OFICINA DE CONTROL INTERNO...Interno, Oficina Asesora de Planeación, Oficina de Información...
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OFICINA DE CONTROL INTERNO
PLANEACIÓN VIGENCIA 2017
I. GRUPO DE TRABAJO INTERNO
La labor diaria de la Oficina está constituida por la programación de accionesinstitucionales para una vigencia específica y los requerimientos de los entes decontrol con respecto al funcionamiento del Sistema de Control Interno; para loanterior, la misma cuenta con el siguiente recurso humano para el cumplimiento desus funciones :
Nelly Esperanza Sánchez Muñoz, Secretaria Ejecutiva (Planta–Carrera) Ángela María Rincón Echeverry, Profesional Especializado (Planta-Provisional) Francisco Javier Guzmán Mahecha, Profesional Especializado (Planta-Libre) Claudia Viviana Molina Barón, Profesional Universitario (Planta-Provisional) Lizeth Nathalia Rojas Forero, Profesional Especializado (Planta-Provisional) Miguel Ángel Alarcón Mora, Profesional Especializado (Contratista) Víctor Raúl Hugueth Olarte, Profesional Especializado (Contratista) José Francisco García Méndez, Asesor (Contratista)
Equipo que tiene a cargo las siguientes responsabilidades:
Seguimiento Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. (Cuatrimestral) Informe Evaluación Institucional por Dependencia (Anual) Informe de actualización del sistema EKOGUI (Semestral) Austeridad en el Gasto Público - Institucional. (Trimestral) Informe avance al Plan de Mejoramiento CGR – SIRECI - MI y FPFD (Semestral) Informe Ejecutivo Anual Evaluación del Sistema de Control Interno (Anual) Informe de Evaluación del Control Interno Contable (Anual) Informe Auditoria Presupuestal (Semestral) Informe Rendición Cuenta Fiscal - CGR – SIRECI - MI y FPFD (Anual) Informe de Personal y Costos – CGR - MI y FPFD (Anual) Informe Derechos Autor Software (Anual) Informe Pormenorizado del Estado del Sistema de Control Interno, Art. 9 Ley 1474
(Cuatrimestral) Asistencia Comité de Conciliación (Permanente) Asistencia Comité Institucional de Desarrollo Administrativo - Seguimiento Sostenibilidad
Contable (Permanente) Asistencia Comité de Contratación (Permanente) Seguimiento a los Contratos Publicados en la Plataforma del SECOP (Permanente) Seguimiento a la Ley 1712 de 2014 de Transparencia y Derecho de Acceso a la información
(Seguimiento Permanente, Actualización Trimestral)
Seguimiento al Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP (Permanente)
Seguimiento Plan de Mejoramiento Institucional (Trimestral)
Seguimiento Gestión Institucional (Trimestral)
Suscripción Plan de Acción OCI (Trimestral)
Seguimiento Indicadores de Proceso OCI (Trimestral)
Seguimiento Mapa de Riesgos OCI, (Cuatrimestral)
Informe de Seguimiento Procesos Disciplinarios (Semestral)
Informe al Congreso, requerimiento OAP (Anual)
Seguimiento al Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, sobre la aplicaciónde los requerimientos técnicos y de seguridad. (Anual)
Seguimiento arqueos de caja menor. (Semestral)
Seguimiento Informe Ley de Cuotas (Anual)
Seguimiento a la Racionalización de Trámites OIP (Anual)
Seguimiento a los compromisos sectoriales del Sistema de Seguimiento a Metas de GobiernoSISMEG (Trimestral)
Seguimiento al Formulario Único Reporte de Avance de la Gestión FURAG – OAP. (Anual)
Informe de Seguimiento a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias PQRS. (Semestral)
Austeridad en el Gasto Público Sectorial. (Trimestral)
II. VISITAS DE SEGUIMIENTO Y ASESORIA
Direcciones y Subdirecciones Fecha
1) Dirección de Consulta Previa 6 marzo – 5 mayo
2) Dirección para la Democracia la Participación Ciudadana y
la Acción Comunal 6 marzo – 5 mayo
3) Dirección de Derechos Humanos15 mayo – 14 julio
4)Dirección de Asuntos para Comunidades Negras,
Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras. 15 mayo – 14 julio
Nota: 1) y 2) en estas visitas se estudiará la vigencia 20163) y 4) en estas visitas se estudiará la vigencia 2017
Direcciones y Subdirecciones Fecha
5- Dirección de Gobierno y Gestión Territorial - Subdirección
de Seguridad y Convivencia Ciudadana
24 julio – 22
septiembre
6- Subdirección de Infraestructura – FONSECON24 julio – 22
septiembre
7- Dirección de Asuntos Legislativos2 octubre – 30
noviembre
8- Dirección de Asuntos Indígenas, Rom y Minorías 2 octubre – 30
noviembre
Nota: En estas visitas se estudiará la vigencia 2017.
III. TEMÁTICA (Visitas de Seguimiento y Asesoría)
La Oficina de Control Interno durante las visitas de asesoría y seguimiento estaráacompañando a las Direcciones y Subdirecciones en temas de su competencia y quetengan injerencia en sus funciones misionales, involucrados con cada una de lasOficinas y Subdirecciones de apoyo (Oficina Asesora Jurídica, Oficina de ControlInterno, Oficina Asesora de Planeación, Oficina de Información Pública del Interior,Subdirección de Gestión Humana, Subdirección de Gestión Contractual y SubdirecciónAdministrativa y Financiera), acorde con el recurso humano con que dispone la oficina.
OFICINA ASESORA JURÍDICA
RESOLUCIONES: Verificar que las resoluciones expedidas por el Ministerio seencuentren debidamente elaboradas, cumplimiento de términos, asesorías recibidaspor parte de la Oficina Jurídica.
Decretos, acciones de tutela, demandas y comité de conciliación.
OFICINA DE CONTROL INTERNO
PLANES DE MEJORAMIENTO: Adelantar seguimiento a las acciones realizadas por lasdependencias para dar cumplimiento a los Planes de Mejoramiento elaborados con base en lasvisitas de seguimiento y asesoría, practicados por la Oficina de Control Interno, AuditoríasExternas y de Calidad durante la vigencia 2016.
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
PRESUPUESTO: Se realizará seguimiento al cumplimiento y ejecución del presupuesto asignadopor la Oficina de Planeación para cada uno de los proyectos presupuestales, incluyendo losproyectos de carácter administrativo y proyectos misionales. Asignación Presupuestal y Ejecución(Funcionamiento e Inversión)
PLANES DE ACCION: Realizar seguimiento a las actividades ejecutadas por los responsables de losproyectos y la retroalimentación efectuada (Planes, Programas, Proyectos y metas de gobierno -Plan Nacional de Desarrollo).
Riesgos de los procesos.
OFICINA DE INFORMACIÓN PÚBLICA DEL INTERIOR
PQRS, Trámites y Servicios, Gobierno en Línea, Sistemas de Información y Ley de Transparencia.
SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANAVIATICOS, GASTOS DE VIAJE Y GASTOS DE DESPLAZAMIENTO: Cumplimiento de la normatividadexistente respecto a resoluciones, memorandos circulares, memorandos de Secretaria General, de laSubdirección Administrativa y Financiera, trámite de legalizaciones, pagos .Recurso Humano (Planta de Personal, Sigep, nómina, encargos, novedades, reintegros, descuentos,bienestar social e incentivos y acuerdos de gestión (Gerentes Públicos).
SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN CONTRACTUALCONTRATACION: Se continuará con la asesoría y seguimiento al cumplimiento de los procedimientosestablecidos, términos y toda la documentación requerida para los procesos de contratación de acuerdocon las modalidades establecidas. (Contratos de prestación de servicios, contratos de fiducia, contratosde logística, SECOP, plan anual de adquisiciones, adquisición de bienes y servicios, contratación engeneral, supervisión y liquidación).CONVENIOS: Se verificará el cumplimiento de los controles establecidos por la Subdirección de GestiónContractual respecto a suscripción, ejecución, supervisión y liquidación de los Convenios.
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERAPresupuesto de funcionamiento, registros contables, estados financieros, causaciones, pagos,mantenimientos locativos y de vehículos, servicios generales, archivo general (Gestión Documental) yalmacén general (Inventarios, traslados, avalúos, seguros, actas de baja de bienes, control de entrada ysalida de elementos).
1. Plan de Acción y Ejecución Presupuestal
• Metas de Gobierno – SISMEG.
• Proyectos de Inversión – SPI.
• Plan Anual de Adquisiciones – PAA.
2. Mapa de Riesgos
• Riesgos por proceso y de corrupción.
• Efectividad de los controles.
• Seguimiento de los controles (evidencias).
3. Contratación
• Convenios.
• Contratos de prestación de servicios.
• Otros contratos.
Cruzar todo con PAA y SECOP, revisar cumplimiento de requisitos de ley en las
etapas precontractual, contractual y post contractual – Liquidación y verificación
de controles en los pagos a los contratistas.
TEMAS DE LAS VISITAS 2017
4. Gestión Humana.• Personal.
Planta SIGEP. Encargos. Novedades. Reintegros. Pago de nómina. Descuentos. Plan de Bienestar Social e Incentivos. Plan Institucional de Capacitaciones. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Prestación de Servicios. SIGEP Tabla de Equivalencias.
• Acuerdos de Gestión. Suscripción del acuerdo. Seguimiento al acuerdo. Cumplimiento del acuerdo.
TEMAS DE LAS VISITAS 2017
5. Comisiones• Programación• Ejecución• Legalización
Informes: Pagos. Viáticos – Gastos de desplazamiento. Gastos de viaje.
6. Plan de Mejoramiento – Acciones• Acciones de mejora• Ejecución• Seguimiento• Cumplimiento
7. Archivo y Gestión Documental• Formato Único de Inventario Documental – FUID.• Tablas de Retención Documental – TRD.• Procedimiento de organización del archivo de gestión.• Programa de gestión documental.
TEMAS DE LAS VISITAS 2017
8. PQRS.• Tipificación y direccionamiento de la correspondencia.• Seguimiento al cumplimiento de términos.• Respuestas completas y de fondo.• Manejo del SIGOB.• PQRS sin responder
9. Trámites y Servicios – TICs.• SUIT, Página Web y documentos SIGI.• Información pertinente y actualizada.• Racionalización de trámites.• Automatización de trámites.
Sistemas de Información. Privacidad de los datos personales. Módulos del sistema. Soporte técnico. Mantenimiento. Actualización.
• Gobierno en Línea
10. Ley de Transparencia.• Cumplimiento • Seguimiento • Actualización.
TEMAS DE LAS VISITAS 2017
11. Almacén General• Inventarios• Actas de baja de bienes• Inclusión de pólizas• Valoración de activos• Traslados• Control de entrada y salida de elementos
12. Asuntos Jurídicos• Proyectos de decretos• Proyectos de resoluciones• Sistema eKOGUI• Demandas• Conciliaciones• Tutelas
TEMAS DE LAS VISITAS 2017
IV. PROGRAMACIÓN DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD YAPOYO EN LA COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS MISMAS.
V. COORDINAR LAS AUDITORIAS DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LAREPÚBLICA: Auditorias Regular y Especifica al Ministerio del Interior y FPFD.
VI. ASESORÍA Y ACOMPAÑAMIENTO A ENTES DE CONTROL: Atender losRequerimientos de los diferentes órganos de control (y otros).
VII. COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4
Ejecución Asesoría
Ejecución Asesoría
Ejecución Asesoría
Ejecución Asesoría
DIRECCION DE ASUNTOS INDIGENAS, MINORIAS Y
ROOM
PREPARACION DE
ASESORIAS/VISITAS
Ejecución Asesoría
Ejecución Asesoría
Ejecución Asesoría
PLAN DE AUDITORÍAS - VIGENCIA 2017
OFICINA DE CONTROL INTERNO
VISITAS, ACOMPAÑAMIENTOS, SEGUIMIENTOS E INFORMES. Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Programa / Actividad
Ejecución Asesoría
Temas a revisar:
1. Plan de Acción y Ejecución Presupuestal (Planes, Programas, Proyectos de Inversión - SPI, Metas de Gobierno - SISMEG, Plan Anual de Adquisiciones - PAA)
2. Mapa de Riesgos (Riesgos por proceso y de corrupción, efectividad y seguimiento de los controles)
3. Contratación (contratos de prestación de servicios, convenios, contratos de fiducia, contratos de logística, adquisición de bienes y servicios y contratación en
general, SECOP, Plan Anual de Adquisiciones - PAA, controles en los pagos de la contratación en general, liquidación de los contratos y convenios)
4. Gestión Humana (Personal de planta, prestación de servicios, hojas de vida en SIGEP, encargos, pagos de nómina, novedades, reintegros, descuentos, Plan de
Bienestar Social e Incentivos, Plan Institucional de Capacitaciones, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Acuerdos de Gestión)
5. Comisiones (Programación, ejecución, legalización, informes de comisión, pagos de viáticos - gastos de desplazamiento y gastos de viaje)
6. Plan de Mejoramiento - Acciones (Auditorías Externas, Internas y de calidad, acciones de mejora, ejecución, seguimiento, cumplimiento y efectividad, )
7. Archivo y Gestión Documental (Formato Único de Inventario Documental - FUID, Tablas de Retención Documental TRD, Procedimiento de Organización del
Archivo de Gestión, Programa de Gestión Documental)
8. PQRS (Tipificación y direccionamiento de la correspondencia, seguimiento al cumplimiento de términos, respuestas completas y de fondo, manejo del SIGOB, PQRS sin responder)
9. Trámites y Servicios - TICs (SUIT, página web, documentos SIGI, información pertinente y actualizada, racionalización de trámites, automatización de trámites, sistemas de información,
privacidad de los datos personales, módulos del sistema, soporte técnico, mantenimiento, actualización, Gobierno en Línea)
10. Ley de Transparencia (Cumplimiento, seguimiento y actualización)
11. Almacén General (inventario, traslados, Avalúos, Seguros, Actas de baja de bienes, control de entrada y salida de elementos)
12. Asuntos Jurídicos (Proyectos de decreto, proyectos de resolución, eKOGUI, demandas, conciliaciones, tutelas)
En todos los temas se revisará la comunicación (interna y externa), la actualización de procedimientos y los puntos de control.
ALCANCE------>
DIRECCION DE ASUNTOS PARA COMUNIDADES
NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y
PALENQUERAS
ASESORIAS / VISITAS POR PROCESOS
DIRECCION DE CONSULTA PREVIA
DIRECCION PARA LA DEMOCRACIA LA PARTICIPACION
CIUDADANA Y LA ACCIÓN COMUNAL
DIRECCION DE DERECHOS HUMANOS
DIRECCION DE GOBIERNO Y GESTIÓN TERRITORIAL -
SUBDIRECCION DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA
CIUDADANA
SUBDIRECCION DE INFRAESTRUCTURA - FONSECON
DIRECCION DE ASUNTOS LEGISTATIVOS
Informe Ejecutivo
Anual Evaluación del
Sistema de Control
Interno.
Informe Auditoría
Presupuestal.
Comité Coordinación
SCI
Informe de Evaluación
Institucional por
Dependencias.
Comité Coordinación Sistema de Control Interno
Informe de Austeridad del
Gasto.
Informe Auditoría
Presupuestal.
Auditoria Regular y Especial Ministerio del Interior y FPFD
Asesoría y Acompañamiento Entes de Control
Coordinar Auditoria Regular y Especial CGR
Atender los Requerimientos de los diferentes Entes de Control (y otros)
Informe Rendición de
Cuenta Anual
Consolidado para la
CGR - SIRECI.
Seguimiento Plan
Anticorrupción y Servicio
al Ciudadano.
Seguimiento Plan
Anticorrupción y
Servicio al Ciudadano.
Seguimiento Plan
Anticorrupción y
Servicio al Ciudadano.
Informe
Pormenorizado de
Control Interno.
Informe Pormenorizado
de Control Interno.
Informe
Pormenorizado de
Control Interno.
Informe de Austeridad
del Gasto.
Reunión de Coordinación
Auditorías Internas de
Calidad.
Coordinación y Seguimiento de las Auditorías Internas
de Calidad
Informe de Control
Interno Contable.
Fomento de la Cultura de Autocontrol. Actividades de Fomento del Autocontrol - tips o recomendaciones y publicaciones
Informe de Austeridad
del Gasto.
Informe de Austeridad
del Gasto.
Informe Avance Plan de
Mejoramiento SIRECI.
Informe Avance Plan de
Mejoramiento SIRECI.
Reunión de Coordinación
Auditorías Internas de
Calidad.
Reunión de Seguimiento
Auditorías Internas de
Calidad.
INFORMES DE LEY
Reunión de Seguimiento
Auditorías Internas de
Calidad.
Informe Derechos de
Autor Software.
Informe de
Actualización del
Sistema eKOGUI.
Informe de
Actualización del
Sistema eKOGUI.
Comité Coordinación SCI
Informe Personal y
Costos.
Seguimiento al
Sistema Integrado de
Información
Financiera, SIIF
Nación, aplicación de
los requerimientos
técnicos y de
Seguimiento a
Procesos
Disciplinarios.
Seguimiento Mapa de
Riesgos Corrupción
OCI.
Seguimiento Mapa de
Riesgos Corrupción
OCI.
Seguimiento al Plan
de Acción OCI.
Seguimiento al Plan de
Acción OCI.
Seguimiento al Plan
de Acción OCI.
Seguimiento Mapa de
Riesgos Proceso OCI.
Seguimiento Mapa de
Riesgos Proceso OCI.
Seguimiento Mapa de
Riesgos Proceso OCI.
Seguimiento
Indicadores de
Proceso Institucional.
Seguimiento Mapa de
Riesgos Institucional.
Seguimiento al
Informe Austeridad en
el Gasto del Sector
Interior.
Seguimiento Mapa de
Riesgos Institucional.
Seguimiento al
Informe Austeridad en
el Gasto del Sector
Interior.
Seguimiento Mapa de
Riesgos Institucional.
Seguimiento al
Informe Austeridad en
el Gasto del Sector
Interior.
Seguimiento Mapa de
Riesgos Institucional.
Seguimiento al
Informe Austeridad en
el Gasto del Sector
Interior.
Seguimiento Indicadores
de Proceso Institucional.
Asistencia a los Comites de:
Gerencia - Institucional de Desarrollo Administrativo
Conciliación
Contratación
Seguimiento al Plan de
Acción OCI.
Seguimiento Mapa de
Riesgos Proceso OCI.
Seguimiento Plan de
Mejoramiento
Institucional.
Seguimiento Plan de
Mejoramiento
Institucional.
Seguimiento Plan de
Mejoramiento
Institucional.
Seguimiento Plan de
Mejoramiento
Institucional.
Informe al Congreso,
logros de la OCI.
Seguimiento
Indicadores de
Proceso Institucional.
Seguimiento
Indicadores de Proceso
Institucional.
Informe Ley de Cuotas
(SGH).
Informe sobre las
Peticiones, Quejas,
Reclamos y Sugerencias
PQRS.
Informe sobre las
Peticiones, Quejas,
Reclamos y
Sugerencias PQRS.
Seguimiento a la Ley
de Transparencia y
Derecho de Acceso a
la Información.
Seguimiento a la Ley
de Transparencia y
Derecho de Acceso a
la información.
Seguimiento a la
Gestión Institucional
Metas SISMEG.
Seguimiento Mapa de
Riesgos Corrupción OCI.
Seguimiento Arqueos
de Caja Menor.
Seguimiento a la
Gestión Institucional
Metas SISMEG.
SEGUIMIENTOS INTERNOS
Seguimiento a la
Gestión Institucional
Metas SISMEG.
Seguimiento a Procesos
Disciplinarios.
Seguimiento al
cumplimiento de
Gobierno en Linea
GEL.
Seguimiento de
Control Interno
Contable.
Seguimiento Arqueos
de Caja Menor.
Seguimiento NIIF Seguimiento NIIF Seguimiento NIIF Seguimiento NIIF
Seguimiento al
Formulario Único
Reporte de Avance de
la Gestión - FURAG
(OAP).
Informe a la Cámara
de Representantes.
GRACIAS¡Control Interno, Responsabilidad de Todos!