Integration agiler und klassischer Vorgehensweisen (Embedded-Meets-Agile 18.2.2014, german)
Optimierte Vorgehensweisen für Intranet-Projekte [DE]
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21-Oct-2014 -
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Jenseits von Wasserfall
und Lastenheft:
Vorgehensweisen
für Intranet-
Projekte
Wien
20.09.2013
Stephan Schillerwein
www.schillerwein.net
www.intranet-matters.de
@IntranetMatters
IX. Austrian Intranet Dialog
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WARUM?
Bisherige Vorgehensweisen berücksichtigen meist nicht die Besonderheiten des Mediums
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Der Klassiker …
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Unterschätze Komplexität
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Projekte: der Pfad von der Idee oder dem Problem zur Lösung
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Projekte: der Pfad von der Idee oder dem Problem zur Lösung
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Alle Schritte sind erforderlich Das «Wie» ist anpassbar
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Der Redesign-Irrtum
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Common misconceptions about Redesigns
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Photo credits: Robert Crum, http://flickr.com/photos/13010608@N02/2441931412/, Jennifer Bührer, http://flickr.com/photos/jenniferbuehrer/64482736/, Natalie!!, http://flickr.com/photos/taiyo/2318277706/
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… und viele weitere …
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Gründe gegen herkömmliche Vorgehensweisen
• Fehlende Balance in der Konzeption – zwischen unzureichend (Technologie-orientierung) und «overkill» (Wasserfall-orientierte Vorgehensweisen)
• Fehlende oder fehlgerichtete Benutzer-orientierung
• Mangelnde Abstimmung zwischen Konzeptions- und Umsetzungsphase (am System vorbei konzeptioniert)
• Übermässiger Fokus auf die «3 magischen Projektdimensionen»
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Gründe gegen herkömmliche Vorgehensweisen
• Unterschätzung der politischen Dimension, der Vielzahl an Stakeholdern, Disziplinen, erforderlichen Voraussetzungen (nicht nur auf technischer Ebene), Abhängigkeit von kulturellen Faktoren, …
• Fehlen einer ganzheitlichen Sicht
• Übermässige Fokussierung auf den Launch
• …
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… plus: geänderte technologische Rahmenbedingungen
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Warum Vorgehensweisen aus der «Ära vor 2010» nicht mehr funktionieren
Das «Speiseplan»-Intranet…• relativ wenig Front-end Funktionalität
und somit einen geringen Anteil an individuellem Interaktionsdesign
• intensive Beschäftigung mit diesem Funktionsspektrum (CMS) – was mit der Zeit aber durch die Software-Hersteller weitgehend und standardisiert abgedeckt wurde
• Interaktionsdesign im Backend wurde typischerweise nicht angepasst, da der Nutzerkreis beschränkt war und geschult wurde
• Stakeholder meist weitgehend im Projekt integriert (Autoren, Kommunikation, …)
Konzeption konnte weitgehend isolierterfolgen
Der digitale Arbeitsplatz …• viel Front-end Funktionalität und somit
einen hohen Anteil an individuellem Interaktionsdesgin
• vor allem vor dem Hintergrund der mangelnden Usability-Orientierung und Reife der Anbieter in diesem Markt
• viele generische Funktionen (z.B. Collaboration), aber ebenso sehr viele hochgradig individuelle Funktionen und Abläufe (z.B. Apps)
• Backend-Funktionen unrelevant, sofern sie vom normalen Nutzer versteckt bleiben
• Upgrade-Fähigkeit ein grosses Thema
• Jeder Mitarbeiter ist ein Stakeholder
Konzeption losgelöst vom System undEndanwender funktioniert nicht mehr
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INTRANET PROJEKT-METHODE
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Aus hoher Flughöhe betrachtet nicht anders als jede andere Projektmethode auch …
Explore & Envision
Prepare & Design
Build & Implement
Use & Sustain
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Intranet & Digital Workplace Project Structure Plan
Operations: Use & Sustain
Go-Live Process Project Review Technical Operations Business Operations
Phase 3b: Build & Implement (Business-Stream)
Adoption Support Creation & Migration Roll-out of organisational concept
Phase 3a: Build & Implement (Technology-Stream)
Technical Concept System Setup Implementation Content Integration Testing & Quality Assurance
Phase 2: Prepare & Design
Business Requirements Roadmap Solution Concept Organisational Concept System Evaluation
Phase 1: Explore & Envision
Analysis Vision & Strategy
Phase 0: Project Initialisation
Business Case Project Scope Project Setup
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Stephan Schillerwein, version 1.4 – Licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 Unported License
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Beispiel: Übersicht der Arbeitspakete der Phase 1
WP 1-1Analysis
Verständnis für den Ist-Zustand herstellen
WP 1-2Vision & Strategy
(Fern-) Ziel und Wegskizzieren
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Beispiel eines Arbeitspakets:WP 1-2: Vision & Strategy
WP 1-2Vision & Strategy
Vision, mission and value drivers
Values & principles
Strategy
Goals & objectives
Implications of the strategy
Change management plan
Milestone
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VERTIEFUNG AM BEISPIEL DER KONZEPTIONSSCHRITTE
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Die zwei Hauptkomponenten der Lösungskonzeption
Bedürfnis-analyse
Spezifikation Umsetzung
ZielWeg / Mittel zum Zweck
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Die 4 kritischen W’s eines Intranet-Projekts
Warum? Was? Womit? Wie?
Ich versteh’ nicht, wie das gehen soll...?!
Wie sieht das denn aus…???
Vorher war das aber besser!!!
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Bedürfnisanalyse
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«Wenn ich die Menschen gefragt hätte, was sie wollen, hätten sie gesagt schnellere Pferde»
- Henry Ford
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Listening Watching /Documenting Showing
„Don't just implement feature requests from "userrepresentatives" or "business analysts." The mostcommon way to get usability wrong is to listen to whatusers say rather than actually watching what they do. Requirement specifications are always wrong. You must prototype the requirements quickly and show userssomething concrete to find out what they really need.“
(Jakob Nielsen's Alertbox, February 19, 2008: Top-10 Application-Design Mistakes,http://www.useit.com/alertbox/application-mistakes.html )
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Techniken für die Bedürfnisanalyse
Befragungen
• Online-Umfragen
• Interviews
• Auswertung von Feedback
• Apreciative Inquiry
• Excellence-focused Inquiry
• «Value proposition»-focused Inquiry
Gruppen-basiert
• Focus Groups
• World Café
• Brainwriting
• Collaborative Sketching
Aufgaben
• Usability-Testing
• Arbeitsbeobachtung (ContextualInquiry/ Observation)
• «Tagebuch» -Analyse (Self-Reporting)
• Auto-Reporting
• Prozess-Analyse
Potentiale
• Business Analyse
• Benchmarking
• Historic Lost Opportunities Analysis
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Aber welche Technik nehme ich denn für was und wann?
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Übersicht Techniken nach Phasen
•Business Analyse
•(Potential-orientierte) Interviews
•Prozess-Analyse
•(Online-Umfrage)
Business Case
•Online-Umfrage
•Auswertung von Feedback
•Interviews
•Arbeitsbeobachtung
Analysis•Gruppen-basierte
•Interviews
Strategy
•Arbeitsbeobachtung
•Spezifische Befragungen
•Business Analyse
•Prozess-Analyse
Requirements•Interviews
•Arbeitsbeobachtung
•Sketching
Solution Concept
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Spezifikation
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Fokus auf Funktionalität reicht nicht aus
Usability
• Funktionalität
• Intuitivität
• Berechenbarkeit
Feel
• Joy of Use
• Interaktion
• Reaktion
Look
• Glaubwürdigkeit
• Vertrauen
• Stimmung
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Benutzerorientierte Produktgestaltung mittels User-centered Design
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Usability
«Can Do»
Zufriedenstellung
Benutzbarkeit
Nützlichkeit
User Experience
«Will Do»
Attraktivität
Erwartungskonformität
(Positive) Reaktion
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An approach to user-centered and leanspecification
Basic Personas
Mental Model
Key TasksRough
ScenariosPrototypes
Other Tasks Outline
Consol-idation
System evaluation
Specification on system
Feasabilitycheck
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Je klarer die Ausrichtung, desto einfacher und unaufwändiger die Konzeptionsschritte
Explore & Envision
Prepare & Design
Build & Implement
Use & Sustain
Klarheit und Konzeptionsaufwand
Systemauswahl
Festpreis-Umsetzung
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ZUSAMMENFASSUNG
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Don’t aim for a perfectsolution with the firstrelease, as the real userinput will only start tocome in after the roll-outof the solution.
www.fredericw.com
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Die wichtigsten Punkte im Überblick
• Intranets sind komplexe Projekte – Anforderungen an Projektmanagement nicht unterschätzen
• Ein Projektstrukturplan ist die Grundlage aller durchzuführenden Schritte
• Das Optimierungspotential liegt darin, wie man die Schritte durchführt
• Iterativ vorgehen, mit frühen Ergebnissen, durchgängigem Einbezug der Benutzer und möglichst wenig Politik
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Profile Stephan Schillerwein
15+ years of experience in Digital Media and Information Management, specializing in Intranets, Social Collaboration and the Digital Workplace
100+ projects at 50+ organizations of all sectors & sizes
Formerly Online and Intranet Manager at several large enterprises and Director of the Intranet Benchmarking Forum
Business computer scientist – speaks language of “both sides”
Author, conference speaker, jury member, blogger, …
Partner of the Worldwide Intranet Challenge Intranet & Digital Workplace Advisor
Project Focus:
Vision & Strategy
Coaching & Enabling
System evaluation
Intranet Methodology
360° Intranet Assessment
Findability
Lean specification
Organisational Concepts
…
40
Thank you !
Taking the next step in Digital Transformation - together
Stephan Schillerwein
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