REPUBLIKA HRVATSKA

PROJEKT MODERNIZACIJE POREZNE UPRAVE

OPIS POSLOVA

Vanjska i unutarnja komunikacija Porezne uprave

Odabir konzultanta

Zagreb, 03. ožujka 2011.

1

SADRŽAJ I. OPĆI OKVIR......................................................................................................................................2 II. SPECIFIČNI OKVIR ZADATKA...................................................................................................3

A. ORGANIZACIJSKA STRUKTURA .......................................................................................................3 B. POSTOJEĆI SUSTAV KOMUNIKACIJE U POREZNOJ UPRAVI .............................................................4

III. CILJ ZADATKA .............................................................................................................................9 5. Izrada vizualnog identiteta Porezne uprave ..........................................................................9 6. Redizajn postojećeg Interneta (javni web) ............................................................................9

IV. PODRUČJE RADA .........................................................................................................................9 A. VREMENSKI TIJEK .....................................................................................................................9 B. AKTIVNOSTI .................................................................................................................................9

5. Izrada vizualnog identiteta Porezne uprave ........................................................................10 Aktivnost 1: Izrada Strategija vanjske i unutarnje komunikacije..................................................10 Aktivnost 2: Izrada detaljnog Plana provedbe Strategije ............................................................13 Aktivnost 3: Unaprjeđenje postojećih i razvoj novih oblika vanjske komunikacije ......................13 Aktivnost 4: Unaprjeđenje postojećih i razvoj novih oblika unutarnje komunikacije..................14 Aktivnost 5: Izrada vizualnog identiteta Porezne uprave............................................................14 Aktivnost 6: Redizajn postojećeg Interneta (javni web)................................................................16 Aktivnost 7: Izrada novog IntrAneta (interni web) ......................................................................18

C. JEZICI ..........................................................................................................................................20 V. OPĆA ODGOVORNOST ...............................................................................................................20

A. HIJERARHIJSKI ODNOSI.........................................................................................................20 B. PRIBAVLJENA SREDSTVA .....................................................................................................20 C. OGRANIČENJA..........................................................................................................................20

VI. KVALIFIKACIJE SAVJETNIKA...............................................................................................21 VII. OČEKIVANI REZULTATI I VREMENSKI ROKOVI...........................................................23

A. SAVJETNIK IZRAĐUJE: ...........................................................................................................23 B. PERIODIČNA IZVJEŠĆA I PRIOPĆENJA..............................................................................23

VIII. POPIS PRILOGA .......................................................................................................................24 PRILOG A : ORGANIZACIJSKA STRUKTURA SREDIŠNJEG UREDA POREZNE UPRAVE ............................24

2

I. OPĆI OKVIR Vlada Republike Hrvatske započela je reformu Porezne uprave. Glavni poticaj za ove reforme je potreba Porezne uprave Republike Hrvatske da održi korak sa zahtjevima globalno konkurentnog tržišnog gospodarstva i da se pripremi za pristupanje EU. Porezna uprava Republike Hrvatske (u daljnjem tekstu: PU) je upravna organizacija u sastavu Ministarstva financija. Primarna je odgovornost Porezne uprave upravljanje državnim i lokalnim porezima, kao i obveznim doprinosima. PU zapošljava 4.483 djelatnika dok je predviđen broj djelatnika 4.982. Na čelu PU nalazi se državni tajnik/ravnatelj sa sjedištem u Zagrebu. U cilju potpore reformi, Vlada Republike Hrvatske je dobila zajam od Svjetske banke, kako bi pomogla financiranje Projekta modernizacije Porezne uprave (RAMP). Projekt će se provoditi od 2008. – 2012. Projekt se sastoji od sljedećih komponenti:

A. Organizacijsko konsolidiranje i funkcionalni preustroj Poreznog ureda u Zagrebu. (Porezne urede na području zagrebačke regije treba konsolidirati u jedan moderni objekt. Reorganizirati konsolidirani ured prema funkcionalnim odrednicama. Racionalizirati i ojačati upravu velikih poreznih obveznika.)

B. Znanje i profesionalno usavršavanje djelatnika i zainteresiranih strana. (Jačanje kapaciteta PU za upravljanje ljudskim resursima. Usavršiti programe obuka i razmjene znanja PU. Osnovati Poreznu akademiju i opremu za učenje na daljinu - distance learning.)

C. Tehnološko usavršavanje za usluge, sustav upravljanja podacima i uvođenje osobnog identifikacijskog broja – OIB-a/PIN-a. (Osuvremeniti poslovne procese, uključujući funkcije e-poreza. Nabaviti suvremeni, integrirani softver s aplikacijama za upravljanje porezima. Provesti odgovarajuće mjere za sigurnost, kontinuitet poslovanja i oporavak nakon nesreća. Uvesti integrirani sustav upravljanja podacima. Pružiti pomoć kod uvođenja novog osobnog identifikacijskog broja – OIB-a / PIN-a.)

D. Upravljanje modernizacijom i podrška projektu. (Izraditi strateški plan za modernizaciju PU. Podržati vođenje i upravljanje projektom, uključujući praćenje i ocjenjivanje.).

3

II. SPECIFIČNI OKVIR ZADATKA Pravni okvir. Primarni pravni okvir hrvatske Porezne uprave u smislu organizacije i komunikacije naveden je u Zakonu o Poreznoj upravi, Općem poreznom zakonu, Zakonu o sustavu državne uprave, Uredbi o unutarnjem ustrojstvu Ministarstva financija i Zakonu o pravu na pristup informacijama te drugim propisima koji se referiraju odnosno nadopunjavaju s navedenim zakonima i Uredbi.

Porezna uprava Republike Hrvatske osnovana je 1994. godine kao upravna organizacija unutar Ministarstva financija čija je glavna zadaća primjena hrvatskih zakona koji reguliraju prihode. S vremenom se odgovornost PU za prikupljanje prihoda postepeno proširila te danas pokriva sve državne i lokalne poreze (osim trošarina i međunarodnih carina i poreza), doprinose za mirovinsko i zdravstveno osiguranje i velik broj pristojbi, naknada i davanja.

A. ORGANIZACIJSKA STRUKTURA

Porezna uprava je organizirana na tri razine. Središnji ured, 20 područnih ureda i 122 ispostave.

Središnji ured, smješten u Zagrebu, odgovoran je za razvoj državnih politika i programa te koordinaciju rada područnih ureda i ispostava.

Područni uredi PU nadležni su za područja županija odnosno grad Zagreb, a odgovorni su za koordinaciju rada ispostava te za neposredno provođenje poreznog nadzora na terenu te istraživanje porezno-kaznenih djela, zatim za izvršenje strožih radnji prisilne naplate i provođenje prekršajnog postupka.

Ispostave Porezne uprave nadležne su za područja gradova odnosno općina. U područnom uredu Zagreb, osim teritorijalnih ispostava ustrojene su ispostave prema vrsti poreznih obveznika odnosno vrsti poreza. Ispostave su u sastavu područnih ureda neposredno provode utvrđivanje, evidentiranje i naplatu poreznih prihoda i obveznih doprinosa.

(Prilog A: Organizacijska struktura PU )

U smislu gore navedenih propisa a najviše zbog potrebe uspješnog obavljanja poslova i zadaća Porezne uprave potrebno je unaprijediti, održavati i razvijati eksternu i internu komunikaciju Porezne uprave i to je primarni zadatak i cilj ovog projekta.

4

B. POSTOJEĆI SUSTAV KOMUNIKACIJE U POREZNOJ UPRAVI

KOMUNIKACIJA

UNUTARNJA VANJSKA (Porezna uprava) (Javnost)

SREDIŠNJI URED

(ravnatelj PU) POREZNI OBVEZNICI,

GRAĐANSTVO....

PODRUČNI URED (pročelnik)

Eksterna komunikacija

ISPOSTAVE (voditelj)

OBLIK KOMUNIKACIJE NADLEŽNA JEDINICA Internet stranica Porezne uprave (uključeno ePorezna, OIB i baza znanja Kontakt centra)

Odjel za servis poreznim obveznicima

Publikacije (priručnici, brošure, letci i CD)

Odjeli SU (prema tematici) u suradnji s Institutom za javne financije

Kontakt centar – besplatni info telefon Odjel Kontakt centar

Pisano mišljene Središnjeg ureda/područnih ureda Središnji ured, područni uredi

Telefonski pozivi i dolazak u urede Porezne uprave Djelatnici PU

Reklamiranje proizvoda i usluga Porezne uprave putem medija (prigodno)

Glasnogovornik Ministarstva financija, Porezna uprava

Priopćenja za javnost i press konferencije

Ministar, glasnogovornik Ministarstva financija, ravnatelj PU, (djelatnici PU)

Sudjelovanje u TV i radio emisijama Ministar Ministarstva financija, ravnatelj PU, (djelatnici PU)

5

1. Internet stranice Porezne uprave

www.oib.hr

Najvažniji sadržaji Internet stranice su:

• Porezne novosti i izdvojene vijesti o Porezne novosti – aktualno o promjenama poreznih propisa,

obrazaca, novim uslugama Porezne uprave, natječajima… o Izdvojene vijesti – periodički istaknute važne informacije s

pripadajućim linkovima • Porezni sustav RH

o Kratki prikaz svih poreza RH uz obrađene najvažnije elemente: Porezni obveznik Predmet oporezivanja / osnovica Stopa / iznos Naziv i broj uplatnog računa Propisi

• Porezni propisi Porezna uprava u suradnji s vanjskim suradnikom razvila je posebni vlastiti kompjutorski program za uređivanje i prikaz propisa koji omogućava izradu aktualne i povijesne verzije propisa (nije jednostavno postavljanje pdf ili word dokumenata). Porezne propise karakterizira:

o Više od 1000 pročišćenih tekstova propisa koji reguliraju poreznu problematiku, te propisa koji izravno i neizravno utječu na porezne izračune i Poreznu upravu

o Mogućnost pretraživanja propisa o Jednostavan uvid u referencije (klikom na 'vezu' dobiva se uvid

u stavak ili članak istog ili drugog propisa) • Publikacije (uvid i preuzimanje digitalne verzije tiskanih publikacija i

CD-a)

www.porezna-uprava.hr

Engleska verzija Interneta

Kontakt Centar

6

o Priručnici i brošure (u PDF obliku mogu se preuzeti priručnici i brošure koji su u tiskanom obliku ponuđeni u ispostavama i područnim uredima)

o Mišljenja SU (razvrstana po porezima i kategorijama unutar poreza)

• ePorezna (pristup /vrata/ sustavu ePorezna)

o ePorezna je sustav elektroničkih usluga Porezne uprave

o Porezna uprava u okviru e-Porezna omogućava slijedeće usluge poreznim obveznicima:

ePKK uvid u porezno-knjigovodstvenu karticu, ePDV podnošenje obrasca poreza na dodanu vrijednost, ePDV-K podnošenje konačnog obračuna poreza na

dodanu vrijednost, eID podnošenje ID obrasca, ePD podnošenje prijave poreza na dobit, eSR podnošenje obračuna spomeničke rente, eTZ podnošenje obračuna članarine turističke zajednice, Dostava podataka na elektroničkom mediju:

• Dostavu IP obrasca na elektronskom mediju, • Dostavu ID-1 obrazaca na elektronskom mediju i • Dostavu podataka o porezno priznatim premijama

osiguranja

• Stranice OIB (osobni identifikacijski broj)

o Najvažnije informacije koje pruža:

Koji je moj OIB? Pruža mogućnost svakoj fizičkoj ili pravnoj osobi da uz

upis traženih podataka sazna svoj OIB putem web-a ili slanjem SMS poruke dobije informaciju o OIB-u

Zakonska osnova – propisi koji reguliraju uvođenje i primjenu OIB-a

Najčešća pitanja i odgovori (FAQ)

7

Publikacije (plakati, brošure, priručnici u PDF obliku te mišljenja SU)

• Kontakt centar (pristup bazi podataka)

o Kontakt centar nudi besplatni info telefon i bazu podataka s informacijama vezanim uz :

Podnošenje godišnje prijave poreza na dohodak Porezna oslobođenja, olakšice i porezno priznate izdatke

za građane Prijavu poreznih prekršaja i pritužbe na rad službenika

PU Uslugu ePorezna

2. Statistika Intranet stranica PU

Statistika pristupa web stranici Porezne uprave www.porezna-uprava.hr Statistika se odnosi na period od 1.1.2010. do 30.9.2010. Web stranicu Porezne uprave posjetilo je 1.081.221 osoba odnosno 3.975 osoba dnevno u prosjeku. Na web stranici je u navedenom vremenskom periodu pregledano 7.272.217 stranica (prosječno, svaki je posjetitelj kod svakog posjeta pregledao oko 7 stranica). Najviše posjetitelja bilo krajem veljače 2010. godine (i to preko 20.000 posjetitelja dnevno). Najpopularnije stranice su: http://www.porezna-uprava.hr/ (početna) (413.862 posjetitelja,1.673.118 otvaranja) http://www.porezna-uprava.hr/propisi/obrasci.asp (149.357 posjetitelja, 572.941 otvaranja) http://www.porezna-uprava.hr/propisi/download.asp (134.417 posjetitelja, 339.389 otvaranja) http://www.porezna-uprava.hr/publikacije/IspisMisljenja.asp (100.987 posjetitelja, 225.281 otvaranja) http://www.porezna-uprava.hr/porezi/prijave.asp (90.784 posjetitelja, 133.824 otvaranja)

Statistika pristupa web stranici propisa Porezne uprave http://propisi.porezna-uprava.hr/?id=b04d1

Statistika se odnosi na period od 1.1.2010. do 30.9.2010.

8

Web stranicu propisa posjetilo je 159.878 osoba odnosno 587 osoba dnevno u prosjeku. Na web stranici je u navedenom vremenskom periodu pregledano 2.900.002 stranica (prosječno, svaki je posjetitelj kod svakog posjeta webu propisi pregledao oko 18 stranica). Najviše posjetitelja bilo je krajem veljače 2010. godine (preko 2.000 posjetitelja dnevno).

Statistika pristupa OIB web stranici www.oib.hr

Statistika se odnosi na period od 1.1.2010. do 30.9.2010. OIB web posjetilo je 1.348.482 osoba odnosno 4.957 osoba dnevno u prosjeku. Na OIB webu je u navedenom vremenskom periodu pregledano 2.562.115 stranica (prosječno, svaki je posjetitelj kod svakog posjeta OIB webu pregledao oko 1.8 stranica). Najviše posjetitelja bilo u početkom godine (i to preko 20.000 posjetitelja dnevno).

Statistika pristupa web stranici kontakt centra Porezne uprave http://ccenterclient.porezna-uprava.hr/

Statistika se odnosi na period od 1.1.2010. do 30.9.2010. Web stranicu kontakt centra posjetilo je 189.228 osoba odnosno 695 osoba dnevno u prosjeku. Na web stranici je u navedenom vremenskom periodu pregledano 1.013.494 stranice (prosječno, svaki je posjetitelj kod svakog posjeta propisi webu pregledao oko 5,5 stranica). Najviše posjetitelja bilo krajem veljače 2010. godine (preko 7.000 posjetitelja dnevno). 3. Unutarnja komunikacija Unutarnja komunikacija u Poreznoj upravi sastoji se od slijedećih komunikacijskih oblika odnosno kanala:

• Kolegiji i radni sastanci (po ustrojstvenim jedinicama) • Seminari (prigodno) • Intranet stranice (samo upute za rad i telefonski imenik Središnjeg

ureda) • Telefon, e-mail i fax • Porezni vjesnik (stručni članci) • Posebni brojevi Poreznog vjesnika (stručna obrada pojedinih poreznih

tema

9

III. CILJ ZADATKA Cilj je zadatka uspostaviti jedinstveni i cjeloviti sustav komunikacije Porezne uprave koji obuhvaća vanjsku i unutarnju komunikaciju. U tu svrhu potrebna je:

1. Strategija vanjske i unutarnje komunikacije

2. Detaljni Plan provedbe Strategije

3. Unapređenje postojećih i razvoj novih oblika vanjske komunikacije

4. Unapređenje postojećih i razvoj novih oblika unutarnje komunikacije

5. Izrada vizualnog identiteta Porezne uprave

6. Redizajn postojećeg Interneta (javni web) 7. Novi IntrAnet (interni web)

IV. PODRUČJE RADA Savjetodavna tvrtka ili tvrtke (u daljem tekstu: Savjetnik) obavljat će aktivnosti iz zadatka kako se niže opisuju.

A. VREMENSKI TIJEK

Angažman će trajati ukupno godinu dana od potpisivanja ugovora.

B. AKTIVNOSTI

Aktivnosti u sklopu ovog zadatka odnose se na uspostavu jedinstvenog i cjelovitog sustava komunikacije Porezne uprave koja obuhvaća vanjsku i unutarnju komunikaciju te određivanje vizualnog identiteta Porezne uprave.

U svrhu izvršenja zadatka provode se slijedeće aktivnosti:

1. Izrada Strategija vanjske i unutarnje komunikacije

2. Izrada detaljnog Plana provedbe Strategije

3. Unaprjeđenje postojećih i razvoj novih oblika vanjske komunikacije

4. Unaprjeđenje postojećih i razvoj novih oblika unutarnje komunikacije

10

5. Izrada vizualnog identiteta Porezne uprave 6. Redizajn postojećeg Interneta (javni web)

7. Izrada novog IntrAneta (interni web)

Aktivnost 1: Izrada Strategija vanjske i unutarnje komunikacije Strategija kao osnovni dokument za uspostavu i razvoj komunikacije sastoji se od dva osnovna sustava:

a) sustav vanjske komunikacije i

b) sustav unutarnje komunikacije

Porezna uprava zahtjeva jedinstven i cjelovit sustav vanjske i unutarnje komunikacije koji bi pridonio većoj produktivnosti kvalitete rada PU.

Vanjska komunikacija

Vanjska komunikacija Porezne uprave prema poreznim obveznicima potvrđuje orijentaciju Porezne uprave na otvaranje prema javnosti i uvođenje visoko kvalitetnih usluga za porezne obveznike, fokusirajući poreznog obveznika kao bitnog čimbenika u poreznom sustavu. Glavno usmjerenje vanjske komunikacija PU je: - Omogućiti prava poreznih obveznika - Osigurati odnos prema poreznom obvezniku kao prema partneru - Smanjiti indirektne troškove oporezivanja (pojednostavljujući formalne obveze poreznih obveznika i podnošenja poreznih prijava i obrazaca putem Interneta) - Uspostaviti norme (ujednačeni pristup poreznim obveznicima) - Smanjiti nužne dolaske poreznih obveznika u porezne urede - Pružiti poreznim obveznicima sve informacije (na razumljiv i jednostavan način) o poreznom sustavu i njihovim poreznim obvezama - Pronaći efikasne načine pomoći poreznim obveznicima pri izvršavanju njihovih poreznih obveza Vanjska komunikacija PU obuhvaća slijedeće smjerove komunikacije:

• Komunikacija PU prema poreznim obveznicima, građanima (što čini najvažniju komunikaciju PU)

• Komunikacija PU prema drugim državnim tijelima, komorama, strukovnim udruženjima te drugim tijelima i udrugama

• Međunarodna komunikacija PU U okviru sustava vanjske komunikacije PU potrebno je :

1. Uspostaviti sustav vanjske komunikacije PU koji predstavlja identifikaciju postojećih servisa poreznim obveznicima, temeljne

11

smjernice u njihovu razvoju i uvođenju (implementaciju) novih servisa unutar postojećih kroz sustavan i cjelovit pristup u kojem se vodi briga o svim bitnim elementima poslovanja PU sa poreznim obveznicima. Razvoj sustava vanjske komunikacije PU treba se temeljiti na osnovnom poslovnom načelu otvorenosti PU prema poreznim obveznicima, ne samo kao obveznicima ispunjavanja poreznih i drugih obveza, nego kao i klijentima PU.

2. Unaprijediti i proširiti postojeću vanjsku komunikaciju PU prema poreznim obveznicima. Tu je važno naglasiti potrebu za izgradnjom vizualnog identiteta PU kao neizostavnog elementa prepoznavanja PU u vanjskoj komunikaciji. Također modificiranje Internet stranice (javni web) PU - redizajn, budući da postojeća Internet stranica PU koja je puštena u funkcionalnost krajem 2002. godine nije unapređivana novim tehnologijama, a koja kao takva zbog zastarjelih tehnoloških alata teže i duže ažurira s novim informacijama

3. Razviti nove oblike komunikacije PU kao npr. e-mail, newsletter, SMS i drugo. Na taj bi se način uspostavila kvalitetnija, otvorenija i fleksibilnija komunikacija PU sa poreznim.

Pri izradi Strategije između ostalog treba obraditi oblike i kanale vanjske komunikacije kao što su:

a. Kontakt centar b. Internet c. Publikacije (mišljenja, brošure, priručnici, letci...) d. CD/DVD e. Telefon f. Radio, TV, novine g. Pošta, e-mail, sms h. Središnji ured, Područni uredi i Ispostave PU i. Direktni (neposredni) kontakt sa poreznim obveznicima j. i drugi kanali

Unutarnja komunikacija Komunikacija je neizostavni dio radnih procesa. Na radnom mjestu, naime, neizbježno dolazi do različitih formalnih i neformalnih interakcija među zaposlenicima. Da bi komunikacija pridonosila boljim međuljudskim odnosima i povećanju motivacije zaposlenika, a kroz to utjecala na unapređenje te kreiranje željene percepcije Porezne uprave, ona mora biti planirana, sustavna i efikasna. U Strategiji u dijelu unutarnje komunikacije treba odgovoriti na slijedeća pitanja: • Da li zaposlenici primaju pravovremene i točne informacije? • Kako zaposlenici primaju redovite informacije? • Jesu li poruke dosljedno prenošene od “ vrha prema dolje“ i od „dolje prema vrhu“?

12

• Da li zaposlenici razumiju i ciljeve i rezultate komunikacija? Također u unutarnjoj Strategiji treba identificirati: • Koji su ciljevi, ambicije i strateške aspiracije zaposlenika za budućnost? • Što ljudi u organizaciji trebaju misliti, osjećati i učiniti kako bi te ciljeve ostvarili? • Gdje su zaposlenici trenutno zaposleni, i što treba mijenjati u njihovoj sadašnjoj percepciji, stavovima ili pristupu osnovnim informacijama? • Koja je uloga unutarnje komunikacije u funkciji pomoći smanjenja razmaka (jaza) u odnosu na ono što imamo sada i što želimo u budućnosti? • Koje su uloge i odgovornosti čelnika, menadžera i zaposlenika u komunikaciji? • Koje su komunikacijske aktivnosti potrebne - i tko će biti odgovoran za što? • Koje resurse trebamo za ostvarenje potrebne komunikacije? Unutarnja komunikacija Porezne uprave obuhvaća slijedeće načine komunikacije:

• Komunikacija PU u samom Središnjem uredu (između službi i odjela) • Komunikacija PU Središnjeg ureda sa Područnim uredima • Komunikacija PU Središnjeg ureda sa Ispostavama • Komunikacija Područnih ureda sa Ispostavama

U okviru sustava unutarnje komunikacije PU potrebno je:

1. Uspostaviti sustav unutarnje komunikacije PU čime se želi doprinijeti boljoj informiranosti službenika PU o ključnim projektima PU, pravima i obvezama službenika PU, a koja predstavlja identifikaciju i proširenje postojećih oblika interne komunikacije PU, temeljne smjernice u njihovom razvoju te implementaciju novih oblika radi uspostave kvalitetnog sustava informiranja službenika PU koji je kao takav neophodan za uspostavu kvalitetne i učinkovite vanjske komunikacije PU.

2. Odrediti odgovornosti na svim hijerarhijskim razinama unutarnje komunikacije PU (uočen je problem ne-komunikacije između odjela iste službe kao i samih službi međusobno, neupoznavanje sa ključnim stvarima na kojima radi više različitih službi i odjela, u određenim zadacima ne zna se tko je što radio/radi ili će raditi a iz toga proizlazi da se ne zna tko je za što odgovoran).

3. Provoditi informiranje i edukaciju službenika PU (npr. važna događanja u PU, novi programi, nove primjene znanja).

4. Organizirati redovne posjete područnim uredima i ispostavama od strane Središnjeg ureda, time bi se pridonijelo boljoj međusobnoj komunikaciji po svim hijerarhijskim razinama. Kao rezultat dobivala bi se povratna informacija što je u redu, a na što treba obratiti pozornost, odnosno promijeniti.

13

Pri izradi Strategije između ostalog treba obraditi oblike i kanale unutarnje komunikacije kao što su:

a. Intranet stranica za službenike PU (veća sloboda informiranje službenika, mogućnost izražavanja prijedloga / primjedba / pohvala, upute, mišljenja)

b. Publikacije c. Telefon d. Pošta, e-mail e. i drugo.

Osim navedenog vanjska i unutarnja Strategija treba sadržati organizacijsku strukturu. U organizacijskoj strukturi treba jasno definirati tko (službe, odjeli i osoblje) što radi u provedbi Strategije.

Rezultat ove aktivnosti je: Strategija vanjske i unutarnje komunikacije Porezne uprave (dokument)

Aktivnost 2: Izrada detaljnog Plana provedbe Strategije Ova aktivnost direktno se nadovezuje na aktivnost 1. i predstavlja razradu aktivnosti 1. u smislu izrade detaljnog Plana provedbe Strategije sa svim elementima koje plan treba sadržati prema pravilima struke.

Rezultat ove aktivnosti je: Detaljni Plan provedbe Strategije (dokument)

Aktivnost 3: Unaprjeđenje postojećih i razvoj novih oblika vanjske komunikacije Ova aktivnost nadovezuje se na aktivnost 1. i 2. Kroz ovu aktivnost treba:

• Izvršiti analizu postojećih oblika i kanala vanjske komunikacije u PU • Odrediti koji oblici i kanali vanjske komunikacije se trebaju unaprijediti • Predložiti način unapređenja oblika i kanala vanjske komunikacije • Predložiti razvoj (uvođenje) novih oblika i kanala vanjske komunikacije

te način njihovog uvođenja • Prilagoditi englesku stranicu Interneta PU potrebama ulaska Republike

Hrvatske u Europsku Uniju • Izraditi Plan provedbe za svaki unaprijeđeni odnosno novo određeni

oblik ili kanal vanjske komunikacije (Plan u privitku treba sadržati sve dokumente i projekte koji su potrebni za realizaciju Plana)

14

Rezultat ove aktivnosti je: Plan unapređenja postojećih i razvoj novih oblika vanjske komunikacije (dokument).

Aktivnost 4: Unaprjeđenje postojećih i razvoj novih oblika unutarnje komunikacije Ova aktivnost nadovezuje se na aktivnost 1. i 2. Kroz ovu aktivnost treba:

• Izvršiti analizu postojećih oblika i kanala unutarnje komunikacije u PU • Odrediti koji oblici i kanali unutarnje komunikacije se trebaju unaprijediti • Predložiti način unapređenja oblika i kanala unutarnje komunikacije • Predložiti razvoj (uvođenje) novih oblika i kanala unutarnje

komunikacije te način njihovog uvođenja • Izraditi Plan provedbe za svaki unaprijeđeni odnosno novo određeni

oblik ili kanal unutarnje komunikacije (Plan u privitku treba sadržati sve dokumente i projekte koji su potrebni za realizaciju Plana)

Rezultat ove aktivnosti je: Plan unapređenja postojećih i razvoj novih oblika unutarnje komunikacije (dokument).

Aktivnost 5: Izrada vizualnog identiteta Porezne uprave Razvoj i modernizacija poslovanja Porezne uprave, razvoj i modernizacija u poslovanju sveukupnog administrativnog i gospodarskog sektora u Republici Hrvatskoj, te proces pristupanja Republike Hrvatske Europskoj uniji stvorili su veliki broj novih usluga i informacija. U takvim uvjetima poslovanja dolazi do rizika gubitka identiteta Porezne uprave i prepoznatljivosti usluga na način da usluge Porezne uprave u dovoljnoj mjeri ne budu prepoznate od strane poreznih obveznika.

U vremenu kada je bitno biti prepoznatljiv vizualni identitet Porezne uprave je jedan od ključnih faktora. Danas većina europskih poreznih administracija ima razvijen vlastiti vizualni identitet. Dobro razvijen identitet je investicija u budućnost, a opća osobina dobrog vizualnog identiteta je njegova dugovječnost.

Kreiranju vizualnog identiteta Porezne uprave treba pristupiti na nov način, imajući na umu potpuno nova okruženja u kojima će se ti logotip i informacije uskoro naći. Vizualni identitet Porezne uprave treba biti prilagođen novim medijima i jednako dobro funkcionirati otisnut na posjetnici i na nekoj reklami u elektroničkim medijima. Segment koji ovdje dolazi do izražaja je „information design – dizajn informacija“, tj. odabir informacija i način njihove prezentacije u svrhu postizanja jednostavnosti, prepoznatljivosti i originalnosti.

Vizualnog identiteta Porezne uprave koja bi trebala obuhvatiti:

15

- izrada zaštitnog znaka Porezne uprave (logo) – na hrvatskom i engleskom u boji i crno/bijela varijanta

- slogan PU

- odabir dominantne boje/boja PU

- predložak dizajna web stranica PU (Internet i Intranet)

- predlošci dokumenata PU u boji i crno/bijela varijanta (ne odnosi se na upravne akte/predmete)

- memorandumi PU

- pozivnica za događanja

- mape

- Omotnice (kuverte) u boji i crno/bijela varijanta

- Košuljice predmeta

- fax predložak

- e-mail predložak

- posjetnice PU – na hrvatskom i engleskom

- predlošci za izradu PowerPoint prezentacija

- predlošci za izradu CD-a (omota i naljepnica)

- predlošci za izradu publikacija PU (po vrstama publikacija i formatima)

- natpisi ustrojstvenih jedinica PU (natpisne ploče na ulazima u zgrade PU)

- natpisi na vratima (ime i prezime zaposlenika)

- iskaznica za evidenciju prisutnosti na radu

- privremene posjetnice za posjetitelje PU

- predložak natječaja i oglasa za popunu radnih mjesta u PU

- pozadine za press konferencije PU

- zastava (velika i stolna)

- plakat PU

- diploma za seminare i tečajeve PU

16

- prigodni pokloni PU (podložak za miša, kapa, marama, kravata, olovka, šalica, vrećica...)

Vizualni identitet treba biti utvrđen prije završetka aktivnosti 6 i 7.

Rezultat ove aktivnosti je: Utvrđeni vizualni identitet Porezne uprave (provedba) i Priručnik vizualnog identiteta PU (dokument).

Aktivnost 6: Redizajn postojećeg Interneta (javni web) Porezna uprava od 2002. godine ima svoje javne web stranice. Navedene stranice su odlično posjećene (vidi pod: II.B.2. Statistika Internet stranica PU) i pružaju vrijedan izvor informacija za porezne obveznike i druge zainteresirane strane. Iako Internet Porezne uprave uspješno ispunjava svoju zadaću, tijekom vremena pojavile se potrebe za dodavanjem novih funkcionalnosti i drugim modifikacijama javnog web-a:

• Implementacija mogućnosti samostalnog održavanja cjelokupne strukture i sadržaja javnog web portala (na taj način, zaposlenici PU mogli bi ažurnije održavati javno dostupan sadržaj) te mogućnost editiranja s udaljenih lokacija

• Implementacija radnih tokova (workflows) koja bi znatno ubrzala postupak verifikacije i odobravanja podataka za objavu na javnom web portalu PU

• Implementacija vođenja „verzioniranja“ cjelokupnog sadržaja web portala Porezne uprave, čime će se olakšati upravljane sadržajem sa javnim web stranicama

• Implementacija mogućnosti unificiranog pretraživanja sadržaja svih javno dostupnih informacijskih resursa PU, računajući (i ne ograničavajući se) na:

o Sadržaj javnih web stranica na Hrvatskom i Engleskom jeziku o Sadržaj objavljenih zakonskih i drugih propisa na Hrvatskom i

Engleskom jeziku o Sadržaj objavljenih mišljenja Središnjeg ureda o Sadržaj poreznih brošura dostupnih na javnim web stranicama

• Razvoj novih aplikativnih modula za potrebe javnog weba Porezne uprave (npr. povezivanje weba sa drugim informacijskim resursima u Poreznoj upravi i u drugim tijelima javne i državne uprave, i implementacija drugih aplikativnih komponenti prema zahtjevima PU kao npr. izrada kalkulatora za izračun poreznih obveza poreznih

17

obveznika, slanje newslettera, izrada banera, postavljanje anketa i upitnika i slično.)

• Sistemsko održavanje javnog weba Porezne uprave (uključujući sve radnje zbog omogućavanja dostupnosti do podataka i integriteta podataka na javnom webu PU, kao i izradu statistike posjećenosti web stranica)

Unapređenja informacijskog sustava za upravljanje zakonima i drugim propisima

Porezna uprava od 2002. godine ima implementiran integrirani informacijski sustav za upravljanje strukturom i sadržajem poreznih i drugih propisa. Navedeni je sustav vrlo popularan (vidi pod: II.B.2. Statistika Internet stranica PU).

Iako navedena web aplikacija već 10 godina u potpunosti obavlja svoju funkcionalnost, u međuvremenu su se pojavile određene poslovne potrebe Porezne uprave čijom bi realizacijom navedeni sustav postao još učinkovitiji, odnosno povećala bi se funkcionalnost sustava uz istovremeno smanjenje administrativnih zadaća zaposlenika Porezne uprave u održavanju baze zakonskih i drugih propisa.

Potrebno je pružiti usluge dizajna, realizacije, testiranja, implementacije i obuke korisnika (zaposlenika Porezne uprave) u nadogradnji predmetnog sustava sa ciljem implementacije sljedeće dodatne funkcionalnosti:

• Izrada modula za stvaranje nacrta zakonskih i drugih propisa (u daljnjem tekstu: propisa) u višekorisničkom okruženju, sa uključenih alatima za provjeru pravopisa u hrvatskom jeziku

• Implementacija radnog tijeka (engl. Workflow) za odobravanje i objavu propisa

• Verzioniranje propisa u njihovom životnom ciklusu: od nacrta propisa, preko objave propisa do umirovljenja propisa

• Stvaranje aktualnih (pročišćenih) verzija zakona i drugih propisa, na osnovu izvorne verzije teksta i sadržaja svih povezanih izmjena i dopuna

• Ispis zakonskih i drugih propisa ( u PDF ili drugom standardnom obliku)

• Definicija standarda za sigurnu i pouzdanu elektroničku razmjenu propisa sa drugim tijelima državne i javne uprave (iz njihovih informacijskih sustava)

• Mogućnost OCR (engl. optical character recognition) obrade postojećih propisa (npr u PDF formatu) kako bi se omogućila učinkovita „digitalizacija“ i strukturiranje postojećih propisa

18

• Mogućnost izvoza baze propisa (ili odabranih propisa) na eksterni medij (npr. na CD-ROM) kako bi se omogućio rad s izvezenim propisima bez potrebe spajanja na Internet

Rezultat ove aktivnosti je:

• Projektna dokumentacija za redizajn Internet stranice (javni web) Porezne uprave

• Postavljanje Internet stranice (provedba/implementacija)

Aktivnost 7: Izrada novog IntrAneta (interni web) IntrAneta (interni web) treba omogućiti bolju informiranost o novostima i događanjima koja se neposredno odnose na rad djelatnika Porezne uprave kao i ponuditi im sadržaje koji im pomažu u radu, a s ciljem poboljšanja učinkovitosti njihova rada. Isto tako želi se omogućiti međusobni kontakt zaposlenika (npr. forumi po pojedinim zadanim temama) i njihovo bolje međusobno upoznavanje te stvoriti pozitivno ozračje između djelatnika Porezne uprave.

U funkcionalnom smislu za IntrAnet (interni web) potrebna je:

• Implementacija mogućnosti samostalnog održavanja cjelokupne strukture i sadržaja internog web-a (na taj način, zaposlenici PU mogli bi ažurnije održavati dostupan sadržaj) te mogućnost editiranja s udaljenih lokacija

• Implementacija radnih tokova (workflows) koja bi znatno ubrzala postupak verifikacije i odobravanja podataka za objavu sadržaja

• Implementacija mogućnosti unificiranog pretraživanja sadržaja svih dostupnih informacijskih resursa PU, računajući (i ne ograničavajući se) na:

o Sadržaj javnih web stranica na Hrvatskom i Engleskom jeziku o Sadržaj objavljenih zakonskih i drugih propisa na Hrvatskom i

Engleskom jeziku o Sadržaj objavljenih mišljenja i uputa Središnjeg ureda o Sadržaj poreznih brošura dostupnih na javnim web stranicama

• Razvoj novih aplikativnih modula za potrebe internog weba Porezne uprave (npr. povezivanje weba sa drugim informacijskim resursima u Poreznoj upravi i implementacija drugih aplikativnih komponenti prema zahtjevima PU kao npr. forumi, slanje newslettera, izrada, postavljanje anketa i upitnika i slično.)

• Sistemsko održavanje internog web-a Porezne uprave (uključujući sve radnje zbog omogućavanja dostupnosti do podataka i integriteta

19

podataka na internom webu PU, kao i izradu statistike posjećenosti web stranica)

Interni web treba biti odvojen od javnog web-a ali mora omogućiti preuzimanje sadržaja javnog web-a. Također moguće je predvidjeti jedinstveni portal PU iz kojeg se zatim dijeli ulaz na javni i interni web.

Rezultat ove aktivnosti je:

• Projektna dokumentacija za novi IntrAnet (interni web) Porezne uprave

• Postavljanje IntrAneta (provedba/implementacija)

20

C. JEZICI

Savjetnici rade na hrvatskome i engleskome jeziku. Konkretno, dokumenti se pripremaju na hrvatskome jeziku (originalni dokument), s tim da se Izvješća o napretku pripremaju na hrvatskom i na engleskome jeziku.

Savjetnik je odgovoran za pružanje usluga usmenog i pisanog prijevoda.

V. OPĆA ODGOVORNOST

A. HIJERARHIJSKI ODNOSI

Savjetnik će biti odgovoran i raditi pod vodstvom državnog tajnika/ravnatelja PU. Pomoćnik ravnatelja/voditelj projekta bit će Savjetnikov glavni partner za ključna pitanja. Voditelj projekta će Savjetniku omogućiti pristup potrebnim dokumentarnim materijalima, kao i pristup ključnim dionicima ovoga zadatka.

U poslovnim odnosima s Klijentom i ključnim dionicima, od Savjetnika se očekuje da bude samostalan i da se ponaša na profesionalan način.

B. PRIBAVLJENA SREDSTVA

Savjetnik je odgovoran za svu osnovnu logistiku, smještaj uredskih zaposlenika i unutarnje upravljanje koje je potrebno za obavljanje zadatka, kao i usluge usmenog i pismenog prijevoda.

PU će pružiti: upravnu i komunikacijsku pomoć, logistiku i mjesto za sastanke/konferencije i druga sredstva koja su potrebna za obavljanje zadatka.

C. OGRANIČENJA

Osim standardnih ograničenja u vezi sa sukobom interesa svi produkti (materijalni i nematerijalni) proizašli iz ovog Projekta (projektnog zadatka) isključivo su vlasništvo Porezne uprave Republike Hrvatske. Za ponovno korištenje tih produkata potrebno je ishoditi službeno pisano odobrenje PU.

Na početku zadatka, Savjetnik će zajedno s PU sastaviti izjavu o povjerljivosti koja će obvezati savjetnika na neotkrivanje bilo kakvih osjetljivih podataka koje Savjetnik može saznati u toku izvršenja zadatka.

21

VI. KVALIFIKACIJE SAVJETNIKA 1) Voditelj tima Kvalifikacije i vještine:

• Fakultetska diploma iz smjera računalstva, informatike ili srodnih znanosti ili odgovarajuće radno iskustvo

• Posjedovanje certifikata u području upravljanju projektima (prema PMI, PRINCE2 ili ekvivalentnoj metodologiji)

• Izvrsna komunikacija na hrvatskom i engleskom jeziku (pisana i usmena)

Opće profesionalno iskustvo: • Poželjno radno iskustvo od 10 godina u upravljanju razvojem i

implementacijom informacijskih sustava, a obavezno radno iskustvo od 5 godina u istom području

Opće profesionalno iskustvo – prednosti: Iskustvo u upravljanju barem jednim sličnim projektom

Specifično profesionalno iskustvo: • 5 godina radnog iskustva u vođenju ili koordiniranju projektnih timova • Radno iskustvo u razvoju poslovnih strategija

Specifično radno iskustvo – prednosti: • Iskustvo u vođenju ili koordiniranju barem dva projekta u području

eksterne komunikacije s poreznim obveznicima 2) Stručnjak za komunikaciju Kvalifikacije i vještine:

• Fakultetska (ili viša) diploma iz odgovarajućeg područja • Izvrsna komunikacija na hrvatskom i engleskom jeziku (pisana i

usmena) • Poznavanje rada na računalu

Opće profesionalno iskustvo: • 5 godina radnog iskustva u odnosnima s javnošću • Najmanje 3 godine odgovarajućeg radnog iskustva u regiji

Specifično profesionalno iskustvo: • 5 godina radnog iskustva, poželjno u području interne i eksterne

komunikacijske strategije • Iskustvo (potkrijepljeno dokazima) u stvaranju strateških

komunikacijskih planova

22

3) Razvojni inženjer portala / Tehnički voditelj tima Kvalifikacije i vještine:

• Fakultetska diploma iz smjera računalstva, informatike ili srodnih znanosti

• Izvrsna komunikacija na hrvatskom i engleskom jeziku (pisana i usmena)

• Odgovarajući certifikat u razvojnim vještinama portala, usklađen s tehnologijama / rješenjem koje se predmet ponude

• Posjedovanje međunarodno priznatog certifikata u analizi poslovnih procesa i modeliranju poslovnih procesa

Opće profesionalno iskustvo: • Minimalno 5 godina radnog iskustva u dizajniranju softverske

arhitekture (engl. software architecture design) • Minimalno 3 godine radnog iskustva u razvoju i održavanju modernih

objektno orijentiranih aplikacijskih sustava

Specifično profesionalno iskustvo: • Iskustvo (potkrijepljeno dokazima) u vođenju timova • Minimalno 5 godina radnog iskustva u razvoju portala namijenjenih za

internu i eksternu komunikaciju • Minimalno 3 godine radnog iskustva s teorijom relacijskih baza

podataka i razvoju modernih aplikacijskih sustava zasnovanih na sustavima relacijskih baza podataka

• Iskustvo (potkrijepljeno dokazima) u analizi poslovnih procesa i modeliranju poslovnih procesa upotrebljavajući međunarodno priznate standarde

• Iskustvo u razvoju i implementaciji distribuiranih informacijskih sustava zasnovanih na servisno orijentiranoj arhitekturi (engl. Service Oriented Architecture)

• Popis realiziranih projekata (realizirane web stranice) 4) Grafički dizajner

• Grafički dizajner • Iskustvo u izradi vizualnog identiteta za tvrtke, agencije ili marketinške

kampanje

23 VII. OČEKIVANI REZULTATI I VREMENSKI ROKOVI

A. SAVJETNIK IZRAĐUJE:

Plan unaprjeđenja postojećih i razvoj novih oblika vanjske i unutarnje komunikacije (sa svim dokumentima i projektima koji su potrebni za realizaciju Plana)

1., 2. mjesec

Strategija i Akcijski plan za provođenje Strategije 3., 4. mjesec Vizualni identitet 3. mjesec Projektna dokumentacija za redizajn Interneta (javni web) i postavljanje Interneta (provedba/implementacija). Projektna dokumentacija za novi IntrAnet (interni web) i postavljanje IntrAneta (provedba/implementacija)

6., 8., 9., 12. mjesec

B. PERIODIČNA IZVJEŠĆA I PRIOPĆENJA

Savjetnik priprema:

1) Vremenske tablice radi dokumentiranja količine vremena koju je u stvari utrošio na zadatak te će ih skupiti i rezimirati u dokument koji će se svaki mjesec predavati voditelju projekta RAMP-a.

Periodično izvješće o napretku koje rezimira, među ostalim, postignute rezultate tijekom prethodnog razdoblja; kumulativna odstupanja od rasporeda ključnih događaja za napredak; korektivne radnje koje će se poduzeti da bi se vratilo na planirani raspored napretka; predložene preglede planiranog rasporeda; predložene radnje koje će se poduzeti i ulazne podatke koje Savjetnik pribavlja u nadolazećem razdoblju; resurse za koje Savjetnik očekuje da će ih dobaviti i/ili radnje koje će poduzeti u sljedećem razdoblju za izvješćivanje; ostala pitanja ili potencijalne probleme za koje Savjetnik predviđa da bi mogli utjecati na napredak zadatka i/ili učinkovitost. Oni se predaju Voditelju projekta RAMP-a.

Periodična izviješća o napretku:

Periodično izvješće Rok Inicijalno izvješće 1. mjesec 1. kvartal 3. mjesec 2. kvartal 6. mjesec 3. kvartal 9. mjesec 4. kvartal 12. mjesec Finalno izvješće 12. mjesec

24

VIII. Popis priloga

• Prilog A: Organizacijska struktura Središnjeg ureda Porezne uprave PRILOG A : ORGANIZACIJSKA STRUKTURA SREDIŠNJEG UREDA POREZNE UPRAVE