kérni. Ebben az esetben a fenti, Értesítést kérek az alábbi állapotváltozások esetén megjelölt státusz(ok)ba kerüléskor fog értesítést kapni a felhasználó.

A HelpDesk azonosítók megadása nem ezen a felületen történik, hanem az érintett igénybe belépve, az adatlap jobb felső sarkában megjelenő, „E-mail értesítést kérek” ikonra kattintva. Megjelölés esetén a boríték kinyílik, értesítés kérés megszüntetés esetén (újra „rákattintva”) újra bezárul.


54/54

12. Telefonkönyv

A Telefonkönyv a felület jobb oldali szekciójában, az ún. toolboxban érhető el. Kivételt képez a Lekérdezések funkció, ahol csak az igény megnyitását követően érhető csak el.

A kereső felületre írjuk be a keresett felhasználó rész vagy teljes nevét, majd kattintsunk a keresésre! Az alaphelyzetre kattintva az összes, a HelpDesk rendszerben szereplő felhasználó megtekinthető az alábbi adatokkal:

Név;

Intézmény;

Beosztás;

Telefonszám;

Mobilszám;

E-mail cím.

A „Szervezet” szűrőben csak azok jelennek meg, amelyekhez legalább egy nem letiltott felhasználó tartozik.

Az adatok a lista alján szereplő „Excel fájl letöltése” segítségével Excelben is megjeleníthetők.

OTR HelpDesk Felhasználói kézikönyv Kincstárról...OTR HelpDesk kézikönyv 7/54 Amennyiben...

Documents

Transcript of OTR HelpDesk Felhasználói kézikönyv Kincstárról...OTR HelpDesk kézikönyv 7/54 Amennyiben...