1. Análisis de puesto. 2. Organigramas. 3. Manuales de organización. I NSTRUMENTOS DE ORGANIZACIÓN.
Organización de empresas: Metodologías para la elaboración de manuales de organización y de...
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UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
CÁTEDRA: ORGANIZACIÓN
CLASE 8
Unidad 3: Metodologías para la elaboración de manuales de organización y de procedimientos.
3.1. Conceptos e importancia de manuales tipos de manuales
MBA. Karla Cruz
Reflexionando juntos….
• Yo recuerdo que…..?
• Lo que más me gusto fue…
• La noticia que más me impacto esta semana es..?
• Aprendí que….?
Objetivo:
Que el estudiante reconozca la importancia de los Manuales Administrativos para la organización de las empresas.
Organigrama
Consejo Nacional de la niñez y Adolescencia - CONNA
I. Consejo Nacional de la Niñez y Adolescencia – CONNA (Propuesta para análisis y validación)
Consejo Directivo CONNA
Dirección Ejecutiva (4)
Asistencia Técnica (2)
UFI (11) Órgano Judicial
Juzgados y Cámaras de Niñez y Adolescencia
Relación de Autoridad Relación de Coordinación
Auditoría Interna (4)
Asesoría Legal (3)
Comunicación y Transparencia (5)
Planificación y Desarrollo Institucional (5)
Comisión Interinstitucional de Asesoría a la Dirección Ejecutiva
Interinstitucional
Juntas Departamentales de Protección
Sistemas Locales de Protección
Ministerio Público
PDDH FGR PGR
Sub Dirección de
Gestión de Juntas de Protección de la Niñez y Adolescencia
Departamento de Asistencia Técnica Juntas Departamental de
Protección Región Occidental
Sub Dirección Gestión de la Red de Atención
Compartida – RAC
Departamento de Registro Público y Asistencia Técnica a miembros de la RAC
Departamento de
Acreditación de Programas Para la atención a la niñez y
Adolescencia
Departamento de Asistencia Técnica en Políticas y Planes
locales en materia de derechos de la niñez y adolescencia -
PNPNA
Departamento de Promoción y difusión local de los derechos y
deberes de la niñez y
adolescencia - PNPNA
Sub Dirección
Gestión de Sistemas Locales de Protección de la Niñez y
Adolescencia
Sub Dirección
Gestión de la Política de Derechos
de la Niñez y Adolescencia
Sub Dirección Administración
Activo Fijo (2)
UACI (4)
Gestión de Personal (5)
Servicios Generales (72)
Informática y Recursos
Tecnológicos (3)
Departamento de Asistencia
Técnica Juntas Departamental de Protección Región Para Central
Departamento de Asistencia Técnica Juntas Departamental de
Protección Región Oriental
Departamento de Asistencia
Técnica Juntas Departamental de Protección Región Central
Departamento de Políticas y Planes en materia de derechos de la niñez y
adolescencia - PNPNA
Departamento de Promoción y
difusión nacional de la PNPNA
Departamento de
Coordinación y Vigilancia del Sistema Nacional de Protección
Departamento de Investigación, Análisis y Estadísticas de - PNPNA
Concepto
• Manuales administrativos: son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de una organización como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.
(antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.)
*Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” (Cap. 5)
Objetivos de los Manuales
• Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial)
• Precisar las funciones de cada
unidad organizativa para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
• Coadyuvar a la correcta
realización y uniformidad de las labores encomendadas a todo el personal.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones al evitar la repetición de instrucciones y directrices.
Agilizar el estudio de la organización
Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal
*Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” (Cap. 5)
• Sistematizar la iniciativa, aprobación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.
• Determinar la responsabilidad
de cada unidad y puesto respecto de la organización.
• Mostrar claramente el grado de
autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que la componen.
Objetivos de los Manuales
Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.
Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización.
*Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” (Cap. 5)
Tipos de Manuales Clasificación básica
• Microadministrativos Son los Manuales que corresponden a una sola organización.
Pueden referirse a ella en forma general, o circunscribirse a algunas de sus áreas en forma específica.
• Macroadministrativos Son los documentos que contienen información de más de una
organización.
• Mesoadministrativos Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de
actividad o ramo específico. El término mesoadministrativo se usa normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado.
*Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” Pág. 168 – 174 (Cap. 5)
Por su contenido
• De organización • De procedimientos • De calidad • De historia de la
organización • De políticas • De contenido múltiple • De puestos
• De técnicas
• De ventas
• De producción
• De finanzas
• De personal
• De operación
• De sistemas
Por su ámbito
• Generales
• Específicos
*Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” (Cap. 5)
Tipos de Manuales Clasificación básica*
Procedimiento general para elaborar manuales administrativos*
1.Diseño del proyecto
2.Responsables
3.Delimitación de universo de
estudio
4.Estudio preliminar
* Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194
5. Fuentes de
información
6. Preparación del
proyecto
7. Presentación del
manual a las
autoridades
competentes
Responsables: en esta fase es importante definir un coordinador y un equipo técnico que dirija el proceso para facilitar la integración de la información de manera estructurada.
Cualidades de personal que integra el
equipo de trabajo: a. Buen manejo de las relaciones humana b. Conocimiento sólido de la estructura
organizativa, las funciones, los procesos, y el personal de la organización.
c. Experiencia en estudios y/ trabajos similares
Procedimiento general para elaborar manuales administrativos*
* Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194
Delimitación de universo de estudio
• Evaluar el nivel técnico requerido para manejar contenidos
• Carga de trabajo
• Jerarquía de necesidades de acuerdo con las prioridades de la organización
Procedimiento general para elaborar manuales administrativos*
* Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194
Estudio preliminar Es necesario conocer en forma general diferentes aspectos tales como:
a.Procesos b.Funciones c.Actividades del área o áreas donde se va actuar.
Procedimiento general para elaborar manuales administrativos*
* Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194
Para determinar:
• Estrategia global para
levantar la información
• Identificar sus fuentes
• Actividades por realizar
• Magnitud y alcances del
proyecto
• Instrumentos requeridos
para el trabajo
• Preveer acciones y estimar
recursos necesarios para
efectuar el estudio
Procedimiento general para elaborar manuales administrativos*
* Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194
Fuentes de información: Externas: • Organizaciones del mismo sector
• Organizaciones lideres en el mismo campo de
trabajo.
• Organizaciones que implementan practicas administrativas que pueden constituir un marco de referencia.
• Organismos internacionales que formulan pautas para estandarizar acciones y orientar aspectos de competitividad.
• Organizaciones normativas que dictan lineamientos y otros
• Proveedores
• Clientes
• Mecanismos de información
Fuentes Internas: Archivo de la organización • General • De las áreas de estudio Directivos y Empleados (que se
relacionan directa o indirectamente con las áreas de estudio)
• Personal directivo • Personal de nivel medio • Personal operativo
* Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194
* Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194
Preparación del proyecto
Formulación de propuesta técnica:
a. Naturaleza
b. Alcance
c. Antecedentes
d. Objetivos
e. Estrategia
f. Justificación
g. Acciones
h. Recursos
i. Costo
j. Resultados
k. Información
complementaria
Programa de trabajo:
a. Identificación
b. Responsables
c. Áreas
d. Clave
e. Actividades
f. Fases
g. Calendario
h. Representación grafica
i. Formato
j. Reportes de avance
k. Periodicidad
Procedimiento general para elaborar manuales administrativos*
* Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194
Presentación del manual a las autoridades competentes:
a. Los participantes
b. Al responsable de su
autorización
Captación de la información
• Capacitación del personal (Equipo técnico y personal involucrado)
• Levantamiento de la información
• Investigación documental
• Observación directa
• Consulta a sistemas de información
• Encuesta
Integración de la información
¿Como clasificar la información?
*Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” (Cap. 5)
1. Crear directorios, sub.
directorios y archivos para
desagregarla en función de la
división del trabajo.
2. Crear bases de datos o
programas específicos
3. Combinar los puntos anteriores
para optimizar los resultados
2. Situación actual:
• objetivos • Estructura organizativa • Normas y políticas
administrativas • Funciones • Procedimientos • Procesos • Instrumentos jurídico-
administrativos • Infraestructura tecnológica • Equipo • Condiciones de trabajo • Ambiente laboral
Entre otros aspectos, es importante establecer las relaciones intra e inter departamentales, los liderazgos y el flujo de la comunicación formal e informal.
Áreas para agrupar
la información:
1.Antecedentes
Integración de la información
*Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” (Cap. 5)
1. Análisis de la Información
2. Técnicas de apoyo para el análisis
3. Preparación del proyecto del manual
4. Tipos de recomendaciones
Elaboración del informe
Trabajo en equipo
(Pág. 196 – 202)
*Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” (Cap. 5)
Lectura compartida en pequeños grupos:
Indicaciones generales:
Organizar 4 grupos de trabajo
Seleccione un(a) relator (a) y un secretario(a) para compartir con el pleno
los aspectos relevantes de la lectura.
Bibliografía
• Franklin F. Enrique Benjamín, “Organización de Empresas Libro, 2da. Edición, México, 2004
• SITIOS WEB Manual de organización y funciones
www.inap.gob.gt/.../6MANUALDEPROCEDIMIENTOS/...
Manual de descripción de puestos y funciones:
www.zietlow.com/docs/ESmanualpuestos.pdf
www.ordenjuridico.gob.mx/Documentos/Estatal/Jalisco/wo47946.pdf
Manual de Políticas
www.uv.mx/personal/fcastaneda/.../manual_politicas_pacifictel.pdf
Manual de Procedimientos
www.digemid.minsa.gob.pe
¡GRACIAS!