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제 장2 제시된 영구보존포맷 등 보존방안의

구체화 및 시스템 적용방안

본 장에서는 영구보존포맷 문서보존포맷 보존메타데이터의 구체화 및 적, ,

용방안을 제시한다 또한 보존매체 변환 방법과 데이터 보호 및 인증방안의. ,

구체화 적용 방안을 제시한다, .

2.1. 영구보존포맷 구체화 및 적용 방안

본 절에서는 제안한 영구보존포맷 및 문서보존포맷을 구체화하고 그 적용

방안에 대해 기술한다.

2.1.1. 영구보존포맷과 문서보존포맷

대부분의 외국선진사례에서의 보존포맷이란 문서보존포맷을 이야기한다.

그러나 호주 빅토리아주의 에서는 문서보VEO(VERS Encapsulated Object)

존포맷과 영구보존포맷에 대해 분리하여 설명하고 있다 이를 참고하여 본.

연구에서는 보존포맷을 영구보존포맷과 문서보존포맷으로 나누어 다음과 같

이 정의하였다.

영구보존포맷은 문서를 보존 할뿐만 아니라 기록물의 생명주기에서 발생

한 모든 정보를 포함하는 보존 설명정보 등을 포함하여 패키징한다 즉 영. ,

구보존포맷은 기록물을 비롯하여 기록물과 관련된 정보들을 영구적으로 보존

하며 유지할 수 있는 포맷이다 따라서 영구보존포맷은 문서보존포맷을 포함.

하는 개념이라고 할 수 있다.

문서보존포맷이란 문서의 내용정보의 영구보존을 위한 포맷이다 따라서.

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문서보존포맷에서는 내용정보와 문서의 구조 및 문서의 내용과 관련된 모든

요소들을 영구보존하기 위해 고려해야 한다.

2.1.2. 영구보존포맷

본 절에서는 영구보존포맷과 관련한 외국선진사례를 분석하고 이를 기반

으로 기록물을 영구보존 할 수 있는 영구보존포맷을 구체화하였다.

1) 영구보존포맷과 관련한 외국선진사례 분석

영구보존포맷과 관련한 외국선진사례로 호주 빅토리아ISO 14721(OAIS),

주 및 미국의 사례를 살펴보았다.

가. ISO 14721

그림[ 1 단계별 정보 패키지의 흐름]

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에서는 그림ISO 14721 [ ? 과 같이 가지의 정보 패키지를 제안하고 있] 3

다 즉 정보 패키지는 제공 정보 패키지. , (Submission Information Packages

영구 보존 정보 패키지 보급: SIP), (Archival Information Packages : AIP),

정보 패키지 로 나뉜다(Dissemination Information Packages : DIP) .

제공 정보 패키지는 와 생산자 간에 전달되는 정보 패키지로서 하나OAIS ,

이상의 제공 정보 패키지가 데이터 제공 사항에 쌓여지며 이렇게 구성된 데,

이터 제공 사항 여러 개가 제공 사항으로 구성 되어 에 보내지게 된다OAIS .

그림[ 2 영구보존정보패키지 구조]

영구 보존 정보 패키지는 그림[ ? 와 같은 구성을 가진다 영구 보존 정] .

보 패키지는 기본적으로 내용 정보와 보존 설명 정보로 구성된다 내용정보.

는 데이터 객체가 표현 정보를 통해 재해석된 것이다 데이터 객체는 물리적.

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객체와 전자적 객체 두 가지로 나뉠 수 있으며 표현 정보는 내용정보가 가지,

는 구조 정보 의미 정보 등을 포함한다 내용정보의 식별자인 보존 설명 정, .

보의 종류는 참조 정보 출처 정보 문맥 정보 인증 정보와 같은 가지 정보, , , 4

로 구성된다.

열람 요청자의 요구에 따라 그림[ ? 에서 볼 수 있듯이 는 하나의] OAIS

의 일부나 전부를 열람 요청자에게 제공하게 된다 이 때 사용되는 정보AIP .

패키지는 열람 요청자의 정보를 식별 할 수 있는 정보를 함께 제공해야 하며,

열람 요청자의 요구 사항을 반영해야 한다 따라서 이러한 정보를 포함하여.

보급 정보 패키지는 열람 요청자에게 제공된다 에 열람 요청자가 요구. OAIS

하는 사항이 최상위 객체로 존재하고 그 요구 사항에 맞추어 데이터 보급 사

항 등을 그 하위 객체로 삽입한다 데이터 보급 사항에는 참조 모델에. OAIS

서 제시한 보급 정보 패키지 형태로 에 보존된 정보가 삽입되게 된다OAIS .

나. 호주 - VERS

는 이관 단위 및 보존 단위로 기록물 객체 모델인 를 정의한다VERS VEO .

는 그림VEO [ ? 과 같은 구조를 가지며 각각의 구성 요소는 메타데이터 항] ,

목을 가진다 또한 는 로 모두 기술되며 기록물의 진본성 및 권한. , VEO XML ,

관리를 위해 최소 한 개 이상의 전자 서명을 포함하도록 되어져 있다.

는 그림VEO [ ? 에서 볼 수 있듯이 가장 상위에 객체가 있다 그] VEO .

하위로 기록물 을 포함하고 있으며 기록물 내에 문서(Records) , (Documents)

가 존재하고 문서 내에 인코딩 문서가 존재하게 된다, (Encoding) .

또한 기록물은 여러 개의 문서를 가질 수 있다 예를 들어 하나의 기록물.

은 본문 내용과 첨부 파일 등으로 구성될 수 있는데 본문 내용과 첨부 파일,

은 하나의 기록물을 구성하는 문서가 된다.

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하나의 문서는 여러 가지 방식으로 인코딩 될 수 있다 이미지화 될 수.

있으며 로 변환 할 수도 있고 단순히 텍스트로 남겨질 수도 있다 따라, PDF , .

서 에서는 하나의 문서에 여러 인코딩 방식을 지원하기 위해 한 문서 내VEO

에 여러 개의 인코딩 방식을 포함할 수 있도록 하며 메타데이터로 인코딩 문,

서의 정보를 표현한다 에서는 인코딩 문서를 장기 보존 포맷 형태로. VERS

변환하기를 권고하고 있다 텍스트는 값으로 변환하고 문서는. ASCII , PDF

로 이미지는 로 변환하여 장기 보존하기를 권고하고 있으며 향후에, TIFF ,

에서 허용하여 추진할 계획에 있다VERS .

그림[ 3 의 구조] VEO

의 종류는 크게 가지가 있다VEO 3 .

l 기록물 VEO

기록물 는 기록물 내용과 그와 관련된 메타데이터로 구성되어 있는VEO

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가장 기본적인 형태이다.

l 파일 VEO

파일 는 기록물을 유지하는 파일과 관련되어 형성된 메타데이터이며VEO ,

기록물 와 같은 종류의 메타데이터를 가진다 또한 그 구성도 기록물VEO . ,

와 같은 것을 볼 수 있다VEO .

그림[ 4 양파 모형] VEO

l 수정된 VEO

수정된 는 가 그림VEO VEO [ ? 와 같은 양파 모형이 되게 하는 원인이 된]

다 양파 모형 는 원본을 가진 에 수정이 발생하였거나 디지털 서. VEO VEO ,

명을 첨가할 필요성이 있을 때 원본 에 디지털 서명과 메타데이터를 첨, VEO

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가하여 다시 캡슐화 한 형태이다 따라서 여러 번 수정이 되어도 항상 그에.

관한 정보를 가지고 있어 기록물의 신빙성을 높여주는 역할을 하게 한다.

다. 미국 - POP

그림[ 5 의 기본 아이디어] POP

미국에서는 영구보존포맷으로 가 개발한 항구적인 객체 보존SDSC

이하 을 채택하고 있다 는 컬(Persistent Object Preservation, POP) . POP

렉션을 기반으로 한 기록 보존 프로세스로서 다양한 전자기록물을 지원할 뿐,

아니라 인프라 독립적인 구조를 가지고 있다 또 의 기, (infrastructure) . POP

본구조는 의 아키텍처와 일치하며 을 기반으로 하고 있다OAIS XML .

의 기본 아이디어는 전자기록물을 서로 다른 종류의 객체들로부터 특POP

성을 물려받은 객체로 본다는 것이다.

그림[ ? 는 그 한 가지 예로서 전자기록물은 디지털 객체] (Digital Object)

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로서의 특성과 기록물 로서의 특성을 각각 상속 받고 있다 위의 그(Record) .

림은 편지라는 기록물이 에 그림 형태로 저장되어 있는 상태를 도식화Unix

한 것이다.

2) 제안하는 영구보존포맷

지금까지 영구보존포맷과 관련하여 호주 빅토리아주 미국의ISO 14721, ,

사례를 살펴보았다.

에서 권고하는 바와 같이 영구보존포맷은 내용정보와 보존 설ISO 14721

명정보를 모두 포함하도록 패키징을 잘 해야 한다 내용정보의 변조 및 위조.

를 막아야 할 뿐 아니라 기록물과 관련된 모든 보존 설명정보를 함께 포함하,

고 있어야 한다 또한 미국의 전략에서 알 수 있는 것처럼 전자기록물. , PoP

뿐 아니라 기존에 생산된 모든 기록물의 형태도 보존할 수 있는 보존포맷이

어야 한다.

이러한 영구보존포맷이 가능하기 위해서는 대부분의 외국선진사례에서 취

하는 기반의 보존포맷을 지향해야하며 보존 설명정보를 잘 포함하고XML ,

기록물과 관련된 모든 이력을 계속적으로 유지해 가는 호주 빅토리아주의

와 같은 캡슐화 된 포맷을 지향해야 한다VEO .

따라서 본 용역팀에서 제안하는 영구보존포맷은 그림[ ? 과 같은 구조를]

가진다 이 구조는 기록물 내용과 메타데이터를 함께 하나의 객체로 생성하.

여 기록물의 내용과 메타데이터가 함께 보존될 수 있는 구조이다 이러한 영.

구보존포맷은 전문기관에서 자료관으로 이관될 때 최종 버전이 만들어지며,

오랜 시간이 경과한 후에도 내용정보에 대한 진본성을 보장할 수 있으며 열,

람자에 의해 검색되어 질 수 있다.

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그림[ 6 영구보존포맷]

2.1.3. 문서보존포맷

본 절에서는 문서보존포맷과 관련한 외국선진사례를 분석하고 문서보존포

맷이 갖추어야 할 요건을 기술하였다 또한 문서보존포맷의 구체화 및 적용. ,

방안을 제시하였다.

1) 문서보존포맷과 관련한 외국선진사례분석

문서보존포맷과 관련한 외국선진사례는 호주 연방정부와 호주의 빅토리아

주 영국의 사례가 있다, .

가. 호주 - NAA

에서는 기록물 보존에 있어 본질 의 보존을 최우선으로 하NAA , (essence)

고 있다 는 기록물의 본질을 보존할 수 있는 비 독점 영구보존포맷으. NAA -

로 을 선택했다 표준에 대한 규격은 무료로 이용할 수 있기 때문XML . XML

에 는 특정한 업자 및 그 업자들의 독점적 지식에 의존하지 않고, NAA IT

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도구들을 만들고 유지할 수 있기 때문이다 또한 디지털 기록물의 원XML .

시자료가 로 변환만 된다면 데이터 객체를 다른 데이터 포맷으로 마이XML ,

그레이션을 하지 않고 보존처리를 최소화할 수 있어 디지털 기록물의 무결, ,

성에 대한 장기적인 위험부담을 줄일 수도 있게 되는 것이다.

실제로 에서는 일반 문자열 정보의 경우 그대로 의 값으로 저장NAA XML

하게 되지만 이진 객체 등과 같은 이진 정보 는, PNG, , JPEG (binary data)

로 저장하기 위해 기반의 인코딩을 사용하고 있다 또 패키지XML BASE64 . ,

다중페이지 데이터베이스 데이터 셋 등과 같은 정보의 집합은 의 부모, , XML

자식 관계로 표현해 로 저장할 수 있도록 하고 있다- XML .

나. 호주 - VERS

에서는 안의 인코딩 문서를 문서 보존 포맷 형태로 변화하기를VERS VEO

권고하고 있다 텍스트는 값으로 변환하고 문서는 로 이미지는. ASCII , PDF ,

로 변환하여 장기 보존하기를 권고하고 있다 또한 에서는TIFF . VERS 2004

년 위의 방침을 허용하여 추진하고 있다.

다. 영국

프로젝트에서 정의한 기록물 객체 모델은 그림EROS [ ? 과 같다] .

기록물 객체는 기록물을 구성하는 내용이 있으며 내용에 관한 설명정보를,

담고 있는 문서 메타데이터가 있다 또한 내용과 그와 관련된 메타데이터로. ,

구성된 기록물에 대한 메타데이터를 포함해야 한다 에서는 특정한 기. EROS

록물 객체 모델을 정의한 것이 아니라 일반적인 기록물 객체를 정의하였다, .

그러나 기록물의 상세한 내부 구조는 정의하지 않고 있다.

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그림[ 7 기록물 객체 모델]

다른 나라와 다르게 프로젝트에서는 기록물 포맷을 정의한다 보EROS .

존 포맷으로는 특정한 포맷을 지정하고 있지는 않지만 후에 로 지정할, PDF

계획에 있음을 문서상에 기술하고 있다 이관 포맷으로는. PostScript, PDF,

등을 권고하고 있는 상태이다TIFF, CSV, SGML .

2) 문서보존포맷 선정 시 고려사항

문서보존포맷을 선정할 때 다음과 같은 가지의 고려사항을 만족하는 포8

맷을 선정해야 한다.

가. 공개용 표준 (Open Standard)

문서를 보존하는 포맷은 어느 특정 벤더에 속하는 제품이거나 사용자에게,

경제적으로 영향을 주지 않아야 한다.

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나. 편재

문서보존포맷은 오랜 기간이 지난 후에도 언제 어디서든 사용될 수 있어,

야 한다 이러기 위해서는 오랜 기간 동안 사용될 가능성이 있고 많은 곳에. ,

서도 사용되는 포맷이어야 한다.

다. 안정성

원래 생성된 문서를 문서보존포맷으로 변환 시 처음 생성되었던 문서의

내용이나 구조 문맥정보 등을 훼손시키면 안 된다, .

라. 메타데이터 지원

문서를 영구보존하기 위해 필요한 여러 가지 메타데이터를 지원할 수 있

는 보존포맷이어야 한다.

마. 상호 운영성

한 기관에서 생성된 문서보존포맷은 다른 기관이나 다른 모든 사용자가

사용할 수 있어야 한다.

바. 진본성

문서가 훼손되거나 위조나 변조가 되지 않도록 기록물의 진본성을 유지할

수 있는 보존포맷이어야 한다.

사. 표현력

처음에 생성된 문서와 같이 그 모양과 구성이 같도록 문서를 복원해 낼

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수 있도록 해야 한다 즉 이 가능하도록 해야 하는 문서보존. Look and Feel

포맷이어야 한다.

아. 검색 기능

문서 내부에서 사용자가 원하는 정보를 검색할 수 있도록 해야 한다 이.

를 통해 사용자는 자신에게 적합한 문서를 찾아낼 수 있을 것이다.

3) 문서보존포맷 종류의 특성

외국 선진 사례에서 살펴보면 문서보존포맷으로는 다음과 같은 종류를 사용

하고 있다.

가. XML

은 년 에서 제안한 것으로서 웹상에서 구조화된 문서를 전XML 1996 W3C ,

송 가능하도록 설계된 표준화된 텍스트 형식이다 이는 인터넷에서 기존에.

사용하던 의 한계를 극복하고 의 복잡함을 해결하는 방안으로써HTML SGML

에 사용자가 새로운 태그를 정의할 수 있는 기능이 추가되었다고 이해HTML

하면 쉽다 또한 은 의 실용적인 기능만을 모은 부분집합. , XML SGML

이라 할 수 있으며 인터넷상에서 뿐만 아니라 전자 출판 의학 경(subset) , , ,

영 법률 판매 자동화 디지털도서관 전자상거래 등 매우 광범위하게 이용되, , , ,

고 있다.

나. Text

정보기술 측면에서 텍스트란 사람들이 읽을 수 있는 일련의 글자와, ,

와 같이 컴퓨터가 읽을 수 있는 형식으로 바꿀 수 있는 단어들을 말한ASCII

다 텍스트는 보통 비트맵 형태의 그래픽 이미지나 흔히 이진 정보라고 불리.

는 정보와 같이 글자가 아닌 데이터와 구분하기 위한 용어로 흔히 사용된다, .

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다. 이미지

이미지는 일반적으로 어떤 것에 대한 시각적 표현을 말한다.

이미지는 벡터그래픽이나 래스터그래픽의 형태로 나뉘는데 래스터형식으,

로 저장된 이미지는 흔히 비트맵이라고 불린다.

라. PDF

는 사용자가 열람하거나 탐색하거나 프린트하거나 또는 다른 사람에PDF

게 전달할 수 있도록 만들어진 이미지로서 프린트 출력된 문서의 모든 요소

를 갖추고 있는 파일 형식이다 파일들은 어도비사의 나. PDF Acrobat

등의 소프트웨어에 의해 만들어진다 이 형식의 파일을 활Acrobat Capture .

용하기 위해서는 우선 인터넷상에서 무료 배포되고 있는 를, Acrobat Reader

사용해야 한다.

파일은 원래의 그래픽 품질을 온라인상에서도 그대로 유지해야 하는PDF

잡지 기사나 제품 카탈로그 또는 광고전단 등과 같은 문서를 만드는데 특히

유용하다 는 여러 개의 이미지나 페이지를 포함할 수 있는데 필요에 따. PDF ,

라 각 이미지들을 확대축소해서 볼 수 있으며 페이지를 앞뒤로 넘겨가면서,‧볼 수 도 있다.

파일들은 그 문서에 사용된 폰트들의 형태를 문서에 함께 포함시킬PDF

수 있어서 그 파일을 어떤 상황에서 보더라도 동일한 품질을 얻을 수 있다, .

또한 파일들에는 대화형의 요소들 즉 사용자 입력 폼이나 퀵타임 및, PDF ,

영화 그리고 음악 등을 실행시키는데 필요한 버튼들을 포함시킬 수 있기AVI

때문에 인터넷에 어느 정도 최적화 돼 있다고 볼 수 있다.

마. CSD

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는 뷰어와 폰트가 포함된 전자문서 포맷으로 를 대체할 수 있는CSD PDF

국산 포맷이다 각종 전자문서를 포맷으로 변환하는 과정에서 문서를. CSD

조회할 수 있는 뷰어를 문서에 포함시켜 별도의 뷰어 설치 과정을 거치지 않

고 바로 문서 조회가 가능하도록 할 수도 있다.

는 와 모바일에서 전자문서 활용을 위한 새로운 표준을 목표로 하CSD PC

고 있는데 문서를 생성할 수 있는 는 운영체제에서 지원하, CSD CSD Writer

는 언어를 모두 지원할 수 있다.

의 경우 개인 사용자는 무료로 사용할 수 있으나 공공기관CSD Writer , ,

기업 교육단체 등에서 사용하거나 개인이 업무 목적으로 사용할 경우에는 별,

도의 구입 절차가 필요하다.

바. PDF/A

년 월 일에 영구보존포맷으로서 가 국제표준이 되었다2005 9 14 PDF/A ISO .

는 년 월 를 시작으로 하여PDF/A 2002 10 AIIM/NPES PDF/A committee

년 월에 가 되었으며 년 월에2003 4 Working Draft , 2003 12 Committee Draft

가 표준화되고 년 월에 두 번째 가 승인되었다 현, 2004 9 Committee Draft .

재 는 올해 월에 로 표준화되어PDF/A 9 ISO 19005-1:2005 “Document

management-Electronic document file format for long-term

에서 그 자세한 내용을preservation-Part 1 : Use of PDF 1.4(PDF/A-1)"

찾아볼 수 있다.

는 를 기반으로 한 문서보존포맷으로서 전자식으로 문서를PDF/A PDF 1.4

저장한 조직들이 장기간 안전하게 콘텐츠를 보존할 수 있도록 하며 추후 필,

요할 때에 정확하게 복구될 수 있도록 지원한다 또한 는 공개포맷으. , PDF/A

로서 그 소유권은 가 가지게 되며 를 사용하기 원하는 모든 사람ISO , PDF/A

에게 로 사용 가능하다 따라서 그 동안 표준의 부재로 인해Royalty-free .

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전자문서 활용에 다소 어려움을 겪었던 다국적 조직들은 이번에 표준화된 프

로세스를 이용해 훨씬 더 빠르고 효율적으로 작업할 수 있게 되었다 또한.

는 해당 파일을 제작 저장 렌더링 하는 데에 이용된 툴 시스템에 관PDF/A , , ,

계없이 시각적 표현물을 보존하여 준다 또한 년에 발표되는 오피. , 2006 MS

스 에서도 공식적으로 지원될 예정이다12 .

는 를 지원하기 위해 각각의 매체마다 그림PDF/A PDF 1.4 [ ? 과 같은 가] 4

지 요구사항이 적용된다.

필요 수행되는 파일에서 필요한 오퍼레이터 객체 키- (Required) : , ,

금지 수행되는 파일에서 허용되지 않는 오퍼레이터 객체- (Prohibited) : , ,

키

제한 어느 특정 상황에서만 사용되는 오퍼레이터 객체 키- (Restricted) : , ,

권고 수행되는 파일에 반드시 있어야 하는 오퍼레이터- (Recommended) : ,

객체 키,

그림[ 8] PDF Requirement

예를 들어 그래픽을 에서 지원해야 할 경우 다음 요구사항들을 만, PDF/A ,

족해야 한다.

필요 디바이스 독립적인 색상 내장된 색상 공간- : ,

제한 색상표 색상 공간 형태 그래- : , Separation and DeviceN , XObject ,

픽 확장, Rendering intents

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금지 참조 포스트 스크립트 에 정의- : XObject , XObject , Non-PDF 1.4

된 오퍼레이터 투명도,

4) 문서보존포맷 비교

앞에서 설명한 각각의 문서 포맷이 에서 설명한 문서 포맷이 만족해야2)

하는 고려사항을 어느 정도 만족하고 있는지 비교 분석해 보았다 이를 표로.

정리해 보면 표[ ? 과 같다] .

표[ 1 문서 포맷 비교]

XML Text이미지

(TIFF/BitMap)PDF CSD PDF/A

공개용 표준 상 상 상 하 하 상

편재 상 상 상 중 중 상

안정성 상 하 상 상 상 상

메타데이터 지원 상 하 하 상 상 상

상호운영성 상 상 상 상 상 상

진본성 상 상 상 상 상 상

처리능력 상 하 중 상 상 상

표현력 중 하 상 상 상 상

검색 기능 상 상 하 상 상 상

많은 나라가 문서보존포맷으로 사용하고 있는 은 표현력을 제외하고XML

는 대부분의 고려사항을 만족하고 있다 나 도 대부분의 요소를 거. PDF CSD

의 만족하고 있지만 상용화된 제품이라는 데 문제점이 발생한다 이미지는, .

표현력이나 안정성에 대해서는 매우 높은 만족도를 보이고 있으나 메타데이

터를 표현할 수 없고 검색을 지원하지 않는다는 문제점을 가진다 텍스트는.

대부분의 요소를 만족하고 있지 못하다 반면 표준인 는 모든 고. , ISO PDF/A

려 사항을 만족하고 있는 것을 볼 수 있다 가 공개용 표준이 아니고 어. PDF

느 한 지역이나 분야에 편재되어 있다는 문제점을 가 의ISO PDF 1.4

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를 가지면서 그 문제가 해결되었다Copyright .

5) 제안하는 문서보존포맷

지금까지 앞에서 살펴본 외국선진사례의 문서보존포맷의 조사 분석한 내

용을 기반으로 문서보존포맷을 결정하는 방법에는 두 가지가 있을 수 있다.

첫 번째는 과 를 사용하여 서로의 부족한 부분을 채우도록 하는 방XML TIFF

법과 국제표준인 를 사용하는 방법이 있다 그러나 본 용역팀은 국제PDF/A .

표준인 를 채택하는 것을 제안한다PDF/A .

는 국제표준으로서 표PDF/A [ ? 에서 알 수 있듯이 문서보존포맷이 가져]

야 하는 요구조건을 모두 만족하고 있다 또한 는 를 기반으. , PDF/A PDF 1.4

로 한 문서보존포맷으로서 전자식으로 문서를 저장한 조직들이 장기간 안전

하게 콘텐츠를 보존할 수 있도록 하며 추후 필요할 때에 정확하게 복구될 수,

있도록 지원한다 그리고 는 해당 파일을 제작 저장 렌더링 하는 데. PDF/A , ,

에 이용된 툴 시스템에 관계없이 시각적 표현물을 보존하여 준다, .

또한 현재 우리나라의 전자화된 종이 기록물이 형태로 저장되어 있, TIFF

지만 를 로 변환해 주는 소프트웨어가 많이 있는 것으로 조사되, TIFF PDF/A

었다 따라서 현 보존매체를 로 전환하는데 문제가 발생하지는 않을. PDF/A

것으로 판단된다.

2.2. 보존메타데이터 구체화 항목자동추출 관리 적용 방안, ,

본 절에서는 차 년도에 제안한 보존메타데이터를 우리나라 현실을 반영1

하여 구체화한 내용을 기술한다 또한 각 항목들을 자동추출 할 수 있는지. ,

어떻게 관리 적용해야 하는지에 대한 내용을 기술한다, .

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2.2.1. 참조 보존항목 분석

본 절에서는 국제 표준인 과 전자도서관ISO 15489 & ISO 23081 VEO,

의 메타데이터 항목을 분석하였다.

1) ISO 15489 & ISO 23081

는 필요한 메타데이터를 분명히 언급하는 경우와 그렇지 않는ISO 15489

경우가 있다 의 전체적인 내용을 분석해보면 기록의 위치와 아. ISO 15489

울러 접근에 필요한 기술적 요건 넓은 맥락에서 기록의 위치부여에 필요한,

분류체계와 업무기능체계에 관한 메타데이터를 산출해야 하는 것을 추론할

수 있다.

와 는 를 준수하는 데 필요한 메타데이터Shepherd West(2003) ISO 15489

요소를 기록 에 초점을 맞추어 추출하였다 이들은‘ (records)' . ISO 15489-1

을 준용한 기록관리를 위해 필요한 개 메타데이터 요소를 추출하고 이를23 ,

다시 기록의 기술과 관리 두 개 영역으로 구분하였다 표. [ ? 은 개 요소] 23

를 영역별로 정리하고 각 요소를 추출한 근거가 되는 의 조항을, ISO 15489

함께 정리한 것이다 각 항목의 설명은 전자기록물 영구보존 기반기술 차. “ ” 1

년도 종합보고서를 참조하기 바란다.

표[ 2 의 메타데이터 요소] ISO 15489

기술영역 관리영역

정의ISO15489-1

해당조항정의

ISO15489-1

해당조항

고유

식별자기록에 대한 고유 식별자

8.3.6 9.3 9.4 9.5.5

9.8.1 9.8.3위치

처리단위로서 기록

의 물리적 위치

7.2.5 8.3.3 8.3.4

8.3.6 9.3 9.5.1 9.6

9.8.1 9.8.3

표제 기록에 부여된 이름9.4 9.5.1 9.8.1

9.8.3상태 기록의 상태 9.3a

날짜/

시간

기록관리 중에 기록에 대해

취해진 조치와 관련된 것뿐

만 아니라 기록의 생애주기

7.2.1 7.2.3 소유권 기록의 소유자 8.3.4 9.5.1 9.7 9.9

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자료 : Shepherd and West(2003)

2) VEO

는 호주 빅토리아주에서 제안하는 장기보존포맷이다 다음은 의VEO . VEO

구조와 의 메타데이터에 대해 기술한다VEO .

가. 의 구조VEO

는 이관 단위 및 보존 단위로 기록물 객체 모델인 를 정의한다VERS VEO .

는 그림VEO [ ? 와 같은 구조를 가지며 각각의 구성 요소는 메타데이터 항] ,

에서 의미 있는 날짜들

범위기록의 범위

건 계층에는 해당 없음( )7.2.1 책임

기록에 책임 있는

개인8.3.4 9.5.1 9.7 9.9

기술적

요건

기록의 현재 포맷이나 매체

와 기록 접근에 필요한 기

술적 요건

7.2.1 7.2.5 8.1

8.3.3 8.3.6 9.6

보유

행위

보유정책의 일부로

서 기록에 취해진

보유 처분 행위/

8.3.6 8.3.7 9.2 9.3d

9.5.1h 9.8.3 9.9

생산자생산자와 기록생산에 참여

한 자

7.2.1 7.2.2 7.2.3

9.1 9.3 9.5.1

보유

정책

보유 처분행위를 위/

한 인가

7.2.2 8.1 8.2.2 8.2.3

8.3.3 8.3.6 8.3.7 9.2

9.3a 9.5.1h 9.8.1

9.8.3 9.9

기능기록과 관련된 조직의 기능

이나 과정 행위,

7.2.1 7.2.5 9.3

9.5.1 9.8.1

접근

조건

기록에 대한 접근에

영향을 미치는 조건

8.2.3 8.3.6 9.3 9.5.1

9.7

분류

기록분류체계-

분류시스템 내에 서 기록-

이 위치한 곳

9.3 9.5.1 9.8.1이용자

내력

기록에 접근한 사람

과 시점

7.2.2 7.2.4 8.2.2

8.2.3 8.3.6 9.3 9.5.1

9.7 9.8.1 9.8.3

관계기록시리즈와 개별 파일이

나 문건 간의 관계

7.2.1 7.2.5 9.3

9.5.1

포맷 이/

송

행위

지속적인 보존정책

의 일환으로 수행된

기록 포맷의 변화

9.6

색인 기록에 대한 접근점 9.3 9.5.1 9.5.4

포맷 이/

송

정책

지속적인 보존정책

의 일환으로 기록에

취해진 미래 행위

9.6

정리

배열

기록물 시리즈의 정리배열

방법8.2.2 9.3

버전

통제기술된 기록의 버전 7.2.4 8.2.2 9.1인가

받은

수정

기록에 대한 인가받은 수정

이나 추가7.2.4

- 26 -

목을 가진다 또한 는 로 모두 기술되며 기록물의 진본성 및 권한. , VEO XML ,

관리를 위해 최소 한 개 이상의 전자 서명을 포함하도록 되어져 있다.

는 그림VEO [ ? 에서 볼 수 있듯이 가장 상위에 객체가 있다 그] VEO .

하위로 기록물 을 포함하고 있으며 기록물 내에 문서(Records) , (Documents)

가 존재하고 문서 내에 인코딩 문서가 존재하게 된다, (Encoding) .

그림[ 9 의 구조] VEO

또한 기록물은 여러 개의 문서를 가질 수 있다 예를 들어 하나의 기록물.

은 본문 내용과 첨부 파일 등으로 구성될 수 있는데 본문 내용과 첨부 파일,

은 하나의 기록물을 구성하는 문서가 된다.

하나의 문서는 여러 가지 방식으로 인코딩 될 수 있다 이미지화 될 수.

- 27 -

있으며 로 변환 할 수도 있고 단순히 텍스트로 남겨질 수도 있다 따라, PDF , .

서 에서는 하나의 문서에 여러 인코딩 방식을 지원하기 위해 한 문서 내VEO

에 여러 개의 인코딩 방식을 포함할 수 있도록 하며 메타데이터로 인코딩 문,

서의 정보를 표현한다 에서는 인코딩 문서를 장기보존포맷 형태로 변. VERS

환하기를 권고하고 있다 텍스트는 값으로 변환하고 문서는 로. ASCII , PDF ,

이미지는 로 변환하여 장기보존하기를 권고하고 있으며 향후에 에TIFF , VERS

서 허용하여 추진할 계획에 있다.

나. 의 메타데이터VEO

객체 내의 각각의 구성 요소별로 메타데이터가 존재하게 된다 이들VEO .

메타데이터는 그림[ ? 과 같은 구조로 구성된다 객체의 구성과 동일] . VEO

하게 메타데이터도 구성되어져 있는 것을 확인할 수 있다.

각각의 메타데이터 항목들은 기본적으로 메타데이터를 기반으로 확NAA

장하여 정의하고 있다.

기록물 메타데이터는 기록물의 전반적인 내용을 포함하며 다른 기록물과,

의 관련 정보 및 기록물의 내역 정보를 기술한다 이를 위해 기록물 메타데.

이터는 설명 메타데이터 관리 내역 메타데이터 기록물관리 메타데이터로 나, ,

뉘어 각각의 항목들을 가진다 다음은 메타데이터 종류별 메타데이터 항목을.

정리한 것이다 각각의 메타데이터의 설명은 전자기록물 영구보존 기반기. “

술 차년도 종합보고서를 참조하기 바란다” 1 .

- 28 -

그림[ 10 메타데이터 구조]

- 29 -

3) 전자도서관에서의 영구보존메타데이터

전자 도서관 구축과 관련하여 도서 기록물 영구보존에 대한 프로젝트가

활발히 진행되었다 그 중 와 에서 제안한 메타데이터. CEDARS OCLC/RLG

항목을 살펴보려 한다 와 메타데이터 항목은 기록물. CEDARS OCLC/RLG

보존과 관련하여 표준 권고안을 따르고 있다ISO 14721 .

가. CEDARS

프로젝트는 전자 정부 추진으로 인한 기록물 영구보존 프로젝트CEDARS

가 아니다 는. CEDARS CURL(Consortium of University Research

라는 대학 도서관 연합이 주관하는 프로젝트로서 도서 기록물관리Libraries)

및 보존을 위한 방법 및 고려사항 등을 제공한다.

에서 제시하는 메타데이터는 도서 기록물관리에 필요한 항목들이CEDARS

다 따라서 의 메타데이터는 다음과 같은 가지 종류로 나뉘어 도. CEDARS 4

서 기록물 영구보존에 필요한 항목들을 기술한다.

l 기술적 메타데이터

기술적 메타데이터는 보존전략을 제공하기 위한 하드웨어와 소프트웨어

의 환경에 관한 기술 정보를 기록한다.

l 권한 관리 메타데이터

권한 관리 메타데이터는 기록물의 권한 및 협약 사항들을 기록한다.

l 자원 발견 메타데이터

- 30 -

l 지적 보존 메타데이터

지적 보존 메타데이터는 기록물의 무결성과 진본성을 보존하기 위해 제

공된다.

이들은 에서 제안하는 보존 설명정보 메타데이터로서 다음과ISO 14721

같이 재분류 될 수 있다.

l 참조 정보(Reference Information)

참조 정보는 영구보존하는 내용 자체에 대한 식별자 기능을 담당한다.

이것의 하위 요소로는 다음과 같은 것이 있다.

ü Resource description

ü Existing metadata

l 문맥정보(Context Information)

문맥정보는 내용정보 와 그 주변 상황에 대한 정보(Content Information)

를 표현한다 여기에는 다른 내용정보와의 관계성도 해당된다. .

ü Related information objects

l 출처 정보(Provenance Information)

이 메타데이터 정보에는 내용정보의 이력을 기술한다 즉 내용정보의. ,

생성 시간 장소 및 수정 시간 장소와 내용정보에 대한 권한 등을 기록할 수/ /

있다.

ü History origin

ü Management history

ü Rights management

- 31 -

l 인증 정보(Fixity Information)

인증 정보는 내용정보의 무결성과 진본성을 보존하기 위해 제공되는 메

타데이터이다.

ü Authentication indicator

나. 메타데이터OCLC and RLG

에서는 참조모형이 기록물 영구보존과 관련한 표준OCLC and RLG OAIS

으로 제정이 된 후 이 모형을 메타데이터 셋의 설계로 확장하기 위한 의도로

"A Metadata Framework to Support the Preservation of Digital Objects”

보고서를 작성하였다.

이 보고서에서는 모형의 에 기반하여 기존의 메OAIS Information Model

타데이터 스키마를 합성하고 각 유형의 정보개념과 요구안을 정리하였다 이.

보고서는 특히 의 구성요소 중 과Information Package Content Information

을 상세하게 다루고 있다Preservation Description Information .

은 보존 메타데이터라기보다는 자원발견 메타데이터Description Information

이고 은 와 관련 메타데이터를 하나로Packaging Information Digital Object

묶어주는 기능을 할 뿐이라는 점에서 제외되었다 다음은 에서. OCLC/RLG

제안한 메타데이터 항목이다 각각의 큰 항목은 에서 설명한 것과. CEDARS

동일한 역할을 담당하고 있다.

l 참조 정보(Reference Information)

ü Archival system identification

ü Global identification

ü Resource description

- 32 -

l 문맥정보(Context Information)

ü Reason for creation

ü Relationships

ü Manifestation

ü Intellectual content

l 출처 정보(Provenance Information)

ü Origin

ü Pre-ingest

ü Ingest

ü Archival retention

ü Rights Management

l 인증 정보(Fixity Information)

ü Object authentication

4) 참조 항목간의 비교 분석

앞에서 살펴본 사례를 정리해 보면 다음과 같다.

는 기록관리 표준이며 와 는 도서 기록물ISO 15489 , CEDARS OCLC/RLG

영구보존에 관한 프로젝트이며 현재 전자도서관에서 사용되고 있는 메타데이,

터 항목이다 또한 기록관리에서부터 기록의 영구보존까지 전체를 아우르며. ,

실제 호주에서 사용되고 있는 메타데이터 항목이 의 메타데이터이다VEO .

- 33 -

따라서 이 들 각각에서 제시하는 메타데이터 요소를 비교 분석함으로써

전자기록물 영구보존의 보존 항목 추출에 기반을 삼고자 한다.

1. 와 의 비교 분석ISO 15489 VEO

표[ 3 기술영역과 비교] ISO 15489 VEO

하위요소 VEO

고유

식별자

기록관리시스템이 부여한 고유식별자- VEO Identifier

이나 네트워크 위치 형태의 고유 식별자-URL Source Identifier

표제공식표제- Title Words

기타표제- Alternative

일자 시간/

생산일자 생산시간- , Date/Time Created

기록관리시스템에 포착된 일자 생산일자와 다른 경우- ( ) Date/Time Registered

공개일자- Use Date/Time

공개제한일자-

보유행위 일자-

포맷 이송 행위 일자 등- /

- Date/Time

Registered

- Date/TimeTransacted

범위 범위

기술적

요건

현재의 포맷 매체- / Format

현재의 기술적 요건- Document Source

암호 식별자- Signature Block ID

생산자

주 생산자의 이름과 직무 기술을 조직 안에서 확인-

Agent추가 생산자를 조직 안에서 확인-

설계 출판 등에 참여한 모든 사람들- ,

조직외부에서 활동에 참여한 사람-

기능기능명-

Function분류와 기능의 관계-

분류분류표-

Function분류표상에서의 기록의 위치-

관계

업무과정을 지원하기 위한 기타 시리즈와의 링크-

Relation파일이나 폴더 내에의 다른 기록물건과의 링크-

기록물 내에서 내부적 관계-

색인 색인어- Subject

정리배열 물리적 논리적 정리 배열- /

인가받은수정

수정된 데이터- Object Type

수행된 행위- Event Type

행위의 인가- Releasability Indicator

수정 이유- Event Description

수정의 성격- Event Description

- 34 -

첫 번째로 국제 표준인 를 호주 빅토리아 주에서 사용하는 메ISO 15489

타데이터가 얼마만큼 만족시키는지 분석해보았다 표. [ ? 에서 보이는 바와]

같이 의 기술영역 대부분을 의 메타데이터 요소가 만족하는ISO 15489 VEO

것을 볼 수 있다 그러나 범위와 정리 배열의 경우는 의 특정한 메타데. VEO

이터로 지목을 할 수 없었다 이는 가 기록물 생성에서 보존까지 이어. VEO

지는 기록물 보존 객체이기 때문이다.

표[ 4 관리영역과 의 비교] ISO VEO

하위요소 VEO

위치 위치 Location

상태

비치 기록- Use Type

기록관리시스템 내에서의 상태- Management/Preservation/Use History

이전상태- Management/Preservation/Use History

변경일자- Date/Time Transacted

소유권

소유자명-

Caveat이전 소유자명-

소유권 일자-

책임개인명-책임의 성격-

Usage Conditions

보유행위

취해진 행위-

Preservation, Use History행위 일자-

행위자-

보유정책

보유 이유-

Preservation, Use History보유기간-

검토일자-

처분일자- Disposal

인가의 근거- Mandate

접근조건

제한이유- Event Description

제한기간- Event Date/Time

제한검토일자- Event Date/Time

보안수준- Rights Management

이전의 보안수준과 변경일자- 를 통해 설정Modified VEO

이용자

내력

대출 및 열람한 이-

Agent, Use History대출 및 열람일자-

반환일자-

포맷 이송/

행위

변환이전 포맷- Media Format

변환이후 포맷과 변환한 사람- Media Format

변환일자- Event Date/Time

- 35 -

즉 기록물의 쪽수 파일 내의 기록물 건수 등에 해당하는 범위는 에, , VEO

서 식별자로 구분을 할 수 있다 예를 들어 에서는 기록물 내의 문서. , VEO

식별자 를 과 같이 생성하도록 규정(Document ID) “Revision:2-Document:1"

한다 은 기록물의 수정 여부를 나타내는 것이고 와 은 각. ”Revision" , "2" “1”

각 기록물의 고유 번호와 기록물 내의 문서의 순서를 나타낸다.

또한 기록물의 물리적 구성이나 논리적 구성 방법을 기술하는 정리 배열, ,

메타데이터도 앞에서 설명한 범위와 같은 방법으로 해결이 가능하다.

따라서 기술영역 메타데이터를 에서 모두 만족하고 있다ISO 15489 VEO

고 볼 수 있다.

다음으로 표[ ? 의 관리영역을 살펴보면 기술영역과 마찬가지로 의] VEO

메타데이터 요소는 의 메타데이터 권고 사항을 모두 만족하고 있ISO 15489

는 것을 볼 수 있다.

포맷 이송/

정책

포맷 검토일자- Action Date/Time

미래 변환일자- Next Action Due

포맷변화- Action Type

버전 통제

이전 버전-

Object Creation Date

버전번호-

기타버전-

대체버전-

교체일자-

교체-

버전상태-

- 36 -

그림[ 11 과 의 메타데이터 용어 비교] ISO 14721(OAIS) VERS

- 37 -

가. 와 의 비교 분석CEDARS, OCLC/RLG VEO

와 는 기록물의 영구보존을 위한 표준인CEDARS OCLC/RLG ISO 14721

의 권고에 따른 메타데이터를 기술하고 있다 따라서 가 와. VEO CEDARS

의 메타데이터를 어느 정도 포함하고 있는지 분석해 볼 때OCLC/RLG , ISO

을 가 얼마나 만족하고 있는지 살펴볼 필요가 있다14721 VEO .

에서 사용하는 용어와 에서 사용하는 용어에 대한VEO ISO 14721(OAIS)

매핑 관계는 그림[ ? 과 같다 즉 메타데이터 요소가 의 모] . , VEO ISO 14721

든 용어를 포함하여 기술할 수 있다.

다음으로 와 의 메타데이터를 비교하면 표CEDARS, OCLC/RLG VEO [ ?]

표[ 5 메타데이터 비교] CEDARS, OCLC/RLG, VEO

CEDARS OCLC/RLG VEO

참조 정보

Resource

Description

Resource

DescriptionDescription

Existing Metadata

VEO IdentifierArchival System

Identification

Global Identification

문맥 정보

Related Information

ObjectsIntellectual Content

Relation

Manifestation

Reason for Creation Type

출처 정보

History Origin Origin Location

Management HistoryPre-ingest

Management HistoryIngest

Rights Management Rights Management Rights Management

Archival Retention Preservation History

인증 정보

Authentication

IndicatorSignature Block

Object

Authentication

- 38 -

와 같다 표. [ ? 에서 볼 수 있듯이 와 에서 제안한 메타] CEDAR OCLC/RLG

데이터 항목을 가 대부분 포함하고 있다VEO .

결론적으로 메타데이터는 국제 표준인 와 도서 기록물, VEO ISO 15489

영구보존 프로젝트의 일환인 와 의 메타데이터를 모두 포CEDARS OCLC/RLG

함하고 있다.

2.2.2. 우리나라 전자문서 자료관 시스템 항목 분석/

이 절에서는 우리나라 전자문서 자료관 시스템에서 사용되는 메타데이터에/

대해 기술하고 의 메타데이터와 비교 분석한, ISO 15489 & ISO 23081, VEO

다.

1) 우리나라 전자문서 자료관 시스템 메타데이터 요소/

우리나라 전자문서 자료관 시스템의 메타데이터는 다음과 같다/ .

l 구기록물철생산기관명

구기록물철을 생산한 기관의 기관명 및 부서명 기관명 부서명 이다( + )

l 권호수

기록물철에 대한 권호수 이며 최초 기록물철 생성의 경우 값이 이, ‘001’

며 이후 권호수 추가시 씩 증가한다, ‘1’ .

l 특수목록

기록물의 분류에 대한 것으로서 기록물분류기준표에 특수목록이 지정되어

있는 경우에 지정된 항목의 목록을 기입하는 것으로 생산현황보고 및 이관시

기록물철등록부정보와 기록물등록대장정보에서 분리하여 송수신한다.

- 39 -

l 구기록물철분류번호

공문서분류번호 및 보존기간표에 의해 종전에 책정되어 있던 철단위 분류

번호를 의미한다.

l 기록물구분 신 구( / )

년부터 생산된 기록물은 신기록물 년 이전 생산기록물은 구기2004 , 2004

록물로 구분한다.

l 기록물등록건수

철내 등록된 기록물건수이다.

l 기록물쪽수

철내 등록된 기록물의 전체 쪽수를 기록한다.

l 전자파일갯수

철내 포함된 전자파일의 갯수 본문파일 첨부파일 이다 단 생산현황보( + ) . ,

고 때는 값이 이고 기록물 이관 때에만 철내 포함된 전자파일의 갯‘000000’ ,

수를 기입한다.

l 기록물철인수인계정보

기록물철의 인수인계사항에 대한 정보로서 다음과 같은 값을 가진다.․ü 인수인계구분 해당없음 인수 인계: 0 , 1 , 2

ü 인수인계구분 인 경우‘0’

기록물철인수인계정보중 인수인계구분 이외의 항목 처리과기관코드 단위( ,

업무코드 생산년도 기록물철등록일련번호 권호수 은 해당사항 없음, , , )

ü 인수인계구분 인 경우‘1’

- 40 -

w 처리과기관코드 인계한 부서의 처리과기관코드:

w 단위업무코드 인계한 부서의 기록물철등록부에 등록된 해당 단위:

업무코드

w 생산년도 인계한 부서의 기록물철등록부에 등록된 생산년도:

w 기록물철등록일련번호 인계한 부서의 기록물철등록부에 등록된:

기록물철등록일련번호

w 권호수 인계한 부서의 기록물철등록부에 등록된 권호수:

ü 인수인계구분 인 경우‘2’

처리과기관코드는 인수하는 부서의 처리과기관코드를 등록하고 이외 항목,

단위업무코드 생산년도 기록물철등록일련번호 권호수 은 해당사항 없다( , , , ) .

l 구기록물생산기관명

구기록물 건 의 생산당시 기관명 및 부서명 기관명 부서명 이다( ) ( + ) .

l 구기록물문서번호

구기록물 건 단위에 기재되어 있는 문서번호를 의미한다.

l 분리등록번호

기록물의 본문과 첨부물이 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구

성되어 있는 등 첨부물을 본문에서 떼어내어 따로 관리할 필요가 있는 경우

에 첨부물을 분리하여 등록하는 번호 기록물등록대장의 첨부번호 항목 이다( “ ” ) .

본문은 값이 이며 첨부물은 부터 씩 증가한다‘00’ , ‘01’ 1 .

l 쪽수

기록물건의 총쪽수 분리등록하는 첨부물이 있는 경우를 제외하고 첨부물( ,

의 쪽수까지 포함된 총쪽수 를 기입한다 사진필름류 녹음동영상류 등은 기) . ,․ ․록물관리법시행규칙 별지 호서식 참조하여 기입한다[ 1 ] .

- 41 -

l 문서과배부번호

해당기록물의 배부일련번호를 의미한다.

l 분류번호

해당 기록물이 편철되는 기록물철의 분류번호 처리과기관코드 단위업무코( +

드 연도표시 기록물철 등록일련번호 권호수 이다+ + ) .

l 구기록물보존기간

구기록물 건 단위에 기재되어 있는 보존기간을 의미한다.

l 기록물형태

사진필름류 녹음동영상류 등 시청각 기록물에 대한 세부구분으로 자리, 2․ ․구분코드 값 세부구분 및 코드값은 추후 통보 을 의미하며 형태가 종 이상( ) , 2

일 경우 각각을 로 구분하여 등록한다“,” .

l 반려여부

반려된 기록물건을 등록하는 경우에는 이외의 경우 해당 사항이 없는‘1’, (

경우 에는 으로 기록한다 반려문서를 기록물등록대장에 등록할 경우 결재) ‘0’ .

권자 항목에는 반려자의 직위 직급 를 등록하고 나머지 등록항목은 일반 생( ) ,

산 접수 문서와 동일하다( ) .

2) 과 전자문서 자료관 시스템 메타데이터 비교ISO 15489 & ISO 23081 /

우리나라 메타데이터 요소는 에서 설명된 바와 같이 기록물철등록부와1)

기록물등록대장에 관계된다 표. [ ? 표], [ ? 에서 보는바와 같이 우리나라에]

서는 의 하위 요소 뿐 아니라 상위 요소도 만족을 하고 있지 못한ISO 15489

실정이다.

- 42 -

표[ 6 기술영역과 우리나라 메타데이터 요소] ISO 15489

하위요소 기록물철등록부 기록물등록대장

고유

식별

자

기록관리시스템이 부여한-

고유식별자

기록물철분류번호

처리과기관코드(

단위업무코드 생+ +

산년도 기록물철등+

록일련번호 권호+

수)

기록물건등록번호

생산 접수 년도 처( ( ) +

리과기관코드 등록일+

련번호 생산 접수일련( /

번호 분리등록번호)+

첨부번호( ))이나 네트워크 위치-URL

형태의 고유식별자

표제공식표제- 기록물철제목 제목기타표제-

일자/

시간

생산일자 생산시간- , 생산년도 생산접수 등록일자( )기록관리시스템에 포착된-

일자 생산일자와 다른 경우( )종료년도

공개일자-공개제한일자-생산시간-

보유행위 일자-

포맷 이송 행위 일자 등- /

범위 범위

기록물등록건수

기록물쪽수

전자파일 갯수

쪽수

기술

적

요건

현재의 포맷매체- / 기록물형태

등록구분 전자기록물,

여부 시청각기록물형, ( )

태현재의 기술적 요건-암호 식별자-

생산

자

주 생산자의 이름과 직무-

기술을 조직 안에서 확인

처리과기관코드

구기록물 생산기관명

결재권자직위직급 기( / ),

안자업무담당자 수신( ),

자 발신자 처리과 기( ),

관코드 구기록물 생산,

기관명추가 생산자를 조직 안에-

서 확인

설계 출판 등에 참여한- ,

- 43 -

특히 맥락정보 구조정보 진본성 정보에 대한 메타데이터가 상당히 부족, , ,

한 실정이다 맥락정보 중 기록물과 업무간의 관계성 정보와 기록물의 권한.

정보 결재 과정에서 삽입되는 어노테이션 정보 등의 보안이 필, (Annotation)

요하다 또한 문서간 기록물간 또는 문서와 기록물간의 관계성 정보도 보안. , ,

되어야 한다.

표[ 7 관리영역과 우리나라 메타데이터 요소] ISO 15489

하위요소 기능 요소 출현 영역( ) 데이터 요소

위치 위치 서고 서가 등록관리/

서고번호 서가번호 관리, ,

번호 서고 가 배치번호, / ,

보존상자번호

상태 비치 기록- 비치기록 여부

모든 사람들조직외부에서 활동에 참-

여한 사람

기능기능명-분류와 기능의 관계-

분류분류표- 단위업무 코드( )분류표상에서의 기록의-

위치단위업무 코드 분류번호

관계

업무과정을 지원하기 위-

한 기타 시리즈와의 링크파일이나 폴더 내의 다른-

기록물건과의 링크기록물 내에서 내부적 관-

계

색인 색인어-특수목록 특수목#1,

록 특수목록#2, #3정리

배열

물리적 정리 배열-

논리적 정리 배열-

인가

받은

수정

수정된 데이터- 수정여부수정여부

반려여부수행된 행위-행위의 인가-수정 이유-수정의 성격-

- 44 -

기록관리시스템 내에서-

의 상태이관기능

이관 여부( )

특수기록물 유형( )이전상태- 이관기능변경일자- 이관기능 이관일자

소유권소유자명-

기록물등록대장특수기록물 유형 중 저( )

작권보호기록물 여부이전 소유자명-소유권 일자-

책임개인명-

책임의 성격-사용자 그룹관리

보유

행위

취해진 행위-이관 폐기 매체수록, ,

기능행위 일자-행위자-

보유

정책

보유 이유- 비치사유

보유 기간-보존기간

비치종결일자

보존기간

구기록물보존기간검토 일자-처분 일자-

인가의 근거-기록물 분류기준표

기록물철등록부

보존기간 책정사유

보존방법

접근

조건

제한이유-제한기간-제한검토일자-

보안수준- 기록물등록대장

공개 여부 공개제한부분,

표시

특수기록몰 유형 중 비( )

밀기록물 여부이전의 보안수준과 변-

경일자

이용자

내력

대출 및 열람한 이-반출 반입정보의 관/

리

소속기관명 직급 성명, , ,

반출사유

대출 및 열람일자-반출 반입정보의 관/

리반입반출일자/

반환일자-반출 반입정보의 관/

리반입반출일자/

포맷/

이송

행위

변환이전 포맷-광디스크 수록, MF

촬영변환이후 포맷과 변환-

한 사람

광디스크 수록, MF

촬영변환일자- 광디스크 수록, MF

- 45 -

3) 와 전자문서 자료관 시스템 메타데이터 비교VEO /

와 우리나라 전자문서 자료관 시스템의 메타데이터를 비교하였을 때VEO /

우리 나라에만 있는 요소는 표[ ? 와 같다 이 요소들은 우리나라 현실을 반] .

영하는 것으로서 보존 항목 추출 시 이들을 모두 반영해야 한다, .

촬영

포맷/

이송

정책

포맷 검토일자-기록물분류표

기록물철등록부보존방법( )

미래 변환일자-포맷변화-

버전

통제

이전 버전-버전번호-기타버전-대체버전-교체일자-교체-

버전상태-전자결재기능

기록물등록대장

결재진행상태 조회

반려여부 수정여부,

표[ 8 우리나라에만 있는 메타데이터]

상위요소 하위요소

기록물철등록부

기록물철일련번호

권호수

기록물구분

기록물등록대장

구기록물문서번호

분리등록번호 첨부번호( )

쪽수

시행일자

문서과 배부번호

전자기록물 여부

공개제한부분표시

특수목록정보 일련번호

첨부파일정보 첨부파일쪽수

- 46 -

또한 에만 있는 요소가 표, VEO [ ? 과 같이 존재하는데 이들을 보존 항목] ,

에 포함시킬 것인지도 결정해야 한다.

2.2.3. 과제관리카드와 문서관리카드

이 절에서는 현재 정부에서 추진 중인 과제관리카드와 문서관리카드의 요소

를 살펴본다 여기서 추출된 요소들은 본 용역팀의 보존메타데이터의 항목으.

로 반영되었다.

1) 과제관리카드

과제관리카드란 업무분류체계상에서 기능별 분류에 해당하는 단위사무를 수

행하는 것이다 과제관리카드는 표제부와 실적관리부로 구성되어 있으며 요. ,

표[ 9 에만 있는 요소] VEO

하위요소 Subject Keyword Level

Coverage Jurisdiction Period Name Place Name

Location Home Storage Details Home Location Details RKS ID

Disposal

Disposal Authorization Disposal Action Due Sentence Disposal Status

Mandate

Mandate Type Mandate Reference Refers To Requirement Mandate Name

Transaction

Business ProcedureReference

Transaction Reference Action Required Originators Copy Transaction Linkage

- 47 -

소로는 다음과 같은 것들이 있다.

가. 표제부

ü 과제명 과제의 과제명:

ü 내용 및 취지 과제 내용의 요약 정보:

ü 추진경과 과제의 추진경과:

ü 과제담당자 과제를 담당하고 책임지고 있는 기관이나 사람:

­ 담당업무 과제 담당자의 담당업무:

­ 구분 과제담당자가 주관자인지 협조자인지를 기록:

­ 과제담당자 데이터 과제담당자의 상세 정보:

ü 관계자 과제와 관련 있는 모든 기관이나 개인:

­ 담당업무 관계자의 담당업무:

­ 관계자 데이터 관계자의 상세 정보:

ü 열람범위 기록물을 열람할 수 있는 권한을 가진 기관이나 개인을 기:

록

ü 분류체계 기록물의 분류체계:

­ 정책분야

­ 정책영역

­ 대기능코드

­ 중기능코드

­ 소기능코드

­ 단위과제

ü 관련단위과제 본 과제와 관련 있는 타 과제를 기록:

- 48 -

나. 실적관리부

ü 과제명 과제의 과제명:

ü 단위과제실적 개인별 일정 일지로 작성된 실적 중 단위과제에 해당: ,

하는 내용

­ 일정 단위과제실적이 발생한 일시를 기록:

­ 실적 일정 값이나 메모 보고 값을 기록:

ü 보고실적 작성된 문서관리카드 중 단위과제에 해당하는 내용:

­ 보고일자 보고 행위가 발생한 일시:

­ 보고자 보고자의 상세 정보:

­ 내용 보고 내용:

­ 처리상황 현재 보고가 시행완료 되었는지 진행 중인지를 기록:

ü 지시정보 보고에 따른 지시가 발생하였을 때 기록되는 내용:

­ 지시일자 지시 행위가 발생한 일시:

­ 지시자 지시에 대한 메타데이터:

­ 지시제목 지시에 대한 내용을 대표할 수 있는 제목을 기록:

ü 회의안건이력 과제와 관련되어 정책조정회의 등의 회의체에 안건으:

로 상정된 내용

­ 회의일자 회의한 일자를 기록:

­ 회의명 회의한 내용을 대표할 수 있는 제목을 기록:

­ 내용 회의 내용을 기록:

­ 처리상황 회의 후 처리된 상황을 기록:

2) 문서관리카드

모든 행정업무는 정보처리를 통해 수행되며 정보처리는 문서로 이루어진,

다 따라서 청와대는 효율적인 문서관리를 위해 문서관리카드를 고안하여 업.

무 문서 처리 전 과정을 표준화하고 디지털화할 수 있도록 문서관리시스템을( )

- 49 -

구축하였다 문서관리카드 고안 목적은 문서처리 과정 즉 의사결정과정을. ,

관리하여 업무의 투명성 책임성을 확보하고 문서의 생성부터 기록까지의 전,

과정을 시스템으로 관리하여 문서 재작성의 노력을 줄이고자 하는데 있다.

문서관리카드는 표제부 보고경로 관리정보 시행으로 구분되며 그것의 요, , ,

소를 보면 다음과 같다.

가. 표제부

ü 제목 문서의 제목:

ü 검색어 문서의 주요내용을 나타내는 키워드:

ü 과제명 문서가 어떤 과제와 관련되는지 해당 과제의 과제명을 기록:

ü 정보출처 어떤 지시사항으로 문서가 발생되었는지에 대한 기록:

ü 문서취지 문서의 간단한 요약정보:

ü 내용 본문에 해당하는 문서를 가리키는 메타데이터:

ü 붙임 본문과 관련한 붙임에 대한 정보를 기록하는 메타데이터:

ü 작성일 문서카드 작성일:

ü 작성자 문서카드 작성자 상세 정보:

ü 담당자 문서카드와 관련된 담당자 상세 정보:

나. 경로

ü 경로 기록물의 경로인 지시 회의 작성 참조 와 관련된 행위: “ ”, “ ”, “ ”, “ ”

- 50 -

자의 정보

ü 요청상태 의견 바랍니다 꼭 읽어보십시오 시행바랍니다: “ .”, “ .”, “ .”,

지시 바랍니다 등을 기록“ .”

ü 의견 처리합니다 지시시행 바람 등과 같은 의견을 기록: “ .”, “ ”

ü 처리결과 기록물의 처리결과를 기록:

ü 본문 본문의 이력정보를 기록:

다. 관리정보

ü 문서번호 본문을 가리키는 고유식별자를 나타냄:

ü 열람범위 기록물 열람 범위:

ü 지식분류 기록물의 분류체계를 기록:

ü 보존기간 기록물의 보존기간:

라. 시행정보

ü 시행문서번호 시행되는 본문의 제목을 기록:

ü 시행본문 시행되는 본문을 가리키는 식별자:

ü 시행붙임 시행되는 본문과 관련된 첨부물과의 관계를 기록:

ü 시행경로 시행된 경로를 나타내는 내용:

­ 구분 기안 검토 결재 전결 대결 협조: , , , , ,

­ 행위자 시행된 경로에서 참여한 관련자를 기록:

- 51 -

­ 요청상태 꼭 읽어 보십시오 시행바랍니다: " . “ , ” . “

2.2.4. 전자기록물 영구보존을 위한 기록 객체

그림[ 12 현재 편철 방법]

현재 우리나라의 편철 방법은 동일한 기록물 내의 본문 첨부 문서라도 기/

록물의 종류가 다르게 되면 다른 기록물 철에 분류하는 편철 방법을 사용한

다 예를 들어 그림. , [ ? 와 같이 동일한 기록물 내에 개의 문서가 있을 경] 3

우 하나는 본문이고 나머지 개의 문서는 첨부가 될 것이다 이 때 본문과, 2 . ,

첨부 의 기록물 종류는 일반문서이고 첨부 의 기록물 종류가 도면일 때1 , 2 ,

본문과 첨부 은 일반문서 기록물 철에 편철되고 첨부 는 도면 기록물 철1 , 2

에 편철된다 그러나 이러한 편철체계는 전자기록물에는 맞지 않는 편철방법.

이다.

따라서 본 용역팀은 사건 단위로 기록물 철 기록물 건을 생성하는 것으로,

메타데이터를 설계하였다.

기록물 본문과 기록물과 관련한 메타데이터를 함께 보존하기 위해서 2.1.1

절에서 설명한 기록 객체를 제안하였다 그림. [ ? 과 같이 이 기록 객체는 하]

나의 기록물 철이 여러 개의 기록물 건을 포함하게 되고 하나의 기록물 건이,

여러 개의 본문 첨부를 포함하는 구성 방식을 가진다/ .

- 52 -

그림[ 13 기록물 객체 기본 구성]

그림[ 14 수정된 기록 객체]

- 53 -

이러한 구조를 가지는 기록물 객체는 한번 캡슐화 한 이상 그 캡슐을 풀

어서 수정될 수 없다 즉 기록물을 수정하기 위해서는 그림. , [ ? 과 같이 수]

정기록물을 새로 생성한 후 원본 기록물과 수정된 후의 기록물을 함께 캡슐,

화 하는 것을 원칙으로 한다 이는 수정 이력정보를 모두 가질 수 있다는 점.

에서 큰 장점을 가진다.

2.2.5. 전자기록물 영구보존을 위한 보존 항목

본 절에서는 앞서 살펴본 내용을 토대로 본 용역팀은 전자기록물 영구보

존을 위한 보존 항목을 나열하고 그것을 앞 서 기술한 외국선진사례의 메타,

데이터 항목과 비교 설명한다.

전자기록물 영구보존을 위한 보존 항목은 크게 다음과 같이 가지로 분17

류되며 각각은 세부 항목을 가지게 된다 이를 정리하면 표, . [ ? 과 같다] . 1

차 년도에 제안한 메타데이터 항목을 특징별로 재구성한 것이며 표, [ ? 의 내]

용을 차 년도에 제안한 메타데이터 항목에 추가했다 또한 과제관리카드와1 . ,

문서관리카드를 기록물로써 보존메타데이터 항목에 추가하였다 이에 대한.

자세한 내용은 부록 부록 부록 을 참고하기 바란다1, 2, 3 .

표[ 10 전자기록물 보존 메타데이터 항목]

상위 항목 하위 항목

행위자

행위자종류

기관

개인

관련법규

법규유형

해당범위

법규내용

요구사항식별자 기록물 철 식별자

- 54 -

기록물 건 식별자

본문 첨부 식별자/

표제

공식표제

스킴타입

스킴

기타표제

상세정보

유형

요약정보

포맷

저장정보

구조

규모

전자기록물 여부

기술적요건

구기록물 정보

언어

분류정보분류체계명

분류값

색인정보색인 단계

색인어

생산정보

생산자정보

업무종류

검토의견

일시

종료년도

일자범위

비치정보

생산과정정보

수정정보

문서과배부번호

등록구분

분류등록 정보

출처정보

- 55 -

보존정보

보존종류

보존장소

보존위치

보존기간

보존일시

보존행위자

보존행위설명

향후보존

인수인계정보

인수일시

인계자

인수자

관련법규

권한정보

보안

열람범위

공개

관리정보

관리유형

관리내용

폐기

재분류

이관

평가

수정

사용정보

사용일시

사용자

사용유형

사용내용

관계정보관계

대상

인증정보

서명일시

서명자

서명

서명 인증 정보

관련법규

- 56 -

표[ ? 의 메타데이터 항목은 본문 첨부 기록물 건 기록물 철에 모두 필] / , ,

요로 한 항목일 수도 있고 그들 중 하나에만 적용되는 메타데이터일 수도 있,

다.

표[ ? 의 메타데이터를 본문 첨부 기록물 건 기록물 철에서 필요한 메타] / , ,

데이터 별로 분리하면 다음과 같다.

과제관리카드표제부

과제실적

문서관리카드

표제

보고경로

관리정보

시행

그림[ 15 본문 첨부 메타데이터]

- 57 -

l 본문 첨부 메타데이터/

본문첨부 메타데이터는 그림[ ? 과 같이 나타내어진다] .

본문첨부 메타데이터는 본문 첨부 식별자 표제 색인정보 분류정보 상세/ , , , ,

정보 사용자 관련법규 사용정보 생산정보 인수인계정보 권한정보로 이루, , , , , ,

어진다.

l 기록물 건 메타데이터

기록물 건 메타데이터는 다음과 같이 나타내어진다.

기록물 건 메타데이터는 본문첨부 메타데이터에서 관리정보 보존정보 문, ,

서관리카드 인증정보 등이 추가된다 또한 본문첨부와는 하위 항목에 차이, . ,

를 가지는 생산정보 상세정보 등을 가진다 이처럼 기록물 건 메타데이터에, .

는 기록물의 진본성을 위한 정보 등이 추가되었음을 알 수 있다.

- 58 -

그림[ 16 기록물 건 메타데이터]

- 59 -

l 기록물 철 메타데이터

기록물 철 메타데이터는 다음과 같이 나타내어진다.

기록물 철 메타데이터는 기록물 건과 거의 유사한 메타데이터를 가지며 문,

서관리카드 대신 과제관리카드를 메타데이터 항목으로 가진다 기록물 건 메.

타데이터와의 차이점은 상세정보와 생산정보에서 나타난다 이는 기록물 건.

이 생산되고 기록물 철이 생산되므로 메타데이터의 차이가 발생하며 우리나,

라 기록물 철 등록부와 기록물 등록대장 메타데이터 요소를 반영하면서 발생

한 것이다.

- 60 -

2.2.6. 결론

그림[ 17 기록물 철 메타데이터]

- 61 -

본 용역팀에서 제안한 보존 메타데이터의 결과물로는 부록 부록 부1, 2,

록 부록 부록 가 있다3, 4, 5 .

부록 은 보존 메타데이터 전체를 설명하고 있는 표로서 개의 상위 항1 , 17

목과 그에 대한 설명을 기술하였다 각 상위 항목에는 여러 개의 하위 항목.

이 있게 되는데 이 하위 항목에 대한 설명을 기술하고 있다 또한 각각의, .

항목들의 반복 여부와 필수 여부를 기록하였으며 항목들이 가질 수 있는 값,

의 범위를 지정하였다.

부록 는 항목들을 한 눈에 볼 수 있도록 메타데이터 를 도시화2 Hierarchy

하였다.

부록 은 부록 의 내용을 각 메타데이터 항목별로 나누어 설명하였다3 1 .

부록 는 스키마로 메타데이터를 표현하여 도시화한 것이며 부록4 XML , 5

는 부록 의 그림을 스키마 문서로 표현한 것이다4 XML .

본 용역팀에서 제안한 메타데이터는 다음과 같은 특징을 가진다.

l 국제 표준을 따름

와 에서 제안하는 메타데이터 항목을 모두 만족 시ISO 15489 ISO 23081

켰다.

l 기존 메타데이터의 문제점을 해결

표[ ? 에서 보는 바와 같이 앞에서 분석한 우리나라 메타데이터의 문제점]

- 62 -

을 본 용역팀에서 제안한 메타데이터 항목에 반영하여 해결하였다.

표[ 11 기존 메타데이터의 문제점 해결]

맥락 정보

기록물과 업무와의 관계성 정보 분류정보 단위업무코드/

기록물의 권한정보 권한정보 인증정보,

결재 과정에서 삽입되는 Annotation생산정보 검토의견/관리정보

구조 정보 문서간이나 기록물간의 관계성 상세정보 구성/

진본성 정보 인증정보

l 다양한 분류체계 적용 가능

하나의 기록물은 여러 개의 분류 체계가 적용될 수 있다 예를 들어 행. ,

정수도 이전 계획 문서는 시간 분류 체계에서는 년에 해당할 수 있겠으2004

며 장소 분류 체계로는 대전 에 해당할 수 있다 따라서 본 용역팀의 분류, “ ” .

체계는 이를 수용할 수 있도록 설계되었다.

l 기록물에 대한 사건 발생 시 그에 대한 법률 기록 가능

기록물의 인수인계 수정 보안 등의 사건은 그 사건의 발생 타당성을 증, ,

빙할 수 있는 근거 법률을 기록하게 했다.

l 기존의 식별 체계를 유지하면서 기록물의 생산부터 관리과정에서 필요로

하는 모든 정보를 수용

l 기록물 철 등록부와 기록물 등록 대장의 메타데이터 모두 반영

표[ ? 과 표] [ ? 에서 볼 수 있듯이 기존의 기록물 철 등록부와 기록물 등]

- 63 -

록 대장의 메타데이터를 모두 반영하여 메타데이터를 설계하였다.

표[ 12 기록물 철 등록부 메타데이터 추출]

비치/비치종결일자생산정보비치종결일자

비치/비치사유생산정보비치사유

보존행위자/개인보존정보업무담당자

구기록물정보상세정보구기록물철분류번호

기록물철고유식별자를가지고판별할수있다.기록물구부(신/구)

수정정보의유/무를가지고판단할수있다.수정여부

기록물건수상세정보기록물등록건수

기록물건정보상세정보기록물쪽수

전자파일개수상세정보전자파일갯수

인수인계정보기록물철인수인계정보

기록물철식별자고유식별자기록물철등록일련번호

보존정보

보존정보

보존정보

생산정보

상세정보

표제

고유식별자

고유식별자분류정보

고유식별자생산정보

상세정보

고유식별자생산정보

기록물철등록부

기존메타데이터

보존장소보존장소

보존종류/보존방법보존방법

보존기간보존기간

종료년도종료연도

유형기록물형태

공식표제기록물철제목

기록물철식별자권호수

기록물철식별자기능분류, 분류값

단위업무코드

기록물철식별자등록일시

생산년도

구기록물정보구기록물철생산기관명

기록물철식별자기관 ID

처리과기관코드

제안한메타데이터

비치/비치종결일자생산정보비치종결일자

비치/비치사유생산정보비치사유

보존행위자/개인보존정보업무담당자

구기록물정보상세정보구기록물철분류번호

기록물철고유식별자를가지고판별할수있다.기록물구부(신/구)

수정정보의유/무를가지고판단할수있다.수정여부

기록물건수상세정보기록물등록건수

기록물건정보상세정보기록물쪽수

전자파일개수상세정보전자파일갯수

인수인계정보기록물철인수인계정보

기록물철식별자고유식별자기록물철등록일련번호

보존정보

보존정보

보존정보

생산정보

상세정보

표제

고유식별자

고유식별자분류정보

고유식별자생산정보

상세정보

고유식별자생산정보

기록물철등록부

기존메타데이터

보존장소보존장소

보존종류/보존방법보존방법

보존기간보존기간

종료년도종료연도

유형기록물형태

공식표제기록물철제목

기록물철식별자권호수

기록물철식별자기능분류, 분류값

단위업무코드

기록물철식별자등록일시

생산년도

구기록물정보구기록물철생산기관명

기록물철식별자기관 ID

처리과기관코드

제안한메타데이터

- 64 -

표[ 13 기록물 등록 대장 메타데이터 추출]

분류값분류정보분류번호

기록물등록대장

분류등록정보생산정보특수기록물

공개/공개여부,부분공개여부권한정보공개여부

공개/공개제한부분권한정보공개제한부분표시

구기록물정보상세정보구기록물보존기간

요약정보상세정보내용요약

유형상세정보기록물형태

기록물건고유식별자를가지고판별할수있다.기록물구분

업무종류/수정생산정보수정여부

업무종류/반려생산정보반려여부

전자기록물여부상세정보

고유식별자

생산정보

생산정보

생산정보

생산정보

생산정보

상세정보

표제

고유식별자

상세정보

고유식별자

고유식별자생산정보

생산정보

상세정보

고유식별자생산정보

기존메타데이터

전자기록물여부

기록물건식별자생산기관등록번호

문서과배부번호문서과배부번호

생산과정정보/수신자(발신자)수신자(발신자)

시행일시시행일자

생산자정보/개인기안자(업무담당자)

생산과정정보/수신자결재권자

쪽수쪽수

공식표제제목

본문/첨부식별자분리등록번호

구기록물정보구기록물문서번호

기록물건식별자생산(접수) 등록번호

기록물건식별자

등록일시

생산(접수) 등록일자

등록구분등록구분

구기록물정보구기록물생산기관명

기록물건식별자생산자정보/기관 ID

처리과기관코드

제안한메타데이터

분류값분류정보분류번호

기록물등록대장

분류등록정보생산정보특수기록물

공개/공개여부,부분공개여부권한정보공개여부

공개/공개제한부분권한정보공개제한부분표시

구기록물정보상세정보구기록물보존기간

요약정보상세정보내용요약

유형상세정보기록물형태

기록물건고유식별자를가지고판별할수있다.기록물구분

업무종류/수정생산정보수정여부

업무종류/반려생산정보반려여부

전자기록물여부상세정보

고유식별자

생산정보

생산정보

생산정보

생산정보

생산정보

상세정보

표제

고유식별자

상세정보

고유식별자

고유식별자생산정보

생산정보

상세정보

고유식별자생산정보

기존메타데이터

전자기록물여부

기록물건식별자생산기관등록번호

문서과배부번호문서과배부번호

생산과정정보/수신자(발신자)수신자(발신자)

시행일시시행일자

생산자정보/개인기안자(업무담당자)

생산과정정보/수신자결재권자

쪽수쪽수

공식표제제목

본문/첨부식별자분리등록번호

구기록물정보구기록물문서번호

기록물건식별자생산(접수) 등록번호

기록물건식별자

등록일시

생산(접수) 등록일자

등록구분등록구분

구기록물정보구기록물생산기관명

기록물건식별자생산자정보/기관 ID

처리과기관코드

제안한메타데이터

2.3. 보존매체 변환시 방법 구체화 관리 적용 방안,

현재 국가기록원 등 기록물 전문관리기관에서는 이른바 보존매체로 MOD,

등을 사용하고 있는데 향후 매체 변환에 대비하여야 한다 그 이유는DVD , .

다음과 같다.

l 기존의 등의 자기 보존매체는 시간이 경과함에 따라 상태가 저하되고MOD

수년이 지나면 거의 복구 불가능한 상태가 되기도 한다.

- 65 -

l 는 계속 새로운 기술로 발전하고 있다DVD .

l 새로운 시스템 도입과 환경 변화에 따라 과거의 보존매체 보존 파일 포맷,

이 변화되어야 할 것이다.

본 절에서는 차년도의 연구 결과를 토대로 하여 보존매체를 생성하고 변1

환할 때의 방법을 구체화하고 관리 적용방안을 제시하기로 한다.

2.3.1. 필요자원

1) 필요 시스템

보존 매체 는 진본 원본 을 수록하는 매체이므로 전자기록물이 생산 이“ ” ( ) ,

관 또는 변환 등에 의하여 획득될 때 즉시 보존매체에 수록하는 것이 진본성,

유지 측면에서 반드시 필요함을 제안하였다.

그림[ 18 전자문서 보존 및 열람 과정]

서버 디스크어레이(임시매체)

광디스크쥬크박스

(저장매체)

④활용을위한반입

② 보존매체생성

①이관

③사본생성

⑤검색, 활용

광디스크

그림[ ? 에서 나타내고 있는 제안 방식은 원본 진본 을 획득하여 즉시 보존] ( )

- 66 -

매체에 수록한 후 보존매체의 사본을 만들어 열람 활용에 사용할 저장활용매

체로 삼는 방식이다 따라서 보존매체는 사용목적상으로 볼 때 다음과 같은.

두 가지 종류로 구분되어 관리된다.

l 보존매체 전자기록물의 존재성을 보장하는 수단으로서 장기 보존을: ,

목적으로 하므로 활용은 최소화하고 별개의 수장고에 격리하여 보존한

다 보존매체 원본. ( )

l 저장활용매체 보존매체 원본은 격리 보존하므로 전자기록물을 실제 활:

용하고 진본성을 검증하기 위해서는 온라인으로 상시 접근 가능한 보존

매체 사본 복본 이 있어야 한다 이를 위하여 영구 보존하는 보존매체( ) .

원본과 내용은 동일하며 훼손을 용인할 수 있는 복본들을 만들어 활용,

에 사용하면서 이와 더불어 이중보존 배포 등에도 사용할 수 있는 매,

체이다.

그림[ 19 보존매체 변환 시 필요 시스템]

이 두 가지 보존매체는 기술적으로는 동일하며 다만 사용 목적이 다르므

- 67 -

로 관리가 달라질 뿐이다.

이러한 방식을 구체화하기 위해서 필요한 시스템을 구성하면 그림[ ? 와]

같다.

보존매체 변환 시 필요한 과정은 기록물의 보존매체 원본 생산 과정을 포

함하고 있기 때문에 보존매체의 생산 저장활용 및 변환을 모두 고려한 시스,

템으로 구성해야 할 것이다 그림. [ ? 는 보존매체 변환 시 필요한 기본적인]

시스템 구성을 나타내고 있으며 보존매체를 처리하는데 필요한 모든 구성요

소들을 포함하고 있다.

l 이관시스템은 이관기관으로부터 기록물을 수집하는 역할을 담당하는 시

스템이다.

l 보존매체는 기록물을 영구보존 하기 위한 매체로서 차년도 연구 제안1

에서는 광 디스크 등이 이에 해당되며 영구 보존 기록물의 원본 생산

매체가 된다.

l 저장활용매체는 생산된 보존매체의 사본을 저장 활용하는 매체이다, .

l 기록관리시스템은 영구 보존되는 기록물을 관리하는 시스템이다.

l 매체관리시스템은 기록물 영구 보존에 필요한 보존매체 원본과 저장활

용매체의 등록 및 관리를 위한 시스템이다.

2) 관련 에이전트

- 68 -

보존매체와 관련된 에이전트들은 다음과 같으며 보존매체의 변환과 관련,

된 에이전트들도 이들 에이전트들을 모두 포함하고 있다고 할 수 있다.

l 기록물 이관 준비 에이전트

l 기록물 이관 실행 에이전트

l 기록물 보존매체 생산 에이전트

l 기록물 보존매체 관리 에이전트

l 기록물 보존매체 변환 에이전트

l 기록물 보존매체 폐기 에이전트

3) 관련 메타데이터

보존매체 변환 생산 저장활용 매체변환 을 관리하기 위한 메타데이터가( , , )

필요할 것이다 매체 관리를 위한 기본적인 메타데이터들은 다음과 같이 정리.

할 수 있다.

l 매체일련번호

매체를 식별하는 번호가 있어야 한다 차년도 에서 제안한 바와 같이 하. 1

나의 보존매체에 저장하는 단위를 가급적 종이문서의 기록물철로 한다면 매

체일련번호를 구성하는 첫 성분은 기록물철 분류번호이어야 할 것이다 그리.

고 매체가 여러 가지 이유에서 재생산될 가능성이 있으므로 두 번째 성분은

생산일련번호가 되도록 한다 한번 생산에 여러 벌을 생산해 두고 그 첫째를.

- 69 -

보존매체로 나머지 복본들을 저장활용매체로 활용하면 편리할 것이므로 이때

의 동시생산복본 일련번호를 세 번째 성분으로 삼는다.

l 이전매체일련번호

재생산시 생산 이력을 알기 위하여 재생산의 기반이 된 이전매체의 일련

번호를 기록해 놓는다.

l 생산사유

매체의 노후화 매체의 진화 저장 내용의 변화 등으로 재생산할 때 그 사, ,

유를 기록한다.

l 동시생산복본수

동시생산복본 일련번호를 뒷받침하기 위하여 기록한다.

l 생산일시

l 생산처

l 담당자

l 확인자

- 70 -

l 인증정보

전자기록물에 첨부되는 인증정보와 기술적으로 동일하다 본 매체의 진본.

여부를 인증하기 위한 정보를 담으며 인증 명의는 본 매체를 생산한 생산기,

관 기록물관리기관 으로 하는 것이 타당할 것이다( ) .

매체를 위한 일련번호 생산과 관련된 정보 사본과 관련된 정보 관리기관, , ,

과 관리자 정보 등을 위와 같은 메타데이터로 정의하여 관리할 경우 매체의

영구보존에 대한 기본적인 정보들을 관리할 수 있을 것이다.

보존매체의 변환 생산 저장활용 등 에 필요한 메타데이터들은 전자기록물( , )

의 영구보존에 필요한 사항들이며 이렇게 보존되는 매체들은 매체 관리만을,

위한 보존매체 기록관리 대장 을 통하여 보존 관리에 필요한 데이터들을 관“ ”

리할 수 있다 다음은 보존매체 기록관리 대장 에 고려해야할 관리항목들을. “ ”

나타내고 있다.

l 보존매체 등록

매체 자체 메타데이터 일련번호 등- ( )

매체 수록된 전자문서 정보- (Optional)

보존소 저장 정위치-

반출정보 반출 유무 반출기관 및 연락처 반납예정일시 담당자 등- ( , , , )

l 보존매체 이력 관리

정기 정수점검 관리- /

저장활용매체 동시생산복본 보급 현황 관리- ( )

보존매체 폐기 정보 관리-

- 71 -

2.3.2. 변환 관련 운영 시나리오

1) 기록물 관리 현황

차년도 연구에서 다음 그림과 같이 보존매체의 라이프 사이클을 정의하1

였다 전자기록물이 이관되어 오면 보존매체를 생산하여 이를 보존 관리하다.

가 필요할 경우 매체 변환을 하거나 보존 관리하던 매체를 폐기할 수 있으,

며 변환한 후 구 버전의 매체를 폐기하는 과정으로 정의할 수 있었다, .

즉 그림, [ ? 에서 제안한 바와 같이 이관 받는 즉시 이관 받을 당시의 형]

상 그대로 보존하여 차후의 진본성 확인의 최하단 근거로 삼아야 하기 때문

에 보존매체를 바로 생산하여야 한다.

그 이후 관리를 하다가 여러 가지 이유로 변환이 필요하게 되면 재생산에

들어가면서 구 매체는 폐기여부를 심사받게 된다.

관리하던 매체의 보존연한이 만료되면 적절한 절차에 따라 폐기 단계로

들어가게 된다.

그림[ 20 보존매체의 생명 주기]

이관 생산 관리 변환 폐기

그림[ ? 과 같은 보존 매체의 생명주기는 전자기록물이 처음 생산되어 영]

구 보존되기까지의 과정 중에서 보존을 위한 기록물 이관 단계 이후부터의

과정을 정리한 것이며 그림[ ? 에서 전자기록물이 처음 생산되어 보존매체에]

수록되기까지의 전 과정을 재정리하는 것은 전자기록물을 영구보존할 수 있

- 72 -

는 기반기술을 구체화하는데 필요한 과제일 것이다.

그림[ 21 기록물 생산 및 영구보존 단계] 4

그림[ 22 기록물 생산 단계 전자문서시스템] ( )

기록물이 생산되어 영구보존 되기까지의 과정을 크게 네 단계로 정의할

수 있다 각 단계는 전자문서시스템에서 발생하는 기록물 생산단계 와 자료. “ ”

관시스템에서 이를 수집 관리하는 기록물 수집 관리단계 그리고 이를 영구, “ / ”

보존하기 위하여 기록물을 전문관리기관에 이관하는 기록물 이관단계 최종“ ”,

적으로 기록물을 영구보존매체에 수록하여 관리하는 기록물 영구보존 생산“ /

- 73 -

관리단계 로 정의할 수 있다” .

기록물 생산 단계는 그림[ ? 와 같이 크게 두 가지의 업무 영역으로 정의]

할 수 있다 첫 번째 단계는 전자문서시스템에서 발생되는 전자문서들을 분류.

기준표와 기록물 정리 기준에 따라서 기록물로 정리하여 생성하는 단계이며,

두 번째 단계는 생성된 기록물들에 대한 정보를 관리하기 위하여 기록물들에

대한 목록관리와 색인 관리 그리고 생산현황을 취합하는 단계이다, .

그림[ 23 기록물 수집 관리 단계 자료관 시스템] / ( )

기록물 수집 단계는 그림[ ? 과 같이 기록물을 인수하기 위하여 준비하는]

기록물 인주 준비 단계와 인수 준비가 완료되었을 때 기록물을 인수하는“ ”

기록물 인수 실행 단계로 구성된다 기록물 관리 단계에서는 자료관에서 기“ ” .

록물을 한시적으로 보존하는 기록물 한시적 보존 단계와 기록물의 영구보“ ”

- 74 -

존을 위하여 전문관리기관으로 이관을 준비하는 기록물 이관 준비 단계로“ ”

구성된다.

그림[ 24 기록물 이관 단계 기록보존 시스템] ( )

기록물은 생산기관에서 자료관으로 자료관에서 전문관리기관으로 이관이,

이루어지게 된다 전자에서는 생산기관이 이관하는 기관이 되고 자료관이 이.

관 받는 기관이 되며 후자에서는 자료관이 이관하는 기관이 되고 전문관리기,

관이 이관 받는 기관이 될 것이다 양자의 경우는 모두 업무단계면에서 대동.

소이하므로 여기에서는 자료관에서 전문관리기관 그 중에서도 국가기록원,

죽 기록보존 시스템 으로 이관하는 것을 그림( , ) [ ? 와 같이 예로 들어 설명하]

도록 한다.

자료관 시스템에서 이관 준비가 완료되고 기록보존 시스템에서도 기록물

이관 준비가 완료될 경우 즉 자료관 시스템의 기록물 이관 준비 단계와 기, “ ”

록보존 시스템의 기록물 이관 준비 단계가 완료되면 영구보존을 위한 기록“ ” “

물 이관 실행 단계를 수행한다 현재 국가기록원에서는 이 단계가 완료되면” . ,

이를 임시매체에 저장한 후 보존매체 원본을 생산하게 된다.

- 75 -

그림[ ? 에서 색을 입힌 단계들은 종이문서 기록물을 위한 종래의 업무절]

차가 전자기록물을 처리하려면 일정부분 변해야 하는 부분들을 표시한 것이

다 제안한 방법대로 이관 받으면 종래와 달리 영구 보존 매체를 즉각 생산. ,

하여야 한다.

그림[ 25 기록물 영구 보존매체 생산 관리 단계 기록보존 시스템] / ( )

기록보존 시스템에서는 보존매체의 생산 관리 변환 폐기 등 그림/ / / [ ? 에서]

정의하였던 보존매체 라이프 싸이클을 관리하게 된다 차년도 연구에서 보존. 1

매체를 어떻게 생산할 것인가에 대한 기본적인 대안이 제시되어왔고 이것을

기반으로 어떻게 보존매체를 관리하다가 어떻게 변환할 것인가에 대한 구체

화 방안을 제시하기 위해서는 보존매체 라이프 싸이클에서 필요한 운영시나

리오에 대하여 정리가 필요할 것이다.

그림에서 보는 바와 같이 종래의 각 업무단계들은 보존매체 개념이 등장하

고 진본성 확인 개념이 필요해지면서 각기 다소간의 변경이 필요하다.

- 76 -

2) 운영 시나리오

그림[ 26 기록물 수집 자료관 시스템] ( )

자료관 시스템에서 기록물 수집 단계에서 필요한 업무 단위들은 그림[ ?]

에서 확인할 수 있었다 그림. [ ? 는 그러한 업무 단위들의 운영 방식을 정의]

한 것이다 자료관 시스템에서는 우선 수집계획을 수립하고 이것이 완료되었.

을 경우 기록물 인수를 실행하며 그 전까지는 각 기관 처리과와 연계하여 기

록물 인수 준비를 한다 위 그림에서 기록물 인수 준비에서 필요한 운영시나.

리오는 다음 그림을 통해서 정리될 수 있다.

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그림[ 27 기록물 인수 준비 자료관 시스템] ( )

자료관 시스템에서 기록물 인수를 위한 준비 운영 시나리오는 그림[ ? 과]

같다 분류 기준표를 관리하면서 각 처리과의 생산현황을 취합한 후 수집계획.

을 수립한다 수집계획이 완성되어 인수준비가 완료되면 기록물 인수를 실행.

한다 기록물 인수 준비 과정에서 전자기록물의 인수 연기 신청을 관리하거나.

분류 기준표와 관련된 내용을 접수 관리하게 된다, .

년도에 기 수행된 전자문서의 보존활용방안 연구 에 따르면 생산현2000 “ ”

황 취합에 따른 생산현황 보고 시 전자문서는 동반 이관이 가능할 수도 있을

것이다 이렇게 되면 이관에 따르는 절차와 시일이 대폭 간소화된다 그러나. .

이를 위해서는 이관 업무 자체의 재정의가 필요하다.

- 78 -

그림[ 28 기록물 인수 실행 자료관 시스템] ( )

그림[ ? 은 기록물 인수 실행에 관한 것으로서 자료관 시스템에서 기록물] ,

을 인수할 때 우선 기록물을 접수받고 인수에 필요한 관리들 인수인계서 수(

신 인수인계목록 수신 기록물 인수 등 을 실행하게 된다 이 후 인수기록물, , ) .

목록을 작성하여 관리하며 기록물들에 대한 검수를 수행하여 기록물 인수를

완성하게 된다.

앞에서 언급한 바와 같이 이관 받은 직후 즉각 보존매체를 생산한다면 그

림에서 보는 바와 같은 기록물 검수 및 재분류 등의 내용이 반영될 수 없다.

따라서 일단 접수 직후 한번 생산하고 생산일련번호 일련의 접수 분류에( : 1), ,

의하여 통상적으로 이관 자료에 대한 전처리 과정이 완료되고 나면 그동안“ ”

- 79 -

의 변경분을 일괄 반영하여 전자기록물을 변환하고 보존매체를 변환생산 사(

유 내용 변경에 의한 변환 하도록 한다 생산일련번호: ) .( : 2)

그림[ 29 기록물 이관 기록보존 시스템] ( )

기록보존 시스템에서 기록물 이관 과정은 자료관 시스템에서 기록물 수집

단계와 유사할 수 있다 그림. [ ? 는 기록물 이관을 위한 운영 방식을 정의한]

것이다 기록보존 시스템에서도 이관계획을 수립하고 이것이 완료되었을 경우.

기록물 이관을 실행하며 그 전까지는 자료관과 연계하여 기록물 이관 준비를,

한다 위 그림에서 기록물 이관 준비에서 필요한 운영시나리오는 다음 그림을.

통해서 정리될 수 있다.

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그림[ 30 기록물 이관 준비 기록보존 시스템] ( )

기록보존 시스템도 자료관 시스템에서 기록물 인수를 위한 준비 운영 시

나리오와 매우 유사하다 분류 기준표를 관리하면서 자료관의 현황을 취합한.

후 이관계획을 수립한다 이관계획이 완성되어 이관준비가 완료되면 기록물을.

이관 받는다 기록물 이관 준비 과정에서 전자기록물의 인수 연기 신청을 관.

리하거나 분류 기준표와 관련된 내용을 접수 관리하게 된다, .

그런데 기록물 인수가 이 그림과 같이 온라인으로만 진행될 지에 대해서

는 반드시 그렇다고 규정지을 수 없다 왜냐하면 기록물 이관은 원칙적으로.

원본 자체를 이관하는 것이기 때문이다 이관하는 기관에서 원본 이라는“ ” . “ ”

개념을 자체적인 보존매체에 대하여 부여할 수 있고 그 경우에는 이 원본의,

콘텐츠 사본인 온라인 파일 전송보다는 물리적인 원본 매체 자체의 이관이“ ”

더 원칙에 부합하기 때문이다 따라서 온라인 오프라인 양측에서의 기록물 이. /

관 접수 을 공히 대비하여야 할 것이다( ) .

- 81 -

그림[ 31 기록물 이관 실행 기록보존 시스템] ( )

이관 준비가 완료되어 이관을 실행하게 되면 그림, [ ? 에서 나타내고 있는]

것처럼 이관에 필요한 운영 항목들이 있을 것이다 이것은 자료관 시스템에.

기록물 인수 실행 운영시나리오와 유사하지만 기록물을 온라인 상태에서 받

는 경우와 그렇지 않은 경우로 나누어 질 것이다 향후 전자기록물들이 이관.

시스템과 연계되어 대부분 온라인으로 유통될 것이 예상되지만 부득이한 경,

우 오프라인 상태의 이관 접수도 이루어질 것이다 이러한 경우 온라인 이관.

운영 시나리오와 오프라인 이관 운영 시나리오 각각은 그림[ ? 와 그림] [ ?]

에 나타나 있다.

- 82 -

그림[ 32 기록물 이관 실행 기록물 검수] (On-line )

그림[ 33 기록물 이관 실행 기록물 검수] (Off-line )

- 83 -

3) 관리 프로세스

그림[ 34 기록물 보존매체 생산 보존매체 수록] ( )

전자문서 패키징은 진본 확인이 된 전자문서가 보존매체에 최적의 저장

방식으로 수록하기 위한 절차이다 새롭게 생산된 보존매체는 기록관리대장과.

매체관리시스템에 등록되고 보존소로 이전되어 보관 관리가 이루어진다 필요.

시 보존매체는 저장활용매체 생산 과정을 통해서 수요 요청 기관에 보급을

한다.

그림[ 35 기록물 보존매체 생산 수록 방식] ( )

- 84 -

전자문서 패키징 방식은 그림[ ? 그림], [ ? 과 같다] .

그림[ 36 보존매체 생산 수록 방식]

보존매체에 수록하기 위하여 전자기록물들을 패키징할 때의 방식에 대하

여 차년도 연구에서 기록물 철 단위의 수록 방식을 제안하였다 이러한 수록1 .

방식에 대한 기본적인 내용이 그림[ ? 에서 표현되어 있으며 이것을 일반화] ,

한 것이 그림[ ? 에 나타나 있다] .

- 85 -

그림[ 37 기록물 보존매체 생산 수록 프로세스] ( )

보존매체에 기록물을 수록하는 절차는 다음과 같다.

인증서 제출Å

보존 매체에 대해서 기록관리기관의 인증서를 추가함으로써 보존매체 자

체에 대한 인증이 가능하고 저장활용매체를 이용함에 있어서 해당 기록관리,

기관에서 발급된 매체임을 증명하기 위한 것이다.

보존 문서 추출 과정HashÇ

보존 매체에 수록된 전자문서의 무결성 검증을 위해서 보존 매체에 수록

- 86 -

될 전자 문서의 고유 정보인 데이터를 이용한다Hash .

보존매체 수록É

보존매체에 수록되는 정보는 전자문서 데이터 전자인증서 메+ Hash + +

타데이터로 구성한다.

보존매체 검증Ñ

정상적으로 저장이 되었는지의 여부 확인과 보존매체 자체에 대하여 검증

한다.

그림[ 38 기록물 보존매체 관리 저장활용매체생산] ( )

- 87 -

저장활용매체 생산을 위한 과정은 다음과 같이 정의할 수 있을 것이다.

보존매체의 검증Å

전자서명을 이용한 인증 단계로서 전자서명의 를 통해서 해당 기록Verify

관리기관에서 생산된 매체라는 것임을 인증하거나 보존매체 자체에 오류사항

이나 문제가 없음을 확인한다.

임시저장매체Ç

보존매체에 수록된 정보는 쓰기 가 될 수 없기 때문에 생산일련번(write)

호 보존매체 메타데이터를 갱신하기 위해서 쓰기 가 가능한 저장매체, (write)

로 복사를 한다.

저장활용매체 수록É

저장활용매체에 수록되는 정보는 보존매체 전자문서 데이터 전( + Hash +

자인증서 에서 저장된 정보와 저장활용매체에 저장될 갱신된 메타데이터로 구)

성한다.

저장활용매체는 계획된 생산수량에 따라 임시저장매체로 복사한 이후Ñ

과정을 생산 수량만큼 반복 수행된다.

- 88 -

그림[ 39 기록물 보존매체 관리 정기점검] ( )

정기점검을 통해서 보존매체가 정상적인 상태로 보관이 되어 있는지를 점

검하고 해당 기록관리기관 생산 인증으로써 전자서명을 확인하며 매체 자체

에 대한 노후화 및 저장 상태를 점검한다.

그림[ 40 기록물 보존매체 관리 에러처리] ( )

오류처리는 보존매체가 사용할 수 없을 정도로 손상이 된 경우에 복사본

이나 저장활용매체를 이용하여 보존매체를 재생산하도록 한다.

l 정기점검 시 오류처리

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복사본 저장활용매체 검색/Å

보존매체의 백업목적으로 생산된 복사본이나 발급된 저장활용매체를 이용

하여 보존매체로 재생산한다.

복원Ç

복사본 즉 저장활용매체 검색을 통해서 복원대상의 매체를 찾지 못하는

경우에는 오류가 발생된 보존매체에서 전자문서 복구 작업을 한다.

전자문서의 전체복구 또는 일부 복구가 이루어지면 임시저장매체로 복구

된 데이터를 이관하고 기록물 보존매체 생산을 통해서 새로운 보존매체를 만

든다 복구 작업을 실패한 경우에는 해당 보존매체는 폐기를 한다. .

그림[ 41 기록물 보존매체 관리 정수점검] ( )

정기점검은 보관되어 있는 보존매체의 위치나 수량이 정상적인 상태로 보

관이 되어 있는지를 점검하며 보존매체 확인 과정에서 부적합한 상태가 되면

에러처리를 통해 보존매체를 복원한다.

- 90 -

4) 변환 프로세스

매체가 진화되어 보존매체를 변환할 경우 기존에 보관된 보존매체에 수록,

된 전자문서를 임시저장매체에 보관하며 전자문서패키징 작업을 통해서 새로

운 보존매체에 기록물 보존매체 생산을 하고 구 보존매체는 생산이 완료된

후 폐기한다 그림([ ? 참조] ).

그림[ 42 변환 프로세스 매체진화] -

내용이 변경되어 보존매체를 변환할 경우기존에 보관된 보존매체에 수록

된 전자문서를 임시저장매체에 보관한 후 문서변환 작업을 거친다 전자문서.

패키징 작업을 통해서 새로운 보존매체에 기록물 수록하고 구 보존매체는 생

산이 완료된 후 폐기한다 그림([ ? 참조] ).

- 91 -

그림[ 43 변환 프로세스 포맷변경] -

그림[ 44 변환 프로세스 구 보존매체 폐기 관리] -

보존매체 변화와 관련하여 폐기요청을 받는 경우는 다음과 같이 분류해

볼 수 있다.

l 보존매체가 노후화 되었을 경우

l 매체가 진화되었을 경우

- 92 -

l 내용이 변경되었을 경우

폐기처리는 그림[ ? 와 같은 절차를 거쳐 분쇄기나 기타 기기를 이용해서]

매체를 완전히 소멸시킨다.

2.3.3. 관리 정책

1) 변환 여부 및 시기 결정 기준

다음과 같은 경우 보존매체의 변환 여부를 결정한다.

l 보존매체가 노후화되었을 경우,

정기점검 등을 통하여 보존매체가 더 이상 사용할 수 없을 정도로 노후화

되었거나 그럴 우려가 있다고 판단되는 경우이다 동일한 매체 규격과 동일한.

내용으로 재생산한다.

l 매체가 진화되었을 경우,

새로운 기술의 발전으로 매체 규격을 진화시키는 경우이다 이 때에는 내.

용은 그대로 있지만 매체의 용량이 변화될 터이므로 한 매체에 수록할 기록

물의 양을 재산정한 후 재수록 한다.

이 경우에는 매체를 변환하면서 차제에 인증방식 등의 내용 변경도 같이

필요할지에 대하여 검토하여 함께 수행할 수도 있다 신 매체의 특성에 따라.

인증방식이 바뀔 가능성도 장래에 있을 개연성이 있다.

l 내용이 변경되었을 경우,

- 93 -

내용이 변경되면 그 내용을 담는 보존매체를 다시 만들어야 할 것이다 내.

용이 변경되는 경우는 보존포맷이 변경되는 경우 인증방식이 변경되어 인증,

정보를 바꾸어야 하는 경우 재분류 등 기록관리 행위에 의하여 메타데이터가,

변경되는 경우 등을 포괄한다 이 경우에는 전자기록물의 용량 자체가 변경될.

가능성이 있으므로 앞과 마찬가지로 한 매체에 수록할 기록물의 양을 재산정

한 후 재수록 한다.

그림[ ? 는 위의 내용들을 정리한 것이다] .

변환 시기는 매체가 진화되었거나 내용이 변경된 시기로 한다 다만 그 시.

기 설정이 모호하므로 변환 점검 주기를 일정하게 잡을 필요가 있다.

보존 매체를 변환할 것인가를 점검하는 주기는 매체의 상태를 파악하는

정기점검의 매 회차마다 하는 것이 적당할 것으로 본다2 .

보존매체의 점검은 종이문서에 대한 정수점검 정기점검에 준한다 정수점, .

검은 목록과 대조하여 수량을 확인하는 것으로서 대략 년마다 행하는 종이2

문서 정수점검 시기와 동일하게 하는 것이 바람직할 것이다 마찬가지로 정. ,

기점검은 매체 노후화 확인 등 매체 상태를 확인하는 것으로서 종이문서 정

수점검 시기와 동일하게 하는 것이 바람직할 것이다.

- 94 -

그림[ 45 보존매체 변환 시기]

2) 신 구 매체 관리 방법/

l 매체 노후화로 인한 보존매체 변환

노후화가 발견된 시점에 수행한다 우선 본 매체로부터 재생산이 불가능할.

것이므로 재생산할 이전매체 원본 를 선정한다 일반적으로는 기존의 저장활( ) .

용매체에서 원본을 설정하는 것이 자연스럽다.

l 매체 진화에 의한 보존매체 변환

매체 진화에 의하여 신 매체 규격을 채택할 것인가를 결정하는 시기는 앞

에서 언급한 바와 같다 또는 관련 법규가 바뀐 경우도 여기에 해당한다. .

이 때에는 관련 시스템을 신 매체를 위한 시스템으로 변환 완료하여야 하

며 그 이후 기존 원본으로부터 신세대 원본을 생산한다, ‘ ’ .

- 95 -

l 내용 변화로 인한 보존매체 변환

내용이 변화된 경우에는 해당 시기에 적용되는 기준으로 매체를 변환한다.

전자기록물 포맷이나 인증 기준이 바뀐 경우에는 관련 시스템을 신 밥식을

위한 시스템으로 변환 완료하여야 하며 그 이후 기존 원본으로부터 신세대‘ ’

원본을 생산한다.

l 신 보존매체 도입 시 구 보존매체 관리

구 보존매체는 모두 폐기한다 단 이관 원본에 해당하는 매체는 보존한. , ‘ ’

다 이 원본을 활용할 수 있는 장치는 일부 보유한다 그리고 배포된 구 저장. .

활용매체를 보유하고 있는 기관에 대해서 매체 변환을 통보하고 기 보유 매

체는 폐기를 유도하며 새로 생산한 저장활용매체를 보급하여 대체하도록 한

다.

l 생산된 신 보존매체 관리

생산된 보존매체는 가급적 격리된 안전하고 최적 상태의 장소에 보관하여,

야 한다 최적상태라 함은 사용할 매체의 특성에 따라 달라질 수 있다 예를. .

들어 현재와 같은 광디스크 계열이라면 다음 조건을 참조할 수 있다.

ü 내화장소 보관 광디스크는 열에 약함:

ü 최적의 온 습도 공기청정도 유지. ,

온도: 15~20

습도: 40~60

- 96 -

보존매체는 주기적으로 정수점검을 하여야 하며 년 주기로 새로운 매, 3~5

체의 도입에 대하여 검토해 보아야 한다.

3) 신 보존매체 도입 여부 및 시기 결정 기준

보존매체의 선택에 대해서 살펴보자 사용할 보존매체를 정하여 표준으로.

제정하면 관리상의 편리는 있겠지만 기술의 발전이 빠른 이 분야의 특성을

고려해 볼 때 적절치 않으며 특히 고정된 매체로 수십년을 가져가는 것은 구

동 시스템의 부재 등이 우려된다 따라서 차년도 연구결과와 같이 도입 기준. 1

만 정해 놓고 사용하는 것이 좋을 것이다.

미국 영국 호주 등 외국에서는 특별히 매체에 대하여 규격을 정하지 않, ,

고 개방적이며 다만 채택을 위한 기준이나 고려사항들을 제시하고 있다 그렇.

기는 하지만 호주 영국 등지에서는 광디스크보다는 테이프 계열을 선호하는,

데 그 이유는 그들 나라에서 테이프를 사용한 역사와 경험이 더 많기 때문이

다.

국가기록원이 광디스크를 선호하는 것도 국내에서 기록물 보존에 테이프

를 사용한 경험보다는 광디스크를 사용한 경험이 많기 때문이므로 이러한 점

은 국내 여건에 따르는 것이 더 좋을 것으로 본다.

그렇지만 현행 광 디스크 기술은 대단히 다양하고 선택 폭이 넓으므로 현

재 국내에서 사용 또는 고려하고 있는 특정 제품만으로 한정할 필요는 없다

고 생각된다 광 디스크는 현재 세대 에서 진보하여 용량이 더 큰. 1 CD DVD

가 사용되고 있다 는 표준화가 잘 되어 있었지만 는 표준화가 미흡. CD DVD

하여 업체들마다 다양한 기술과 양식 포맷 으로 제품을 내놓고 있다( ) .

국내 기록물관리기관을 위한 매체 선택 지침은 다음을 포함하도록 한다.

- 97 -

l 광디스크 계열로 하되 종류는 한정하지 않는다 개방성의 원칙, . ( )

l 등 수정 불가능한 매체를 원칙으로 한다DVD-R .

l 등 수정 가능한 매체를 사용할 경우에는 수정을 할 수MOD, DVD-RAM

없도록 시스템 측면에서 통제하여야 한다.

신 보존매체 도입 시 고려해야 할 사항들은 다음과 같다.

l 신 매체 기술의 성숙도

기술이 사용 가능하고 향후 장기간 보존하여도 문제가 없을 것으로 생각

될 수 있을 만큼의 성숙도를 갖추었는가.

l 신 구 매체간의 호환성/

신 매체를 도입하기 위하여 구 시스템 및 방식을 전면 교체하여야 하는가.

신 매체를 위한 시스템 및 방식이 잔존할 구 매체를 수용할 수 없는가.

l 신 매체 도입 비용

신 매체를 위한 시스템 방식 및 매체 자체의 도입과 관리에 소요될 비용,

이 받아들일 수 있을 만한 수준인가.

l 신 매체 관리의 용이성

- 98 -

신 매체의 관리가 특별히 까다로운가.

l 신 매체 내구성

중장기 및 준영구적으로 보존할 수 있는 내구성을 갖추었는가 취약점은.

어떠한가 이러한 취약점을 보관소 수장고 가 충분히 보호할 수 있는가. ( ) .

l 신 매체 대중성

신 매체를 위한 시스템 및 방식이 널리 보급되었으며 인지도가 넓고 이를

위한 관련업체 전문가나 필요 자원을 손쉽게 획득할 수 있는가, .

보존매체 변환 방법에 대한 구체화 방안들을 시행하기 위한 시행 정책은

년간의 시범사업을 통해서 운영정책을 보완 확충하고 시범사업 기간 이1~2

후 전면적 시행 시점을 결정한다 또한 구기록물 및 매체에 대한 일괄 정리시.

점을 결정하여 시행하고 필요할 경우에는 일괄 변환 기록물 매체를 국가기록/

원 명의로 인정 인증 가능하도록 한다( ) .

4) 자료관 국가기록원 등 기관간 이관시 매체 관리 방안->

이 시점에서 명확히 해야 할 것은 보존매체는 당해 기록관리기관 또는 부, (

서 에서 전자기록물의 보존성을 담보하기 위한 수단이라는 점이다 이 보존성) .

은 당해 기록관리기관의 책임 하에 있으며 이를 대내외에 보장하기 위한 최

후의 보험 성격이 보존매체이다.

따라서 이러한 개념에 따른다면 보존매체의 유효성은 당해 기록관리기관

내로 국한되게 된다 자료관에서 생성한 보존매체는 분쟁 발생 시 당해 자료.

- 99 -

관 내에서 대외적으로 진본의 보존을 입증하기 위한 수단으로 사용되는 것이

기 때문에 전자기록물이 타 기관으로 이관될 때 보존매체까지 이관할 필요는

없다 이관 받는 기관이 이관 시점에 이관 받은 상태의 원본을 보존해 둔다. ‘ ’

는 의미에서 새로 보존매체를 생성하면 된다.

보존매체를 굳이 이관할 필요도 없지만 보존매체로 이관하는 것을 강제한,

다면 기관 간 보존매체표준이 존재하지 않거나 비표준 매체를 통하여 이관될

경우의 처리가 어려워지는 난점도 생각해 볼 수 있다 또한 매체의 진화에 따.

라 이관된 매체를 이관 받은 시스템에서 읽을 수 없는 경우도 생길 수 있다, .

따라서 보존매체의 관리는 원칙적으로 개별 기관 내에서 이루어지며 이관,

은 매체와 상관없이 기록물 자체가 온라인 또는 오프라인으로 전송되기만 하

면 이관 받은 기관에서는 검수절차를 거쳐 접수 당시의 원본 보존매체를 생, ‘ ’

성하여 매체의 라이프사이클을 개시하는 것으로 하는 것을 제안한다 이관하.

고 나면 그 관리 권한은 이관 받은 기관에게 이양되며 잔존한 전자기록물 또

는 보존매체는 일종의 사본의 역할로 격하되고 적절한 절차를 거쳐 기관 나‘ ’

름별로 폐기 등의 후속조치를 취할 수 있다.

2.4. 데이터 보호 및 인증방안의 구체화 적용방안,

2.4.1. 필요자원

1) 필요 시스템

데이터 보호 및 인증에 필요한 시스템을 정의하기 위해서는 먼저 어떤 경

우에 이러한 보호 및 인증이 적용되어야 하는지에 대한 정의가 필요할 것이

다 전자기록물을 영구보존하는 데에 있어서 기본적인 데이터 보호 및 인증이.

필요한 경우들을 살펴보면 다음과 같다.

- 100 -

l 전자기록물이 이관되는 경우 네트워크 전송 구간 등( )

이 경우에는 전송구간중 내용이 유출되거나 변조되지 않아야 한다 암호화.

가 가장 적당한 방법이며 이 암호화에 를 적용할 수 있다, GPKI .

l 기록물 관리를 위해서 데이터에 사용자가 접근하는 경우

일반적인 방식은 보호 수준이 높지 않아서 유럽 일본 등의id-password ,

전자정부 사업에서는 사용자 개개인의 공인인증서로 인증절차를 거쳐 접근하

도록 하고 있다 국내에서도 전자거래 등에 공인인증서를 사용하고 있는데. ,

본 기록물 관리에 관련된 시스템에 대해서도 이러한 기술을 적용하는 것이

바람직할 것으로 보인다.

공인인증서에 를 적용하여 사용하면 일관성 면에서도 적정할 것으로GPKI

보인다.

l 데이터 자체의 무결성에 대한 확인이 필요한 경우

차년도 연구결과에서와 마찬가지로 전자서명을 적용하여 해결한다 이 방1 .

법도 를 이용할 수 있다GPKI .

이를 위해서는 무결성 즉 진본성 검증을 위한 인증정보 즉 메타데이터가, ,

필요하다 절 인증에 필요한 메타데이터 참조. 3) .

위와 같은 경우들에 대해서 데이터 보호 및 인증을 위하여 필요한 시스템

들을 그림[ ? 에서 정의하고 있다 데이터 이관 시점에서는 행정전자서명] .

시스템이 필요하고 데이터 원본을 확정하는 시점에서 인증 시스템이GPKI

- 101 -

필요하며 데이터가 보존되는 과정에서 무결성의 진본 데이터를 유지할 있는

데이터 보호 시스템이 필요하다.

그림[ 46 데이터 보호 인증 필요 시스템] /

l 행정전자서명 GPKI

기록물 전송 구간 네트워크 사용자 접속 진본성을 위한 전자서명 등에( ), ,

균일하게 사용한다.

l 기록관리기관 인증 시스템

기록관리 시스템과 연동하여 전자기록물을 관리하고 활용하는 과정동안

보호 인증을 지원한다/ .

데이터 보호 인증 시스템은 전자기록물의 데이터를 보호 및 인증 관리한/

다.

- 102 -

그림[ 47 전자서명 기본 메커니즘] - 1

또한 보존매체를 생산 저장 활용 변환할 때 데이터에 대한 보호 및 인증, , ,

을 수행한다.

- 103 -

그림[ 48 전자서명 기본 메커니즘] - 2

그림[ ? 그림], [ ? 은 행정전자서명 를 이해하기 위한 전자서명의 기] GPKI

본 메커니즘을 나타내고 있다.

인증을 위하여 전자서명에서는 비밀키 개인키 로 암호화하여 공개키로 복( )

호화하는 과정을 거치면서 인증 절차가 이루어짐을 확인할 수 있다 이러한.

관계를 개념적으로 정리하면 그림[ ? 과 같다] .

- 104 -

그림[ 49 공개키와 비밀키]

그림[ 50 전자 인증서]

개인키와 공개키의 원리를 이용하고 있는 전자 인증 절차를 통해서 전자

인증서의 안전성은 이미 어느 정도의 신뢰성을 확보하고 있으며 차년도 연1

구에서도 전자정부법 조와 인증에 대한 책임 소재를 통해서 이 부분에 대20

한 내용들을 제안하였다 또한 비대칭 암호화키의 신뢰성이 장점임을 확인하.

였다.

- 105 -

그림[ 51 행정전자서명 체계 현황] (GPKI)

그림[ 52 행정전자서명 인증 업무 절차] (GPKI)

이러한 전자서명을 기반으로 그림[ ? 에서는 행정전자서명 의 체계] (GPKI)

현황을 나타내고 있으며 그림[ ? 에서는 인증되는 업무절차에 대해서 나타내]

고 있다.

또한 그림[ ? 와 그림] [ ? 은 행정전자서명 이 전자 인증서로 실제] (GPKI)

- 106 -

활용되고 있는 화면들을 발췌한 것이다.

그림[ 53 행정전자서명 인증서] (GPKI) -1

l 일련번호 인증서 일련번호 진수 데이터: ( 16 )

l 서명알고리즘 인증서 작성 시 사용한 인증기관 서명 알고리즘:

l 발급자 인증서를 발행한 인증기관명:

l 유효기간 시작 끝 인증서가 유효한 기간 기본적으로 년( / ) : . 1

l 주체 인증서 발급을 요청한 공무원 정보:

l 배포지점 인증서 취소목록 저장 지CRL : (Certificate Revocation List)

- 107 -

점

l 손도장 알고리즘 발행 인증기관이 해당 인증서를 발급했다는 것을 증:

명하는 전자서명의 알고리즘

l 손도장 발행 인증기관이 증명하는 전자서명의 값:

그림[ 54 행정전자서명 인증서] (GPKI) - 2

인증서에는 일반적으로 발급 대상으로서 사용자 정보와 발급자로서GPKI

인증기관에 대한 정보와 인증서 유효 기간에 대한 정보를 포함하고 있으며

인증에 필요한 세부적인 데이터 필드 정보도 그림[ ? 에서 확인할 수 있다] .

2) 관련 에이전트

데이터 보호 및 인증을 위하여 필요한 에이전트들을 정의하면 다음과 같

다.

- 108 -

l 기록물 이관 시 인증 Agent

l 데이터 원본 확정 Agent

l 데이터 원본 생산 인증서 생산Agent ( )

l 데이터 진본 확정 인증서 적용( )

l 데이터 진본 활용 Agent

3) 인증에 필요한 메타데이터

데이터 보호 및 인증에 필요한 메타데이터로써 데이터 관리자 와 관리“ ” “

시점 그리고 인증 책임자 등을 관리해야 하며 어떻게 데이터를 관리하고”, “ ”

있었는가를 정의하여 다음과 같은 데이터들을 관리해할 것이다.

l 인증명의

전자서명을 수행한 주체에 관한 정보이며 해당 전자 인증서의 소유자인지,

여부를 확인하는 메타데이터이다.

l 서명일시

전자서명을 수행한 시점에 관한 정보이며 해당 전자인증서의 유효기간 내,

에 이루어졌는지를 확인하는 메타데이터이다.

- 109 -

l 담당자

전자서명 인증명의는 일반적으로 기록관리 기관 명의이므로 실제로 이 전

자서명 업무를 수행한 담당자 개인의 정보를 남겨 차후 책임소재를 규명하는

데에 이용하는 메타데이터이다.

l 확인자

담당자의 단독 행위로 이루어질 경우 잠재적인 오류가능성이 상존하므로

행정절차를 거쳐 별도의 확인 행위가 필요하다 이 업무를 수행한 담(verify) .

당자 개인의 정보를 기록한다.

l 전자 인증서

해당 전자서명을 수행하게 된 근거가 되는 전자인증서 정보를 첨부한다.

l 진본 여부 확인 데이터

공인 인증서상의 명의로 해당 알고리즘으로 수행하여 기록해 놓은 저자서,

명 산출물로서 차후 기록된 공인 인증서상의 공개키로 확인하여 진본임을 증,

명할 때에 사용한다 그림. [ ? 및 그림] [ ? 참조] .

2.4.2. 보호 및 인증 관련 운영 시나리오

1) 보호 관련 운영 시나리오

- 110 -

데이터 보호가 반드시 필요한 경우와 그에 대한 방안들을 정리하면 다음

과 같다.

네트워크 접속 구간상 데이터보호 방안Å

암호화된 전송 포맷으로 기록물을 이관한다.

기록물관리 시스템 상 데이터보호 방안Ç

본인확인 인증을 위하여 전자 공인인증서를 이용한다.

기록물상 데이터보호 방안É

전자기록물에 무결성을 확인할 수 있는 정보를 포함시킨다 앞에서 본 바.

와 같은 메타데이터를 첨부함으로써 달성된다.

- 111 -

그림[ 55 보호 프로세스 네트워크 구간] ( )

그림[ ? 에서는 네트워크 접속 구간 상에서 전자 기록물을 이관할 때 필]

요한 보호 프로세스를 나타내고 있다.

자료관 등 이관하는 기관은 전송자료를 작성한 후 전자서명과는 별도로

암호화를 하고 난 후 전송을 하도록 한다 전문관리기관 등 이관 받는 기관은.

자료를 수신한 후 암호화된 내용을 풀어 복호화 내고 여기에서 서명을 인증( ) ,

확인하여 발신자가 정확한지 검증하게 된다.

이러한 과정 중 어느 한 단계에서라도 오류가 발생하면 앞 단계로 돌아가

작업을 재수행하여야 한다 특히 수신하여 인증확인이 안 되는 경우에는 재전.

송을 요청하여야 한다.

- 112 -

그림[ 56 보호 프로세스 본인인증] ( -1)

기록물 관리 시스템 상 데이터 보호를 위한 본인 인증 절차는 그림[ ? 에]

서 설명하고 있으며 그 절차는 다음과 같다.

l 제출된 전자 공인인증서의 유효성을 검증한다 이를 위하여 인증. GPKI

서버와 연동하여 공인인증서가 정상적으로 발부된 것인지를 확인하여야

한다.

l 유효하다고 판단되면 해당 공인인증서로 전자서명 데이터를 복호화하,

고 이 결과를 비교함으로써 명의가 정확한지 확인한다.

l 전자서명 데이터 복호화가 성공하면 본인임이 인증된다.

- 113 -

그림[ 57 보호 프로세스 본인인증] ( -2)

그림[ ? 에서는 이러한 본인 인증 절차를 보다 구체화하여 프로세스로 정]

의하였으며 본인 인증에 필요한 전자인증서가 보관되는 효과적인 방안에 대

해서는 그림[ ? 에서 제시하고 있다] .

그림[ 58 보호 프로세스 기록물] ( )

- 114 -

전자기록물 및 보존매체에는 내용물과 인증서가 포함되어서 기록물에 대

한 직접적인 보호가 이루어지며 사용자 본인에 대한 인증도 보존매체에 수록

된 인증서를 기준으로 실행되도록 하는 방식이 효과적인 보호 방식으로 기대

할 수 있을 것이다.

2) 인증 관련 운영 시나리오

그림[ 59 인증정보 수록]

차년도 연구에서 인증정보를 수록하는 세 가지 방안들을 제안하였으며1

그 중에서 첫 번째 방안인 양파모델 은 인증 과정의 모든 히스토리“ ” (History)

를 보관하고 있다는 측면에서 장점이 있었다.

이러한 모델을 적용하여 진본 인증을 하는 시나리오는 다음과 같다.

l 양파껍질 모델 의 최외곽 껍질 에 대하여 해당 명의 기관의 인증정“ ” “ ” ,

보를 살핀다.

l 인증정보 메타데이터에 있는 서명일시 에 유효한 전자인증서 인지 확“ ” “ ”

인한다.

- 115 -

l 인증 명의 메타데이터가 전자인증서 상의 명의와 동일한지 확인한“ ” “ ”

다.

l 전자인증서 로 진본여부 확인 데이터 를 처리하여 진본확인이 되는지“ ” “ ”

확인한다.

l 위 절차가 모두 성공하면 최외곽에 해당하는 기관 명의의 인증이 확인

돤 것이다.

l 위 단계들을 각 껍질 에 반복 적용하여 모든 껍질 이 확인되면 진본“ ” “ ”

성이 확인된 것이다.

인증 모델이 적용되어야하는 시점 즉 인증이 반드시 필요한 시점과 그 시,

점에서 필요한 작업들을 정리하면 다음과 같다.

l 기록물 이관시

이관하는 기관과 이관 받는 기관 양측 모두 필요하다 이관할 때 오류가.

발생하면 재작업이 필요하며 이관 받을 때 오류가 발생하면 재발송 요청이,

필요하다.

l 보존매체 생산 변환시/

작업 도중 외부 침입 등의 이유로 변조되었을 가능성 점검을 위하여 생산,

변환 완료 직후 직전 보존매체와 대조한다 오류 시 재작업이 필요하다/ . .

- 116 -

l 기록물 제공시

전자기록물 보존은 궁극적으로 활용 즉 정보 제공에 있다 제공된 정보를, .

활용하는 사용자는 이를 진본으로 믿을 수 있어야 하며 제공받은 정보를 나,

름대로 별도 관리하여 지속적으로 재사용할 수 있어야 한다 따라서 정보의.

외부 제공시에는 재삼 진본 확인이 필요하다 이때에는 보존매체까지 접근할.

필요는 없고 저장활용매체 내용과 대조하면 된다 오류 시 재작업 기록물 리. (

프레시 이 필요하다/refresh) .

l 기록물 변환시

기록물을 변환할 때 디스크 등 임시매체에 관리되고 있던 내용이 진본성

이 있는지 확인한 연후에 후속 작업에 들어가는 것이 안전하다 이때에도 저.

장활용매체 내용과 대조한다 오류 시 재작업이 필요하며 성공리에 완료된. ,

후에는 완료 후 매체 변환이 후속되어야 한다.

2.4.3. 보호 및 인증 관련 운영 시나리오

1) 권한부여 정책

사용자에 대한 권한 부여는 해당 사용자 또는 업무 담당자가 하여야 하는

업무 및 그와 관련된 정보 기록물 메타데이터 매체 등 만 권한을 부여할 수( , , )

있도록 관리되는 것이 바람직하다 그러나 시스템적으로 권한 부여를 완전히.

통제한다는 것은 대단히 복잡할 뿐 아니라 권한 위임 대리 등 실제 업무 수( )

행시에 번거로운 장애가 될 수도 있다.

다행히 기록관리기관은 지체로 행정능력과 감독 확인 기능이 충분한 공공

기관 또는 부서일 것이다 따라서 행정적인 확인 결재 승인 과정 등을 통하여. / /

온 오프라인 양측에서의 권한 부여 및 확인 정책이 바람직할 것이다/ .

- 117 -

그림[ 60 권한 부여 정책]

특정 사용자에게 부여된 권한의 확인은 그림[ ? 와 같은 절차로 수행될]

수 있다 즉 권한 관리 데이터베이스를 구축하여 사용자 정보와 권한에 대한. ,

조회가 이루어지고 인증서에 대한 정보도 관리할 수 있도록 하는 방안이다.

2) 인증되지 않은 에이전트의 취급 정책

인증되지 않은 사용자 에이전트 또는 시스템은 원칙적으로 기록관리에, ,

관련된 시스템에 접근 접속할 수 없다/ .

그러나 현실적으로 인증 받지 못한 시스템 등이 연결하여 구기록물 이관,

등을 하여야 할 필요가 생길 수 있다 그림. [ ? 은 인증되지 않은 연결 시스템]

의 취급정책을 설명하고 있다 인증 받은 연결시스템은 행정전자서명. (GPKI)

인증서버에서 서버용 인증서를 발급받은 연결시스템으로 설정할 수 있지만,

인증 받지 않은 연결시스템에 대해서는 행정전자서명 서버용 인증서를(GPKI)

발급 후 접속을 허용하거나 별도의 정책을 결정하도록 한다.

- 118 -

그림[ 61 인증되지 않은 연결 시스템의 취급정책]

3) 보호되지 않은 기록물의 취급 정책

그림[ 62 보호되지 않은 기록물의 취급정책]

그림[ ? 에서처럼 진본임을 확인 할 수 없는 파일로 저장매체 하드디스크] ( ,

등 로 기록원에 접수되는 기록물을 보호되지 않은 기록물로 간주하며 이러CD )

한 기록물의 이관 절차 시 저장매체를 지참하고 기록원에 담당자가 직접 방

- 119 -

문하여 기록물을 이관하도록 한다.

2.5. 법적증거 및 저작권 해결방안의 구체화 적용 방안,

2.5.1. 법적 증거 및 저작권 관리에 필요한 시스템 요건

본 장에서는 현재 공공기관에서 사용되고 있는 전자기록물 관련 시스템들

과 각 시스템 간의 연계과정을 분석함으로써 현행 체제 하에서 전자기록물의

법적 증거를 유지할 수 있는 기능과 저작권 관리 기능이 어떻게 구현되고 있

으며 그 문제점이 무엇인지를 파악하였다 그리고 전자기록물의 법적 증거, .

확보 및 저작권 관리를 수행하기 위해서 요구되는 시스템 요건을 제시하였다.

1) 현행 시스템의 법적 증거 적용 및 저작권 관리 프로세스

현재 공공기관에서 전자기록물의 생산 관리 활용 보존과 관련하여 사용, , ,

되고 있는 시스템으로는 첫째 일반 행정업무의 처리에 관련된 행정업무시스,

템 둘째 처리과에서 전자기록물을 생산하는데 관련된 전자문서시스템 셋째, , , ,

자료관에서 기록물의 보존 및 활용을 관리하는 자료관시스템 그리고 넷째, ,

준영구 이상의 중요 기록물을 장기적으로 보존 관리 및 활용하는데 관련된ㆍ

전문관리기관시스템을 들 수 있다 이 네 가지 종류의 시스템들은 기록물의.

생애주기별로 전자기록물을 관리할 수 있도록 상호 유기적으로 연계되어 있

으며 시스템 간의 전자기록물 유통 시 보안이 이루어질 수 있도록 중계시스

템을 통한 인증 관리가 이루어지고 있다 그림. [ ? 은 공공기관에서 사용되고]

있는 각종 전자기록물 관련 시스템과 그것들 간의 연계를 보여주고 있다.

- 120 -

그림[ 63 전자기록물 관련 시스템 구성도]

현행 시스템의 법적 증거 유지 및 저작권 관리 기능을 각각의 시스템 그

리고 시스템 간 유통방식의 측면에서 살펴보면 다음과 같다.

라. 전자문서시스템

전자문서시스템은 공공시관에서 공문서를 생산하여 결재하고 유통 관리, ㆍ

하는 시스템으로 그 세부적 역할은 전자공문서의 생산결재유통분류 및1) ․ ․ ․편철 자료관으로 이관하기 전 상태인 전자공문서의 보관 검색 및 활용, 2) ;ㆍ

자료관으로의 전자공문서 이관 등이다3) .

현재에는 개의 제품이 인증을 받아 운영 중에 있다 이들 제품들은 각14 .

개발업체의 특성에 따라 포맷이 다른 문서편집기와 보안기능을 채택하고 있

다 표. [ ? 은 각각의 전자문서시스템이 사용하고 있는 문서편집기와 각 업체]

- 121 -

홈페이지에서 제시하고 있는 전자문서시스템의 보안기능을 요약한 것이다

표[ 14 전자문서시스템 현황]

제 품 명 업 체 명 편집기 보 안

enRiseOFFICE쌍용정보통신

VI그룹별 조직관리-개인별 접근권환 통제-

BizFlowGroupware V6

핸디소프트 아래한글사용자 권한등급에 따른-문서접근문서의 이력사항 감사-

ezFlow 2000/G 가온아이 자체거부자 거부그룹 설정- /이용자 그룹 권한 추가- /및 설정

SmartFlowOSEV2.0

나눔기술 아래한글공공기관의 암호관리-규정 준수다양한 방식의 보안-

topGroupware사무혁신탑( )V5.0

소프트파워 자체

문서등급별 보안체계-직무와 직위에 따른-문서처리 권한 제어자료의 암호화-

레벨의 시스템- OS/DB보안기능

기반의 사용자별- PKI인증서 발급

ACUBE/Communication for GOV

삼성SDS 아래한글 적용- DRM

H I - E X P R E S SV3.0

한국정보공학

아래한글 기본 보안기능 설정-

e-NALA GCC 아래한글 기본 보안기능 설정-

GDomino2.0동양시스템즈

웹에디트 기본 보안기능 설정-

eGate-GW1.0 코디얼 “ 기본 보안기능 설정-ENI5.0 이지시스템 “ 단계 접근 권한 지정- 3-intra-Link5.0 키코테크 아래한글 기본 보안기능 설정-E-NovatorGKP_Net1.0

대림I&S 웹에디트 기본 보안기능 설정-

XM-Flow1.0대우정보시스템

웹에디트 기본 보안기능 설정-

각 시스템들이 어떠한 방식으로 전자기록물의 진본성을 보장할 수 있는지

- 122 -

를 구체적으로 파악하기는 매우 어렵다 다만 각 제품들이 나름대로 축적한.

시스템의 품질과 기술력을 바탕으로 하고 국제적으로 사용되고 있는 보안기

술을 접목시킴으로써 확보하고 있는 고유한 보안 알고리즘을 적용하여 전자

기록물의 진본성을 보장할 수 있는 보안장치를 운영하고 있는 것으로 보인다.

물론 전자기록물의 진본성과 무결성을 규정하는 법적 근거나 기준 자체가

현재로서는 취약한 상태이기 때문에 전자문서의 법적 증거능력 보장이라는

측면에서 각각의 전자문서시스템을 평가하기에는 어려움이 많다 그렇지만 기.

록관리 측면에서 보았을 때 각 시스템들이 전자문서의 법적 증거능력의 유지

요건을 완전하게 만족시키고 있다거나 또는 표준 규격에 의거하여 진본성과

무결성을 보장하고 있다고 하기는 어렵다.

한편 현행의 전자문서시스템에서 저작권에 관련된 고려는 거의 없다고 보

는 편이 옳을 것이다 그것은 전자문서시스템이 공공기관에서의 공적 업무 수.

행에 따른 공문서 생산에 관련된 것이라는 특성에 기인한다 그 결과 각 기관.

에서 업무상 작성되는 전자기록물은 물론이고 출처가 다양한 각종 첨부 문서

와 관련하여서도 그것의 사용에 따른 저작권 문제에 대한 법률적 근거도 불

분명하거니와 그 문제에 대한 인식도도 낮은 상태이다.

마. 자료관시스템

자료관의 기록물 보존 관리와 활용을 위한 자료관시스템에 적용되는 현행,

표준은 년 월에 고시된 행정기관의 자료관시스템 규격 이다 현재 이2003 8 “ ” .

규격을 기반으로 하여 제작된 개 상용시스템들이 인증을 받은 상태이다17 .

자료관시스템은 처리과부터 생산목록을 취합하고 전문관리기관으로 생산1) ,

목록을 보고하는 역할 처리과로부터 기록물을 수집하고 전문관리기관으; 2) ,

로 기록물을 이관하는 역할 기록물의 매체수록 및 서고관리 역할 기; 3) ; 4)

록물의 이용 제공 및 폐기 관리 기록물분류기준표에 의한 기록물 관리 역; 5)

할을 수행한다.

- 123 -

표[ 15 자료관시스템 현황]

제 품 명 업 체 명 보 안

AnyArchive V1.0 송원정보시스템 기본 보안기능 설정-

ezArchives V1.0 가온아이사용자별 업무권한 설정-

연- PKI, DRM, Digital Sign계

Destiny RAM V1.1 사이버다임

사용자별 접근권한 관리-사용자 인증-시스템 로그 관리-

기술- PKI, DRM

R2 V1.1아이티센네트웍스

사용자 보안코드 관리- , FTR

SolMe ArchivistV1.1

이노티지사용자 등급별 문서의 보안-등급설정

eG-zone V1.2 트라이튼테크 사용자 정보 및 권한 설정-

HI-EXPRESS V1.0 한국정보공학 기본 보안기능 설정-

DARMS V2.0 동방시스템 기본 보안기능 설정-

ACUBE DL forGOV V1.0

삼성 SDS 보안 강화를 위한 적용- DRM

BizFlow V2.0 핸디소프트

방식- GPKI, One-pass Key에의 한 사용자 인증디지털 사인 서버 에- , Cache의한 보안, DRM Interface사용자 등급별 권한 제한-

DWBS V1.0 케이아이티 기본 보안기능 설정-

규장각DoxtoreV4.2

드림투리얼리티

기본 보안기능 설정-

d D I M S / A r c h i v eV1.0

유니온정보시스템

기본 보안기능 설정-

SmartArchive 나눔기술 기본 보안기능 설정-

Top DMS 소프트파워레벨에서 다단계 보안- DB/OS

등급 설정

감어인한국문헌정보기술

기본 보안기능 설정-

- 124 -

인증된 상용시스템 업체의 홈페이지에 기술된 시스템 특성 및 기능을 조

사하여 표[ ? 와 같이 각 시스템의 보안관련 사항을 정리하였다 행정기관의] . “

자료관시스템 규격 에서는 자료관시스템이 전자기록물의 법적 증거를 보장하”

기 위하여 갖추어야 할 사항들이 규정되어 있지 않다 따라서 전자문서시스템.

의 경우와 마찬가지로 인증된 개 제품들은 각각 제품 고유의 특성에 따라17

문서 암호화 알고리즘을 사용하고 있지만 그것이 규격화된 형태는 아니고 보,

안기능 또한 평이한 수준에 그치고 있다.

자료관시스템은 데이터의 백업 및 복구기능을 수행할 수 있다 그러나 백.

업본에 대한 통제기능에 관한 규정 및 절차가 명료하지 않아 백업본에 의한

복구본에 대해서는 원본성 진본성을 증명하기 어렵다고 할 수 있다/ .

한편 자료관시스템에서의 저작권 관리 문제는 앞서 살펴 본 전자문서시스

템의 경우와 거의 같은 상황이라고 할 수 있다.

바. 행정기관 간 전자기록물 유통

현재 전자문서시스템을 사용한 행정기관 간의 문서 유통은 행정자치부 전

자정부지원센터에서 운영하는 중계시스템을 통하여 이루어지고 있다 즉 수신.

자 지정을 위해서 정부디렉토리에 접근하여 수신처 정보를 실시간 다운받아

사용하고 있으며 전자기록물의 보안 및 인증을 위하여 행정전자서명에 사용,

되는 에 접근하여 인증서를GPKI(Government Public Key Infrastructure)

발급받아 전자서명을 적용하고 있다(?참조).

전자기록물의 법적 증거 측면에서 볼 때 전자문서 유통 시에 각 전자문서,

시스템에서 작성된 원본 문서를 규격화된 형태로 변환하여 유통시킨 다XML

표준자료관시스템 국가기록원 기본 보안기능 설정-

- 125 -

음 그 문서에 대하여 인증작업을 수행하므로 그렇게 인증된 기록물이 과연

진정한 진본인가 하는 문제가 대두되고 있다.

사. 전자문서시스템과 행정정보시스템 간의 유통

업무용 행정정보시스템으로 업무를 수행하다 결재가 필요한 경우 전자문

서시스템을 통하여 바로 결재 처리를 할 수 있도록 규정하는 것이 년2002

월에 고시된 전자문서시스템과 행정정보시스템 간 연계표준 이다 이 표11 “ ” .

준은 연계문서 전송용 통합파일 통합파일 생성 및 전송방법으, , (packing) API

로 구성되어 있다.

그런데 이 두 시스템 간의 연계 시 인증기관을 통해서 전자기록물이 전송

되고 확인되고 있지는 않기 때문에 전자기록물의 법적 증거 측면에서 취약성

을 드러내고 있다.

아. 전자문서시스템과 자료관시스템 간의 유통

전자문서시스템에서 자료관시스템으로 기록물을 이관할 경우에 현재는 연

동에 관련된 이관데이터 표준 규격 및 연동만이 정의되어 있을 뿐이다API .

즉 두 시스템의 연계 시에 보장되어야 할 전자기록물의 진본성 유지 및 보안

에 관련된 부분은 규정되어 있지 않은 상태이다.

2) 문제점

전자기록물의 법적 증거 확보 및 저작권 관리와 관련하여 현행의 전자기,

록물관리시스템과 전자기록물 유통방식이 지닌 문제점을 정리하면 다음과 같

다.

- 126 -

l 전자문서시스템에서 전자기록물을 생산할 때 각 제품 마다 서로 다른

문서편집기를 사용하고 그에 따라 자료관시스템과 전문관리기관시스템

으로 기록물 이관을 수행할 때 또는 행정기관 간에 전자문서를 유통할

때 형태로 변환함으로써 기록물의 진본성 문제 제기와 함께 위XML /

변조의 위험성 노출

l 업무 담당자가 전자기록물 생산 시 진본임을 증명 할 수 있는 법적 규

격화의 미흡

l 전자문서시스템과 자료관시스템 간의 연동 행정정보시스템과 전자문서,

시스템 간의 연계에 대한 표준화된 규격은 존재하나 기록물 유통API

시 위 변조를 방지할 수 있는 보안 장치 기록물의 진본성을 유지할 수/ ,

있는 법적인 안전장치의 미흡

l 자료관시스템과 전문관리기관시스템 간의 연계 시 이 아니라On-Line

매체를 이용한 으로 이관함으로 인해서 전문관리기관시스템에Off-Line

서 이관 기록물을 처리할 때 훼손이 일어날 수 있는 가능성 발생

l 공공기록물의 저작권 문제에 대한 법률 및 시스템 규격의 미흡

l 공공기관의 전자기록물 활용과 보존에 관련된 저작권 지침 미비와 인식

부족으로 향후 개인 단체에 의한 저작재산권 분쟁 발생 가능성/

3) 전자기록물에 관한 법적 증거 및 저작권 관리에 대한 시스템 요건

현재의 법체계에서 공공기관의 전자기록물의 법적 증거 및 저작권 관리에

가장 직접적인 영향을 미치는 법률로는 공공기관의 기록물관리에 관한 법“

률 전자서명법 전자정부구현을 위한 행정업무 등의 전자화촉진에 관한”, “ ”, “

- 127 -

법률 그리고 저작권법 등이 있다 그러나 이러한 법률들은 각각 전자기록”, “ ” .

물의 법적 증거능력 확보를 위한 진본성과 무결성의 보장이나 전자기록물의

보존 관리와 활용에 따르는 복잡한 저작권 문제에 대한 법률적 대안이라는,

측면에서 여전히 많은 문제점을 노정하고 있다.

특히 법적 증거능력 확보를 위한 진본성과 무결성의 보장은 법률적인 측

면과 함께 그와 상호 보완적 작용을 하는 정교한 표준 규격의 제정에 의해

실제적으로 이루어질 수 있다 그러나 현행의 전자기록물 관련 표준 규격 역.

시 아직은 미비점이 많이 지적되고 있다.

이러한 문제점에 대한 지적과 그 대안 제시는 이미 본 연구의 차년도 연1

구결과로서 제시되었기 때문에 여기서 다시 반복하지 않는다 다만 전자기록.

물관리시스템이 갖추어야 할 기술적 요건을 요약 정리하면 다음과 같다.

가. 인증(Authentication)

인증은 자신의 신분과 행위를 증명하는 행위를 의미한다 인증서비스는 자.

신이 합법적이고 정당한 실체임을 나타내는 실체 인증과 문서나 전자우편이

특정인에게 온 것임을 증명하는 송신자 인증으로 나누어진다.

인증작업은 공인된 인증기관이 인증기관에 등록한 사람 또는 기관에 대해

암호화된 인증서를 발행함으로써 신분증명과 통신내용의 진위성을 증명하는

것이다 기술적으로 기법을 가장 많이 사용되고 있다. PKI .

나. 접근통제(Access Control)

접근통제는 인가 받지 않은 사용자의 위협으로부터 정보자원을 보호하는

것을 말한다 사용자의 신분이 확인된 이후에는 해당 사용자가 정보자원에 대.

- 128 -

하여 어느 수준의 접근 자격을 갖고 있는지를 결정한다.

또한 네트워크에서의 접근통제는 침입차단시스템의 중요한 기능적 요구사

항 중의 하나로 외부 사용자가 내부 네트워크로 또는 내부 사용자가 인터넷

등과 같은 외부 네트워크로 통신하기 위해 침입차단시스템에 접근할 때 허용

된 시스템에서 접근요청을 하는지 통신 대상이 되는 목적지 시스템에 대한,

접근 권한이 있는지를 검사하여 허용 여부를 결정한다 따라서 네트워크의 특.

정 자원에 대해서 접근 자격이 있는지를 검사한 후 접근여부를 결정함으로써

불법 침입자에 의한 불법적인 자원 접근 및 파괴를 방지할 수 있다.

다. 비밀보장(Data Confidentiality)

비밀보장은 네트워크를 통하여 전달되는 정보가 인가 받지 않은 사용자,

주체 그리고 여러 가지 불법적인 행위 및 처리 등으로 인하여 그 내용이 노,

출되는 것을 방지하는 서비스이다.

네트워크를 통과하는 데이터의 내용을 제 자가 보더라도 알 수 없도록 하3

며 원래 데이터를 받을 사람만이 알 수 있도록 하는 것이다 이는 사전에 공.

유한 키를 사용하여 데이터를 암호화함으로써 가능하게 된다.

라. 데이터 무결성(Data Integrity)

데이터 무결성은 데이터의 내용이 정당하지 않은 방법에 의하여 변경 또

는 삭제되는 것을 방지하는 서비스로 복구 기능을 갖는 접속 무결성 복구 기,

능이 없는 접속 무결성 선택영역 접속 무결성 비접속 무결성 선택영역 비접, , ,

속 무결성 등과 같이 다섯 가지 형태로 구분된다 즉 네트워크를 통해 전달되.

는 데이터가 중간에서 변조되지 않았음을 보장하게 하는 것이다 예를 들어서.

가 에게 메일을 보냈을 때 중간에 제 자인 가 메일의 내용을 조금이라도A B 3 C

변조할 경우 원래의 메일을 받게 되는 는 그 내용이 변조되었음을 알 수 있B

- 129 -

게 된다.

마. 부인방지(Non-repudiation)

부인방지는 정보보안의 방법에 의하여 데이터의 발신자가 발신 사실을 부

인하지 못하도록 또는 수신자가 수신사실을 부인하지 못하도록 방지하는 서,

비스로서 부인방지와 수신 부인방지의 두 가지 종류로 구분된다 부인방지의.

일반적 의미는 계약 또는 통신의 한 상대가 문서에 있거나 또는 보내진 메시

지에 첨부된 서명의 확실성을 부정할 수 없도록 보증하는 능력을 가리키는

것인데 인터넷 상에서 전자서명은 메시지나 문서가 당사자에 의해 전자적으, ,

로 서명되었다는 것을 보증하는 것은 물론 후에 그 서명이 제시되었을 때 그,

가 부인할 수 없도록 보증하기 위해 사용된다 그러나 어떠한 경우에라도 잘.

못되지 않는 완벽한 보안기술은 존재할 수 없기 때문에 디지털 서명만으로,

부인방지를 항상 보장하는 것은 어려울 수도 있다고 일부 전문가들은 지적하

고 있다 따라서 송신자 또는 서명자에 관해 독특한 생체 정보 등과 같이 총.

괄적으로 부인하기 어려운 데이터를 취득하는 등 여러 방식을 함께 사용할

것이 권장된다.

2.5.2. 법적 증거 및 저작권 관리 정책의 적용 방안 제시

1) 법적 증거 관리의 적용 방안

전자기록물의 법적 증거능력이 확보되기 위해서는 전자기록물이 생성된

이후로 변조되었거나 훼손되지 않아 그 기록의 진본성이 계속하여 유지되었,

음이 입증되어야 할 것이다 이러한 작업이 이루어지기 위해서는 시스템 안에.

서 이루어지고 있는 모든 처리과정이 투명하고 추적이 가능하여야 하며 진, ,

본성을 위협하는 위험요소 즉 관리자나 이용자의 원본에 대한 접근 또는 외

부 시스템의 침입 등을 원천적으로 제거 또는 봉쇄할 수는 없더라도 그 위험

성을 최소한으로 줄일 수 있도록 하는 다음과 같은 통제기능이 필요하다.

- 130 -

첫째 시스템 전반 특히 컴퓨터에 의하여 이루어지는 처리과정은 물론 사,

용자에 의하여 이루어지는 처리과정에서 일어나는 모든 행위를 기록화 하는

동시에 시스템 운영 시스템 보안 애플리케이션 명에서 문제점이나 위법행위, ,

를 감지하는 감사추적 기능이 적용되어야 할 것이다 감사추적의(audit trail) .

가장 기본적인 방법은 이전 기록과 행위 후 기록과의 비교작업이라 할 수 있

으므로 모든 처리행위에 대한 메타데이터 기록이 우선적으로 이루어져야 할

것이다.

둘째 특정 관리자만이 사용권한을 가질 수 있도록 하여 전자기록에 대한,

수정 분류 주석달기 읽기 검색 전송 삭제 등의 활동을 제한하도록 하는, , , , , ,

접근특권 기능이 적용되어야 할 것이다 접근특권을 지닌 자를 한정하고 체계.

적으로 배정하기 위해서는 접근 분류체계가 우선적으로 이루어져야 한다 즉.

접근 분류체계는 접근특권을 가질 수 있는 등급별 관리자와 접근 가능성을

알려주는 등급을 알려주므로 전자기록관리시스템은 이를 통하여 전자기록에

대한 접근을 자동적으로 통제할 수 있다.

셋째 적합한 이용자에게 적합한 전자기록을 접근할 수 있도록 하는 이용,

접근제한 기능이 적용되어야 할 것이다 이용자 접근허용 등급 및 범위를 체.

계적으로 마련하여 특정 기록에 대한 이용자의 접근제한 범위를 전자기록물

관리시스템이 한정시킬 수 있도록 한다.

넷째 시스템 내에서 원본만이 유통될 수 있도록 사본 및 초고에 대한 유,

통통제가 이루어져야 한다 즉 원본이 완성된 경우에 초고를 폐기시키거나 원.

본과 함께 연계되어 유통되도록 하며 인증절차에 따라 검증된 진본사본만이,

유통될 수 있는 통제기능이 적용되어야 할 것이다.

전자기록물의 법적 증거 확보를 위한 이러한 통제기능은 생성되는 전자기

록물을 대상으로 기술되는 메타데이터를 이용하거나 앞서 서술한 다섯 가지,

- 131 -

시스템 요건이 시스템에 기술적으로 적용됨으로써 수행될 수 있을 것이다.

다음은 각각의 전자기록관리시스템 안에서가 아닌 현재 전자기록관리 환

경에서 전자기록물의 법적 증거 확보를 위하여 이루어져야 할 방안 두 가지

를 제안하였다.

가. 행정전자서명을 통한 법적 증거 확보 방안

행정전자서명은 법적증거 확보 방안으로서 전자기록물 관리시스템에 반드

시 적용되어야 할 사항이다 행정전자서명은 작성자의 인증과 함께 부인방지.

기능을 통해 기록물 관리의 책임성 확보를 달성할 수 있을 뿐 아니라 기록물

의 무결성과 신뢰성을 확보함으로써 정부기록물의 원본성과 진본성을 확립하

는 목표를 달성할 수 있게 해준다.

그림[ 64 행정전자서명의 적용 방안]

본인인증확인(GPKI)

오류발생

정상처리 전송자료작성 암호화

오류발생

정상처리 자료전송

오류발생

정상처리

무결성검증

자료수신

오류발생

정상처리

오류메시지

자료저장

오류메시지

오류메시지

복호화

오류메시지

전자문서시스템

자료관시스템

본인인증확인(GPKI)

본인인증확인(GPKI)

오류발생

정상처리 전송자료작성 암호화

오류발생

정상처리 자료전송

오류발생

정상처리

무결성검증

자료수신

오류발생

정상처리

오류메시지

자료저장

오류메시지

오류메시지

복호화

오류메시지

전자문서시스템

자료관시스템

본인인증확인(GPKI)

행정전자서명의 적용 방안은 기술적으로 좀 더 세밀하게 검토되어야 하겠

- 132 -

지만 간단히 살펴보면 다음과 같이 적용할 수 있다.

첫째로 전자문서시스템 등 각종 시스템에서 문서 생산 시 사용자 인증을

통해서 문서작성자의 신원을 확인하여 전자문서의 신뢰성과 안정성을 확보하

고 전자문서의 위 변조를 방지하며 전자문서의 작성 사실을 부인하지 못하, / ,

게 하는 장치로서의 역할을 수행하도록 한다.

또한 시스템을 사용하는 모든 사용자는 개인별 고유한 인증 방법을 통하

여 인증함으로써 기록물에 대한 접근 권한을 통제할 수 있다 즉 사용자별로.

부여된 업무 역할에 따라 사전에 결정된 기록물에 대한 접근허용 수준에 따

라 승인된 자만이 접근할 수 있도록 한다.

둘째로 기록물은 자료관시스템 전문관리기관시스템에 보관되며 현재는 연,

동 규격에 의해 이관되고 있다 위에서 지적한 바와 같이 이러한 전자적API .

연계의 과정에서 전자문서가 위 변조될 위험성이 많다/ .

따라서 위 변조를 방지할 수 있는 메시지 인증 기술로서 송신자가 수신자/

에게 보낸 메시지가 위조 또는 변조되지 않은 진본임을 증명하도록 해야 한

다 전자서명의 메시지 인증기능은 무결성과 함께 기밀성 서비스를 제공할 수.

있다 송신자에 의해 작성된 전자문서는 전자서명과 함께 암호화되어 수신자.

에게 전송되므로 중간에 유출되더라도 제삼자는 전자문서의 내용을 해독할

수 없을 뿐더러 수신자는 전자서명 검증키로 복호화된 전자문서와 따로 보내

진 전자문서의 동일 여부를 통해 전자문서의 내용이 진본임을 확인할 수 있

는 것이다.

법적 증거 확보 방안으로 행정전자서명 적용 시 기존의 개인 공인전자서

명 체계를 활용한다면 신원이 불확실한 사용자가 정부의 중요 정보에 접근할

우려가 발생 될 수도 있다 그래서 행정자치부는 행정전자서명에 대해 전자. “

정부구현을 위한 행정업무 등의 전자화촉진에 관한 법률 전자정부법 개정안( )”

- 133 -

에 행정정보 공동이용 및 제공 행정전자서명 발급대상 기관을 기존의 행정기,

관에서 공공기관으로 확대할 것이라고 명시하고 있다 행자부의 이러한 확대.

지침이 시행되면 자료관시스템 전자문서시스템에 행정전자서명 적용을 통해,

정부의 공개키기반구조 를 확산할 수 있는(PKI: Public Key Infrastructure)

계기를 마련할 수 있을 것이다.

나. 전자문서 표준포맷을 통한 방안

표[ ? 에서 보는 바와 같이 현재 전자문서시스템들이 채용하고 있는 문서]

생산 포맷이 시스템에 따라 서로 다를 뿐만 아니라 이에 덧붙여지는 각종 외

부문서와 첨부문서 등을 고려하면 형태 계열의 문서 이미지 웹문서DB , MS , ,

등 다양한 종류의 포맷이 존재하게 된다(HTML) .

이와 같은 다양한 파일을 열어볼 수 있는 프로그램이 있다고 하더라도 기

록물로서의 국가기록물은 원본 훼손 편집 이 불가능한 형태로 서비스돼야 한( )

다는 원칙은 지켜질 수가 없다 결국 목록정보는 알더라도 문서를 열어 볼 수.

없기 때문에 내용을 확인할 수 없거나 혹은 얼마든지 재저장 및 편집과 수정,

이 가능해서 기록물이 위 변조의 위험성에 그대로 노출될 수밖에 없게 될 것/

이다.

기록물의 보존과 활용을 위해서는 열람용 기록물은 원본과 같은 진본성‘ ’ ‘ ’

을 보장하되 열람 시 원본에 재저장이 안 되도록 해야 한다 또한 기록물의.

열람 활용을 위해 다운로드를 한 경우에는 임의로운 편집이 불가능해야 한다· .

이와 함께 사용자의 컴퓨터의 운용체계 폰트 등에 구속되지 않는 포맷 지원,

이 필요하며 불법적인 편집과 위 변조 시도를 방지하는 기술도 적용되어야, /

한다.

이와 같은 원칙과 기술적 전제를 바탕으로 할 때 과 등이 유력XML PDF

한 표준 포맷으로 검토될 수 있다 다만 는 특정 기업의 기술에 대한 종· PDF

- 134 -

속성 문제가 있을 뿐 아니라 폰트의 제약 등 보존용으로서 가진 많은 한계를

해결해야 한다 또한 은 유통 중심이라는 문제점이 해결되어야 한다. XML .

2) 저작권 관리의 적용 방안

정보의 생산과 유통이 전자적으로 이루어지게 됨에 따라 정보의 접근성과

활용성이 향상된 반면에 저작권의 침해 가능성은 훨씬 높아지게 되었다 이러.

한 상황은 저작자의 창작의욕을 떨어뜨리고 나아가서는 정보의 유통 자체가

위축될 우려가 있다 물론 그러한 문제가 발생하는 것을 막기 위해서 법적제. ․도적 장치가 강화되고 기술적 측면에서도 저작권 보호 수단이 개발되고 있지

만 아직은 정보이용자들의 저작권에 대한 인식 수준이 낮을 뿐만 아니라 저,

작권 침해방지 기술을 무력화하는 기술 역시 빠르게 개발되고 있는 실정이어

서 큰 문제가 되고 있다.

특히 공공기록물의 관리시스템의 경우에는 앞서서 지적한 바와 같이 저작

권문제에 대한 대비책이 거의 마련되지 않은 상황이다 따라서 여기서는 그.

대비책을 법적 측면 제도적 측면 기술적 측면으로 나누어서 제시하였다, , .

가. 법적 측면

공공기록물 관리의 기반이 되는 전자문서시스템 자료관시스템 전문관리, ,

기관시스템의 저작권 관리는 그것을 위한 기술적 적용 문제를 논의하기에 앞

서서 공공기록물의 저작권 보호대상 여부에 대한 합의가 먼저 이루어져야 할

것이다 우리나라의 저작권법 제 조는 저작권 보호를 받지 못하는 저작물의. 7

종류를 열거함으로써 그 저작물의 공공성이 저작권보다 앞서는 것을 인정하

고 있다 그렇지만 정부의 저작물을 명시하지 않음으로써 정부저작물은 저작.

권 보호 대상이 된다고 보아야 한다 그렇지만 정부저작물은 저작권 보호 대.

상이 아님을 명시한 미국 저작권법 제 조의 사례를 보더라도 이것은 논쟁105

의 대상이 될 수 있다.

- 135 -

또한 우리나라의 저작권법 제 조에서는 도서관 등에서 이용자 열람과 보28

존을 위하여 자료를 복제 또는 디지털 복제를 허용하도록 규정하고 있다 흔.

히 도서관면책이라고 불리는 이러한 특권이 기록관에도 적용되는가에 대한

일부의 논란을 없애기 위해서는 해당 조항 및 관련 시행령 등에서 기록관을

명시하는 방향으로 개정할 필요가 있다.

나. 제도적 측면

현행 저작권법 아래에서는 물론이지만 설혹 위와 같은 방향으로 법 개정

이 이루어진다고 하더라도 기록관리시스템이 저작권으로부터 완전히 자유로

울 수는 없다 다양한 원천으로부터 나온 각종 첨부문서가 있는 경우 저작권.

문제가 복잡하게 연관될 수 있을 뿐만 아니라 특히 전자기록물의 복제와 활,

용은 디지털자료의 특성으로 인해 저작권 문제가 매우 민감하게 적용되기 때

문이다.

이 문제를 해결하기 위해서는 다음과 같은 방안이 제시될 수 있다.

첫째 전문관리기관이 기록물을 이관 받을 때 해당 기록물에 대한 저작권,

자로부터 공식적으로 저작권을 양도받고 이를 문서화할 필요가 있다 저작권.

양도는 모든 이관문서에 대해 일괄적으로 적용하거나 또는 사안별로 계약할

수 있을 것이다 전자문서시스템과 자료관시스템에서는 저작권법 제 조에서. 22

입법행정 목적의 내부 자료로 활용하는 경우 복제와 활용을 자유롭게 하도록․규정하고 있기 때문에 문제가 없지만 일단 전문관리기관으로 이관되는 경우,

에는 그 기록물의 저작권자와 관리자가 분리되기 때문에 이 문제를 명확히

하는 것이 만일의 분쟁을 사전에 막는 방편이 될 것이다.

둘째 공공기록물의 공공성을 인정하고 그 자유로운 활용과 공유를 장려한,

다는 취지에서 저작권자가 기록물에 저작권을 주장하지 않음을 명시할 수 있

- 136 -

다 이 방법은 기록물관리에 관한 정책 책임을 담당하는 전문관리기관이 공공.

기록물을 생산하는 모든 공공기관들에게 그 취지를 충분히 설득시키고 적극

참여를 유도함으로써 효과를 거둘 수 있을 것이다.

셋째 전자문서시스템 자료관시스템 전문관리기관시스템을 막론하고 기록, , ,

관리시스템은 기록물의 최종 이용자가 저작권을 침해하지 않도록 최대한의

조치를 취해야 하며 그렇게 한 경우에는 만일 이용자에 의한 저작권 침해 사,

례가 일어나더라도 법적인 책임을 면할 수 있다. 따라서 기록관리시스템은

최종 이용자가 기록물에 접근할 때 저작권 관련 책임사항을 공지하고 이를

준수하겠다는 동의를 한 이용자에게만 정보를 제공하는 조치를 취할 필요가

있다.

저작물의 저작권보호와 유료화 문제는 크게 저작권보호에 대한 사회적 인

식정도와 법제도의 정비 저작권보호기술의 뒷받침 그리고 양질의 디지털 정, ,

보 제작환경 등과 불가분의 관계를 가지고 있다 특히 공공기관의 기록관리와.

관련된 저작권 문제는 더욱 그러하다.

다. 기술적 측면

현재 전자정보의 저작권을 보호하기 위한 기술적 수단으로 논의되고 있는

방법으로는 첫째 불법적 복제를 원천봉쇄하기 위한 복제금지장치의 개발과,

둘째 정보유통을 위한 복제를 허용할 경우 신용카드 선불카드 또는 은행의, ㆍ

부가가치통신망 을 이용한 사용료의 결제 기법VAN(ValueAdded Network; )

개발 등이 있다.

1) 서울지방법원은 년 월 일 대 중앙대학교의 저작권분1999 12 3 Cocktail

쟁에 대한 판결 선고 가합 에서 이용자의 저작권 침해물 또는 침해( 98 111554)

행위의 존재를 인식하고도 이를 방치하거나 그 침해행위로 인해 직접적인 재,

산상 이익을 얻는 경우가 아니라면 디지털정보서비스 제공자가 서비스 이용

자의 저작권 침해행위에 대하여 책임을 지지 않는다고 판결하였다.

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l 워터마킹 기술을 활용한 복제 변조방지(Watermarking) /

워터마킹은 텍스트나 이미지 정보 내에 공급자나 사용자 등의 정보

를 은닉하여 저작권을 보호하는 기술이다 국내에서는 이미 국세청 대. ,

법원 등 관공서의 민원서류 발급서비스 신용카드사의 연말정산 소득공,

제 확인서류 발급에 적용되어 원본확인 및 위 변조 방지기능을 수행하/

고 있는 사례가 있다.

공공기관에서 전자파일 생성 시 즉 전자문서시스템에서 생산될 시,

점에 저작권 관련 메타정보가 기술되도록 적용하도록 한다.

l 디지털 저작권 관리DRM( )

은 파일에 대한 저작권을 보호하는 장치이다 최근 은 단DRM . DRM

순히 저작권을 보호하는 수준을 넘어 컨텐츠 및 해당파일에 대한 요금

부과 기능까지 제공되고 있다.

예를 들어 일반적으로 전자파일은 해당 뷰어프로그램을 통해 그 내

용을 보게 된다 만약 어떤 문서가 으로 보안설정이 된 파일이면. DRM

뷰어를 통해서 해당 파일을 볼 때 인증관련 질문이 뜨게 되고 인증이

제대로 완료되었을 때만 문서내용을 볼 수 있게 되는 것이다.

현재 기술은 사업자별로 산발적으로 개발되고 있으므로 이것DRM

을 공공기록물의 저작권관리에 적용시키려면 향후 관련 법제도의 정비

와 함께 의 원천기술을 확보하여야만 할 것이다DRM .