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1. 주소록 활용하기

1) 주소록 관리

병원에서 관리되는 주소록을 등록하여 SMS를 전송하는데 활용합니다.

공용주소록은 병원 내 공용으로 사용되는 주소를 입력하여 활용합니다.

개인 주소록은 사용자를 설정하여 두번에를 사용하는 경우 개인별로 주소록을 관리할 수 있습니다.

2) 주소록 그룹 설정

주소록 그룹을 설정하여 관리 할 수 있습니다.

(검색 및 SMS 전송을 그룹을 통해 쉽게 활용 할 수 있습니다)

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3) 외부 주소록 가져오기

외부에서 입력된 주소록을 두번에에 입력하는 기능입니다.

주소록에서 “외부 주소록 가져오기”를 클릭하면 아래와 같은 화면이 나타납니다.

① 엑셀로 입력된 파일을 “다른 이름으로 저장”을 통해 확장자를 csv로 저장 후 파일열기를 통해 파일

을 지정합니다.

② 주소록 입력은 반드시 “이름”, “생년월일”, “핸드폰”, “집주소”, “집상세주소”, “E-Mail”, “직장명”, “직장전

화”, “직장주소”, “직장상세주소”, “홈페이지” 순서와 명칭을 동일하게 해주셔야 합니다.

③ 공용 주소록 또는 개인 주소록을 선택합니다.

④ 가져올 주소록의 소속 그룹을 선택합니다. 만약 없다면 주소록 그룹설정을 통해 만든 후 다시 시작

합니다.

⑤ 모든 내용을 입력한 뒤 “변환시작”을 버튼을 클릭하여 변환을 실행합니다.

⑥ 변환이 끝난 뒤 “저장” 버튼을 통해 해당 내용을 저장합니다.

4) 주소록 검색

각 조건에 맞게 등록된 주소록을 검색 할 수 있습니다.

① 전체 검색 : 공용 주소록 및 개인 주소록 중 선택한 내용을 모두 검색합니다.통해 파일을 지정합니다.

② 그룹 검색 : 주소록 입력 시 설정 한 그룹으로 검색됩니다.

③ 이름 검색 : 입력 된 모든 주소록에서 이름으로 검색 됩니다.

④ 초성 검색 : “전체, ㄱ, ㄴ, ㄷ, ㄹ, ㅁ, ㅂ, ㅅ, ㅇ, ㅈ, ㅊ, ㅋ, ㅌ, ㅍ, ㅎ , 기타” 의 내용으로 검색 됩

니다. 기타 내용은 이름이 영문 및 숫자가 검색 됩니다.

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2. SMS

1) 문자 서비스 신청

① 두번에 상단 [서비스→SMS가입 신청(J)]을 클릭합니다.

② 해당 홈페이지 화면의 순서대로 상품의 소개와 요금제 안내를 받은 후 사용동의/신청 클릭합니다.

③ 최초가입 시 약관을 확인 후 이에 동의하면 SMS 무료 100건 사용이 가능합니다.

2) SMS 설정

SMS를 사용하기 위해서 서비스 신청 후 설정합니다.

① SMS 사용자 정보 설정 : 기본으로 사용자 ID는 요양기관 번호가 설정되며, 사용자 PW는 면허번호

로 설정 됩니다. PW는 “비밀번호변경”버튼을 통해서 변경 하실 수 있습니다.

② SMS 서버 설정 : 서버 설정은 자동 전송을 보내기 위해서 설정합니다.

단, 서버로 설정할 컴퓨터에서 설정해야만 서버가 매일 자동으로 실행 됩니다.

③ SMS 전송 설정

- 담당의사 번호로 전송/설정된 번호로 전송 : SMS 전송 시 전송될 번호를 설정 합니다.

- 마지막 전송 번호로 전송(자동전송이 아닌 검색하여 보낼 때 적용)

SMS를 검색해서 보낼 때 보내는 사람의 마지막 번호를 기억하여 다음 번에 보낼 때 이전 핸

드폰 번호를 설정해 줍니다.

- 한글 텍스트 80Byte가 넘을 경우 LMS으로 자동 전환 후 전송 하기

전송 시 80Byte가 넘으면 문자를 2개로 나누어 보내지는 현상을 방지 할 수 있으며, 한글

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1000자까지 보낼 수 있습니다.

- 정보 동의 거부자 제외 : SMS전송 시 정보 동의 거부자는 제외하여 전송합니다.

- 정보 동의 미확인자 제외 : SMS전송 시 정보 동의 미확인자는 제외하여 전송합니다.

3) 자동 전송 설정

SMS 전송을 설정된 시간 및 내용으로 자동으로 전송하는 기능입니다.

번거롭게 매일 검색하여 보내야 하는 항목들을 설정하여 자동으로 전송되는 편리한 기능입니다.

① 기본항목설정

㉠ 자동 전송 시간 설정

(ㄱ) 전체 전송 시간 설정 : 자동전송 할 시간을 설정합니다.

단, 자동 전송시간은 SMS 서버 컴퓨터가 켜져 있는 시간으로 설정해야 합니다.

(ㄴ) 요일별 전송 시간 설정 : 야간 진료를 하는 경우나 요일 별로 전송 시간이 일률적이지

않을 때 사용합니다.

※ 요일별 전송설정에서 일요일에 전송되도록 설정한 경우, 휴일 전송 안함은 동작하

지 않습니다.

(ㄷ) 휴일 전송 안함 : 휴일 전날에 문자전송을 하여 휴일로 인해 문자 전송이 안 되는 것을

방지 합니다.

(ㄹ) 토요일 전송 안함: 토요일에 진료를 하지 않는 치과일 경우 금요일에 SMS를

전송합니다.

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㉡ 전송 항목 설정

(ㄱ) 전송 설정: 자동으로 전송될 날짜를 설정합니다.

(ㄴ) 전송 내용 : 자동으로 전송할 내용을 설정합니다. 샘플보기를 활용하여 설정합니다.

(ㄷ) 자동 전송 시간 설정 : 항목별 전송 시간 사용을 체크하여 시간을 설정하면 자동 전송

시간 설정에서 설정한 시간보다 항목별 전송시간이 우선 적용되어 전송 됩니다.

② 추가항목설정

기본 항목에서 설정한 항목 외 사용자가 조건을 정하여 조건에 맞게 전송할 수 있는 기능입니다.

환자들을 좀 더 자세하게 구분하여 메시지를 보낼 수 있습니다.

㉠ 추가항목 설정하기

(ㄱ) 전송 하려고 하는 전송 항목 분류를 선택합니다.

(내원 환자, 예약 환자, 리콜 환자, 소개 환자, 생일, 고객 만족, 고객 불만)

(ㄴ) 전송 항목명을 입력합니다.

(ㄷ) 전송 항목 분류에 맞게 검색 조건을 설정합니다.

(ㄹ) 송신설정을 통해 전송하려는 날짜를 지정합니다.

(ㅁ) SMS 전송 내용을 입력하고 “전송항목 추가“버튼을 클릭하고 저장 버튼을 클릭하여 해

당 내용을 저장 합니다.

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③ 접수/수납 시 전송 설정

어린 아이들이 치과에 왔을 때 접수 또는 수납을 한 경우 보호자에게 자동으로 설정된 메시지가

전송됩니다.

㉠ 접수 시 SMS 전송

(ㄱ) 해당 내용을 설정하고 저장 합니다.

(ㄴ) 인적사항의 “보호자 휴대전화번호 등록”에 휴대전화를 입력합니다.

(ㄷ) 보호자가 입력되면 아이콘이 활성화 됩니다.

(ㄹ) 해당 환자를 접수합니다.

(ㅁ) SMS를 발송 하겠습니까?의 질의가 나오며 “예(Y)”를 클릭하면 설정된 메시지가 전송 됩

니다.

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[환자 접수 시 보호자에게 문자가 전송됩니다.]

4) 검색 전송

예약, 리콜, 내원, 소개, 기념일, 고객의 소리, VIP, 진료, 주소록, 기본(환자전체)를 검색하여 문자메시지를

전송하는 기능입니다. 예약 이행률을 높이고, 기념일을 축하하여 병원 이미지 향상에 도움을 줍니다.

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① SMS 전송 대상 검색하기

㉠ 대상에 맞는 업무를 선택합니다. (예약, 리콜, 내원, 소개, 기념일, 고객의 소리, VIP, 진료, 주소록 )

“기본”은 프로그램에 등록된 모든 환자를 검색 합니다.

㉡ 검색 조건 : 검색 조건은 검색하려는 업무에 맞게 조건이 변경됩니다.

㉢ 공통 검색 조건 : 검색기간, 의사 위생사, 환자구분1, 환자구분2, 정보동의 등 모든 업무에 적용

되는 공통 검색 조건을 선택할 수 있습니다.

㉣ 사용자 지정 검색 조건 : 성별, 보험구분, 주소, 비고, 내용경로 중 3가지 조건을 선택하여 검색

할 수 있습니다.

㉤ 모든 검색 조건을 입력 후 “검색” 버튼을 클릭하면 조건에 맞는 대상자가 검색 됩니다.

- 총 수신자 수 : 검색된 모든 대상자의 수

- 수신 거부자 수 : 인적에서 “SMS 사용 안 함” 체크한 사람들의 합 입니다.

- 전송 예정 건수 : 사용자가 선택한 전송 예정 건수 입니다.

- 휴대전화 중복 제외 : 검색 대상자 체크 후 체크된 대상자 중 휴대전화가 중복되는 대상자를

제거 할 때 사용됩니다.

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② 메시지 전송

㉠ 메시지를 입력하고 “전송하기” 버튼을 클릭하여 전송합니다.

- SMS : 한글 40자(80Byte) 이하로 된 메시지를 보낼 경우 SMS로 전송됩니다. 만약 80Byte자가

초가 되는 경우에는 메시지가 80byte로 나누어져 전송됩니다.

예) 150Byte는 2개의 SMS로 전송 됩니다.

※ 단 치환문이 존재하는 경우 표시된 Byte수보다 실제 전송되는 Byte가 초과되어 전송될 수

있으니 주의하시기 바랍니다.

- LMS : 환경설정에서 “한글 텍스트80Byte가 넘는 경우 LMS으로 자동 전환 후 전송하기”에 체

크하면 한글텍스트 1000자(2000Byte)는 하나의 문제 메시지로 전송 됩니다.

- MMS : 이미지를 첨부해서 보낼 경우 MMS로 전송됩니다.

[SMS, LMS, MMS 상태가 휴대폰 모양의 화면에 표시됩니다]

㉢ 예약 전송 하기

- “예약전송”버튼을 클릭하면 예약 일시 설정 화면이 나타납니다.

- 예약 날짜 및 시간을 선택하여 확인 버튼을 클릭합니다.

- 예약 전송을 취소하려면 “SMS 착신 확인”을 통해 예약 전송 메시지를 전송하기 전에 취소 할

수 있습니다. ( 예약 전송 이전 시간에만 취소가 가능합니다. )

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③ 메시지 샘플 추가하기

자주 사용하는 메시지를 샘플 그룹에 저장하여 사용 할 수 있습니다.

㉠ “SMS 메시지 샘플”을 선택합니다.

㉡ 저장할 샘플 그룹을 선택한 뒤 “추가”버튼을 클릭합니다.

㉢ 새로 입력 할 수 있는 공간이 나타나면 제목 및 메시지를 입력합니다.

㉣ “저장”버튼을 클릭하여 입력한 메시지를 저장 합니다.

④ MMS 이미지 샘플 추가하기

MMS (Multimedia Messaging System)로 정지 이미지를 샘플로 추가하여 사용 할 수 있습

니다.

㉠ MMS 이미지 샘플을 선택합니다.

㉡ 저장할 구분을 선택한 후 “MMS이미지 추가” 버튼을 클릭합니다.

㉢ 샘플로 사용할 이미지를 선택한 뒤 열기 버튼을 클릭합니다.

㉣ 선택한 이미지가 샘플 리스트에 추가 됩니다.

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⑤ 개별 문자 보내기

㉠ [도구] [문자보내기(M)]을 클릭하여 개별 문자 보내기 화면을 띄웁니다.

㉡ [인적사항] [SMS전송]버튼을 클릭하여 개별 문자 보내기 화면을 띄웁니다.

㉢ [환자관리] [SMS] [개별 문자 보내기]를 클릭하여 개별 문자 보내기 화면을 띄웁니다

㉣ 메시지를 입력하고 전송버튼을 클릭하여 개별 문자가 보내집니다.

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⑥ 치과안내/약도 설정

㉠ 설정방법

(1) [SMS]로 들어갑니다.

(2) [치과안내/약도 설정]으로 들어갑니다.

(3) "치과안내, 약도안내" 화면 구성을 선택하시고, 더블 클릭 합니다.

(4) 이미지 선택에서 [추가] 버튼을 눌러 이미지를 추가합니다.

※ 추가할 이미지는 각 화면에 맞게 화면 사이즈를 최적으로 수정하셔야 합니다.

※ 최적 이미지가 아닐 시 이미지 품질이 저하될 수 있습니다.

(5) 치과 정보내용을 작성합니다.

(6) [미리보기 & 저장]을 클릭하여 저장합니다.

(7) "치과 안내 메시지"의 저장된 화면을 볼 수 있습니다.

(8) "치과 약도 메시지"의 저장된 화면을 볼 수 있습니다.

[치과안내/약도설정을 클릭합니다]

[샘플 설정 후 치과 정보를 입력합니다]

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[미리보기 & 저장 버튼을 통해 메시지 내용을 저장합니다]

㉡ 치과안내, 약도 개별 전송 방법

⑴ “받는사람, 보내는사람” 번호를 확인하고, [치과안내전송] 또는 [치과약도전송]을 합니다.

※ 이미지 설정을 해야 전송이 가능합니다. 설정 방법은 위의 “설정 방법 “ 참고합니다.

⑵ CID(발신번호표시서비스)를 통하여 전송하기

※ CID 기능 이용 시 환자에게 연락이 오는 경우 발신번호 표시 창에서 바로 전송이 가능합니다.

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⑦ SMS착신확인

Infobank SMS 메시지함 화면을 볼 수 있습니다.(환자에게 실제로 전송된 결과를 볼 수 있습니다.)

㉠ 보낸편지함 : 전송한 메시지를 날짜 별로 조회하여 전송내용을 확인할 수 있습니다.

㉡ 예약편지함 : 예약전송을 한 경우 발송되지 않은 메시지만 보여지며, 전송되면

보낸편지함에 저장됩니다.

㉢ 통 계 : 월별로 사용내역에 대하여 전체/SMS/LMS/MMS의 요청건수, 성공건수, 실패건수,

성공률, 전송비율을 볼 수 있습니다.

㉣ 과금데이터조회 : 사용중인 요금제와 사용량, 연체금액 및 과금정보를 확인할 수 있습니다.

㉤ 과금정보변경 : 문자메시지 전송량의 변동에 따라서 사용신청 요금제의 변경이 가능합니다.

♣ SMS 요금 및 결제 관련 문의 - 1588-2460 인포뱅크

⑧ SMS Server 실행

㉠ SMS서버는 서버 컴퓨터에서만 실행됩니다.

㉡ [환자관리] → [SMS] → “SMS Server 실행”을 눌러줍니다.

※ 윈도우 XP사용자의 경우 방화벽에서 SMS관련 포트가 차단되어있다면 차단 해제를 해야 한다.

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68 컴퓨터 오른쪽 하단에 Tray Icon상태로 실행여부 확인가능

5) 발신내역

선택한 검색기간 내에 문자 메시지를 전송한 환자의 내역 및 수신여부를 확인합니다.

6) 고객 소리

인적사항에서 고객소리(I)를 입력한 데이터를 검색 관리 할 수 있으며, 지시사항 및 해결 내용을 쉽게

입력할 수 있습니다.