REPUBLIKA HRVATSKA

PROJEKT MODERNIZACIJE POREZNE UPRAVE

OPIS POSLOVA Uvođenje sustava za učenje na daljinu

RAMP/C/02-02/ICB

Zagreb, 11. listopada 2011.

2

SADRŽAJ

1. OPĆI OKVIR...................................................................................................................................3

1.1. Uvod..........................................................................................................................................3

2. CILJ ZADATKA .............................................................................................................................3

3. PODRUČJE RADA.........................................................................................................................4

3.1. Aktivnosti..................................................................................................................................4

3.1.1 Procjena postojeće organizacijske strukture ......................................................................4

3.1.2. Definiranje vizije sustava te kriterija uspješnosti projekta ..........................................4

3.1.3. Izrada politike izobrazbe Porezne uprave ..........................................................................5

3.1.4. Analiza i definiranje procesa izobrazbe.............................................................................5

3.1.5. Procesi upravljanja znanjem ..............................................................................................5

3.1.6. Planiranje uvođenja sustava...............................................................................................6

3.1.7. Razvoj i implementacija rješenja .......................................................................................6

3.1.8. Testiranje rješenja ..............................................................................................................7

3.1.9. Uvođenje sustava u primjenu.............................................................................................7

4. OČEKIVANI REZULTATI RADA................................................................................................7

4.1. Očekivani rezultati određenih aktivnosti ..................................................................................7

4.2. Jezici .........................................................................................................................................8

5. PLANIRANI VREMENSKI PERIOD ANGAŽMANA KONZULTANTA I RASPORED PODNOŠENJA IZVJEŠĆA ................................................................................................................8

5.1. Vremenski tijek.........................................................................................................................8

5.2. Savjetnik izrađuje izvješća navedena u tablici: ........................................................................8

5.3. Periodična izvješća i priopćenja................................................................................................8

7. OPĆA ODGOVORNOST ...............................................................................................................9

7.1. Hijerarhijski odnosi...................................................................................................................9

7.2. Pribavljena sredstva ..................................................................................................................9

7.3. Ograničenja .............................................................................................................................10

8. KRITERIJI/ MINIMALNI KVALIFIKACIJSKI ZAHTJEVI......................................................10

9. PRILOZI ........................................................................................................................................12

9.1 Organizacijska struktura ..........................................................................................................12

9.2 Komponenta II.- postojeće stanje ............................................................................................13

9.2.1. Edukacija..........................................................................................................................14

9.2.2. Informacijski sustav – opis postojećeg stanja..................................................................15

9.3. Projektni zadatak.....................................................................................................................16

9.4 Bitni elementi funkcionalne i nefunkcionalne specifikacije sustava .......................................16

3

1. OPĆI OKVIR

1.1. Uvod

Vlada Republike Hrvatske pokrenula je reformu Porezne uprave.

Glavni poticaj za ove reforme je potreba da Porezna uprave Republike Hrvatske održi korak sa zahtjevima globalno konkurentnog tržišnog gospodarstva i da se pripremi za pristupanje EU.

Porezna uprava Republike Hrvatske (PU) je upravna organizacija u sastavu Ministarstva financija. Primarna je zadaća Porezne uprave upravljanje državnim i lokalnim porezima te naplata obveznih doprinosa (što je oko 70% ukupnih prihoda). PU zapošljava oko četiri tisuće četiri stotine djelatnika u stotinu dvadeset ispostava i dvadeset područnih ureda. Na čelu PU je ravnatelj, sa sjedištem u Zagrebu. Porezni uredi u Zagrebu prikupe tri četvrtine ukupnih prihoda čija je naplata u nadležnosti PU. Organizacijska struktura PU nalazi se u prilogu 9.1. ovog TOR-a.

U cilju potpore reformi, Vlada Republike Hrvatske je dobila 25 milijuna eura zajma od Svjetske banke, kako bi pomogla financiranje Projekta modernizacije Porezne uprave (RAMP). Projekt će se provoditi od 2008. do 2013., a sastoji se od sljedećih komponenti:

A. Organizacijsko konsolidiranje i funkcionalni preustroj Područnog ureda Zagreb. (Aktivnosti u ovoj komponenti usmjerene su na najvažnija ograničenja Porezne uprave glede fizičkih prostora i na korištenje postojećih zgrada. Adaptacija/obnova određenih zgrada u Zagrebu omogućit će prostor za urede za velike porezne obveznike, centar za obuku i prijelazni prostor za djelomičnu konsolidaciju ispostava u Zagrebu).

B. Znanje i profesionalno usavršavanje poreznih službenika i zainteresiranih strana. (Jačanje kapaciteta PU za upravljanje ljudskim resursima. Usavršiti programe obuke i razmjene znanja u PU. Osnovati Poreznu akademiju i prostore za učenje na daljinu.)

C. Tehnološko usavršavanje za usluge, sustav upravljanja podacima i uvođenje OIB-a. Osuvremeniti poslovne procese, uključujući funkcije ePorezna. Nabaviti suvremeni, integrirani softver s aplikacijama za upravljanje porezima. Provesti odgovarajuće mjere za sigurnost, kontinuitet poslovanja i oporavak nakon nesreća. Uvesti integrirani sustav upravljanja podacima. Pružiti pomoć kod uvođenja novog osobnog identifikacijskog broja – OIB)

D. Upravljanje modernizacijom i podrška projektu. Izraditi strateški plan modernizacije PU. (Podržati vođenje i upravljanje projektom, uključujući praćenje i ocjenjivanje.).

2. CILJ ZADATKA Cilj zadatka je uspostava sustava za učenje na daljinu (e-learning) i upravljanje fondom znanja u Poreznoj upravi, kako bi se povećala razina učinkovitosti i kvalitete provođenja programa izobrazbe. E- learning sustav će biti izvrsna nadopuna treninzima “klasičnog” tipa koji će se odvijati u dvoranama i trening centru Porezne uprave, Državnoj školi za javnu upravu,drugim tijelima državne uprave i specijaliziranim ustanovama koje se bave obukom. S druge strane, troškovi izvođenja programa izobrazbe u velikoj će se mjeri smanjiti, dok će njihovo pohađanje postati dostupno znatno većem broju službenika.

Sustav e-learninga je jedna od aktivnosti komponente II Projekta: Unapređivanje znanja i stručnosti poreznih službenika sa ciljem unapređenja postojećeg sustava edukacije. Rezultat ovog Projekta je dizajniranje sustava i pružanje tehničke podrške za njegovu implementaciju i razvoj. Sustav će

4

biti kompatibilan sa postojećem informatičkom platformom i bit će razvijen korištenjem trenutnog hardvera PU. Ukoliko će za razvoj sustava biti potreban dodatni hardver ili informatičko rješenje, vodstvo PU će to procijeniti i odobriti. Za nabavu tih sredstava bit će potrebna nova selekcija (javna nabava).

Prvi dio uspostave sustava čini postavljanje organizacijskih preduvjeta koji moraju omogućiti funkcioniranje sustava, a drugi dio je izvedba tehnološke komponente sustava, odnosno informatičko-komunikacijsko rješenje koje će omogućiti tražene funkcionalnosti neophodne za uspješnu primjenu sustava. Organizacijski preduvjeti uključuju definiranje i uspostavu predviđenih poslovnih procesa, te definiranje i provođenje organizacijskih promjena u strukturi Porezne uprave, ukoliko se u fazi analize pokaže da su one nužne za uspostavu sustava. Informatičko rješenje mora na temelju definiranih poslovnih procesa i poslovnih potreba pružiti tehnološku osnovu koja će omogućiti optimalno i efikasno odvijanje tih procesa.

Uvođenjem sustava olakšati će se praćenje izmjena i dopuna Zakona i propisa, omogućit će se ujednačen nivo znanja unutar organizacije, pouzdana distribucija informacija do službenika na terenu te naknadno pohađanje održanih treninga.

Veliku prednost predstavlja i mogućnost održavanja sastanaka i konzultacija na daljinu, što potiče poslovnu komunikaciju i suradnju među službenicima te dijeljenje znanja. Sve to trebalo bi doprinijeti povećanoj djelotvornosti rada (ubrzanom prihvaćanju novih poslovnih praksi i procesa te uvođenju novih tehnologija) te usklađenosti sa zakonom (anti-korupcijske mjere).

3. PODRUČJE RADA Savjetodavna tvrtka (u daljem tekstu: Savjetnik) obavljat će aktivnosti iz zadatka kako se niže opisuju.

3.1. Aktivnosti

3.1.1 Procjena postojeće organizacijske strukture Savjetnici će pripremiti procjenu trenutne organizacijske strukture PU povezane s implementacijskom E-learning sustava, uključujući uvjete i mogućnosti koji zahtijevaju daljnji razvoj kako bi osigurali prikladno upravljanje e-learning sustavom.

Ovo bi sadržavalo: definiciju i implementaciju predviđenih poslovnih procesa, definiciju i organizacijskih promjena strukture PU, u slučaju su te promjene prepoznate kao preduvjeti za implementaciju e-learning sustava. Na temelju poslovnih procesa i potreba informatičko rješenje mora pružati tehnološki okvir koji će osigurati optimalni i učinkovit tijek ovog procesa.

3.1.2. Definiranje vizije sustava te kriterija uspješnosti projekta Svrha ove aktivnosti je definirati strategiju koja teži prenošenju sadržaja vizije i misije strategije učenja kao i karakteristike e-learning sustava zainteresiranim stranama da bi se osiguralo da svatko od njih razumije ciljeve PU vezano za učenje i profesionalni razvoj kao i učinak koji PU očekuje od zaposlenika na tom području. Vizija i misija i ciljevi strategije učenja opisani su u aneksu 2.

U tu svrhu savjetnik će uspostaviti niz pokazatelja učinkovitosti koji bi trebali mjeriti napredak u razvoju PU i njenih zaposlenika, širenje, upotrebu i utjecaj e-learning sustava.

5

Procjena potreba za treningom i edukacijom radi se krajem svake godine za iduću kalendarsku godinu. S obzirom na specifične poslove koje obavljaju službenici Porezne uprave, stalne promjene zakonskih propisa, uvođenje novih postupaka i načina rada, suradnju s Europskim institucijama i organima i prilagodbu Europskom zakonodavstvu, osnova edukacije službenika Porezne uprave trebaju biti specijalistički programi izobrazbe po pojedinim stručnim područjima kao što su primjerice nadzor, ovrha, prekršaji, nekretnine i dr. Kod planiranja se utvrđuju prioriteti pohađanja edukacije na način da se utvrde prioritetni programi izobrazbe koje službenici određene struke zbog potreba radnog mjesta moraju pohađati. Analizom procjene potreba utvrđuju se teme koje su se pokazale kao najpotrebnije na terenu radi ujednačavanja rada i postupanja službenika Porezne uprave , kao i teme nastale promjenom zakonodavstva, postupkom pridruživanja Europskoj uniji te upoznavanjem sa novim načinima rada i povećanim potrebama za stjecanje dodatnih znanja, vještina i sposobnosti u svrhu unapređenja rada, bolje i veće efikasnosti, ekonomičnosti, efektivnosti i učinkovitosti.

3.1.3. Izrada politike izobrazbe Porezne uprave Savjetnik će predložiti politiku obrazovanja PU. Politika obrazovanja bi se trebala odnositi na ciljeve obrazovanja koji su opisani u dodatku 1 i trebala bi definirati edukaciju na višoj razini sa nekoliko perspektiva:

• ZAŠTO: S kojim se ciljem provodi izobrazba? Postizanje kojih elemenata strategije Porezne uprave izobrazba omogućuje?

• KOME: Za koje ciljne skupine unutar Porezne uprave se provodi izobrazba?

• KAKO: Koji su predviđeni načini isporuke edukativnih sadržaja?

• KADA: Kojom se dinamikom provodi izobrazba? Itd.

• Što? Edukacija za vježbenike- osnovno znanje pravnog, zakonskog i institucionalnog okvira; Edukacija za službenike sa radnim iskustvom- antikorupcijski programi, specijalni programi nadzora, ovrhu, utvrđivanje poreza itd.

3.1.4. Analiza i definiranje procesa izobrazbe Za uspješnu implementaciju sustava konzultant će analizirati postojeće specifične procese vezane za provođenje programa izobrazbe te ih prilagoditi prednostima koje donosi primjena modernih tehnoloških rješenja. Neki od procesa koji trebaju biti analizirani i definirani su:

• proces izrade edukativnog sadržaja • proces verifikacije i objave edukativnog sadržaja korisnicima sustava • korištenje (konzumiranje) edukativnog sadržaja i provjera znanja • praćenje izvršavanja obaveza djelatnika po pitanju edukacije i prolaznosti ispita • analiza učinaka edukacija i unaprjeđenje edukativnih sadržaja

Kroz niz radionica s ključnim poslovnim korisnicima izvršit će se analiza postojećih poslovnih procesa te potrebne izmjene u tim procesima sa ključnim poslovnim korisnicima (Služba za kadrovske poslove, razvoj i upravljanje ljudskim poslovnima i služba za informacijski sustav) kako bi isti omogućili i podržali učenje na daljinu.

3.1.5. Procesi upravljanja znanjem Izobrazba djelatnika Porezne uprave temelji se, kako na informacijama i sadržaju koji su dostupni od trećih strana (ostalih javnih institucija, EU, vanjskih eksperata), tako i na osobnoj ekspertizi djelatnika PU.

Stav je Porezne uprave da temelj za kvalitetnu edukaciju treba biti bolje upravljanje vlastitim fondom znanja odnosno promoviranje i bolje dijeljenje ekspertize koja je interno već dostupna.

6

Obzirom da interno znanje primarno nastaje u nestrukturiranim procesima zajedničkog rada i razmjene informacija, od sustava se očekuje da uredi i podrži napredne kolaboracijske procese te, nastavno na njih, procese upravljanja znanjem.U sklopu ove aktivnosti potrebno je razviti model upravljanja znanjem za Poreznu upravu te definirati minimalno slijedeće relevantne procese:

• proces nominiranja novog znanja • proces verifikacije i vrednovanja znanja • proces (re)izbora domenskih eksperata koji su zaduženi za verifikaciju znanja • uspostavljanje i organizacija baze znanja • upravljanje fondom znanja uključivo izradu edukativnog materijala iz postojeće baze

znanja

3.1.6. Planiranje uvođenja sustava Temeljem prethodno definiranih procesa i politika, potrebno je provesti aktivnosti vezane za planiranje uvođenja sustava. Planiranje uključuje tehničku i organizacijsku komponentu.

Tehnička komponenta plana sastoji se od detaljne specifikacije budućeg informatičkog rješenja, projektnog i timskog plana, metodologije razvoja softvera itd. Osim plana implementacije informatičkog rješenja, potrebno je planirati i organizacijske promjene koje su potrebne za uspješno uvođenje i održivost novog sustava u organizaciji. Neki od važnijih elemenata tih promjena koje je potrebno planirati i definirati u ovoj fazi:

• edukacija rukovodstva i djelatnika za korištenje novog rješenja

• definiranje metrike za uspješnost primjene sustava

• raspodjela odgovornosti za provođenje edukacije između djelatnika i rukovoditelja

• način nagrađivanja djelatnika koji najviše doprinose uspješnosti sustava

3.1.7. Razvoj i implementacija rješenja Radi bolje prilagodbe rješenja trenutnim i budućim poslovnim potrebama Porezne uprave, od rješenja se očekuje visoka fleksibilnost, modularnost te maksimalno iskorištavanje gotovih programskih komponenti odnosno postojećih IT sustava. U nadolazećem periodu planira se instalirati najnovija verzija licencirane Microsoft softverske komponente kao što je MS Exchange server 2010, MS Office SharePoint Server 2010, MS Windows Server 2008, MS Lync Server i MS Windows 7. Tako da se dizajn rješenja mora temeljiti na novoj softverskoj infrastrukturi. Postojeća softverska infrastruktura se temelji na MS Exchange Server 2007, MS Office SharePoint Server 2007, MS Windows Server 2003 R2 i MS XP sa SP3.

Modularnost rješenja očituje se u međusobnoj neovisnosti ključnih podsustava, odnosno primjeni tzv. loosely coupled veza umjesto monolitne arhitekture. Fleksibilnost se očituje u mogućnosti podrške rješenja različitim poslovnim procesima učenja na daljinu i upravljanja znanjem te mogućnosti izmjene tih poslovnih procesa unutar rješenja bez dodatnog programiranja. Konačno, od rješenja se očekuje da u najvećoj mogućoj mjeri koristi postojeće IT sustave Porezne uprave kao i gotove programske komponente.

Rješenje treba uključivati minimalno sljedeće funkcionalne cjeline:

• Učenje na daljinu o Izrada edukativnog sadržaja

o Isporuka i upravljanje edukativnim sadržajem

o Analiza i unaprjeđenje sadržaja

7

• Komunikacija, kolaboracija i upravljanje dokumentima o Ad-hoc komunikacija između djelatnika

o Kolaboracija na timskoj ili projektnoj osnovi

o Napredno upravljanje i višekorisnički rad s dokumentima

• Upravljanje znanjem o Evidencija interesa i ekspertize zaposlenika

o Moderirane virtualne tematske zajednice

o Baze znanja

Bitni elementi funkcionalne i nefunkcionalne specifikacije navedeni su u prilogu 9.4. i čine sastavni dio ovog dokumenta.

3.1.8. Testiranje rješenja Aktivnosti vezane za testiranje i implementaciju rješenja potrebno je provesti prema najboljoj ITIL praksi vezanoj za tzv. Release management. Testiranje i implementacija sustava obavit će se samo u suradnji s tvrtkom koja će osigurati IT hardver / softver. Obavljanje ovog zadatka trebalo bi se vremenski dogoditi nakon što je IT oprema nabavljena.

3.1.9. Uvođenje sustava u primjenu Ova aktivnosti predviđa sve potrebne edukativne aktivnosti za rukovodstvo i djelatnike, kao i konzultantske usluge.

4. OČEKIVANI REZULTATI RADA

4.1. Očekivani rezultati određenih aktivnosti

a) Savjetnici će pripremiti procjenu trenutne organizacijske strukture PU povezane s implementacijskom E-learning sustava, uključujući uvjete i mogućnosti koji zahtijevaju daljnji razvoj kako bi osigurali prikladno upravljanje e-learning sustavom.

b) Utvrđeni kriteriji uspješnosti projekta

c) izrađena analiza i definiran proces izobrazbe te implementacija sadržaja za učenje na daljinu (1-2 modula, primjerice suzbijanje korupcije, edukacija prema novom Zakonu o PDV-u, porezne prijevare i poreza na dobit).

d) izrađen e- learning sustav,

e) definiran model upravljanja znanjem

f) izrađen konačni plan uvođenja sustava

g) implementacija sustava, testiranje rješenja i uvođenje sustava u primjenu

h) 10 -12 treniranih službenika Porezne uprave

i) Prijedlog koji bi trebao osigurati uvjete PU bi trebao uspostaviti prijenos upravljanje i rad sustava.

8

4.2. Jezici

Savjetnici rade na engleskome i hrvatskome jeziku. Konkretno, dokumenti se pripremaju na hrvatskome jeziku, s tim da se Izvješća o napretku pripremaju i na engleskome jeziku. Sva ostala komunikacija može se obavljati na hrvatskome jeziku – uz usluge usmenog i pismenog prevođenja po potrebi.

Savjetnik je odgovoran za pružanje usluga usmenog i pisanog prijevoda.

5. PLANIRANI VREMENSKI PERIOD ANGAŽMANA KONZULTANTA I RASPORED PODNOŠENJA IZVJEŠĆA

5.1. Vremenski tijek

Angažman će trajati 1 godinu. Savjetnici će obavljati aktivnosti iz zadataka, kako se niže opisuju.

5.2. Savjetnik izrađuje izvješća navedena u tablici:

R.br Izvješće Rok za izradu

1. Početno izvješće 1 mjesec nakon potpisa ugovora

2. Prvo kvartalno izvješće

3 mjeseca nakon potpisa ugovora

3. Drugo kvartalno izvješće

6 mjeseca nakon potpisa ugovora

4. Treće kvartalno izvješće

9 mjeseca nakon potpisa ugovora

5. Prijedlog završnog izvješća

11 mjeseci nakon potpisa ugovora

6. Završno izvješće 12 mjeseci nakon potpisa ugovora

Sva navedena izvješća izrađuju se na hrvatskom i engleskome jeziku.

5.3. Periodična izvješća i priopćenja

Savjetnik će pripremiti:

(a) Vremenske tablice radi dokumentiranja količine vremena koju je u stvari utrošio na zadatak te će ih skupiti i rezimirati u dokument koji će se svaki mjesec predavati voditelju projekta- pomoćnik ravnatelja za Službu za kadrovske poslove, razvoj i upravljanje ljudskim potencijalima.

(b) Mjesečno izvješće o napretku koje rezimira, među ostalim, (I) postignute rezultate tijekom prethodnog razdoblja; (II) kumulativna odstupanja od rasporeda ključnih događaja za napredak; (III) korektivne radnje koje će se poduzeti da bi se vratilo na planirani raspored napretka; (IV) predložene preglede planiranog rasporeda; (V) predložene radnje koje će se poduzeti i ulazne podatke koje Savjetnik pribavlja u nadolazećem razdoblju; (VI) ostala pitanja ili potencijalne probleme za koje Upravitelj projekta predviđa da bi mogli utjecati na napredak zadatka i/ili

9

učinkovitost. Oni se predaju Voditelju projekta od strane Porezne uprave do kraja prvoga tjedna sljedećega mjeseca.

c) Očekivani rezultati rada opisani u poglavlju 4.1 bit će dostavljeni kako slijedi: • Početno izvješće- rezultat a) • Prvo kvartalno izvješće- rezultati b), c) • Drugo kvartalno izvješće - rezultati d), e), f) • Treće kvartalno izvješće - rezultat g), h), i) • Prijedlog završnog izvješća- svi rezultat • Završno izvješće- svi rezultat

6. Podrška od korisnika usluge Korisnik usluge će osigurati konzultantu: - Kontakt osobu :

Gordana Jelinek Krošnjar, načelnica Odjela za razvoj i upravljanje ljudskim potencijalima Porezna uprava, Središnji ured, Zagreb, Boškovićeva 5 E- mail: gordana.jelinekk@porezna-uprava.hr

- Sve postojeće dokumente u vezi s projektom na hrvatskom ili engleskom jeziku, ovisno o raspoloživosti. - Osigurati prostor za održavanje potrebnih radionica 7. OPĆA ODGOVORNOST

7.1. Hijerarhijski odnosi

Savjetnik će biti odgovoran i raditi pod vodstvom pomoćnika ravnatelja za kadrovske poslove, razvoj i upravljanje ljudskim potencijalima. Pomoćnik ravnatelja bit će Savjetnikov glavni partner za ključna pitanja i omogućit će Savjetniku pristup potrebnim dokumentarnim materijalima, kao i pristup ključnim dionicima ovoga zadatka.

Da bi se preuzeo sustav i osigurala održivost potrebno je organizirati edukaciju za službenike Odjela za razvoj i upravljanje ljudskim potencijalima kako bi se preuzele aktivnosti nakon isteka ugovora.

U poslovnim odnosima s Klijentom i ključnim dionicima, od Savjetnika se očekuje da bude samostalan i da se ponaša na profesionalan način.

7.2. Pribavljena sredstva

Savjetnik je odgovoran za svu osnovnu logistiku, smještaj uredskih zaposlenika i unutarnje upravljanje koje je potrebno za obavljanje zadatka, kao i usluge usmenog i pismenog prijevoda.

PU će pružiti: upravnu i komunikacijsku pomoć, logistiku i mjesto za sastanke/konferencije i druga sredstva koja su potrebna za obavljanje zadatka.

10

7.3. Ograničenja

Na početku zadatka, Savjetnik će zajedno s PU sastaviti izjavu o povjerljivosti koja će obvezati savjetnika na neotkrivanje bilo kakvih osjetljivih podataka koje Savjetnik može saznati u toku zadatka. Uvjeti ovoga sporazuma u skladu su s relevantnim zakonima Republike Hrvatske o zaštiti privatnosti.

8. KRITERIJI/ MINIMALNI KVALIFIKACIJSKI ZAHTJEVI Savjetnici pružaju stručna znanja u: analizi odnosno reinženjeringu procesa edukacije i upravljanja znanjem, implementaciji tehnoloških rješenja za ovo područje, analizu postojećih procesa i sustava u okružju državne uprave prihoda.

Tim Savjetnika trebao bi uključivati – ali se ne ograničavati na - sljedeće članove.

Voditelj tima / upravitelj projekta ima sljedeće kvalifikacije Obavezne kvalifikacije:

• fakultetska diploma iz računalnih znanosti ili javne uprave

• najmanje 5 godina iskustva na vođenju projekata iz područja javne uprave; dokazuje se referentnom listom projekata.

• dokaz o uspješnom završetku barem tri projekta vezana za upravljanje znanjem, upravljanje dokumentima i kolaboraciju ili upravljanje edukacijom u javnoj upravi

• tečno govori te piše i čita engleski jezik

Prednost:

• tečno govori te piše i čita hrvatski jezik

Ključni ekspert za područje edukacije i upravljanja znanjem Obavezne kvalifikacije:

• Fakultetska diplomu iz računalnih znanosti

• najmanje 5 godina radnog iskustva u primjeni računalnih tehnologija u procesima obrazovanja

• dokaz o stručnosti u korištenju alata za izradu SCORM-kompatibilnog e-learning sadržaja

• dokaz o uspješnoj primjeni e-learning metodologije učenja u okružju javne uprave, područje financija, u Hrvatskoj ili regiji (EU i zemlje u procesu pridruživanja)

• dokaz o pozitivnom iskustvu u većim projektima primjene e-learning modela edukacije

• tečno govori te piše i čita hrvatski jezik

Poželjne kvalifikacije:

• stručni ili znanstveni radovi u području e-learning obrazovanja

• tečno govori te piše i čita engleski jezik

Ključni ekspert (arhitekt) za sustave kolaboracije i komunikacije Obavezne kvalifikacije:

11

• Fakultetska diploma

• Najmanje 5 godina radnog iskustva na poslovima izrade arhitekture, nadzora i implementacije softverskih sustava za kolaboraciju i komunikaciju

• Iskustvo na najmanje 1 projektu koji uključuje minimalno 4000 korisnika

• Dokaz o posjedovanju stručnog certifikata iz područja arhitekture sustava za kolaboraciju i komunikaciju

Sistemski analitičar ima sljedeće kvalifikacije i iskustvo: Obavezne kvalifikacije i iskustvo:

• Fakultetska diploma iz smjera računalstva, informatike ili srodnih znanosti ili odgovarajuće radno iskustvo

• Poznavanje alata i metodologija za analizu i modeliranje poslovnih procesa (dokazuje se certifikatima)

• 5 godina radnog iskustva u području analize i modeliranja poslovnih procesa

• Iskustvo na projektima vezanim za upravljanje znanjem ili upravljanje ljudskim resursima - najmanje 1 projekt

• Iskustvo na tehnološkim i savjetodavnim projektima u javnoj upravi – najmanje 3 projekta

• Izvrsna komunikacija na engleskom jeziku (pisana i usmena)

9. PRILOZI

9.1 Organizacijska struktura

12

9.2 Komponenta II.- postojeće stanje

VIZIJA

Kontinuirano učenje i stalni profesionalni razvoj službenika radi održavanja Porezne uprave na nivou vodeće profesionalne organizacije u poreznom sektoru sa primjenom najbolje europske i svjetske prakse.

MISIJA

Sustavno stručno osposobljavanje i usavršavanje službenika Porezne uprave radi povećanja kvalitete rada i stjecanja novih vještina, znanja, sposobnosti i kvalifikacija službenika na svim razinama.

Komponenta II. „Unapređivanje znanja i stručnosti poreznih službenika“ Projekta RAMP dijeli se na tri podkomponente :

1. Porezna akademija - ustrojavanje

2. Upravljanje ljudskim potencijalima - obuka i unapređivanje

3. Ankete korisnika i kampanje upoznavanja javnosti.

Realizacija komponente II. usmjerena je u 2 pravca:

• usavršavanje i osposobljavanje službenika Porezne uprave potaknuto postupkom pridruživanja Hrvatske Europskoj uniji te prilagodbi zakonodavstvu i načinu rada Europske unije i

• stalno stručno usavršavanje i osposobljavanje službenika radi povećanja vještina, znanja, sposobnosti i kvalifikacija službenika kojem bi cilj bio povećanje kvalitete njihova rada, učinkovitosti, djelotvornosti i stručnoj sposobnosti.

Stručno usavršavanje i osposobljavanje službenika utvrđeno je kao trajna obveza odredbom članka 92. Zakona o državnim službenicima kojim je propisano da su se svi državni službenici dužni trajno osposobljavati za poslove radnog mjesta kao i usavršavati stručne sposobnosti i vještine u organiziranim programima izobrazbe.

Jedan od prvih koraka modernizacije prijenosa znanja i stručnosti je uvođenje sustava za učenje na daljinu i upravljanje znanjem, kao nužan preduvjet cjeloživotnog obrazovanja, profesionalnog i osobnog razvoja službenika Porezne uprave. Uvođenjem ovakvog sustava olakšala bi se edukacija službenicima na dislociranim lokacijama te bi se svim službenicima omogućio ravnomjeran pristup znanju kao i dijeljenje odnosno čuvanje organizacijskog znanja.

Mogućnosti i načini obvezne i dobrovoljne izobrazbe utvrđeni su Uredbom o oblicima, načinima i uvjetima izobrazbe državnih službenika. Tom Uredbom predviđeno je da se opći programi izobrazbe svih državnih službenika provode u organizaciji i u prostorima Ministarstva uprave. Međutim, s obzirom na specifične poslove koje obavljaju službenici Porezne uprave, stalne promjene zakonskih propisa, uvođenje novih postupaka i načina rada, suradnju s Europskim institucijama i organima i prilagodbu Europskom zakonodavstvu, osnova edukacije službenika Porezne uprave trebaju biti specijalistički programi izobrazbe po pojedinim stručnim područjima kao što su primjerice nadzor, ovrha, prekršaji, nekretnine i dr. Također, 29. travnja 2010. godine donesen je Pravilnik o stručnom osposobljavanju i usavršavanju službenika Ministarstva financija, Porezne uprave kojim su detaljno utvrđeni sadržaj, oblici, način i uvjeti stručnog osposobljavanja i usavršavanja službenika.

13

Uvođenjem i aktivnom primjenom sustava stručnog osposobljavanja i usavršavanja službenika namjeravaju se prije svega ostvariti sljedeći ciljevi:

• osigurati brz i učinkovit prijenos znanja i vještina nužnih za povećanje radne učinkovitosti i kvalitete obavljenog posla,

• proširenje mogućnosti izobrazbe u skladu sa standardima Europske unije,

• povećanje razine kvalitete izobrazbe,

• poticanje profesionalnog i osobnog razvoja svakog pojedinog službenika te

• usklađivanje ciljeva stručnog osposobljavanja i usavršavanja sa strateškim ciljevima Porezne uprave.

Uz osnivanje Edukacijskog centra Porezne uprave kao najvažnijeg elementa Komponente B RAMP projekta, te osiguravanja svih preduvjeta nužnih za njegovo uspješno funkcioniranje, nužno je poduzeti sljedeće inicijative:

• donošenje proračuna koji svojim obujmom omogućava ostvarenje ciljeva,

• uvođenje suvremenih tehnologija i modela izvođenja programa izobrazbe,

• prilagođavanje sadržaja programa izobrazbe stvarnim potrebama službenika i projekcijama budućeg razvoja u smislu vrste i načina obavljanja posla,

• uvođenje učenja na daljinu (e-learning),

• oblikovanje modela upravljanja znanjem te

• usmjeravanje na profesionalni i osobni razvoj svakog pojedinog službenika (donošenje planova karijera).

9.2.1. Edukacija

Službenici Porezne uprave, (oko 4.400 službenika), su raspoređeni u Središnjem uredu, 20 Područnih ureda i 122 ispostave. Disperziranost službenika na tako velikom broju lokacija povećava troškove stručnog osposobljavanja i usavršavanja za troškove puta i noćenja službenika koji prisustvuju edukacijskim programima. Zbog navedenog se do sada pokušavalo izbjeći velike troškove puta na način da se edukacija djelomično odvija u 4 centra: Zagrebu, Splitu, Osijeku i Rijeci, tako da službenici okolnih Područnih ureda i ispostava mogu dnevno putovati na treninge.

Što se dvoranskih kapaciteta tiče, Porezna uprava trenutno raspolaže sa šest (6) dvorana koje se mogu koristiti u navedene svrhe. Od sedam (7) svakodnevno raspoloživih dvorana, šest (6) se nalazi u vlasništvu Porezne uprave.

14

Lokacija Vlasništvo Korištenje Kapacitet Opremljenost

Središnji ured Porezna Uprava svakodnevno 75 osoba DA

PU Zagreb Porezna uprava svakodnevno 50 osoba NE

PU Zadar Porezna uprava svakodnevno 50 osoba NE

PU Dubrovnik Porezna uprava svakodnevno 100 osoba NE

Ispostava Rovinj Porezna uprava svakodnevno 40 osoba NE

Ispostava Split Porezna uprava svakodnevno 40 osoba NE

PU Sl. Brod korištenje svakodnevno 80 osoba NE

U K U P N O : 435 osoba

Iz tablice je vidljivo da je moguće svakodnevno i u istom trenutku vršiti stručno usavršavanje 435 djelatnika. Osim dvorane u Središnjem uredu, niti jedna od preostalih ne raspolaže niti najosnovnijom audiovizualnom ili informatičkom opremom.

Osim navedenog, Porezna uprava raspolaže dvoranom za 20-tak osoba na lokaciji Albrechtova 42, koja je potpuno opremljena za informatičku edukaciju.

Shodno navedenom svako tehnološko rješenje koje bi podržavalo procese stručnog usavršavanja i upravljanja znanjem mora biti distribuirano i podržavati rad na daljinu, naslanjajući se na postojeću komunikacijsku infrastrukturu Porezne uprave.

Porezna uprava raspolaže dovoljnim kapacitetima za svakodnevnu edukaciju i stručno usavršavanje djelatnika.

Uz dobro osmišljenu strategiju, ulaganje u tehnologiju i ljude, moguće je vrlo brzo funkcionalno osposobiti sve lokacije za unapređenje rada Porezne uprave i svih njezinih djelatnika

9.2.2. Informacijski sustav – opis postojećeg stanja

Zbog kompleksnosti infrastrukture Porezne uprave (Središnji ured, područni uredi, ispostave), velike količine transakcija te potrebnog održavanja i unapređivanja poslovnih aplikacija, Porezna uprava je većinu IT poslova povjerila vanjskim partnerima. U tom smislu, izrada sustava za učenje na daljinu i upravljanje znanjem od vanjskog partnera sukladna je aktualnoj IT strategiji Porezne uprave.

Značajnu ulogu u uvođenju predloženog sustava imaju tehničke karakteristike informacijskog sustava PU. Sada je minimalna propusnost mreže 6 Mbps, uz napomenu da će se rezervirati od toga 1 Mbps za voice promet. Svi korisnici sustava unutar Porezne uprave uvršteni su u imenički servis (Active Directory) te imaju pristup elektroničkoj pošti, kao preferiranom načinu internog obavještavanja. Projektom treba predvidjeti testiranje i osmišljavanje takvog rješenja koje će se najbolje uklopiti u postojeću infrastrukturu.

15

9.3. Projektni zadatak

Uvođenje sustava za učenje na daljinu i upravljanje znanjem predstavlja jedan od nužnih preduvjeta unapređenja cjelokupnog sustava učenja i razvoja. Unaprjeđenjem procesa učenja i dijeljenja znanja te implementacijom suvremenih tehnoloških rješenja omogućit će se povećanje razine učinkovitosti i kvalitete provođenja programa izobrazbe. S druge strane, troškovi izvođenja programa izobrazbe u velikoj će se mjeri smanjiti, dok će njihovo pohađanje postati dostupno svim službenicima.

Implementacija sustava predviđena je projektom RAMP. Nakon realizacije projekta u okviru komponente B, tj. uvođenja predmetnog sustava, odabrat će se stručnjaci za razvoj edukativnih sadržaja. Uspješnost uvođenja sustava učenja na daljinu u velikoj je mjeri određena karakteristikama pojedinih rješenja te znanjima i sposobnostima pojedinih implementatora.

Uvođenje sustava učenja na daljinu treba omogućiti:

• lakše pronalaženje relevantnih informacija u kratkom vremenu • lakše praćenje izmjena i dopuna Zakona i propisa • kontinuiranu edukacija i distribuciju postojećeg znanja • ujednačen nivo znanja unutar organizacije • pouzdana distribuciju informacija do službenika na terenu • naknadno pohađanje održanih treninga • održavanje sastanaka i konzultacija na daljinu • bolju komunikaciju i suradnju među službenicima • smanjenje troškova edukacije.

Porezna uprava očekuje sustav koji će biti fleksibilan i ažuran u smislu edukativnog sadržaja kako bi pratio promjene odnosno aktualna događanja u društvenom, gospodarskom ali i zakonodavnom okruženju. Također, važno je predvidjeti i identificirati hw/sw poboljšanja koja su eventualno potrebna da se rješenje primjeni, uključujući prostor za servere kao i dvorane koje bi se opremile računalima, projektorima te ostalom informatičkom opremom potrebnom za odvijanje učenja na daljinu.

9.4 Bitni elementi funkcionalne i nefunkcionalne specifikacije sustava

Tabelu sa zahtjevima u ovom odjeljku treba popuniti predlagač, u svrhu ocjene dostavljenih podataka. Ako nema odgovora na zahtjev, to znači da se na zahtjev ne može odgovoriti (NA).

Predlagači se mole da na svaki zahtjev odgovore primjenom odgovarajuće oznake, u skladu sa sljedećim:

Oznaka Odgovor

A A (Available- dostupno) znači da će puna funkcionalnost i/ili zahtjev biti isporučeni ili izvršeni u sklopu rješenja predlagača.

PA PA (Partially Available-djelomično dostupno) znači da će funkcionalnost i/ili zahtjev biti djelomično izvršeni.

NA NA (Not Available-nije dostupno) znači da funkcionalnost i/ili zahtjev ne mogu biti izvršeni.

16

U stupcu Objašnjenje odgovora predlagači mogu dostaviti i informacije kojima se dokazuje da njihovo rješenje zadovoljava zahtjeve PU RH te mogu predložiti neke druge opcije za unapređenje i/ili alternativna rješenja, kako bi se ispunili zahtjevi PU RH.

Referenca Zahtjev Oznaka (A, PA, NA)

Objašnjenje odgovora

1. Opći (nefunkcionalni) zahtjevi

1.1. Skalabilnost Sustav treba biti izveden tako da može gotovo trenutačno, bez značajnog pada ekonomičnosti, funkcionalnosti, uspješnosti izvedbe ili pouzdanosti proporcionalno odgovoriti i na vrlo male, kao i na vrlo opsežne zahtjeve i razine usluga.

Navesti sve čimbenike skaliranja relevantne za proizvode koji su važni i dostaviti osnovne podatke za određivanje cijene (ukupan broj korisnika, broj istovremenih korisnika, ukupna veličina sadržaja, broj dokumenata…)

1.2. Pouzdanost Sustav treba dosljedno obavljati potrebne funkcije i zadatke koji se zatraže, kvalitetno i uspješno.

Opisati kako će ovo rješenje biti dizajnirano i isporučeno da bi omogućilo visoku razinu pouzdanosti.

1.3. Dostupnost Sustav treba biti pouzdan, operabilan, spreman za korištenje na zahtjev radi izvršenja planiranih ili potrebnih funkcija.

Opisati kako će ovo rješenje biti dizajnirano i isporučeno da bi omogućilo visoku razinu dostupnosti.

1.4. Proširivost Sustav treba biti takav da može prihvatiti značajnija proširenja, bez većih promjena programa ili osnovne arhitekture.

Opisati kako će ovo rješenje biti dizajnirano i isporučeno da bi omogućilo proširivost.

1.4.1. Postoje li javno dostupne informacije, dokumentacija i primjeri programskoga koda za programere koji će omogućiti proširivost?

1.4.2. Postoji li aktivna zajednica programera, forumi, korisničke grupe?

1.4.3. Jesu li dostupna proširenja od trećih strana?

1.4.4. Koji se alati mogu koristiti za razvoj aplikacija i prilagodbu izgleda rješenja?

17

1.5. Modularnost Sustav treba biti visoko modularan, s najvažnijim funkcionalno neovisnim podsustavima. Moduli sustava trebaju biti labavo povezani, a ne dio monolitne arhitekture sustava.

Dostaviti pregled arhitekture sustava i međuovisnosti komponenti sustava. Opisati obrasce integriranja komponenti.

1.6. Sigurnost Sustav treba posebnim softverom, politikama i mjerama zaštititi od korupcije podataka, uništavanja, presretanja ili gubitka podataka te neovlaštenog pristupa podacima.

Dostaviti detalje o mehanizmima za autentikaciju, autorizaciju, osiguranju integriteta, privatnosti i neporecivosti u sustavu.

1.7. Katastrofa / Oporavak

Opisati kako će ovo rješenje biti dizajnirano i isporučeno da bi osiguralo povratak u normalno stanje nakon katastrofe ili sličnog događaja.

1.8. Lokalizacija Potvrditi da rješenje podržava najmanje hrvatski i engleski jezik i tako omogućuje da se u odabranom jeziku kreira i prema klijentu prikaže sadržaj u odabranom jeziku.

1.8.1. Sustav treba moći podržati nekoliko različitih jezika, u istom sustavu i u isto vrijeme.

1.8.2. Sustav treba moći podržati automatsko prepoznavanje jezika prema postavkama profila korisnika.

1.8.3. Navesti najvažnije jezike koje proizvod podržava, kao i ukupan broj jezika koje podržava.

1.9. Interoperabilnost i integracija

Sustav mora podržavati API-je (aplikacijska programska sučelja) za 'web servise' ili druge standardne načine pristupanja pohranjenom sadržaju ili podacima. Što se tiče integracije s repozitorijima korisnika, sustav mora moći podržati autentikaciju korisnika pomoću LDAP ili Active Directory poslužitelja.

1.10. Ponovno korištenje

Sustav bi trebao omogućiti maksimalno korištenje postojećih programskih komponenti i sustava, kako bi se na najmanju mjeru svela potreba za prilagodbom.

Dostaviti informacije o gotovoj dostupnoj funkcionalnosti u odnosu na prilagođenu funkcionalnost.

18

1.11. Virtualizacija Sustav treba moći podržati virtualizaciju komponenti (VMware, Hyper-V, Citrix...)

Dostaviti informacije o podržanim platformama za virtualizaciju.

1.12. Podrška Sve bi komponente trebale imati najmanje petogodišnju podršku prodavatelja softvera.

Navesti sve korištene komponente sutava, kao i podršku koju pružaju njihovi prodavatelji.

2. Funkcionalni zahtjevi

2.1. Učenje na daljinu

2.1.1. Kreiranje edukativnog sadržaja

2.1.1.1. Prikupljanje podataka o potrebama za obukom

Prije kreiranja ili kupnje edukativnog sadržaja, PU RH će (periodično) prikupljati podatke od zaposlenika o obuci/stručnom usavršavanju koje smatraju potrebnima. Sustav mora moći podržati proces prikupljanja podataka o potrebama za obukom, kao i izradu izvješća na temelju prikupljenih informacija.

2.1.1.2. Izrada sadržaja

Sustav mora moći podržati izradu sadržaja i alate za pakiranje za korisnike koji razvijaju i pakiraju edukacijski sadržaj u različitim formatima (tekst, audio i video zapisi, animacija, SCORM) i jezicima (prije svega, ali ne isključivo, na hrvatskom i engleskom) pomoću jednostavnih alata za izradu sadržaja.

Potvrditi i objasniti koje autorske alate podržava predloženo rješenje te ima li ikakvih spornih pitanja u vezi kompatibilnosti..

2.1.1.3. Sustav mora moći podržati izradu edukativnog materijala u formatima SCORM 1.2 i SCORM 2004. SCORM (Sharable Content Object Reference Model – Referentni model za djeljive objekte sadržaja) je skup uobičajenih standarda i specifikacija za e-učenje putem interneta.

2.1.1.4. Sustav mora moći podržati izradu edukativnog materijala u formatu otvorenog dokumenta, a najmanje OpenXML, ODF (Open Document Format) i PDF formatu.

19

2.1.1.5. Sustav mora moći podržati snimanje audio i video zapisa prezentacija i konferencija u jednoj datoteci za daljnju distribuciju.

2.1.1.6. Sustav mora moći podržati izradu multimedijskog edukacijskog sadržaja iz Microsoft PowerPoint prezentacije, odnosno omogućiti korisniku da snimi audio i/ili video zapis na prezentaciju i takvu multimedijsku datoteku pohrani u jednu datoteku za daljnju distribuciju.

2.1.1.7. DRM Sustav mora moći podržati upravljanje digitalnim pravima (DRM) za dokumente koji su osjetljivi u smislu autorskih prava.

2.1.1.8. Ispitivanje znanja

Sustav mora moći podržati izradu testova za provjeru usvojenog znanja, bez obzira koja se vrsta obuke i koji edukativni sadržaj koristio.

2.1.1.9. Ankete Sustav mora moći podržati izradu anketa za ocjenu mjerodavnosti i primjenjivosti obuke, performansi sustava i drugih važnih značajki kvalitete. Funkcionalnost mora podržavati anketiranje anonimnih korisnika i korisnika s imenom i prezimenom.

2.1.1.10. Metapodaci

Sustav mora podržavati pridjeljivanje metapodataka (naslov, cilj, trajanje, ciljna skupina korisnika, itd.) edukacijskom sadržaju, paketima sadržaja i nastavnim programima.

20

2.1.2. Isporuka i upravljanje sadržajem

2.1.2.1. Izrada tečajeva/kolegija

Sustav mora podržavati izradu kolegija na temelju postojećeg edukativnog sadržaja. Edukativni sadržaj postaje kolegij kada su mu dodijeljeni svi metapodaci „obuke”, kao što su naslov, trajanje, rokovi, obvezne oznake, ciljna skupina korisnika, itd.

2.1.2.2. Pakiranje kolegija

Sustav mora podržavati izradu paketa kolegija obuke na temelju postojećih kolegija, bez obzir ana format. Sustav mora podržavati i dodjelu cijelih paketa pojedincima ili grupama korisnika. Svaki kolegij koji je dijelom paketa treba moći omogućiti utvrđivanje ili provjeru znanja.

2.1.2.3. Nastavni program

Platforma za učenje na daljinu treba podržavati izradu i provedbu nastavnoga programa, kombiniranjem postojećeg edukativnog sadržaja i kolegija, bez obzira na format. Sustav treba podržavati i dodjelu nastavnoga programa pojedincima ili grupama korisnika. Za svaku temu iz nastavnog programa treba moći omogućiti utvrđivanje ili provjeru znanja.

2.1.2.4. Provjera i odobrenje kolegija

Sustav mora podržavati prilagodljiv postupak za provjeru i odobrenje kolegija, na temelju metapodataka. Prilagodba takvih postupaka mora biti omogućena putem grafičkog korisničkog sučelja.

2.1.2.5. Obvezne dodjele

Sustav mora podržavati dodjelu obveznih kolegija ili paketa grupama polaznika, s rokovima završetka.

2.1.2.6. Neobvezna registracija

Sustav mora upravljati prijavama za kolegij za neobvezne kolegije ili pakete. Ovisno o metapodacima o kolegiju (kao što su troškovi), sustav treba podržavati proces odobravanja od voditelja.

2.1.2.7. Kolegij izvan mreže (offline)

Sustav treba podržavati praćenje prijava i pohađanja kolegiju i izvan učionice.

2.1.2.8. Integracija Outlooka

Sustav treba polaznicima omogućiti dodavanje rasporeda kolegija i nastavnih programa u njihove Microsoft Outlook kalendare.

2.1.2.10. Obavijesti i

Sustav mora korisnicima omogućiti primanje obavijesti i upozorenja putem e-maila, ako im je bio

21

upozorenja dodijeljen neki zadatak, kao i primanje obavijesti kada korisnici dostave obavljeni zadatak.

2.1.3. Analiza i poboljšanje edukativnog sadržaja

2.1.3.1. Izvješćivanje

Sustav treba imati mogućnost izrade raskošnih izvješća (rich reporting), kako za krajnje korisnike, tako i za voditelje i nositelje drugih poslovnih uloga. Krajnji korisnici trebaju moći lako pristupiti podacima o vlastitom pohađanju kolegija, rezultatima testova znanja, planiranim kolegijima i edukaciji, itd. Voditelji trebaju moći vidjeti evidencije po zaposleniku, kao i sažeta izvješća za sve voditelje, npr. o pravovremenosti pohađanja obveznih kolegija. Sustav mora omogućiti ad hoc izradu izvješća i analizu podataka.

Dostaviti detalje o izvješćima koja će biti dostupna iz sustava. Opisati metode i alate za ad hoc izvješćivanje/analize.

2.1.3.2. Analiza anketa

Sustav treba omogućiti analizu odgovora iz ankete, prema različitim metapodacima: kreatori sadržaja, primjenjivost kolegija na poslove/uloge, itd.

2.1.3.3. Poboljšanje sadržaja

Sustav treba podržavati postupak poboljšanja sadržaja, kao što je automatsko obavještavanje autora /vlasnika sadržaja, ako je povratna informacija od korisnika ispod određenog praga.

Dostaviti detalje o tome kako će sustav podržavati procese poboljšanja sadržaja.

2.1.3.4. Raspolaganje sadržajem

Sustav mora sadržavati politike za upravljanje cjelokupnim životnim ciklusom sadržaja (višestupanjsko uništenje, rokovi korištenja...) kako bi se izbjeglo gomilanje zastarjelog sadržaja.

2.2. Komunikacija i kolaboracija

2.2.1. Slanje poruka i komunikacija

2.2.1.1. Prisutnost Prisutnost korisnika je skup podataka o njegovoj dostupnosti, spremnosti na komunikaciju, dodatne bilješke (kao što je lokacija i status) te kako se može stupiti u kontakt s korisnikom.

Sustav mora omogućiti pretraživanje i prikaz informacija o prisutnosti svih korisnika sustava.

22

Informacija o prisutnosti korisnika mora biti integrirana u intranet web portal za edukaciju.

2.2.1.2. Slanje poruka

Sustav mora korisnicima omogućiti razgovor u stvarnom vremenu (live chat), između dva korisnika ili između više njih, slanjem poruka i datoteka (tekstualnih i multimedijskih). Treba biti moguće i slanje poruka korisnicima koji nisu trenutno dostupni. Sustav treba omogućiti korisnicima slanje poruka na mobilne telefone.

2.2.1.3. Audio-vizualne konferencije

Sustav mora omogućiti korisnicima sudjelovanje u komunikaciji s drugim korisnikom ili drugim korisnicima posredstvom audio i video konferencija. Sustav mora korisnicima omogućiti i pristup alatima za audio i video konferencije izvan platforme, bez napuštanja platforme. Značajke audio-vizualne konferencije trebaju biti dostupne i korisnicima izvan organizacijske mreže.

2.2.1.4. Integracija Outlooka

Sustav treba omogućiti dogovaranje o vremenu održavanja audio-vizualnih konferencija putem sučelja Microsoft Outlook kalendara.

2.2.2. Upravljanje sadržajem i kolaboracija

2.2.2.1. Pohrana i organizacija sadržaja

Sustav korisnicima treba omogućiti organiziranje sadržaja izradom web stranica (web page) i web mjesta (web site). Izrada web mjesta i web stranica treba biti dostupna kao samo-usluga svim korisnicima kojima je odobrena odgovarajuća razina pristupa. Sustav mora korisnicima omogućiti učitavanje digitalnog sadržaja u takve repozitorije za druge korisnike koji će mu pristupati i uređivati ga.

Pristup repozitoriju sadržaja treba biti moguć najmanje putem web preglednika. Repozitorij treba podržavati i WebDAV protokol za lokalno pristupanje sadržaju pomoću popularnih klijenata (kao što su Microsoft Office, Adobe Acrobat, itd.). WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning) je skup proširenja za HTTP protokol, koji korisnicima omogućuje zajedničko uređivanje i upravljanje datotekama na udaljenim serverima. Sučelje WebDAV je radna skupina Internet Engineering Task Force (IETF) definirala u RFC 4918.

2.2.2.2. Osobna pohrana

Sustav mora korisnicima omogućiti pohranu i preuzimanje datoteka u određenom/osobnom skladištu, s vlastitom kvotom prostora, kao i da znaju kolika je iskorištenost njihove osobne kvote

23

za korištenje prostora.

2.2.2.3. Upravljanje sadržajem

Sustav mora zadovoljavati sljedeće zahtjeve za upravljanje sadržajem:

• Automatska dodjela jedinstvenog identifikatora za jednostavno dohvaćanje sadržaja

• Upravljanje sigurnošću na razini pojedinačnog dokumenta (sadržaja)

• Povijest verzija na razini pojedinačnog dokumenta (sadržaja)

• Definirati skupove metapodataka za različite skupove sadržaja

• Definirati taksonomiju metapodataka na razini organizacije

• Navigacija sadržajem prema metapodacima• Mogućnost ocjenjivanja i označavanja

sadržaja • Izrada obavijesti putem e-maila o izradi

sadržaja, izmjenama i brisanju • Prilagodljiv postupak odobravanja sadržaja • Definiranje politike za upravljanje

cjelokupnim životnim ciklusom sadržaja (višestupanjsko uništenje, rokovi korištenja...)

2.2.2.4. Kolaboracija na sadržaju

Sustav mora korisnicima omogućiti dijeljenje radnog prostora radi jednostavnije kolaboracije. Korisnicima treba omogućiti učitavanje, preuzimanje i brisanje sadržaja; dodavanje bilješki uz dokumente, slanje poruka drugim korisnicima, audio i video konferencije s drugim korisnicima radi kolaboracije na zajedničkim projektima. Korisnicima treba omogućiti dodavanje, uređivanje i brisanje članova na zajedničkom radnom mjestu na razini grupa, uloga i pojedinačnih korisnika. Korisnicima treba omogućiti uspostavljanje i uređivanje prava pristupa za članove zajedničkog radnog mjesta.

2.2.2.5. Pretraživanje

Sustav treba omogućiti korisnicima pretraživanje sadržaja unutar cijeloga sustava, kao i u drugim repozitorijima sadržaja izvan platforme (bez napuštanja platforme) – minimalno, drugih web mjesta i dijeljenih datoteka. Po zahtjevu za pretraživanje korisnici trebaju moći vidjeti samo sadržaj kojem imaju pravo pristupiti. Pretraživanje mora obuhvaćati i puni tekst formata popularnih sadržaja, kao i pretraživanje po svim metapodacima.

Potvrditi i objasniti kako sustav omogućuje pretraživanje i upite ovlaštenim pojedincima na

24

temelju prava korisnika. Navesti formate sadržaja koji se mogu pretraživati prema punom tekstu.

2.2.2.6. Profinjenje pretraživanja

Sustav bi trebao prikazati različite rezultate i opcije profinjenja na temelju profila korisnika ili auditorija.

2.2.2.7. Wiki publikacije

Sustav bi trebao korisnicima omogućiti da izrađuju, uređuju, umeću bilješke, moderiraju i ocjenjuju wiki publikacije.

2.2.2.8. Forumi za diskusiju

Sustav mora korisnicima omogućiti uspostavu otvorenih i zatvorenih foruma za raspravu po temama. Korisnicima je nužno omogućiti da utvrde pristup na razini pojedinca ili grupe i da imaju mogućnost promjene pristupa nakon početka diskusije.

2.2.2.9. Sindiciranje sadržaja

Sustav treba omogućiti korištenje skupova podataka prikupljenih iz različitih privatnih ili vanjskih izvora, uključujući blogove, stranica s vijestima i tekućih vijesti, audio-materijala (podcast), kao i distribuciju i razmjenu s drugim korisnicima kroz RSS.

2.3. Upravljanje znanjem

2.3.1. Profili korisnika

Sustav mora omogućiti korisnicima razvoj njihovog vlastitog osobnog profila, uključivo opis posla, područje stručnosti, obrazovanje, interese, itd. Sustav treba za različite informacije iz profila omogućiti korištenje slobodnoga teksta, kao i odabir iz padajućeg izbornika. Drugim korisnicima treba omogućiti pretraživanje javnih informacija iz profila drugih korisnika, da bi pronašli potrebno područje stručnosti ili znanja.

Za lakšu integraciju i potpunost informacije, profili korisnika moraju podržavati dvosmjernu sinkronizaciju s imeničkim sustavima, kao što su AD i LDAP i drugi LOB/HR sustavi.

2.3.2. Prepoznavanje područja stručnosti

Profili korisnika trebaju jasno identificirati ako je osoba prepoznata kao stručnjak u određenom području. Sustav treba omogućiti proces imenovanja stručnjaka i prepoznavanje, što treba biti predmetom provjere, a ne unosa slobodnog teksta u odjeljak profila korisnika.

2.3.3. Sesije

pitaj-stručnjaka

Na temelju podataka o području stručnosti iz profila korisnika, sustav treba omogućiti virtualne sesije pitaj-stručnjaka i druge načine nadzirane

25

interakcije s imenovanim stručnjacima.

Opisati na koji način sustav podržava pretraživanje područja stručnosti i komunikaciju sa stručnjacima.

2.3.4. Virtualne zajednice

Sustav treba korisnicima omogućiti uspostavu zajednica ili stručnih grupa za nadziranu razmjenu resursa, poruka, audio i video konferencija.

2.3.5. Baze znanja Sustav treba podržavati procese ocjenjivanja i organiziranja znanja u jednu ili više baza znanja. Na temelju obveznih metapodataka, sustav treba koristiti imenovane stručnjake za ocjenjivanje i odobravanje novih znanja za objavu.

Opisati na koji način sustav podržava procese ocjenjivanja i organiziranja znanja.

26