Partners+Pröpper – Publicaties

Door: Bart Litjens, Igno Pröpper en Ad Strack van Schijndel

Introductie Er voltrekt zich een digitale transformatie waarbij digitale technologie doordringt in alle aspecten van ons leven en onze samenleving.1 Deze transformatie heeft grote gevolgen voor de overheid en voor gemeenten in het bijzonder. Technologische ontwikkelingen stellen gemeenten voor nieuwe uitdagingen. Tegelijkertijd bieden ze ook geheel nieuwe mogelijkheden. Ondertussen zien we dat gemeenten ICT vooral aansturen als bedrijfsmiddel. Om te voorkomen dat gemeenten blijvend achterop raken is dringend een aantal stappen nodig. Hoe kun je dat organiseren en wat is daarbij een goede rol voor de gemeenteraad? In dit artikel formuleren we vijf stappen als antwoord op deze vraag. We baseren ons daarbij op een recent onderzoek naar ICT in de gemeente Winterswijk.2

Digitale transformatie Tim Urban (2015) geeft de impact van Artificial Intelligence op de menselijke vooruitgang weer in de onderstaande figuur. In deze digitale transformatie spelen ook andere technologische ontwikkelingen een belangrijke rol. Toepassing van deze technologieën kan op drie manieren doorwerken op de te maken financiële kosten door de gemeente – waarbij dit per toepassing kan verschillen (zie de figuur op de volgende pagina):3

Aandacht gemeenteraden: ICT als bedrijfsmiddel of strategische hulpbron?

December 2017

Opgaven gestuurd werken:

ICT in dienst van het realiseren van

maatschappelijke opgaven

Opgaven gestuurd werken: Partners+Pröpper – Publicaties 2 ICT in dienst van het realiseren

van maatschappelijke opgaven

Opgaven gestuurd werken: Partners+Pröpper – Publicaties 3 ICT in dienst van het realiseren

van maatschappelijke opgaven

ICT als voorwaarde voor het vergroten van gemeentelijke bestuurskracht De gemeenteraad van Winterswijk beseft dat ICT veel kansen biedt om de gemeentelijke bestuurskracht te vergroten en kwetsbaarheden het hoofd te bieden. Tegelijkertijd ontbreekt het aan affiniteit met dit onderwerp om hier goed op in te kunnen spelen. Mede om die reden geeft de raad in oktober 2016 opdracht voor een onderzoek naar het strategisch vermogen van ICT en het functioneren van de ICT-organisatie.

Gemeente Winterswijk (staat net als alle andere gemeenten in Nederland) voor een groot aantal uitdagingen, waarbij ICT een rol kan spelen, onder meer:

Met open data en transparante

besluitvorming bijdragen aan democratisering.

Samenwerken met een groot aantal verschillende spelers – bewoners, organisaties, bedrijven en andere overheden – rond concrete vraagstukken en opgaven en dwars door organisatiegrenzen heen.

Snel en flexibel kunnen inspelen op ontwikkelingen, initiatieven en vragen in de samenleving.

Altijd actueel inzicht in de feitelijke situatie in de samenleving hebben.

Weinig ruimte om in te spelen op technologische ontwikkelingen Uit het onderzoek voor gemeente Winterswijk blijkt dat er beperkte ruimte is om goed in te spelen op de technologische uitdagingen en mogelijkheden – ondanks een grote inzet van de ICT organisatie. De aansturing van ICT en informatievoorziening gebeurt voor een groot deel door twee spelers: het Rijk en de ICT- en IT-specialisten/

teams zelf. Voor alle gemeenten en dus ook voor Winterswijk geldt dat een groot deel van het werk en van de ontwikkelagenda nu nog wordt gedomineerd door de rijksoverheid. Het gaat dan onder meer om het vullen en gebruiken van landelijke basisregistraties, gegevenskwaliteit, privacy en beveiliging. Het Rijk stelt een groot aantal eisen en de invoering daarvan loopt nog zeker tot 2020 door. De gemeente is druk bezig om deze basis op orde te krijgen.

Voorbij de basis Gemeente Winterswijk zet een aantal stappen voorbij de basis. Onder meer door:

het ontwikkelen van een Inwonerportaal zodat inwoners of gezinsleden zelf regie kunnen voeren op de zorg en ondersteuning in het sociaal domein;

een proefproject met inzet van Virtual Reality voor de GEO-informatie over de binnenstad;

een pilot voor toepassing van Blockchain Technology om de authenticiteit van belangrijke digitale documenten te bewaken. Bijvoorbeeld voor het digitaal versturen van de WOZ-aanslagen.

De gemeente verkent momenteel de digitalisering van werkprocessen in het kader van de Omgevingswet en de uitdagingen op het gebied van het delen van informatie met alle

ketenpartners en inwoners via een digitale kaart.

ICT vooral aangestuurd als bedrijfsmiddel Informatievoorziening rond inhoudelijke of strategisch belangrijke zaken is heel weinig ontwikkeld. ICT en informatievoorziening worden in Winterswijk vooral gezien en aangestuurd als bedrijfsmiddel en nauwelijks als strategische hulpbron voor dienstverlening en het realiseren van maatschappelijke opgaven.4 Er is beperkte tijd en ruimte om te ontwikkelen en te experimenteren. Bovendien zijn de opleidingsbudgetten voor de ICT-organisatie beperkt.

Sturen op ICT als strategische hulpbron. Wat te doen? Ondertussen voltrekken de technologische ontwikkelingen zich alleen maar sneller. Het is essentieel dat ICT en informatievoorziening veel meer worden aangestuurd als een strategische hulpbron en raad, college/ ambtelijke organisatie heldere keuzen maken over het gewenste ambitieniveau. Wat is daarvoor nodig?

Nodig is een goede balans en verbinding tussen twee belangrijke aanjagers:

Aanjager: wat kan ik voor de samenleving betekenen?

Aanjager: wat maakt informatie- en communicatietechnologie mogelijk?

Gemeenten moeten onder meer voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG). Het gaat daarbij om 304 maatregelen. Gemeenten moeten ook voldoen aan de strenge Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Gemeenten die hier in mei 2018 niet aan voldoen lopen het risico op boetes die kunnen oplopen tot € 20 miljoen per overtreding.

Opgaven gestuurd werken: Partners+Pröpper – Publicaties 4 ICT in dienst van het realiseren

van maatschappelijke opgaven

Opgaven gestuurd werken: Partners+Pröpper – Publicaties 5 ICT in dienst van het realiseren

van maatschappelijke opgaven

Vijf stappen om hier concreet invulling aan te geven Om te voorkomen dat gemeenten blijvend achterop raken is dringend een aantal stappen nodig.

1 Versterken en professionaliseren

van de organisatie voor het mogelijk maken van goede interactie tussen de twee aanjagers:

> Versterken van de ICT-

organisatie met ‘technologie-

en innovatiemakelaars’. Dit

vraagt naast technische kennis

en vaardigheden ook

vaardigheden op gebied van

faciliteren en coachen van

innovatie.

> Versterken van het primaire

proces door het vergroten van

affiniteit met en het gevoel

voor informatie- en

communicatietechnologie en

professionaliteit in het omgaan

met informatie – via training en

bij de werving/ selectie. 2 Organiseren van interactie tussen

beide aanjagers in een ‘Research and Development team’ onder rechtstreekse verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/ directie. Het team bestaat uit een vaste en een flexibele kern met leden uit zowel de ICT-organisatie als het primaire proces. Het R&D team gaat concreet aan de slag rond opgaven waar technologie en vraagstukken voor de samenleving samen komen, zoals rond dienstverlening en het sociaal domein (zie ook stap 4).

3 Voldoende – en in de meeste

gevallen betekent dit meer – tijd en financiële middelen beschikbaar stellen om hier werkelijk invulling aan te kunnen geven. Dat vraagt om heldere keuzen van de gemeenteraad. Is

de raad bijvoorbeeld bereid voor een hoger kwaliteitsniveau van dienstverlening meer middelen in te zetten? Of ziet de raad ICT vooral als een middel voor bedrijfsvoering – en geldverspilling?

4 Meer tijd en ruimte organiseren

voor het ontdekken en uitproberen van innovatieve oplossingen. Start daartoe concrete pilots rond nieuwe oplossingen aan de hand van een innovatieagenda. De twee aanjagers ontmoeten elkaar in de innovatieagenda en de pilots. Richt pilots op kansrijke onderwerpen zoals:

> Dienstverlening,

vergunningverlening,

belastingen.

> Sociaal domein.

> Fysiek domein, Omgevingswet,

besluitvorming ruimtelijke

projecten.

> Democratie inclusief

informatievoorziening aan de

raad en de bredere

samenleving.

5 Ontwikkelen van een

businesscase voor elke pilot waarin in ieder geval op drie componenten wordt ingegaan:

> Efficiencyverbetering/ minder

kosten: de ICT-toepassing leidt

tot een meer efficiënt proces en

reduceert (andere kosten) –

bijvoorbeeld de inzet van

mensen.

> Hogere kwaliteit van

dienstverlening/ meer kosten:

de ICT-toepassing creëert

nieuwe wensen en behoeften

en maakt een hogere kwaliteit

van dienstverlening of inzet

mogelijk

> Herverdeling van wie wat

doet/ een andere verdeling

van kosten: de ICT-toepassing

maakt nieuwe vormen van

samenwerking en

taakverdeling tussen gemeente

en (maatschappelijke) partners

mogelijk. Dit kan betekenen

dat de gemeente minder of

juist meer doet.

De pilots bieden ook een kans om een relatie met de samenleving te leggen, zoals met klanten, samenwerkingspartners en kennisinstellingen. Met de pilots kunnen gemeenten ook in regioverband tot krachtenbundeling te komen. Via die weg kan de gemeente tevens bijdragen aan economische ontwikkeling en regionale innovatiedoelen.

Tot slot

Veel gemeentebesturen kunnen leren van het initiatief van de gemeenteraad in Winterswijk. Door zich kwetsbaar en bewust onbekwaam op te stellen. Door te onderkennen dat veel volksvertegenwoordigers, maar ook bestuurders en managers weinig affiniteit hebben met ICT. Daar ligt het startpunt om ICT veel meer te gaan zien als een strategische hulpbron voor het realiseren van maatschappelijke opgaven! Dat vraagt om heldere keuzen van de gemeenteraad over het gewenste ambitieniveau:

Eerst de basis op orde en dan nieuwe stappen zetten.

Voorop lopen in gemeentelijk Nederland en daar ook zwaar op inzetten.

De basis op orde brengen en tegelijkertijd al eerste zetten om in te spelen op nieuwe technologieën.

Opgaven gestuurd werken: Partners+Pröpper – Publicaties 6 ICT in dienst van het realiseren

van maatschappelijke opgaven

Over de auteurs

Bronnen Brynjolfsson, Eric en Andrew McAfee, The second

machine age, Work progress, and prosperity in a time of brilliant technologies, W.W. Norton & Company, 2014.

Castells, Manuel, The Information Age: Economy, Society and Culture, The Rise of the Network Society (Volume 1), Blackwell Publishers, 1996.

Pröpper, Igno en Bart Litjens, Inspelen op de digitale revolutie in gemeente Winterswijk. Informatie-technologie als strategische hulpbron voor het realiseren van maatschappelijke opgaven, Rekenkamercommissie Aalten, Oost Gelre en Winterswijk, 28 oktober 2017.

Pröpper, Igno, en Bart Litjens, Peter Struik, Naar een opgaven gestuurde organisatie: Samen meer realiseren, Partners+Pröpper, november 2012.

Urban, Tim, The AI Revolution: The Road to Superintelligence, Waitbutwhy.com, 2015.

Noten

1 Zie onder meer: Castells, 1996, p. 29-65; Brynjolfsson

en McAfee, 2014. 2 Pröpper en Litjens, Rekenkamercommissie Aalten,

Oost Gelre en Winterswijk, 28 oktober 2017. 3 Zie de volledige bronnenlijst in: Pröpper en Litjens,

Rekenkamercommissie Aalten, Oost Gelre en

Winterswijk, 28 oktober 2017. 4 Zie ook: Pröpper, Litjens en Struik, Partners+Pröpper,

2012.

Dit is het derde artikel in een reeks over Opgaven gestuurd werken van Partners+Pröpper Publicaties. Eerder verschenen:

Naar een opgaven gestuurde organisatie, 2012.

Opgaven gestuurd werken: startpunt voor de herijking van de bestuurlijke organisatie, 2017

Drs. Bart Litjens is senior adviseur/ directeur Onderzoek bij Partners+Pröpper. Hij studeerde bestuurskunde aan de VU en informatie-management aan de Hogeschool Zuyd.

Van 1998 tot 2000 werkte hij bij de provincie Noord-Holland. Sinds 2000 is hij verbonden aan Partners+Pröpper. Bart is betrokken bij een groot aantal onderzoeken en begeleidingstrajecten op een breed aantal onderwerpen. Hij is nauw betrokken bij de (door)ontwikkeling van Opgaven gestuurd werken.

Dr. Igno Pröpper is algemeen directeur van Partners+Pröpper. Hij studeerde bestuurskunde aan de Universiteit Twente en promoveerde bij dezelfde universiteit. Van

1990 tot 2001 was hij universitair hoofddocent bestuurskunde aan de Vrije Universiteit. Igno is de grondlegger van Opgaven gestuurd werken. Hierover publiceerde hij in 2012 het artikel Naar een opgaven gestuurde organisatie: samen meer realiseren. Op dit moment begeleidt hij een groot aantal teams en organisaties bij een opgaven gestuurde werkwijze.

Ir. Ad Strack van Schijndel is directeur en oprichter van Wikibase Solutions. Ook is hij raadslid. Hij studeerde Industrial Engineering and

Management sciences aan de Technische Universiteit Eindhoven. Hij werkte jarenlang als adviseur bij Capgemini. Bij Wikibase Solutions ontwikkelt hij met een gespecialiseerd team maatwerkoplossingen voor het verzamelen, delen, verrijken en management van informatie in organisaties. Hij is gedreven door een perfecte ondersteuning van opdrachtgevers, met goed beheerbare en (kosten)efficiënte oplossingen.

Partners+Pröpper en Wikibase Solutions bundelen bestuurskundige en technische expertise voor het ontwikkelen van software om Opgaven gestuurd werken mogelijk te maken. Dat doen zij in een gezamenlijk bedrijf: Partners+Pröpper Solutions. Zie verder: www.partnersenproppersolutions.nl. E-mail: info@partnersenproppersolutions.nl