onPost Paperless Portuguese
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Do papel… ao bit
O arquivo electrónico de documentos respeito ao papel, é hoje muito vantajoso em termos de custo/documento e mais seguro graças á possivel duplicação em vários Datacenter
1956: IBM 305 RAMAC,Hard Disk de 5 MB, peso 1.000 Kg
2008: Western Digital Caviar Green (foto) y Seagate Barracuda LP, Hard
Disk de baixo consumo de 2.000.000 MB (2 TB), peso 0.5 Kg, custo 240$
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Arquivo Electrónico de Documentos
A moderna tecnologia Software permite substituir o papel com uma gestão informatizada dos documentos
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Substituição de Preservação
A lei Comunitária e Portuguesa permite certificar em “Substituição de Preservação” parte do arquivo (facturas, Registo IVA, Livro Diario, etc.) atribuindo-lhe plena validez Fiscal em relação com o Estado:
• a custos inferiores em relação ao papel (gestão e marca)
• sem a necessidade de conservar os originais
• os originais não necessitam de estar mais em papel
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Entrega de cartas/paquetes
Ao cliente pode-se entregar , se este o pedir, uma cópia do documento: são eliminados todos os outros e todos os custos da sua gestão
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Arquitectura geral
ERPGSM - GPRS – UMTS – HDSPA
- HSUPA
ARQUIVODOCUMENTOS
Em ambos os casos a informação colectada é enviada em tempo real e a documentação está disponivel imediatamente no terminal habilitado para os responsáveis do departamento
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Vantagens do Paperless
Permite redução nos custos do papel e da sua impressão
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Redução de custos e espaço do arquivo físico (locais, prateleiras, armários, arquivadores , gavetas, caixas , etc)
Vantagens do Paperless
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Redução de recursos utilizados em fatigosas fases de recolha, seleção, inserção no sistema e arquivo dos
documentos. Drástica redução de erros.
Vantagens do Paperless
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Busca fácil e veloz dos documentos: por número documento, critério físico, conexão entre documentos, link
directos e chaves de busca.
Vantagens do Paperless
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Respeito pelo Meio Ambiente
Vantagens do Paperless
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Vantagens
Conexão directa e automática a sistemas de Arquivação de Documentos e Conservação Substitutiva,
graças ao .onX
ARQUIVO DE DOCUMENTOS
ERP
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Vantagens
Informações e alertas em tempo real personalizável em forma e conteúdo (SMS, e-mail) para cada responsável
departamental graças ao .onPush
ARQUIVODOCUMENTAL
ERP
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Vantagens
Disponibilidade em tempo real dos documentos simultaneamente em todas as sedes da empresa, envío e
usuários habilitados.
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Rapídissimo Retorno do investimento
Vantagens
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Vantagens
Melhor Reputação Empresarial: modernidade e respeito pelo meio ambiente
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