OBJETIVO ALCANCE DESCRIPCIÓN - INVEMAR
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PR-CSC-001
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OBJETIVO
Establecer las actividades a desarrollar para la prestación de servicios de consultoría
a través de la oficina de la Coordinación de Servicios Científicos.
ALCANCE
Aplica a la prestación de servicios de análisis de laboratorio o consultorías, desde el
recibo de la solicitud hecha por el cliente, pasando por la preparación de las
propuestas, negociación, legalización, ejecución, hasta la finalización de las mismas
y aseguramiento de la información producida.
DESCRIPCIÓN
1. Solicitud, documentos de entrada y radicación d e cotización
Se recibe por parte del cliente, ya sea vía correo electrónico o carta formal, solicitud
de la propuesta técnica y/ó económica para la realización de análisis de laboratorio
o consultoría, para la cual se debe asegurar que contenga los alcances del servicio
solicitado, el lugar de prestación de los mismos, el tiempo disponible para la entrega
de resultados, los productos esperados, etc. En caso de que su solicitud haya tenido
origen en un requerimiento de la autoridad ambiental, el cliente debe enviar copia de
los términos de referencia que le han sido entregados por la misma. (Entrada para
el diseño de la propuesta)
Una vez se reciba la solicitud o decisión administrativa, ésta se radicará por parte
de la Coordinación de Servicios Científicos con la siguiente nomenclatura: SC-###-
AA, en donde SC designa que el documento corresponde a una Solicitud de
cotización, ### es un número consecutivo de tres dígitos que corresponde al
número de solicitud de cotización AA son los dos últimos dígitos del año en el cual
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es hecha la solicitud. Asimismo se registra en el formato de Registro de solicitudes
de cotización y de propuestas técnicas y económicas FT-CSC-002.
Una vez revisada la solicitud de cotización y dependiendo de los alcances de la
misma, el Coordinador de Servicios Científicos y/o el Subdirector de Investigaciones
Científicas determinarán quienes serán los responsables de revisar la solicitud para
determinar la factibilidad de preparación de una propuesta técnica y económica
(PTE); en caso de no ser factible, el Coordinador de Servicios Científicos informará
por escrito al cliente explicándole las razones por las cuales no se cotiza y
agradeciéndole su solicitud.
2. Preparación del borrador de la PTE
La propuesta técnica y económica se codificará en la Coordinación de Servicios
Científicos con la sigla PTE-###-AA sigla de la empresa solicitante, en donde PTE
designa Propuesta Técnica y Económica, ### será un número consecutivo de tres
dígitos que corresponderá al mismo consecutivo de la solicitud de cotización y luego
se colocará la sigla de la empresa p.ej. PTE-124-ECOPETROL.
El seguimiento de la preparación y revisión del diseño de la misma se hará utilizando
el formato de seguimiento del diseño y desarrollo de propuestas técnicas y
económicas FT-CSC-003.
La propuesta técnica será preparada por el equipo de investigadores y/o
consultores que se designen en el paso anterior, la misma buscará dar cumplimiento
a los objetivos, alcances y productos solicitados por el cliente, cuidando de
mantener los estándares de calidad nacionales e internacionales que sean
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necesarios, procurando el cumplimiento de los términos de referencia
correspondientes y maximizando el uso del tiempo y los recursos disponibles.
3. Revisión, verificación y validación del diseño d e la PTE.
El Coordinador de Servicios Científicos revisará la PTE, evaluando la calidad,
pertinencia y eficiencia técnica y económica de la misma para lograr los objetivos,
alcances y productos solicitados por el cliente y el ajuste de los mismos a los
términos de referencia correspondientes dejando evidencia en el FT-CSC-003.
Igualmente preparará la propuesta económica en el formato FT-CSC-004
presupuesto de consultoría, con base en la lista de tarifas de consultoría y análisis
de laboratorio vigentes, costos de vehículos institucionales, salarios y viáticos
vigentes y directrices sobre costos administrativos correspondientes. Igualmente
contemplará los impuestos, pólizas, timbre y demás gravámenes nacionales o
regionales que apliquen. los cuales, si hay necesidad, serán consultados con la
Subdirección de Recursos y Apoyo a la investigación.
En caso de requerirse, el equipo de investigadores y consultores designado para
trabajar en la propuesta, realizará las correcciones y ajustes solicitados por el
Coordinador de Servicios Científicos y entregará dentro de los plazos fijados la PTE
adecuada. Los cambios se evidenciaran a través de la herramienta control de
cambios de Microsoft Word y Excel, en las diferentes versiones que se hagan de la
PTE.
El Coordinador de Servicios Científicos verificará las correcciones realizadas tanto
en la parte económica como técnica y remitirá la versión final al cliente, junto con
carta de remisión firmada por el Coordinador de Servicios Científicos o bien por el
representante legal del INVEMAR, en caso de que el cliente así lo requiera.
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4. Revisión, negociación y ajustes de la PTE
El cliente revisará la PTE y solicitará las aclaraciones, correcciones o ajustes a la
propuesta que él considere pertinentes.
De ser necesario se realizarán las negociaciones del caso en cuanto a costos,
tiempos de ejecución y productos esperados, hasta la aprobación o rechazo
definitivos de la PTE.
5. Legalización del contrato
De ser aprobada la propuesta se procederá, de común acuerdo con el cliente, a la
elaboración de la orden, oferta mercantil, contrato o convenio que sea necesario
para la prestación del servicio y a su posterior legalización mediante la adquisición
de las garantías, firmas y de ser necesario publicación del documento respectivo.
6. Ejecución del proyecto
Se procederá a la realización del proyecto de acuerdo a los lineamientos de la PTE
y del PR-SCI-001 Ejecución y evaluación de proyectos de investigación
(exceptuando la identificación de informes). Durante la ejecución del mismo se
entregarán los productos parciales y finales previstos, normalmente consistentes en
informes ejecutivos, de avance y finales. Los informes dependiendo de su tipo se
designan por las siglas: IEA para informes ejecutivos de actividades, ITA para
informes técnicos de avance e ITF para informes técnicos finales.
7. Finalización y liquidación del contrato
Una vez revisado, corregido y recibido a satisfacción el informe final por parte del
cliente se procederá a la liquidación del contrato o convenio, firmándose el acta de
finalización correspondiente.
8. Aseguramiento de la información
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Finalmente se incluirán en la copia institucional los informes y documentos
correspondientes a la consultoría para asegurar la información producida. La
información en medio físico queda bajo la responsabilidad de la Coordinación de
Servicios Científicos, por un periodo de cinco años.
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No
FLUJO
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
REGISTROS
1
Recibir por escrito, radicar y enviar a la oficina CSC la solicitud del servicio de consultoría. Si llega directamente a la CSC o por correo electrónico, se enviará copia a AYC para su radicación.
AYC
FT-CSC- 002
2
Se revisa solicitud de servicio de consultoría y se define la participación de los programas del Instituto en la presentación de propuesta y/ó ejecución de la consultoría
SCI y CSC
FT-CSC-002
3
Preparación de la propuesta técnica y económica de acuerdo con la solicitud y términos de referencia. La propuesta debe incluir entre otros: objetivos, alcances, metodología, cronograma, presupuesto, forma de pago
CSC y Programa (s) responsables
FT-CSC-003 Propuesta técnica FT-CSC-004
4
Revisar, verificar y validar propuesta técnica y económica, revisar oficio remisorio para envío al cliente a través de la oficina de archivo y correspondencia
Coordinador de
Servicios Científicos
FT-CSC-003
5
Escanear y enviar propuesta de consultoría por correo certificado
AYC
FT-CSC-003
6
Realizar el seguimiento a la propuesta con el cliente, de acuerdo a consideraciones técnicas y económicas, en los casos que aplique se llevaran a cabo modificaciones a la propuesta inicial.
7
Firmar documento contractual para la prestación del servicio
DGI
Acuerdo Contractual
8
Conforme al documento contractual, CSC solicita al Jefe de Convenios y Seguros que se suscriban las pólizas convenidas con el cliente. Gestionar la suscripción de las pólizas solicitadas ante las aseguradoras o por intermedio de una empresa corredora de seguros.
Coordinador Servicios
Científicos o su delegado
Jefe de Convenios y
Seguros
PREPARAR PROPUESTA
DEFINIR PARTICIPANTES
REVISIÓN, VERIFICACIÓN Y VALIDACIÓN DEL DISEÑO DE LA PTE.
LEGALIZAR CONSULTORÍA
SUSCRIBIR PÓLIZAS
1
ENVIAR PROPUESTA
NEGOCIAR CONSULTORÍA
RECIBIR SOLICITUD DEL SERVICIO DE
CONSULTORÍA
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No
FLUJO
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
REGISTROS
9
Se elabora memorando interno para DGI, para aprobación del inicio de la consultoría, el cual incluye el plan operativo, anexo de original de contrato y pólizas, delegación de jefe de proyecto y de ordenador del gasto
Coordinador de Servicios Científicos
Memorando a DGI con plan operativo, delegación de jefatura de proyecto y ordenador del gasto
10
Ejecución del proyecto. Entrega de informes ejecutivos, de avance y final del proyecto. Informes financieros cuando sea el caso, así como radicación de cuentas de cobro y facturas, así como seguimiento de pagos parciales
CSC, PROGRAMA ; y SRA
11
Suscribir acta de finalización de contrato u orden de servicio con el cliente
CSC
Acta de finalización o acuso de recibo a conformidad
12
Firmar acta de finalización del contrato, previa verificación del visto bueno de la Coordinación de Servicios Científicos.
DGI
13
Copiar informes de consultoría en carpeta de copia institucional.
CSC
Copia en papel y electrónica en pdf de los informes asegurada
DEFINICIONES
• Análisis de laboratorio: corresponde a la determinación de una o más variables
físico-químicas en muestras de agua, sedimentos u organismos marinos, siendo el
producto una tabla de resultados obtenidos por la Unidad de Laboratorios del
Instituto, los cuales se entregan en un formato de Informe de Resultados (IR),
firmados por el químico del laboratorio.
LEGALIZAR LIQUIDACIÓN
EJECUTAR CONSULTORÍA
INGRESAR A COPIA
INSTITUCIONAL
INFORMAR INICIO DE
CONSULTORÍA
LIQUIDAR CONTRATO
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• Consultoría: proyecto de investigación diseñado para responder una o varias
preguntas ambientales hechas por el cliente en torno a una obra marina o costera,
un requerimiento de la autoridad ambiental o una problemática ambiental
determinada, que requiere para su resolución de un diseño metodológico riguroso y
de la conformación de un equipo de especialistas generalmente interdisciplinario.
• Cliente: persona natural o jurídica que solicita y financia un servicio de análisis de
laboratorio o de consultoría.
• Términos de referencia: documento que describe en detalle los objetivos, alcances,
preguntas o problemática ambiental que se desea resolver. Normalmente incluye
además las variables físicas, químicas y biológicas mínimas a ser tenidas en cuenta.
• Propuesta Técnica y Económica (PTE): documento en el que se recopilan los
objetivos, alcances, metodología, productos, cronograma, presupuesto y forma de
pago propuesta para resolver las preguntas o requerimientos hechos por el cliente.
• Consultores: profesionales o firmas especializadas externas que participan en la
consultoría a través de contratos de prestación de servicios y que normalmente son
o pueden llegar a ser proveedores de servicios profesionales del INVEMAR. Desde
el punto de vista del cliente son subcontratistas.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA O RELACIONADOS
• Guía de contratos
• Guía de convenios
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ANEXOS
Anexo 1. Formato FT-CSC-002 Formato de solicitudes de cotización y de propuestas
técnicas y económicas
Anexo 2. Formato FT-CSC-003 Seguimiento del diseño y desarrollo de propuestas
técnicas y económicas (PTE)
Anexo 3. Formato FT-CSC-004 Presupuesto de consultoría
REGISTRO DE CAMBIOS VERSIÓN
No. CAMBIO REALIZADO VIGENTE DESDE
00 Primera versión del documento preparada por Oscar David Solano, Coordinador de Servicios Científicos
19-jun-09
01
En el numeral 3 Preparación y revisión de la PTE se modificó la última frase del antepenúltimo párrafo, cambiando revisión y aprobación por parte de SRA por “si hay necesidad, serán consultados con la Subdirección de Apoyo a la Investigación. Pues este es el procedimiento real que se está realizando. Se suprimió el sistema de nomenclatura de los informes provisionalmente, pues se está haciendo una revisión de la misma para su optimización y reconstrucción histórica, lo que permitirá que cada informe generado cuente con un código único
26-may-11
02
Se modifican los numeras 2 y 3 y se mejora el FT-CSC-003 con el propósito de dar cumplimiento al numeral 7.3 de la ISO 9001 en lo relacionado con el diseño y desarrollo de las propuestas técnicas y económicas de la CSC
Revisado por: Jesus Garay Tinoco Oscar Solano Plazas
Cargo: Subdirector de Coordinación de Investigaciones Coordinador de Servicios Científicos
Aprobado por: Francisco Arias Isaza
Cargo: Director General
Firma:
FT-CSC-002
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FORMATO DE SOLICITUDES DE COTIZACIÓN Y DE PROPUESTAS
TÉCNICAS Y ECONÓMICAS
CODIGO CLIENTE DESCRIPCION PRIMERA SEGUNDA FINAL PT AN PTE - PEFECHA
SOLICITUDFECHA
ENTREGARTA
FECHA RTA
SC-###-AA PTE-###-Sigla empresa
PROPUESTA
Abreviaturas: PTE: Propuesta Técnica y Económica PE: Propuesta Económica AN: Análisis de Laboratorio RTA: Respuesta del cliente
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PAGINA 11 DE 12 SEGUIMIENTO DEL DISEÑO Y DESARROLLO DE PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS
(PTE)
No. FASES TAREA Vo FECHADOCUMENTO SOPORTE RESPONSABLE
Solicitud formal de análisis
Radicación e inclusiòn de solicutud en base de datos de cotizaciones
Definir con quienes corresponda la factibilidad de la
propuestaNombrar responsables de la elaboración de la propuesta y entregarles elementos base del
diseño
2Resultados del
diseño y desarrollo
Primer borrador de la propuesta técnica y Económica (PTE)
Viabilidad de los objetivos propuestos
Solidez del diseño metodológico
Definición de productos entregables y cronogramaRevisión del
presupuesto para verificar que se cuente
con los recursos necesarios
4Verificación del
diseño y desarrollo
Se verifica el borrador corregido de la PTE para asegurar que el mismo cumple con los requisitos inicialmente
solicitadosSe aprueba la versiòn final de la PTE y se envía al cliente con carta remisoria
Solicitar y archivar documento de acuso de
reciboIncluir esta hoja de chequeo en copias
electrónicas e impresas de la PTE
Archivar cotización debidamente nombrada en carpeta Cotizaciones
año
6
Control de cambios del diseño y desarrollo
Los cambios y modificaciones del
diseño eventualmente solicitados por el cliente
son revisados, verificados y validados
en nuevo diseño
1
3
Validación del diseño y desarrollo
5
Planificación y desarrollo.
Elementos de entrada
Revisión del diseño y desarrollo
Contacto:
Cotizó:
Objeto:
Fecha de solicitud:
Fecha de cotización:
Cotización:
Solicitante:
FT-CSC-004
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PAGINA 12 DE 12 PRESUPUESTO DE CONSULTORÍA
Cotización: Fecha de solicitud:
Solicitante: Fecha de cotización:
Contacto:
Cotizó:
Objeto:
RUBROS UNIDADCOSTO
UNITARIOCANTIDAD
TOTAL (pesos)
HONORARIOS PERSONAL
Subtotal 0
SALIDAS DE CAMPO
Subtotal 0
ANÁLISIS FISICOQUÍMICOSEN AGUAS
EN SEDIMENTOS
EN ORGANISMOS
Subtotal 0
MATERIALES Y SUMINISTROS
Subtotal 0
OTROS RUBROS
Subtotal 0SUBTOTAL SIN A.I.U. 0
A.I.U.Administración y utilidad % 0Pólizas de cumplimiento, calidad, etc % 0Impuestos %Timbre %Publicación %
Subtotal 0
SUBTOTAL 0IVA 0
TOTAL 0
Presupuesto desglosado