Olga GIWER Weronika KUBRAK Maria MILLER-JANKOWSKA

Rola i zadania biblioteki w dokumentowaniu dorobku naukowego

pracowników uczelni

na przykładzie udziału Biblioteki Głównej PW w tworzeniu repozytorium uczelnianego

Olga GIWER

Weronika KUBRAK Maria MILLER-JANKOWSKA

Wrocław 2013

Plan prezentacji

Ewidencjonowanie dorobku naukowego przed powstaniem repozytorium

Działania Biblioteki prowadzące do powstania Repozytorium Badanie ankietowe Współpraca z Wydziałem Elektroniki i Technik

Informacyjnych Uchwała Senatu – powstanie centralnego repozytorium Możliwości i funkcje systemu Wdrożenie systemu Problemy do pokonania Czynniki, które złożyły się na sukces Podsumowanie Co dalej? Plany

O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

2

Podstawy prawne działania Biblioteki

Zadania Systemu Biblioteczno-Informacyjnego określa Statut PW:

§ 109 ust. 3 – prowadzenie prac bibliograficznych, w tym ewidencja dorobku naukowego, dydaktycznego i technicznego Zasady funkcjonowania SBI§ 110 ust. 5 – zasady gromadzenia, ewidencjonowania, archiwizowania i udostępniania dokumentów elektronicznych tworzących uczelnianą bazę dorobku piśmienniczego, wydawniczego i dydaktycznego określa SenatZadania dyrektora BG§ 117 ust. 2 – organizuje i nadzoruje funkcjonowanie repozytorium Uczelni


3

„Bibliografia publikacji pracowników Politechniki Warszawskiej”

za lata 1944-1986

Baza BIBLIO (dorobek piśmienniczy)

Baza DOKTO (obronione na PW prace doktorskie i habilitacyjne)

Biblioteka Cyfrowa Politechniki Warszawskiej

Ewidencja dorobku naukowego w okresie przed repozytorium


4

Biblioteka Cyfrowa PW

Udział Biblioteki Cyfrowej PW (http://bcpw.bg.pw.edu.pl) w ewidencjonowaniu dorobku naukowego uczelni:Problemy związane z prawem autorskim, brak rozwiązań systemowych zapewniających dopływ publikacji Kolekcja doktoratów

– Składane przez autorów zachęconych udostępnieniem prac w DART Europe

– liczba wyświetleń najczęściej czytanej pracy ponad 21 tys. w czytelni – nie zamawiał jej żaden czytelnik

Publikacje pracowników Biblioteki Głównej PW Bibliografie pełnotekstowe profesorów wybitnych PW z okresu międzywojennego i oraz XX w. m.in. Jana Czochralskiego, Ludwika Szperla, Tadeusza Urbańskiego, Witolda Nowackiego, Zdzisława Pawlaka


5

Projekt repozytorium przedstawiony Radzie Bibliotecznej w 2006 r.

Spotkania i prezentacje na Wydziałach, w jednostkach systemu biblioteczno-informacyjnego nt. otwartych repozytoriów

Stała akcja informacyjna na temat Open Access: materiały informacyjne, ulotki, plakaty Udział w Tygodniu Open Access informacje na stronie Biblioteki Głównej Politechniki Warszawskiej,

Facebooku oraz blogu Biblioteki

Opracowanie i udostępnienie on-line pełnotekstowych bibliografii najwybitniejszych profesorów z PW z I poł. XX w.

Badanie ankietowe – 2011 r. O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-

Jankowska 20136

Działanie promujące powstanie repozytorium

Ankieta Repozytorium uczelniane – korzyści i obawy

• Cel badania: poznanie nastawienia środowiska akademickiego PW do idei utworzenia Repozytorium prac naukowych pracowników PW

• Ankieta, dostępna on-line i w wersji drukowanej, składała się z 14 pytań zamkniętych, które miały dać odpowiedź czy repozytorium PW• jest potrzebne • co powinno zawierać • czy powinno być otwarte • kto powinien nim zarządzać • jaka jest w tym rola biblioteki • jakie istnieją obawy związane z zamieszczaniem prac w otwartym repozytorium • jakie są najistotniejsze korzyści związane z zamieszczeniem prac w repozytorium • czy będą współtworzyć repozytorium (zawartość) w przyszłości

• Wyniki ankiety pokazały pozytywne nastawienie – Raport z badania


7



8



9

Nawiązanie współpracy pomiędzy Biblioteką i WEITI

Projekt i implementacja pilotowego repozytorium dla prac dyplomowych oraz publikacji pracowników PW – 2010 r.

Projekt dofinansowany w ramach Uczelnianego Programu Badawczego Politechniki Warszawskiej

Uczestnicy: Wydział Elektroniki i Technik Informacyjnych, Wydział Inżynierii Środowiska, Wydział Chemiczny oraz Biblioteka Główna

Założenia: system harvestingowy zasilany przez systemy lokalne

SYNAT – platforma repozytoryjna i hostingowa – spójny system komunikacji i informacji o nauce

Wydział Elektroniki i Technik Informacyjnych PW – lider części B Repozytorium PW jako element Bazy Wiedzy PW


10

Cel utworzenia repozytorium PW

Zapewnienie spójnego, otwartego systemu informacji o dorobku Uczelni

Zabezpieczenie dostępu do metadanych i treści na różnych poziomach

System raportowania zgodny z wymogami systemów centralnych (z możliwością bieżącej aktualizacji)

Zapewnienie bezpieczeństwa danych (wieloletnia archiwizacja) Archiwizacja pełnych tekstów w powiązaniu z centralną ewidencją

dorobku Poprawa wizerunku uczelni poprzez większą dostępności informacji o

jej dorobku Lepsza informacja o obszarach specjalizacji uczelni i poszczególnych

jej pracowników Możliwość uzyskania dodatkowych efektów – np. baza ekspertów

tworzona na podstawie zawartości systemu ewidencji i repozytorium – tworzenie Bazy wiedzy PW


11

Współpraca BGPW I WEITI

Określenie założeń rozbudowy systemu wydziałowego Wydziału Elektroniki i Technik Informacyjnych w celu przekształcenia go w system centralny

Współpraca WEiTI z Biblioteką Główną przy testowaniu bazy - zgłaszanie uwag i propozycji zmian

Szkolenia pracowników BG w zakresie obsługi bazy prowadzone przez WEiTI

Przyjęcie standardu – za dane odpowiada Wydział (aktualność wprowadzanie danych) i autor (kompletność i weryfikacja poprawności)

Wprowadzanie testowo publikacji - weryfikacja wprowadzonych danych, analiza błędów i poprawności działania bazy, sugestie modyfikacji aplikacji

Pozyskiwanie danych z systemów centralnych uczelni (dane osobowe autorów PW wraz z afiliacjami do wydziałów)

Aktualizacja listy tytułów czasopism (listy ministerialne wraz z aktualizowaną na bieżąco punktacją)

Utworzenie listy Konferencji - tytuły konferencji załadowane na podstawie wykazu Web of Science z listopada 2012r.

Włączenie do systemu repozytorium, za pośrednictwem programu ZOTERO ponad 7 tys. linków do pełnych tekstów publikacji


12

Udział Biblioteki w przygotowaniach do uruchomienia

repozytoriumProjekt dofinansowany z MNiSW DUN: Uruchomienie i bieżąca aktualizacja Repozytorium Politechniki Warszawskiej 2012

Prace nad aktualizacją i kontrolą poprawności baz: BIBLIO i DOKTO Ujednolicenie elementów danych, niezbędnych do indeksowania (np.

tytuł czasopisma, konferencji, zasady punktacji) Uzupełnianie baz o odnośniki (URL) do pełnych tekstów Korekta indeksów tytułów czasopism, nazw afiliacji (historycznych) Przygotowanie metadanych do eksportu Opracowywanie materiałów instruktażowych Przygotowanie środowiska prawno-organizacyjnego dla

powstania Repozytorium PW (projekt Uchwały Senatu PW, oświadczeń licencyjnych, wytycznych dla redaktorów)


13

Utworzenie Repozytorium Instytucjonalnego Politechniki

Warszawskiej Uchwała Senatu PW nr 026/XLVIII/2012 z dnia 21/11/2012 w

sprawie utworzenia centralnego systemu ewidencji i archiwizacji dorobku piśmienniczego, wydawniczego i dydaktycznego, pracowników, doktorantów, studentów i jednostek Uczelni oraz Repozytorium Politechniki Warszawskiej

Pełny tekst Uchwały Senatu wraz z Załącznikiem określającym zasady: bip.pw.edu.pl

Obligatoryjność ewidencji i archiwizacji danych o utworach powstałych od 1.01.2013

Od dnia 1 stycznia 2014 roku wprowadza się obowiązek wyłącznego stosowania danych z systemu ED PW do przygotowywania sprawozdań


14

Zadania Repozytorium PW

Rejestrowanie dorobku pracowników, doktorantów i studentów oraz jednostek organizacyjnych PW

Dostarczanie danych do sprawozdawczości i systemów zarządzania Uczelnią

Dostarczanie danych (raportów) do zewnętrznych systemów zarządzania nauką i szkolnictwem wyższym

Udostępnianie informacji o dorobku PW oraz tekstów utworów, w zakresie określonym umowami autorskimi

Gromadzenie cyfrowej wersji utworów stanowiących dorobek PW

Zapewnienie bezpieczeństwa i wieloletniej archiwizacji gromadzonych w systemie danych


15

Zasady archiwizacji w repozytorium

Obowiązek archiwizowania utworów w systemie REPOZYTORIUM PW dotyczy wszystkich dzieł zarejestrowanych w bazie z uwzględnieniem zastrzeżeń zawartych w uchwale senatu PW

Dorobek dydaktyczny (np. skrypty), prace dyplomowe, dorobek studenckich kół naukowych – decyduje kierownik jednostki

Utwory, które są podstawą nadania stopnia lub tytułu naukowego w Politechnice Warszawskiej po wprowadzeniu w życie Uchwały, są obligatoryjnie archiwizowane w wersji cyfrowej

Jednostka, która archiwizuje utwór w REPO PW, w uzgodnieniu z autorami, określa tryb jego dostępności

Ograniczeniom w udostępnianiu podlegają utwory, jeśli prawa autora lub Uczelni ogranicza umowa wydawnicza lub umowa o finansowaniu pracy (źródło weryfikacji m.in. projekt Sherpa/RoMEO)

Rekomendowane zasady udostępniania treści: na licencji Creative Commons CC BY NC (uznanie autorstwa, użycie niekomercyjne)


16

Możliwości systemu repozytoryjnego

System repozytorium to oprogramowanie autorskie, zaimplementowane z wykorzystaniem narzędzi programistycznych technologii języka Java: JCR (Java Content Repository) i bazy danych MySQL

Szerokie możliwości wyszukiwania publikacji pracowników, prezentowania informacji dotyczących publikacji, wykorzystania odnośników do światowych zasobów informacyjnych dostępnych w Internecie

System umożliwia generowanie różnego rodzaju zestawień i raportów:– wykaz publikacji, dorobku danego autora lub instytutu – roczne sprawozdanie instytutu – sprawozdanie Dziekana Wydziału – ankieta jednostki

Nie tylko repozytorium ale baza wiedzy uczelni– Generator strony domowej pracownika– Mapa obszaru badań zakładu, instytutu, wydziału, uczelni– Funkcjonalność sprawozdawania do ministerstwa (POL-on)


17

http://repo.pw.edu.pl


18

Baza wiedzy integrująca funkcje wyszukiwania, generowania raportów, prezentacji informacji

Repozytorium gromadzi książki, rozdziały, artykuły, prace dyplomowe, materiały konferencyjne …

Raportowanie w różnych formatach


19

Ekspozycja kadry naukowej na świat


20

Centralizacja i odrębność

ww


21

Możliwość zawężania wyszukiwania i tworzenia wyodrębnionego repozytorium wydziałowego

Zawartość repozytorium

Autorzy 8624 w tym Autorzy afiliowani przy PW 4034 Książki 505 Artykuły z czasopism 10500 Rozdziały z książek 7652 Raporty 439 Prace dyplomowe doktorskie 343 Projekty 506 Pełne teksty 554 Linki (URL) 7210

Stan na czerwiec 2013 – 19 150 publikacji


22

Wdrożenie systemu ewidencji i repozytorium – udział Biblioteki

Przeprowadzenie cyklu szkoleń dla przyszłych redaktorów wydziałowych

(ponad 60 osób)

Wsparcie logistyczne i merytoryczne dla wydziałów: pomoc Wydziałowi

Geodezji i Kartografii we wprowadzaniu danych, potrzebnych do ankiety

jednostki za rok 2012, zakończona wygenerowaniem sprawozdania

Stałe konsultacje dla redaktorów wydziałowych, prowadzenie strony

informacyjnej repozytorium

Korekta wprowadzanych metadanych oraz danych zaciągniętych do

systemu automatycznie (m.in. błędy na liście czasopism, nazwach

konferencji, likwidacja duplikatów)


23

Problemy na obecnym etapie


24

Dominacja ocen parametrycznyc

h nad ideą gromadzenia i udostępniania

treści

Kwestie praw autorskich

Obawy autorów przed udostępnianiem w otwartym

dostępieNie do końca rozwiązane

kwestie finansowe i

organizacyjne

Egzekwowanie kompletności

dorobku naukowego

Opór Wydziałów

posiadających już własne

bazy dorobku

Konkurencja ze strony

centralnych systemów

informacyjnych (CEON, POL-on,

PBN)

Konieczność dopasowywania oprogramowania

do eksportu metadanych do

systemów centralnych

Czynniki, które wpłynęły na sukces przedsięwzięcia


25

Jasno sprecyzowane

cele i determinacja Biblioteki w

dążeniu do nich

Dobre przygotowanie

działań inicjujących

Pozyskanie zewnętrznych

źródeł finansowania

Światowe trendy i znaczenie własnego

repozytorium w rankingach

Dobra współpraca z WEiTI i innymi

jednostkami PW

Stała promocja w środowisku

uczelnianym idei otwartego

centralnego repozytorium

Oprogramowanie autorskie

umożliwiające jednostkom

uczelni generowanie

raportów i ocen parametrycznych

Przychylne nastawienie

nowo wybranych władz uczelni

Podsumowanie

Rola Biblioteki w tworzonym obecnie repozytorium: czuwanie nad kompletnością i poprawnością metadanych, a przede wszystkim nad gromadzeniem treści publikacji świadczących o znaczeniu naukowym uczelni

Sygnalizowanie potrzeb autorom oprogramowania w zakresie aktualizacji i dostosowania do nowych rozwiązań

Cel Biblioteki - przekonanie środowiska akademickiego do utworzenia centralnego repozytorium publikacji pracowników PW udostępnianych w modelu Open Access udało się po części zrealizować – powstało repozytorium zarządzane centralnie

Sprawdzian działania Repozytorium - I kwartał 2014 r. – generowanie sprawozdań przez Wydziały


26

Co dalej z repozytorium

Wyzwaniem, które stoi przed Biblioteką jest propagowanie w środowisku uczelnianym otwartego dostępu do zgromadzonych treści naukowych

W planach: Ewidencja nowych typów dorobku (patenty, multimedia –

materiały dydaktyczne) Powiązanie z systemami lokalnymi (USOS ew. prac

dyplomowych, bazy projektów badawczych) Uczelniana baza wiedzy w systemie dziedzinowym informacji

z zakresu nauk technicznych pozyskującym dane [harvesting] z systemów działających na podobnych zasadach


27

Dziękujemy za uwagę

i zapraszamy do współpracy

Olga GIWER e-mail: [email protected]

Weronika KUBRAK e-mail: [email protected]

Maria MILLER-JANKOWSKA e-mail: [email protected]

W prezentacji wykorzystano informacje zawarte w prezentacjach wygłoszonych na seminarium SYNAT 20 maja w PW, autorstwa J. Stępniak, H. Rybińskiego, W. Struka, J.Koperwasa i Ł.Skoniecznego

Podziękowania dla: Projektu SYNAT za sfinansowanie udziału w konferencji „IV Wrocławskie Spotkania Bibliotekarzy”Repozytorium opracowane zostało w Ramach Zadania Badawczego SYNAT pt. Utworzenie uniwersalnej, otwartej, repozytoryjnej platformy hostingowej i

komunikacyjnej dla sieciowych zasobów wiedzy dla nauki, edukacji i otwartego społeczeństwa wiedzy". Program strategiczny: Interdyscyplinarny system interaktywnej informacji naukowej i naukowo-technicznej, finansowany przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, Nr Umowy SP/I/1/77065/10


28

Olga GIWER Weronika KUBRAK Maria MILLER-JANKOWSKA

Documents

Transcript of Olga GIWER Weronika KUBRAK Maria MILLER-JANKOWSKA