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OpenOffice 2.1Le publipostage page 1 / 10

1. Qu'est-ce ?2. Un peu de Windows : comprendre les extensions de fichier3. Le publipostage4. Ressources OpenOffice

1. Qu'est-ce que...

➢ ... un mailing

Demandons à Wikipédia (http://fr.wikipedia.org/wiki/Mailing) :

« Le mailing est un nom masculin anglo-saxon qui se prononce maiyl-ing. Le terme correct en français est publipostage. Il s'agit de l'envoi en nombre d'un document. Il est dit "personnalisé" si l'on utilise des champs pour modifier le message en fonction du destinataire.

Il peut prendre plusieurs formes: Télécopie, courrier ou courriel. On parle aussi de liste de diffusion. »

Exemples : courriers publicitaires, factures...

Une lettre de publipostage est composée de 2 éléments distincts :

● le contenu de la lettre

● les champs

➢ ... un champ ?

« En informatique, un champ est la plus petite information d'une base de données, d'un fichier informatique, et plus généralement d'une ressource informatique où existent des termes indexés.Selon les bases de données, les champs peuvent être spécialisés : champs alpha-numériques, champs numériques, champs textes, champs dates, champs oui/non, champs compteur automatique, etc. »Exemples : le nom et le prénom d'un élève sont deux champs textes, sa date de naissance un champ date, son âge un champ numérique...

➢ ... une base de données ?

« Une base de données, usuellement abrégée en BD ou BDD, est un ensemble structuré et organisé permettant le stockage de grandes quantités d'informations afin d'en faciliter l'exploitation (ajout, mise à jour, recherche de données).

Une base de données se traduit physiquement par un ensemble de fichiers sur disque. »

Lorsque nous utilisons nos listes d'élèves dans un classeur OpenOffice ou un tableur Excel, nous faisons appel aux fonctions de base de données de ce tableur. D'ailleurs, le menu pour traiter ces informations s'appelle « Données »...

Ces fonctions sont très limitées dans un tableur, et notamment les mises à jour (inscription, radiation...) obligent à de nombreuses manipulations. Dans une base de données, tout changement est automatiquement actualisé dans tous les éléments de la base.

TutOOo_Publipostage MATICE RUE ROUEN GAUCHE avril 2007

http://fr.wikipedia.org/wiki/Mailing

http://fr.wikipedia.org/wiki/Disque_dur

http://fr.wikipedia.org/wiki/Fichier_(informatique)

http://fr.wikipedia.org/wiki/Ressource_informatique

http://fr.wikipedia.org/wiki/Fichier_informatique

http://fr.wikipedia.org/wiki/Base_de_donn?es

http://fr.wikipedia.org/wiki/Champ_(BDD)

http://fr.wikipedia.org/wiki/Informatique

http://fr.wikipedia.org/wiki/Liste_de_diffusion

http://fr.wikipedia.org/wiki/Courriel

http://fr.wikipedia.org/wiki/Courrier

http://fr.wikipedia.org/wiki/T?l?copieur


Une base de données OpenOffice :

Chaque élément (colonne de gauche) est spécialisé :● les tables contiennent les données brutes

● les requêtes permettent de sélectionner des données selon plusieurs critères, de les trier, voire de les modifier● les formulaires sont des masques de saisie des données (avec des champs à renseigner)

● les rapports (ou états) sont utilisés pour l'impression

Pour créer notre publipostage, nous allons utiliser une base de données OpenOffice, elle-même créée à partir d'un classeur, lui-même créé à partir d'un document texte. Mais avant, un peu de Windows est nécessaire...

2. Comprendre les extensions de fichierSur tous les ordinateurs, un fichier est composé d'un nom et d'une extension (généralement en 3 lettres) séparés par un point : Tuto.odt, liste.doc, image.jpg, etc. Selon la configuration de votre système, cette extension peut être visible ou non. Pour activer cette fonction, ouvrir n'importe quel dossier, puis cliquer sur le menu Outils > Options des dossiers... > onglet Affichage : rechercher la ligne « Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu » et décocher cette case > Valider.



L'extension indique au système d'exploitation quelle application il doit utiliser pour ouvrir le fichier. L'utilisateur peut définir l'application qu'il souhaite pour ouvrir tel type de fichier. Ainsi on peut ouvrir un .doc avec Word ou OpenOffice Writer... ou d'autres logiciels de traitement de texte.

Les plus communes sont .doc pour les documents textes, .xls pour les tableurs, .jpg, .gif pour les images, .htm, .html, .xml pour les pages Web...

Pour notre publipostage nous utiliserons :

● .csv = document texte

● .ods = classeur OpenOffice

● .odb = base de données OpenOffice

● .odt = texte Open Document (OpenOffice)

3. Publipostons !

➢ Ordre des opérations

CRÉER UN CLASSEUR > CRÉER UNE BASE DE DONNÉES > CRÉER UNE LETTRE > INTÉGRER DES CHAMPS DE LA BASE DE DONNÉES

➢ Créer un classeur

Lancer OOo Calc

Fichier > Ouvrir (ou icône ). Sélectionner le document .csv > Cliquer Ouvrir. La fenêtre suivante apparaît :



Cocher « Point-virgule ».

Le tableau en bas de la fenêtre montre le résultat que l'on va obtenir.

Cliquer « OK ».

Fichier > Enregistrer sous

Dans la menu déroulant Type, sélectionner « Classeur OpenDocument (.ods) »



Dans la fenêtre Nom du fichier, donner un titre puis cliquer Enregistrer.

➢ Créer la base de données

3 méthodes équivalentes :

● Démarrer > Programmes > OpenOffice.org2.1 > OpenOffice.org Base

● Dans OOo : Fichier > Nouveau > Base de données

● Dans OOo : Flèche noire à droite du bouton Nouveau > Base de données



L'assistant de création de base de données s'ouvre :

Sélectionner « Se connecter à une base de données existante » puis, dans la liste déroulante au-dessous « Classeur ». Cliquer sur « Suivant ».

Cliquer sur « Parcourir ». Rechercher le classeur .ods précédemment enregistré. Le sélectionner.

Cliquer sur « Suivant ».

Vérifier que le bouton radio devant « Oui, je souhaite que l'assistant enregistre la base de données » est bien coché.

Cliquer sur « Terminer ».



Dans la fenêtre « Enregistrer sous », donner un titre à la base de données, éventuellement le même que le classeur (sans sélectionner ce titre dans le champ qui apparaît automatiquement). L'extension différenciera les 2 fichiers : .ods pour le classeur, .odb pour la base de données.

➢ Créer une lettre

Pour écrire une lettre, on utilise bien sûr un document texte. Un simple clic sur le bouton « Nouveau » suffit pour créer un nouveau document.

Taper le texte souhaité en laissant un espace là où on insérera les champs voulus.

Madame ou Monsieur

J'autorise mon enfant , né(e) le à , à participer à la sortie scolaire de la classe de du taon...A ce niveau, on peut déjà enregistrer son courrier.

➢ Afficher la base de données

Pour afficher la base de données, cliquer sur Affichage > Source de données ou faire F4.


Ne pas cliquer ici !


Dans la fenêtre à gauche, cliquer sur le « + » devant le fichier créé précédemment, puis sur le « + » devant Table puis sur Feuille1.

On obtient :

Principaux boutons de la barre des données de la table :

Rechercher une donnée

Trier : ouvre une nouvelle fenêtre permettant de trier sur 3 champs

Trier : sélectionner une colonne en cliquant sur son titre avant de cliquer ce bouton pour obtenir un tri croissant

Trier : sélectionner une colonne en cliquant sur son titre avant de cliquer ce bouton pour obtenir un tri décroissant

Filtrer : autoFiltre

Filtrer : appliquer ou non le filtre

Filtrer : filtre standard

Supprimer le filtre et/ou le tri

Afficher ou masquer le Navigateur

➢ Sélectionner les enregistrements

Pour y voir plus clair, un peu de ménage...

1) Dans un premier temps, cliquer sur le bouton pour agrandir l'image de la base de données, puis masquer les colonnes dont on

n'a pas besoin : clic droit sur l'entête de colonne > Masquer la colonne. Malheureusement, il faut masquer les colonnes une par une. On peut aussi régler la

largeur des colonnes à l'aide de la souris : un double-clic ajuste automatiquement la colonne.

2) Ensuite, on va utiliser les boutons de filtre pour sélectionner les enregistrements dont on a besoin. Si mon publipostage concerne les élèves de Mme RAVET, cliquer sur l'un des champs à ce nom puis sur

AutoFiltre . Pour retrouver la liste complète, utiliser Appliquer le filtre (qui ici va désactiver le filtre).Pour vérifier le nombre d'élèves, cliquer sur le bouton Dernier enregistrement . On peut lire « Enregistrement 1 de 25 ». 25 est le nombre total d'enregistrements, 1 est l'enregistrement actif (signalé par une flèche verte).

3) Pour trier les données, utiliser les boutons de tri , et . Pour ces 2 derniers boutons, il faut placer le curseur dans la colonne que l'on veut trier avant de cliquer dessus.



➢ Insérer des champs

Attraper l'entête de colonne avec le bouton gauche de la souris, maintenir ce bouton enfoncé, glisser le curseur jusqu'à l'endroit voulu : lâcher le bouton, le nom du champ apparaît entouré de <>.

Pour supprimer un champ, placer le curseur juste derrière et appuyer sur la touche Effacer ou placer le curseur juste devant et appuyer sur la touche Suppr.

Une fois tous les champs insérés, vérifier la présentation (espace avant et après chaque champ...). Au besoin

utiliser la touche Caractères non imprimables qui permet de visualiser les espaces, sauts de ligne, etc.

➢ Imprimer le publipostage

Pour imprimer, cliquer sur le bouton Imprimer... Une fenêtre s'affiche :

NE SURTOUT PAS COCHER CETTE CASE !

Cliquer Oui.



Nouvelle fenêtre :

Ici on peut encore sélectionner les enregistrements, les trier... Cependant, OOo ayant mémorisé nos paramètres précédents (dans une fenêtre plus grande donc plus lisible), on peut se contenter de vérifier ses choix. Pour nos essais nous n'imprimerons qu'une seule lettre :

● soit en sélectionnant un seul enregistrement : dans le cadre Enregistrements, OOo sélectionne automatiquement le bouton radio Enregistrements marqués ;

● soit en cochant dans l'encadré Enregistrements « De : »

et en écrivant le même nombre dans les 2 champs.

Valider 2 fois. OOo met à jour la lettre :

➢ Ressources

D'autres tutoriels, 5 autres façons d'utiliser les bases de données, des pas-à-pas, des ouvrages, bref, tout sur OpenOffice.org en français : http://fr.openoffice.org/


http://fr.openoffice.org/

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