Op-p-08 Control y Suministro de Combustible
Transcript of Op-p-08 Control y Suministro de Combustible
-
COLTANQUES LTDA Codigo
OP-P-08
Versin 4
Control y Suministro de Combustible Fecha vigencia
18/03/09 Pgina 1 de 23
Nota: Cualquier documento impreso diferente del original firmado y/o cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera de la Intranet de COLTANQUES, sern considerados como COPIAS NO CONTROLADAS
TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE Y RESPONSABLES 2 3. TERMINOS Y DEFINICIONES 3 4. GENERALIDADES 3 5. DESARROLLO 19 6. REGISTRO DE CALIDAD 22 7. CONTROL DE CAMBIOS 23 ACTUALIZ: Linarco Osma
ORIGINAL FIRMADO REPOSA EN CALIDAD
Coordinador Gestin Calidad operacin propios Fecha : 2009-03-18
REVISO: Zully Johana Rodrguez
ORIGINAL FIRMADO REPOSA EN CALIDAD
Coordinadora de Calidad Fecha : 2009-03-18
APROBO: Vctor Hugo Ocampo
ORIGINAL FIRMADO REPOSA EN CALIDAD
Director Operaciones propios Fecha : 2009-03-18
-
COLTANQUES LTDA Codigo
OP-P-08
Versin 4
Control y Suministro de Combustible Fecha vigencia
18/03/09 Pgina 2 de 23
Nota: Cualquier documento impreso diferente del original firmado y/o cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera de la Intranet de COLTANQUES, sern considerados como COPIAS NO CONTROLADAS
1. OBJETIVO Controlar compras, tanqueos e inventarios de combustible a nivel nacional, Desarrollando y creando conciencia en los procesos de recibo, manejo y despacho de los combustibles que como materia prima, constituyen uno de los costos ms significativos en el desarrollo de la operacin de transporte por carretera. 2. ALCANCE Y RESPOSANBLES Aplica a todas las sedes de coltanques a nivel nacional que suministran combustible a la flota propia por medio de estaciones propias, subcontratadas o con convenio Son responsables de llevar a cabo la operacin: - Conductor tractomula operacin nacional: Abastecer y mantener correctamente el vehculo de acuerdo a los estndares y normas establecidas por la Compaa, atendiendo oportunamente los suministros y recomendaciones pertinentes a la utilizacin del combustible. - Auxiliar control Combustible: Realizar el abastecimiento, recepcin, despacho e inventarios diarios de combustible de todos los vehculos de Flota Propia. - Coordinador de Combustible: Ejecucin, cumplimiento y control de las polticas y procedimientos en las actividades de consumos en las Estaciones de Servicio Aliadas presentando mensualmente un balance que muestre todo el comportamiento de tales actividades; adicionalmente verificacin y autorizacin de pago de combustible consumido en las estaciones de servicio aliadas. Ejecucin, cumplimiento y control de las polticas y procedimientos en las actividades de consumos en las Estaciones de Servicio Propias presentando mensualmente un balance que muestre todo el comportamiento de tales actividades; adicionalmente supervisar la calidad del combustible a travs de pruebas y en coordinacin con el rea de mantenimiento.
-
COLTANQUES LTDA Codigo
OP-P-08
Versin 4
Control y Suministro de Combustible Fecha vigencia
18/03/09 Pgina 3 de 23
Nota: Cualquier documento impreso diferente del original firmado y/o cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera de la Intranet de COLTANQUES, sern considerados como COPIAS NO CONTROLADAS
- Inspector / Programador de disponibilidad y/o despachos: Controlar las actividades relacionadas a la administracin, control y despacho de combustible en las regionales, ejecutando adecuadamente los procedimientos y reportar los resultados al Coordinador de Combustible. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES Estacin de Servicio: Conjunto integrado de elementos y equipos ubicados bajo normas bsicas de funcionamiento legal con el fin de almacenar y abastecer combustible a los equipos propios de la compaa. Surtidor Electrnico: Equipo electrnico con aplicacin nica en el suministro de combustible a los vehculos. GRP-1000: Software que controla inventarios y genera registros de entrega de combustible, procesndolos en una base de datos. Tanque Subterrneo: Recipiente de almacenamiento con capacidad de 10.000 gls y compuesto a base de fibra ubicado bajo parmetros establecidos segn decreto 1521. 4. GENERALIDADES La estacin de servicio dentro de las instalaciones de la compaa se ha creado con el animo de mejorar el servicio de abastecimiento a los vehculos que conforman la flota de transporte y a los vehculos que COLVANES como empresa del mismo grupo se surtan en estas instalaciones, igualmente garantizar la oportuna y correcta entrega en calidad y cantidad optimizando y asegurando de esta forma el control y la administracin del proceso. En el desarrollo de la labor de transporte el combustible forma parte fundamental como materia prima para su ejecucin. Es por eso que se hace importante disponer de combustibles de ptima calidad, en forma oportuna y que su descargue al tanque de almacenamiento no entorpezca la labor de despacho de los vehculos dentro de la operacin de la compaa.
-
COLTANQUES LTDA Codigo
OP-P-08
Versin 4
Control y Suministro de Combustible Fecha vigencia
18/03/09 Pgina 4 de 23
Nota: Cualquier documento impreso diferente del original firmado y/o cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera de la Intranet de COLTANQUES, sern considerados como COPIAS NO CONTROLADAS
A continuacin se detallan los procedimientos para el control en estaciones propias y con convenio, las funciones y procedimientos que deben seguir las personas encargadas de operar la estacin de servicio. 4.1 COMBUSTIBLE AGENCIAS CON SURTIDOR PROPIO Siempre que suministre combustible a una agencia que cuente con surtidor propio, el funcionario designado para realizar la recepcin del producto debe:
Determinar el inventario inicial mediante medicin y conversin de la tabla de aforo a unidades de volumen (galones) o en su defecto generar el reporte del producto, verificando las existencias antes de ser suministrado el combustible.
Segn requerimiento de inventario generar la solicitud de pedido de combustible al proveedor establecido va e-mail. Los destinatarios de la solicitud en el proveedor son: facturacin proveedor (responsable por la facturacin de combustible), ejecutivo de cuenta proveedor (responsable de autorizar el suministro de combustible en planta)
Verificar que el tanque del vehiculo cuente con los sellos de seguridad numerados en cada domo y vlvula de descargue, comparar cada numero con los que se muestran en la factura de compra, necesariamente deben coincidir, de no cumplirse esta condicin se deber registrar en la factura describiendo tal novedad y adicionalmente reportarla al proveedor y superior inmediato.
Realizar el descargue del producto en presencia del funcionario que entrega el combustible y quien lo recepciona.
Realizar medicin final del tanque y conversin con tabla de aforo a unidades de volumen (galones) o en su defecto generar el reporte mediante sistema, determinando de esta manera que la diferencia entre la lectura inicial y final corresponda a los galones facturados, relacionndolo en el registro relacin de facturas combustible. En caso de presentarse diferencias, se deber informar al proveedor, Coordinador de combustible al departamento de auditoria acerca de la novedad.
-
COLTANQUES LTDA Codigo
OP-P-08
Versin 4
Control y Suministro de Combustible Fecha vigencia
18/03/09 Pgina 5 de 23
Nota: Cualquier documento impreso diferente del original firmado y/o cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera de la Intranet de COLTANQUES, sern considerados como COPIAS NO CONTROLADAS
Actividades de la operacin
Recibir segn el procedimiento establecido el combustible en las instalaciones de COLTANQUES, por parte del proveedor
Entregar en forma correcta el combustible a cada uno de los vehculos de la compaa y/o de COLVANES previa autorizacin.
Velar por el buen estado de presentacin, mantenimiento y seguridad, en las instalaciones y los equipos de la estacin de Servicio.
Permanecer en forma correcta de lucidez y presentacin personal en su lugar de trabajo
Conocer el plan de contingencia y poder aplicarlo en forma correcta en caso de ser necesario.
Llevar en forma correcta el inventario de combustible Elaborar los pedidos correspondientes a TERPEL o TEXACO a travs de
la coordinacin operativa de la agencia, para evitar desabastecimiento a los equipos de la compaa.
Cada nuevo pedido deber hacerse con la suficiente anticipacin para que el proveedor disponga su programacin y se eviten tropiezos, de acuerdo a la capacidad del tanque (10000 galones) un nuevo pedido deber prepararse por 6000 o 7000 galones cuando el inventario fsico llegue a un mnimo de 3000 galones en Cali y para Bogot deber programarse un nuevo pedido de 11650 galones con un inventario fsico mnimo de 3000 galones, en Barranquilla la capacidad del tanque es de 5000 galones el pedido deber hacerse cuando el inventario fsico este en un nivel mnimo de 2000 galones.
CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO ESTACIONES PROPIAS
Bogota Cali Barranquilla
almacenamiento max 30650 gls 9500 gls 4800 gls
Capacidad tanque estacionario 20000 gls 10000 gls 5000 gls
capacidad max 19000 gls 9500 gls 4800 gls
capacidad min 3000 gls 3000 gls 2000 gls
Bogot cuenta con un carrotanque transporta el combustible y tiene una capacidad de 11650 gls.
-
COLTANQUES LTDA Codigo
OP-P-08
Versin 4
Control y Suministro de Combustible Fecha vigencia
18/03/09 Pgina 6 de 23
Nota: Cualquier documento impreso diferente del original firmado y/o cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera de la Intranet de COLTANQUES, sern considerados como COPIAS NO CONTROLADAS
Informar a la coordinacin de Costos sobre fallas en los equipos y/o problemas relacionados con su funcionamiento que no hayan sido atendidos por los proveedores TERPEL, TEXACO o INSEPET.
Elaborar y enviar en forma correcta los informes diarios de consumo de combustible (relacin) a la oficina de costos operativos en Bogot.
Cumplir con los horarios establecidos de acuerdo al desarrollo de la operacin propia de la compaa.
Las dems inherentes al cargo y/o designadas por la direccin de la agencia de comn acuerdo.
PROCEDIMIENTO PARA EL RECIBO DE COMBUSTIBLE
Designar un sitio seguro en posicin de evacuacin y nivelado para que el conductor estacione el carro tanque.
Asegurarse de que este ubicado en el piso cerca al sitio de descargue, un extintor de 20 libras de polvo qumico tipo BC en perfecto estado.
Verificar que los compartimentos del carro tanque lleguen completamente llenos al nivel del strapling el cual deber tener un sello numerado en perfecto estado. Las capacidades estn generalmente escritas al lado de cada compartimiento.
Verificar el cupo disponible del tanque que recibir el producto para evitar sobrellenado y derrame de producto.
Suspender la entrega de combustibles por el o los surtidores que estn conectados al tanque que recibir el producto.
Medir los tanques de almacenamiento y obtener el inventario inicial, incluyendo la medida de agua usando la pomada indicadora, medida de los tanques se debe hacer con una vara de medida bien calibrada, en perfecto estado y utilizando pomada para corte de producto.
Iniciar el descargue, asegurndose que el producto a descargar corresponde al tanque que recibe
Asegurarse que no existen fuentes de chispa o llama cerca de las bocas de descargue como equipos de preparacin de comidas, contratistas efectuando trabajos en caliente, cerillas cerca de las bocas de llenado, fumadores, transentes, etc.
Chequee que las bocas de medida de los tanques queden tapadas antes de iniciar el descargue de producto.
-
COLTANQUES LTDA Codigo
OP-P-08
Versin 4
Control y Suministro de Combustible Fecha vigencia
18/03/09 Pgina 7 de 23
Nota: Cualquier documento impreso diferente del original firmado y/o cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera de la Intranet de COLTANQUES, sern considerados como COPIAS NO CONTROLADAS
Verificar que no haya fugas por mangueras y conexiones.
Evitar el paso de personas y vehculos cerca del rea de descargue. Se recomienda sealizar el rea con conos o cinta de advertencia en las posibles vas de acceso de vehculos o peatones
Revisar que los compartimentos del carro tanque estn completamente vacos.
Finalmente deber hacerse nuevamente la medicin con la vara calibrada una vez el combustible este en calma para ajustar los inventarios y certificar el recibo a satisfaccin respecto a la cantidad.
NOTA. Para llevar a cabo toda la operacin las personas involucradas debern disponer de elementos de seguridad tales como botas y casco de proteccin.
IMPORTANTE Por ningn motivo permita que el nivel mnimo en el tanque de almacenamiento llegue a 20 cm. ya que esto provocara que la bomba sumergible succione agua, lodos y sedimentos propios de la descomposicin qumica que se encuentran alojados en el fondo del tanque causando daos injustificados a los motores de los equipos de transporte. Operario de estacin de servicio Se hace especialmente importante disponer de combustibles de optima calidad, en forma oportuna y entregados correctamente a los vehculos para que terminen el ciclo en regionales como Bogot, Cali, Cartagena, Barranquilla y Ccuta como ciudad sede donde todos los vehculos han de ser llenados en su totalidad siguiendo las normas para tal fin. Esto hace que el operario encargado de la isla sea una persona preparada para ejecutar este proceso, con amplio criterio y conocimiento sobre normas de seguridad industrial y fsica en la manipulacin de combustibles, claridad absoluta en la atencin y servicio al cliente interno y externo. Actividades de la operacin de abastecimiento de combustible Mantener en perfecto estado de orden y aseo el rea completa de la
estacin (surtidores. Accesos, carcamos, pisos y dems), velar por que las instalaciones sanitarias ubicadas en el rea de la estacin permanezcan aseadas (informar y solicitar este servicio al rea administrativa cuando se requiera)
-
COLTANQUES LTDA Codigo
OP-P-08
Versin 4
Control y Suministro de Combustible Fecha vigencia
18/03/09 Pgina 8 de 23
Nota: Cualquier documento impreso diferente del original firmado y/o cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera de la Intranet de COLTANQUES, sern considerados como COPIAS NO CONTROLADAS
Colaborar en la correcta ubicacin del vehculo y guiar al conductor para su ingreso a los carcamos en forma segura
Evitar derrames de combustible por sobrellenado de los tanques, descuido en la operacin, colaboracin de terceros en la maniobra etc.
No tanquear un vehculo cuando los tanques se encuentren perforados, hasta tanto no sean reparados por el taller de mantenimiento.
Cumplir estrictamente la norma respecto al nivel de llenado. Llevar en forma alterna un inventario de las existencias de combustible
en los tanques de almacenamiento para evitar desabastecimiento
Entregar combustible a todos los vehculos de la compaa y a los de COLVANES previo cumplimiento de los requisitos (presentar vale de autorizacin debidamente diligenciado)
Hacer respetar las normas de seguridad y velocidad dentro de la estacin de servicio.
Expedir en forma correcta el vale correspondiente, llenando todos los espacios y la aceptacin mediante la firma por parte del conductor.
Reportar cualquier situacin que genere peligro para la seguridad propia, de las instalaciones y de los usuarios.
Reportar cualquier anomala que se presente con los usuarios del servicio (conductores) y con los equipos (Daos, mal funcionamiento)
Llenar cada da al finalizar el turno la planilla de novedades turnos OP-F-42 y planilla control suministro de combustible OP-F-41.
Durante el transcurso del turno el supervisor de control de combustible debe anexar al manifiesto del viaje que trae el conductor la tirilla de tanqueo y escribir en el mismo los galones suministrados y numero de tirilla que genero el sistema, una vez escrito los valores de tanqueo y tirilla de tanqueo debe entregarle al conductor el manifiesto.
Hacer entrega formal del turno al compaero que ingresa (surtidores limpios, piso limpio, corte de venta etc.
Preparar y disponer lo necesario para el descargue de combustible a los tanques de almacenamiento siguiendo el procedimiento que a continuacin se describe.
TURNOS Lunes a Sabado Domingos Festivos
BOGOTA 3 turnos operativos 24 Hrs 6 am a 2pm 6 am a 2pmCALI 2 turnos operativos 6 am a 10pm 6 am a 2pm 6 am a 2pm
BARRANQUILLA 2 turnos operativos 24 Hrs 6 am a 2pm 6 am a 2pm
TURNOS OPERATIVOS ESTACIONES DE SERVICIO PROPIAS
TURNOS
-
COLTANQUES LTDA Codigo
OP-P-08
Versin 4
Control y Suministro de Combustible Fecha vigencia
18/03/09 Pgina 9 de 23
Nota: Cualquier documento impreso diferente del original firmado y/o cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera de la Intranet de COLTANQUES, sern considerados como COPIAS NO CONTROLADAS
4.2 COMBUSTIBLE ESTACIONES DE SERVICIO CON CONVENIO Cuando se autoriza un tanqueo en una estacin de servicio con convenio el procedimiento es el siguiente:
El conductor se debe comunicarse telefnicamente al Coordinador de Combustible solicitndole el suministro de combustible.
El Coordinador de Combustible registrara la solicitud de tanqueo en un archivo en Excel diligenciando datos como, fecha, placas, tipo de motor, origen y destino de la ruta, etc.
Se autorizaran un tanqueo parcial en funcin de:
Capacidad de los tanques de combustible
El origen de la ruta que cubra. El peso que transportaba. El siguiente destino que cubrira.
El cliente. El tipo de motor y vehiculo.
El Coordinador de Combustible debe registrar en el talonario de ORDEN DE TANQUEO detallando fecha, nombre de la estacin de servicio, nombre del conductor, numero de cedula del conductor, cantidad de galones autorizados a suministrar, valor de los galones suministrados, ruta que cubra el vehiculo.
El Coordinador de Combustible se pondr en contacto telefnico con el representante de la estacin de servicio para autorizar el suministro de combustible, y debe enviar por fax dicha autorizacin.
Para la validacin de las facturas generadas por estos tanqueos, la estacin de servicio con convenio debe anexar a la cuenta de cobro las ordenes de tanqueo autorizadas das previos por el Coordinador de combustible
-
COLTANQUES LTDA Codigo
OP-P-08
Versin 4
Control y Suministro de Combustible Fecha vigencia
18/03/09 Pgina 10 de 23
Nota: Cualquier documento impreso diferente del original firmado y/o cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera de la Intranet de COLTANQUES, sern considerados como COPIAS NO CONTROLADAS
El Coordinador de Combustible debe realizar seguimiento a estos suministros y garantizar los controles necesarios.
El procedimiento se defini bajo los siguientes criterios: DEFINICIN DEL NUEVO PROCEDIMIENTO
Llegada de vehiculo a agencia. Determinar tipo de vehiculo (segn tabla).
Definir capacidad de galonaje en el tanque de combustible (segn tabla).
Determinar la cantidad de galones a autorizar. SI autoriza continua proceso
NO fin de proceso.
-
COLTANQUES LTDA Codigo
OP-P-08
Versin 4
Control y Suministro de Combustible Fecha vigencia
18/03/09 Pgina 11 de 23
Nota: Cualquier documento impreso diferente del original firmado y/o cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera de la Intranet de COLTANQUES, sern considerados como COPIAS NO CONTROLADAS
Expide vale de tanqueo segn formato.
Describe la cantidad estimada anteriormente. Debe existir firma y sello.
La firma nica autorizada para la entrega de rdenes de tanqueo Corresponde al Coordinador de operaciones de la agencia Medelln o Bucaramanga.
Se enviara carta de autorizacin a la estacin de servicio Correspondiente
El conductor regresa el vale de la estacin o copia con del tiquete del Surtidor electrnico se recepcin el manifiesto con los respectivos documento de tanqueo y se enva informacin a Bogota (cuentas Conductores).
EXCEPCIONES AL PROCEDIMIENTO
Autorizaciones a los administradores de flota.
Siempre que se finalice un recorrido se expedir una autorizacin donde la cantidad de galones se debe especificar (full o llenado total y el proceso contina como el anterior.
El vehiculo o vehculos que ejecuten operaciones de patio en esta ciudad se debe expedir una sola orden de tanqueo al mes que se realizara el 30 de cada mes antes de las 00:00 horas. Y continuara como el proceso anterior.
El vehiculo que cubre la ruta San Pedro Medelln - San Pedro, debe ejecutar un solo tanqueo al mes y debe ser antes de las 00:00 horas y el procedimiento continuara como el anterior
Cualquier tipo de excepcin diferente que se presente debe ser avisada a el Director nacional de operaciones o al Coordinador de Combustible quienes dar la autorizacin respectiva y actualizaran la tabla.
NOTA Para el vehiculo que esta al servicio de la operacin de paqueteo, el combustible lo administrara y lo asumir Colvanes.
-
COLTANQUES LTDA Codigo
OP-P-08
Versin 4
Control y Suministro de Combustible Fecha vigencia
18/03/09 Pgina 12 de 23
Nota: Cualquier documento impreso diferente del original firmado y/o cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera de la Intranet de COLTANQUES, sern considerados como COPIAS NO CONTROLADAS
TABLA DE EVALUACION PARA RENDIMIENTO DE COMBUSTIBLE k/g Tipo de Vehculo CABEZOTE
KM/GALON VACIO KM/GALON
Volumen-1-10 TON
PAQUETEO KM/GALON
MASIVO KM/GALON
TANQUES KM/GALON
Kw-97-electronica 13 10 8.5 7.5 7 7.3
Chevrolet-97 electrnica
11.5 9.5 8 7 6.2 6.4
Kw-95-electronica 10.5 9 7.8 6.6 6.2 6
Kw-93-T-600 10 8 7 6 5.5 5
Kw-93-T-800 10 8 6.8 6 5.2 5
Kw-81 7.5 7 6 5.2 4.6 4.8
Chevrolet-Brigadier-89
8.5 7.3 6 5 4.5 4.8
Internacional-N-14-410
10.2 7.5 6.7 6.1 5.2 5.5
Mack-95-Mecanica 9 8.2 7.4 5.8 5 5.3
Internacional Liviano
N.A 14 12.5 11.3 11 N.A
Kw 04 -05-07 electronica
13 10.5 8.5 7.5 7 7.3
Tabla capacidad de almacenamiento de combustible por vehiculo (ver anexo)
-
COLTANQUES LTDA Codigo
OP-P-08
Versin 4
Control y Suministro de Combustible Fecha vigencia
18/03/09 Pgina 13 de 23
Nota: Cualquier documento impreso diferente del original firmado y/o cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera de la Intranet de COLTANQUES, sern considerados como COPIAS NO CONTROLADAS
TABLA COMBUSTIBLE MEDELLIN Galones autorizados segn capacidad de tanques vehiculo
TIPO DE VEHICULO CAPACIDAD GALONES AUTORIZADOS
Kw-97-electrnica 240 50
Chevrolet-97 electrnica
200 70
Kw-95-electrnica 300 0
Kw-93-T-600
300 0
Kw-93-T-800
300 0
Chevrolet-Brigadier-91 200 70
Internacional Liviano 140 30
Kw-2003 electrnica
240 50
Kw-2004 electrnica
240 50
Kw-2005 electrnica
240 50
-
COLTANQUES LTDA Codigo
OP-P-08
Versin 4
Control y Suministro de Combustible Fecha vigencia
18/03/09 Pgina 14 de 23
Nota: Cualquier documento impreso diferente del original firmado y/o cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera de la Intranet de COLTANQUES, sern considerados como COPIAS NO CONTROLADAS
TABLA COMBUSTIBLE BUCARAMANGA Galones autorizados segn capacidad de tanques vehiculo
TIPO DE VEHICULO CAPACIDAD GALONES AUTORIZADOS
Kw-97-electrnica 240 100
Chevrolet-97 electrnica
200 120
Kw-95-electrnica 300 0
Kw-93-T-600
300 0
Kw-93-T-800
300 0
Chevrolet-Brigadier-91 200 120
Internacional Liviano 140 80
Kw-2003 electrnica
240 100
Kw-2004 electrnica
240 100
Kw-2005 electrnica
240 100
-
COLTANQUES LTDA Codigo
OP-P-08
Versin 4
Control y Suministro de Combustible Fecha vigencia
18/03/09 Pgina 15 de 23
Nota: Cualquier documento impreso diferente del original firmado y/o cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera de la Intranet de COLTANQUES, sern considerados como COPIAS NO CONTROLADAS
Mapa estaciones de servicio
Barranquilla
Propia
Cartagena
Convenio
Cucuta
Abastecimiento
Bucaramanga Convenio
Bogot
propia
Villavicencio
Convenio
Medellin
Convenio
Manizalez Abastecimiento
Cali Propia
Buga
Abastecimiento
Cali
Abastecimiento
-
COLTANQUES LTDA Codigo
OP-P-08
Versin 4
Control y Suministro de Combustible Fecha vigencia
18/03/09 Pgina 16 de 23
Nota: Cualquier documento impreso diferente del original firmado y/o cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera de la Intranet de COLTANQUES, sern considerados como COPIAS NO CONTROLADAS
4.3 CONTROL DE INVENTARIO DE EXISTENCIAS.
El Coordinador de Combustible deber establecer el inventario inicial en aquellas estaciones que cuenten con surtidor propio mediante medicin y uso de tablas de aforo o en su defeco generar el reporte mediante sistema.
Teniendo la medida de volumen en existencias, inicia el control de acuerdo al suministro para cada vehiculo de la flota propia en las agencias por medio del reporte enviado al Coordinador de Combustible (formato control consumo combustible agencias diligenciado).
Mensualmente (quinto da hbil del siguiente mes), el Coordinador de Combustible debe presentar un informe a la direccin de operaciones flota con copia a auditoria por agencia detallando compras contra los correspondientes tanqueos del periodo, inventario inicial y final expresados en valores y en pesos.
Salvo casos de fuerza mayor autorizados previamente por la agencia general, no podr suministrarse combustible en estaciones de servicio diferentes a las que cuentan con convenio o se encuentran en el interior de las estaciones de las agencias.
En aquellas agencias que cuentan con surtido sistematizado, peridicamente se deben hacer mediciones manuales para verificar consistencia entre la informacin arrojada por el sistema contra medida fsica.
-
COLTANQUES LTDA Codigo
OP-P-08
Versin 4
Control y Suministro de Combustible Fecha vigencia
18/03/09 Pgina 17 de 23
Nota: Cualquier documento impreso diferente del original firmado y/o cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera de la Intranet de COLTANQUES, sern considerados como COPIAS NO CONTROLADAS
PRECIO X GALON A 31-Dic-08
INVENTARIO INICIAL A 31-Dic-08 27,673 157,893,559 5,766 32,858,449 2,305 12,750,015 12,913 72,558,534 48,656.50 276,060,558
COLTANQUES 294,263 1,678,976,304 91,195 519,735,409 87489 483,941,904 38,543 216,574,273 511,490.75 2,899,227,890
COLVANES 20,201 115,260,609 9,065 51,662,031 6945.6 38,419,309 7,638 42,918,151 43,849.46 248,260,100
LAVADO 18 102,811 126 144.02 102,811
TALLER 72 411,266 72.08 411,266
EFECTIVO 99 567,191 3,138 3,237.68 567,191
TOTAL CONSUMO MES DEDICIEMBRE DE 2008 314,654 1,795,318,181 103,398 589,282,912 94,561 523,058,176 46,181 259,492,424 558,793.99 3,167,151,694109,164
TOTAL COMPRAS A 31-Dic-08 321,400 1,833,808,766 106,360 606,161,594 94,560 523,054,858 59,400 333,770,382 581,720.00 3,296,795,600OTROS INGRESOS SNA980 90
INVENTARIO FINAL A 31-Dic-08 34,509 196,897,656 8,727 49,737,132 2,304 12,746,696 26,132 146,836,492 71,672.51 406,217,976
INVENTARIO FISICO A 31-Dic-08 35,308 201,456,503 8312 47,371,335 1,990 11,007,605 22,382 125,765,129 67,992.00 385,600,572
DIFERENCIA 799 4,558,846 -415 -2,365,797 -314 -1,739,091 -3,750 -21,071,363 -3,680.51 -20,617,404
COLTANQUES LTDACOMPRAS vs CONSUMO EN GALONES
DICIEMBRE DE 2008BOGOTA CALI B/QUILLA VA 40 CARTAGENA ZF BALANCE GRAL
5,638.835,705.69 5,699.15 5,531.46 5,619.03
Modelo Balance Combustible Estaciones Propias
Modelo Balance Combustible Estaciones con Convenio
gal $
COSTO X GALON DICIEMBRE 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
INVENTARIO INICIAL DIC 01/2006 20,451.00 91,785,420
CONSUMO DICIEMBRE
COLTANQUES 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 370,114.00 1,654,896,473.14
COLVANES
LAVADO
TALLER
EFECTIVO
TOTAL CONSUMO DICIEMBRE 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 415,653.00 1,858,801,132.23
TOTAL COMPRAS DICIEMBRE 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 425,690.00 1,903,819,157.50
INVENTARIO FINAL DIC 31/2006 30,488.00 136803445.3
INVENTARIO FISICO 30,113.00 135,161,652.95
DIFERENCIA 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 -375.00 -1,641,792.31
VILLAVICENCIO BALANCE DICIEMBRECARTAGENA CUCUTA MANIZALEZ MEDELLIN
COMPRAS vs CONSUMO EN GALONES
DICIEMBRE DE 2006OTROS BUCARAMANGA BUGA
-
COLTANQUES LTDA Codigo
OP-P-08
Versin 4
Control y Suministro de Combustible Fecha vigencia
18/03/09 Pgina 18 de 23
Nota: Cualquier documento impreso diferente del original firmado y/o cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera de la Intranet de COLTANQUES, sern considerados como COPIAS NO CONTROLADAS
4.4 CONFORMIDAD DE FACTURAS. El Coordinador de Combustible deber revisar las facturas por concepto de compra de combustible, verificar que los precios y galones se ajusten al correspondiente valor del mes y que todos los soportes garanticen una correcta adquisicin.
-
COLTANQUES LTDA Codigo
OP-P-08
Versin 4
Control y Suministro de Combustible Fecha vigencia
18/03/09 Pgina 19 de 23
Nota: Cualquier documento impreso diferente del original firmado y/o cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera de la Intranet de COLTANQUES, sern considerados como COPIAS NO CONTROLADAS
5. DESARROLLO 5.1 RECIBO DE COMBUSTIBLE DE LA ESTACION DE SERVICIO No ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE
1
2
3
4
5
6
7
8
9
- Verificar los niveles de combustible en los tanques de
almacenamiento.
- solicitar combustible va e-mail si el nivel es menor o igual a3000 galones.
- Informar al conductor programacion de carge de combustible
- Designar un sitio seguro en posicin de evacuacin y nivelado
para estacione el carrotanque.
- Ubicar en el piso cerca al sitio de descargue un extintor de 20libras tipo BC.
- Verificar precintos de seguridad registrados en la vitcora. - Verificar que los compartimientos lleguen llenos a nivel segn
las capacidades escritas al lado de cada conpartimiento.
- Verificar el cupo disponible del tanque que recibir el producto
para evitar sobrellenado y derrame de producto. - Medir los tanques de almacenamiento y obtener el inventario
inicial, incluyendo la medida de agua usando la pomada
indicadora, medida de los tanques se debe hacer con una vara de
medida bien calibrada, en perfecto estado y utilizando pomadapara corte de producto.
- Suspender la entrega de combustibles por el o los surtidores
que estn conectados al tanque que recibir el producto.
- Asegurar que no existen fuentes de chispa o llama cerca de las
bocas de descargue como equipos de preparacin de comidas,contratistas efectuando trabajos en caliente, cerillas cerca de las
bocas de llenado, fumadores, transeuntes, etc.
- Chequear que las bocas de medida de los tanques quedentapadas antes de iniciar el descargue de producto.
- Verificar que no haya fugas por mangueras y conexiones.
- Evitar el paso de personas y vehculos cerca del rea de
descargue. Se recomienda sealizar el rea con conos o cinta de
advertencia en las posibles vas de acceso de vehculos o peatones - Iniciar el descargue, asegurndose que el producto a descargar
corresponde al tanque que recibe
- El conductor del carro tanque deber estar supervisando la
operacin de descargue durante el tiempo que esta dure.
Coordinador de
Combustible
Auxiliar control
combustible
Auxiliar control
combustible
Coordinador de
combustible
Auxilir control
combustible
Coordinador decombustible
Auxiliar controlcombustible
Auxiliar control
combustible
Auxiliar control
combustible
Conductor
Inicio
Ubicar elcarrotanque para el
descargue
Programar elrequerimientode combustible
Verificarniveles y
dispositivos deseguridad
Ubicar elementosde seguridadindustrial
Verificar estado detanques
Suspender laentrega decombustible
Preparardescargue
Restringir acceso azona de descargue
Iniciar el descargue
-
COLTANQUES LTDA Codigo
OP-P-08
Versin 4
Control y Suministro de Combustible Fecha vigencia
18/03/09 Pgina 20 de 23
Nota: Cualquier documento impreso diferente del original firmado y/o cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera de la Intranet de COLTANQUES, sern considerados como COPIAS NO CONTROLADAS
10
11
12
13
14
- Si existe derrame de combustible se debe activar las alarmas de
suspencin de descargue de combustible.
- Se activa automticamente a fin de suspender inmediatamente
el paso de combustible del carrotanque a los tanques de
almacenamiento.
- Se activa manualmente para cerrar los compartimientos de
descargue del carrotanque.
- Revisar que los compartimentos del carro tanque estn
completamente vacos.
- Finalmente deber hacerse nuevamente la medicin con la vara
calibrada una vez el combustible este en calma para ajustar los
inventarios y certificar el recibo a satisfaccin respecto a la
cantidad facturada.
supervisor control
combustibler
supervisor control
combustibleo
Conductor
supervisor control
combustible
supervisor control
combustibleCoordinador de
evaluacin y desempeo a
conductores
FIN
Existe derramede producto?
Activar la vlvulade desfogue
SI
NO
Activar la vlvuladel carrotanque
Verificar eldescarguecompleto delcarrotanque
Verificar nivelesde combustible
-
COLTANQUES LTDA Codigo
OP-P-08
Versin 4
Control y Suministro de Combustible Fecha vigencia
18/03/09 Pgina 21 de 23
Nota: Cualquier documento impreso diferente del original firmado y/o cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera de la Intranet de COLTANQUES, sern considerados como COPIAS NO CONTROLADAS
5.2 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE DE LA ESTACION DE SERVICIO
- Ubicar los tanques el vehculo entre 1 y 1,5 metros de distancia
al surtidor de combustible.
- Verificar el estado de los tanques de combustible del cabezote.
- Si los tanques presentan golpes, fisuras, fugas o daos en
general, no se entregar combustible hasta realizar el
mantenimiento respectivo una vez generada la orden de trabajo.
- Con la orden de trabajo ingresar el cabezote se dispondr a
rea tcnica.
- Se abren las tapas de los tanques del cabezote, dejandolas
disponibles para recibir el combustible.
- Retirar las pistolas del surtidor y colocarlas de manera
horizontal al tanque del vehculo para evitar derrames.
- Ubicar el lector de I-BUTTON en el chip del cabezote para
habilitar en el sistema la entrega del combustible y control de
inventarios.
- Llenar los tanques hasta el nivel (FULL) del tanque indicado (1
cm por debajo del cuello del tanque)
- Se entregar la planilla de fin de viaje, orden de servicio o
recorrido adicional al auxiliar de estacin de servicio.
- Imprimir el comprobante de entrega de combustible.
- Registrar en la planilla el nmero del comprobante y cantidad
en galones entregados al cabezote.
- Firmar el comprobante de entrega de combustible y adjuntar
copia a planilla de fin de viaje, orden de servicio o recorrido
adicional.
- Retirar mangueras de los tanques del cabezote y ubicarlas en el
surtidor.
- Cerrar las tapas de los tanques del cabezote.
- Colocar dispositivos de seguridad (cadenas, candados,
sobretapas).
- Retirar el vehculo de la estacin de servicio.
No ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Conductor
Auxiliar control
combustible
Inspector
Inspector
Conductor
Conductor
Auxiliar control
combustible
Auxiliar control
combustible
Auxiliar control
combustible
Auxiliar control
combustible
Conductor
Conductor
Auxiliar control
combustible
Conductor
Inicio
Entrega decombustible
Habilitar laentrega de
combustible en elsistema
FIN
Abrir las tapas delos tanques delcabezote
Ingreso delcabezote a laestacin deservicio
Colocar pistolasde
abastecimiento
Tanques enbuen estado
SI
Generar ordende trabajo
Retirar elvehculo de laestacin
NO
Entrega dedocumentos
Aceptacin deentrega decombustible
Salida del cabezotede la estacin de
servicio
-
COLTANQUES LTDA Codigo
OP-P-08
Versin 4
Control y Suministro de Combustible Fecha vigencia
18/03/09 Pgina 22 de 23
Nota: Cualquier documento impreso diferente del original firmado y/o cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera de la Intranet de COLTANQUES, sern considerados como COPIAS NO CONTROLADAS
6. REGISTROS DE CALIDAD REGISTRO CODIGO RESPOSABLE DE
ALMACENAMIENTO TIEMPO DE RETENCION
DESTINO FINAL
Sistema GRP-1000
software Coordinador de Combustible
permanente Backup
Sistema GREXCOME
software Jefe Costos Operativos permanente Backup
Orden de tanqueo para agencias (preimpreso)
N.A. Cuentas Conductores Un mes Archivo
Tabla de aforo
N.A. Coordinador Combustibles
5 aos Archivo histrico
Relacin facturas combustible
N.A. Coordinador de Combustibles
1 Mes Sistema
Solicitud combustible
N.A. Coordinador de Combustibles
1 mes Cuenta conductores
Tiquete inventario combustible
N.A. Coordinador costos operativos
1 mes Archivo general
Factura del servicio de combustible
N.A. Contabilidad 1 mes Archivo general
Planilla control suministro de combustible
OP-F-41. Coordinador de Combustibles
6 Meses Destruir
Planilla de novedades turnos
OP-F-42. Coordinador de Combustibles
6 Meses Destruir
-
COLTANQUES LTDA Codigo
OP-P-08
Versin 4
Control y Suministro de Combustible Fecha vigencia
18/03/09 Pgina 23 de 23
Nota: Cualquier documento impreso diferente del original firmado y/o cualquier archivo electrnico que se encuentre fuera de la Intranet de COLTANQUES, sern considerados como COPIAS NO CONTROLADAS
REGISTRO CODIGO RESPOSABLE DE ALMACENAMIENTO
TIEMPO DE RETENCION
DESTINO FINAL
Recibo de inventario de combustible (veeder-root)
N.A. Auditoria interna 1 mes Archivo general
Tiquete de tanqueo combustible
N.A. Jefe costos operativos 1 mes Archivo general
Relacion de consumo diario
N.A. Jefe costos operativos 1 mes Archivo general
Control consumo combustible agencias
OP-F-44 Jefe costos operativos Auxiliar de costos operativos
1 mes Destruir
7. CONTROL DE CAMBIOS VERSION CAMBIO FECHA
1 Elaboracin del documento 14/02/07
2 Revisin de registros de calidad 2/05/2007
3 Revisin general del procedimiento 20/06/2008
4 Cambio en responsable, se establece un Coordinador de Costos Operativos como Coordinador de Combustible y el otro Coordinador de Costos Operativos queda como Jefe de Costos Operativos, los Auxiliares de Combustible quedan como Auxiliares de control combustible, Actualizacin tabla Compras Vs Consumo en Galones.
18/03/2009