Organization and Management

والتنظيم اإلدارةFadwa Bawazir, CPHQDirector, TQM Dept.

Hera General Hospital

Objectives To understand the

effect of organization and management on daily operations

To link O&M to the development of policies and procedures

Discussion is within the scope of hospitals.

فهم تأثير اإلدارةوالتنظيم على العمل

اليومي ربط اإلدارة والتنظيم

بسياسات وإجراءات العمل

سيكون النقاش ضمن مجال الخدمة الطبية

في المستشفيات

Introduction Hospitals are corporate

entities Hospitals include

supporting elements, such as income, operating expenses, politics, reporting levels, and vast interactions with

the public, patients, employees, and physicians.

وحدات المستشفيات تعتبر. كالشركات عمل

الداعمة العناصر تشمل للمستشفيات:

الدخل التشغيل تكلفةالسياسة اإلدارية المستويات المجتمع مع التفاعل

والمرضى واألطباء/ العاملين والموظفين

Regulatory and competitive pressures are requiring hospitals and other healthcare providers to examine their

organizational structures, and

to realign those structures to enable them to compete flexibly.

األنظمة ضغوطاتتتطلب والتنافسية

المستشفيات منالخدمات ومقدمي

الصحية: هياكلها بدراسة تقوم أن

التنظيمية التنظيم تعيد أن

تستطيع حتى والهيكلةبمرونة المنافسة

Key Issues Health transition Medical Technology Consumer

expectations and quality of care

Demographic and epidemiological pressures

الصحية التغيرات الطبية التقنية المستفيد توقعات

الخدمة وجودة الضغوطات

والوبائية السكانية

Key Issues

New innovations Information

superhighway Organization of

services around specialized expertise

الجديدة االبتكارات الوفرة

المعلوماتية حول الخدمات تنظيم

التخصصية الخبرات

Shift from inpatient to day care facilities

Changing patterns of care

Reallocation of space to meet changing needs

التنويم من التحولمرافق إلى الداخليالواحد اليوم رعاية

انماط في التغييراتالرعاية

المساحات توزيع إعادةاالحتياجات لتغير وفقا

Many modern organizations are functional and hierarchical; they suffer from isolated departments, poor coordination, and limited lateral communication.

المنشـآت معظموظيفية الحديثة

وتعاني وهـرمية،انعزال من

وضعـف األقسـام،التـنسـيق، ومحدودية

بين التواصلجوانبه

To eliminate inefficiencies work processes should be redesigned

Process improvement = Process management

عدم من للتقليلالعمال،/ فعالية كفاءة

تصميم إعادة يجب . العمل نظم

النظم = تحسينالنظم إدارة

Operational and administrative processes share several characteristics.

Both involve sequences of linked, interdependent activities that together transform inputs into outputs.

النظم تتشابهواإلدارية التشغيلة

من عدد فياألمور

النظم تلك تشتركتسلسل في

األنشطة وترابطالمدخالت لتحول

. مخرجات إلى

Both have beginnings and ends, with boundaries that can be defined with reasonable precision and minimal overlap.

And both have customers, who may be internal or external to the organization.

بدايات على تشتملمعرفة ونهايات

وقليل وتتابع بحدودالتكرار من

النظم من ولكلفي داخليين عمالء

من أو المنشأةعمالء ) خارجها

خارجيين(

Typically, operational processes produce goods and services that external customers consume,

while administrative processes generate information and plans that internal groups use.

النظم تنتجمنتجات التشغيلية

الستهالك وخدماتالخارجيين العمالء

النظم تعطي بينمامعلومات اإلدارية

الستخدام وخططالداخلية المجموعة

Both must be aligned and mutually supportive if the organization is to function effectively

النظم تكون أن يجبوداعمة متسقة

تستطيع حتى لبعضهاالعمل المنشأة

وكفاءة بفاعلية

the need to redesign processes is to improve quality, cut costs, reduce cycle times, or otherwise enhance

operating performance

إلعـادة الحـاجةالنـظم تصميم

هي:

الخدمة لتحسين التكاليف لتقليل دوران لتخفيض

الوقت /األداء تعزيز لتجويد

التشغيلي

To govern those administrative and operational processes

Policies and procedures are

developed

النظم تلك وإلدارةوالتشغيلية اإلدارية

تطوير يتمسـياسـات وإجراءات

العمل

Accreditation bodies require that policies are: Documented Approved Communicated/educated Implemented

المانحة الجهاتتتطلب لالعتماد

تكون أن :السياسات

مدونة /معتمدة موثقة معلمة مطبقة

Types of Policies

Philosophical Code of Ethics Mission Vision Organizational values Code of Conduct Dress Code Communication culture

Types of Policies

Resources Deployment Allocation of resources: Manpower: staff distribution Equipment Space Financial

Types of Policies

Working /Departmental/ Multidisciplinary policies Processes Guidelines Daily work/ services

Types of Policies

Administrative General Rules and regulations Leaves, personnel processes Smoking policy Security policies Staff development TQM policies

Types of Policies

Memo policies Management notification, general distribution, delegation of authority

Self Operation Program Director - Dr.Talal Karima

Medical DirectorDR. Waleed Hussain

AnesthesiaDr. Somya Mansoor

DermatologyDr. Mohamad Fatane

EmergencyDr. Belal Mostafa

ICUDr. Khaled Hakim

Pediatrics & NICUDR. Mohamad Basamad

MedicineDr. Samih Chakalli

OphthalmologyDr. Amna Falata

OB/GYNDr. Samih Emam

MedicalDepartments

Clinical Ancillaries

PharmacyDr. Azza Shaban

LaboratoryDr. Ahmad Ashshi

RadiologyDr.Bothyna Abd Alshakoor

Clinical DietaryMrs.Marie Eden Agot

OPD Mr. Abdulrhman Linga

Infection ControlDr. Sayed Bukhari

CSSDMs. Liza Baylon

Public HealthDr. Mohd. Anas Nashwati

PhysiotherapyDr. Ayman Aboalftooh

TQMMs. Fadwa Bawazer

Nursing ServicesMrs. Sharifa Zeannat Ali

Nursing Education

Social ServicesMr.Adel Aljmaan

SurgeryDr. Omar Abohmdan

Business Center )SMCC( Dr. Waleed Hussain

Public Relations &Health Education

Mr. Zohair Melibari

Training (PG&CMEC)Mrs. Manal Karima

ENT Unit Dr. Mahmoud Alshora

DentalDr. Mohamad Samy

Neurology Unit Dr. Mousa Mejally

Endoscopy UnitDr. Ayman Ghaith

Medical Administration Organization Structure 2005

Cardiology Unit Dr. Salwa Ghuneim

ECG Unit

I.V.FDr. Mohamad Khan

Approved

__________________

Dr. Waleed Hussain

Medical Director

Nursing AdminMr. Hussein Chenini

Health Educators Ms. Wessam Ramzy

Pediatrics & NICUMs. Emma De Villa

ICUMs. Cherry Ofelia Manigo

EmergencyMs. Balqees Sultana

Male Medical WardMr. Sherawin Culajara

Female Medical WardMrs. Mariama Jayan

Female Surgical WardMrs. Rosalina Y Parraguirre

Male Surgical Ward Mrs. Emma de Villa

Operating RoomMrs. Ofelia Liedo

Obstetrics and GunecologyMs. Disy Lao Nashrie

SMCCMs. Huda Othman

Out-Patient DepartmentMs. Marian Duque

Ms. Norma MendezMs. Erlinda Duncombe

Ms. Asela Bea

EndoscopyMs. Sharifa Rohani Barazar

All processes and activities in the hospital should be guided by policies and procedures inline with the organizational structures

واألنشطة النظم جميع توجه أن يجبمع تماشيا واإلجراءات بالسياساتالمستشفى في التنظيمي الهيكل

Why do we need Policies and Procedures?

To make systems work Consistently Continuously Uniformed manner

نظم تكون لكيالعمل

منسجمةومتناسقة

مستمرة موحدة

Why do we need P&P?

To protect the staff To ensure patient safety To ensure competency To establish systems

الموظفين لحماية سالمة على للتأكيد

المرضى األداء كفاءة على للتأكيد العمل نظم لتأسيس

Hera General Hospital Policy Management

System

Purpose

To define and outline the policy and procedure development and up keep system.

تطوير نظام وتخطيط لتعريفوإدارتها واإلجراءات السياسات

Policy:

the rules and regulations.

Definitions

Procedures:

are the steps to be followed in implementing certain policy.

السياسة: والقوانين األنظمة

اإلجراءات: التي الخطوات

اتباعها يجبسياسات لتطبيق

معينة

Policy

1. All policy and procedures of Hera General Hospital will be governed by the rules and regulations outlined in this policy.

في واإلجراءات السـياسات جميع تخضعواألنظمة للقوانين العام حراء مستشفى

الالئحة هذه في المحددة

2 . All departments should establish and develop their policies and procedure to govern their functions and activities according to their scope of services.

Policy

سياسات إعداد األقسام جميع علىالمنظمة العمل وإجراءات

بها يقوم التي واألنشطة للوظائف / الخدمة مجال العمل لنطاق ووفقا

3 . All policies and procedures should not contradict with the government rules and regulations and MOH policies and procedures.

مع واإلجرءات السياسات تتعارض ال أن يجبالمملكة في المتبعة والقوانين األنظمة

. الصحة وزارة من الصادرة واللوائح

Policy

4. According to the approved format policies and procedures should include the following headings:

واإلجراءات السياسات تعدالمعتمد، النموذج وفق

: التالية المعلومات ويتضمن

KING FAISAL SPECIALIST HOSPITAL

AND RESEARCH CENTER INTERNAL POLICY AND/OR PROCEDURE )IPP(

TITLE/DESCRIPTION :

MORTALITY AND MORBIDITY REVIEW

APPROVED BY :

ISSUE DATE:

JUNE 2000

POLICY NUMBER:

QM 004

APPLIES TO:

QUALITY MANAGEMENT

APP ADMINISTRATIVE POLICY AND/OR PROCEDURE

NUMBER: PR 001

TITLE: Handling and Processing patient complaints

PUBLICATION DATE:

January 2001

EFFECTIVE DATE:

To: All Hospital staff

Chief of Medical staff

Patient Relations/Executives on duty

Clinical Review Analysts

SUBJECT:

ADMISSION FOR OUTPATIENT SURGICAL

REFERENCE #1005

PROCEDURE PAGE: 1

DEPARTMENT: OUTPATIENT SURGERY OF: 3

EFFECTIVE:

APPROVED BY: REVISED:

Medical Consultant Network

4.1 Department Name 4.2 Index Number4.3 Date Issued: 4.4 Replaces Policy

No: 4.5 Effective Date: 4.6 Pages: _x_ of _y__ 4.7 Title/Description:4.8 Applies To:

الصفحة رأسالقسم 4/1 اسمالفهرسة 4/2 رقماإلصدار 4/3 تاريخرقم 4/4 السياسة يحلالتفعيل 4/5 تاريخمن __ 4/6 صفحة

____الموضوع 4/7على 4/8 يطبق

4.9 Statement of Purpose:

4.10 Definitions: 4.11 Policy: 4.12 Procedure: 4.13 Equipments and

forms4.14 Responsibilities4.15 References

السياسة محتوى

4/9 / الغرض الهدفالتعريفات 4/10

والمصطلحاتالسياسة 4/11

اإلجراءات 4/12والنماذج األجهزة 4/13

المسئوليات 4/14المراجع 4/15

5. All items mentioned in the policy should be numbered as follows:

1.1

1.1.1

1.1.2

1.2

1.2.1

1.2.2

2.1

2.1.1

المذكورة النقاط جميعالسياسات في

أن يجب واإلجراءات: كاآلتي ترقم

1/1

1/1/1

1/2

1/2/1

1/2/2

التـذيـيل السياسة معد / رئيس المباشر الرئيس مراجعة

القسم الشاملة الجودة إدارة مراجعة السياسات لجنة واعتماد مراجعة

واإلجراءات اإلدارة مدير اعتماد االعتماد وتاريخ العام المدير اعتمادالختم

6. The headings and the footage should be completed in every page of the policy.

رأس في المطلوبة المعلومات جميع تستكملالسياسة صفحات من صفحة كل وذيل

7. Any revisions which are recommended for the policy should follow the same pattern of authority.

السياسات في تعديل أو مراجعة أيذاتها الصالحيات نظام تتبع

8. All policies and procedures are subject for review every two (2) years and revised as needed.

تراجع أن يجبالسياسات جميع

كل واإلجراءاتويتم عامين

حسب تعديلهاالحاجة

9. To ensure multidisciplinary approach to the services provided in the hospital, all policies shall be reviewed by a multi-disciplinary team.

الجماعي العمل منهج اتباع للتأكيدعلى ) للخدمات) المختلفة التخصصات مشاركة

مراجعة تتم بالمستشفى، المقدمةمتعدد فريق قبل من السياسات جميع

التخصصات.

An essential reviewing body is the Policy and Procedure Review Committee.

Other standing committees shall review policies pertinent to their scope.

األساسية الجهةهي لجنة للمراجعة

السياسات مراجعةواإلجراءات

اللجان الدائمةتقومبمراجعة األخرى

المرتبطة السياسةعملها بمجال

Policies that are reviewed by a standing committee do not require review and approval of the Policy and Procedure Review Committee.

تتم التي السياساتقبل من مراجعتها

ال دائمة لجنةالمراجعة تتطلب

لجنة قبل منالسياسات مراجعة

واإلجراءات

flow charts are developed to show all the steps in a process;

the process is then made more efficient by eliminating multiple approvals and checkpoints,

finding opportunities to reduce waiting time,

smoothing the hand-offs between departments, and

grouping related tasks and responsibilities

PROCEDURE

1. Department Head/Supervisor should review the existing policy and procedures and identify functions carried out in the department/service

السياسات مراجعة القسم رئيس علىالوظائف وتحديد الموجودة واإلجراءات

القسم بها يقوم التي

PROCEDURE

2. Department Head and/or Employee:

2.1 Identify the need for policy

2.2 Identify involved people/ department in the implementation of policy.

: / الموظف أو و القسم رئيسعمل 2/1 سياسة إلى االحتياج يحدد2/2 / تطبيق في المشاركة األقسام األشخاص يحدد

السياسة

2.3 Contact Total Quality Management Dept. (or the organizations’ office in charge of the P&P system) to verify the existence of the policy.

2.4 Draft the policy in cooperation with the involved staff/section/ department.

PROCEDURE

من 2/3 للتأكد الشاملة الجودة إدارة بقسم يتصلالسياسة وجود

مع 2/4 بالتعاون بالسياسة مسودة إعدادبالتطبيق/ / المرتبطة األقسام الوحدات األشخاص

2.5 Forward policy draft to the Policy and Procedure Review Committee

2.6 Policy and Procedure Review Committee reviews the policy and procedure and forwards comments and recommends corrections to the initiating department.

PROCEDURE

السياسات 2/5 مراجعة للجنة المسودة تسلم) الجودة ) إدارة طريق عن واإلجراءات

المبادر 2/6 للقسم وتقدم المسودة اللجنة تراجعالالزمة بالتغييرات والتوصيات بالمالحظات

PROCEDURE

2.7 Department carries out the recommended changes.

2.8 Policies and Procedures are forwarded to Policy and Procedure Review Committee for final review and approval.

المقترحة التعديالت القسم يجري للمراجعة للجنة السياسة تسلم

واالعتماد النهائية

2.9 Policies and Procedures is forwarded to the TQM Dept. for numbering and circulated to governing authorities for approval.

الشاملة الجودة إدارة لقسم السياسة تسلمالعليا اإلدارة اعتماد على والحصول للفهرسة

2.10 Policies and Procedures is communicated to the department responsible for implementation.

2.11 In-service training and education is organized for the staff.

للتطبيق المسؤول القسم إلى السياسة تسلم للموظفين وتدريبي تعريفي جدول تنظم

السياسة لتطبيق

3. Numbering System:3.1 The numbering system for the policies and

procedures is an alpha numeric one consisting of 6 digits, 3 letters followed by three numbers.

: / السياسات فهرسة ترقيم نظاموإجراءات 3/1 السياسات ترقيم نظام يتبع

المكون الرقمي األبجدي الترقيم العملأرقام ثالثة يتبعها أحرف ثالثة من

3. Numbering System:3.2 Each department/unit

will be designated three letters to reflect its name as well as a block of numbers from 001 to 999.

أحرف 3/2 ثالثة قسم لكل سيحددمن مجموعة وكذلك اسمه، تعكس

من 999 إلى 001 األرقام

Departments Assigned Acronyms

Hospital Administration APP

Total Quality Management TQM

Infection Control ICS

Management of Information MIS

Education and Training ETD

Public Relations PRD

Numbering System:

Medical Services MDS

Internal Medicine IMD

Intensive Care ICU

Emergency Dept. EMD

Surgery SUD

OB/Gyne OBG

Pediatrics PED

Nursery NIC

Anesthesia ANE

Dental DEN

Ophthalmology OPH

Neurology NEU

ENT ENT

Nursing NSG

Numbering System:

Administrative Affairs AAP

Recruitment REC

Personnel Services PER

Finance Services FIN

Legal Affairs LEG

Government Relations GOV

Religious Affairs REL

Numbering System:

Ancillary Clinical Services ACS

Physiotherapy PHY

Radiology RAD

Pharmacy PHA

Endoscopy END

Public Health PUB

Clinical Dietary DIT

Laboratory LAB

Medical Supplies MSP

Medical Records MRD

Medical Coordination MCD

Patient Affairs PAD

Medical Reports MRP

Social Services SOC

Admissions and Discharge AND

Numbering System:

Support Services SUP

Maintenance MAN

Biomedical BMD

Security SEC

Safety SAF

Housekeeping HKS

Laundry LAU

Food Services FDS

Housing HSG

Transportation TRP

Property Control PCL

Central Supplies & Sterilization SSD

Numbering System:

8. Approvals

8.1. The one who prepared the policy should sign. If prepared by a group then an additional approval sheet is attached to the policy with the signature of all members of the group. The leader of the group signs on every page of the policy.

السياسة االعتماد خطوات8/1 . بالتوقيع السياسة معد يقوم أن يجب

فريق قبل من السياسة إعداد حالة فيتوقيع إلدراج إضافية صفحة ترفق عمل . رئيس ويقوم باإلعداد المشاركين جميع

. صفحة كل على بالتوقيع الفريق

8. Approvals

8.2. Interdepartmental policies should be reviewed and singed by all department heads concerned.

- المعدة السياسات توقيع يتم - من أكثر أو قسمين قبل منالمعنية األقسام رؤساء قبل

8. Approvals

8.3. All policies and procedures are reviewed and signed by the Total Quality Management Department

8.4. All policies and procedures should be approved by the following division heads as applicable and their official stamp affixed as appropriate

واإلجراءات السياسات جميع مراجعة يتمالشاملة الجودة إدارة قسم قبل من

من واإلجراءات السياسات جميع اعتماد يتمالرسمي الختم ووضع اإلدارة مدير قبل

9.1. Minimum of two (2) weeks between the date of issue and the date of effect shall be given for orientation and in-service training

التفعيل تاريخ يحددعلى أسبوعين بعد

تاريخ من األقليتم حتى اإلصدار

بالسياسة التعريفالتدريب وإجراء

الالزم

Policy Implementation

9.2. Implementation process involves a period of three (3) months to give time for distribution, familiarization, actual practice and monitoring

تطبيق يتطلبثالثة مدة السياسة

ليشمل أشهر وقت

التعميم،/ التوزيع والتعريف الفعلي والتطبيقوالمتابعة

Policy Implementation

9.3. All the hospital staff shall sign in the Acknowledgement Sheet to signify that they have read and understood the Policies and Procedures (Hospital Wide, Departmental, Safety, Infection Control, etc.).

Original Copy filed as page 3 in the Manual kept in every department

العاملين جميع علىالتوقيع بالمستشفى

وفهم باالطالعواإلجراءات السياسات

اإلدارية) السياساتمكافحة السالمة، العامة،

)... الخ العدوى،

في النمودج إدراج يتمأن على السياسات ملف

الثالثة الصفحة يكونقسم كل في ويحفظ

Policy Implementation

Acknowledgement SheetKINGDOM OF SAUDI ARABIAMinistry of HealthDirectorate of Health AffairsHoly Makkah

السعودية العربية المملكةالصحة وزارة

المقدسة بالعاصمة الصحية الشئون مديريةالعام اء حر مستشفى

HOSPITALWIDE POLICIES AND PROCEDURESTAFF ACKNOWLEDGEMENT SHEET

I, the undersigned, have read and understood the contents of this Hospital-wide Policy and Procedure Manual.

NAME ID NO. SIGNATURE DATE

Note: Original Copy in the Hospital Wide Policies and Procedure Manual.Duplicate Copy to be forwarded to the Total Quality Management

(TQM) Department.

Policy Termination

10.1. Policies should be terminated when cancelled by a later policy

10.2. A policy may be terminated by authority of the Program Director

حديثة سياسة قبل من إلغائها عند السياسات إنهاء يتم / المدير البرنامج مدير بصالحية السياسة إنهاء يتم قد

العام

RESPONSIBILITY

1. It is the responsibility of each Department Head to develop policy and procedure within their scope of service

2. The Department Head shall cooperate and coordinate inter-related departmental policies.

السياسات بإعداد قسم رئيس كل يلتزمالخدمة مجال ضمن واإلجراءات

وتنسيق بالتعاون األقسام رؤساء يلتزم . بأقسامهم المرتبطة السياسات

RESPONSIBILITY

3. TQM Department is responsible to provide assistance to the departments to develop their policy and procedures.

المساعدة تقديم الشاملة الجودة إدارة علىواإلجراءات السياسات لتطوير لألقسام

4. TQM Department is responsible for the upkeep and monitoring of the policy and procedures system of the department.

الشـاملة الجـودة إدارة قسـم علىواإلجـراءات السـياسـات نظام إدارة

EQUIPMENTS AND FORMS

1. Policy and Procedure Form2. Acknowledgement Sheet 3. Policy Review Sheet4. Policy Revision Sheet

Thank you