Organigrama y manual de funciones
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ORGANIGRAMA
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Un organigrama es la representación gráfica de una empresa de una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí
los órganos que la componen.
CONCEPTO
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Son el instrumento idóneo para plasmar y
transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una
organización
• Brindan una imagen formal de la organización.
• Son una fuente de consulta oficial.
• Facilitan el conocimiento de una empresa, así como de sus
relaciones de jerarquía.
• Constituyen un elemento técnico valioso para hacer
análisis organizacional.
¿Cuál es el objeto de los
organigramas?
¿Cuál es la utilidad de los
organigramas?
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TIPOS DE ORGANIGRAMA
Existen distintos tipos de organigramas, y distintos criterios para clasificarlos
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Microadministrativos:
pertenecen a una sola organización, ya sea en conjunto o bien, a alguna de
las áreas que la conforman.
SEGÚN SU NATURALEZ
A:
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Macroadministrativos: son la representación gráfica de más de una
entidad.
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Mesoadministrativos: en estos se representa a varias entidades de un sector o bien al
sector en su totalidad.
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SEGÚNEL ÁMBITO:
Generales: aquí se
representa a una cierta
organización en su totalidad y las relaciones que
existen dentro de esta.
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Específicos: representan a un
departamento o área puntual de la entidad y cómo este se organiza.
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SEGÚN LA PRESENTACIÓN:
Horizontales:
en estos las unidades son
desplegadas de izquierda a
derecha colocando al titulas en el
extremo izquierdo. Las
relaciones entre las
unidades se representas
mediante líneas
horizontales y las jerarquías se ordena en
columnas.
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Verticales: las unidades se despliegan de arriba hacia abajo y el titular se ubica en el extremo superior y las jerarquías se despliegan de manera escalonada.
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Mixtos: estos son una combinación de los
dos anteriores, por lo que permiten un mayor despliegue.
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SEGÚN EL CONTENIDO:
Integrales: en ellos se
representan todas las unidades
administrativas de la
empresa y las relaciones
jerárquicas o de
dependencia que se
establecen entre las mismas.
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Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.
Sencillez: deben ser lo más simple posible, para representar la(s) estructura(s) en forma clara y comprensible.
Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su
interpretación.
Presentación: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios
técnicos como de servicio, en función de su objeto.
Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización
¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS PARA PREPARAR UN
ORGANIGRAMA?
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MANUAL DE FUNCIONES
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Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada
funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos,
sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores
cotidianas.
los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado
desarrollo y calidad de la gestión.
CONCEPTO
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el Manual de funciones de la empresa cobra una enorme
relevancia al convertirse en una herramienta de toma de decisiones y el ordenamiento de la organización
en sus diferentes niveles jerárquicos.
IMPORTANCIA
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También es muy importante mencionar que hoy en día se hace mucho más
necesario tener este tipo de documentos, porque todas las certificaciones de calidad , lo
requieran, a su vez por su uso interno y diario, minimiza los conflictos de
áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.
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a) Determinar las funciones específicas,
responsabilidades, autoridad y
requisitos mínimos de los cargos dentro
de la estructura orgánica de las unidades que conforman la Institución.
CARACTERÍSTICAS
b) Proporciona información a los
funcionarios y servidores de la Institución sobre sus funciones y
ubicación dentro de la estructura general de la
organización, así como sobre las interrelaciones formales deben
observar.
c) Facilita el proceso de inducción del personal y el de adiestramiento y orientación de
personal en servicio, permitiéndoles
conocer con claridad sus funciones y
responsabilidades del cargo al que han sido asignados, así como aplicar, con mayor
objetividad, los programas de capacitación.
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La ficha ocupacional es un documento o formato que tiene como principales componentes los siguientes datos de un
puesto de trabajo: - Funciones del trabajador
- Requisitos: - a. Habilidades: Educación, Experiencia, iniciativa e ingenio.
- b. Esfuerzo: Mentales y físicos - c. Responsabilidades: sobre maquinarias y equipos,
Materiales o productos, trabajo de otros. - d. Condiciones de trabajo: Ambiente y riesgos.
LA FICHA OCUPACIONAL
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EJEMPLOS
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