Organizacija događaja sufinancirana je sredstvima tehničke ......•Osobni kontakt –projektni...
Transcript of Organizacija događaja sufinancirana je sredstvima tehničke ......•Osobni kontakt –projektni...
![Page 1: Organizacija događaja sufinancirana je sredstvima tehničke ......•Osobni kontakt –projektni sastanci, konferencijski pozivi.. Potrebno je stalno evaluirati komunikaciju. Horizontalna](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022041608/5e3605b3606ef7508378a2f5/html5/thumbnails/1.jpg)
Organizacija događaja sufinancirana je sredstvima tehničke pomoći u okviru Operativnog programa „Konkurentnost i kohezija”, iz Europskog fonda za regionalni razvoj.
![Page 2: Organizacija događaja sufinancirana je sredstvima tehničke ......•Osobni kontakt –projektni sastanci, konferencijski pozivi.. Potrebno je stalno evaluirati komunikaciju. Horizontalna](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022041608/5e3605b3606ef7508378a2f5/html5/thumbnails/2.jpg)
Kako razviti i upravljati dobrim
projektom?
Mislav Kovač
+385 1 6391 971
![Page 3: Organizacija događaja sufinancirana je sredstvima tehničke ......•Osobni kontakt –projektni sastanci, konferencijski pozivi.. Potrebno je stalno evaluirati komunikaciju. Horizontalna](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022041608/5e3605b3606ef7508378a2f5/html5/thumbnails/3.jpg)
Koncepcija projekta
Provjeriti valjanost ideje:
• Je li se uklapa u programske specifične ciljeve?
• Postoji li jasna prekogranična/transnacionalna dimenzija projekta?
Razvite svoju projektnu intervencijsku logiku
Is there a clear transnational dimension
![Page 4: Organizacija događaja sufinancirana je sredstvima tehničke ......•Osobni kontakt –projektni sastanci, konferencijski pozivi.. Potrebno je stalno evaluirati komunikaciju. Horizontalna](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022041608/5e3605b3606ef7508378a2f5/html5/thumbnails/4.jpg)
Projektna intervencijska logika
Očekivana
promjena
Specifični
ciljevi
Aktivnosti/o
utputi
Rezultati
Trenutna
situacija
Koji su
problemi/ne
dostatci?
Koja su
rješenja/opc
ije?
Koji su ciljevi
projekta?
Što dovodi do
promjene?
Koje su
ciljane
skupine?
Koji su
rezultati?
Kako osigati
njihovu
održivost?
![Page 5: Organizacija događaja sufinancirana je sredstvima tehničke ......•Osobni kontakt –projektni sastanci, konferencijski pozivi.. Potrebno je stalno evaluirati komunikaciju. Horizontalna](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022041608/5e3605b3606ef7508378a2f5/html5/thumbnails/5.jpg)
Traženje partnera
Neki od prijedloga:
• Organizirano traženje partnera na programskoj razini
• Sudjelovanje na programskim i partnerskim događajima
• Koristite NCP mrežu
• Udruženja i formalne strukutre
• Malo manje formalni networking (društvene mreže?)
• Tematsko traženje i dirketno povezivanje
Izbjegavajte generičke pozivnice, e-mail liste...
![Page 6: Organizacija događaja sufinancirana je sredstvima tehničke ......•Osobni kontakt –projektni sastanci, konferencijski pozivi.. Potrebno je stalno evaluirati komunikaciju. Horizontalna](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022041608/5e3605b3606ef7508378a2f5/html5/thumbnails/6.jpg)
Izgradnja partnerstva
Relevantne institucije u pogledu:
• Odgovarajućih kompetencija
• Relevantnih interesa
• Dovoljno kapaciteta (financijski, osoblje...)
• Prekogranična/transnacionalna vrijednost za partnerstvo
Imajte na umu:
• Više razina (multi-level)
• Poveznica sa ciljanim skupinama/ključnim dionicima
• Doprinos održivosti rezultata
• Dodana vrijednost
• Rizik prevelikih partnerstva
![Page 7: Organizacija događaja sufinancirana je sredstvima tehničke ......•Osobni kontakt –projektni sastanci, konferencijski pozivi.. Potrebno je stalno evaluirati komunikaciju. Horizontalna](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022041608/5e3605b3606ef7508378a2f5/html5/thumbnails/7.jpg)
Spremni za vođenje?
• Jake organizacijske i komunikacijske vještine
• Iskustvo u vođenju projekta
• Upravljanje financijama i financijski kapacitet
• Vještine kod ljudi – diplomacija i strpljenje
• Ažurno odgovaranje
• Smanjenje rizika i rješavanje problema
• Tehničko znanje/ekspertiza
• Implementacijski tim mora biti uključen u razvoj
![Page 8: Organizacija događaja sufinancirana je sredstvima tehničke ......•Osobni kontakt –projektni sastanci, konferencijski pozivi.. Potrebno je stalno evaluirati komunikaciju. Horizontalna](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022041608/5e3605b3606ef7508378a2f5/html5/thumbnails/8.jpg)
Spremni za sudjelovanje?
• Imate li dovoljno internih kapaciteta?
• Imate li dovoljan financijski kapacitet za predvidjeti određene troškove i fleksibilan godišnji proračun?
• Je li vaša HR struktura stabilna?
• Je li imate neke interne zapreke? Kako ćete ih riješiti?
Razvijte svoj radni plan!
![Page 9: Organizacija događaja sufinancirana je sredstvima tehničke ......•Osobni kontakt –projektni sastanci, konferencijski pozivi.. Potrebno je stalno evaluirati komunikaciju. Horizontalna](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022041608/5e3605b3606ef7508378a2f5/html5/thumbnails/9.jpg)
Razvoj radnog plana
Za svaki output:
• Identificirajte aktivnosti i odgovarajuće isporučevine gdje je prikladno
• Izradite vremenski plan
• Identificirajte partnere koji sudjeluju i okvirne troškove
Uskladite svoje outpute sa programskim outputima:
![Page 10: Organizacija događaja sufinancirana je sredstvima tehničke ......•Osobni kontakt –projektni sastanci, konferencijski pozivi.. Potrebno je stalno evaluirati komunikaciju. Horizontalna](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022041608/5e3605b3606ef7508378a2f5/html5/thumbnails/10.jpg)
Predviđeno upravljanje projektom
• Upravljački tim (Project Manager, Financial Manager, Communication Manager)
• Partnerov upravljački tim
• Horizontalni back-up
• Odrediti strukture odlučivanja
• Vođe radnog paketa/pojedine komponente
• Upravljanje kvalitetom (npr. procjena kvalitete, vanjska evaluacija...)
![Page 11: Organizacija događaja sufinancirana je sredstvima tehničke ......•Osobni kontakt –projektni sastanci, konferencijski pozivi.. Potrebno je stalno evaluirati komunikaciju. Horizontalna](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022041608/5e3605b3606ef7508378a2f5/html5/thumbnails/11.jpg)
Izrada proračuna projekta
• Budžet trebati biti napravljen prema pristupu bottom-up! Treba dati jasnu uputu potencijalnim partnerima što se očekuje unutar pojedinog radnog paketa
• Identificirati sve projektne aktivnosti
• Troškovi za upravljanje i komunikaciju
• Provjeriti za svakog partnera:
- relevantna nacionalna pravila
- FLC trošak
- trošak osoblja
• Provjeriti SCO na programskoj razini
![Page 12: Organizacija događaja sufinancirana je sredstvima tehničke ......•Osobni kontakt –projektni sastanci, konferencijski pozivi.. Potrebno je stalno evaluirati komunikaciju. Horizontalna](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022041608/5e3605b3606ef7508378a2f5/html5/thumbnails/12.jpg)
Komunikacijski plan
• Identificirati ključne ciljane skupine
• Identificirati specifične komunikacijske ciljeve
• Definirati komunikacijske aktivnosti
• Definirati komunikacijske alate
• Ne zaboraviti na internu komunikaciju
• Plan praćenja za komunikacijske aktivnosti na projektnoj razini
• Provjerite je li svi proračuni partnera definirani na odgovarajući način za komunikacijske aktivnosti
![Page 13: Organizacija događaja sufinancirana je sredstvima tehničke ......•Osobni kontakt –projektni sastanci, konferencijski pozivi.. Potrebno je stalno evaluirati komunikaciju. Horizontalna](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022041608/5e3605b3606ef7508378a2f5/html5/thumbnails/13.jpg)
Upravljanje projektom
![Page 14: Organizacija događaja sufinancirana je sredstvima tehničke ......•Osobni kontakt –projektni sastanci, konferencijski pozivi.. Potrebno je stalno evaluirati komunikaciju. Horizontalna](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022041608/5e3605b3606ef7508378a2f5/html5/thumbnails/14.jpg)
Početak vođenja projekta
• Početna konferencija treba uspostaviti Upravljački odbor i potvrditi Pravila o postupanju
• Uspostaviti upravljačku strukturu Voditelja projekta
• Uspostaviti upravljačke timove kod partnera
• Definirati alate za upravljanje projektom
• Uspostaviti internu komunikaciju
• Izraditi dokumente o zajedničkim smjernicama:
- kvaliteta isporučevina/outputa
- komunikacija
- financijska pitanja (SCO, javna nabava, troškovi osoblja) na projektnoj razini
![Page 15: Organizacija događaja sufinancirana je sredstvima tehničke ......•Osobni kontakt –projektni sastanci, konferencijski pozivi.. Potrebno je stalno evaluirati komunikaciju. Horizontalna](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022041608/5e3605b3606ef7508378a2f5/html5/thumbnails/15.jpg)
Upravljanje kvalitetom
• Izraditi plan upravljanja kvalitetom koji je odobrio projekt Upravljački odbor
• Praćenje projekta s obzirom na:
- implementaciju (aktivnosti, isporučevine, outputi WP-a, indikatori) – osiguranje kvalitete
- financije (poštovanje planiranog budžeta i apsorpcije)
- identifikacija rizika i aktivnost za izbjegavanje
• Uspostava i praćenje internih rokova za izvještavanje
• Sistemska kvaliteta kontrole
• Izvršavati interne osvrte kao standarde točke
![Page 16: Organizacija događaja sufinancirana je sredstvima tehničke ......•Osobni kontakt –projektni sastanci, konferencijski pozivi.. Potrebno je stalno evaluirati komunikaciju. Horizontalna](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022041608/5e3605b3606ef7508378a2f5/html5/thumbnails/16.jpg)
Interna komunikacija
Osigurati kvalitetnu razmjenu i koordinaciju vođenu od strane VP-a:
• Početna konferencija kao teambuilding i razmjena za definiranje komunikacijskih kanala
• Osim e-maila: intranet, upravljački alati..
• Izraditi zajedničke smjernice u obliku dokumenta
• Osobni kontakt – projektni sastanci, konferencijski pozivi..
Potrebno je stalno evaluirati komunikaciju
![Page 17: Organizacija događaja sufinancirana je sredstvima tehničke ......•Osobni kontakt –projektni sastanci, konferencijski pozivi.. Potrebno je stalno evaluirati komunikaciju. Horizontalna](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022041608/5e3605b3606ef7508378a2f5/html5/thumbnails/17.jpg)
Horizontalna pitanja
Osim specifičnih ciljeva projekta, sljedeće treba biti usvojeno u praksi i praćeno:
• Održivi razvoj
• Jednake mogućnsti i nediskriminacija
• Ravnopravnost spolova
![Page 18: Organizacija događaja sufinancirana je sredstvima tehničke ......•Osobni kontakt –projektni sastanci, konferencijski pozivi.. Potrebno je stalno evaluirati komunikaciju. Horizontalna](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022041608/5e3605b3606ef7508378a2f5/html5/thumbnails/18.jpg)
Upravljanje financijama
![Page 19: Organizacija događaja sufinancirana je sredstvima tehničke ......•Osobni kontakt –projektni sastanci, konferencijski pozivi.. Potrebno je stalno evaluirati komunikaciju. Horizontalna](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022041608/5e3605b3606ef7508378a2f5/html5/thumbnails/19.jpg)
Praćenje budžeta projekta
• Prije samog potpisivanja ugovora provjeriti sve budžete partnera sa nacionalnim pravilima
• Pružite detaljne savjete o financijskom upravljanju
• Uspostavite i iskomunicirajte jasan postupak za promjene proračuna i preraspodjelu
• Pratite potrošnju pojedinog partnera –vrijeme, troškovi
• Pratite pitanja oko FLC-a
Razviti interni alat za praćenje budžeta, ali ne preopteretiti partnere.
![Page 20: Organizacija događaja sufinancirana je sredstvima tehničke ......•Osobni kontakt –projektni sastanci, konferencijski pozivi.. Potrebno je stalno evaluirati komunikaciju. Horizontalna](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022041608/5e3605b3606ef7508378a2f5/html5/thumbnails/20.jpg)
Državne potpore
1. Poduzetnik (Undertaking)
2. Transfer novca od strane države
3. Ekonomska prednost
4. Selektivnost
5. Ugrožavanje trgovine i konkurencije
Državna pomoć tijekom provedbe:
- Izmjena aktivnosti/rezultata mogla bi utjecati na važnost državnih potpora
- Promjene u proračunu mogu utjecati na potpore male vrijednosti (de minimis)
![Page 21: Organizacija događaja sufinancirana je sredstvima tehničke ......•Osobni kontakt –projektni sastanci, konferencijski pozivi.. Potrebno je stalno evaluirati komunikaciju. Horizontalna](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022041608/5e3605b3606ef7508378a2f5/html5/thumbnails/21.jpg)
Javna nabava
• Hijerarhija zakonodavstva - EU, nacionalna (ili institucionalna), pravila programa
• Jesu li poštovana relevantna pravila?
• Postoji li prekogranični interes?
• Postoji li dovoljan stupanj oglašavanja/promocije?
• Je li dostatno tržišno istraživanje provedene pod odgovarajućim pragom vrijednosti?
• Ugovori s niskim vrijednostima