ONLINE ORDER SYSTEM e – PROCUREMENTonlineorder.datascrip.co.id/newonlineorder/manual-in.pdf ·...

14
ONLINE ORDER SYSTEM e – PROCUREMENT Version 1.0

Transcript of ONLINE ORDER SYSTEM e – PROCUREMENTonlineorder.datascrip.co.id/newonlineorder/manual-in.pdf ·...

Page 1: ONLINE ORDER SYSTEM e – PROCUREMENTonlineorder.datascrip.co.id/newonlineorder/manual-in.pdf · monitoring, reporting dan kemungkinan terjadinya kesalahan barang yang dipesan sehingga

ONLINE ORDER

SYSTEM e – PROCUREMENT

Version 1.0

Page 2: ONLINE ORDER SYSTEM e – PROCUREMENTonlineorder.datascrip.co.id/newonlineorder/manual-in.pdf · monitoring, reporting dan kemungkinan terjadinya kesalahan barang yang dipesan sehingga

Pendahuluan

Begitu pentingnya peran dari Departemen Purchasing dalam suatu perusahaan untuk

memenuhi kebutuhan kantor dari hal yang sederhana namun penting seperti Alat

Tulis Kantor ( Stationeries & Supplies ) hingga alat- alat berat.

Hambatan yang sering terjadi bagi seorang purchasing adalah kesulitan dalam

monitoring, reporting dan kemungkinan terjadinya kesalahan barang yang dipesan

sehingga membuat waktu menjadi tidak efektif dan efisien.

PT Datascrip akan memberikan kemudahan dalam system pembelian atau

pemesanan dengan system online order. Yang mana system ini dibuat untuk

memberikan kemudahan dalam hal :

1. Proses ordering

2. Monitoring & Reporting

3. Focus pada Core Business

4. Online Ordering system yang dapat disesuaikan dengan organisasi dan

prosedur yang ada.

Proses Ordering & Kontrol/Monitoring

Secara umum, proses pesanan seperti bagan tersebut di bawah ini :

User / Requestor

Atasan / Dep Head

Purchasing

Receiver

Rekanan

Page 3: ONLINE ORDER SYSTEM e – PROCUREMENTonlineorder.datascrip.co.id/newonlineorder/manual-in.pdf · monitoring, reporting dan kemungkinan terjadinya kesalahan barang yang dipesan sehingga

Dapat kita perhatikan dari bagan tersebut diatas bayak proses yang tidak efisien,

diantaranya adalah :

Harga barang yang akan di beli oleh user belum sepenuhnya di setujui oleh

atasan atau oleh purchasing dept.

Purchasing dept akan banyak membuang waktu dalam hal bernegosiasi

dengan pihak rekanan.

Banyaknya vendor yang harus dikumpulkan untuk memenuhi kebutuhan yang

berbeda – beda sehingga waktu dan biaya menjadi tidak efektif dan efisien.

Kemungkinan harga dapat dipermainkan karena tidak adanya transparansi harga

Dan banyak hal lainnya

Dengan hal tersebut diatas maka PT Datascrip memberikan satu solusi dengan cara

Online Ordering system, yang mana system ini akan memberikan efisiensi pada

Proses ordering :

User / Requestor

Atasan / Dep Head

Rekanan

Receiver

Page 4: ONLINE ORDER SYSTEM e – PROCUREMENTonlineorder.datascrip.co.id/newonlineorder/manual-in.pdf · monitoring, reporting dan kemungkinan terjadinya kesalahan barang yang dipesan sehingga

Bagan tersebut diatas dapat menjelaskan dalam proses ordering terjadi efisiensi

yang banyak, salah satunya adalah efisiensi waktu & SDM.

System online order ini adalah sebuah system yang akan di implementasikan dengan

cara b2b, PT Datascrip akan membangun portal khusus untuk PT. Mitsui Export

Indonesia tanpa menyentuh system lain yang ada di internal PT. Mitsui Export

Indonesia.

Sebagai contoh dalam proposal ini kami tampilkan salah satu bentuk online order

yang sudah kami implementasikan di customer kami.

Tampak Muka dari Online system :

Pada halaman utama di sediakan 1 Login Area, untuk user login baik untuk user sebagai Requestor/Approver. Sedangkan bagi mereka yang tidak memiliki akses masuk tapi ingin melihat produk-produk yang ada maka di sediakan halaman 2 Demo Produk.

Demo Produk

Halaman ini disediakan untuk para user yang tidak memiliki otoritas sebagai requestor tapi ingin melihat atau mencari terlebih dahulu informasi mengenai produk yang diinginkan.

Page 5: ONLINE ORDER SYSTEM e – PROCUREMENTonlineorder.datascrip.co.id/newonlineorder/manual-in.pdf · monitoring, reporting dan kemungkinan terjadinya kesalahan barang yang dipesan sehingga

Jika user memiliki akses sebagai Requestor, maka setelah memasukkan username dan password dengan benar akan muncul halaman “Favorite Items”. Di halaman ini bisa di atur produk apa saja yang sekiranya sering di pesan, jadi user tidak perlu repot memilih grup produk dan mencari-cari dahulu.

Jika yakin dengan pilihan anda, dan anda ingin memesan, klik pada tombol Bergambar keranjang bertuliskan Add.

Page 6: ONLINE ORDER SYSTEM e – PROCUREMENTonlineorder.datascrip.co.id/newonlineorder/manual-in.pdf · monitoring, reporting dan kemungkinan terjadinya kesalahan barang yang dipesan sehingga

Setelah penekanan tombol, maka anda akan di bawa menuju halaman keranjang belanja anda (Cart).

Dibagian ini anda bisa mengubah jumlah produk yang ingin di pesan. Setelah yakin dengan produk yang di pesan. Tekan tombol Confirm Order.

Page 7: ONLINE ORDER SYSTEM e – PROCUREMENTonlineorder.datascrip.co.id/newonlineorder/manual-in.pdf · monitoring, reporting dan kemungkinan terjadinya kesalahan barang yang dipesan sehingga

Maka akan di tampilkan halaman Posting Order. Disini anda harus menentukan Approver yang kita inginkan untuk meng-Approve Request ini, juga Company yang me-request. Juga bisa di tambahkan Special Notes. Jika semua sudah di yakinkan benar adanya. Klik tombol Post to Approver pada bagian bawah.

Setelah di “Post to Approver” maka Approver yang di tentukan akan menerima Email notifikasi untuk segera memeriksa Online Order nya dan meng-Approve request tersebut.

Kemudian Approver memilih PO yang ingin di periksa terlebih dahulu.

Page 8: ONLINE ORDER SYSTEM e – PROCUREMENTonlineorder.datascrip.co.id/newonlineorder/manual-in.pdf · monitoring, reporting dan kemungkinan terjadinya kesalahan barang yang dipesan sehingga

Setelah pemilihan nomor PO. Maka akan tampil halaman berisi informasi detail tentang PO tersebut.

Bisa di tambahkan catatan (Notes) terlebih dahulu, setelah itu jika ingin meng-

Approve PO tersebut, cukup menekan tombol Approve

Kemudian PO tersebut akan di terima oleh Datascrip yang kemudian akan di proses. Admin datascrip akan memberikan konfirmasi jadwal pengiriman barang ke

Page 9: ONLINE ORDER SYSTEM e – PROCUREMENTonlineorder.datascrip.co.id/newonlineorder/manual-in.pdf · monitoring, reporting dan kemungkinan terjadinya kesalahan barang yang dipesan sehingga

Requester dan receiver dan akan menerima email ketika PO nya sudah di proses oleh Datascrip. Contoh email yang di terima oleh Requestor.

Berikut proses penjadwalan pengiriman dari admin datascrip

Page 10: ONLINE ORDER SYSTEM e – PROCUREMENTonlineorder.datascrip.co.id/newonlineorder/manual-in.pdf · monitoring, reporting dan kemungkinan terjadinya kesalahan barang yang dipesan sehingga

Kemudian setelah itu pilihlah nomor PO yang akan di masukkan status Delivery nya. Klik Full Delivery untuk PO yang barangnya diterima sekaligus. Masukkan delivery date dengan meng-klik icon kalender dan pilih tanggal delivery nya. Setelah itu klik Save untuk menyimpan status Delivered.

Sedangkan untuk PO yang barangnya tidak diterima sekaligus, formnya akan tampak seperti dibawah ini. Masukkan tanggal delivery, kemudian jumlah item yang diterima (Delivered) dan Save.

Reporting

Dengan system ini kita dapat menarik report – report, report yang dapat ditampilkan

antara lain :

1. Analisa pemakaian dalam periode tertentu.

2. Analisa pemakaian dari masing-masing dept

Page 11: ONLINE ORDER SYSTEM e – PROCUREMENTonlineorder.datascrip.co.id/newonlineorder/manual-in.pdf · monitoring, reporting dan kemungkinan terjadinya kesalahan barang yang dipesan sehingga

3. Analisa pemakaian barang tertentu dalam periode teertentu atau di dept.

Contoh report yang telah di olah:

RUANG LINGKUP PEKERJAAN

Implementasi teknis yang diusulkan terbagi dalam beberapa tahap, yaitu :

No. Deskripsi Waktu (Hari Kerja)

Keterangan

1. Development modul yang meliputi : a. Koneksi database b. Fungsi-fungsi yang diperlukan c. Struktural Database (standard)

4 Modul yang digunakan adalah standard COOLS, jika diluar daripada itu berimbas kepada timeline pengerjaan.

2. Development proses order yang meliputi :

a. Order cart b. Perhitungan quantity c. Create order d. Approvement (Approver,

Procurement, Datascrip) e. Email layout dan testing email f. Order management

5 Sampai dengan poin c adalah standard COOLS, selebihnya adalah tergantung kebutuhan user, tingkat kerumitan proses approval berimbas kepada timeline pengerjaan.

3. Development Content Management System yang meliputi :

a. Add, update, delete untuk produk, user

b. Approval delegation c. Receiver delegation d. Divert approval e. Cancel order f. Emailing system

8 Ini adalah standard COOLS, jika terjadi perubahan major pada no. 2 poin d s.d e maka otomatis CMS akan mengalami perubahan yang berimbas pada timeline pengerjaan

0

50

1 00

1 50

2 00

2 50

3 00

3 50

4 00Ja

k Se

r

Mat

erial

Mgm

t

Proc

urem

ent

Gen

Serv

Ons

h-PS

C

CSR

East

ern

Explo

ratio

ns

Wes

tern

HSE

Log-

Mata

k

Ops

& En

g Ex

c.

EHM

R IS

Well

Ops

Major

Sma

ll Pro

ject

Onsh

ore

Ops

Ethic

Oper

ation

Ker

isi-H

iu

Bukit

Tua

Pro

ject

Crisi

s Mg

mt

Supp

ort S

ervic

e On

s

Pipe

Ops

Belan

ak L

PG-F

SO

Keris

i Pro

ject

Secu

rity

HR S

ervic

e

Proje

ct S

ervic

es G

r.

0

10 0 ,0 00 ,0 00

20 0 ,0 00 ,0 00

30 0 ,0 00 ,0 00

40 0 ,0 00 ,0 00

50 0 ,0 00 ,0 00

60 0 ,0 00 ,0 00

Tr an s a c tion Item

No . o f PO

V a lu e ( Rp )

Page 12: ONLINE ORDER SYSTEM e – PROCUREMENTonlineorder.datascrip.co.id/newonlineorder/manual-in.pdf · monitoring, reporting dan kemungkinan terjadinya kesalahan barang yang dipesan sehingga

4. Layout Development yang meliputi : a. Tampilan awal b. Tampilan CMS c. Tampilan PO

2 Tergantung kebutuhan

5. Training User 1 Tergantung kebutuhan 6. Hal yang harus diperhatikan yang dapat

menyebabkan perubahan timeline : a. Perubahan yang bersifat major b. Data-data yang diperlukan

seperti company detail, users, delegasi approval dan receivement, produk yang akan ditampilkan, measure of unit, group, subgroup, otomatisasi penomoran, delivery charge, dll

Poin b, bisa dikatakan hal kecil namun jika tidak diperhatikan bisa cukup mengganggu jalannya proses, terutama yang berhubungan dengan produk apa saja yang akan kita tawarkan di system.

Mengapa e-Procurement ? e-procurement dengan menggunakan web base aplikasi memberikan beberapa benefit dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja Departemen Purchasing..

Kendala Benefit Dibutuhkan banyaknya form

permintaan oleh User dari masing – masing departemen yang ada

User dapat memesan langsung melalui website

Mengumpulkan sebanyak mungkin vendor

Cukup 1 Vendor untuk menyuplai kebutuhan stationary

Meningkatnya biaya telepon untuk mencari harga yang terbaik

Menghilangkan biaya telepon untuk konfirmasi harga karena harga sudah terikat ( kontrak )

Sering kali terjadi kesalahan pemesanan

Meminimalkan kesalahan barang karena adanya gambar produk

Harga yang tidak transparan

Harga yang terbuka sehingga tidak bisa di mark up

Waktu menjadi terbuang untuk membuat laporan

Meningkatkan efektifitas dan efisiensi waktu karena laporan pembelian sudah tersedia

Tidak dapat secara tepat mengajukan anggaran pembelian stationary untuk tahun mendatang

Transaksi tercatat secara detil dan dapat ditampilkan dalam bentuk statistic sehingga dapat menjadi acuan dalam menentukan budget

Page 13: ONLINE ORDER SYSTEM e – PROCUREMENTonlineorder.datascrip.co.id/newonlineorder/manual-in.pdf · monitoring, reporting dan kemungkinan terjadinya kesalahan barang yang dipesan sehingga

Transportasi

Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang distribusi sudah selayaknya kami

mempuyai armada sendiri untuk melayani customer-customer kami.

Organisasi

PT Datascrip memiliki team yang khusus menangani online order yang bertanggung

jawab mulai dari menerima pemesanan sampai pengiriman,

Untuk memenuhi kebutuhan ATK PT. Mitsui Export Indonesia kami akan memberikan

:

Sales Account

Bertanggung jawab untuk memastikan segalanya berjalan dengan lancar dari

mulai pemesanan sampai pengantaran barang, siap dihubungi kapan saja

Administrator

Bertanggung jawab untuk memproses PO dari PT. Mitsui Export Indonesia.

memonitor pengiriman dan melakukan pekerjaan administrasi seperti input

data dan menyiapkan berkas – berkas untuk dilampirkan pada invoice

Web Support

Bertanggung jawab untuk hal-hal teknis online order dai pembuatan sistem

yang disesuaikan dengan prosedur pemesanan menginput serta mengupload

barang baru dan menyelesaikan masalah – masalah yang berkaitan dengan

online order

Petugas Gudang

Bertanggung jawab mempersiapkan barang yang dipesan sesuai dengan PO

Delivery

Bertanggung jawab dalam pengantaran barang yang dipesan dalam waktu

yang cepat.

Terms and Conditions

Pengiriman dilakukan setiap hari Selasa dan Kamis ( Tuesday & Thursday ).

Term pembayaran max 30 hari sejak invoice diterima

Page 14: ONLINE ORDER SYSTEM e – PROCUREMENTonlineorder.datascrip.co.id/newonlineorder/manual-in.pdf · monitoring, reporting dan kemungkinan terjadinya kesalahan barang yang dipesan sehingga

Jika barang yang dipesan dalam keadaan kosong, akan diinformasikan 1 hari

sebelumnya dan diberikan alternative barang lain.

Konfirmasi Pengiriman dalam waktu 1 x 24 jam dalam kondisi ready stock

Hal - hal lainnya tertuang dalam nota kesepakatan.