Organisation de lEquipe Communication et Management.
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Organisation de l’Equipe
Communication et Management
Communication : clé de la maîtrise du projet
Passer d’une logique de gestionnaire à une logique de management
Communication externe : se tenir au courant des décisions
Communication interne : gestion de l’avancée / gestion des difficultés
Communication externe
Direction Production
Direction Informatique
Chef de projet
Intervenants extérieurs
Hiérarchie
Fournisseurs
Clients (concessions)
collègues
Communication interne au projet
Direction Informatique
Voltigeur
Déployeur
Chef de projet
Direction Régionale
Correspondant
Direction Régionale
Direction Régionale
...
Concession PVP
PVS
PVS
Equipe déploiement
Profil du déployeur Bonnes connaissances techniques
Bon relationnel (contact clients / représentation de
l’entreprise dans la concession)
Motivation / Dynamisme
Une grande autonomie / Capacité à la prise de décision
Organisation et communication auprès du déployeur
Récupération de l’ordre de mission semaine Intranet (espace privé – mise à jour régulière)
Recette / validation journalière Mail (envoi chef de projet) PC portable par déployeur
Rapport hebdomadaire de suivi Mail (envoi chef de projet – copie correspondant)
En cas de problème en cours de semaine ...
Les informations doivent remonter au décideur
Le moins d’intermédiaires possibles (perte d’informations)
Le chef de projet doit être joignable par téléphone à tout moment
Prise de décision rapide
Editer une fiche anomalie / incident Traçabilité
Pilotage du projet et transmission d’informations
Les informations doivent redescendre
Les réunions (COPI, etc.) sont résumées
Retour sur les prises de décision / Avancée du projet
Rédaction de tableau de bord : lisibilité, prise de connaissance rapide
PLANIFICATION
Planning global des 9 mois
Planning type d'une semaine
Planning global des 8 semaines
PLANNING INDIVIDUEL
C.1. Plan de travail de la journée-type du déployeur
C.2. Plan de travail de la journée-type du manager
C.1. Plan de travail de la journée-type du déployeur
- Horaires ouvrés concession : 9h00 19h00
- repas du midi déployeur : durée1h30 de 12h00 à 13H30
- estimation déplacements quotidiens professionnels : . 2h00(hors heures ouvrées concessions)
- transfert des données réalisé pendant la pause déjeuner
- réalisation de la bascule
- aprés bascule :opérations de paramétrage, tests et étiquetages
- recette de la nouvelle installation
- évacuation de l’ancien matériel
Tableau récapitulatif des tâches
9h 10h 11h 12h 13h 14h 15h 16h 17h 18h
Déchargement du matériel
Mise en place
Branchement et câblage
Démarrage et connexion réseau ancien / nouveau système
Lancement de l'application de transfert des données
Transfert des données (bascule)
Arrêt, débranchement et évacuation de l'ancien système
Paramétrage du nouveau système
Tests et validations du nouveau système
Etiquetage / immatriculation
Recette
Planning journalier
NB : La tâche symbolisée en violet est indépendante du service déploiement, elle concerne le service développement.
Tâches possibles du manager :
- Direction Générale : Compte rendu (écrit, téléphonique) hebdomadaire
Réunion d'avancement mensuelle
- Direction Régionale : Déplacement sur site Suivi du lieu de stockage (organisation,
quantités, ...)Compte-rendu / suivi du tableau de bord
- Déployeur : Suivi d'un déployeur défectueux pendant son travailGestion de conflit éventuelCoordination
- Voltigeur : communication pour remplacement éventuel
- Concession (PVP ou PVS): déplacement sur place suivi des recettes
communication avec les clients actions / prises de décisions
C.1. Plan de travail de la journée-type du manager
Journée-type du manager
Horaire TâchesMatin 8h00 Arrivée au bureau
8h15
8h35 Rappel des actions du jour
8h459h15 Point téléphonique avec les sites déployés la veille9h30 Pause café
9h359h35 Actions du jour10h50 Visite sur site d'un déployeur
Midi 13h00-14h00 Déjeuner (eventuellement avec le responsable du site déployé)Aprés-midi 14h30 consultation des mails
14h40 Point téléphonique avec le déployeur pour faire une revue du deploiement en cours
17h00 Appel téléphonique des sites déployés le jour-même17h30 Pause café et discussion
18h4519h00 Actions du lendemain19h45 Dernière Vérification des mails avant départ
Ouverture de Windows et consultation de la messagerie Outlook. Sélection des mails nominatifs (une dizaine) prioritaires avec une lecture rapide des autres mails.
Débriefing de la journée de la veilleRecherche de solutions possibles pour régler rapidement le problème
Appel des Directions Commercialesvérification du passage des déployeurs
Déplacement sur site d'une Direction RégionalePrise de notes / compte rendu sur PC
Réception des mails compte-rendu de la journée des déployeurs Réception des recettes de déploiements
Des primes de mérite…
Des primes de mérite…Pour qui?
• Les déployeurs efficaces, sont ceux qui travaillent :
• Vite• Bien• De manière efficiente
• Indicateur de satisfaction client élevé
pourquoi ne pas mieux les rémunérer?
Des primes de mérite…Pourquoi?
• Pour motiver les équipes
• Pour réduire les risques
• …Pour faire des économies
Des primes de mérite…Comment?
• Exemple de prime et chiffrage:
Des primes de mérite…Comment?
• Exemple de prime et chiffrage:Les gains : moins de salarié
Des primes de mérite…Comment?
• Exemple de prime et chiffrage:Les gains : délai raccourci
Des primes de mérite…Comment?• Exemple de prime et chiffrage:
Les gains : salaire net réduit
Des primes de mérite…Comment?
• Autre exemple de prime:Concours
• Une même motivation pour l’ensemble de l’équipe
• Un vainqueur
Toute l’équipe est mobilisé, mais seul un élément est récompensé
Le Management des interlocuteurs
Le Management des Interlocuteurs
La Hiérarchie
Demande de modification du matériel :
Au début de la phase de préparation : Pas de charge de travail supplémentaire : Négociable
A la fin de la phase de préparation : Charge de travail supplémentaire Perte de tempsNon négociable
Les Clients
Le planning à la journée :
Durées des tâches incompressibles : pas plus d'un site par jour
Non Négociable
Le planning à la semaine :
Un site par jour maximum par déployeur
Dernier jour consacré au retour à la Direction Régionale
4 Sites maximum par semaine : Non Négociable
Les Clients (suite)
Le planning du projet complet :
Possibilité de réduire légèrement les phases de préparation et de clôture (-25%).
Phase « balai » primordiale pour la réussite du projet : réduction à éviter.
Phase de « pleine charge » : possibilité de réduire cette phase en augmentant le nombre de déployeurs. MAIS attention à la taille de l'équipe à gérer par le chef de projet.
Les Clients (suite)
Le planning du projet complet (suite) :
1ère hypothèse : Peu négociable pour la phase de « pleine charge » (Réduction jusqu'à 8,25 mois)
2ème hypothèse : Négociable pour la phase de « pleine charge » si le client accepte d'augmenter le budget (pour engager un assistant chef de projet).Réduction jusqu'à 7 mois dans ce cas.
Les Clients (suite)
Budget moins élevé
Estimations : marge relativement importante (la moitié du budget environ)
Négociable MAIS diminution du budget pas trop importante (conserver environ ¼ du budget pour les imprévus, les risques).
Les Fournisseurs
Proposition d'un autre modèle de fourgon (taille inférieure) :
Non Négociable
Proposition d'autres modèles de matériel informatique :
Si équivalents en prix et en volume et proposition avant la phase de préparation : Négociable.
Si équivalents en prix et en volume mais pendant/après la phase de préparation : Non Négociable.
Si prix plus élevé et/ou volumes différents : Non négociable.