Disponibilitatea denumirii

De fiecare dată când facem un demers trebuie să începem de undeva. În acest caz vom începe cu obținerea disponibilității denumirii viitorului ONG. Aceasta se obține de la Minsterul Justiției, serviciul Relații cu Publicul Compartimentul de Evidență ONG, aflat pe str. Apolodor, nr.17, sector 5, București, tel. 037 204 1999 int.1192, e-mail: relatiipublice@just.ro.

Pentru aceasta trebuie să depuneți o cerere (conform modelului din Anexa la Ordinul Ministrului Justiției nr. 954/2000) și chitanța în original eliberată în urma plații unei taxe în cuantum de aproximativ 5 lei, care se plătește la Trezoreria sectorului sau a orașului în care locuiți, în contul Ministerului Justiției.

Cererea și chitanța (dovada plății taxei) se depun la Registratura Ministerului Justiției, str. Apolodor, nr. 17, sector 5 Bucuresti, camera 1, parter, de luni până vineri între orele 9:30 – 12:00 și 13:00 – 16:00.

Cererea poate fi redactată de solicitant sau poate fi completată direct la Registratura Ministerului Justiției.

Disponibilitatea denumirii o puteți afla la serviciul Relații cu Publicul Compartimentul de Evidență ONG, camera 6, str. Apolodor, nr.17, sector 5, București, tel. 037 204 1999 int.1192, e-mail: relatiipublice@just.ro conform programului luni – vineri între orele 09:00 – 11:00 iar marți și joi între orele 13:00 – 15:00.

Puteți opta să depuneți/primiți aceste acte prin poștă, mai ales în cazul în care nu locuiți în București. Veți primi răspunsul în 5 zile lucrătoare de la data depunerii cererii (dacă îl ridicați personal) sau in 10 zile lucrătoare (daca alegeți să îl primiți prin poștă).

Dovada disponibilității denumirii este valabilă 3 luni de la data emiterii sale, însa ea poate fi prelungită. În acest sens trebuie să faceți o cerere de prelungire cel mai tarziu în ziua expirării valabilității dovezii anterioare.

Lista cu asociațiile și fundațiile existente o găsiți pe site-ul Ministerului Justiției, în Registrul Național ONG.

Atenție! Conform Lg. nr. 246/2005 pentru aprobarea OG nr. 26/2005 cu privire la asociații și fundații, este interzisă utilizarea în denumirea organizației, a denumirilor specifice autorităților și instituțiilor publice.

Pentru organizațiile non-profit nu se utilizează termenul „firmă”, care este specific  comercianților.

      NUMĂRUL DE ASOCIAȚI       

In cazul asociațiilor, numărul minim de asociați este de 3 în prezent. Reducerea numărului minim de asociați de la 20 la 3 permite dobândirea personalității juridice și de către asocieri mai restrânse de persoane, dar care nu îndeplinesc condițiile pentru constituirea unei fundații. Fundațiile sunt înființate de una sau mai multe persoane.

Toți membrii organizațiilor trebuie să plătească o cotizație anuală care va fi stabilită prin statut.

Organele de conducere și de control

Organele asociației sunt:

- Adunarea generala

 - Consiliul Director

 - Cel puțin 3 persoane – Cenzorul / Comisia de cenzori – nr impar de membrii

 Pentru asociațiile cu mai mult de 100 de membrii înscriși până la data întrunirii ultimei adunări generale, controlul financiar intern se executa de către o comisie de cenzori.

  Organele fundației sunt:

- Consilul director – cel puțin 3 membrii

 - Cenzorul / Comisia de cenzori – nr impar de membrii

 Atribuțiile organelor de conducere sunt larg detaliate in Lg. nr. 246/2005 pentru aprobarea OG nr. 26/2005 cu privire la asociații si fundații.

Scopul asociațiilor si fundațiilor

Daca în cazul unei societăți comerciale scopul este invariabil obținerea de profit, în cazul organizațiilor nonprofit obiectivele sunt foarte variate, având întotdeauna un caracter nelucrativ.

Fundațiile se deosebesc de asociații din punct de vedere al obiectivelor urmărite. Asociațiile se pot constitui în vederea realizării unor activități de interes general

sau comunitar, dar și al unor activități desfășurate în interes personal, nepatrimonial al membrilor lor. Însă fundațiile nu se pot constitui niciodată în interesul, fie el și nepatrimonial al fondatorilor lor.

Scopul unei fundații trebuie să fie altruist, determinat, licit, și să aibă un anumit caracter de permanență. Poate fi de interes general sau comunitar.

Actul Constitutiv și Statutul

Pentru a înființa organizația trebuie să îi redactați actul constitutiv și statutul. Aceste acte le puteți redacta dumneavoastră, respectând prevederile Lg. nr. 246/2005, sau puteți contracta un avocat să o facă. În cazul în care le redactați dumneavoastră, înainte de autentificare sau atestare, vă sfătuim să prezentați aceste acte unui avocat pentru a le verifica.

Cele doua acte pot fi autentificate de către notar sau atestate de către un avocat. Recomandăm autentificarea/atestarea lor în câte 6 exemplare.

Oricând aveți nevoie de alte exemplare autentificate/atestate, vă puteți prezenta cu o copie a lor la același avocat sau notar.

 

Actul constitutiv al asociațiilor:

-are natura contractuală (se incheie între mai multe părți);

-nu poate avea caracter de act unilateral (legea impune un număr minim de membrii );

-are caracter solemn – se încheie în forma autentică.

Asociația poate dobândi personalitate juridică și dacă actul constitutiv nu a fost autentificat la notar, ci doar atestat de avocat, în cazul în care patrimoniul inițial nu este alcătuit din bunuri ci doar in bani.

Dacă înțelegerea dintre părți nu are caracter de act constitutiv și nu urmărește dobândirea personalității juridice, ci doar determinarea cadrului unei asocieri între persoane (drept constituțional la asocieri), un asemenea act va produce efecte chiar daca nu este autentificat la notariat.

- are caracter constitutiv (dă naștere unor drepturi civile care nu au existat anterior – este considerat a fi constituit o nouă unitate juridică, asociația, după înscrierea în Registrul Asociațiilor si Fundațiilor);

- încheie inter vivos (între vii). Își produce efectele necondiționat de moartea unuia dintre autorii lui;

- are conținut prestabilit de lege.

Conținutul actului constitutiv:

- datele de identificare a membrilor asociați: nume / denumire, domiciliu / sediul acestora;

- exprimarea voinței de asociere si precizarea scopului propus; – denumirea asociației; – sediul asociației;

- durata de funcționare a asociației – pe termen determinat, cu indicarea expresă a termenului sau, după caz, pe termen nedeterminat;

- patrimoniul inițial al asociației; activul patrimonial, în valoare de cel puțin un salariu minim brut pe economie, la data constituirii asociației, este alcatuit din aportul în natura și/sau în bani al asociaților. In cazul aportului în natură, forma autentică a actului constitutiv și a statutului este obligatoriu; – componenta nominală a celor dintâi organe de conducere, administrare și control ale asociației;

- persoana sau, dupa caz, persoanele împuternicite să desfășoare procedura de dobândire a personalității juridice

-semnăturile membrilor asociați

 

   Actul constitutiv al fundațiilor

- are caracter solemn fiind obligatorie autentificarea sa la notar;

- are caracter unilateral și în cazul fundațiilor colective;

- are caracter constitutiv;

- se poate încheia inter vivos sau mortis causa (pentru cauza de moarte), după cum producerea efectelor este sau nu condiționată de moartea fondatorului

- are un conținut prestabilit de lege.

Conținutul actului constitutiv:

- datele de identificare a fondatorului sau, după caz, a fondatorilor: numele sau denumirea și, după caz, domiciliul sau sediul acestora;

- scopul fundației;

- denumirea fundației;

- sediul fundației;

- durata de funcționare a fundației – pe termen determinat, cu indicarea expresă a termenului sau, dupa caz, pe termen nedeterminat;

- patrimoniul inițial al fundației;

- componenta nominală a celor dintâi organe de conducere, administrare și control ale fundației ori regulile pentru desemnarea membrilor acestor organe;

- persoana sau persoanele împuternicite să desfășoare procedura de dobândire a personalității juridice;

- semnăturile fondatorului sau, după caz, ale fondatorilor.

Atât actul constitutiv al asociațiilor cât și cel al fundațiilor va cuprinde alături de conținutul legal obligatoriu și alte clauze, corespunzător intereselor semnatarilor.

Pricipala deosebire dintre actul constitutiv și statutul organizației constă în faptul că în timp ce actul constitutiv reprezintă propriu-zis manifestarea de voință a persoanelor fizice sau juridice care înființează organizația (fiind astfel și semnat de către acestea), statutul determina cadrul viitoarei activități a organizației.

În mod firesc se va redacta mai întâi actul constitutiv și abia apoi, dacă asociații sau fondatorii s-au înțeles, se va trece la formularea statutului.

Statutul

Statutul asociațiilor:

- se redactează în forma autentică;

- va cuprinde aceleași elemente ca și actul constitutiv (fără ca persoanele împuternicite să desfășoare procedura de dobândire a personalității juridice și componenta nominală a celor dintâi organe de conducere);

- precizarea scopului și a obiectivelor;

- modul de dobândire și de pierdere a calității de asociat;

- drepturile și obligațiile asociaților;

- categoriile de resurse patrimoniale ale asociației;

- atribuțiile organelor de conducere;

- destinația bunurilor, în cazul dizolvării asociației.

 Categoriile de resurse patrimoniale le găsiți redate în detaliu in legislație.

 În afara acestor elemente obligatorii statutul poate cuprinde și alte prevederi, cum ar fi:

- detalierea condițiilor desfășurării activităților economice (forma de organizare a acestora, conducere și decizie economică);

- posibilitatea constituirii de filiale.

Statutul fundațiilor:

- va fi redactat în forma autentica;

- cuprinde elementele din actul constitutiv (fără ca persoanele împuternicite să desfășoare procedura de dobândire a personalității juridice și componenta nominală a celor dintâi organe de conducere);

- explicitarea scopului și a obiectivelor;

- categoriile de resurse patrimoniale;

- atribuțiile organelor de conducere, administrare și control al fundației;

- procedura de desemnare și de modificare a componentei organelor de conducere, administrare și control, pe parcursul existenței fundației;

- destinația bunurilor în cazul dizolvării fundației

 Categoriile de resurse patrimoniale le găsiți redate în detaliu în legislație.

 În afara acestor elemente obligatorii statutul poate cuprinde și alte prevederi, cum ar fi:

- detalierea condițiilor desfășurării activităților economice (forma de organizare a acestora, conducere și decizie economică);

- posibilitatea constituirii de filiale.

Sediul social

Conform legislației în vigoare, orice organizație nonprofit necesită un sediu social. Acesta poate fi chiar locuința unuia dintre membrii fondatori (prorietatea acestuia). Proprietarul trebuie să autentifice la notar o declarație (conf. model) în care își exprimă acordul ca organizația respectivă poate avea sediul social în acel spațiu. De fapt această declarație poate fi făcută de orice persoană, chiar și din afara asociației, care este de acord ca organizația să își aibă sediul social în locuința sa.

Punctul de lucru nu trebuie să fie neapărat sediul social. El poate fi găsit ulterior.

Dacă vreți ca sediu social un spațiu închiriat, va fi nevoie de acordul proprietarului și de copia actului de închiriere autentificată, pe care o veți depune la dosar.

Dacă spațiul se află sub ipoteca, va fi nevoie de acordul băncii creditoare.

Unele judecătorii vă vor cere un Contract de comodat pentru a putea folosi locuința drept sediu social. Nu este nevoie ca acest act să fie autentificat. Se mai pot cere: acordul vecinilor care au pereți comuni sau acordul asociației de proprietari dacă este cazul. Aceste prevederi nu sunt trecute în legislația ONG-urilor, doar în cea a agenților economici.

Patrimoniul inițial                

Patrimoniul inițial minim pentru asociații este egal cu un salariu minim brut pe economie. Acesta poate fi reprezentat în bani sau în natură. În cazul aportului în natură este necesară forma autentică a actului constitutiv și a statutului. În cazul aportului în bani, actul constitutiv și statutul pot fi atestate de către avocat. În cazul în care alegeți ca patrimoniul inițial să fie reprezentat în natură, nu veți avea nevoie de dovada unui cont bancar pentru dosar, ci de actul de deținere al bunului respectiv (factura, contract de vânzare/cumpărare, etc.). Bunul sau

bunurile ce vor servi ca patrimoniu inițial trebuie să aparțină cel puțin unuia dintre membrii fondatori.

În cazul în care patrimoniul inițial va fi reprezentat de o sumă de bani, aceasta trebuie depusă la o unitate bancară sub formă de patrimoniu inițial. Pentru aceasta veți completa un formular, veți depune o copie a actului constitutiv autentificat și veti plăti o taxă (în jur de 10 lei). Ca dovadă veți primi un extras de cont ce trebuie depus la dosar. Trebuie să știți că acești bani vor rămâne blocați până la obținerea hotărârii judecătorești de înființare, când vor fi transferați într-un cont pe numele organizației.

Activul patrimonial inițial al fundației trebuie să includă bunuri în natură sau în numerar a căror valoare totală să fie de cel puțin 100 de ori salariul minim brut pe economie, la data constituirii fundației.

În cazul fundațiilor al căror scop exclusiv “este efectuarea operațiunilor de colectare de fonduri care să fie puse la dispoziția altor asociații si fundații, în vederea realizării de programe de către acestea din urma”, activul patrimonial poate avea o valoare totală de cel putin 20 de ori salariul minim brut pe economie.

Atenție! Cuantumul patrimoniului inițial trebuie să fie menționat în statut. Dacă este în natură trebuie specificat de asemenea ce reprezintă.

Unele unități bancare nu acceptă depunerea patrimoniului inițial pentru ONG-uri.

Cazierul fiscal

Pentru a înființa un ONG, fondatorii trebuie sa obțină cazierul fiscal personal, care este eliberat de Administrația Finanțelor Publice de care aparține domiciliul solicitantului. Acesta trebuie să depună o cerere (conf. model), împreună cu o copie după actul de identitate + taxa de eliberare a cazierului fiscal (20 lei), împuternicire în situația în care sunteți reprezentat de alte persoane. Cazierul fiscal este valabil 30 de zile de la data eliberării sale.

Depunerea dosarului

Dosarul dumneavoastra trebuie să conțină:

- cererea de înscriere în vederea obținerii personalității juridice, conform Anexei 8 la Ordinul Ministerului Justiției nr. 945/2000 (găsiți în formulare download) în două exemplare;

 Se anexează (uneia dintre cele doua exemplare ale cererii) următoarele acte:

- act constitutiv (5 sau 6 exemplare originale atestate);

- statut (5 sau 6 exemplare originale atestate);

- actele care fac dovada sediului: contractul de comodat sau închiriere, actul de atestare a proprietații celui care dă în comodat sau chirie acel spațiu (extras de carte funciară sau copie legalizată a actului de proprietate, etc.). Puteți pune în plus sau în loc de contractul de comodat, după cum cere judecătoria respectivă, o declarație autentificată la notar a proprietarului spațiului cum că este de acord să funcționeze în spațiul sau sediul asociației și, dacă e cazul și se cere, trebuie depus și acordul scris al vecinilor sau al asociației de proprietari. Toate aceste acte trebuie depuse într-un exemplar original și 4 sau 5 seturi de copii (unele judecătorii acceptă și depunerea acestora în două exemplare);

- actele care fac dovada patrimoniului inițial: 5 sau 6 exemplare în fotocopie (copie xerox) ale chitanței sau altui document echivalent emis de bancă, ce atestă patrimoniul inițial. De asemenea se va prezenta funcționarului de la ghișeu documentul în original pentru confruntare.

- cazierele fiscale ale membrilor fondatori (în original și în câte 4 sau 5 seturi de fotocopii). Unele judecătorii solicită doar exmplarul original.

- dovada disponibilității denumirii, eliberată de Ministerul Justiției (un original și 4 sau 5 fotocopii)

- chitanța de plată a taxei de timbru judiciar de 19 lei (original și 4 sau 5 fotocopii).

 Pe fotocopii se va menționa “conform cu originalul” și se va semna.

Sfat! Este bine ca asociația să păstreze câte un exemplar (fotocopie) din toate actele depuse la dosarul de înscriere în vederea obținerii personalității juridice de la judecatorie.

Înainte ca dosarul să fie depus la registratură vă sfătuim să îl rugați pe judecătorul de serviciu să vă verifice actele.

Odată cu depunerea dosarului veți primi un număr de înregistrare.

Judecarea dosarului se poate face și în absență însă este importantă prezența președintelui în cazul în care judecătorul are nelămuri sau dosarul trebuie completat cu alte acte.

După judecarea dosarului veți primi prin poștă o copie a încheierii judecătorești de înscriere în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor.

Înscrierea în Registrul Asociațiilor si Fundațiilor

După ce faceți câteva copii după încheierea civilă, trebuie să mergeți la Judecatorie pentru legalizare. Trebuie să plătiți pentru fiecare copie o taxă de timbru judiciar care se achită la unitățile CEC iar pentru fiecare trebuie cumpărat câte un timbru judiciar de la poștă. Mai trebuie completată și o cerere tip pe care o veți lua de la Judecătorie.

Puneți toate aceste acte într-un dosar pe care îl duceți la biroul special de persoane juridice din cadrul judecătoriei. Acolo veți cere și Certificatul de Înscriere în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor (aflat la grefa Judecatoriei). Înscrierea în acest registru se face din oficiu de către instanță, odată ce sentința rămâne irevocabilă. Pentru certificate trebuie platită o altă taxă și un timbru.

Certificatul de Înregistrare Fiscală

Următorul pas este obținerea certificatului de înregistrare fiscal, numit si Cod Fiscal. Pentru acesta trebuie depus un alt dosar la Administrația Finanțelor Publice de care aparține sediul, care să cuprindă:

- doua formulare completate (vi se vor da acolo);

- copie act constitutiv;

- copie statut;

- copie hotărâre judecătorească;

- copie certificate de înscriere în Registrul Asociațiilor si Fundațiilor;

- un timbru fiscal.

Codul Fiscal va fi eliberat în aproximativ 10 zile de la data depunerii actelor. Cu ajutorul acestui certificat veți putea face un cont pe numele organizației în care să transferați patrimoniul inițial (dacă este cazul). Nu înainte însă de a comanda

ștampila organizației (puteți comanda și online). Actele pe care le emiteți în numele organizației trebuie semnate și ștampilate pentru a avea valoare. Vă sfătuim să comandați ștampilă pentru birou, una de buzunar și una pentru contabil. Pentru aceasta vă trebuie o copie după Codul Fiscal iar unele firme vă mai cer copie după actul de înființare (hotărâre judecătorească sau Certificatul de înscriere) și copie act de identitate.

După ce primiți ștampilele vă puteți comanda chitanțier și facturier (vă sunt necesare în cazul în care desfășurați activități economice, dar și atunci când primiți donații sau sponsorizări). Acestea pot fi comandate ori de la birouri de tipizare (papetării), ori le puteți redacta dumneavoastră pe computer, cu condiția să respecte întocmai câmpurile unei facturi sau chitanțe. Există pe internet programe speciale de eliberat facturi și chitanțe (le puteți descărca chiar și gratuit).

Când s-a încheiat toată această procedură, vă puteți căuta organizația în Registrul Național al Asociațiilor și Fundațiilor, pe care îl găsiți pe site-ul Ministerului Justiției. Acest registru este actualizat bilunar. Puteți chiar cere, de la Ministerul Justiției, certificatul de înregistrare națională pentru care trebuie din nou să faceți o cerere și să plătiți o nouă taxă. Aceste detalii vă pot fi oferite de Minsterul Justiției, serviciul Relații cu Publicul Compartimentul de Evidență ONG, aflat pe str. Apolodor, nr.17, sector 5, București, tel. 037 204 1999, e-mail: relatiipublice@just.ro.

Statutul si Actul Constitutiv se pot modifica!

Puteți aduce modificări acestor acte ori de câte ori doriți (dacă doriți să schimbați denumirea, sediul, scopul și obiectivele, etc.). Această procedură nu este necesară atunci când pleacă membri din organizație sau când primiți membri în organizație.

Fie că rescrieți aceste acte sau aduceți un act adițional, trebuie să le prezentați mai întâi unui notar sau avocat pentru a le verifica. Apoi trebuie să convocați AGA (în cazul unei asociații) sau Consiliul Director (în cazul unei fundații), conform regulamentului intern al organizației, pentru a lua la cunoștintă modificările ce vor fi aduse. Procesul verbal se va întocmi în 5 exemplare, semnate de toți participanții. De asemenea, în procesul verbal trebuie menționată persoana din conducere care se va ocupa de legalizarea acestor modificări.

Autentificați la notar noile acte dar și procesele verbale, după care plătiți o taxă de timbru la trezorerie (în contul bugetului de stat) și depuneți chitanța la dosar (păstrați o copie pentru contabilitate) împreuna cu timbrele judiciare.

Deci dosarul depus trebuie să conțină:

- noul statut și/sau noul act constitutiv sau actul adițional autentificate și 4 exemplare;

- procesul verbal autentificat;

- chitanța doveditoare a plății taxei de timbru;

- timbrele judiciare (veți fi informat de la judecătorie de valoarea lor);

- copie după vechile acte;

- copie hotărâre judecătorească;

- certificatul de înscriere în original;

- cerere tip completată pe loc.

Judecătorul de serviciu trebuie să verifice dosarul după care îl puteți depune la registratura Judecătoriei pentru a primi un numar de inregistrare.